Área Coordinadora de Archivos:

Septiembre 2014.

Mesa de trabajo

PRINCIPIOS Y CONCEPTOS BÁSICOS DE LA

ARCHIVÍSTICA

Dirección General de Servicios Generales

Master. Georgina Flores Padilla

Ciclo vital del documento

Programa general

5.1 Conceptos Generales

5.2 Correspondencia y Control de Gestión

5.3Archivo de Trámite (importancia, atribuciones y

funciones)

5.4 Archivo de Concentración (importancia, atribuciones y

funciones)

5.5 Archivo Histórico (importancia, atribuciones y

funciones)

5.6 Transferencia primaria y secundaria

Esquema jerárquico de una

organización

Dirección

Coordinación

Departamento Departamento

Coordinación

Departamento

Cada una de esas oficinas realiza funciones a

través de actividades, las cuales se ven

reflejadas en documentos.

Concepto de documento

de archivo.

• Es toda evidencia que contenga información de cualquier fecha, forma y soporte material producido o recibido por cualquier persona física o moral, y por toda institución pública o privada en el ejercicio de su actividad.

Registro

Un registro documental o documento archivístico es

aquella información registrada producida o recibida en el

inicio, gestión o finalización de una actividad individual que

comprende contenido, contexto y estructura suficiente para

proporcionar evidencia a dicha actividad

[COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS, 1997].

7

Características de los

documentos de archivo

1. Tienen un carácter seriado, se producen uno por uno y constituyen expedientes, la reunión de los mismos, con el paso del tiempo constituyen series documentales.

2. Se generan dentro del proceso natural de una actividad y surgen como producto o reflejo de las tareas de su productor.

Características de los

documentos de archivo

6. Como principio general, las piezas aisladas

(documentos sueltos) no tienen sentido, o

tienen muy poco; la razón del documento de

archivo es por su pertenencia a un conjunto –

la unidad documental o expediente, serie o

sección- y por las relaciones que entre los

documentos se establece.

Sólo se consideran

documentos de archivo:

Aquellos que tienen un carácter seriado, se

generan dentro del proceso natural de una

actividad o función, son únicos, tienen

autoridad, son estáticos y se interrelacionan

entre sí.

Los documentos de archivo deben garantizar:

• La correcta toma de decisiones

• La rendición de cuentas

• La transparencia de acciones

• El acceso a la información

Conceptos generales

El ciclo de vida de los documentos tiene como

objetivos salvaguardar, conservar y organizar los

documentos de las instituciones.

Esto podrá cumplirse a partir de la intervención

en las etapas del ciclo de vida del documento y

muy en especial en la concerniente a su fase

activa, pues en ella se establecen aspectos

trascendentes para el tratamiento de los

documentos.

Ciclo vital de los

documentos

Archivo Edad Valor Duración Local

Trámite, gestión, oficina

Primera Primario De 6 meses a 5 o 6 años

oficina

Concentración Segunda 1. Primario

2. Primario y Secundario

6, 12, 30 o 70 años (de acuerdo al tipo de información)

Archivo de concentración

Histórico Tercera Secundario permanente Archivo histórico

FASES

VALORES

USOS

USUARIOS

ARCHIVO

Activa

Primarios

•Legales o jurídicos

•Administrativos

•Contables o Fiscales

Institucional

Constante

Área

productora en

atención a sus

actividades

Trámite

Semiactiva

Primarios

•Legales o jurídicos

•Administrativos

•Contables o Fiscales

Institucional

Ocasional

Área

productora

Concentración

Permanente

Secundario

•Evidencial

•Testimonial

•Informativo

Social

Investigador y

público en

general

Histórico

TP

E TS

TP, Transferencia primaria, E: Eliminación, TS: Transferencia Secundaria

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Sistema de Archivos

Unidad Central de

Correspondencia u

Oficialía de Partes

Unidad de documentación

en Trámite

Oficina de Archivo y

Correspondencia

Archivos de Trámite

Archivo de

Concentración

Archivo Histórico

EL SISTEMA GESTIÓN PARA LOS

DOCUMENTOS

Correspondencia y

Control de Gestión

Son las áreas que coordinan y desarrollan

funciones de recepción y despacho de

correspondencia, mediante la recepción y registro

de su ingreso formal a la institución, su oportuna

distribución al interior y el envío hacía el exterior.

Archivo de Trámite

Importancia, atribuciones y funciones

Reúne los documentos en trámite, por lo que su

utilización y consulta administrativa por las

mismas oficinas es continua

Sus documentos reflejan las funciones y

actividades que desarrolla la oficina

Inventario (Registro de expedientes)

Ubicación Núm. de Expediente

Emisor (Inst. o persona)

Receptor (Inst. o persona)

Asunto (resumen)

Fecha

Archivero 4, gaveta 2 o 4/2

24 Consejo Técnico de Humanidades

Expediente de sesión

2011/04/22

Nota: Agregar una columna de observaciones

Nota: En caso de que se trate de un documento electrónico, se puede vincular la imagen del documento, dando un clic al botón izquierdo del mouse, y en la parte inferior aparecerá Hipervínculo, volvemos a dar clic y nos abrirá automáticamente una ventana la cual nos permitirá seleccionar la ubicación de la carpeta o documento al cual queremos vincular la información.

Nombre de la unidad administrativa :

Nombre de la unidad de procedencia:

Sección: Clave:

Serie: Clave:

Inventario

Agrupaciones Documentales

De conformidad con el Principio de procedencia y orden original, los documentos, de forma natural, se agrupan en:

Fondo: (ej. UNAM)

Sección: (ej. Recursos humanos)

Subsección:

Serie: (ej. expedientes de personal)

• El Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una persona física o moral en el ejercicio de sus funciones y actividades. [ISAD (G)].

Fondo

• La sección es la subdivisión del fondo que contiene un conjunto de documentos relacionados, que corresponden a subdivisiones de las funciones de las oficinas u organismos que los originaron.

[Norma internacional ISAD (G)].

Sección

• Documentos organizados de acuerdo con el procedimiento administrativo o conservados como una unidad porque son el resultado de la gestión, procedimiento, o de la misma actividad.

• En ocasiones son un mismo tipo documental (informes, nóminas, registros) debido a su relación derivada de su producción, recepción o utilización.

• [Norma internacional ISAD (G)].

Serie Documental

La serie

Es el grupo de expedientes interrelacionados por

una actividad o que tienen cierta relación al

crearse, recibirse o utilizarse.

Elementos para describir la

carátula del expediente de archivo

1. Sello de la institución

2. Clave y nombre del grupo documental (Subfondo,

Sección, subsección, de ser el caso; y serie)

3. Acceso:

Público ___(sí, no)

Información reservada __(sí, no)

Información confidencial ____(sí, no)

4. Resumen de contenido: en un máximo de tres líneas se

escribirá el asunto o tema del expediente

24

Elementos para describir la

carátula del expediente de

archivo

5. Fecha o fechas extremas: año de inicio y cierre del

expediente.

6. Formato o soporte: incluir nota sobre los tipos de

soporte que se localizan en el expediente (fotos, CD-

ROM, disquetes)

7. Valor documental:

Administrativo__Legal___Contable_____

25

Elementos para describir la

carátula del expediente de

archivo

8. Plazos de conservación, conforme al Catálogo de disposición documental, se anotará:

Oficina o archivo de trámite _____*

Archivo de concentración_____*

* Número de años

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Categorías archivísticas

FUNCIÓN= SECCIÓN

ACTIVIDAD=SERIE ACTIVIDAD=SERIE ACTIVIDAD=SERIE

SUB FUNCIÓN= SUBSECCIÓN

FONDO

Esquema de secuencia

del reflejo documental

Competencias Funciones Actividades

Procedimientos Trámites

Tipos documentales Series documentales

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IDENTIFICACIÓN

1. Inspección general del grupo documental, a través de la

elaboración de un:

a. Estudio del contexto institucional

b. Síntesis de la unidad productora

a. Caracterización archivística

El resultado de ambos se plasma en el Estudio

preliminar b. Estudio de las Características internas y externas de los documentos

2. Elaboración (redacción) del Estudio preliminar, a través de:

c. Síntesis histórica del fondo o colección

d. Estado de organización y descripción

3. Elaboración del Repertorio de series documentales para armar al cuadro de clasificación

Repertorio de series documentales

Estudio preliminar

INICIO

FIN

Agrupación por asuntos = acción particular

Clasificación por series = acción general

Documentos

Proceso de Clasificación

NORMALIZAR EL NOMBRE

DE LOS EXPEDIENTES

RECURSOS HUMANOS

Expediente de personal

Título del expediente:

Hernández Medina, Juan

Recursos humanos

CUADRO GENERAL DE

CLASIFICACION ARCHIVISTICA

CODIGO SECCIONES

1C LEGISLACION

2C ASUNTOS JURIDICOS

3C PROGRAMACION, ORGANIZACION Y PRESUPUESTACION

4C RECURSOS HUMANOS

5C RECURSOS FINANCIEROS

6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PUBLICA

7C SERVICIOS GENERALES

8C TECNOLOGIAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACION

9C COMUNICACION SOCIAL

10C CONTROL DE AUDITORIA DE ACTIVIDADES PUBLICAS

11C PLANTACION, INFORMACION, EVALUACION Y POLITICAS

12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION

CODIGO SECCION Y SERIES

1C LEGISLACION

1C.1 DISPOSICIONES LEGALES EN MATERIA

1C.2 PROGRAMAS Y PROYECTOS SOBRE LEGISLACION

1C.3 LEYES

1C.4 CODIGOS

1C.5 CONVENIOS Y TRATADOS INTERNACIONALES

1C.6 DECRETOS

1C.7 REGLAMENTOS

1C.8 ACUERDOS GENERALES

1C.9 CIRCULARES

1C.10 INSTRUMENTOS JURIDICOS CONSENSUALES (CONVENIOS, BASES DE

COLABORACION, ACUERDOS, ETC.)

1C.11 RESOLUCIONES

1C.12 COMPILACIONES JURIDICAS

1C.13 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION (PUBLICACIONES EN EL)

1C.14 NORMAS OFICIALES MEXICANAS

Archivo de Concentración (importancia,

atribuciones y funciones)

Unidad responsable de la administración de

documentos cuya consulta es esporádica por

parte de las unidades administrativas de las

dependencias y entidades, y que permanecen en

él hasta su destino final.

Catálogo de disposición

documental

El catálogo de disposición documental o tabla de retención establece el plazo de conservación de las series documentales, tanto en los archivos de trámite como en el archivo de concentración.

Determina una valoración preliminar del posible destino final de los documentos.

35

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Subfondo:

CODIG

O

NIVELES PLAZOS DE CONSERVACIÓN TÉCNICAS DE SELECCIÓN OBSERVACIO

NES

INFORMACIÓN

SERIE DOCUMENTAL Valoración

Primaria

Vigencias ELIMINACIÓN CONSERVACIÓN MUESTREO PERIODO

DE

RESERVA

CONFIDENCIAL

A L F A

T

A

C

TOTA

L

SECCIÓN: S/1S EDUCACIÓN COMUNITARIA

60300.1 LINEAMIENTO

S TÉCNICOS-

PEDAGOGICOS

PARA EL

DESARROLLO

DE LOS

PROGRAMAS Y

PROYECTOS

EDUCATIVOS

X X 6 6 12 X VALOR

EVIDENCIAL

SECCIÓN: S/5S PROGRAMAS COMPENSATORIOS

50400.2 ANTEPROYECT

O DE

PROGRAMA DE

PRESUPUESTO

X X 2 2 4 90% 10%

SECCIÓN: S/4S APOYO A DELEGACIONES ESTATALES

40900.3 ACUERDOS Y

CONVENIOS

CON INSTS.

PÚBLICAS Y

PRIVADAS.

PARA

PROYECTOS

LOCALES

X X 6 6 12 X

FORMULÓ REVISÓ VISTO BUENO NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: CARGO: CARGO: FECHA DE ELABORACIÓN: 20 de Septiembre de 2004

36

Archivo Histórico (importancia,

atribuciones y funciones)

• Dentro del ciclo vital del documento, es aquél al que se

han de transferir desde el archivo intermedio o de

concentración, los documentos que deben conservarse

de manera permanente.

• Es la unidad responsable de conservar, organizar,

administrar, describir y divulgar la memoria documental

de la institución.

Transferencia primaria y

secundaria

¿Qué es la transferencia? • Es el procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante

traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia en la etapa anterior dentro de la red de archivos en la que esté integrado.

• Este mecanismo archivístico debe regular el paso de la documentación del archivo administrativo al de concentración, y de éste a su vez al histórico.

¿Cómo se hace la transferencia? • A partir de un calendario que establezca los límites de vigencia para la

custodia o guarda de la documentación en cada una de las instancias archivísticas.

• Físicamente la transferencia se realiza mediante formatos como: acta de entrega, relación de entrega o relación de traslado que deberá contener todos los datos de la oficina que transfiere y, además, un listado detallado de los documentos a transferir con sus respectivas referencias archivísticas.

Qué es el calendario de vigencia?

• Es el instrumento que nos indica el tiempo prudencial para conservar un documento en una instancia archivística, en función de sus valores administrativo, jurídico-legal, fiscal e histórico y de la frecuencia de su consulta.

• dichos valores no se eliminan al mismo tiempo de tal suerte que si el valor administrativo concluyó, el documento deberá seguirse conservando porque su valor jurídico legal sigue activo.

¿Por qué se hace la transferencia?

• Porque la utilidad de los documentos en cada instancia de archivo administrativo no es permanente, es decir que, con el paso del tiempo los documentos van perdiendo algunos valores y, en algunos casos, van ganando otros que el puramente administrativo.

¿Para qué se hace?

• Para agilizar el flujo de la información y hacer eficientes y operantes los espacios de resguardo de documentos. Así, los documentos que no se consultan con frecuencia en el archivo administrativo, podrán transferirse al archivo de concentración dejando espacio para los que se consultan con mayor frecuencia.

TRANSFERENCIA

SELECCION

¿Qué es la selección?

Se trata de la operación intelectual y material de

localización de las fracciones de serie que se han de

conservar o eliminar, en virtud de los plazos establecidos

en el proceso de valoración.

¿Cómo se hace la selección?

Identificando las fracciones de series a conservar o

eliminar, a partir del calendario de vigencia.

DEPURACION

¿Qué es la Depuración?

Es el procedimiento archivístico que determina la baja documental que

conlleva la destrucción física de los documentos.

¿Cómo se hace la depuración?

A partir de la certeza de que los documentos en cuestión no tienen ni

tendrán valores secundarios se realiza un catálogo de disposición

documental en el que quedará registro del material destruido. Para la

eliminación de documentos, se prevé la elaboración de un acta de baja

documental que contendrá la justificación de la depuración.

¿Para qué se hace la depuración?

Su finalidad básica es que el archivo conserve únicamente los documentos con

algún valor.

OTROS CONCEPTOS RELACIONADOS

A LA TRANSFERENCIA

•

Acta de eliminación. Documento que atestigua las fracciones de serie que se destruyen como resultado de un proceso de valoración.

Eliminación. Destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos. Esta destrucción se debe realizar por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos.

Expurgo. Revisión al interior de expedientes cuya finalidad es seleccionar el material útil, desechando copias múltiples, duplicados, entre otros. Esta función se realiza en el archivo de trámite.

OTROS CONCEPTOS RELACIONADOS A LA TRANSFERENCIA

Fracción de serie. Cada una de las divisiones cronológicas de una serie, que resultan del establecimiento de plazos concretos de transferencia y eliminación, y que constituyen, por tanto, la base de las operaciones de transferencia y selección. Muestreo. Técnica de selección, según criterios sistemáticos (numéricos, alfabéticos, topográficos) o cualitativos, de una cierta proporción de documentos en representación de un conjunto.

Plazo preventivo de conservación. Periodo durante el cual se mantiene en suspenso la decisión de eliminar una serie documental, a pesar de que hayan prescrito sus valores primarios, para prevenir la posibilidad de que pueda tener alguna utilidad administrativa.

Plazo de vigencia administrativa. Periodo reglado por las normas de procedimiento, durante el cual los valores primarios de una serie documental, de manera simultánea o sucesiva

VALORACIÓN

¿Qué es la valoración?

Es la parte del tratamiento archivístico consistente en

analizar y determinar los valores primarios y secundarios

de las series documentales y fijar los plazos de

transferencia, acceso y conservación o eliminación total

o parcial, en función de sus valores evidénciales,

testimoniales, jurídico-legales, fiscales e históricos.

Valor del expediente

Valor Primario Valor Secundario

Administrativo,legal,

fiscal uso corriente,

trámite, inmediato

Vigencia Operativa Vigencia Cultural

Archivo de

Trámite

Archivo de

Concentración

Archivo

Histórico

Administrativo, legal, y

científico, uso durarero,

mediato

Formato de Transferencia

Primaria

NÚM. DE EXPEDIENTE

SERIE

(RUBRO TEMÁTICO)

EXPEDIENTE

CLASIFICACIÓN Y ASUNTO

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL*

*

ORIGINAL O COPIA

NÚM. HOJAS (si es

necesario)

PERÍODO (FECHA

INICIAL Y FINAL)

BAJA O HISTÓRICO

Hoja N. 1 de 2

ÁREA DE PROCEDENCIA DE LA SERIE: CLAVE DEPARTAMENTAL:

NOMBRE Y CARGO DEL PROPIETARIO: FECHA DE ELAB.:

NÚMERO DE TRANSFERENCIA: NÚM. DE CAJA ASIGNADO POR EL ARCHIVO CONC.:

* No se recibirá ninguna caja sin este formato debidamente requisitado. ** Tipología documental: Contable, de inversión en activos fijos u obra pública, administrativo, fiscal y legal. Este documento ampara la caja número (asignado por el área) ______con fecha tentativa de caducidad_____y contienen un total de expedientes de ( ) Carpetas ( ) legajos ( ) paquetes ( ) atados ( ) manuales ( ) planos ( ) etc., (anotar cantidad según el caso).