Matriz de Riesgos y Controles Proceso de Inventarios A continuacin encontrarn una gua para la identificacin de riesgos y controles sugeridos dentro del proceso de inventarios. Esta gua es solo un modelo que busca orientar al Gerente o Auditor, y por lo cual cada compaa deber analizar la viabilidad de los controles sugeridos de acuerdo a los riesgos de su industria. www.auditool.org 20 de octubre de 2011

1

Riesgo y/o

Componente de

Riesgo

Control 1 Control 2 Control 3

Lineamientos

Ausencia de

polticas y

procedimientos

que regulen la

administracin de

los inventarios.

Definicin de

polticas y

procedimientos

formalmente

establecidos para la

administracin de los

inventarios.

Revisin anual de

las polticas y

procedimientos

establecidos.

Divulgacin de las

polticas y

procedimientos de

inventarios.

Definicin

inadecuada del

nivel de

inventarios

La adquisicin de

nuevos inventarios se

basa en el anlisis de

rotacin y en

directrices que

permiten concluir la

necesidad de la

compra.

La adquisicin de

nuevo inventario es

aprobado por

funcionarios de

nivel adecuada.

La compra de

inventarios cuenta

con los

correspondientes

soportes que

justifican la

necesidad de la

compra.

Administracin

del Inventario

Prdida de

inventarios por

inadecuada

custodia del

mismo.

Los inventarios

cuentan con un

adecuado nivel de

custodia y su acceso

es restringido solo a

personal autorizado.

Los funcionarios

responsables de

administrar y

custodiar el

inventario son

independientes al

rea contable.

Se realizan

conciliaciones de

los saldos de

inventario y

contabilidad.

2

Riesgo y/o

Componente de

Riesgo

Control 1 Control 2 Control 3

Prdidas de

inventario por

deterioro de los

productos.

La ubicacin del

inventario, cumple

con las medidas de

seguridad fsica para

garantizar su

proteccin.

El inventario de

mayor nivel de

exposicin a daos

ambientales cuenta

con los niveles de

proteccin segn

su composicin

fsica.

Se realizan

verificaciones

peridicas que

permiten retirar del

inventario los

productos daados

y/o en mal estado

de forma oportuna.

Prdidas

econmicas por

hurto o deterioro

del inventario

Los inventarios se

encuentran

asegurados por

prdida o hurto.

Se realizan

verificaciones

aleatorias de los

saldos de

inventario, de tal

forma que se

identifiquen

oportunamente

cambios inusuales

en las existencias.

Los saldos de los

inventarios son

actualizados en

lnea y las

diferencias que se

presentan son

investigadas

oportunamente.

Prdidas de

inventarios por

traslados

inadecuados

Los traslados de

inventarios son

realizados previa

autorizacin de un

nivel adecuado.

Todo traslado de

inventario cuenta

con el soporte de

salida e ingreso a

su destino y el

mismo tiene un

consecutivo.

Los traslados de

inventario son

registrados en

lnea.

Prdidas de

inventario por

traslados

inadecuados

Los saldos de

traslados entre

sucursales son

verificados, validando

su adecuado ingreso.

La mercanca en

transito se registra

en el sistema.

Los saldos de la

localizacin en en

transito, son

verificados de

forma regular.

3

Riesgo y/o

Componente de

Riesgo

Control 1 Control 2 Control 3

Prdidas de

inventario por baja

rotacin del mismo

La adquisicin del

inventario parte de

los cronogramas de

produccin.

Se han establecido

mnimos y

mximos de

inventario.

Ejecucin del

Inventario

Resultados

inadecuados del

inventario

Se cuenta con una

metodologa para la

realizacin del

inventario fsico, y la

misma se encuentra

documentada y

divulgada.

Se ha definido el

nmero de

inventarios fsicos

que deben ser

realizados

peridicamente.

Los resultados del

inventario son

comparados contra

los saldos

registrados en el

sistema, una vez

ha finalizado el

conteo.

Resultados

inadecuados del

inventario

Se cuenta con un

lder para la

realizacin del

inventario fsico.

Los productos a ser

inventariados se

encuentran

debidamente

etiquetados y

organizados.

Los productos en

mal estado estn

plenamente

identificados y

separados.

Resultados

inadecuados del

inventario

Se cuenta con hojas

pre numeradas para

el registro de los

resultados del

inventario.

Los funcionarios

designados para el

inventario fsico

son diferentes a

quienes ingresan

los resultados al

sistema.

Los funcionarios

que realizan el

primer conteo son

diferentes a los que

realizan el segundo

y tercer conteo.

4

Riesgo y/o

Componente de

Riesgo

Control 1 Control 2 Control 3

Resultados

inadecuados del

inventario

Los resultados del

inventario son

cruzados con los

saldos registrados en

contabilidad y los

mismos se

documentan.

Las diferencias

entre los resultados

del inventario fsico

y la contabilidad

son investigadas

oportunamente.

Se realizan anlisis

de variaciones con

los resultados de

los inventarios.

Monitoreo

Prdidas

econmicas

generadas por

saldos

inadecuados de

los inventarios

Mensualmente se

realiza la

presentacin de un

informe sobre el

estado de los

inventarios.

Se realiza un

anlisis de

variaciones de los

saldos de los

inventarios

La baja de

inventarios debe

ser justificada y

autorizada por

funcionarios de

nivel adecuado.

Prdidas

econmicas

generadas por

saldos

inadecuados de

los inventarios

Se realiza un

seguimiento a la

razonabilidad de las

notas crdito

presentadas por los

clientes.

Se contacta a los

clientes por un

departamento

externo al de

ventas, para

conocer la razn de

sus devoluciones.

Se hacen

verificaciones

aleatorias y

sorpresivas de los

saldos de

inventario.

Devolucin de

productos

facturados pero no

pagados.

Se llevan indicadores

que permiten

identificar las

causales de

devolucin de

productos

peridicamente.

Se definen planes

correctivos en el

rea que gener la

devolucin.

Se verifica

peridicamente la

implementacin de

los planes accin y

su efectividad.