Mcvs cc-01 informe de gestión de cambios

Universidad Cesar Vallejo

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR, PARA LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PARTICULAR SANTA

ELENA

MCVS-CC-01 Informe de Gestión de Cambios

Informe de Gestión de Cambios No 001-2013-Proyecto/XYZ

Versión 1.0

Mayo del 2013

I.E SANTA ELENA, 2013


Fecha de Actualización: 04/12/2013 Versión: 1.0

Preparado por: Jordan Aguirre .C Página : 2 de 11

INDICE

1. DATOS GENERALES ............................................................................................................. 4

2. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS ..................................................................................... 4

3. JUSTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS ................................................................................. 4

4. PRIORIDAD DE LOS CAMBIOS .......................................................................................... 5

5. FIRMA DEL SOLICITANTE ................................................................................................. 6

6. IMPACTO DEL CAMBIO ...................................................................................................... 7

7. CAMBIOS A EFECTUAR ...................................................................................................... 7

8. TIEMPOS Y COSTOS ............................................................................................................. 9

9. FIRMA DEL GESTOR .......................................................................................................... 10

10. ACCION A TOMAR .......................................................................................................... 10

11. FIRMA DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DEL PROYECTO .............................. 11




1. HISTORIAL DEL DOCUMENTO

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

Elaboración: Jordan Aguirre C Analista Funcional 31 Octubre 2013

Revisión

Aprobación

EDICION REVISION FECHA DESCRPCION AUTOR

1 0 31 de octubre Gestión de cambios Jordan Aguirre C.




2. DATOS GENERALES

Proyecto Sistema Administración Escolar en la institución Educativa Santa Elena

Área Solicitante Dirección General de la institución

Responsable Emperatriz Gómez

3. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS

A Raíz de las reuniones realizadas durante el proceso de análisis con la dirección

general y entidades de la institución se ha determinado algunos cambios u

modificaciones para la construcción del sistema, cada punto en discusión se tomaron en

cuenta de manera constructiva para mejorar y optimizar los procesos funcionales que

abarcan la institución.

A continuación se detallaran los cambios presentados:

1. Tomando en cuenta las consideraciones del proceso de gestión de pagos, se

pudo determinar ciertos roles que dependen para dicha actividades, es decir

actualmente la gestión de pagos actualmente se lleva a cabo por parte de la

secretaria general pero para que dicho proceso sea exitoso existe precondiciones

cómo la modalidad de pagos por grupos escolares, este es realizado por la

asistente administrativo de la instrucción, es decir el asistente del director general,

este usuario cuenta con el permiso para realizar dicha actividad en el caso que

sea solicitado y aprobado por la dirección general, por ello se está incluyendo en

los procesos de pagos del sistema el registro de Conceptos de pagos que tomara

las funciones realizadas en dicha actividad y a su vez el registro de órdenes de

pagos, dicho proceso asociara los pagos a realizar con cada alumno en caso este

solicite una dicha modalidad de pagos.

2. En el caso de los procesos de registro de matrículas se está considerando los

tipos de matrícula como alumnos existente y Nueva matricula, cada uno cumplirá

con dicha actividad que tendrá como fin el registro de la matrícula escolar, para el

caso de los alumnos existentes estos ya estarán cargados en el sistema

pertenecientes a la misma institución, el sistema automáticamente asignara el




grupo escolar y periodo escolar al cual pasara el alumnos ,para las nueva

matriculas el registro debe de ser manual.

4. JUSTIFICACION

La justificación de los cambios antes señalados se explica a continuación:

1. Para la gestión de pagos inicialmente no se consideraba un proceso estándar o

común el establecer un concepto de pago ni generar una orden del mismo , este

procedimiento se realizaba únicamente para casos especiales en el que el tutor

responsable del alumno solicitaba algún tipo de modalidad de pagos o en caso se

otorgue algún tipo de beneficio por escolaridad al alumnos por ejemplo una beca

estudios, estos procedimientos cada vez era más reiterativos por tal motivo que se

vio la necesidad de incluirlos en las gestiones de pagos

2. Los procesos de matrícula conlleva a una detallada revisión del historial

académico que muchas veces para su realización puede demandar mucho tiempo

y en algunos casos este no puede ser insuficiente por la falta de información

requerida en el momento, el uniformar estos procesos permitirá tener t esta

información cargada en la base de datos y a sus vez automatizara mediante el

historial ya registrado como por ejemplo las matriculas existente, de tal forma

optimizar este proceso de manera organizada.

5. PRIORIDAD DE LOS CAMBIOS

Marcar la prioridad de los cambios

Alta

x Media

Baja




6. FIRMA DEL SOLICITANTE

Emperatriz Gómez Prado

Líder usuario

Diana Sánchez Castillo

Usuario




7. IMPACTO DEL CAMBIO

Referente a la documentación generada hasta el momento y conforme a lo programado,

el proyecto SAE se encuentra en la ejecución de Pruebas Integrales. Para poder

alcanzar esta etapa del proyecto, previamente se han culminado las etapas de

Planificación de Análisis de Requerimientos y Desarrollo de Requerimientos de las cuáles,

producto de los cambios solicitados mediante este documento.

Respecto al desarrollo de los cambios solicitados, estos implican:

1. Nivel Medio de modificación de los procesos de gestión de pagos este ya se

Encontraba en etapa de pruebas

2. Nivel bajo de modificación del tipo de matrícula nueva y existente, en este caso ya

se encontraba desarrollado

Finalmente, se debe mencionar que para llevar a cabo la atención de la presente solicitud

de cambios, se deberá remplazar temporalmente el proceso de pruebas de usuario que

se encontraba en ejecución para en su lugar efectuar las actividades de análisis, diseño,

construcción, pruebas y documentación que dicha solicitud de cambios del solicitante.

8. CAMBIOS A EFECTUAR

Para llevar a cabo la ejecución de los cambios solicitaos, se requiere efectuar las

siguientes acciones.

Cambios relacionados a Comisiones

Modificación de los procesos de gestión de pagos de según los nuevos

Requerimientos

1. Se añade la función de conceptos de pagos para estandarizar pagos según los

grupos escolares.




2. Se agregó la función órdenes de pagos para asociar las modalidades de pagos de

cada alumno.

3. Finalmente los procesos de pagos estará relacionado con los anteriores procesos

esto ayudara a la carga de información histórica para un mejor y optimo servicio.

Modificación de las funciones de registros de matriculas

1. Se añade la función nueva matricula, en este caso es un registro de un alumno no

existente que ingresa por primera vez a la institución.

2. Se agregó la función matriculas existentes, el registro de matrículas existentes

únicamente se realiza para los alumnos ya pertenecientes de la institución

Nuevas reglas en la originación

Modificación de las interfaces de usuario administrador para el registro de

conceptos de pagos (rol de administrador), acceso al módulo de conceptos de

pagos.

Modificación de las interfaz de usuario administrador para el registro de

Ordenes de pagos(administrador, acceso al módulo de órdenes de pagos

Modificación de las interfaz de usuario Secretaria para el registro de pagos(rol

operador), acceso al módulo de pagos

Modificación de las interfaz de usuario Secretaria para el registro de nuevas

Matrículas (rol operador), acceso al módulo de Matricula.

Modificación de las interfaz de usuario Secretaria para el registro de Matriculas

por alumnos existentes (rol operador), acceso al módulo de Matricula.




Adicionalmente, dado que estos cambios implican modificaciones en las etapas de

planificación, análisis, diseño y construcción, se deberán actualizar los entregables de

dichas mencionados en el numeral anterior.

9. TIEMPOS Y COSTOS

Una vez realizado el análisis de cada una de las actividades solicitadas para la implementación de cada cambio, se determinaros los tiempos necesarios para su ejecución y a su vez los costos correspondientes al mismo. . El tiempo requerido para la implementación de los cambios solicitados es quince (15) días útiles, lo que desplazaría la fecha de término del proyecto del 04 de noviembre al 19 de noviembre del presente año. El detalle de los tiempos requeridos por cada cambio se presenta a continuación:

Los costos asociados a la ejecución de la solicitud de cambio se muestran en la siguiente tabla:

Gestión del Cambio

Roles Días Calendarios

Costo

Analistas de sistemas 15 1500.00

Analistas programador 15 1000.00

Documentador 15 400.00

Analista de pruebas 15 800.00

Gestor de proyecto 15 2500.00

Para el cálculo de costos mostrado en la tabla anterior se ha considerado el monto mensual que cada rol ha recibido a lo largo de este proyecto, prorrateado de forma proporcional al número de días requerido para la implementación de los cambios solicitados (15 días calendarios). Así mismo, sólo están siendo tomados en cuenta




aquellos roles cuya participación se considera necesaria para la implementación de los requerimientos solicitados.

10. FIRMA DEL GESTOR

A continuación las firmas del gestor y personan responsable por parte de la dirección de sistemas de información.

11. ACCION A TOMAR

Marcar la acción que decidirá el Comité de Proyecto:

x Implantar

Postergar para etapa de mantenimiento

Descartar

Jordan Aguirre

Director de Sistema de

Información

Cesar Arévalo

Jefe de Desarrollo




12. FIRMA DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DEL PROYECTO

con fecha miércoles 31 de octubre de 2013, los integrantes del comité de gestión del proyecto suscriben la decisión de implementar los cambios solicitados

Emperatriz Gómez

Sponsor

Renzo Taboada

Lider Usuario

Susana Alfaro

Usuario

Carlos Aguirre

Gestor de Proyecto

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