COMO MEDIR

LA CARGA DE TRABAJO Y

ESTABLECER EL PERSONAL NECESARIO

NOE BELTRAN RODRIGUEZ CONFERENCISTA

2014

GUÍA

ANALISIS DE LA PRODUCTIVIDAD

DEL TRABAJO

ANALISIS DE PRODUCTIVIDAD DEL TRABAJO Es un instrumento para registrar la información de la carga de trabajo de los diferentes procesos que conforman una unidad de gestión ,un área o una organización. Identificando sus productos, actividades y tareas y determinando el numero de veces que se repite la actividad y el tiempo de ejecución individual y total, permitiendo comparar contra un patrón predeterminado y así establecer si hay exceso o defecto en la carga laboral con el

fin de tomar decisiones pertinentes.

Indicadores de Desequilibrio en las Cargas de Trabajo

Secuencia del Levantamiento

1-Determine los procesos para cada uno de los servicios

o productos y la cantidad por

mes.

¿Cuántos?

PROCESOS

CARGOS

ACTIVIDADES ETAPAS

TAREAS

ENTREGABLES

PRODUCTOS

SERVICIOS

CLIENTES

Entradas

Insumos

Indicadores PR

OV

EED

OR

3 2 1

Insumos

Tiempo de transformación Costos

EFICIENCIA

EFICACIA

Satisfacción

Indicadores de Desequilibrio en las Cargas de Trabajo

Secuencia del Levantamiento

2. Actividades

Determine para cada proceso las etapas requeridas en su ejecución y regístrelas

Ejemplo: Para el proceso x las etapas actividades o fases son: Definir Evaluar Aprobar

Indicadores de Desequilibrio en las Cargas de Trabajo

Secuencia del Levantamiento

3. Tareas

Consulte el Manual de procedimientos y determine para cada etapa las tareas y regístrelas

Ejemplo: Para la etapa Evaluar : a. Evaluación b. Aprobación

Para la etapa Aprobar Radicar Archivar

Indicadores de Desequilibrio en las Cargas de Trabajo

Secuencia del Levantamiento

4. Denominación del Cargo

registre la denominación del cargo que debe realizar la tarea. De acuerdo con las categorías o jerarquías que la compañía tenga especificadas Ejemplo: Para la tarea “Elaborar” La denominación del cargo que debe realizarla es: Analista

Indicadores de Desequilibrio en las Cargas de Trabajo

Secuencia del Levantamiento

5. Requisitos para la tarea Consulte en el manual de cargos y perfiles y/o el catalogo de competencias el conjunto de conocimientos básicos (estudio-experiencia) que se requiere para realizar la tarea correctamente.

El concepto de competencia hace énfasis en los resultados que se esperan de la tarea y no en el contenido del cargo y en la identificación de comportamientos relacionadas con el desempeño exitoso.

COMPETENCIAS LABORALES

Indicadores de Desequilibrio en las Cargas de Trabajo

Secuencia del Levantamiento

6. Cantidad promedio de veces que se repite la tarea

Información relacionada con el promedio de productos, servicios o entregables que se producen en el mes, se obtiene de estadísticas o de sumar los resultados de varios meses y dividirlos por el mismo numero de meses contados

7. Tiempo trabajado por cada tarea (Tiempo estándar)

Medir el tiempo real de trabajo en horas sin incluir tiempos de espera, y registrar el dato

Indicadores de Desequilibrio en las Cargas de Trabajo

Secuencia del Levantamiento

7.1. Tiempo estándar Es el que debe obtener un empleado experimentado al efectuar a ritmo normal, un trabajo específico en condiciones bien determinadas, más un tiempo suplementario que en empleos de oficina estima en un 7%. Las tareas deben ser observables y medibles. 7.2. Clases de Tiempo estándar Estándares Subjetivos: Los establece el responsable de la actividad basándose en su experiencia. Estándares Estadísticos: Según promedios de períodos anteriores. Estándares Técnicos (Cronometraje): Fijados como resultado de la aplicación de técnicas especiales.

Otras técnicas para Medición de

Tiempos

Tablas de Tiempos y Movimientos Método de Filmación de trabajo Método de Muestreo del trabajo Método de Auto-punteo del trabajo.

Indicadores de Desequilibrio en las Cargas de Trabajo

Secuencia del Levantamiento

8. Tiempo total en horas hombre en el mes de cada tarea distribuido por niveles y denominación de cargos

se ingresa en sub. Columnas el nivel y denominación de cargo. y debajo del cargo correspondiente se ingresa el resultado de multiplicar el numero de repeticiones de la tarea por el tiempo estándar

Ejemplo: La tarea se hace un promedio de 92 veces al mes, y tiene un tiempo estándar de 1.51 horas, al hacer la multiplicación tenemos: 92 x 1.51 horas = 138.92 horas,

Indicadores de Desequilibrio en las Cargas de Trabajo

Secuencia del Levantamiento

9. Total promedio mes de horas

hombre por actividad. Se suman los tiempos totales de las tareas de la actividad Ejemplo: El tiempo de la actividad es igual a la suma de las tareas: Entregar 0.741h), más Asignar (0.741h), y más elaborar (305.89h) = 307.37 horas.

Indicadores de Desequilibrio en las Cargas de Trabajo

Secuencia del Levantamiento

10. Total promedio mes de horas

hombre por Proceso.

Se suman los tiempos de cada actividad del respectivo proceso

Ejemplo: Para un proceso se suman los tiempos de las etapas “Definir” 0.522h más “Atender” 138.92h, lo cual nos da un tiempo total del proceso de 139.47 horas en el mes.

Indicadores de Desequilibrio en las Cargas de Trabajo

Secuencia del Levantamiento

11. Total horas requeridas por nivel y denominación de cargos.

Se suma el tiempo total en el mes de cada tarea por nivel y por cargo El anterior resultado es el tiempo total utilizado en horas durante el mes por cada cargo. ejemplo, el total de horas requeridas al mes para un cargo “Profesional” para sus respectivas tareas es de:

(138.92 + 305.89 + 6.50 ) horas = 451.31 horas requeridas en el mes. Para el Director:

(0.741 + 6.50 ) horas = 7.24 horas requeridas en el mes.

Indicadores de Desequilibrio en las Cargas de Trabajo

Secuencia del Levantamiento

12. Total personal requerido Por nivel y cargo

Para determinar la cantidad de personal requerido para cada nivel y cargo, se divide su correspondiente total de horas en el mes por tiempo real que un empleado trabaja en promedio por mes. ejemplo del cargo de “Profesional ” se requieren: 451,31h / tiempo real (depende de las políticas de cada empresa)

Bibliografía

• BARNER Ralph M. La técnica del Muestreo Aplicada a la Medida del trabajo. Traducción Calleja Aguilar Anselmo, S.A, Madrid 1962 • CROSS Michael. Estructura Empresaria, Traducción de Villamizar Herrera Jesús. Fondo Editorial Legis, Bogotá-Colombia 1994 • TERRY R George, STEPHE Franklin. Principios de Administración. Editorial

Continental S.A. México, 1993 • FERNANDEZ RIOS, Manuel. Análisis y descripción de Puesto de Trabajo. Ediciones

Díaz de Santos S.A. Madrid 1995 • PEREZ FERNANDEZ DE VELASCO José Antonio. La Gestión por Procesos. Editorial

Esic, Madrid, 1996 • GALOFRÉ ISART Alberto. Documento Técnicas para el Análisis de Cargas de Trabajo

y Racionalización de las Plantillas. 1997

GRACIAS Y

MUCHOS EXITOS