Mejores Prácticas en el Manejo de Proyectos

Objetivos de Aprendizaje

• Utilizar la herramienta de análisis FODA para determinar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que anticipa durante la fase de implementación.•Determinar formas de manejar el proyecto para optimizar las fortalezas y oportunidades, así como mitigar las debilidades y amenazas. •Identificar problemas comunes experimentados por coordinadores de campaña anteriores durante la fase de implementación.

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Actividad

El Autobus …

Necesitamos dos choferes de autobus y muchos pasajeros regados por el salón…

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Análisis FODA

Herramienta útil de gestión de proyectos y técnica de planificación que puede ayudarle a ver el panorama general de su campaña para identificar las posibles debilidades o las amenazas y aprovechar las oportunidades atractivas y las fortalezasFODA quiere decir:F = FortalezasO = OportunidadesD = DebilidadesA = Amenazas

Análisis FODA

Un análisis FODA debe agrupar las piezas importantes de información en dos categorías:Factores internos - Las fortalezas y debilidades internas de la campaña.Factores externos - las oportunidades y amenazas que presenta el entorno externo a la campaña.

Ejemplo de un análisis FODA

Internas

Fortalezas Debilidades

El coordinador de campaña conoce mucho sobre hidrología forestal y tiene experiencia en negociación con autoridades clave y actores locales

El coordinador de campaña es rápido y puede hacer más de una actividad a la vez

El equipo que trabaja con el coordinador son muy buenos empleados y aprende muy rápido

El coordinador de campaña tiene muy poca experiencia en manejo de presupuestos

El coordinador de campaña desconoce la legislación nacional y provincial relacionada con el manejo de cuencas y biodiversidad

El coordinador de campaña recientemente perdió a dos miembros de su equipo.

Externas

Oportunidades Amenazas

El Banco Mundial acaba de otorgar a la organización socia un financiamiento para darle continuidad a las actividades de la campaña

El gobierno local apoya la gestión del coordinador de campaña y la campaña misma.

El Cuerpo de Paz acaba de ofrecer un grupo de voluntarios para trabajar en la zona

No ha llovido durante varios meses en la zona, pese a ser época lluviosa. Se han empezado a dar cortes de agua en la cuenca baja.

Un nuevo desarrollador de bienes raíces está en la ciudad y está interesado en la construcción de un complejo hotelero en una zona identificada protegida

El sitio de la campaña es muy lejos de los vendedores que podrían ayudar en la producción de materiales de marketing más Sociales

Análisis FODA

Hacer un análisis FODA te ayuda a identificar las estrategias clave que te permitirán prepararte para el futuro.

Fortalezas / Oportunidades (FO): Este análisis se centra en los objetivos y estrategias que se aprovechan de los puntos fuertes de su campaña. Esto es particularmente importante si las oportunidades son de corto plazo.Fortalezas / Amenazas (ST): Este análisis se centra en los objetivos y estrategias que utiliza la campaña para eliminar de forma activa o reducir las amenazas que enfrentan.

Análisis FODA

Debilidades / Oportunidades (WO): Este análisis se centra en los objetivos y estrategias que pueden ayudarle a crear oportunidades en el futuro, trabajando para reducir algunas de sus debilidades (o haciendo sus puntos fuertes, incluso más fuerte).Debilidades / Amenazas (WT): Este análisis se centra en los objetivos y estrategias que pueden ayudar a mitigar y evitar las amenazas que podrían resultar de sus debilidades. Usted puede hacer esto mediante la eliminación de las debilidades convirtiéndola en fortalezas, o mediante el desarrollo de estrategias preventivas para reducir la probabilidad o la gravedad de la amenaza.

Actividad

• Pensando en su campaña haga un análisis FODA y luego conteste a las siguientes preguntas:

• Fortalezas/Oportunidades (¿Cómo va a utilizar sus fortalezas para maximizar sus oportunidades?)

• 2. Fortalezas/Amenazas (¿Cómo va a utilizar sus fortalezas para reducir sus amenazas)

• 3. Debilidades/Oportunidades (¿Cómo va a reducir sus debilidades para crear nuevas oportunidades?)

• 4. Debilidades/Amenazas (¿Cómo va a eliminar sus debilidades o convertirlas en fortalezas con el fin de reducir la seriedad o probabilidad de sus amenazas?)

Un gerente de proyecto debe ser:

Un gerente de proyecto lleva muchos sombreros. Tu tendrás que ser:

• un líder que comparte y comunica una visión común, logra acuerdos y dirige.

• un gerente, que trabaja por resultados y se centra en responder a sus compromisos.

• un constructor de equipos.• un excelente comunicador.

Un buen gerente de proyecto debe ser …

Maximizing the effectiveness of each Pride campaign

Un solucionador de problemasAlguien que maneja finanzas

un factor de influencia, que recibe los eventos a suceder al convencer a la otra persona que su camino es el camino mejor manera, incluso si no es lo que quieren.

un buen organizador.un asesor competente.un negociador, que trabaja junto con otras personas con la intención de llegar a un acuerdo conjunto.

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Actividad

• Demuestre su liderazgo:– Acaba de llegar a un nuevo trabajo y dirige un

proyecto que ya empezó hace varios meses. A su cargo tiene 8 personas que trabajan directamente en campo, sus responsabilidades incluyen contruir el esquema de manejo de proyecto, reportar a sus donantes, manejar su personal, monitorear resultados y garantizar cumplimiento

– Describa cuáles serían sus primeros 5 pasos, su cronograma y su plan de trabajo para los primeros 3 meses.

No es un buen plan el que no admite modificaciones

• Acepta que el cambio es inevitable.

• No te estreses con la necesidad de hacer modificaciones a tu plan

• Piensa creativamente acerca de las soluciones.

Plan de ContingenciaUn plan de contingencia describe los riesgos específicos que usted y su campaña pueden enfrentar para cada actividad principal y luego detalla cómo va a mitigarlos.

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Actividades: Las principales acciones o pasos en su campaña (por ejemplo, reuniones de interesados , producción de materiales, visitas escolares)Evento / Situación: Algo que podría ocurrir que podrían interrumpir sus actividades (por ejemplo, desastres naturales, enfermedades, recortes de fondos, cambios en la principal amenaza)Riesgo: Cómo el evento afectaría su proyectoAcción Alternativa Plan A: ¿Cuál es su alternativa de primera elección para el plan original?

Plan de ContingenciaUn plan de contingencia describe los riesgos específicos que usted y su campaña pueden enfrentar para cada actividad principal y luego detalla cómo va a mitigarlos.

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Al elegir el plan alternativo, usted debe asegurarse de que:Es una alternativa realista.Usted puede comenzar a hacerlo dentro de un marco de tiempo relativamente corto.Es independiente de la cuestión que ha provocado el cambio de planes.Acción Alternativa Plan B: ¿Cuál es tu segunda opción alternativa al plan original?

Problemas Comunes

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Eventos Felices Inconveniente Disturbios

•Matrimonio•Nacimiento de un hijo•Vacaciones•Eventos familiares

•Elecciones electorales distraen a la gente•Cambio en el ambiente político•Clima o eventos ambientales inusuales

1.Desastres Naturales2.Disturbios políticos3.Problemas de financiamiento4.Enfermedad5.No tener socios para la remoción de barrera6.Incumplimiento del acuerdo con RARE

Qué otras cosas podrían afectar a tu campaña?

Actividad

• Desarrolle su plan de contingencia en una hoja de rotafolio

Siga el siguiente esquema:Actividad Evento o

situaciónRiesgo Acciona

Alterna AAcción Alterna B