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EL MEMORANDUM.
EL MEMORANDUMEL MEMORANDUMProviene del lat MEMORADUM COSA QUE
DEBE RECORDARESegn admite la Real Academia Espaola (RAE) un
memorndum es, en su aceptacin bsica, un informe donde se expone
algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o
accin. Los memorandos son comunicaciones que aceleran el flujo de
comunicacin en las empresas.El memorndum o memorando es un escrito
breve de carcter informal particularmente utilizado en el mundo de
la empresa o entre los trabajadores de la misma.Que esCasi siempre
los memorandos son mas fciles de escribir que las cartas porque se
conoce a la persona jurdica .
El memorando es una manera muy til, eficaz y rpida de
comunicarse de manera breve los asuntos importantes que conciernen
a dicha institucin como por ejemplo decisiones, rdenes,
innovaciones, comunicar reemplazos, vacaciones o solicitar
informacin.
En que consiste?
Para que se elaboran los memorndum?
Una orden Un mensajeUn pedido Un permisoUna justificacinUna
amonestacin, etc.
Facultad para firmar los memorndum.Tienen la facultad todos lo
miembros de una entidad, sin distincin de clases.CARACTERISTICAS.
se redacta en tercera persona.se refiere por completo al tema
planteado (es especfico-exacto). utiliza la construccin positiva.no
usarodeos de palabrasLas oraciones son directas y claras y
cortas.No lleva saludos ni despedidas.Redaccin sencilla y
breve.
Se usar hoja tamao carta. Los mrgenes laterales sern de 3
centmetros, los mrgenes superior e inferiorsern de 2.5cm, sin
embargo estos podrn aumentar o disminuir segn la extensin.Del texto
hasta cm. En la parte superior, hacia la izquierda del documento se
ubicar el escudo de la institucin o municipio. En la parte
superior, centrado, se escribe Repblica de Colombia, Alcalda
dePuerto Carreo Vichada y el nombre de la dependencia o unidad
administrativa. En la parte superior, hacia la derecha del
documento se ubicar el escudo deColombia, en igual tamao al del
municipio. El tipo de letra del Encabezado es Mayscula, fuente
Bradley Hand ITC, No. 14 yNo. 11Caractersticas de la elaboracin del
documento para un municipio o institucin
En la parte inferior, pie de pgina, centrado se debe ubicar el
nombre del Plan deDesarrollo actual.En la parte inferior, pie de
pgina, centrado se debe ubicar el nombre del Plan deDesarrollo
actual, Direccin, telfono, Email institucional, pgina web.Se
identificar con la leyenda MEMORANDO en letras maysculas, negritas.
Textocentrado. Se anotar la fecha con alineacin a la izquierda y
antecedido del nombre delmunicipio.Nombre completo y en maysculas
del servidor pblico a quien va dirigido elmemorando antecedido de
la expresin PARA:.
Lo que se debe de evitar al escribir un memorando.Usar
expresiones que den lugar a interpretaciones errneas.Abusar del
tiempo del destinatario.Emplear rodeos y redundancias.Ser oscuro en
las expresiones.Herir sensibilidad del receptor.Firmar antes de
releer el escrito.Incluir algo que no venga al caso.Presentar cosas
poco conocidas sin una adecuada explicacin.Adornar el mensaje con
palabras o frases metafricas.Usar y abusar de la construccin
negativa.
Estructura INTERNA DEL MEMORANDUM.ENCABEZAMIENTO: En primer
lugar el titulo de la comunicacin, destacado y centrado entre los
mrgenes derecho e izquierdo del papel.A continuacin debe figurar la
fecha y nombre del emisor y receptor. Finalmente debe figurar al
final el asunto o referencia del memorndum, debidamente
destacado
Cuerpo del documento:Se expone la informacin que debe
transmitir, redactado de forma sencilla, evitando utilizar
formalismos y con un lenguaje lo suficientemente cuidado como para
que no se preste a mala interpretacin o confusin.
3. Cierre.En el cierre figura la despedida, que aunque no es
necesario que sea tan formal como en una carta, debe ser cortes.
Generalmente, y dado que en el encabezamiento figura ya el nombre
del emisor, no es necesario incluir la antefirma, salvo en aquellos
casos en que se haya consignado exclusivamente el nombre del
departamento que emite la nota.
si se adjuntan documentos anexos al comunicado, debe hacerse
constar en el cierre, a continuacin de la firma.Despedida.Lugar y
fechaFirma o rubrica. es la palabra o letra manuscrita que nos
identifica.Antefirma. es la anotacin del nombre y cargo o categora
del firmante (se escribe con maysculas).Puesto de
responsabilidadReferencias finalesIniciales de responsabilidad
ESQUEMA DEL MEMORANDUM
MENBRETEMEMORANDUMFECHA
A: (NOMBRE DEL DESTINATARIO Y SECCION)DE: (NOMBRE DEL REMITENTE
Y SECCION)ASUNTO: (INDICACION TEMA)
TEXTO DE LA COMUNICACIONFIRMA
Membrete Lugar y fecha.Cdigo.Destinatario.Asunto.Texto o
cuerpo.Despedida o cortesa.Firma y pos firma.Con copia.Pie de
pagina.
Nombre del ao.Referencia.Sello.Anexo.Partes de un memorando.
Formato A
Memorndum simpleTipos de memorando.MEMORAMDUN
COMPUESTO.MEMORAMDUM SIMPLEPARA COMUNICAR DISPOSICION DAR A
CONOCERTranscribir documntos.Remitir.Realizacion de actividades
Ejecucion de tareas.Pedir.En general para informar asuntos diversos
de trabajo a un solo destinatario.
USOS.Enlace.Dentro de una dependencia.Vincula jefe con el
subordinado y viceversa; y a los subordinados. Entre de
pendencias.Relaciona al jefe de una dependencia superior con otra
inmediatamente inferior y viceversa; y a los jefes de dependencia
del mismo nivel jerrquico.Memorndum mltipleUSOS Se usa para hacer
conocer disposiciones cualquier otra informacin en forma simultanea
a varios destinatarios.
ENLACE Dentro de una dependenciavincula al jefe con sus
subordinados.Entre dependencias Une al jefe de una dependencia con
a los de inferiores , y al jefe de una con a los de otras de igual
jerarqua.CARACTERISTICAS.Tiene las mismas caractersticas que posee
el oficio mltiple, con la diferencia que emplea el memorndum simple
como nombre del documento.Estructura segn formatos.Se estructura
teniendo en cuenta los mismos formatos existentes para redaccion de
memorandos simples.
MODELOS DE MEMORANDUMMEMORANDUM MODERNOMEMORAMDUM
SIMPLIFICADO.MEMORANDUM TRADICIONAL.
MEMORANDUM MODERNOEJEMPLO:9 DE ABRIL DEL 2015ESTUDIANTES DE ESCO
302 PROFA.LILLIAN HERNANDEZ CATEDRATICA ASOCIADA UPRB
EL MEMORANDO LOS PARRAFOS NO SE AGREGAN.
SE CARACTERIZA POR NO UTILIZAR EL NOMBRE DE SUS DISTINTAS
PARTES: FECHA, A (DESTINATARIO). DE (REMITENTE) Y ASUNTO. LA
PALABRA MEMORANDO PARA IDENTIFICAR EL DOCUMENTO TAMPOCO ES
NECESARIA.MEMORANDUM SIMPLIFICADO EJEMPLO 9 DE ABRIL DEL 2015
ESTUDIANTES DE ESCO 302 EL MEMORANDO (TEXTO) (FIRMA) PROF. LILLIAN
HERNANDEZ CATEDRATICA ASOCIADA EL MEMORANDO SIMPLIFICADO TAMBIEN
PRESCIENDE DEL NOMBRE DE LAS PARTES DEL MEMORANDO, PERO UTILIZA EL
NOMBRE, EL CARGO O PUESTO DE TRABAJO Y LA FIRMA DE LA PARTE
REMITENTE AL FINAL DEL DOCUMENTO COMO UNA CARTA SIMPLIFICADA DE LA
AMS.
MEMORANDUM TRADICIONALEJEMPLO:A:DE:FECHA:ASUNTO: algunas compaas
que usan el modelo tradicional de memorando tienen impreso los
nombres de las partes en su papeles.EL MEMORANDO TRADICIONAL SI
UTILIZA LOS NOMBRES QUE DESIGNAN LAS DISTINTAS PARTES: FECHA, A,
DE, Y ASUNTO.NO ES NECESARIO UTILIZAR LA PALABRA MEMORANDUM , EN LA
PARTE SUPERIOR DEL DOCUMENTO , PARA IDENTIFICARLO.LAS PARTES DEL
MEMORANDO PUEDEN ORGANIZARSE DE DISTINTA FORMA MEDIANTE UN ORDEN
LOGICO O A GUSTO DE LA EMPRESA.
Ejemplo de memorndumSISTEMAS BANCOMER DE MXICO S.A.MEMORANDUMDe:
Jefe de personal ASUNTO: SuspensinPara: J. Benito Snchez p. FECHA :
5/07/04Jefe del Dpto. de cheques Por este conducto se le informa
que el seor Enrique Cuesta Alvarado ha sido suspendido de sus
labores a partir del presente y hasta el da 15 de Julio del 2004,
esto en virtud de haber cometido faltas administrativas.
Agradeceremos a usted tomar las medidas necesarias para tal efecto,
se despide de usted.A T E N T A M E N T EGuadalajara Jalisco, 5 de
Julio del 2004JESS ESPINOZA IGLESIASJEFE DE PERSONALC. c. P.
ArchivoJEI/lea
En que situaciones se utiliza?Sirve como comunicacin interna de
la empresa y rara vez se enva a los clientes o al publico.
Compartir noticias.Abordar un problema.Hacer una
solicitud.Proporcionar retroalimentacin.
rea de circulacin.El memorndum es un documento
interno.Estableciendo comunicacin en dos partes Dentro de una
dependencia.Entre ellas.
rea de difusin.Es un documento de carcter interno,solo se
difunde dentro dde una empresa o una institucion.Facultad para
firmar .La tienen todos los servidores o miembros de una institucin
o empresa sin distincin alguna.
Conclusiones Este tipo de documento son ms usados en rea de la
administracin pblica, ya que poseen las caractersticas de un oficio
y la capacidad de que la comunicacin externa e interna puedan ser
notificadas mediante este escritoLa importancia del memorndum se
debe a que es un documento de tipo administrativo, es decir, un
testimonio material de las actividades internas que una entidad de
estas caractersticas tiene.Gracias
