Memorias control fiscal_ii-5

www.archivogeneral.gov.co / [email protected] GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

II SEMINARIO DE CONTROL FISCAL

LILLIANA MAYORGA TOVAR

“LA LEY 594 DE 2000”

27 y 28 de Noviembre de 2012

mailto:[email protected]


“Las sociedades que no disponen dearchivos son sociedades sin memoria. Sinellos, en la práctica, no existiríaorganización estatal”

Corte Constitucional de Colombia (Sentencia T-443/94)



PROBLEMÁTICA DE LOS ARCHIVOS EN IMAGENES



PROBLEMÁTICA DE LOS ARCHIVOS EN IMAGENES



Organización de un Archivo

Antes… Después…



Organización de un Archivo

Antes…

Después…



ESTRATEGICOS

MISIONAL

ADMINISTRATIVOS

EVALUACIÓNSEGUIMIENTO

CONTROL

COMPONENTES

Políticas

Procesos

Personas

Tecnología

Capacitación

Soporte

Herramientas



LEY 594 DE 2000 – LEY GENERAL DE ARCHIVOS


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TITULO VGESTIÓN DE DOCUMENTOS




Art. 21. Programa de Gestión Documental (PGD). Lasentidades deberán elaborar programas de gestiónde documentos.

• Conjunto de actividades administrativas y técnicas…

• … tendientes a la planificación, manejo yorganización de la documentación producida yrecibida por las entidades…

• … desde su origen hasta su destino final con elobjeto de facilitar su utilización y conservación.




Art.22. Procesos Archivísticos.

Art. 23. Formación de Archivos de Gestión –Archivo Central – Archivo Histórico.

Art. 24. Obligatoriedad de las TRD.





PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS


PLANIFICACIÓN (VALORACION)

1

PRODUCCIÓN (RECEPCION Y

CREACION)

2

GESTIÓN Y TRAMITE

3

CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

4

TRANSFERENCIA, MIGRACION O EMULASION

5

DISPOSICIÓN O ELIMINACION

6

• Marco legal y normativo• Políticas• Roles y responsabilidades• Procesos y

procedimientos• Instrumentos archivísticos

para la gestión documental• CCD• TRD

• Tecnología



Control y seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las diferentes fases de formación del archivo.

Valores Primarios

Archivo de Gestión

Archivo Central

Archivo Histórico

Valores Secundarios

Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico

Cultural Histórico Científico

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO




Art. 26. Inventario Documental. Es obligatorioelaborar inventarios de los documentos queproduzcan en ejercicio de sus funciones, de maneraque se asegure el control de los documentos en susdiferentes fases.




Marco de Aplicación de La Ley General de Archivos

(594/2000)



LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Ley 594 de 2000

OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES

FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

- Objeto.

- Ámbito de aplicación.

- Definiciones.

- Principios generales.

SISTEMA NACIONAL DE

ARCHIVOS

ORGANOS ASESORES,

COORDINADORES Y EJECUTORES

- El Sistema Nacional

de Archivos (SNA)

- De los Planes y

Programas.

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

PÚBLICOS

- Archivos desde el punto de vista de su

jurisdicción y competencia.

- Archivo General de la Nación.

- Archivo General del Departamento.

- Archivo General del Municipio.

- Archivo General del Distrito.

- Archivos territoriales

Archivos de entidades del orden:

- Nacional.

- Departamental.

- Distrital.

- Metropolitano.

- Municipal.

- Local.

- Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.

- Los archivos según la organización del

Estado - Archivos de la Rama Ejecutiva.

- Archivos de la Rama Legislativa.

- Archivos de la Rama Judicial.

Archivos de los Órganos de Control.

Archivos de los Organismos Autónomos.

- Obligatoriedad de la creación de archivos




Ley 594 de 2000

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

- Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.

- Responsabilidad

- Instalaciones para los archivos.

- Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos

públicos

- Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores

públicos

- Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las

entidades públicas

Capacitación para los funcionarios de archivo.

- Supresión, fusión o privatización de entidades públicas




Ley 594 de 2000

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

- Programa de Gestión Documental

- Procesos Archivísticos

- Formación de Archivos:

Gestión, Central

e Histórico

- Tablas de Retención Documental (TRD)

- Inventario Documental




Ley 594 de 2000

SALIDA DE DOCUMENTOS

CONTROL Y VIGILANCIA

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS




Ley 594 de 2000

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

- Conservación de documentos

- Calidad de los soportes

Conservación de documentos en nuevos

soportes

- Reproducción de documentos

DISPOSICIONES FINALES

- Apoyo de los organismos de control

- Vigencias y derogatorias



INICIATIVA CERO PAPEL

• Plan de Desarrollo Nacional.

•Directiva Presidencial No.04 de 03de abril de 2012.

•Decreto-Ley 019 de 2012: Ley Antitrámites.

•Ley 1474 de 2011: estatuto Anticorrupción.

•Ley 1437 de 2011: Código de ProcedimientoAdministrativo y de lo Contencioso Administrativo,

•en especial el Capitulo Cuarto: “Utilización deMedios electrónicos en el ProcedimientoAdministrativo. Articulo 58 – Archivo Electrónico deDocumentos y Artículo 59 – Expediente Electrónico.




ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

CARRERA 6 No. 6-91

Teléfono: 3282888

Fax: 3372019

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