Memorias control fiscal_ii-3

II SEMINARIO DE CONTROL FISCAL

“FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL, FINANZAS

PÚBLICAS, ALMACÉN, INVENTARIO, TALENTO HUMANO

Y RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL”

YOPAL - CASANARE

ALMACÉN, INVENTARIOS Y BAJA

DE BIENES INSERVIBLES

CONFERENCISTA:

JAIME ENRIQUE ARREGOCÉS MONTERO

ContenidoI. Antecedentes del manejo de almacenes e

inventarios

II. Entrada de Bienes

III. Salida de Bienes

IV. Baja de Bienes

V. Entrega de Almacenes

VI. Propiedades Planta y Equipo

TÍTULO

ALMACÉN, INVENTARIOS Y BAJA DE BIENES

INSERVIBLES

INVENTARIO DE BIENES

ANTECEDENTES

RESOLUCION ORGANICA 04 DE 1960

• NORMAS PARA CLASIFICACION Y CONTROL DE INVENTARIOS

• REGISTRO Y RENDICION DE CUENTAS

• RESPONSABILIDAD

ASPECTOS RELEVANTES

1. NUEVA FORMA DE EJERCER EL CONTROL FISCAL POR PARTE DE LAS CONTRALORIAS.

2. NUEVO CONCEPTO DEL CONTROL INTERNO

3. CREACION DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACION

4. NUEVOS INSTRUMENTOS DE GESTION ADMINISTRATIVA

NUEVO CONCEPTO DEL CONTROL INTERNO

La Constitución Política ensus artículos 209 y 269define los principiosorientadores de laadministración pública,señalando un marco teóricodentro del cual las entidadesdeben coordinar susactuaciones para elcumplimiento de los fines delEstado.

La mencionada norma define el control interno como un sistema que desarrollará cada uno de los entes del Estado, de manera independiente y de conformidad con la naturaleza de sus funciones, correspondiéndole a dichas entidades elaborar sus propios manuales de acuerdo a susnecesidades.

La Ley 87 de 1993, señala los parámetros para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado.


No obstante, la competenciaderivada de la Ley 87, víainterpretación, no habíaseñalamiento tácito de quien ennombre del Estado deberíadefinir las políticas generales yestandarizadas, que aunque demanera cuestionada ejerció hasta1991 la Contraloría General de laRepública, para el orden

nacional, pero que en efecto fueasimilado por los demás ordenesy niveles del sector públicocolombiano.


En 1996 se profirió la Ley 298 sobre creación de la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nacion, señalándole dentro de sus competencias la de impartir las normas y procedimientos para la elaboración, registro y consolidación del inventario general de los bienes del Estado, y otras relacionadas con los bienes aprehendidos, decomisados o abandonados.

CREACION DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACION

ALTERNATIVAS DE CLASIFICACION

Elementos de Consumo

Elementos Devolutivos

Inmuebles

Semovientes

Inservibles

ENTRADA DE BIENES

Es el procedimiento mediante el cuallos bienes adquiridos por la entidad acualquier título, ingresan real osimbólicamente a las bodegas odependencias.

Comprobante de Entrada de Bienes

La entrada se efectua con el comprobante de entrada, documento que acredita la entrada real del bien o elemento a la entidad, siendo el soporte para el movimiento de los registrosen el almacen y la contabilidad

COMPROBANTE DE ENTRADA AL ALMACEN

PUEDE SER PRODUCIDO ELECTRONICAMENTE, Y DEBE CONTENER BASICAMENTE LA SIGUIENTE INFORMACION:

LUGAR Y FECHA

NUMERO DE ORDEN EN FORMA CONTINUA Y ASCENDENTE

IDENTIFICACION DEL ALAMCEN

CONCEPTO DE LA TRANSACCION Y NUMERO DEL DOCUMENTO SOPORTE

CONCEPTO DE LA ENTRADA, ESPECIFICANDO:

NOMBRE DEL PROVEEDOR Y LUGAR DE ORIGEN

DOCUMENTO DE IDENTIDAD O NIT

NOMBRE Y CODIGO DEL ELEMENTO

UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD, VALOR UNITARIO, VALOR TOTAL DEL ELEMENTO

VALOR TOTAL DEL COMPROBANTE

FIRMA DEL ALMACENISTA

Conceptos de Entrada de BienesPOR PRODUCCIONPOR COMPRA

DONACION

SOBRANTESAPROVECHAMIENTO

DEVOLUCIÓN O REINTEGRO

RECUPERACIONTRASPASO

REPOSICION

PRESTAMONACIMIENTO SEMOVIENTES

ARRIENDO

PERMUTACOMODATO

ENTRADA POR COMPRASon las operaciones mercantiles mediante las cuales la entidad adquiere bienes

mediante la erogacion de fondos, de conformidad con las disposiciones vigentes

• Se perfecciona cuando el almacenistafirma la factura o comprobante de recibo.

• Se debe comprobar previamente las caracteristicas fisicas de los bienes referente a cantidad, clase, marca, estado, etc. contra los documentossoporte.

• Se debe elaborar la correspondienteentrada, con el numero de copiasdeterminadas, una para contabilidadpara el registro valorizado.

ENTRADA POR COMPRA

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA xxxx

1635XX Subcuenta correspondiente 24 CUENTAS POR PAGAR 2401 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

NACIONALES

240101 Bienes y servicios Xxxx

1. Compra en el país

ENTRADA POR COMPRA

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO


1625 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN TRÁNSITO

1625XX Subcuenta correspondiente xxxx

24 CUENTAS POR PAGAR 2406 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DEL

EXTERIOR

240601 Bienes y servicios xxxx 240607 Proyectos de inversión xxxx

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO


1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA


16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1625 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN TRÁNSITO


2. Compra en el exterior

.

3.ngreso del bien adquirido en el exterior

NORMAS GENERALES DE ADQUISICIONES POR COMPRA

• La recepción de los bienes debe realizarse en los almacenes, bodegas o depósitos segun lo pactadoen el contrato o pedidocorrespondiente.

• Puede también recibirse en el lugar de utilización, en el caso de bienes con caracteristicas especiales. En este caso se elaboraentrada y salidasimultaneamente.


En los contratos o pedidos en que se estipule las especificaciones técnicas de determinados materiales o equipos y que deban verificarsepor peritos mediante ensayos o pruebas, la recepción en almacen se hace a título de depósito y en forma condicionalmientras se produce el conceptopericial o resultado de las pruebas. El registro se llevaextracontable.


Los bienes recibidos en demostración solo ingresanal almacen cuando se autorice su adquisicion; provisionalmente se contabilizanextracontablemente y quedan a cargo del funcionario que los tenga en su poder o servicio.


Debe prohibirseguardar bienes de propiedad particular dentro del almacen. Excepto los recibidoscon las formalidadeslegales.

Entrada de Bienes por producciónEsta modalidad se presenta cuando una entidad produce (construye en el caso de los inmuebles)

algunos bienes que finalmente se utilizarán internamente y que constituyen un activo mueble, inmueble o un bien que sin ser activo sea clasificado como devolutivo

• Se debe elaborar el comprobante de entrada. El valor corresponderá al establecido en el sistema de costeo adoptado.

• Si la materia prima fuesuministrada por el mismoalmacen se harácomprobación de las unidades producidas.

• En caso de sobrantes se exigirá la devolución de los mismos.

Entrada de bienes por producción

Construcción de inmuebles

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO


1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO


1420 Anticipos y avances entregados xxxx 1637 Propiedad, planta y equipo no explotados xxxx 1930 Bienes recibidos en dación de pago xxxx 2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales xxxx 2406 Adquisición de bienes y servicios del exterior xxxx 3120 Superávit por donación xxxx 3125 Patrimonio público incorporado xxxx 3235 Superávit por donación xxxx 3255 Patrimonio Institucional incorporado xxxx

Contrapartida dependiendo del costo a

reconocer como Construcción en curso.

Para entidades de

Gobierno General.

Para empresas

públicas.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 16XXXX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx 1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO 1615XX Subcuenta correspondiente xxxx

Maquinaria, planta y equipo en montaje

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO


1620 MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE


1420 Anticipos y avances entregados

2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales 2406 Adquisición de bienes y servicios del exterior 3120 Superávit por donación 3125 Patrimonio público incorporado 3235 Superávit por donación 3255 Patrimonio Institucional incorporado

Para entidades de

Gobierno General.

Para empresas

públicas. Contrapartida dependiendo del costo a

reconocer como Propiedad, planta y equipo.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 16XXXX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx 1620 MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE 1620XX Subcuenta correspondiente xxxx

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO


1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA xxxx

1635XX Subcuenta correspondiente 5 Gastos 5XXXXX Subcuentas correspondientes xxxx

ó 7 Costos de producción 7XXXXX Bienes y servicios xxxx

Producción de bienes muebles

Al terminar el montaje

Producción de bienes con recursos del crédito:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO 1615XX Subcuenta correspondiente xxxx 1625 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO 1625XX Subcuenta correspondiente xxxx 15 INVENTARIOS 1520 PRODUCTOS EN PROCESO 1520XX Subcuenta correspondiente xxxx 24 CUENTAS POR PAGAR 2422 INTERESES POR PAGAR 2422XX Subcuenta correspondiente xxxx 2423 COMISIONES POR PAGAR 2423XX Subcuenta correspondiente xxxx

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635XX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx 15 INVENTARIOS 1505 BIENES PRODUCIDOS 1505XX Subcuenta correspondiente xxxx 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO 1615XX Subcuenta correspondiente xxxx 1625 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO 1625XX Subcuenta correspondiente 15 INVENTARIOS xxxx 1520 PRODUCTOS EN PROCESO 1520XX Subcuenta correspondiente xxxx

Cuando el bien está en condiciones de utilización:

Entrada por donaciónSe presenta cuando por voluntad de una persona natural o jurídica se transfiere a título gratuito e

irrevocable la propiedad de un bien que le pertenece a favor de una entidad estatal, previa aceptación del funcionario administrativo competente

• Se elabora comprobante de entrada

• Si proviene de otra entidadoficial, el comprobante de entrada se elabora con base en el acta de baja de la entidad donante.

• Cuando provienen de particulares el comprobante se elabora con base en actade recibo y el precio el que corresponda a la factura o el avaluo respectivo.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO



1635XX Subcuenta correspondiente xxxx 3120 SUPERÁVIT POR DONACIÓN 3120XX Subcuenta correspondiente xxxx

Bienes destinados a la formación bruta de capital en entidades de

Gobierno General:

Entrada por aprovechamientoSe presenta cuando como resultado de bienes dados de baja son desmantelados y

resultan piezas o repuestos aprovechables

Se elabora entrada a almacen con las observacionescorrespondientes.

El valor es el fijado en el acta de avaluocorrespondiente.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA 163512 Componentes de propiedad, planta y equipo xxxx 48 OTROS INGRESOS 4810 EXTRAORDINARIOS 481007 Aprovechamientos xxxx

Entrada de bienes por aprovechamiento

Entrada por SobrantesSe da como resultado de la practica de inventario o controles ordinarios, al encontrar

bienes no registrados en deposito o en servicio.

Cuando como resultado de lapráctica de inventario fisicoaparezcan bienes sin registrar enlos inventarios, sinespecificaciones y valor, sedeberán especificar segun lasnormas establecidas previamenteo que en occasion de estasituación se creen. El valor sera elque tenga comercialmente o quemediante avaluo se determine. Enel comprobante se harán lasobservaciones respectivas.

Entrada por Sobrantes

Cuando el elementosobrante se encuentre enservicio se determinará suenvio al almacen o sucontinuación en servicio,caso en el cual se harafirmar la salida por elresponsable a cuyo cargoqueda el bien.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA 1635XX Subcuenta correspondiente xxxx 48 OTROS INGRESOS 4810 EXTRAORDINARIOS 481007 Sobrantes xxxx

Entrada por devolución o reintegroEs la devolución al almacen de bienes que no se requieren en las dependencias o por

haber llegado al limite su vida util.

• Se debe obtener la autorizacióncorrespondiente previasolicitud.

• El almacenista debeconstatar el estado, clase, calidad, marca, modelo y demás caracteristicas que se encuentren en el comprobante de salida con que fueron entregados los bienes.


haber llegado al limite su vida útil.

De encontrar conforme el bien, se elabora el comprobante de entrada, en caso contrario se abstendrá de recibir el elemento e informará por escrito al ordenador con el fin de que se investigue las causales y se establezcan las responsabilidades del caso.


haber llegado al limite su vida util.

El almacenista no debeaceptar la sustitución o reemplazo de bienes entregados inicialmente con otros diferentes, o aceptarbienes danados, deteriorados, con roturas o averias sin haberdeterminado previamente la responsabilidad.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635XX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1685 DEPRECIACION ACUMULADA (CR) 1685XX Subcuenta correspondiente xxxx 1695 PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR)

1695XX Subcuenta correspondiente xxxx 19 OTROS ACTIVOS 1922 PROVISION PARA PROTECCION DE BIENES

ENTREGADOS A TERCEROS (CR)

192201 Muebles xxxx 192202 Inmuebles xxxx 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 16XXXX Cuenta y Subcuenta correspondiente xxxx 19 OTROS ACTIVOS 1920 BIENES ENTREGADOS A TERCEROS 1920XX Subcuenta correspondiente xxxx

Entrada por devolución o reintegro:

Si el bien que se reintegra se encuentra destruido por causas imputadas al

funcionario o contratista que lo tenía a cargo, además del registro anterior se

realiza el siguiente asiento:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

83 DEUDORAS DE CONTROL 8361 RESPONSABILIDADES EN PROCESO 836101 Internas xxxx 836102 Ante autoridad competente xxxx 89 DEUDORAS POR CONTRA 8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) 891521 Responsabilidades en proceso xxxx

Entrada por devolución o reintegro:

Entrada por traspasoEs la entrega de un bien a otra entidad estatal o a otro almacen de la misma

entidad ocasionado la cesación de responsabilidad de quien entrega..

• Se elabora comprobante entrada

• Cuando se da entre almacenes de la misma entidad el funcionario responsable de surecibo verifica recepción en presencia del transportadorque correspondan a las caracteristicas y cantidadesrelacionadas en la copiaadjunta del comprobante de salida del almacen de origen y en la orden de traslado.

Entrada por traspasoEs la entrega de un bien a otra entidad estatal o a otro almacen de la misma

entidad ocasionado la cesación de responsabilidad de quien entrega.

• Si el transportador es ajeno a la entidad la confrontación se hace con con la copia del comprobante de salida del almacen de origen, la ordende traslado o la guia o planillade transporte.

• Si no se encuentranconformen el funcionarioresponsible se debe abstenerde recibirlos e informe al funcionario competente para las medidas del caso.

Entrada por traspasoEs la entrega de un bien a otra entidad estatal o a otro almacen de la misma entidad

ocasionado la cesación de responsabilidad de quien entrega..

Si los bienes se encuentran de conformidad se hace constaren la planilla o guia, firma el comprobante de salida del almacen de origen, expide el cumplido de transporte y remite copia del comprobante de entrada de elementos al almacen de origen.

Entrada por traspasoEs la entrega de un bien a otra entidad estatal o a otro almacen de la misma entidad

ocasionado la cesación de responsabilidad de quien entrega..

El responsable del manejo de bienes debe informar dentrode un periodo determinado, so pena de deducirresponsabilidad administrativa y fiscal, mediante comprobante de entrada y el diligenciamientodel comprobante de entradaal almacen de origen.

Entrada por recuperaciónSe entiende como la reaparición fisica de bienes una vez han sido descargados

de los registros de inventarios y contables y cuya pérdida fue asumida por la entidad.

• Se da nuevamente la entradaal almacen mediante el respectivo comprobante, indicando las nuevascaracteristicas que impliquenla reespresion de su valor.

• Si existe proceso administrativo o fiscal informar para que cese o varie su valor.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA 1635XX Subcuenta correspondiente xxxx 48 OTROS INGRESOS 4810 EXTRAORDINARIOS 481008 Recuperaciones xxxx

Entrada por recuperación:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

89 DEUDORAS POR CONTRA 8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) 891521 Responsabilidades en proceso xxxx 8361 RESPONSABILIDADES EN PROCESO 836101 Internas xxxx 836102 Ante autoridad competente xxxx

Cuando hay lugar a proceso de responsabilidad fiscal:

Entrada por reposiciónConsiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daño por causas

derivadas del mal uso o indevida custodia, por otros iguales o de similarescaracteristicas.

Cuando el responsable los entregaen igualdad de condiciones de marca, modelo, similitud, calidad, clase, cantidad, se debe exigir:

• Solicitud del responsable de los faltantes ofreciendo los que vaa reponer y el detalle de estos.

• Aceptacion de la reposición porel competente

• Concepto técnico del lleno de los requisitos

• Acta de recibo de los actuantesy comprobante de entrada.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA 1635XX Subcuenta correspondiente xxxx 48 OTROS INGRESOS 4810 EXTRAORDINARIOS 481090 Otros ingresos extraordinarios xxxx

Entrada por reposición:

Entrada por nacimiento de semovientes

• La entrada se produce previo concepto de sucrianza y avaluo.

• Se debe recurrir a listasen poder de gremios.

• Se debe definir los responsables de sutenencia.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1610 SEMOVIENTES 1610XX Subcuenta correspondiente xxxx 31 HACIENDA PUBLICA 3125 PATRIMONIO PUBLICO INCORPORADO 312525 Bienes xxxx 32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 3255 PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO 325525 Bienes xxxx

Entrada por nacimiento de semovientes:

Entrada por préstamosEs el recibo de bienes de propiedad de un tercero por un tiempo

determinado bajo la promesa de ser devueltos

• En el comprobante de entrada se debe indicar las condiciones bajo las cuales se recibe, detallando las caracteristicas del bien y en poder de quien quedabajo resposabilidad.

• Su registro extracontable

3.10.1 Si se trata de una entidad del gobierno general

3.10.2 Si la que recibe el bien es una empresa, de otra empresa o de una

entidad del gobierno general:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1610XX Subcuenta correspondiente xxxx 31 HACIENDA PUBLICA 3125 PATRIMONIO PUBLICO INCORPORADO 312531 Bienes de uso permanente sin contraprestación xxxx 32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 3255 PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO 325531 Bienes de uso permanente sin contraprestación xxxx

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

99 ACREEDORAS POR CONTRA (DB) 9915 ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA

(DB)

991506 Bienes recibidos de terceros xxxx 93 ACREEDORAS DE CONTROL 9346 BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS 934619 Propiedades, planta y equipo xxxx

Entrada por préstamo

Entrada por permutaConsiste en entregar bienes en pago o en parte de pago para recibir otro u

otros.

• Se produce entradaespecificando el bienrecibido en la negociación.

• Se debe precisar si se tratade una compra o unapermuta.

• Se debe dar de baja los bienes que se entregan en dacion de pago.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635XX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635XX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx

Entrada por permuta:

Arrendamientos

Los bienes muebles o inmuebles recibidos para ser utilizados en el

cumplimiento del objeto social de la entidad contable pública con la

contraprestación de un canon de acuerdo con lo pactado en el contrato

correspondiente, deben ser registrados en Cuentas de Orden Acreedoras

mediante el siguiente registro:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO


(DB)


BIENES EN ARRENDAMIENTO

Comodato

En el caso de comodato o préstamo de uso, se reciben bienes muebles o

inmuebles para ser usados gratuitamente, con permanentemente sin

contraprestación, para lo cual se debe efectuar el siguiente registro:

Si la operación se realiza entre entidades del gobierno general:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1610XX Subcuenta correspondiente xxxx 31 HACIENDA PUBLICA 3125 PATRIMONIO PUBLICO INCORPORADO 312531 Bienes de uso permanente sin contraprestación xxxx 32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 3255 PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO 325531 Bienes de uso permanente sin contraprestación xxxx

COMODATO

Si la que recibe el bien es una empresa, de otra empresa o de una entidad del

gobierno general:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO


(DB)


Leasing

Cuando la entidad pública adquiere determinados bienes muebles o inmuebles

en arrendamiento con opción de compra, una vez finalizado el contrato puede

optar por adquirir el bien por un valor residual preestablecido en el contrato,

renovar el contrato bajo nuevas condiciones o devolver el bien a la compañía

leasing. Si el bien fue adquirido mediante operación de leasing financiero, el

registro contable es como sigue:

1. Entrada de bienes por leasing operativo

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

19 OTROS ACTIVOS 1941 BIENES ADQUIRIDOS EN LEASING FINANCIERO 1941XX Según subcuenta xxxx

23 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO 2306 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO INTERNAS

DE CORTO PLAZO

2306XX Según subcuenta xxxx 2307 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO INTERNAS

DE LARGO PLAZO

2307XX Según subcuenta xxxx 2308 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO

EXTERNAS DE CORTO PLAZO

2308XX Según subcuenta xxxx 2309 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO

EXTERNAS DE LARGO PLAZO

2309XX Según subcuenta xxxx

LEASING

Si la adquisición se realiza mediante leasing operativo, se debe realizar el siguiente registro contable:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

99 ACREEDORAS POR CONTRA DB 9915 ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA DB 991501 Contratos de leasing operativo xxxx

93 ACREEDORAS DE CONTROL 9303 CONTRATOS DE LEASING OPERATIVO 930317 Propiedades, planta y equipo xxxx 930390 Otros bienes en leasing operativo

Compensaciones

Cuando la entidad contable pública completa el número de bienes faltantes con

bienes sobrantes de similares características físicas o técnicas, tales como:

Clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido generar confusión en los

recibos o salidas de almacén y/o bodegas, una vez autorizada la compensación

por el funcionario competente, se debe efectuar el siguiente registro contable:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635XX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635XX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx

Compensaciones

Salida de bienes

La salida debe quedar soportada en uncomprobante como documento legal queidentifica clara y detalladamente la salida fisicay real de un bien, cesando de esta manera ymediante requisito probatorio laresponsabilidad por la custodia, administración,conservación, etc., por parte del almacenista yquedando en poder del funcionariodestinatario.

Normas generales sobre salida de

bienes El comprobante de salida debe elaborarse por el almacenista

en forma previa a la entrega de bienes. Cuando las existencias no son suficientes para hacer la

provisión se pueden hacer entregas parciales. No se debe variar el destinatario ni el lugar de destino en el

comprobante de salida, ni cambiar o reemplazar elementos porotros, aunque sean similares y tengan el mismo valor.

El comprobante de salida no debe tener tachones,enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones.Cuando a ello hubiere lugar deben ser previamente autorizadaspor funcionario competente.

La persona que recibe debe indicar cargo, dependencia ydocumento de identidad en constancia de la responsabilidadque asume respecto a los bienes.

Normas generales sobre salida de bienes

• Cuando se entrega bienes a otra entidad la firma debecorresponder al representante legal o funcionario delegadopara el efecto con documento de identidad.

• Las salidas con destino a otras oficinas o regionales de laentidad se comprueban con la guia de planilla de la empresatransportadora, sin perjuicio de exigir que el comprobante estefirmado por el jefe de la oficina o dependencia de destino.

• No se debe hacer firmar el comprobante de salida de almacenpor el destinatario hasta tanto no sean entregados la totalidadde los bienen que en el figuren, ni dejar anotaciones respecto alos bienes que hacen falta o que posteriormente seranentregados.

Normas generales sobre salida debienes

• El comprobante de salida es el documento soporte para el registro de movimientos por salidas y debe contener básicamente la siguiente información:

– Lugar y fecha de emisión

– Numeración continua y ascendente

– Identificacion del almacen

– Concepto de salida, especificando: dependencia destinataria, nombre y código de elemento, unidad de medida, cantidad despachada, firma del jefede la dependencia solicitante, firma del almacenista o quien haga sus veces, firma del empleado que recibe y su identificacion.

– Numero y fecha de solicitud de pedido

– Descripción de cada elemento

– Numero de renglones utilizados

CONCEPTOS DE SALIDA DE BIENES

SUMINISTRO AL SERVICIO

PRESTAMO

DONACION POR BAJA

MUERTE SEMOVIENTES

ARRIENDOVENTA

DEPOSITO

DACION EN PAGOTRASPASO

FALTANTES

Salida por suministrosConsiste en la entrega de elementos para el desarrollo de las funciones de las

diferentes dependencias en cumplimiento de los objetivos institucionales.

Se requiere solicitud de pedido del jefe de la dependencia en formatopreestablecido, en donde se detalle la clase de elementos, numero de unidades, anulando los renglones no utilizados y senalando la persona que los recibe, quien se hace rsponsable administrativa y fiscalmente de su tenencia.

Salida por suministrosConsiste en la entrega de elementos para el desarrollo de las funciones de las

diferentes dependencias en cumplimiento de los objetivos institucionales.

El jefe de aquisiciones y suministros o quien hagasus veces expide orden de suministro, la cual debecontener los elementos, numero de unidades, destinatario y la dependencia, con anulacion de los renglones no utilizados.

Salida por suministrosConsiste en la entrega de elementos para el desarrollo de las funciones de las diferentes

dependencias en cumplimiento de los objetivos institucionales.

El destinatario una vezcomprobada las caracteristicas y estado de los elementos que se le suministran firma documentos de salida con documento de identidaden constancia de la responsabilidad asumida.

Salida por faltantes y responsabilidadesSe da como consecuencia de la perdida, daño o deterioro distinto al uso normal,

disminucion y mal uso.

La disminución originada en los casos señalados da lugar al inicio de proceso de responsabilidad disciplinaria y fiscal.

DAÑO PATRIMONIAL AL ESTADO.

“ES LA LESIÓN DEL PATRIMONIO PÚBLICO, REPRESENTADA EN EL MENOSCABO, DISMINUCIÓN, PERJUICIO, DETRIMENTO, PÉRDIDA, USO INDEBIDO O DETERIORO DE LOS BIENES O RECURSOS PÚBLICOS,

O A LOS INTERESES PATRIMONIALES DEL ESTADO, PRODUCIDA POR UNA GESTIÓN FISCAL ANTIECONÓMICA, INEFICAZ, INEFICIENTE, INEQUITATIVA E INOPORTUNA, QUE EN TÉRMINOS GENERALES, NO SE APLIQUE AL CUMPLIMIENTO DE LOS COMETIDOS Y DE LOS FINES ESENCIALES DEL ESTADO.”

ARTICULO 7o. Ley 610 de 2000

PERDIDA, DAÑO O DETERIORO DE BIENES

“En los casos de pérdida, daño o deterioro porcausas distintas al desgaste natural que sufren lascosas, de bienes en servicio o inservibles no dadosde baja, únicamente procederá derivación deresponsabilidad fiscal cuando el hecho tengarelación directa con el ejercicio de actos propios dela gestión fiscal por parte de los presuntosresponsables.”

En los demás eventos de pérdida, daño o deterioro deeste tipo de bienes, el resarcimiento de los perjuicioscausados al erario procederá como sanción accesoria ala principal que se imponga dentro de los procesosdisciplinarios que se adelanten por tales conductas ocomo consecuencia civil derivada de la comisión dehechos punibles, según que los hechos que originaron suocurrencia correspondan a las faltas que sobre guarda ycustodia de los bienes estatales establece el CódigoDisciplinario Único o a los delitos tipificados en lalegislación penal.

La Administración Pública en desarrollo de su gestiónfiscal, tiene la obligación legal de establecer losmecanismos idóneos que le permitan cumplir funcionesde su competencia, sin perjuicio que en el ejercicio de lavigilancia que compete al Órgano de Control, puedaendilgarle responsabilidad fiscal a la alta dirección de lasorganizaciones en tanto se compruebe detrimento alpatrimonio de la entidad ocasionado por la ausencia o ladeficiencia en sus controles y procedimientos internos.

PRONUNCIAMIENTOS ORGANO DE CONTROL FISCAL

NOTA : El Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil- C.P. Flavio

Augusto Rodríguez Arce, en concepto de agosto 4 de 2003, considera que elinciso segundo del artículo 7o. de la Ley 610 de 2000, se encuentratácitamente derogado en razón a que la Ley 734 de 2002 que contiene elCódigo Disciplinario Único, reguló de manera íntegra la materia y en ella no secontempló sanciones accesorias. En este contexto, la Sala expresa: “ Puedeafirmarse, entonces, que como consecuencia de la desaparición de la sanciónaccesoria en el nuevo Código Único Disciplinario, el resarcimiento de losperjuicios causados al erario por la de bienes, por vía disciplinaria, sóloprocede mediante la devolución, reparación o restitución voluntaria del bien -no a título de sanción - que realice el servidor público lo cual produce efectosen la graduación de la sanción”.

PRONUNCIAMIENTO CONSEJO DE ESTADO

Cada entidad es autónoma en el manejo de susbienes y debe establecer un sistema integrado quele permita proteger los recursos de la organizacióny buscar su adecuada administración ante losposibles riesgos que los afectan, de conformidadcon las normas y principios de la funciónadministrativa y del control interno a que serefieren los artículos 209 y 269 de la ConstituciónPolítica y las Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998.

PRONUNCIAMIENTOS ORGANO DE CONTROL

FISCAL

La administración pública, en todos sus órdenes, estáfacultada para desarrollar su propio control interno. Asícada entidad tiene responsabilidad en el manejo de susoperaciones y del adecuado cumplimiento de susobjetivos, encontrándose dentro de éstos elcorrespondiente a sus bienes, significando ello que losorganismos del Estado tienen la responsabilidad directapara administrar y manejar sus respectivos patrimonios(recursos y bienes) y están en la obligación de diseñar yadoptar los mecanismos que les permitan el control yracionalización de los mismos.

PRONUNCIAMIENTOS ORGANO DE

CONTROL FISCAL

Cesación de responsabilidades

La responsabilidad fiscal cesa en los siguientes casos:

– Por la entrega formal de los bienes suministrados

– Por la comprobación del pago total de los bienes imputados como faltantes

– Por la reposición debidamente aceptada en razonde bienes de idénticas caracteristicas y valor

– Por el pago de la compania aseguradora

– Por fallo sin responsabilidad fiscal

Compensaciones

Cuando en la constataciónfisica de bienes devolutivos, de consumo, servibles e inservibles en deposito o en servicio se determinansobrantes que hayanpodido confundirse con otros semejantes o similares en apariencia, clase, naturaleza y precio y habiéndose determinadofaltantes podrán hacersecompensaciones, previaevaluacion de las causas .

Compensaciones

No es permitido compensarbienes que figuren en los registros identificados comocuerpo cierto, tales comomaquinas, vehiculos, electrodomesticos, etc., yaque su registro se encuentraindividualizado mediante un numero o una serie.

Se perfecciona con la autorizacion del competente y la elaboración de las entradas, salidas y registros.

BAJA DE BIENES

• Es el proceso mediante el cual la administraciondecide retirar un biendefinitivamente del patrimonio de la entidad.

• Se perfecciona con el retirofisico, el descargue de los registros contables y de inventario y el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso, según el hechoque le dio origen.

Clases de Baja

De bienes servibles

Es la salida definitiva de bienes que se encuentran en buenascondiciones pero hansido consideradosobsoletos técnico o no son requeridos para el servicio.

Clases de Baja

De bienes inservibles

La baja procede en ausencia de unaresponsabilidad

Es el retiro definitivo de bienes que por sudesgaste, deterioro u obsolescencia fisica, no son utiles para el servicioal cual se hayan destinado.

Clases de Baja

Por exoneracion de responsabilidad fiscal

Se da como resultado del fallo a favor del responsable de sutenencia.

Clases de Baja

Por cesación del proceso de responsabilidad fiscal

Si durante el proceso el responsable paga el bien se produce la bajadescargando el valor de la cuenta responsabilidades.

Clases de Baja

Por cesación del proceso de responsabilidad fiscal

Si durante el proceso el responsible repone el biense suspende el proceso de responsabilidad fiscal, se da entrada al nuevo y se da de baja al que originóel proceso.

Clases de Baja

Destino a la venta

Es la operación mercantilconsistente en latransferencia de dominiode un bien servible oinservible a cambio deun precio representadoen dinero

Clases de Baja

Destino a la venta

Ordenada la baja se ordena el avaluo comercial que permitaestablecer el valor unitario o monto total de los bienes para venta por lotes. Cuando no existan funcionarioscapacitados debencontratarse peritos expertosen la materia.

El avaluo determina el procedimiento para la venta.

Propiedades, planta y equipo

Baja de bienes segun la Contaduría General de la NaciónCorresponde al proceso soportado legalmente con un acto administrativo, mediante el cual se retiran de las Propiedades planta y equipo, los bienes que han sido objeto de destrucción total o parcial por siniestro, pérdida o inservibilidad, el cual se utiliza como soporte contable para efectuar los respectivos registros


Baja de bienesLas Propiedades, planta yequipo que hayan sido dadosde baja, deben retirarsecontablemente afectando elcosto histórico, los registrosde depreciación oamortización acumulada, asícomo las valorizaciones,desvalorizaciones yprovisiones que afecten alactivo correspondiente.


Aquellos activos que no seencuentren en condiciones deuso y no están totalmentedepreciados o amortizados,afectarán la cuenta de gastosextraordinarios 581033-Pérdida en baja depropiedades, planta y equipo,por el valor residual, afectandoadicionalmente la cuenta8315- Activos totalmentedepreciados, agotados oamortizados.


En el evento en que unbien provisionado seaobjeto de pérdida por unhecho extraordinario seafectará la provisión hastael monto contabilizado y ladiferencia se llevará a lasubcuenta de gasto581033- Pérdida en bajade propiedades, planta yequipo.

Entrega de almacenes

Se debe tener en cuenta:

– Acto administrativodonde se designe el funcionario que recibe, indicando el tiempo que durará la entrega.

– Que el funcionario que recibe se hayaposesionado en el cargo


• Se procede al conteo fisico y entrega de elementosdevolutivos y de consumo en existencia por grupos de inventario, registrando con claridad las caracteristicasde los bienes , cantidad, valor unitario y total y estado de conservacion.

• Los bienes inventariadosdeben corresponder a los registrados en los listados y tarjetas de kardex.


Los borradores de los inventarios que se levanten debenfirmarse por quienentrega y recibe, lo mismo que por las demás personas que intervienen en la diligencia.


• El funcionario de manejodebe entregar medianteinventario los elementosdevolutivos que tenga enservicio en su dependenciay los que haya entregado aempleados, trabajadores ocontratistas que dependande el.

• Cuando lleve el control delos bienes en servicio debeconfrontar los inventariosindividuales con el saldo delos registros en almacen.


• La entrega total del almacen se hace constar en un actafirmada por todos los actuantes, dejandoconstancia de las irregularidades, inconsistencias y diferenciasencontradas.

Entrega de almacenes cuando se abandona el cargo

• El funcionario competentedesigna el funcionario que deberealizar el inventario fisico y la entrega de las existencias al nuevo empleado de manejo.

• Se solicita por escrito a la Compania aseguradora la designacion de un representante.

• Si se conoce el paradero del almacenista saliente se le notifica personalmente, o sinopor edicto, indicando la fecha y hora en que se inicia la entrega.


Si el almacenista salienteconcurre, se adelanta la entrega en forma normal.

En caso contrario se adelanta la entrega por parte del funcionariodesignado y se dejan las constancias del caso.


En el acta se deja constanciade los elementos sobrantes y faltantes que aparezcan al comparar el numero de unidades fisicas establecidasen la práctica del inventario fisico con los registrosactualizados de listados y tarjetas de kardex.


Si los registros o tarjetas de kardex de inventariospermanentes se encuentrandesactualizados o el empleadosaliente no los pone a disposición se registran en el inventario las cantidades fisicasde cada elemento que se verifique y sobre este inventario abre sus tarjetas el nuevoalmacenista.


Si alguno de los elementosse requiere con urgenciaes necesario que antes de su entrega se registre en el inventario de recibo. Los elementos que lleguendurante la diligencia, seran recibidos por el almacdenista entrante y registrados en forma separada para serintegrados al termino del proceso.


• Se debe establecer un limitea la entrega contados apartir de la fecha deposesion del empleadoentrante.

• Si el nuevo almacenistainicia su ejercicio sin laentrega formal de losbienes asume laresponsabilidadadministrativa y fiscal porlas diferencias encantidades y calidad que sepuedan presentar.


Corresponde a los bienes tangiblesque cumplen las siguientescaracterísticas:

• De propiedad del ente público.

• Adquiridos a cualquier título, para usarlos en la prestación de servicios o en la producción de bienes, usufructuarlos o utilizarlos en la administración del ente público, así como aquellos que por circunstancias especiales no están siendo explotados.


• No están destinadospara la venta endesarrollo deactividades comerciales.

• Su vida útil probableestimada encondiciones normalesde funcionamientoexcede de un año.


Evidencia documentaria

La propiedad o dominio de los bienes inmuebles se determina mediante escritura públicadebidamente protocolizada, en tanto que la de los muebles, a través de tarjetas de propiedad, facturas, actas, resoluciones o actos administrativos.


Valor en libros

Corresponde al valor netoresultante de conjugar el costohistórico, amortización,provisiones, valorizaciones ydesvalorizaciones aplicables acada clase de bien, según seael caso.


Vida útilLapso durante el cual se espera que un activo pueda ser usado por un ente público en la prestación de servicios o en la producción de bienes, no obstante considerar características o circunstancias tales como, especificaciones de fábrica, deterioro por uso, acción de factores naturales u obsolescencia por avance tecnológico, entre otros conceptos.

Propiedades, planta y equipoVida útil

• También se considera vidaútil el número de unidadesde producción u otrassimilares que el entepúblico espera obtener delactivo.

• La vida útil puede sermodificada cuandocircunstancias especiales,cambien la capacidad deproducción o de servicios delas propiedades, planta yequipo.


Reparaciones o mantenimiento

Erogaciones en las cuales incurre el ente público con el fin recuperar y conservar lacapacidad normal de producción y utilización de las Propiedades planta y equipo, se registran afectando las Cuentas de gastos o costos de producción, según corresponda.


Propiedades, planta y equipo no explotados

Corresponde a los bienesmuebles e inmuebles que no hansido objeto de uso o explotación,así como aquellos que debido acaracterísticas o circunstanciasde mantenimiento, no estánsiendo utilizados por el entepúblico. En esta cuenta no seincluyen los conceptos de bienesinservibles y bienes muebles enbodega.


1605 TERRENOS

1610 SEMOVIENTES

1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO

1620 MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE

1625 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO

1630 EQUIPOS Y MATERIALES EN DEPOSITO


1636 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO

1640 EDIFICACIONES


1643 VIAS DE COMUNICACIÓN Y ACCESO INTERNAS

1645 PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES

1650 REDES, LINEAS Y CABLES

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO

1660 EQUIPO MEDICO Y CIENTÍFICO

1665 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA

1670 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN


1675 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN

1680 EQUIPO DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERÍA

1685 DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR)

1686 AMORTIZACIÓN ACUMULADA (CR)

1695 PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR)


Pérdida del activoCuando la pérdida del activo se constituye en responsabilidad, por el valor de reposición del bien, la diferencia entre el valor de reposición y el valor en libros del activo retirado, se constituye como un crédito diferido en la Subcuenta 291509- Ingreso en la constitución de responsabilidades.


Por siniestro

Si el origen del retiro del activocorresponde a causasextraordinarias o fortuitas, laentidad asumirá el valor de lapérdida que no cubran losseguros que amparen el activode que se trate, afectando lasubcuenta de gastosextraordinarios, 581006-Pérdidas en siniestros.


Simultáneamente, deberáregistrarse en las Cuentasde orden de control, elvalor de las pérdidasreales como evidencia delas acciones legales yfiscales que debenadelantarse.


Bienes inservibles

Los activos totalmente depreciados o amortizados, que sean retirados del servicio, por considerarse inservibles, se registrarán en la cuenta de orden deudora, 8315- Activos totalmente depreciados, agotados o amortizados, hasta tanto se defina su destinación final.


Aplicación contable

Reconocimiento

Las Propiedades, Planta yEquipo deben reconocersepor su costo histórico.


Aplicación contableReconocimiento

Los activos recibidos encambio, permuta,donación, dación de pago uotra modalidad, seránreconocidos por parte delente público que los recibe,por el valor convenido o, afalta de éste, por un valordeterminado medianteavalúo técnico. El entepúblico que transfiere elbien lo retirará por el valoren libros.


Actualización

Para efectos del tratamiento contable de los ajustes correspondientes a activos financiados, deben aplicarse las normas técnicas y procedimentales relativas al costo reexpresado.


Para la actualización delas Propiedades Planta yEquipo, podrán aplicarsecomo métodos, el costode reposición y el valorde realizacióndeterminado medianteavalúos


Tratándose de bienes inmuebles y con fines de revelación en la información contable, se consideran como métodos de reconocido valor técnico los siguientes: precio de mercado, valor presente (capitalización de rentas o ingresos), costo de reposición y método (técnica) residual, entre otros.

La selección y aplicación de lasmetodologías deberáconsiderar la relación costo -beneficio para la entidad,procurando evitar erogacionessignificativas, teniendo encuenta que los avalúos podránefectuarse con personal de laentidad, con personasnaturales o jurídicas quecuenten con la idoneidad ycapacidad para su realizacióno, con el apoyo de entidadesoficiales. Así mismo, deberáatender la expectativainmediata de la administración,de acuerdo con la destinaciónprevista para el inmueble.


Para efectos contables, losavalúos deberán considerar,entre otros, criterios deubicación, estado, capacidadproductiva, situación demercado, grado denegociabilidad de los bienes,eventos generadores de valory afectaciones.


Para efectos de enajenación,adquisición, permuta, cesión acualquier título y, en general,para efectos diferentes a larevelación en la informacióncontable, la entidad deberáestablecer el valor del bienmediante un avalúo técnicopracticado por entidadesespecializadas, con estrictasujeción a las disposicioneslegales vigentes.


El costo de reposición seestablece mediante avalúos oprecios de referencia. Paraefecto de estos últimos, podrántomarse como base, lospublicados por organismosoficiales o especializados talescomo: el Ministerio deTransporte para los vehículos,el SICE, el Ministerio deAgricultura para lossemovientes o el valorasegurado de los activos.


El registro de laactualización de losavalúos quedaráincorporado al cierre delperíodo contable,habiendo afectado lascuentas y subcuentas deconformidad con lanorma técnicarespectiva.



• Cuando a juicio del representante legal, el valor registrado del bien no refleje su realidad económica, deberá efectuarse la actualización respectiva.

• Se debe tener en cuenta como elementos generadores de valor,aspectos tales como, el cambio de categoría jurídica del suelo; lamodificación del régimen de su uso y, la autorización de un mayoraprovechamiento del mismo en edificación, bien sea pormodificación del índice de ocupación y/o el de construcción, en elcontexto del POT, de conformidad con la reglamentaciónurbanística vigente.

• Los avalúos deberán revisarse teniendo en cuenta la entrada envigencia de un nuevo POT o esquema de ordenamiento territorial.


Excepción

Las entidades públicas sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera, seguirán aplicando las metodologías autorizadas por dicha entidad, para el avalúo de bienes inmuebles. La vigencia de los avalúos será la establecida por ese organismo de inspección y vigilancia.


Depreciación, Amortización y Provisión

Las propiedades, planta y equipo serán objeto de depreciación, amortización y provisión.


Depreciación

La depreciación secalculará sobre el 100% delvalor del activo para cadabien individual y de ello sellevará un registropermanente en Kárdex, asícomo un cuadro dedepreciación que formaráparte integral de lainformación contable.


El registro contable de la depreciación corresponderá a un cargo a las subcuentas de la cuenta 5330 –Depreciación de Propiedades, planta y equipo con abono a las subcuentas de la cuenta del activo 1685-Depreciación Acumulada (CR).


Activos no sujetos a depreciación

Corresponde a los bienes queno obstante ser adquiridos conla finalidad de ser utilizados porel ente público, pordeterminadas circunstanciasaún no han sido puestos alservicio, al igual que aquellosque se encuentran enmantenimiento o no son objetode uso o explotación para eldesarrollo del cometido estatal.


Ajustes a la alícuota de depreciación

La vida útil estimada de unactivo depreciable puede serdiferente a su vida física, porlo cual deberá revisarseperiódicamente. Cuando secompruebe que la vida útildiferente a la estimadainicialmente, debemodificarse la alícuota dedepreciación de tal maneraque se ajuste a la vida útil realcon base en cálculos dereconocido valor técnico.


Ajustes a la alícuota de depreciación

Bajo esta circunstancia, elsaldo por depreciar sedistribuirá entre los añosque resten de la nuevavida útil estimada.


Años de vida útil de activos depreciables

La vida útil de un activodepreciable debe definirse porparte del ente público, enrelación con el servicio esperadodel activo.En circunstancias normalespueden considerarse como vidaútil para los activos depreciables,cuando se utilizan los métodosde depreciación de Línea recta,Suma de los dígitos de los años oSaldos decrecientes, lassiguientes:

ACTIVOS DEPRECIABLES AÑOS DE VIDA UTIL

Edificaciones 50

Embalses, represas y canales-Obras civiles 50

Embalses, represas y canales-Obras control 25

Equipo y accesorios de generación, transmisión, distribución,

producción, conducción, tratamiento, etc. 25

Torres, postes y accesorios 25

Redes, líneas y cables aéreos y sus accesorios 25

Redes, líneas y cables subterráneos y sus accesorios 25

Plantas y ductos 15

TABLA DE DEPRECIACIÓN

Maquinaria y equipo 15

Barcos, trenes, aviones y maquinaria 15

Equipo médico y científico 10

Muebles, enseres y equipo de oficina 10

Equipo de comunicación y accesorios 10

Equipo de transporte, tracción y elevación 10

Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería 10

Equipo de computación y accesorios 5

TABLA DE DEPRECIACION

ACTIVOS DEPRECIABLES AÑOS DE VIDA UTIL


Modificación a los años de vida útil

En circunstancias tales como acción de factores naturales, deterioro por uso, obsolescencia, avance tecnológico o especificaciones de fábrica, podrá fijarse una vida útil diferente y revelar tal situación en las Notas a los Estados Contables.


La depreciación debedeterminarsesistemáticamente mediante laaplicación de métodos dereconocido valor técnico,teniendo en cuenta, en todoslos casos, aplicar el que mejorrefleje el necesario equilibrioentre los beneficios recibidos,la vida útil y la distribución delcosto del activocorrespondiente.


esperado de beneficioseconómicos. Debe cambiarsecuando circunstancias especialeslo ameriten, de acuerdo con losservicios recibidos del activo, casoen el cual el efecto de dichocambio debe cuantificarse yrevelarse en las Notas a losEstados Contables, indicando lasrazones que lo justificaron.

El método de depreciación adoptado debe revisarse periódicamente con el fin de ajustarlo a los cambios significativos que llegaren a presentarse en el patrón


consideraciones fiscales o derentabilidad, con el fin deproporcionar comparabilidaden los resultados de lasoperaciones. Son consideradosmétodos de reconocido valortécnico los siguientes: Línearecta, Número de unidades deproducción u Horas de trabajo,Suma de los dígitos de los añosy Saldos decrecientes.

El método adoptado para cada activo debe aplicarse en forma consistente durante el período, independiente de


Línea recta

Por este método se determina una alícuota periódica constantepara registrarla como gasto durante la vida útil del activo. Seaplica cuando el activo es utilizado de manera regular y uniformeen cada período y su cálculo resulta de la siguiente formulación:

Costo del activo reexpresado

Alícuota periódica = -----------------------------------------------

Vida útil estimada del activo


Posibilidad de utilizar unmétodo de depreciación

diferente

Previa autorización del Contador General de la Nación, el ente público podrá utilizar un método de depreciación diferente a los anteriores, para lo cual deberá presentar un a solicitud motivada indicando las características del método que pretende utilizar.


Depreciación de bienes usados

La depreciación de losbienes usados sedeterminará a partir delmomento en que seadquieren y utilizan dichosbienes, tomando como basela vida útil restante, deacuerdo con las condicionesnaturales y capacidad deproducción o de servicio delos mismos.


Depreciación de bienes recibidos por donación

La depreciación de estosbienes se hará con base enel valor por el cual sereciben o, el determinadomediante avalúo técnico,teniendo en cuenta la vidaútil del bien.

Carta circular 73 de 2007

Ajuste de los valoresabsolutos para el reconocimiento y revelación contable de la adquisición y depreciación de los activos de menorcuantia.

Carta circular 73 de 2007

Los activos con valor igual o inferior a medio salariominimo legal vigentese deben registrar afectandodirectamente el gasto


Suspensión de la depreciación

Cuando un activo sea retiradotemporalmente del servicio porsituaciones tales comomantenimiento, o porque seencuentran contabilizados en lacuenta Propiedades, planta yequipo no explotados, debesuspenderse la depreciaciónhasta cuando empiece a usarsenuevamente.

Propiedades, planta y equipoAmortización

• La base para el cálculo de laamortización es el valor delactivo 31 de diciembre. En elcaso de las vías decomunicación y accesointernas, el valor del terrenodebe ser excluido cuandoforma parte del bienamortizable.

• El gasto por amortizacióndebe reconocerse a partir dela fecha en que se inicia elciclo productivo del bien o apartir de la fecha en que elente público inicia suusufructo.


ProvisiónDeben registrarse provisionespara reconocer la pérdida pordemérito u obsolescenciapresentada por hechosextraordinarios o fortuitos;asimismo, para aquellosbienes que se encuentranubicados en zonas de altoriesgo, o que requierencondiciones ambientalesespeciales para sufuncionamiento.

Propiedades, planta y equipoRevelación

Deben revelarse en Notas a los Estados Contables, situaciones quepermitan conocer entre otros, los siguientes aspectos:

• Valor total y por clases, de las Propiedades planta y equipo

• Monto de las adquisiciones durante el período

• Monto de los bienes vendidos durante el período y efecto en losresultados

• Metodología aplicada para la determinación de las depreciaciones oamortizaciones

• Vida útil o tasa aplicada


• Valor total de la depreciación o amortización asignada al período

•Metodologías aplicadas para la actualización de los bienes, elefecto generado y la antigüedad de los avalúos

•Pignoraciones y otras restricciones de orden legal sobre bienesdel Estado

•Justificación de la existencia de bienes no explotados

•Naturaleza de la contingencia o del hecho ocurrido

•Circunstancias de incertidumbre que puedan afectar losresultados futuros del ente público

JAIME ARREGOCÉS [email protected]

!Muchas gracias¡

Documents

Memorias control fiscal_ii-3