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Planificación de Proyectos con Ms Project
2013
Tema N° 03:
Gestión de Calendario Del Proyecto
3.1. Tipos de Calendarios
3.2. Asignación de Calendarios
3.3. Creación de Calendarios
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Utiliza y crea calendarios de un proyecto
Capacidad del Tema
El alumno debe conocer los procesos de desarrollo de un proyecto
El alumno debe conocer el manejo general de la herramienta Project 2013
Conocimientos Previos
¿Es necesario saber el tiempo o duración de un proyecto? ¿Por qué?
¿Para qué cree usted me servirían el uso de calendarios en un proyecto?
¿Influye la elección de un calendario en la ejecución del proyecto?
Conflicto Cognitivo
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Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas
de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto
en general.
3.1. Tipos de Calendarios
Estándar: está establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con dos
horas libres a partir de la 1:00 p.m. Este es el calendario predeterminado que
utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos.
Turno de Noche: El calendario laboral está establecido desde las 11:00 p.m.
hasta las 8:00 a.m. cinco días a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la
mañana.
24 horas: Está determinado para períodos de 24 horas todos los días de la
semana, sin detenerse.
Estos calendarios ayudan a definir el horario de trabajo que se pueden definir ya sea
para un proyecto en sí, para los recursos o para una tarea en forma general.
Cuando creamos un proyecto lo primero que debemos definir es el tipo de
programación: definir si la programación se hará a partir desde la fecha de
finalización o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado
desde la fecha de finalización, las tareas que no requieran una fecha específica se
programarán lo más tarde posible, en lugar de hacerlo lo más pronto posible). Así
como también definir cuál será el horario de trabajo para el proyecto, si el tiempo de
trabajo coincide con cualquiera de los calendarios base existentes simplemente se
selecciona el calendario; pero de no coincidir con estos calendarios base se pueden
modificar y ajustar a nuestros requerimientos; más adelante se veremos paso por paso
la forma de asignación y cambios en los calendarios base.
3.2. Asignación de Calendarios
Para mostrar la forma de trabajo con los calendarios de un proyecto abriremos un
archivo de Project en blanco, como se indica en la siguiente imagen:
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Ilustración 1. Pantalla Inicial de Project 2013
Luego aparecerá la siguiente ventana la cual nos indica que hemos creado un nuevo
proyecto; como se mencionó anteriormente lo primero que se debe realizar en un
proyecto nuevo es definir su fecha de inicio, tipo de programación y la selección de
calendario de trabajo.
Ilustración 2. Vista de Diagrama de Gantt
Para poder realizar esto debemos a la ficha PROYECTO dentro de esta ficha en el
grupo PROPIEDADES y nos ubicamos en el comando Información del Proyecto, en
la imagen de abajo observamos exactamente donde
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Ilustración 3. Comando para acceder a información de proyecto
Aparecerá una ventana como se muestra a continuación en esa ventana podemos
modificar:
Programar a partir de: aquí podemos indicar si la fecha de programación del
proyecto es en base a la fecha de comienzo o la fecha de término del proyecto.
Fecha de Comienzo o Fecha de Fin: de acuerdo a lo seleccionado en el ítem
anterior
Calendario: aquí podemos seleccionar el calendario con el que trabajará el
proyecto: Estándar, turno noche, 24 horas u otro q hayamos creado
previamente.
Ilustración 4. Ventada de información de proyecto
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3.3. Creación de Calendarios
Para modificar cualquiera de estos calendarios según las necesidades del proyecto es
necesario hacer clic en la pestaña Proyecto en el grupo Propiedades y el comando
Cambiar tiempo de trabajo
Ilustración 5. Comando para visualizar configuración de calendario
Aparecerá la siguiente ventana en donde se puede modificar un calendario base
existente o crear uno nuevo. Desde esta ventana tenemos la posibilidad de definir las
excepciones (aquí se definen los días no laborales dentro del proyecto) y las semanas
laborales (es donde se define el horario de trabajo para todo el proyecto), en los pasos
siguientes se definirá la forma de trabajar con cada ítem.
Ilustración 6. Ventana para cambiar calendarios de trabajo
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NOTA:
Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cuáles son los días de
descanso que afectan la programación y las horas de trabajo que se vaya a
implementar en el proyecto.
Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y
los recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden.
Aquí daremos clic en el botón de la parte superior llamado crear calendario como se
muestra a continuación
Ilustración 7. Comando para crear un calendario
Al hacer clic en ese botón aparece una ventana pequeña donde podemos indicar el
Nombre del nuevo calendario, además si este se crea desde cero o en a base a uno
de los calendarios base existentes, una vez realizados los cambios que se crean
convenientes posteriormente se da clic en el botón aceptar para que se guarden los
cambios y se cree el nuevo calendario.
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Ilustración 8. Crear nuevo calendario de proyecto
Si todo esta correcto en la parte superior donde dice Para Calendario debe aparecer
el nombre del nuevo calendario como se muestra en la figura siguiente:
Ilustración 9. Muestra de nombre de calendario creado
Habiendo creado ya el nuevo calendario ahora procederemos a manejar las
excepciones y las semanas laborales para dicho calendario; a continuación se trabaja
los pasos de cada ítem de manera separada para que el alumno no tenga
inconvenientes a la hora de utilizarlo en su propio proyecto.
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3.3.1. Excepciones en el calendario
Las excepciones en el calendario se refieren a los días no laborales; para lo
cual debe estar seleccionado la ficha excepciones (elipse de color roja) y en la
grilla (elipse de color azul) que aparece en la parte inferior de la misma ventana
en donde se viene trabajando; allí se colocaran los días no laborables y las
fechas que les corresponden a este día, para un mejor entendimiento de lo
mencionado se muestra la siguiente imagen:
Ilustración 10. Pestaña para configurar excepciones
En la grilla se colocará como se indicó el nombre de la fecha no laborable y las
fechas de comienzo y fin, esto se realizara por cada fecha no laborable q
tengamos dentro de nuestro proyecto, se puede ver esto a detalle en la
siguiente imagen:
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Ilustración 11. Introduciendo Excepciones día no laborable
Con esto estamos indicando que el día no laborable será el 08 de Octubre del 2013.
Pero surge una interrogante que sucede si en un día específico solo se
trabajara medio día, por ejemplo el 09 de octubre del 2013 se trabajara solo
medio día, esto se puede hacer desde esta misma grilla: primero indicamos q
es un día de excepción como se muestra a continuación:
Ilustración 12. Excepciones de trabajo de medio tiempo
Luego observamos que al costado de la grilla existe un botón llamado
Detalles… seleccionando la tarea de medio tiempo daremos clic en ese botón.
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Ilustración 13. Comando de detalles de configuración de excepciones
Aparece una ventana donde podemos indicar si ese día seleccionado es no
laborable o si tiene un periodo laboral especifico (como se mencionó un tiempo
de trabajo de medio día); si seleccionamos la segunda opción debemos
indicarle cual será el horario de trabajo, puede ver en la siguiente imagen a
detalle lo que se mencionó.
Ilustración 14. Ventana de detalles de configuración de excepciones
Seleccionamos periodos laborales si es que este día se trabajara medio día y
se indicara el horario de trabajo, por ejemplo de 8 a 12m
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Ilustración 15. Configurando periodo laborable en excepciones
En la parte inferior podemos definir el periodo de repetición para este caso será
diario de un día, si por ejemplo este día que estamos definiendo se repetirá
también la próxima semana seleccionamos el segundo ítem que dice Semanal;
en caso sea mensual se procede a seleccionar el siguiente ítem.
Luego de hechas las modificaciones presionamos el botón Aceptar y listo.
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3.3.2. Semanas Laborales
Una vez realizadas las excepciones ahora podemos definir el horario de
trabajo, para definir este horario seleccionaremos la pestaña Semanas
laborales
Ilustración 16. Configurando horario de trabajo
Pueden observar que aparece ya por defecto un ítem en la grilla el cual se
llama Predeterminado, seleccionando ese ítem haremos clic en el botón
Detalles.
Ilustración 17. Comando de configuración de detalles de horario de calendario
Aparecerá una ventana como se muestra a continuación:
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Ilustración 18. Ventana de configuración de horario de trabajo
En esta ventana de definirá el horario de trabajo de cada día de la semana para
poder realizar esto se seleccionar la tercera opción llamada: Establecer días
en estos periodos laborales específicos (la tercera opción de la parte
superior y esto se hace para cada día).
Por ejemplo seleccionamos el día lunes que se ubica en la mano izquierda de
la pantalla y seleccionamos el tercer botón de opción Establecer días en
estos periodos laborales específicos y se activará la grilla para poder
colocar las horas de trabajo, lo podemos visualizar a continuación como queda:
Ilustración 19. Configuración de detalles de horario de trabajo
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NOTA:
Este paso se repite para cada uno de los días que consideremos laborables y se
procederá de definir el horario para cada uno de ellos.
Posteriormente una vez definido todos los días de trabajo se presionará el
botón Aceptar de esa ventana.
Ilustración 20. Comando para aceptar nuevo horario de trabajo
Con esto ya hemos configurado el calendario de trabajo y procedemos a dar
clic en Aceptar de la siguiente ventana:
Ilustración 21. Comando para guardar nuevo calendario creado
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Ahora que hemos definido nuestro calendario ya lo podemos agregar como
calendario del proyecto y esto se realizará repitiendo los pasos del punto 3.2
que se desarrolló en esta sesión.
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Auto Evaluación
1. Seleccione cuál es un tipo de calendario base existente dentro de la
herramienta Project 2013.
a. Estándar
b. Proyecto Nuevo
c. 8 horas
d. 16 horas
2. Marque el horario de trabajo para un calendario de Turno Noche
a. 9:00pm – 12:00am
b. 11:00pm – 3:00am y 4:00am – 8:00am
c. 12:00pm – 3:00am y 5:00am – 8:00am
d. 11:00pm – 4:00am y 4:00am – 9:00am
3. ¿Los calendarios se asignan a las tareas? Verdadero o Falso
4. ¿Los calendarios se asignan a los recursos? Verdadero o Falso
5. Los calendarios base de Project 2013 son:
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Práctica del Tema
Se pide crear un archivo de Project el cual se llamara PracticaIII.mpp en el cual se
realicen los siguientes pasos:
1. Para el archivo creado; se desea crear los siguientes calendarios base, por
cada ítem se debe imprimir pantalla del resultado final y copiarla en un archivo
de project:
a) Calendario de mantenimiento:
Periodo laborable: sábados-domingos
Horario de trabajo: 8:00 am. a 12:00 pm.
Días de excepción por capacitación: 10, 12,14 de abril 2014
b) Calendario de supervisión de obras.
Periodo laborable: martes y viernes
Horario de trabajo: 9:00 am. a 1:00 pm- 3:00 pm a 6:30 pm.
Días de excepción por capacitación: 10 de septiembre del 2014
c) Calendario de obreros
Periodo laborable: lunes a sábado
Horario de trabajo: 8:00 pm. a 5:00 am.
Días de excepción por capacitación: 01-05-14; 28-07-14; 24-12-
14.
2. En el calendario de obreros creado en la pregunta anterior se desea hacer una
excepción a los periodos laborables como se muestra a continuación, para los
5 sábados después del 19/07/14; al igual que el ítem anterior debe imprimir
pantalla de los resultados y copiarlos en el archivo de Word anterior
Ambos archivos el de Word y el de Project deben ser colocados en una carpeta y
seguir las indicaciones del docente.
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Referencias Bibliográficas
Office.com. (2013). Novedades de Project 2013 - project-help. Recuperado el 08 de 09 de 2013,
de Novedades de Project 2013 - project-help: http://office.microsoft.com/es-
es/project-help/novedades-de-project-2013-HA102749523.aspx
Office.com, P.-h. . (2013). Objetivo de la administración de proyectos: crear una nueva
programación de proyecto. Recuperado el 08 de 09 de 2013, de Objetivo de la
administración de proyectos: crear una nueva programación de proyecto:
http://office.microsoft.com/es-ar/project-help/objetivo-de-la-administracion-de-
proyectos-crear-una-nueva-programacion-de-proyecto-HA102919765.aspx
