MIC 160-05 REC 2

INFORME DE SEGUIMIENTO MIC CGR N 160/05 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Direccin General de Control de los Bienes Patrimoniales

NUESTRA MISIN: EJERCER EL CONTROL DE LOS RECURSOS Y DEL PATRIMONIO DEL ESTADO MEDIANTE UNA EFICIENTE Y TRANSPARENTE GESTIN

NUESTRA VISIN: SER UN ORGANISMO SUPERIOR DE CONTROL CAPAZ DE LOGRAR UNA EFICIENTE Y TRANSPARENTE GESTIN PBLICA

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INFORME FINAL RESOLUCIN CGR N 160/05

SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DEL INFORME FINAL DEL EXAMEN ESPECIAL EFECTUADO AL DEPARTAMENTO DE PATRIMONIO DEL MINISTERIO DE INDUSTRIA Y COMERCIO POR RESOLUCIN CGR N 271/04 DE FECHA 24/03/04 ENTIDAD Ministerio de Industria y Comercio (MIC) Poder Ejecutivo ANTECEDENTES Por Resolucin CGR N 271/04 de fecha 24.03.04, se dispuso la realizacin de un Examen Especial al Departamento de Patrimonio. El resultado del Informe Final fue remitido a la institucin auditada por nota CGR N 5.358/04, luego de la evaluacin del descargo remitido a este Organismo Superior de Control por Nota S.N 245/04, Expediente CGR N 4.153/04. Posteriormente, en fecha 17 de noviembre de 2004, conforme Nota S. N 379, (Expediente CGR N 5721/04) el entonces Ministro de Industria y Comercio solicita disponer una nueva comisin para constatar las medidas adoptadas en cumplimiento de las recomendaciones generales formuladas por la Contralora.... En consecuencia, es emitida la Resolucin CGR N 160 de fecha 21 de septiembre de 2005 para la realizacin del seguimiento respectivo. TIPO DE AUDITORIA Auditora de Seguimiento al Examen Especial ordenado por Resolucin CGR N 271/04. ALCANCE El alcance comprende el seguimiento de las recomendaciones emanadas del Informe Final de la Resolucin CGR N 271/04, los procesos operativos y normativos implementados para el mejoramiento de la gestin institucional en cuanto a la proteccin del patrimonio institucional, sin que esto limite la formulacin de nuevos hallazgos debidamente sustentados. Igualmente, se evalan las formas de control interno de las reas afectadas a la proteccin del patrimonio pblico. El periodo objeto del seguimiento es el comprendido entre la recepcin por parte de la Entidad Auditada del Informe Final del Examen Especial al Departamento de Patrimonio dispuesto por Resolucin CGR N 271/04, hasta la fecha de la emisin de la Resolucin CGR N 160/05.




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El trabajo fue ejecutado de acuerdo a Disposiciones Legales aplicables al Sector Pblico, Normas de Auditoria de la Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), adoptadas por Resolucin CGR N 882/05 en todo lo que fuera aplicable al Sector Pblico paraguayo. Las consideraciones emitidas en el presente Informe son el resultado del anlisis de la documentacin proveda a esta auditoria por el Ministerio de Industria y Comercio, siendo la misma de exclusiva responsabilidad de las autoridades y funcionarios que intervinieron en la ejecucin y formalizacin de las operaciones examinadas. Las fotocopias de la documentacin ms relevante, forma parte de este Informe como anexo, as como las pruebas fotogrficas. OBJETIVO Evaluar las acciones desarrolladas por la entidad, en base a las recomendaciones realizadas por la Contralora General de la Repblica, a efectos de subsanar las deficiencias, identificando convenientemente cules continan sin correccin y su impacto o estimacin del efecto a la fecha en que se efecta el seguimiento. MARCO LEGAL

Constitucin Nacional de la Repblica del Paraguay. Ley N 276/93 Orgnica y Funcional de la Contralora General. Ley N 904/63 Que establece las funciones del Ministerio de Industria y

Comercio. Ley 1535/99 De Administracin Financiera del Estado. Ley N 704/96 Que crea el Registro de Automotores del Sector Pblico

y reglamenta el uso y la tenencia de los mismos. Decreto N 2348/99 Por el cual se reglamenta la Carta Orgnica del

MIC, y se deroga el Decreto N 902/73 Decreto N 42/03 Modificatorio del Decreto N 2348/99 Decreto N 8127/00 Reglamentario de la Ley N 1535/99. Decreto N 20132/03 Que aprueba el Manual de Normas y

Procedimientos para la administracin, control, custodia, clasificacin y contabilizacin de los Bienes del Estado.

Decreto N 504/03 Por el cual se ordena el Levantamiento de Inventario de los Bienes Muebles, Vehculos y Maquinarias registrables del Estado y se actualizan los valores de los Inmuebles mediante la realizacin de nuevos avalos.

Otras leyes o normativas concordantes y aplicables.




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DESARROLLO A efectos de una mejor comprensin del presente Informe se divide en los siguientes Captulos: Captulo 1 Conceptualizacin y Evaluacin del Sistema de Control

Interno (Fase de Ejecucin) Captulo 2 Evaluacin del Grado de cumplimiento de las

observaciones del Examen Especial CGR N 271/04 Captulo 3 Hallazgos detectados en la ejecucin de la Auditoria de

Seguimiento Captulo 4 Conclusin y Recomendacin Final Anexos Evidencias Fotogrficas




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Captulo 1 Conceptualizacin y Evaluacin del Sistema de

Control Interno Fase de Ejecucin

Como procedimiento previo a la Planificacin de la Auditoria de Seguimiento, el Equipo Auditor procedi a la Evaluacin del Sistema de Control Interno en dos fases (planificacin y ejecucin), el cual se define como: Proceso contino realizado por la direccin, gerencia y otros empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a s estn logrndose los objetivos siguientes: Proteger y conservar los recursos pblicos contra cualquier prdida, despilfarro, uso

indebido, irregularidad o acto ilegal; Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales, Elaborar informacin financiera vlida y confiable, presentada con oportunidad; y,

En este sentido, los funcionarios pblicos tienen la responsabilidad de utilizar los recursos con efectividad, eficiencia y economa, a fin de lograr los objetivos para los cuales fueron autorizados. Por lo tanto, tales funcionarios son responsables de establecer, mantener y evaluar peridicamente un sistema de control interno slido para: Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas previstos, Proteger apropiadamente los recursos. Cumplir las leyes y reglamentos aplicables; y. Preparar, conservar y revelar informacin financiera confiable.

Realizada la evaluacin de los componentes del Sistema de Control Interno que afectaron a la ejecucin de las gestiones que se desarrollaron desde la recepcin por parte de la Entidad Auditada del Informe Final del Examen Especial al Departamento de Patrimonio dispuesto por Resolucin CGR N 271/04, hasta la fecha de la emisin de la Resolucin CGR N 160/05, se ha determinado que la Institucin presenta considerables deficiencias. Entre los aspectos ms crticos se seala:

La valoracin del riesgo, Las actividades de control gerencial en cuanto al Inventario Patrimonial, El monitoreo o supervisin de las operaciones a efectos de determinar

desviaciones en los riesgos identificados inicialmente, y; La calidad de la informacin que afecta la toma adecuada de decisiones,

adems de la elaboracin de informes financieros confiables. El grfico siguiente define los niveles de riesgo por cada calificacin establecida en la fase de ejecucin:

0,0 0,49 0,5 0,99 1,0 2,0 3,0

RIESGO BAJO RIESGO ALTO RIESGO MODERADO




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Seguidamente se presentan los aspectos observados de la evaluacin de los cinco componentes: Ambiente de Control: La calificacin obtenida en la fase de ejecucin para este componente es de 1,0000 equivalente a un alto riesgo, afectado por los siguientes aspectos: Si bien los funcionarios asignados a la oficina de Patrimonio, cuentan con conocimiento suficiente respecto a las funciones inherentes, la dotacin de personal para el cumplimiento de las tareas asignadas es mnima. Respecto a la existencia de una dependencia encargada por la Alta Direccin (Auditoria Interna) para desarrollar las funciones de control interno, hemos comprobado que las mismas se desarrollan con algunas deficiencias, debido principalmente a la falta de actualizacin del Inventario de bienes, a pesar de reiteraciones sucesivas sealadas en su informe Semestral al 31 de Diciembre de 2004. Los funcionarios conocen las polticas de control adoptadas por la organizacin en materia de custodia de bienes, sin embargo, stas no son aplicadas con la diligencia que la normativa establece. Los mecanismos de sensibilizacin y de prctica que facilitan el ejercicio del autocontrol y fortalecimiento del sistema de control interno, si bien existen, no renen la eficiencia requerida para la proteccin del patrimonio institucional. Poseen herramientas que permiten el seguimiento y evaluacin de los mecanismos de control implementados, pero no son suficientes para evitar prdidas respecto a los bienes institucionales. Los niveles de autoridad y responsabilidad para la administracin de los bienes incorporados al patrimonio, deben estar definidos acordes con la autoridad y responsabilidad administrativa (conocimiento y experiencia) de cada uno de los asignados. Sin embargo, hemos evidenciado que no se ha asumido una responsabilidad efectiva en cuanto a la custodia de los bienes, especficamente para aquellos en desuso, an no excluidos del Inventario Patrimonial. Los mecanismos existentes no permitan una comunicacin eficiente, ordenada y oportuna, hecho sustentado en la falta de actualizacin del inventario patrimonial; y que seala tambin una deficiencia en los canales de comunicacin para la toma de decisiones de la administracin, debido a que no son tenidas en cuenta todas las sugerencias aportadas por los funcionarios. Evaluacin o Valoracin del Riesgo El resultado obtenido es de 1,7500 y significa un riesgo alto, por las siguientes razones:




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Si bien la entidad en el Cuestionario de Control Interno manifest que existen mecanismos que le permiten identificar riesgos inherentes y de control, sobre las actividades relacionadas con negligencia en la proteccin del patrimonio institucional, utilizacin de informacin patrimonial incorrecta o desactualizada, as como registros contables no confiables, el Equipo Auditor en base a pruebas de cumplimiento, ha determinado la inexistencia de stos mecanismos debido a que la Institucin, a la fecha de le Ejecucin de la Auditoria de Seguimiento, no contaba con informacin patrimonial actualizada y confiable, adems de determinarse la negligencia en la proteccin de bienes patrimoniales en desuso, asignados al Depsito N 2 del Ministerio de Industria y Comercio. La entidad no ha implementado mecanismos de control que permitan atenuar el impacto de los riesgos inherentes y de control, as como informes que evalen la efectividad en la administracin de los citados riesgos. Actividades de Control La calificacin obtenida para las actividades de control (total) es de 1,4615 que equivale a un riesgo alto, por los siguientes aspectos: La entidad no cuenta con un plan que involucre puntos de control de carcter preventivo, procedimientos y responsables de los procesos, ej.: aprobacin, autorizacin, verificacin, conciliacin, inspeccin, proteccin de recursos, segregacin de funciones, conforme a lo sealado en el cuestionario de control interno. Si bien la institucin seal que existen indicadores que permitan medir la eficacia y efectividad de los controles aplicados, stos no fueron aplicados debido a que a la fecha de cierre de la presente auditoria la Institucin no contaba con un Inventario de Bienes de Uso (FC03) actualizado, por lo que no realiz el levantamiento de Inventario al cierre del Ejercicio 2004. A esto se agrega, la exposicin errnea en los estados patrimoniales de los Activos Intangibles con que cuenta la institucin, en contravencin a la normativa aplicable. Igualmente, no se evidencia la aplicacin de los procedimientos especficos para manejar los riesgos identificados en lo que respecta a la custodia de los bienes asignados a los Depsitos, as como los bienes en desuso. No existe una adecuada segregacin de funciones en lo que respecta al registro contable de las operaciones con el control y custodia del inventario, sealado convenientemente en el Captulo II. Las funciones y obligaciones sealadas para la Oficina de Patrimonio en el Manual aprobado por Decreto N 20.132, se ejecutan con ciertas deficiencias, como ser la no emisin del Formulario FC 03 Inventario de Bienes de Uso, al cierre del Ejercicio 2004. Respecto a los controles aplicados a los sistemas de informacin patrimonial, stos no generan la confianza adecuada debido a que exponen datos no actualizados y errneos; debido a:




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Los mtodos de valuacin de inventarios (activo intangible), no cumplen con lo establecido en la normativa aplicable.

Los mecanismos adoptados por la entidad a efectos de tener control en la administracin del inventario, no son efectivos.

No cuentan con un inventario fsico actualizado al cierre del Ejercicio 2004 (FC 03).

El Inventario de Bienes en Depsito, no est adecuado al Formato establecido en el Manual aprobado por Decreto N 20.132.

A diferencia de lo sealado en el cuestionario de Control Interno, la Entidad no ha adoptado una poltica especfica que le permita controlar los bienes en Depsitos, no siendo efectivas las salvaguardas de activos que an cuentan con valor de salvamento en la Contabilidad Institucional. No son efectivas las tomas fsicas de inventario, por lo tanto su conciliacin con los saldos de contabilidad. Igualmente, las medidas de proteccin, guarda y custodia de activos Monitoreo No existen indicadores que permitan medir el impacto del funcionamiento del control interno frente a los objetivos institucionales, y la eficacia y eficiencia de los controles aplicados. A diferencia de lo sealado en el cuestionario de control interno, los mecanismos adoptados por la entidad, no permiten evaluar efectivamente los avances en la implementacin de las acciones correctivas desarrolladas, ante los informes generados por el Organismo Superior de Control. No se realizan talleres con la participacin de todos los funcionarios de la entidad, que permitan retroalimentar a la alta direccin sobre las deficiencias de los controles aplicados. La calificacin obtenida en la fase de ejecucin para este componente es de 1,4167 equivalente a un riesgo alto, afectado por los aspectos citados precedentemente. Informacin y Comunicacin A diferencia de lo expresado en el cuestionario de Control Interno, la informacin no fluye dentro de la entidad de manera clara, ordenada y oportuna. Igualmente, la informacin Patrimonial reportada por los sistemas de informacin no es apropiada a las necesidades actuales de la entidad, y no se actualiza permanentemente. La administracin de los sistemas de informacin patrimonial, si bien est definida no es lo suficientemente efectiva, en especial en lo que respecta a activo intangible y bienes en desuso.




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El mecanismo implementado segn la Institucin, no contribuye para que la informacin dentro de la entidad fluya de manera clara, ordenada, oportuna y con calidad. Por lo expuesto, los medios o sistemas de comunicacin utilizados por la entidad no son oportunos, giles y adecuados en cuanto al suministro de informacin tanto interna como externa para la toma de decisiones. La calificacin obtenida para el componente de informacin y comunicacin es de 1,3636 que equivale a un riesgo alto, en atencin a lo expuesto precedentemente. Lo sealado por el Equipo de Auditores de la Unidad Tcnica de Auditoria Interna no rebate la consideracin de que el Sistema de Control Interno presenta considerables deficiencias. CONCLUSIN: El Sistema de Control del Ministerio de Industria y Comercio presenta considerables deficiencias. Entre los aspectos ms crticos se seala:

La valoracin del riesgo, Las actividades de control gerencial en cuanto al Inventario Patrimonial, El monitoreo o supervisin de las operaciones a efectos de determinar

desviaciones en los riesgos identificados inicialmente, y; La calidad de la informacin que afecta la toma adecuada de decisiones,

adems de la elaboracin de informes financieros confiables. RECOMENDACIN: Sugerimos que el Ministerio de Industria y Comercio adopte en la mayor brevedad posible, medidas para subsanar las deficiencias que se han sealado precedentemente. Se debern establecer objetivos, polticas, estrategias y responsabilidades concretas que permitan evaluar en base a criterios claros el grado de cumplimiento y compromiso de los funcionarios de la Institucin. Otra manera que puede ayudar a mejorar notablemente la calidad de la gestin, es la realizacin de Talleres de Capacitacin, con la participacin de los funcionarios del Departamento de Patrimonio.




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Captulo 2 Evaluacin del Grado de cumplimiento de las

observaciones del Examen Especial CGR N 271/04

La Direccin General de Auditoria Interna y las Direcciones de Contabilidad, Administracin y Oficina de Patrimonio del Ministerio de Industria y Comercio han remitido a la Contralora General de la Repblica, a travs de las notas de fecha 15 y 16 de noviembre de 2004 contenidas en el Expediente CGR N 5721/04 el detalle de las medidas adoptadas en cumplimiento del Decreto N 20.132/03 y las recomendaciones realizadas en su oportunidad por la Contralora General de la Repblica. La evaluacin de los procedimientos y actividades desarrolladas para el cumplimiento pleno de las recomendaciones de este Organismo Superior de Control, se exponen seguidamente. Evaluacin del Sistema de Control Interno

Observacin CGR N 271/04 Actividades de mejoramiento MIC s/ notas contenidas en el Expediente N 5721/04

A.1. El jefe de Patrimonio no estaba notificado como tal

A.1. Regularizado con la Res. N 609, por el cual se designa al Lic. Valerio Rodrguez como Encargado de la Oficina de Patrimonio del Ministerio de Industria y Comercio.

I. Evaluacin de las acciones correctivas (A.1.)

Este equipo auditor ha evidenciado la ausencia por razones de salud del Lic. Valerio Rodrguez, designndose por Resolucin del Ministerio N 563 de fecha 22 de julio de 2005 a la Lic. Blanca Irene Fernndez, Directora de Contabilidad como Encargada de la Oficina de Patrimonio. En este punto se seala, como una deficiencia administrativa el hecho de que un mismo funcionario/a, responsable de la registracin contable de bienes, tenga a su vez la responsabilidad por el control de los bienes muebles e inmuebles de la Institucin. Al respecto, el Decreto Reglamentario N 8127/00 de la Ley N 1535 De Administracin Financiera del Estado, en su Art. 102 y 103, es claro en sealar que, tanto en materia de contabilidad (registro) como en materia de adquisiciones, bienes y servicios (control), constituyen procesos interrelacionados, pero que deben ser ejecutados en forma independiente, ajustndose a la estructura organizacional all sealada.




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El citado Decreto, seala en su Art. 102, los principales procesos que deberan administrar las UAFs y SUAFs, a efectos de una adecuada administracin de los recursos humanos, financieros y materiales, a saber: d) En materia de contabilidad: registro contable de bienes (adquisiciones, altas, bajas, traspasos de bienes), rendicin de cuentas e) En materia de Adquisiciones, Bienes y Servicios: control de bienes muebles e inmuebles (altas, bajas, traspasos, documentacin de resguardo de bienes, regularizacin de propiedad) Conclusin: Cumplimiento total conforme al indicador evaluado, sealndose no obstante una deficiencia administrativa (segregacin de funciones). Recomendacin: Sugerimos, establecer claras y precisas normas e instructivos internos para los funcionaros que tienen a su cargo el uso, administracin o custodia de todos los bienes del Ministerio de Industria y Comercio, en los que se establezca y delimite perfectamente la responsabilidad que stos deben asumir en cuanto al cumplimiento de los procedimientos internos establecidos.


A.2. Ausencia de polticas claras y especficas para el manejo de los bienes.

A.2. Las planillas FC N. 10 de Responsabilidad Individual debidamente actualizadas a la fecha, aclaran que los bienes que se encuentran en custodia estn a cargo de los responsables de cada dependencia. Respecto al robo del vehiculo iniciaron sumario en fecha 21/05/04, por Res. N 266, solicitando designacin de Juez Instructor a la Secretaria de la Funcin Pblica.

II. Evaluacin de las acciones correctivas (A.2.)

En fecha 07.10.05, han provedo las Planillas de Responsabilidad Individual conteniendo 174 pginas numeradas, adecundose al formato establecido en el Manual de Normas y Procedimientos 20.132/03, Capitulo 18 del Rgimen de Uso de Formularios. Al respecto, hemos procedido a la cuantificacin de bienes por rea, de los cuales se ha observado un total de 3.887 bienes (tres mil ochocientos ochenta y siete bienes), no incorporndose la totalidad de los bienes que posee actualmente el Ministerio. Asimismo, hemos constatado que los bienes de los Depsitos N 1 y 2 no cuentan con el formulario FC 10 de responsabilidad individual, conforme a las Actas N 02/05 de fecha 01/11/05. Al respecto, el Manual aprobado por Decreto N 20.132/03 establece por medio de este formulario las responsabilidades individuales de funcionarios pblicos que tengan a su cargo el uso, la administracin o custodia de los bienes nacionales. En cuanto al robo de la camioneta marca Nissan D/C, doble cabina, color rojo, chapa N EAB 186, se ha constatado que el Ministerio de Industria y Comercio por




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Resolucin N 266 de fecha 21-05-04 ha dispuesto la instruccin de un sumario administrativo al funcionario GUSTAVO ALBERTO IVALDI, a cuyo cargo se encontraba el vehculo sustrado. A tal efecto, la citada Resolucin Ministerial dispuso la remisin de los antecedentes a la Secretara de la Funcin Pblica a fin de dar inicio a los procedimientos establecidos en la Ley 1626/00 De la Funcin Pblica. Por nota PR/SFP/SG N 1118/2004, de fecha 31 de agosto del 2004, la Directora General de Asuntos Jurdicos de la Secretara de la Funcin Pblica informa que siendo el Sr. GUSTAVO ALBERTO IVALDI funcionario del Ministerio de Hacienda, comisionado en el Ministerio de Industria y Comercio, corresponde a esta Cartera Ministerial solicitar la instruccin de sumario administrativo al Ministerio de Hacienda, institucin de la que depende el funcionario, para que sta dicte resolucin que ordene la investigacin pertinente. En cumplimiento a la recomendacin emanada de la Secretara de la Funcin Pblica, el Ministerio de Industria y Comercio, por Resolucin N 645, de fecha 09-09-04, deja sin efecto la Resolucin N 266/04 y dispone la remisin de los antecedentes al Ministerio de Hacienda. Segn se menciona en el memorando de fecha 02-12-04 remitido por el Dr. Nelson Rivera Antunez, Director General de Asuntos Jurdicos, al Lic. Valerio Rodrguez Benitez, Encargado de la Oficina de Patrimonio, por Resolucin N 663 de fecha 28-10-2004, del Ministerio de Hacienda se ordena la instruccin del Sumario Administrativo al Seor GUSTAVO ALBERTO IVALDI y se peticiona a la Secretara de la Funcin Pblica la nominacin del Juez Instructor. De la Nota de fecha 28-09-05, remitida por la Direccin General de Asuntos Legales del Ministerio de Industria y Comercio a la Abog. Rosa Mara Caballero de Riveros, Jueza Instructora del Sumario Administrativo al Seor Gustavo Albero Ivaldi, se infiere que las investigaciones han tenido inicio. No obra entre los antecedentes presentados por la entidad auditada, documentacin que permita determinar si el sumario administrativo ha concluido y cual fue el resultado del mismo. Conclusin: Cumplimiento parcial conforme al indicador evaluado, debido a que no estn establecidas las responsabilidades individuales de funcionarios pblicos que tienen a su cargo el uso, la administracin o custodia de todos los bienes del Ministerio de Industria y Comercio. Recomendacin: Recomendamos urgir la elaboracin del formulario FC 03 Inventario de Bienes de Uso al cierre de cada Ejercicio Fiscal y la incorporacin de la totalidad de los bienes, as como la elaboracin del formulario FC 10 de Responsabilidad Individual para todos los bienes institucionales, incluidos aquellos que se encuentran en custodia en Depsitos a la espera de la finalizacin de los procedimientos para la baja del inventario, y por ende de la Contabilidad.




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Observacin CGR N 271/04 Actividades de mejoramiento MIC s/ notas

contenidas en el Expediente N 5721/04 B. Evaluacin de riesgos:

Error al utilizar informacin incompleta y desactualizada.

Sus planillas carecen de informaciones fundamentales para el control.

Negligencia en la proteccin de los bienes de uso.

Incumplimiento de procedimientos establecidos en el Manual aprobado por Decreto N 20.132/03.

Incumplimiento de lo establecido en la Ley N 1535 y Decreto Reglamentario N 8127.

B. En la actual administracin se han tomado todos los recaudos a fin de regularizar todas las situaciones, a la fecha se tiene informacin actualizada, dando cumplimiento a las disposiciones legales vigentes y atendiendo a las conclusiones y recomendaciones de la Contralora General de la Repblica.

III. Evaluacin de las acciones correctivas (B)

Si bien hemos verificado la implementacin de la mayora de los formularios establecidos en el Manual de Patrimonio del Ministerio de Hacienda, stos no son utilizados y actualizados con la frecuencia establecida en la normativa vigente, a saber: Conforme al Acta de Seguimiento N 03/05 de fecha 03 de noviembre del ao

2005, la Auditoria Interna del Ministerio remiti el Formulario FC.03 Inventario de Bienes de Uso al mes de diciembre del 2003; no as el correspondiente al cierre del Ejercicio 2004, debido a su inexistencia a la fecha.

No se aplica el Formulario FC 7.2 Revalo y Amortizacin de Activos Intangibles Resumen por Cuentas.

No se evidencia la utilizacin del Formulario FC 11 Movimiento interno de Bienes de Uso en el proceso de mudanza autorizado por Resoluciones Ministeriales N 569 y 652 del 25 de julio y 26 de agosto del corriente, respectivamente.

Conclusin: Cumplimiento parcial conforme al indicador, debido a la inexistencia del Formulario FC.03 Inventario de Bienes de Uso al cierre del Ejercicio 2004, as como la no aplicacin efectiva del Formulario FC 7.2 para los Activos Intangibles. Recomendacin: Recomendamos la elaboracin de los Formularios FC 03 y FC 7.2, Inventario de Bienes de Uso y de Activos Intangibles respectivamente. Asimismo, sugerimos disponer por parte del nivel superior de la Institucin la dotacin de mayor cantidad de Recursos Humanos y Logsticos al Departamento de Patrimonio, lo cual posibilitar el cumplimiento pleno de las responsabilidad establecidas para el Departamento.




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contenidas en el Expediente N 5721/04 C1 Control Fsico: Existen falencias en los procedimientos de control fsico. Cedulas individuales: La institucin no utiliza el FC 01 Identificacin y ubicacin de los bienes: Los bienes muebles y equipos de computacin no estn adecuadamente identificados y ubicados para facilitar las comprobaciones fsicas. Tampoco se encuentran asegurados ante eventuales siniestros C2 No realiza control cruzado No posee inventario actualizado, no existe adecuada segregacin de funciones, el inventario no contiene informacin al da. Segregacin de responsabilidad: la institucin no utiliza la planilla de responsabilidad individual Control del sistema informtico: Conforme a la revisin de las registracin de las bajas surgen diferencias observadas que en la actualidad han sido revertidas segn Nota DA N 151 de fecha 03-06-2004 de la Direccin Administrativa; donde informa que se realizaron bajas en el rubro mquinas y equipos de oficina, las cuales surgieron debido a duplicaciones de bienes en el sistema informtico.

C1. Con relacin a las cdulas individuales, la oficina de informtica est avocada a la elaboracin de un software para mantener informatizada la situacin de cada uno de los bienes, actualmente est en proceso de culminacin el desarrollo del mismo, se estima su implementacin actualizada al 31-12-04. Con relacin a la identificacin y ubicacin de los bienes, en la actualidad se encuentran totalmente identificados y ubicados en cada una de las dependencias, lo cual facilita el control fsico y se puede afirmar que los bienes que figuran en planilla existen realmente. C2. Proceso contabilidad versus patrimonio conciliado. Inventario actualizado. Segregacin de responsabilidad/funciones FC 10

IV. Evaluacin de las acciones correctivas (C)

La inexistencia del Inventario de Bienes de Uso (FC 03) al cierre del Ejercicio 2004, evidencia que no se ha procedido a realizar el control de las existencias fsicas de los bienes a efecto de su comparacin con los datos registrados en el inventario, con la finalidad de mantenerlos actualizados. Respecto a las cdulas individuales de bienes, actualmente se cuenta con una base de datos proveda por el Ministerio de Hacienda denominado Sistema de Revalo y Depreciacin, y Amortizacin de Bienes de Uso REVA. No se ha evidenciado el desarrollo de un SOFTWARE por el Departamento de Informtica, a fin de mantener un registro actualizado del Inventario detallado de Bienes de Uso (FC 03), y las Planillas de Responsabilidad (FC 10). Un aspecto positivo a sealar es que, conforme a lo expresado en el Cuestionario de Control Interno, los bienes del activo fijo cuentan con una pliza de seguro contra siniestros. Conclusin: Cumplimiento parcial conforme al indicador, en razn de que no se ha procedido a realizar el control de las existencias fsicas de los bienes a efecto de su comparacin con los datos registrados en el inventario, con la finalidad de mantenerlos actualizados.




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Recomendacin: Sugerimos la implementacin de un SOFTWARE por el Departamento de Informtica, a fin de mantener un registro actualizado del Inventario detallado de Bienes de Uso (FC 03), y las Planillas de Responsabilidad (FC 10).


D - Monitoreo de actividades Controles deliberados: La AuditoriaInstitucional recomienda pero la misma no realizad el seguimiento de los controles aplicados, por lo tanto denota una deficiencia en el control interno institucional. Controles establecidos: Si bien la auditora interna elabora un informe semestral, el mismo no es suficiente.

Controles deliberados: Es de destacar que todos los informes de Auditoria Interna Institucional as como los planes de trabajo, cronograma de actividades, asignacin de personal tcnico, y documentacin papeles de trabajo que correspondan, son puestas a conocimiento de la mxima autoridad de la institucin y/o sus principales colaboradores. Controles establecidos: Las verificaciones parciales y reportes preliminares, son insumos utilizados en los informes sean estos semestrales o de sntesis ejecutiva (trimestrales) generados para la mxima autoridad institucional y para la Auditoria General de la Repblica. Los controles establecidos observados se realizan para cada autorizacin administrativa, tal como se describe en el formulario de autorizacin administrativa FC 21, emitido por la Direccin General de Contabilidad Pblica del Ministerio de Hacienda. El Departamento de Patrimonio del MIC solicita autorizacin administrativa cada vez que sea necesario efectuar las operaciones de alta, baja, traspaso y donacin. El equipo auditor del Examen CGR N 271/04, dio lugar al descargo presentado por Expte. CGR N 4153/04

V. Evaluacin de las acciones correctivas (D)

Ante el requerimiento del Equipo Auditor, la Auditoria Interna del Ministerio, remiti copia de la Sntesis Ejecutiva Informe Semestral 2004 y el Informe de Gestin Diciembre de 2003, as como notas emitidas al Ministro en relacin al seguimiento de las recomendaciones emanadas de este Organismo Superior de Control. Del anlisis del Informe generado al 31 de diciembre de 2004, se evidencia que la Unidad Tcnica de Auditora Interna ha recomendado a la Oficina de Patrimonio mantener actualizado el inventario de bienes y activo fijo, dando cumplimiento estricto a las disposiciones legales vigentes y la serie de formularios requeridos para movimientos, altas, bajas, hojas de responsabilidad, sealando tambin que esto constituye una reiteracin sucesiva. Sin embargo, hemos evidenciado que estas recomendaciones no son tenidas en cuenta en su totalidad, por lo que el monitoreo de actividades realizado por la Unidad, a la fecha, an no resulta efectivo, para la totalidad de los procesos operativos relacionados con la proteccin y registro correcto del patrimonio institucional. El sistema de Control Interno, en la actualidad, no reacciona en forma dinmica.




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Conclusin: Cumplimiento parcial conforme al indicador, debido a que las actividades de monitoreo que realiza la Auditoria Interna Institucional no resultan del todo efectivas. Recomendacin: Los informes reiterados de la Auditoria Interna evidencian que en la prctica los responsables del Departamento de Patrimonio, no han tenido en cuenta estas recomendaciones, por lo tanto la Auditoria Interna deber ejercer efectivamente la funcin que le compete implementando las medidas necesarias.

Aplicacin de las Normas y Procedimientos

establecidos en el Manual Aprobado Por Decreto N 20.132/03.


No cuentan con los formularios de Responsabilidad Individual, Formulario FC-10. No cuentan con el Movimiento Interno de bienes de uso Formulario FC-11. No cuentan con autorizacin administrativa Formulario FC-21.

Se utilizan los formularios establecidos en el Decreto N 20.132/03, que corresponden, para la administracin, uso, control, custodia, clasificacin y contabilizacin de los bienes del MIC. FC-01; La oficina de informtica est abocada a la elaboracin de un software, cdulas individuales, para mantener informatizada la situacin de cada uno de los bienes, se estima su actualizacin para el 31 de diciembre de 2004. FC 10: Su implementacin se encuentra actualizada a la fecha. FC 11: Se dispuso la prohibicin del traslado de bienes sin comunicacin efectiva a la Direccin Administrativa-Oficina de Patrimonio y la correspondiente utilizacin y aplicacin del Formulario FC-11: Mensualmente, se emite este formulario con los correspondientes valores conciliados con los registros contables, para su presentacin oportuna al Mrio. De Hacienda.

VI. Evaluacin de las acciones correctivas

Este equipo auditor procedi a la verificacin de la aplicacin de los procedimientos y formularios establecidos en el Manual aprobado por Decreto N 20.132, que actualiza el anterior Manual, en lo que respecta al Inventario de Bienes de Uso al 31/12/04. Formulario FC 01 Bienes de Uso, Revalo y Depreciacin Cdula

Individual: La Institucin, en fecha 06/10/05, proporcion al equipo auditor copia de un soporte magntico (CD) conteniendo el Sistema de Revalo, Depreciacin, y Amortizacin de Bienes de Uso Ejercicio 2004, desarrollado y provedo por el Ministerio de Hacienda, que contiene las Cdulas Individuales por Bien. Formulario FC 10 Formulario de Responsabilidad Individual: Se ha verificado la existencia del Formulario FC 10, adecuado al Formato establecido en el Manual vigente.




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Sin embargo, se observa que no todos los bienes con que cuenta la Institucin, poseen la Planilla de Responsabilidad Individual a efectos de establecer las responsabilidades de los funcionarios que tengan a su cargo el uso, la administracin o custodia de los bienes institucionales. De los 5001 bienes activos (entindase por origen: Alta o Compra) incluidos en el Sistema de Revalo y Depreciacin, y Amortizacin de Bienes de Uso Ejercicio 2004 del Ministerio de Hacienda, slo 3.887 unidades de bienes cuentan con la referida planilla, conforme se detalla en el cuadro siguiente:

DESCRIPCIN UNIDADES DE BIENES 1) Total de Unidades de Bienes s/ REVA 5.487

(-) Menos: Bienes dados de baja (s/ REVA) 486 2) Sub-Total de Registros Activos (Altas Compras) 5.001 3) Total de Unidades de Bienes incluidos los FC 10 3.887 4) Unidades de Bienes no incluidos en los FC 10 1.114

La presente observacin se sustenta en las Actas de fecha 31 de octubre y 01 de noviembre de 2005, en las que se sealan que Los encargados de depsito no cuentan con Formularios de Responsabilidad Individual (F.C.10) para aquellos bienes que se encuentran bajo su custodia Formulario FC 11 Movimiento interno de Bienes de Uso: Conforme a la documentacin proporcionada por la Institucin, se pudo constatar la utilizacin del Formulario FC 11, en el segundo semestre del Ejercicio 2004, no as en el primer trimestre del Ejercicio 2005. Formulario FC 05 Consolidacin de Bienes de Uso: Se ha comprobado la utilizacin de los formularios FC 05, y su remisin a la Direccin de Contabilidad Pblica del Ministerio de Hacienda, conforme a los documentos anexados al Memorndum N 41 de fecha 3/11/05, de la Encargada de Patrimonio. Formulario FC 21 Autorizacin Administrativa: En el mes de diciembre de 2004, se produce el traspaso de los bienes que se encontraban asignados al Servicio de Promocin Artesanal, dependiente del Ministerio al recientemente creado Instituto de Promocin Artesanal, conforme a la Ley N 2448/04, motivo por el cual el equipo auditor solicit la provisin de la Autorizacin Administrativa (FC 21) El Ministerio de Industria y Comercio, en cumplimiento al Art. 10 de la citada Ley, solicit por nota D.A. N 286 de fecha 24 de diciembre de 2004, la CERTIFICACIN de los bienes de uso de propiedad de dicha cartera ministerial, por un Valor Neto Contable de G. 258.283.886 (Guaranes doscientos cincuenta y ocho millones doscientos ochenta y tres mil ochocientos ochenta y seis) para su traspaso al Instituto Paraguayo de Artesana (IPA), remitiendo los documentos pertinentes. Sin embargo, del anlisis de los mismos surge lo siguiente:




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La Institucin no cuenta con el Formulario FC 21 Autorizacin Administrativa. Ante el requerimiento realizado, la institucin ha contestado en los trminos de los Memorandos 40 del 02/11/05 y 06 del 16/11/05, que:

El Ministerio de Hacienda no consider pertinente la utilizacin del Formulario F.C. 21 Autorizacin Administrativa, pues la Ley est por encima de otras disposiciones legales.

en cuanto al Formulario FC 21 Autorizacin Administrativa Baja de Bienes,

El Ministerio de Hacienda no consider pertinente su elaboracin por el orden de prelacin de las Leyes y acept toda la documentacin presentada por el MIC.

Al respecto, es dable manifestar que el Ministerio de Industria y Comercio no ha proporcionado a esta auditoria, documento alguno en el que se evidencie que el Ministerio de Hacienda no requiere la implementacin del Formulario FC 21 para el caso del traspaso de los bienes del Ministerio de Industria y Comercio (MIC) al Instituto Paraguayo de Artesana (IPA), por lo que esta afirmacin no tiene sustento por falta de elementos probatorios. A criterio de este equipo auditor no existe colisin entre lo que dispone la Ley N 2448/04 De Artesana y el procedimientos establecido el Decreto N 20.132/03 para el traspaso de bienes de una institucin a otra. Al respecto, el Manual de Patrimonio, en el Captulo 10 Baja y Traspaso de Bienes expresa: Se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: f) Autorizacin administrativa1 de la Direccin General de Contabilidad Pblica o de la mxima autoridad de la entidad segn corresponda, expedida en las formas previstas en los puntos 8.2. y 8.4 de este Manual Igualmente, el procedimiento de aplicacin del Formulario cita cuanto sigue: La Autorizacin Administrativa y los respectivos antecedentes sern archivados en el Departamento de Bienes del Estado del Ministerio de Hacienda, y una copia de dicha autorizacin se entregar al Departamento de Patrimonio o la sustitutiva con los dems antecedentes y estar a disposicin de los organismos de control, por el plazo que estipulen las disposiciones legales Conclusin: Cumplimiento parcial conforme al indicador, debido a que el Ministerio de Industria y Comercio no mantiene actualizados los formularios implementados (FC 10 y FC 11), adems de no contar con el FC 21. Recomendacin: Sugerimos que se realicen las actualizaciones de los Formularios FC 10 y FC 11 y la tramitacin efectiva del Formulario FC 21, establecidos por el Manual aprobado por Decreto N 20.132. 1 Autorizacin Administrativa. El Departamento de Patrimonio o la sustitutiva del organismo o entidad, procede conforme a los procedimientos establecidos en el Captulo 10 de este manual. Una vez reunido todos los documentos requeridos para la baja y/o traspaso de los bienes, remite a la Direccin General de Contabilidad Pblica para que a travs del Departamento de Bienes del Estado proceda a verificar si los documentos que obran en autos se ajustan a los requisitos establecidos en este Manual y dems normativas vigentes. Con el informe favorable del citado Departamento, se eleva el expediente a la Direccin General de Contabilidad Pblica, a los efectos de constatar su cumplimiento, luego firma la Autorizacin Administrativa correspondiente.




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B. Procedimientos y Formularios Implementados.

Rotulado Se han encontrado bienes no rotulados.

Inventario de Bienes de Uso no actualizado, Formulario FC-03.

Movimiento de Bienes de Uso Formulario FC-04, se ha evidenciado un error en el transporte de la sumatoria de las planillas correspondientes a las columnas de movimiento.

Rotulado: Los bienes propiedad del MIC estn rotulados en su totalidad y estn sujetos a verificacin. FC 03: Formulario implementado y actualizado a la fecha. FC 04: Mensualmente, se emite este formulario con los correspondientes valores conciliados con los registros contables para su presentacin oportuna al Ministerio de De Hacienda.

VII. Evaluacin de las acciones correctivas

Rotulado Seleccionada la muestra y efectuada la verificacin respectiva, este equipo auditor ha procedido a dejar constancia en el Acta de Seguimiento N 05/05 de fecha 08/11/05, las siguientes observaciones:

a) Incongruencia en la asignacin de Cdigos de Identificacin del Bien Fsico y en Registros

Rotulo segn

Registro

Descripcin bien N 1

Rotulo segn

Registro

Descripcin bien N 2

Observacin

1211-11-504 Computadora Intel Pentium 166 MHZ, monitor serie 472103152, teclado serie 9627293

1211-11-504 Silla metlica tipo interlocutor tapizado cuero verde

Rtulo de Identificacin del Bien Fsico no coincide con el obrante en registros. Duplicacin del Cdigo de Identificacin en Registros.

1211-11-505 Impresora EPSON STYLUS 800, Serie 3H51004334



1211-11-506 Computadora Intel Pentium 166 MHZ, monitor serie 472103405, teclado serie 96627296, procesador serie 817837



1211-11-508 Computadora Intel Pentium 166 MHZ, monitor serie 472103624, teclado serie 9627291, procesador serie 817838



1211-11-511 CPU marca ACER serie J520C114302H96AKAOAKOO






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Rotulo segn

Registro

Descripcin bien N 1

Rotulo segn

Registro

Descripcin bien N 2

Observacin

1211-11-512 Impresora a chorro de tinta marca HP DESK JET 840 C serie MXOAM1YORW



1211-11-513 Monitor de 14 marca ACER SERIE 990871121



1211-11-515 Teclado marca ACER serie 99PS181N4216M28431SOOOOO



Respecto a lo sealado precedentemente, el Manual aprobado por Decreto N 20.132/03, seala que el Departamento de Patrimonio para proceder al rotulado de los mismos har de acuerdo al ejemplo de Cdigo de Identificacin del Bien Fsico y para los documentos de acuerdo al ejemplo de Cdigo de Identificacin en Registros. Los ejemplos incluidos en el citado Manual exponen que la identificacin del bien en los registros deber utilizar un cdigo que contenga los siguientes datos:

1. Organismo o Entidad 2. Unidad Jerrquica 3. Reparticin 4. Dependencia 5. rea 6. N de Orden

Asimismo, para el Cdigo de Identificacin del Bien Fsico, se utilizarn los siguientes datos, coincidentes con los asignados al registro:

1. Organismo o Entidad 2. Reparticin 3. N de Orden

En otro punto seala: El Departamento de Patrimonio o la sustitutiva del organismo o entidad, proporcionar un cdigo a cada reparticin y dependencia, y establecer nmeros correlativos para los rotulados




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b) Bienes no visualizados debido a duplicacin en el registro histrico de bienes

(REVA) En la verificacin in situ realizada en fecha 08/11/05, no se han visualizado bienes debido a la duplicacin de los cdigos de identificacin en registros obrantes en el Sistema de Revalo y Depreciacin, y Amortizacin de Bienes de Uso REVA del Ministerio de Hacienda.

Rotulo Descripcin 1211-11-504 Silla metlica tipo interlocutor tapizado cuero verde 1211-11-529 Silla metlica tipo interlocutor tapizado cuero verde 1211-11-534 Silla metlica tipo interlocutor tapizado cuero verde 1211-11-545 Silla metlica tipo interlocutor tapizado cuero verde

c) Registros Histricos Triplicados:

Asimismo se han detectado registros triplicados en el Sistema de Revalo y Depreciacin, y Amortizacin de Bienes de Uso REVA del Ministerio de Hacienda.

Rotulo Bien N 1 Bien N 2 Bien N 3 1211-11-504 Silla metlica tipo

interlocutor tapizado cuero verde

Silla metlica tipo interlocutor tapizado cuero verde

Computadora Intel Pentium 166 MHZ, monitor serie 472103152, teclado serie 9627293

Conforme al Acta de Seguimiento los representantes del Ministerio de Industria y Comercio manifestaron que los duplicados y triplicados de los bienes descriptos como sillas se deben a un error en la carga de datos en el sistema. En cuanto a los bienes cuyos rtulos tambin se encuentran duplicados, los funcionarios representantes del MIC aclaran que esto se debe a un sistema de control interno propio de la Institucin para la ubicacin de los bienes El Decreto Nro 20132 de fecha 22/01/03, en su Art. 3.3. establece que: La identificacin individual de los bienes se har por un sistema de rotulado, que se mantendr hasta la baja del inventario, en el que se identificarn: Organismo o Entidad, Unidad de Administracin Financiera o Subunidad de Administracin Financiera, Reparticin, Dependencia, rea, nmero de orden, en los registros de acuerdo al cdigo establecido en este Manual. Los rtulos de identificacin en los bienes, debern colocarse en lugares fciles de ubicacin, conservacin y visibilidad y comprender el Organismo o Entidad, Reparticin, nmero de orden, segn modelos establecidos en el procedimiento. De la lectura de la norma se desprende que cada bien debe contar con un cdigo de identificacin PROPIO y UNICO. El concepto de la individualidad se halla enfatizado por la norma al establecer que el rotulo acompaar al bien hasta la baja del inventario. Y esto es as no solo a fin de facilitar el correcto uso, guarda y custodia de los bienes asignados al personal de la Institucin, sino fundamentalmente, para evitar que los registros contables presenten informacin errnea o incorrecta.




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d) Bienes no visualizados:

Durante el procedimiento de verificacin in situ del rotulado de los bienes no fue posible ubicar los siguientes bienes.

Rotulo Descripcin del bien Valor neto contable 1211-11-502 Telfono Celular POCKET 1200 Gs. 832.170.-1211-11-503 Aparato grabador marca PANASONIC Gs. 398.929.- Total Gs. 1.231.099.-

Los representantes del MIC sealaron en este punto que los bienes se encontraban en el Depsito N 2, resultando imposible individualizar el bien. Sin embargo, por Acta N 2 de fecha 01/11/05, expresaban con relacin al Telfono Celular Pocket 1200, que No fue posible encontrar los bienes sealados en el presente Acta, en razn de que en el Depsito 2 se encuentran amontonados bajo carpa a cielo abierto, a la intemperie, evidencindose una contradiccin entre las expresiones vertidas por los responsables. Al respecto la norma seala:

Casos de faltantes, daos o depreciacin de Bienes del Estado. El procedimiento de comprobacin ser el siguiente: a) La persona que tuviere a su cargo los bienes dar informe por escrito y detallado de lo

ocurrido al jefe o superior respectivo o a quien se lo hubiere entregado, dejando constancia en la copia de ese informe de la fecha en que lo envo o entreg;

b) Tan pronto como el destinatario reciba el informe, o tenga conocimiento de lo ocurrido por cualquier otro conducto, pasar informe por escrito a la oficina de patrimonio o la sustitutiva, o al superior respectivo, a fin de que se adelante la investigacin de que trata el punto 1.19 del presente manual;

c) Concluida la investigacin, se cumplirn las diligencias necesarias para obtener la recuperacin, reparacin, reposicin o pago de lo perdido, daado o depreciado, de la persona a cuyo cargo figura los bienes; o para la debida legalizacin de la prdida, dao o deterioro para cuyo efecto se proceder al levantamiento de actas para su presentacin al superior respectivo;

Formulario FC- 03 Inventario de Bienes de Uso: La Institucin, a travs de las Dependencias Administrativas, manifest en fecha 16 de noviembre de 2004, que el Formulario FC 03 Inventario de Bienes de Uso (FC 03), se encontraba implementado y actualizado. Sin embargo, por Acta de Seguimiento N 3/05 de fecha 03/11/05, se determin que el Inventario (FC03) provedo es el correspondiente a Diciembre del ao 2003, evidencindose as la inexistencia del Inventario de Bienes de Uso al cierre del Ejercicio 2004




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Al respecto, el Manual aprobado por Decreto N 20.132/03, establece: 2.5 - Los Departamentos de Patrimonio o las sustitutivas de cada organismo o entidad, llevarn registros analticos y sintticos del movimiento de altas, bajas, traspaso y donaciones, de los bienes del Estado indicando los valores unitarios y totales y mantendrn permanentemente actualizado el inventario respectivo. 3.6 -- El Departamento de Patrimonio o la sustitutiva de los organismos o entidades deber verificar la existencia de los bienes y su estado de conservacin detallados en los inventarios respectivos, as como controlar los inventarios de los depsitos, por lo menos una vez por ao o cuando el caso lo requiera. Funciones y obligaciones de los Departamentos de Bienes Patrimoniales de los Organismos y Entidades encargadas del inventario:

d) Fiscalizar por lo menos cada seis meses, o cuando el caso lo requiera, la existencia de los bienes pertenecientes a la institucin, reparticin o dependencia y establecer si las especificaciones concuerdan con las registradas en los inventarios; si este est elaborado correctamente o si se necesita rehacerlos o corregirlos, en cuyo caso darn cuenta de ello al superior respectivo para que se d cumplimiento a lo dispuesto en este Manual.

Formulario FC-04 Movimiento de Bienes de Uso: Se ha determinado su implementacin efectiva, conforme a la documentacin proveda por la Institucin. Conclusin: Cumplimiento parcial conforme al indicador, debido a que se han detectado duplicacin de rotulados, registros duplicados y triplicados en el REVA (Cdigo de Identificacin de Bienes en Registro y al Cdigo de Identificacin del Bien Fsico), as como bienes no visualizados durante el procedimiento de verificacin in-situ. Tambin se seala la inexistencia del Inventario de Bienes de Uso al cierre del Ejercicio 2004. Recomendacin: Por lo sealado precedentemente urge realizar un Inventario Fsico General de los Activos Fijos del Ministerio de Industria y Comercio. La ejecucin de este procedimiento de control permitir actualizar sus registros y comprobar el estado actual de los bienes.




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Verificacin In-Situ realizada a los Bienes del MIC conforme a las muestras seleccionadas


contenidas en el Expediente N 5721/04 A. Bienes detallados en planilla de inventario que no se encuentran en la dependencia en el momento de la verificacin.

Se tiene totalmente regularizado en cada dependencia afectada, mediante el formulario FC 10 que permite verificar la existencia real de los bienes que figuran en esta planilla.


contenidas en el Expediente N 5721/04 B. Bienes que no figuran en la planilla de inventario pero se encuentran en la dependencia en el momento de la verificacin.

Por las mismas razones del punto A, los bienes estn ubicados correctamente en las dependencias segn consta en las planillas FC 10, con la firma correspondiente de cada responsable por dependencia.

VIII. Evaluacin de las acciones correctivas

Actualizacin de los Formularios de Responsabilidad Individual

En fecha 18 de mayo de 2005, conforme a la Resolucin Ministerial N 439 se inicia el proceso de mudanza de la cede central de Ministerio de Industria y Comercio al edificio conocido como Ex Banco Unin, integrndose una Comisin de Mudanza y establecindose procedimientos para el efecto, entre los que figura la participacin de la Auditora Interna y Patrimonio para el registro oportuno de los bienes de la Institucin. Por Resoluciones Nros. 569/05 y 652/05, se autoriza la mudanza de las oficinas centrales del Ministerio de Industria y Comercio al nuevo local de la Avda. Mcal. Lpez y Dr. Weiss, y de las dems oficinas dependientes del citado Ministerio al local de la Avda. Espaa N 323, mantenindose en vigencia los Formularios FC 10 Planilla de Responsabilidad Individual, suscritas por los funcionarios y administrada por la Oficina de Patrimonio de la Direccin Administrativa y Financiera. Tambin se dispona que, una vez concluido el proceso, la citada Direccin se encargara de actualizarlos. A la fecha de la ejecucin de los trabajos de campo, los Formularios de Responsabilidad Individual, an no se encontraban actualizados, lo que constituy una limitacin para el Equipo Auditor, en cuanto a la verificacin in situ de la correspondencia de los datos contenidos en la citada planilla. Conclusin: Cumplimiento parcial conforme al indicador, debido a que si bien fueron implementados los Formularios FC 10 Planillas de Responsabilidad Individual, a la fecha de la auditoria de seguimiento, los mismos no estaban actualizados. Recomendacin: Actualizar en la brevedad los datos contenidos en los Formularios FC 10 Planilla de Responsabilidad Individual




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contenidas en el Expediente N 5721/04 Bienes que no poseen rotulacin en el momento de la verificacin.

A la fecha estn totalmente rotulados.

IX. Evaluacin de las acciones correctivas

A efectos de verificar el cumplimiento de las recomendaciones realizadas por la Contralora General de la Repblica respecto a este punto, el equipo auditor procedi a realizar algunos requerimientos en base a una muestra seleccionada aleatoriamente de las Cdulas Individuales de Bienes, contenidas en el software facilitado por la institucin (REVA). Las observaciones que se desprenden del Acta de Seguimiento N 1/05 de fecha 01/11/05, son las siguientes:

Registro en Inventario Histrico (REVA)

EQUIPOS DE COMPUTACION MAQUINAS NUMERICAS O DIGITALES PARA INFORMATICA

ROTULO DESCRIPCIN FECHA ADQUI VALOR

COMPRA VALOR NETO

CONTABLE VIDA UTIL

1211 6 3 410 C.P.U. ****** a regularizar ****** 31/12/1999 95.681.240,00 14.329.073,00 5,00

1211 6 14 909 Impresoras ***** a regularizar ***** 31/12/1999 9.407.250,00 1.408.814,00 5,00

1211 2 15 323 Monitores ****** a regularizar **** 31/12/1999 3.675.630,00 550.457,00 5,00

1211 6 9 709 Teclados ****** a regularizar ***** 31/12/1999 951.900,00 142.555,00 5,00

Total 109.716.020,00 16.430.899,00

Identificacin del Bien Observacin Rotulado 1211.06.03.410 CPU a regularizar

Varias CPU estn en desuso, con un mismo rotulado; es decir se ha asignado un mismo Cdigo de Identificacin en Registro para varias unidades de bienes, cuando que la identificacin del bien es individual. Igualmente, se evidencia la aplicacin de 5 (cinco) aos de depreciacin, cuando el correspondiente a la cuenta equipos de computacin es de 4 (cuatro) aos.

Rotulado 1211.01.05.323 Monitores a regularizar

Varios Monitores estn en desuso, con un mismo rotulado; es decir se ha asignado un mismo Cdigo de Identificacin en Registro para varias unidades de bienes, cuando que la identificacin del bien es individual. Igualmente, se evidencia la aplicacin de 5 (cinco) aos de depreciacin, cuando el correspondiente a la cuenta equipos de computacin es de 4 (cuatro) aos.




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Identificacin del Bien Observacin

Rotulado 1211.01.01.502 y 1211.03.01.487 Celulares Pocket 1200

La institucin seal que estos bienes no se encuentran incluidos en el FC 10 debido a que se encuentran en desuso. El citado formulario establece responsabilidades, no slo por el uso o la administracin, sino tambin por la custodia de los bienes institucionales que le fueran asignados. Sin embargo, los funcionarios asignados a los Depsitos N 1 y 2, no poseen la planilla FC 10.

En fecha 01 de noviembre de 2005, se procedi a la verificacin in situ en el Depsito N 1 de los siguientes bienes seleccionados aleatoriamente de los Registros Histricos contenidos en el Sistema del Ministerio de Hacienda:

Identificacin Fsica del Bien Rotulado Descripcin del Bien

1211.01.08.088 Ventilador de Pie National en desuso 1211.02.05.043 Ventilador de mesa National en desuso 1211.01.01.502 Telfono Celular Pocket 1200 1211.03.01.487 Telfono Celular Pocket 1200 1211.02.15.323 Monitores a regularizar 1211.06.03.410 CPU a regularizar

Del contenido del Acta se desprende lo siguiente:

Imposibilidad de identificar los bienes sealados en razn de que se encuentran apilonados, impidiendo la visualizacin de los rotulados. En el proceso se visualiz cierta cantidad de monitores y CPU en desuso, que figuran en Sistema de Revalo y Depreciacin, y Amortizacin de Bienes de Uso REVA con un mismo Cdigo de Identificacin en Registros.

Respecto, a lo sealado precedentemente el Manual aprobado por Decreto N 20.132, taxativamente expresa: Captulo 3. El rotulado o identificacin individual de los bienes, debern colocarse en lugares fciles de ubicacin, conservacin y visibilidad. Conclusin: Cumplimiento parcial conforme al indicador, en razn de que varios bienes (CPU, Monitores, Teclados, Impresoras) estn en desuso, con un mismo rotulado; es decir se ha asignado un mismo Cdigo de Identificacin en Registro para varias unidades de bienes, conforme a los puntos sealados. Recomendacin: Con respecto a que varios bienes en desuso, se encuentran con un mismo rotulado, sugerimos la designacin de un funcionario a efectos de efectuar la rotulacin de la totalidad de los bienes de la Institucin.




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contenidas en el Expediente N 5721/04 Datos insuficientes en la planilla de inventario.

A la fecha se tiene un inventario actualizado, que cuentan con las informaciones que son requeridas por el sistema informtico del Ministerio de Hacienda. Dichas informaciones son cdigos de dependencia, descripcin del bien, rtulo, valores (de compra y revaluados), fechas de adquisicin, estado de conservacin, datos de revalo, depreciaciones y saldo neto contable entre otros.

X. Evaluacin de las acciones correctivas A requerimiento del Equipo Auditor, la Institucin remiti el Formulario FC 03 Inventario de Fsico de Bienes de Uso al 30 de noviembre de 2003, y no el correspondiente al cierre del Ejercicio Fiscal 2004, como lo seala la normativa vigente. De lo expuesto, se seala que el Inventario de Bienes de la Institucin, a la fecha de cierre de la auditora de seguimiento no se hallaba actualizado, diez meses despus del cierre del citado Ejercicio Fiscal. Al respecto, la Ley N 1535/99 De Administracin Financiera del Estado dispone en su Art. 56 inciso d) mantener actualizado el inventario de los bienes que conforman su patrimonio. Igualmente, el Manual de Patrimonio del Ministerio de Hacienda establece como funciones del Departamento de Patrimonio de los Organismos lo siguiente: a) Fiscalizar por lo menos cada seis meses, o cuando el caso lo requiera, la existencia

de los bienes pertenecientes a la institucin, reparticin o dependencia y establecer si las especificaciones concuerdan con las registradas en los inventarios; si este est elaborado correctamente o si se necesita rehacerlos o corregirlos, en cuyo caso darn cuenta de ello al superior respectivo para que se d cumplimiento a lo dispuesto en este Manual.

Conclusin: Cumplimiento parcial conforme al indicador, debido a que el Inventario de Bienes de Uso FC 03, no se encuentra actualizado. Recomendacin: Recomendamos adoptar medidas para la actualizacin del Inventario de Bienes de Uso FC 03.




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Rodados e Inmuebles


1. Identificacin de los vehculos, algunos rodados no cuentan con el logotipo de la institucin, leyenda uso oficial exclusivo, n de RASP. 2.Vehculo sustrado, se ha detectado el faltante de una camioneta marca Nissan modelo TD27, doble cabina, color rojo, ao 1996, chapa EAB 186. 3. Bien no incorporado al patrimonio del MIC, conforme a la verificacin se detect que no se incluy en el inventario general la motocicleta marca Kenton-Modelo C100E.

1. Los vehculos observados cuentan con el logotipo correspondiente de la Institucin con la leyenda uso oficial exclusivo y respectivo N de RASP, registro del automotor del sector pblico. 2. En su momento se tomaron todos los recaudos pertinentes para dar cumplimiento con los procedimientos de rigor conforme las disposiciones legales respectivas, lo cual incluye posteriormente la instruccin de sumario administrativo, que en su momento fue dado a conocer a la C.G.R. 3. El bien ya fue incorporado al patrimonio del MIC.

XI. Evaluacin de las acciones correctivas

1. Incumplimiento de la Ley N 704 Que crea el Registro de Automotores

del Sector Pblico y reglamenta su uso y tenencia El Equipo Auditor ha realizado la verificacin in situ de los rodados del Ministerio de Industria y Comercio, conforme a la muestra seleccionada Realizada la verificacin in situ de los rodados, se pudo comprobar que la camioneta marca Nissan Patrol Station Wagon DX, color blanco, ao 1998, chasis n JN1WRGY60Z0-254357, motor TD42-133617, chapa EAB 187, no cuenta con Logotipo de la Institucin, leyenda USO EXCLUSIVO DE LA INSTITUCION y N de RASP. Asimismo, se pudo constatar que el automvil marca Volkswagen tipo gol, 1.9 D, ao 2001, color granate, chasis N 1Y651253, motor N 9BWCD05X01P0480999, no cuenta con N de RASP, ni chapa. Los puntos sealados precedentemente infringen el Art. 5 de la Ley N 704/95 Que crea el Registro de Automotores del Sector Pblico y reglamenta el uso y tenencia de los mismos: Cada Vehculo del sector pblico llevar pintado en parte visible dentro de un recuadro no menor de 1.000 cm2, el nombre de la reparticin pblica o ente descentralizado a que se encuentra asignado, la leyenda USO OFICIAL EXCLUSIVO, el nmero de registro y el nmero asignado por la oficina respectiva, en su caso...

2. Sustraccin de Vehculo de la Institucin Al mismo tiempo, se pudo comprobar que la camioneta marca Mitsubishi, tipo montero corta, color negro, ao 1989, chasis DL044VKJ400317, motor 4D56-CE1676 ha sido sustrada. El valor de adquisicin o incorporacin del bien segn la Planilla de Responsabilidad Individual al 30/12/04 asciende a Gs. 16.756.341 (Guaranes diez y seis millones setecientos cincuenta y seis mil trescientos cuarenta y uno).




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De las documentaciones solicitadas por el Equipo Auditor, surge que la misma fue sustrada en fecha 25 de octubre de 2005, de la va pblica, estando a cargo del Sr. RAMON MACIEL ROJAS, funcionario del Ministerio de Industria y Comercio, quien tena en su poder dicha camioneta, la cual fuera denunciada en la Comisara Sexta Metropolitana. En fecha 27-10-05 por Memorando N 521/05 la Direccin Administrativa solicita a la Direccin de Asuntos Legales la instruccin del sumario administrativo, sobre el hecho mencionado. No obra entre los antecedentes presentados por el Ministerio, documentacin que permita determinar si el sumario administrativo se ha iniciado. Al respecto, corresponde aplicar el Art. 82 de la Ley N 1535/99 De Administracin Financiera del Estado que expresa: Las autoridades, funcionarios y, en general, el personal al servicio de los organismos y entidades del Estado a que se refiere el Artculo 3o. de esta ley que ocasionen menoscabo a los fondos pblicos a consecuencia de acciones u omisiones contrarias a sus obligaciones legales, respondern con su patrimonio por la indemnizacin de daos y perjuicios causados, con independencia de la responsabilidad disciplinaria o penal que les pueda corresponder por las leyes que rigen dichas materias.

3. El bien incorporado al patrimonio del Ministerio de Industria y Comercio Se pudo constatar la incorporacin del bien con rtulo 1211.6.12.418, Motocicleta KENTON C-100, Color Rojo, Ao 1999, Motor N 99003148, Chasis LZXCGL03X1051679 . Conclusin: Cumplimiento parcial conforme al indicador, debido al incumplimiento de la Ley N 704 Que crea el Registro de Automotores del Sector Pblico y Reglamenta su uso y tenencia, con respecto a 2 (dos) vehculos de propiedad del Ministerio de Industria y Comercio. Recomendacin: Dar cumplimiento pleno de lo establecido en la Ley N 704 Que crea el Registro de automotores del Sector Pblico y Reglamenta su Uso y Tenencia; con respecto a los vehculos de propiedad del Ministerio de Industria y Comercio, sealados en el punto 1. Igualmente, la Cartera Ministerial deber iniciar los sumarios administrativos pertinentes, conforme a lo establecido en el Art. 9 de la citada Ley, a fin de individualizar el o los responsables del incumplimiento, remitiendo copia de la Resolucin Administrativa correspondiente a este Organismo Superior de Control.




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Sistema Contable


1. La existencia de una motocicleta marca Kenton ,modelo C100, utilizada por el MIC, pero an no incluida dentro del Inventario de Bienes de Uso, por un valor s/ factura de G. 3.485.461.-(guaranes tres millones cuatrocientos ochenta y cinco mil cuatrocientos sesenta y uno).

2. Segn antecedentes provedos se ha constatado que la Camioneta marca Nissan Modelo TD 27, doble cabina, color rojo, ao 1996 movido a gasoil,, de propiedad del MIC ha sido sustrada, la misma tiene un valor de inventario de Gs. 21.510.676, sin que se tenga a la vista las gestiones realizadas para la baja de bienes por prdida en poder del funcionario, en el momento de la verificacin

3. Los traspasos realizados correspondientes a los vehculos que fueron utilizados por el Proyecto PAR/91/007 y transferidos al Ministerio,, los cuales fueron incluidos en el Inventario General

1. La motocicleta Kenton, modelo C100, se encuentra incorporada y registrada en el patrimonio del MIC.

2. En cuanto a la camioneta marca Nissan modelo TD 27, actualmente el procedimiento de baja correspondiente se encuentra en trmite ante las instancias correspondientes. Una vez finiquitadas y con documentacin que acrediten a la Direccin de Contabilidad el movimiento de baja se proceder inmediatamente al registro de baja.

3. En cuanto a los traspasos de vehculos utilizados por el Proyecto PAR/9107 y transferidos al MIC en fecha 10-12-98, fue registrado en el ao 2003. En la actualidad se encuentra debidamente regularizado.

El Ministerio de Industria y Comercio cuenta con los informes contables y patrimoniales conciliados y actualizados. Sistemticamente se genera informacin mensual que emite Contabilidad, verificado por la Auditora Interna Institucional

XII. Evaluacin de las acciones correctivas

1. Verificada su incorporacin en el Inventario Patrimonial de la Entidad. 2. No obra entre los antecedentes presentados por el Ministerio de Industria y

Comercio, documentacin que permita determinar si el sumario administrativo ha concluido y cual fue el resultado del mismo.

3. Respecto a lo afirmado por la Institucin en este punto de que los Informes contables y patrimoniales se encuentran conciliados, actualizados y verificados por la Auditora Interna Institucional, corresponde sealar las siguientes observaciones:

a) Conforme a la copia autenticada proporcionada por la Institucin, se verifica la

emisin del formulario F.C. 7.2 Revalo y Amortizacin de Activos Intangibles Resumen por Cuentas, al 31 de diciembre de 2004. Sin embargo, ste no consigna ningn valor ni descripcin, adems de no estar suscrito convenientemente por el Director Administrativo y Financiero y el Titular de la Entidad, como corresponde. En igual situacin se encuentran las copias proporcionadas de los Formularios FC 7.1. y FC 06. En conocimiento de que el Ministerio posee varios Programas de Computacin (Software) que debieron ser registrados bajo la cuenta 2.8.1 Activo Intangible Amortizable, 2.8.1.01 Programas de Computacin, se solicit un informe detallado de las licencias con que cuenta la Institucin.




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El Jefe del Departamento de Informtica remiti los siguientes datos: licencias adquiridas a travs del convenio firmado con Microsoft Corporation son las siguientes: Software Cantidad N de Licencia Sistema Operativo Windows 95 13108045 Sistema Operativo Windows Millenium 10 13369096 Sistema operativo Windows 2000 pro 20 13369096

Total 125 Office 2000 17 13108045 Office 2000 pro 15 13369096 Office 2000 60 13369096 Backoffice 28 13369096

Total 120 Obs.: (*) Trascripcin fiel del documento, evidencindose un error en suma, debiendo ser 120. De esta manera se completan 136 (ciento treinta y seis) licencias para 136 computadoras en total a esto se le debe agregar 3 licencias para servidores. faltan identificar 65 licencias El documento proporcionado por Microsoft Paraguay seala En total se licenciaron 245 Programas a travs del convenio firmado con Microsoft por un monto total de U$S 39.413 (treinta y nueve mil cuatrocientos trece dlares)

Sin embargo, se evidencia en el registro histrico contenido en el Sistema de Revalo y Depreciacin REVA, que los citados programas no se encuentran incluidos en el Inventario Patrimonial, en su totalidad. Igualmente, se verifica la incorporacin errnea de 6 (seis) programas o sistemas de computacin en la cuenta 2.6.1.05 Equipos de Computacin con un valor neto contable de G. 5.743.270, cuando debieron ser incorporados a la cuenta 2.8.1.01 Programas de Computacin. Otro punto observado, es la vida til registrada de 10 y 4 aos, debiendo ser 5 (aos) para la amortizacin de activos intangibles. Tambin se seala, que 2 (dos) aparatos telefnicos fueron registrados incorrectamente en la citada cuenta 2.6.1.05 Equipos de Computacin, debiendo ser incorporados en el sub grupo 2.6.1.11 Equipos de Comunicacin, por un valor neto contable de G. 1.344.884, conforme se verifica en el siguiente cuadro:




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EQUIPOS DE COMPUTACION (Cuenta 26105)

MAQUINAS NUMERICAS O DIGITALES PARA INFORMATICA ROTULO

REP1 REP2 REP3 NUMERO DESCRIPCIN FECHA ADQUI VALOR COMPR VALOR NETOC

VIDA UTIL

1211 6 7 568APARATO TELEFONICO MARCA PANASONIC KX-T7565. 30/12/2003 718.750,00 672.442,00 10,00

1211 6 7 569APARATO TELEFONICO MARCA PANASONIC KX-T7565. 30/12/2003 718.750,00 672.442,00 10,00

1211 2 13 465 ANTIVIRUS F - PROT. 26/03/2002 294.350,00 122.603,00 4,00

1211 2 15 1107SISTEMA DE CONTABILIDAD PRESUPUESTARIO. 26/03/2002 2.272.875,00 2.126.413,00 10,00

1211 3 1 621 SISTEMA OPERATIVO WINDOWS. 26/03/2002 398.480,00 165.974,00 4,001211 3 1 622 SISTEMA OPERATIVO WINDOWS. 26/03/2002 396.480,00 165.140,00 4,001211 3 1 652 SOFTWARE MICROSOFT OFFICE 97. 26/03/2002 1.323.700,00 551.343,00 4,00

1211 2 15 506SOFTWARE MICROSOFT WINDOWS NT ADVANCE. 26/03/2002 1.574.030,00 655.611,00 4,00

1211 2 15 505 SOFTWARE MICROSOFT WINDOWS NT. 26/03/2002 1.467.650,00 611.302,00 4,00 9.165.065,00 5.743.270,00

Respecto a los puntos sealados precedentemente, la Ley de Administracin Financiera del Estado seala cuanto sigue: Artculo 56.- Contabilidad institucional. Las unidades institucionales de contabilidad realizarn las siguientes actividades, de conformidad con la reglamentacin que establezca el Poder Ejecutivo: a) desarrollar y mantener actualizado su sistema contable; c) preparar, custodiar y tener a disposicin de los rganos de control interno y externo la documentacin de respaldo de las operaciones asentadas en sus registros; y d) mantener actualizado el inventario de los bienes que conforman su patrimonio, as como la documentacin que acredite el dominio de los mismos conforme con la ley y la reglamentacin respectiva. Conclusin: Cumplimiento parcial conforme al indicador, debido a que los Estados de Situacin Patrimonial del Ministerio de Industria y Comercio, no reflejan datos exactos e ntegros, conforme a la normativa vigente. Recomendacin: Las actividades realizadas por las unidades de patrimonio, encargadas por del control individual y permanente de los bienes de uso, como las unidades de contabilidad encargadas de manejar la contabilidad en toda su extensin, deben enlazarse armnicamente, a fin de producir los balances y estados de situacin financiera y patrimonial confiables.




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Captulo 3 Hallazgos detectados en la ejecucin de la Auditoria de Seguimiento

En fecha 01/11/05, en cumplimiento a los trabajos encomendados por la Superioridad, esta auditoria dispuso la verificacin in-situ de los bienes que se encuentran en el Depsito Nro 2 del Ministerio de Industria y Comerci

Documents

MIC 160-05 REC 2