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Mejora tu productividad
MEJORA TU PRODUCTIVIDAD CON
Bienvenidos al ebook “Mejora tu Productividad” con AdministraciónVirtual.es el lugar donde podrás aprender una serie de conceptos y técnicas que te ayudarán a ser más productivo en tu día a día. La productividad es un tema que a cualquier profesional le preocupa, pero si eres autónomo, freelance y trabajas solo o con un equipo muy pequeño, la productividad se convierte en un asunto primordial, ya que tu empresa no avanzará si tu no eres productivo y realizas cada día las tareas que tienes, o deberías tener, programadas.
En este ebook veremos algo de teoría y algunos conceptos y técnicas que nos ayudarán a mejorar la productividad de nuestro día a día, pero obviamente esto no puede ser un sistema cerrado. Pueden surgir imprevistos que nos hagan modificar nuestra planificación, pero siempre será mejor tener un plan y dominar el día que dejar que nuestra jornada de trabajo nos domine a nosotros. Si no
planificamos las tareas siempre estaremos apagando fuegos, cuando esto solo debería pasar en días puntuales, nuestra rutina de trabajo debería estar bien planificada y estructurada.
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CLASIFICACIÓN DE LA TAREAS
Lo primero que tendremos que aprender será a determinar los tipos de tareas que existen, y en nuestro caso utilizaremos la clasificación de: tareas importantes y tareas urgentes. Hay más clasificaciones posibles, pero de cara a la productividad esta es la que nos parece más significativa.
● Cosas importantes. Aquellas tareas que son fundamentales para el desarrollo de nuestro negocio.
● Cosas no importantes. Aquellas tareas, que si las hacemos puede ayudarnos a mejorar pero realmente no son de vital importancia para nuestro negocio.
● Cosas urgentes. Tareas que debemos resolver lo antes posible o en un corto período de tiempo.
● Cosas no urgentes. Aquellas que de no resolverlas ahora no supondrán un grave problema para nuestro negocio.
De esta clasificación de tareas nos sale una matriz como la siguiente:
IMPORTANTE NO IMPORTANTE
URGENTE
NO URGENTE
● Cosas importantes y urgentes. Deben tener prioridad total. Ejemplo: se está quemando la oficina y debemos evacuarla.
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● Cosas importantes no urgentes. Son el gran olvidado de nuestras tareas. Ejemplo: Traducir la web.
● Cosas no importantes y urgentes: Son un ladrón de la estrategia a largo plazo. Ejemplo: Se va la luz en la oficina, es urgente porque no podemos trabajar a oscuras pero no es importante ya que esto no generará pérdidas en la empresa o un gravísimo problema (dependiendo de a lo que os dediquéis sí que puede serlo).
● Cosas no importantes no urgentes: Peligro, no deberíamos gastar nuestro tiempo en estas tareas. Ejemplo: Pintar el techo de la oficina.
IMPORTANTE NO IMPORTANTE
URGENTE Prioridad total (se quema la oficina y
hay que evacuar)
Ladrón de estrategia a largo plazo
(arreglar una avería en nuestro local,
escape agua, se va la luz)
NO URGENTE El gran olvidado (buscar un nuevo local o traducir la
web)
Peligro no deberíamos gastar
tiempo en esto. (pintar la oficina)
En cuanto a los ejemplos señalados, y como en casi todo en la vida, hay que decir que “depende”, ya que según cuál sea vuestro negocio algunas de las tareas señaladas como no importantes si pueden serlo para vosotros. El objetivo es que cojáis la idea general y lo apliquéis a vuestro sector. Si por ejemplo tenéis una tienda de ropa y os han salido manchas de humedad en las paredes, posiblemente pintar la tienda si sea importante para vosotros porque el aspecto de la tienda no invita a entrar con esas manchas, pero si sois un diseñador gráfico que trabaja desde casa o en una pequeña oficina en la que rara vez recibís a los clientes, si las paredes están un poco feas no es vital para el desarrollo de vuestro negocio.
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A. Situaciones De la clasificación anterior, y usando la misma matriz, podemos identificar las siguientes situaciones:
IMPORTANTE NO IMPORTANTE
URGENTE Crisis
Interrupciones
NO URGENTE Objetivos y planificación
Distracciones
El cuadrante clave es el de las cosas importantes que no son urgentes, donde deberíamos movernos habitualmente ya que de esta forma evitaremos las crisis.
B. ¿Cómo actuar en cada caso?
IMPORTANTE NO IMPORTANTE
URGENTE Tomar acción Delegar
NO URGENTE Planificar Procrastinar Lo ideal sería, conforme se presenten las tareas, decidir a qué cuadrante pertenecen y actuar en consecuencia. De esta forma, evitaremos que las cosas importantes se conviertan siempre en urgentes. Siempre habrá alguna actividad (o también podríamos llamarlo “marrón) que sea importante y surja en el momento más inesperado y que nos exija dejar lo que estemos haciendo para solucionarlo, pero os aseguro que si planificamos y actuamos según el cuadro anterior estas solo serán situaciones excepcionales y no nuestro día a día.
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No puede ser que cada día nos movamos únicamente en las cosas importantes y urgentes, si esto pasa, es que estamos haciendo algo mal. No estamos haciendo/planificando las cosas para evitar las emergencias.
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GESTIÓN DEL TIEMPO
“Tú debes controlar el día y no el día a tí”
Es importante que invirtamos un tiempo, sobretodo ahora que te estás preocupando por mejorar tu productividad para saber en qué gastamos nuestro tiempo cada día, desplazamientos a la oficina, tareas, etc... Algunos resultados os sorprenderán. Una vez hecho esto deberemos identificar los ladrones del tiempo y
actuar en consecuencia, evitarlos o minimizarlos, llamadas de teléfono, reuniones, redes sociales personales, etc… Digo que algunos resultados os sorprenderán, porque estoy seguro de que muchos no sois conscientes del tiempo que se pierde en algo que tenemos tan asumido como el traslado a la oficina. Obviamente, si sois trabajadores por cuenta ajena y trabajáis en una oficina de la empresa y esta ni se plantea el teletrabajo poco podréis actuar para mejorar esto, salvo mudaros a algún lugar más cerca de la oficina. Pero si sois freelance, a veces descubrimos casos de personas que tienen su oficina en un lugar muy alejado de su domicilio solo por el hecho de estar en una mejor zona de la ciudad, y sin embargo su trabajo no se basa en la ubicación de su oficina sino que trabaja principalmente online y no tiene ningún sentido hacer cada día esos desplazamientos tan largos cuando podría trabajar desde casa o en algún coworking u oficina más cercana a su domicilio.
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A. Time Blocking Una manera muy efectiva de organizar nuestro horario es utilizando el Time Blocking, que no es más que bloques de tiempo, los cuales asignaremos a una u otra tarea. Es importante respetar los bloques e ir colocando las tareas que vayan surgiendo en los bloques que correspondan y respetarlos. Siguiendo con la clasificación anterior, podemos definir bloques de tareas importantes y tareas urgentes. En nuestra agenda, google calendar (o en la plataforma que quieras) debemos colocar estos bloques y reservar horas para las cosas importantes y para las cosas urgentes. Si hacemos una buena clasificación de las tareas, nos permitirá dedicarnos primero a las cosas importantes y posteriormente a las cosas urgentes. Una buena recomendación sería dedicar ⅓ de la jornada a cosas importantes y el resto a cosas urgentes, de esta manera, estaremos atendiendo a los imprevistos que surjan, pero no estaremos dejando de lado cosas importantes que en un futuro pueden convertirse en urgente y desencadenar una crisis. Una vez más debemos indicar que esto es una estimación o planificación base, siempre pueden surgir imprevistos que nos hagan modificar el plan, pero esto debe ser algo excepcional, no la tónica habitual.
B. Evitar la procrastinación Procrastinar, es un verbo muy moderno, muy utilizado en el mundillo del emprendimiento online y que no significa más que aplazar. Procrastinar es cuando pospones algo que debes hacer pero lo vas dejando para más adelante (y que quizás acabes por no hacerlo nunca).
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Hay diversos motivos por los que solemos procrastinar:
● Pereza. Simplemente no nos apetece hacer esa tarea. ● Perfeccionismo. Queremos que todo sea perfecto para ponernos
a hacer una tarea, pero esto no ocurrirá nunca, siempre hay un pero.
● Gran tarea. Es habitual que cuando sabemos que una tarea es muy grande y nos va a ocupar más de una jornada aplazamos su inicio ya que tenemos la necesidad de sentir que hemos finalizado cosas durante la jornada, y por lo tanto, cuando sabemos que no podremos acabar algo solemos posponerlo y anteponemos otras tareas que si acabaremos y no ayudará a sentirnos mejor.
● La tarea implica tomar una decisión. Y como no tomamos esa decisión no hacemos la tarea. Por ejemplo, debemos diseñar una landing page, pero antes debemos decidirnos sobre cuáles serán nuestros colores corporativos, mientras no decidamos estos no podremos hacer la landing.
Soluciones para cada situación:
● Agendar las tareas. Cuando una tarea tiene un bloque de tiempo definido en nuestra agenda será más difícil procrastinarla.
● Centrarnos en las consecuencias. Tanto positivas (de hacerlo) como negativas (de no hacerlo). De esta manera será más fácil encontrar la motivación, ya sea porque queremos conseguir algo o porque queremos evitar la consecuencia negativa de no hacerlo. Relacionado con esto, podemos establecer un sistema propio de recompensas o penalizaciones con nosotros mismos.
● EDT (estructura de descomposición de trabajo). Debemos ser conscientes de que siempre existe más trabajo que tiempo y por lo tanto, cuando nos enfrentamos a una gran tarea, debemos descomponer esta en tareas más pequeñas que nos permitan abordarlas mejor y al finalizar la jornada sintamos que hemos terminado ciertas tareas, aunque estas sean solo partes de una tarea mayor.
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● Rendir cuentas. Encontrar una o varias personas a las que rendir cuentas de las tareas que tienes que hacer. Para un trabajador por cuenta ajena, obviamente esta persona será el jefe. Para un freelance, podría ser un “mastermind group” o un coach. También es muy útil cuando nos comprometemos con nuestra audiencia o comunidad (facebook, twitter, newsletter, etc). Si decimos en público que vamos a hacer algo, debemos hacerlo para no perder credibilidad.
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COSTE DE OPORTUNIDAD Podemos definirlo como el valor de la mejor opción no realizada. Hacer algo implica que mientras hacemos esa tarea no hacemos otras cosas y el valor (o lo que podríamos ganar) con la mejor opción que no realicemos sería el coste de oportunidad. ¿Qué debemos tener en cuenta para elegir según el coste de oportunidad?
● Eficiencia, ¿en qué somos buenos?. ● Costes que implica una u otra tarea. Dinero, tiempo, recursos. No
solo a corto plazo sino también a largo plazo. A veces es importante renunciar a una cantidad pequeña para poder acceder a una más grande en el futuro.
Este es un concepto clave para plantearse la externalización de tareas, por ejemplo en un asistente virtual como los que ofrece AdministraciónVirtual.es. Muchas veces, la gran excusa es que no se tiene dinero para externalizar algo, pero hay que plantearse que quizás no tienes dinero porque estás gastando tu tiempo en tareas que realmente no te hacen ganar dinero, si te dedicaras a tareas productivas para tu negocio si tendrías dinero para poder externalizar. Por eso nuestro lema es: “Nos dedicamos a las cosas que hay que hacer, para que tú puedas dedicarte a las cosas que te hacen ganar dinero”. También relacionado con el coste de oportunidad está el aprender a decir que NO, para poder dedicarnos a lo que realmente tenemos que hacer.
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Antes de empezar cualquier tarea en tu día a día plantéate ¿Cuál es el coste de oportunidad de esta actividad?
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REUNIONES Reconozcámoslo, la reuniones, en muchísimas ocasiones son un gran ladrón del tiempo. Vale, hay veces que son necesarias y productivas, pero en otras muchas ocasiones, las reuniones sirven para muy poco y perdemos en ellas muchísimo tiempo que podríamos estar utilizando en otras actividades más importantes, de nuevo el coste de oportunidad que vimos anteriormente.
Deberíamos mejorar un poco nuestra cultura de reuniones, y para ello deberíamos seguir los siguientes consejos:
● Pertinencia. Lo primero que debemos plantearnos es ¿realmente es necesario reunirnos para este asunto o podríamos tratarlo de alguna otra forma (email, teléfono…)?
● Asistentes. A una reunión deberían asistir el mínimo número de asistentes posibles, sólo los imprescindibles. Y si alguno de los imprescindibles no pueden asistir, la reunión deberá suspenderse o aplazarse. No sirve de nada que las personas que en última instancia no pueden decidir algo se reúnan para hablar de un tema que posteriormente deberán discutir con otra persona que es la que finalmente debe tomar la decisión.
● Orden del día. Es importante tenerlo y seguirlo. El orden del día deberá ser lo más escueto posible con el mínimo número de puntos posibles y la reunión deberá ceñirse a estos puntos, si no está en el orden del día no se habla de ellos. Vamos a ver, como siempre, un poco de cordura, no es que no se pueda hablar de un tema que sea importante si no está en el orden del día, pero debemos evitar irnos por los cerros de Úbeda y acabar hablando
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de cosas que no estaban previstas, para eso lo mejor es ceñirnos a los puntos del orden del día y focalizar la reunión todo lo posible.
● Duración de la reunión. Hay que determinar la hora de comienzo y la hora de finalización de las reuniones, las cuales deberán ser lo más breves posibles. Aquí hay varios factores a tener en cuenta, en primer lugar debemos señalar que nuestra atención solo es capaz de mantenerse al más alto nivel durante 21 minutos, a partir de ahí disminuirá, por lo tanto, mientras más alarguemos las reuniones menos atención nos prestarán los asistentes. Por otro lado, debemos indicar que las reuniones siempre ocupan todo el tiempo que se les asigna (o más), por lo tanto, si disponemos de una hora la reunión se alargará una hora pero si a esa misma reunión le asignamos media hora posiblemente nos centremos más y lleguemos a las mismas conclusiones en la media hora disponible. Las reuniones cortas son mejores y más productivas porque se suele ir al grano.
● Acta de la reunión. El responsable de la reunión deberá enviar el acta de la reunión a todos los asistentes no más de 5 o 10 minutos después de su finalización, y en ella deberán reflejarse las conclusiones a las que se ha llegado, tareas que se van a realizar, quién las realizará, etc… No es necesaria una transcripción completa con todas las intervenciones, debe ser un documento concreto que resuma la reunión al cual podamos acudir para saber qué se decidió en ese momento y quién era el encargado de hacerlo.
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HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD Herramientas para mejorar la productividad hay muchas, es más, hay tantas, que a veces nos pueden “ayudar” a ser menos productivos que antes de utilizarlas.
Es muy difícil señalar cuáles son las mejores herramientas porque eso depende mucho de cada persona, de su forma de trabajar, de los proyectos en los que trabaje o simplemente de algo tan subjetivo como el gusto de cada uno. Conozco personas que son muy productivas sin apuntar absolutamente nada y otras que no serían capaces de irse a casa después del trabajo si no lo pusiera en su agenda. Todo depende y el éxito está en encontrar la fórmula que a tí te funcione. A continuación hablaré de cómo me organizo yo, algunas técnicas y herramientas que uso en mi jornada laboral diaria. Insisto, hay muchísimas más herramientas y te invito a que investigues un poco hasta que des con las óptimas para tí.
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Eso si, deberás tener en cuenta que mientras menos herramientas uses mejor, es decir, usa solo las imprescindibles. A veces nos centramos tanto en las herramientas y queremos tener una para cada cosa y esto no hace más que restarnos productividad ya que invertimos el tiempo en el manejo o control de las herramientas en lugar de dedicarnos a hacer la tarea que tenemos que hacer. A continuación haré una lista de las herramientas que yo uso, podrás encontrar una descripción más amplia y tutoriales en el blog de AdministracionVirtual.es
● Asana. Es un gestor de proyectos que me permite registrar las
tareas que tengo que hacer en cada proyecto, permite tener colaboradores, comentar y adjuntar archivos a cada tarea.
● Toggl. Contador de tiempo que me permite controlar el tiempo
que dedico a cada tarea o proyecto. Luego puedo tener esta información en informes que me ayudan a saber el tiempo invertido y el rendimiento obtenido del mismo.
● PhraseExpress. Permite escribir de manera automática un texto
mediante la combinación de teclas que nosotros elijamos. Puede parecer una tontería y que el tiempo ahorrado es muy poco, pero para personas que tienen que escribir muchas veces un texto igual (programadores, respuestas estandar, etc…) esos pocos segundos pueden suponer horas al final de la semana.
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● Streak. Esta herramienta es una auténtica pasada, es una
extensión para Gmail que te implanta todo un CRM en tu correo, aunque en esta ocasión voy a hacer una descripción un poco más ligera de las acciones que Streak nos permite hacer con los correos electrónicos:
○ Seguimiento. Nos avisa cuando el destinatario abre nuestro correo.
○ Enviar más tarde. Permite enviar un correo en el momento que queramos.
○ Plantillas. Podemos tener diseñadas plantillas de correo predeterminadas y usar la que más nos convenga. Muy útil para correos standard.
○ Dormitar. Permite dejar en “standby” un correo hasta el momento en el que le indiquemos, por ejemplo si queremos que nos lo recuerde en otro momento o si estamos a la espera de que otra persona se pronuncie al respecto.
● Inbox Zero. Esta técnica consiste básicamente en dejar a cero la
bandeja de entrada e ir archivando los correos convenientemente. Parece una tontería pero a mí desde que la estoy aplicando me ha cambiado completamente la gestión de los correos electrónicos. Antes tenía la bandeja de entrada llena con todos los correos que me llegaban, ahora solo tengo los que tienen alguna acción pendiente, el resto están archivados con un buen sistema de etiquetas o carpetas y esto me permite tener una visión mucho más limpia y simple de mi correo electrónico.
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● Envíos programados. Esta técnica ya la apuntábamos
anteriormente y consiste en enviar los correos en un momento programado que a nosotros nos interese. Seguro que os ha pasado que entráis al correo electrónico al inicio de la jornada y os ponéis a contestar emails y no paráis en toda la mañana, es como jugar un partido de tenis contra muchas personas a la vez. Escribes un correo, lo envías, pasas al siguiente y a los pocos minutos ya tienes una contestación del primero, y luego del segundo, etc. Si no son muchos los correos que recibís a diario esto puede atajarse más o menos de manera eficiente, pero imaginaros que recibís cientos de correos diarios (si, hay personas que reciben cientos de correos al día), sería completamente inviable. Por eso recomiendo que revisemos el correo una, dos o tres veces al día, lo que cada uno necesite, pero que no tengamos abierta continuamente la pestaña del correo porque cada vez que nos llegue uno tendremos la tentación de leerlo y contestarlo y eso impedirá que nos concentremos en otras tareas importantes. Una vez decidamos revisar nuestra bandeja de entrada, lo ideal es ir contestando pero no enviar sobre la marcha estos correos sino guardarlos en borradores o utilizar el envío programado para que todos estos correos salgan de nuestra bandeja a la vez en el momento que a nosotros nos interese, a una hora concreta, al final de la jornada o cuando mejor nos venga. De esta manera, evitaremos el partido de tenis imposible de ganar del que hablábamos antes.
Hay otras muchas técnicas y herramientas que nos ayudarán a ser más productivos y que iremos analizando en el blog de AdministraciónVirtual.es así que no te pierdas ninguno de nuestros post y seguro que te ayudaremos a convertirte en una persona más productiva.
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Recuerda que delegar ciertas tareas puede ser muy beneficioso para tu negocio o proyecto y que en AdministraciónVirtual.es podrás encontrar un servicio de asistente virtual adaptado a tus necesidades en el que sólo pagarás por horas efectivas de trabajo y que te ayudarán a centrarte en lo que realmente te hace ganar dinero. Síguenos en redes sociales y háblale de nosotros a tus amigos y compañeros de trabajo, la información tiene mucho más valor si se comparte.
“En AdministraciónVirtual.es te ayudamos a ser un Gran pequeño empresario”
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