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matriz foda
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INTRODUCCION
En el día a día, el ser humano se encuentra con encrucijadas, estas
marcan diferencias en el desarrollo de la misma por más insignificante que
parezcan, es por ello que dependiendo de los principios y objetivos, el
individuo decidirá realizar ciertas actividades o en el caso planteado qué
camino tomar, situaciones similares que afectan a las empresas.
Los gerentes de las empresas en su desarrollo se consiguen con
obstáculos y decisiones diarias las cuales como en el caso anterior definirán
a la misma, estas decisiones se verán afectadas por el nivel de intuición del
gerente o la misma cultura organizacional de la empresa y objetivos. Estos
pueden establecerse de manera informal y la gestión de la empresa tomada
de manera subjetiva, mas existen herramientas que le pueden permitir a la
empresa establecer ventajas, caminos, o también buenas decisiones que le
permitan mejorar su desempeño.
Esta herramienta compleja se conoce como planificación estratégica, ella
es una herramienta que le va a permitir al gerente administrar su empresa de
manera eficiente y establecer de manera formal objetivos cuantificables a
alcanzar para esta. Se definen factores claves que posterior a un estudio
externo e interno, reflejara de que manera afectan el desempeño de la
empresa, bien sea ofreciendo oportunidades y fortalezas y evitando las
amenazas y debilidades que hay que afrontar.
5
Los objetivos planteados mediante esta herramienta van estrechamente
ligados a lo que se denomina misión, visión y política de calidad de la
empresa, en la cual se define lo que es la organización y como esta pretende
ser reconocida con respecto a las otras empresas en el ámbito comercial.
Con la competencia reñida existente entre las empresas venezolanas es
importante estar un paso delante de sus competidores, es por ello que la
ejecución de herramientas y operaciones que brinden esta ventaja es
esencial, la aplicación de la planificación es un ejemplo de ello debido brinda
infinidad de beneficios.
Organizaciones exitosas a nivel mundial hacen uso de esta herramienta lo
cual refleja el éxito de la misma no solo para alcanzar el éxito sino también
para mantenerlo, entonces ¿por qué no aplicarlo en empresas nacionales?
La empresa la cual se orienta el estudio Trans Servis es una empresa de
transporte terrestre orientada a brindar un servicio tanto al personal como a
materiales o equipos de diversas instalaciones empresarial. A pesar de que
la empresa no hace aplicación de una planificación estratégica la misma ha
sido competitiva pero un estudio puede reflejar que la misma no ha podido
explotar todo el potencial que puede desarrollar.
En el presente trabajo se describirá la aplicación del proceso de
planificación estratégica a la empresa de transporte Trans Servis R.L, que si
bien nunca ha plasmado sus lineamientos estratégicos formalmente, los han
venido aplicando de forma intuitiva con cierto éxito.
6
CAPITULO I
7
1.1 Planteamiento Del Problema
En el marco laboral es importante la implantación de la planificación
estratégica para mejorar y optimizar el desempeño de las áreas que
comprenden la empresa. En la actualidad existe la necesidad de mantenerse
a la par con estas herramientas gerenciales.
Esta necesidad de optimizar la gestión de la empresa es causada por la
competitividad que existe en la actualidad en el mercado, como también
estar preparado para cambios repentinos y poseer una base solida en el
funcionamiento de la empresa. Por consiguiente el desempeño eficaz, buen
servicio y una estructura empresarial solida nos permitirán mantenernos en
un nivel competitivo.
En la administración estratégica existen una gran variedad de
orientaciones las cuales le permitirán al gerente orientar su empresa
depende de cual sean sus objetivos y directrices filosóficas o cual es el
alcance que quiere dársele a la empresa, pero como todo buen empresario lo
que se quiere es que su empresa sea prospera y exitosa es ahí donde una
buena administración estratégica toma lugar como una herramienta eficaz
para lograr este objetivo.
En el país la aplicación de la administración estratégica y el uso de planes
estratégicos se encuentra segregada, muchas empresas pequeñas no notan
la importancia del uso de estas herramientas por la existencia de ciertas
barreras como la apatía de los gerentes, miedo a lo desconocido o
8
simplemente el hecho de creer que su empresa es pequeña entonces para
qué invertir en estos estudios, pues la realidad es que tanto en empresas
grandes como pequeñas es exitoso el buen uso de estas estrategias para su
crecimiento, desarrollo y su posterior éxito. Empresas exitosas a nivel
mundial hacen uso de estas estrategias, como Hp, Dell, Mitsubishi entre
otras, para conservar sus inversiones como también para promover y
aumentar su éxito.
En el sistema de transporte es importante la calidad, eficiencia y servicio
que se le da a los usuarios, mas la cooperativa a pesar de que su columna
vertebral radica en esto, también presta servicios de mantenimiento a áreas
verdes y esta cumple funciones similares a una institución del estado, es
decir que en el enfoque que se busca es desde el punto de vista empresarial,
debido a esto es importante que la misma le dé importancia a esta área
funcional para que la empresa se mantenga sustentable y pueda progresar y
crecer con el pasar de los años sin olvidar el buen servicio y atención al
cliente.
La cooperativa Trans Servis R.L., ubicada en la ciudad de Anaco, no hace
uso de una planificación estratégica, ni uso de objetivos a largo plazo
establecidos de una manera formal. La misma se gerencia haciendo uso de
estrategias diarias establecidas por su gerente la cual va determinada por los
sucesos que se le presentan día a día, esto trae por secuela que a pesar de
mantenerse en el mercado como una empresa competitiva, puede que no se
explote todo su potencial empresarial, lo que le permitiría a la misma
expandirse y mantenerse en el tope del mercado
9
Por esta razón es necesaria la elaboración de un plan estratégico para la
cooperativa de transporte Trans Servis R.L.
1.2 Objetivos De La Investigación
1.2.1 Objetivo General
Diseñar un plan estratégico para la cooperativa de transporte TRANS
SERVIS. R.L. ubicada en Anaco, estado Anzoátegui.
1.2.2 Objetivos Específicos
Describir la condición actual de la empresa a fin de determinar sus
factores críticos.
Determinar las fortalezas y debilidades de la Cooperativa TRANS
SERVIS. R.L. mediante la realización de una auditoría interna.
Determinar amenazas y oportunidades de la Cooperativa TRANS
SERVIS. R.L a través de la realización de una auditoría externa.
Elaborar estrategias encaminadas aprovechar las fortalezas y
oportunidades de la empresa y a eliminar o disminuir las debilidades y
amenazas que impidan el buen funcionamiento del servicio que se
presta.
10
CAPITULO II
11
2.1 Marco Teórico
2.1.1 Cooperativa: Es una reunión voluntaria de personas, que tienen unas
necesidades comunes y deciden asociarse para satisfacerlas, a través de
la organización de una empresa sin fines de lucro. Esta organización es
una empresa de producción, obtención, consumo o crédito de participación
libre y democrática que utiliza sus propios recursos. La cooperativa se
diferencia de las compañías anónimas en que es una sociedad de personas
y no de capitales. La participación de cada socio está determinada por el
trabajo incorporado al objetivo común y no por la cantidad de dinero que
haya aportado; como sucede en las compañías anónimas, donde la ganancia
se distribuye a los socios en proporción al capital económico que cada uno
aportó.
2.1.2 Auditoría Interna: Elemento importante del control, independiente y
objetiva, está destinada para incrementar valor y mejorar todas las
operaciones de una organización, todo ello se realiza a través de un análisis
profesional, sistemático, objetivo y disciplinado en las operaciones
financieras y administrativas después de que han sido ejecutadas. Su
finalidad es ayudar a cumplir las metas, mejorando la eficiencia de los
procesos de gestión y sus riesgos, mediante las evaluaciones llegando al
control y gobierno de las mismas.
2.1.3 Administración: compuesta de principios, técnicas y prácticas y cuya
aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de
12
esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se puede alcanzar propósitos
comunes que individualmente no es factible lograr.
2.1.4 Marketing: Es el proceso interno de una sociedad mediante el cual se
planea con antelación cómo aumentar y satisfacer la composición de la
demanda de productos y servicios de índole mercantil mediante la creación,
promoción, intercambio y distribución física de tales mercancías o servicios.
2.1.5 Sistemas de Información Gerencial: Los sistemas de información
gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan
entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de
las operaciones como de la administración.
2.1.6 Auditoría Externa: Está orientada a determinar y evaluar la tendencia
de hechos que se consideran fuerzas externas y que escapan del control de
las organizaciones como lo son: las fuerzas económicas, sociales, culturales,
demográficas y ambientales, políticas, gubernamentales y legales,
tecnológicas y competitivas con el objetivo de determinar oportunidades y
amenazas clave a las que debe enfrentarse una organización.
2.1.7 Producto Interno Bruto: Es el valor monetario de los bienes y
servicios finales producidos por una economía en un período determinado.
EL PIB es un indicador representativo que ayuda a medir el crecimiento o
decrecimiento de la producción de bienes y servicios de las empresas de
13
cada país, únicamente dentro de su territorio. Este indicador es un reflejo de
la competitividad de las empresas.
2.1.8 Fuerzas Económicas: Refieren a la naturaleza y a la dirección de la
economía en la cual el empresa funciona. Los factores económicos tienen un
enorme impacto en las firmas del negocio. El estado general de la economía
(depresión, recesión, recuperación, o prosperidad), tipo de interés, etapa del
ciclo económico, balance de pagos, política monetaria, política fiscal, son
variables dominantes en la inversión corporativa, el empleo, y la toma de
decisiones.
2.1.9 Fuerzas Políticas, Legales y Gubernamentales: Estas fuerzas vienen
dadas por un conjunto de leyes, legislaciones y regulaciones establecidas
por el gobierno regional o gobierno nacional. Las empresas en muchos casos
se ven afectadas por la situación política del país, actualmente en Venezuela
se vive una situación bastante inestable debido a la división que se presenta
entre los ciudadanos. Lo cual logra repercutir considerablemente en la
sociedad ya que se ha evidenciado favoritismos políticos, desigualdad de
oportunidades, expropiación de propiedades privadas, al igual que en
empresas provocando pérdidas y notables consecuencias en las diversas
industrias y organizaciones.
2.1.10 Fuerzas Tecnológicas: Los cambios y descubrimientos tecnológicos
dan como resultado la proliferación de productos nuevos y mejores, cambian
las posiciones de costos competitivos relativos en una industria, y hacen que
los productos y servicios existentes sean obsoletos.
14
2.1.11 Fuerzas Competitivas: Ayudan a identificar y determinar a los
competidores más cercanos con el objetivo de sacar provecho a las
debilidades que estos puedan presentar y de esta manera fortalecerse dentro
del mercado. Para esto se debe llevar a cabo un plan de inteligencia
competitiva el cual consiste en reunir información relevante de la
competencia.
2.1.12 Matriz Foda: La matriz de análisis dafo o foda, es una conocida
herramienta estratégica de análisis de la situación de la empresa. El principal
objetivo de aplicar la matriz dafo en una organización, es ofrecer un claro
diagnóstico para poder tomar las decisiones estratégicas oportunas y mejorar
en el futuro. Su nombre deriva del acrónimo formado por las iniciales de los
términos: debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. La matriz de
análisis dafo permite identificar tanto las oportunidades como las amenazas
que presentan nuestro mercado, y las fortalezas y debilidades que muestra
nuestra empresa.
2.1.13 Oportunidades: Todos aquellos eventos del medio ambiente externo
que de presentarse, facilitarían el logro de los objetivos.
2.1.14 Debilidades: Todas aquellas actividades que se realizan con bajo
grado de eficiencia.
2.1.15 Fortalezas: Todas aquellas actividades que se realizan con un alto
grado de eficiencia.
2.1.16 Amenazas: Todo aquello del medio ambiente externo que de
representarse, complicarían o evitarían el logro de los objetivos.
15
2.2 Descripción De La Cooperativa De Transporte Trans
Servis.
Trans Servis R.L. Es una empresa de transporte de pasajeros y
encomiendas, que presta un servicio con seguridad y cumplimiento para
satisfacer las necesidades de nuestros clientes buscando el desarrollo y el
bienestar del recurso humano, del afiliado y del accionista.
La cooperativa fue fundada el 27 de Junio del 2007, esta fue creada con el
objetivo principal de la explotación de la rama de transporte en todo el
territorio venezolano ofreciendo un servicio eficaz y confiable al cliente.
2.2.1 Situación Actual
Trans Servis cooperativa que ya posee 8 años en servicio brindándole a
su clientela profesionalismo en cuanto a transporte se refiere ha sabido
mantenerse en el mercado, a pesar de las dificultades económicas y sociales
que se viven hoy en día en nuestro país, esto sin contar con un plan
estratégico establecido en la misma, la gerencia ha gestionado el
funcionamiento de la empresa mediante una administración por crisis.
Realizándole a la empresa una revisión más profunda, surgieron ciertas
deficiencias en su estructura y funcionamiento de naturaleza administrativa y
16
organizacional, las cuales nos plantea que es posible que la empresa puede
mejorar su desempeño haciendo uso de diferentes herramientas
establecidas mediante la planificación estratégica. Ya que estudiando
sistemáticamente los diferentes departamentos de la misma podremos definir
estas fallas y atacarlas de manera eficaz.
De esta manera, se promueve a que en la empresa haga uso de una
planificación estratégica formal para que se pueda mejorar y prestar un mejor
servicio a los pacientes como también el mejor funcionamiento de lo
relacionado a la gestión y desempeño de la empresa en sí.
2.2.2 Misión
Ser líderes en el servicio de transporte nacional, ofreciendo un servicio de
calidad a nuestros clientes, una fuente de trabajo estable para nuestros
empleados y beneficio para la comunidad a la que pertenecemos, basado en
la eficiencia dentro de un ambiente de seguridad total.
2.2.3 Visión
Ser reconocidos en el medio como una empresa de transporte profesional,
a la vanguardia en la aplicación de tecnología y enfocada al logro de la
calidad total.
17
2.2.4 Ubicación Geográfica
La cooperativa de Transporte Trans Servis cuenta con una oficina ubicada
en el estado Anzoátegui, municipio Anaco, sector 23 de enero en la calle
federación, local nº 64-50 cerca del supermercado 28 de agosto.
2.2.5 Estructura Organizativa
Grafico Nº1. Esquema Organizativo de la Cooperativa Trans Servis R.L
Fuente. Los autores
2.2.6 Política de Calidad
Es política de Trans Servis R.L., prestar servicios en el campo de
transporte, con altos estándares de calidad, que satisfagan o excedan las
18
Gerente
Administracion
Recepcionista o Secretaria
FinanzasRecursos Humanos
Choferes
expectativas de los usuarios, en conformidad con los requisitos de la
empresa y las regulaciones gubernamentales.
2.2.7 Objetivos Estratégicos
La declaración de objetivos estratégicos tiene como propósito hacer
realidad las expectativas de que aumentar y ampliar los horizontes de la
Cooperativa Trans Servis R.L., para alcanzar el éxito en el presente y en el
futuro.
Fred David plantea en su bibliografía que los objetivos deben ser
medibles, cuantificables, retadores y congruentes, para que sirvan de
motivación a la empresa y sirvan para superarse. Estos objetivos se
plantearon luego del análisis que se realizara a la empresa en conjunto con
los integrantes de la misma, de esta manera se integran los diferentes
niveles, esta es una característica que se debe respetar en el desarrollo de la
planificación estratégica.
Aumentar el número de usuarios anuales en la cooperativa de transporte
Trans Servis en un 40% para el año 2015.
Ampliar el alcance del mercado de Trans Servis a empresas petroleras
transnacionales para el I trimestre del año en curso.
Crear una nueva sucursal en anaco a finales del II trimestre del año 2016.
Lograr que el personal sea eficaz y eficiente para ganar tiempo y optimizar
recursos en el II trimestre del 2015.
19
CAPITULO III
20
3.1 Metodología
3.1.1 Auditoría Interna
Para el desarrollo de la auditoría interna se tomaran en cuenta las
directrices establecidas por Fred David como lo son: administración,
marketing y sistema de información gerencial. Estas fuerzas fueron
seleccionadas de acuerdo a las tareas que se desarrollan dentro del sistema
que estamos estudiando.
La administración, consta de una serie de actividades fundamentales
tales como: organización, planificación y planeación función mediante la cual
la cooperativa Transporte Trans Servis R.L, pudo tomar en cuenta los
factores futuros importantes y aprovecharlos para afrontar los cambios tanto
internos como externos, y de esta manera ejercer un impacto positivo dentro
de la organización. También durante el proceso de planeación se crean
estrategias, se desarrollan políticas y se establecen objetivos y metas.
La cooperativa de transporte Trans Servis cuenta con una serie de
políticas que deben ser cumplidas por sus trabajadores, las cuales
garantizan el cumplimiento cabal de sus funciones.
En cuanto a la función de organización se debe establecer la relación
¿Quién hace qué? y ¿Quién le reporta a quien?, con la finalidad de que los
empleados conozcan cuál es su puesto y las funciones que este debe
desempeñar dentro de la organización para que de esta manera haya una
21
buena manera de interrelación entre las áreas de la misma y buena
comunicación entre los empleados.
La cooperativa Trans Servis tiene una estructura organizativa definida que
cuenta con la subdivisión de las tareas en los puestos de trabajo, cada
miembro debe conocer de manera específica y descriptiva en consiste su
puesto de trabajo en particular dentro de la organización.
También la cooperativa cuenta con una serie de normativas las cuales
delegan que si en el futuro se ha de realizar algún cambio dentro de la
función organización este podrá realizarse sin ningún inconveniente siempre
y cuando se respeten los estatus ya establecidos.
Los puestos de trabajo y sus respectivas funciones son de total
conocimiento de los trabajadores ya que a la hora de estos formar parte de la
organización se les entrega una copia del contrato en el cual se reflejan
todas las actividades que desempeñan cada cargo dentro de la empresa.
Por último en la cooperativa Trans Servis se observó que la función de
dirección no se lleva a cabo de la forma deseada ya que a pesar de que los
trabajadores tienen un conocimiento sobre sus funciones especificas dentro
de la empresa, estos no cuentan con un líder que sirva para guiarlos en el
camino al éxito debido a los constantes cambios que sufre el departamento
de administración.
22
Cabe destacar que en toda empresa se deben establecer canales de
comunicación eficaces que fomenten el desarrollo de las funciones dentro de
la organización.
También se hace necesaria la aplicación de la función de control la cual
encierra todas aquellas actividades destinadas a evaluar si lo que se está
haciendo en la empresa concuerda con las actividades anteriormente
planeadas.
En el sistema en estudio la función de control corresponde a todos los
empleados ya que todos están en la capacidad de determinar si las
actividades realizadas coinciden con las establecidas.
Cuadro N°1. Fortalezas y debilidades de la función administración.
Fortalezas Debilidades
Se establecen objetivos, metas y se diseñan y se implementan estrategias.
Deficiencia en el flujo de información.
El departamento posee e implementa políticas y procedimientos.
Cambios constantes dentro del departamento de administración.
Existen descripciones de los puestos, especificaciones de las funciones y tareas.
Desconfianza.
Están preparados para afrontar cambios inesperados en el futuro con los recursos adecuados.
Liderazgo ineficiente.
Fuente. Los Autores
23
El Marketing, es uno de los procesos importantes que debe tomarse en
cuenta al momento de auditar internamente una organización, debido a que
el mismo es el que define, anticipa, crea y logra satisfacer las necesidades
del cliente al recibir un selecto servicio de transporte.
Para llevar a cabo este proceso Trans Servis R.L, se encarga de estudiar
los gustos y necesidades de sus clientes actuales así como las potenciales, a
través de la aplicación de encuestas realizadas a los usuarios al momento de
ofrecer el servicio. Efectuar este análisis de los clientes permite a la empresa
determinar las tendencias y qué camino seguir para la evolución de sus
servicios en el mercado.
La organización cuenta con un tabulador de precios donde se reflejan las
tarifas asociadas a los viajes, así como los importes que se agregan por
tiempo de espera y traslado de un lugar a otro. Estos precios se establecen
principalmente por las regulaciones establecidas por los gobiernos y por las
empresas a las cuales se les brinda el servicio.
Tomando en cuenta el estudio de Marketing realizado se logran reconocer
debilidades y fortalezas que afectan en este sentido a la organización, las
cuales se mostrarán a continuación.
24
Cuadro N°2. Fortalezas y debilidades en el área de Marketing.
Fortalezas Debilidades
Precios regulados y establecidos
según los lineamientos legales.
No cuenta con promociones, ni
publicidad favorables.
Realización del análisis de los gustos y
necesidades de los clientes.
Poca participación de mercado.
Clientes satisfechos con la prestación
del servicio.
Fuente. Los Autores
Los Sistemas de Información Gerencial, según Fred David “El corazón
de un sistema de información es una base de datos que contenga los tipos
de registros y datos importantes para los gerentes”. En relación a esto Trans
Servis cuenta con un sistema de información que le permite almacenar de
forma eficaz la información requerida para la toma de decisiones
administrativas. Mediante el uso de sistema de información gerencial se
puede accesar al sistema con la finalidad de obtener reportes de los servicios
prestados, ordenes, facturas, registros de nominas y otros documentos de
interés.
Cuadro N°3. Fortalezas y debilidades en el Sistema de Información Gerencial.
Fortalezas Debilidades
Cuenta con una base de datos
adecuada a los requerimientos del
sistema
No todos los miembros saben hacer
un uso adecuado del sistema.
Los datos del sistema de información
no se actualizan con regularidad.
Fuente. Los Autores
25
3.2 Matriz De Evaluación De Factores Internos (EFI)
La matriz de evaluación de factores internos (EFI), es un instrumento para
formular estrategias resumiendo y evaluando las fuerzas y debilidades más
importantes dentro de las aéreas funcionales de un negocio y además ofrece
una base para identificar y evaluar las relaciones entre dichas áreas. Al
elaborar la matriz EFI es necesario aplicar juicios intuitivos, por lo que el
hecho de que esta técnica tenga apariencia de un enfoque científico no se
debe interpretar como si la misma fuera del todo contundente. Es más
importante entender a fondo los factores incluidos que las cifras reales.
Para completar la auditoría interna de la cooperativa de transporte Trans
Servis, R.L, es la realización de la matriz EFI para la cual vamos a seguir los
pasos establecidos por Fred David en su libro planificación estratégica, los
pasos son los que se presentan a continuación:
Se deben enumerar los factores internos claves, identificados en el
proceso de auditoría interna.
Debe asignarse un valor que vaya desde 0,0 (sin importancia) hasta 1
(más importante) a cada factor, lo cual indica la importancia relativa que tiene
cada factor para el éxito de la empresa en el mercado.
Se asigna una clasificación a cada factor donde 1 corresponde a una
debilidad mayor, 2 a una debilidad menor, 3 una fortaleza menor y 4 una
fortaleza mayor.
Por último el valor ponderado corresponde a la multiplicación de cada
factor por su clasificación.
26
Cuadro N°4. Evaluación De Factores Internos De La Matriz EFI
Factores Internos Clave Valor Clasificación Valor Ponderado
FortalezasSe establecen objetivos, metas y se diseñan y se implementan estrategias.
0.07 4 0.28
El departamento posee e implementa políticas y procedimientos.
0.05 3 0.15
Existen descripciones de los puestos, especificaciones de las funcione s y tareas.
0.07 4 0.28
Están preparados para afrontar cambios inesperados en el futuro con los recursos adecuados.
0.06 3 0.18
Precios regulados y establecidos según los lineamientos legales.
0.06 3 0.18
Realización del análisis de los gustos y necesidades de los clientes.
0.07 4 0.28
Clientes satisfechos con la prestación del servicio.
0.08 4 0.32
Cuenta con una base de datos adecuada a los requerimientos del sistema
0.05 3 0.15
DebilidadesDeficiencia en el flujo de información.
0.06 2 0.12
Cambios constantes dentro del departamento de administración.
0.07 1 0.07
Desconfianza. 0.06 2 0.12Liderazgo ineficiente. 0.06 1 0.06No cuenta con promociones, ni publicidad favorables.
0.05 2 0.1
Poca participación de mercado. 0.06 2 0.12No todos los miembros saben hacer un uso adecuado del sistema.
0.07 1 0.07
Los datos del sistema de información no se actualizan con regularidad.
0.06 2 0.12
Total 1 2.6Fuente. Los Autores
27
El resultado obtenido en la evaluación de los factores internos de la
cooperativa Trans Servis R.L, nos arroja que este posee un valor ponderado
de 2.6; es decir, se encuentra por encima de la ponderación promedio que es
2,5, indicándonos así que se encuentre internamente sólida, aprovechando
sus fortalezas, e intenta disminuir el impacto de sus debilidades como
empresa. Cabe mencionar que no es una puntuación excelente, pero
manteniéndose por encima del promedio puede intentar mantenerse en un
buen lugar dentro de la competencia y mejorar en el futuro implementando
un plan estratégico.
3.3 Auditoría Externa
En este apartado se definirán los resultados obtenidos después de la
investigación y realización de la auditoria a la cooperativa Trans Servis R.L,
enfocándose en la detección de aquellos factores que no pueden controlar y
que afectan su funcionamiento.
Estos factores se dividen, según su naturaleza, en diferentes fuerzas,
según Fred David en su libro conceptos básicos de administración
estratégica como: fuerzas económicas, sociales, culturales, demográficas y
ambientales; fuerzas políticas, gubernamentales y legales; fuerzas
tecnológicas y fuerzas competitivas.
La fuerza económica tiene un impacto significativo dentro de las
operaciones y el funcionamiento de cualquier organización, para realizar un
28
estudio referente a este factor se debe tomar en cuenta una serie de
elementos como lo son:
El Producto Interno Bruto (PIB), se refiere al valor total de producción de
bienes y servicios de una nación. Actualmente el Producto Interno Bruto cayó
un 3.3% durante tres trimestres consecutivos entrando en una recesión con
un aumento exorbitante de la inflación que para Diciembre de 2014 se
encontraba en 65% acumulado.
Tasas de interés, las tasas de interés de términos cortos o largos afectan
significativamente la demanda de productos y/o servicios. Los niveles de las
tasas de interés afectan grandemente las decisiones estratégicas.
El último elemento a evaluar de las fuerzas económicas son las tasas de
inflación, altas tasas de inflación generalmente resultan restricciones para
las empresas las mismas estimulan la variación de los costos en los
negocios. El aumento de las tasas de inflación restringirá los planes de
crecimiento de negocios.
Tomando en consideración los factores antes expuestos se procederá a
realizar una lista de las posibles oportunidades y amenazas a las que se
enfrenta la cooperativa Trans Servis R.L, en cuanto a las fuerzas económicas
se refiere.
29
Cuadro N°5. Oportunidades y amenazas presente en las fuerzas económicas.
Oportunidades Amenazas
Reducción de la tasa de interés entre
2 y 1.5 puntos porcentuales.
Disminución del PIB.
Crecimiento constante de la tasa de
inflación.
Fuente. Los Autores
Continuando con la realización de la auditoría externa se evaluarán las
fuerzas políticas, gubernamentales y legales que conciernen a la
cooperativa.
Estas fuerzas vienen dadas por un conjunto de leyes, legislaciones y
regulaciones establecidas por el estado o gobierno del país. Las empresas
en muchos casos se ven afectadas por la situación política en el país,
actualmente Venezuela vive una situación bastante inestable debido a la
división política que se presenta ente los ciudadanos. Lo cual logra repercutir
considerablemente en la sociedad ya que se ha evidenciado favoritismos
políticos, desigualdad de oportunidades, expropiación de propiedades
privadas al igual que en empresas provocando pérdidas y notables
consecuencias en las diversas industrias y organizaciones.
La cooperativa en estudio también debe cumplir con una serie de
normativas establecidas en la Ley de Transporte Terrestre para llevar a cabo
sus funciones de manera apropiada, la cual representa un beneficio para la
empresa y los empleados que en ella laboran.
30
Cuadro N°6. Oportunidades y amenazas en las fuerzas políticas, legales y gubernamentales.
Oportunidades Amenazas
Leyes que los amparan en la labor que
realizan.
Situación política desfavorable en el
país.
Violación de los derechos sobre la
propiedad privada.
Fuente. Los Autores
Trans Servis R.L, se ha beneficiado de avances tecnológicos ya que
disponen de los recursos necesarios para automatizar los procesos, también
ofrecen una comunicación más eficaz tanto con los usuarios como con las
organizaciones para las cuales presta sus servicios. Los avances
tecnológicos agilizan las actividades que se realizan dentro del área
administrativa de la cooperativa debido a que muchos procesos que
anteriormente se llevaban a cabo de una forma manual, hoy día pueden
ejecutarse a través de formatos computarizados, así mismo cualquier
operación que deba realizarse puede ser notificada por medio de los diversos
medios disponibles.
Cuadro N°7. Oportunidades y amenazas en las fuerzas tecnológicas.
Oportunidades Amenazas
Permite agilizar las labores dentro de
la organización.
Crecientes cambios tecnológicos y
constantes.
Mejoramiento del flujo de la
comunicación con los clientes.
Fuente. Los Autores
31
Existen diversas Fuerzas Competitivas que ayudan a determinar y a
identificar a los competidores más cercanos, con el objetivo de sacar
provecho de las debilidades que estos puedan presentar y de esta manera
fortalecerse dentro del mercado. Para esto se debe llevar a cabo un plan de
inteligencia competitiva el cual consiste en reunir información relevante de la
competencia.
Trans Servis R.L, se encuentra ubicado en un mercado minado por otras
organizaciones que se dedican al ramo del transporte por lo que debería de
contar con una estrategia que los ayude a recabar información que les
permita conocer de cerca sus actividades y movimientos para que de esta
manera puedan impulsar mas sus acciones orientadas a brindar un mejor
servicio y así ganarse la confianza, el respaldo y preferencia del usuario.
Cuadro N°8. Oportunidades y amenazas competitivas.
Oportunidades Amenazas
Mejor posicionamiento en el mercado. Mercado minado por empresas de
transporte
Conocimiento de competidores
fuertes.
Lento crecimiento del mercado.
Aprovechamiento de debilidades del
competidor.
Fuente. Los Autores
32
3.4 Matriz De Evaluación De Factores Externos (EFE)
Esta es la herramienta final que se utiliza en la etapa de evaluación
externa en la cual se resume y evalúa la información referente a todas las
fuerzas y factores claves resultantes. Reflejaremos todas las oportunidades y
amenazas que afectan a la cooperativa, resultante de la auditoría y mediante
la matriz, evaluar como la empresa se ve afectada por estas amenazas y que
también aprovechen las oportunidades. Para esto vamos a seguir los pasos
establecidos por Fred David en su libro planificación estratégica.
Cuadro N°9. Evaluación De Factores Externos De La Matriz EFE
Factores Internos Clave Valor Clasificación Valor Ponderado
OportunidadesReducción de la tasa de interés entre 2 y 1.5 puntos porcentuales.
0.07 4 0.28
Leyes que los amparan en la labor que realizan.
0.08 4 0.32
Permite agilizar las labores dentro de la organización.
0.07 4 0.28
Mejoramiento del flujo de la comunicación con los clientes.
0.08 3 0.24
Mejor posicionamiento en el mercado. 0.07 2 0.14
Conocimiento de competidores fuertes. 0.06 3 0.18Aprovechamiento de debilidades del competidor.
0.08 3 0.24
AmenazasDisminución del PIB. 0.07 2 0.14Crecimiento constante de la tasa de inflación.
0.06 3 0.18
Situación política desfavorable en el país. 0.07 2 0.14Violación de los derechos sobre la propiedad privada.
0.08 3 0.24
Crecientes cambios tecnológicos y constantes.
0.06 3 0.18
Mercado minado por empresas de transporte
0.08 4 0.32
Lento crecimiento del mercado. 0.07 0.03 0.21Total 1 3.09
33
Fuente. Los Autores
De acuerdo a la puntuación obtenida después de haber evaluado tanto las
amenazas como las oportunidades en la matriz anteriormente presentada, se
concluye que con una puntuación de 3.09 puntos la cooperativa de
transporte Trans Servis R.L. se encuentra en una posición favorable ya que
es una empresa que está en la capacidad de aprovechar las oportunidades
que se le presentan y de igual forma es capaz de eludir las posibles
amenazas a las que se podría enfrentar.
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CAPITULO IV
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4.1 Análisis De Los Resultados
4.1.1 Diseño Y Selección De La Estrategia. Matriz FODA.
Cuadro N°10. Elaboración de la Matriz FODA.
Fortalezas – F1. Se establecen objetivos,
metas y se diseñan y se implementan estrategias.
2. El departamento posee e implementa políticas y procedimientos.
3. Existen descripciones de los puestos, especificaciones de las funciones y tareas.
4. Están preparados para afrontar cambios inesperados en el futuro con los recursos adecuados.
5. Precios regulados y establecidos según los lineamientos legales.
6. Realización del análisis de los gustos y necesidades de los clientes.
7. Clientes satisfechos con la prestación del servicio.
8. Cuenta con una base de datos adecuada a los requerimientos del sistema
Debilidades – D
1. Deficiencia en el flujo de información.
2. Cambios constantes dentro del departamento de administración.
3. Desconfianza.4. Liderazgo ineficiente.5. No cuenta con promociones,
ni publicidad favorables.6. Poca participación de
mercado.7. No todos los miembros saben
hacer un uso adecuado del sistema.
8. Los datos del sistema de información no se actualizan con regularidad.
Oportunidades - O1. Reducción de la tasa de interés
entre 2 y 1.5 puntos porcentuales.
2. Leyes que los amparan en la labor que realizan.
3. Permite agilizar las labores dentro de la organización.
4. Mejoramiento del flujo de la comunicación con los clientes.
5. Mejor posicionamiento en el mercado.
6. Conocimiento de competidores fuertes.
7. Aprovechamiento de debilidades del competidor.
Estrategias FO1. Contar con un tiempo de
respuesta óptimo a las necesidades de los clientes (F4, O3).
2. Conocer las necesidades del cliente para establecer ventaja competitiva (F6, O5).
Estrategias DO1. Establecer un sistema que
garantice la adecuada comunicación entre las partes interesadas (D1, O4).
2. Implementar estrategias de Marketing (D4, O7).
Amenazas – A1. Disminución del PIB.2. Crecimiento constante de la
tasa de inflación.3. Situación política desfavorable
en el país.4. Violación de los derechos sobre
la propiedad privada.5. Crecientes cambios
tecnológicos y constantes.6. Mercado minado por empresas
de transporte7. Lento crecimiento del mercado.
Estrategias FA1. Ofrecer paquetes especiales
a usuarios leales y asiduos (F7, A6).
Estrategias DA
1. Capacitar al personal que
labora en la organización para
aprovechamiento de recursos
(D6, A5).
2. Imparcialidad política en el
trato de empleados (D3, A3).
Fuente. Los Autores
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4.2 Relación De Las Estrategias Con Los Objetivos
A continuación se agruparan cada una de las estrategias diseñadas con
cada objetivo a los cuales se relacionan, para poder alcanzar estos últimos.
Cuadro Nº11. Relación de las estrategias con los objetivos.
Objetivos Estrategias
Aumentar el número de usuarios anuales en
la cooperativa de transporte Trans Servis en
un 40% para el año 2015.
DO1: Establecer un sistema que garantice la adecuada comunicación entre las partes interesadas (DI, O4).FA1: Ofrecer paquetes especiales a usuarios leales y asiduos (F7, A6).DA1: Capacitar al personal que labora en la
organización para el aprovechamiento de
recursos (D6, A5).
Ampliar el alcance del mercado de Trans
Servis a empresas petroleras
transnacionales para el I trimestre del año
en curso.
DA1: Capacitar al personal que labora en la organización para el aprovechamiento de recursos (D6, A5). DO2: Implementar estrategias de marketing
(D4, O7).
Crear una nueva sucursal en anaco a finales
del II trimestre del año 2016
DA1: Capacitar al personal que labora en la organización para el aprovechamiento de recursos (D6, A5). FO2: Conocer las necesidades del cliente para establecer ventajas competitivas (F6, O5)DO1: Establecer un sistema que garantice la
adecuada comunicación entre las partes
involucradas (D1, O4).
Lograr que el personal sea eficaz y eficiente
para ganar tiempo y optimizar recursos en el
II trimestre del 2015.
DA1: Capacitar al personal que labora en la organización para el aprovechamiento de recursos (D6, A5). DA2:imparcialidad política en el trato de
empleados (D3, A3)
Fuente. Los Autores
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El objetivo 1 se relaciona con las estrategias (DO1, FA1, DA1). Para lograr
este objetivo la empresa debe hacer un mayor esfuerzo por aumentar los
recursos y disposición a la puesta en práctica de técnicas de marketing más
eficientes, y promover sus servicios en áreas donde existe una gran cantidad
de clientes; logrando con esto cambiar la percepción de los usuarios con
respecto a las cooperativas de transporte.
El objetivo 2 guarda relación con el objetivo 3. El seguimiento de este
objetivo es muy similar al del objetivo anterior. La empresa tiene que lograr la
planeación gerencial, administrativa y operacional de sus funciones para así
poder expandir su alcance y mantener su razón social, ofreciendo un servicio
de calidad y a precios bajos y de tendencia moderna.
El objetivo 4 se relaciona con las estrategias (DA2, DA1). La finalidad de la
estrategia, es capacitar al personal que labora en la organización para el
aprovechamiento de recursos, para luego de que logre tener una mejor
planeación y manejo de sus recursos, tomando en cuenta las políticas
internas de la empresa con respecto a sus empleados.
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CONCLUSION
Una vez culminado el proceso de planificación estratégica aplicada a la
cooperativa de transporte Trans Servis R.L., se ha determinado que la
misma se encuentra en posición favorable para llevar a cabo sus actividades
sin mayores improvistos.
La cooperativa en estudio trabaja en base a objetivos claramente
identificados por el personal. A través de los objetivos se pueden fijar normas
mediante las cuales los empleados, pueden ser sometidos a evaluación para
medir su desempeño con respecto a una actividad específica.
Se cuenta en la empresa con recursos disponibles, humanos, financieros y
tecnológicos que permiten desarrollar un plan eficaz y eficiente para
alcanzar los objetivos más novedosos que se adapten a los nuevos
ambientes del mercado.
De igual manera los trabajadores que allí laboran se encuentran abiertos
al cambio lo que le brinda a la organización una gran ventaja ya que en la
actualidad todo evoluciona a pasos acelerados, esto les permite tener un
paso delante de sus competidores.
39
Mediante un estudio que se realizo a sus debilidades, fortalezas,
amenazas y oportunidades identificadas tanto interna como externamente
dentro de la organización se pudo determinar una serie de estrategias
dirigidas a los coordinadores de la empresa y los empleados para que
puedan alcanzar de forma más rápida, segura y eficaz los objetivos
planteados por la cooperativa.
Además otro factor relevante es el hecho de que el personal se encuentra
inclinado hacia una filosofía vanguardista del cambio organizacional para
mantenerse vigentes en el competitivo mundo actual, lo que permite la
flexibilidad para introducir nuevos cursos de acción de cambios, tales como
largo y corto plazo, y a la vez vencer los juicios y las preferencias subjetivas
en la toma de decisiones.
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RECOMENDACIONES
Las recomendaciones que se presentan a continuación están orientadas a
brindar alternativas que permitan mejorar el proceso de planificación
estratégica aplicado a la cooperativa de transporte Trans Servis R.L.
Aprovechar al máximo los puntos de la empresa en cuanto a la aplicación
del modelo propuesto en el presente trabajo.
Las virtudes que sobresalen en dicha organización, se pueden aprovechar
al máximo, mediante la aplicación de procesos de planificación
estratégicas para utilizar al máximo los recursos disponibles, sobre todo el
factor humano, el cual se siente identificado con la esencia de la
organización.
Se deben fijar estrategias organizacionales plenamente identificables por
todo el personal operativo, que permiten mitigar las debilidades internas ya
identificadas, enfrentar amenazas, aprovechar las oportunidades internas
y contrarrestar las amenazas externas.
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BIBLIOGRAFIA
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Ley de Transporte Terrestre decreto n° 1.535, extraído el 5 de enero del 2015
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