Módulo 13 Control interno y administración de riesgos

5to semestre

Módulo 13

Control interno y administración de riesgos

Unidad 2

Componentes del Sistema de Control Interno

Contenido

Módulo 13. Control interno y administración de riesgos

Unidad 2. Componentes del Sistema de Control Interno

Contenido

UnADM | BUAP | IPN | Licenciatura en Contaduría y Finanzas Públicas 1

Índice

Unidad 2. Componentes del Sistema de Control Interno .................................................... 2

2.1. Ambiente de control .................................................................................................... 2

2.2. Evaluación de riesgos ................................................................................................. 4

2.3. Actividades de control ................................................................................................. 5

2.4. Información y comunicación ...................................................................................... 14

2.5. Supervisión ............................................................................................................... 15

Cierre de la unidad .......................................................................................................... 18

Referencias de la unidad ................................................................................................. 19



Contenido



Unidad de competencia

Maneja los componentes del Sistema de Control Interno en los entes

públicos para desarrollar una propuesta de Control Interno.

Bienvenido a la segunda unidad del Módulo 13. Control interno y administración de

riesgos.

Una vez visto lo que es el Control Interno en esta segunda unidad revisarás sus cinco

elementos base que contienen 17 principios para un control interno apropiado (lo que

proporciona una seguridad razonable).

El fundamento será siempre el Marco Integrado de Control Interno realizado por la

Auditoría Superior de la Federación y la Secretaría de la Función Pública con base en las

normas emitidas por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión

Treadway; es decir, COSO por sus siglas en inglés.

Se hará referencia al control interno basándose en el autor Sun Tzu (general chino muy

exitoso que contribuyó a la unidad de su país), quien orienta hacia el ejército, la guerra y

la victoria, lo que en el contexto de los servidores públicos será respecto al logro de

objetivos y metas.

2.1. Ambiente de control

El primer elemento siempre va a ser el compromiso del Titular (Presidente, Gobernador,

Secretario, Rector…) y/o del Órgano de Gobierno (Ayuntamiento, Cámara, Consejo de

Administración, Consejo Universitario…).

Lo importante es que el primer nivel establezca, respete y vigile las reglas del juego con

consecuencias claras, sometiéndose a su propia autoridad, eso genera certidumbre.

Sun Tzu (2003) dice: “Cuando los soldados comunes son fuertes y sus oficiales débiles, el

resultado es insubordinación. Cuando los oficiales son fuertes y los soldados débiles el

resultado es el colapso”.



Contenido


Por lo tanto, es responsabilidad de la administración elegir correctamente a sus

superiores y sus subordinados, pero también capacitarlos, entrenarlos y evaluarlos en sus

actividades.

La definición formal es la siguiente:

“Es la base del control interno. Proporciona la disciplina y estructura que impactan a la

calidad de todo el control interno. Influye en la definición de los objetivos y la constitución

de las actividades de control. El Órgano de Gobierno, en su caso, el Titular y la

Administración deben establecer y mantener un ambiente de control en toda la institución

El Órgano de Gobierno, en su caso, el Titular y la Administración deben mostrar una

actitud de respaldo y compromiso con la integridad, los valores éticos, las normas de

conducta, así como la prevención de irregularidades administrativas y la corrupción” (ASF

& SFP, 2014: p.21).

Los principios son los siguientes:

Fuente: Basado en información de ASF & SFP, 2014.



Contenido


Orientaciones prácticas

1) Las normas de conducta y ética deben estar apegadas a estándares

internacionales, como ejemplos puedes observar:

A) “Código de Conducta para los Funcionarios Encargados de hacer Cumplir la

Ley.”

B) “Código de Principios Éticos y Conducta”

2) Los escándalos nacionales e internacionales son fuentes directas de normas de

conducta, por ejemplo el caso de corrupción de la FIFA (2018), donde “Eugenio

Figueredo expresidente de la CONMEBOL, reconoció que tanto él como otros

directivos de la organización, recibieron dinero de empresas televisivas para

favorecerlas comercialmente, también admitió que los presidentes de cada

federación, percibían sueldos mensuales que no figuraban, en los balances

oficiales”

Por lo que la FIFA (2018: p.18) en sus normas de conducta menciona “Un conflicto

de intereses surge cuando las personas sujetas al presente código tienen, o dan la

impresión de tener, intereses secundarios que puedan influir en el cumplimiento de

sus obligaciones de manera independiente, íntegra y objetiva. Se entiende por

intereses secundarios toda posible ventaja que redunde en beneficio de las

personas sujetas al presente código o sus partes vinculadas, según la definición

de este código”.

2.2. Evaluación de riesgos

Una vez que existe el ambiente de control primero se debe establecer la ruta de acción

con objetivos y metas claros. Una administración eficaz debe de encontrar las debilidades

en sus planes que pueden hacer que internamente o externamente no se logren los

planes.

En el gobierno los planes pueden ser no alcanzados por corrupción interna (utilizar los

recursos para fines personales), desperdicio (tiempo, recursos materiales, retrasos …),

incompetencia de los servidores públicos, externamente, las amenazas económicas

inflacionarias o devaluación, la finalización del subsidio que disponían, movimientos

sociales que evitarían realizar la obra, delincuencia organizada, etcétera.

https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/110502/C_digo_de_conducta_SPREAD.pdf

https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/110502/C_digo_de_conducta_SPREAD.pdf

https://www.paho.org/hq/dmdocuments/2008/paho_code_of_ethics_spa.pdf?ua=1



Contenido


Sun Tzu (2003) dice: “Cada ruta debe ser estudiada para que sea la mejor. Hay rutas que

no debes usar, ejércitos que no han de ser atacados, ciudades que no deben ser

rodeadas, terrenos sobre los que no se debe combatir, y órdenes de gobernantes civiles

que no deben ser obedecidas”.

Después de haber establecido un ambiente de control efectivo, la Administración debe

evaluar los riesgos que enfrenta la institución para el logro de sus objetivos. Esta

evaluación proporciona las bases para el desarrollo de respuestas al riesgo apropiadas.

Asimismo, debe evaluar los riesgos que enfrenta la institución tanto de fuentes internas

como externas” (ASF & SFP,2014: p.31).



En la unidad siguiente se trabajará con una aplicación práctica al respecto.

2.3. Actividades de control



Contenido


Las actividades de control ayudan a que exista disciplina, orden y coherencia en la

administración. Permiten predecir lo que sucederá y genera consecuencias a las acciones

de los servidores públicos.

Para entenderlas mejor se trata de procedimientos establecidos para el logro de objetivos,

que por su propia naturaleza demuestran el error.

Ejemplo:

Un día pagando una multa de tránsito pagué $175.00 con un billete de $500.00 Recibí cambio por

la cantidad de $25.00, como si hubiera pagado con un billete de $200.00. Naturalmente reclamé, y

apretando un botón el cajero, llegó el jefe de cajeros con una ayudante quienes inmediatamente

practicaron un arqueo. (Esto era posible porque tenían un software que permitía saber el saldo en

todo momento de cada caja). Terminada la revisión me entregaron el cambio correspondiente.

Si no hubiese existido ese control, no existiría forma de demostrar el dicho y muy

probablemente podría ser víctima de un error (¿quién no ha visto en un negocio pequeño

una discusión por la denominación real con la que pagó un cliente?).

Es importante destacar que las actividades de control deben impedir que una misma

persona realice funciones incompatibles entre sí, como el registro contable y la realización

de operaciones financieras, por ejemplo.

También destaco actualmente la importancia de los Sistemas de Información (tecnología

por lo general en computadoras), que permiten varios objetivos:

1. Evitan errores humanos, porque no éstos no intervienen.

2. Realizan las operaciones de forma más rápida

3. Promueven operaciones que no requieren el uso de dinero en efectivo sino

electrónico. Evitando riesgos de asaltos o pérdidas.

Los sistemas de información son una inversión que debe ser cuidadosamente ponderada,

porque puede suceder que los costos superen los beneficios.

Sun Tzu (2003) dice: “Cuando el ejército está estrictamente disciplinado, hasta el punto en

que los soldados morirían antes que desobedecer las órdenes, y las recompensas y los

castigos merecen confianza y están bien establecidos, cuando los jefes y oficiales son

capaces de actuar de esta forma, pueden vencer a un Príncipe enemigo corrupto”.

La definición formal es la siguiente:



Contenido


“Son las acciones que establece la Administración mediante políticas y procedimientos

para alcanzar los objetivos y responder a los riesgos en el control interno, lo cual incluye

los sistemas de información institucional” (ASF & SFP,2014: p.37).



Orientación práctica

¿Cómo implementar una actividad de control?

a) Planteamiento

El planteamiento se refiere a contar con toda la información necesaria sobre la

actividad que controlar. Puede ser para cuidar bienes, pero también para cuidar al

activo más importante de toda entidad pública: El Interés Público.

Es importante valuar la operación de la forma lo más preciso posible para

determinar su importancia.



Contenido


Establecer los objetivos del control ¿Para qué queremos poner un control? O

también ¿Qué riesgos queremos evitar?

b) Establecimiento de Alternativas

Vale la pena establecer todas las alternativas posibles. Responde a ¿Cómo

podemos controlar esta actividad?

Es importante establecer el costo, ver beneficios y desventajas. Este proceso se

puede dar en una lluvia de ideas en la propia administración pública. También es

válido verifica como controlan otras entidades problemas semejantes para poder

encontrar otras alternativas.

c) Elección de la mejor alternativa

Es importante verificar la opción que mejor se ajuste a las necesidades de control

considerando:

Tiempo, costo y beneficios contra desventajas del mismo. Puede suceder (Y

sucede) en el ámbito público que el costo de control es mayor que el riesgo que

quiere evitar. Es tan lógico como pagar por un seguro de robo de un vehículo una

cantidad superior al costo del vehículo.

La mejor alternativa debe dar la mayor seguridad razonable (no absoluta) de que

la actividad se desarrolló correctamente.

d) Realizar diagrama de procedimiento de la actividad de control:

Es importante realizar un diagrama que permita verificar la actividad. El diagrama

de procedimientos es la descripción visual de un procedimiento de control interno.

Pueden encontrarse estas herramientas en:

https://www.draw.io/ y https://www.goconqr.com/es/diagramas-de-flujo/

e) Describir en una tabla las actividades y documentos a realizar

En una tabla describir el procedimiento, documento comprobatorio y responsable

del procedimiento. Puede haber más columnas si se considera necesario.

f) Describir los documentos o formas si estos son realizados por la entidad.

Si el procedimiento requiere formas o documentos elaborados por la entidad es

necesario también documentarlos.

Se ejemplifica con un caso práctico:

https://www.draw.io/

https://www.goconqr.com/es/diagramas-de-flujo/



Contenido


Problema de control de combustible

a) Planteamiento

Una entidad pública para el ejercicio de sus funciones utiliza combustible para las

unidades. Necesita un procedimiento de control para que:

1) El combustible sea cargado únicamente a las unidades oficiales

2) El combustible sea utilizado únicamente para actividades oficiales

3) El combustible no sea vendido, robado o extraído de las unidades oficiales.

El monto para distribuir son 25 0000 Litros mensuales para las unidades y existe una

gasolinera confiable a 3 cuadras.

Personas que intervienen:

• Solicitante: Es un servidor público autorizado para recibir combustible en razón

de una comisión oficial.

• Encargado de combustible: Es un servidor público que distribuye el combustible

a los solicitantes.

b) Establecimiento de alternativas

El primer paso es conocer y explorar las alternativas incluyendo su costo para poder

realizar la actividad de control:

Opción 1. Almacenamiento en la entidad

La idea consiste en llevar el combustible a la entidad y de ahí repartirla.

Procedimiento

Costo

para la

entidad

pública

Descripción

del Costo Beneficio Desventajas

Cargar la gasolina en

contenedores de combustible

$ 20

000.00

Costo del

transporte,

almacenamiento

y el servidor

público que

reparte la

gasolina

Se cuenta con la

garantía que el

vehículo que

recibe la

gasolina sea el

oficial. Se tiene

un stock de

gasolina cuando

se requiera

El transporte de

gasolina es

peligroso (Puede

causar incendios

en el transporte o

en el

almacenamiento).

Sin embargo

cumpliendo la

normatividad

Transportar la gasolina en un

vehículo oficial y trasladarla a

la Entidad Pública

Entregar oficio de comisión

Cargar la gasolina en el

estacionamiento de la entidad

en congruencia con la

comisión establecida.



Contenido


Medir el Kilometraje inicial aplicable sería

posible. Medir el Kilometraje final para

determinar el rendimiento de

la gasolina (que sea acorde a

la unidad) y que sea

congruente con la actividad

realizada

Opción 2. Entregar vales

La idea consiste en entregar vales previo oficio de comisión para hacer más rápido y

menos costoso el control.

Procedimiento

Costo

para la

entidad

pública

Descripción



(con kilometraje inicial

verificado)

$1'000.00

Costo

proporcional de

las actividades

que realiza la

persona que

entregue los

vales

Es económico y

rápido

No se tiene la

certeza que el

vale sea utilizado

efectivamente y

que se utilizó en

lo que se aprobó

Entregar vale de gasolina

previamente pagado de una

gasolinera autorizada

Opción 3. Entregar vales y supervisar

Es entregar vales, pero verificar los kilometrajes para verificar congruencia.

Procedimiento

Costo

para la

entidad

pública

Descripción



(con kilometraje inicial

verificado)

$9,000.00

Sueldo de la

persona que

controle el

otorgamiento

de vales y

medición de

combustible.

Se cuenta con el

control de vales

de gasolina.

Externo, un mal

servicio de la

gasolinera en

cuanto a calidad

y cantidad de

combustible

efectivamente

despachado.

Entregar vale de gasolina

previamente pagado de una

gasolinera autorizada

Carga el servidor público en

la gasolinera



Contenido


Medir el Kilometraje final para

determinar el rendimiento de

la gasolina (que sea acorde a

la unidad) y que sea

congruente con la actividad

realizada

c) Elección de la mejor alternativa

Para elegir la opción adecuada debemos tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1) El costo no debe superar el beneficio para la administración pública.

2) Se deben tomar en cuenta las condiciones particulares del caso, como distancia,

evitar tiempos y costos adicionales.

Evidentemente y considerando las circunstancias propuestas se toma la opción 3

porque garantiza mejor cuidado del combustible y seguridad.

La opción 1 sería válida si no existieran gasolineras a una distancia razonable y la opción

2 sería válida si se tratara de operaciones de menos de 1 000 litros mensuales, dado el

costo de controlarlo.

d) Realizar diagrama de procedimiento de la actividad de control:



Contenido


e) Describir en una tabla las actividades y documentos a realizar.

Procedimiento de control y entrega de combustible

No. Procedimiento Documento

comprobatorio Responsable

1

El Servidor Público solicitante presenta

oficio de comisión firmado por el Superior

de este solicitando el combustible.

Entregar oficio de

comisión (con

kilometraje inicial

verificado)

Servidor público

solicitante

2 Entregar vale de gasolina previamente

pagado de una gasolinera autorizada Vale de gasolina

Encargado de

gasolina

3 Carga el servidor público en la gasolinera Ninguno Servidor público

solicitante



Contenido


4

Medir el Kilometraje final para determinar

el rendimiento de la gasolina (que sea

acorde a la unidad) y que sea congruente

con la actividad realizada

Oficio de comisión y

control de

combustible del

encargado de la

gasolina

Encargado de

gasolina

5 Reportar el consumo mensual por unidad

y de consumo de combustible

Reporte mensual de

consumo

Encargado de

gasolina

f) Describir los documentos o formas si estos son realizados por la entidad.

En este caso se muestra el oficio de comisión.

Oficio de comisión y control de combustible

Entidad

No. Emisión:

Fecha:

Nombre del Trabajador: Personal No.:

Cargo:

MOTIVO DE LA SOLICITUD: Cumplimiento de Programa de Trabajo

NOTIFICACIÓN ACTUACIÓN ADMVA OTROS

Lugar(es) de comisión:

Especifique:

Según ACUERDO O NOMBRAMIENTO: de:

de fecha:

PROPIEDAD DEL VEHICULO:

Vehículo de la ENTIDAD. Tipo: Placas No.: Marca: Motor:

Para uso del encargado de combustible: No de vehiculo ___________________.

COMBUSTIBLE: Gasolina Diesel

Distancia estimada a recorrer. : Kms. Kms./lts

B

Cantidad requerida ( A / B ) : = TOTAL :

Precio x Gl .

Combustible Q.

Compens. F.

Kilometraje inicial Trabajador Solicitante

Kilometraje final

Nombre: Vo. Bo. F.:

Jefe Inmediato (sello)

Firma y sello:

Fecha:

Vo. Bo. F.:

CONTROL DE TESORERIA: Jefe Inmediato (sello)Encargado de gasolina

PAGADO: Efectivo

Cheque No. de fechade Fecha:

CE

RT

IFIC

AC

ION

El Encargado

CERTIFICA

que si existe disponibilidad presupuestal:

C

AL

CU

LO

Rendimiento del

Vehículo por Gl.

A

Lts. X Q.

D

AT

OS

GE

NE

RA

LE

S

Reg.

x

X

X

1162



Contenido


2.4. Información y comunicación

La información de la entidad pública debe ser en primer lugar real, veraz y oportuna. Lo

anterior es importante en la toma de decisiones. Si el Rey Luis XVI de Francia hubiera

contado con la información real, veraz y oportuna de su propio país (imperio en esa

época) no hubiera muerto guillotinado el 21 de enero de 1793.

En segundo lugar, debe existir una adecuada información al interior y exterior de la

entidad pública.

El caso de Ernesto Zedillo

Crisis económica de México de 1994. “Zedillo tomó posesión el 1 de diciembre de 1994. Unos

cuantos días después, tuvo una reunión con varios empresarios mexicanos y extranjeros,

comentando sobre la devaluación que vendría, la cual sólo planeaba subir la banda de la tasa de

cambio fija un 15%, hasta los 4 pesos por dólar (de 3.4 pesos que se encontraba en promedio en

ese año), así como terminar con muchas de las prácticas económicas no ortodoxas (como la

compra de deuda ante la situación del país), y así detener la fuga de dólares de las reservas

internacionales. Los críticos del gobierno de Zedillo argumentan que, aunque la devaluación era

necesaria y económicamente coherente, se manejó incorrectamente en términos políticos: al

haber anunciado sus planes de devaluación, muchos extranjeros retiraron sus inversiones,

agravando los efectos de la devaluación”.

Sun Tzu (2003) dice: “La información previa no puede obtenerse de fantasmas ni

espíritus, ni se puede tener por analogía, ni descubrir mediante cálculos. Debe obtenerse

de personas; personas que conozcan la situación…”.

La definición formal es la que se muestra a continuación:

“La Administración utiliza información de calidad para respaldar el control interno. La

información y comunicación eficaces son vitales para la consecución de los objetivos

institucionales. La Administración requiere tener acceso a comunicaciones relevantes y

confiables en relación con los eventos internos y externos” (ASF & SFP, 2014: p. 44).




Contenido




1. Debe procurarse tener la información que por Leyes o Normas deba entregarse

y/o publicarse, sancionando las fallas en la entrega o en la falta de veracidad en

las mismas a través del Órgano Interno de Control.

2. Debe existir un área única que se encargue de la comunicación externa dentro de

la entidad pública y debe estar correctamente coordinada.

3. La comunicación interna debe ser siempre formal y a través de una normatividad

previamente establecida

2.5. Supervisión

Los medios y métodos de individuos corruptos dentro y fuera de la organización varían de

época en época. Actualmente con la aparición de nuevas tecnologías hacen que el control

interno tenga variaciones significativas. Por ejemplo, el uso de dinero electrónico evita el

riesgo de asalto a mano armada, pero genera el nuevo riesgo de fraude digital a través de

mecanismos como suplantación de identidad.

Por lo tanto, el control interno es un proceso dinámico que requiere supervisión continua y

formal por parte de la Administración.



Contenido


Sun Tzu (2003) dice: “Determinar los cambios apropiados, significa no repetir las

estrategias previas para obtener la victoria. Para lograrla, puedo adaptarme desde el

principio a cualquier formación que los adversarios puedan adoptar”.

Las formaciones son como el agua: la naturaleza del agua es evitar lo alto e ir hacia

abajo; la naturaleza de los ejércitos es evitar lo lleno y atacar lo vacío; el flujo del agua

está determinado par la tierra; la victoria viene determinada por el adversario.

Así pues, un ejército no tiene formación constante, lo mismo que el agua no tiene forma

constante: se llama genio a la capacidad de obtener la victoria cambiando y adaptándose

según el enemigo.

La definición formal es la que se muestra a continuación:

“La supervisión del control interno es esencial para contribuir a asegurar que el control

interno se mantiene alineado con los objetivos institucionales, el entorno operativo, las

disposiciones jurídicas aplicables, los recursos asignados y los riesgos asociados al

cumplimiento de los objetivos, todos ellos en constante cambio” (ASF & SFP, 2014: p.47).




1) Actualmente las organizaciones gubernamentales pueden tener más valor dentro

de la información de los equipos en sí, que el costo de los equipos informáticos,



Contenido


por lo que debe tenerse la garantía de que se cuenta con un sistema de respaldos

correctos.

2) Es importante que se invierta tiempo y dinero en realizar las evaluaciones a efecto

de conocer problemas que se encuentran en la organización. En caso de no contar

con la infraestructura interna es bueno establecer un convenio con una empresa

externa que la realice.

3) Frente a un cambio interno o externo debe existir un cambio en el sistema de

control. Por ejemplo, cuando nace la banca electrónica implicó un cambio de

paradigma para el control interno por lo que inmediatamente las empresas y

entidades públicas implementaron cambios al grado de que actualmente la

normatividad prefiere los pagos electrónicos a los cheques.

4) Las deficiencias descubiertas implican cubrir las fuentes de los errores.

Es recomendable que observes los videos de la Auditoría Superior de la

Federación, ya que pueden ampliar la información plasmada en esta segunda

unidad del Módulo 13.

ASF. (2016, marzo 9). Sistemas de Control Interno. [Videos]. Consultados en:

https://www.youtube.com/playlist?list=PLyNImx9cOFK4JExnEnbk8udJsh3XPp4cz




Contenido


Cierre de la unidad

En esta segunda unidad has conocido los cinco elementos de control interno con sus

diecisiete principios que fundamentan el control interno. Asimismo, identificaste en forma

práctica su interrelación con problemas reales que permiten ofrecer soluciones y

propuestas a problemas de control interno en un ente u organización.

En el ámbito de desempeño profesional vas a encontrar que una solución, inclusive

probada, no es útil para un determinado ente público por lo que es importante tener

flexibilidad y continuar intentando propuestas que permitan encontrar el control interno

ideal.

Una característica ideal del control interno es que sea lo menos costoso en tiempo y

dinero, pero recuerda que el compromiso y congruencia de la Administración y Titular de

esta hace posible que los servidores públicos crean en él.

Actualmente, si bien existen escándalos internacionales y nacionales en materia de

corrupción, conflicto de intereses, fraudes y negligencias en el sector público, también es

verdad que la necesidad de una nueva generación de políticos y personas con valores

positivos como honestidad y servicio es la puerta de oportunidad para los nuevos

servidores públicos y la Administración Pública en general.



Contenido


Referencias de la unidad

• American Institute of Certified Public Accountants. (Mayo 2013). Internal Control -

Integrated Framework Executive Summary. Comitte of Sponsoring Organizations

of the Treadway Commission, 1, 20. Noviembre 2018, ISBN:978-1-93735-239-4.

• Auditoría Superior de la Federación. (2016, marzo 9). Sistemas de Control Interno.

[Videos]. Consultados en:


• Auditoría Superior de la Federación & Secretaría de la Función Pública. (2014).

Marco Integrado de Control Interno. México: ASF.

• Federación Internacional de Futbol. (2018). Código de Ética.

• Sun Tzu. (2003). El arte de la guerra. Chile: Del Cardo.

• Wikipedia, La enciclopedia libre. (2018, 1 de diciembre). Caso de corrupción en la

FIFA. Fecha de consulta: diciembre 3, 2018.


Documents

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