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Metodología para la elaboración de Manuales
de Procedimientos
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ContenidoObjetivo1
Definición
Fases del procedimiento3
Manual de procedimientos
Procedimientos hacendarios5
2
4
OBJETIVOLos participantes conocerán los conceptos básicos de los procedimientos administrativos, que les permitirá elaborar el Manual de Procedimientos de su unidad administrativa y modernizarlos respecto a los que se realizan actualmente.
DEFINICIÓNManual de Procedimientos
Es un instrumento que señala en forma clara la secuencia de las operaciones que deben realizarse para cumplir las funciones dentro de una organización.
Producto(“Resultado de un proceso”)
(“conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, ...”)
Proceso SalidaEntrada(Incluye los recursos)
Procedimiento(“Forma especificada de llevar a cabo una
actividad o un proceso”)
Oportunidades de seguimiento y medición(Antes, durante y después del proceso)
Definición
La importancia de establecer un procedimiento dentro de una organización, facilita que todo el personal tenga claro que hacer y lo haga de la misma forma.
FASES DEL PROCEDIMIENTO
La metodología para la descripción de los procedimientos de acuerdo con la realidad operativa y con las normas establecidas, contempla cinco fases, las cuales son:
Primera: Definición de objetivos
Segunda: Recolección de información
Tercera: Análisis de la información
Cuarta: Diseño del procedimiento
Quinta: Diseño de formatos
Primera fase: Definición de objetivos
El punto de partida cuando se investiga uno o varios procedimientos, ya sea para implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con precisión los aspectos siguientes:
Delimitación del Procedimiento:• ¿Cuál es el procedimiento que se va
a analizar?• ¿Dónde se inicia?• ¿Dónde termina?
Está delimitado
Secuencia lógica Tiene un responsable
Tiene un objetivo
Segunda fase: Recolección de información
Para recabar la información, es necesario acudir a diversas fuentes, conocer las actividades de las unidades administrativas; a los funcionarios y empleados quienes pueden aportar la información para el análisis, el diseño e implantación de procedimientos; con la finalidad de tener un panorama real de las condiciones, medios y personal que operan los procesos.
Consiste en recabar los documentos y datos que
una vez organizados, analizados y
sistematizados, permitirán conocer los
procedimientos, y posteriormente proponer
los ajustes que se consideren convenientes.
Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria son:
Segunda fase: Recolección de información
Consiste en la selección y el análisis de documentos que contienen datos de interés vinculados con los procedimientos, e información relevante para el estudio. Para el caso de procedimientos administrativos del sector público, es indispensable iniciar la investigación documental, con leyes, reglamentos, acuerdos, resoluciones y circulares relacionadas con el procedimiento.
1. Investigación documental
Adicionalmente recabar todas las formas (formatos) que intervienen en el procedimiento que se está estudiando, debidamente requisitadas, y seguir el flujo de la información, determinando siempre dónde se originan, cuál es el trámite que siguen y dónde se registra, archivan o destruyen.
Segunda fase: Recolección de información
Permite adquirir información más completa sobre las prácticas administrativas: consiste en reunirse con una o varias personas y preguntarles sobre la forma en que realizan una atribución, que se vincula con el procedimiento, puesto que el entrevistador al tener una percepción directa con el entrevistado, puede además de recibir respuestas, percibir actitudes.
2. Entrevista directa
Segunda fase: Recolección de información
Segunda fase: Recolección de información
3. Observación de campo
Consiste en acudir al lugar o área de trabajo donde se desarrollan los procedimientos y observar todo lo que sucede en el ejecución del mismo, recabar la información del procedimiento desde el principio hasta el final a través de todas las unidades administrativas o personas que en él intervienen. Asimismo, permite definir y detectar con mayor precisión las circunstancias, problemas y descubre datos valiosos que normalmente se omiten dentro de las entrevistas.
Tercera fase: Análisis de la información
En esta etapa se analiza cada uno de los elementos de la información o grupos de datos que se integraron durante el acopio de la información, con el propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa actual.
Para analizar la información recabada, es conveniente responder a los siguientes cuestionamientos:
Tercera fase: Análisis de la información
Se cuestiona la naturaleza o tipo de
labores que se realizan en la unidad
administrativa.
Se refiere a las unidades
administrativas o puestos que
intervienen en el procedimiento, y el
factor humano, ya sea como individuos o
como grupos.
Se refiere a los métodos y técnicas
aplicadas para realizar el trabajo y la
forma en que han sido adoptados y los
formatos, instrumentos y
equipos que utilizan.
¿Qué trabajose hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo se hace?
Tercera fase: Análisis de la información
Esta información considera la
estacionalidad y secuencia del trabajo, así como los horarios y
tiempos requeridos para obtener
resultados o terminar una actividad.
Revisa la ubicación geográfica, el domicilio
de las oficinas en cuanto a su
funcionalidad y distribución interna del espacio con relación a
las actividades del personal.
Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de su
procedimiento; también se pretende conocer los objetivos de las actividades que
integran el procedimiento.
¿Cuándo se hace?
¿Dónde se hace?
¿Por qué se hace?
Cuarta fase: Diseño del procedimiento
Eliminar
Cualquier operación, paso, detalle que no
justifique plenamente su razón de ser,
deberán eliminarse.
Una vez que todas las actividades se han sometido al análisis correspondiente, es necesario considerar algunas opciones para mejorarlo o diseñarlo; llevando a cabo la siguiente técnica:
Combinar
Si no puede eliminarse algo, entonces el siguiente punto es
combinar algún paso del procedimiento con otro a
efecto de simplificar el trámite. Cuando se combina
generalmente se eliminan algunos detalles, como un
registro, una operación, etc.
Cambiar
Se debe revisar si alguna modificación
que pueda hacerse en el orden, el lugar o el
puesto que realiza una actividad, puede
simplificar el trabajo.
Algunas veces es imposible eliminar,
combinar o cambiar; en estas circunstancias, el resultado más práctico se logra mejorando el
procedimiento, rediseñando una forma, un registro, un informe; encontrando un método
mejor.
Por ejemplo: un sistema de archivo puede ser
mejorado, si se sustituye el sistema actual de
archivo de documentos originales por un archivo
de microfilmación, cuando el problema básico es el espacio
requerido o la seguridad de los documentos
originales.
Cuarta fase: Diseño del procedimiento
Los procedimientos pueden reducirse combinando la secuencia de las operaciones, modificando el lugar o sustituyendo al puesto que realiza determinada actividad.
Haga clic en el icono para agregar una imagenQuinta fase: Diseño de formatos
Brinda un modo de dar, obtener y procesar información de manera completa y uniforme, en un orden conveniente, lógico y sencillo.
Es importante que, al mejorar o diseñar un procedimiento, se revisen los formatos que intervienen en él, para lo cual es necesario tener en cuenta los mismos factores necesarios para su diseño, siendo estos:
a) Definir el propósito del formatob) Determinar la clase de información que debe incluirc) Disponer el orden de la información y las partes del
formatod) Determinar las necesidades de espacio para la
informacióne) Determinar el destino original y la cantidad de copias
Quinta fase: Diseño de formatos
Un formato que se ha diseñado tomando en cuenta los factores anteriormente señalados, deberá:
Proporcionar el medio más fácil para el registro de datos
Ser práctico en su manejo
Facilitar la consulta de los datos después de que han sido registradosResaltar los datos más importantes
Ayudar a reducir la tendencia de error en el registro o uso de datos
Omitir datos inútiles
Formatos
Economizar papel y gastos de impresión
Ser fácilmente identificable
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Es un documento de apoyo administrativo, en el que se consignan en forma metódica las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una o varias unidades administrativas.
Están considerados como elementos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y control administrativo de la organización y sirven para registrar y transmitir la información, respecto a: los antecedentes, organización, política y procedimientos de una institución para la mejor ejecución del trabajo. MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Manual de Procedimientos
Elementos del Manual de Procedimientos
1.- Identificación
2.- Contenido
3.- Introducción
4.- Objetivo
5.- Políticas o normas de operación
6.- Presentación de los procedimientos
7.- Diagrama de flujo o flujograma
8.- Catálogo de formatos
1. Identificación (cubierta o portada)
Este apartado se refiere a la portada o primera página del manual, misma que deberá tener los siguientes datos:
Título y extensión del manual de procedimientos,
señalando si es general o específico
Imagen institucional del municipio
Fecha de implantación
Nombre del municipio
2. ContenidoAquí se presentan los capítulos que integran al manual o los títulos principales que comprenden la estructura del documento, en caso de constituirse por varios procedimientos, es importante seguir el orden que a continuación se describe:
Desarrollo de procedimientos5
Índice de procedimientos4
Presentación de los procedimientos3
Objetivo2
Introducción1
Anexos6
3. IntroducciónEste apartado se refiere a la explicación que se dirige al lector acerca del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él. Incluye información de
cómo se usará, así como un mensaje del titular de
la dependencia.
Es recomendable que, al formular la introducción, se emplee un vocabulario
sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento.
IntroducciónLa Tesorería Municipal de XXX elaboró el presente manual de procedimientos, documento administrativo que presenta descriptiva y gráficamente la secuencia en que se realizan las operaciones y actividades hacendarias en las diferentes unidades de trabajo, para la prestación de un servicio o la generación de un producto.
Su aplicación facilita el trabajo de diagnóstico, análisis y diseño de procesos, pues permite apreciar de manera objetiva la interrelación, secuencia y pasos de un sistema en cualquiera de las etapas mencionadas, además de servir en la interpretación y presentación de los procedimientos que se llevan a cabo en la función hacendaria.
Expreso mi más sincero agradecimiento al personal involucrado en el servicio público del municipio de XXX, por llevar a cabo la realización del presente manual de procedimientos y su actualización será responsabilidad exclusiva de los servidores públicos de la Tesorería Municipal.
Presidente Municipal Constitucional de XXX
4. Objetivo
Expresa el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del Manual, deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara en párrafos breves.
OBJETIVO (ejemplo)
Auxiliar a los funcionarios y empleados de la ___________ de XXXXX en el desempeño de sus funciones y actividades que tienen encomendadas en el área de responsabilidad, derivadas de las atribuciones conferidas en la Ley Orgánica de la Administración Pública… artículo _____
Es este apartado se mencionan las normas generales de conducta de la organización.
POLÍTICAS:
Corresponde a todo el
personal de la Dirección
general de Obras Públicas:
conocer, respetar y
efectuar sus actividades en
apego a las disposiciones
que se establecen en el
presente manual.
5. Políticas o normas de operación
La política y procedimientos deben
tener un propósito bien definido.
La política dice “que hacer” y los
procedimientos dicen a detalle y paso a paso
“cómo hacerlo”.
5. Políticas o normas de operación
Definirán expresamente qué hacer o a qué criterios se debe ajustar para actuar ante casos que no se presentan habitualmente, o que son imprevistos en el procedimiento.
En ocasiones se establecen algunas sanciones de carácter administrativo que serán aplicadas a quien no cumpla las políticas de operación del procedimiento. Ejemplo:
Políticas de operación Se ajustarán a las disposiciones del Código de Procedimientos Administrativos del
Estado de México. Sus trámites serán sencillos y deberán realizarse de manera pronta y expedita. Se cuidará que alcancen sus finalidades y efectos legales. Surtirán efecto a partir del día hábil siguiente de la fecha que fueron practicadas.
6. Presentación de los procedimientos
Se refiere a la definición de los procedimientos, y constituye la parte fundamental o sustancial del manual ya que éstos se describen y presentan gráficamente por medio de diagramas de flujo.
En el índice de procedimientos, se señalan todos los procedimientos que lo integran, y tiene por objeto su pronta y ágil localización.
Pág
I.PROCEDIMIENTOS 7
1.Recepción de Correspondencia de Entrada en las Unidades de Correspondencia
Objetivo del Procedimiento AlcancePolíticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de FlujoFormas
777
1113141516
2. Recepción de Correspondencia de Salida en las Unidades de Correspondencia
Objetivo del ProcedimientoAlcance Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formas
14141419222325
3. Recepción y Trámite de Documentos para Archivos de Trámite y/o Transferencia en las Unidades Administrativas del Servicio de Administración Tributaria
24
Ejemplo:
Procedimientos de obras públicas
6. Presentación de los procedimientos
Índice
Recepción de obra pública
Autorización de ejecución de obra
Formación de comités
Licitación de proveedores
Contratación
Supervisión avances físicos y financieros
Entrega de obras
Informes
Descripción del procedimiento
Es la narración cronológica y secuencial de cada una de las actividades que hay que realizar dentro de un procedimiento, explicando quién, qué, cómo, dónde y cuándo se hacen.
Cuando la descripción del procedimiento sea general, debe indicarse para cada unidad administrativa el responsable de su ejecución.
7. Diagrama de flujo o flujograma
Con el propósito de esquematizar y sistematizar el procedimiento, se utiliza el diagrama de flujo, representado por medio de símbolos convencionales que identifican la secuencia de las operaciones y los documentos de una determinada actividad y, desde luego, la forma como se interrelacionan las diferentes unidades administrativas de la dependencia y como intervienen cada una de ellas.
Es la representación gráfica de la secuencia de los procedimientos, de manera secuencial, para que se complete un proceso.
Los procedimientos se describen en función de actividades o tareas, (cuando se sigue una simbología estandarizada, los actores son los departamentos o puestos dentro de una sola área).
El diagrama debe correr de izquierda a derecha, cada columna indica una secuencia temporal.
7. Diagrama de flujo o flujograma
DefiniciónDefinición
8. Catálogo de formatos
Un formato es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con información variable que se usan en los procedimientos; pueden constar de uno o varios ejemplares que pueden tener destinos y usos diferentes.
Es necesario contar con un catálogo de cada una de las formas que se utilizan en los procedimientos
8. Catálogo de formatos
Junto con los formatos, que se utilizan, se deben incluir sus respectivos instructivos de llenado.
Un apartado que es importante es el de
“Anexos“, en él se incluirán los documentos que proporcionen datos
necesarios para operar el manual, por ejemplo
normatividad o base legal.
Una vez finalizada la elaboración, se debe incluir un apartado para que el documento se someta a la autorización de los miembros de la dependencia o unidad administrativa.
Se incluirá al final del documento una hoja donde se deben anotar los nombres de los funcionarios que con su firma han de dar validez al documento.
La validación es un aspecto importante toda vez que con ese hecho se otorga vigencia al manual de procedimientos.
Validación del procedimiento
Simbología para la diagramación
Simbología para la diagramación
Simbología para la diagramación
Simbología para la diagramación
Simbología para la diagramación
PROCEDIMIENTOS HACENDARIOS
I. JustificaciónII. ObjetivoIII. MetodologíaIV. Base legalV. Estructura
1. Identificación2. Descripción genérica3. Descripción de productos4. Descripción de actividades
VI. Diagrama de flujoVII. Formatos e instructivos del procedimiento
Integración de la información Integración de la información
Se obtuvieron copias de los formatos oficiales utilizados en el procedimiento yse aplicaron medidas correctivas al formato con la información obtenida en campo.
Investigación de campo Investigación de campo
Investigación de gabienete Investigación de gabienete
Se obtuvo información sobre el marco jurídico y los fundamentos administrativos del procedimiento; así como los textos que describen las actividades y que muestra el desarrollo de este evento administrativo.
Metodología
Se acudió a varios municipios con el propósito de observar en campo las actividades planteadas en el procedimiento; así como su operatividad.
Diagramación Diagramación
Digitalización Digitalización
Metodología
Se diagrama el procedimiento en cuestión efectuando análisis de lógica y congruencia de acuerdo a los lineamientos de la “Guía Técnica Procedimientos Administrativos”.
Utilizando la aplicación informática desarrollada por el Instituto Hacendario del Estado de México, se elaboró el diagrama del procedimiento en multimedia.
1. Investigación de gabinete2. Investigación de campo3. Integración de información4. Diagramación5. Revisión6. Digitalización
INICIO
1
2
3 4 65
FIN
Metodología
IdentificaciónDescripción
genérica
• Inicio• Área
• Instrucción• Puestos psrticipantes
• Finalización• Fecha
Estructura
Descripción de productos
Descripción de actividades
Se liga el objetivo del
procedimiento con el fin de la
organización (lo que se
pretende alcanzar)
Se enuncian los documentos
que se estarán generando durante el
procedimiento.
• Secuencia• Actividad
• Responsible• Documento
soporte de la operación
• Documento generado en
cada operación
Estructura
Procedimiento:Entrega-Recepción
Estructura
Procedimiento:Entrega-Recepción
Haga clic en el icono para agregar una imagenProcedimientos hacendarios
Integrados en disco interactivo para fácil acceso y actualizados al
2010.
Procedimientos Administrativo de Ejecución (PAE)
Difundir la información financiera y programática
Contestar pliego de observaciones
Procedimiento de información catastral
Corte de caja
Adquisición de bienes y servicios por licitación
Entrega - Recepción
En proceso de elaboración y en algunos casos, en
etapa de revisión.
Procedimientos hacendarios
PAGIM 2010
Elaborara anteproyecto de la Ley de Ingresos
Fiscalizar el cumplimiento de obligaciones
Elaborar el proyecto de Presupuesto de Egresos
Enajenaciones
Operar sistemas de contabilidad
Obtener recursos financieros
GRACIAS POR SU ASISTENCIA Y PARTICIPACION
EXPOSITOR:
LIC. REINALDO BERNAL OCAMPOJEFE DE ÁREA DE LA COORDINACIÓN DE NORMAS,
PROCEDIMIENTOS Y EVALUACIÓN
CORREO ELECTRÓNICO: [email protected]
Tel. (01 722) 236-05-40 Ext. 1230