Martín ghirardotti pres.resguarda.iaia.2012

VII Encuentro Nacional de Auditoria Interna

MARTÍN GHIRARDOTTI - RESGUARDA

Líneas de denuncias Nuevas tendencias

¿Qué es una línea de denuncias?

DEFINICIÓN TRADICIONAL: Una línea de denuncias es un canal de información que puede ser anónimo o no, confidencial e independiente para todas las personas vinculadas con una organización (Empleados, Clientes, Proveedores, etc) que deseen reportar fraudes, irregularidades y situaciones que vayan en contra de los objetivos éticos de la empresa.

NUEVA DEFINICIÓN: Una LÍNEA DE COMUNICACION es un canal de información que puede ser anónimo o no, confidencial e independiente para todas las personas vinculadas con una organización (Empleados, Clientes, Proveedores, etc) que deseen dar a conocer reportar fraudes, irregularidades y/o propuestas de mejoras en procesos, calidad, ambiente de trabajo, etc.

En la actualidad el canal, debe ser utilizado para reportar y sugerir mejoras en procesos, temas de RRHH y cualquier otra sugerencia que le permita a la

organización lograr sus objetivos estratégicos

¿Qué es una línea de denuncias?

¿SE MODIFICAN LOS CONTROLES DESPUÉS DE SUFRIR FRAUDES? (*)

* ©2010 Association of Certified Fraud Examiners,

Inc.

Nuevas tendencias en Líneas de DenunciasEstadísticas

Problemas que enfrentan las líneas éticas en el Mundo

Se desconocen en la empresa,

Están atendidas por personas poco preparadas y uso de formularios de preguntas “muy pobres”.

No se informa a los nuevos colaboradores sobre su existencia, Descreimiento de los denunciantes, Riesgo a represalias,

Falta de incentivos para el denunciante (los costos son mayores a los beneficios)

Canales de reporte

Web

Log-in con clave única

solo para quien reporta

(garantizando

anonimato) con

posibilidad de

seguimiento de la

denunciaEntrevista Personal

Fax

Carta

E-mail Tel (0800 sin caller ID)

Canales de reporte

Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias

Funcionamiento


PROCESO

REPORTE

24 hs.

Comité Receptor de la Empresa

Derivación al sector

involucrado

RECEPCIÓN

Seguimiento del Reporte

Funcionamiento

Personal de la empresa (Operativo / Administrativo)Clientes – Proveedores – Contratistas – Etc.

Irregularidades, asuntos de RRHH y Mejoras en Procesos

ESQUEMA DE CANAL DE REPORTES


Estadísticas

3The sum of percentages in this chart exceeds 100% because several cases involved schemes from more than one category.


Inc.

Estadísticas


Inc.

PÉRDIDAS PROMEDIO POR TIPO DE FRAUDE (*)

EstadísticasEstadísticas


Inc.

TIEMPO PROMEDIO DE DETECCION (*)

Estadísticas

CÓMO SE DETECTA EL FRAUDE (*)


Inc.

Estadísticas

ORIGEN DE LAS DENUNCIAS (*)


Inc.

Estadísticas

DETECCION DE FRAUDES CON Y SIN LINEAS DE DENUNCIA(*)


Inc.

Estadísticas


Nuevas tendencias

REPORTE

IRREGULARIDADES EFICIENCIA

Recepción. Asignación de número de ticket. Procesamiento y categorización

• Fraude

• Maltrato

• Descuido de bienes

• Otros

• Mejora de procesos administrativos

• Reporte de errores, problemas en controles de calidad

• Ideas y sugerencias en gral.

El canal de reportes adquiere

una nueva función. Se dan a

conocer ideas sobre mejora de

procesos internos

Nuevas tendencias

• Mejoras de procesos administrativos• Seguridad en el lugar de trabajo• Problemas de comunicación• Problemas o mejoras en el control de calidad• Nuevas ideas o soluciones a problemas• Recomendaciones para mejoras a la organización

RECEPCIÓN DE REPORTES SOBRE

Nuevas tendencias

En la mayoría de los casos, los reportantes no saben diferenciar con claridad un fraude de un error o problema en un proceso

La posibilidad de generar estos reportes agregar más valor a la organización y muestra el compromiso del Management con la mejora continua

Manejar a tiempo los temas de acoso y discriminación puede traer importantes descuentos.

RECEPCIÓN DE REPORTES SOBRE

Nuevas tendencias


Comunicación del servicio

Fraude Corrupción Investigación Deshonestidad Crimen Robo Ladrón

Evitar palabras como: Reemplazarlas por:

• Transparencia• Responsabilidad• Ética• Calidad• Eficiencia• Mejora de procesos

CAMBIOS EN LA FORMA DE REFERIRSE A LAS LINEAS DE DENUNCIAS

Comunicación del servicio

Nuevos conceptos para denominar a los canales de denuncias:

Dependiendo de la cultura de cada tipo de organización dependerá el modelo de comunicación a utilizar

• Speak up (Pepsi CO)• Canal de Mejora Continua• Cuidando nuestros activos• Es correcto reportar lo incorrecto• El elemento esencial es usted• Ahorre dinero, tiempo y recursos valiosos

Nuevas tendencias

• Felicitar públicamente a los colaboradores que realizan aportes sobre mejoras operativas utilizando el canal.

• Premio económico para el denunciante en caso de que la empresa recupere parte del monto siniestrado.

• En toda documentación corporativa, señalar la existencia del canal y la importancia del aporte de los colaboradores.

NUEVAS MEDIDAS ADOPTADAS PARA RECIBIR MAS DENUNCIAS

Nuevas tendencias

Gestión eficiente de líneas de denuncias

• Alcance de los eventos a reportar

• Esquema de clasificación eficiente

• Estructura y nivel de gestión interna

• Proceso auditable

GESTIÓN EFICIENTE DE LOS REPORTES


• Resulta clave identificar claramente los tipos de eventos que se van canalizar a través del canal, esto es uno de los determinantes el caudal de eventos que se van a recibir.

• Es importante la posibilidad de incluir los eventos de mejoras de procesos a efectos hacer más amigable el canal y prevenir fraudes.

• La clasificación de los reportes por parte del receptor o gestor del canal deben ser claros para los usuarios de las líneas de reporte. Esto permite recibir mayor cantidad de reportes.

ALCANCE DE LOS EVENTOS A REPORTAR


• Se debe confeccionar un adecuado esquema de clasificación eficiente de eventos reportados, el cual va a formar la plataforma para la gestión de las denuncias. • El esquema de clasificación se debe consolidar en base a la criticidad de cada evento reportado y se debe diseñar dependiendo de los usuarios que analizan los eventos.

• Se deben mantener esquemas y mapas de riesgos que establezcan los niveles de procedimientos y el alcance a considerar para cada evento reportado.


ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN EFICIENTE


• Se forma un Comité de recepción de eventos/denuncias, que generalmente se corresponde con personal responsable de las áreas de Auditoría Interna, Legales, Fraude y Recursos Humanos.

• Se debe implementar un esquema adecuado de gestión de los eventos canalizados a través de las líneas de reportes que sea adecuadamente trazable y permita un correcto seguimiento.

• Dependiendo de la regionalización y el tamaño de la empresa se puede optar por plataformas o sistemas especialmente diseñados para la gestión de denuncias.

ESTRUCTURA DE GESTIÓN INTERNA


• Todo el ciclo de recepción, proceso, comunicación y gestión de las denuncias debe ser íntegramente auditable por las áreas correspondientes. • Los principales de drivers de control interno vinculados con las líneas de denuncias son la Confidencialidad de la información y la disponibilidad del servicio.

• La calidad del servicio (Atención y capacitación del personal) y los tiempos de respuestas también deben estar sujetos a revisiones de calidad.

GENERACIÓN DE UN PROCESO AUDITABLE


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