Microsoft Access 2003 - · PDF fileAccess ofrece un cuadro de herramientas que incluye muchos de los controles estándar de Windows, como etiquetes, cuadros de texto, botones de

Microsoft Access 2003

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Í N D I C E

1. Las bases de datos ________________________________________________________ 5

¿Qué es una base de datos? _______________________________________________________ 5

Tipos de Bases de datos __________________________________________________________ 5 Bases de datos jerárquicas ______________________________________________________________ 5 Base de datos de red ___________________________________________________________________ 5 Base de datos relacional ________________________________________________________________ 5 Bases de datos multidimensionales _______________________________________________________ 6 Bases de datos orientadas a objetos _______________________________________________________ 6 Base de datos deductivas _______________________________________________________________ 7

¿Qué es Microsoft Access? _______________________________________________________ 7

Objetos de una base de datos _____________________________________________________ 8 Tablas ______________________________________________________________________________ 8 Consultas ___________________________________________________________________________ 8 Formularios _________________________________________________________________________ 9 Informes ____________________________________________________________________________ 9 Páginas _____________________________________________________________________________ 9 Macros _____________________________________________________________________________ 9 Módulos ____________________________________________________________________________ 9

2. Primeros pasos con Access ________________________________________________ 10

Abrir la aplicación _____________________________________________________________ 10

3. Creación de una base de datos _____________________________________________ 11

4. Las tablas ______________________________________________________________ 13

Crear tablas __________________________________________________________________ 13

Definición de los campos ________________________________________________________ 16 Tipos de datos ______________________________________________________________________ 16

Introducir, eliminar y modificar registros en las tablas _______________________________ 17 Introducir registros ___________________________________________________________________ 18 Eliminar registros ____________________________________________________________________ 19

Modificación del diseño de una tabla ______________________________________________ 20

Manipulación de columnas desde la vista hoja de datos ______________________________ 20 Cambiar el ancho de las columnas _______________________________________________________ 21 Ocultar y mostrar columnas ____________________________________________________________ 21 Mover una columna __________________________________________________________________ 22 Inmovilizar columnas_________________________________________________________________ 22

5. Claves principales y relaciones _____________________________________________ 23

Definición de una clave principal _________________________________________________ 23

Relaciones ____________________________________________________________________ 23

Tipos de relaciones _____________________________________________________________ 26 Uno a uno __________________________________________________________________________ 26 Uno a varios ________________________________________________________________________ 26 Varios a varios ______________________________________________________________________ 26

6. Consultas de selección ____________________________________________________ 28


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Creación de consultas __________________________________________________________ 28

Introducir criterios de selección __________________________________________________ 30

Operadores de comparación de una consulta _______________________________________ 32

Operadores Y (AND) y O (OR) __________________________________________________ 32

Las cláusulas ENTRE, EN y COMO ______________________________________________ 33 Entre ______________________________________________________________________________ 33 En ________________________________________________________________________________ 33 Como _____________________________________________________________________________ 33

Consultas de selección calculadas _________________________________________________ 34

Generador de expresiones _______________________________________________________ 35

Ordenación de los datos ________________________________________________________ 36

Consultas de totales ____________________________________________________________ 37

Consultas de parámetros ________________________________________________________ 39

7. Consultas de acción ______________________________________________________ 41

Consulta de creación de tablas ___________________________________________________ 42

Consulta de actualización _______________________________________________________ 43

Consulta de datos anexados _____________________________________________________ 44

Consulta de eliminación ________________________________________________________ 45

8. Diseño de consultas avanzadas – SQL _______________________________________ 46

Una breve historia de SQL ______________________________________________________ 46

La sintaxis SELECT de SQL en Microsoft Access ___________________________________ 46 Nombre de la columna ________________________________________________________________ 47 Cláusula FROM _____________________________________________________________________ 47

Consultas de Acción SQL _______________________________________________________ 48 Sentencia DELETE __________________________________________________________________ 48 Sentencia INSERT ___________________________________________________________________ 49 Sentencia SELECT…INTO ____________________________________________________________ 49 Sentencia UPDATE __________________________________________________________________ 50

9. Los formularios _________________________________________________________ 51

Encabezados, secciones de detalle y pies ___________________________________________ 51

Los Autoformularios ___________________________________________________________ 51

Desplazamiento a través de un formulario y tratamiento de los datos ___________________ 52

Diseño de formularios __________________________________________________________ 54

El cuadro de herramientas ______________________________________________________ 55

La lista de campos _____________________________________________________________ 58

La hoja de propiedades _________________________________________________________ 58

Desplazamiento y cambio de tamaño de los controles ________________________________ 59

Simplificación de la introducción de datos con un formulario _________________________ 60 Cuadros combinados _________________________________________________________________ 60 Cuadros de lista _____________________________________________________________________ 64


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Propiedad column de los cuadros de lista o cuadros combinados _______________________ 65

Crear una plantilla con Access ___________________________________________________ 66

Crear un autoformato en Access _________________________________________________ 66

10. Informes ______________________________________________________________ 69

Origen de los datos en un informe ________________________________________________ 69

Creación de informes utilizando el asistente ________________________________________ 70

Encabezados, secciones de detalle, pies y grupos ____________________________________ 75

Configuración de la impresión ___________________________________________________ 77

11. Macros _______________________________________________________________ 78

Creación de una macro _________________________________________________________ 78

Guardar una macro ____________________________________________________________ 79

Asignación de una macro _______________________________________________________ 80

Conversión de las macros a Visual Basic ___________________________________________ 81

12. Módulos ______________________________________________________________ 82

Objetos de módulo _____________________________________________________________ 82

Módulos de formulario e informe _________________________________________________ 82

La ventana del editor de Visual Basic _____________________________________________ 82

Variables y constantes __________________________________________________________ 83 Ámbito de una constante y de una variable ________________________________________________ 84

BiBLIOgrafÍa: ____________________________________________________________ 86 - Ayuda de Microsoft Access 2003 ______________________________________________________ 86 - Running Microsoft Access 2000 – Guía Completa. Autor: John Viescas. Editorial: McGraw Hill ____ 86 - Paso a Paso – Access 2003 – Editorial: McGraw Hill _______________________________________ 86


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1. LAS BASES DE DATOS

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es el equivalente en informática a una lista de información organizada.

Normalmente, esta información posee un aspecto o finalidad común. Un ejemplo muy claro

podría ser la guía telefónica de nuestra ciudad, que probablemente se encuentre en una

estantería cerca de nosotros. Si queremos encontrar el teléfono de alguna persona podremos

hacerlo fácilmente ya que la información se encuentra organizada de forma comprensible.

Tipos de Bases de datos

Bases de datos jerárquicas

Éstas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su información en una

estructura jerárquica. En este modelo los datos se organizan en una forma similar a un árbol

(visto al revés), en donde un nodo padre de información puede tener varios hijos. El nodo que

no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas.

Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de aplicaciones que manejan

un gran volumen de información y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras

estables y de gran rendimiento.

Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar

eficientemente la redundancia de datos.

Base de datos de red

Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental es la

modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres

(posibilidad no permitida en el modelo jerárquico).

Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una solución eficiente al

problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad que significa administrar la

información en una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su

mayoría por programadores más que por usuarios finales.

Base de datos relacional

Éste es el modelo más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar

datos dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de


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los laboratorios IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo

paradigma en los modelos de base de datos. Su idea fundamental es el uso de "relaciones".

Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de datos llamados

"tuplas". Pese a que ésta es la teoría de las bases de datos relacionales creadas por Edgar Frank

Codd, la mayoría de las veces se conceptualiza de una manera más fácil de imaginar. Esto es

pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta por registros (las filas

de una tabla), que representarían las tuplas, y campos (las columnas de una tabla).

En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a

diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja

de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos. La

información puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia

flexibilidad y poder para administrar la información.

El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL,

Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado

por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales.

Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como

normalización de una base de datos.

Durante los años '80 (1980-1989) la aparición de dBASE produjo una revolución en los

lenguajes de programación y sistemas de administración de datos. Aunque nunca debe

olvidarse que dBase no utilizaba SQL como lenguaje base para su gestión.

Bases de datos multidimensionales

Son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas, como creación de

Cubos OLAP. Básicamente no se diferencian demasiado de las bases de datos relacionales (una

tabla en una base de datos multidimensional podría serlo también en una base de datos

multidimensional), la diferencia está más bien a nivel conceptual; en las bases de datos

multidimensionales los campos o atributos de una tabla pueden ser de dos tipos, o bien

representan dimensiones de la tabla, o bien representan métricas que se desean estudiar.

Bases de datos orientadas a objetos

Este modelo, bastante reciente, y propio de los modelos informáticos orientados a objetos, trata

de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento).

Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los conceptos

importantes del paradigma de objetos:


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Encapsulación - Propiedad que permite ocultar la información al resto de los objetos, impidiendo

así accesos incorrectos o conflictos.

Herencia - Propiedad a través de la cual los objetos heredan comportamiento dentro de una

jerarquía de clases.

Polimorfismo - Propiedad de una operación mediante la cual puede ser aplicada a distintos tipos

de objetos.

En bases de datos orientadas a objetos, los usuarios pueden definir operaciones sobre los datos

como parte de la definición de la base de datos. Una operación (llamada función) se especifica

en dos partes. La interfaz (o signatura) de una operación incluye el nombre de la operación y

los tipos de datos de sus argumentos (o parámetros). La implementación (o método) de la

operación se especifica separadamente y puede modificarse sin afectar la interfaz. Los

programas de aplicación de los usuarios pueden operar sobre los datos invocando a dichas

operaciones a través de sus nombres y argumentos, sea cual sea la forma en la que se han

implementado. Esto podría denominarse independencia entre programas y operaciones.

Se está trabajando en SQL3, que es el estándar de SQL92 ampliado, que soportará los nuevos

conceptos orientados a objetos y mantendría compatibilidad con SQL92.

Bases de datos documentales

Permiten la indexación a texto completo, y en líneas generales realizar búsquedas más

potentes. Tesaurus es un sistema de índices optimizado para este tipo de bases de datos.

Base de datos deductivas

Un sistema de base de datos deductivas, es un sistema de base de datos pero con la diferencia

de que permite hacer deducciones a través de inferencias. Se basa principalmente en reglas y

hechos que son almacenados en la base de datos. También las bases de datos deductivas son

llamadas base de datos lógica, a raíz de que se basan en lógica matemática.

¿Qué es Microsoft Access?

Microsoft Access, es un sistema de gestión de bases de datos relacionales (SGBDR), dicho de

otra forma, es un aplicación para la creación y la gestión de bases de datos del tipo relacional,

explicadas con anterioridad. Esta aplicación viene integrada en el sistema Microsoft Office


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Objetos de una base de datos

Una base de datos contiene diferentes objetos, en la figura siguiente, que muestra la ventana

principal de la base de datos de Access, podemos ver todos los que pueden intervenir en

nuestra aplicación.

Para cada objeto de Access tendremos dos o más vistas. Normalmente vista diseño y Vista hoja

de datos para las tablas y consultas. Vista diseño y vista formulario o vista diseño y vista

informe. Desde la vista diseño podremos editar la estructura del objeto y desde la otra

podremos ver y editar los datos de las tablas.

Tablas

De todos estos, solo uno de ellos se utiliza para almacenar la información: las tablas. Podríamos

decir que es el elemento más importante pues sin el no podríamos tener una base de datos. Los

objetos de la base de datos, se utilizan para gestionar, tratar, analizar, recuperar, visualizar o

publicar la información de las tablas.

Consultas

Es una de las formas por las que podremos localizar la información en una base de datos. Una

consulta puede considerarse una pregunta que nosotros le hacemos a Access para que nos

muestre una serie de datos de una tabla.


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Formularios

Es un ventana en la que se pueden colocar controles para ofrecer a los usuarios información o

permitir la introducción de la información. Access ofrece un cuadro de herramientas que incluye

muchos de los controles estándar de Windows, como etiquetes, cuadros de texto, botones de

opción o casillas de verificación entre otros. Los formularios nos permitirán introducir, modificar

y eliminar registros de las tablas de forma cómoda.

Informes

Los informes nos permitirán visualizar la información de una tabla en un formato atractivo y

preparado para imprimir. Un informe puede incluir elementos de información seleccionados

procedentes de varias tablas y consultas. Valores calculados a partir de la información de la

base de datos y elementos de formato como encabezados, pies y títulos.

Páginas

También llamadas páginas de acceso a datos, las podremos utilizar para permitir que los

usuarios visualicen y gestionen la información de una base de datos a través de una intranet o

de Internet. Trabajar con una página de acceso a datos en la Web es muy parecido a trabajar

con una tabla o formulario directamente en Access.

Macros

Una macro se puede definir como un comando que responde a un evento generado por Access.

Es decir, en el momento que se pulse un botón, podemos hacer que Access ejecute una macro

que abra o cierre un formulario, por ejemplo. Trabajar con macros, puede permitir que ciertos

usuarios no experimentados, manipulen nuestra base de datos de forma cómoda y sencilla.

También garantizará que las tareas se lleven a cabo siempre del mismo modo.

Módulos

Son más potentes que las macros. Son programas realizados con Visual Basic para Aplicaciones

(VBA). VBA es un lenguaje de programación de alto nivel desarrollado por Microsoft cuya

finalidad es la de crear aplicaciones Windows. Todos los programas de Microsoft Office utilizan

un conjunto común de instrucciones VBA, además de su propio conjunto. Utilizaremos visual

Basic para llevar a cabo tareas que son demasiado complejas como para ser tratadas con

macros.


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2. PRIMEROS PASOS CON ACCESS

Abrir la aplicación

Para poder crear o manipular una base de datos, tendremos que empezar por abrir la

aplicación. Normalmente Access, se encuentra en el menú Inicio – Todos los programas –

Microsoft Office – Microsoft Access 2003. Al hacerlo, aparecerá la ventana de la aplicación.

Como Microsoft Access forma parte del sistema de Microsoft Office, los objetos básicos el

interfaz, menús, barras de herramientas, cuadros de diálogo, etc., funcionan básicamente de la

misma forma que en los demás productos de Office o de otras aplicaciones de Microsoft

Windows.


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3. CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS

La creación de la estructura de una base de datos es muy sencilla. Pero una base de datos en

blanco no es más útil que un documento en blanco de Microsoft Word. Cuando se crea o

desarrolla una base de datos con los datos de las tablas es cuando verdaderamente comienza a

cumplir su propósito.

Para crear una base de datos, podremos realizarlo de diferentes formas. Utilizando el botón

Nuevo o bien desde el menú Archivo – Nuevo. Cualquiera de las dos opciones, nos mostrará

el panel Nuevo archivo.

Desde el que podremos crear nuestra base de datos

utilizando diferentes modelos.

Desde la opción base de datos en blanco… crearemos una

base de datos vacía, donde después podremos ir creando

los diferentes elementos que necesitemos, tablas,

consultas, formularios, etc.

También podremos utilizar la opción En mi PC…, del

apartado Plantillas para poder crear nuestra base de datos,

bien sea con una plantilla determinada o con alguno de los

asistentes que nos ofrece Access.

Un asistente de creación de bases de datos nos permitirá ir

siguiendo una serie de pasos para poder escoger la

estructura de nuestras tablas y el diseño que tendrá

nuestra base de datos de forma muy cómoda y sin emplear

demasiado tiempo.

Al hacer clic en la opción En mi PC…, aparecerá el cuadro de diálogo de las plantillas de Access.


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Desde la pestaña Bases de datos, podremos encontrar las plantillas comentadas con

anterioridad.

Cuando hacemos clic sobre el icono de la creación de base de datos, aparecerá el cuadro de

diálogo para que elijamos el lugar y el nombre con el que queremos guardar nuestro archivo de

base de datos.


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4. LAS TABLAS

Crear tablas

Al igual que muchos de los objetos de las bases de datos, las tablas podremos crearlas

manualmente, desde la vista diseño o bien utilizando algunos de los asistentes que proporciona

Microsoft Access.

Para crear una tabla utilizando un asistente, primero nos ubicaremos en la zona de las tablas de

la ventana principal de la base de datos y a continuación pulsaremos el botón Nuevo, para

luego escoger la opción Asistente para tablas, del cuadro emergente

Figura 4.1. Cuadro de diálogo Nueva tabla

o bien haremos doble clic en la opción Crear una tabla utilizando el asistente de la propia

ventana.

Figura 4.2. Crear una tabla utilizando el asistente

De cualquier forma, aparecerá el asistente para la creación de nuestra tabla


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Figura 4.3. Asistente para tablas

Desde este, el primer paso será escoger aquellos campos que necesitaremos para nuestra tabla

desde las diferentes opciones que tenemos, iremos siguiendo todos los pasos hasta conseguir

todo lo que necesitemos.

Los botones centrales del cuadro nos ayudarán a seleccionar aquellos campos que necesitemos.

Estos botones, los podremos encontrar en muchos de los asistentes de Access.

Figura 4.4. Botones opción asistente

De todas formas la mejor forma de crear una tabla será hacerlo de forma manual a través de la

vista diseño, empezando desde cero, ya que será cuando realmente la adaptaremos a nuestras

necesidades al cien por cien. Para hacerlo, nos dirigiremos al botón Nuevo y escogeremos

Vista diseño en el cuadro emergente.


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Figura 4.5. Ventana Vista diseño tabla

En la parte superior de esta ventana, definiremos los campos y sus tipos de datos y en la parte

inferior, las propiedades de cada unos de los campos que coloquemos. Dependiendo del tipo de

datos escogido, las propiedades podrán cambiar.

Una vez creada nuestra tabla, podremos guardarla desde el botón guardar de la barra de

herramientas o bien desde la opción Guardar, del menú Archivo. Nos pedirá un nombre y

haremos Aceptar.


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Figura 4.6. Cuadro Guardar como de las tablas

Definición de los campos

Desde la vista diseño de una tabla, podemos definir los campos. Escribiremos en la columna

Nombre del campo el nombre que deseemos asignarle y a continuación en la columna Tipo

de datos, escogeremos el tipo que necesitemos dependiendo de los datos que posteriormente

tengamos pensado de introducir.

Figura 4.7. Tipos de datos

Tipos de datos

Los diferentes tipos de datos que podremos colocar son:

Texto: Datos alfanuméricos hasta 255 caracteres

Memo: Texto extenso, o combinación extensa de texto y números. Hasta un máximo de 65.535 caracteres.

Número: Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Podremos utilizar diversos tamaños, 1, 2, 4 u 8 bytes, dependiendo del tamaño escogido.

Fecha/Hora: Cualquier dato que se pueda identificar como una fecha o una hora.

Moneda: Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

Autonumérico: Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.


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Sí/No: Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios, procedentes de otras aplicaciones Windows) vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access.

Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo, para dar acceso a una página Web o archivo en la WWW o en la intranet, en una red o bien en el propio ordenador.

Introducir, eliminar y modificar registros en las tablas

Una vez diseñada nuestra tabla, llega la hora de la introducción de registros en la misma o bien

su manipulación. Para hacerlo, tendremos que acceder a la tabla en la vista hoja de datos. Esto

podremos llevarlo a cabo, haciendo doble clic sobre la tabla guardada en la ventana principal de

la base de datos

Figura 4.8. Ventana principal Base de datos

O si nos encontramos en la vista diseño, pulsar el botón Vista Hoja de datos de la barra de

herramientas.

Figura 4.9. Botón vista hoja de datos

Aparecerá la ventana de introducción de registros


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Figura 4.10. Ventana de la tabla en Vista hoja de datos

Introducir registros

En esta podremos ir introduciendo los registros uno debajo del otro. El campo Autonumérico se

generará automáticamente cuando empecemos a escribir en cualquiera de los otros campos de

la tabla. Al hacerlo, además aparecerá el símbolo de un lápiz al lado del selector de registro,

esto nos indicará que el registro todavía no ha sido guardado.

Figura 4.11. Registro no guardado

El asterisco nos indica que es la zona preparada para introducir un registro nuevo. Debajo de

todas las ventanas de Access que sirven para enseñar los datos y manipularlos, aparecen lo que

se llaman botones de desplazamiento. Estos nos servirán para movernos por todos los registros

de la tabla.


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Figura 4.12. Botones de desplazamiento

Eliminar registros

Si queremos borrar uno de los registros de la tabla, nos colocaremos sobre cualquier zona del

registro que deseamos eliminar y podremos utilizar las siguientes opciones:

Desde la barra de herramientas, pulsaremos el botón eliminar registro

Figura 4.13. Eliminar registro

Podríamos hacerlo a través de la opción eliminar registro del menú Edición

También con el botón derecho clicando en la el selector de registro y escoger la opción eliminar

registro

Figura 4.14. Selector de registro

O Haciendo un clic en el selector de registro y pulsando la tecla Supr.

Con cualquiera de estas opciones aparecerá siempre un cuadro de diálogo que nos solicitará la

confirmación para la eliminación de dicho registro, advirtiéndonos que esta eliminación será

permanente y no podremos deshacer.


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Figura 4.15. Confirmación de eliminación

Modificación del diseño de una tabla

Para modificar el diseño de una tabla podremos abrir nuestra tabla a través del botón diseño

de la ventana principal de la base de datos, previo selección de la tabla que deseemos

modificar.

Figura 4.16. Diseño de tabla

O bien utilizando el botón vista diseño si tenemos abierta la tabla en modo vista hoja de datos.

Figura 4.17. Botón Vista diseño

Manipulación de columnas desde la vista hoja de datos

Cuando trabajamos con los datos de nuestra tabla, podremos modificar el tamaño de las

columnas para ver más cantidad de datos, ocultarlas porque no las necesitamos visualizar

todas, cambiarlas de lugar o simplemente fijarlas porque necesitamos que siempre se encuentre

en la parte izquierda para servirnos como referencia al ojear la tabla.


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Cambiar el ancho de las columnas

En ancho predeterminado de las columnas, a veces es demasiado grande para el contenido de

las mismas o demasiado pequeño para mostrar todo el contenido, por ese motivo podremos

cambiar el tamaño para ajustarlo a nuestras necesidades. Para hacerlo, la forma más cómoda

será utilizar la posibilidad que nos proporciona el Access desde la propia columna:

Figura 4.18. Ancho de columna

Clicar y arrastrar para conseguir el ancho necesario o bien hacer doble clic para ajustar

automáticamente a la anchura exacta.

También podremos cambiar el ancho desde el menú Formato – Ancho de columna, donde

aparecerá el siguiente cuadro, desde el que podremos modificar la anchura numéricamente.

Figura 4.19. Cuadro ancho de columna

Ocultar y mostrar columnas

Podremos ocultar una o varias columnas porque necesitamos solo visualizar unas cuantas para

nuestro trabajo, para hacerlo podremos igualmente ir al menú Formato – Ocultar columnas o

bien con el botón derecho encima del nombre de la columna y escogiendo la opción con el

mismo nombre.

Para mostrarlas podremos ir al Formato – Mostrar columnas y marcaremos aquellas que

necesitamos que vuelvan a aparecer.


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Mover una columna

Para mover una columna de ubicación simplemente tendremos que arrastrarla, habiéndola

seleccionado con anterioridad. Lo podremos realizar con una o con varias columnas a la vez,

siempre y cuando estén seleccionadas.

Inmovilizar columnas

La inmovilización de columnas es necesaria cuando tenemos tantos campos que al desplazarnos

hacia la derecha perdemos la noción del registro donde nos encontramos ubicados. Cuando

inmovilizamos una o varias columnas, estas se mueven al primer lugar de la hoja de datos,

cuando quitamos esta movilización, lamentablemente no vuelven a su lugar originario.

Para inmovilizar/liberar columnas a través del menú formato – inmovilizar columnas o bien

con el botó derecho encima de la columna a inmovilizar. Para volver a liberarlas (todas a la vez,

no podremos liberar una sola columna), también lo haremos desde el menú Formato – Liberar

todas las columnas o bien con el botón derecho encima de cualquier columna.


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5. CLAVES PRINCIPALES Y RELACIONES

Estos dos conceptos se explican conjuntamente dado que tienen una relación entre ellos, una

clave principal no serviría de mucho sin que estuviera relacionada con otro campo de otra tabla;

y una relación, a veces no ofrecería sus mayores prestaciones si al menos uno de los campos

relacionados no fuera una clave principal.

Definición de una clave principal

Cualquier tabla de una base de datos relacional tendría que tener una clave principal (aunque

no es obligatorio, si es muy recomendable). Un buen diseño de base de datos relacional incluye

que cada uno de los registros de cualquier tabla debe ser identificado de forma única. Es decir,

algún campo (o combinación de campos) de la tabla debe albergar un valor único para cada

registro de la tabla. Este identificador único es lo que se llama Clave Principal. Siempre que

sea posible se debería utilizar los datos más sencillos que proporcionen valores únicos para

crear una Clave principal, como por ejemplo en una base de datos de clientes, el campo que se

encargue de guardar el NIF/CIF o DNI del cliente sería una clave principal bastante lógica ya

que sería un campo que irremediablemente no tendría porqué repetirse en nuestra tabla, ya que

el cliente únicamente lo tendremos introducido una sola vez.

Para indicar a Access que campo tiene que ser nuestra Clave principal, primero tendremos que

abrir en vista diseño la tabla en cuestión y seleccionar el campo o campos que necesitamos que

sea la Clave Principal. A continuación solo tendremos que pulsar el botón de la clave principal

que se encuentra en la barra de herramientas.

Figura 5.1. Clave principal

Relaciones

Después de haber confeccionado las tablas y claves principales de cada una de ellas,

deberíamos indicarle a Access cuál es la relación existente entre ellas. De esta forma, Access


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sabrá cómo enlazar todas sus tablas cuando las utilicemos más tarde en consultas, formularios,

páginas de acceso a datos o informes.

Para definir las relaciones, necesitamos regresar a la Ventana de base de datos cerrando

cualquier ventana Tabla que esté abierta y haciendo clic en la Ventana Base de datos para

activarla. A continuación, debemos elegir la orden Relaciones que se encuentra en la barra de

herramientas.

Figura 5.2. Botón relaciones

Si es la primera vez que accedemos a las relaciones, cuando se abra la ventana aparecerá el

cuadro de diálogo mostrar tabla para que podamos escoger las tablas o consultas que queremos

relacionar, a través del botón Agregar.

Figura 5.3. Cuadro de diálogo Mostrar tabla

Una vez seleccionadas las tablas y agregadas, al cerrar el cuadro veremos algo así:


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Figura 5.4. Tabla de relaciones

Para relacionar dos campos, simplemente arrastraremos uno de ellos hacia el que queremos

crear la relación, cuando soltemos el ratón se nos mostrará el cuadro de modificar relaciones

Figura 5.5. Modificar relaciones

En este nos indicará el tipo de relación que se está creando ya que nosotros de manera directa

no podemos escoger el tipo de relación que necesitamos, sino que lo creará Access

automáticamente cuando creemos las relaciones y dependiendo de los campos que sean claves

principales creará uno de los tres tipos de relaciones que existen


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Tipos de relaciones

Uno a uno

Cuando los dos campos que se relacionan son claves principales. Ocasionalmente podría ser que

tuviéramos que dividir una tabla, debido a que parte de la información, se utiliza con poca

frecuencia o porque algunos datos son muy delicados y no deben estar disponibles para ciertas

personas. En estos casos se creará una clave principal en cada una de las tablas que serán las

que estarán relacionadas entre ellas.

Uno a varios

Es el tipo de relación más común. Es cuando para una registro de una tabla, existen varios

registros coincidentes para la segunda tabla. Este tipo de relación será cuando relacionemos un

campo que sea clave principal, con uno que no lo sea. Por ejemplo, un cliente puede tener

varios pedidos, pero un pedido solo lo puede realizar un solo cliente.

Varios a varios

Cuando varios registros de una tabla, tengan de alguna forma que estar relacionados con varios

registros de la otra tabla. Pero en estos casos, Access, no nos permitirá crear una relación de

varios a varios directamente entre las dos tablas, sino que tendremos que crear una tabla de

intersección o enlace para gestionar la relación. Por ejemplo en una base de datos de

facturación, una factura puede tener varias líneas de factura pero el artículo que nosotros

colocamos en una factura podría estar en otras facturas a su vez. En la imagen siguiente se

pueden comprobar que para un caso similar al expuesto en el ejemplo anterior necesitaríamos

una tercera tabla que realice las funciones de puente entre las dos. Fijémonos que la tabla

tb_facturas está unida a la tabla tb_artículos por medio de la tabla tb_liniasFactura


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Figura 5.6 Relaciones varios a varios

Para que una relación después no nos acarree más de un problema, los campos a relacionar

entre las dos tablas, tendrán que ser del mismo tipo y con el mismo tamaño de campo, aunque

el nombre del campo no tiene porqué ser el mismo, es aconsejable que lo sea, para que cuando

estemos montando las relaciones no nos despistemos. Aunque esto no tendría que ocurrir si

hubiéramos realizado un diseño previo de nuestra base de datos.


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6. CONSULTAS DE SELECCIÓN

Como ya se ha explicado con anterioridad, una consulta es el elemento de Access que nos

servirá para poder seleccionar aquellos datos de las tablas que nos interesen mostrar en

cualquier momento.

Creación de consultas

Para confeccionar una consulta tendremos que acceder previamente al apartado de las

consultas y a través de este, podremos generar la consulta de varias formas, utilizando el botón

nuevo de la barra de la ventana de la base de datos:

Figura 6.1. Crear consulta nueva

También podremos hacerlo utilizando el asistente de las consultas a través de la opción Crear

una consulta utilizando el asistente, o bien utilizando directamente la opción Crear una

consulta en vista diseño. Que aparecerá la siguiente ventana.


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Figura 6.2. Ventana diseño de consulta

Lo primero que veremos en la ventana del diseño de la consulta es el cuadro Mostar tabla,

desde el que podremos escoger que tablas y/o consultas utilizaremos para las construcción de

nuestra consulta. En este cuadro podremos hacer doble clic sobre el objeto para colocarlo en la

ventana de la consulta o bien un clic en el objeto y a continuación pulsaremos el botón

Agregar.

Una vez tenemos los objetos colocados en la ventana, podremos escoger aquellos campos que

tienen que participar en nuestra consulta, haciendo doble clic sobre el campo que nos interese.


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Figura 6.3. Diseño de nuestra consulta

Introducir criterios de selección

Introducir criterios en una consulta, nos servirá para que esta, muestre aquellos registros que

cumplan una serie de requisitos, como por ejemplo una listado de todos aquellos clientes de una

cierta población. Para buscar un valor sencillo, simplemente lo escribiremos en la fila Criterios

correspondiente al campo que deseamos comprobar.

Si el campo donde escribimos el criterio es un texto, este tendrá que estar entre comillas,

normalmente Access ya las coloca automáticamente. Para los valores numéricos no se

incorporará ningún carácter adicional. Para los tipos de datos fecha, los introduciremos entre el

símbolo de la parrilla (#), aunque normalmente también lo hace Access automáticamente. Los

valores lógicos (Sí/No, VERDADERO/FASO), tampoco tendrán ningún carácter adicional.


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Figura 6.4. Introducción de criterios

Podremos visualizar los resultados pulsando el botón vista de la barra de herramientas:

Figura 6.5. Botón vista

La ventana vista hoja de datos, realmente es exactamente igual que la ventana hoja de datos

de una tabla, con la diferencia que no aparecen todos los campos de la tabla, sino solo aquellos

que nosotros hayamos escogido en la consulta, tendrá el siguiente aspecto.


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Figura 6.6. Ventana vista hoja de datos

Operadores de comparación de una consulta

> Mayor que

< Menor que

>= Mayor o igual que

<= Menor o igual que

<> Diferente de

Si lo que queremos es que sea una igualación, únicamente colocaremos el valor, sin necesidad

de colocar el símbolo igual previamente.

Operadores Y (AND) y O (OR)

Si quisiéramos mostrar clientes de varias poblaciones, tendríamos que utilizar le operador lógico

O, o bien colocar los diferentes criterios en las diferentes filas O preparadas para la ocasión:

Ejemplo: “Barcelona” O “Badalona”

El operador O, mostraría todos aquellos registros que cumplieran una condición u otra.

Teniendo en cuenta que en una celda a la vez, solo puede existir un valor, cuando tenga que ser

igual a este, siempre utilizaremos el operador O.

Por otro lado, si quisiéramos que los dos valores se cumplieran a la vez, utilizaremos el

operador Y. Este, normalmente lo utilizaremos cuando utilicemos los operadores de

comparación


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Ejemplo: En una tabla de alumnos de un colegio, si queremos mostrar todos aquellos alumnos que tienen menos de 15 años, haríamos los siguiente en el apartado criterios del campo Edad:

>15 Si por el contrario quisíeramos aquellos alumnos que se encuentran en edades comprendidas entre 10 y 15 años, sería el siguiente criterio: >=10 Y <=15

Las cláusulas ENTRE, EN y COMO

Además de los operadores de comparación, Access nos ofrece la posibilidad de utilizar tres

cláusulas de predicado especiales que son útiles para especificar los datos deseados en las hoja

de respuestas.

Entre

Resulta de gran utilidad para especificar un rango de valores.

Ejemplos: La cláusula Entre 10 y 20 Sería lo mismo que >=10 Y <=20.

En

Es muy útil cuando necesitamos especificar una lista de valores, en la que cualquiera de ellos

puede coincidir con el contenido del campo que está siendo buscado.

Ejemplos: La cláusula “Barcelona” O “Badalona” O “Mataró” O “Martorell” O

“Tárrega”

Sería lo mismo que EN(“Barcelona”;”Badalona”;”Mataró”;”Martorell”;”Tárrega”)

Como

Para buscar modelos en campos de texto. Podemos incluir caracteres especiales y rangos de

valores en las cadenas de comparación. Utilizaremos los llamados caracteres comodín. El

carácter ? cuando queramos indicar un carácter cualquier en esa posición. Un * para indicar

cero o más caracteres en esa posición.


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Ejemplo: Imaginemos que sabemos una parte del apellido de un cliente y no conocemos el resto, sabemos que se llama Gómez pero no en que posición se encuentra ese Gómez en el nombre, haríamos lo siguiente: Como “*Gómez*”

Consultas de selección calculadas

Utilizando las columnas libres en la vista diseño, podremos realizar cálculos con los campos de

las tablas. Para hacerlo tendremos que tener en cuenta que un campo siempre tiene que ir

encerrado entre corchetes [Nombre del campo] cuando actúa como campo en un cálculo.

Podremos utilizar los siguientes operadores matemáticos:

+ Sumar

- Restar

* Multiplicar

/ Dividir

& Permitirá crear cadenas de texto.

Figura 6.7. Cálculos en una consulta

Si hacemos un clic en la fila campo de de la columna deseada y a continuación pulsamos la

combinación de teclas Mayús + F2, se abre la ventana Zoom, desde donde es más cómodo

introducir la expresión deseada.


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Figura 6.8. Ventana Zoom

Generador de expresiones

Si no sabemos muy bien como podríamos colocar los campos, símbolos, etc. dentro de una

expresión, o resulta demasiado compleja para hacerla manualmente, podríamos utilizar el

Generador de Expresiones.

Figura 6.9. Generador de expresiones

Para acceder a esta ventana, haríamos un clic en el botón Generar situado en la barra de

herramientas de las consultas.


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Figura 6.10. Botón generar

Desde el generador, utilizando las diferentes partes de la ventana, podremos realizar todo tipo

de expresiones. En la parte izquierda de la tabla, veremos una lista de todos los objetos de

Access, cuando cliquemos sobre uno de ellos, en la parte central se nos colocarán los elementos

que forman parte de este objeto y al hacer un clic sobre este elemento, en la parte derecha se

nos mostrarán las propiedades del mismo.

También desde esta ventana podremos acceder a todas las funciones que tiene incorporadas

Access.

Figura 6.11. Generador de expresiones – Funciones

Ordenación de los datos

Normalmente, Access presenta las filas de la hoja de respuestas en el orden en que se

recuperaron de la base de datos. Sin embargo, podemos ordenar la información en una

consulta, utilizando la fila Orden del campo por el que deseamos ordenar. Los métodos para

ordenar serán Ascendente o Descendente.


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Figura 6.12. Ordenar campos de una consulta

Consultas de totales

Podría ser que por alguna razón no necesitáramos ver toda la información de los datos de una

tabla, sino que únicamente necesitamos totalizar estos datos, agrupándolos por algún o algunos

campos concretos.

Para ello, accederemos al menú Ver – Totales y a continuación procederemos a agrupar por el

campo que necesitamos y a escoger la función que queremos que nos realice dicho cálculo.

También podríamos pulsar el botón Totales de la barra de herramientas.


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Figura 6.13. Botón totales en la barra de herramientas

Una vez realizados estos pasos para convertir la consulta de selección en una consulta de

totales, Access, visualiza Agrupar por en la fila Total de todos los campos que se encuentran

en la cuadrícula de diseño. En este momento, los registros de cada campo estarán agrupados

pero no totalizados. Si ejecutáramos la consulta, obtendríamos una fila para cada conjunto de

valores únicos, pero no totales. Podemos crear totales reemplazando el ajuste Agrupar por,

por alguna de las funciones que se incorporan.


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Figura 6.14. Funciones de totales

Consultas de parámetros

Hasta ahora, nos hemos basado en introducir criterios de selección directamente en la ventana

consulta en vista diseño. Sin embargo, no tenemos que decir los valores que deseamos que

Access busque exactamente en el momento de diseñar la consulta. En su lugar, podemos incluir

un parámetro en la consulta y Access emitirá un mensaje para que indiquemos el criterio antes

de ejecutar la consulta.

Para establecer un parámetro, introduciremos un nombre o una frase encerrada entre corchetes

[Nombre o frase que deseemos colocar], en lugar de introducir un valor en la fila de criterios. Lo

que encerremos entre corchetes se convertirá en el nombre por el que Access conocerá el

parámetro. Access visualizará este nombre en un cuadro de diálogo cuando se ejecute la

consulta, de modo que sería una buena idea introducir una frase que describa lo que en realidad

deseamos. Como podemos introducir varios parámetros en una consulta cada nombre o frase

debe ser única e informativa.


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Figura 6.15. Parámetros en una consulta

Cuando ejecutemos la consulta aparecerá un cuadro de diálogo que nos solicitará la información

del parámetro:

Figura 6.16. Cuadro de diálogo solicitud de parámetro


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7. CONSULTAS DE ACCIÓN

Una buena descripción para las consultas de acción, es que son un poco peligrosas ya que

modifican datos de una tabla, se recomienda que antes de ejecutarlas se realicen copia de los

registros de las tablas por lo que pudiera pasar.

Existes cuatro tipos diferentes de consultas de acción, cada uno de ellos actuará de una manera

diferente con los registros de nuestras tablas.

Consulta de Creación de tablas

Consulta de Actualización

Consulta de Datos anexados

Consulta de eliminación

Para crear una consulta de acción, empezaremos a crear una consulta como si de una de

selección se tratara y para convertir una consulta de selección a cualquiera de las consultas

mencionadas, haremos un clic en la opción correspondiente del menú Consulta.

Figura 7.1. Consultas de acción

También podríamos hacerlo a través la opción correspondiente del botón Tipo de consulta de la

barra de herramientas


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Figura 7.2. Botón tipos de consulta

Para ejecutar una consulta de acción, sólo tendremos que hacer clic en el botón ejecutar de la

barra de herramientas de la ventana de la vista diseño de la consulta

Figura 7.3. Botón ejecutar

o bien, abriendo la consulta desde la ventana de la base de datos. De cualquier forma, nos

indicará siempre lo que estamos a punto de modificar.

Figura 7.4. Cuadro de aviso de eliminación de registros (Consulta de eliminación)

Consulta de creación de tablas

Servirá para almacenar como una nueva tabla, los resultados que son extraídos de una consulta

de selección. Si ejecutamos la misma consulta una y otra vez sobre datos que no son

modificados, puede que sea más rápido acceder a los datos desde la tabla en lugar de hacerlo

desde una consulta, particularmente si esa consulta debe unir varias tablas.


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Figura 7.5. Consulta de creación de tablas en la ventana de la base de datos

Al indicar a Access que queremos crear una consulta de creación de tablas, aparecerá una

ventana que nos pedirá el nombre y la ubicación de la nueva tabla de datos.

Figura 7.6. Cuadro de diálogo crear tabla

Consulta de actualización

A veces es necesario modificar un conjunto indeterminado de registros en una tabla basándose

en unos criterios concretos y hacerlo manualmente sería perder demasiado tiempo. Para ello,

crearemos consultas de actualización, que servirán precisamente para modificar los datos de

una tabla.


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Figura 7.7. Consulta de Actualización en la ventana de la base de datos

Consulta de datos anexados

Este tipo de consultas, nos permitirá copiar un conjunto seleccionado de información e insertarlo

en otra tabla. También podremos utilizar una consulta de datos anexados para traer datos

procedentes de otra fuente a la base de datos (por ejemplo, una lita de nombres y direcciones

obtenidas a partir de una empresa de lista de correos).

Figura 7.8. Consulta de Datos anexados en la ventana de la base de datos

Cuando le indicamos a Access, que queremos convertir la consulta de selección en una consulta

de datos anexados, primero nos pedirá que le indiquemos como se llama la tabla a la que

queremos agregar los datos y a continuación en la ventana de diseño, aparecer una fila nueva

llamada anexar a, donde, si los campos se llaman igual automáticamente colocará cada uno de

los nombres a los que queremos añadir los datos correspondientes y sino, podremos escogerlos

manualmente desde la lista correspondiente de los nombres de campo.


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Figura 7.9. Escoger campos anexar

Consulta de eliminación

La utilizaremos para eliminar de forma masiva los datos de una tabla, siguiendo unos criterios

determinados.

Figura 7.10. Consulta de Eliminación en la ventana de la base de datos


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8. DISEÑO DE CONSULTAS AVANZADAS – SQL

Una breve historia de SQL

En el trasfondo de todas las consultas de Microsoft Access se encuentra el lenguaje de órdenes

de base de datos SQL. Aunque podemos diseñar la mayoría de las consultas utilizando el

interfaz gráfico de la cuadrícula de diseño, Access guarda cada consulta que ha sido diseñada

como un mandato SQL. Para aquellos tipos de consultas avanzadas que utilizan los resultados

de una segunda consulta como condición de comparación, necesitamos conocer SQL para poder

definir la segunda consulta (denominada subconsulta). Además, no podremos utilizar la

cuadrícula de diseño para construir todos los tipos de consultas disponibles en Access; para

algunas de ellas deberemos utilizar SQL.

A principios de los años setenta, en sus proyectos de investigación, IBM ideó un lenguaje

denominado Structured English Query Language (SEQUEL) para construir un sistema de gestión

de base de datos relacional. Este lenguaje evolucionó hasta convertirse en SEQUEL/2 y

finalmente en Structured Query Language (SQL, Lenguaje de consulta estructurado). Además,

hubo otras empresas que se interesaron por el concepto de bases de datos relacionales y el

interfaz SQL que había surgido. Relational Software, Inc (actualmente Oracle Corporation) creó

un producto denominado Oracle en el año 1979. En 1981, IBM lanzó su primer producto,

denominado SQL Data System (SQL/DS).

La sintaxis SELECT de SQL en Microsoft Access

La sentencia SELECT forma el núcleo del lenguaje de base de datos SQL. Utilizaremos la

sentencia SELECT para seleccionar o recuperar las filas y columnas deseadas a partir de las

tablas de nuestra base de datos. Las sintaxis de la sentencia SELECT consta de cinco cláusulas

principales, construidas normalmente de la siguiente manera.

Sintaxis: SELECT <lista de campos> FROM <lista de tabla> WHERE <especificación de selección de fila (criterios)> GROUP BY <especificación de agrupaciones> HAVING <especificación de selección de grupo> ORDER BY <especificación de ordenación>;


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Nombre de la columna

El nombre de la columna (normalmente el campo) será especificado por el nombre de la tabla o

consulta de donde se extrae el dato y a continuación el nombre del campo que queremos

separado por un punto.

Ejemplo:

Para especificar un campo llamado NumFactura de una tabla denominada Tb_Facturas

utilizaremos lo siguiente:

Tb_Facturas.NumFactura

Si la tabla o el campo tuvieran espacios en blanco, estos tendrían que estar encerrados entre

corchetes. Para especificar un campo llamado Num Factura de una tabla denominada

Tb_Facturas utilizaremos la siguiente sintaxis:

Tb_Facturas.[Num Factura]

Cláusula FROM

Especifica las tablas o consultas que proporcionan los datos de origen para su consulta.

Sintaxis: FROM {Nombre de tabla | Nombre de consulta de selección | Tabla combinada},... IN <especificación del origen> {INNER | LEFT | RIGHT} JOIN (para hacer las relaciones entre tablas) {Nombre de la tabla | Nombre de la consulta | tabla combinada} ON <especificación de combinación>

Ejemplo:

Para seleccionar la información acerca de los clientes cuyas compras superen los 100 euros,

introduciremos los siguiente

cEjempPedidoCliente>100

Código completo a utilizar:

SELECT tblClientes.IDCliente, tblClientes.Nombre, tblClientes.Apellidos, tblPedidos.FechaPedido, tblDetallesPedido.NúmeroISBN, tblLibros.Título, tblDetallesPedido.Cantidad, tblDetallesPedido.Descuento, tblLibros.PrecioSug, Round(CCur((tblDetallesPedido.Cantidad*tblLibros.PrecioSug)*(1-


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tblDetallesPedido.Descuento)),2) AS PrecioExt FROM (tblClientes INNER JOIN tblPedidos ON tblClientes.IDCliente = tblPedidos.IDCliente) INNER JOIN (tblLibros INNER JOIN tblDetallesPedido ON tblLibros.NúmeroISBN = tblDetallesPedido.NúmeroISBN) ON tblPedidos.IDPedido = tblDetallesPedido.IDPedido WHERE (((Round(CCur(([tblDetallesPedido].[Cantidad]*[tblLibros].[PrecioSug])*(1-[tblDetallesPedido].[Descuento])),2))>100));

Consultas de Acción SQL

Utilizaremos este tipo del consulta SQL para eliminar, insertar o actualizar datos o para crear

una tabla nueva a partir de datos existentes. Las consultas de acción son particularmente

potentes dado que nos permiten operar sobre conjuntos de datos, no sobre simples filas.

Sentencia DELETE

Elimina una o más filas de una tabla. La cláusula WHERE es opcional. Si no especificamos una

cláusula WHERE, serán eliminadas todas las filas de la tabla que se especifican en cláusula

FROM. Si especificamos una cláusula WHERE, la condición de búsqueda será aplicada a cada

una de las filas de la tabla, y solamente serán eliminadas aquellas filas que cumplan las

condiciones.

Sintaxis DELETE [<Lista_de_Selección] FROM {(Nombre_de_tabla [ [AS] nombre_de_correlación ] | nombre_consulta_de_selección [ [AS] Nombre_de_correlación ] } | <tabla combinada>}, … (IN <especificación_del_origen>) [WHERE <criterios>];

Ejemplos

Para eliminar todas las filas de la tabla tblDetallesdePedido, introduciremos lo siguiente:

DELETE FROM tblDetallesPedido;

Para eliminar todos los registros de la tabla tbLibros que son libros de MS-DOS, introduciremos

los siguiente:

DELETE tbLibros.*, tbLibros.NumeroISBN FROM tbLibros WHERE (((tbLibros.NumeroISBN) IN SELECT tbCategoriasLibros.NumeroISBN FROM tbCategorias INNER JOIN TbCategoriasLibro ON tbCategorias.IDCategoria = tbCategoriasLibro.IDCategoria WHERE tbCategorias.Categoria = “MS-DOS”)));


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Sentencia INSERT

Inserta uno o más registros nuevos en la tabla especificada. Cuando utilicemos la cláusula

VALUES, solamente será insertada una fila. Si utilizamos una sentencia de selección, el número

de filas insertado será igual al número de registros devueltos por la sentencia de selección.

Sintaxis:

INSERT INTO nombre_de_tabla [((nombre_campo), …)] IN <especificación_del_origen> ] (VALUES ((literal), …) | sentencia_de_selección)

Ejemplo:

Para insertar una nueva fila en la tabla tbLibrerias, introduciremos los siguiente:

INSERT INTO tbLibrerias (NombreLibreria, Direccion, ciudad, Provincia, CP, Pais, Telefono, Fax, Mail) VALUES (“El buen libro”, “C/ Nueva, 33”, “Igualada”, “Barcelona”, “08700”, “España”, “938044433”, “938044433”, “[email protected]”)

Para calcular los totales de las ventas realizadas en un determinado mes e insertarlos en una

tabla de trabajo de totales, introduciremos los siguiente:

PARAMETERS [Año a resumir:] SHORT, [Mes a resumir:] SHORT; INSERT INTO zSumVentas (NumeroISBN, Titulo, MesVentas, TotalVentas) SELECT tbLibros.NumeroISBN, TbLibros.Titulo, Formato([FechaPedido],”mmmm” “,” “yyyy”) AS MesPedido, Suma(Round(CMoneda(([Cantidad]*[PrecioSug])*(1-[Descuento]), 2)) AS TotalPedido FROM tbPedidos INNER JOIN (TbLibros INNER JOIN tbDetallesPedido ON tbLibros.NumeroISBN = TbDetallesPedido.NumeroISBN) ON (TbPedidos.IDPedido = TbDetallesPedido.IDPedido WHERE (((Año [FechaPedido])) = [Año a resumir:]) AND ((Mes([FechaPedido])) = [Mes a resumir])) GROUP BY TbLibros.NumeroISBN, TbLibros.Titulo, Formato([FechaPedido],”mmmm” “, ” “yyyy”);

Sentencia SELECT…INTO

Crea una nueva tabla a partir de los valores seleccionados de una o más tablas.

Sintaxis:

SELECT [ALL | DISTINCT | DISTINCTROW | TOP número [PERCENT] ] <lista_de_selección> INTO nombre_nueva_tabla [IN <especificación_del_origen>] FROM { {nombre_de_tabla [ [AS] nombre_de_correlación] | nombre_consulta_seleccion [ [AS] nombre_de_correlacion]} | <tabla_combinada> }, … [IN <especificación_del_origen>] [WHERE <criterios>]


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[GROUP BY nombre_campo, ...] [HAVING <criterios>] [UNION [ALL] <sentencia_de_seleccion>] [ [ORDER BY {Nombre_Campo [ASC | DESC] }, ... ] | IN <”Nombre_base_datos_origen”> <[Cadena_de_conexión_origen]> [WITH OWNERACCESS OPTION];

Ejemplo:

Para crear una nueva tabla que resuma todas las ventas por libro y por mes, introduciremos lo

siguiente:

SELECT TbLibros.NumeroISBN, TbLibros.Titulo, Format([FechaPedido], “mmm” “ yyyy”””) AS MesVentas, Sum(Round(CCur(([Cantidad]*[PrecioSug])*(1-[Descuento])), 2)) AS TotalVentas INTO zTbVentasMensuales FROM TbPedidos INNER JOIN (TbLibros INNER JOIN TbDetallesPedido ON TbLibros.NumeroISBN = TBDetallesPedido.NumeroISBN) ON tbPedidos.IDPedido = TbDetallesPedido. Impedido WHERE (((TbLibros.FueraDeImpr) = False)) GROUP BY TbLibros.NumeroISBN, TbLibros.Titulo, Format([FechaPedido], “mmm” “ yyyy” “”);

Sentencia UPDATE

La utilizaremos para actualizar las columnas seleccionas de todos los registros que satisfacen los

criterios de búsqueda. Sino se introduce una cláusula WHERE, se verán afectados todos los

registros de la tabla o consulta especificada.

Sintaxis:

UPDATE { {nombre_de_tabla [ [AS] nombre_de_correlacion ] | nombre_de_consulta_de_seleccion [ [AS] nombre_de_correlacion ] <tabla_combinada>}, ... [IN <especificación_del_origen>] } SET {Nombre_columna = {<expresión> | NULL }}, ... [WHERE <condicion_de_busqueda>]

Ejemplo:

Para incrementar el precio de todos los libros sobre Visual Basic en un 10%, introduciríamos lo

siguiente:

UPDATE TbLibros SET tbLibros.precioSug = Round(CCur([PrecioSug]*1.1), 2) WHERE (((TbLibros.NumeroISBN) IN (SELECT tbCategoriasLbiro.NumeroISBN FROM TbCategorias INNER JOIN TbCategoriasLibro ON tbCategorias.IDCategoria = TbCategoriasLbiro.IDCategoria WHERE TbCategorias.Categoria = “Visual Basic”)));


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9. LOS FORMULARIOS

Los formularios son los objetos de la base de datos que nos permiten insertar, modificar,

visualizar o eliminar datos de una tabla o consulta de una forma más atractiva y cómoda para el

usuario. Podremos diseñar formularios para muchos propósitos, presentar y editar datos,

formularios que den acceso a otros objetos, introducción de datos, presentación de mensajes,

imprimir información, etc.

Los formularios tienen la ventaja de poder:

Mostrar datos de varias tablas o consultas a la vez

Realizar cálculos en campos

Crear y utilizar gráficos

Utilizar diferentes tipos de fuentes, colores, y cualquier otro formato

Encabezados, secciones de detalle y pies

Normalmente, colocaremos la información de la tabla o consulta que deseamos presentar, en la

sección de detalle en el centro de la ventana Formulario. Podemos añadir un encabezado en la

parta superior de la ventana o un pie en la parte inferior de la misma para visualizar la

información o los controles que no es necesario cambiar cada registro diferente.

Los Autoformularios

Estos son la forma más rápida y sencilla de crear un formulario para introducir datos en una

tabla. Para crearlo, desde la ventana principal de la base de datos, haremos un clic en nuevo.

Aparecerá el cuadro de diálogo que nos permitirá escoger el tipo de formulario que queremos

crear, así como la tabla o consulta en que se tienen que recoger los datos.


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Figura 9.1. Cuadro Nuevo formulario

Podremos crear cinco tipos de autoformularios:

En columnas 1 registro por pantalla

En tabla Varios registros por pantalla (formularios continuos)

Hoja de datos Parecidos al estilo de las tablas

Tablas dinámicas

Gráficos dinámicos

Desplazamiento a través de un formulario y tratamiento de los

datos

Introducir y modificar datos

Probablemente la mayor parte de los formularios que diseñemos permitirá insertar nuevos

registros, cambiar los valores de los campos o eliminar registros en vista Formulario o en Vista

Hoja de datos.

Para introducir un nuevo registro, podremos hacerlo utilizando las diferentes opciones que nos

proporciona Access. Desde el menú Insertar – Nuevo registro


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Figura 9.2. Insertar – Nuevo registro

Utilizando el botón nuevo registro de la barra de herramientas:

A través del botón nuevo registro de los botones de desplazamiento del propio formulario:

Figura 9.3. Nuevo registro – Botones de desplazamiento

Estos botones, al igual que en las tablas o consultas, nos servirán para poder desplazarnos por

los diferentes registros de un formulario.

Figura 9.4. Botones de desplazamiento

En alguna ocasión, estaremos utilizando un formulario de introducción de datos, por lo que al

abrir el formulario, aparecería preparado para la inserción de un nuevo registro.

Si un formulario permite realizar actualizaciones, podremos cambiar o eliminar fácilmente los

datos existentes en las tablas o consultas de donde proceden los datos del formulario. Si el

formulario ha sido diseñado en Vista hoja de datos, podremos hacerlo exactamente igual que

cuando trabajamos con una tabla.

Al igual que en las hojas de datos, para modificar, tendremos que situarnos en el registro que

queramos cambiar y a partir de ahí utilizar las técnicas como si se tratara de un procesador de

texto. Teniendo en cuenta que para saltar de campo, podremos utilizar la tecla TAB o para ir al

campo anterior Máyus – TAB.


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Diseño de formularios

Un formulario podremos realizarlo desde cero utilizando la vista diseño o bien modificar su

diseño, utilizando la misma vista.

Para crear un formulario desde cero, podremos utilizar la opción Crear un formulario en Vista

diseño de la ventana principal de la base de datos o bien acceder al botón Nuevo y a

continuación escoger Vista diseño y la tabla o consulta de la que se quieren mostrar los datos.

Desde la ventana de vista diseño, podremos controlar cualquier control que aparece en un

formulario. Colocar etiquetas adicionales, botones de acción, listas desplegables (cuadros

combinados), etc.


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Figura 9.5. Vista diseño de formulario

El cuadro de herramientas

Es el cuadro que nos proporciona todos los objetos posibles que podemos colocar en un

formulario. También contiene un botón denominado más controles que permite el acceso a

todos los controles ActiveX. Para colocar un determinado control en el formulario solo

pulsaremos el botón correspondiente a ese control en el cuadro de herramientas. Cuando

desplacemos el puntero del ratón sobre el formulario, éste cambiará su apariencia

convirtiéndose en un icono que representa la herramienta que se ha seleccionado. Situamos el

punteo del ratón el lugar donde queremos colocar el control y pulsamos el botón izquierdo para

colocar el control sobre el formulario. Si queremos cambiar el tamaño del control en el momento

de su colocación en el formulario, haremos clic y arrastraremos el puntero del ratón hasta


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alcanzar el tamaño deseado (También podemos cambiar el tamaño de un control una vez

colocado arrastrando los ajustadores de tamaño de sus bordes o esquinas).

Figura 9.6. Cuadro de herramientas

Herramienta seleccionar objetos: Es la herramienta predeterminada. Utilizaremos esta

herramienta para seleccionar, cambiar el tamaño y editar los controles existentes.

Botón Asistente para controles: Si este botón está activado, cuando pulsemos un

control que tenga asignado un asistente, podremos ir siguiendo una serie de pasos para

configurar el control.

Herramienta etiqueta: Utilizaremos esta herramienta para crear controles de etiqueta

que contengan un texto fijo en el formulario. Por omisión, la mayor parte de los controles

poseen un control de etiqueta asociado a los mismos. Podemos utilizar esta herramienta

para crear etiquetas independientes en los encabezados o para colocar instrucciones en el

formulario.

Cuadro de texto: Para crear controles de cuadro de texto para la visualización de campos

de las tablas o para realizar cálculos entre campos.

Grupo de opciones: Utilizaremos este para crear un grupo de opciones que contenga uno

o más botones de alternar, botones de opción o casillas de verificación. Podemos asignar un

valor numérico independiente para cada botón o casilla de verificación que se incluya en el

grupo. Cuando tengamos más de un botón o casilla de verificación en un grupo, sólo uno de

ellos podrá estar seleccionado en un momento dado y el valor de ese botón se convertirá en

el valor del grupo de opciones.

Botón de alternar: Servirá para crear un control que contenga un valor

Activado/desactivado, verdadero/falso o Sí/No. Si se asocia el control a un campo de tabla


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o consulta, podremos cambiar el valor del campo a través de este control.

Botón de opción: También se le puede llamar botón de radio. Estos serán parecidos a los

botones de alternar en cuanto al valor que guardan. Si se encuentra en un grupo de

opciones, únicamente podremos pulsar uno de ellos, desactivándose el otro al marcar la

opción que deseemos.

Casilla de verificación: Al igual que las anteriores, será para controlar valores

Verdadero/Falso, Sí/No, Activado/Desactivado.

Cuadro combinado: utilizaremos esta herramienta para crear un cuadro desplegable que

contenga una lista de posibles valores para el control y un cuadro de texto que puede ser

editado manualmente. Podremos cambiar los valores del cuadro, utilizando una tabla o

consulta o una lista de valores previamente definida.

Cuadro de lista: Parecida a la anterior, pero mostraría varios valores a la vez,

dependiendo de lo grande que confeccionáramos nuestro cuadro. Podremos seleccionar

varios valores en la lista a la vez.

Botón de comando: Podremos utilizarlo para activar una macro o procedimiento de

evento que realice una determinada acción.

Imagen: La utilizaremos para añadir una imagen estática en el formulario.

Marco de objeto independiente: Servirá para añadir un objeto procedente de otra

aplicación que soporte la incrustación y vinculación de objetos. El objeto pasará a formar

parte del formulario, no de los datos de la tabla o consulta subyacente. Podremos añadir

imágenes, sonidos, gráficos o diapositivas para mejorar la apariencia del formulario.

Marco de objeto dependiente: Lo utilizaremos para mostrar los objetos OLE de una tabla

o consulta.

Salto de página: Podremos utilizarlo cuando nuestro formulario contenga tantos datos que

no quepan correctamente. Podremos montar un formulario de varias páginas.


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Control ficha: Utilizaremos esta herramienta para crear una serie de páginas de fichas en

un formulario. Cada página puede contener un número de otros controles que visualicen

información. El control ficha funciona de forma similar a muchas de las ventanas de cuadros

de diálogo u hoja de propiedades de Access.

Subformulario/subinforme: Esta herramienta será para incrustar otro formulario en el

formulario actual. Podemos utilizar un subformulario para mostrar datos procedentes de

una tabla o consulta que están relacionados con los datos del formulario principal. Access

mantiene el enlace entre los dos formularios de forma automática.

Línea: Utilizaremos esta herramienta para añadir línea al formulario y mejorar su

apariencia.

Rectángulo: Utilizaremos esta herramienta para añadir rectángulos al formulario y mejorar

su apariencia.

Más controles: Al pulsar este botón mostrará un menú que contendrá todos los controles

ActiveX que han sido instalados en el sistema. No todos los controles ActiveX pueden

funcionar correctamente en Access.

La lista de campos

La lista de campos se utiliza en combinación con el cuadro de herramientas para colocar

controles dependientes (controles vinculados a campos de una tabla o consulta) en el

formulario. Para hacerlo simplemente será necesario arrastrar los campos de la lista hacia la

zona del formulario que deseemos colocarlo.

La hoja de propiedades

El formulario, cada sección del formulario (encabezado, detalle y pie) y cada control del

formulario poseen una lista de propiedades asociadas, que pueden ser definidas haciendo uso

de la hoja de propiedades:


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Figura 9.7. Cuadro de Propiedades

El tipo de propiedades que se puedan especificar varían dependiendo del control que se tenga

seleccionado.

Desplazamiento y cambio de tamaño de los controles

Por omisión, Access crea cuadros de texto de tres centímetros de ancho con una etiqueta

situada dos centímetros a la izquierda del cuadro de texto. Para algunos de los campos, tres

centímetros es más que suficiente para visualizar el valor del campo, pero para otros, el cuadro

de texto no será suficiente o podría ser demasiado grande para el contenido del mismo.

Para cambiar la posición y el tamaño de un control, en primer lugar será necesario que

seleccionemos el control, tendremos que asegurarnos que tenemos presionado el botón de la

herramienta seleccionar objetos. Cuando hagamos clic sobre el objeto, aparecerán los

ajustadores de tamaño del mismo.

Figura 9.8. Ajustadores de tamaño.

Para cambiar el tamaño, nos situaremos sobre los ajustadores de tamaño y aparecerán unas

flechas de doble punta, a través de ellas, clicando y arrastrando cambiaremos el tamaño del

objeto.


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Figura 9.9. Cambiar tamaño de un objeto

Si quisiéramos mover el objeto, buscaríamos encima del contorno del mismo, el cursor en forma

de mano, con este podríamos mover el objeto y además la etiqueta que tenga asociada.

Figura 9.10. Mover objeto y etiqueta asociada

Si sólo quisiéramos mover el objeto, se puede apreciar que en la parte superior izquierda del

control seleccionado hay un cuadrado más grande desde donde podríamos hacerlo. Aparecerá

un símbolo con un dedo apuntando hacia arriba.

Figura 9.11. Mover solo objeto sin etiqueta.

Simplificación de la introducción de datos con un formulario

Un inconveniente que se presenta al trabajar con una base de datos relacional es que a menudo

trabajamos con información almacenada en varias tablas. Esto no supone un problema cuando

estamos utilizando una consulta para unir los datos, aunque el trabajo con varias tablas puede

crear confusión si lo que estamos haciendo es introducir nuevos datos. Access proporciona

algunas formas de mostrar la información procedente de varias tablas relacionadas, para

facilitar la introducción de los datos.

Cuadros combinados

Cuando creamos un cuadro combinado desde el cuadro de herramientas y tenemos activado el

botón Asistente para controles, aparece un asistente desde el que podremos configurar

nuestro cuadro combinado según deseemos.


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Figura 9.12. Asistente para cuadros combinados

El primer paso, según se muestra la figura 9.12., anterior, podremos escoger que valores

aparecerán en el cuadro combinado y para que se utilizarán los mismos.

Si escogemos la primera opción Deseo que el cuadro combinado busque los valores en

una tabla o consulta, previamente tendremos que tener creada la tabla o consulta que

necesitamos. La opción siguiente Escribiré los valores que desee, será apropiada para

utilizarla cuando tengamos pocos valores en una lista y no sea necesario añadir más valores

posteriormente.

La última opción Buscar un registro en el formulario según el valor que he seleccionado

en el cuadro combinado, solo aparecerá cuando el cuadro combinado lo coloquemos en un

formulario y será precisamente para buscar un valor en el formulario donde lo estemos

colocando.

Dependiendo de la opción que escojamos, el asistente se comportará de diferentes formas, si

escogemos la primera, nos preguntará de qué tabla o consulta queremos mostrar los valores. La

segunda, nos mostrará escribir a nosotros los valores y la última nos preguntará qué campo

será el que contendrá la información que queremos buscar en el cuadro combinado.


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Figura 9.13. Asistente para cuadros combinados. Segundo paso (depende de la opción seleccionada en el primero)

Una vez colocado el cuadro combinado en nuestro formulario, podremos modificar su aspecto

desde la ventana de propiedades de dicho cuadro.

Figura 9.14. Pestaña Formato de las propiedades del cuadro combinado

Número de columnas: Número de columnas que contendrá el cuadro combinado y que dependiendo de la propiedad Ancho de columna, aparecerán cuando despleguemos el cuadro combinado. Como hay un cuatro aparecerán cuatro columnas, siempre y cuando en el Ancho de columna no exista ningún cero en la anchura de las columnas.


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Figura 9.15. Cuadro combinado población con cuatro columnas

Encabezados de columna: Por si queremos que en las columnas visibles aparezca el nombre del campo.

Ancho de columnas: El ancho que se le dará a cada una de las columnas, en el ejemplo se especifica como:

Figura 9.16. Ancho de columnas

Filas en lista: La cantidad de filas (poblaciones) que se verán cuando despleguemos el cuadro combinado.

Ancho de la lista: El ancho total del cuadro combinado. Si se coloca la palabra Auto la lista desplegable se adaptará al ancho del cuadro combinado (podrían no verse todos los campos correctamente), normalmente el ancho de la lista es la suma de todos los anchos de las columnas. En este caso 10cm.

En la pestaña Datos de la ventana de propiedades del cuadro combinado, tendremos aquellas

propiedades referentes a los datos que aparecen dentro del cuadro.


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Figura 9.17. Ventana propiedades de cuadro combinado – Pestaña Datos

Tipo de origen de la fila: De donde serán los datos mostrados en el cuadro combinado. Si de una tabla o consulta o bien de una lista de valores que escribiremos nosotros.

Origen de la fila: Si hemos escogido en la propiedad Tipo de origen de la fila Tabla/Consulta, en este momento marcaremos la tabla o consulta de donde procederán los datos. Si por el contrario hubiéramos marcado Lista de valores, ahora colocaríamos los valores que necesitamos separados por punto y coma (;)

Ejemplo: Barcelona;Tarragona;LLeida;Girona

Columna dependiente: Será la columna que contendrá el valor que guardaremos en el campo de la tabla si este control lo tuviéramos asociado con alguno o bien el valor que utilizará posteriormente para realizar la búsqueda que necesitemos.

Limitar a la lista: Si establecemos este valor a Sí, no podremos colocar valores que no se encuentren dentro de la lista.

Cuadros de lista

Un cuadro de lista, es prácticamente lo mismo que un cuadro combinado, con la diferencia que

en lugar de aparecer una flecha para poder desplegar el cuadro, aparecerá directamente la lista

para poder escoger el valor o valores que se desee


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Figura 9.18. Cuadro de lista

Dependiendo si la propiedad Selección múltiple que se encuentra en la ventana de propiedades

en la pestaña Otras, está en ninguna, simple o extendida, la forma de las posibles selecciones

será diferente.

Ninguna: No se permiten selecciones múltiples, únicamente permite escoger un valor.

Simple: Los elementos múltiples se seleccionan o deseleccionan eligiéndolos con el ratón o presionando la barra espaciadora.

Extendida: Los elementos múltiples se seleccionan manteniendo presionada la tecla MAYÚS y eligiéndolos con el ratón o manteniendo presionada MAYÚS y presionando una tecla de dirección para extender la selección desde el elemento seleccionado previamente al elemento actual. También puede seleccionar elementos arrastrando el ratón. Manteniendo presionada CTRL y haciendo clic en un elemento, selecciona o deselecciona ese elemento.

Propiedad column de los cuadros de lista o cuadros combinados

Si deseamos que uno de los valores de cualquiera de las columnas nos aparezca en otro cuadro

de texto, por ejemplo que al seleccionar la población, al lado nos coloque el nombre de la

población, el código postal y la provincia, utilizaremos la propiedad column. Teniendo en cuenta

que la primera columna será la número 0, su sintaxis será la siguiente:

NombreControl.column(NúmeroColumna)

Ejemplo:

=NumPoblacion.column(1) & " - " & NumPoblacion.column(2) & " (" & NumPoblacion.column(3) & ")"

Aparecerá como la imagen siguiente:


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Crear una plantilla con Access

Podremos crear un formulario o informe de Access y después hacer que sea la plantilla

predeterminada para la base de datos. Para hacerlo, una vez tengamos creado el objeto iremos

al menú Herramientas – Opciones y en la pestaña Formularios / Informes, asignaremos el

formulario e informe que nosotros queremos como predeterminado.

Figura 9.19. Plantilla para formularios o informes

Crear un autoformato en Access

Al igual que la opción anterior, primero crearemos el formulario o informe que necesitamos y a

continuación si queremos guardarlo como Autoformato para que aparezca cada vez que

utilicemos el asistente en la lista de los autoformatos:


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Figura 9.20. Estilos a aplicar en Asistente para formularios

Iremos, con el formulario abierto en vista diseño al menú Formato – Autoformato:

Figura 9.21. Formato – Autoformatos

Escogeremos la opción Personalizar... y a partir de allí escogeremos si queremos crear un nuevo

autoformato, modificar uno existente o bien eliminar uno que ya no queremos volver a utilizar.


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Figura 9.22. Cuadro de diálogo de Personalizar autoformato

Creará nuestro formulario/informe de autoformato con las características del que tengamos

abierto en ese momento.


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10. INFORMES

Los informes constituyen la mejor manera de crear una copia impresa de la información

extraída o calculada a partir de los datos de la base de datos. Aunque cualquier otro objeto se

puede imprimir, e incluso los formularios se pueden preparar para la impresión, los informes

poseen dos ventajas principales sobre otros métodos de impresión de datos.

Los informes pueden comparar, resumir y calcular subtotales a partir de grandes cantidades de datos.

Los informes pueden ser creados para generar facturas, pedidos de compra, etiquetas postales, elementos de presentación y otros tipos de documentos de salida que podrían ser necesarios para dirigir un negocio de manera eficiente.

Los informes están diseñados para agrupar datos, presentar cada grupo de manera

independiente y efectuar cálculos. Los informes funcionan de la siguiente manera:

Podemos definir hasta un máximo de 10 criterios de agrupación para independizar los diferentes niveles de detalle.

Podemos definir encabezados y pies independientes para cada grupo.

Podemos efectuar cálculos complejos, no sólo dentro de un grupo o de un conjunto de filas sino también a través de los grupos.

Además de los encabezados y pies de página, podemos definir un encabezado y un pie para todo el informe.

Al igual que en los formularios, podemos incluir imágenes y gráficos en cualquier sección de un

informe. También podemos incluir subinformes o subformularios dentro de las secciones de un

informe.

Origen de los datos en un informe

La mayor parte de la información en un informe procede de los datos guardados en una tabla o

bien de una consulta que se ha realizado con los datos de estas tablas. Por lo tanto, cuando

creamos un informe necesariamente lo primero que tenemos que hacer es establecer el origen

de los mismos.

Para ello, tendremos que actuar prácticamente igual que en los formularios. Cuando creemos un

Informe en Vista diseño, desde el cuadro de diálogo Nuevo, escogeremos la tabla o consulta en

que necesitamos basar nuestros datos.


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Figura 10.1. Cuadro de diálogo Nuevo Informe.

O bien desde las propiedades del informe en la pestaña datos y en la propiedad origen del

registro.

Figura 10.2. Propiedades de informe – Origen del registro

Creación de informes utilizando el asistente

Una forma rápida y fácil de crear un informe es utilizar el asistente para informes que incorpora

Access. Esta función es parecida a la que se incorporaba para la creación de los formularios.

Para crear un informe utilizando el asistente, podremos acceder al mismo a través de la opción

Crear un informe utilizando el asistente de la ventana de la base de datos


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Figura 10.3. Asistente para informes

o bien a través de la opción Asistente para informes del cuadro de diálogo de nuevo informe que

se accede a través del botón Nuevo.

Figura 10.4. Nuevo informe – Asistente para informes

Una vez hemos hecho la elección del asistente, aparecerá el cuadro de diálogo del asistente, en

el primer paso nos dejará escoger la tabla o tablas / consulta o consultas que tienen que

contendrán los campos que formarán nuestro informe.


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Figura 10.5. Asistente para informes – campos del informe

A través de los botones centrales, igual que hacíamos con el asistente para formularios,

podremos seleccionar los campos necesarios.

Dependiendo de si escogemos una tabla o consulta o más de una tabla o consulta, aparecerá en

el siguiente paso un cuadro diferente.

Figura 10.6. Aparecerá si escogemos una sola tabla Figura 10.7. Aparecerá si escogemos más de una tabla

La figura 10.6 será la que aparecerá cuando escojamos una sola tabla o consulta y nos ayudará

a colocar algún nivel de agrupamiento de los datos en nuestro informe.


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La figura 10.7 será algo parecido pero el nivel de agrupamiento principal se podrá hacer por la

tabla principal o bien que aparezcan todos los datos juntos por la tabla secundaria. En el

ejemplo, la tabla principal, o sea la que tiene la clave principal única, será Tb_Clientes y la

secundaria, es decir la que el campo relacionado no es clave principal será Tb_Articulos.

Al hacer siguiente si hemos escogido una sola tabla o consulta, aparecerá directamente la

opción que nos permitirá ordenar los datos (Figura 10.8) y si hemos escogido más de un objeto,

aparecerá el cuadro del nivel de agrupamiento, es decir, la figura 10.6. y a continuación el paso

siguiente ya nos mostrará el cuadro para ordenar los datos (Figura 10.8).

Figura 10.8. Paso del asistente para informes – Ordenación de los datos

Al hacer siguiente podremos indicarle a Access, como queremos que distribuya los campos

dentro del informe y además que orientación le queremos dar a nuestra página.


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Figura 10.9. distribución de los datos y orientación de la página

En el paso siguiente nos dará a elegir entre los modelos de formato que tiene el Access

incorporados.

Figura 10.10. Formato del informe


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Al final en el último paso solo solicitará el nombre de nuestro informe, que además le servirá para

utilizado como título del informe al imprimir.

Figura 10.11. Título del informe

Encabezados, secciones de detalle, pies y grupos

Un informe dispondrá de diferentes partes según lo necesitemos. Posibles partes de un informe:

Encabezado del informe: Solo se imprimirá en la primera página del informe

Encabezado de página: Se visualizará en todas las páginas del informe

Encabezado de grupo: Aparecerá cuando hayamos realizado una agrupación. Existirán tantos encabezados de grupo como agrupaciones necesitemos.

Detalle: Un informe no tendría sentido sin la sección detalle pues será la zona donde se ubicarán los datos. Es la única zona que no se puede desactivar.

Pie de grupo: Podremos activarla o no si necesitamos que cuando finalice el grupo en cuestión, aparezca algún tipo de información o realice algún tipo de operación matemática.

Pie de página: Aparecerá en todas las páginas del informe.

Pie del informe: Sólo se imprimirá en la última página del informe.


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Figura 10.12. Secciones de un informe

Si necesitamos realizar algún tipo de ordenación o agrupación en un informe, accederemos a

través de la opción Ver – Ordenar y agrupar


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Figura 10.13. Cuadro de Ordenar y agrupar

Desde este cuadro, podremos indicarle si queremos ordenar o bien agrupar. Si marcamos la

opción Sí, en las propiedad Encabezado del grupo de un campo, automáticamente estaremos

agrupando por este campo, si no, únicamente podremos indicarle un tipo de ordenación a

través de la columna Orden.

Configuración de la impresión

Desde la opción Configurar página del menú Archivo en la vista diseño del informe,

podremos configurar los márgenes del documento y su orientación, así como las columnas en

las que queremos que se distribuyan los datos

Figura 10.14. Cuadro de diálogo configurar página


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11. MACROS

En Microsoft Access, podemos definir una macro para que realice cualquier tarea que pudiese

ser iniciada con el teclado o con el ratón. La verdadera potencia de las macros de Access es su

habilidad para automatizar la respuesta a muchos tipos de eventos sin que sea necesario

aprender un lenguaje de programación. Un evento puede ser un cambio en los datos, la

apertura o cierre de un formulario o informe, o incluso un cambio de selección de un control a

otro. Dentro de una macro, podemos incluir varias acciones y definir condiciones de

comprobación de tal como que se lleven a cabo diferentes acciones dependiendo de los valores

de los formularios o informes.

La creación de macros para que los usuarios lleven a cabo varias órdenes del menú pulsando un

botón, garantiza que las tareas se realicen del mismo modo.

Creación de una macro

Desde la ventana de la base de datos, accederemos al apartado macros y desde esta zona,

pulsaremos el botón Nuevo, al hacerlo, Access, nos mostrará la ventana de creación de

macros.

Figura 11.1. Ventana de macros


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Esta ventana se divide principalmente en dos apartados, las acciones configuradas que será la

parte superior y los argumentos de la acción, que los encontraremos en la parte inferior de la

ventana y que mostrará unas u otras opciones dependiendo de la macro que escojamos.

Para seleccionar una acción desplegaremos la flecha que hay en el apartado Acción y

seleccionaremos la acción más adecuada para nuestro caso.

Figura 11.2. Escoger una acción

Imaginemos que seleccionamos la acción Abrir Formulario, a continuación en la parte inferior

tendremos que indicarle qué formulario y como queremos abrirlo.

Figura 11.3. Argumentos de la acción

Podremos ir colocando tantas acciones como necesitemos que se efectúen cuando se realice un

evento (por ejemplo un clic en algún botón)

Guardar una macro

Para guardar la macro podremos simplemente cerrarla y nos preguntará si queremos guardar

los cambios realizados o bien pulsando el botón guardar de la barra de herramientas.


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Asignación de una macro

Una vez hemos creado la macro, podremos asignársela a algún evento, estos existen en los

formularios e informes y los asignaremos a través de las propiedades de los objetos de los

mismos.

Un ejemplo sería, en el momento de pulsar un botón en el formulario de clientes, queremos que

nos muestre un informe de todos los clientes, para ello primero crearemos un macro para abrir

el informe, que previamente también tendremos que haber creado. A continuación crearemos

un botón en el formulario, situado, por ejemplo, en el pie del formulario.

Figura 11.4. Botón para listar clientes

Y le asignaremos la macro a través del evento Al hacer clic del botón, para ello entramos a las

propiedades del botón y nos situamos en la pestaña Eventos, hacemos un clic en el evento

mencionado y desde el desplegable, escogemos la macro que previamente habíamos creado, si

no lo hubiéramos hecho, siempre podremos crearlo en ese momento desde el botón con los tres

puntitos

Figura 11.5. Asignación de la macro al evento Al hacer clic


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Conversión de las macros a Visual Basic

Si habíamos creado alguna macro y con posterioridad pensamos que sería conveniente ejecutar

las acciones de nuestra base de datos a través de la programación, utilizando Visual Basic para

Aplicaciones, podremos convertir nuestras macros a código VBA, sin muchas dificultades.

Imaginemos que hemos creado la macro del ejemplo anterior y la queremos pasar a código,

abriremos el formulario o informe donde se encuentren asignadas las macros e iremos al menú

Herramientas – Macro – Convertir macros del formulario a Visual Basic. Al hacerlo,

Access convertirá la macro a código y la asignará al mismo evento como Procedimiento de

Evento, sólo nos quedará deshacernos de la macro, borrándola.

Figura 11.6. Ventana de Visual Basic para aplicaciones – Macro convertida

También podríamos convertirla directamente desde la ventana de la base de datos en la zona de

las macros, seleccionaríamos la macro que nos interesa convertir y a continuación

Herramientas – Macro – Convertir macros a Visual Basic, nos creará un módulo nuevo con

la macro convertida.

Figura 11.7. Módulo de macro convertida


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12. MÓDULOS

Los módulos, más potentes que las macros, son programas de Microsoft Visual Basic para

Aplicaciones (VBA). VBA es un lenguaje de programación de alto nivel desarrollado por Microsoft

cuya finalidad es la de crear un conjunto común de instrucciones VBA, además de su propio

conjunto. Mientras las macros permiten automatizar cuatro o cinco docenas de acciones, VBA

incluye cientos de órdenes. Este número puede ser aplicado de manera indefinida con otros

muchos complementos. Utilizaremos VBA para llevar a cabo tareas que son demasiado

complejas como para ser tratadas con macros, como la apertura de una hoja de cálculo de Excel

y recuperación de cierta información.

Todos el código escrito en Visual Basic de la base de datos se almacenará en módulos. Access

proporciona dos formas de crear módulos: como un objeto módulo o como parte de un objeto

formulario o informe.

Objetos de módulo

Los objetos de módulo de una base de datos son visualizados al pulsar el botón módulos de la

ventana de la base de datos. Sería necesario utilizar este tipo de objeto para definir los

procedimientos que serán utilizados desde varios formularios o informes de la aplicación. Serían

los llamados procedimientos públicos que pueden ser llamados desde cualquier parte de la

aplicación.

Para crear un nuevo módulo desde esta zona, pulsaremos el botón Nuevo situado sobre la lista

de módulos, en la ventana de la base de datos.

Módulos de formulario e informe

Para facilitar la creación de procedimientos en Visual Basic que respondan a eventos en

formularios e informes, Access proporciona un módulo asociado con cada formulario e informe.

Dentro de un módulo de este tipo, podemos crear procedimientos de evento privados para

responder a eventos, que sólo pueden ser llamados desde dentro del formulario o informe

donde se encuentran situados.

La ventana del editor de Visual Basic

Cuando abrimos un módulo en vista Diseño, Access abre el editor de Visual Basic y solicita al

editor la visualización del código.


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Figura 12.1. Ventana Editor de Visual Basic

Variables y constantes

Además de poder utilizar código Visual Basic para trabajar con los controles de cualquier

formulario o informe abierto, podemos declarar y utilizar las variables situadas en nuestro

código para almacenar valores de forma temporal, calcular un resultado, o tratar cualquiera de

los objetos de nuestra base de datos. De este modo, en lugar de definir controles “ocultos” en

los formularios para mantener los datos que deseamos pasar de una rutina a otra, podemos

definir una variable global para que guarde ese valor.

La diferencia entre una variable y una constante es que esta última tiene un valor fijo que no

puede ser alterado mientras la aplicación está siendo ejecutada.


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Ámbito de una constante y de una variable

El alcance de una variable o de una constante determina si la variable o constante será conocida

sólo por un procedimiento, por todos los procedimientos de un módulo o por todos los

procedimientos de la base de datos. Se pueden crear variables o constantes que pueden ser

utilizadas por cualquier procedimiento de la base de datos (alcance global). Además podemos

crear variables o constantes que solamente se apliquen a los procedimientos de un módulo o a

un único procedimiento (alcance local)

Figura 12.2. Variable de procedimiento

La variable creada en la figura anterior será visible desde cualquier procedimiento del objeto

donde se ubica, en este caso FO_Albaranes, dado que se encuentra en la parte superior fuera

de cualquier subrutina privada.

Figura 12.3. Variable local

Las variables creadas en la figura anterior, Numero y varCuentaReg, solo serán leídas desde la

rutina donde se encuentran, en este caso la rutina Form_Current (Variables locales)


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Figura 12.4. Variables globales

La de la figura anterior, como está definida en un módulo como variable pública, podrá ser leida

desde cualquier procedimiento de la base de datos.


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BIBLIOGRAFÍA:

- Ayuda de Microsoft Access 2003

- Running Microsoft Access 2000 – Guía Completa. Autor: John Viescas. Editorial:

McGraw Hill

- Paso a Paso – Access 2003 – Editorial: McGraw Hill

Documents

Microsoft Access 2003 - · PDF fileAccess ofrece un cuadro de herramientas que incluye muchos de los controles estándar de Windows, como etiquetes, cuadros de texto, botones de