MATERIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS - cofaa.ipn.mx · UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS LINEAMIENTOS GENERALES DE SERVICIOS EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

LINEAMIENTOS GENERALES DE SERVICIOS EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

CONTENIDO

I. DISPOSICIONES GENERALES 3

I.I OBJETIVO 3

I.II GLOSARIO 3

I.III ÁMBITO DE APLICACIÓN 7

I.IV MARCO NORMATIVO 8

II. DE LA PRESUPUESTACIÓN 10

II.I ADECUACIONES PRESUPUESTARIAS 11

III. INGRESOS CAPTADOS POR DONATIVOS 11

III.I DONATIVOS 11

III.II DESTINO DE DONATIVOS 13

III.III DE LA DEVOLUCIÓN DE LÓS DONATIVOS 15

IV. EJERCICIO DEL GASTO 15

IV.I ASPECTOS GENERALES 15

IV.II DE LA EMISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CON EFECTOS FISCALES 16

IV.III RENDICIÓN DE CUENTAS 17

IV.IV DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA Y COMPROBATORIA 17

V. TRÁMITES DE PAGO 20

V.I GENERALIDADES DE LOS PAGOS 20

V.II PAGOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS 21

V.III FONDO FIJO PARA GASTOS DE OPERACIÓN 21

VI SERVICIOS GENERALES 23

VI.I VIGILANCIA 23

VI.II AUTOTRANSPORTE Y DOTACIÓN DE COMBUSTIBLE 24

VI.III ESTACIONAMIENTOS 25

VI.IV INTENDENCIA 26

VI.V ESTIBA, TRASLADO Y MOVIMIENTO DE MOBILIARIO 26

VI.VI MENSAJERÍA 26

VI.VII MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES 26

VI.VIII ARCHIVO 26

VI.VIII.I REQUISITOS DE DISPOSICIÓN DE ARCHIVO 26

VI.VIII.II TIEMPO DE CUSTODIA 27

VI.VIII.III DEPURACIÓN Y DESTRUCCIÓN DEL ARCHIVO 27

VI.VIII.IV CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS 28

VI.VIII.V FOTOCOPIADO 28

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VII ALMACENES, INVENTARIOS Y RECURSOS MATERIALES 29

VII.I ALMACENES 29

VII.II INVENTARIOS 30

VII.III ALTA DE BIENES MUEBLES 30

VII.IV BAJA DE BIENES MUEBLES 31

VII.V CAMBIOS Y/O BAJA DE PERSONAS USUARIAS DE BIENES MUEBLES 31

VII.VI DISTRIBUCIÓN DE BIENES DE CONSUMO 32

VIII PASAJES Y VIÁTICOS 32

IX ALIMENTACIÓN PARA EL PERSONAL 34

X ASESORÍAS, ESTUDIOS E INVESTIGACIONES 34

XI GASTOS DE ORDEN SOCIAL, CONGRESOS,

CONVENCIONES, EXPOSICIONES, ESPECTÁCULOS

CULTURALES Y EVENTOS

34

XII DISPOSICIONES DE AUSTERIDAD, AJUSTE DEL GASTO

CORRIENTE, MEJORA Y MODERNIZACIÓN DE LA GESTION

PUBLICA

35

XII.I PROGRAMA DE AHORRO 36

XIII RECURSOS HUMANOS 38

XIII.I INGRESO Y CONTRATACIÓN 38

XIII.II HONORARIOS 39

XIII.III PAGO DE REMUNERACIONES 41

XIII.IV PAGO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS 41

XIII.V CONTROL DE ASISTENCIA 43

XIII.VI MOVIMIENTOS DE PERSONAL 44

XIII.VII TIEMPO EXTRAORDINARIO 45

XIII.VIII CAPACITACIÓN 46

XIII.IX SERVICIO MEDICO 47

XIII.X SERVICIO ODONTOLÓGICO 47

XIII.XI SERVICIO MÉDICO OPTOMETRÍA 48

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I. DISPOSICIONES GENERALES

I. I OBJETIVO

La Comisión de Operación y Fomento de Actividades Académicas del Instituto Politécnico Nacional (COFAA-IPN), es un organismo público descentralizado con personalidad jurídica y patrimonio propios que tiene como misión: “Contribuir al fortalecimiento de las actividades del Instituto Politécnico Nacional, a través del equipamiento y mantenimiento de las dependencias politécnicas, así como a la especialización docente e investigación y formación del alumnado, mediante el otorgamiento de becas y apoyos económicos “. Para ello, se requiere un manejo eficiente, eficaz y racional de los recursos; así como, el procurar allegarse de más recursos a través de la captación de donativos, por lo que la COFAA-IPN, emite los presentes Lineamientos Generales en Materia de Administración y Finanzas cuya finalidad es: Brindar a las Unidades Académicas y a las Unidades Administrativas del IPN, a los Centros de Lenguas Extranjeras y a las propias Unidades Administrativas de la COFAA-IPN, tanto en el área metropolitana, como en el interior de la República, las políticas y disposiciones que se deben de cumplir en materia normativa en el ámbito administrativo, cuando les sean aplicables y cuando ejerzan recursos de la Comisión, en el presente ejercicio. I. II GLOSARIO Para efectos de los presentes lineamientos se entenderá por:

AGN. - Archivo General de la Nación.

APF. - Administración Pública Federal.

AC.- ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. - Unidad responsable de la administración de documentos, cuya consulta es esporádica por parte de las Unidades Administrativas de las COFAA-IPN y que permanecen en él, hasta su destino final.

AT.- ARCHIVO DE TRÁMITE. - Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa.

CENLEX’s. - Centros de Lenguas Extranjeras, Unidades Zacatenco y Santo Tomás.

CFDI. - Comprobante Fiscal Digital

CADIDO.- CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL. - Es el registro general, sistemático y normalizado de los valores de disposición de todos los documentos existentes, ya sean producidos o recibidos en un sistema administrativo.

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COFAA-IPN. - Comisión de Operación y Fomento de Actividades Académicas del Instituto Politécnico Nacional.

COTEBAL. - Comité Técnico para el otorgamiento de Becas de Estudio, Apoyos Económicos y Licencias con goce de sueldo.

COG. - Clasificador por Objeto del Gasto.

CFF. - Código Fiscal de la Federación.

CONAC. - Consejo Nacional de Armonización Contable.

CONALITEG. - Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos.

CPPyC. - Coordinación de Programación de Pagos y Caja.

CRM. - Coordinación de Recursos Materiales.

CSG. - Coordinación de Servicios Generales.

CUSTODIA. - Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso de los documentos.

DA. - Dirección de Adquisiciones.

DAE. - Dirección de Administración Escolar.

DJ. - Departamento Jurídico.

DC.- Departamento de Contabilidad.

DAF. - Dirección de Administración y Finanzas.

DTP. - Dirección Técnica y de Promoción.

DECEP. - Departamento de Control y Ejercicio del Presupuesto.

DEDICT. - Dirección de Especialización Docente e Investigación Científica y Tecnológica.

DRH. - Departamento de Recursos Humanos

SIPIFIFE.- Sistema Institucional del Programa Integral de Fortalecimiento de la Infraestructura Física Educativa.

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DS DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA. - Es aquella de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el AC.

FONDO INSTITUCIONAL.- Al fondo integrado hasta con el 30% de los recursos que ingresan a la COFAA-IPN, a través de las DP por concepto de Inscripciones y Reinscripciones y que serán utilizados para el fortalecimiento de los Programas Institucionales determinados por la Dirección General del IPN, la COFAA y las DP ya sea para el pago de Apoyos Económicos, así como la adquisición de materiales y suministros, Mantenimiento y Equipamiento.

FONDO ESPECÍFICO DE APOYOS ECONÓMICOS PARA PUBLICACIÓN Y ASISTENCIA A EVENTOS ACADÉMICOS.- Fondo integrado por los porcentajes que se determinen, de los donativos por inscripciones y reinscripciones a los programas de posgrado del IPN, así como por los recursos que se destinen del Fondo Institucional. Los recursos de este fondo serán otorgados de conformidad con las convocatorias que emita el COTEBAL del IPN.

GASTO RESTRINGIDO. - Las erogaciones en cuyas partidas se afecten por los conceptos específicos, deberán sujetarse a los programas de Racionalidad y Disciplina Presupuestaria, conforme al Programa de Reducción de Gasto con base al Oficio Circular que emita la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, para el ejercicio que corresponda.

ITP.- INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA. - Es una descripción exacta y precisa de toda la documentación de un archivo, cuyos registros se ordenan siguiendo el orden del archivo.

IPN. - Instituto Politécnico Nacional.

SMG. - Salario Mínimo General.

CLC. - Cuenta por Liquidar Certificada.

IVA. - Impuesto al Valor Agregado.

ISR. - Impuesto Sobre la Renta.

LAASSP. - Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

LIF. - Ley de Ingresos de la Federación.

LISR. - Ley del Impuesto Sobre la Renta.

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LIVA. - Ley del Impuesto al Valor Agregado.

LSTF. - Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación.

LFPRH. - Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

LFRASP. - Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

LFEP. - Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

LGTAIP. - Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

LFTAIP. - Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

MASCP. - Módulo de Administración y Seguimiento de los Compromisos Plurianuales.

OIC. - Órgano Interno de Control en la COFAA-IPN

PEF. - Presupuesto de Egresos de la Federación.

RLAASSP. - Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

RLFPRH. - Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

RLTF.- Reglamento de la Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación.

RLFAEBSP.- Reglamento de la Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público.

SEGOB. - Secretaría de Gobernación.

SEP. - Secretaría de Educación Pública.

SFP. - Secretaría de la Función Pública.

SHCP. - Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

SD.- SERIE DOCUMENTAL. - Son los Documentos organizados y conservados de conformidad con un sistema de archivo, formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico o de la misma actividad.

SARH. - Sistema de Administración de Recursos Humanos.

SICBM.- Sistema de Control de Bienes Muebles.

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SIAFF. - Sistema Integral de Administración Financiera Federal.

SICOP. - Sistema de Contabilidad y Presupuesto.

SOLAGARES: Solicitud de Autorización para Gastos Restringidos.

SSP. - Secretaría de Seguridad Pública.

TESOFE. - Tesorería de la Federación.

TP.- TRANSFERENCIA PRIMARIA. - Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración.

UA´s.- Unidades Administrativas y áreas Internas de la COFAA - IPN.

DP.- Unidades Académicas y Administrativas, las Escuelas, Centros de Investigación y Unidades Administrativas del Instituto Politécnico Nacional, los Centros de Lenguas Extranjeras (Unidades Zacatenco y Santo Tomás).

I. III ÁMBITO DE APLICACIÓN

Los presentes Lineamientos están dirigidos a las DP y UA´s de la COFAA-IPN que ejerzan recursos, y su aplicación será con carácter obligatorio en todo su contenido. Son complementarios de las disposiciones aplicables a la APF, en materia presupuestal y del ejercicio del gasto, así como de la documentación justificativa y comprobatoria:

La liberación del presupuesto anual para su aplicación en los diversos programas que atiende la COFAA-IPN, se aplicará una vez aprobado el PEF y comunicado oficialmente por la Dirección General de Presupuestos y Recursos Financieros de la SEP.

La DAF notificará a las UA’s y al OIC, el presupuesto autorizado fiscal por nivel académico y capítulo de gasto, para la integración de sus programas e inicio de las operaciones. Cada una de ellas, será responsable del ejercicio del presupuesto que le competa.

El control general del ejercicio del presupuesto asignado a la COFAA-IPN, corresponderá a la DAF, por conducto del DECEP, mediante el SICOP y el SIAFF (sistemas implementados por la SEP).

Los responsables del manejo de recursos son los Titulares de las Direcciones de la COFAA-IPN y los Titulares de las DP, quienes deberán apegarse a la normatividad vigente emitida para el manejo de los mismos.

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El ejercicio y control del presupuesto asignado, se realizará conforme a lo dispuesto en las leyes y disposiciones normativas que de manera enunciativa y no limitativa se indican en la LFPRH, LAASSP y sus Reglamentos, al PEF, las normas y lineamientos que emitan la SHCP y SFP.

En la aplicación y ejercicio de los recursos, se deberá promover la racionalización, la eficiencia y eficacia del control presupuestario, respetando en todo momento las disposiciones que en esta materia establece el PEF.

Las UA’s deberán prever y adoptar las medidas necesarias para que las erogaciones que realicen se ajusten al logro de los objetivos y metas institucionales, a los calendarios de gasto autorizados y a la oportunidad de su ejercicio, evitando incurrir con ello en sub-ejercicio o sobre-ejercicio.

El ejercicio del presupuesto se inicia el 1 de enero y queda cerrado el 31 de diciembre. En ningún caso las UA’s y las DP podrán contraer compromisos con cargo a su presupuesto autorizado que comprometan recursos para el siguiente ejercicio, salvo que se cuente con la autorización previa y expresa de la SHCP, a través del MASCP conforme a lo estipulado en el artículo 35 de la LFPRH y 146 de su reglamento.

Los pagos que soliciten o realicen las UA´s y las DP, con cargo al presupuesto autorizado, se efectuarán una vez que los bienes y/o servicios se hayan recibido a entera satisfacción del área solicitante, una vez que se haya cumplido con todos los términos y condiciones establecidas en los contratos, convenios y pedidos respectivos.

Cuando las UA´s y las DP realicen pagos que involucren retenciones de impuestos, conforme a la normatividad existente, tendrán la obligación de retener y enterar dicha cantidad a la COFAA-IPN, a efecto de que realice las declaraciones mensuales correspondientes.

La DAF será la facultada para interpretar en el ámbito interno de la COFAA-IPN, las disposiciones contenidas en los presentes Lineamientos, así como atender las consultas que se deriven de su aplicación por parte de las UA´s y las DP.

Es responsabilidad de la DAF, difundir el contenido de los presentes Lineamientos entre las UA’s, y servidores públicos, qué de acuerdo a la naturaleza de sus actividades, deban aplicarlos, para ello solicitarán su publicación en la página web de la Comisión.

I. IV MARCO NORMATIVO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento.

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Ley General de Contabilidad Gubernamental y su Reglamento.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento.

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Ley de Ingresos de la Federación.

Ley del Impuesto sobre la Renta y su Reglamento.

Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento.

Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación.

Ley de Premios, Estímulos y Recompensas Civiles.

Ley General de Bienes Nacionales.

Reglamento de la Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público.

Reglamento de la Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Ley Orgánica de IPN

Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento.

Reglamento Interior del IPN

Reglamento Orgánico del IPN

Código Fiscal de la Federación.

Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada.

Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la COFAA-IPN.

Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal que corresponda.

Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal.

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Acuerdo por el que se expide el Manual de Percepciones de los servidores públicos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para la Comisión de Operación y Fomento de Actividades Académicas del IPN

Reglamento Interior de la Comisión de Operación y Fomento de Actividades Académicas del IPN.

Reglamento de Transito

Condiciones Generales de Trabajo de la COFAA-IPN.

Convenio de Prestaciones del personal de la COFAA-IPN.

Lineamientos Relativos a la Contratación de Seguros sobre Bienes Patrimoniales y de Personas que realicen las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y conservación del Archivo Contable Gubernamental.

Ley Federal de Archivos y su Reglamento.

Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y Archivos.

Norma de Archivo Contable Gubernamental NACG 01.

Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal.

Lineamientos para el otorgamiento de Becas de Estudio, Apoyos Económicos y Licencias con Gocé de Sueldo.

Reglamento para el Otorgamiento de Becas de Estudio, Apoyos Económicos y Licencias con Goce de Sueldo del Instituto Politécnico Nacional.

Decreto de Creación de la COFAA-IPN emitido por el Ejecutivo Federal.

II. DE LA PRESUPUESTACIÓN

El presupuesto autorizado es la asignación original que se destina para cubrir las erogaciones previstas en los programas y proyectos autorizados, para el logro de los objetivos y metas.

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La DAF comunicará a las UA´s, su asignación original calendarizada a nivel programático y partida específica, la cual servirá de base para que se realicen los registros presupuestarios y contables, siendo este el documento interno con el que se da inicio a la asignación del ejercicio presupuestario para la atención de los programas autorizados. La DAF tendrá la obligación de realizar dentro de los cinco días hábiles posteriores al cierre mensual, la conciliación contable-presupuestal del ejercicio del egreso e ingreso entre las UA´s, dejando constancia por escrito de dicha conciliación.

II. I ADECUACIONES PRESUPUESTARIAS

Son Adecuaciones Presupuestarias las modificaciones que se realicen durante el ejercicio fiscal a la estructura funcional, programática, administrativa y económica, a los calendarios de presupuesto y las ampliaciones y reducciones al PEF o a los flujos de efectivo correspondientes para el logro de las metas y objetivos que tengan asignados las UA’s y las DP, atendiendo a los niveles de autorización establecidos, que pueden ser:

a) Adecuaciones Presupuestarias Externas: Aquéllas que deban ser tramitadas ante la SHCP, una vez autorizada por el Órgano de Gobierno a solicitud de la DAF, mediante el “Formato de solicitud de Acuerdo” (FDAF-01), que se presenta en la primera Sesión Ordinaria de la H. Junta del Órgano de Gobierno, de manera global y de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente.

b) Adecuaciones Presupuestarias Internas: Aquéllas que no requieren la autorización del

Órgano de Gobierno y solo se necesita la autorización de la o él Titular de la Secretaria Ejecutiva de la COFAA-IPN. Las adecuaciones presupuestarias internas que requieran efectuar las UA´s, deberán solicitarse mediante oficio dirigido a la DAF, dentro de los diez primeros días naturales de cada mes, previos al ejercicio del gasto, a fin de que se verifique presupuestal y normativamente su procedencia. En la solicitud deberán precisarse los datos relativos a la modificación que se requiera y exponer en forma clara y precisa las causas que la justifiquen.

El trámite de adecuaciones presupuestales lo realizará la DAF dentro de los diez primeros días naturales del mes, una vez de haber recibido por parte de la UA´S el oficio de solicitud, indicando el origen de reducción y destino de ampliación, a través del SICOP y una vez autorizada la adecuación la DAF notificará por escrito a la UA´S.

III. INGRESOS CAPTADOS POR DONATIVOS

III. I DONATIVOS

Deberá entenderse por Donativos a los ingresos, en efectivo o en especie, que se deriven de aportaciones voluntarias a la COFAA en favor del IPN por las personas físicas o morales, públicas o privadas, nacionales o extranjeras, con el objeto de apoyar las finalidades del Instituto a través

formatos/FDAF-01.doc

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de actividades académicas, científicas, culturales y deportivas, así como mediante el equipamiento y mantenimiento de su infraestructura. Las Dependencias Politécnicas y los miembros de su comunidad, deberán promover activamente la captación y otorgamiento de donativos tanto en los procesos de admisión, inscripción, reinscripción a los programas académicos que conforman la oferta educativa del instituto, como en cualquier otro momento. Las Dependencias Politécnicas podrán solicitar el registro de un Proyecto Específico para la captación de donativos con la finalidad de alcanzar un objetivo específico, para lo cual deberá contar con autorización previa a la Dirección Técnica y de Promoción, soportando dicha solicitud de manera adecuada mediante el proyecto respectivo en el que se delimitarán los alcances, tiempos de ejecución, beneficiarios y cualquier otra circunstancia a que habrá de supeditarse su desarrollo y realización, anexando la minuta de aprobación del comité. Las DP que promuevan y obtengan donativos deberán notificar por escrito a la DTP, anexando la siguiente documentación:

Donativo en Efectivo, la ficha de depósito o comprobante de traspaso interbancario respectivo, en el caso de que los donantes soliciten recibo deducible de impuestos, se deberá adjuntar formato D01.

Donativo en Especie Factura original a nombre de la COFAA-IPN, o en su caso, factura de la empresa donante amparando el bien donado endosada a la COFAA-IPN.

Formato para “Registro y Control de Donativos en Especie, Efectivo y Servicios” D01 (FDAF-02), debidamente requisitado, en el caso de donativos en especie deberá ser emitido por la DTP. Si el Donativo en Especie es distribuido a varias DP se tendrá que anexar al formato D-01, las Actas de Entrega - Recepción del donativo de cada una de las unidades beneficiadas.

Carta de donación.

En caso de no contar con documento fiscal que ampare el donativo se formalizara mediante una Acta Administrativa de inexistencia suscrita por el Titular de la DP, el donante y el Director de la DTP.

En caso de que el Donativo sea en especie y sea distribuido por la DTP a las DP, deberá adjuntarse a la documentación antes señalada, Acta Circunstancia de Hechos, en la cual se detalle la distribución de los bienes por unidad beneficiada.

Cuando la documentación arriba señalada no se presente completa y de manera correcta, será devuelta mediante oficio a la DTP por la DAF. Es importante señalar que, en la documentación de todos los donativos recibidos, se deberá incluir información detallada del donante, específicamente de su domicilio, teléfono, RFC con homo clave y nombre o razón social; asimismo, para la expedición de los recibos deducibles de


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impuestos, es necesario presentar copia del RFC y en el caso de donativos en efectivo el comprobante original del depósito o transferencia bancaria y una dirección de correo electrónico para enviar el CFDI que se genere.

Los donativos en efectivo para proyectos específicos y en especie, otorgados por las empresas, dependencias o particulares, que se capten a través de la COFAA-IPN, serán reportados y formalizados en la DTP, a efecto de registrar e informar a la DAF, el concepto y valor del mismo para que se expida el recibo deducible de impuestos correspondiente, en un plazo no mayor a cinco días hábiles anexando los documentos arriba señalados. La DTP será la responsable de entregar los recibos deducibles de impuestos a los donantes, y enviará a la DAF dentro de los cinco días hábiles posteriores el acuse de recepción de los mismos. En el caso de que el donante requiera el recibo deducible de impuestos anticipado a la entrega del donativo en efectivo o en especie, la DTP, será la responsable de integrar la documentación que soporta el trámite y enviarlo mediante oficio a la DAF, en un plazo perentorio de 30 días hábiles o antes tratándose de cierre del ejercicio, para su formalización.

III. II DESTINO DE DONATIVOS

Todos los donativos en efectivo que reciba la COFAA serán destinados a favor del Instituto Politécnico Nacional, observando lo mandatado en el Artículo 138 del Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, contemplando un 5% para cubrir gastos administrativos. Los donativos captados por procesos de inscripciones y reinscripciones a los programas académicos de los niveles Medio Superior y Superior (Licenciatura) que oferta el instituto, serán destinados en primera instancia para la atención de necesidades de equipamiento y mantenimiento de las Aulas, Talleres y Laboratorios de cada Unidad Académica que procure los donativos; en segunda instancia para apoyo de actividades académicas (jornadas o asistencia a eventos), por último para la realización de eventos que tengan como fin la integración de la comunidad promoviendo la cultura de la donación. Para tal efecto, las UA´s deberán considerar y programar hasta un 60% de los donativos captados para atender necesidades de equipamiento, hasta un 25% para mantenimiento y hasta un 10% para apoyo de actividades académicas y de integración; para el ejercicio de los recursos para apoyo de actividades académicas deberá solicitar autorización a la DTyP por escrito acompañando dicha solicitud del acta de la sesión del Comité de Procuración de Fondos donde se hace la propuesta y del acta de la sesión del Consejo Técnico Consultivo Escolar donde se da el Visto Bueno a la solicitud, donde se especifique la importancia, impacto y beneficio para la Unidad Académica.

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Las UA´s podrán solicitar por escrito a la DTyP que los recursos captados puedan concentrarse para la atención específica de necesidades de mantenimiento o equipamiento. Estas asignaciones podrán variar de acuerdo a las prioridades instruidas por el IPN y por las propias DP que prevean en cada ejercicio fiscal.

La DAF, determinará los ingresos captados en base a los estados de cuenta electrónicos por referencia bancaria a fin de realizar las conciliaciones con la DTP. La DAF, a través del DECEP, emitirá mensualmente los estados de cuenta de las DP a fin de conciliar cifras con las mismas.

De los donativos captados por concepto de Inscripción, un porcentaje se destina para solventar gastos de credencialización de los alumnos, siendo responsable de dicho proceso la DAE. Los donativos captados por las Unidades Académicas de Nivel Superior y Centros de Investigación derivados de los procesos de admisión, inscripción o reinscripción a los programas académicos de posgrado que oferta el Instituto serán destinados de la siguiente manera: 70% para la atención primaria de necesidades de equipamiento, mantenimiento, servicios y consumibles relativos a los programas de posgrado de cada UA o Centro de Investigación y 25% para el Fondo Específico de Apoyos Económicos para publicaciones y asistencia a Eventos Académicos. Los donativos captados por los CENLEX se destinarán de la siguiente manera: 85% para la atención de las necesidades de los propios Centros y 10% para el Fondo Institucional. La captación de donativos por el proceso de admisión a los programas académicos de Nivel Superior se destinarán de la siguiente manera: 81.4 % para cubrir gastos de operación e inversión en atención de necesidades de la DAE, 13.6 % para cubrir gastos de operación e inversión en atención de necesidades de la DES y 5% para gastos administrativos de la COFAA de acuerdo a lo establecido en el artículo 138 inciso “A” del reglamento de la Ley del impuesto sobre la renta relativo al artículo 82 fracción IV de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. los remanentes no ejercidos al final del año fiscal, serán destinados al Fondo Institucional. Los donativos captados para Proyectos Específicos serán destinados para el cumplimiento de los objetivos específicos planteados en éste, de acuerdo con la aprobación emitida por la DTyP. Los donativos en efectivo que la COFAA capte por la Sociedad en general que desee apoyar al IPN, serán destinados al Fondo Institucional y su aplicación se realizará para complementar el Equipamiento de las Dependencias Politécnicas que hayan registrado sus necesidades en el Sistema Institucional del Programa Integral de Fortalecimiento de la Infraestructura Física Educativa (SIPIFIFE), así como para apoyar la asistencia y participación de Alumnos y Docentes a Eventos Académicos.

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Para la aplicación de los porcentajes mencionados, las DP deberán entregar sus requerimientos a la DTP, en los tiempos y formatos que ésta establezca, a fin de que sea integrado al Programa Anual de Adquisiciones de la COFAA-IPN, para que se lleven a cabo las compras con fundamento en la LAASSP y su Reglamento. En caso de que el destino de un donativo en efectivo sea para participación y/o realización de eventos y proyectos académicos, las DP solicitarán el recurso a la COFAA-IPN, y posteriormente deberán presentar la documentación comprobatoria a nombre de ésta de acuerdo al numeral IV de estos Lineamientos.

III.III DE LA DEVOLUCIÓN DE LOS DONATIVOS. Sólo podrá realizarse la devolución de los recursos captados en las cuentas de la COFAA-IPN por concepto de Inscripciones y Reinscripciones en los siguientes casos:

En casos de exención de las aportaciones por concepto de inscripciones y reinscripciones en las DP, cuando el Secretario(a) General del Sindicato Nacional de Trabajadores de la Educación de la Delegación que corresponda dirige oficio de solicitud de exención de pago en la Dirección de la DP donde se inscribirá el alumno, posteriormente se presentará en la COFAA-IPN con el oficio de autorización de exención de pago, con el visto bueno del director y la ficha de depósito, o transferencia electrónica para su devolución respectiva.

En el caso de inscripciones y reinscripciones, cuando por circunstancias no previstas el aspirante no pueda inscribirse en ninguna Unidad Académica, este reintegro se realizará con la petición escrita del aspirante anexando la ficha de depósito original y copia de una identificación oficial, la cual será dirigida al Director y/o Titular de la DP correspondiente, y este a su vez hacer la petición del reembolso mediante oficio a la DAF de acuerdo con lo señalado en la Circular No. 21 del 12 de agosto de 2010 dirigido a todas la DP.

Cuando se trate de donativos provenientes de las Sociedades de Padres de Alumnos para proyectos específicos, este reintegro se hará a petición expresa y por escrito de todos los integrantes de la sociedad y con la justificación debida por parte de las DP.

En todos los casos, la devolución de los recursos se realizará a través de la DAF, en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores a la recepción de la petición.

IV. EJERCICIO DEL GASTO

IV. I ASPECTOS GENERALES

Los Titulares de las UA´s y las DP, son directamente responsables de que el ejercicio de su presupuesto se ejecute con oportunidad, transparencia, eficacia y eficiencia para el cumplimiento

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de las acciones previstas en el ejercicio de los planes y programas que tienen encomendados, quienes al ejercer su presupuesto se abstendrán de:

a) Contraer compromisos que rebasen el monto de las asignaciones presupuestales autorizadas.

b) Efectuar erogaciones que impidan el cumplimiento de sus metas aprobadas para el

ejercicio fiscal. c) Contraer obligaciones que impliquen comprometer recursos de ejercicios fiscales

subsecuentes, salvo que se cuente con la autorización de la SHCP. d) Efectuar pagos que no correspondan a compromisos efectivamente devengados, con

excepción del otorgamiento de fondos fijos, para adquisiciones de consumibles y servicios menores, que se presenten de manera urgente.

e) La programación de gastos provenientes de Recursos captados por Donativos deberá

sujetarse a los recursos captados reales.

f) Los recursos que no hayan sido ejercidos con oportunidad, deberán ser reintegrados a CPPyC y/o a las cuentas bancarias que correspondan para su reprogramación o efectos procedentes.

Una vez concluida la vigencia del presupuesto, sólo se procederá a hacer pagos por los conceptos efectivamente devengados en el ejercicio fiscal que corresponda, siempre que se hubieren contabilizado debida y oportunamente las operaciones por parte de la DAF, a petición de las UA´s y de las DP. Las solicitudes de pagos extemporáneos que afecten al presupuesto, podrán hacerse efectivos en tanto no prescriba la acción legal para exigir su cobro, de conformidad con el marco legal vigente.

IV. II DE LA EMISIÓN DE DOCUMENTACIÓN CON EFECTOS FISCALES

La Constancia de Percepciones y Retenciones por sueldos y salarios a la conclusión y cierre de cada ejercicio fiscal, será emitida y entregada por el DRH a más tardar en el mes de enero, dicho documento oficial que acredite las percepciones y retenciones que obtuvo el trabajador en ese periodo, en el formato que para ese efecto emita la SHCP.

Recibos quincenales por concepto de pago de nómina de sueldos y salarios, serán generados por el DRH posterior al pago quincenal, de manera electrónica a través de una plataforma al personal de la COFAA-IPN.

Las Constancias de Retenciones de Impuestos por prestación de servicios y honorarios serán emitidas por el DC, previa solicitud por escrito del proveedor o prestador de servicios a través del formato “Solicitud de Constancia de Retención” (FDAF-03), siempre y cuando se


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constate que ya se efectuó dicha retención por la COFAA-IPN, esta información se entregará utilizando el formato que para ese efecto diseñó la SHCP, en un plazo no mayor a tres días hábiles.

Los Recibos Deducibles de Impuestos por Donación serán solicitados por la DTP

acompañada de la documentación original que acredite el donativo, siendo el DECEP el responsable de emitirlos y enviarlos a la DTP tanto física, como por vía electrónica mediante un CFDI, para el caso de que el donante acuda a las oficinas de la DAF a solicitar el recibo en cuestión, deberá hacer la petición formal anexando Boucher original, copia del RFC y correo electrónico.

IV. III RENDICIÓN DE CUENTAS

La DAF, será la responsable de integrar la información en los módulos electrónicos que establezca la SHCP para la presentación de la Cuenta Pública, solicitando para tales efectos lo siguiente:

De la DTP, el total de metas alcanzadas en los Programas Presupuestarios E007, E010 y E021, tanto en equipamiento como en mantenimiento.

De la DEDICT, el total de metas alcanzadas en el Programa de Becas S243.

Del DRH, el total de plazas con que cuenta la COFAA-IPN, así como el total de percepciones y prestaciones pagadas, a través de los formatos que señale la SHCP.

La DAF, por conducto de todas sus áreas, será la responsable de proporcionar a los Órganos Fiscalizadores, la documentación e información que le requieran; sin embargo, esto no es limitante para que las demás UA’s a las cuales le requieran información, no la proporcionen. La DAF, a través de sus departamentos respectivos, será la encargada de presentar las declaraciones informativas anuales, y las de retenciones mensuales en las fechas que marque la normatividad vigente para cada caso de que se trate, en caso de que por negligencia del responsable de la presentación se tengan que pagar cargas financieras, correrán a cargo de éste.

Cada UA será responsable de presentar la documentación que en el ámbito de su competencia le corresponda conforme a la normatividad vigente.

IV. IV DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA Y COMPROBATORIA

Las UA’s y DP verificarán que los documentos comprobatorios de las erogaciones realizadas con cargo al presupuesto de la COFAA-IPN, sean enviados en tiempo y forma a la DAF, quien turnará al DECEP para la fiscalización de la documentación justificativa y comprobatoria de los pagos.

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Los comprobantes fiscales expedidos por los contribuyentes residentes en el país deberán ser validados por las UA’s y DP, en la página del SAT, anexando el comprobante respectivo para verificar su autenticidad.

La documentación comprobatoria que sustente el gasto, deberá ser original y cumplir con los siguientes requisitos señalados en los artículos 29 y 29-A del CFF.

a) Presentar facturas con folio y sello digital originales, sin tachaduras ni enmendaduras que denoten cualquier alteración, expedidas, invariablemente, a nombre de la COFAA-IPN, con domicilio en Tresguerras No.27 Col. Centro, C.P. 06040.

b) Contener el Registro Federal de Contribuyentes de la COFAA-IPN: COF-670302-DQ8. c) Indicar el nombre y/o razón social del proveedor, del prestador del servicio o del

contratista. d) Especificar la fecha de elaboración del comprobante, la cual no deberá ser anterior a la

fecha del recibo de gastos sujetos a comprobar. e) Las operaciones aritméticas deberán estar correctas. f) Indicar detalladamente los artículos y/o servicios que ampare. g) El valor unitario consignado en número. h) Desglosar el Impuesto al Valor Agregado, (IVA).

i) En las facturas que se presenten con conceptos como “Varios” u “Otros”, deberá anexarse

el ticket de compra correspondiente, así como el desglose de la compra firmada por el responsable de la misma.

j) Si las compras y/o servicios son realizadas con personas físicas con actividad empresarial

por un monto mayor a $2,000.00 antes de IVA, se le aplicará la retención de este impuesto, el cual será enterado a la SHCP, mediante declaración mensual que realizará la COFAA-IPN. Para el caso de las DP, los importes retenidos serán depositados en la cuenta bancaria No. 3755319316 de Banamex, un día hábil posterior al pago y enviar a la DAF el comprobante del depósito en un plazo no mayor a tres días hábiles

k) Las compras realizadas de manera directa por ningún motivo deberán rebasar los 300

SMG, aquellas superiores a este monto deberán presentar cuadro comparativo de cotización a tres proveedores, y de preferencia programar estos gastos a través de la DTP.

l) Los comprobantes por concepto de alimentos preparados (consumo de alimentos),

deberán de presentar el IVA desglosado, de acuerdo a la normatividad vigente.

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La documentación justificativa será la siguiente:

Oficio de solicitud del pago, en el cual se señalará la causa, motivo o razón para solicitarlo, debidamente firmado por un servidor público de mando.

Informes complementarios relacionados con el tema contemplado en el oficio de justificación.

Tratándose de comprobación de gastos de estancia, deberá anexarse el formato “Comprobación de Apoyos Económicos” (FDAF-06) y cuando sea procedente se anexará el oficio de comisión.

Cuando aún no se cuente con la documentación comprobatoria y justificativa en los casos de “Gastos a comprobar”, “Apoyos Económicos” “Fondos Fijos” y “Fondos Presupuestales”, los cheques y/o comprobante de transferencia electrónica se entregarán acompañados del formato “PAGARÉ” (FDAF-07), el cual debe ser firmado por el beneficiario del pago y entregado a la CPPyC, dentro de los diez días hábiles posteriores a su entrega.

Todos los documentos contendrán nombre, firma y cargo del Director y/o de cada UA y DP, así como su sello que garantice que los bienes y/o servicios fueron recibidos a su entera satisfacción. Los documentos comprobatorios y justificatorios que no cumplan con los requisitos fiscales y/o normativos enunciados, no serán aceptados para trámite de pago y se devolverán al área solicitante, mediante el formato de “Rechazo” (FDAF-08). Será responsabilidad de las UA’s y DP dar seguimiento al trámite de la documentación justificativa y comprobatoria que presenten para su pago ante la DAF. Por ningún motivo se considerarán, los gastos por concepto de propinas, servicio de lavandería, servicio telefónico y consumo de bebidas alcohólicas.

La documentación comprobatoria y justificativa deberá enviarse a la DAF, considerando lo siguiente:

a) Gastos a Comprobar: dentro de los veinte días hábiles posteriores a la fecha de emisión del cheque o transferencia bancaria.

b) Apoyos Económicos: La comprobación deberá realizarse ante la DAF en la fecha estipulada en el oficio de autorización del COTEBAL; de no recibirse en esa fecha, el apoyo quedará automáticamente cancelado y el beneficiario deberá reintegrar el importe total del apoyo, para aquellos apoyos económicos que se llevaron a cabo antes de la autorización del COTEBAL, es necesario que presenten la documentación comprobatoria de acuerdo a los montos, a fin de que la DAF proceda a liberar el pago.

c) Ministración de Fondos Presupuestales otorgados a los Centros Foráneos, se efectuará

de acuerdo a la autorización y solicitud de la DTP.

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d) En los casos que la autorización sea para eventos internacionales en moneda extranjera,

la comprobación será considerada al tipo de cambio publicado por el Banco de México en la fecha del trámite de pago.

Después de transcurrido el periodo de comprobación, la DAF, a través del DC, notificará a las DP los saldos al cierre del trimestre. Los saldos pendientes de comprobar al cierre del ejercicio, los turnará el DC al DJ dentro del primer trimestre del año siguiente para los trámites conducentes.

V. TRÁMITES DE PAGO

V. I GENERALIDADES DE LOS PAGOS

Corresponde a la DAF cuidar que los pagos que se efectúen con cargo a su presupuesto aprobado y en el caso de que sean de compromisos efectivamente devengados, se lleven a cabo dentro de los límites de su calendario financiero autorizado y se encuentren debidamente soportados con la documentación justificativa y comprobatoria que le corresponde en original. Si el DECEP determina que la documentación presentada para pago no es la correcta, elaborará el formato “Rechazo de Documentación Comprobatoria”, en un plazo no mayor de cinco días hábiles, en el que se indicará la causa de la devolución, mismo que quedará a disposición de la UA y DP para subsanar la inconsistencia determinada. Será responsabilidad de las UA´s y DP dar seguimiento al trámite de la documentación justificativa y comprobatoria que presenten para su pago ante la DAF. Los pagos que afecten al presupuesto podrán hacerse efectivos, en tanto no prescriba la acción legal para exigir su cobro, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente. Los pagos que se realicen con cheque, se harán en el horario de lunes a viernes de 9:00 a 15:00 horas, en la ventanilla de caja de la CPPyC de la COFAA-IPN, ubicada en la calle de Tresguerras No. 27, Col. Centro, Delegación Cuauhtémoc, Ciudad de México, C.P. 06040, primer piso, previa presentación en el DECEP del contra recibo correspondiente y la acreditación como beneficiario del cobro, o en su defecto, con la acreditación de pagador habilitado. Los pagadores habilitados deberán ser nombrados por el Director y/o Titular de cada DP, mediante oficio dirigido a la DAF, mismo que será renovado en la primera quincena de enero de cada año o, en su caso, cada vez que sea designado un nuevo pagador.

Las tarjetas que no sean entregadas a tiempo a sus beneficiarios, tendrán que ser devueltas mediante oficio a la DAF con copia a la DEDICT. La DEDICT notificará a la DAF, mediante oficio, la cancelación de las tarjetas devueltas.

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Para el pago de becas, será responsabilidad de la DEDICT la elaboración de las nóminas y enviarlas a través de oficio a la DAF. La documentación que se presente ante el DECEP para trámites de pago será revisada por la Coordinación de Glosa Documental y si es correcta, la emisión del pago respectivo se realizará a partir del quinto día hábil después de recibida la solicitud y el pago se efectuará mediante la emisión de la CLC o a través de la CPPyC según corresponda.

V. II PAGO POR MEDIOS ELECTRÓNICOS.

La DAF restringirá el pago mediante cheques y, en su caso, se utilizará el pago por medios electrónicos en los siguientes casos:

Se trate de apoyos económicos solicitados por las DP.

A los proveedores de bienes y servicios.

Se trate de pagos a becarios por Exclusividad, (a excepción de menores de edad), Estudio, Moscona e Imperquímia.

Se trate de nómina de sueldos.

Pago de contribuciones al Gobierno Federal y Local.

Pago de Retenciones a Terceros.

Pago de nóminas por diversos conceptos.

Para realizar ese tipo de pagos se requerirá que proporcionen al DECEP los siguientes datos:

Nombre del beneficiario

Nombre de la institución bancaria donde se realizará la transferencia.

La clave interbancaria a 18 posiciones.

Número de referencia alfa numérica, en caso de requerirse.

Tratándose del pago de becas, se elaboran con transferencia a las cuentas individuales de cada becario, mediante tarjetas de débito, para el caso de becarios BEIFI con los datos proporcionados por la DEDICT; los pagadores habilitados de cada DP, serán los responsables de recabar las firmas de recepción y remitirla a la CPPyC para su comprobación y finiquito. En los pagos de apoyos económicos para eventos nacionales, no se tramitarán con una anterioridad mayor a treinta días a la realización del evento, a menos que se encuentre debidamente motivado y justificado; en eventos internacionales, la emisión del pago estará en función del análisis de fechas cercanas a periodos vacacionales, los pagos se realizarán en función de los montos que autorice el COTEBAL.

V. III FONDO FIJO PARA GASTOS DE OPERACIÓN La DAF autorizará y manejará la constitución de un fondo para gastos de operación, que por su naturaleza no puedan ser programados por la DTP, a cada una de las UA’s y DP.

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IRCULAR 001-2006 Las UA’s y DP serán responsables de administrar los recursos del fondo fijo para gastos no programados, considerando lo siguiente:

El manejo de los recursos se hará a través de cheque o tarjeta a nombre del o la Titular de la UA y/o DP o de la persona que éste o ésta designe.

Los montos a pagar en una sola factura podrán ser hasta $3,000.00 y deberá solicitarse mediante oficio dirigido a la DAF justificando el gasto; excepcional y debidamente justificado se podrán pagar facturas hasta por un monto de $5,000.00, previa autorización del o la titular de la DAF.

Las UA’s y DP podrán solicitar recursos para realizar por su propia cuenta las compras necesarias que rebasen los $5,000.00, dicha solicitud será por concepto de anticipo para gastos, mediante oficio dirigido a la DAF para autorización de la o el Titular de esta.

Los recursos del fondo fijo para gastos no programados, sólo serán destinados a los conceptos y partidas de los capítulos de gasto 2000 “Materiales y Suministros” y 3000 “Servicios Generales” del COG.

Verificar que los recursos del fondo fijo se utilicen exclusivamente en aquellas compras urgentes, respecto de las cuales no sea posible ser contempladas en el Programa Anual, de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios.

Realizar la solicitud de reembolso una vez que se haya ejercido el equivalente al 60% en documentación justificativa y comprobatoria de gastos.

No se podrán realizar depósitos personales a estas tarjetas, éstos solo los podrá realizar la DAF una vez que se hayan revisado y autorizado la reposición del fondo.

Comprobar ante la DAF el importe total del fondo para gastos de operación, a más tardar el último día hábil de noviembre de cada ejercicio fiscal, a excepción de qué por instrucción expresa, se deba anticipar la devolución, en cuyo caso se hará de su conocimiento con oportunidad.

Para realizar la regularización presupuestaria de la documentación comprobatoria, deberá contener la firma del encargado(a) de dicho fondo, que garantice que la documentación fue revisada y verificada.

La comprobación de gastos deberá relacionarse en el formato denominado “Comprobación de Gastos de Operación” (FDAF-09). En el rubro de “Afectación Presupuestal” se agruparán todas las erogaciones relacionadas con el Capítulo 2000 “Materiales y Suministros” y enseguida las referentes al Capítulo 3000 “Servicios Generales”.


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Las UA’s podrán adquirir los artículos que no estén en posibilidades de ser suministrados por el Almacén, de consumibles de la CRM, mediante el uso de su fondo fijo para Gastos de operación, siempre que no rebasen el monto total asignado, con excepción de bienes de inversión. Para poder llevar a cabo cualquier adquisición de manera directa, las UA´s deberán recabar el Formato “Reporte de Inexistencia de Consumibles” (FDAF-10) en la CRM. siempre y cuando se trate de gastos urgentes y de naturaleza corriente (Capítulo 2000 y 3000), y que el total no rebase los 300 SMG más IVA, De manera excepcional se podrán autorizar compras mayores a 300 SMG, de acuerdo con el artículo 42 último párrafo de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico. anexando cuadro comparativo y tres cotizaciones, siempre y cuando no rebasen los montos máximos estipulados en el PEF en su artículo 3, Fracción X, estas compras deberán estar debidamente justificadas por el titular de las UA’s y DP.

VI. SERVICIOS GENERALES

VI. I VIGILANCIA

Corresponde a la DAF instaurar la normatividad para proporcionar los servicios de seguridad y vigilancia, quien la delegará en la CSG.

El personal de vigilancia, tendrá la obligación de brindar un trato respetuoso a todos los trabajadores y visitantes de la Comisión. Con la finalidad de preservar la integridad física del personal, visitantes, instalaciones, mobiliario y equipo al interior de la COFAA-IPN, el personal de vigilancia hará una revisión, al momento de que cualquier persona ingrese o salga de sus instalaciones, a bolsas, portafolios y/o material que los visitantes o personal de la COFAA-IPN, introduzca a ésta, así como de todos los vehículos que ingresen a la misma. Cuando el personal operativo requiera salir de las instalaciones en horario de labores, se solicitará entregue el permiso de salida y/o comisiones, las cuales estarán debidamente firmadas por el jefe inmediato, el personal de vigilancia deberá anotar la hora de salida y de regreso del personal, y al finalizar su jornada el personal de vigilancia registrará en la bitácora y entregara dichos comprobantes al DRH para su registro y control. Por ningún concepto el personal de vigilancia permitirá la salida de personal operativo que no entregue la documentación arriba señalada. La CSG elaborará un catálogo de firmas de mandos medios y superiores el cual será proporcionado al personal de vigilancia, para cotejar las mismas contra los permisos y comisiones. El personal de vigilancia controlara el acceso del personal externo a la COFAA-IPN, solicitando identificación vigente, pedirá se registre en la libreta de control de entradas y salidas, preguntara

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a que área y con qué persona se entrevistará, realizara llamada al área preguntando si se le permite el acceso, una vez verificado esto se otorgará el gafete de visitante.

VI.II AUTOTRANSPORTE Y DOTACIÓN DE COMBUSTIBLE La DAF, a través de la CSG, será quien asigne a las UA´s, el uso de los vehículos oficiales, mediante la recepción de oficio firmado por el Titular del área solicitante, considerando la necesidad de éstos para atender los compromisos derivados de sus funciones y responsabilidades que tienen asignadas, permitiendo atender oportunamente toda clase de asuntos y trámites relacionados con su operación, esto en total concordancia con las disposiciones legales aplicables y vigentes. De la misma manera, atenderá la solicitud de vehículos siempre y cuando se cuente con unidades disponibles. Para el otorgamiento del servicio de traslado de personal, funcionarios y operativos, deberá mediar la solicitud del Titular de la UA, a través de oficio, cuando menos veinticuatro horas antes del evento, dirigido a la DAF, en casos urgentes se regularizará al siguiente día, indicando fecha, hora, destino y descripción del servicio, adicionalmente se proporcionará a cada dirección de la COFAA-IPN un automóvil para cubrir las necesidades que deriven de sus actividades. El mantenimiento del parque vehicular estará a cargo de la CSG, conforme al calendario de verificación estipulado por la Secretaria del Medio Ambiente y Ecología (SEDEMA), al kilometraje recorrido de acuerdo al manual del vehículo, solicitando con 24 horas de anticipación a los usuarios de las unidades, que el vehículo esté disponible para darle el mantenimiento correspondiente. De manera excepcional si el usuario del vehículo detecta alguna falla o requiere algún accesorio o refacción en sustitución por uso y desgaste, deberá solicitarlo por escrito a la DAF, quien a través de la CSG dará atención, previo a la disponibilidad de los recursos. En caso de que acontezca algún accidente, el usuario deberá notificar a la aseguradora correspondiente a fin de hacer efectiva la póliza respectiva y reportarlo de inmediato a la CSG y a la CRM como áreas responsables del control vehicular y de bienes patrimoniales respectivamente. La Comisión sólo responderá por aquellos accidentes en que se vean involucrados vehículos oficiales utilizados por el servidor público que lo tenga asignado, siempre que ocurran con motivo del desempeño de actividades oficiales, bajo circunstancias legales y de pleno respeto al reglamento de tránsito.

El servicio de traslado de bienes muebles y otros diversos, deberá solicitarse a través de oficio, cuando menos tres días antes, dirigido a la DAF, indicando fecha, hora, destino y descripción del servicio, firmado por el Director y/o Titular del área solicitante; en casos urgentes deberá ser autorizado por la o el Titular de la DAF.

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La CSG solicitará la dotación mensual de Vales de Combustible a través del formato “Bitácora de Kilometraje Recorrido” (FDAF-11), durante los últimos cinco días hábiles de cada mes a la Coordinación de Programación de Pagos y Caja. El suministro de combustible únicamente se proporcionará para la flota vehicular dependiente de la COFAA-IPN, se realizará por la CSG los días lunes de cada semana; en caso de ser día inhábil, dicha carga se realizará el día hábil posterior, en caso de que algún vehículo asignado a las direcciones se quede sin combustible en el transcurso de la semana, se realizará la carga previa notificación del Titular de dicha Dirección. En caso de comisiones al interior de la República en donde se asigne un vehículo oficial, se llenará el tanque de combustible por la CSG, y se les dotarán vales de combustible tomando en cuenta el kilometraje que se recorrerá. Cuando la comisión sea en lugares donde no existan gasolineras que acepten los vales, entonces se procederá al reembolso a través de la comprobación de gastos. Cuando en casos urgentes no se cuente con vehículo disponible en la Comisión, el traslado podrá efectuarse en vehículos particulares, en estos casos se dotará de vales de combustible considerando lugar de destino, distancia recorrida y tipo de vehículo, previa autorización del Titular del área solicitante y Visto Bueno de la DAF. VI.III ESTACIONAMIENTOS

El acceso a los estacionamientos de la COFAA-IPN, estará sujeto a la disponibilidad de los lugares con los que se cuenta, y será la DAF, a través de la CSG, la encargada de su asignación y control. La COFAA-IPN no se hará responsable por los daños y pérdidas ocurridas en el interior de los estacionamientos. La asignación de lugares, tendrá como prioridad a los mandos medios y superiores de la COFAA-IPN (Directores, Jefes Departamento y Coordinadores) y para el resto del personal, se otorgarán de acuerdo a los cajones disponibles, previa autorización del jefe inmediato y a la antigüedad del trabajador. Se destinará una zona para personas con discapacidad, con espacios que no podrán ser utilizados por el resto del personal. La CSG hará revisiones periódicas para la actualización y, en su caso, la reasignación de lugares. Se suspenderá el servicio de estacionamientos cuando se lleven a cabo eventos conmemorativos, culturales o de orden social; siendo la CSG quien emita el aviso correspondiente a través de una circular que será notificada a las Direcciones de la COFAA-IPN, y a su vez colocada en lugares visibles de la Comisión.


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VI. IV INTENDENCIA

Los servicios de limpieza estarán a cargo del personal de intendencia de la empresa privada contratada por el IPN, quien estará adscrito y bajo la supervisión de la CSG. La limpieza de oficinas y áreas comunes (baños, estacionamientos y pasillos) se atenderá conforme a la disponibilidad de personal de intendencia, atendiendo a las necesidades prioritarias en las diferentes UA´s de la COFAA-IPN. La solicitud de servicios adicionales o complementarios, a los que normalmente se prestan, así como eventualidades deberá hacerse por escrito a la CSG para su atención, de acuerdo a la disponibilidad de personal.

VI.V ESTIBA, TRASLADO Y MOVIMIENTO DE MOBILIARIO

Para la estiba, traslado y movimiento de mobiliario y equipo propiedad de la COFAA-IPN, las UA´s solicitarán el servicio por escrito o vía telefónica a la CSG por lo menos veinticuatro horas antes, salvo los servicios urgentes con la finalidad de reorganizar al personal disponible. VI.VI MENSAJERÍA La correspondencia oficial que se genera en las distintas UA´s de la COFAA-IPN, y que deba ser distribuida hacia el exterior deberá recibirse en la CSG, a más tardar una hora antes del horario de distribución, salvo los casos extraordinarios. Los horarios de salida establecidos son a las 9:00, 12:00 y 16:00 horas, la correspondencia recibida posterior a esta última hora será entregada al día hábil siguiente.

VI.VII MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES Toda solicitud para el mantenimiento preventivo y correctivo en instalaciones, oficinas, mobiliario y equipo propiedad de la COFAA-IPN, se hará mediante oficio dirigido a la DAF, y se dará atención de acuerdo a la disponibilidad presupuestal, en los casos de mantenimiento mayor y/o especializado, se turnará a la DTP, para su estudio y programación, mediante los formatos establecidos por la misma. VI.VIII ARCHIVO VI.VIII.I REQUISITOS DE DISPOSICIÓN DE ARCHIVO

Ingreso: Las UA’s que requieran hacer uso de este servicio, podrán solicitar asesoría al AC, a fin de cumplir con los siguientes requisitos:

a) Las UA’s deberán elaborar la guía simple de archivos y el inventario general de sus

expedientes en base a la documentación que tengan en su Archivo de Tramite (AT) por asunto, con la finalidad de que, a más tardar en el mes de noviembre de cada año, entreguen dichos instrumentos de control archivístico al AC.

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b) Las UA’s a través de su AT, solo podrán realizar sus transferencias primarias al Archivo de Concentración en dos ocasiones por año; la primera remesa será invariablemente en el mes de febrero, la segunda remesa será en el mes de agosto, empleando para ello, los formatos que serán proporcionados por el AC.

c) Las UA’s de la COFAA-IPN elaborarán los ITP, asegurándose de que cada uno de los

expedientes contengan, en la ceja del mismo, la clave programática según lo establecen los Lineamientos de Archivo, haciendo la observación de que los expedientes deberán ser enviados al AC en cajas de cartón, los cuales también se organizarán, clasificarán y numerarán secuencialmente.

d) La documentación que se transfiera al AC, deberá de carecer de utilidad inmediata y

cumplir con los plazos de conservación que establece el Catálogo de Disposición Documental de la COFAA-IPN.

e) La documentación que se transfiera al AC, deberá ser pública, por lo que no será

considerada como información reservada.

VI.VIII.II TIEMPO DE CUSTODIA

a) El AC mantendrá en custodia los documentos de las UA´s de la COFAA-IPN, según lo establezca el CDD de la misma.

Archivo contable

b) El cómputo de tiempo de guarda y custodia de la documentación, inicia a partir del término del ejercicio contable en que se genera el registro. Tratándose de documentación que ampare gasto corriente e ingreso, será de un período mínimo de conservación de cinco años; para lo relativo a inversiones en activos fijos, obras públicas y aquellos que sirvan de base para fincar responsabilidades, denuncias ante el Ministerio Público, litigios pendientes, observaciones o controversias de cualquier índole, será de doce años.

VI.VIII.III DEPURACIÓN Y DESTRUCCIÓN DEL ARCHIVO

a) El AC vigilará que se cumplan los plazos de conservación documental en el mismo, según

lo establezca el CDD, por lo cual enviará oficio a las UA’s de la COFAA-IPN, solicitando que, en un plazo no mayor a treinta días naturales, se elabore el inventario documental, la ficha técnica y declaratoria de prevaloración documental para realizar el trámite de baja documental, o transferencia al archivo histórico, según corresponda.

b) Una vez autorizada la baja de la documentación por el AGN, se procederá conforme a la normatividad vigente, ya sea a través de la CONALITEG o a través del Comité de Bienes de la COFAA-IPN.

c) Para solicitar la baja de documentos contables al AGN, será necesario que el área

generadora anexe copia del oficio, cédula e inventarios con sello que autorizan su baja, expedidos por la Unidad de Contabilidad Gubernamental de la SHCP, así como los

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informes sobre la gestión pública de la COFAA-IPN, expedidos por la misma Secretaría, debiendo ser dichos documentos presentados con rúbricas originales de las áreas generadoras.

VI.VIII.IV CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

a) Para la solicitud de préstamo o consulta de documentos, las UA´s de la COFAA-IPN,

deberán requisitar y enviar al AC, el formato “Requerimiento de Documentación del Archivo” (FDAF-14).

b) Es responsabilidad del solicitante regresar la documentación en las condiciones del estado físico que las recibió.

c) El plazo máximo de préstamo es de diez días naturales, si se requiere mayor plazo, se

renovará el mismo, previa autorización del AC.

d) Para la consulta de documentos, ésta se llevará a cabo dentro del área del Archivo y en el lugar destinado para ello.

e) Para el préstamo de documentación contable (pólizas) el solicitante requisitará el Formato

(FDAF-14), previa autorización del Titular del área contable. f) Las facturas originales, por concepto de Inversión (Activo Fijo), las DP y UA´s las

solicitarán por medio de oficio a la DAF; para aquellas adquisiciones de inversión de las DP, posteriores al ejercicio 2003, deberán solicitarse a la Dirección de Recursos Materiales del IPN.

g) La persona que cauce baja de la Comisión deberá presentar formato requisitado por el

archivo de concentración de no adeudo de documentación.

VI.VIII.V FOTOCOPIADO

El servicio será proporcionado por el AC a las UA’s de la COFAA-IPN, que así lo soliciten conforme a lo siguiente: a) En la medida de lo posible, el encargado del servicio empleará para el fotocopiado, hojas de

reusó y/o reciclaje (hojas que tienen impresión en una sola de sus caras), o de otra manera, si fuera el caso, se le sugerirá al solicitante que su trabajo, sea fotocopiado utilizando ambas caras de cada una de las hojas que se utilizarán en su trabajo.

b) Las UA’s de la COFAA-IPN, que requieran fotocopiar documentos, deberán entregar al

encargado del servicio el formato “Solicitud de Fotocopiado” (FDAF-15), debidamente requisitado.




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c) El número de copias solicitadas estará sujeta a la cantidad total asignada, según el Catálogo de Firmas autorizadas conforme al formato FDAF-04; de rebasar la cantidad total asignada, se requerirá la autorización de la DAF.

d) Los documentos a fotocopiar, deberán ser oficiales (generados o recibidos por la COFAA-

IPN).

e) No se fotocopiará material voluminoso (libros, carpetas, etc.), excepto en los casos en que por naturaleza del trabajo así se requiera, motivo por el cual se requerirá el visto bueno de la DAF.

f) Las UA’s de la COFAA-IPN, que tienen asignada alguna fotocopiadora emitirá, en caso de

falla, los reportes para que por este conducto se solicite al AC el servicio requerido, proporcionando la siguiente información.

Nombre de la UA

Nombre de la persona que hace el reporte

Número de serie de la máquina fotocopiadora

Total de copias generadas, según el contador interno de la máquina fotocopiadora

VII. ALMACENES, INVENTARIOS RECURSOS MATERIALES

VII.I ALMACENES La COFAA-IPN cuenta con dos Almacenes:

El que se encuentra en la DA, que es únicamente de tránsito, recibe los bienes adquiridos en el ejercicio fiscal en curso, y una vez que revisa y comprueba que cumplen con las características contratadas, son enviadas a las DP y mediante oficio remite copias de las entradas y/o salidas de almacén según sea el caso a la DAF, para registro y control correspondiente.

El otro Almacén pertenece a la DAF, es de paso para la administración y control de bienes de consumo.

En el caso de los bienes de consumo, al término del ejercicio fiscal en curso, la CRM realizará análisis de existencia en el almacén, en caso de inexistencias en el mismo se procederá al análisis de los bienes de mayor consumo y se realizará la requisición de los mismos a la Dirección Técnica y de Promoción para su integración en el Programa Anual de Adquisiciones. y en caso de bienes con rezago mayor a un año, la DAF, en coordinación con CRM, elaborarán dictamen de no utilidad y propuesta de destino final y se procederá a su venta, dación en pago, donación o destrucción, según acuerdo final. Cuando las áreas soliciten bienes de consumo que no se encuentren en existencia en el almacén la CMR expedirá el “Formato de Inexistencia de Consumibles” (FDAF-10), el cual será enviado


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a través de oficio al área que corresponda y a su vez solicitaran la adquisición al Director de área o al personal que maneje el Fondo Fijo. VII.II INVENTARIOS

La DAF, en coordinación con la CRM, programara fechas para el levantamiento del inventario físico, notificando por escrito a las UA´s de esta labor, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 139 de la Ley General de Bienes Nacionales, el cual se relaciona con lo señalado en las Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la COFAA-IPN, en su Base Décima Segunda. De igual forma se realizarán revisiones aleatorias a las diversas áreas administrativas de la Comisión para verificar la correcta custodia de los bienes conforme a los resguardos que se tienen firmados por los usuarios. Las o los responsables de las UA´S y/o personas usuarias, se abstendrán de cambiar de ubicación el mobiliario y/o equipo, facilitando así la identificación de los bienes de cada área. En caso de existir faltantes en el recuento del mobiliario y/o equipo, se procederá de acuerdo a las normas establecidas en las Bases Generales para el Registro, Afectación y Disposición Final, para el manejo de los recursos materiales vigente en el ejercicio fiscal que corresponda.

VII. III ALTA DE BIENES MUEBLES

a) Alta por Adquisición

Adquisición de Bienes para la COFAA- La CRM recibe la salida de almacén, registra

en el SICBM, etiqueta y entrega los bienes adquiridos por la Dirección de Adquisiciones a los usuarios, elaborando el resguardo respectivo de acuerdo con lo señalado en el programa de equipamiento.

Adquisición de Bienes para las DP.- En el caso de los bienes adquiridos para el Instituto Politécnico Nacional, la Dirección de Adquisiciones envía a la DAF, mediante oficio, copia de las “salidas de almacén”, en la cual se especifica el número de pedido, la escuela beneficiada, el proveedor, el costo unitario y el total del costo, así como firma y sello del personal responsable de recibir los bienes en las DP. La DAF elabora oficio y lo envía con las copias de las salidas de almacén a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios del Instituto Politécnico Nacional, para su control,

b) Alta por Donativo:

Alta por donativo para la COFAA.- La CRM recibe la documentación

correspondiente (Oficio girado por la DTP formato D01, Acta de entrega recepción, factura o en su caso Acta por indocumentación y Acta circunstanciada, así como carta de donación sin errores), elabora “aviso de alta” y se registra en el Sistema de Control de Bienes Muebles, asigna número de inventario así como etiqueta correspondiente y se genera el resguardo.

Alta de donativos para las DP.- La CRM recibe del DECEP la documentación correspondiente, elabora oficio de “aviso de alta”, lo envía a las áreas beneficiadas con el donativo y procede a la elaboración del Acta de Cesión de Derechos la cual es

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enviada a la Dirección de Recursos Financieros del IPN para su formalización y custodia.

En ambos casos el registro se realiza de acuerdo con la información proporcionada por la Dirección Técnica y de Promoción.

VII.IV BAJA DE BIENES MUEBLES

a) Baja por Obsolescencia.- La persona usuaria, en coordinación con el Titular del área

correspondiente, solicitan la baja, envían oficio dirigido a la DAF; quien por conducto de la CRM retira el mobiliario y/o equipo respectivo, el motivo de la baja; para el caso de los equipos de cómputo, es necesario presentar un Dictamen Técnico emitido por el área de Soporte Técnico en donde se indique el estado físico del equipo.

c) Baja por Robo o extravío.- La persona que tiene bajo resguardo y custodia el bien

robado o extraviado notifica inmediatamente al Titular de su área de adscripción y éste informa a la DAF, mediante oficio, e instruye para que se realice búsqueda minuciosa dentro del área y procede a levantar la respectiva “Acta Circunstanciada”, en donde participan la persona usuaria, la o el Titular del Área, dos testigos y, en el caso de ser personal de base, un representante sindical; y finalmente se enviará el acta a la DAF para que dictamine lo correspondiente, basándose en la normatividad vigente y dará parte al DJ así como al ÓIC.

d) Baja por Enajenación.- Esta acción está sujeta a lo dispuesto en el Artículo 139 de la Ley General de Bienes Nacionales en congruencia con lo señalado en las Bases Generales para el Registro, Afectación Disposición Final y Baja de Bienes Muebles, en el Capítulo III, numerales del: Décimo Séptimo al Trigésimo quinto.

e) Baja por Donación.- La CRM propone a la DAF los bienes a donar, elabora dictamen de no utilidad, y propuesta de disposición final previa autorización del Titular de la Secretaria Ejecutiva de la COFAA-IPN, que contiene las especificaciones de los bienes propuestos para donación, se somete a la aprobación del Comité de Bienes Muebles. Una vez concluido el proceso la DAF notifica al Comité de Bienes Muebles de la baja en el registro de Activo Fijo.

En todos los casos de baja, la CRM recibe solicitud del responsable de las UA´s, registra en control de Bienes Muebles y cuando resulta procedente retira el mobiliario y/o equipo en cuestión cuando es procedente.

VII.V CAMBIOS Y/O BAJA DE PERSONAS USUARIAS DE BIENES MUEBLES

Los Titulares o responsables de las UA´s deben notificar oportunamente a la CRM, respecto de las transferencias o movimientos internos o externos que realicen de los bienes muebles asignados. La UA elabora petición por escrito, mediante oficio dirigido al o la Titular de la DAF,

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solicita la modificación del resguardo, el cual debe ser firmado por la o el usuario, en apego al artículo 8 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

El usuario de los bienes, así como la UA, se abstendrá de hacer reparaciones o sustraer partes o componentes de los bienes o equipos a su cargo, ya que esto constituye un delito inherente a la persona que se sorprenda realizando este tipo de operaciones, se deberá turnar el caso al DJ para efectos de que se realicen las investigaciones correspondientes y en su caso, aplicar las sanciones a que haya lugar, de acuerdo a la normatividad aplicable. Cuando se requiera que los bienes inventariables de la COFAA-IPN, salgan del edificio, esta salida deberá estar autorizada por la DAF, mediante el formato “Permiso para salida de Mobiliario y Equipo” (FDAF-16) que será controlado por la CRM, en caso de no cubrir este requisito, la o el servidor público se hará acreedor a las sanciones o responsabilidades que correspondan. En caso de requerir algún bien mueble y éste exista dentro de la bodega de bienes muebles de la CRM, el o la responsable de la UA debe solicitarlo por escrito dirigido a la o el Titular de la DAF; la CRM realiza la asignación del bien al usuario y realiza las modificaciones necesarias al resguardo de bienes muebles y recaba la firma correspondiente. Cuando la o el trabajador termine su relación laboral con la COFAA-IPN, hará entrega de los bienes muebles bajo su resguardo, a su jefe inmediato, o en su caso a quien este designe, notificará por escrito a la DAF, para que a través de la CRM verifique el equipo y mobiliario para liberar al trabajador de alguna responsabilidad del resguardo a su cargo.

VII.VI DISTRIBUCIÓN DE BIENES DE CONSUMO

Corresponde a la CRM el control y distribución de estos bienes, siendo el o la responsable de la Unidad Administrativa quien envía a la CRM, el formato denominado “Requisición de Material”. (FDAF-25) debidamente firmado por el Titular del Área solicitante, de acuerdo con lo señalado en los Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la APF, y de acuerdo a la existencia de material que se tenga en el almacén, se elabora la salida del material y registra su baja en el sistema de control de la CRM.

VIII PASAJES Y VIÁTICOS.

Las comisiones, viáticos y pasajes deberán ser autorizados por los Titulares de las UA´s en todo momento, estar justificados para su realización y tendrán que ser comprobados invariablemente por el servidor público comisionado, obteniendo el visto bueno del Titular de la COFAA-IPN. Todo trámite de viáticos deberá realizarse ante la DAF, cuando menos cinco días hábiles antes de la fecha de inicio de la comisión. Las tarifas diarias aplicables en moneda nacional en toda la República Mexicana, o en el extranjero, se sujetarán a las “Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal”. CIRCULAR 001-2006

formatos/FDAF-25.xlsm

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Las cuotas para viáticos incluyen los gastos de hospedaje y alimentación, en su caso, los de transportación urbana (taxis, autobús urbano, metro, etc.), por lo que los servidores públicos deberán de abstenerse de realizar cualquier otro gasto, ya que éste no será reconocido por la DAF o el DECEP en su comprobación. El apoyo otorgado por el concepto de pasajes para alumnos que prestan servicio social en la COFAA-IPN, deberá de ser solicitado por el DRH con el Visto-Bueno de la o el Titular de la DAF. Es responsabilidad del comisionado presentar la documentación comprobatoria de restaurantes sin incluir propina ni bebidas alcohólicas y de forma individual, es decir, si en la comisión participan más de una persona, cada una de ellas deberá solicitar de manera individual su documentación comprobatoria (factura del establecimiento comercial). Los gastos autorizados para su pago en el desempeño de la comisión comprenden únicamente la renta de habitación, alimentos (sin incluir propina ni bebidas alcohólicas) y transporte, por lo que cualquier otro tipo de concepto de gasto no será pagado. Para los gastos de transporte aéreo nacional e internacional deberá ser considerado la clase turista o tarifa económica, las UA´S y/o DP pueden ejercer las partidas 37104 “Pasajes aéreos nacionales para servidores públicos de mando en el desempeño de comisiones y funciones oficiales”, 37504 “Viáticos nacionales para servidores públicos en el desempeño de funciones oficiales” y 37204 “pasajes terrestres nacionales para servidores públicos de mando en el desempeño de comisiones y funciones oficiales”, con recursos provenientes de los donativos, con autorización de los Titulares y sujetos a la disponibilidad de recursos. Las erogaciones por concepto de pasajes locales, consisten en las asignaciones que se otorgan al personal en activo por concepto de transportación local, urbana y sub-urbana, derivada del traslado del lugar de adscripción a otro diferente, con cargo a la partida 37201 “pasajes nacionales para labores de campo y supervisión” de acuerdo al COG y se sujetarán a las siguientes reglas:

a) Las UA´s podrán otorgar pasajes locales, con cargo al Fondo de Gastos de Operación.

b) Sólo se otorgarán a los servidores públicos con plaza operativa, para el desarrollo de las funciones de mensajería, gestoría, inspección, supervisión y demás de naturaleza similar que tengan asignadas.

c) Bajo su más estricta responsabilidad y con sujeción a su presupuesto autorizado, las UA´s

podrán efectuar las erogaciones correspondientes, de acuerdo a sus necesidades operativas, acreditando en sus respectivas comprobaciones y justificaciones, llenando la bitácora de gastos efectuados denominado “Relación de gastos de pasajes urbanos y suburbanos” (FDAF-17) debidamente requisitado con la firma autógrafa del trabajador, jefe inmediato y Titular de la UA que corresponda.

d) Se reitera la obligación de que dichos gastos se paguen únicamente con carácter de

devengado, se destinen exclusivamente a las actividades mencionadas en el inciso


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anterior, por lo que queda estrictamente prohibido que se efectúen para incrementar o complementar sueldos al personal o para cualquier otro fin distinto a lo señalado en este apartado.

e) Será responsabilidad de la UA contar con los mecanismos internos de registro y control

de los pasajes otorgados de manera individual.

IX. ALIMENTACIÓN PARA EL PERSONAL

Las erogaciones contempladas para este concepto, serán realizadas previa verificación de la disponibilidad presupuestal de la Partida 22104 “Alimentación para el personal en las instalaciones de las Dependencias y Entidades” y 22106 “Productos Alimenticios para el Personal derivado de Actividades Extraordinarias” deberán realizarse de acuerdo con lo siguiente:

Para realizar este tipo de gasto deberá de contarse con disponibilidad presupuestaria, contar con la autorización en los documentos comprobatorios y justificatorios por el Titular de la UA o de quien éste delegue, previa notificación por escrito a la DAF, este tipo de gastos solo serán pagados de manera esporádica y solo cuando se justifique plenamente la permanencia de los trabajadores en la COFAA.

Cuando los titulares de las UA’s autoricen al personal que realice actividades fuera de la COFAA-IPN.

El consumo deberá efectuarse dentro del área geográfica, lugar de adscripción o dentro de las instalaciones de la UA.

Las UA´s podrán adquirir café, azúcar, galletas, agua purificada, té y de más de naturaleza similar, para los eventos, reuniones de trabajo, cursos, seminarios y juntas de los comités de carácter oficial, las cuales se cubrirán con el Fondo Fijo asignado.

X. ASESORÍAS ESTUDIOS E INVESTIGACIONES

Para cualquier tipo de contratación que se pretenda llevar a cabo por servicios profesionales, las UA´s y DP deberán verificar y tramitar por escrito la autorización del Secretario Ejecutivo de la COFAA-IPN, verificando previamente la disponibilidad presupuestaria en la partida 33104 “Otras Asesorías para la Operación de Programas”.

XI. GASTOS DE ORDEN SOCIAL, CONGRESOS, CONVENCIONES, EXPOSICIONES, ESPECTÁCULOS CULTURALES Y EVENTOS.

Las erogaciones por concepto de gastos de orden social estarán sujetos a los criterios de racionalidad y austeridad; congresos, convenciones, exposiciones, espectáculos culturales, eventos motivacionales, eventos de integración del personal, fomento cultural, turístico y deportivo; eventos culturales y deportivos tales como: conciertos, exposiciones, festivales,

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torneos, eventos para pensionados, exploraciones y excursiones con fines de estudio o de carácter científico, así como traslado, hospedaje, alimentación y otros gastos para apoyar a los becarios, investigadores o expositores que participen en ponencias, seminarios internacionales, congresos o cursos de capacitación, entre otros; deben ser de acuerdo a un objetivo específico y reducirse al mínimo indispensable; en atención al cumplimiento de los objetivos y metas de carácter institucional de la COFAA-IPN. En aquellos casos que por excepción y razones justificadas resulte indispensable llevar a cabo Gastos de Orden Social, será necesaria la autorización expresa e indelegable del o la Titular de la COFAA-IPN y enviarla a la DAF, acompañada de la información y justificaciones correspondientes, mismas que deberán incluir, entre otros aspectos, lo referente al tipo de evento, duración del mismo, costo, periodicidad, los objetivos y programas a los que se darán cumplimiento, para efectos de que la DAF evalué las solicitudes y dictamine lo conducente en función de la disponibilidad presupuestaria.

XII. DISPOSICIONES DE AUSTERIDAD, AJUSTE DEL GASTO CORRIENTE, MEJORA Y

MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA

La COFAA-IPN cumplirá con el objetivo de optimizar al máximo la aplicación de los recursos, sin que esto impida cumplir con las metas y objetivos de los programas prioritarios, para lo cual deberá considerar los siguientes aspectos:

a) No crear plazas en nivel alguno b) No aplicación de incremento salarial para mandos medios y superiores, solo para personal

operativo conforme a los estatutos contractuales. c) No adquisiciones de mobiliario para oficinas. d) Únicamente se realizarán las reparaciones y/o remodelaciones de oficinas que resulten

necesarias para que estén en óptimas condiciones de funcionamiento, derivado de que se cuente con la disponibilidad presupuestaria para tal efecto.

e) No procederá la adquisición de vehículos, salvo aquellos que resulten indispensables para destinarse en forma exclusiva al uso oficial y aquellos que sean solicitados por las DP para el desarrollo de actividades sustantivas.

f) Se realizará la contratación consolidada de materiales y suministros; servicios, incluyendo el mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, fotocopiado, vales de despensa, seguro sobre personas y bienes, siempre y cuando se asegure la obtención de ahorros y mejores condiciones para el estado en cuanto a calidad, precio y oportunidad disponibles.

g) Las pólizas de seguros sobre personas y bienes deberán incorporarse a las pólizas institucionales coordinadas por la SEP y la SHCP.

h) Reducir el gasto administrativo y de operación a través de la disminución de los siguientes conceptos:

Comprar estrictamente los bienes y materiales de consumo necesarios, corroborando su inexistencia o bajo nivel de inventarios en los almacenes correspondientes.

No se aceptarán compras de bienes o accesorios de lujo con cargo al presupuesto de la COFAA-IPN.

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Las DP, en particular los Centros Foráneos, en la aplicación de las ministraciones de Pago otorgadas, por ningún motivo podrán hacer compras de gasto de inversión (equipamiento), solo podrán ejercerlo en los capítulos 2000 y 3000.

Establecerán acciones para generar ahorros en el consumo de energía eléctrica, de agua y servicios telefónicos.

Se abstendrá de realizar, con cargo al presupuesto autorizado, la edición e impresión de

libros y publicaciones que no sean estrictamente necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

El uso de telefonía celular se realizará con base en la cuota anual establecida, y únicamente se autorizará para el titular de la COFAA.

Los pasajes aéreos y terrestres, así como los servicios de hospedaje, deberán adquirirse

con agencias, que garanticen los esquemas más económicos de contratación.

En materia de tecnologías de la información y comunicaciones se deberá observar lo siguiente:

Se adquirirá de forma global de acuerdo las necesidades de las UA’s y DP material de cómputo que incluya, como mínimo, la obligación de los proveedores de proporcionar los equipos correspondientes y en bien estado, así como brindar los servicios de asistencia técnica, mantenimiento y reemplazo de dichos equipos de acuerdo al programa realizado por la DTP. Las UA’s y DP no podrán realizar adquisiciones hasta que se cuente con las autorizaciones de la SHCP y la SFP, con el respectivo estudio de factibilidad.

Las UA’s podrán solicitar la adquisición de refacciones, adecuaciones y/o actualizaciones para el equipo ya existente de tecnologías de la información y comunicaciones, en los casos en que por la naturaleza de los requerimientos se justifique que es equipo informático resulta obsoleto, lo cual deberá soportarse con el dictamen que emita el Departamento de Apoyo Técnico de la COFAA-IPN.

XII.I. PROGRAMA DE AHORRO

En relación con el Programa de Ahorro, será responsabilidad de la DAF darle seguimiento y vigilar su implementación en las UA´s de la COFAA-IPN, con base en los siguientes criterios:

Las UA’s serán responsables del cumplimiento y aplicación de las medidas tendientes a evitar el calentamiento y pérdida de energía que acorten la vida útil de conexiones, equipo e instrumental, en el área que ocupen en cada inmueble. Igualmente, deberán difundir en forma permanente, campañas de concientización entre el personal en general, para el ahorro y uso eficiente de la energía.

En ningún caso las erogaciones por concepto de multas o recargos que deriven del incumplimiento de cualquier disposición, independientemente de su naturaleza, podrán

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ser con cargo al presupuesto autorizado, éstos serán cubiertos por el personal que por negligencia los provoquen.

Se desarrollará un programa de eficiencia energética, que permita optimizar el uso de energía en el inmueble, flotas vehiculares e instalaciones, conforme el protocolo establecido por la Comisión Nacional para el uso Eficiente de la Energía (CONUEE).

Con relación al agua, se aplicarán medidas de control que permitan el ahorro en el consumo.

Las compras de gasolina y diésel las realizará la DA, conforme al presupuesto autorizado y por medio de vales. Bajo ningún motivo, se pagarán notas o facturas de consumo por este concepto, salvo que el gasto se efectúe en el interior de la Republica donde las gasolineras no acepten el pago a través de vales.

Los vales de gasolina deberán destinarse exclusivamente para atender los servicios oficiales de la Entidad, ajustando el consumo a lo indispensable. Cada área usuaria, deberá entregar una bitácora mensual de los servicios realizados y sus destinos conforme a las normas establecidas para el manejo del parque vehicular.

El mantenimiento preventivo para el parque vehicular, se realizará en base al programa elaborado por el área de CSG, de acuerdo a sus fechas establecidas.

Se deben utilizar los medios electrónicos para agilizar el trámite de documentos y optimizar el uso de la mensajería y papelería, reduciendo el consumo de otros bienes y servicios.

Las adquisiciones de accesorios para vehículos deberán ser a través de la CSG.

Con el fin de reducir al máximo el uso de materiales y útiles de papelería, se evitarán el uso de comunicaciones impresas cuando la información pueda ser distribuida a través de los sistemas electrónicos institucionales.

Queda prohibido el uso de papel de lujo, opalina o equivalente en la correspondencia interna.

Reutilizar el papel impreso por una cara para la elaboración de borradores.

Imprimir a dos caras todos los oficios y documentos mayores a una cuartilla.

Reducir al mínimo indispensable las copias marcadas en todo tipo de correspondencia.

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XIII RECURSOS HUMANOS

XIII.I INGRESO Y CONTRATACIÓN

Será responsabilidad del DRH atender y controlar los procesos de selección, contratación, movimientos e incidencias y generación de pago de sueldos, de acuerdo con la normatividad vigente.

En cualquier proceso de pago, se estará dispuesto a la suficiencia presupuestal autorizada por la SHCP, para el ejercicio presupuestal vigente. Para la ocupación de una plaza, se deberán considerar que ésta se encuentre vacante y definida en el Tabulador de Sueldos, así como en la plantilla autorizada por la SHCP.

En el caso de ocupar una plaza de nivel operativo, confianza y/o mando medio, se requerirá la autorización del o la Titular de la Secretaria Ejecutiva de la COFAA-IPN. Toda solicitud de contratación y/o promoción que formulen las UA’s y DP, deberá hacerse con quince días naturales de anticipación a la fecha de vigencia, de la contratación y/o promoción señalada en la Propuesta de Nombramiento.

El personal propuesto, no podrá ingresar ni ocupar la plaza a que se refiere el párrafo anterior, hasta contar con la autorización correspondiente, por lo que no se procederá a pagar ningún retroactivo previo a la autorización. Para la contratación de personal, se debe integrar un expediente con documentación mencionada en las Condiciones Generales de Trabajo y demás Normatividad aplicable, la cual enseguida se enlista de manera enunciativa no limitativa:

a) Solicitud de empleo b) Exámenes psicométricos c) Copia de constancia de estudios d) Copia de acta de nacimiento e) Una fotografía tamaño Infantil f) Copia de Cartilla Liberada (hombres) g) Curriculum Vitae h) Copia de la Clave Única de Registro de Población (CURP) i) Examen médico j) Hoja de no inhabilitación (SFP) k) Contrato u oficio de comisión del IPN l) Hojas de Servicio, si proviene de otras dependencias de gobierno m) Declaración de empleo en otra entidad y/o empresa n) Hoja de no parentesco o) Una copia de credencial de elector p) Copia del Registro Federal de Contribuyentes

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q) Copia del comprobante de domicilio con antigüedad no mayor a tres meses r) Copias de actas de nacimiento de sus hijos menores de 12 años s) Declaración de No solicitud de gravidez y/o examen VIH t) Declaración de afiliación sindical u) Clabe Interbancaria

Solo para el caso de la contratación de personal docente, se solicitará la presentación del examen del dominio del idioma en el que se va a contratar. Este expediente del personal contratado, se encontrará físicamente en el archivo documental del DRH como vigente, y una vez recibida la renuncia del trabajador, será turnado al AC de la COFAA-IPN La contratación de personal procede, siempre y cuando se cumpla los siguientes requisitos:

Aprobación de exámenes.

Que cumpla con los requisitos establecidos en el perfil de puestos correspondiente, así como de presentar la documentación solicitada.

Que no mantenga una relación familiar con algún servidor o servidora público que intervengan directamente en el proceso de reclutamiento, selección y contratación de personal.

Que no cuente con procesos en litigio de tipo laboral ni de otro tipo.

Que no se encuentre inhabilitado, de acuerdo a constancia obtenida mediante el Sistema Electrónico establecido por la SFP.

La contratación del personal docente obedecerá a funciones de enseñanza de idiomas impartidas en los Cenlex´s. El personal docente no podrá desempeñarse en actividades administrativas o alguna otra que no tenga que ver con el quehacer docente y viceversa; el personal administrativo no podrá ser habilitado como docente. El personal operativo cubrirá un horario de siete horas continuas, el personal de confianza y mandos medios, un horario discontinuo. La duración de la jornada de trabajo del personal docente, será igual al número de horas/semana/mes que se encuentre en su nombramiento, las cuales podrán llegar a ser hasta un máximo de treinta horas semanales.

Para el caso del personal de nacionalidad extranjera a contratar, éste deberá de contar con su

permiso de trabajo vigente expedido por la Secretaría de Gobernación.

XIII.II HONORARIOS

Honorarios significa la retribución pactada a favor deI prestador de los servicios a cambio de la ejecución de o las labores estipuladas en el contrato, la cual no estará sujeta a los descuentos y aportaciones señalados en la Ley del ISSSTE, salvo a lo establecido en la Ley del Impuesto

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Sobre la Renta, ya que no existe entre la prestadora o prestador de los servicios y la COFAA-IPN, ninguna relación de carácter laboral.

La contratación y pago de Prestación de Servicios Profesionales por Honorarios asimilados a Salarios deberán reducirse al mínimo indispensable y sólo podrán efectuarse en apoyo a los programas que darán cumplimiento a objetivos y metas institucionales integradas al Programa de Mediano Plazo previo a la autorización de la H. Junta del Órgano de Gobierno. La contratación de honorarios se hará en estricto apego a la Norma para la Celebración de Contratos de Servicios Profesionales por Honorarios y el Modelo de Contrato, emitida por la Secretaria de la Función Pública; así como en el Acuerdo por el que se emiten las disposiciones en materia de Recursos Humanos y Servicio Profesional de Carrera, así como el Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Recursos Humanos y Organización y el Manual del Servicio Profesional de Carrera, para la celebración de contratos de servicios profesionales por honorarios y el modelo de contrato se elabora con base en éste. Los recursos para cubrir estas erogaciones deberán estar previstos en el presupuesto autorizado a la COFAA-IPN, y que el monto total para este tipo de contrataciones, se encuentre dentro del presupuesto con cargo a la partida presupuestal 12101, correspondiente a Recursos captados por donativos, el cual será aprobado por el H. Órgano de Gobierno de la Comisión preferentemente en su Cuarta Sesión Ordinaria de cada año.

El DRH realizará contratos por honorarios, una vez que haya recibido la autorización del dictamen presupuestal por parte de la SHCP y sea validado por la SFP. Los contratos por honorarios asimilados a sueldos y salarios, deberán observar los siguientes requisitos:

El prestador de servicios profesionales, no podrá ser designado mediante nombramiento o constancia sino a través de la celebración de un “Contrato de Prestación de Servicios Profesionales por Honorarios”, conforme al modelo de contrato propuesto por la SFP y validado por el DJ.

La vigencia de los contratos dependerá de las necesidades de cada una de las Direcciones de Área, pero no deberá exceder del 31 de diciembre de cada año, ni abarcar dos ejercicios fiscales.

El pago de los honorarios asimilados a sueldos y salarios a las personas físicas que se contraten, será quincenal y no rebasará los límites autorizados por la SHCP equivalentes a un Jefe de Departamento. Una vez fijados los montos por concepto de honorarios, éstos no serán objeto de variación alguna durante la vigencia del contrato bajo ninguna circunstancia.

El pago por gratificación anual de servicios profesionales por honorarios, estará sujeto al Decreto y Lineamientos emitidos para el pago de aguinaldo que emita la SHCP.

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El prestador de servicios profesionales contratado por honorarios, se compromete a entregar su reporte de actividades mensuales firmado y validado por la o el Titular del área receptora de los servicios, y solo entonces la DAF procederá a realizar el pago correspondiente.

La conclusión de servicios profesionales por honorarios se podrá extinguir cuando:

El prestador de servicios profesionales que desee dar por concluido un contrato antes de la fecha de término, presentará su solicitud de terminación anticipada por escrito ante la Secretaría Ejecutiva.

Se solicite la conclusión por así convenir a los intereses de ambas partes, sin responsabilidad para la COFAA-IPN.

La COFAA-IPN solicite la conclusión de los términos del contrato sin responsabilidad para ninguna de las partes.

XIII.III PAGO DE REMUNERACIONES

Las erogaciones del personal de las UA’s y DP, serán gestionadas en el SARH, siendo registradas y afectadas para cada trabajadora o trabajador y concepto de pago, y deberán:

a) Apegarse estrictamente al presupuesto autorizado por la SHCP. b) Ajustarse a los tabuladores de sueldos y demás asignaciones autorizadas por la SHCP,

para el pago de remuneraciones ordinarias y extraordinarias, así como de prestaciones. c) Únicamente se pagarán las plazas autorizadas por la SHCP, en la Plantilla de Personal

para la COFAA-IPN.

d) En caso de que la o el trabajador cuente con un empleo de manera simultánea en la APF, su ingreso a la COFAA-IPN deberá sujetarse a las reglas de contratación y compatibilidad de empleos.

El salario a que tenga derecho la o el trabajador será pagado mediante transferencia electrónica, de manera quincenal, cuando coincida con un día inhábil, se cubrirá en el día hábil inmediato anterior.

XIII.IV PAGO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS

Se entenderá por prestaciones económicas todas aquellas remuneraciones autorizadas por la SHCP y consideradas en el presupuesto, en adición a las percepciones ordinarias consignadas

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en los tabuladores autorizados, y normadas por el “Las Condiciones Generales de Trabajo de la COFAA-IPN” y las “Prestaciones autorizadas para el personal adscrito a la Comisión de Operación y Fomento de Actividades Académicas del IPN”, siendo las siguientes:

Despensa

Material didáctico

Ayuda para útiles escolares

Estímulos por puntualidad y asistencia

Ayuda para el día del maestro y la superación académica

Anteojos o lentes de contacto

Pago por ajuste de calendario

Aparatos ortopédicos, auditivos, silla de ruedas y prótesis

Gratificación por renuncia o Termino de nombramiento

Gratificación por jubilación

Pago por defunción

Pago de días económicos no disfrutados

Prima vacacional

Gratificación por antigüedad

Aguinaldo

Prima de antigüedad

Pago de días de descanso obligatorio

Prima dominical

Canastilla de maternidad

Seguro de vida

Ayuda para registro de Titulo, expedición de Cédula Profesional e impresión de tesis.

Licencia de manejo (solo personal con funciones de chofer)

Ayuda para transporte

La COFAA-IPN cubrirá a la trabajadora o trabajador el importe total por concepto de anteojos o lentes de contacto, siempre que sean adquiridos en el Centro Interdisciplinario de Ciencias de la Salud, o en la Escuela Superior de Medicina del IPN; cuando la trabajadora o trabajador desee adquirirlos en la óptica de su preferencia se le concederá una ayuda previa prescripción médica del ISSSTE, de la Escuela Superior de Medicina y/o Centro Interdisciplinario de Ciencias de la Salud del IPN. Será requisito indispensable para otorgar esta prestación, la entrega de factura original que cuente con los requisitos fiscales, adjuntando el “Formato Único de Prestaciones” (FDAF-20). Adicionalmente, existen prestaciones sociales como las siguientes:

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Días de descanso

Cuidados maternos y paternos

Becas para estudio de idiomas previa tramitación en los CENLEX’s

Apoyo de días por fallecimiento familiar directo

El otorgamiento de estas prestaciones será improcedente en los siguientes casos:

Cuando se esté cubriendo un interinato menor a seis meses

Perciba remuneración con cargo a la partida de honorarios

Se encuentre disfrutando de una licencia sin goce de sueldo o se hayan incorporado de una licencia en un período menor a seis meses.

El pago de las prestaciones estará sujeto a lo autorizado por la SHCP dentro del ejercicio fiscal correspondiente.

XIII.V CONTROL DE ASISTENCIA

El personal de nuevo ingreso deberá acudir al DRH, a fin de que le sea tomado el registro de huellas dactilares, mediante el cual podrá realizar su registro de entrada y salida en las lectoras instaladas en la entrada principal de la COFAA-IPN, de acuerdo a la jornada y horario señalados en su nombramiento. Así mismo se le hará la expedición de la credencial institucional la cual deberá portar en lugar visible durante toda la jornada laboral. Para el caso del personal de nuevo ingreso en las DP, deberán acudir al Área Administrativa, a fin de que les indiquen la forma en que se llevará a cabo el registro para el control de asistencia.

En los casos de siniestro o riesgo inminente en que peligre la vida de la trabajadora o trabajador o la existencia de la COFAA-IPN, la jornada de trabajo podrá prolongarse por el tiempo estrictamente indispensable y se retribuirá al personal con una cantidad igual a la que corresponda a cada una de las horas de la jornada ordinaria. Mediante el formato “Autorización para Justificación de Asistencia al Personal Operativo” (FDAF-23) o cualquier otro documento que justifique omisiones de entrada o de salida deberán ser autorizados por el jefe inmediato y contener el Vo. Bo. del Director de Área que corresponda y presentarlos 24 horas antes o después de la incidencia en el DRH. Cabe señalar que lo anterior no será aplicable a las constancias de instituciones de salud o educativas que deberán ser presentadas por el trabajador conforme a las Condiciones Generales de Trabajo.

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El DRH notificará a las UA’s y a las DP en tiempo y forma sobre el personal que no le corresponde el periodo vacacional para efectos de hacerlo extensivo al interesado.

XIII.VI MOVIMIENTOS DEL PERSONAL

Se consideran movimientos de personal, todo cambio de estatus o vigencia laboral de la o el trabajador en el que por alguna razón exista cambio, y que genere alguna repercusión en el proceso de la nómina, por lo tanto, en la emisión del pago, por concepto de:

Bajas

Licencia con o sin goce de sueldo

Terminación de la licencia y reanudación de labores

El DRH se encargará de analizar el expediente de las y los trabajadores y determinar si el trámite es procedente. La COFAA-IPN podrá dar de baja a través de la terminación de las relaciones laborales con sus trabajadoras o trabajadores por las siguientes causas:

Muerte

Mutuo consentimiento de las partes (renuncia)

Por la conclusión de la vigencia de la propuesta de nombramiento

Por incapacidad permanente, física o mental, que le impida el desempeño de sus labores

Por rescisión de contrato Las o los servidores públicos de mando, deberán adoptar un diálogo como primera medida de solución de la problemática laboral; sin embargo, cuando la situación no lo permita, dará aviso al DJ para que se proceda con las acciones que correspondan. Cuando la trabajadora o el trabajador suspenda o concluya la relación laboral, tramitará el formato (FDAF-22) “Certificado de no Adeudo”, emitido por el DRH y será verificado en los DC, DRH, CPPyC, CRM, CAC y DJ; sin la liberación de este formato, no se podrá otorgar la baja ni el deslindamiento de responsabilidades a la o el servidor público.

En caso de que proceda la autorización de licencias sin goce de sueldos solicitadas por el personal a partir de treinta días y hasta por ciento ochenta días, el DRH procederá a suspender el sueldo a fin de realizar los ajustes en las nóminas correspondientes. Asimismo, las o los trabajadores que soliciten licencias para ocupar puestos administrativos o de elección popular en


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otras dependencias o entidades diferentes a ésta, se les suspenderá el sueldo hasta que reanuden sus labores. La trabajadora o trabajador tendrá la obligación de notificar por escrito a la DAF, con quince días de anticipación las solicitudes de cualquier tipo de baja o licencia, en caso de que no sea así, será responsabilidad para la o el Titular de la UA’s y DP, notificar al DRH. No se dará trámite a ninguna solicitud de licencia extemporánea o cuyos efectos se trate de hacer retroactivos, por lo que se comunicará a la o el interesado la negativa del caso, en términos del último párrafo del Artículo 75, de las Condiciones Generales de Trabajo que rigen en la COFAA-IPN.

Quince días antes del vencimiento de la vigencia de la licencia el trabajador, deberá comunicar por escrito a la DAF su reincorporación a su lugar de adscripción, apercibido que, de no hacerlo, se entenderá como un abandono de empleo, en cuyo caso, se procederá a levantar el Acta Administrativa, en los términos legales a que haya lugar. Tratándose de solicitudes de licencias sin goce de sueldo, presentadas por el personal docente adscritos a las DP, estas solicitudes deberán ajustarse a lo establecido en las Condiciones Generales de Trabajo. No obstante, en los casos de peticiones de licencias sin goce de sueldo, para realizar estudios de especialización o actualización de los idiomas que impartan los docentes de base, se deberá realizar una previa justificación y análisis de la solicitud respectiva, por el titular de las DP y sometida a la consideración de la o el Titular de la COFAA-IPN.

XIII.VII TIEMPO EXTRAORDINARIO

El pago de tiempo extraordinario estará sujeto a la suficiencia presupuestaria y a los lineamientos que emita la SHCP; por tal motivo, para realizar cualquier requerimiento de Tiempo Extraordinario, las UA’s deberán presentar por escrito su solicitud a la DAF con el Vo. Bo. del Titular de esta Entidad con la justificación fehaciente de las actividades y los programas prioritarios de extrema urgencia a realizarse, la cual será evaluada presupuestalmente y notificará lo correspondiente, en caso de ser procedente las UA´s remitirán a la DAF el formato “Metas alcanzadas con pago de Tiempo Extraordinario” (FDAF-21), debidamente requisitado para el pago respectivo. La jornada extraordinaria de trabajo y la remuneración respectiva, no excederán de tres horas diarias ni de tres veces consecutivas y sólo se pagarán las horas efectivamente laboradas. La jornada extraordinaria de trabajo tendrá carácter temporal o bien, su duración se ajustará a la realización de programas prioritarios o de extrema urgencia.

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Las horas extraordinarias de trabajo, siempre deberán ser compatibles con el horario ordinario de labores que corresponda al personal que deba laborarlas, e invariablemente deberán quedar registradas en las lectoras del control de asistencia, que para tal efecto tiene dispuesto la COFAA-IPN. Las horas extraordinarias se pagarán con un cien por ciento más del salario que corresponda a cada hora de la jornada ordinaria de trabajo; estará exento hasta en un 50% del impuesto sobre la renta, cuando su importe no exceda de 5 veces el salario minimo vigente en la Ciudad de México por cada semana de servicio. El pago por este concepto no se considerará parte integral del salario.

El tiempo laborado de manera extraordinaria se computará al término de cada quincena y su pago se efectuará una quincena posterior.

Por ningún motivo podrá autorizarse el tiempo extraordinario al personal del IPN que se encuentre comisionado para desempeñar funciones en la COFAA-IPN.

En cualquier caso, los titulares de las UA´s de la COFAA-IPN, deberán reducir al mínimo indispensable el requerimiento de jornadas u horas extraordinarias.

XIII.VIII CAPACITACIÓN

El DRH tiene bajo su responsabilidad la elaboración del “Programa de Capacitación y Desarrollo de Personal” en forma anual, atendiendo los requerimientos de las UA’s y de acuerdo a la detección de necesidades. Una vez autorizado el programa, se comunica mediante oficio a las UA’s, la calendarización de los cursos con la finalidad de que los titulares de dichas unidades notifiquen al DRH el personal que asistirá. El personal que sea inscrito a los cursos, deberá cumplir con los siguientes requisitos:

Respetar fecha, horario y lugar.

Atender con el mayor esmero los cursos a los que asiste.

Someterse a las evaluaciones programadas y acreditar el curso con un mínimo de 7.0.

Cumplir con el 80% de asistencia.

Proyectar dentro de sus actividades laborales la asistencia al curso

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En caso de ausencia o deserción al curso deberá notificarlo por escrito al DRH a través de oficio con la justificación respectiva, la cual deberá tener la firma del jefe inmediato del trabajador (a).

XIII.IX SERVICIO MÉDICO El consultorio médico de la Comisión otorga consulta Médica General de primer contacto a los trabajadores de las UA’s y las DP, priorizando la educación preventiva, fomento y promoción a la salud.

El tipo de consulta será de medicina familiar o general a los trabajadores y trabajadoras que lo requieran, en la medida de lo posible, proporcionando lo siguiente:

Medicamento proporcionado por el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales a los Trabajadores del Estado y la COFAA - IPN, considerando el cuadro básico del primero y siempre que se cuente con existencia.

Atención de primera instancia en URGENCIAS

Canalizar pacientes a otros niveles de atención del ISSSTE en caso necesario.

Orientación médica.

XIII. X SERVICIO MÉDICO DE ODONTOLOGÍA

Será responsabilidad del Consultorio Dental atender al personal adscrito a las UA’s y las DP, mediante los servicios que enseguida se enlista:

Profilaxis

Amalgamas

Resinas

Extracciones

Radiografías

Canalizar pacientes a otros niveles de atención del ISSSTE en caso necesario.

Orientación odontológica

Este servicio se prestará a solicitud del trabajador o trabajadora, previa cita calendarizada, en caso de un servicio urgente se atenderá, si es posible de forma inmediata.

En caso de que la problemática dental implique un servicio que no se preste en el Consultorio Odontológico, el trabajador y/o trabajadora se le orientará para continuar con su tratamiento en el Centro Interdisciplinario de Ciencias de la Salud, Unidad Santo Tomás o al ISSSTE.

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XIII.XI SERVICIO MÉDICO DE OPTOMETRÍA

Será responsabilidad del Consultorio Óptico atender al personal de las UA’s y las DP, proporcionando los siguientes servicios:

Detección y diagnóstico

Graduación

Rehabilitación

Curación

Este servicio se prestará a solicitud del trabajador y/o trabajadora bajo cita o en forma espontánea, como requiera el paciente. En los casos de que la problemática ocular implique un servicio que no preste el consultorio, el trabajador o familiar será canalizado al Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, Centro Interdisciplinario de Ciencias de la Salud, Unidad Santo Tomás u Oftalmólogo especializado.

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