Mapeo de Procesos Actualizado

8/20/2019 Mapeo de Procesos Actualizado

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Universidad José Antonio PáezCentro de Extensión

CEUJAP

M.Sc. Francelina Araujo.

Mapeo de Procesos


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Mapeo de ProcesosDefinición:

Consiste en la representación gráfica de las actividadesdesarrolladas dentro de la organización o de un procesoconcreto de ésta, en la cual se describe, mediantesímbolos, todos los detalles a fin de que seancomprendidos por quien la lea.

El mapeo de procesos debe permitir identificar los insumos(entradas) y productos (salidas) de cada proceso o

subproceso.


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Elementos del Mapeo1.- Los procesos dentro de la organización.

2.- La necesidad de estandarización de losprocedimientos.

3.- Las personas que participan en la diagramación omapeo.

4.- La comprensión de los procesos.

5.- Las áreas clave en las que se generan la mayoría delos problemas en los procesos.

6.- Los puntos clave para identificar los procesos que

requieren atención.


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Elementos del Mapeo: Lo s Proceso s Dentrod e la Org anizac ión

Los procesos son considerados como un conjunto deacciones sistemáticas que permiten el logro de unaactividad. Como se tratan de un conjunto de pasos,permiten identificar la transformación de una entrada en

una salida.

Los procesos agregan valor a las entradas altransformarlas en objetos o cosas que son útiles al entorno.


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Elementos del Mapeo: L a Estan darización d elos Proc eso s

Estandarizar los procesos consiste en adquirir el control delas variables que están dentro de ellos y que puedenafectar la obtención del resultado deseado y sobretodo,asegurar la calidad de la entrega de los productos o

servicios al siguiente proceso o subproceso.Por esta razón en la estandarización es fundamentalmapear (diagramar) y documentar en texto la mejor manerade llevar a cabo un proceso. Esto asegura que quien

realice el proceso cumplirá con sus etapas,aunque haya rotación de personal.


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Elementos del Mapeo: Las Perso nas qu ePart icip an en la Diag ram ación o Mapeo

Las personas que participan en ladiagramación o mapeo deben serlas persona que trabajan en elproceso y que poseenconocimientos en cuanto a:

• Las actividades.• Los insumos y productos.• Los proveedores y clientes.• Los puntos finos.• Los trucos del proceso.


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Elementos del Mapeo: La Com prens ión d elos Proc eso s

Para comprender el proceso es recomendable:

Describir el proceso

Identificar losprincipales

resultados oproductos delproceso y susrespectivos clientes

Identificar lasprincipales

necesidades delproceso que se está

mapeando.

Describir un procesoestándar



Elementos del Mapeo: La Com prens ión d elos Proc eso s (Con t.)

También se puede complementar con las respuestas a lassiguientes preguntas:

¿Qué hace el proceso actualmente?

¿Qué se supone debe producir o realizar?

¿Cómo está relacionado el proceso con las necesidadesdel cliente?

¿Cuál es la mejor manera conocida hasta hoy para realizardicho proceso?



Elementos del Mapeo: Las Áreas Clave en las qu es e Generan la Mayo ría d e los Pro b lem as en lo sProcesos.

Falta de entendimiento delproceso, tanto a niveladministrativo comooperativo

Poco conocimiento de lasnecesidades y deseos delos clientes

Falta de mediciones decontrol de procesos enpuntos clave

Mala comunicación entrelas áreas


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Elementos del Mapeo: Pun tos Clave paraIdent i f icar los Procesos qu e Requ ieren Atención

1.- Determinar que un proceso requiere atención como partede los planes que tiene la organización.

2.- La creación de cualquier proceso nuevo.

3.- Los procesos donde exista insatisfacción de clientesexternos o internos.

4.- Todos aquellos procesos que estén relacionados con la

seguridad del personal.

5.- Los procesos que no han sido modificados durante muchotiempo.


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6.- Cuando alguna certificación, Ley o Reglamento requiereque un proceso sea estandarizado o documentado.

7.- Cuando se reciben quejas constantes, devoluciones,trabajos que requieren hacerse más de una vez, fechas nocumplidas, moral baja, rotación de personal, bajaproductividad, malos resultados en auditorías, entre otros.

Elementos del Mapeo: Pun tos Clave paraIdent i f icar los Procesos qu e Requ ieren Atención(Cont.)


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Diagramación o Mapeo de

Procesos




Pasos Para Elaborar una Diagramación oMapeo de Procesos

Leer cuidadosamente….



1.- Identificar los principales productos o serviciosdel área, proceso, subproceso o departamento.

Área, proceso,subproceso odepartamento

Resultado 1

Resultado 2

Resultado 3



Ejemplo

División deHigiénicos

Jabón de Baño

Pasta Dental

Champú



2.- Identificar los clientes inmediatos, internos oexternos que reciben primero las salidas(productos o servicios).


Resultado 1

Resultado 2

Resultado 3

Clientes



Ejemplo

División deHigiénicos

Jabón de Baño

Pasta Dental

Champú

Clientes

Personasde Todas

lasEdades

Personasde 4

Años en Adelante

Personasde Todas

lasEdades



3.- Enumerar los principales insumos que requiereel área, proceso, subproceso o departamento paraproducir cada uno de los resultados importantes.


Resultado 1

Resultado 2

Resultado 3

Clientes

Insumos 1

Insumos 2

Insumos 3



Ejemplo

Divisiónde

Higiénicos

Jabón de Baño

Pasta Dental

Champú

Clientes

Personasde Todas

lasEdades

Personasde 4

Años en Adelante

Personasde Todas

lasEdades

Insumos paraJabón de Baño

Insumos paraPasta Dental

Insumos paraChampú



4.- Identifique la procedencia de los insumos(proveedores)


Resultado 1

Resultado 2

Resultado 3

Clientes

Insumos 1

Insumos 2

Insumos 3

Proveedores



Ejemplo

Divisiónde

Higiénicos

Jabón deBaño

Pasta Dental

Champú

Clientes

Personasde Todas

lasEdades

Personasde 4

Años en Adelante

Personasde Todas

lasEdades

Insumospara Jabón

de Baño

Insumospara Pasta

Dental

Insumospara

Champú

Proveedores

Nacionales

Extranjeros

Distribuidores Aliados


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Diagrama o Mapa Integrado de VariosProcesos

Resultado 1

Resultado 2

Resultado 3

Clientes

Insumos 1

Insumos 2

Insumos 3

Proveedores

Grupo

Subgrupo A

SubgrupoB

SubgrupoC

SubgrupoD


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Símbolos para Diagramar Flujos

Subprocesopreestablecido Cuadro dedecisión

Operación Demora

Operaciónalternativa

Almacén

Inicio y fin Documento

Transporte Conector

Documents

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