Metadatos para la gestión de documentos

Metadatos para la gestión de documentos

1 El viaje de los documentos: del anaquel a la nube

El viaje de los documentos: del anaquel a la nube.

Metadatos para la gestión de documentos y principales plataformas y portales de acceso a objetos digitales

ÍNDICE

1. ¿Qué son los metadatos? ........................................................................ 2 2. Los metadatos en el entorno digital ...................................................... 3 3. Objetivo de los metadatos para la gestión de documentos ................ 5 4. Beneficios del uso de metadatos de gestión de documentos ............ 5 5. Tipos de metadatos ................................................................................. 6 6. Sistemas de metadatos ........................................................................... 8

6.1. Dublin Core. 6.2. EAD.

7. ¿Qué es un repositorio digital? ............................................................. 19 8. Principales Plataformas y portales de acceso a objetos digitales ..... 21 8.1. Europeana 8.2. Hispana 9. Lecturas recomendadas ......................................................................... 26 10. Fuentes ................................................................................................... 26



1. Qué son los metadatos Según la ISO/UNE 23081 “Los metadatos se definen como datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión en el tiempo. Como tales, los metadatos son información estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, preservación y disposición de documentos en el tiempo, y dentro y a través de cualquier dominio”. La norma internacional que regula la gestión de los metadatos es la ISO 23081: - ISO/UNE 23081: Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Ejemplo de metadatos de gestión de un documento electrónico simple (por ejemplo una imagen digitalizada de un documento en papel): Número de registro: Título: Fecha creación: Autor o productor: Unidad orgánica: Descripción: Clasificación: Descriptores: Formato: Resolución: Color: Fecha de eliminación: Acceso: Etc… Los documentos electrónicos necesitan metadatos para poder ser gestionados por las aplicaciones informáticas. La ISO 23081 aunque no define un conjunto obligatorio de metadatos porque considera que estos conjuntos siempre se deberán adaptar a los requisitos organizativos de la entidad y a su marco normativo, sí recomienda unos elementos de metadatos que considera que son necesarios para la gestión de los documentos. Por tanto, aunque cada entidad puede seleccionar aquellos metadatos que necesite, es conveniente que consulte la ISO 23081 o los metadatos del Moreq2 para conocer aquellos que se requieren para una correcta gestión documental. Por ejemplo, las organizaciones pueden disponer de metadatos específicos para gestionar su documentación, según el tipo de documento o según el tema que se describan: en los planos un metadato de Escala; en una ley el Rango; en un libro el ISBN; de una planta o animal su nombre científico; en una obra de arte el tipo de objeto, técnica o materia etc. Los metadatos de contenido son especialmente importantes en las fotografías digitales (en los documentos textuales se pueden deducir), si no se incluyen los nombres de las personas que aparecen, el evento, las fechas de toma, etc., las fotografías perderán su valor testimonial e histórico.



Ejemplo: En la siguiente fotografía: si no se incluye el nombre del evento, la fecha y las personas que aparecen esta fotografía perdería su valor testimonial o histórico.

A estos metadatos habría que añadir los propios de gestión los documentos (records). Por ejemplo, si el plano o las fotografías de los actos se encuentran dentro de un expediente será necesario incluir el número de expediente, su clasificación funcional (función, proceso o actividad), la unidad orgánica que lo ha generado, la fecha de toma, quién podrá consultarlo, cuando se eliminará etc. En consecuencia, los metadatos deberían proporcionar la suficiente información acerca del contexto en el que el documento se creó o se aprobó para determinar: quién lo creó o aprobó, en qué circunstancias, qué documentos lo componen y de qué documentos procede. En los entornos digitales esta información de contexto se perdería si no se documenta con metadatos. Los procesos de gestión de documentos no solamente incluyen la descripción de los mismos, también incluyen a los individuos, procesos y sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan. 2. Los metadatos en el entorno digital En el entorno digital, la gestión de los metadatos de los documentos electrónicos es una tarea técnicamente especializada. La gestión de la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos digitales a largo plazo es realmente más compleja que la de los documentos analógicos. En un entorno digital las características de los documentos deben estar más explícitamente documentadas que en un entorno analógico. En la ISO 23081 se explican estas diferencias entre un entorno digital y un entorno analógico:



“La gestión de los documentos siempre ha implicado la gestión de los metadatos. Sin embargo, el entorno digital precisa una expresión diferente de los requisitos tradicionales, y de unos mecanismos diferentes en la identificación, captura, asignación y uso de los metadatos. En el entorno digital, los documentos autorizados son aquellos que se acompañan de metadatos que definen sus características críticas. Estas características deberían estar explícitamente documentadas, porque no están implícitas como en algunos procesos basados en papel. En el entorno digital, es esencial asegurar que la creación y la incorporación de los metadatos de gestión de documentos estén implantadas en los sistemas que crean y gestionan los documentos”. En un entorno digital, los contornos físicos de los objetos digitales son difusos y sus documentos y componentes pueden estar almacenados separadamente. Los vínculos entre los metadatos, los documentos, las partes que los componen, sus estructuras, etc., se pueden romper con bastante facilidad. En los documentos en papel, los contornos de los documentos son físicos y el contexto se puede deducir de su medio de gestión y almacenamiento. Sin embargo en un entorno digital los documentos son virtuales, pueden estar formados por otros documentos que se encuentran almacenados en lugares diferentes (por ejemplo las hojas de estilo o las imágenes que forman una página web), además sus entornos y estructuras pueden ser difusos (por ejemplo una sede web, formada por páginas y sus enlaces a otras páginas externas). Por estas razones, en un entorno digital son esenciales la existencia de sistemas robustos que gestionen metadatos. Como hemos indicado, la gestión de los documentos electrónicos es más compleja que la de los documentos en papel debido a las características específicas de los documentos electrónicos. Esta gestión se complica cuando se deben gestionar expedientes electrónicos (formados por documentos electrónicos) porque deben mantener como mínimo la misma información y organización que los expedientes en papel. Los metadatos de gestión de los expedientes electrónicos deben contener esta información: - Identificación - Título y descripción - Relación con otros expedientes - Agrupación de los documentos que lo forman organizados secuencialmente (cronológicamente o numéricamente) - División en volúmenes si son expedientes muy extensos - Mantenimiento de la relación entre los documentos que forman un documento compuesto como unidad dentro del expediente - Información del contexto: autor o productor, unidad orgánica, entidad - Clasificación - Indización En lo que respecta a la preservación, el entorno digital presenta más problemas que el entorno analógico. Los metadatos servirán para soportar todas las operaciones de preservación y migración que sean necesarias para mantener la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos durante todo su ciclo vital. Sin embargo, no todo son desventajas para el entorno digital: la gestión digital ofrece mayor flexibilidad, rapidez, eficiencia, actualización, desubicación, seguridad e interoperabilidad que los entornos analógicos. Facilita disponer de los documentos actualizados en el mismo momento en que se los necesita. La tecnología digital permite a los usuarios autorizados, independientemente del lugar en que trabajen, localizar y acceder a cualquier documento que se encuentre en servidores localizados



en cualquier lugar del planeta. 3. Objetivo de los metadatos para la gestión de documentos Las organizaciones necesitan sistemas de información que capturen y gestionen información contextual que ayude al entendimiento, uso, acceso y gestión de sus documentos a lo largo del tiempo. Esta información es crítica para afirmar la autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y valor probatorio de los documentos. En su conjunto, esta información se conoce como metadatos para la gestión de documentos. Los metadatos para la gestión de documentos pueden usarse en una organización para distintos fines relacionados con la identificación, autenticación, descripción, localización y gestión de sus recursos de forma sistemática y consistente para cumplir con los requisitos propios de la organización y de la sociedad y hacer frente a sus responsabilidades. Las aplicaciones informáticas de gestión de documentos y los sistemas de gestión que incluyen la funcionalidad de gestión de documentos gestionan los documentos mediante la incorporación y gestión de metadatos sobre ellos y el contexto de su creación y uso. Los documentos, especialmente en el caso de operaciones electrónicas, frecuentemente se crean mediante sistemas que tienen objetivos concretos (por ejemplo, una aplicación de concesión de licencias) y pueden existir fuera de la aplicación informática específica de gestión de documentos. Los documentos son utilizados y comprendidos por personas que poseen, o tienen acceso a, un conocimiento suficiente del proceso llevado a cabo, de las personas involucradas en la operación y de los documentos generados y su contexto inmediato. Estos documentos no son siempre consistentes, por las siguientes razones:

1- Los enlaces con su contexto pueden no estar escritos y depender de la memoria de un individuo o del grupo. Esta dependencia de un contexto no escrito para su comprensión no es fiable (algunas personas tienen acceso a más conocimiento que otras y a lo largo del tiempo la disponibilidad de los documentos se verá comprometida por los movimientos en la plantilla y la disminución de la memoria corporativa).

2- Los documentos a menudo carecen de la información explícita que se necesita para identificar los componentes de una operación fuera del contexto específico y por lo tanto dificultan el intercambio con otros sistemas de gestión a efectos de interoperabilidad.

3- Los procesos de gestión necesarios para asegurar el mantenimiento de los documentos tanto tiempo como sean requeridos no es habitualmente una característica de estos sistemas.

4. Beneficios del uso de metadatos de gestión de documentos Según la ISO 23081 los metadatos sirven para:

- Proteger, mantener y asegurar el valor de los documentos como prueba - Asegurar la accesibilidad y uso de los documentos a largo plazo - Favorecer la comprensibilidad de los documentos - Asegurar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos - Contribuir a gestionar los derechos de autor



- Proteger la confidencialidad de los documentos - Favorecer la recuperabilidad, sostenibilidad e interoperabilidad de los

documentos a través de los sistemas que los gestionan - Proporcionar vínculos entre los documentos y el contexto de su creación y uso - Mantener su estructura y legibilidad de una forma fidedigna e inteligible - Identificar el entorno tecnológico en que se crearon los documentos y los

sucesivos entornos tecnológicos en que han sido utilizados - Soportar una migración eficiente y completa

5. Tipos de metadatos Aunque existen varios enfoques en la tipificación de los elementos de metadatos, se reconocen generalmente cinco tipos de metadatos para describir un objeto de información digital, aceptados, con algunas matizaciones, por todas las comunidades o dominios de metadatos. Resumimos a continuación dichos tipos de metadatos, prestando especial atención en su significado para la descripción archivística y la gestión de documentos electrónicos. 1) Metadatos administrativos o metadatos para la gestión de recursos de información. Se utilizan para la propia gestión y administración de los objetos de información digital, en el caso de los archivos digitales, de los registros, en el momento de su creación. La importancia de este tipo de elementos reside en que permiten comprobar el mantenimiento como por ejemplo el control de las distintas versiones de un registro. 2) Metadatos descriptivos. Son aquellos que dependen del propio documento y sirven para representar o identificar los objetos de información digital en su fase de organización, por ejemplo a través de instrumentos de descripción y contemplan elementos del tipo title, creator, identifier, etc. 3) Dentro de los tipos generales de elementos de metadatos, comunes a todos los esquemas o estándares, debemos destacar los metadatos para la conservación que, obviamente en la concepción archivística de un registro de documentos, cobrarán un valor especial. En general, son aquellos metadatos destinados a gestionar la preservación de las fuentes de información para resolver los problemas básicos de la información digital (la fragilidad y el carácter efímero de los objetos de información digital, el problema de la obsolescencia de los medios informáticos, etc.). 4) Metadatos técnicos: son aquellos elementos creados por, o generados para, un sistema automatizado, y referirán al funcionamiento del sistema de documentos, por ejemplo, datos sobre los tiempos de respuesta, o los requisitos técnicos de acceso a un determinado tipo de información (autentificación, existencia de un software particular, etc.) 5) Metadatos de uso, generalmente creados de forma automática, relativos al nivel de utilización y al tipo de usuarios de un determinado servicio de información. Debemos asegurar que los metadatos mantendrán su capacidad de interpretación y su utilidad para que los registros puedan almacenarse y conservarse a lo largo del tiempo. Si bien se han desarrollado distintas políticas e iniciativas sobre la preservación de objetos de información digital (vid. PADI, OAIS, entre otras), la mayor parte de ellas están dirigidas a la conservación de los objetos de información digital y a la persistencia de éstos a lo largo del tiempo.



Tipología de metadatos

Clasificación según el Dpto de Preservación y Conservación de la Biblioteca de

Cornell



6. Sistemas de metadatos. Hay casi tantos esquemas, modelos o estándares de metadatos, como proyectos de creación de sistemas y servicios de información digital en la WWW. Se pueden distinguir distintas iniciativas de metadatos, fundamentalmente:

• Metadatos de propósito general: aquellos formatos dirigidos a cualquier tipo de información, es decir, destinados a describir cualquier DLO (documento como objeto). El ejemplo por excelencia es el Dublin Core, pero también otros formatos como METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), dirigido a describir cualquier DLO en el seno de una biblioteca digital.

• Metadatos de propósito específico: vinculados a un tipo de información digital o a un dominio temático o comunidad informativa, en particular, como por ejemplo:

o Formatos de metainformación para información geográfica: U.S. Federal Geographic Data Committee (FGDC). Content Standards for Digital Geospatial Metadata, o la norma ISO 19115-2003.

o Formatos para describir información de archivo, como EAD, Encoded Archival Description.

o Metadatos para definir registros catalográficos en bibliotecas y centros de documentación: el ejemplo más significativo de este tipo es el de la elaboración de registro utilizando el formato MARC que permite la descripción de recursos electrónicos a través del campo 856)

o Modelos de metadatos para la información textual de contenido literario y humanístico, como el TEI-Header en la Text Encoding Initiative.

o Esquemas de metadatos para imágenes, como VRA-Core de la Visual Resources Association.

• Además de todos estos esquemas de metadatos el W3C ha desarrollado RDF, Resource Description Framework, una infraestructura para la descripción de recursos en la Web que más que un mero formato de metainformación es un "metamodelo de metadatos" que permite codificar distintos esquemas de metadatos y además crear otros vocabularios específicos a través del Lenguaje para la Descripción de Vocabularios RDF o RDF schema (RDFS)



Algunas herramientas existentes para generar metainformación:

Herramientas para crear metaetiquetas Herramientas para crear metadatos

Software cliente:

SiteUp's Meta-Tag Generator: http://www.siteup.com/meta.html

MetaFormer 2000: http://www.matusz.ch/main/index.php? id=4&L=1

MetaTag Maximizer: http://www.metatagmaximizer.com

Metty Freeware Meta Tag Maker: http://www.clickfire.com/tools/freeware/ metty/

SafeSurf para generar metas tipo PICS http://www.safesurf.com/classify/index. html

Plantillas:

META Builder 2: http://vancouver-webpages.com/META/mk-metas.html

Software cliente:

CDMeta http://www.dstc.edu.au/Research/Projects/metaweb/ download/

HiSoftware TagGen: http://www.hisoftware.com/TagGen.htm

Metabrowser http://metabrowser.spirit.net.au/ (Admite Dublin Core, GILS, AGLS, RSS)

MetaD: http://www.geoportal-idec.net/geoportal/ (para información geográfica)

MetaMatrix: http://www.metamatrix.com

MetaStar: http://www.BlueAngeltech.com

MetaTagger: http://www.interwoven.com/products/content_ intelligence

TK Metadata Editor: http://geology.usgs.gov/tools/metadata/tools/doc/ tkme.html (para editar metadatos CSDGM)

Plantillas:

Dublin Core metadata editor (DC-dot): http://www.ukoln.ac.uk/metadata/dcdot/

Dublin Core Metadata Template: http://www.lub.lu.se/cgi-bin/nmdc.pl

explora+meteMeta http://www.rediris.es/si/iris-index/herramientas/explora/index.es.html (sirve para incorporar información de metadatos en formato Dublín Core, navegar por el árbol de web, gestionar directorios y otras muchas funciones etc.)

Reggie: http://metadata.net/dstc

NoteTab Pro: http://www.notetab.com/ntp.php

Zebra: http://www.indexdata.dk/zebra/

http://www.siteup.com/meta.html�

http://www.matusz.ch/main/index.php?id=4&L=1�

http://www.matusz.ch/main/index.php?id=4&L=1�

http://www.metatagmaximizer.com/�

http://www.clickfire.com/tools/freeware/metty/�

http://www.clickfire.com/tools/freeware/metty/�

http://www.w3.org/PICS/�

http://www.safesurf.com/classify/index.html�

http://www.safesurf.com/classify/index.html�

http://vancouver-webpages.com/META/mk-metas.html�

http://vancouver-webpages.com/META/mk-metas.html�

http://www.dstc.edu.au/Research/Projects/metaweb/download/�



http://www.hisoftware.com/TagGen.htm�

http://metabrowser.spirit.net.au/�

http://www.geoportal-idec.net/geoportal/�

http://www.metamatrix.com/�

http://www.blueangeltech.com/�

http://www.interwoven.com/products/content_intelligence�

http://www.interwoven.com/products/content_intelligence�

http://geology.usgs.gov/tools/metadata/tools/doc/tkme.html�

http://geology.usgs.gov/tools/metadata/tools/doc/tkme.html�

http://www.ukoln.ac.uk/metadata/dcdot/�

http://www.lub.lu.se/cgi-bin/nmdc.pl�

http://www.rediris.es/si/iris-index/herramientas/explora/index.es.html�

http://www.rediris.es/si/iris-index/herramientas/explora/index.es.html�

http://metadata.net/dstc�

http://www.notetab.com/ntp.php�

http://www.indexdata.dk/zebra/�



6.1. Dublin Core. El estándar de metadatos Dublin Core es un simple pero eficaz conjunto de elementos para describir una amplia gama de recursos de red. La norma del Dublin Core conlleva dos niveles: Simple y Cualificado. El Dublin Core Simple conlleva quince elementos; el Dublin Core Cualificado conlleva un elemento adicional, la audiencia, así como un grupo de elementos de matización (denominados por ello, cualificadores) que refinan la semántica de los elementos de tal forma que pueden ser útiles para la recuperación/ localización de recursos en Internet. La semántica del Dublin core se ha establecido por un grupo internacional e interdisciplinar de profesionales de la biblioteconomía, la Informática, la codificación textual, la comunidad museística, y otros campos teórico-prácticos relacionados. Otra forma de ver el Dublin Core es como un "pequeño lenguaje para realizar una clase particular de declaraciones sobre recursos". En este lenguaje, hay dos clases de términos --elementos (nombres) y cualificadores (adjetivos)-- que pueden ordenarse en un patrón simple de una sentencia o declaración. Los sujetos, implícitos o sobreentendidos, de este lenguaje, son los propios recursos. (Para una discusión adicional sobre la Gramática del Dublin Core, ver "Principios Gramaticales de la DCMI")

Contenido Propiedad intelectual "Instantiation"/ Ejemplo

Title Subject Description Source Language Relation Coverage

Creator Publisher Contributor Rights

Date Type Format Identifier

Además de estos elementos básicos (ninguno obligatorio y todos repetibles) existen otros mecanismos que sirven para adaptar el Dublin Core a las necesidades concretas de información y que hacen que este modelo de metadatos sea aplicable a cualquier proyecto de sistema o servicio de información digital. Estos mecanismos son fundamentalmente:

1. A través de perfiles de aplicación, desarrollados para el uso del Dublin Core asociado a distintas disciplinas, como por ejemplo el perfil de aplicación para bibliotecas: DC-Lib.

2. A través de lo que ahora se denomina "términos de metadatos" (metadata

terms), donde se incluyen tanto los nuevos elementos que se van incorporando al vocabulario DC, como las matizaciones de elementos ya existentes, esquemas de codificación (antes conocidos como "cualificadores") y términos de vocabularios controlados. Todos estos términos de metadatos sirven para adecuar y precisar el valor y la utilidad de la metainformación expresada a través de DC.

En la diversidad del mundo de Internet, el Dublin Core puede parecer una "lengua franca de metadatos para turistas digitales": captada fácilmente, pero no necesariamente al punto de expresar relaciones complejas o conceptos. Cada elemento es opcional y puede repetirse. La mayor parte de los elementos tienen asimismo un conjunto limitado de cualificadores o refinamientos, atributos que pueden



usarse para matizar más (no para extender) el significado de un elemento. La Iniciativa de Metadatos Dublin Core (DCMI) ha establecido formas normalizadas para matizar los elementos y promover el uso de esquemas de codificación y vocabulario. El conjunto completo de elementos y matizaciones de elementos de acuerdo a las "buenas prácticas" de la DCMI está disponible, con un registro formal en proceso. El Dublin Core conlleva otros tres principios que se mencionan aquí, como críticos para entender cómo se debe pensar sobre las relaciones de los metadatos con los recursos subyacentes que describen

1. El Principio uno a uno. En general, los metadatos Dublin Core describen una manifestación o una versión de un recurso, más que asumir que las manifestaciones sustituyen una a la otra. Por ejemplo, una imagen jpeg de la Mona Lisa tiene mucho en común con la pintura original, pero no es lo mismo que la pintura. De esta forma la imagen digital debería describirse tal y como es, probablemente con el creador de la imagen digital como Creador o Contribuidor, más que el pintor de la Mona Lisa original. La relación entre los metadatos para el original y para la reproducción es parte de la descripción de metadatos, y ayuda al usuario a determinar si necesita ir al Louvre para ver el original, o su necesidad puede satisfacerse con una reproducción.

2. El principio de simplificación. La cualificación de las propiedades del Dublin

Core se rige por una regla, conocida coloquialmente como el Principio Dumb- own [expresión del lenguaje coloquial para determinar que algo complejo se simplifica para hacerlo más fácil de entender]. De acuerdo a esta regla, un cliente debería poder ignorar cualquier cualificador y utilizar el valor como si estuviera sin cualificar. Aunque esto puede conllevar algunas veces la pérdida de especificidad, el valor del elemento que permanece (sin el cualificador) puede seguir siendo correcto y útil para la localización/ ¡recuperación. La cualificación se considera, por tanto, sólo para matizar, no para extender el alcance semántico de una propiedad.

3. Valores apropiados. La mejor práctica para un elemento particular o

cualificador, puede variar por el contexto, pero normalmente un implementador no puede siempre predecir que el que va a interpretar los metadatos será siempre una máquina. Esto puede imponer ciertas restricciones en la forma de construir los metadatos, pero la necesidad de utilidad para la localización/recuperación debería tenerse en cuenta. A pesar de que el Dublin Core se desarrolló originalmente con la mirada puesta en la descripción de documentos entendidos como objetos de información (DLO) (porque tradicionalmente los recursos textuales se entendían bastante bien), los metadatos DC pueden aplicarse también a otros recursos. Su aptitud para utilizarse con recursos no documentales específicos dependerá en cierta medida, de cómo sus metadatos se parecen a los metadatos de un documento convencional y también de qué propósito tienen esos metadatos. (Animamos a los implementadores interesados en utilizar el Dublin Core para recursos diversos a que echen un vistazo a las páginas de Proyectos del Dublin para tomar ideas en el uso de metadatos en sus recursos).

1- Objetivos del Dublin Core: Simplicidad de creación y mantenimiento .

El conjunto de elementos Dublin Core se ha mantenido tan reducido y simple como ha sido posible para permitir a los no especialistas, crear registros



descriptivos simples para recursos de información, de una manera fácil y barata, asegurando la recuperación eficaz de los recursos en entorno de red.

Semántica normalmente entendida

Las diferencias en la terminología y en las prácticas descriptivas entre un campo del conocimiento y otro impiden la localización/recuperación de información a través de la amplitud del espacio de Internet. El Dublin Core puede ayudar al "turista digital" --alguien no especializado que busca información-- a encontrar su camino a través de un conjunto de elementos común, cuya semántica es universalmente entendida y soportada. Por ejemplo, los científicos preocupados por localizar artículos por un autor particular, y alumnos de arte interesados en trabajos de un artista particular, pueden estar de acuerdo en la importancia del elemento "creator". Tal convergencia en un conjunto de elementos común, a pesar de que sea ligeramente más genérica, aumenta la visibilidad y la accesibilidad de todos los recursos, tanto dentro de una disciplina determinada, como más allá de ésta.

Alcance internacional

El Conjunto de Elementos Dublin Core se desarrolló originalmente en inglés, pero se han creado versiones en otras muchas lenguas, por ejemplo finlandés, noruego, tailandés, japonés, francés, portugués, alemán, griego, indonesio y español. . El Grupo de Interés especial en localización e internacionalización está coordinando esfuerzos para aunar estas versiones en un registro distribuido. Aunque los retos técnicos de internacionalización de la World Wide Web no se dirigen directamente por la comunidad de desarrollo del Dublin Core, la participación de representantes de prácticamente todos los continentes, ha asegurado que el desarrollo del estándar considere la naturaleza, multilingüe y multicultural, del universo de información electrónica.

Extensibilidad

Equilibrando la necesidad de simplicidad en la descripción de recursos digitales con la necesidad de precisión en la recuperación, los desarrolladores del Dublin Core reconocen la importancia de proporcionar un mecanismo para ampliar el conjunto de elementos DC para otras necesidades de recuperación de recursos. Se espera que otras comunidades de expertos de metadatos creen y administren conjuntos de metadatos adicionales, especializados acorde a las necesidades de sus respectivas comunidades. Los elementos de metadatos de dichos conjuntos de metadatos adicionales podrían usarse junto a los metadatos Dublin Core para encontrar la necesidad de interoperabilidad. El Comité de uso de la DCMI está trabajando actualmente en un modelo para llevar a cabo esto en el contexto de los "perfiles de aplicación". Rachel Heery yManjula Patel, en su artículo "Application profiles: mixing and matching metadata schemas" (Perfiles de aplicación: mezclando y concordando esquemas de metadatos) definen un perfil de aplicación como : " ... esquemas que consisten en elementos de datos tomados de uno o más espacios de nombre, combinados juntos por los implementadores, y optimizados para una aplicación local particular".



Este modelo permite que diferentes comunidades utilicen elementos DC para la información descriptiva principal, permitiendo además extensiones específicas del dominio que tienen sentido dentro de un área más limitada.

- 2. Aspectos de Sintaxis En esta guía, hemos elegido ejemplos para representar el Dublin Core de una forma "genérica" (Elemento="valor"). Ejemplos de otras sintaxis, como: HTML (el formato del Lenguaje de Marcado de Hipertexto de la Web), RDF/XML (el Marco para la Descripción de recursos que utiliza el Lenguaje de Marcado Extensible) y en XML plano, pueden can encontrarse en documentos específicos relativos a la sintaxis documentos disponibles en el sitio Web de la DCMI. Algunos se referencian también en este documento y en la Sección bibliográfica de esta guía. HTML proporciona un formato fácilmente entendible para demostrar los conceptos que subyacen al Dublin Core, pero las aplicaciones más complejas que utilizan cualificación tienen más sentido en XML o RDF. Independientemente de considerar una sintaxis apropiada, es importante destacar que los conceptos del Dublin Core son igualmente aplicables prácticamente a cualquier formato de fichero, siempre y cuando los metadatos estén en una forma adecuada para la interpretación, tanto por los motores de búsqueda como por los seres humanos. 2.1. HTML Se puede usar HTML para expresar tanto Dublin Core simple como cualificado, aunque existen limitaciones inherentes en la representación de matices en HTML. Se pueden encontrar instrucciones específicas para expresar Dublin Core en HTML en los dos documentos siguientes:

1. Codificación de metadatos Dublin Core en HTML 2. Expresión de Dublin Core Cualificado en elementos meta HTML/XHTML

2.2. RDF/XML RDF (Resource Description Framework) permite múltiples esquemas [schemes] de metadatos que pueden leerse por los humanos y también analizarse por máquina. Utiliza XML(EXtensible Markup Language) para expresar la estructura, por ello permite a las comunidades de metadatos, definir la semántica actual. Este enfoque descentralizado reconoce que un sólo esquema no es apropiado para todas las situaciones, y por otra parte, que los esquemas necesitan un mecanismo de enlace independiente de una autoridad central, que ayude en la descripción, identificación, entendimiento, usabilidad y/o intercambio. RDF permite describir múltiples objetos sin especificar el detalle requerido. El aglutinante subyacente, XML, simplemente necesita que todos los espacios de nombre estén definidos y una vez definidos, pueden adaptarse a la extensión que necesite el proveedor de los metadatos. Por ejemplo: <rdf:RDF xmlns:rdf="http://www.w3.org/1999/02/22-rdf-syntax-ns#" xmlns:dc="http://purl.org/dc/elements/1.1/"> <rdf:Description rdf:about="http://media.example.com/audio/guide.ra"> <dc:creator>Rose Bush</dc:creator>

http://purl.org/dc/elements/1.1/�



<dc:title>A Guide to Growing Roses</dc:title> <dc:description> Describes process for planting and nurturing different kinds of rose bushes. </dc:description> <dc:date>2001-01-20</dc:date> </rdf:Description> </rdf:RDF> Este ejemplo utiliza sólo Dublin Core para describir una grabación sonora de una guía para el crecimiento de rosales. Con XML o RDF/XML, el Dublin Core puede mezclarse con otros vocabularios de metadatos. Por ejemplo, la descripción Dublin Core sencilla anterior puede utilizarse junto a otros vocabularios, tales como vCard que describe la filiación del autor y la información de contacto, o un vocabulario más especializado para la "descripción de rosas" que describa los rosales con mayor detalle. La DCMI ha puesto a su disposición varias recomendaciones específicas sobre el uso de estas sintaxis: 1. Guía para la implementación del Dublin Core en XML 2. Expresión del Dublin Core Simple en RDF/XML 3. Expresión del Dublin Core Cualificado en RDF/XML (Propuesta de Recomendación) 6.2. EAD 6.2.1. ¿Qué es EAD? Es un XML estándar para la codificación de archivos instrumentos de descrición, mantenidos por le Subcomité Técnico para la Descripción Codificada de Archivos de la Sociedad de Archiveros Americanos, en colaboración con la Biblioteca del Congreso. 6.2.2. Historia EAD se originó en 1993, en la Universidad de California, Berkeley. El objetivo del proyecto era crear un estándar para los archivos de datos que describen, de forma similar, a la normas MARC para la descripción de los materiales bibliográficos. Dicha norma permite a archivos, museos, bibliotecas y repositorios de manuscritos enumerar y describir sus propiedades de una manera que sea legible por una máquina y, por lo tanto, fácil de buscar, mantener e intercambiar. Desde su creación, muchos archivos y colecciones especiales lo han adoptado. Además de la labor de desarrollo y mantenimiento realizado por la Sociedad de Archiveros Americanos y la Biblioteca del Congreso, el Research Libraries Group (RLG) ha elaborado y publicado un conjunto de “buenas prácticas” de aplicación para la EAD, que establece elementos obligatorios, recomendados, opcionales y atributos. RLG ha facilitado una especia de cámara de compensación para la búsqueda de ayuda en formato EAD, conocido como ArchiveGrid. Los miembros de las bibliotecas contribuyen al RLG con la URL de sus instrumentos de descripción; el RLG recaba automáticamente datos de los instrumentos de descripción, los índices de TI, y proporciona una interfaz de búsqueda para el índice, lo que da a los investigadores la posibilidad de buscar a través de varios cientos de instituciones con una sola consulta. El RLG también ha desarrollado la “Tarjeta RLG Report”, un sistema automatizado de control de calidad del programa que analizará una instancia EAD y reportará cualquier área que se aparte de las guías de buenas prácticas.



El estándar EAD de la actualidad es de 2013, y está en proceso de revisión. 6.2.3. Adopción El EAD ha sido adoptado e implementado, con diferentes niveles de sofisticación, por una serie de repositorios en Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Francia, Australia, así como otros países. Uno de los esfuerzos más ambiciosos es el Archivo en línea de California, que es un catálogo colectivo de más de 5000 manuscritos EAD, que ayudan a encontrar manuscritos e imágenes de instituciones de todo el estado. La Biblioteca Nacional de Francia François Miterrand publica más de 90,0000 instrumentos de descripción EAD cubriendo archivos y manuscritos. 6.2.4. DTD EAD El documento tipo definición (DTD) del estándar EAD especifica los elementos que se utilizan para describir una colección de manuscritos, así como la disposición de los elementos (por ejemplo, elementos obligatorios o que se permiten dentro de otros elementos). EAD 1.0 era un DTD SGML; el EAD de 2002, la segunda y actual revisión, se finalizó en diciembre de 2002 y es un DTD XML. El conjunto de etiquetas EAD tiene 146 elementos y se utiliza tanto para describir un conjunto como un todo, y también para codificar un inventario detallado multi-nivel de la colección. Muchos elementos EAD han sido, o pueden ser, asignados a los estándares de contenido (como DACS y ISAD G) y otras normas estructurales (tales como MARC o Dublin Core), lo que aumenta la flexibilidad y la interoperabilidad de los datos. 6.2.5. Partes de una Ayuda EAD eadheader La primera sección de un instrumento de descripción EAD es la eadheader. Esta sección contiene el title y opcionalmente subtitle de la colección y la información detallada sobre el instrumento de ayuda en sí mismo: quién lo creó, cuándo se creó, su historial de revisiones, el lenguaje del instrumento de descripción en el que está escrito, y así sucesivamente. El eadheader en sí tiene una serie de atributos necesarios que se asignan a distintos ISO estándares como ISO 3166-1 para los códigos de país y de la ISO 8601 para los formatos de fecha. El eadheader y sus elementos secundarios se pueden asignar a otros estándares para el intercambio sencillo de información. A menudo se asignan a elementos de Dublin Core como el Creador, Autor, Idioma, etc... Por ejemplo, en el el código de abajo, el atributo relatedencoding = “DC” del elemento header especifica que los elementos secundarios se mapearán a Dublin Core; el elemento <author encodinganalog = ”Creator”> indica que el elemento <author> de EAD se corresponde con el elemento <creator> de Dublin Core. <eadheader audience="internal" countryencoding="iso3166-1" dateencoding="iso8601" langencoding="iso639-2b" relatedencoding="DC" repositoryencoding="iso15511" scriptencoding="iso15924"> <eadid countrycode="us" identifier="bachrach_lf" mainagencycode="NSyU">bachrach_lf</eadid> <filedesc> <titlestmt> <titleproper encodinganalog="Title">Louis Fabian Bachrach



Papers</titleproper> <subtitle>An inventory of his papers at Blank University</subtitle> <author encodinganalog="Creator">Mary Smith</author> </titlestmt> <publicationstmt> <publisher encodinganalog="Publisher">Blank University</publisher> <date encodinganalog="Date" normal="1981">1981</date> </publicationstmt> </filedesc> <profiledesc> <creation>John Jones <date normal="2006-09-13">13 Sep 2006</date> </creation> <langusage> <language encodinganalog="Language" langcode="eng">English</language> </langusage> </profiledesc> </eadheader> archdesc La sección archdesc contiene la descripción del material de la colección en sí misma. En primer lugar, la Identificación Descriptiva, o elemento did contiene una descripción como un conjunto, incluyendo el creador (que puede ser un individuo o una organización), el tamaño (usualmente dado en metros lineales), fechas, lenguajes y un resumen o breve descripción. Al igual que con el eadheader descrito anteriormente, los elementos pueden mapearse a otros estándares; los elementos de esta sección, normalmente se mapean a elementos MARC. Por ejemplo, en el código de más abajo, el atributo relatedencoding=”MARC21” del elemento archdesc especifica que los elementos secundarios se mapearán a MARC21; el elemento <unittitle encodinganalog=”245$A” label=”Title: “> indica que el elemento unittitle se corresponde con el campo MARC 245, subcampo a. Ejemplo: <archdesc level="collection" type="inventory" relatedencoding="MARC21"> <did> <head>Overview of the Collection</head> <repository encodinganalog="852$a" label="Repository: ">Blank University</repository> <origination label="Creator: "> <persname encodinganalog="100">Brightman, Samuel C. (Samuel Charles), 1911-1992</persname> </origination> <unittitle encodinganalog="245$a" label="Title: ">Samuel C. Brightman Papers</unittitle> <unitdate encodinganalog="245$f" normal="1932/1992" type="inclusive" label="Inclusive Dates: ">1932-1992</unitdate> <physdesc encodinganalog="300$a" label="Quantity: "> <extent>6 linear ft.</extent> </physdesc> <abstract encodinganalog="520$a" label="Abstract: "> Papers of the American journalist including some war correspondence, political and political humor writings, and adult education material </abstract>



<unitid encodinganalog="099" label="Identification: " countrycode="us" repositorycode="NSyU">2458163</unitid> <langmaterial label="Language: " encodinganalog="546"> <language langcode="eng">English</language> </langmaterial> </did> Entre los elementos descriptivos que siguen al did se encuentran:

• bioghist: descripción biográfica de la persona u organización. • scopecontent: una descripción narrativa detallada del material de la colección. • relatedmaterial: descripción de los items que el repositorio adquirió por

separado pero que están relacionados a esta colecció,n y que el investigador podría querer tener en cuenta.

• separatedmaterial: items que el repositorio adquirió como parte de esta colección pero que han sido separados de ella, quizás para un tratamiento especial, necesidades de almacenamiento o catalogación.

• Controlaccess: una lista de encabezados o palabras clave para la colección, que por lo general proceden de una fuente autorizada como los Encabezados de la Biblioteca del Congreso o el Arte y Arquitectura Tesauro.

• accessrestrict y userestrict: sentencias relacionadas con cualquier restricción en el material de la colección.

La segunda, y habitualmente la sección más larga, del elemento archdesc es la dsc, que contiene un inventario completo de la colección, dividido en fragmentos progresivamente más pequeños. EAD ofrece dos opciones: el elemento c, que puede anidarse dentro de si mismo un número de niveles ilimitado, y un conjunto de elementos contenedores numerados que van del c01 al c12 y que solo pueden anidarse numéricamente (por ejemplo, un c01 sólo puede contener un c02; un c02 solo puede contener un c03, y así sucesivamente). Téngase en cuenta que los elementos c y c0# se refieren a subdivisiones intelectuales del material; el contenedor físico actual se especifica utilizando el elemento contenedor. El inventario puede detallarse tanto como se desee. En el ejemplo de abajo se muestra un inventario a nivel de carpeta. Ejemplo de un inventario <dsc type="combined"><head>Inventory</head> <c01> <did> <unittitle>Correspondence</unittitle> </did> <c02> <did> <unittitle>Adams, Martha</unittitle> <unitdate normal="1962/1967">1962-1967</unitdate> <container type="box">1</container> <container type="folder">1</container> </did> </c02> <c02> <did> <unittitle>Barnett, Richard</unittitle> <unitdate normal="1965">1965</unitdate> <container type="box">1</container>



<container type="folder">2</container> </did> </c02> ...etc </c01> <c01> <did> <unittitle>Writings</unittitle> </did> <c02> <did> <unittitle>Short stories</unittitle> <unitdate normal="1959/1979">1959-1979</unitdate> <container type="box">5</container> <container type="folder">1-9</container> </did> </c02> </c01> </dsc>



7. ¿Qué es un repositorio digital? Un repositorio, depósito o archivo digital es un sitio web centralizado donde se almacena y mantiene información digital, habitualmente una imagen, un documento Word o Excel, un documento digitalizado, un libro electrónico, una página html, etc., por lo que el concepto es muy amplio. Los repositorios digitales en la Administración pública En la Administración pública, la preocupación se sitúa hoy en acelerar el cumplimiento de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Esta Ley, reconoce en su artículo 6, entre los derechos de los ciudadanos, los de “conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean parte interesada” o a “obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan condición de interesado” y “a la conservación en formato electrónico por las Administraciones públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente”. Las administraciones públicas se están planteando desde el acceso por los ciudadanos a documentos e informes, hasta la parte sin duda más compleja, el de la tramitación electrónica: ¿cómo está lo mío? ¿Cómo garantizar la autenticidad y fiabilidad del documento, cómo tener la seguridad de que no ha sido modificado? ¿Qué circuito debe seguir el documento y quién es el responsable de validar su autenticidad? ¿Cómo asegurar que, en caso de reclamación judicial, se podrá recuperar un “original” auténtico? Afortunadamente, en muchas Administraciones públicas hay profesionales que han gestionado los archivos en lo que concierne a la documentación en papel. En numerosos casos, muchos de ellos están hoy teniendo un papel decisivo en la puesta en marcha de la e-administración y para adecuarse a la Ley. Si hace unos quince años, con las primeras webs e intranets de las Administraciones ya se hablaba de “romper silos”; la Ley 11/2007 obliga a ello ya que, en un mismo trámite, normalmente están implicadas varias áreas o departamentos. Los cambios son pues, en gran medida, también organizativos. Muchas Administraciones han iniciado implementaciones de gestores documentales, pensando que era suficiente un software para la gestión de los expedientes electrónicos; después han tenido que replantearse los desarrollos realizados al constatar la importancia de aspectos conceptuales y de organización.

Aunque hay algunas diferencias en los proyectos que se están llevando a cabo en la Administración, éstos varían poco. Los que están dando mejores resultados son aquellos en los que el liderazgo del proyecto está en manos de organización o gerencia y donde trabajan en equipo los informáticos, archiveros y/o documentalistas, según los casos.

La experiencia acumulada en la confección de cuadros de clasificación funcionales y en los calendarios de conservación y eliminación adquiere aquí una gran relevancia. A estos dos conceptos se añade el de los metadatos descriptivos, administrativos, de preservación, etc., indispensables si se implementa un gestor documental.

Hay mucho aún por hacer y queda un importante aspecto por resolver, el asociado a la seguridad, validez legal y a la recuperación rápida del expediente pertinente entre millones de contenidos. Si bien este es un aspecto que, en otros países como Estados Unidos o Japón, ya han implementado en bancos, centros sanitarios y en algunas Administraciones públicas, su entrada en España es aún muy reciente y deberán pasar unos años hasta que sean una realidad.



Los repositorios digitales en las bibliotecas, archivos y centros de documentación

Muchas bibliotecas, archivos y centros de documentación centran gran parte de su interés o preocupación en la digitalización de documentos: prensa local, grabados, incunables, etc.

Su objetivo es doble: preservar estos contenidos y facilitar su acceso. El uso de los metadatos como Dublin Core, EAD, METS, etc., aparece aquí como una clara necesidad pero su aplicación, hoy por hoy, no está suficientemente clara. Por una parte, se ha tendido a solicitar en pliegos de concursos determinados formatos METS o Premis, por ejemplo, cuando el tema no es de formatos sino de políticas de preservación y de sostenibilidad de las mismas, en muchos casos no definidas.

Es en este ámbito de las bibliotecas, archivos y centros de documentación donde hay más riesgo para el mantenimiento y la sostenibilidad de los proyectos: dificultades de financiación, pérdida de personal especializado, etc.

Además de los sectores referidos, no podemos dejar de citar los Museos, muchos de ellos están llevando a cabo importantes procesos de digitalización de sus fondos con el objetivo, sobretodo, de dar a conocer su patrimonio y, con ello, potenciar las visitas a su página web y a su centro por parte de residentes y turistas.

A modo de resumen, en todas las organizaciones es necesario:

- realizar una tarea previa de planificación que contemple el mantenimiento y la sostenibilidad de los repositorios digitales que se deben o se quieren conservar de forma permanente, con su dimensionamiento a medio-largo plazo. Estos forman parte de la memoria corporativa y contienen un conocimiento que debemos preservar para las generaciones futuras.

- tener claramente definidos los contenidos digitales a eliminar por la complejidad y el coste que representa la migración de formatos en un futuro.

- Entender que, más allá de las herramientas (ERPs, gestores documentales, etc.), es indispensable tener un sistema de gestión de los repositorios digitales sólido que englobe aspectos como una política definida, responsabilidades asignadas, calendarios de conservación y de eliminación y manuales de procedimientos.



8. Principales Plataformas y Portales de Acceso a Objetos Digitales. 8.1. Europeana. 8.1.1. ¿Qué es Europeana? Europeana es una biblioteca digital europea de acceso libre, inaugurada el 20 de noviembre de 2008, y daba acceso a 4,5 millones de objetos digitales de más de 1,000 organizaciones, que reúne contribuciones ya digitalizadas de reconocidas instituciones culturales de los 27 países miembros de la Unión Europea. Sus fondos incluyen libros, películas, pinturas, periódicos, archivos sonoros, mapas, manuscritos y otros archivos. Europeana es un nombre de origen grecolatino que significa “colección europea”, en alusión a la riqueza y variedad de contenidos culturales que contiene. Muchas de las principales bibliotecas y colecciones de la historia relacionadas con autores o lugares concretos tienen nombres latinos de construcción similar (Bibliotheca Alexandrina, Gallica, Belgica, Bodleiana, Luxemburgensia, Kantiana, Voltairiana, etc.).

Figura 1. Resultado de búsqueda de objetos digitales en Europeana.

8.1.2. Proyecto y Fundación. El proyecto inicial comenzó en el año 2005 en la Comisión Europea de Sociedad de la Información y Medios (EC i2010 Iniciativa de Bibliotecas Digitales) y su desarrollo actual, con una dotación presupuestaria de 120 millones de euros, corre a cargo del Community Programme eContentPlus de la Comisión Europea y es supervisado y coordinado por la Fundación Biblioteca Digital Europea (EDL Foundation – European Digital Library Foundation) ubicada en Amsterdam. El prototipo de plataforma es accesible en numerosos idiomas europeos: alemán, catalán, checo, danés, eslovaco,



esloveno, español, estonio, finés, francés, griego, húngaro, inglés, irlandés, islandés, italiano, letón, lituano, holandés, noruego, polaco, portugués, rumano, sueco y euskera. En el primer día de inauguración se produjeron un número de visitas superior al que los servidores podían responder, lo que provocó un colapso del servicio que no fue restablecido hasta el 18 de diciembre de 2008. En 2009 comenzó la andadura de su sucesor, Europeana versión 1.0, que daba acceso a 10 millones de objetos. Hoy, con Europeana versión 2,0, ofrece más de 23 millones, desde un portal multilingüe y multidisciplinar, y sigue creciendo con el contenido aportado por The European Library o por poryecto como el de Europeana Libraries. Dada la heterogeneidad de contenidos y dominios presentes en Europeana, muchos esfuerzos se han dirigido en los últimos años a la interoperabilidad y la elaboración de un único modelo de metadatos. Así surgió Europeana Semantic Elements (ESE), que establecía un conjunto de campos Dublin Core junto con otros 12 elementos específicos para Europeana. El nuevo modelo, Europeana Data Model (EDM), está gradualmente reemplazando a ESE, y ofrece más posibilidades de búsqueda y contextualización e información para el usuario, y de interoperabilidad en proyectos con Linked Open Data. Alrededor de Europeana han ido surgiendo diferentes proyectos encaminados a promover innovaciones tecnológicas o la agregación de contenidos, entre ellos por ejemplo ARROW, Europeana Regia o Europeana Connect. Además, la integración de los contenidos de The European Library, como agregador de contenido de bibliotecas nacionales europeas, es ya un hecho, y la sinergia entre ambos proyectos cada vez más fructífera. 8.1.3. Colaboraciones Internacionales. El portal Europeana actúa como punto de acceso único a millones de recursos digitales de archivos, museos bibliotecas y colecciones audiovisuales europeas. Más de 2,200 instituciones europeas han contribuido a la creación y desarrollo de Europeana, desde el Rijksmuseum, la British Library o el Louvre, hasta archivos regionales y museos locales de todos los miembros de la Unión Europea. De la unión de sus colecciones surgió Europeana, que permite explorar el patrimonio cultural y científico europeo, desde la prehistoria hasta la actualidad. La contribución de la Biblioteca Nacional de España a Europeana comenzó con una aportación inicial de 10,000 obras y en la actualidad se está llevando a acabo la integración de prácticamente todo el contenido de Biblioteca Digital Hispánica, a través de The European Library. La Biblioteca también ha participado desde el inicio del proyecto en los grupos de trabajo que han permitido diseñar y dar forma a la herramienta de consulta del portal: metadatos, nivel de descripción de la información, funcionalidades para los usuarios, diseño del sitio y traducciones del portal y notas de prensa han sido y siguen siendo, entre otros, los temas de colaboración de la Biblioteca con el proyecto. A finales de 2010 y comienzos de 2011 se publicaron tres importantes documentos: el denominado informe del Comité des Sages, titulado The New Renaissance, el Plan Estratétigo 2011-2015 y el Plan de Negocio correspondiente al año en curso. En septiembre de 2012 se hizo oficial el Europeana Data Exchange Agreement que, entre



otras muchas cosas, aboga decididamente por el Creative Commons Universal Public Domain Dedication. Europeana se integra así definitivamente en la Agenda Digital Europea. 8.2. Hispana Hispana reúne las colecciones digitales de archivos, bibliotecas y museos conformes a la iniciativa de Archivos Abiertos que promueve la Unión Europea y cumple en relación a los repositorios digitales españoles funciones análogas a las de Europeana en relación a los repositorios europeos, es decir, constituye un agregador de contenidos de las bases de datos de colecciones digitales. Entre estas colecciones destacan los repositorios institucionales de las universidades españolas y las bibliotecas digitales de las Comunidades Autónomas que ofrecen acceso a conjuntos crecientes de todo tipo de materiales (manuscritos, libros impresos, fotografías, mapas...) del patrimonio bibliográfico español. Las bibliotecas digitales de las Comunidades Autónomas, y otras de carácter local, aportan, a través de Hispana, sus contenidos al proyecto EuropeanaLocal, en el que el Ministerio de Cultura participa como coordinador nacional junto con otras 32 instituciones de 26 países.

Figura 1. Pantalla de inicio del portal Hispana. Hispana también incorpora los contenidos de CER.es, el catálogo colectivo de la Red Digital de Colecciones de Museos de España. Esta red reúne museos que comparten un sistema unificado de documentación y gestión de sus colecciones, DOMUS, desarrollado por el Ministerio de Cultura y compartido por museos y colecciones de



toda España, tras la firma de 24 convenios de colaboración con Comunidades Autónomas y otras entidades gestoras de museos (ayuntamientos, universidades y fundaciones). En la actualidad son 128 los museos y colecciones que forman la Red Digital de Colecciones de Museos de España, además de otros 207 museos incluidos en los citados convenios para su futura incorporación. CER.ES ofrece un acceso unificado a las colecciones de 61 de estos museos, de distinta dependencia administrativa y especialidad, 100.000 bienes culturales y 130.000 imágenes. En un futuro próximo está previsto también que los contenidos digitales de Hispana se incrementen notablemente con la aportación de los materiales digitales que los archivos estatales aportan al proyecto europeo APEnet, que agrupa a los archivos nacionales de catorce países de Europa coordinados por el Ministerio de Cultura de España y que constituye una importante vía de colaboración española al proyecto Europeana. Hispana incluye un directorio de los proyectos de digitalización que se están llevando a cabo en España. Constituye, por tanto, un instrumento que permite la coordinación de los proyectos de digitalización que se llevan a cabo en España para evitar la digitalización dos o más veces de la misma obra. Es el primer servicio de este tipo desarrollado en España y permite el establecimiento de una estrategia común de las distintas administraciones así como de entidades privadas y el Ministerio de Cultura para la participación en Europeana y en las distintas iniciativas del VII Plan Marco, mediante la aplicación de las Recomendaciones del Consejo de Europa sobre la digitalización, la accesibilidad en línea del material cultural y la conservación digital, publicadas en el Diario Oficial de la Unión Europea de 24 de agosto 2006, y los puntos en los que se detalla la iniciativa y, muy en particular, el punto 6 en el que se invita a los estados miembros a que refuercen las estrategias y los objetivos nacionales para la digitalización y la conservación digital, contribuyan a la Europeana, punto común multilingüe de acceso al patrimonio cultural europeo, mejoren las condiciones marco para la digitalización y la accesibilidad en línea, refuercen la coordinación dentro de los estados miembros y contribuyan a una visión global efectiva de los progresos a nivel europeo.



Figura 2. Ejemplo de búsqueda de contenidos digitales en Hispana, mostrando los esquemas de metadatos utilizados. Figura3. Acceso a colecciones digitales de las bibliotecas de las comunidades autónomas.



9. Lecturas recomendadas: Normas - International Council on Archives: Electronic Recordkeeping Systems Standard (ERKSS) Module 2, Guidelines and Functional Requirements for Records in Electronic office Environments: ISO 16175-2:2011. Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems. - MoReq 2 Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo; y Moreq 2010 Modelo de Requisitos para Sistemas de Gestión de Documentos. Normas ISO: - UNE-ISO 15489:2006. Información y documentación. Gestión de documentos - UNE-ISO/TR 15801 IN Imagen electrónica. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad. - UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservación a largo plazo de la información basada en documentos. - UNE-ISO 23081:2008. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. - UNE-ISO 19005-1:2008 Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1). - ISO 14721:2003. Space data and information transfer systems – Open archival information system -- Reference model (OAIS) - ISO 20652:2006. Space data and information transfer systems – Producerarchive interface -- Methodology abstract standard. - ISO/IEC 27002:2005. Information technology -- Security techniques -- Code of practice for information security management. - ISO 32000: 2008. Document management. Portable document format. - UNE-ISO/TR 13028:2011 IN. Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos. - ISO/FDIS 13008: 2012. Information and documentation -- Digital records conversion and migration process. 10. Fuentes. UNE-ISO 23081:2008. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Revista española de documentación científica. 31, 3, julio-septiembre, 453-506, 2008. Metadatos para la gestión de los documentos electrónicos: Normativas internacionales. María del Valle Palma Villalón http://www.hipertexto.info/documentos/indice.htm http://www.urv.cat/media/upload//arxius/COSEG/documentos/2012_informe_archivo_digitalx.pdf http://www.sedic.es/autoformacion/metadatos/programa.htm



Usando Dublin Core http://dublincore.org/documents/usageguide/ Guías para Perfiles de Aplicación de Dublin Core http://dublincore.org/documents/profile-guidelines/ Uso del Dublin Core (DCMI). ISO 15836-2003 http://www.sedic.es/autoformacion/metadatos/tema7.htm http://en.wikipedia.org/wiki/Encoded_Archival_Description http://www.loc.gov/ead/ Biblioteca Digital de la Unión Europea http://es.wikipedia.org/wiki/Biblioteca_digital_de_la_Uni%C3%B3n_Europea Europe's Information Society Portal http://ec.europa.eu/information_society/activities/digital_libraries/europeana/index_es.htm Página de Europeana en Wikipedia http://en.wikipedia.org/wiki/Europeana

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http://ec.europa.eu/information_society/activities/digital_libraries/europeana/index_es.htm�

http://en.wikipedia.org/wiki/Europeana�

Documents

Metadatos para la gestión de documentos