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Metodología Para La Administración Efectiva de Proyectos 2.0
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Luis Daniel Oidor Jurez
Vera Alba Morales Torres
Alejandro Trejo Almontes
Manuel Alejandro Delgadillo Velzquez
Esteban Tlatelpa Calixto
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
2
Contenido
Introduccin ........................................................................................................................................................................................ 4
I. Antecedentes ............................................................................................................................................................................... 4
II. Contexto .................................................................................................................................................................................... 4
III. Estructura de la metodologa ................................................................................................................................................ 5
IV. Escenarios ................................................................................................................................................................................ 6
V. Roles y funciones ...................................................................................................................................................................... 8
0. Anteproyecto .................................................................................................................................................................................. 9
0.1. Definicin de la iniciativa y sus objetivos ......................................................................................................................... 10
0.2. Evaluacin estratgica de la iniciativa ............................................................................................................................... 12
0.3. Obtencin de la aprobacin ............................................................................................................................................... 14
1. Definicin del Proyecto ............................................................................................................................................................. 16
1.1. Identificacin de los involucrados ..................................................................................................................................... 17
1.3. Definicin de alcance del proyecto.................................................................................................................................... 19
1.4. Definicin de recursos requeridos ..................................................................................................................................... 21
2. Conocimiento del entorno ......................................................................................................................................................... 23
2.1. Diseo de la propuesta de solucin ................................................................................................................................... 24
2.2. Estimacin de costos del proyecto .................................................................................................................................... 26
2.3. Estimacin de beneficios del proyecto ............................................................................................................................. 28
2.4. Identificacin de riesgos ...................................................................................................................................................... 30
2.5. Identificacin de mtricas ................................................................................................................................................... 32
3. Planificacin ................................................................................................................................................................................. 34
3.1. Diseo del plan de ejecucin .............................................................................................................................................. 35
3.2. Diseo del plan de pruebas ................................................................................................................................................. 37
3.3. Diseo del plan de comunicacin ...................................................................................................................................... 39
3.4. Diseo del plan de capacitacin ......................................................................................................................................... 41
3.5. Seleccin de proveedores de servicios .............................................................................................................................. 43
3.6. Establecimiento del equipo de proyecto ........................................................................................................................... 45
4. Ejecucin ...................................................................................................................................................................................... 47
4.1. Ejecucin del proyecto ........................................................................................................................................................ 48
4.2. Administracin de cambios ................................................................................................................................................ 51
4.3. Administracin de riesgos ................................................................................................................................................... 53
4.4. Ejecucin del Plan de Pruebas ........................................................................................................................................... 55
4.5. Ejecucin del plan de capacitacin .................................................................................................................................... 57
5. Conclusin y Evaluacin ............................................................................................................................................................ 59
5.1. Evaluacin del proyecto ...................................................................................................................................................... 60
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
3
5.2. Evaluacin del equipo de proyecto ................................................................................................................................... 62
5.3. Cierre de proyecto ................................................................................................................................................................ 64
Apndice A. Mapa de la metodologa. ......................................................................................................................................... 66
Apndice B. Instrumentos y Entregables. ................................................................................................................................... 67
Apndice C. Participantes. ............................................................................................................................................................. 70
Apndice D. Glosario. .................................................................................................................................................................... 71
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
4
Introduccin
I. Antecedentes
La Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos (MAEP) surge a partir de la necesidad de
administrar los proyectos de tecnologas de la informacin de la Secretara de Finanzas y Administracin (SFA) del
Gobierno del Estado de Puebla. Con fundamento en el Reglamento Interior de la Secretara, esta administracin
debe realizarse mediante el uso de metodologas y mejores prcticas con apego a las normas y estndares
internacionales.
Esta metodologa se compone de un conjunto de reglas, herramientas y recomendaciones cuya aplicacin en
proyectos estratgicos permitir administrar efectivamente el desarrollo de los mismos contribuyendo de esta forma a
su conclusin exitosa. MAEP se basa en los siguientes principios:
Orientacin a resultados. El xito de un proyecto est determinado por la obtencin de los resultados que
fueron identificados como esperados, y de una medicin de la calidad de los mismos. De esta forma, la
metodologa est enfocada a facilitar la obtencin, medicin y evaluacin de estos resultados, dirigiendo las
actividades de cada fase del desarrollo de los proyectos hacia los objetivos fijados.
Practicidad. Sobre este principio, la metodologa busca contribuir al desarrollo de los proyectos optimizando
el uso de los recursos materiales, humanos y financieros, promoviendo el uso de herramientas que generen
valor para el equipo de proyecto y sus beneficiarios.
Alineacin a las necesidades de la SFA. En la actualidad existe una gran variedad de metodologas para la
administracin de proyectos, sin embargo, la presente metodologa fue alineada a las necesidades
organizacionales y tecnolgicas de la SFA y con apego al Manual Administrativo de Aplicacin General
en Materia de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones y de Seguridad de la Informacin
(MAAGTIC SI).
II. Contexto
El sustento sobre el que se desarrolla MAEP consta de tres dimensiones, que conforman una base confiable para la
aplicacin de la misma en los proyectos tecnolgicos de la SFA.
Fases. MAEP se compone de seis fases principales, constituidas a su vez por etapas que son unidades que
engloban tareas especficas. Ests fases se muestran en la Figura 1.
Figura 1. Fases de MAEP.
Enfoque. MAEP est completamente enfocada a los procesos, de modo que los proyectos sean alineados a
objetivos organizacionales especficos con colaboracin de todas las reas involucradas. De esta forma, una
caracterstica primordial del equipo de un proyecto es que sea interdisciplinario, lo que garantiza el
aprovechamiento del capital humano.
Flexibilidad. La principal diferencia entre las tareas operativas y los proyectos es que estos ltimos son
nicos y finitos, se inician y ejecutan para alcanzar objetivos bien definidos que una vez alcanzados, dan lugar
a la conclusin del proyecto. Esta propiedad de unicidad hace necesario el uso de una metodologa flexible
que permita administrar y controlar la ejecucin de los proyectos sin restricciones rgidas. MAEP incluye
0 Anteproyecto
1 Definicin
2 Conocimiento del
entorno
3 Planificacin
4 Ejecucin
5 Conclusin y Evaluacin
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
5
etapas, instrumentos y controles indispensables y opcionales, de modo que la administracin de cada proyecto
se adapte a ste. Incluso, cada una de las fases y etapas puede abordarse en un orden diferente.
III. Estructura de la metodologa
MAEP est conformada por cinco fases, que estn a su vez constituidas por etapas y se estructura a partir de los
entregables generados en cada una de ellas. Esta estructura est conformada por:
Identificador y nombre de la etapa. Cada etapa tiene asignados un identificador y un nombre nicos
dentro de la metodologa. El identificador consta de dos nmeros, mediante los que es posible identificar la
fase a la que pertenece y la secuencia que sigue dentro de la misma con respecto a otras etapas.
Objetivo. Proporciona informacin a alto nivel sobre el propsito y los resultados esperados de la etapa.
Visin general del proceso. Describe de forma general el proceso que debe seguirse para completar la
etapa, haciendo referencia a sus entregables y/o instrumentos requeridos para generar los entregables.
Diagrama del proceso. Describe de forma grfica el proceso de la etapa, y se corresponde con la
descripcin textual.
Instrumentos requeridos. Contiene el nombre de los instrumentos que sern necesarios para generar los
entregables indicados.
Entregables. Indica los entregables que se generarn como resultado de la etapa.
Participantes. Es una lista de los roles de las personas involucradas en la etapa.
Tiempo requerido. Contiene la informacin relacionada con los requerimientos de tiempo para la etapa,
variaciones y/o periodicidad.
Correspondencias. Relaciona la etapa con procesos de algunas de las metodologas ms relevantes en el
mbito de la administracin de proyectos, tales como:
o CobiT (Control Objectives for Information and Related Technology).
o PRINCE2 (Projects in Controlled Environments).
o PMBoK (Project Management Body of Knowledge).
As mismo, se indica la relacin de cada etapa con el Manual Administrativo de Aplicacin General en
Materia de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones y de Seguridad de la Informacin
(MAAGTIC SI) y la Norma Internacional ISO 21500.
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
6
IV. Escenarios
La Direccin General de Tecnologas de la Informacin (DGTI) est conformada por tres direcciones. Para cada una
de ellas, existen escenarios bien definidos en los que se pueden englobar los proyectos tecnolgicos a su cargo. La
aplicacin de las etapas de la metodologa, incluyendo sus instrumentos, es variable para cada escenario definido.
i. Direccin de Infraestructura y Soporte Tcnico.
a. Nueva Infraestructura (IN). Son proyectos generalmente grandes relacionados con el diseo e
implementacin de nueva base material para los servicios en materia de tecnologas de la informacin
que proporciona la Direccin General de Tecnologas de la Informacin.
b. Reestructuracin (IR). Se refiere a los proyectos que se llevan a cabo sobre la infraestructura existente
y comprende acondicionamientos, cambios y nuevas configuraciones. Tpicamente son proyectos con
mediano impacto, aunque algunos casos especiales pueden tener un impacto mayor.
c. Mejoras y Adecuaciones (IM). Comprende mejoras a la infraestructura existente y adecuaciones
menores, generalmente con un bajo impacto a la operacin de los servicios que se encuentran
funcionando sobre ella.
d. Proveedor Externo (IP). Se refiere a los proyectos en los que participa de forma directa un proveedor
externo para la implementacin de nueva infraestructura o la reestructuracin de la ya existente, con
participacin de la Direccin de Infraestructura y Soporte Tcnico en la supervisin y validacin del
trabajo. En este escenario se excluyen los proyectos con participacin de proveedores externos
exclusivamente para el aprovisionamiento de equipos y materiales.
ii. Direccin de Desarrollo de Sistemas.
a. Nuevo Sistema (DN). Se trata de proyectos relacionados con el diseo, desarrollo e implementacin
de nuevos sistemas de informacin. Estos proyectos pueden tener diversos niveles de alcance, de
acuerdo a las caractersticas especficas de los requerimientos de cada desarrollo.
b. Adecuaciones a Sistemas (DA). Comprende adecuaciones y cambios sobre sistemas ya existentes y
que se encuentren operativos, y que se originen a partir de nuevas necesidades funcionales o como
respuesta a fallos. Se excluyen las adecuaciones a los requerimientos de nuevos sistemas por estar ya
contemplados en el escenario de Nuevo Sistema.
c. Mejoras Funcionales (DM). Son proyectos relacionados con mejoras sobre las funciones que un
sistema existente realiza de forma correcta y tienen por objeto optimizar el uso de las tecnologas de
la informacin y/o mejorar la usabilidad del sistema.
d. Proveedor Externo (DP). Se refiere a los proyectos en los que participa de forma directa un
proveedor externo para el desarrollo de nuevos sistemas o las adecuaciones de sistemas existentes.
iii. Direccin de Apoyo y Evaluacin Tecnolgica.
a. Nueva iniciativa (AN). Comprende la evaluacin e implementacin de nuevas normativas, polticas,
estndares y mejores prcticas.
b. Mejoras y actualizaciones (AM). Se refiere a proyectos relacionados a mejoras y actualizaciones sobre
normativas, polticas, estndares y mejores prcticas ya implementadas.
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
7
En la siguiente tabla se especifican las etapas de la metodologa indicadas como indispensables, opcionales y no
aplicables a cada uno de los escenarios definidos.
Direcciones
Direccin de Apoyo y Evaluacin Tecnolgica
AN AM
Direccin de Desarrollo de Sistemas DN DA DM DP
Direccin de Infraestructura y Soporte Tcnico
IN IR IM IP
0 Anteproyecto
0.1 Definicin de la iniciativa y sus objetivos 0.2 Evaluacin estratgica de la iniciativa 0.3 Obtencin de la aprobacin
1 Definicin
1.1 Identificacin de los involucrados 1.2 Definicin de alcance del proyecto 1.3 Definicin de recursos requeridos
2 Conocimiento
del entorno
2.1 Diseo de la propuesta de solucin 2.2 Estimacin de costos del proyecto 2.3 Estimacin de beneficios del proyecto 2.4 Identificacin de riesgos 2.5 Identificacin de mtricas
3 Planificacin
3.1 Diseo del plan de ejecucin 3.2 Diseo del plan de pruebas 3.3 Diseo del plan de comunicacin 3.4 Diseo del plan de capacitacin 3.5 Seleccin de proveedores de servicio 3.6 Establecimiento del equipo de proyecto
4 Ejecucin
4.1 Ejecucin del proyecto 4.2 Administracin de cambios 4.3 Administracin de riesgos 4.4 Ejecucin del plan de pruebas 4.5 Ejecucin del plan de capacitacin
5 Conclusin y
evaluacin
5.1 Evaluacin del proyecto 5.2 Evaluacin del equipo del proyecto 5.3 Cierre del proyecto
Tabla 1. Escenarios de Proyectos
= Indispensable
= Opcional
= No aplicable
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
8
V. Roles y funciones
A continuacin se definen y especifican las responsabilidades de cada uno de los participantes del proyecto a lo largo
de las fases y etapas que componen la metodologa.
Administrador de Proyecto. El Administrador de Proyecto es la persona que administra y coordina los esfuerzos de
un Equipo de Proyecto con la finalidad de llevarlo a alcanzar los objetivos establecidos. Las funciones de un
Administrador de Proyecto incluyen la calendarizacin de reuniones, definicin de necesidades de informacin,
desarrollo de presentaciones y control del cronograma del proyecto. Adicionalmente, el Administrador de Proyecto
participa activamente de todas las etapas de la iniciativa, informando a los involucrados de los avances y las
necesidades actuales.
Patrocinador. Es la persona que representa a la unidad administrativa que promueve la iniciativa y tiene la
responsabilidad de dar y mantener la identidad institucional del proyecto, as como proveer la informacin necesaria
para la documentacin de las etapas del proyecto. En ocasiones, un proyecto puede tener ms de un Patrocinador,
pueden ser de la misma unidad administrativa o de unidades diferentes.
Lder de TIC. Es la persona que representa a la direccin encargada de llevar a cabo el desarrollo tecnolgico del
proyecto (Direccin de Infraestructura y Soporte Tcnico, Direccin de Desarrollo de Sistemas o Direccin de Apoyo
y Evaluacin Tecnolgica), frente a la unidad administrativa que promueve la iniciativa. El Lder de TIC es el principal
responsable de la estrategia de implementacin del producto o servicio que se obtendr como resultado del proyecto
asegurndose de que contribuye a alcanzar los objetivos institucionales.
Equipo de Proyecto. Se conforma por las personas que tienen relacin directa con la ejecucin del proyecto,
generalmente en dos niveles de influencia, el Equipo Principal y el Equipo Extendido. Adicionalmente, pueden
definirse equipos especiales enfocados a determinadas tareas o segmentos del proyecto.
Involucrados. Son aquellas personas o grupos, dentro y fuera del rea de TIC que participarn en el proyecto y de los
cuales se requiere su participacin. Su participacin activa a lo largo del ciclo de vida del proyecto es fundamental para
el xito del mismo.
Usuarios Clave. Pertenecen al grupo de usuarios finales que utilizarn el producto o servicio que se obtendr como
resultado del proyecto, pero con un nivel de conocimiento relevante sobre su operacin y funciones de modo que
sean capaces de sugerir cambios o mejorar y proporcionar puntos de vista valiosos para el desarrollo del proyecto.
Departamento Financiero. Es el rea responsable de gestionar los recursos financieros para el proyecto,
generalmente por solicitud de un rea solicitante. Debido a que la naturaleza de los proyectos es diversa, los recursos
financieros pueden originarse en diferentes Departamentos Financieros.
Departamento de Normatividad Tecnolgica. Es el departamento encargado de vigilar la aplicacin de la
normatividad vigente al interior de la Direccin General de Tecnologas de la Informacin, as como la adopcin de
estndares tecnolgicos.
Comit del Portafolio de Proyectos. Es el equipo encargado de la priorizacin y toma de decisiones relacionadas
con la realizacin de los proyectos tecnolgicos en los que participe la Direccin General de Tecnologas de la
Informacin. Est conformado por el Director General de Tecnologas de la Informacin, los Directores y Lderes de
TIC de la Direccin de Infraestructura y Soporte Tcnico y la Direccin de Desarrollo de Sistemas, el Director de
Apoyo y Evaluacin Tecnolgica y el Jefe del Departamento de Proyectos Tecnolgicos.
Equipo de Operacin. Es el equipo encargado de operar, administrar y dar soporte al producto o servicio resultado
de la ejecucin del proyecto.
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
9
0. Anteproyecto
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
10
0.1. Definicin de la iniciativa y sus objetivos
Objetivo
Definir los objetivos y alcance de la iniciativa, una aproximacin a la propuesta de solucin y los resultados esperados
una vez ejecutado el proyecto al que dar origen la iniciativa.
Visin general del proceso
La Direccin General de Tecnologas de la Informacin recibe de la unidad administrativa que impulsa la iniciativa la
solicitud para llevar a cabo el proyecto. El Departamento de Proyectos Tecnolgicos utiliza la Plantilla de Anteproyecto
(Instrumento 0.1PL) y solicita una reunin con el representante designado por la unidad administrativa, mediante la
que identifica y documenta cualquier esfuerzo previo por cubrir la necesidad que da origen a la iniciativa en el
Anteproyecto, esto permitir comprender potenciales rutas de fallo, la necesidad del proyecto y su relacin con otras
iniciativas planeadas y en ejecucin.
En coordinacin con el representante de la unidad administrativa, el Departamento de Proyectos Tecnolgicos
documenta los objetivos de alto nivel de la iniciativa y los resultados que se alcanzarn. Tambin debe incluir las tareas
en el mbito de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones (TIC) necesarias para alcanzar los resultados
establecidos.
El Anteproyecto tambin requiere una descripcin del concepto de negocio y un resumen de las propuestas de solucin,
si se cuenta con ellas. El concepto de negocio debe estar enfocado en describir la iniciativa en trminos de procesos
institucionales. Finalmente, se debe incluir una posible solucin, la cual debe ser proporcionada por el Departamento
de Proyectos Tecnolgicos.
Diagrama del proceso
Involucrados
Plantilla de
Anteproyecto
(Instrumento 0.1PL)
Repositorio Central
de Proyectos
guardar
Anteproyecto
generar
entregable
Departamento de
Proyectos Tecnolgicos
generar
reunin utilizar
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
11
Instrumentos requeridos
Plantilla de Anteproyecto (Instrumento 0.1PL). Documenta los antecedentes de la iniciativa, sus objetivos, requerimientos
de alto nivel y la posible solucin o soluciones.
Entregables
Anteproyecto.
Participantes
Departamento de Proyectos Tecnolgicos
Involucrados
Tiempo requerido
Mximo un da, en conjunto con la evaluacin estratgica de la iniciativa (etapa 0.2).
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
APTI-1
Iniciar el proyecto
PO10.4
Compromiso de los
interesados
SU4
Preparar el informe
preliminar del
proyecto
4.1
Desarrollo de la carta
del proyecto
4.3.2
Desarrollar la carta
del proyecto
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
12
0.2. Evaluacin estratgica de la iniciativa
Objetivo
Evaluar y documentar la alineacin de la iniciativa con el Plan Estatal de Desarrollo 2011-2017 del Gobierno del
Estado de Puebla.
Visin general del proceso
El Departamento de Proyectos Tecnolgicos documenta la contribucin de la iniciativa al Plan Estatal de Desarrollo
en la Evaluacin Estratgica de la Iniciativa usando el Evaluador Estratgico de Iniciativas (Instrumento 0.2VA). Al realizar esta
actividad se puede prevenir la ejecucin de esfuerzos redundantes y la inclusin de complejidad innecesaria. Estos
criterios sern utilizados por el Comit del Portafolio de Proyectos para determinar la prioridad del proyecto.
Diagrama del proceso
Evaluador Estratgico
de Iniciativas
(Instrumento 0.2VA)
utilizar
Repositorio Central
de Proyectos
guardar
Evaluacin Estratgico de
IniciativasDepartamento de Proyectos
Tecnolgicos
generar
entregable
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
13
Instrumentos requeridos
Evaluador Estratgico de Iniciativas (Instrumento 0.2VA). Documenta el apego de la iniciativa a los ejes estratgicos del
Plan Estatal de Desarrollo 2011-2017.
Entregables
Evaluacin Estratgica de la Iniciativa.
Participantes
Departamento de Proyectos Tecnolgicos
Tiempo requerido
Mximo un da, en conjunto con la definicin de la iniciativa y sus objetivos (etapa 0.1).
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
APTI-1
Iniciar el proyecto
PO10.3
Enfoque de
Administracin de
Proyectos
SU5
Definir una
Aproximacin al
Proyecto
n/a n/a
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
14
0.3. Obtencin de la aprobacin
Objetivo
Obtener la aprobacin para ejecutar el proyecto por parte de la Direccin General de Tecnologas de la Informacin y
determinar su prioridad con relacin al resto de proyectos planeados y en curso.
Visin general del proceso
El Departamento de Proyectos Tecnolgicos presenta el Anteproyecto (etapa 0.1) y la Evaluacin Estratgica de la Iniciativa
(etapa 0.2) al Comit del Portafolio de Proyectos. El Comit del Portafolio de Proyectos utilizar esta informacin
como apoyo para evaluar la iniciativa y as determinar la viabilidad del proyecto y aprobar su ejecucin, as como
asignar una prioridad con relacin al resto de proyectos planeados y en curso. El resultado de esta evaluacin deber
ser incluido en el Acta de Resolucin correspondiente a la sesin en que se lleve a cabo, a partir de la Plantilla de Acta de
Resolucin (Instrumento 0.3OF).
En caso de que la iniciativa no sea aprobada, el Acta de Resolucin enunciar los motivos por los que el Comit del
Portafolio decidi no aprobar dicha iniciativa.
Diagrama del proceso
Repositorio Central
de Proyectos
Departamento de Proyectos
Tecnolgicos
guardar
Anteproyecto
(Etapa 0.1)
Comit del Portafolio
de Proyectos
presentar
Plantilla de Acta
de Resolucin
(Instrumento 0.3OF)
Acta de Resolucin
utilizar
Evaluacin Estratgica de
la Iniciativa
(Etapa 0.2)
generar
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
15
Instrumentos requeridos
Plantilla de Acta de Resolucin (Instrumento 0.3OF). Enuncia las resoluciones y acuerdos del Comit del Portafolio de
Proyectos, junto con un rea de firmas de compromiso por parte de sus miembros.
Entregables
Acta de Resolucin.
Participantes
Departamento de Proyectos Tecnolgicos
Comit del Portafolio de Proyectos
Tiempo requerido
Hasta la siguiente sesin ordinaria del Comit del Portafolio de Proyectos o, en aquellos casos en que exista una
urgencia justificada, en una sesin extraordinaria.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
APP-4
Priorizar, equilibrar y
autorizar el
portafolio de
proyectos de TIC
PO1.2
Plan de largo alcance
DP2
Autorizar un
proyecto
n/a n/a
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
16
1. Definicin del Proyecto
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
17
1.1. Identificacin de los involucrados
Objetivo
Identificar a las personas involucradas en el proyecto, quienes influenciarn directamente su xito, sus roles y el
tiempo requerido de cada uno, as como las contribuciones de su experiencia al proyecto.
Visin general del proceso
Una vez que la iniciativa ha sido aprobada, el Departamento de Proyectos Tecnolgicos procede a asignar un
Administrador de Proyecto.
Para asegurar que la unidad administrativa que promueve la iniciativa y el personal del rea de TIC, estn involucrados
en la ejecucin, comunicacin y financiamiento del proyecto, el Administrador de Proyecto debe identificar a
involucrados potenciales en esta primera fase mediante la creacin de un Mapa de Involucrados. El Mapa de Involucrados
identifica a aquellas personas o grupos, dentro y fuera del rea de TIC que participarn en el proyecto, presenta sus
posibles roles y documenta el tiempo total estimado que se requiere para su participacin. Los resultados de esta etapa
servirn a su vez para la planeacin, financiamiento y comunicaciones en torno a los recursos del proyecto.
El Administrador de Proyecto debe identificar a los involucrados en coordinacin con el Lder de TIC y el
Patrocinador utilizando la Plantilla de Mapa de Involucrados (Instrumento 1.1PL).
Diagrama del proceso
Administrador de Proyecto
Patrocinador
Mapa de InvolucradosRepositorio Central
de Proyectos
guardar
generar
entregable
Plantilla de Mapa de Involucrados
(Instrumento 1.1PL)
coordinar utilizar
Lder de TIC
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
18
Instrumentos requeridos
Plantilla de Mapa de Involucrados (Instrumento 1.1PL). Analiza personas o grupos que pueden estar interesados o que
influyen en el proyecto y sus recursos.
Entregables
Mapa de Involucrados.
Participantes
Administrador de Proyecto
Patrocinador
Lder de TIC
Tiempo requerido
De una a dos horas.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
APTI-1
Iniciar el proyecto
PO10.4
Compromiso de los
interesados
SU2
Disear un equipo de
gestin del proyecto
10.1
Identificacin de
involucrados
4.3.9
Identificar a los
involucrados
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
19
1.2. Definicin de alcance del proyecto
Objetivo
Documentar, en conjunto con el Patrocinador y los Usuarios Clave, los requerimientos validados de acuerdo con los
objetivos del proyecto.
Visin general del proceso
Los objetivos y resultados documentados en el Anteproyecto (etapa 0.1) y el anlisis de los involucrados documentado
en el Mapa de Involucrados (etapa 1.1) son entradas de informacin para la evaluacin de requerimientos. En esta etapa,
el Administrador de Proyecto y/o el Lder de TIC debern trabajar con los Usuarios Clave para solicitar las
caractersticas requeridas por los Involucrados usando el Cuestionario de Requerimientos (Instrumento 1.2CU), analizar las
solicitudes con base en su factibilidad, costo y riesgo; y validar los requerimientos finales.
La Plantilla de Requerimientos del Proyecto (Instrumento 1.2PL) puede ser usada para capturar y validar detalles de los
requerimientos funcionales y tcnicos, as como los relacionados con los niveles de servicio y la calidad. Para verificar
la claridad de los requerimientos documentados, el Administrador de Proyectos y/o el Lder de TIC pueden usar un
conjunto de Criterios de Evaluacin de Requerimientos (Instrumento 1.2CO). De esta forma ser generado el documento de
Requerimientos del Proyecto, que debe ser aprobado por el Administrador de Proyecto, el Patrocinador y todos los
Involucrados antes de iniciar las siguientes etapas del proyecto.
Diagrama del proceso
Plantilla de
Requerimientos del Proyecto
(Instrumento 1.2PL)
Repositorio Central
de Proyectos
Administrador de
ProyectosUsuarios Clave
Involucrados Patrocinador
responder
Cuestionario de
Requerimientos
(Instrumento 1.2CU)
Criterios de Evaluacin
de Requerimientos
(Instrumento 1.2CO)
Requerimientos
del Proyecto
Anteproyecto
(Etapa 0.1)
Mapa
de Involucrados
(Etapa 1.1)
generar
generar
entregableguardar
coordinar
evaluar
validar
Cuestionario Contestado
de Requerimientos
(Opcional)
generar
entregable
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
20
Instrumentos requeridos
Cuestionario de Requerimientos (Instrumento 1.2CU). Cuestionario de obtencin de requerimientos para Patrocinadores e
involucrados.
Plantilla de Requerimientos del Proyecto (Instrumento 1.2PL). Documenta detalladamente los requerimientos funcionales y
tcnicos, as como los relacionados con los niveles de servicio y la calidad.
Criterios de Evaluacin de Requerimientos (Instrumento 1.2CO). Criterios para evaluar cada requerimiento.
Entregables
Cuestionario Contestado de Requerimientos (Opcional).
Requerimientos del Proyecto.
Participantes
Administrador de Proyecto
Patrocinador
Lder de TIC
Involucrados
Usuarios Clave
Tiempo requerido
Variable, segn la complejidad del proyecto, el tamao y la cantidad de los Involucrados.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
APTI-3
Detallar el alcance
del proyecto
PO10.5
Declaracin de
alcance del proyecto
SU5
Definir la
aproximacin al
proyecto
5.1
Recoleccin de
requerimientos
4.3.11
Definir el alcance
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
21
1.3. Definicin de recursos requeridos
Objetivo
Determinar las habilidades y la cantidad de recursos materiales y humanos, internos o externos, que son necesarios
para la ejecucin del proyecto.
Visin general del proceso
Una vez que los requerimientos del proyecto han sido documentados, el Administrador de Proyecto y el Lder de TIC
pueden usar los Requerimientos del Proyecto (etapa 1.2) para identificar a un alto nivel las habilidades y los recursos
necesarios para la ejecucin del proyecto. La Plantilla de Estimacin de Recursos Requeridos (Instrumento 1.3PL) se utiliza
para documentar todos los roles requeridos y el tiempo estimado de participacin durante la ejecucin del proyecto y a
su vez generar la Estimacin de Recursos Requeridos. Adicionalmente, el Administrador de Proyecto y el Departamento de
Normatividad Tecnolgica deben considerar los recursos necesarios para el liderazgo del proyecto, la capacitacin y la
absorcin del conocimiento por parte de los usuarios.
La Estimacin de Recursos Requeridos para el proyecto es la base para la seleccin de proveedores de servicio (etapa
3.5) y el establecimiento del equipo de proyecto (etapa 3.6).
Diagrama del proceso
Administrador
de Proyecto
Estimacin de Recursos
RequeridosRepositorio Central
de Proyectos
guardar
Requerimientos del
Proyecto
(Etapa 1.3)
Plantilla de Estimacin de
Recursos Requeridos
(Instrumento 1.3PL)
generar
entregable
Lder de TIC
utilizar
utilizar
Departamento de
Normatividad
Tecnolgica
coordinar
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
22
Instrumentos requeridos
Plantilla de Estimacin de Recursos Requeridos (Instrumento 1.3PL). Documenta los roles y el tiempo estimado de
participacin necesario para la ejecucin del proyecto.
Entregables
Estimacin de Recursos Requeridos.
Participantes
Administrador de Proyecto
Lder de TIC
Departamento de Normatividad Tecnolgica
Tiempo requerido
Variable, segn el proyecto.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
APTI-3
Detallar el alcance
del proyecto
PO10.8
Recursos del
proyecto
SU5
Definir la
aproximacin al
proyecto
6.3
Estimacin de
recursos para la
actividad
4.3.16
Estimar los recursos
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
23
2. Conocimiento del entorno
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
24
2.1. Diseo de la propuesta de solucin
Objetivo
Disear, desde el punto de vista tecnolgico, la solucin que se adoptar como respuesta a la necesidad que da origen
al proyecto.
Visin general del proceso
El Administrador de Proyecto y Lder de TIC utilizan la Plantilla de Propuesta de Solucin (Instrumento 2.1PL) para
generar la Propuesta de Solucin, mediante la que documentan las posibles soluciones que se proponen como respuesta a
la necesidad que da origen al proyecto, as como la justificacin de la eleccin de la solucin final. Adems, deber
incluirse una descripcin de la arquitectura y los requerimientos tcnicos de la solucin. El Administrador de Proyecto
deber apoyarse del Anteproyecto (etapa 0.1) y de los Requerimientos del Proyecto (etapa 1.2) para realizar el diseo de dicha
propuesta.
En aquellos proyectos donde el Equipo de Operacin est plenamente identificado, ste podr ser consultado por el
Administrador de Proyecto para el diseo de la Propuesta de Solucin.
Diagrama del proceso
Repositorio Central
de Proyectos
generar
Plantilla de Propuesta
de Solucin
(Instrumento 2.1PL)
guardar
Propuesta de
solucin
Lder de TIC
Administrador de
Proyecto
Anteproyecto
(Etapa 0.1)
Requerimientos
del Proyecto
(Etapa 1.2)
utilizar
Equipo de
Operacin
(Opcional)
consultar
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
25
Instrumentos requeridos
Plantilla de Propuesta de Solucin (Instrumento 2.1PL). Documenta la solucin que se adoptar como respuesta a la
necesidad que da origen al proyecto, desde el punto de vista tecnolgico.
Entregables
Propuesta de Solucin.
Participantes
Administrador de Proyecto
Lder de TIC
Equipo de Operacin
Tiempo requerido
Variable, segn el proyecto.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
APTI-3
Detallar el alcance
del proyecto
PO10.5
Declaracin de
alcance del proyecto
IP3
Refinar el caso de
negocio y los riesgos
5.2
Definicin del
alcance
4.3.12
Crear la estructura de
trabajo
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
26
2.2. Estimacin de costos del proyecto
Objetivo
Estimar los costos para la entrega y mantenimiento del proyecto mediante un anlisis considerando el ciclo de vida del
mismo.
Visin general del proceso
Usando los Requerimientos del Proyecto (etapa 1.2) aprobados y la Estimacin de Recursos Requeridos (etapa 1.3), el
Administrador de Proyecto y/o el Lder de TIC deben reunirse con el Patrocinador y el Departamento Financiero
para determinar el costo total del proyecto. Para estimar con mayor exactitud los costos es muy til analizar el
proyecto utilizando el Estimador de Costos del Proyecto (Instrumento 2.2PL) a partir de las fases de planificacin y
ejecucin del proyecto, adems de considerar los costos de mantenimiento de la solucin o producto. A cada una de
estas fases corresponde un conjunto de costos que contribuir a una estimacin ms cercana a la realidad para generar
la Estimacin de Costos del Proyecto.
Adems de los costos por infraestructura, herramientas de software y mano de obra, la estimacin de costos debe
incluir los gastos administrativos, de capacitacin y transportacin. Si existen costos pre establecidos para el proyecto
(por ejemplo, monto de viticos diarios por persona o salario base para determinado puesto), estos montos deben ser
la base para la estimacin de costos. En caso contrario, se puede usar como base un monto promedio para los salarios
de roles especficos, con la finalidad de estimar los costos de la mano de obra.
Diagrama del proceso
Administrador
de ProyectoDepartamento
Financiero
Repositorio Central
de Proyectos
Estimacin de Costos
del Proyecto
utilizar
Estimador de Costos
del Proyecto
(Instrumento 2.2PL)
generar
entregable
Requerimientos
del Proyecto
(Etapa 1.2)
Estimacin de
Recursos Requeridos
(Etapa 1.3)
guardar
coordinar
Patrocinador
reunir
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
27
Instrumentos requeridos
Estimador de Costos del Proyecto (Instrumento 2.2PL). Herramienta para estimar todos los costos asociados con la
planeacin y ejecucin del proyecto, adems del mantenimiento de la solucin o producto.
Entregables
Estimacin de Costos del Proyecto.
Participantes
Administrador de Proyecto
Patrocinador
Lder de TIC
Departamento Financiero
Tiempo requerido
Variable, segn el proyecto.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
APTI-4
Elaborar el
documento de
planeacin del
proyecto
n/a
IP3
Refinar el caso de
negocio y los riesgos
7.1
Estimacin de costos
4.3.25
Estimar los costos
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
28
2.3. Estimacin de beneficios del proyecto
Objetivo
Estimar los beneficios financieros y operativos a corto, mediano y largo plazo, que se espera sean generados por el
proyecto.
Visin general del proceso
El Administrador de Proyecto puede utilizar la Plantilla de Diagnstico del Proyecto (Instrumento 2.3VA-A) para
documentar y comunicar los beneficios cualitativos del proyecto y el Tabulador de Valor del Proyecto (Instrumento
2.3VA-B) para asignar los proyectos a una categora de portafolio especfica. Con lo anterior se generan los
entregables Diagnstico del Proyecto y Tablero de Valor del Proyecto. El Administrador de Proyecto y/o Lder de TIC,
Patrocinador y Usuarios Clave completarn el Estimador de Beneficios del Proyecto (Instrumento 2.3PL) para cuantificar los
beneficios que se obtendrn con la ejecucin del proyecto y as generar la Estimacin de Beneficios del Proyecto. Por lo
general, los beneficios se agrupan en categoras como disminucin de costos, mitigacin de riesgos, reduccin en
la duracin de las tareas y actividades, u otros beneficios cuantitativos.
Como ayuda para cuantificar los beneficios, el Administrador de Proyecto y el Patrocinador deben hacer referencia a
los objetivos plasmados en el Anteproyecto (etapa 0.1) y los Requerimientos del Proyecto (etapa 1.2) para establecer las metas
cualitativas y cuantitativas relacionadas con los beneficios del proyecto. El Departamento Financiero participa en el
caso de beneficios relacionados con la disminucin de costos, para lo cual debe llevarse a cabo un anlisis que incluya
la informacin financiera necesaria y crear un modelo financiero de beneficios del proyecto.
Diagrama del proceso
Administrador
de Proyecto
Repositorio Central
de Proyectos
Patrocinador
Plantilla de Diagnstico
del Proyecto
(Instrumento 2.3VA-A)
Tabulador de Valor
del Proyecto
(Instrumento 2.3VA-B)
Estimador de Beneficios
del Proyecto
(Instrumento 2.3PL)
Estimacin de Beneficios
del Proyecto
Anteproyecto
(Etapa 0.1)
Requerimientos
del Proyecto
(Etapa 1.2)
utilizar
generar
entregable
Tablero de Valor
del Proyecto
Diagnstico del
Proyecto
guardar
utilizar
generar
entregable
generar
entregable
coordinar
Lder de TIC
Usuarios Clave
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
29
Instrumentos requeridos
Plantilla de Diagnstico del Proyecto (Instrumento 2.3VA-A). Lista de verificacin de los beneficios del proyecto.
Tabulador de Valor del Proyecto (Instrumento 2.3VA-B). Herramienta para estimar los beneficios del proyecto.
Estimacin de Beneficios del Proyecto (Instrumento 2.3PL). Estima los beneficios cualitativos y cuantitativos que sern
alcanzados por el proyecto.
Entregables
Diagnstico del Proyecto.
Tabulador de Valor del Proyecto.
Estimacin de Beneficios del Proyecto.
Participantes
Administrador de Proyecto
Patrocinador
Lder de TIC
Usuarios Clave
Departamento Financiero
Tiempo requerido
Variable, segn el proyecto.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
n/a n/a
IP3
Refinar el caso de
negocio y los riesgos
n/a n/a
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
30
2.4. Identificacin de riesgos
Objetivo
Identificar y evaluar los riesgos que pudieran afectar el xito del proyecto y desarrollar un plan de mitigacin para los
riesgos ms significativos.
Visin general del proceso
El Administrador de Proyecto, Patrocinador, Lder de TIC y Equipo de Proyecto identifican y documentan los riegos
tcnicos y operativos mediante el Cuestionario de Riesgos del Proyecto (Instrumento 2.4CU). Posteriormente, usando la
Plantilla de Inventario de Riesgos del Proyecto (Instrumento 2.4PL) y el Tabulador de Riesgos del Proyecto (Instrumento 2.4CO),
evalan la probabilidad y la magnitud de cada riesgo para establecer la prioridad de mitigacin de los riesgos con base
en su probabilidad y el costo de mitigacin de cada uno, creando el Inventario de Riesgos del Proyecto y el Tablero de Riesgos
del Proyecto.
Diagrama del proceso
Repositorio Central
de Proyectos
Administrador de
Proyectos
Plantilla de Inventario
de Riesgos del Proyecto
(Instrumento 2.4PL)
Patrocinador
Tabulador de Riesgos
del Proyecto
(Instrumento 2.4CO)
Inventario de Riesgos
del Proyecto
Tablero de Riesgos
del Proyecto
Lder de TIC
Cuestionario de
Riesgos del Proyecto
(Instrumento 2.4CU)
generar
entregable
generar
entregable
utilizarguardar
Equipo de Proyecto
responder
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
31
Instrumentos requeridos
Cuestionario de Riesgos del Proyecto (Instrumento 2.4CU). Evala los riesgos potenciales que pudieran afectar el xito del
proyecto.
Plantilla de Inventario de Riesgos del Proyecto (Instrumento 2.4PL). Inventario de potenciales riesgos tcnicos y operativos.
Tabulador de Riesgos del Proyecto (Instrumento 2.4CO). Tabulador de riesgos del proyecto.
Entregables
Inventario de Riesgos del Proyecto.
Tablero de Riesgos del Proyecto.
Participantes
Administrador de Proyecto
Patrocinador
Lder de TIC
Equipo de Proyecto
Tiempo requerido
Variable, segn el proyecto.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
APTI-5
Administrar los
riesgos del proyecto
PO10.9
Administracin de
riesgos del proyecto
PL6
Analizar los riesgos
11.2
Identificacin de
riesgos
4.3.28
Identificar riesgos
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
32
2.5. Identificacin de mtricas
Objetivo
Crear un conjunto de mtricas para la evaluacin durante la vida del proyecto y al finalizar el mismo en conjunto con
el Patrocinador.
Visin general del proceso
Con la finalidad de monitorear el desempeo del proyecto durante la fase de Ejecucin y medir la obtencin de sus
objetivos y resultados, el Administrador del Proyecto, en conjunto con el Patrocinador y los Involucrados,
identificarn los indicadores de gestin y ejecucin en trminos de eficacia y eficiencia en el Inventario de Mtricas del
Proyecto. Para llevar a cabo esta identificacin podrn tomar como base la Estimacin de Costos del Proyecto (etapa 2.2), la
Estimacin de Beneficios del Proyecto (etapa 2.3) y la Evaluacin Estratgica de la Iniciativa (etapa 0.2).
Para verificar la claridad de las mtricas documentadas, el Administrador de Proyectos y/o el Patrocinador pueden
usar la Plantilla de Inventario de Mtricas del Proyecto (Instrumento 2.5PL) y un conjunto de Criterios de Validacin de
Indicadores (Instrumento 2.5CO).
Diagrama del proceso
Repositorio Central
de Proyectos
Administrador de
Proyectos
Patrocinador
guardar
Inventario de
Mtricas del Proyecto
Plantilla de Inventario
de Mtricas del Proyecto
(Instrumento 2.5PL)
Estimacin de Costos
del Proyecto
(Etapa 2.2)
Estimacin de Beneficios
del Proyecto
(Etapa 2.3)
Evaluacin Estratgica
De la Iniciativa
(Etapa 0.2)
Criterios de Validacin
de Indicadores
(Instrumento 2.5CO)
generar
entregable
Involucrados
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
33
Instrumentos requeridos
Plantilla de Inventario de Mtricas del Proyecto (Instrumento 2.5PL). Conjunto de mtricas que pueden ser utilizadas para
monitorear el desempeo del proyecto y la obtencin de sus objetivos y resultados.
Criterios de Validacin de Indicadores (Instrumento 2.5CO). Criterios para validar cada mtrica.
Entregables
Inventario de Mtricas del Proyecto.
Participantes
Administrador de Proyecto
Patrocinador
Involucrados
Tiempo requerido
Variable, segn el proyecto.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
APTI-7
Supervisar el trabajo
y mantener
controlado el
proyecto
PO10.13
Medicin del
desempeo, reporte y
monitoreo del
proyecto
n/a
4.4
Monitoreo y control
del trabajo del
proyecto
4.3.5
Controlar el trabajo
del proyecto
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
34
3. Planificacin
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
35
3.1. Diseo del plan de ejecucin
Objetivo
Crear el plan de ejecucin del proyecto, define los plazos de ejecucin de actividades y las fechas de los entregables.
Visin general del proceso
El Administrador de Proyecto, Lder de TIC y el Equipo del Proyecto (Principal), con ayuda de la Plantilla del Proceso de
Ejecucin del Proyecto (Instrumento 3.1PL-A), construyen el Proceso de Ejecucin del Proyecto para proporcionar a los
Involucrados una visin total de las actividades planeadas y el tipo de trabajo que implican, as como permitir el
monitoreo del progreso del proyecto. Para crear el Plan de Ejecucin del Proyecto, el Administrador de Proyecto debe
definir un cronograma de alto nivel y las etapas clave, para identificar los entregables de mayor importancia en cada
etapa, utilizando la Plantilla del Plan de Ejecucin del Proyecto (Instrumento 3.1PL-B). El cronograma debe indicar
claramente las etapas y los entregables relacionados.
El Plan de Ejecucin del Proyecto, tambin debe separar el proyecto en unidades lgicas ms pequeas de trabajo y
actividades (hitos) y proveer un plan detallado, semana a semana, para completar el proyecto conforme al cronograma
establecido.
Diagrama del proceso
Administrador
de Proyecto
Repositorio Central
de Proyectos
Plantilla del Proceso de
Ejecucin del Proyecto
(Instrumento 3.1PL-A)
Plan de Ejecucin del
Proyecto
guardar
Plantilla del Plan de
Ejecucin del Proyecto
(Instrumento 3.1PL-B)
utilizar
Lder de TIC
Equipo del Proyecto
(Principal)
generar
entregable
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
36
Instrumentos requeridos
Plantilla del Proceso de Ejecucin del Proyecto (Instrumento 3.1PL-A). Cronograma para la ejecucin del proyecto que
incluye las etapas que conforman el proyecto.
Plantilla del Plan de Ejecucin del Proyecto (Instrumento 3.1PL-B). Cronograma de alto nivel y plan detallado de ejecucin
del proyecto.
Entregables
Plan de Ejecucin del Proyecto.
Participantes
Administrador de Proyecto
Lder de TIC
Equipo de Proyecto
Tiempo requerido
Variable, segn el proyecto.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
APTI-4
Elaborar el
documento de
planeacin del
proyecto
PO10.7
Plan integrado del
proyecto
PL5
Planificar
4.2
Desarrollo del plan
de administracin del
proyecto
4.3.21
Secuenciar
actividades
4.3.22
Estimar la duracin
de las actividades
4.3.23
Desarrollar el plan
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
37
Administrador
de Proyecto
Repositorio Central
de Proyectos
Plan de Pruebas
guardar
Criterios para la
Ejecucin de Pruebas
(Instrumento 3.2CO)
Lder TIC
Equipo del Proyecto
(Principal)
Requerimientos del
Proyecto
(Etapa 1.2)
utilizar generar
Mapa de
Involucrados
(Etapa 1.1)utilizar
Plantilla del Plan
de Pruebas
(Instrumento 3.2PL)
generar
3.2. Diseo del plan de pruebas
Objetivo
Disear un plan de pruebas, que incluya a los usuarios clave, las fases, los tipos de prueba y los aspectos a evaluar del
producto o servicio que se obtendr como resultado del proyecto.
Visin general del proceso
El Administrador de Proyecto en conjunto con el Lder Tcnico y el Equipo del Proyecto (Principal) deben crear un
plan de pruebas en donde se consideren a los potenciales Usuarios Clave con el objetivo de detectar cualquier
incidencia mediante la ejecucin de diferentes tipos de prueba realizadas en distintos ambientes de trabajo. En el plan
de pruebas se debern considerar a los Usuarios Clave que cuentan con el conocimiento necesario para poder evaluar
el desempeo del proyecto, el Administrador de Proyecto utilizar la Plantilla del Plan de Pruebas (Instrumento 3.2PL) y
un conjunto de Criterios para la Ejecucin de Pruebas (Instrumento 3.2CO) para generar el Plan de Pruebas con base en el
Mapa de Involucrados (etapa 1.1) y los Requerimientos del Proyecto (etapa 1.2). En el Plan de Pruebas se debern incluir los
nombres de las personas que participarn en el desarrollo de las mismas, los aspectos a evaluar, el lugar en que se
llevarn a cabo las sesiones y los prerrequisitos necesarios para que el proyecto pueda entrar a una fase de pruebas.
Diagrama del proceso
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
38
Instrumentos requeridos
Plantilla del Plan de Pruebas (Instrumento 3.2PL). Detalla la estrategia a seguir para programar sesiones de pruebas.
Criterios para la Ejecucin de Pruebas (Instrumento 3.2CO). Herramienta que contiene elementos a considerar en el diseo
del Plan de Pruebas.
Entregables
Plan de Pruebas.
Participantes
Administrador de Proyecto
Lder de TIC
Equipo de Proyecto (Principal)
Usuarios Clave
Tiempo requerido
Variable, dependiendo de la dimensin del proyecto y de los elementos a evaluar.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
n/a
PO10.12
Planeacin del
proyecto y mtodos
de aseguramiento
MP1
Aceptando un
paquete de trabajo
8.1
Plan de calidad
4.3.32
Plan de calidad
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
39
Administrador
de Proyecto
Repositorio Central
de Proyectos
Plan de Comunicacin
del Proyecto
Criterios para la
Comunicacin
(Instrumento 3.3CO)
Plantilla del
Plan de Comunicacin
del Proyecto
(Instrumento 3.3PL)
guardar
Involucrados
Usuarios Clave
generar
entregable
utilizar
3.3. Diseo del plan de comunicacin
Objetivo
Disear el plan de comunicacin completo, incluyendo la audiencia, formatos y frecuencia para comunicar
informacin del proyecto.
Visin general del proceso
Para comunicar el progreso del proyecto y los asuntos relacionados durante la fase de ejecucin, el Administrador de
Proyecto debe asegurarse de crear un plan de comunicacin formal en el que debe considerar a todos los potenciales
Involucrados y Usuarios Clave para documentar las metas en trminos de comunicacin que deben cumplirse. El plan
incluir una variedad de formatos para la comunicacin, incluyendo el Reporte de Estado del Proyecto (etapa 4.1),
reuniones formales de trabajo y juntas rpidas. En el Plan de Comunicacin del Proyecto se debe especificar la frecuencia y
el mtodo de entrega de cada acuerdo, as como el responsable de cada comunicado. El Administrador de Proyecto,
los Involucrados y los Usuarios Clave debern usar los Criterios para la Comunicacin (Instrumento 3.3CO) y la Plantilla
del Plan de Comunicacin del Proyecto (Instrumento 3.3PL) para determinar el grado de comunicacin necesario para el
proyecto.
Diagrama del proceso
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
40
Instrumentos requeridos
Criterios para la Comunicacin (Instrumento 3.3CO). Herramienta para determinar las necesidades de comunicacin de
acuerdo al tamao y complejidad del proyecto.
Plantilla del Plan de Comunicacin del Proyecto (Instrumento 3.3PL). Detalla los acuerdos relacionados con la planificacin
de la comunicacin entre los miembros del equipo de proyecto.
Entregables
Plan de Comunicacin del Proyecto.
Participantes
Administrador de Proyecto
Involucrados
Usuarios Clave
Tiempo requerido
Variable, segn el proyecto, pero generalmente de dos a tres horas.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
APTI-4
Elaborar el
documento de
planeacin del
proyecto
n/a
IP4
Estableciendo
controles para el
proyecto
10.2
Plan de
comunicacin
4.3.38
Plan de
comunicaciones
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
41
Administrador
de Proyecto
Repositorio Central
de Proyectos
Lder TIC
actualizar
Plantilla del
Plan de Capacitacin
(Instrumento 3.4PL-B)
Mapa de Influencia
del Proyecto
(Instrumento 3.4PL-A)
Plan de Comunicacin
del Proyecto
(Etapa 3.3)
guardar
Plan de Capacitacin
Mapa de
Involucrados
(Etapa 1.1) Equipo de Proyecto
generar
entregable
utilizar utilizar
3.4. Diseo del plan de capacitacin
Objetivo
Crear un plan de capacitacin para que el producto o servicio resultado del proyecto sea adoptado por parte de las
personas y grupos de usuarios involucrados en el proyecto.
Visin general del proceso
Para asegurar la absorcin del conocimiento sobre el producto o servicio resultado del proyecto, el Equipo de
Proyecto deber realizar el Plan de Capacitacin. El Administrador de Proyecto, en conjunto con el Lder de TIC, crea el
Mapa de Influencia del Proyecto (Instrumento 3.4PL-A) para identificar a los potenciales usuarios finales, posibles reas de
resistencia al cambio y las necesidades de soporte tcnico para el nuevo producto o servicio. Adems, documentarn
las necesidades puntuales de capacitacin utilizando la Plantilla del Plan de Capacitacin (Instrumento 3.4PL-B). Con base
en dicho plan, deben incluirse en el Plan de Comunicacin del Proyecto (etapa 3.3), a las personas o grupos que no hayan
sido contempladas con anterioridad en los comunicados relacionados con la capacitacin.
En esta etapa puede ser de utilidad el Mapa de Involucrados (etapa 1.1) con la finalidad de evaluar la inclusin de cada
uno de ellos en el Plan de Capacitacin.
Diagrama del proceso
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
42
Instrumentos requeridos
Mapa de Influencia del Proyecto (Instrumento 3.4PL-A). Identifica a los potenciales usuarios finales, posibles reas de
resistencia al cambio y las necesidades de soporte tcnico para el nuevo producto o servicio.
Plantilla del Plan de Capacitacin (Instrumento 3.4PL-B). Detalla el nivel de capacitacin que recibirn los usuarios finales
y tcnicos y las caractersticas de sta, con la finalidad de asegurar la absorcin del conocimiento sobre el producto o
servicio resultado del proyecto.
Entregables
Plan de Capacitacin.
Participantes
Administrador de Proyecto
Lder de TIC
Equipo de Proyecto
Tiempo requerido
Variable, segn el proyecto.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
n/a
PO10.12
Planeacin del
proyecto y mtodos
de aseguramiento
n/a n/a n/a
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
43
exponer
Administrador
de Proyecto
Repositorio Central
de Proyectos
Lder de TIC
Seleccin de Proveedores
de Servicios
Departamento de
Normatividad Tecnolgica
generar
entregable
Requerimientos del
Proyecto
(Etapa 1.2)
Estimacin de Recursos
Requeridos
(Etapa 1.3)
guardar
Plantilla de Seleccin de
Proveedores de Servicios
(Instrumento 3.5PL-A)
Patrocinador
utilizar
Plan de Ejecucin
del Proyecto
(Etapa 3.1)
Plan de Capacitacin
(Etapa 3.4)
Plantilla de Matriz
de Cumplimiento
(Instrumento 3.5PL-B)
utilizar
Matriz de Cumplimiento
generar
entregable
guardar
Anteproyecto
(Etapa 0.1)
3.5. Seleccin de proveedores de servicios
Objetivo
Seleccionar y aprobar los contratos con proveedores y prestadores de servicios que sern necesarios para el proyecto.
Visin general del proceso
Con ayuda de los Requerimientos del Proyecto (etapa 1.2) y la Estimacin de Recursos Requeridos (etapa 1.3) el Administrador
de Proyecto y el Lder de TIC determinan la necesidad de proveedores externos de productos o servicios. Si para la
ejecucin del proyecto son necesarios recursos externos, el Administrador de Proyecto y/o el Patrocinador debe
obtener la aprobacin y financiamiento de acuerdo al proceso establecido por su dependencia para tal efecto.
En coordinacin con el Patrocinador y el Departamento de Normatividad Tecnolgica, el Administrador de Proyecto
completa la Seleccin de Proveedores de Servicios, para lo que puede ayudarse del Anteproyecto (etapa 0.1), el Plan de Ejecucin
del Proyecto (etapa 3.1) y el Plan de Capacitacin (etapa 3.4) generados en etapas anteriores, as como los entregables de la
fase de Conocimiento del Entorno. Para realizar esta solicitud se podr utilizar la Plantilla de Seleccin de Proveedores de
Servicios (Instrumento 3.5PL-A) o el formato que la dependencia haya establecido para tal efecto. Una vez seleccionado
el Proveedor de Servicios se generar la Matriz de Cumplimiento, con base en la Plantilla de Matriz de Cumplimiento
(Instrumento 3.5PL-B) y el contrato celebrado entre el Proveedor seleccionado y el rea contratante. La Matriz de
Cumplimiento enlistar los parmetros que el Proveedor de Servicios debe cumplir durante el desarrollo del proyecto.
Diagrama del proceso
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
44
Instrumentos requeridos
Plantilla de Seleccin de Proveedores de Servicios (Instrumento 3.5PL-A). Plantilla para solicitar y justificar la contratacin de
proveedores y prestadores de servicios.
Plantilla de Matriz de Cumplimiento (Instrumento 3.5PL-B) Plantilla para medir el progreso de las actividades que el
proveedor de servicios est comprometido a realizar.
Entregables
Seleccin de Proveedores de Servicios.
Matriz de Cumplimiento.
Participantes
Administrador de Proyecto
Patrocinador
Lder de TIC
Departamento de Normatividad Tecnolgica
Tiempo requerido
Variable, segn la cantidad de proveedores o prestadores necesarios y la cantidad de prospectos.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
n/a n/a n/a
12.1
Plan de
aprovisionamiento
4.3.36
Seleccionar
proveedores
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
45
Administrador de
Proyecto
Repositorio Central
de ProyectosRegistro del
Equipo de Proyecto
generar entregable
Estimacin de
Recursos Requeridos
(Etapa 1.3)
Matriz de Roles
y Responsabilidades
Plantilla de Matriz de Roles
y Responsabilidades
(Instrumento 3.6PL-B)
Plantilla de Registro del
Equipo de Proyecto
(Instrumento 3.6PL-A)
Lder de TIC Patrocinador Equipo de Proyecto
utilizar
generar entregable
guardarincluir
3.6. Establecimiento del equipo de proyecto
Objetivo
Establecer el equipo de proyecto y generar conciencia de los roles y responsabilidades individuales de los miembros
del equipo de proyecto.
Visin general del proceso
Con base en la informacin obtenida en la Estimacin de Recursos Requeridos (etapa 1.3), el Administrador de Proyecto
utiliza la Plantilla de Registro del Equipo de Proyecto (Instrumento 3.6PL-A) para identificar el personal especfico para los
equipos principal y extendido de proyecto y documentar los roles y responsabilidades de cada miembro en el Registro
del Equipo de Proyecto. Dado que la experiencia en proyectos de los miembros del equipo puede variar, el Administrador
de Proyecto, el Patrocinador y el Lder de TIC deben evaluar las habilidades individuales de los participantes en el
proyecto, con la finalidad de asignar las tareas para potenciar esas habilidades, as como realizar una estimacin y
planificacin realista de las mismas.
Dependiendo del tamao y complejidad del proyecto, es posible establecer equipos especiales enfocados a
determinadas tareas o segmentos del proyecto. En este caso puede ser de utilidad crear un organigrama del equipo.
Usando la Plantilla de Matriz de Roles y Responsabilidades (Instrumento 3.6PL-B), el Administrador de Proyecto puede
generar un documento ms formal que especifique los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo, creando
la Matriz de Roles y Responsabilidades, con la finalidad de evitar confusiones entre el equipo de proyecto sobre sus
responsabilidades.
Diagrama del proceso
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
46
Instrumentos requeridos
Plantilla de Registro del Equipo de Proyecto (Instrumento 3.6PL-A). Registro de todos los miembros del equipo de
proyecto, sus roles y responsabilidades.
Plantilla de Matriz de Roles y Responsabilidades (Instrumento 3.6PL-B). Asignacin formal de roles a cada miembro del
equipo de proyecto.
Entregables
Registro del Equipo de Proyecto.
Matriz de Roles y Responsabilidades.
Participantes
Administrador de Proyecto
Patrocinador
Lder de TIC
Equipo de Proyecto
Tiempo requerido
Variable, segn el proyecto.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
APTI-2
Definir el ciclo de
vida del proyecto y
registrarlo
PO10.3
Enfoque de
administracin de
proyectos
SU2
Diseando el equipo
de administracin de
proyecto
SU3
Consolidando el
equipo de
administracin de
proyecto
9.3
Desarrollo del
equipo de proyecto
4.3.17
Definir la
organizacin del
proyecto
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
47
4. Ejecucin
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
48
4.1. Ejecucin del proyecto
Objetivo
Ejecutar el proyecto con base en el Plan de Ejecucin y el Plan de Comunicacin desarrollados en la fase de Planificacin,
as como entregar reportes regulares y comprensivos del avance del proyecto a Patrocinadores, Involucrados y el rea
de Normatividad.
Visin general del proceso
Para mantener informados a todos los Involucrados sobre el progreso del proyecto, el Administrador de Proyecto
ejecuta las actividades documentadas en el Plan de Comunicacin del Proyecto (etapa 3.3). El instrumento central de la
estrategia de comunicacin es el Reporte de Estado del Proyecto, que documenta el progreso del mismo basado en la
Plantilla de Reporte de Estado del Proyecto (Instrumento 4.1OF). Para proyectos cuya ejecucin se estima en ms de tres
meses, el Reporte de Estado del Proyecto debe actualizarse y entregarse a los involucrados de forma mensual.
Para incluir la ejecucin detallada de las actividades en el Reporte de Estado del Proyecto, se recomienda hacer uso de una
escala de semforo (verde/amarillo/rojo) que permita al Patrocinador, Lder de TIC e Involucrados, tener una mejor
visin del avance real del proyecto e identificar de manera clara las desviaciones al plan original. Para ayudar a
determinar el estado del proyecto se debe generar la Matriz de Indicadores de Desempeo. El Administrador de Proyecto
puede utilizar la Plantilla de Matriz de Indicadores de Desempeo (Instrumento 4.1PL-A), que proporciona un conjunto de
criterios para medir el desempeo de las actividades relacionadas con el proyecto. Estos indicadores deben construirse
con base en la identificacin de mtricas (etapa 2.5).
Si el proyecto pertenece a un programa o si es relevante agrupar varios proyectos para obtener una visin general, el
Administrador de Proyecto puede auxiliarse del Tablero de Desempeo, que se generar utilizando la Plantilla de Tablero de
Desempeo (Instrumento 4.1PL-B).
El Reporte de Estado del Proyecto, la Matriz de Indicadores de Desempeo y el Tablero de Desempeo deben ser archivados por el
Departamento de Proyectos Tecnolgicos, con la finalidad de generar las memorias tcnicas del proyecto.
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
49
utilizar
Administrador
de Proyecto
Plan de Comunicacin
del Proyecto
(Etapa 3.3)
Reporte de Estado
del Proyecto
Matriz de Indicadores
de Desempeo
Tablero de Rendimiento
(opcional)
Plantilla de Reporte
de Estado del Proyecto
(Instrumento 4.1OF)
Plantilla de Matriz
de Indicadores de Desempeo
(Instrumento 4.1PL-A)
Plantilla de Tablero
de Desempeo
(Instrumento 4.1PL-B)
Identificacin de
Mtricas
(Etapa 2.5)
Involucrados
Equipo de Proyecto y
Usuarios Clave
Lider de TIC
Patrocinador
coordinarutilizar
Repositorio Central
de Proyectos
generarguardar
Diagrama del proceso
Instrumentos requeridos
Plantilla de Reporte de Estado del Proyecto (Instrumento 4.1OF). Reporte que se entrega peridicamente a los Involucrados
para informar el estado actual del proyecto.
Plantilla de Matriz de Indicadores de Desempeo (Instrumento 4.1PL-A). Proporciona un conjunto de criterios para medir el
desempeo de las actividades relacionadas con el proyecto.
Plantilla de Tablero de Desempeo (Instrumento 4.1PL-B). Permite conocer la existencia y ltima actualizacin de la
informacin relacionada con el proyecto.
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
50
Entregables
Reporte de Estado del Proyecto.
Matriz de Indicadores de Desempeo.
Tablero de Desempeo (opcional).
Participantes
Administrador de Proyecto
Patrocinador
Lder de TIC
Equipo de Proyecto
Involucrados
Usuarios Clave
Departamento de Normatividad Tecnolgica
Tiempo requerido
Variable, con base en la frecuencia y detalle de la informacin reportada.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
APTI-6
Dirigir y realizar el
trabajo del proyecto
PO10.13
Medicin del
desempeo, reporte y
monitoreo del
proyecto
CS6
Reportando eventos
del proyecto
4
Gestin de la
integracin del
proyecto
10
Gestin de la
comunicacin del
proyecto
4.3.5
Controlar el trabajo
del proyecto
4.3.40
Gestin de las
comunicaciones
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
51
generar
entregable
Administrador
de Proyecto
Definicin de
Requerimientos
(Etapa 1.2)
Plantilla de
Solicitud de Cambio
(Instrumento 4.2OF)
Involucrados
Patrocinador
evaluar
Repositorio Central
de Proyectos
Reporte de Estado
del Proyecto(Etapa 4.1)
Registro de Cambios
del Proyecto
guardar
Solicitud de Cambio
Lder de TIC
Equipo de Proyecto
Plantilla de Registros
de Cambios del Proyecto
(Instrumento 4.2PL)
entregar
utilizar
registrar
actualizar
4.2. Administracin de cambios
Objetivo
Evaluar y registrar cambios al alcance, requerimientos y planificacin del proyecto, as como a los recursos requeridos.
Visin general del proceso
Para cada cambio solicitado existe una Solicitud de Cambio que se entrega al Equipo del Proyecto. Para elaborar dicha
solicitud, el Administrador de Proyecto utiliza una Plantilla de Solicitud de Cambio (Instrumento 4.2OF), donde
documenta los cambios al alcance, el impacto del cambio solicitado, los requerimientos y planificacin del proyecto,
adems de proveer una seccin de aprobacin por parte de los Involucrados.
El Administrador de Proyecto o Lder de TIC deben mantener un registro centralizado de todos los cambios al
alcance, requerimientos y planificacin, as como a los recursos requeridos a lo largo del ciclo de vida del proyecto en
el Registro de Cambios del Proyecto. En este registro se incluyen tanto los cambios solicitados como los aprobados.
La Plantilla de Registro de Cambios del Proyecto (Instrumento 4.2PL) sirve para documentar las caractersticas, estado y
prioridad de los cambios solicitados, as como las condiciones que deben cumplirse para llevar a cabo un cambio en la
planificacin y el financiamiento del proyecto.
Cada cambio solicitado debe ser evaluado con base en los requerimientos aprobados en la definicin de alcance del
proyecto (etapa 1.2) para determinar qu cambios deben ser aprobados por parte del Patrocinador y los Involucrados.
Una vez que los cambios han sido aprobados, se deben incluir en el Registro de Cambios del Proyecto los impactos al
calendario, el costo y la planificacin que tendrn lugar como resultado de dichos cambios. El Registro de Cambios del
Proyecto tambin se incluye como parte del Reporte de Estado del Proyecto (etapa 4.1).
Diagrama del proceso
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
52
Instrumentos requeridos
Plantilla de Solicitud de Cambio (Instrumento 4.2OF). Solicitud para llevar cabo cambios al alcance, requerimientos y
planificacin del proyecto.
Plantilla de Registro de Cambios del Proyecto (Instrumento 4.2PL). Registro de todos los cambios al alcance, requerimientos
y planificacin, as como a los recursos requeridos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Entregables
Solicitud de Cambio.
Registro de Cambios del Proyecto.
Participantes
Administrador de Proyecto
Patrocinador
Lder de TIC
Equipo de Proyecto
Involucrados
Tiempo requerido
Variable, con base en la cantidad de cambios solicitados y la frecuencia de las revisiones realizadas.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
APTI-7
Supervisar el trabajo
y mantener
controlado el
proyecto
PO10.11
Control de cambios
del proyecto
CS3
Capturando cambios
del proyecto
CS4
Examinando
cambios del proyecto
CS8
Escalando cambios
del proyecto
5.4
Verificacin del
alcance
4.3.6
Controlar los
cambios
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
53
4.3. Administracin de riesgos
Objetivo
Evaluar peridicamente los riesgos del proyecto y ejecutar los planes de mitigacin necesarios a lo largo del ciclo de
vida del proyecto.
Visin general del proceso
Con la finalidad de proporcionar un mecanismo para identificar y mitigar riesgos del proyecto, el Administrador de
Proyecto, el Lder de TIC y el Equipo del Proyecto deben evaluar los riesgos de cada hito de la fase de Ejecucin del
proyecto.
Con ayuda de los riesgos identificados en el Inventario de Riesgos del Proyecto (etapa 2.4), el Administrador de Proyecto
debe realizar el Plan de Mitigacin de Riesgos utilizando la Plantilla de Plan de Mitigacin de Riesgos (Instrumento 4.3PL),
donde se documentan las acciones que se llevarn cabo con la finalidad de eliminar o mitigar los riesgos. No todos los
riesgos sern eliminados o mitigados, algunos pueden ser aceptados, dada la complejidad de su mitigacin, la poca
probabilidad de su ocurrencia o el bajo impacto del mismo.
Diagrama del proceso
Administrador
de Proyecto
Repositorio Central
de ProyectosPlan de Mitigacin
de Riesgos
generar
entregable
Plantilla de
Plan de Mitigacin
de Riesgos
(Instrumento 4.3PL)
utilizar
Lder de TIC
guardar
Equipo de Proyecto
Inventario de Riesgos
del Proyecto
(Etapa 2.4)
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
54
Instrumentos requeridos
Plantilla de Plan de Mitigacin de Riesgos (Instrumento 4.3PL). Documenta las acciones que se llevarn cabo con la
finalidad de eliminar o mitigar los riesgos identificados.
Entregables
Plan de Mitigacin de Riesgos.
Participantes
Administrador de Proyecto
Lder de TIC
Equipo de Proyecto
Tiempo requerido
Variable, segn el proyecto.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
APTI-7
Supervisar el trabajo
y mantener
controlado el
proyecto
PO10.9
Administracin de
riesgos del proyecto
SB4
Actualizando el
registro de riesgos
11.6
Monitoreo y control
de riesgos
4.3.31
Controlar los riesgos
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
55
Administrador
de Proyecto
Repositorio Central
de Proyectos
Bitcora de
Incidencias
generar
entregable
Plantilla de Bitcora
de Incidencias
(Instrumento 4.4PL)
utilizar
Usuarios Clave
Lder de TIC
convocar
guardar
Plan de Pruebas
(Etapa 3.2)
4.4. Ejecucin del plan de pruebas
Objetivo
Ejecutar el Plan de Pruebas (etapa 3.2) para llevar a cabo un perodo de pruebas en donde se evaluar el
comportamiento del proyecto en un ambiente real y con los Usuarios Clave del proyecto para identificar debilidades
en el desarrollo o la ejecucin del mismo.
Visin general del proceso
El Administrador de Proyecto en conjunto con el Lder de TIC y con base en el Plan de Pruebas (etapa 3.2) convocarn
a los Usuarios Clave que sean necesarios para realizar una serie de evaluaciones en el funcionamiento del proyecto en
un ambiente lo ms cercano posible al real con el fin de identificar posibles inconsistencias en el producto o servicio
resultado del proyecto que hayan pasado desapercibidos.
En caso de haber detectado inconsistencias en el funcionamiento del producto o servicio, stas sern registradas con
ayuda de la Plantilla de Bitcora de Incidencias (Instrumento 4.4PL) mediante la que se indicar de manera puntual la
incidencia detectada as como tambin la propuesta de solucin de la misma o el resultado esperado, generando as la
Bitcora de Incidencias.
Cuando las incidencias sean corregidas, el producto o servicio deber ser sometido a un nuevo perodo de evaluacin
en donde se volvern a replicar los mismos casos de prueba revisando que los cambios no hayan afectado la
funcionalidad que ya se tena previamente validada, adems de que se haya corregido la incidencia inicial. En caso de
encontrar nuevas incidencias o persistencia de las ya identificadas, se deber realizar de nueva cuenta el proceso de
correccin y pruebas, posteriormente se proceder a actualizar la Bitcora de Incidencias o se crear una nueva con la
fecha correspondiente.
Diagrama del proceso
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
56
Instrumentos requeridos
Plantilla de Bitcora de Incidencias (Instrumento 4.4PL). Herramienta que sirve pare registrar las incidencias detectadas en
las sesiones de pruebas.
Entregables
Bitcora de Incidencias.
Participantes
Administrador del Proyecto
Lder Tcnico
Usuarios Clave
Tiempo requerido
Variable, con base en los resultados de las pruebas y el tamao del proyecto.
Correspondencias
MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500
n/a n/a
CS5
Revisando el Estatus
del Proyecto
4.0
Informe de
Performance del
Trabajo
4.3.33
Asegurar la calidad
Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos
57
Administrador
de Proyecto
Repositorio Central
de Proyectos
Registro de Estado
de la Capacitacin
generar
entregable
enviar
Plantilla de Registro de
Estado de la Capacitacin
(Instrumento 4.5PL)
Plantilla de
Certificado de Capacitacin
(Instrumento 4.5OF)
capacitar
Usuarios Clave
Lder de TIC
Departamento de Normatividad
Tecnolgica
Certificado de Capacitacin
utilizar
generar
entregable
utilizar
guardar guardar
4.5. Ejecucin del plan de capacitacin
Objetivo
Ejecutar las acciones necesarias para la absorcin del conocimiento sobre el producto o servicio resultado del proyecto
por parte de los usuarios finales, contribuyendo a contrarrestar la resistencia al cambio.
Visin general del proceso
Antes de concluir el proyecto, el Administrador de Proyecto y el Lder de TIC deben conducir la capacitacin de los
Usuarios Clave con la finalidad de adoptar el producto o servicio resultado del proyecto. El proceso de capacitacin
debe incluir instrumentos de evaluacin, que sern aplicados a los usuarios finales con el objetivo de asegurar que la
absorcin del conocimiento es adecuada y determinar si existen otras necesidades de capacitacin. La Plantilla de
Registro de Estado de la Capacitacin (Instrumento 4.5PL) contien