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Sencillamente Potente
Microsoft Dynamics CRM
Software específico para el sector educativo.
Plataforma Online y On PermiseUsuarios Móviles
CRM
Sistema de Captación y Promoción Escolar
Permite a su Institución contar con un sistema de gestión y herramientas tecnológicas de información para tomar decisiones, tener una visión global e interdepartamentalintegrada a través de procesos ágiles orientados a las operaciones diarias asociadas a eventos y catálogos,identificando y dando seguimiento a prospectos, generando oportunidades y consiguiendo la inscripción de los nuevos alumnos.
Enfocado, diseñado y preconfigurado para cubrirlas necesidades del sector Académico.
Permite identificar y darle seguimiento a los prospectos (generación de demanda), automatizar los procesos de promoción y captación, así como proveer información por carrera o estudios solicitados, parala mejor toma de decisiones.
CRM
ProspectosReportes
Catálogos
Contactos
Sistema de Captación y Promoción Escolar
Los prospectos son los posibles candidatos interesadosen ingresar a la Institución. Las siguientes imágenesmuestran las definiciones de los campos en la entidad delProspecto, la sección y pestaña a la que p ertenecen, asícomo la forma de visualizar los campos dentro de laaplicación. Incluyendo la información general como: campaña,origen, escuela de procedencia, etc.
A través del SICAPE CRM una vez que se ha calificado al Prospecto, este se convierte en un Contacto con estatus de Aspirante. Al contacto Aspirante se le asocia un registro de Oportunidad de inscripción con lo cual podrá pasar a ser un contacto tipo Alumno.
Oportunidad de Inscripción
Colegios
En el SICAPE CRM la oportunidad de inscripción sealimenta con la información acerca de estudios deseados,año que se pretende ingresar, seguimiento a las distintasfases de proceso, estatus general del proceso. Estaoportunidad puede ser cerrada como lograda cuandotermina en una inscripción o bien en pérdidaidentificando el motivo por el cual no se logró e incluso sies que el aspirante se decidió por alguna otra institución.
En el SICAPE CRM se lleva a cabo también laAdministración de la relación con los colegios paradeterminar la procedencia de los prospectos y aspirantescon los que se tengan convenios a través de becas, paseautomático, revalidación de materias, etc. ya que sonparte importante del seguimiento del alumno ya inscrito yla forma en la que estará asociado a su Institución.También se mantiene liga con el catálogo de contactospara asociar al personal de su Institución con el alumnocon quienes se puedan validar temas de interés(Directores, profesores, asesores, etc.)
En el SICAPE CRM se lleva el control de la información através de catálogos para su consulta, reporteo ygeneración de gráficas para la toma de decisiones
AñoCatálogo para identificar y ligar los registros de año ociclo de interés de cada alumno que desea ingresar a suInstitución.
CampusInformación de los distintos campus que pueda tener suInstitución para identificar que el proceso de inscripciónde un aspirante está interesado en alguno de ellos enforma específica.
DireccionesSe refiere a catálogos asociados que contengan los datoscompletos de la ubicación del aspirante: Calle, Colonia,Estado, Municipio, etc.EstudiosEs el catálogo de los estudios o carreras que ofrece suinstitución y con los cuales se puede obtener el reporte delos más solicitados.
EventosEs el catálogo de eventos de promoción que se llevan acabo para la captación de prospectos. Esta información esclave para la realización y medición de campañas.
NacionalidadCatálogo de nacionalidades para identificar laprocedencia del Prospecto o Aspirante. Esto es de granayuda para el manejo de convenios y becas que puedaofrecer su Institución.
Origen del ProspectoCatálogo de orígenes de procedencia. Este registro serefiere al nombre de la escuela o institución de la cualproviene y de donde se pueda llamar en caso de requerircorroborar cartas de buena conducta y/o Constancia de
CRM
Reportes
y el estado de selección.
Sistema de Captación y Promoción Escolar
La construcción de los reportes se realiza por medio delas herramientas de SQL Server Reporting Services.Algunos de los Reportes que se obtienen de lainformación registrada son: AIumnos inscritos por tipo de examen. Alumnos Inscritos por tipo de Ingreso. Aspirantes “Non-show” (los que ya no se inscribieron). Aspirantes por tipo de ingreso. Aspirantes registrados que asistieron al examen de admisión y los que no asistieron.
Se detalla la información acerca de los distintos departamentos con sus carreras o licenciaturas de acuerdo al número total de aspirantes inscritos.
Contiene información del número de estudiantes que fueron aceptados por carrera de acuerdo a la entidad federativa y al colegio de procedencia.
Se presenta la información conforme a la cantidad de prospectos que se han inscrito o no en la Universidad, así como de acuerdo al estado y la escuela de procedencia.
Datos generales como domicilio, teléfono, entidad federativa, email y tipo de convenio además de datos de directivos y orientadores.
Por Institución, Entidad Federativa, Periodo de Ingreso, Área de Interés, Tipo de Seguimiento, etapa de admisión.
Por Tipo de Ingreso, Periodo de Ingreso, Colegio, Entidad Federativa, Licenciatura y Tipo de seguimiento.
Alumnos de nuevo ingreso clasificados de acuerdo a su Situación Financiera, Tipo de Ingreso, Periodo de Ingreso, Colegio, Entidad Federativa, por Licenciatura.
Para lograr una institución exitosa es necesario crear ESTRATEGIAS EFECTIVAS.A través del SICAPE, no sólo se tiene acceso inmediato a los datos clave sino quetambién permita compartir la información y colaborar en tiempo real. Con esto sepodrán tomar decisiones que logren un incremento en el número de aspirantes y elcontrol de alumnos y egresados, eliminando tareas repetitivas y trabajando con datosseguros y confiables en toda su Institución.
• Por Departamento:
• • • • •
• Por Carrera:
• Por Entidad Federativa:
• Por Colegios:
• De Aspirantes:
• De Aceptados:
• De Prospectos:
La captación de alumnos es un proceso para incentivar a nuevos Institución y a egresados a continuar sus
La usuarios de SICAPE registran los EVENTOS (desayunos
dar a conocer, informar y fortalecer la imagen de su institución ylos servicios que esta ofrece, así como incentivar la decisión final
en período y año elegidos.
A través de una buena Promoción siempre se tendrá la posibilidad alumnado (prospectos).
En el SICAPE se registran los PROSPECTOS, los cuales pasan
Prospecto validado.Se le otorga derecho a examen de admisión y se
Se le otorga ficha de inscripción.Alumno de nuevo ingreso.
alumnos a inscribirse a laestudios.
Funcionalidad
informativos, visitas a escuelas, ferias, exposiociones, etc) para
de inscribirse
de crecer y captar nuevo
por diferentes etapas:
crea oportunidad.
* Contactos: * Aspirantes:
* Aceptados: * Inscritos:
CRM
Características
Sistema de Captación y Promoción Escolar
1. Generación y Control de Actividades.Rastreo, sincronización y reporteo de actividades:correos electrónicos, llamadas telefónicas, tareas,citas, etc. Todo queda calendarizado y con laposibilidad de conectarse de forma transparente alOutlook, de manera que el usuario esté conectadoen todo momento al SICAPE para el seguimientooportuno de las actividades.
2. Generación de Catálogos.Con SICAPE toda la información que se ingresaqueda almacenada en repositorios adicionales quese alimentan de las actividades como: campañas,eventos, colegios, campus, ID de alumnos,direcciones, nacionalidad, origen, estudios,períodos, ciclos o años, exámenes,3. Seguimiento óptimo de la información.Se establecen de forma automática flujos de trabajoque llevan de la mano al usuario del SICAPE paracontinuar con las actividades establecidas para uncorrecto seguimiento de prospectos, aspirantes yegresados.4. Generación de ReportesDentro de SICAPE se manejan reportes yapreestablecidos, los cuales pueden ser compartidoso estableciendo seguridad por usuario yconsultarlos aun estando fuera de línea.5. Generación de Reportes Personalizados.Los reportes no nativos de este vertical SICAPE seanalizarán y acordarán determinando si sonrealmente necesarios para el usuario, evitando conesto modificar la esencia del vertical.
6. Exportación e Importación de Información.SICAPE tiene la capacidad de establecer unaimportación y exportación dinámica de datos haciaExcel que cualquier usuario puede hacer fácilmentede acuerdo al acceso que tenga permitido.7. Navegación Inteligente.Con SICAPE se cuentan con una navegaciónInteligente y nativa que lo hace fácil de implementary disminuye los tiempos de capacitación a través deun aprendizaje intuitivo de los usuarios.
8. Obtención de Gráficas.Con SICAPE se tiene la facilidad de generar gráficasfácil y rápidamente de la información registrada enlos catálogos para apoyar el seguimiento y toma dedecisiones en tiempo real y con información precisa.Por ejemplo, conocer las razones por la cuáles elprospecto no pasó la siguiente etapa de admisión.
9. Seguridad por usuario.Cada usuario cuenta con una licencia que leproporciona su propio acceso y seguridad deacuerdo al área y/o responsabilidad que tenga de lainformación. Dependiendo de esto, se generanacceso diferentes, desde áreas de trabajo, ventanasy campos de registro de información.
Beneficios
Centralizar la información de sus prospectos para mantener al día
llegar al momento de la inscripción.
Gestionar todos los aspectos del ciclo de vida del proceso de
A través de los CATÁLOGOS GENERALES se tienen almacenados
día de los prospectos, logrando una segmentación a través de las
conocimiento de los mismos y con ello una comunicación más
Asignar la cartera de prospectos y aspirantes a Promotores con
Identificar a través del HISTORIAL DE ACTIVIDADES el estatus
óptimo del proceso de cada uno, con la finalidad de ATRAER A institución.
Siendo en esencia un VERTICAL ACADÉMICO, el SICAPE tiene
caso de necesidades específicas, integrar nuevos reportes o
SICAPE ES LA SOLUCIÓN EDUCATIVA que MICROSOFT DYNAMICS CRM pone a su alcance
la lista de aspirantes y convertirlos en oportunidades hasta
Captación y Promoción del alumnado.
todos los datos importantes para llevar un control eficiente y al
diferentes vías de captación estableciendo un amplio
eficiente.
información real y en línea.
de prospectos, alumnos y egresados y llevar un seguimiento
NUEVOS ASPIRANTES en los niveles que ofrece la
la capacidad de INTEGRARSE con terceras aplicaciones y en
capacidades que requiera su Institución.
para integrar las áreas encargadas del seguimiento a la PROMOCIÓN, CAPTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE aspirantes a la Institución.ADMISIÓN de los
MEXICOAve. Roble 525 Tercer PisoCol. Valle del CampestreSan Pedro Garza GarciaMonterrey, N.L.C.P. 66265 Tel: + 52 (81) 8153-4400Fax: +52 (81) 8153-4401
Insurgentes Sur 586Despacho 402Col. del ValleDelegacion Benito JuarezMexico, D.F. C.P. 03100Tel: + 52 (55) 5340-4540Fax: +52 (55) 5543-1977
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CHILE
Vitacura, SantiagoTel: +56 (2) 953-7423 Tel: +56 (2) 953-7425
PERUJiron Johann S. Bach 190 Int, 203 Los Alamos de MonterricoSantiago de Surco Lima, PeruC.P. 33
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