MATRIZ DE CUMPLIMIENTO 2017 Actualizada al 05 de Diciembre … compartidos/Centro de... · 2018-03-09 · Actualizada al 05 de Diciembre de 2017 Institución Número del informe Nombre

MATRIZ DE CUMPLIMIENTO 2017

Actualizada al 05 de Diciembre de 2017

InstituciónNúmero del

informeNombre del informe Hallazgos Recomendaciones de Auditoría

Unidad responsable de

cumplimientoAcciones de cumplimiento por la Administración

Contacto del

Responsable Evidencia de Cumplimiento de la Administración

Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la

recomendaciónObservaciones

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015

Informe del Estudio sobre los sistemas de

información utilizados en las Regionales y los

Aeropuertos de la Dirección General de Migración y

Extranjería

No Aplica4.1 Girar instrucciones dentro del lapso máximo de 30 días hábiles, luego de recibido este informe, a la

Directora General de Migración, para que ejecute las acciones dirigidas a su cargo.

Gustavo Mata Vega. Ministro

de Gobernación y Policía.

Correo:despachoministro@seg

uridadpublica.go.cr. Teléfono:

2586-4202

Emitir instrucciones para realizar informe de estudio

sobre los sistemas de Información en las Regionales y

los Aeropuertos de la Dirección General de Migración y

Extranjería

Sra. Gisella Yockchen

Mora. Directora General de

Migración y Extranjería.

Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

Mediante oficio DG-0335-02-2015 el 02 de febrero del 2015, la Directora de Migración, Licda. Kathya Rodríguez Araica, responde al oficio DMCG-

0173-2015 del entonces Ministro de Seguridad Pública y Gobernación y Policía, Lic. Celso Gamboa Sánchez, indicándole que en los oficios DG-

0220-01-2015, DG-0221-01-2015, DG-0222-01-2015, DG-0223-01-2015, DG-0224-01-2015 y DG-0225-01-2015, fueron giradas las instrucciones

para atender las recomendaciones de este informe AI-0012-2015. Los

resultados de este seguimiento se le presentaron el 14 de setiembre del 2015 a los funcionarios: Licda. Jenny Gamboa, Lic. Celimo Rodríguez,

MBA. Luis Alonso Serrano, Licda. Mauren Campos, Licda. María Eugenia Víctor.

Mediante Informe AI-0775-2015 página 1, el órgano auditor avala el cumplimento de esta recomendación.

16/01/2016 02/02/2015 16/02/2015 cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.2 Girar instrucciones dentro del lapso de 10 días hábiles, luego de recibido este informe, a las

instancias de la Dirección General de Migración y Extranjería, responsables de la ejecución de

recomendaciones, para que inicien y culminen las acciones que correspondan, dentro del plazo definido

en cada ítem.

Sra. Gisella Yockchen Mora.

Directora General de Migración

y Extranjería. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Comunicar las instrucciones, a las instancias

correspondientes, para la efectiva materialización de

todas las recomendaciones emitidas por el órgano

auditor; ello en el plazo establecido.




Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

Mediante los oficios: DG-0220-01-2015, DG-0221-01-2015, DG-0222-01-2015, DG-0223-01-2015, DG-0224-01-2015, DG-0225-01-2015, todos

del 23 de enero de 2015, la Sub-Directora de Migración, Lcda. Gladys Jiménez Arias, le comunica y solicita a los encargados de las instancias

correspondientes, atender y coordinar las acciones para dar cumplimiento a las recomendaciones respectivas.

Mediante oficio DG-0226-01-2015 del 23 de enero de 2015, la Lcda. Jiménez le informa a la Auditoria Interna, sobre las instrucciones enviadas a

las instancias correspondientes y el nombre de los funcionarios encargados de monitorear los seguimientos de las recomendaciones, para

garantizar su cumplimiento. Mediante Informe AI-0775-2015 página 1, el órgano

auditor avala el complimiento de esta recomendación.

16/01/2016 28/01/2015

10 días hábiles

a partir de la

recepción del

informe

cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.4 Requerir a la Comisión Institucional de Lotes e Infraestructura, con asesoría de GTI, que establezca

y documente, las condiciones mínimas requeridas en las oficinas a adquirirse, construir o alquilar,

tomando en cuenta infraestructura, instalaciones eléctricas, conexiones de red y la seguridad interna y

perimetral. Acción que deberá culminarse y documentarse a esta Auditoría, dentro del tercer trimestre del

año 2015.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Establecer las condiciones mínimas para adquirir,

construir o alquilar oficinas, ello considerando las

variables estipuladas.

Sr. Agustín Barquero

Acosta. Coordinador,

Comisión Institucional de

Lotes e Infraestructura.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021/2299-

8132

Se solicitó la atención de la recomendación, en coordinación con las instancias que correspondan, a la Coordinadora de la Comisión Institucional

de Lotes e Infraestructura (CILI), mediante oficio DG-0224-01-2015 / Mediante oficio CILI-22-03-15 se informa que los tiempos y plazos son

complejos debido a las limitaciones; asimismo, presenta formulario de evaluación de inmuebles para compra o alquiler de edificaciones y

cronograma de proyectos de infraestructura, oficio que fue enviado a la Auditoría Interna mediante oficio DG-1072-04-2015 / Mediante oficio DG-

1073-04-2015, se le solicita al Coordinador de la CILI, continuar informando sobre los avances o acciones que se realicen / Se le notificó

nuevamente al Coordinador de la CILI mediante oficio UPI-0135-04-2016 sobre la definitiva ejecución de la recomendación Mediante oficio CILI-

16-05-16 el Coordinador de la CILI informa al Despacho de la Directora General el protocolo para las nuevas estructuras en préstamo o por

alquiler, donde se evalúa la infraestructura, la instalación eléctrica, las redes, salud ocupacional, ubicación, accesos a servicios públicos y

valoraciones para el usuario por medio del "Formulario para la Evaluación de Inmuebles". Mediante correo electrónico del 06 de marzo de 2017,

el jefe de la Unidad de Obras y Mejoras el Arquitecto Minor Quesada, remite copia de la documentación concerniente a las adquisiciones de

Puntarenas y Pérez Zeledón. Para el alquiler del inmueble para la agencia de Puntarenas, se remite oficio OYM-046-03-2015, en donde se hace

constar el uso correcto del formulario. Mediante Informe AI-0134-2017 página 29, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

16/01/2015 27/01/2015Tercer trimestre

del 2015

No se ha

solicitadocumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.6 Emitir una directriz que estipule la contratación o donación de la asesoría de expertos en seguridad,

para las próximas adquisiciones de sistemas de circuito cerrado de televisión, con el fin de que se

determine la mejor ubicación de las cámaras y el mejor aprovechamiento de dichos sistemas, de cuya

participación debe quedar evidencia escrita; lo que deberá oficializarse y presentarse a más tardar al 30

de junio del 2015.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Emanar y divulgar lineamientos para determinar la

ubicación de cámaras, para las futuras compras de

CCTV.


Acosta. Director

Administrativo Financiero.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021/2299-

8132

Se solicitó la atención de la recomendación, en coordinación con las instancias que correspondan, al Director Administrativo Financiero, mediante

oficio DG-0225-01-2015 / Mediante oficio DAF 074-02-15 la Dirección Administrativa Financiera le solicita al Jefe de la Unidad de Planificación

Institucional y al Gestor de Servicios de Apoyo, considerar lo dispuesto en la recomendación emitida, para futuras contrataciones / Se le notificó

nuevamente al Director Administrativo Financiero mediante oficio UPI-0135-04-2016 sobre la definitiva ejecución de la recomendación / Mediante

oficio CILI-16-05-16 del 12 de mayo de 2016, el Coordinador de la CILI informa al Despacho de la Directora General que ya se emitió una

Directriz y que no se ha atendido porque no ha habido nuevas contrataciones y que en cuanto se de a futuro se tomarán en cuenta y aplicadas.

Mediante Informe AI-0134-2017 página 29, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

16/01/2015 27/01/2015 30/06/2015No se ha

solicitadocumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.8 Ordenar la elaboración de un protocolo para la implementación de los planes piloto de sistemas

informáticos, que se pongan en práctica en la institución, con el fin de que se defina al menos, objetivos,

indicadores, tareas, participantes, compromisos, así como las personas asignadas para la toma de

decisiones y periodo de vigencia; de tal forma que todos los involucrados estén informados de sus

funciones y responsabilidades. Igualmente si esos planes incluyen a otras instituciones o empresas,

firmar con anticipación convenios con las entidades interesadas, con el fin de poner en claro los

alcances, limitaciones, responsabilidades y demás compromisos de cada parte interventora. Dicho

producto deberá culminarse y documentarse a esta Auditoría, dentro del tercer trimestre del 2015.

Sra. Jenny Gamboa Rodríguez.

Gestora de Tecnología de

Información. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Instruir la confección de un protocolo de implementación

de planes piloto de los sistemas de información, que

contenga todos los parámetros requeridos.

Sra. Jenny Gamboa

Rodríguez. Gestora de

Tecnología de Información.

Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Se solicitó la atención de la recomendación, en coordinación con las instancias que correspondan, a la Gestora de Tecnología de Información,

mediante oficio DG-0223-01-2015 / Mediante oficio GTI-1072-06-2015 la Gestora de TI remite a la Auditoría Interna el "protocolo de Plan de

Pruebas Piloto" para el sistema APIS Entradas / Mediante oficio GTI-0311-03-2016, la Gestora de TI, Lcda. Jenny Gamboa, informa que se

elaboró la Guía para Planes Piloto de Prueba de los Sistemas para las pruebas previas a la implementación en producción, la cual fue divulgada

a lo interno de la Gestión a su cargo, adjuntando el Protocolo del Plan Piloto de Sistemas de Información y los oficios GTI-1073-06-2015, del 19

de junio del 2015, dirigido a los colaboradores de la Gestión de TI, el que se hace de su conocimiento dicho plan, ordenando que sea utilizado de

forma obligatoria y que se haga parte de la documentación de cada sistema; adjuntando el oficio GTI-0106-01-2016, del 27 de enero del 2016,

en el que les recuerda, que previamente a la ejecución de un plan piloto, se debe tener el protocolo debidamente elaborado y firmado por todos

los participantes y presentárselo a ella para darle el visto bueno para iniciarlo y en el caso de un sistema en producción, entregarle el plan de

implementación. Mediante Informe AI-0097-2016 página 82, el

órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.


del 2015cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.9 Evaluar y reportar, técnicamente, las causas precisas por las cuales los sistemas en las oficinas

Regionales y los Aeropuertos, se ralentizan en ciertas ocasiones y con base en los resultados obtenidos,

presentar, programar y ejecutar un plan remedial para mejorar la agilidad y eficiencia de los sistemas en

dichas oficinas; labores que debe culminarse dentro del tercer trimestre del año 2015 y documentarse a

esta Auditoría.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Instruir la elaboración de un plan para mejorar la agilidad

de los sistemas informáticos en las oficinas regionales y

aeroportuarias; ello para evitar que se ralenticen.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161


mediante oficio DG-0223-01-2015 / Mediante oficio GTI-0936-05-2015, del 30 de mayo de 2015, la gestora de TI, Lcda. Jenny Gamboa, que la

evaluación sobre el rendimiento de los servidores ubicados en las regionales y aeropuertos no fue posible realizarse en el primer trimestre de ese

año, a causa de otros proyectos prioritarios, motivo por el cual solicita prorrogar el plazo para el mes de setiembre del 2015. Mediante correo

electrónico del 12 de noviembre del 2015, el encargado del subproceso de Desarrollo de GTI, Anthony Morera, que el Lic. Jay Brenes, colocó el

log de eventos de velocidad después al cambio del servidor en el aeropuerto, de SISCAP y API y que para SISPOL ya se hizo un log temporal

del tipo traza cuyo estudio y conclusiones es que los sistemas más relevantes en rendimiento son SISCAP-API y Movimientos Migratorios, la

duración de los otros sistemas en imperceptible porque es en milisegundos. La Auditoría Interna analizó los resultados del estudio hecho en el

aeropuerto, sitio en el que se dio la mayor cantidad de quejas y que fue elaborado después de cambiarse el equipo servidor del aeropuerto,

mostrándose claramente que los sistemas institucionales por si solos tienen un promedio de tiempo de respuesta que se podría calificar como

razonablemente satisfactorio en términos generales y al estar la moda en 0.41 segundos.



del 2015cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.15 Incorporar con asesoría de GTI, en el Protocolo de Atención de Alertas Policiales, el uso de la

opción (botón o "check") de consulta a la base de datos de INTERPOL, que establezca sus

generalidades y los responsables de autorizar su desactivación o activación; lo que deberá culminar,

oficializar, divulgar y documentar a esta Auditoría, dentro del primer semestre del 2015.

Sra. Eugenia Víctor Sánchez.

Jefe a.i., Unidad de

Planificación Institucional.

Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8126/2299-

8127

Realizar la incorporación del "check" en el Protocolo de

Atención de Alertas Policiales de consulta en el sistema

INTERPOL. Lo anterior, con la asesoría de la Gestión de

Tecnología de Información así como estableciendo

generalidades y designación de personas responsables

de hacer la activación/desactivación, según corresponda.

Sra. Eugenia Víctor

Sánchez. Jefe a.i., Unidad

de Planificación

Institucional. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8126/2299-

8127

Se solicitó la atención de la recomendación, en coordinación con las instancias que correspondan, al Jefe de la Unidad de Planificación

Institucional, mediante oficio DG-0221-01-2015. Mediante oficio UPI-227-09-2015-EV, del 16 de setiembre de 2015, el Jefe de Planificación

Institucional, MSc. Luis Alonso Serrano Echeverría, remite a los puestos de control migratorio, habilitados para el tránsito internacional de

personas, la modificación en el protocolo para la atención de alertas policiales, para ser divulgado a todo el personal encargado de la entrada y

salida de personas del territorio nacional, tanto vía aérea, marítima, fluvial o terrestre; en la que se establece que en caso de perderse

conectividad con INTERPOL, el oficial debe notificarle al supervisor de la lentitud de la consulta y este desactivar la opción, instruyéndose de que

el evento debe anotarse en la bitácora, que el supervisor deberá activarla para descartar si la conexión ya fue reanudada y es así, informarlo a

los oficiales y verificar que en la bitácora quede registrada la reanudación de la consulta. Mediante Informe AI-0097-2016 página 87, el órgano

auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

16/01/2015 27/01/2015

Primer

semestre del

2015

cumplida







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.16 Elaborar un cronograma anual de capacitación sobre uso de extintores y la prevención de incendios,

en coordinación con las jefaturas de las oficinas regionales y aeropuertos, para asignar las fechas en las

que los funcionarios designados deberán asistir de forma obligatoria a esas actividades; dicho documento

deberá oficializarse y divulgarse por la Dirección General, además de ser remitido a esta Auditoría,

dentro del primer semestre del 2015.

Sra. Mauren Campos Calvo,

Encargada Oficina de Salud

Ocupacional. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8104

Elaboración, oficialización y divulgación, en coordinación

con las jefaturas de las regionales y aeropuertos, un

cronograma de capacitación sobre el uso de extintores y

prevención de incendios, a la cual deberán asistir los/as

funcionarios/as designados/as.

Sra. Mauren Campos

Calvo, Encargada Oficina

de Salud Ocupacional.

Correo:

[email protected].


Se solicitó la atención de la recomendación, en coordinación con las instancias que correspondan, a la Encargada de la Oficina de Salud

Ocupacional, mediante el Oficio DG-0220-01-2015. Mediante oficio SO-13-01-15, la Encargada de la Oficina de Salud Ocupacional, remite a la

Auditoría Interna, las acciones ejecutadas al respecto / Se emitió y notificó la Circular DG-039-09-2015-ehr, del 18 de setiembre de 2015, en la

cual invita al curso "Uso y manejo de extintores" y establece que ahora toda capacitación sobre prevención de incendios es de carácter

obligatoria y le solicita a las jefaturas remitir la lista de participantes a la oficina de Salud Ocupacional. Se realizó una capacitación anual sobre el

uso de extintores, se instituyó su obligatoriedad y teniéndose en cuenta, que esta instrucción, se da una vez al año, cuando se realiza la recarga

obligatoria de esos equipos. Mediante Informe AI-0097-2016 página 88, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

16/01/2015 27/01/2015

Primer

semestre del

2015

cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.18 Elaborar, divulgar y aplicar de forma anual, un cronograma de actividades que incluya supervisiones

programadas para todas las oficinas regionales, destinadas a verificar la ubicación adecuada de los

extintores, y la idoneidad de los responsables previamente capacitados en su uso; documento que

deberá culminar y documentarse a esta Auditoría, dentro del primer semestre del 2015.




[email protected].


Elaborar un cronograma de actividades para realizar

supervisiones programadas en las distintas oficinas

regionales y verificar la adecuada ubicación de los

extintores y responsables de su uso, previa capacitación.

Sra. Mauren Campos

Calvo, Encargada Oficina

de Salud Ocupacional.

Correo:

[email protected].




Auditoría Interna, las acciones ejecutadas al respecto / Mediante oficio SO-104-09-15, del 18 de setiembre del 2015, la encargada de la oficina

de Salud Ocupacional, Lcda. Mauren Campos, informó que realizó la primera reunión con la Brigada de Emergencias, el 27 de febrero del 2015,

donde entregaron boletas para el mantenimiento de extintores y se les recalcó la obligación de realizarlo mensualmente y remitir las boletas de

inspección. Se realizaron giras a las Delegaciones de Limón, Sixaola y Guápiles, se instruyó sobre la ubicación correcta de los extintores y la

rotulación respectiva, se le solicitó a los brigadistas de las oficinas regionales sobre su obligación de verificar el estado de los extintores así

como su ubicación. Mediante Informe AI-0134-2017 página 33, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación

16/01/2015 27/01/2015

Primer

semestre del

2015

No se ha

solicitadocumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0245-2016

Informe de control interno sobre estudio especial del

uso de vehículo semidiscrecional y supervisión del

personal de la Policía Profesional de Migración.

El estudio se realiza como parte de

estudios especiales incluidos en el

Plan de Trabajo de la Auditoría

Interna; se relaciona con aspectos de

control interno y en atención a

denuncia relacionada con situaciones

sobre el uso de vehículos

semidiscresionales, el chofer de

dichos automotores y el empleo de

personal policial de la Policía de

Migración como escolta.

4.1 Al Ministro o quien ejerza el cargo: Girar instrucciones dentro del lapso de 30 días hábiles, luego de

recibido este informe, a las instancias mencionadas, para que inicien las acciones dirigidas a cumplir con

lo recomendado, lo cual deben hacer en el término de diez días hábiles posterior a la recepción de las

órdenes.





2586-4202

Solicitar la Sra. Carmen Muñoz Quesada y a Lic. Gisella

Yockchen Mora, remitan un informe relacionado con el

uso de vehículo de categoría semidescrecional y de la

supervisión del personal policial de Migración.

Gustavo Mata Vega.

Ministro de Gobernación y

Policía.

Correo:despachoministro@

seguridadpublica.go.cr.


Mediante Oficio DMGMV-1945-2016 de fecha 28 de julio de 2016 "remitir informe relacionado con el uso de vehículo semidiscrecional ya que se

detectaron algunas debilidades de control interno que requieren ser subsanadas" y DMGMV- 1946-2016 de fecha 28 de julio de 2016 "Auditoría

Interna hace remisión del informe especial del uso de vehículo semediscrecional y supervisión del personal de la Policía Profesional de

Migración". Mediante Informe AI-0141-2017 el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

25/05/2016 25/05/2016 01/07/2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0245-2016















4.2 Emitir las instrucciones a más tardar al 01 de julio del 2016, para que se oficialice los controles sobre

el uso de los vehículos semidiscrecionales, en cumplimiento con las disposiciones de la Ley de Tránsito.





2586-4202

Seguimiento a la instrucción emitida por Auditoría Interna

sobre el uso de vehículo de categoría semidescrecional

y de la supervisión del personal policial de Migración.

Gustavo Mata Vega


seguridadpublica.go.cr


Mediante oficios DMGMV 1945-2016 y 1946-2016, del 28 de julio de 2016, el señor Ministro, Gustavo Mata Vega, giró instrucciones a la señora

Carmen Muñoz Quesada; Viceministra y la Lcda. Gisella Yockchen Mora; Directora General de Migración y Extranjería y entre otras cosas

indicó: "...Por tanto, se le solicita proceder al cumplimiento de las recomendaciones, con la finalidad de valorarlas y girar directriz a la o las

instancias correspondientes, con copia a la Auditoría como en derecho corresponde". Mediante oficio DV-SG-017-2016 del 27 de junio del 2016,

la señora Yamileth Torres Delgado y el señor Jaime Sánchez, de la Unidad de Transportes del Ministerio, le trasladan para su aplicación a los

custodios de la señora Viceministra, el "Instructivo de Control para el uso de Vehículos Semidiscrecionales".


03/05/2016 01/08/2016 01/07/2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0245-2016















4.4 Ordenar a más tardar al 01 de julio del 2016, que se instruya el personal responsable de la bitácora

de cada vehículo, para que realicen el correcto y exacto llenado, anotando en todo movimiento, los

lugares visitados, los usuarios del transporte, las horas de salida y entrada.

Carmen Muñoz Quesada

Correo:

[email protected]


Implementar las acciones correctivas indicadas en el

estudio, en cumplimiento a lo recomendado Servicios

Generales le comunicó a los involucrados "Instructivo de

Control para el uso de Vehículos Semidiscrecionales

Transportes/Servicios Generales, el día 17 de junio.


Correo:

[email protected]


Mediante oficio DVG--250-2016, del 13 de junio de 2016, la señora Viceministra instruye a la señora Xinia Escalante, Oficial Mayor, lo siguiente:

"ordenar a más tardar el primero de julio del 2016, que se instruya el personal responsable de la bitácora de cada vehículo, para que se realicen

el correcto y exacto llenado, anotando en todo movimiento, los lugares visitados, los usuarios del transporte, las horas de salida y entrada".

Mediante oficio DVG-CMMQ-266-2016 del 27 de junio del 2016, la señora Viceministra señala: "...he recibido informe sobre lo actuado, para lo

cual adjunto copia del oficio DV-SG-017-2016 se entrega el instructivo de Control de Vehículos semidiscrecionales, por medio del cual el área de

Transporte y Servicios Generales llevará a cabo el control; documento que cuenta con la firma de los compañeros custodios, una vez que han

recibido la instrucción". Mediante oficio DV-SG-017-2016 del 27 de junio del 2016, la señora Yamileth Torres Delgado y el señor Jaime Sánchez

Sánchez de Transportes y Servicios Generales del Ministerio, señalan: "Le informo que el instructivo para el uso de Vehículos

Semidiscrecionales, fue recibido y revisado por el señor Manrique Morales Ruth el día 17 de junio de 2016 y el señor Jason Trejos el 24 de junio,

custodios personales de la señora Viceministra de Gobernación. Mediante Informe AI-0141-2017 página 9, el órgano auditor avala el

cumplimiento de esta recomendación.

28/07/2016 17/06/2016 01/07/2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0245-2016















4.5 A la Directora General de Migración o quien ejerza el cargo: Girar instrucciones a más tardar al 01 de

julio del 2016, al Director a.i. de la Policía Profesional de Migración para que define de manera formal y

oficial, si se mantiene o no el uso de la bitácora del personal policial de la Policía Profesional de

Migración o establecer otros mecanismos de supervisión sobre las labores que desarrolla ese cuerpo

policial.

Sr. Elías Quesada Soto,

Director a.i. de la Policía

Profesional de Migración. Tel:

2299-8193, 2299-8195. Correo:

[email protected]

Se emitió el oficio DG-1900-05-2016, dirigido al señor

Stephen Madden, Director a.i. de la Policía Profesional

de Migración y suscrito por la señora Kathya Rodríguez

Araica, Directora General de Migración y Extranjería.



Profesional de Migración.

Tel: 2299-8193, 2299-8195.

Correo:

[email protected]

Notificación del oficio DG-1900-05-2016 /Mediante oficio UPI-0315-08-2016, el Equipo de Seguimiento le consulta al Director a.i. de la Policía

Profesional de Migración, sobre las acciones realizadas para dar cumplimiento a esta recomendación / Con oficio 193-08-2016-DPPM, el Director

a.i. de la PPM brinda respuesta, misma que es remitida al órgano auditor para su valoración. Mediante oficio UPI-0231-08-2016 / Nuevamente

con oficio DG-2999-8-2016, la Dirección General le instruye al Director a.i. de la PPM que atienda de manera inmediata la misma / Se recibe

respuesta mediante oficio 148-07-2016-DPPM-GO , del 26 de julio de 2016, el señor José Elías Quesada Soto; Gestor Operativo a.i. DPPM, da

respuesta indicando: Que la Dirección de la Policía Profesional de Migración, mediante circular a todo el personal policial va a indicar mantener

de forma obligatoria el uso de la "Bitácora de Actividades Laborales", esto con el fin de poder cumplir con la recomendación de la AI. Mediante

oficio 005-08-2016-DPPM del 19 de agosto del 2016, el Lic. Stephen Madden Barrientos, Director a.i. de la DPPM, da a conocer a los Gestores,

Coordinadores y personal policial de la Dirección de la Policía Profesional de Migración, los lineamientos a seguir en el manejo de la bitácora,

indicando que a partir del 1 de setiembre se debe mantener de forma obligatoria la bitácora de actividades laborales; en la que se deben anotar

todas las actividades diarias; y por medio de correo electrónico con fecha 19 de agosto de 2016 se el notifica a todas las regionales. Mediante

informe AI-0134-2017 página 58, el órgano auditor avala el cumplimento de esta recomendación.

25 de mayo del

2016

02 de junio del

2016

01 de julio del

2016cumplida







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0297-2016Remisión del Informe de Libro N° 8 de la PPM del

Tobías Bolaños

El estudio se realiza como parte de la

programación del trabajo que realiza

la Auditoria Interna y para mejorar los

controles existentes

4.6 Indagar a la mayor brevedad, lo sucedido con los folios ausentes del libro de bitácora N° 8 de la

Policía Profesional de Migración del Tobías Bolaños, con el objeto de determinar si amerita abrir un

procedimiento administrativo.

Sra. Johanna Rodríguez

Tencio. Gestora Policial,

Dirección Policía Profesional

de Migración. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8195/2299-

8193

Solicitar la investigación respectiva para sentar

responsabilidades, en caso de que se compruebe dolo

en el faltante de los folios.



Dirección Policía


Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8195/2299-

8193

Mediante oficio 141-06-2016-GPR-PPM, del 30 de junio del 2016, la Gestora Policial Regional; la Licda. Johanna Rodríguez Tencio, manifiesta,

que la Gestión no abrirá ningún procedimiento administrativo ya que si bien es cierto los folios señalados están faltando, la información escrita en

al bitácora esta continua y completa, por lo que no hubo afectación de la información, además de ser casi imposible determinar el causante de

dicha falta. Mediante Informe AI-0134-2017 página 59, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe

No Indica 23/06/2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0307-2016

Advertencia relacionada con la recomendación 4.5

del informe AI-0897-2009 del 19 de octubre del 2009

"Informe de la Gestión Aeroportuaria en la Dirección

de Migración y Extranjería"





En ese sentido, se hace necesario advertir a la Administración, la importancia de reforzar el sistema de

control, con acciones como la contenida en la recomendación 4.5, de manera que en el corto plazo se

cuente con dicho perfil, con lo cual se refuerce el sistema de control interno en este tema.

Cabe señalar, que en el Anexo a esta nota, se expone la cronología de los resultados reportados en los

seguimientos efectuados a esta medida correctiva.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Fortalecer el sistema para mejorar el control interno

existente.

Sr. Célimo Rodríguez

Pagani. Gestor de

Recursos Humanos.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8148/2299-

8155

Mediante oficio GRH-437-01-2017 del 25/1/2017, suscrito por el MBA. Célimo Rodríguez Pagani, Gestor de Recursos Humanos, indicando que el

Ministerio de Hacienda mediante oficio N° STAP-1397-2015 del 29/07/2015 aprueba la valoración salarial correspondiente al Manual de Clases y

Cargos para dicho cuerpo policial, con vigencia a partir del 01/08/2015, el cual establece clases de puestos de Nivel Operativo, Profesional,

Jefaturas Intermedias y Superiores para la Policía Profesional de Migración (PPM) y su cobertura no solo abarca unidades policiales como los

Aeropuertos, sino que abarca la totalidad de unidades policiales que conforman ese cuerpo policial. Además agrega, que el Consejo de Personal

del Ministerio de Gobernación y Policía en sesión extraordinaria N°03-2015-CPMGP-SR del 06/04/2015, acordó aprobar la propuesta del Perfil

Básico de Ingreso para la PPM y el Manual de Procedimientos de Reclutamiento y Selección de Personal.

Mediante Informe AI-0134-2017 página 11, el órgano auditor avala el cumplimiento de la recomendación.

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0310-2016

Advertencia relacionada con las recomendaciones

del informe AI-0581-2009 del 20 de julio del 2009

"Remisión informe sobre el procedimiento de

devolución de depósitos de garantía en Migración"





4.9 Definición de procedimientos para contar con información financiero-contable confiable y completa de

los depósitos de garantía.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Concretar la definición e implementar mecanismos de

control para minimizar los riesgos detectados y evitar así

su materialización.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021 /

2299-8131

Mediante oficio DAF-1079-12-2016 se remite el manual de cuentas contables a la Contabilidad Nacional, para su revisión. Mediante oficio DAF-

0137-02-2017 del 14/02/2017 el señor MBA. Agustin Barquero, Director Administrativo Financiero señala que por medio del oficio UCC-001-2016

se recibió respuesta a las consultas planteadas con respecto a las Políticas Contables remitidas en años anteriores por parte de la DGME. En

dicho oficio se hace referencia a la Directriz CN-006-2012 del 22 de octubre del 2012. Mediante oficio DAF-1047-12-2016 se presentó ante la

Junta Administrativa los documentos que se detallan a continuación para la aprobación respectiva: a) Catálogo de cuentas basado en NICSP y

aplicado al SIGAF. b) Manual Funcional de Cuentas, implementado por la Contabilidad Nacional y su aplicación a la DGME. c) Políticas

Contables implementadas por la Contabilidad Nacional y su aplicación a la DGME. d) Manual de Procedimientos Contables. Todo lo anterior fue

aprobado por la Junta Administrativa el 13 de diciembre del 2016, Sesión N°65, asimismo se autorizó a la Gestión de Recursos Financieros de la

DGME a realizar las modificaciones que se requieran para mantener actualizados los documentos anteriores, en concordancia con las directrices

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0327-2015

Advertencia sobre el cumplimiento de la Directriz

No. 023-H, del Ministerio de Hacienda, publicada en

La Gaceta No. 75 del 24 de abril del 2015

Directriz No. 023-H, sobre eficiencia,

eficacia y transparencia en la Gestión

Presupuestaria de la Administración

Pública

"Cada Jerarca deberá velar por el uso racional austero, eficaz y transparente de los recursos públicos de

cada una de las instituciones del estado en cumplimiento de sus metas institucionales en beneficio del

desarrollo económico y social del país"

Sra. Gisella Yockchen Mora,



[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Garantizar el efectivo uso racional de los recursos

públicos, en beneficio del Estado costarricense


Mora, Directora General de


Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

Se confeccionó y notificó, de forma electrónica a las Jefaturas, Coordinaciones Regionales y Coordinaciones Policiales, la Circular DG-024-05-

2015, el 28 de mayo del 2015; misma que advertía sobre el cumplimiento de la Directriz No. 023-H. Mediante Informe AI-0141-2017 el órgano

auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

18/05/2015 19/05/2015 No IndicaNo se ha

solicitadocumplida

*Se considera "Cumplida", en

razón de que por disposición del

Poder Ejecutivo, la Directriz No.

23-H, ya fue derogada.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0342-2015

Advertencia relacionada con asignación para el

"Reajuste de Precios" a la oficina o gestión

solicitante y fiscalizadora de contratos

Oficio AI-0342-2015, relacionado con

reajuste de precios a la oficina o

gestión solicitante y fiscalizadora de

contratos

Adoptar medidas sobre responsabilidad con la asignación para el reajuste de precios a la oficina o

gestión solicitante y fiscalizadora de contratos




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019 y Sr. Agustín Barquero

Acosta, Director Administrativo

Financiero. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8131/2299-

8132

Definir y avalar la instancia que debe atender la

tramitación sobre reajuste de precios




Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019 y Sr.

Agustín Barquero Acosta,

Director Administrativo

Financiero. Correo:

[email protected]

Se confeccionó y notificó la Circular DAF-094-02-2014, relacionada con trámite de reajuste de precios (dirigida a las Jefaturas de Direcciones y

Gestiones); así como el oficio DG-4787-12-2015, dirigido al órgano auditor, mediante el cual se le informa lo realizado, considerando lo dispuesto

por la Dirección de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda (corresponde al máximo Jerarca

determinar el área responsable de tramitar los reajustes de precios: Oficio DGABCA-NP-0507-12), así como también se le informa el personal

capacitado sobre este tema. Mediante Informe AI0097-2016 el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

26/05/2015 26/05/2015 No indica cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0408-2015Advertencia sobre otorgamiento de licencia sin goce

de salario de forma continua

Consulta formulada por la Auditoría

Interna, a la Gestión de Recursos

Humanos, relacionada con el caso del

permiso sin goce de salario, otorgado

al señor Johnny Marín Artavia

"Es conveniente que la Administración analice este caso, como otros que puedan existir de permiso sin

goce de salario, para verificar que estén acorde con lo señalado en la normativa respectiva, sobre todo

en cuanto a la imposibilidad de otorgar licencias continuas sin goce de salario. Asimismo, es importante

evaluar si su otorgamiento, afecta o no el quehacer institucional, como puede ser en el caso de la

jefatura de la Asesoría Legal, que ha venido siendo desempeñada por distintas personas sucesivamente,

circunstancia que podría incrementar el riesgo de no dar seguimiento oportuno y adecuado, a los asuntos

que le compete a esa importante instancia."




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Verificación de las solicitudes de permiso sin goce

salarial, tanto nuevas como antiguas.




Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

Se confeccionó y notificó el oficio DG-2686-07-2015-ehr, dirigido a la Auditora Interna, Sra. María Eugenia Barquero Paniagua, mediante el cual

se le informa que la Administración ya había tomado nota tanto para ese caso como para otros existentes. Asimismo, el oficio de cita, se indica

que al señor Marín Artavia, ya se le había notificado sobre su última licencia autorizada. Mediante Informe AI-0097-2016 el órgano auditor avala

el cumplimiento de esta recomendación.

18/06/2015 18/06/2015 No Aplica Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0478-2016

Advertencia relacionada con el faltante detectado en

el fondo de caja chica de la cuenta 286643-9 del

Fondo de Devoluciones





1. Girar instrucciones para que se apliquen los controles, tales como arqueos, según está dispuesto

oficialmente y analizar si es necesario definir otros, evaluando su costo/beneficio.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Instruir a las instancias correspondientes, sobre la

aplicación de los controles respectivos.

Sr. Arnoldo Quirós López.

Gestor de Recursos

Financieros. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8137 / 2299-

8136

Mediante oficio DAF-0765-09-16 con fecha 07/09/2016 el MBA. Agustin Barquero Acosta, Director Administrativo - Financiero, le informa a la

MBA. Gabriela Díaz Díaz, Gestora de Recursos Financieros, que de parte de la DAF, se realizarán arqueos sorpresivos mensuales a los fondos

de las cuenta 278064-01 y 286643-9. La DAF, tomará las previsiones para realizar en cualquier momento y sin previo aviso, este tipo de acción

la cual no necesariamente será en forma mensual, sin embargo, instruye a la Gestora de Recursos Financieros, para que lo haga en forma

mensual dichos arqueos e implemente los cierres de caja en forma diaria. Mediante oficio GRF-1836-08-2016 la MBA. Gabriela Díaz Díaz, en

su condición de Gestora dela Gestión de Recursos Financieros, le informó al MBA. Agustín Barquero Acosta, Director Administrativo -

Financiero procederá con arqueos mensuales de forma sorpresiva.


El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe

17/10/2016 Cumplida







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0478-2016








3. Analizar la conveniencia de destacar al presunto responsable del faltante, en una instancia en que no

tenga mayor contacto con las actividades de la Gestión Financiera.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Estudiar la posibilidad de efectuar el traslado del

presunto responsable del faltante de dinero.


Pagani. Gestor de

Recursos Humanos.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8155/2299-

8148

Mediante oficio DG-3397-10-2016, del 13 de octubre de 2016, el señor Esteban Obando Ramos, Director General a.i., informa a la AI, "...Que

mediante oficio número DG-1665-072016,suscrito por la MBA. Gabriela Díaz, en su condición de Gestora de la Gestión de Recursos Financieros,

informó al señor Dagoberto Barquero Coto, colaborador de la Unidad de Contabilidad, que a partir del 27 de julio de 2016, temporalmente y hasta

nuevo aviso pasa a la Unidad de Presupuesto, encontrándose a cargo de la señora Rebeca Montero Corrales, debiendo hacer entrega de su

trabajo a la Unidad de Tesorería. Mediante resolución N° 12724, del 08/12/2016 del Tribunal de Servicio Civil, donde se declara CON LUGAR la

gestión de despido promovida contra el señor Dagoberto Barquero Coto, contra la que se presentó recurso de apelación. Mediante oficio GRH-

5619-12-2016, del 26/12/2016, el MBA. Célimo Rodríguez, le comunica al señor Barquero la resolución del oficio AJ-2680-12-2016, además, se

indica el traslado de la Gestión de Recursos Financieros a la Gestión de Proveeduría Institucional, a partir del 02 de enero del 2017, a la espera

de la resolución final del la Gestión de Despido. En apego a la legislación, fue despedido de la Administración Pública. Mediante Informe AI-

0134-2017 página 17, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe

Se desconoce 17/10/2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0570-2016Advertencia sobre aprobaciones de las ampliaciones

de contrataciones





b. Instar a la Asesoría Jurídica institucional, para que cuando se requiera la interpretación de normativa

técnica y legal en materia de contratación administrativa, se analice la procedencia y viabilidad de

consultar directamente a la Contraloría General de la República, como instancia competente en esta

materia.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Instruir a la Asesoría Jurídica para que, en lo sucesivo,

se presente consulta ante la CGR para el tema de

contratación administrativa.

Sr. Johnny Marín Artavia.

Jefe de Asesoría Jurídica.

Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8120/2299-

8121

Mediante oficio JAD 2116-12-16 del 23/12/2016 remitido por el MBA. Agustin Barquero Acosta, Secretario de la Junta Administrativa, informa a la

AI, que la Junta toma nota de la recomendación, sin embargo, ya es una buena práctica adoptada por la Asesoría Jurídica, cuando por alguna

razón se requiere que la Contraloría General de la República emita criterio respecto de algún tema de interés.

Mediante oficio UPI-077-03-2017-EHR, el Equipo de Seguimiento le comunica al Jefe de Asesoría Legal, el cumplimiento de esta recomendación,

avalada por la Auditoría Interna mediante el Informe AI-0134-2017 página 22.

02/11/2016

Se desconoce, ya

que el Equipo de

Seguimiento,

solamente se le

notificó copia de la

advertencia

12/12/2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0666-2016Informe de control interno sobre la contratación de

lanchas para las unidades regionalesNo Aplica

4.1 Iniciar las acciones requeridas para el acatamiento de las recomendaciones, dentro de un plazo

improrrogable de diez días, contados a partir de la fecha de recibo del informe, si discrepa respecto de

éstas, dentro del mismo plazo debe dictar las soluciones alternas que motivadamente disponga,

comunicándolo a esta Auditoria Interna y a los titulares subordinados cuando corresponda, según artículo

36 de la Ley General de Control Interno y en caso de que existan conflictos y no se diriman las

diferencias, se seguirá el procedimiento establecido en el artículo 38 de la citada ley.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Dictar las instrucciones a las instancias correspondientes

para el efectivo cumplimiento de las recomendaciones

emitidas por el órgano auditor.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021 /

2299-8131


Gestor de Recursos


[email protected].

Teléfono: 2299-8136 / 3399-

8137

Mediante oficio DG-033-01-2017, se le comunica al órgano auditor que mediante oficio DG-027-01-2017 y Circular DG-01-01-2017, relativa a la

Solicitud de Asesorías para contrataciones de fecha 05 de enero de 2017 se giraron las instrucciones correspondientes para el acatamiento de

las recomendaciones / Mediante oficio GRF-017-01-2017, la Gestión de Recursos Financieros solicita intervención para recibir apoyo de la DAF

que permita atender esta recomendación /

Mediante oficio DG-0166-01-2017, la Dirección General solicita lo correspondiente al Director Administrativo Financiero.


19/12/2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería



4.2 Instruir mediante directriz a las unidades que soliciten compras de bienes y servicios, que en el

momento de confeccionar un cartel, se analice la viabilidad de solicitar asesorías a personas o

instituciones capacitadas que puedan colaborar de forma no remunerativa, como en el caso de

especificaciones para las lanchas, a la Capitanía de Puertos, de esta manera lograr mayor seguridad de

que se va a cumplir con el objeto de la contratación.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Notificar directriz sobre apoyo por parte de instituciones

expertices en el tema, para la confección de carteles.




Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

Mediante Circular DG-01-01-2017, relativa a la Solicitud de Asesorías para contrataciones de fecha 05 de enero de 2017 se le notifica por medio

de correo electrónico a todas las jefaturas la nueva directriz para la solicitud de compras de bienes y servicios, que en el momento de

confeccionar un cartel, se analice la viabilidad de solicitar asesorías a personas o instituciones capacitadas que puedan colaborar de forma no

remunerativa, como en el caso de especificaciones para las lanchas, a la Capitanía de Puertos. La

auditoría interna considera que esta recomendación se encuentra cumplida mediante Informe AI-0134-2017 página 64.

19/12/2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería



4.3 Establecer y divulgar, el plazo en que las unidades o encargados, deben presentar a la Gestión de

Recursos Financieros, las facturas por bienes o servicios, para el trámite de pago respectivo, con la

finalidad de evitar se generen atrasos y posibles cobros de intereses por esta causa.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Oficializar el plazo para para presentación de facturas

ante la Gestión de Recursos Financieros.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021 /

2299-8131


Gestor de Recursos


[email protected].

Teléfono: 2299-8136 / 3399-

Mediante oficio DG-027-01-2017, se le solicita al Director Administrativo Financiero y al Gestor de Recursos Financieros, la atención de esta

recomendación y se le solicita presentar, dentro de la propuesta, el cronograma que contemple los mecanismos y plazos de cumplimiento /

Mediante oficio UPI-0111-04-2017-EHR se le reitera a la Dirección Financiera Administrativa y al Gestor de Recursos Financieros la atención de

esta recomendación / Mediante oficio

UPI-0141-05-2017-ERH se le notifica al órgano auditor copia de los oficios GRF-0751-04-2017; Circular DF-0270-03-2017 relativa a la los

requisitos para Trámite de Pago de Proveedores de fecha 28 de marzo de 2017; Circular DAF-0271-03-2017 relativa al Instructivo para la

aplicación de Cláusula Penal por Adquisición de Bienes o Servicios de fecha 28 de marzo de 2017; Circular DAF-0159-02-17 relativa a pagos a

Proveedores de fecha 22 de febrero de 2017 y oficio DAF 308-04-17, con los cuales en su conjunto se considera se da por cumplida la

recomendación de la Auditoria. Mediante

informe AI-0392-2017 con fecha 11 de agosto de 2017 otorga el visto bueno a las decisiones tomadas de eliminar la orden de pago y otras

decisiones; de manera que la auditoria, da por cumplida dicha recomendación.

19/12/2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0747-2015

Estudio especial de control interno sobre algunos

aspectos administrativos de la Coordinación Huetar

Norte de la Dirección General de Migración y

Extranjería

No Aplica


instancias mencionadas, para que inicien las acciones dirigidas a cumplir con lo recomendado, lo cual

deben hacer en el término de diez días hábiles posteriores a la recepción de las órdenes.





2586-4202

Realizar estudio especial de control interno sobre

algunos aspectos administrativos de la Coordinación

Huetar Norte de la Dirección General de Migración y

Extranjería




Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

Con fecha 17/11/2015, el Despacho del Ministro remitió los oficios: DMGMV 2252-2015, para MBA Agustín Barquero Acosta; DMGMV 2253-

2015, para Lic. Stephen Madden Barrientos y DMGMV 2254-2015, para Licda. Kathya Rodríguez Araica, por parte del Ministro Luis Gustavo

Mata Vega, mediante los cuales solicita que se proceda al cumplimiento de las recomendaciones dentro de los plazos indicados en el estudio.

Mediante oficios DMGMV 1945-2016 y 1946-2016, del 28 de julio de 2016, el señor Ministro; Gustavo Mata Vega, giró instrucciones a la señora

Carmen Muñoz Quesada; Viceministra y a la Lcda. Gisella Yockchen Mora, Directora General de Migración y Extranjería señalando lo siguiente:

"... Por tanto, se le solicita proceder al cumplimiento de las recomendaciones con la finalidad de valorarlas y girar directriz a la o las instancias

correspondientes, con copia a la Auditoría como en derecho corresponda".

Mediante AI-0141-2017 página 4, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

11/11/2015 17/11/2015 05/01/2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0747-2015




Extranjería

No Aplica

4.3 Gestionar y aprobar a más tardar al último día hábil del año 2015, la emisión de los procedimientos

para el control de la asistencia de los funcionarios de la Policía Profesional de Migración, destacados en

las gestiones, coordinaciones y unidades policiales, incluyendo los días hábiles y fines de semana, los

reportes a elaborar y los funcionarios responsables; requerido para tramitar el reconocimiento de tiempo

extra y viáticos. Asimismo, girar instrucciones para que se instruya a todos los Jefes y Coordinadores, de

la forma de implementar dichos procedimientos, haciendo conciencia en los funcionarios, de la necesidad

de ser más estricto en la asistencia, ya que no se trata solo de un trámite por cumplir, en virtud de que

podría conllevar eventuales responsabilidades.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Emitir procedimientos de control de asistencia para el

personal de la Policía Profesional de Migración, con los

parámetros requeridos; además de instruir a las jefaturas

y coordinadores de su responsabilidad en la supervisión

y así evitar la tramitación de eventuales procedimientos

administrativos.

Sr. Elías Quesada Soto.

Director a.i. Policía


Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8193/2299-

8195 y Sr. Célimo

Rodríguez Pagani, Gestor

de Recursos Humanos.

Correo:

Mediante oficio 057-01-2016-DOON-GA del 27/01/2016, el entonces Director a.i. de la Policía Profesional Migración, Lic. Stephen Madden

Barrientos, le indica al MSc. Luis Alonso Serrano Echeverría, Jefe de la Unidad de Planificación Institucional lo siguiente: "..me permito

informarle que se emitió el memorando interno 839-12-2015-DPPM-GA, con fecha 15 de diciembre de 2015, con la finalidad de que los Gestores

de la DPPM, confeccionen a partir del mes de enero 2016 los reportes de asistencia de sus oficiales a cargo, asimismo se les recuerda la

responsabilidad de llevar controles que les permita detectar inconsistencias, así como controlar el reconocimiento de horas extra". Se incluye el

detalle de las acciones implementadas por cada gestión de la PPM y que utilizan diferentes controles, entre ellos, bitácoras en todas las

unidades móviles, donde se registra el uso del vehículo (nombre del oficial, kilometraje inicial y final, lugar al que se dirige, diligencia a realizar,

fecha, hora de salida y regreso. Asimismo, detalla que es importante indicar que el nuevo sistema de asistencia, implementado por la Gestión de

Recursos Humanos, ha fortalecido este tipo de reportes, ya que permite controlar horarios por grupos de personas, facilitando a través de las

herramientas tecnológicas esta labor. Sin embargo, la AI, aclara que es importante que se realice una revisión que permita determinar la

11/11/2015 25/11/2015 31/12/2015 Cumplida







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0747-2015




Extranjería

No Aplica

4.7 Emitir una directriz dirigida a todas las Jefaturas, a más tardar último día hábil del año 2015,

requiriendo que la información de las horas que se incluye en la "Liquidación de gastos de viaje en el

interior del país", coincida con los datos del control de asistencia, reiterando el carácter de declaración

jurada de dicho formulario y la responsabilidad que se asume por su contenido, así como las posibles

sanciones que podría acarrear en caso de emitir datos inexactos. Adicionalmente señalar, que en apego

los principios de economía, eficiencia y eficacia de la Administración Pública y de la sana administración

de los recursos públicos, es conveniente que las labores a desarrollar en horas extras, sean ejecutadas

por personal que tenga plaza acorde con la naturaleza administrativa, legal u operativa de dichas

actividades.

Sr. Agustín Barquero Acosta.


Financiero. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8131/2299-

8132

Notificar directriz indicando que la información que se

incluya en el formulario de "Liquidación de gastos de

viaje en el interior del país", se considerará como

declaración jurada. Asimismo, las horas extra que se

realicen, deben ser acordes con la naturaleza del puesto

de cada persona que las realice.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8131/2299-

8132


oficio DG-4491-11-2015 / Mediante Circular DAF 1187-12-15 se les comunica a todas las jefaturas el carácter de declaración jurada de la

información que se brinde en el "Formulario de gastos de viaje en el interior del país"; asimismo, se les hace recordatorio que las labores a

desarrollar en tiempo extraordinario, deben ser realizadas por personal que ocupe una plaza acorde con la naturaleza de dicha actividad /

Mediante oficio DG-4711-12-2015 se le remite al órgano auditor copia de la Circular DAF 1187-12-15, del 01/12/2015, emitida por el MBA.

Agustin Barquero, Director Administrativo Financiero y dirigido a todas las jefaturas. Dicha circular se remitió a las Jefaturas de la DGME.


11/11/2015 25/11/2015 31/12/2015 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0747-2015




Extranjería

No Aplica

4.9 Requerir a más tardar al 18 de diciembre del 2015, a la Gestión de Recursos Humanos, realizar un

análisis de los casos expuestos en el punto 2.1 del informe y otros que detecten que presentan esta

situación, con el fin de determinar si los días 2 y 3 de enero de 2014 corresponden a vacaciones y si es

necesario rebajarlas de los saldos respectivos.



Financiero. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8131/2299-

8132

Realizar análisis de los casos presentados.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8131/2299-

8132


oficio DG-4491-11-2015 / El Director Administrativo Financiero remite a la Auditoría Interna mediante oficio DAF 1200-12-15, copia de los oficios

emitidos en torno al cumplimiento de esta recomendación / Mediante oficio DAF 1186-12-15 el Director Administrativo Financiero le solicita al

Gestor de Recursos Humanos implementar las medidas para cumplir con esta recomendación (comunicado al órgano auditor mediante oficio DG-

4744-12-2015) / Mediante oficio GRH-331-01-2016 el Gestor de Recursos Humanos le informa al órgano auditor sobre las acciones realizadas

para cumplir con esta recomendación: se solicitó realizar un estudio de control de asistencia y de las vacaciones de los casos expuestos (GRH-

6004-12-2015), se informa que los funcionarios involucrados en los casos no cobraron viáticos para los días mencionados (GRH-STRC-0252-01-

16), se informa el horario laborado a finales del año 2013 y principio del 2014 del personal de la Regional Huetar Norte (DRSC-147-04-2013) / El

Gestor de Recursos Humanos le informa al Director Administrativo Financiero mediante oficio GRH-332-01-2016 y GRH-6004-12-2015, GRH-

STRC-02252-01-16; señala que ambos funcionarios laboraron durante las fechas indicadas. Mediante Informe AI-0097-2016 página 107, el

órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación

11/11/2015 25/11/2015 18/12/2015 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0747-2015




Extranjería

No Aplica

4.10 Gestionar lo antes posible, para que a partir del año 2016, se efectúe la programación anual de

vacaciones del personal a cargo de esa Dirección, de manera que se en todo lo posible, se controle la

oportunidad en que se les dará el disfrute de dicho derecho, o bien, se tenga la expectativa de los

funcionarios a los que será requerido acumularle las vacaciones, cumpliendo con los requisitos de define

la normativa para esa situación.


Director a.i. Policía Profesional


[email protected].

Teléfono: 2299-8193/2299-

8195

Presentar programación de vacaciones del personal

policial, para el año 2016 y velar por el cumplimiento del

mismo.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8193/2299-

8195

Mediante oficio UPI-0038-02-2016 del 16/02/2016, la entonces Directora General, Lcda. Kathya Rodríguez A. , le reitera al Lic. Stephen Madden

Barrientos, Director a.i., Policía Profesional, su responsabilidad para la efectiva supervisión y cumplimiento de la programación establecida y que

para aquellos casos excepcionales, proceder conforme a Derecho, considerando lo dispuesto en el oficio DG-4490-11-2015, notificado el

25/11/2016. Mediante oficio 057-01-2016-DPPM-GA, del 27/01/2016, el Director a.i. PPM, Lic. Stephen Madden Barrientos, le indica al MSc.

Luis Alonso Serrano Echeverría, Jefe Unidad Planificación Institucional, que esa Dirección emitió un memorando interno 731-10-2015 DPPM-GA,

solicitando a las Jefaturas que para la tercera semana de enero del presente periodo, presentarán las respectivas programaciones de vacaciones

de su personal, y que llevaran el control oportuno y eficaz del disfrute de vacaciones de los colaboradores. Además, adjuntó los cuadros con las

programaciones por área, emitidos por los encargados. Mediante oficio 479-05-2016-DPPM-GA, del 30/05/2016, en anterior a.i. PPM, Lic.

Stephen Madden B., informa a la entonces Directora General, Lcda. Kathya Rodríguez A., informa las acciones realizadas: sobre el estado de

cumplimiento de la programación de vacaciones, en sus diferentes gestiones. Mediante Informe AI-0134-2017 página 42, el órgano auditor avala

11/11/2015 25/11/2015 Año 2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0778-2014

Informe sobre estudio de planificación estratégica de

tecnologías de información de la Dirección General

de Migración y Extranjería

No Aplica



deben hacer en el término de otros diez días hábiles posteriores a la recepción de las órdenes.

Sra. Gisella María Yockchen



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Girar las instrucciones a las unidades para que cumplan

con lo recomendado, en el plazo establecido.

Sra. Gisella María

Yockchen Mora. Directora

General de Migración y

Extranjería. Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/8019

Tal y como se muestra en las evidencias para cada recomendación, se giraron las instrucciones correspondientes; todas ellas con copia al

equipo de monitoreo y seguimiento. Mediante Informe AI-0192-2015 del 30/03/2015 el órgano auditor avala el cumplimiento de esta

recomendación

02/10/2014 02/10/2014

10 días hábiles

a partir de la

recepción del

informe

cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0778-2014




No Aplica

4.3 Gestionar con las instancias correspondientes, para que al 30 de abril de 2015 se finalice la

elaboración de una metodología, que detalle el proceso de elaboración e implementación de la estrategia

institucional en el área de tecnología de la información y su expresión en los planes operativos anuales

respectivos.

Es conveniente, que dicha metodología incluya entre otros puntos, la forma de vinculación del plan

estratégico institucional con el plan estratégico de tecnologías de información{en y con el plan anual

operativo; la identificación de los proyectos programados con los objetivos estratégicos; la elaboración{en

de un análisis de situación FODA; definición de la capacidad operativa de la Gestión de TI; elaboración

de indicadores; creación de medidas para controlar los tiempos de ejecución de los proyectos, indicación

de los presupuestos que tienen los proyectos, tanto en tiempo como en costo; indicaciones de la forma

en que se realizarán las actualizaciones del plan, plazos para las revisiones y seguimientos del plan; así

como la definición de un formato para el producto final y la participación de los involucrados al precisar

las necesidades de TI.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Elaboración de metodología para la implementación de la

estrategia institucional de TI, con la inclusión de

importantes variables a considerar.

Sra. Cindy Molina Mora.

Presidenta CGI. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161


Sánchez, Jefe Unidad de


Correo:

[email protected].

Se solicitó la atención de la recomendación, en coordinación con las instancias que correspondan, a la Presidenta del CGI: a la Gestora de TI y

al Jefe de la UPI, mediante oficio DG-3574-10-2014 / Con oficio GTI-2120-12-2014, la Gestora de TI, le informa a la Auditoría Interna lo actuado

para atender esta recomendación / Mediante oficio UPI-227-06-2016, del 14 de junio de 2016, la Directora General a.i. en ese momento, Lcda.

Gladys Jiménez comunica que autoriza la prórroga solicitada al 30 de noviembre de 2016, por su parte la Auditoría mediante el oficio AI-0419-

2016 del 12 de agosto de 2016, señala que se toma esta nueva fecha de cumplimiento. Mediante oficio CGI-0242-02-2017 del 14 de febrero de

2017, la presidenta del Comité Gerencial de Informática, Sra. Rosa María Rojas informa a esta Auditoria, que en la sesión ordinaria N°187 del

citado comité, realizada el 09 de febrero de 2017, se aprobó la metodología para el Plan Estratégico de TI. En respuesta a solicitud de la

Auditoria Interna, la gestora de TI, Lcda. Jenny Gamboa, remite por medio de correo electrónico del 01-03-2017, la metodología aprobada, cuyo

objetivo es el de contar con una guía para la elaboración del Plan Estratégico de Tecnologías de Información, siguiendo pasos que permitan

alinear la planeación estratégica de TI con la institucional. La AI revisó la metodología y no hace referencia a algunas matrices, no ofrece una

guía de elementos que debe llevar el Plan Estratégico de TI, ni su orden, ni como debe presentarse tanto en su forma como en su fondo,

entendiendo como guía, un catálogo de componentes que debe poseer el documento, así como su formato y lo que se pretende con cada

elemento. No se encontró tampoco el procedimiento de como se realizarán las actualizaciones del plan estratégico una vez que este en

ejecución, ni el manejo de los plazos para revisiones y seguimientos. No obstante, se toma en cuenta que es un primer esfuerzo que se hace

para mejorar la forma de elaborar la planificación estratégica de tecnologías de información en la institución y se les insta a mejorarla, tomando

en cuenta las observaciones que se les hace en el informe. Mediante Informe AI-0134-2017 página 13, el órgano auditor avala el cumplimiento

02/10/2014 07/10/2014 30/04/2015 30/11/2016 cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0778-2014




No Aplica

4.4 Gestionar las modificaciones pertinentes en el plan de capacitación institucional para que se brinde

prioridad a la capacitación de los funcionarios encargados de la planificación estratégica y que a más

tardar al 31 de julio de 2015, hayan recibido los cursos adecuados en esta materia, cuyos conocimientos

les permita elaborar los planes estratégicos de mediano y largo plazo en el área de su competencia.

Igualmente procurar que a través de convenios de cooperación interinstitucionales, se tenga acceso a

capacitación en este tema.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Modificar el plan de capacitación para que los cursos

incluyan temas de su competencia.


Pagani. Gestor de

Recursos Humanos.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8148/2299-

8155

Se solicitó la atención de la recomendación, en coordinación con las instancias que correspondan, al Gestor de Recursos Humanos, mediante

oficio DG-3575-10-2014 / Con oficio GTI-2120-12-2014, la Gestora de TI, le informa a la Auditoría Interna lo actuado para atender esta

recomendación / Con oficios DG-1990-05-2015 y GRH-1691-04-2015, se le comunica al órgano auditor de las acciones realizadas para cumplir

con la recomendación / Mediante oficio DG-1991-05-2015, la Directora General le solicita a la Presidenta del CGI la pronta atención de la

recomendación / El CGI solicita y justifica prórroga al primer semestre del 2016 para cumplir con la recomendación, prórroga autorizada mediante

oficio DG-3202-08-2015-ehr. Se le informa a la AI mediante oficio DG-3203-08-2015-ehr / Con oficio GTI-0214-11-2015 se le informa a la AI

sobre la capacitación y se solicita dar por cumplida la misma. Mediante Informe AI-0097-2016 página 73, el órgano auditor avala el cumplimiento

de esta recomendación.

02/10/2014 07/10/2014 31/07/2015 30/06/2016 cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0778-2014




No Aplica

4.7 Gestionar a más tardar al 31 de diciembre de 2014, la definición por escrito de las funciones y

potestades del Comité, considerando dentro de sus labores, su rol como órgano asesor en materia

tecnológica, y la participación que debe tener en el desarrollo y seguimiento de la planificación

estratégica de las tecnologías de información.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Definir las competencias del Comité Gerencial de

Informática y comunicar las mismas.

Sra. Gisella María




[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/8019

Mediante oficio DG-3578-10-2014, se le solicitó a la señora María Eugenia Barquero Paniagua, Auditora Interna, el cambio de esta

recomendación, dada la oficialización del Reglamento del Comité Gerencial de Informática. Mediante Informe AI-0192-2015 del 30/03/2015 el

órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

02/10/2014 07/10/2014 31/12/2014 cumplida







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015

Informe del Estudio de verificación de licencias de

software instaladas en los equipos de cómputo de la

Dirección General de Migración y Extranjería

No Aplica

4.1 Girar instrucciones a la Señora Directora de la DGME, dentro de un plazo improrrogable de treinta

días, contados a partir de la fecha del recibo de este informe, para que proceda con la implantación de

las recomendaciones de este informe que están bajo su cargo.

Si discrepa de éstas, dentro del mismo plazo, deberá dictar las soluciones alternas que motivadamente

disponga, comunicándolo a esta Auditoría Interna y al titular subordinado correspondiente, según artículo

37 de la Ley General de Control Interno y en caso de que existan conflictos y no se diriman diferencias,

se seguirá el procedimiento establecido en el artículo 38 de la citada ley.





2586-4202

Instruir a las instancias correspondientes, el efectivo

cumplimiento de las recomendaciones emitidas por el

órgano auditor.

Gustavo Mata Vega


seguridadpublica.go.cr


Mediante oficio DG-4746-12-2015, se le comunica a la Auditoría Interna, con copia al Despacho del señor Ministro, los oficios notificados a las

instancias correspondientes para la atención de cada una de las recomendaciones. Mediante Informe AI-0097-2016 el órgano auditor avala el


30/11/2015 09/12/2015 30-12-215 cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.2 Girar instrucciones a los encargados de las recomendaciones o a los designados para su

implantación, dentro de un plazo improrrogable de diez días, contados a partir de la fecha de recibo del

informe, si discrepa respecto a éstas, dentro del mismo plazo debe dictar las soluciones alternas que

motivadamente disponga, comunicándolo a esta Auditoría Interna y a los titulares subordinados

correspondientes, según artículo 36 de la Ley General de Control Interno y en caso de que existan

conflictos y no se diriman las diferencias, se seguirá el procedimiento establecido en el artículo 38 de la

citada ley.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019



órgano auditor.




Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

Mediante oficio DG-4746-12-2015, se le comunica a la Auditoría Interna, con copia al Despacho del señor Ministro, los oficios notificados a las

instancias correspondientes para la atención de cada una de las recomendaciones. Mediante Informe AI-0097-2016 página 109, el órgano auditor

avala el cumplimiento de esta recomendación.

30/11/2015 03/12/2015 18/12/2015 cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.9 Incorporar, a más tardar al 31 de diciembre del 2016, al sistema de información manual o

automatizado, empleados para llevar el inventario del equipo de cómputo y las licencias, el expediente u

hoja de vida de cada equipo, donde consten los siguientes datos de la instalación de los programas: El

funcionario responsable de autorizarla y la fecha, el responsable de realizarla y la fecha; registro que

deberá mantenerse actualizado por el designado oficialmente a esas actividades.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Incorporar al sistema que se indica en la recomendación

4.8 los datos de los funcionarios responsables.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Mediante oficio GTI-1749-2012-2016 del 21 de diciembre de 2016, la Licda. Jenny Gamboa, informa que se finalizó el inventario de licencias

institucional, a cargo del subproceso de Soporte Técnico, a su vez remite vía correo electrónico el link para descargar el archivo en Excel en la

que está el inventario. Se observa que dicho archivo contiene además de los datos propios de los equipos y las licencias, información de que

autorizó la instalación, quien la realizó y las fechas de instalación y última actualización de acuerdo a lo solicitado en esta recomendación.


30/11/2015 09/12/2015 31/12/2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.12 Planificar y gestionar, a más tardar al 30 de julio del 2016, con base en el análisis realizado en la

recomendación 4.10 la compra de las licencias del software necesarias para el operar institucional o bien,

ejecutar la desinstalación del software que no se requiera o que no esté debidamente licenciado, como lo

establece la Ley de Derechos de Autor y el Decreto 37549-JP.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Realizar la compra de las licencias que así se requieran

institucionalmente.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Mediante oficio GTI-1183-08-2016 del 26 de agosto de 2016, la gestora de TI Lcda. Jenny Gamboa, le solicita a la AI el inventario con el detalle

por equipo del software que se encontró instalado, para realizar el análisis técnico de los programas que no cuentan con licencias y determinar

cuales son necesarios en la DGME, para adquirir las licencias, las que se estarían incluyendo en el plan de compras del 2017, en caso de que se

cuente con presupuesto para ello. Mediante oficio AI-0526-2016 del 04 de octubre de 2016., le remite en disco compacto con el archivo que

contiene los nombres y números de serie de los programas más conocidos, con los nombres, así como proveedor y fecha de instalación de los

programas contenidos en los equipos. Asimismo en el Plan Anual Operativo Institucional de 2017 en la actividad 4.3.1.1, correspondiente al

objetivo 4.3.1 sobre fortalecer el plan de mejoramiento tecnológico de la gestión migratoria, se incluyó la tramitación entre otras compras, de la

adquisición de licenciamiento, asignando todo el presupuesto de GTI para este objetivo. En vista realizada por la AI al subproceso de Soporte

Técnico, su encargado el Lic. Àlvaro Medina, manifestó que estarán tramitando la compra de mil licencias adicionales de Microsoft Office, a

pesar de que con las compras realizadas anteriormente mediante el licenciamiento por volumen, Microsoft les permite hacer un mayor número de

instalaciones de sus productos en equipos institucionales, que las originalmente compradas, para demostrarlo ingresó al sistema de licencias por

volumen de Microsoft en el cual se observó lo que mencionó el Lic. Medina. Mediante Informe AI-0134-2017 página 48, el órgano auditor avala

30/11/2015 09/12/2015 30/07/2016 31/12/2017 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.16 Realizar un estudio técnico y divulgar sus resultados, a más tardar al 30 de junio del 2016, en el que

se dictaminen los programas de uso gratuito, que son de uso diario y necesario para el desempeño de

las labores de la DGME y que por esa razón, podrían ser tramitados y aprobados de oficio, por el Comité

Gerencial de Informática.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Confeccionar un estudio sobre el uso de programas

gratuitos y necesarios a utilizar, mismos que deberán ser

aprobados por el CGI.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Mediante oficio DG-4750-12-2015, la entonces Directora General, instruye a la Presidenta del Comité Gerencial de Informática, en conjunto con

las instancias que consideren pertinentes, la atención (en tiempo y forma) del cumplimiento de esta recomendación / Mediante oficio GTI-1778-

11-2015, la Gestora de Tecnología de Información, le solicita al órgano auditor, que para esta recomendación se prorrogue su cumplimiento, al I

Semestre del 2016. Mediante oficio GTI-0924-06-2016 del 27 de junio de 2016, la Gestora de TI, Licda. Jenny Gamboa envía al personal de la

Dirección General de Migración, el listado del software libre que se autoriza utilizar en la institución, incluye además el procedimiento a seguir

para la instalación de estos programas, informa también que la aprobación fue dada por el Comité Gerencial de Informática en la sesión ordinario

N° 165 del 13 de agosto de 2015 en el articulo I. Mediante Informe AI-0134-2017 página 51, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta

recomendación.

30/11/2015 09/12/2015 30/06/2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.17 Revisar las políticas existentes y establecer las que se estimen necesarias para garantizar la

aprobación y el uso adecuado de todos los programas de cómputo gratuitos; a más tardar al 30 de junio

del 2016.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Depurar las políticas institucionales existentes,

relacionadas con programas de cómputo gratuitos.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161




Semestre del 2016. Mediante oficio GTI-0924-06-2017 del 27 de junio de 2016, la Gestora de TI, Licda. Jenny Gamboa, remitió al personal de la

Dirección General de Migración, la lista de software gratuita que puede ser utilizado en la Institución. a su vez detalló el procedimiento que se

debe seguir para que el personal de Soporte Técnico instale estos programas. Mediante Informe AI-0134-2017 página 51, el órgano auditor avala

el cumplimiento de esta recomendación.

30/11/2015 09/12/2015 30/06/2016 Cumplida







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.19 Gestionar, a más tardar, al 29 de febrero del 2016, ante el Comité Gerencial de Informática, las

aprobaciones para instalar los programas gratuitos y de código abierto, que sean necesarios para la

gestión institucional, según lo que se dictaminó en el informe técnico recomendado en el numeral 4.15




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Aprobar cuáles son los programas gratuitos autorizados

a utilizarse.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161



11-2015, la Gestora de Tecnología de Información, le solicita al órgano auditor, que para esta recomendación se prorrogue su cumplimiento, al II

Semestre del 2016. Mediante oficio GTI-0924-06-2016 del 27 de junio de 2016, la Gestora de TI, Licda. Jenny Gamboa, comunica a los

funcionarios de la Dirección General de Migración y Extranjería, cuales son los programas de software libre autorizados en la institución, así

como el procedimiento para solicitar su instalación. Mediante oficio GTI-0922-06-2016 del 27 de junio de 2016, la Licda. Gamboa le comunica a

esta Auditoría que en la sesión ordinaria N° 165 del 13 de agosto de 2015 del Comité Gerencial de Informática, se aprueba la lista de

aplicaciones gratuitas permitidas en la institución. Mediante Informe AI-0134-2017 página 52, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta

recomendación.

30/11/2015 09/12/2015 29/02/2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.21 Diseñar e implementar un procedimiento uniforme de custodia de la documentación de licencias y

contratos de software para todos los subprocesos o instancias asociadas con esa tarea, a más tardar al

30 de junio de 2016.

Que garantice un ambiente físico seguro y controlado; con todos los aspectos estipulados en el Decreto

N° 37549-JP, y permita comprobar el inventario de las licencias y contratos de los programas ubicados

en las cajas fuertes y por ende, el cumplimiento de la Ley N° 6683 sobre Derechos de Autor y Derechos

Conexos.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Confeccionar un procedimiento de custodia para

licencias y contratos de software, que garantice lo

dispuesto en el Decreto respectivo.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161




Semestre del 2016. Mediante oficio GTI-0940-06-2016 del 28 de junio de 2016, la Gestora de TI, Licda. Jenny Gamboa, adjunta el procedimiento

para la custodia de la documentación de licencias y contratos de software, el cual dicta los pasos para la custodia, ingreso y salida de las

licencias de software, así como los contratos de adquisición, debiéndose registrar los movimientos en una bitácora. Mediante oficio GTI-0942-06-

2016 del 28 de junio de 2016, la Licda. Gamboa, remite a los coordinadores de subprocesos de GTI el mencionado procedimiento en conjunto

con un libro de bitácora, señalando que el procedimiento y el libro son de aplicación obligatoria. Mediante Informe AI-0134-2017 página 53, el

órgano auditor avala el complimiento de esta recomendación.

30/11/2015 09/12/2015 30/06/2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica4.22 Implementar las medidas de seguridad necesarias, para conservar en buen estado las licencias

adheridas a los equipos de cómputo institucionales, a más tardar al 30 de junio del 2016.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Adoptar medidas para conservar las licencias en los

equipos institucionales.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161




Trimestre del 2016. Mediante oficio GTI-0690-05-2016 la gestora de TI, Licda. Jenny Gamboa, señala que la licencia adherida en la carcasa de

la computadora es representativa, dado que la clave que está en la calcomanía no se utiliza para registrar el Sistema Operativo ni el Office,

aclara que el licenciamiento institucional es OEM, por lo que ya las empresas no los pegan en los equipos, por lo que no es necesario conservar

en buen estado las licencias adheridas a los equipos. La AI acepta la explicación ofrecida por la Licda. Gamboa, debido a que al ser tipo OEM las

licencias que adquiere la institución no son requeridas las calcomanías por lo que se considera esta recomendación como "no aplica".

Actualmente, Microsoft por el tipo de licencias que ofrece, no usa más calcomanías para las licencias. Además, la licencia en calcomanía, era

únicamente la del sistema operativo y tomando en cuenta que todos los equipos de marca vienen con el sistema operativo incluido, difícilmente

se va a encontrar una computadora sin licencia. Mediante Informe AI-0134-2017 página 54, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta

recomendación.

30/11/2015 09/12/2015 30/06/2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.23 Gestionar ante el fabricante del software Microsoft, las acciones necesarias para recuperar el

acceso al sistema de administración de licencias de software y garantizar dentro de las posibilidades de

GTI, la seguridad de la cuenta, a más tardar al 31 de marzo del 2015.

Lo anterior para visualizar la información de las licencias adquiridas por la Institución, realizar los trámites

que el sitio ofrezca y a la vez, establecer controles para evitar nuevamente el robo de la cuenta.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Realizar acciones para garantizar la seguridad de la

cuenta institucional.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161




Semestre del 2016. Mediante oficio GTI-0690-05-2016 del 13 de mayo de 2016, la gestora de TI, Licda. Jenny Gamboa, informa que ya se

gestionó ante Microsoft la recuperación del acceso al sistema de administración de licencias. En visita realizada por la AI al subproceso de

Soporte Técnico, el 03 de marzo de 2017, su encargado el Sr. Àlvaro Medina ingresó al sistema mostrando las licencias que ha adquirido la

institución, así como la gran cantidad de productos de regalía que Microsoft le ha dado a la institución en las compras de licencias en la

modalidad "por volumen" realizadas, así como las actualizaciones por haber adquirido el "Software Assurance" que le da derecho a las

actualizaciones y nuevas versiones del software comprado. Se comprobó que como control para evitar el robo de la cuenta, el Sr. Medina, tiene

dos cuentas de correo de proveedores distintos a nombre de soporte técnico, una de las cuales es desconocida su existencia para el resto del

personal, que es en la que se guarda la contraseña. Para obtenerla debe solicitar que le envíen un código de seguridad a la otra cuenta, que le

permite ingresar a esa cuenta y es ende tiene la contraseña. Mediante Informe AI-0134-2017 página 55, el órgano auditor avala el cumplimiento

de la recomendación.

30/11/2015 09/12/2015 31/03/2015 Cumplida







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.25 Oficializar, a más tardar al 31 de marzo del 2016, los libros de bitácoras de los subprocesos

encargados del resguardo de licencias, dedicados a validar el proceso de entradas y salidas de las

licencias y contratos de software, custodiados en las cajas fuertes u otros recintos institucionales.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Oficializar las bitácoras para validar los procesos

relacionados con las licencias y otros.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161




Semestre del 2016. Mediante oficio UPI-0234-06-2016 del 15 de junio de 2016, la Directora General a.i. de Migración en aquel momento, Licda.

Gladys Jiménez Arias, indica que autoriza la prórroga para el cumplimiento de esta recomendación, solicitada en el oficio GTI-785-06-2016, al 31

de julio de 2016. Mediante oficio GTI-0942-06-2016 del 28 de junio de 2016, la Gestora de TI, Licda. Jenny Gamboa, remite el procedimiento

para custodia de la documentación de licencias y contratos de software, así como el libro de bitácora con la debida apertura. En visita realizada

al subproceso de Soporte Técnico el 03 de marzo de 2017, esta Auditoría verificó la custodia que se tiene sobre las licencias en físico, el uso de

los libros bitácora para sacar o la salida de las licencias que están en el disco y que se custodian en las caja fuerte, destinada para tal fin.

Mediante Informe AI-0134-2017, página 56, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

30/11/2015 09/12/2015 31/07/2016 Cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0822-2015

Advertencia sobre proceso de implantación de las

NICSP, en la Dirección General de Migración y

Extranjería (DGME)

No Aplica3.1 Es requerido para la implementación de las NICSP efectuar una nueva revisión de las políticas

contables y adecuarlo según lo señalado por la Contabilidad Nacional




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Realizar la revisión de las políticas y adecuarlas, en caso

de ser necesario.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021 /

2299-8131

Comisión de

Implementación de las

NICSP. Correo:

comision_nicsp@migracion.

go.cr

Mediante oficio UCC-001-2016, se recibió respuesta a las consultas planteadas con respecto a las Políticas Contables remitidas en años

anteriores por parte de la Dirección de Migración y Extranjería. En dicho oficio se hace referencia a la Directriz CN-006-2012 del 22 de octubre

de 2012. Mediante oficio DAF-1047-12-2016, se presentó ante la Junta Administrativa los documentos que se detallan a continuación para la

aprobación respectiva: a) Catálogo de cuentas basado en NICSP y aplicado al SIGAF. b) Manual Funcional de Cuentas, implementado por la

Contabilidad Nacional y su aplicación a la DGME. c) Políticas Contables implementadas por la Contabilidad Nacional y su aplicación a la DGME.

d) Manual de Procedimientos Contables. Todo lo anterior fue aprobado por la Junta Administrativa el 13 de diciembre de 2016, sesión N°65;

asimismo se autorizó a la Gestión de Recursos Financieros de la DGME a realizar las modificaciones que se requieran para mantener

actualizados los documentos anteriores, en concordancia con las directrices del Ente Rector. Mediante oficio DAF-1066-12-2016 y DAF-1079-12-

2016 se procedió a comunicar y remitir lo correspondiente al Lic. Ricardo Soto Arroyo, Contador Nacional. Mediante Informe AI-0134-2017

página 8, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe

Se desconoce 25/01/2016 cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0822-2015



Extranjería (DGME)

No Aplica

4.1 Por lo anterior, para los ingresos y gastos, no estaría claro si realmente en el avance en la

implementación del devengo, se haya logrado en un 100%. Por tanto debe analizarse y aclararse en el

informe estos dos puntos en relación con el porcentaje y la justificación que se señaló.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Analizar y aclarar el avance de implementación del

devengo.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021 /

2299-8131

Comisión de


NICSP. Correo:

comision_nicsp@migracion.

Mediante oficio DAF-0767-09-2016, donde el MBA. Agustin Barquero Acosta, remite los informes de avance remitidos a Contabilidad Nacional en

el 2016, sobre el avance porcentual que se está desarrollando periódicamente. Además, adjunta un cuadro o "plan de acción" de las tareas que

se están desarrollando a la fecha y que deben concluirse para la implementación de las NICSP a partir del 2017. Mediante oficio DAF0137-02-

2017 del 14/02/2004 se aclara que las mejoras que se le hizo al SIGAF, no contempla la incorporación del devengo, se hace mediante la

creación de algunas cuentas transitorias y después se debe ajustar. Mediante Informe AI-

0134-2017 página 9, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe

Se desconoce 25/01/2016 cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0840-2014

Estudio especial de los controles aplicados a los

vehículos no rotulados y con placas particulares

asignados a la Policía Profesional en la Dirección

General de Migración y Extranjería

No Aplica

4.2 Velar porque se cumpla con la Ley de tránsito por vías públicas terrestres y seguridad vial, en lo

correspondiente al apartado del uso de los vehículos del estado costarricense, de manera que cuando

autorice la inscripción de los vehículos de la Dirección General de Migración y Extranjería, sea con placa

oficial y rotulación, con excepción de los casos en que la normativa que regula los vehículos de la PPM,

permita omitir esos distintivos.





2586-4202

Supervisar el efectivo cumplimiento de la Ley de

Tránsito, en lo referente al uso e inscripción de vehículos


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021/8131

La Directora General le solicitó al Director Administrativo Financiero la atención de esta recomendación, mediante oficio DG-0374-02-2015.

Mediante Informe AI-0192-2015 del 30/03/2015 el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.21/10/2014 09/02/2015 No Indica cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0840-2014





No Aplica

4.4 Girar instrucciones de forma inmediata, para que cada uno de los vehículos en uso de la PPM,

incluido el del uso de la Dirección de esa instancia, cuente con una bitácora en donde se anoten los

datos de las salidas y entradas, lugar visitado, kilometraje, fecha, conductor y cualquier otro dato que la

Administración considere necesario, para un adecuado control.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Instruir para que cada uno de los vehículos asignados a

la Policía Profesional de Migración, utilice una bitácora

en donde se anoten datos para un mejor control de su

uso.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8193/8195

Se solicitó la atención de la recomendación, en coordinación con las instancias que correspondan, al Director de la PPM, mediante oficio DG-

3877-10-2014 / Con oficio 1005-10-2014DPPM y Memorandos DPPM-989-10-10-2014 y DPPM-990-10-2014, el Director de la PPM, comunica a

las Jefaturas y Oficiales el uso de las minutas en las reuniones que se efectúen así como el uso de las bitácoras para el control de salida y

entrada de vehículos policiales / Mediante oficio DG-4604-12-2014 se le solicita al órgano auditor considerar lo dispuesto en el oficio 1005-10-

2014DPPM / Mediante oficio DG-4663-12-2014 se le remite al Director de la PPM y al Gestor de SA para su atención copia del oficio AI-1053-

2014 relacionado con criterio de uso y resguardo de vehículos emitido por la Contraloría General de la República por consulta planteada por el

IMAS. Mediante Informe AI-0192-2015 página 85, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

21/10/2014 31/10/2014 Inmediato cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0842-2014Estudio manejo del fondo de caja chica en la

Dirección General de Migración y ExtranjeríaNo Aplica



deben hacer en el término de otros diez días hábiles posteriores a la recepción de las órdenes.

Asimismo, seguir el mecanismo definido para monitorear al avance de las actividades de

implementación, tomando acciones oportunas, en caso de presentarse dificultades u omisiones de

actividades, y tomar las decisiones para solventarlas.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019



órgano auditor.

Sra. Eugenia Victor

Sánchez. Jefe, Unidad de


Correo:

[email protected].


Tal y como se muestra en las evidencias para cada recomendación, se giraron las instrucciones correspondientes; todas ellas con copia al

equipo de monitoreo y seguimiento. Mediante Informe AI-0192-2015 página 87, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.22/10/2014 24/10/2014

10 días hábiles

a partir de la

recepción del

informe

cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería



4.2 Emitir a más tardar al 31 de diciembre del 2014, una directriz para requerir a los Gestores de los

departamentos, que informen las medidas disciplinarias tomadas contra los funcionarios que no hayan

atendido las indicaciones de la Gestión de Recursos Financieros, cuando se atrasan en la presentación

de las liquidaciones y/o sus correcciones.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Elaborar y notificar una directriz sobre medidas

disciplinarias por incumplimiento en los plazos de

presentación de las liquidaciones y/o correcciones.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021/8131

Se solicitó la atención de la recomendación, al Director Administrativo Financiero, mediante oficio DG-3848-10-2014 / con oficio DAF-1061-12-

2014 el Director Administrativo Financiero presenta al Despacho, propuesta de circular para el cumplimiento de esta recomendación. Mediante

Informe AI-0192-2015 página 87, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

22/10/2014 03/11/2014 31/12/2014 cumplida







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería



4.6 Emitir una directriz a más tardar al 31 de diciembre del 2014, dirigida a todos los funcionarios de la

institución, recordando la obligación de presentar las liquidaciones de viáticos dentro del lapso definido en

el artículo 10 del Reglamento de Gastos de Viaje y Transportes para funcionarios públicos, emitido por la

Contraloría General de la República, indicando las implicaciones de su no acatamiento; las cuales deben

ser incluidas dentro del reglamento institucional.



Financiero. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8021/8131

Elaborar y notificar una directriz sobre el cumplimiento de

presentación de las liquidaciones de viáticos.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021/8131

Se solicitó la atención de la recomendación, al Director Administrativo Financiero, mediante oficio DG-3849-10-2014 / con oficio DAF-1061-12-

2014 el Director Administrativo Financiero presenta al Despacho, propuesta de circular para el cumplimiento de esta recomendación / Mediante

oficio DAF-1106-12-2014, se le informa al órgano auditor las acciones realizadas para atender esta recomendación / Se emitió y notificó

mediante correo electrónico masivo, a todo el personal, la Circular DG-0047-12-2014; asimismo, se le comunicó a la AI mediante oficio DG-0253-

01-2015. Mediante Informe AI-0097-2016 página 81, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

22/10/2014 03/11/2014 31/12/2014 cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería



4.7 Incluir a la mayor brevedad, dentro de la propuesta del Reglamento interno del fondo de caja chica,

un artículo en el que se indique que en los temas no normados en ese documento, se debe considerar lo

que señala el Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas, emitido por el Ministerio de Hacienda y a

cualquier otra normativa que sea aplicable.



Financiero. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8021/8131

Incorporar al documento propuesto del Reglamento

interno de fondo de caja chica que los temas no

contemplados se regirán por lo reglamentado por el

Ministerio de Hacienda.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021/8131

Se solicitó la atención de la recomendación, al Director Administrativo Financiero, mediante oficio DG-3849-10-2014 / Mediante oficio DAF-1106-

12-2014, se le informa al órgano auditor las acciones realizadas para atender esta recomendación / Se le remite copia del oficio DAF 426-04-15 a

la AI de acciones emprendidas para el cumplimiento de la recomendación / Mediante oficio DAF 579-06-15, la DAF le solicita a la AI prórroga al

30 de setiembre para cumplir con esta recomendación. Mediante oficio AI-0664-2015, del 05/10/2015, la AI le contesta oficio DAF-959-09-15 del

25 de setiembre de 2015, donde se le indica la responsabilidad del cumplimiento y el monitoreo continuo, para asegurar la ejecución y puesta en

práctica de las recomendaciones emanadas por la AI, recae única y exclusivamente en la Administración. Dado que lo solicitado se incluye en la

Propuesta y aunque el Reglamento de Caja Chica no se ha aprobado ni publicado, esta Auditoria considera que la recomendación se encuentra

cumplida. Mediante Informe AI-0097-2016 página 82, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

22/10/2014 03/11/2014 No Indica cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería



4.8 Incorporar dentro de la propuesta del Reglamento de gastos de viaje y transportes institucional que

está en proceso, los procedimientos a seguir cuando las liquidaciones se presenten en forma tardía y/o

cuando requieran ser corregidas; tramitando su aprobación y divulgación en el primer semestre del 2015.



Financiero. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8021/8131

Incorporar al documento propuesto del Reglamento de

gastos procedimiento a seguir sobre presentación tardía

de liquidaciones.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021/8131

Se solicitó la atención de la recomendación, al Director Administrativo Financiero, mediante oficio DG-3849-10-2014 / Mediante oficio DAF-1106-

12-2014, se le informa al órgano auditor las acciones realizadas para atender esta recomendación / Mediante oficio DAF 579-06-15, la DAF le

solicita a la AI prórroga al 30 de setiembre para cumplir con esta recomendación / Se notificaron los oficios DAF 574-06-15 y DAF 575-06-15 a la

Gestión de Recursos Financieros y a la Asesoría Jurídica, relacionados con solicitud de revisión y aprobación del Reglamento Interno de Gastos

de Viajes y Transporte para funcionarios de la DGME. Mediante Informe AI-0097-2016 página 83, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta

recomendación.

22/10/2014 03/11/2014 30/06/2015 cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería



4.9 Establecer dentro del manual de procedimientos del Subproceso de Tesorería, el funcionario

encargado de revisar los arqueos realizados de efectivo y fórmulas de cheques en blanco, para verificar

de esta forma, las funciones asignadas sobre la protección de los mismos.


Gestor de Recursos


[email protected].

Teléfono: 2299-8136/8137

Designar a un funcionario para revisión de arqueos y

cheques en blanco.


Gestor de Recursos


[email protected].

Teléfono: 2299-8136/8137

Se solicitó la atención de la recomendación, a la Gestora de RF, mediante oficio DG-3850-10-2014 / Mediante oficio GRF-1717-2014, la Gestora

de Recursos Financieros le solicita a la Coordinadora del Subproceso de Tesorería, la atención de esta recomendación / Con oficio GRF-1798-11-

2014 la Coordinadora del Subproceso de Tesorería da respuesta al oficio GRF-1717-2014 relacionado con lo actuado para la atención de esta

recomendación / Mediante oficio UPI-0168-05-2016 se le comunica a la AI de las acciones realizadas / Con oficio UPI-0136-04-2016 se le reitera

la atención de esta recomendación, a la DAF, a la GRF, a la UPI y a la Asesoría Jurídica / Mediante oficio GRF-0745-04-2017, el Gestor de

Recursos Financieros le comunica a la Directora General, que le solicitó a la DAF información sobre la instancia responsable de revisar los

reportes de los arqueos. Mediante oficio GRF del 21/12/2016 la MBA. Gabriela Díaz, Gestora de Recursos Financieros, informa a la Licda.

Gisela Yockchen Mora, Directora General "... se está a la espera de la modificación del manual de procedimiento de caja chica, el cual fue

devuelto a la Unidad de Planificación Institucional mediante oficio GRF-1986-08-2016 para ajustar los manuales que esta Gestión había

preparado en virtud a la modificación que se está realizando a los manuales de Caja Chica. Mediante oficio UPI-001-01-2017 del 2/1/2017 el

MSc. Luis Alonso Serrano Echeverría, Jefe de Planificación Institucional, indica que la Unidad de Planificación considera que siendo una función

propia de la actividad financiera, éste puede ser aplicado independientemente de la aprobación o publicación del Reglamento y de la modificación

a la propuesta de manual de Caja Chica". De la revisión del Procedimiento de Arqueo Cheque en Blanco, se comprobó que en el paso 8 del

procedimiento se incluyó el responsable de la revisión del informe del arqueo de los cheques en blanco y en el procedimiento de Arqueo de Caja

Chica se describe como el responsable de la revisión en el paso 5. Mediante Informe AI-0134-2017 página 23, el órgano auditor avala el


22/10/2014 03/11/2014 No Indica cumplida







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería



4.10 Iniciar de forma inmediata, un compendio donde se mantenga documentada la normativa que rige el

proceso del manejo de la caja chica, incluyendo todas las autorizaciones y directrices internas y las

emitidas por el Ministerio de Hacienda, de acuerdo con lo expuesto en el punto 2.4.


Gestor de Recursos


[email protected].

Teléfono: 2299-8136/8137

Documentar la normativa del proceso de manejo de caja

chica.


Gestor de Recursos


[email protected].

Teléfono: 2299-8136/8137

Se solicitó la atención de la recomendación, a la Gestora de RF, mediante oficio DG-3850-10-2014 / Mediante oficio GRF-1717-2014, la Gestora

de Recursos Financieros le solicita a la Coordinadora del Subproceso de Tesorería, la atención de esta recomendación / Con oficio GRF-1798-11-

2014 la Coordinadora del Subproceso de Tesorería da respuesta al oficio GRF-1717-2014 relacionado con lo actuado para la atención y

cumplimiento de esta recomendación. Mediante Informe AI-0192-2015 página 93, el órgano auditor avala el cumplimiento de esta

recomendación.

22/10/2014 03/11/2014 Inmediato cumplida

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0822-2015



Extranjería (DGME)

No Aplica

1.1 Se debe procurar efectuar la solicitud a la Contabilidad Nacional para la depuración de las cuentas,

con la mayor prontitud, considerando que se informó desde el mes de julio de este año que se iba a

realizar. Además, se deberá elaborar una planeación de las acciones que se esperan efectuar, para

cumplir con esta depuración.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Solicitar la depuración de las cuentas e implementar

acciones para cumplir con esa depuración.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021 /

2299-8131

Mediante oficio DG-003-01-2016, del 04/01/2016, la entonces Directora General, Lcda. Kathya Rodríguez A., solicita al señor Agustin Barquero ,

Coordinador NICSP, informar los avances obtenidos. El señor Barquero Acosta, emite como respuesta el oficio DAF-0767-092016 del 07-09-

2016 en donde indica "... se procede a remitir cada uno de los informes de avance remitidos a Contabilidad Nacional durante el presente año, en

los mismos se revela el avance porcentual que se está desarrollando periódicamente". A solicitud de la AI, se recibe correo electrónico con

fecha 17/01/2017, de la Lcda. Idania Espinoza, al que se adjunta copia del oficio DAF-0648-07-16 del 28/07/2016 remitido por el MBA. Agustin

Barquero, al señor Ricardo Soto Arroyo, Contador Nacional Contabilidad Nacional, solicitando que se conceda plazo tipo amnistía no menor a los

5 años para poder cumplir con la depuración y que durante dicho plazo estarían brindando informes periódicos del avance. Mediante oficio DAF-

0137-02-2017 del 14/02/2017, suscrito por el MBA. Agustín Barquero Acosta, Director Administrativo Financiero, informa mediante nota UCC-022-

2016 de la Contabilidad Nacional, se solicita emitir un cronograma de actividades al 15/10/2016, bien detallado del proceso de depuración, con

plazos de cumplimiento, responsables, tareas a desarrollar y demás, así como remitir informes de avances mensuales; el cual fue elaborado por

el Subproceso de Contabilidad; solicitando en el oficio DAF-136-02-2047, a la Gestión de Recursos Humanos, un total de 600 horas extras, por

cuando el pendiente debe ser atendido en tiempo extraordinario; no obstante, al 20/02/2017 se está a la espera de dicha asignación y por lo tanto

definir las fechas en el cronograma. Mediante oficio UPI-074-03-2017-EHR, el Equipo de Seguimiento presentó consulta ante el Despacho de la

Dirección General, sin embargo, no se recibió respuesta al mismo. Según Auditoria Interna, esta advertencia se encuentra NULA, la misma se

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe

No Indica 25/01/2016 NULA

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0822-2015



Extranjería (DGME)

No Aplica

2.1 Se considera que de requerirse, deberán realizarse las consultas en caso que sea necesario a la

Contabilidad Nacional, para evitar cometer errores o inconvenientes en relación con esta contratación

para el establecimiento de requerimientos que posteriormente serán base para la programación de estos

procesos que se integrarán al SIGAF.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Realizar las consultas a los entes respectivos, para

minimizar riesgos en la programación de procesos del

sistema.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021 /

2299-8131

Según el último informe de seguimiento presentado por la Auditoria Interna mediante oficio AI-0134-2017, la última acción reportada, fue el

recibo del oficio GRF-0179-01-2017 sobre lo requerido para atender esta recomendación / Mediante oficio UPI-074-03-2017-EHR, el Equipo de

Seguimiento presentó consulta ante el Despacho de la Dirección General, sin embargo, no se recibió respuesta al mismo. Según Auditoria

Interna, esta advertencia se encuentra NULA, la misma se retomó en el Informe AI138-2017

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe

Se desconoce 25/01/2016 NULA

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0822-2015



Extranjería (DGME)

No Aplica

5.1 Se debe analizar este punto y acordar a quién le corresponde la reclasificación de los activos de

acuerdo con el nuevo Plan de Cuentas Contable, ya que este se requiere para iniciar con las NICSP en

el 2016.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Analizar y designar a la persona responsable de la

reclasificación de los activos.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021 /

2299-8131

Comisión de

Según el último informe de seguimiento presentado por la Auditoria Interna mediante oficio AI-0134-2017, no se evidenciaban acciones para su

cumplimiento / Mediante oficio UPI-074-03-2017-EHR, el Equipo de Seguimiento presentó consulta ante el Despacho de la Dirección General, sin

embargo, no se recibió respuesta al mismo. Según Auditoria Interna, esta advertencia se encuentra NULA, la misma se retomó en el Informe

AI138-2017

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0822-2015



Extranjería (DGME)

No Aplica

6.1 Por lo tanto, la Comisión deberá definir si se incluye este tema en el informe de avance de la

implementación, ya que por lo que se mencionó en la entrevista aún no se ha finiquitado sobre este

punto y tomar las acciones que se requieran para que se logre incluir dicha información en los estados

financieros al 31 de diciembre 2016. Provisiones por litigios o demandas.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Definir la inclusión en el informe respectivo e

implementar acciones en caso de que se incluya en el

estado financiero.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021 /

2299-8131

Comisión de


NICSP. Correo:




AI138-2017

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0822-2015



Extranjería (DGME)

No Aplica7.1 La Comisión deberá analizar y decidir si se confecciona este Plan de reconocimiento de activos para

su cumplimiento durante estos cinco años.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

El Equipo de Seguimiento, no cuenta con evidencia

sobre las acciones realizadas por la Administración.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021 /

2299-8131

Comisión de


NICSP. Correo:




AI138-2017

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.3 Formalizar y ejecutar un plan de trabajo a corto, mediano y largo plazo, dentro del primer semestre

del 2015, junto con la Comisión Institucional para la adquisición, construcción, alquiler de edificios o lotes

e incluso para modificación y reparación de oficinas prestadas bajo convenios; enfocado a implementar la

seguridad física y ambiental para las TI, en el que se plasmen al menos las actividades, recursos,

tiempos y responsables de esas acciones. Lo anterior, para el aseguramiento y protección del personal,

los equipos, sistemas, la información, los servicios y demás recursos en las regionales y los aeropuertos;

enfatizando, entre otros, el cómo solventar las deficiencias enlistadas en este informe y considerando

entre las actividades posibles la suscripción de convenios de préstamo de los edificios, con instituciones

gubernamentales, que ceden sus instalaciones o espacios físicos a las regionales de la Dirección

General de Migración y Extranjería.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Elaborar un plan de trabajo para implementar, en todas

las instalaciones, sean en calidad de préstamo,

alquiladas o propias, la seguridad física y ambiental de

las tecnologías de información; ello para asegurar los

recursos y proteger al personal.


Acosta. Coordinador,

Comisión Institucional de

Lotes e Infraestructura.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021/2299-

8132

Se solicitó la atención de la recomendación, en coordinación con las instancias que correspondan, a la Coordinadora de la Comisión Institucional

de Lotes e Infraestructura (CILI), mediante oficio DG-0224-01-2015. Mediante oficio CILI-22-03-15 se informa que los tiempos y plazos son

complejos debido a las limitaciones; asimismo, presenta formulario de evaluación de inmuebles para compra o alquiler de edificaciones y

cronograma de proyectos de infraestructura, oficio que fue enviado a la Auditoría Interna mediante oficio DG-1072-04-2015 / Mediante oficio DG-

1073-04-2015, se le solicita al Coordinador de la CILI, continuar informando sobre los avances o acciones que se realicen / Se le notificó

nuevamente al Coordinador de la CILI mediante oficio UPI-0135-04-2016 sobre la definitiva ejecución de la recomendación / Mediante oficio CILI-

16-05-16 el Coordinador de la CILI solicita prórroga para atender esta recomendación / Mediante oficio CILI-10-02-17, el Director Administrativo

Financiero, le solicita al Equipo de Seguimiento, coordinar una reunión con el órgano auditor para aclarar esta recomendación / Con oficio DAF-

289-03-2017 la DAF le informa al órgano auditor, que se solicitará a la JADGME la suspensión del proyecto y re direccionar los mismos, hacia

otros proyectos de interés institucional / Con oficio UPI-0118-04-2017-EHR, se le comunica a la Administración el estado de la recomendación,

para que efectúe o instruya a las instancias involucradas lo correspondiente / Se recibió el oficio AI-0160-2017 mediante el cual responde el oficio

DAF 0272-03-17, e informan que el órgano auditor está a la espera de que se aporte por parte de la CIPI lo acordado en la reunión realizada.

Mediante informe AI-0160-2017 el órgano auditor brinda respuesta al oficio DAF 272-03-2017 del 29 de marzo 2017, en la cual se le comunica

que la información remitida, se limita incluir un listado de proyectos, sin mayores detalles, no se ajusta a lo solicitado en la recomendación, se le

solicita a la DAF presentar los planes acordados, en los términos requeridos en la recomendación, así como comunicar en un corto plazo las

fechas propuestas de presentación de cada plan. Mediante oficio DAF-615-08-2017, la DAF le informa a la UPI, que se remitió oficio CIPI-13-07-

17 a la Auditoría Interna, con el Plan de Infraestructura de la DGME, para su respectivo análisis.

16/01/2015 27/01/2015

Primer

semestre del

2015

31/12/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Documentación en análisis de la

AI, para el cumplimiento de la

misma.







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.5 Establecer lineamientos para el monitoreo y la administración de los sistemas de circuito cerrado de

televisión e implantar un protocolo estándar para la entrega de los videos a autoridades policiales, que

abarque a las oficinas regionales y aeropuertos que cuenten con estos; debiéndose asignar la

responsabilidad que corresponda al subproceso de Seguridad Interna; así como fijar los requerimientos

de carácter administrativo y técnicos para su óptimo funcionamiento y los recursos necesarios para su

cumplimiento; documento que deberá oficializarse y comunicarse, a más tardar al 31 de agosto del 2015.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Definir lineamientos de monitoreo de CCTV e

implementar un protocolo de entrega de videos a

instancias policiales, mismo que deberá oficializarse; así

como sus requerimientos para su efectivo

funcionamiento.




Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019


oficio DG-0225-01-2015 / Mediante oficio DAF 073-02-15 la Dirección Administrativa Financiera le solicita colaboración a la Dirección Técnica

Operativa y Regional, para el cumplimiento de esta recomendación / Mediante oficio DAF-038-2015, la DTOR designa al señor Steven Badilla

Salazar, para que coadyuve en la materialización de la recomendación / Mediante oficio DG-4786-12-2015 se le remite al órgano auditor, el

documento "Administración de las cámaras de vigilancia instaladas en las Oficinas de la Dirección General de Migración y Extranjería y sus

posibles accesos" no obstante, la AI indica que el documento es muy general en el tema de definir la forma en que se va a administrar el circuito

cerrado y en que se monitoreará, igualmente queda pendiente la fijación de los requerimientos administrativos, técnicos y los recursos

necesarios para su completo y óptimo funcionamiento. Se le notificó nuevamente al Director Administrativo Financiero mediante oficio UPI-0135-

04-2016 sobre la definitiva ejecución de la recomendación / Mediante oficio UPI-0118-04-2017-EHR, se le comunica a la Administración el estado

de la recomendación, para que efectúe o instruya a las instancias involucradas lo correspondiente. Mediante oficio DAF0615-08-2017, la DAF le

informa a la UPI, que esta recomendación esta cumplida, sin embargo, no hay evidencias que lo confirmen; se hizo la consulta a la AI y la misma

se encuentra "parcialmente cumplida" se gestionará nuevamente el cumplimiento de la misma. Se notificó a la Dirección Administrativa, de lo

resuelto por la Auditoría quien no acepto por concluida totalmente la recomendación, sino de forma parcial y en tal sentido se le solicita a la DAF

mediante oficio UPI-230-08-2017, que realice las correcciones del caso y a su vez solicite una prórroga para el cumplimiento de la

recomendación. Mediante oficio DAF-0743-10-2017 con fecha 3 de octubre de 2017; el Director Administrativo Financiero, MBA. Agustín

Barquero Acosta, informa que dentro del Manual de Control de Ingreso y Tránsito de la DGME, en el Título III, Capítulo I, se establecieron los

lineamientos sobre el uso de las Cámaras de Vigilancia, a la fecha dicho documento se encuentra en la Dirección General para su aprobación

final e indica que dicha recomendación se encuentra a cargo de la Dirección General y no de la Dirección Administrativa Financiera.

16/01/2015 27/01/2015 31/08/2015No se ha

solicitado

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.7 Confeccionar y divulgar a más tardar al 31 de julio del 2015, lineamientos financieros y

presupuestarios, que apoyen y garanticen la gestión y ejecución de los proyectos enfocados a mejorar la

infraestructura física, ambiental y de seguridad de las TI, en las oficinas regionales.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Emitir y divulgar directrices en materia financiera y

presupuestaria para apoyar y garantizar la ejecución de

proyectos enfocados al mejoramiento de la

infraestructura de TI en las regionales.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021/2299-

8132 / Sra. Eugenia Víctor

Sánchez, Jefe a.i. Unidad

de Planificación


[email protected].

Teléfono: 2299-8126/2299-

8127 / Sra. Gabriela Díaz

Díaz. Gestora de Servicios

de Apoyo. Correo:

Se le notificó al Director Administrativo Financiero, al Jefe de la Unidad de Planificación Institucional y al Gestor de Servicios de Apoyo mediante

oficio UPI-0135-04-2016 sobre la definitiva ejecución de la recomendación / Mediante oficio UPI-0141-04-2016 se le solicita al Coordinador de la

Comisión de Presupuesto, dar especial celeridad a los proyectos que hayan sido incluidos para el año 2017 / Mediante oficio CILI-016-05-16 el

Coordinador de la CILI informa al Despacho de la Directora General que esta recomendación está directamente ligada al cumplimiento de la

recomendación 4.3 y que ya se está realizando la evaluación institucional respectiva / Con oficio UPI-0118-04-2017-EHR, se le comunica a la

Administración el estado de la recomendación, para que efectúe o instruya a las instancias involucradas lo correspondiente.

Mediante oficio DAF-615-08-2017, la DAF le informa a la UPI, que se remitió oficio CIPI-13-07-17 a la Auditoría Interna, con el Plan de

Infraestructura de la DGME, para su respectivo análisis.

16/01/2015 27/01/2015 31/07/2015 31/12/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.10 Oficializar lineamientos para las instancias competentes, dentro del segundo semestre del 2015,

para que en los Planes de prueba de los sistemas informáticos que se desarrollen internamente y los que

se adquirieran a terceros, se establezcan indicadores de desempeño, cuantitativos y cualitativos,

conforme a las metas y objetivos trazados. Estos indicadores deben ser evaluados periódicamente, ya

que le permitirá a la Gestión de TI, vigilar y comprobar objetivamente la efectividad de los sistemas en

desarrollo y en producción, debiéndose incluir estándares o parámetros mínimos a ser cumplidos; que

contribuyan fehacientemente a una mayor eficiencia de los SI y a la aplicación de soluciones efectivas.

Asimismo, definir los mecanismos para administrar la información que brindan dichos indicadores e

implantar un adecuado monitoreo y control del desempeño de los sistemas, conforme al criterio de

balance costo-beneficio.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Establecer indicadores para desarrollar efectivamente,

los planes de prueba de los sistemas informáticos que

contengan las variables requeridas así como determinar

su monitoreo y control.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161


mediante oficio DG-0223-01-2015 / Mediante oficio GTI-1760-11-2015-SD, del 10 de noviembre del 2015, que para el SISCAP/API, existe un

reglamento para las líneas aéreas, oficializado por la DGME, referente a que deben enviar los vuelos una hora antes de la partida y reenviarlo 30

minutos antes, por lo que SISCAP tiene establecido su tiempo de desempeño y que con el nuevo servidor, estos tiempos se cumplen

holgadamente; mencionando que para el sistema SIMMEL, tomaron en cuenta las consultas de impedimentos de entrada: alertas, difusiones,

visas restringidas y consulares e INTERPOL, así como las de impedimentos de salida: difusiones, alertas, permisos de salida, permisos de

menores, Bancrédito, multas de permanencia y de tránsito; estimando que 10 segundos es un tiempo aceptable con la siguiente evaluación: de

1 a 3 segundos excelente, de 7 a 7 segundos muy bueno, de 8 a 10 segundos bueno, superior a 10 segundos malo. Mediante oficio GTI-0311-

03-2016, del 02 de marzo de 2016 la Lcda. Jenny Gamboa, indica que se remitió el GTI-0309-03-2016 a las Jefaturas Propietarias de Sistemas

de Información, para que a más tardar el 17 de marzo, presenten los tiempos de respuesta que requieren en los sistemas de información,

considerando que los propietarios de los sistemas son los únicos que tienen el criterio para identificar cuáles son los tiempos que requieren y no

la gestión de TI. Mediante oficio GTI-0488-04-2017 del 24 de abril de 2017, la Gestora de TI, Lcda. Jenny Gamboa, gira instrucciones a la

Licda. Xiomara Hernández Salazar, Coordinadora Subproceso Desarrollo, para que incorpore los tiempos mínimos y máximos indicados por las

Jefaturas propietarias de los sistemas, dicha información será utilizada cuando se realicen las pruebas requeridas, previo a la implementación de

un sistema, tanto para sistemas nuevos, como los sistemas existentes a los que se les realicen mejoras sustanciales que pudieran afectar los

tiempos de respuesta, en ambos casos para los sistemas desarrollados a lo interno o por desarrollo por parte de terceros y se debe dejar

constancia de los tiempos de respuesta obtenidos, para que quede evidencia de que se cumple con los tiempos esperados por las Jefaturas.

Documentación en análisis de la Auditoria Interna para el cumplimiento de la misma.

16/01/2015 27/01/2015

Segundo

semestre del

2015

No se ha

solicitado

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.11 Establecer, dentro del tercer trimestre del 2015, en conjunto con la Gestora de Tecnologías de

Información, las jefaturas de las Regionales y los Aeropuertos y demás instancias competentes, un Plan

continuo y estructurado de capacitación en el uso de los sistemas de información que se aplican en la

operación de la institución, como SIMMEL, SISCAP y otros, para el personal de las Regionales y los

Aeropuertos, el cual deberá ser oficializado y divulgado por la Dirección General e incluir acciones de

monitoreo de la Gestión de Recursos Humanos para su cabal y oportuno cumplimiento.

Sr. Célimo Rodríguez Pagani.

Gestor de Recursos Humanos.

Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8155/2299-

8148

Establecer un plan continuo y estructura de capacitación

en el uso de los sistemas de información que se utilizan

en la Dirección de la General de Migración y Extranjería,

para el personal destacado en las oficinas regionales y

aeropuertos. El plan se oficializará y divulgará; además

deberá ser monitoreado por la Gestión de Recursos

Humanos.


Pagani. Gestor de

Recursos Humanos.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8155/2299-

8148 Sra.

Jenny Gamboa Rodríguez.



[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Mediante oficio GRH-4012-09-2015, del 23 de setiembre de 2015, la gestora de TI, Lcda. Jenny Gamboa y el gestor de Recursos Humanos

MBA. Célimo Rodríguez, informan que solicitará a las jefaturas policiales de oficinas regionales y de aeropuertos, que remitan la lista de dos

usuarios expertos por lugar y que con la colaboración del personal de GTI, se determinarán los detalles de la capacitación de los principales

sistemas institucionales; indicando que con base en la información anterior establecerá el plan y el cronograma, que lo implementarán los

profesionales de GTI asignados a cada sistema. Mediante oficio GRH-2109-05-2017 el gestor de Recursos Humanos MBA. Célimo Rodríguez

Pagani, le solicitó al Msc. William Fuentes Zumbado, Coordinador de la Unidad de Desarrollo, incorporar dentro del Plan de Capacitación de la

Gestión de Recursos Humanos del 2017, las actividades de capacitación que permitieran cumplir con la recomendación. Mediante oficio GRH-

UD-3470-08-2017 el señor Fuentes señala mediante correo electrónico la Licda. Jenny Gamboa Rodríguez, comunica que las capacitaciones no

se podrán impartir en el ejercicio económico 2017 debido a que esa la Gestión de TI, se encuentra con proyectos muy urgentes y la capacidad de

respuesta está limitada por la falta de personal, por lo que es necesario programarlas para el 2018. Mediante oficio GRH-3460-08-2017 la

Gestión de Recursos Humanos, manifiesta que dicha Gestión ha efectuado las acciones pertinentes para el cumplimiento de esta

recomendación, sin embargo, el cumplimiento de la misma depende exclusivamente de la disponibilidad de la Gestión de TI. La Gestión de

Recursos Humanos está en total disponibilidad de realizar los procesos de capacitación requeridos para el cumplimiento de esta recomendación;

mismos que se concretarán en la medida que la Gestión de Tecnologías de Información, determine la disponibilidad del tiempo y recurso humano

para su debida ejecución en el primer semestre del 2018. Se notificó mediante oficio UPI-231-08-2017 que ambos gestores, definan en forma

conjunta el plazo que requieren para la implementación de lo indicado en la recomendación; y a su vez soliciten una prórroga para el

cumplimiento de la misma. Mediante oficio GTI-1199-10-2017 co fecha 4 de octubre de 2017, la Licda. Jenny Gamboa Rodríguez, Gestora de


del 201531/03/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.12 Oficializar a más tardar al 31 de julio del 2015, un Programa de inducción en el uso de los sistemas

informáticos institucionales, para las oficinas regionales y aeropuertos, que sea requisito para el personal

de primer ingreso o el que asuma nuevas funciones que exigen usarlos, para lo cual se debe incluir entre

otros aspectos, las actividades, los responsables, tiempos y acorde con las necesidades institucionales.



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8155/2299-

8148

Elaborar y oficializar un programa de inducción, para el

personal destacado en las oficinas regionales y

aeropuertos, sobre uso de sistemas informáticos de la

Dirección General de Migración y Extranjería.


Pagani. Gestor de

Recursos Humanos.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8155/2299-

8148

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161


oficio DG-0222-01-2015 / Mediante oficio GRH-5902-12-2015, el Gestor de Recursos Humanos comunica lo actuado para esta recomendación

(el personal de nuevo ingreso o traslado a otra unidad, recibirán la capacitación/entrenamiento por parte de usuarios expertos). Al respecto, la

Auditoría aclara que esta recomendación se refiere a un Plan de Inducción para los nuevos funcionarios, que es diferente al de Capacitación, que

se aplique en general para enseñarle a cualquier servidor como hacer sus tareas, dentro de estas el manejo de los Sistemas de Información, el

cual podría ser implementado por la GRH o las jefaturas, pero que tiene que estar definido y oficializado. Se le notificó nuevamente al Gestor de

Recursos Humanos mediante oficio UPI-0135-04-2016 sobre la definitiva ejecución de la recomendación / Mediante oficio UPI-0107-04-2017-

EHR se le reitera a la Gestión de Tecnología de Información y al Gestor de Recursos Humanos, el cumplimiento de esta recomendación /

Mediante oficio UPI-0129-04-2017-EHR se le comunica al órgano auditor la prórroga autorizada por la Administración, según la petición planteada

por la Gestión de Recursos Humanos / Mediante oficio GRH-2123-05-2017, el Gestor de Recursos Humanos, el MBA. Célimo Rodríguez Pagani,

giró instrucciones a la Licda. Yesenia Naranjo Morales, coordinadora de la Unidad de Dotación, para que se incorpore en el programa de

inducción de personal policial de primer ingreso la asignación de ocho horas para que personal de la Gestión de TI, brinde charlas relacionadas

con la cultura informática y políticas de TI. No se han efectuado actividades de inducción recientemente, por lo que esta actividad se encuentra

pendiente de ejecutar. Documentación en análisis de la Auditoria Interna para el cumplimiento de la misma.

16/01/2015 27/01/2015 31/07/2015No se ha

solicitado

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.13 Elaborar y divulgar lineamientos en coordinación con GTI, con vigencia para toda la institución, de

todas las capacitaciones que resulten de actualizaciones, modificaciones o implementaciones de

Sistemas de Información institucionales; instrumento que deberán presentar y documentar dentro del

tercer trimestre del 2015.



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8155/2299-

8148

Presentar lineamientos de capacitaciones de todos los

sistemas de información de la Dirección General de



Pagani. Gestor de

Recursos Humanos.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8155/2299-

8148

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].


oficio DG-0222-01-2015 / Mediante oficio GRH-5902-12-2015, el Gestor de Recursos Humanos comunica lo actuado para esta recomendación

(la GTI ya cuenta con la metodología de desarrollo de sistemas institucionales; se giraron lineamientos sobre actualización/modificación y se les

brindará la capacitación respectiva, en caso de que lo requieran) / Se le notificó nuevamente al Gestor de Recursos Humanos mediante oficio

UPI-0135-04-2016 sobre la definitiva ejecución de la recomendación / Mediante oficio DAF 013-01-17 el Director Administrativo Financiero le

solicita al Gestor de Recursos Humanos, pronunciarse sobre el cumplimiento de esta recomendación / Mediante oficio UPI-0107-04-2017-EHR

se le reitera a la Gestión de Tecnología de Información y al Gestor de Recursos Humanos, el cumplimiento de esta recomendación / Mediante

oficio UPI-0129-04-2017-EHR se le comunica al órgano auditor la prórroga autorizada por la Administración, según la petición planteada por la

Gestión de Recursos Humanos. Mediante oficio GRH-2123-05-2017, el Gestor de Recursos Humanos, el MBA. Célimo Rodríguez Pagani, giró

instrucciones a la Licda. Yesenia Naranjo Morales, coordinadora de la Unidad de Dotación, para que se incorpore en el programa de inducción de

personal policial de primer ingreso la asignación de ocho horas para que personal de la Gestión de TI, brinde charlas relacionadas con la cultura

informática y políticas de TI. No se han efectuado actividades de inducción recientemente, por lo que esta actividad se encuentra pendiente de


del 2015

No se ha

solicitado

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.14 Establecer por escrito, dentro del tercer trimestre del 2015, la práctica de hacer evaluaciones de

comprensión en el uso de los sistemas de información institucionales, con el fin de que al término de

cada capacitación, la Administración tenga una certeza razonable, de que los conocimientos impartidos

fueron asimilados satisfactoriamente por los participantes y dado el caso, se resolviera fortalecerlos en y

quienes fuera necesario.



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8155/2299-

8148

Realizar evaluaciones del uso de los sistemas de

información de la Dirección General de Migración y

Extranjería, a efectos de determinar si fueron

aprovechados efectivamente así como reforzarlos al

personal, en caso de ser necesario.


Pagani. Gestor de

Recursos Humanos.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8155/2299-

8148

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161 Sr. Elías Quesada

Soto, Director a.i. de la

Policía Profesional de


oficio DG-0222-01-2015 / Mediante oficio GRH-5902-12-2015, el Gestor de Recursos Humanos comunica lo actuado para esta recomendación y

solicita prórroga para su cumplimiento, indican que los profesionales de GTI y su jefatura elaborarán e implementarán el instrumento mediante

un examen de medición de aprovechamiento / Mediante oficio UPI-0043-02-2016 se autoriza prórroga solicitada al primer trimestre del año 2016 /

Se le notificó nuevamente al Gestor de Recursos Humanos mediante oficio UPI-0135-04-2016 sobre la definitiva ejecución de la recomendación /

Mediante oficio DAF 013-01-17 el Director Administrativo Financiero le solicita al Gestor de Recursos Humanos, pronunciarse sobre el

cumplimiento de esta recomendación / Mediante oficio UPI-0107-04-2017-EHR se le reitera a la Gestión de Tecnología de Información y al

Gestor de Recursos Humanos, el cumplimiento de esta recomendación / Mediante oficio UPI-0129-04-2017-EHR se le comunica al órgano

auditor la prórroga autorizada por la Administración, según la petición planteada por la Gestión de Recursos Humanos./ Mediante oficio GRH-

2123-05-2017 el Gestor de Recursos Humanos, el MBA. Célimo Rodríguez Pagani, comunica que le corresponde a los funcionarios de GTI,

realizar la instrucción de las capacitaciones de los sistemas de información, considerando dentro de tales capacitaciones, la elaboración de

pruebas que permitan evaluar el adecuado aprendizaje de los sistemas de información impartidos. Dicha recomendación podrá ser cumplida al

momento de que sea implementada la capacitación correspondiente a los sistemas de información señalados por la Licda. Jenny Gamboa,

Gestora de GTI. La Gestión de Recursos Humanos está en total disponibilidad de realizar los procesos de capacitación requeridos para el

cumplimiento de esta recomendación; mismos que se concretarán en la medida que la Gestión de Tecnologías de Información, determine la

disponibilidad del tiempo y recurso humano para su debida ejecución. Se notificó mediante oficio UPI-232-08-2017 que ambos gestores, definan


del 201531/03/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0012-2015




Extranjería

No Aplica

4.17 Realizar y documentar un estudio técnico, en el que se identifiquen las necesidades de dispositivos

de detección de incendios y extintores en las oficinas centrales, regionales y aeropuertos, que incluya las

acciones necesarias para solventar la falta de detectores en las oficinas que no son propiedad de la

institución, además de prever su existencia en las instalaciones que se alquilen o contraten a futuro,

definiendo su ubicación, tipos y su mantenimiento. Resultados que deberán oficializar y divulgar la

Dirección General y remitirse a esta Auditoría, dentro del segundo semestre del 2015.




[email protected].


Documentar las necesidades de los dispositivos de

detección de incendios, tanto a nivel central como a nivel

regional y aeroportuaria. Oficializar y divulgar el estudio

técnico que se genere al respecto.

Sr. Isaac Herrera Mena,

Gestor Administrativo PPM.

Correo:

[email protected].




Auditoría Interna, las acciones ejecutadas al respecto /

Mediante oficio DG-0307-01-2015, se le solicitó a la Contraloría General de la República, criterio al respecto de esta recomendación / La CGR,

mediante oficio 2253 (CGR/DJ-0168-2015) previene a la DGME sobre la solicitud de criterio presentada. Mediante oficio 176-03-2015-DPPM-GA,

el Gestor Administrativo de la Policía Profesional de Migración, informa que las edificaciones en arrendamiento se efectúan amparadas a la Ley

de Contratación Administrativa y su Reglamento y, para las edificaciones en calidad de préstamo, bajo suscripción de convenio de uso /

Mediante oficio DG-2020-05-2015, se le solicita a la Asesoría Jurídica de la DGME, emitir criterio para cumplir con prevención emitida por la CGR

/ Mediante oficio AJ-1644-07-2015 la Asesoría Jurídica brinda el criterio solicitado mediante oficio DG-0307-01-2015.

Mediante oficio SO-104-09-15, la Encargada de la Oficina de SO remite a la Auditoría Interna documentación que evidencia el grado de

cumplimiento de esta recomendación

Mediante oficio DG-4609-11-2015 se le solicita nuevo criterio a la CGR / Mediante oficio UPI-0014-01-2016 se le plantea nuevo criterio a la CGR

/ Ante nueva respuesta del ente contralor, se emite el oficio UPI-0048-02-2016, relacionado con consulta sobre criterio de remodelaciones,

adiciones y mejoras a edificaciones no propias de la DGME / Se le notificó nuevamente a la Encargada de la Oficina de Salud Ocupacional

mediante oficio UPI-0135-04-2016 sobre la definitiva ejecución de la recomendación /

Mediante oficio 6955 (CGR/DJ-797) la CGR responde a la consulta planteada por la DGME / Mediante oficio UPI-0240-06-2016 se le solicita a la

16/01/2015 27/01/2015

Segundo

semestre del

2015

No se ha

solicitado

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0049-2013Estudio del Sistema de Movimientos Migratorios

Electrónicos (SIMMEL) de la Dirección





4.2 Analizar a más tardar al 30 de junio del 2013, en conjunto con las unidades que correspondan y

dejando evidencia de dicho examen, las razones por las que se incrementa considerablemente en

algunos meses, los movimientos que se remiten a REMIP para su registro, delimitando los casos que

efectivamente son de excepción y los que deberían ser incluidos en el puesto migratorio respectivo; bajo

un procedimiento de autorización y supervisión de las instancias competentes.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Instruir a las instancias competentes de esta materia, la

materialización de esta recomendación, según lo

contemplado por la Auditoria Interna.




Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

En el informe de seguimiento emitido con AI-0192-2015, quedó pendiente la remisión de la evidencia del examen realizado y las estadisticas que

comprueben que las medidas tomadas, para delimitar los casos que se envían a REMIP a sólo los de excepción y en el seguimiento posterior

emitido con AI-0097-2016, se indica que no se recibió documentación. Recomendación en análisis de la Auditoría para tomar acciones a aplicar

debido al incumplimiento.

02/01/2012 02/01/2012 20/03/2013

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería







4.3 Estandarizar a más tardar el 30 de junio del 2013, el procedimiento de conciliación de movimientos

migratorios que deben efectuar los puestos migratorios, definiendo la periodicidad de su realización, con

miras a verificar oportunamente, que todos los eventos migratorios sean debidamente registrados en

SIMMEL, incluyendo las labores de supervisión que le compete ejercer a la dirección regional sobre este

asunto; coordinando para ello, con la gestión de tecnología de la información, la realización de las

modificaciones necesarias al sistema SIMMEL, para que provea los reportes de conciliación que se

requieran.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019







Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

En el informe de seguimiento AI-0097-2016, se tenía que el Jefe de Planificación Institucional MSc. Luis Alonso Serrano, informó que realizaron

la coordinación con GTI para que el sistema SIMMEL genere los reportes de conciliación, además de que se verificaron los reportes que generan

SIMMEL y SISCAP, que servirían de plataforma para estas conciliaciones, y que se requería diseñar otra opción para estandarizarlos con el

número de placa o matrícula del barco. Según criterio de la Auditoría esta recomendación tiene 4 años de emitida, por este motivo se le envió un

correo el 8 de marzo de 2017, al Sr. Luis Alonso Serrano, solicitándole informar sobre el avance de las acciones para cumplir con esta

recomendación sin recibirse respuesta.

02/01/2012 02/01/2012 30/11/2013

Parcialmente

cumplida / En

proceso







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería







4.4 Realizar a partir del 30 de junio del 2013, las labores de supervisión que se le asignen en el

procedimiento a que se hace referencia en la recomendación 4.3, sobre el registro de los movimientos

migratorios, con el propósito de controlar su adecuado y oportuno registro en el SIMMEL.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019







Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

Según la Auditoria Interna, esta recomendación lleva 4 años, por medio de correo electronico del 8 de marzo de 2017, se le consultó al Jefe de

Planificación MSc. Luis Alonso Serrano, cual unidad quedó como responsable de cumplir con la recomendación, así como indicar si se le ha

comunicado esa responsabilidad. Al respecto, se recibió copia del oficio UPI-053-03-2017-EHR del 9 de marzo de 2017, en el cual el MSc.

Serrano le comunica a la gestora de Policía Regional, Licda. Johanna Rodríguez que el corresponde velar por el cumplimiento de la

recomendación.

02/01/2012 02/01/2012 30/11/2013

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería







4.5 Definir a más tardar al 30 de setiembre de 2013, el mecanismo que le permita llevar a cabo una

revisión oportuna todos los movimientos excepcionales, que se registren en el SIMMEL, con la finalidad

de verificar que estén debidamente autorizados y que su anotación sea exacta.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019







Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019





recomendación.

02/01/2012 02/01/2012 30/11/2013

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería







4.6 Tramitar a más tardar al 29 de marzo del 2013, ante el subproceso de seguridad informática, de la

gestión de tecnologías de información, la autorización para la creación de los permisos de usuarios en

las regionales, a fin de que puedan acceder a los registros de bitácoras por medio del sistema SIMMEL,

según lo requiera el usuario y con la debida capacitación, para el efectivo cumplimiento de las funciones

que se le asignen.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019







Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019





recomendación.

02/01/2012 02/01/2012 30/11/2013

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0138-2017

Advertencia sobre implementación de las NICSP en

la Dirección General de Migración y Extranjería

(DGME)

No Aplica (esta columna no se

completa por no estar ligada a una

recomendación según el instructivo de

la MACU)

En relación con la implementación de las NICSP en esa Dirección General, mediante oficio AI-0822-2015

del 14 de diciembre de 2015, se emitió advertencia a esa Comisión, luego de lo cual, se solicitó

información sobre las acciones realizadas, a esa instancia y al Subproceso de Contabilidad de la Gestión

de Recursos Financieros; labor que estuvo a cargo de la Licda. Sheila Madrigal Chaves y revisado por la

Licda. Enid Araya Ramírez. Sobre este punto, se observa que ya se han tomado acciones al respecto;

sin embargo, está pendiente que la Asesoría Legal de Contabilidad Nacional, defina y comunique a dicha

Comisión, cuál es la información que la Asesoría de la DGME, tiene que suministrar al Subproceso de

Contabilidad, para el registro de este rubro. Para cumplir con los puntos de los transitorios, es

imprecindible que exista un expediente en donde se respalde cada una de las acciones que se van a

seguir, de forma clara, mediante actas, reportes y otros documentos pertinentes, suscritos por los

funcionarios competentes que participarán en este proceso de cinco años, y brindar constancia de los

trabajos realizados, así como de lo comunicado a las instancias internas y externas que correspondan; el

cual será revisado en el seguimiento correspondiente. Por lo tanto, se advierte a dicha Comisión para

que se revisen las situaciones aquí mencionadas como pendientes, tomen las acciones que se requieran

y lo comuniquen a esta Auditoría, en los momentos en que se cuente con información, o se realicen




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019


materialización de esta advertencia, según lo

contemplado por la Auditoria Interna

Comisión NICSP

Con base en la información obtenida, sobre la situación actual del proceso de implementación de las NICSP en la DGME, se comenta lo

siguiente: 1. Manuales y políticas contables: En oficio DAF-0137-02-2017 del 14 de febrero de 2017, el MBA. Agustín Barquero, Director

Administrativo Financiero, señala que los documentos que se indican a continuación, fueron aprobados por la Junta Administrativa en la sesión

N°65 y remitidos al Lic. Ricardo Soto Arroyo, Contador Nacional, mediante oficios DAF-1066-2016 y DAF-1079-12-2016. Por lo tanto,de acuerdo

a lo relacionado con las políticas contables, según la Auditoría Interna, está cumplido. 2. Depuración de las cuentas contables: La Junta

Administrativa acordó solicitarle a la Contabilidad Nacional una ampliación del plazo para la depuración de la cuenta de Depósitos de Garantía en

un plazo de cinco años, informando la Comisión en oficio DAF-1103-12-2016, recibido en la Auditoría el 10 de enero del 201, que con oficios DAF-

0993-11-2016 y JAD-1049-11-2016, se tramitó dicha petición. La Contabilidad Nacional otorgó el aval al procedimiento planteado y solicita la

confección de un cronograma de trabajo que respald3e las tareas que se desarrollarán para realizar el proceso de conciliación o depuración de la

cuenta de depósitos de garantia. Mediante oficio DAF-136-02-2017 del 14 de febrero de 2017, se le solicita a Recursos Humanos, la asignación

de 600 horas extras para esa Comisión, a partir del presente año, para iniciar la revisión a partir del año 2012, la cual se desarrollaría en cinco

años. Con base en lo expuesto, está pendiente la remisión del cronograma a la Contabilidad Nacional, para efectuar la depuración de las

cuentas. 3. Tratamiento de la cuenta Propiedad Planta y Equipo: con el oficio DAF-0936-11-16 del 10 de noviembre de 2016, la Comisión

NICSP N°17 "Propiedad Planta y Equipo" culminando las tareas en el año 2021 y se adjunta a dicho oficio, un Plan de Acción sobre este

transitorio. 4. Traslado de saldos a las cuentas del nuevo Plan General Contable: quedaría pendiente solamente las cuentas de depósitos

22/03/2017Pte confirmación de fecha por la AI Pendiente

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0177-2017Advertencia relacionada con el tema de eficiencia de

los sistemas contables utilizados en la InstituciónNo Aplica

Se advierte sobre la necesidad de analizar lo expuesto en este oficio y realizar las acciones que

correspondan, para que lo más pronto posible, se continúe con las acciones tendientes a la

automatización de los módulos pertinentes, así como asignar los recursos financieros y humanos

necesarios, de tal modo, que para el año 2017 y según el cronograma que se elabore, se tengan

concluidos algunos de los módulos del Sistema Integrado Computarizado y disponer con mayor exactitud

de la información contable, esto tanto para la implementación de las NICSP como para el mejoramiento

del Sistema de Control Interno.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019





Gestor de Recursos


[email protected].

Teléfono: 2299-8136 / 3399-

8137

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Por su parte, en la Guía de Implementación para las NICSP, emitida por la Contabilidad Nacional se indica que se debe disponer de un sistema

integrado entre la información presupuestaria y contable, en el que las operaciones que se realizan en los diferentes módulos y que tienen

implicaciones contables, generen en línea y en forma automática los respectivos registros, así como la verificación de la disponibilidad

presupuestaria y los estados financieros, con los formatos y requerimientos establecidos por la institución y la información financiera para efectos

de consolidación que ésta requiere. La Licda. Gamboa en correo electrónico del 05/01/2017, en respuesta a la consulta realizada sobre las

acciones planificadas a la fecha, señala: "... hasta no tener la cotización no puedo determinar qué va a desarrollar GTI y qué la empresa (CRUX

es el contrato que tenemos para desarrollo por demanda), debido a que depende el presupuesto disponible". La Auditoría Interna emite la

siguiente resolución: Por lo tanto, debido al tiempo que ha transcurrido para el levantamiento de requerimientos (aproximadamente un año y

medio) y que al día de hoy (18/4/2017), no se tiene evidencia documental, de que se ha iniciado con el desarrollo de los módulos;

respetuosamente se advierte sobre la necesidad de informar a la Auditoría, las acciones emprendidas, para el debido seguimiento; así como,

informar continuamente de los avances en el desarrollo de los módulos del Sistema Computarizado Contable.

18/04/2017 05/05/2017

20 días para

informar de las

acciones

emprendidas

Pendiente

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0183-2017Advertencia relacionada con el pago de riesgo

policial a oficiales de seguridadNo Aplica

Se hace necesario advertir a la Administración, la importancia de que se revisen las situaciones de los

Oficiales de Seguridad, a quienes se les reconoce el citado incentivo, con la finalidad de determinar si

ese pago, está o no apegado a lo definitivo en la normativa pertinente y tomen las acciones que puedan

corresponder.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019





Pagani. Gestor de

Recursos Humanos.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8155/2299-

8148

Mediante informe AI-0183-2017 la Auditoria Interna indica que está realizando un estudio referente al rubro salarial denomiando "riesgo policial"

qie se encuentra amparado en la Ley General de Policía N°7410 y sus reformas, especificamente en el artículo 91, que se transcribe a

continuación: "Articulo 91. Riesto Policial. Créase un incentivo denominado riesgo policial, el cual consiste en un plus salarial equivalente a un

dieciocho por cierto (18%) del salario base; corresponderá a todos los funcionarios que desarrollen funciones policiales que impliquen riesgo a su

integridad física, independentdientemente de la ubicación en la estructura administrativa". En el reglamento para el pago de "Riesgo Policial",

Decreto N° 29597-SP-G del 05/06/2011, publicado en La Gaceta N° 121 del 25/06/20101, se indica en lo de interés: Artículo 2° Del carácter de

"servidor policial". Se entiende por "servidor policial": La persona nombrada en un puesto de plaza policial de alguno de los cuerpos policiales

cuya competencia esté prevista por Ley, para servir al Estado en el ejercicio de la función policial, para lo cual es investido de autoridad pública,

de conformidad con la Constitución Política y la Ley. Por consiguiente, para que una persona sea servidor policial, debe darse el concurso de las

siguientes condiciones: a) Investidura otorgada por el Presidente de la República y el Ministerio del ramo mediante Acuerdo Ejecutivo. b)

Juramentación constitucional para el desempeño y ejercicio del cargo de autoridad pública. c) Nombramiento en puesto de plaza policial, en

alguno de los Cuerpos Policiales que conforman la Fuerza Pública, cuya competencia esté constituida por Ley. El nombramiento debe estar

conformado a Derecho, según los requisitos y procedimientos de reclutamiento, selección y nombramiento establecidos en la legislación que

regula la relación de servicio y la función policial. d) Desempeñar funciones policiales propiamente dichas. En el caso específico de la Dirección

General de Migración y Extranjería, se emitió el "Reglamento para el pago de riesgo policial para los funcionarios de la Dirección General de

20/04/2017 Se desconoce

20 días para

informar de las

acciones

emprendidas

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0194-2017Advertencia sobre uso de libros de bitácora de la

Policía Profesional de Migración (PPM)No Aplica

Se advierte la necesidad de que se emita, oficialice y divulgue a todos los funcionarios de la

dependencia, directrices y el manual de procedimientos puntuales para el uso y manejo de los libros de

bitácoras, actas u otros, sean autorizados o no por esta fiscalizadora, considerando, entre muchos más,

el solventar lo detallado en esta comunicación.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Notificar a todo el personal sobre los procedimientos de

uso de bitácoras, actas u otros.




Tel: 2299-8193, 2299-8195.

Correo:

[email protected]

Mediante oficio DG-903-4-2017, la Administración le notifica al Director a.i. de la Policía Profesional de Migración, la atención de esta advertencia

/ El Equipo de Seguimiento recibe copia del oficio 116-05-2017-DPPM, mediante el cual el Director a.i. de la PPM indica que esta advertencia ya

fue debidamente atendida, mediante memorando 03-03-2017-DPPM, mismo que hace referencia al "¨Protocolo y uso adecuado de las bitácoras

oficiales de la Gestión Policial; el 25 de abril del 2017 la Lcda. Johanna Rodríguez Tencio, Gestora Regional, envió vía correo electrónico a los

Coordinadores Regionales el Manual Legalización libros nuevos, y el 05 de mayo de 2017 el Lic. José Elías Quesada Soto, Director a.i, de la

DPPM, envió nuevamente vía correo electrónico, el memorando 03-03-2017-DPPM y el Manual de Procedimientos de Autorización de Libros y

Registros. Mediante consulta verbal la Auditoría Interna del Ministerio de Gobernación da por cumplida la recomendación; queda pendiente

indicar el número de oficio.

25/04/2017 Se desconoce No Indica

Parcialmente

cumplida / En

proceso


AI del MGP, para el

cumplimiento de la misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0245-2016















4.3 A la Viceministra o quien ejerza el cargo: Gestionar a más tardar el 01 de julio del 2016, que el Oficial

de Seguridad de turno, lleve registro formal, donde anote los movimientos de todos los vehículos del

Ministerio, semidiscrecional o administrativo, anotando los datos como las horas de salida y entrada, así

como el nombre a todo conductor del automotor.


Correo:

[email protected]


Solicitar al Sr. Rodrigo Alfaro Padilla, Delegación de

Montes de Oca, del Ministerio de Seguridad Pública, se

valore la posibilidad de apoyar la gestión de control en el

ingreso y salida de los vehículos oficiales y

discrecionales. Dicha instrucción fue girada por la Sra.

Viceministra de Gobernación y Policía. Sin embargo,

esta recomendación se considera no compete a la

Viceministra de Gobernación; por cuanto el personal de

Seguridad pertenece al Ministerio de Seguridad Pública.


Correo:

[email protected]


Mediante oficio DVG-CMMQ-266-2016 del 27 de junio del 2016, la señora Viceministra le indica a esta Auditoría que: "Esta recomendación no

está en el área de mis competencias como Viceministra de Gobernación y Policía; por cuanto el personal de Seguridad pertenece al Ministerio de

Seguridad Pública, razón por la cual como Viceministra gestioné ante la Jefatura de los Oficiales de turno su colaboración con el fin de cumplir

con la recomendación solicitada por la Auditoria Interna. En vista de que el control depende de terceras personas, se mantiene la

recomendación como parcialmente cumplida; hasta que haya una respuesta afirmativa a lo gestionado. Documentación en análisis de la

Auditoria Interna para el cumplimiento de la misma.

23/06/2016 15/06/2016 01/07/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0245-2017

Informe del Estudio del Sistema Informático y

Procesos Manuales Conexos de la Policía

Profesional de Migración de la Dirección General de

Migración y Extranjería

El estudio se realizó en cumplimiento

del Plan de trabajo y conforme a los

servicios de fiscalización de las

Tecnologías de Información, que

según regulaciones le competen a

esta Auditoría; planificación que se

hace con bae en riesgos,

encontrándose que según su

valoracion, del área que se fiscaliza,

califica dentro de un riesgo medio.

4.1 Al Ministro o quien ejerza el cargo: Girar instrucciones a la Señora Directora de la DGME, dentro de

un plazo improrrogable de treinta días, contados a partir de la fecha del recibo de este informe, para que

proceda con la implantación de las recomendaciones de este informe que están bajo su cargo. Si

discrepa de éstas, dentro del mismo plazo, deberá dictar las soluciones alternas que motivadamente

disponga, comunicándolo a esta Auditoría Interna y al titular subordinado correspondiente, según artículo

37 de la Ley General de Control Interno y en caso de que existan conflictos y no se diriman diferencias,

se seguirá el procedimiento establecido en el artículo 38 de la citada ley.





2586-4202

Evaluar la contribución que tiene el sistema

computarizado de la Policía, en el cumplimiento de

metas y objetivos de la Policía Profesional de Migración

(PPM), para determinar su grado de utilidad, así como

evaluar los controles con que cuentan los procesos

policiales en que interviene dicho sistema.

Sra. Gisella María




[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/8019

En seguimiento a la presente recomendación de la Auditoría Interna, el Equipo de Seguimiento de las Recomendaciones de la Auditoría Interna,

esta a la espera que se nos confirme que efective que desde el despacho del señor Ministro, se haya atendido la recomendación establecida por

auditoría.

24/05/2017 24/05/2017 Pendiente

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0245-2017















4.2 Ordenar la depuración y oficialización de las directrices archivísticas presentadas por la Licda. Sara

Alfaro Espinoza en el 2013, principalmente en lo relativo al Archivo de la Polícia de Migración.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019







Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8193/8195

Sra. Sara Alfaro. Gestora

Archivo Central. Correo:

[email protected].


Mediante oficio UAC-07-09-2017 la Gestora del Archivo Central, Sra. Sara Alfaro, informa que se le presentó una propuesta al Director

Administrativo Financiero, con el fin de obtener las licencias del software SE SUITE para la implementación del Sistema de Gestión Documental

Electrónico Institucional, y así atender las debilidades del sistema de la Policía Profesional de Migración. Mediante Circular UAC No.1-8-2017 del

29 de agosto se oficializó la divulgación de una norma técnica para el proceso de Clasificación de la Información lógica y física de las

tecnologías de Información en la Dirección General de Migración y Extranjería. Este documento contempla medidas de seguridad y controles

que ayudarán a fortalecer el manejo de información y documentos de la Policía y de toda la institución. Documentación en análisis de la

Auditoria Interna para el cumplimiento de la misma.

24/05/2017 24/05/2017 01/09/2017 Pendiente



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0245-2017















4.3 Articular lo necesario para que la Policía Profesional de Migración, cuente con los recursos

requeridos para ejecutar en sus extremos y de manera efectiva las medidas cautelares, que garanticen el

cumplimiento de los procedimientos administrativos que deban realizarse para la aplicación de la LGME,

así como para el cumplimiento de las recomendaciones del presente informe. Incluyendo fondos para el

seguimiento a los casos resueltos por la Unidad Policial de Apoyo Profesional y que no se presentan a la

cita de notificación de la resolución.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019







Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8193/8195


Tencio. Gestora Policial

Regional. Correo:

[email protected]

En el seguimiento que se le ha realizado a la presente recomendación, se sostuvo una reunión con el personal de la Polícia Profesional de

Migración, donde se pudo revisar el avance que han logrado concretar en las mejoras solicitadas para el control de las personas extranjeras

citadas para el control migratorio, así como la mejora sustancial en el uso, seguimiento y archivo de las respectivas actas que para estos efectos

de citación y otros usos propios del control migratorio se utilizan. Como parte de esos ajustes han logrado desarrollar de forma empirica un

programa informatico para llevar todos esos controles, mismos que han sido puesto en conocimiento del personal de la Gestión de Tecnologías

de la Información, quienes le han dado el aval de la calidad y utilidad del mismo, siendo que para darle seguimiento y apoyo a este tema por

parte de dicha Gestión, han concretado reunirse los días viernes, para revisar este programa, así como las mejoras al programa de la Policía ya

existente, que es parte central de las recomendaciones de la auditoría.

24/05/2017 24/05/2017 31/12/2017 Pendiente

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0245-2017















4.4 Implementar un control diario de citas de declaración y notificación que otorga la PPM, con el fin de

no exceder la capacidad de atención de extranjeros de la unidad, así como el de poder conocer la

identidad de quienes se ausentan y tomar acciones oportunas.




[email protected].

Teléfono: 2299-8193/2299-

8195







Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8193/2299-

8195 Sr. Isaac Herrera

Mena. Gestor

Administrativo PPM.

Correo:

[email protected].


Mediante oficio 175-07-2017-DPPM con fecha 21 de agosto de 2017, el Lic. José Elías Quesada Soto, Director a.i. de la PPM, le informa a la

Directora General, MBA. Gisela Yocken Mora, en relación a las actas, la Dirección de la Policía Profesional de Migración y Extranjería utiliza un

promedio de 400 actas por mes a nivel nacional, mismas entregadas por la Coordinación de Armería, con un control de entrega y recibido de

actas de citación, decomiso, patrono e inspección según bitácoras físicas, con las siguientes especificaciones: Tipo de acta, nombre del oficial

que recibe las actas, nombre del oficial que entrega las actas, número de cédula del oficial que recibe, fecha de la entrega de actas, consecutivo

inicial y final de las actas, nombre del oficial que entrega la hoja amarilla, observaciones de faltantes y otro acontecimiento con las actas. El

señor Quesada Soto, indica que en años anteriores se utilizaron fotocopias, dicha medida se tuvo que adoptar en su momento, ya que no se

previo presupuesto para dicho fin. Pero actualmente las actas están constituidas por tres páginas con un mismo consecutivo, la primera de color

blanco y original (para uso oficial), la segunda de color verde y copia (para usuario) y la tercera es de color amarillo (para que el oficial presente a

la armería y pueda retirar nuevas, justificando la utilización de las anteriores), donde las medidas de seguridad son: Firma y número de placa de

los oficiales actuantes, consecutivo de las actas y sellos de la DPPM. Por lo tanto, la Dirección Policial está consiente de las diferentes

carencias de seguridad que poseen los documentos impresos para el control migratorio, por cuanto considera que sería importante innovar los

documentos, esto con el fin de verificar la autenticidad del acta únicamente, pero no así la veracidad, confiabilidad, transparencia del contenido

plasmado en el documento. Por ende la Dirección Policial estaría abocada a mantener un control más exhaustivo, tomando el que ya se realiza

de forma física y sumándole el aporte que la tecnología nos facilita en nuestro tiempo. Mediante memorando interno 10-08-2017-DPPM remitido

24/05/2017 24/05/2017 30/11/2017 Pendiente



misma.







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0245-2017















4.5 Gestionar y darle sguimiento a la adquisición de las herramientas necesarias, para que los oficiales

de la Policía Migratoria, puedan acceder de forma ágil, oportuna y confiable en el momento que lo

requieran, a información actualizada y confiable de la identidad de los extranjeros, a consulta de sus

movimientos migratorios, así como a la asignación adecuada de las citas y demás requerimientos de los

operativos. Además, incorporar actividades de control que garanticen la calidad de la información que se

ingresa en el sistema informático de la Policía, incluyendo los plazos de vencimiento que se establecen

en las resoluciones, dejando evidencia de las comprobaciones.




[email protected].

Teléfono: 2299-8193/2299-

8195







Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8193/2299-

8195 Sra. Johanna

Rodríguez Tencio. Gestora

Policial Regional. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8570 Sr.

Isaac Herrera Mena. Gestor









24/05/2017 24/05/2017 31/12/2017 Pendiente

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0245-2017















4.6 Establecer en coordinación con las unidades que estime involucradas: (Ver resultado 2.2) a. Los

elementos de seguridad que amerite el formulario de citaciones de los extranjeros en condición migratoria

irregular, tendientes a facilitar a las autoridades competentes, verificar su autenticidad y vigencia cuando

los requieran a los extranjeros que los portan.

b. Acciones para realizar una impresión oportuna de los formularios de citaciones y controlar su

utilización así como las existencias, que permita tener certeza de la suficiencia para atender la demanda

de su uso. Con el fin de determinar responsabilidades por su mal uso, extravíos y cualquier otro control

que se requiera, para impedir que se conviertan en una forma de evadir el control migratorio.




[email protected].

Teléfono: 2299-8193/2299-

8195

Fortalecer los elementos de seguridad que amerite el

formulario de citaciones para mejorar el control interno

existente




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8193/2299-

8195 Sra. Johanna



[email protected].



Administrativo. Correo:

[email protected].



Directora General, MBA. Gisela Yocken Mora, en relación a las actas, la Dirección de la Policía Profesional de Migración y Extranjería utiliza un

promedio de 400 actas por mes a nivel nacional, mismas entregadas por la Coordinación de Armería, con un control de entrega y recibido de

actas de citación, decomiso, patrono e inspección según bitácoras físicas, con las siguientes especificaciones: Tipo de acta, nombre del oficial

que recibe las actas, nombre del oficial que entrega las actas, número de cédula del oficial que recibe, fecha de la entrega de actas, consecutivo

inicial y final de las actas, nombre del oficial que entrega la hoja amarilla, observaciones de faltantes y otro acontecimiento con las actas. El

señor Quesada Soto, indica que en años anteriores se utilizaron fotocopias, dicha medida se tuvo que adoptar en su momento, ya que no se

previo presupuesto para dicho fin. Pero actualmente las actas están constituidas por tres páginas con un mismo consecutivo, la primera de color

blanco y original (para uso oficial), la segunda de color verde y copia (para usuario) y la tercera es de color amarillo (para que el oficial presente a

la armería y pueda retirar nuevas, justificando la utilización de las anteriores), donde las medidas de seguridad son: Firma y número de placa de

los oficiales actuantes, consecutivo de las actas y sellos de la DPPM. Por lo tanto, la Dirección Policial está consiente de las diferentes

carencias de seguridad que poseen los documentos impresos para el control migratorio, por cuanto considera que sería importante innovar los

documentos, esto con el fin de verificar la autenticidad del acta únicamente, pero no así la veracidad, confiabilidad, transparencia del contenido

plasmado en el documento. Por ende la Dirección Policial estaría abocada a mantener un control más exhaustivo, tomando el que ya se realiza

de forma física y sumándole el aporte que la tecnología nos facilita en nuestro tiempo.

Documentación en análisis de la Auditoría Interna, para el cumplimiento de la recomendación.

24/05/2017 24/05/2017 31/08/2017 Pendiente



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0245-2017















4.7 Incorporar en los expedientes fisicos activos, una hoja guía u otro control alternativo que permita

determinar fácilmente la ausencia de un documento y la parte del proceso en que está, así como el

ordenamiento en el manejo de dichos expedientes, que al menos contenga los siguientes puntos:

1. Reglamentación para su uso 2.

Trámites por los que debe pasar

3. Puesto del funcionario responsable de cada tarea o actividad por la que pasa el expediente

4. Ordenamiento de los documentos y según el trámite y cronología.

5. Trámites a completar en cada paso del proceso, para todos los casos posibles.

6. Firmas que deben incluirse en cada documento.




[email protected].

Teléfono: 2299-8193/2299-

8195







Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8193/2299-

8195 Sra. Johanna



[email protected].












24/05/2017 24/05/2017 31/12/2017 Pendiente

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0245-2017















4.8 Coordinar con GTI y demás dependencias involucradas, la implementación en los protocolos

policiales y en el sistema de la Policía, los controles suficientes para lograr lo siguiente:

a. Comprobar con certeza razonable, que el extranjero que fue citado por la PPM, es quien se presenta a

la entrevista a declarar.

b. Determinar eficaz y oportunamente, a los extranjeros que no asisten a las citas de declaración o

notificación. c.

Identificar a quienes tienen pendiente el cumplimiento de la resolución emitida por la Unidad de Apoyo

Profesional de la Policía de Migración. De la misma forma, formalizar el cumplimiento, en todos sus

extremos, del inciso 2 del Artículo N°183 de la DGME, para los casos de extranjeros aprehendidos en los

operativos, a los que se les demuestre falsedad en la declaración de sus datos o presenten documentos

falsos o alterados, dejando registro de dicho acto.




[email protected].

Teléfono: 2299-8193/2299-

8195







Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8193/2299-

8195 Sra. Johanna



[email protected].





Directora General, MBA. Gisela Yocken Mora, que estaría gestionando ante GTI los cambios necesarios para el adecuado control migratorio en

el sistema de la Policía de Migración, pero previendo la dilatación en las modificaciones en los sistemas informáticos y la creación de nuevas

herramientas tecnológicas por parte de la Gestión de GTI, la Dirección Policial adoptará medidas de contingencia estipuladas en los memorandos

internos 10-08-2047-DPPM y 11-08-2017-DPPM, los cuales entarán en vigencia a partir del 01 de setiembre del 2017.

Documentación en análisis de la Auditoría Interna, para el cumplimiento de la recomendación.

24/05/2017 24/05/2017 30/06/2018 Pendiente

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0245-2017















4.9 Coordinar a nivel institucional y con todos los cuerpos policiales del país, la instauración de la

emisión de la alerta, para las personas intimadas o conminadas que incumplan lo establecido en las

resoluciones, una vez vencidos los plazos otorgados para su ejecución, según lo que establece el

artículo N°83 del Reglamento de Control Migratorio de la DGME. Acción que deberá quedar

debidamente implementada y documentada a esta Auditoría, a más tardar el 30/6/2018 (Ver resultado

2.6)




[email protected].

Teléfono: 2299-8193/2299-

8195







Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8193/2299-

8195 Sra. Johanna



[email protected].











existente, que es parte central de las recomendaciones de la auditoría. Puntualmente las conminaciones y intimaciones cuentan con un mejor

sistema de seguimiento y de alerta de su incumplimiento gracias a los esfuerzos que el personal de la Policía ha venido realizando con el

sistema informatico que adecuó para estos objetivos, que a su vez atienden las necesidades reflejadas en la recomendación de cita.

24/05/2017 24/05/2017 30/06/2018 Pendiente

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0245-2017















4.10 Precisar en conjunto con el Director de la Policía, cada uno en su respectiva especialidad y área de

competencia, las mejoras y requerimientos del Sistema de la Policía, de tal forma que todos los procesos

de la PPM sean incluidos en él y se registre toda la información que requiere la Policía Migratoria para

cumplir a cabalidad con todas las obligaciones que le impone la Ley General de Migración y Extranjería.

Que incluya la sustitución del expediente físico de los aprehendidos por uno electrónico, con los datos

completos y actualizados, formularios electrónicos para el control migratorio, previendo que sea un

sistema de información moderno, ágil y confiable, que satisfaga los requerimientos actuales y los

proyectados, entre ellos la incorporación de controles automatizados que mitiguen el riesgo de error

humano. Programar además su futura implementación y que la

capacitación al personal de la PPM, garantice la utilización de todos sus componentes. Acción que

deberá finalizarse a más tardar el 31/05/2018. (Ver resultados 2.3 y 2.5)




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161




Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Mediante oficio GTI-1090-09-2017 con fecha 08 de setiembre de 2017, la Licda. Jenny Gamboa, Gestora de TI, informa que el Lic. Gerardo

Roque Gutiérrez de la Unidad de Desarrollo, ha sido designado y se le instruye para atender la recomendación. Mediante oficio GTI-1082-09-

2017 suscrito por la Licda. Jenny Gamboa, con fecha 07 de setiembre de 2017, remitido al al Lic. Elías Quesada Soto, Director a.i. de la Policía

Profesional de Migración, la Gestora de TI, le solicita: a) actualizar las mejoras y los requerimientos del sistema de la Policía, incluyendo todos

los procesos que conforman la gestión. b) Identificar y comunicar a GTI, si toda la información que requieren se registra en el sistema y si se

requiere registrar otros datos. c) Asegurarse que el expediente electrónico se haya incluido en el Proyecto SIIEM y que además, el expediente

contemple los datos completos y actualizados. d)Identificar e incluir los requerimientos, los formularios electrónicos para el control migratorio, su

funcionalidad y actualizaciones que se requieren. La Gestora de TI indica, que a pesar que la recomendación está dirigida a ella, los insumos

requeridos para el cumplimiento de la misma es responsabilidad del Director de la PPM y deben ser suministrados en tiempo y forma, por lo que

solicita la designación de los colaboradores que trabajarán en conjunto con el Lic. Gerardo Roque. Mediante oficio GTI-1218-10-2017 con fecha

11 de octubre de 2017 la Gestora de TI, hace un recordatorio al Lic. Elías Quesada Soto, Director a.i. de la PPM, sobre los insumos que deben

ser brindados por la Dirección Policial.

24/05/2017 24/05/2017 31/05/2018 Pendiente







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería


Tobías Bolaños





4.7 Girar instrucciones de inmediato a los usuarios de los libros de bitácora, para que las anotaciones se

realicen de forma cuidadosa, evitando tachones u omisiones.





[email protected].

Teléfono: 2299-8195/2299-

8193

Instruir a quienes corresponda, sobre el cuidado a

mantener para que las bitácoras sean completas, de

forma adecuada.



Dirección Policía


Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8195/2299-

8193

Mediante oficio 141-06-2016-GPR-PPM, del 30 de junio del 2016, la Gestora Policial Regional; la Licda. Johanna Rodríguez Tencio, indica que

la Gestión acepta las recomendaciones 4.7 y 4.8; las cuales serán subsanadas. Según criterio de la AI, en el oficio mencionado, se indica que se

iniciara un nuevo proceso con las directrices directas de uso, éstas no fueron comunicadas a la Auditoría para poder valorar el cumplimiento de

lo recomendado. Mediante oficio UPI-225-08-2017 del 25 de agosto de 2017, se le solicita al órgano auditor del Ministerio de Gobernación y

Policía, analizar las Circulares N°216-08-2016-GPR-PPM y oficio N°218-09-2016-GPR-PPM remitido por la Licda. Johanna Rodríguez Tencio,

Gestora Policial a todos los Coordinadores y Supervisores Policiales. Documentación en análisis de la Auditoría Interna, para el cumplimiento de

la recomendación.

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe

No Indica 23/06/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso


AI del MGP, para el


Dirección

General de

Migración y

Extranjería


Tobías Bolaños





4.8 Definir oficialmente, a más tardar al 31 de julio del 2016, la frecuencia con la que debe supervisarse

el uso de las bitácoras y el o los responsables de esa labor, así como el mecanismo para informar sobre

los resultados de dicha vigilancia.





[email protected].

Teléfono: 2299-8195/2299-

8193

Establecer la periodicidad para efectuar la supervisión

del uso de las bitácoras y designar a las personas

responsables de ello.



Dirección Policía


Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8195/2299-

8193

Mediante oficio 141-06-2016-GPR-PPM, del 30 de junio del 2016, la Gestora Policial Regional; la Licda. Johanna Rodríguez Tencio, indica que

la Gestión acepta las recomendaciones 4.7 y 4.8; las cuales serán subsanadas. Según criterio de la AI, esta recomendación no cuenta con

documentos que evidencien que se definiera oficialmente la frecuencia con la que debe supervisarse el uso de las bitácoras y el de o los

responsables de esa labor, así como el mecanismo para informar sobre los resultados de dicha vigilancia. Mediante oficio UPI-235-08-2017 del

30 de agosto de 2017, se le solicita al órgano auditor del Ministerio de Gobernación y Policía, analizar las Circulares N°216-08-2016-GPR-PPM y

oficio N°218-09-2016-GPR-PPM remitido por la Licda. Johanna Rodríguez Tencio, Gestora Policial a todos los Coordinadores y Supervisores

Policiales. Documentación en análisis de la Auditoría Interna, para el cumplimiento de la recomendación.

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe


Parcialmente

cumplida / En

proceso


AI del MGP, para el


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0310-2016









4.22 Diagnóstico del estado actual de los registros, su uso y lo que técnicamente debe darse; los

procedimientos a seguir para el registro general y auxiliar de las cuentas de bancos (corrientes y

hacienda) y las de los depósitos por pagar.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161





Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021 /

2299-8131

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160 / 2299-

Mediante oficio UPI-075-03-2017-EHR, se le solicita a la Dirección Administrativa Financiera, a la Gestión de Tecnología de Información y al

Gestor de Recursos Financieros, la atención de esta recomendación / Con oficio UPI-0124-04-2017-EHR se le aclara a la Gestión de Recursos

Financieros, lo expuesto en el oficio GRF-075-04-2017 / Con copia al órgano auditor, la GRF emite el oficio GRF-0932-05-2017, sobre las

acciones realizadas para la materialización de esta recomendación /

Mediante oficio UPI-0153-05-2017-EHR se le notifica a la Auditoria Interna el oficio GTI-0595-05-2017, suscrito por la Gestora de TI, en la cual

hace referencia el desarrollo total del sistema de Recursos Financieros, con presupuesto 2018, la fecha de inicio dependerá de la asignación

presupuestaria y de la fecha de liberación del mismo. Mediante oficio UPI-0156-05-2017-EHR se le notifica a la AI el oficio GRF-0932-05-2017

en el cual se indica que la Comisión NICSP está coordinando la asignación de horas extra para cumplir con lo establecido en el cronograma que

debe ser remitido a la Contabilidad Nacional, como se solicita en el oficio DAF-0312-04-2017 la asignación de 600 horas extras anuales.

Mediante oficio UPI-0157-05-2017-EHR, se le notifica a la AI el oficio GTI-0567-05-2017 en el cual informa que ya se cuenta con los

requerimientos del sistema de devoluciones y otros sistemas de financiero. Se inicia con el desarrollo del módulo de ingresos en el mes de julio,

con dos desarrolladores y con una duración de 302 días. Para el presupuesto 2018, se está solicitando presupuesto para el desarrollo de los

restantes módulos, dentro de los que se incluye el de devoluciones. Por lo expuesto anteriormente, la Administración da por cumplida está

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe


Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0310-2016









4.7 Reglamento de cauciones.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019







Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

Por su parte, en la Guía de Implementación para las NICSP, emitida por la Contabilidad Nacional se indica que se debe disponer de un sistema

integrado entre la información presupuestaria y contable, en el que las operaciones que se realizan en los diferentes módulos y que tienen

implicaciones contables, generen en línea y en forma automática los respectivos registros, así como la verificación de la disponibilidad

presupuestaria y los estados financieros, con los formatos y requerimientos establecidos por la institución y la información financiera para efectos

de consolidación que ésta requiere. La Licda. Gamboa en correo electrónico del 05/01/2017, en respuesta a la consulta realizada sobre las

acciones planificadas a la fecha, señala: "... hasta no tener la cotización no puedo determinar qué va a desarrollar GTI y qué la empresa (CRUX

es el contrato que tenemos para desarrollo por demanda), debido a que depende el presupuesto disponible". La Auditoría Interna

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe

No Indica 22/06/2016 PendienteSe encuentra en revisión de

Asesoría Jurídica

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0363-2016

Advertencia relacionada con la recomendación 4.3.1

y 4.10.1, del informe AI-0592-2009 del 27 de julio del

2009 "Remisión informe sobre contratación

administrativa y control de activos del Ministerio y

sus dependencias"





Se advierte a ese Despacho, sobre la necesidad de definir e implementar mecanismos de control, que

minimicen el riesgo de no detectar oportunamente faltantes, errores y pérdidas de bienes, así como no

contar con información exacta, completa y actualizada del patrimonio de la Institución.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019




Sra. Erika García Díaz.

Proveedora Institucional.

Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8140 / 2299-

8141

Mediante oficio UPI-0316-08-2016, se le solicita al Proveedor Institucional a.i., atender la recomendación en mención / La Proveeduría

Institucional, emite el oficio PI-663-08-2016, mismo que se le remite para su intervención a la Administración, mediante oficio UPI-0407-11-2016 /

Con oficio UPI-070-03-2017-EHR, el Equipo de Seguimiento le solicita a la Proveedora Institucional, referirse a la misma, dado que la respuesta

no fue recibida como satisfactoria en su totalidad, por parte del órgano auditor / Con oficio PI-228-4-2017 se recibe respuesta al oficio enviado,

mismo que se remite al Despacho de la Dirección General mediante oficio UPI-0136-05-2017, para que plantee lo necesario. No se tiene

evidencia si los inventarios físicos de los activos se concluyeron, tampoco, se determinó la cantidad e idoneidad del recurso humano requerido

por la unidad a cargo del manejo y control de activos, por lo tanto, la AI considera que la advertencia recibió una atención parcial. Mediante

oficio UPI-241-09-2017 se le comunica a la Licda. Ericka García, Gestora de la Proveeduría Institucional, la última resolución emitida por la AI, la

cual continúa como parcialmente cumplida.

26/07/2016 27/07/2016 No Indica

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0478-2016








2. Agilizar la oficialización e implementación del Reglamento de Cauciones.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Comunicar a la brevedad posible, la oficialización e

implementación del Reglamento de Cauciones.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021 /

2299-8131


Gestor de Recursos


[email protected].

Teléfono: 2299-8136 / 3399-

8137

Mediante oficio UPI-0116-04-2017-EHR, el Equipo de Seguimiento, le informa a la Administración, sobre las últimas acciones realizadas, según

el informe presentado por la Auditoría Interna mediante oficio AI-0134-2017, para que se efectúe/instruya a las instancias involucradas lo

correspondiente /

Mediante oficio GRF-0892-04-2017, el Gestor de Recursos Financieros le informa a la Administración que el Reglamento se encuentra en ese

Despacho, según oficio DAF 0944-11-16. Mediante oficio DAF-615-08-2017 la Dirección Administrativa Financiera informa que se remitió con

oficio DAF-460-05-2015 a la Dirección General el "Reglamento sobre la Rendición de Cauciones" para su debida aprobación e implementación,

el mismo se encuentra aún en la Dirección General indica que el Reglamento se encuentra en revisión por parte de la Asesoría Jurídica.

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe

Se desconoce 17/10/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso

El Reglamento se encuentra en

revisión por parte de Asesoría

Legal

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0478-2016








4. Valorar si es requerido que el fondo de caja chica se mantenga en el monto de ¢10.000.000.00 o

puede ser un monto menor.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Analizar si mantener o no, el monto actual del fondo de

caja chica.


Gestor de Recursos


[email protected].

Teléfono: 2299-8137 / 2299-

8136

Mediante oficio UPI-0116-04-2017-EHR, el Equipo de Seguimiento, le informa a la Administración, sobre las últimas acciones realizadas, según

el informe presentado por la Auditoría Interna mediante oficio AI-0134-2017, para que se efectúe/instruya a las instancias involucradas lo

correspondiente / Mediante oficio GRF-0892-04-2017, el Gestor de Recursos Financieros le informa a la Administración que esta recomendación,

debe ser presentada ante la Junta Administrativa para su análisis y aprobación, según corresponda. Mediante oficio AJ-1186-08-2017-agc se le

notificó a la Gestión de Recursos Financieros y a la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda, la resolución JADGME-038-08-2017,

confeccionada por la Asesoría Jurídica, debidamente aprobada por la Junta Administrativa y firmada por la Licda. Lilliam Jarquín Morales, en

calidad de Presidenta de la Junta Administrativa de la DGME, según acuerdo número 11, aprobado en sesión ordinaria número 36, celebrada el

08 de agosto de 2017; en la cual emiten criterios dirigidos que si, consideran necesario que se mantenga el monto de ¢,10,000,000 como fondo

de caja chica. Mediante oficio UPI-242-09-2017 con fecha 07 de setiembre de 2017, se le remite documento para análisis de la Auditoría Interna,

y así dar por cumplida dicha recomendación. Documentación en análisis de la Auditoría Interna para el cumplimiento de la misma.

El Equipo de

Seguimiento no

cuenta con el

informe

Se desconoce 17/10/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0499-2015

Advertencia sobre el uso de las lanchas adquiridas

mediante las contrataciones: Licitación Abreviada

2011LA-000093-05401 y 2011CD-000181-05401

Como parte de su plan de trabajo, la

Auditoría Interna realizó un estudio de

contrataciones; entre ellas la

Licitación Abreviada Nº 2011LA-

000093-05401 y la Nº 2011CD-

000181-05401

4.1 Se advierte a la Junta Administrativa, la importancia de analizar y definir, los requisitos de las

peticiones de bienes y servicios que se presenten a su consideración, con la finalidad de que aporten

mayores elementos que faciliten visualizar la necesidad que se pretende satisfacer, la oportunidad de la

misma y si existen las condiciones que permitan hacer un uso eficiente, eficaz y económico de los

activos que se compren. Asimismo, es conveniente a la mayor brevedad, que el Despacho de la

Directora General, gestione ante las instancias responsables, la ejecución de las acciones pertinentes,

para que las lanchas operen lo antes posible y con las condiciones de aseguramiento requeridas,

máxime considerando que es para el transporte de personas; así como gestionar la contratación de su

mantenimiento; minimizando el riesgo de incluir en hechos generadores de responsabilidad."

Sr. Agustín Barquero Acosta,


Financiero. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8131/2299-

8132 y Sr. Elías Quesada Soto,



[email protected].

Teléfono: 2299-8195/2299-

8196

Solicitar a las instancias correspondientes, realizar las

acciones materiales y necesarias para la atención{on de

la recomendación emitida por el órgano auditor


Acosta, Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8131/2299-

8132 y Sr. Elías Quesada

Soto, Director a.i. Policía


Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8195/2299-

8196

Se emitió y notificó el DG-3128-08-2015-ehr dirigido al Director Administrativo Financiero y al Director a.i. de la Policía Profesional de Migración,

mediante el cual se les solicita adoptar las medidas correspondientes, sin perjuicio de otras coordinaciones interinstitucionales que se están

realizando al respecto / Mediante oficio DG-3158-08-2015-ehr dirigido a la Auditoría Interna se le remite lo requerido en el oficio AI-0530-2015

(certificación e información del oficio PI-0435-06-12) / Mediante oficio DG-3294-08-2015-ehr dirigido al Director Administrativo Financiero se le

reitera dar respuesta al oficio DG-3158-08-2015-ehr / Mediante oficio DG-3315-08-2015-ehr dirigido a la Auditoría Interna, se le remite el oficio

620-08-2015-DPPM-GA de la Gestión Administrativa de la Policía Profesional de Migración informando las acciones que han realizado para

atender la recomendación / Mediante oficio DAF 939-09-2015 el Director Administrativo Financiero informa al Despacho de la Directora General

las acciones realizadas e instrucciones giradas para atender la advertencia / Mediante oficio UPI-0035-02-2016 dirigido a la Gestión

Administrativa de la DPPM se solicita ampliar la información brindada en el oficio 117-02-2016-DPPM-GA, quien da respuesta en el oficio 194-02-

2016-DPPM-GA, indicando la suscripción de la carta de entendimiento sobre el préstamo de las lanchas, las pólizas respectivas así como la

contratación del mantenimiento preventivo y correctivo delas mismas / Mediante oficio UPI-072-03-2017-EHR se le notifica al Gestor

Administrativo de la Policía Profesional de Migración, como la unidad encargada de la administración, seguros, control y todas las diligencias

respecto a las lanchas institucionales. Mediante oficio UPI-243-09-2017 dirigido al órgano auditor, se le remite documentos para análisis para el

cumplimiento de la recomendación. Documentación en análisis de la

Auditoría Interna, para el cumplimiento de la misma.

24/07/2015 11/08/2015 No Aplica

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0499-2015

Advertencia sobre el uso de las lanchas adquiridas

mediante las contrataciones: Licitación Abreviada

2011LA-000093-05401 y 2011CD-000181-05401

Como parte de su plan de trabajo, la

Auditoría Interna realizó un estudio de

contrataciones; entre ellas la

Licitación Abreviada Nº 2011LA-

000093-05401 y la Nº 2011CD-

000181-05401

4.2 Que el Despacho de la Directora General, gestione ante las instancias que corresponda, tomar las

acciones pertinentes, a fin de lograr que las lanchas operen lo antes posible y con las condiciones de

aseguramiento requeridas, máxime considerando que es para el transporte de personas; así como

gestionar la contratación de su mantenimiento; con el propósito de minimizar el riesgo de incurrir en

hechos generadores de responsabilidad, por eventuales pérdidas patrimoniales.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Gestionar las instrucciones necesarias para el buen

funcionamiento de las lanchas institucionales,

considerando todo lo que ello implique.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 299-9193 / 2299-

8195

Sr. Isaac Herrera Mena.

Gestor Administrativo,

PPM. Correo:

[email protected].


Se emitió y notificó el DG-3128-08-2015-ehr dirigido al Director Administrativo Financiero y al Director a.i. de la Policía Profesional de Migración,

mediante el cual se les solicita adoptar las medidas correspondientes, sin perjuicio de otras coordinaciones interinstitucionales que se están

realizando al respecto / Mediante oficio DG-3158-08-2015-ehr dirigido a la Auditoría Interna se le remite lo requerido en el oficio AI-0530-2015

(certificación e información del oficio PI-0435-06-12) / Mediante oficio DG-3294-08-2015-ehr dirigido al Director Administrativo Financiero se le

reitera dar respuesta al oficio DG-3158-08-2015-ehr / Mediante oficio DG-3315-08-2015-ehr dirigido a la Auditoría Interna, se le remite el oficio

620-08-2015-DPPM-GA de la Gestión Administrativa de la Policía Profesional de Migración informando las acciones que han realizado para

atender la recomendación / Mediante oficio DAF 939-09-2015 el Director Administrativo Financiero informa al Despacho de la Directora General

las acciones realizadas e instrucciones giradas para atender la advertencia / Según indagaciones de la AI, se obtuvo copia del oficio 303-03-2016-

DPPM-GA, del 21/3/2016 y de la Carta de Entendimiento, donde se destaca, que debido a que la Institución ha tenido dificultades para usar las

lanchas, en enero de 2016 se cede en calidad de préstamo al Ministerio de Seguridad Pública (Servicio Nacional de Guardacostas) la Migra VI.

También, según oficio DG-549-02-2016, suscrito por la Lcda. Kathya Rodríguez Araica, Directora General, se gestionó ante el señor Ministro de

Gobernación y Policía, ampliar la carta de entendimiento, para ceder las lanchas Migra V y Migra VII; con vigencia hasta el 08 de mayo del 2018.

Asimismo se especifica, que en cualquier momento el Ministerio de Gobernación y Policía podrá poner fin unilateralmente al dicho contrato,

cuando se presente un incumplimiento por beneficiario, o cuando la Dirección General de Migración y Extranjería cuente con el personal idóneo

para tripular dichas embarcaciones. Mediante oficio UPI-072-03-2017-EHR, el Director General a.i., Lic. Esteban Obando Ramos, designa a la

Gestión Administrativa de la Dirección de la Policía Profesional de Migración en su calidad de Gestor Administrativo o a quien ejerza el cargo,

como la Unidad encargada de la administración, seguros, control y todas las diligencias respecto a las lanchas institucionales, cuando así se

24/07/2015 11/08/2015 No Aplica

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0506-2016Advertencia relacionada con la propuesta del

Reglamento del Fondo de Caja ChicaNo aplica

Se considera conveniente elaborar un nuevo documento de forma integral, considerando las

observaciones realizadas por este Despacho, de tal forma, que sea m ás preciso y de fácil comprensión.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019







Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

Mediante oficio DAF-010-01-17 del 9 de enero del 2017, el MBA. Agustín Barquero Acosta, Director Administrativo Financiero, informa a la

Auditoría Interna lo siguiente: "… sobre el Reglamento General del Fondo de Caja Chica, me permito informarle que dicho Reglamento fue

aprobado en la sesión No. 64 del 6 de diciembre del 2016, sin embargo, en la sesión No.65 del 13 de diciembre del mismo año, se decidió dejar

en suspenso dicha aprobación tanto esta Dirección Administrativa Financiera corroborara que efectivamente en dicho Reglamento estaban

incluidas unas observaciones que finalmente hizo la Gestión de Recursos Financieros y la misma Auditoría Interna. Ante ello, una vez

corroborado lo anterior o en su defecto incluido, se pondrá a disposición de la Junta para su aprobación fina y definitiva; ello se esperaría estar

cumpliendo en el curso de este mes.

16/08/2016 16/08/2016 31/12/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0548-2016Advertencia relacionada con el nombramiento

provisional del Director de la Policía de MigraciónNo aplica

Analizar lo expuesto en este oficio y realizar las acciones que correspondan, para que lo más pronto

posible, se elabore los lineamientos que establezcan los grados correspondientes para los puestos de

Director y Subdirector de la PPM, así como los requisitos para su obtención, según lo señalado en el

artículo 62 de la Ley General de Policía Ley 7410, gestionando el nombramiento en ambas plazas, de

funcionarios que cumplan con los requisitos legales y competentes instituidos.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019







Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

En Seguimiento a la presente recomendación, se tiene que en este momento el enlace del despacho de la Dirección General, se encuentra en

periodo de licencia por maternidad lo cual no ha permitido conocer el avance del tema, una vez se incorpore se le dará un seguimiento más

puntual, lo que no significa dejar de consultar a la Jefatura de Despacho.

01/08/2016 01/08/2016 14/10/2016 05/01/2017

Parcialmente

cumplida / En

proceso







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería


de contrataciones





a. Definir oficialmente los procedimientos y responsables del trámite de las aprobaciones internas o

refrendo contralor, en los casos de las modificaciones unilaterales, considerando la normativa que emitió

la Contraloría General de la República y lo indicado por el Tribunal Contencioso Administrativo y

comunicándolos a las instancias institucionales que corresponda.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Oficializar los procedimientos y a las personas

responsables de las aprobaciones internas.

Junta Administrativa de la

Dirección General de


Correo:

[email protected].





Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

Mediante oficio UPI-078-03-2017, el Equipo de Seguimiento le solicita a la Presidenta de la Junta Administrativa y al Despacho de la Directora

General, sobre lo actuado para el cumplimiento de esta recomendación / Mediante oficio UPI-0143-05-2017-EHR se le notifica al órgano auditor

copia del oficio JAD 242-04-17, en el que se le informa que desde el 13 de diciembre de 2016, se le había comunicado el acuerdo 19 de la Junta

Administrativa, mediante el cual se atendía esta recomendación. Al respecto debe indicarse que, el reglamento sobre el Refrendo de las

Contrataciones de la AdministraciónPública, no se refiere específicamente a la aprobación interna en modificaciones contractuales, sin

embargo,considera esta Asesoría Jurídica que al no existir norma expresa que se refiera al tema, y siendo que laaprobación interna cumple las

mismas funciones del refrendo contralor, debe aplicarse el mismo procedimientodescrito por la Contraloría General de la República, es decir,

verificar el monto inicial del contrato según loslimites económicos establecidos en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, para

determinar siprocede la aprobación interna de la modificación… Así las cosas, considera esta Asesoría Jurídica que es la Junta Administrativa

quien, como órgano administradordel presupuesto de esta Dirección General, según lo dispuesto en el artículo 247 de la Ley General de

Migracióny Extranjería y como ente contratante, según lo establecido en el inciso 3) del artículo 248 de ese mismo cuerponormativo, debe decidir

las medidas de control interno que deberá seguir la Administración en estos casos, porlo cual, se considera recomendable que el departamento a

su cargo eleve la consulta ante dicho órganocolegiado...”. Al respecto, cabe aclarar que esta recomendación, está dirigida a la Junta

Administrativa y a la DirecciónGeneral; sin embargo, no se tiene evidencia de que se haya formalizado y comunicado a las

02/11/2016 12/12/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería


de contrataciones





c. Emitir lineamientos que orienten los procedimientos administrativos que se deben seguir a los

proveedores, en los casos de posibles contrataciones irregulares, considerando lo resuelto por el Tribunal

Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda, en la Sentencia No. 16-2016-V, con respecto a este

tema.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Establecer lineamientos a los distintos proveedores para

casos de contrataciones irregulares.

Junta Administrativa de la

Dirección General de


Correo:

[email protected].





Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

Mediante oficio UPI-078-03-2017, el Equipo de Seguimiento le solicita a la Presidenta de la Junta Administrativa y al Despacho de la Directora

General, sobre lo actuado para el cumplimiento de esta recomendación /

Mediante oficio UPI-0143-05-2017-EHR se le notifica al órgano auditor copia del oficio JAD 242-04-17, en el que se le informa que desde el 13 de

diciembre de 2016, se le había comunicado el acuerdo 19 de la Junta Administrativa, mediante el cual se atendía esta recomendación. Mediante

Informe AI-0134-2017 el órgano auditor avala el cumplimiento de esta recomendación.

02/11/2016

Se desconoce, ya

que el Equipo de

Seguimiento,

solamente se le

notificó copia de la

advertencia

09/01/2017

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0747-2015




Extranjería

No Aplica

4.2 Seguir el mecanismo definido para monitorear al avance de las actividades de implementación de lo

recomendado, tomando acciones oportunas, en caso de presentarse dificultades u omisiones de

actividades, y tomar las decisiones para solventarlas.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Continuar con el mecanismo de seguimiento establecido

para el seguimiento de las recomendaciones emitidas por

el órgano auditor.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021 /

2299-8131 Sr. Elías

Quesada Soto. Director a.i.

Policía Profesional de

Migración. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8193/2299-

8195 MBA. Eugenia Víctor

Se emitió y notificó al órgano auditor el oficio UPI-0261-07-2016 mediante el cual se le informa el mecanismo establecido para el monitoreo de

las recomendaciones emitidas en los diferentes informes / Mediante oficio UPI-091-04-2017-EHR el Equipo de Seguimiento le informa al Director

a.i. de la PPM, el cumplimiento de esta recomendación / Con oficio UPI-0118-04-2017-EHR, se le notifica a la Administración sobre el estado de

esta recomendación, ello para que efectúe e instruya a las instancias involucradas lo correspondiente. Se notificó mediante oficio UPI-244-08-

2017 al Lic. José Elías Quesada Soto, Director a.i., de la Policía Profesional de Migración, el MBA. Agustín Barquero, Director Administrativo

Financiero y MBA. Eugenia Víctor, Jefa ai.i, de Planificación Institucional, solicitandoles una aclaración de como se evaluará y se le dará

seguimiento a las acciones implementadas, con miras al cumplimiento permanente de la recomendación de la Auditoría; dado que la misma

Auditoría reconoce el cumplimiento en forma parcial, en vista que todavía la Administración General debe dar seguimiento a las

recomendaciones hasta que se cumplan con su totalidad. Mediante oficio DAF-0778-10-2017 cpm fecha 13 de octubre, el MBA. Agustin

Barquero Acosta indica que se emitió la Circular DG-33-07-2016 dirigido a todas las Jefaturas y personal de la DGME, remitido por la Directora

a.i. Licda. Gladys Jiménez, en la cual gira instrucciones en seguimiento a dicha recomendación. Por lo tanto, la Dirección Administrativa

Financiera considera que la recomendación esta cumplida. Documentación en análisis de la Auditoría Interna, para el cumplimiento de la misma.

11/11/2015 06/07/2016 No indica

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0747-2015




Extranjería

No Aplica

4.5 Gestionar a más tardar al último día hábil del año 2015, la modificación del Reglamento de

Organización y Servicio de la Policía Profesional, para que se especifique la prohibición de que exista

relación de parentesco o afinidad, entre los subalternos y el superior inmediato.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Modificar el Reglamento de la Policía Profesional de

Migración para que se prive la existencia de relación

(parentesco o afinidad) entre el superior y el subalterno.


Pagani, Gestor de

Recursos Humanos.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8155/2299-

8148

Mediante oficio UPI-0134-04-2016, del 29/04/2016, de la entonces Directora General Gladys M. Jiménez, remitido entre otros a los señores

Stephen Madden Director a.i., Policía Profesional de Migración y Luis Alonso Serrano Echeverría, Jefe de la Unidad de Planificación Institucional,

gira instrucciones para que cumplan con lo recomendado, considerando si es necesario solicitar prórroga de la fecha para cumplir. La Gestión de

Recursos Humanos emite el oficio GRH-2045-05-2017, mediante el cual le informa a la Administración que se está a la espera de una respuesta

de la Asesoría Jurídica. Mediante oficio UPI-245-09-2017, dirigido al señor Célimo Rodríguez, se le comunica la última resolución de la Auditoría

Interna, la cual no aceptó por concluida en su totalidad la recomendación y se le insta a gestionar ante el Dirección General, la solicitud de

prórroga. Mediante oficio GRH-3336-08-2017 el Gestor de Recursos Humanos, MBA. Célimo Rodríguez Pagani, se compromete a elaborar una

propuesta de modificación al Reglamento de Organización y Servicio de la Polícia Profesional de Migración y Extranjería, el borrador de dicha

propuesta, será remitido al Despacho de la Dirección General para su valoración y aval correspondiente a más tardar el 30 de noviembre de 2017

11/11/2015 25/11/2015 31/12/2015No se ha

solicitado

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0747-2015




Extranjería

No Aplica

4.6 Requerir a más tardar al 18 de diciembre del 2015, que la normativa que regula el uso de los

vehículos de la Institución, incluya las regulaciones específicas para los vehículos destinados al uso de la

Policía Profesional; considerando en esa definición, la naturaleza de sus funciones y también los

controles que deben cumplirse para dar cuentas del adecuado empleo y resguardo de todos esos

activos; acción que también se había recomendado en el Informe AI-0840-2014 del 21 de octubre de

2014, que a la fecha del último reporte de seguimiento al 30/03/2015, se encontraba parcialmente

cumplida.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Incluir en la regulación de uso de vehículos

institucionales, dar cuenta efectiva del adecuado manejo

y resguardo de los mismos.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8195 / Sra.

Gabriela Díaz Díaz,

Gestora de Servicios de

Apoyo. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8150 / Sra.

Eugenia Víctor Sánchez.

Jefe, Unidad de


La entonces Directora General, Lcda. Gladys M. Jiménez A., remite el oficio UPI-0134-04-2016, del 29/04/2016, entre otros a los señores:

Stephen Madden Director a.i., de la PPM; Arnoldo Quirós Gestor de Servicios de Apoyo y Luis Alonso Serrano Echeverría, Jefe Unidad

Planificación Institucional, donde solicita que realicen las acciones para cumplir la recomendación, propongan un cronograma o una prórroga de

nueva fecha de cumplimiento. También solicita documentar las labores efectuadas y presentar un informe detallado. Mediante oficio GSA-669-

05-2016 del 04/05/2016 el Lic. Arnoldo Quirós López, Gestor de Servicios de Apoyo , le indica a la Lcda. Gladys Jiménez, la entonces Directora

General a.i., en atención al oficio UPI-0134-04-2016: "Esta gestión cumplió en tiempo y forma con la presentación de la información, únicamente

se está a la espera de la aprobación e implementación del protocolo por parte de la Dirección General". Mediante oficio 479-05-2016-DPPM-GA

del 30/05/2016, en aquel tiempo Director a.i. de la PPM, Lic. Stephen Madden, informa a la entonces Directora General, Lcda. Kathya Rodríguez

Araica: "...Para atender dichas recomendaciones y emitir el seguimiento sobre el cumplimiento de las mismas, mediante oficio 456-05-2016-

DPPM-GA, la Gestión Administrativa de la Policía, procedió a solicitar a los gestores la información sobre las medidas implementadas para

controlar las recomendaciones de la Auditoría. Según lo expuesto, la Auditoria Interna, considera que se cumplió con la instrucción a todas las

áreas haciendo énfasis en los controles que deben cumplir, e implantando nuevos controles; pero la Auditoría no ha recibido información de la

aprobación de los cambios para armonizar el Reglamento con el Protocolo de Actuación del Subproceso de Transportes. Mediante oficio 246-09-

2017 se le comunica al señor Elías Quesada, Director a.i. Policía Profesional de Migración, Gabriela Díaz Díaz, Gestora de Servicios de Apoyo y

11/11/2015 24 y 25/11/15 18/12/2015

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0747-2015




Extranjería

No Aplica

4.8 Definir a más tardar al 30 de enero del 2015, en conjunto con la Gestión de Recursos Financieros y

Recursos Humanos los controles cruzados manuales o computarizados que se requieren establecer,

para corroborar que el reconocimiento de las horas extras y viáticos, no presenten conflictos. Asimismo,

analizar formalmente con esas instancias, la posibilidad de realizar un estudio que permita determinar, si

en los casos de días en que se han reconocido pagos tanto por concepto de horas extra como de

viáticos, estos correspondían o no, procediendo con el cobro respectivo y las medidas disciplinarias, si

es requerido.



Financiero. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8131/2299-

8132

Establecimiento de controles en el reconocimiento de

horas extra.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8131/2299-

8132

Mediante oficio UPI-0134--04-2016, del 29/04/2016, de la entonces Directora General a.i. Lcda. Gladys M. Jiménez, dirigida entre otros, a los

señores Agustín Barquero, Director Administrativo Financiero y MBA. Célimo Rodríguez Pagani, Gestor de Recursos Humanos, les solicita

realizar las acciones para cumplir lo recomendado y si es requerido plantear una prórroga para ampliar la fecha de cumplimiento. Mediante oficio

DG-1670-05-2016, del 17/05/2016, la Directora General de ese momento, Lcda. Kathya Rodríguez responde al señor Barquero, en relación con

los oficios DAF-0359-04-16 y DAF-0411-05-16, que coincide con la valoración hecha por el equipo de trabajo técnico convocado en cuanto a la

necesidad de contar con el SICOVI (Sistema Informático de Viáticos) como herramienta útil para la verificación de información sobre el cobro de

los viáticos como facilitar la conciliación con eventuales cobros de horas extra derivados de las giras o actividades que sustentan el cobro del

estipendio por este concepto. No obstante, considerando que siempre deben existir mecanismos de control para la actividad administrativa, más

aún, aquella que suponga el reconocimiento de retribuciones económicas; así como el hecho que la responsabilidad de la acreditación de ambos

pagos (viáticos y horas extra), corresponden a la jefatura inmediata que los autoriza, le solicita autorizar en coordinación con la Gestión de

Recursos Humanos y con la Gestión de Recursos Financieros, la propuesta de una circular que disponga que dicho control cruzado sea llevado

a cabo por las respectivas jefaturas. Asimismo, este proceso deberá ser acompañado por monitoreo aleatorios por parte de ambas gestiones,

conforme con la programación que al efecto realicen cada año. Mediante oficio DAF-0498-06-17, la DAF remitió información sobre el

cumplimento de esta recomendación. Documentación en análisis de la Auditoria Interna para el cumplimiento de la misma.

11/11/2015 25/11/2015 30/01/2016 30/04/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


| AI-0747-2015




Extranjería

No Aplica

4.4 Solicitar a Planificación Institucional, a más tardar el 30 de marzo de 2016, hacer las modificaciones o

ajustes al Reglamento para la autorización, reconocimiento y compensación del tiempo extraordinario de

la Institución, el cuanto a que incluya la improcedencia de cobrar extras por el tiempo de traslado de ida y

regreso de una gira y hacerlo del conocimiento a todo el personal.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Realizar las modificaciones al Reglamento de tiempo

extraordinario para estipular el no cobro de extras por

tiempo de traslados en giras.

MBA. Eugenia Víctor

Sánchez. Jefe a.i., Unidad

de Planificación


[email protected].

Teléfono: 2299-8126/2299-

8127

Se solicitó la atención de la recomendación, en coordinación con las instancias que correspondan, al Jefe de la Unidad de Planificación

Institucional, mediante oficio DG-4493-11-2015 / El Lic. Guido Herrera Alvarez, del Subproceso de Trámite, Registro y Control de la Gestión de

Recursos Humanos, le remite al Lic. Johnny Marian Atavía, de la Asesoría Jurídica, el oficio GRH-STRC-0873-02-2016, del 22/06/2016,

propuesta para la modificación del Reglamento de Tiempo Extraordinario de esa Dependencia, que indica: Artículo 102 - Sobre traslados a

diferentes zonas dentro y fuera del país. Mediante oficio UPI-134-04-2016, del 29/04/2016, la entonces Directora General Lcda. Gladys M.

Jiménez, dirigida entre otros, al señor Célimo Rodríguez Pagani, Gestor de Recursos Humanos y con copia al Lic. Johnny Marín Artavia, de la

Asesoría Jurídica; solicita realizar las acciones para cumplir la recomendación, proponiendo un cronograma o solicitando una prórroga de fecha

para su cumplimiento. Mediante resolución D.JUR-108-06-2016-MRV del 17/06/2016, se dictaron pautas sobre el tema, que deben ser

respetadas por la Gestión de Recursos Humanos. Queda pendiente que la Administración General apruebe la propuesta planteada por la

Asesoría Legal, de las modificaciones del Reglamento Autónomo de Servicios, y que se incorporen los cambios presentados por la Gestión de

Recursos Humanos. Esta recomendación se encuentra en revisión por parte de la Asesoría Jurídica. En consulta a la Dirección Jurídica de la

DGME el 04 de diciembre de 2017, sobre el seguimiento de esta recomendación, se nos indica que ellos como Asesoría Jurídica le

11/11/2015 24/11/2015 30/03/2016No se ha

solicitadoPendiente

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0778-2014




No Aplica

4.1 Establecer a más tardar al 31 de diciembre de 2014, coordinaciones con las autoridades de la DGME,

con la finalidad de comunicar los posibles objetivos y proyectos de ese Despacho, del señor Ministro, del

Gobierno Digital, entre otras instancias; consideren relevantes para incluir en el planteamiento estratégico

de tecnologías de la información de esta institución.

Sr. Carmen María Muñoz

Quesada. Viceministra de

Gobernación y Policía. Correo:

[email protected].


Incluir planteamiento estratégico de tecnologías de la

información de esta institución.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

En el seguimiento anterior, en el artículo IV, del Acta N° 153, del 09-10-2014, el Comité de Informática Institucional, expone que el Lic. Luis

Alonso Serrano, informó de las actividades que han venido realizando respecto al Plan Estratégico Institucional y que se está elaborando una

matriz, que vincula la política migratoria integral 2013–2023 con las metas y a nivel de proyectos y prioridades institucionales, se hace la

vinculación con la programación estratégica. Asimismo, citan que el Plan contendrá una matriz de seguimiento y evaluación de los proyectos en

Excel, que se aplicará también para el del Plan Estratégico Informático, el que se espera tener listo para el último trimestre del 2014 y ser

divulgado a principios del 2015; acordando solicitarle a la Lic. Jenny Gamboa Rodríguez, presentar el resumen de la metodología que aplica la

Contraloría General de la República, en la elaboración del Plan Estratégico de Tecnologías de Información; sobre lo cual, en el oficio GTI-2120-

12-2014, del 04-12-2014, esa colaboradora informa que lo realizó y que lo van a enviar, por lo que se calificó como parcialmente cumplida. Para

esta vez, con el oficio CGI-0205-08-2015, del 13 de agosto de 2015, la presidenta del Comité de Informática, Sra. Rebeca Campos, solicita

02/10/2014 09/10/2014 30/06/2016 30/06/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0778-2014




No Aplica

4.5 Asignar en forma explícita a los órganos respectivos, a más tardar al 31 de diciembre de 2014, las

responsabilidades sobre el control de la planificación en materia de tecnologías de información a largo,

mediano y corto plazo, así como el seguimiento a la ejecución de los proyectos y a las actividades

realizadas para su cumplimiento.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Asignar responsabilidades sobre el control y seguimiento

en materia de TI.



[email protected].


Mediante oficio UPI-0173-05-2016 del 09 de mayo de 2016, el Jefe de Planificación Institucional, MSc. Luis Alonso Serrano, manifiesta que su

unidad como parte del Comité Gerencial de Informática y como encargada del mecanismo de seguimiento a las diferentes recomendaciones

emitidas por la Auditoría coadyuvará en el cumplimiento de esta recomendación y que queda a la espera de la convocatoria para las sesiones de

trabajo. Mediante oficio UPI-0132-04-2017-EHR, la Administración le informa a la AI que las competencias del CGI están definidas en el

Reglamento de dicho órgano. Documentación en análisis de la Auditoria Interna para el cumplimiento de la misma.

02/10/2014 16/10/2014 31/12/2014

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0778-2014




No Aplica

4.6 Ordenar para que al 31 de julio de 2015, se tenga confeccionado un estudio técnico, que confronte la

magnitud de las necesidades institucionales actuales y a mediano plazo en tecnologías de información,

que involucre los proyectos informáticos en proceso, pendientes y planificados, la carga de trabajo

cotidiana de la Gestión de TI, frente a la capacidad operativa de esa Gestión; que permita determinar de

forma realista, la factibilidad de ser finalizados con éxito en el tiempo en que son requeridos. En caso de

comprobarse lo contrario, sugerir soluciones técnicamente fundamentadas; utilizando este estudio, como

insumo para la planificación estratégica institucional en tecnologías de información.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Creación de un estudio que determine las necesidades

institucionales en TI.



[email protected].



Pagani. Gestor de

Recursos Humanos.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8148/2299-

Se solicitó la atención de la recomendación, en coordinación con las instancias que correspondan, a la Presidenta del CGI: al Gestor de RRHH y

a la Gestora de TI, mediante oficio DG-3577-10-2014 / La Presidenta del CGI solicita autorización para el apoyo en el proceso a desarrollar /

Mediante oficio DG-3934-10-2014, la Directora General de Migración y Extranjería avala la autorización / Con oficio GTI-2120-12-2014, la

Gestora de TI, le informa a la Auditoría Interna lo actuado para atender esta recomendación / Mediante oficio GTI-2121-12-2014, la Gestora de

TI, le solicita informar la fecha en que podrá contar con el apoyo autorizado / Con oficios GTI-2070-12-2015 y GRH-6021-12-2015 se le informa al

órgano auditor de los avances de esta recomendación / Con oficio UPI-0146-05-2016 se les reitera el cumplimiento de la recomendación /

Mediante oficio GTI-0790-06-2016, con copia a la AI, se informa que se encuentra en proceso del estudio técnico y se solicita prórroga al 30 de

setiembre de 2016, prórroga autorizada mediante oficio UPI-0235-06-2016 / Mediante oficio UPI-0101-04-2017-EHR se le reitera a la Gestora de

TI sobre la atención del cumplimiento de esta recomendación. Mediante oficio UPI-247-09-2017 dirigido a la Presidenta del Comité Gerencial de

Informática, Cindy Molina, el Gestor de Recursos Humanos, el señor Célimo Rodríguez, la Gestora de Tecnologías de la Información, la señora

02/10/2014 07/10/2014 31/07/2015

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Se notificó el 19/10/2017y se

recibió respuesta el 4/10/2017

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0778-2014




No Aplica

4.8 Coordinar en conjunto con la Administración superior y el Comité Informático; para que al 31 de

diciembre de 2014, queden definidos los objetivos estratégicos, tácticos y operativos de la Gestión de TI,

para que en el nuevo periodo y demás procesos de elaboración del plan estratégico de TI, se concilien

las estrategias y en todas las actividades de los planes se referencie su precedencia, y que con

suficiente antelación se tramiten y preparen los medios y recursos a requerirse en la ejecución de los

proyectos, que permita identificar posibles dificultades para su desarrollo e implementación.

Con tal propósito y para facilitar el control de su desarrollo y cumplimiento, es conveniente que los

perfiles de cada proyecto informático queden planteados en la planificación estratégica, conteniendo al

menos la siguiente información: Nombre del proyecto, objetivos, indicadores de cumplimiento medibles,

criterios de aceptación, problema que resuelve, situación propuesta, cuantificación de los beneficios,

definición{en de entregables al final, riesgos del proyecto, recursos y condiciones deseables, tiempo

estimado de desarrollo, alcance del proyecto, prioridad y sus criterios, aprobación del patrocinador.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Definir objetivos operativos y tácticos a la GTI para un

mejor desarrollo en el nuevo periodo.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Se solicitó la atención de la recomendación, en coordinación con las instancias que correspondan, a la Gestora de TI, mediante oficio DG-3579-

10-2014 / Con oficio GTI-2120-12-2014, la Gestora de TI, le informa a la Auditoría Interna lo actuado para atender esta recomendación /

Mediante oficio GTI-0184-02-2015, la Gestora de TI le comunica al órgano auditor el Artículo II de la Sesión Ordinaria No. 156 del CGI, mediante

el cual se aprueba el FODA, misión, visión, objetivos estratégicos y tácticos de TI a efectos de que se de por cumplida esta recomendación (así

también comunicado a la Auditoría Interna con el oficio DG-1352-04-2015) / Con oficio UPI-0146-05-2016 se le reitera el cumplimiento de la

recomendación / Mediante oficio GTI-0790-06-2016 se le remite al Despacho con copia a la AI, el cuadro comparativo y solicita dar por cumplida

la misma; solicitud que se reitera a la AI mediante oficio UPI-0236-06-2016 / Mediante oficio UPI-0101-04-2017-EHR se le reitera a la Gestora de

TI sobre la atención del cumplimiento de esta recomendación / Mediante oficio GTI-0790-06-2016 del 06 de junio de 2016, la gestora de TI, Lcda.

Jenny Gamboa, adjunta el cuadro comparativo donde se muestra el apoyo que hacen los objetivos estratégicos institucionales, solicitando con

esto dar por cumplida la recomendación, al considerar que los objetivos de TI están alineados a los institucionales. La AI aclara que la

recomendación además solicita: plantear en la planificación estratégica, los perfiles de cada proyecto informático, con la información detallada

en el texto de la recomendación, la referencia a los objetivos institucionales de las actividades, así como la conciliación de las estrategias con el

marco estratégico elaborado, puntos que solo se podrán evaluar cuando se publique el Plan Estratégico de TI. Mediante oficio 0486-04-2017, la

Gestora de TI, reitera que giró instrucciones a la Licda. Vivian Castillo Varas, para que realice las modificaciones correspondientes en la Ficha

Técnica de GTI para los proyectos, y se le solicitó hacer un ampo del portafolio en el que se archiven todas las Fichas Técnicas que figurarán

como perfil de cada proyecto. Documentación en análisis de la Auditoria Interna para el cumplimiento de la misma.

02/10/2014 07/10/2014 31/12/2014

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.5 Instruir a las instancias institucionales que correspondan, a más tardar al 29 de marzo del 2016,

sobre las disposiciones internas, actuación, apoyo y procedimientos a seguir, en relación con los reportes

de desacato que presente GTI, cuando se encuentre manipulación de equipos, instalación de programas

no autorizados o vulneración a las políticas o controles oficializados.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Instruir sobre la manipulación de la instalación de

programas y políticas no autorizadas.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8120/2299-

8121

Mediante oficio DG-4747-12-2015, la entonces Directora General, instruye a la Gestora de Tecnología de Información y al Jefe de Asesoría

Legal, en conjunto con las instancias que consideren pertinentes, la atención (en tiempo y forma) del cumplimiento de esta recomendación / Con

oficio UPI-0376-12-2016, el Equipo de Seguimiento notifica a la GTI, AJ y al CGI copia del oficio que antecede el informe en análisis (AI-0793-

2015) / Mediante oficio UPI-0133-04-2016 se le reitera a la Gestora de Tecnología de Información, al Jefe de Asesoría Jurídica y a la Presidencia

del Comité Gerencial de Informática, el cumplimiento de esta recomendación / Mediante oficio UPI-0109-04-2017-EHR se le reitera a la Gestión

de Tecnología de Información, a la Asesoría Jurídica y a la Presidenta del Comité Gerencial de Informática, el cumplimiento de esta

recomendación / Mediante oficio GTI-0449-04-2017, la Gestora de TI aclara sobre lo actuado para la materialización de esta recomendación /

Con oficio UPI-0133-04-2017-EHR se le aclara a la GTI que esta recomendación se le solicitó atenderla mediante oficio DG-4747-12-2015 /

Mediante oficio UPI-0134-04-2017-EHR se le solicita a la AI considerar lo expuesto en el oficio GTI-0449-04-2017 y CGI-0243-04-2017 / El

Equipo de Seguimiento notifica al Jefe de la Asesoría Legal, el oficio UPI-0140-05-2017-EHR, relacionado con esta recomendación.

30/11/2015 09/12/2015 29/03/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.3 Articular lo necesario, para que a más tardar al 31 de marzo del 2016, la unidad competente de

Migración, cumpla con suministrar y mantener un inventario con los requerimientos del Decreto 37549-

JP, dirigido a la protección de los Derechos de Autor.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Mantener un inventario, según lo establece el Decreto

respectivo.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8120/2299-

8121

Mediante oficio AJ-0581-03-2016-AC del 28 de marzo de 2016, el jefe de Asesoría Jurídica, Lic. Johnny Marín; manifiesta que le solicitó a la

gestión de TI informar sobre el estado en que se encuentra la implementación de sistemas y controles para garantizar que el equipo de hardware

de la institución utiliza las respectivas licencias de software y un registro en el que se ingresen los resultados del inventario de equipos y

licencias adquiridas y que está a la espera del documento. Mediante oficio GTI-0558-04-2016 del 25 de abril de 2016, la gestora de TI, Lcda.

Jenny Gamboa, informa que se está en proceso de depuración del inventario, debido a que se registraron renovaciones y actualizaciones como

si fueran licencias. Mediante oficio AJ-0812-05-2016-AC del 03 de mayo de 2016 el Lic. Marín, menciona acciones para cumplir con la ley de

protección a los derechos de autor y el Decreto 37549-JP, entre las medidas menciona que GTI se encuentra haciendo una depuración del

inventario en el que se incluye el licenciamiento y que están atendiendo la implementación de un registro del resultado de este. Mediante oficio

GTI-1749-12-2016 del 21 de diciembre de 2016, la Lcda. Gamboa, adjunta un vínculo para descargar el archivo con el inventario realizado. En

dicho documento se logra observar que cumple con lo dispuesto en el decreto 37549-JP, excepto en que no brinda información precisa y

referenciada de si las licencias adquiridas son suficientes para los equipos que las tienen instaladas y en cuales equipos están cada una de ellas,

en especial las licencias de Microsoft Office. Según criterio de la Auditoria Interna, esta recomendación le falta únicamente precisar y referenciar

las licencias adquiridas con los equipos que las utilizan y que se logre determinar la falta o disponibilidad de ellas. Mediante oficio UPI-0134-04-

2017-EHR, se le solicita a la Auditoria Interna, considerar lo expuesto en el oficio GTI-0449-04-2017 y CGI-0243-04-2017.


30/11/2015 09/12/2015 31/03/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.4 Asegurar el cumplimiento del artículo 2, específicamente el inciso e) del Reglamento para la

Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno

Central, a más tardar al 31 de julio del 2016, referente a mantener un sistema de información que registre

los resultados del inventario de equipos y licencias adquiridas.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Realizar las acciones correspondientes para mantener el

registro del inventario de equipos y licencias.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161



Correo:

[email protected].

Mediante oficio DG-4747-12-2015, la entonces Directora General, instruye a la Gestora de Tecnología de Información y al Jefe de Asesoría

Legal, en conjunto con las instancias que consideren pertinentes, la atención (en tiempo y forma) del cumplimiento de esta recomendación / Con

oficio UPI-0376-12-2016, el Equipo de Seguimiento notifica a la GTI, AJ y al CGI copia del oficio que antecede el informe en análisis (AI-0793-

2015) / Mediante oficio UPI-0133-04-2016 se le reitera a la Gestora de Tecnología de Información, al Jefe de Asesoría Jurídica y a la Presidencia

del Comité Gerencial de Informática, el cumplimiento de esta recomendación / Con oficio UPI-0329-08-2016, el Equipo de Seguimiento le informa

a la Administración sobre el estado de esta recomendación / Mediante oficio UPI-0109-04-2017-EHR se le reitera a la Gestión de Tecnología de

Información, a la Asesoría Jurídica y a la Presidenta del Comité Gerencial de Informática, el cumplimiento de esta recomendación / Mediante

oficio GTI-0449-04-2017, la Gestora de TI aclara sobre lo actuado para la materialización de esta recomendación / Con oficio UPI-0133-04-2017-

EHR se le aclara a la GTI que esta recomendación se le solicitó atenderla mediante oficio DG-4747-12-2015 / Mediante oficio UPI-0134-04-2017-

EHR, se le solicita a la Auditoria Interna, considerar lo expuesto en el oficio GTI-0449-04-2017 y CGI-0243-04-2017.


30/11/2015 09/12/2015 31/07/216

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica4.6 Gestionar los entrenamientos periódicos sobre la Ley y el Decreto de Protección a los Derechos de

Autor; ejecutándose el primero, a más tardar al 30 de marzo del 2016.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Realizar gestiones para capacitar a los funcionarios

sobre la Ley y el Decreto.



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8120/2299-

8121

Mediante oficio UPI-0262-07-2016 del 4 de junio de 2016, la Licda. Gladys Jiménez Directora General en ese entonces, autoriza una prórroga

hasta el 31 de diciembre de 2016 para el cumplimiento de la recomendación. Esta Auditoría le responde mediante el oficio AI-0418-2016, que se

toma nota del comunicado de prórroga y registrándose el 31 de diciembre de 2016 como nueva fecha de cumplimiento. Mediante oficio AJ-0582-

03-2016-AC del 28 de marzo de 2016, el jefe de Asesoría Legal, Lic. Johnny Marín, indica que están coordinando con funcionarios del Registro

con el fin de que faciliten a uno o dos personeros para que impartan la charla y que las posteriores serán impartidas por funcionarios de la

Asesoría Jurídica y que están a la espera de la confirmación, estimando que la charla podría ser impartida entre la tercera y cuarta semana de

abril de 2016. Mediante oficio UPI-0134-04-2017-EHR se le solicita a la AI considerar lo expuesto en el oficio GTI-0449-04-2017, CGI-0243-04-

2017 y AJ-776-05-2017, para su revisión. Documentación en análisis de la Auditoria Interna para el cumplimiento de la misma.

30/11/2015 09/12/2015 30/03/2016 07/07/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.7 Establecer, a más tardar al 29 de febrero del 2016, un Plan de Trabajo, con las acciones,

responsables, tiempos, productos, sistemas de monitorio u otros que requiera, para garantizar el

cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los

Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central (Decreto 37549-JP).


Presidenta, Comité Gerencial

de Informática. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019

Confeccionar un plan de trabajo para garantizar el

cumplimiento del Decreto.


Mora. Presidenta, Comité

Gerencial de Informática.

Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

Mediante oficio AJ-0457-03-2016-AC, le solicita a la gestora de TI, Lcda. Jenny Gamboa, informar sobre las acciones que se han tomado para

implementar controles para garantizar que en los equipos de la institución no se utilicen programas que no cumplan con la legislación de

derechos de autor. En respuesta la Lcda. Gamboa emite el oficio GTI-0554-04-2016 del 25 de abril de 2016, señalando que los equipos tienen

una cuenta de administrador cuya clave la conocen solo los funcionarios de Soporte Técnico, esta cuenta es la única con la cual se puede

instalar software. Mediante oficio GTI-0777-06-2016 del 3 de junio de 2016, la Licda. Jenny Gamboa remite el plan de trabajo para la toma de

inventario de software instalado en Dirección de Migración, mencionando que el plan de toma de inventario está en ejecución, el que indica se

iniciaría a partir del 16 de mayo de 2016, y culminaría el 3 de junio. No obstante, la Auditoria Interna, indica que en el citado plan no se observan

las acciones, los responsables, tiempos, productos, ni monitoreo para garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en el decreto 37549-JP.

Mediante oficio UPI-0134-04-2017-EHR se le solicita a la AI considerar lo expuesto en el oficio GTI-0449-04-2017, CGI-0243-04-2017 y AJ-776-

05-2017, para su revisión. Documentación en análisis de la Auditoria Interna para el cumplimiento de la misma.

30/11/2015 09/12/2015 29/02/2016 30/06/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.8 Implementar un sistema de información manual o automatizado, a más tardar al 31 de diciembre del

2016, que permita registrar de forma actualizada los resultados del inventario de equipos y licencias

adquiridas e instaladas, y cumpla como mínimo con la información que señala el Decreto 37549-JP; para

comprobar si existen suficientes autorizaciones que respalden todos los programas que se encuentran

instalados y si se cumple con la protección de Derechos de Autor.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Confeccionar un sistema (manual o automático) para

registrar el inventario de licencias y equipos.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Mediante oficio GTI-1749-2012-2016 del 21 de diciembre de 2016, la Lcda. Jenny Gamboa, informa que se finalizó el inventario de licencias

institucional, a cargo del subproceso de Soporte Técnico, a su vez remite vía correo electrónico el link para descargar el archivo en Excel en la

que está el inventario. Dicho archivo contiene además de los datos propios de los equipos y las licencias que tiene cada uno de ellos, indica

quien autorizó la instalación, quien la realizó y las fechas de instalación y última actualización. Los equipos se encuentran agrupados de acuerdo

a la sede en la que están instaladas. Al analizarse el archivo que contiene el sistema de información manual, en el que la institución registra los

resultados del inventario de equipos y licencias adquiridas e instaladas, se valora que cumple con casi todos los requerimientos de información,

sin embargo, no se evidenció que se controle si la cantidad de licencias adquiridas coincide o es suficiente para la cantidad de equipos en los

que se tienen instaladas, en especial; con las licencias de Microsoft Office. Mediante oficio UPI-0134-04-2017-EHR se le solicita a la AI

considerar lo expuesto en el oficio GTI-0449-04-2017 y CGI-0243-04-2017. Documentación en análisis de la Auditoria Interna para el


30/11/2015 09/12/2015 31/12/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.10 Definir y comunicar, a más tardar al 30 de marzo del 2016, indicaciones sobre la participación,

funciones, procedimientos y responsabilidades de los Jefes de los Subprocesos de GTI, encargados de

la administración del software y licencias institucionales, relacionadas con el registro, instalación,

documentación, desecho, custodia y conservación adecuada de las licencias y consecuentemente, de

llevar el inventario de los equipos informáticos en las que están instaladas.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Hacer un comunicado a los encargados de los

subprocesos de GTI sobre todo lo relacionados con la

administración de software y licencias.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Mediante oficio GTI-0779-06-2016 del 3 de junio de 2016, la Gestora de GTI, Lcda. Jenny Gamboa, informa que remitió a los coordinadores del

subproceso el oficio GTI-0689-05-2016, indicando las funciones, procedimientos y responsabilidades de la administración del software y licencias

que tienen a cargo. Al comparar las instrucciones giradas por la Lcda. Gamboa, a los jefes de subproceso de su Gestión, mediante el oficio GTI-

0689-05-2016, con lo que solicita la recomendación, se tiene que las indicaciones dadas por la Lcda. Gamboa están orientadas al manejo interno

de la Gestión, mientras que lo que pide la recomendación es determinar el rol, responsabilidades y procedimientos, que deben asumir los

encargados de aquellos subprocesos que administran el software y las licencias de la institución, en este manejo. Mediante oficio UPI-0134-04-

2017-EHR se le solicita a la AI considerar lo expuesto en el oficio GTI-0449-04-2017 y CGI-0243-04-2017, haciendo la aclaración que el

procedimiento indicado no solo corresponde a las licencias de GTI, sino a todo el licenciamiento institucional que se deba adquirir.


30/11/2015 09/12/2015 30/03/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.11 Realizar un análisis técnico, a más tardar al 30 de abril del 2016, de los programas que no cuentan

con licencia, para determinar cuáles son requeridos o no, por la DGME y tomar decisiones sobre su uso

e instalación.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Confeccionar un análisis que permitan determinar si son

necesarios y para la toma de desiciones.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Mediante oficio GTI-0642-05-2016 del 2 de mayo de 2016, la Gestora de TI Lcda. Jenny Gamboa, solicita la ampliación del plazo de

cumplimiento de esta recomendación hasta el mes de julio, por su parte la Directora de Migración en aquel momento, Lcda. Kathya Rodríguez le

informa a la Auditoría Interna sobre la prórroga. Al respecto, la AI responde por medio del oficio AI-0251-16, que se registra el 31 de julio de

2016 como la nueva fecha para su acatamiento. Mediante oficio UPI-0134-04-2017-EHR se le solicita a la AI considerar lo expuesto en el oficio

GTI-0449-04-2017 y CGI-0243-04-2017. Documentación en análisis de la Auditoria Interna para el cumplimiento de la misma.

30/11/2015 09/12/2015 30/04/2016 30/07/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.13 Documentar, antes del 30 de abril del 2016, la adquisición y autorización de instalación de las

licencias del software MS Office y de todas las otras licencias, registrándolas adecuadamente, para

garantizar que la suite de ofimática utilizada y demás programas, tengan y evidencien el debido

licenciamiento en cada uno de los equipos de la Institución.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Llevar un control de las licencias, para tener control

sobre los equipos.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Mediante oficio GTI-1183-08-2016, del 26 de agosto de 2016, la gestora de TI, Lcda. Jenny Gamboa, expone que las licencias muy antiguas no

se registraban en el inventario, debido a que en los carteles no se hacía referencia al licenciamiento, posteriormente se empezó a registrar dentro

del inventario, pero las licencias solo se mantenían guardadas en CDs recibidos de los proveedores y con el tiempo sufrieron daños que

provocaron y se tuvieron que desechar. Adicionalmente la Lcda. Gamboa que desde varios años se ha intentado contar con presupuesto para

adquirir un contrato de Enterprise Agreement y no había sido posible, pero en el 2015 se inició un proyecto para el diseño de la web institucional

por medio de fideicomiso, que se encuentra en ejecución, con el cual se adquirió licenciamiento Enterprise Agreement para el Share Point, lo

que permite adquirir licencias a un menor costo. Adjuntó una lista de licencias adquiridas por la institución, no obstante, no se recibió evidencia

de que se haya documentado lo requerido, para garantizar que la suite de ofimática y demás programas, tengan el licenciamiento en todos los

equipos de la institución. Mediante oficio Mediante oficio UPI-0134-04-2017-EHR se le solicita a la AI considerar lo expuesto en el oficio GTI-

0449-04-2017 y CGI-0243-04-2017, el cual indica que el cumplimiento de la recomendación está sujeto a la disponibilidad presupuestaria.


30/11/2015 09/12/2015 30/04/2016 31/12/2017

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.14 Realizar un estudio técnico, a más tardar al 30 de junio del 2016, en el que se valore, ajuste y

documente según corresponda, los controles que se tienen, manteniendo los que sean eficientes,

modificando los que no funcionen y estableciendo los que falten; incluyendo para cada uno, las

actividades de monitoreo requeridas para garantizar la utilización de sólo programas con licenciamiento.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Confeccionar un estudio sobre los controles que se

utilizan para garantizar la utilización de programas con

licenciamiento permitidos.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Mediante oficio GTI-0926-06-2016 del 27 de junio de 2016, la gestora de TI, Lcda. Jenny Gamboa, informa a la Auditoría Interna que la

instalación de software libre solo se puede hacer con usuario administrador y la clave cifrada, solo la conoce el personal de Soporte Técnico, la

cual es está valorando cambiarla periódicamente. Mediante oficio GTI-0924-06-2016 del 27 de junio de 2016, Lcda. Gamboa, en el que se

enlistan los programas de software gratuito permitidos en la institución, agregando además, el procedimiento para solicitar su instalación. La AI

califica como válida la medida de que solo el personal de Soporte Técnico emplee el usuario administrador de los equipos institucionales, medida

que impide la instalación de software por parte de los usuarios, no obstante, se omiten las actividades de monitoreo que pide la recomendación y

que previenen un eventual mal uso del usuario administrador o que éste sea obtenido y usado para dichos fines. Mediante oficio GTI-0449-04-

2017 del 19 de abril de 2017 la Gestora de TI, Lcda. Jenny Gamboa remitió a la AI el oficio GTI-0454-04-2017 a Oscar Jiménez Salazar,

Coordinador del Subproceso de Seguridad Informática, girando instrucciones para que dentro de las auditorías que realice, se incluya la

verificación del cumplimiento de la instrucción de instalar solamente software licenciado o libre (debidamente autorizado por el Comité Gerencial

de Informática). Mediante oficio UPI-0134-04-2017-EHR se le solicita a la AI considerar lo expuesto.


30/11/2015 09/12/2015 30/06/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.15 Revisar las políticas existentes y establecer las que se estimen necesarias para garantizar la

adquisición, uso y licenciamiento adecuado de todos los programas de cómputo de la institución; lo que

se espera que ejecuten, a más tardar al 30 de junio del 2016.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Analizar las políticas institucionales en cuanto a

adquisición, uso y licenciamiento.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Mediante oficio GTI-0554-04-2016 del 25 de abril de 2016, la gestora de TI, Lcda. Jenny Gamboa, apunta que en el proceso de compra de los

equipos se incluyen el licenciamiento necesario, indica a su vez que ese año mediante el fideicomisos realizó una compra de la herramienta

Share Point en la modalidad Enterprise Agretemente, con la cual se suscribió un contrato para facilitar la compra de otro licenciamiento de

Microsoft, de manera que se pueda licenciar en forma más ágil los equipos institucionales de acuerdo con los requerimientos que se detecten en

cada oficina, señala además que existe software con un tipo de licenciamiento que permite su utilización en forma concurrente. Agrega también

la Licda. Gamboa que las licencias diferentes al sistema operativo y que son de Microsoft, se determina la cantidad de usuarios que la van a

requerir de acuerdo con el tipo de licenciamiento que ofrece el fabricante. Según criterio de la Auditoría Interna, las medidas que indica la Licda.

Gamboa, no se evidencia la existencia de políticas claras y precisas que garanticen la adecuada adquisición de las licencias que la institución

requiere, así como que establezca su utilización y apropiado licenciamiento de todos los programas de cómputo de la institución. Mediante oficio

GTI-0449-04-2017 del 19 de abril de 2017 la Gestora de TI, Lcda. Jenny Gamboa remitió el oficio GTI-1221-09-2016, dirigido a los Coordinadores

de Subproceso y con copia a Marta Carvajal Angulo y Gerardo Mora Villalobos, con instrucciones para atender esta recomendación.


30/11/2015 09/12/2015 30/06/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.18 Oficializar y divulgar, a más tardar al 30 de junio del 2016, instructivo con los procedimientos,

formularios y controles requeridos, para la instalación de los programas gratuitos o de código abierto; así

como las rutinas de monitoreo de estas medidas y las posibles sanciones en caso de incumplimiento.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Hacer del conocimiento del personal, el instructivo con

las medidas sobre control, monitoreo y posibles

sanciones, ante un eventual mal uso de los programas.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161



11-2015, la Gestora de Tecnología de Información, le informa al órgano auditor, la lista de software gratuitos a utilizar aprobados por el Comité

Gerencial de Informática. Mediante oficio GTI-0924-06-2016 del 27 de junio de 2016, la Gestora de TI, Licda. Jenny Gamboa envía al personal

de la Dirección de Migración , el listado de l software libre que se autoriza utilizar en la institución, incluye además el procedimiento a seguir para

la instalación de estos programas, informa también que la aprobación fue dada por el Comité Gerencial de Informática en la sesión ordinario

N°65 del 13 de agosto de 2015 en el articulo I. En dicho procedimiento se involucra a los gestores, quienes deben hacer la solicitud al jefe de

Soporte Técnico, el cual deberá aprobarla y designar al técnico que hará la instalación, quién a su vez deberá también actualizar el expediente

del equipo. Mediante oficio GTI-0943-06-2016 del 28 de junio de 2016, la Licda. Jenny Gamboa, indica que como mecanismo de control se tiene

que en cada equipo, el usuario administrador con el que se puede instalar cualquier software, solo lo tienen los técnicos de Soporte Técnico.

Según criterio de la Auditoria Interna, queda pendiente rutinas de monitoreo, y las sanciones en caso de incumplimiento; también indicar si solo

se quedarán con esta única medida del usuario administrador a cargo de los técnicos y de ser así, justificar técnicamente la decisión y el porque

se omiten más medidas. Mediante oficio GTI-0449-04-2017 la Licda. Jenny Gamboa, remitió el oficio GTI-0454-04-2017 a Oscar Jiménez

Salazar, Coordinador del Subproceso de Seguridad Informática, girando instrucciones para que dentro de las auditorías que realice , se incluya la


de Informática). Mediante oficio UPI-0134-04-2017-EHR se le solicita a la AI considerar lo expuesto en el oficio GTI-0449-04-2017.


30/11/2015 09/12/2015 30/06/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.20 Tramitar la desinstalación, a más tardar al 31 de diciembre del 2016, de todos los programas

gratuitos y de código abierto que no estén aprobados, según procedimientos, por el Comité Gerencial de

Informática.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Instruir que se proceda con la desinstalación de los

programas que no estén autorizados a utilizarse en el

equipo institucional.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161




Semestre del 2016. Mediante oficio GTI-0449-04-2017 la Licda. Jenny Gamboa, remitió el oficio GTI-1657-12-2016 y GTI-0451-04-2016 a los

Coordinadores de Subproceso con instrucciones para determinar el software que se debe desinstalar de los equipos de cada subproceso. A

nivel institucional, considerando que se debe desinstalar software de otras oficinas de la DGME, incluyendo las Regionales, esta actividad se

realiza durante las giras, por lo que se adjunta la programación, se espera que al 31 de diciembre de 2017, ya se haya realizado la

desinstalación. Mediante oficio UPI-0134-04-2017-EHR se le solicita a la AI considerar lo expuesto en el oficio GTI-0449-04-2017.


30/11/2015 09/12/2015 31/12/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica4.24 Documentar, al 30 de junio del 2016, las licencias y contratos que dependen del control de los

fabricantes de software.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Llevar control sobre las licencias y contratos adquiridos.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161




Trimestre del 2016. Mediante oficio GTI-0449-04-2017 del 19 de abril de 2017, la gestora de TI, Licda. Jenny Gamboa, informa que remitió oficio

GTI-1222-09-2016 a Gerardo Mora Villalobos, con el que se adjuntó el listado de licencias VLSC registradas a nombre de la DGME, no obstante,

no se recibió respuesta del mismo y tampoco se observa que se haya incorporado dentro del estudio de seguimiento, por lo que se queda en

espera de conocer la respuesta del oficio. Mediante oficio UPI-0134-04-2017-EHR se le solicita a la AI considerar lo expuesto en el oficio GTI-

0449-04-2017. Documentación en análisis de la Auditoria Interna para el cumplimiento de la misma

30/11/2015 09/12/2015 30/06/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0793-2015




No Aplica

4.26 Establecer, a más tardar al 30 de junio del 2016, los controles, políticas y procedimientos

relacionados con la protección de los derechos de autor, entre los que incluya la autenticación de

usuarios, definición de perfiles y el control de accesos existentes en las regionales y aeropuertos.

Con lo cual, sea posible detectar situaciones de incumplimiento o irregularidades de forma oportuna,

identificar a los usuarios participantes y establecer responsabilidades, cuando y en lo que corresponda.




[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161

Establecer controles para usuarios, según perfiles y

poder determinar a tiempo, de posibles situaciones

fraudulentas para sentar responsabilidades en quien

corresponda.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161


las instancias que consideren pertinentes, la atención (en tiempo y forma) del cumplimiento de esta recomendación / Con oficio UPI-0376-12-

2016, el Equipo de Seguimiento notifica a la GTI, AJ y al CGI copia del oficio que antecede el informe en análisis (AI-0793-2015) / Mediante oficio

UPI-0133-04-2016 se le reitera a la Gestora de Tecnología de Información, al Jefe de Asesoría Jurídica y a la Presidencia del Comité Gerencial

de Informática, el cumplimiento de esta recomendación. Mediante oficio GTI-0943-06-2016 del 28 de junio de 2016, la gestora de TI, Licda.

Jenny Gamboa, indica que como mecanismo de control se tiene que en cada equipo, el usuario administrador con el que se puede instalar

cualquier software, solo lo tienen los técnicos de Soporte Técnico. Adicionalmente se está implementando el Active Director en la institución,

proceso que se encuentra avanzado pero es bastante lento, y que para detectar oportunamente posibles incumplimientos o irregularidades,

requerirían contar con SW espía. La AI queda a la espera de la implantación del Active Director y medidas de control que mitiguen posibles

actos irregulares, para su valoración. Mediante oficio UPI-0134-04-2017-EHR se le solicita a la AI considerar lo expuesto en el oficio GTI-0449-04-

2017 del 19 de abril de 2017, la gestora de TI, Licda. Jenny Gamboa indica que remitió oficio GTI-0454-04-2017 a Oscar Jiménez Salazar,

Coordinador del Subproceso de Seguridad Informática, girando instrucciones para que dentro de las auditorías que realice, se incluya la


de Informática). Documentación en análisis de la Auditoria Interna para el cumplimiento de la misma.

30/11/2015 09/12/2015 30/06/2016

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0803-2013

Estudio del Sistema de Interface para la solicitud de

renovación de cédulas de residencia en las agencias

del BCR mediante gobierno digital





4.9 Realizar a más tardar el 28 de febrero del 2014, los ajustes necesarios en el módulo "prepara

documento único", para que el sistema valide y controle los periodos de validez de la renovación de la

cédula de residencia, para cada caso particular, considerando los aspectos que intervienen en la

definición de dicho periodo, y la normativa vigente, impidiendo la posibilidad de ingresar periodos

superiores. Adicionalmente revisar en la pantalla en mención, la información que brindan los campos de

fecha e indicar claramente su contenido y analizar si el campo "fecha emisión" de la cédula actual, es

actualizado por el Sistema CARDEX y de ser el caso, mostrar tal actualización de dicho campo y hacerlo

de solo lectura.




[email protected].

Teléfono: 2299-8018/2299-

8019







Correo:

[email protected]

r. Teléfono: 2299-

8018/2299-8019

Mediante oficio GTI-1764-12-2016 del 23 de diciembre de 2016, la Licda. Jenny Gamboa reitera que existe una validación en el sistema, pero

que el usuario determina la cantidad de años que corresponde renovar y que se debe tomar en cuenta a pesar de que una persona tenga

posibilidad de renovar por más de un año, por razones económicas que haga por uno solo. Al respecto, la Auditoria Interna reitera que los

controles son para evitar que los funcionarios puedan concederle a los extranjeros periodos de validez de la residencia, superiores al que tienen

derecho, de acuerdo a lo que establece la normativa según su condición y no a evitar que se les conceda menos tiempo. Al 31-12-2016 la AI no

ha recibido respuesta de la gestora de Extranjería a la solicitud de la Licda Gamboa, ni de acciones subsecuentes orientadas al cumplimiento de

esta recomendación, por lo que la Auditoría, analizará las acciones a aplicar.

15/11/2013 15/11/2013 28/02/2014

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0840-2014





No Aplica

4.5 Girar las instrucciones pertinentes al Gestor de Servicios de Apoyo, para que: a. Se lleven los

expedientes de los vehículos de forma completa y actualizada, sea de forma manual o digital, ejerciendo

los controles que define la normativa respectiva; a más tardar al 31 de julio de 2015. b. En coordinación

con el Encargado de la Seguridad Interna, se capacite al personal responsable de las anotaciones en el

registro de control al ingreso de las instalaciones, señalando los datos mínimos que se requieren sean

consignados en ese libro, de todas las entradas y salidas de los automotores, ya que según la Ley de

Tránsito, todos esos activos están sujetos a controles, así como hacer conciencia en los choferes de la

institución para que brinden la información precisa a dicho personal. c. Definir el funcionario encargado

de supervisar que las anotaciones sean realizadas según las instrucciones dictadas y que el registro sea

debidamente custodiado.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Instruir para que los vehículos asignados a la Gestión de

Servicios de Apoyo, cuenten con un expediente completo

y actualizado; así como capacitar al personal para anotar

correctamente los respectivos registros.

Sra. Gabriela Díaz Díaz.

Gestora de Servicios de

Apoyo. Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8150/8102

Mediante oficio GSA-666-05-16 del 14/05/2016, el Lic. Arnoldo Quirós López, Gestor Servicios de Apoyo, en su momento, le indica a la Lcda.

Gladys Jiménez Arias, en ese entonces Directora General, en atención al oficio UPI-0145-05-2016: "... se le detalla que la Unidad de Transporte

de esta Gestión lleva un expediente físico completo de todos los vehículos institucionales". Con respecto al punto específico de la

implementación del expediente digital, se le comunica que se requiere primeramente de la puesta en marcha del sistema de transportes, mismo

que está siendo desarrollado por parte de GTI. Mediante correo electrónico del 08/02/2017 se recibe respuesta de la Licda. Yenory López

Sánchez, Jefe Subproceso de Transportes de la Gestión Servicios de Apoyo, al que le adjunta un archivo en Excel con la lista actualizada de

vehículos institucionales de Migración y dice: "... le indico que GTI aún no tiene listo el sistema de transportes, mismo que es necesario para

poder digitalizar el expediente del vehículo, puesto que se incluye dentro del mismo la digitalización de los expedientes". El 08/02/2017 en forma

verbal, la Licda. Yenory, agrega: a) En la actualidad el control del kilometraje y consumo de combustible, lo lleva cada encargado de cada una

de las áreas, procediendo a enviar un reporte a la Gestión de Servicios de Apoyo b) En cuanto a las reparaciones y mantenimiento, dicha

Gestión lleva un ampo con la totalidad de documentos, pero no se archiva por vehículo, se está considerando, llevarlo a partir de este año. c)

Los documentos de los seguros se lleva en otro ampo, aunque si se tiene el cuadro en Excel que tiene los siguientes campos: Marca, Tipo

vehículo, Modelo, N° Motor, N° Serie/Chasis, Patrimonio, N° Placa. d) El estado físico de los vehículos no se tiene a detalle, solo se indica:

Bueno o Malo. Por lo tanto, la Auditoria determina que a la fecha, no se llevan los controles que se expusieron en el informe, además, el plazo

está vencido y no se solicitó a la Dirección General la prórroga respectiva. Mediante oficio DAF 0394-05-17 el Director Administrativo Financiero

le instruye atender lo requerido; sin embargo, mediante oficio GSA-0671-05-2017 indica que se ve imposibilitada porque no cuenta con la

información; información que posteriormente le fuera enviada electrónicamente, por parte del Equipo de Seguimiento, a la fecha, no se ha

pronunciado sobre esta recomendación. Pendiente del pronunciamiento de la Gestión de Servicios de Apoyo. Mediante oficio UPI-248-09-2017

dirigido a la señora Gabriela Díaz Díaz, Gestora de Servicios de Apoyo, se le informa la última resolución de la Auditoría Interna, la cual mantiene

la recomendación como parcialmen te cumplida, y se le insta a analizar los requerimientos que el órgano auditor está solicitando y solicitud

21/10/2014 31/10/2014 31/07/2015

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-0840-2014





No Aplica

4.3 Gestionar de forma inmediata, para que a más tardar al 31 de julio del 2015, la normativa sobre el

uso de los vehículos de la Institución, incluya las regulaciones específicas para los vehículos destinados

al uso de la Policía Profesional; considerando en esa definición, la naturaleza de sus funciones y también

los controles que deben cumplirse para dar cuentas del adecuado empleo y resguardo de todos esos

activos.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Gestionar la normativa de uso de vehículos

institucionales asignados a la Policía Profesional de

Migración.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8193/8195


Sánchez Jefe a.i., Unidad

de Planificación


[email protected].

Teléfono: 2299-8126/8127

Se solicitó la atención de la recomendación, en coordinación con las instancias que correspondan, al Director de la PPM y en Jefe de la Unidad

de Planificación Institucional, mediante oficio DG-3876-10-2014 / Con oficio UPI-0298-12-2014, el Jefe de la UPI le informa al órgano auditor las

acciones que se realizan; asimismo, la propuesta del Reglamento para la Conducción, Uso, Control y Mantenimiento de los Vehículos de la

DGME, está siendo revisada por la DAF, para la posterior revisión por la Asesoría Legal y su publicación / Mediante oficio DG-4663-12-2014 se

le remite al Director de la PPM y al Gestor de SA para su atención copia del oficio AI-1053-2014 relacionado con criterio de uso y resguardo de

vehículos emitido por la Contraloría General de la República por consulta planteada por el IMAS / Mediante oficio UPI-207-06-2016-EV, se

comunica a la Gestión de Servicios de Apoyo y al Subproceso de Transportes (con copia a la Subdirección y a la Dirección Administrativa

Financiera) la oficialización del Protocolo, mediante oficio DG-01763-05-2016-asm, para su debida implementación a partir de la fecha de

recibido. Mediante oficio DAF-0737--06-16, el Director Administrativo Financiero le remite al Lic. Johnny Marín Artavia, Jefe Asesoría Jurídica, el

"Reglamento para la Conducción, Uso, Control y Mantenimiento de los vehículos de la Dirección General de Migración y Extranjería"; señalando

que el documento fue avalado por Planificación, Servicios de Apoyo, la Dirección de la Policía Profesional de Migración. También incluye el

"Procedimiento para la Administración de Vehículos Administrativos Asignados a Unidades de la DGME" confeccionado por la Dirección Técnica

Operativa y Regional, así como, el Protocolo de Actuación del Subproceso de Transportes". La propuesta fue revisada por la AI, faltando la

aprobación del reglamento por parte de la Dirección General y su divulgación. Mediante oficio GSA-1289-10-2017 con fecha 18 de octubre de

21/10/2014 31/10/2014 31/07/2015 Pendiente

Dirección

General de

Migración y

Extranjería



4.4 Solicitar al Director Administrativo Financiero, que a más tardar en el primer semestre del 2015, en la

propuesta del Reglamento interno del fondo de caja chica, se incluya la instancia responsable de revisar

los reportes resultantes de los arqueos efectuados a dicho fondo.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Incluir dentro del Reglamento interno de caja chica la

instancia responsable de revisar reportes de arqueos

efectuados.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021/8131

Se solicitó la atención de la recomendación, al Director Administrativo Financiero, mediante oficio DG-3848-10-2014 / Mediante oficio DG-3988-

11-2014 se les envió copia del criterio emitido por el Ministerio de Hacienda sobre la propuesta de Reglamento de Caja Chica, a la Dirección

Administrativa Financiera, a la Gestión de Recursos Financieros y a la Unidad de Planificación Institucional / Con oficio GRF-1838-11-2014, se le

remite el borrador del manual de proceso de caja chica para su verificación / Mediante oficio DAF 577-06-15 se le remite a la Asesoría Jurídica el

borrador del Reglamento Interno de Caja Chica / Con oficio UPI-0136-04-2016 se le reitera la atención de esta recomendación, a la DAF, a la

GRF, a la UPI y a la Asesoría Jurídica / Mediante oficio UPI-0105-04-2017-EHR, se le reitera a la Directora Administrativa Financiera a.i. y al

Gestor de Recursos Financieros, la atención de esta recomendación / Mediante oficio DAF 304-04-17, el DAF le informa a la Administración que

el reglamento lo presentaron a la Asesoría Jurídica para revisión / Mediante oficio DG-867-4-2017, la DG indica que el reglamento, según la

consulta realizada, aún no está preparado.

22/10/2014 03/11/2014 30/06/2015

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería



4.5 Gestionar a la mayor brevedad ante el Director Administrativo, para que realice las acciones que

correspondan, con el propósito de lograr la aprobación del Reglamento de Garantías o Cauciones de la

institución, en el primer trimestre del 2015.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Realizar acciones para la aprobación del Reglamento de

Garantías o Cauciones.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021/8131

Se solicitó la atención de la recomendación, al Director Administrativo Financiero, mediante oficio DG-3848-10-2014 / Mediante oficio GRF-2072-

2014 la Coordinadora del Subproceso de Devoluciones, le solicita a la UPI atender algunos requerimientos para el Reglamento del fondo de

depósitos de garantía / Con oficio UPI-0136-04-2016 se le reitera la atención de esta recomendación, a la DAF, a la GRF, a la UPI y a la

Asesoría Jurídica / El Equipo de Seguimiento le notifica a la Administración el oficio UPI-0118-04-2017-EHR, mediante el cual le solicita efectuar

o instruir a las instancias involucradas, lo correspondiente. Mediante consulta en forma verbal en la Dirección General, la señorita Cindy Molina

informa que el Reglamento de Cauciones, aún se encuentra en revisión por parte de la Asesoría Jurídica; espera tener una respuesta más

concreta el 30 de agosto de 2017.

22/10/2014 03/11/2014 30/03/2015

Parcialmente

cumplida / En

proceso







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería



4.3 Dar instrucción al Director Administrativo, para que de forma inmediata, monitoree el avance de la

propuesta del Reglamento interno del fondo de caja chica, para que en el primer semestre del 2015, sea

remitido a la Tesorería Nacional para su revisión y luego sea presentado a la Junta Administrativa, para

su aprobación y publicación, en ese mismo semestre.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Monitorear la propuesta del Reglamento de Caja Chica

hasta su respectiva publicación.


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021/8131

Se solicitó la atención de la recomendación, al Director Administrativo Financiero, mediante oficio DG-3848-10-2014 / Mediante oficio DG-3988-

11-2014 se les envió copia del criterio emitido por el Ministerio de Hacienda sobre la propuesta de Reglamento de Caja Chica, a la Dirección

Administrativa Financiera, a la Gestión de Recursos Financieros y a la Unidad de Planificación Institucional / Con oficio GRF-1838-11-2014, se le

remite el borrador del manual de proceso de caja chica para su verificación / Mediante oficio DAF 577-06-15 se le remite a la Asesoría Jurídica el

borrador del Reglamento Interno de Caja Chica / Con oficio UPI-0136-04-2016 se le reitera la atención de esta recomendación, a la DAF, a la

GRF, a la UPI y a la Asesoría Jurídica / Mediante oficio DAF 010-01-17, el Director Administrativo Financiero informa a la AI que la aprobación

del Reglamento ya se había dado; sin embargo, se suspendió la misma dadas las observaciones que presentaron la Gestión de Recursos

Financieros y el mismo órgano auditor / El Equipo de Seguimiento le notifica a la Administración el oficio UPI-0118-04-2017-EHR, mediante el

cual le solicita efectuar o instruir a las instancias involucradas, lo correspondiente. Mediante oficio DAF-615-08-2017 el MBA. Agustín Barquero

Acosta, Director Financiero Administrativo, le comunica a la UPI, que se le remitió a la Asesoría Jurídica con oficio DAF 482-06-16 el 19 de junio

de 2017, una nueva versión del Reglamento de Caja Chica, para su revisión y remitirlo nuevamente a la Junta Administrativa para su aprobación.

22/10/2014 03/11/2014 30/06/2015 Pendiente

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AI-1044-2014Advertencia sobre el doble pago efectuado por el

mantenimiento de la perforadora láserNo Aplica

Se advierte a la Administración para que a la mayor brevedad, se refuercen las medidas de control que

sean pertinentes, tanto en la instancia encargada de su fiscalización como en la responsable de

gestionar el pago. Adicionalmente, debe tramitarse lo antes posible, la recuperación del pago realizado

de más al proveedor del servicio, por la suma de ¢6.487.146,85.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Adoptar medidas de control y recuperar el dinero pagado

de más al proveedor.

Sra. Jenny Gamboa



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8160/2299-

8161


Acosta. Director


Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8021/8131

Se solicitó la atención de la advertencia así como la presentación de un informe, a la Gestora de TI, al Director Administrativo Financiero y a la

Gestora de Recursos Financieros / Mediante oficio DG-0154-01-2015 se le informa al órgano auditor, sobre lo instruido y sobre la apertura de la

investigación preliminar sobre este caso / Con oficio DG-1615-05-2015 se le informa a la AI lo actuado por la Gestión de TI para atender esta

advertencia / Mediante oficio GRF-1826-2014, la Gestora de Recursos Financieros brindó el informe respectivo al órgano auditor / Con oficio DG-

1780-05-2015 se le solicita a la DAF y a la GTI ampliar la revisión del periodo 2014 / Mediante oficio DG-2457-06-2015 se le solicita a la Asesoría

Jurídica informar el resultado obtenido de la investigación instruida / Con oficio DG-2776-07-2015-ehr se le solicita a la Asesoría Jurídica ampliar

la investigación e informe suministrado / Mediante oficio DG-3675-09-2015-ehr se le informa a la Asesoría Jurídica iniciar el procedimiento

administrativo contra los funcionarios involucrados. Además, se indica que el procedimiento disciplinario finalizó por resolución DVG-162-2016, la

cual fue impugnada, habiéndose resuelto la apelación por resolución N°225-2016-DMG. La auditoria interna con oficio AI-0078-2017 del

21/2/2017, dirigido al MBA. Agustín Barquero Acosta, Secretario Junta Administrativa, le solicita información de lo actuado por ese órgano

colegiado, para la recuperación del pago realizado de más al proveedor, transcurrido ocho días hábiles de remitido el oficio, no se obtuvo

información al respecto. Mediante oficio DAF 0218-03-17 el MBA. Agustín Barquero Acosta, le informa al órgano auditor, que la AI no tiene razón

en afirmar que se trataba de un doble pago sino que lo sucedido fue una doble facturación por un mes, pero que la empresa dejó de facturar uno

de los meses siguientes ante lo que se pagó a dicha empresa fue un total de 12 meses por doce servicios recibidos durante el año. Ante ello no

hubo daño patrimonial. Documentación en análisis de la Auditoria Interna para el cumplimiento de la misma.

15/12/2014 17/12/2014 No Indica

Parcialmente

cumplida / En

proceso



misma.

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AU-1-05-2017

Auditoría Integral del período 2015 y 2016

(Incentivos, Análisis Ocupacional y Movimientos de

Personal), realizada a la Gestión de Recursos

Humanos de la Dirección General de Migración y

El estudio surge como parte de las

acciones contempladas en el "Plan

Operativo Institucional 2017" del Área

de Auditoría de la Gestión de

Recursos Humanos, en lo

concerniente a las auditorías

programadas en distintas instituciones

adscritas al Régimen de Servicio Civil.

1. Dedicación Exclusiva:

a. Los contratos de Dedicación Exclusiva, deben cumplir con fechas de prescripción correspondientes,

también se deberán hacer las correspondientes modificaciones en los Addendum señalados.

b. Para realizar el trámite del incentivo correctamente debe de mediar el oficio de solicitud por parte del

interesado, asimismo el oficio por medio del cual la jefatura justifique con profundidad suficiente, las

caracteristicas y condiciones del puesto sometido al Régimen de Dedicación Exclusiva, a razón de quien

lo ocupe sea declarado afecto al incentivo y las acciones de personal que hacen efectivo el pago del

incentivo.




Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8018/8019

Acatar las medidas a la brevedad posible, para la

eficiente administración, de las instituciones cubiertas

por el Régimen de Servicio Civil.


Pagani. Gestor de

Recursos Humanos.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8148/2299-

8155

El 09/11/2017 el Equipo de Seguimiento de Auditoría Interna, se reunión con varios funcionarios de la Gestión de Recursos Humanos para

revisar el avance del tema, se nos retroalimenta de que ya revisaron los temas, lo que no se tenia claro en el momento era si ya se remitió una

respuesta y dirigida a quién, quedando al pendiente la confirmación de lo actuado. Se indicó por parte del Gestor de Recursos Humanos que

dicha respuesta de los alcances de la recomendación de la auditoría de Servicio Civil ya se había atendido y corregido en lo que correspondía y

quedamos a la espera de una copia del oficio.

12/05/2017 Pte verificar con doña Enid12/07/2017

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AU-1-05-2017













2. Reasignaciones:

a. Todo estudio de Reasignación, debe cumplir con los tiempos de consolidación (a partir del momento

en que el máximo jerarca dé autorización).

b. Velar porque todos los estudios de Reasignación contengan; los documentos de evidencia tal como lo

señala el procedimiento establecido, (oficio de solicitud por parte de la jefatura y oficio de aprobacion del

estudio por parte del máximo jerarca).



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8148/2299-

8155

Velar por el correcto cumplimiento de los procedimientos

establecidos


Pagani. Gestor de

Recursos Humanos.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8148/2299-

8155






Parcialmente

cumplida / En

proceso

Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AU-1-05-2017













3. Movimientos de Personal:

a. En el expediente personal se debe localizar la Resolución firmada entre Jerarcas, cuando entre los

MInisterios, Instituciones y Empresas Públicas, se efectuén Traslados de común acuerdo.

b. Los nombramientos interinos deben cumplir con lo que señala el Oficio Circular DG 011-2014 emitido

por la Dirección General de Servicio Civil (conformar Registro de Elegibles).

c. Todos los nombramientos en propiedad, deben divulgarse en el Diario Oficial La Gaceta y se debe

constar una copia de la publicación en el expediente personal.



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8148/2299-

8155

Cumplir con los lineamientos emitidos por la Dirección

General de Servicio Civil


Pagani. Gestor de

Recursos Humanos.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8148/2299-

8155






Parcialmente

cumplida / En

proceso







Contacto del


Fecha de emisión

del Informe de

Auditoría

Fecha de

recepción de la

recomendación a

la unidad

correspondiente

Fecha límite

de

cumplimiento

Prórroga/

Ampliación de

plazo

Condición de la


Dirección

General de

Migración y

Extranjería

AU-1-05-2017













4. Expedientes:

a. Proceder con la actualización de los expedientes tanto personales como los del Carrera Profesional,

actualizarlos, depurarlos y foliarlos correctamente.



Correo:

[email protected].

Teléfono: 2299-8148/2299-

8155

Cumplir con los lineamientos señalados en el Oficio

Gestión 029-2005


Pagani. Gestor de

Recursos Humanos.

Correo:

[email protected]

. Teléfono: 2299-8148/2299-

8155



respuesta y dirigida a quién, quedando al pendiente la confirmación de lo actuado. Se coordinó con la Gestora del Archivo, la señora Sara Alfaro,

una capacitación sobre el tema de los procedimientos adecuados del foleo, dirigido al personal de la Gestión de Recursos Humanos, misma que

se llevará a cabo en los próximos días. Se indicó por parte del Gestor de Recursos Humanos que dicha respuesta de los alcances de la

recomendación de la auditoría de Servicio Civil ya se había atendido y corregido en lo que correspondía y quedamos a la espera de una copia del

oficio.

Parcialmente

cumplida / En

proceso

Documents

MATRIZ DE CUMPLIMIENTO 2017 Actualizada al 05 de Diciembre … compartidos/Centro de... · 2018-03-09 · Actualizada al 05 de Diciembre de 2017 Institución Número del informe Nombre