POWER POINT

Y EXCEL

GUA PARA EL ESTUDIANTE

Elaborado por Wendy Navarrete Velsquez

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE - INCAP-

PROGRAMAS REA DE SISTEMAS

Tabla de contenido

UNIDAD 2

2 MICROSOFT EXCEL ______________________________________ 4 2.1 HOJA DE CLCULO MICROSOFT EXCEL ___________________ 4 2.2 GENERALIDADES _______________________________________ 4 2.3 IDENTIFICACIN Y MANEJO DE EXCEL_____________________ 5 2.3.1 Descripcin de la pantalla ________________________________ 5 2.3.2 Cinta de opciones ______________________________________ 7 2.3.2.1 Agregar Fichas a la cinta de opciones ______________________ 9 2.3.3 Barra de herramientas de acceso rpido ____________________ 10 2.3.4 Aplicaciones de la hoja de clculo _________________________ 11 2.3.5 Hoja de clculo ________________________________________ 12 2.3.6 Compatibilidad con versiones anteriores de Excel _____________ 13 2.4 CONCEPTOS BSICOS _________________________________ 15 2.4.1 Hoja de clculo ________________________________________ 15 2.4.2 Columna _____________________________________________ 15 2.4.3 Fila _________________________________________________ 15 2.4.4 Celda _______________________________________________ 16 2.4.5 Rango_______________________________________________ 16 2.4.6 Libro ________________________________________________ 16 2.4.7 Hojas _______________________________________________ 17 2.5 CMO TRABAJAR EN EL ENTORNO DE EXCEL? ___________ 17 2.5.1 Tipos de datos ________________________________________ 19 2.5.2 Desplazamientos del cursor ______________________________ 19 2.5.3 Seleccin ____________________________________________ 21 2.5.4 Operaciones de edicin (copiar, cortar, pegar, deshacer) _______ 24 2.5.5 Trabajar con hojas de clculo ____________________________ 31 2.5.6 Manejo de archivos ____________________________________ 40 2.5.7 Formatos ____________________________________________ 45 2.5.7.1 Grupo Fuente ________________________________________ 45 2.5.7.2 Grupo Alineacin _____________________________________ 52 2.5.7.3 Grupo nmero _______________________________________ 55 2.5.8 Frmulas ____________________________________________ 56 2.5.9 Validacin de datos ____________________________________ 59 2.5.9.1 Configuracin ________________________________________ 60 2.5.9.2 Mensaje de entrada ___________________________________ 64 2.5.9.3 Mensaje de error _____________________________________ 64

Logros de Competencia Laboral

1. Desarrollar ejercicios con frmulas y aplicar adecuadamente formatos de presentacin para celdas (nmero, alineacin, bordes, etc.), as como utilizar eficazmente celdas relativas absolutas y mixtas e insertar funciones.

Mic

roso

ft

Exc

el

Indicadores de Logros Evidencias

Construye y edita frmulas con las

operaciones bsicas y el uso de celdas absolutas y/o relativas.

Aplica con destreza formatos a las celdas.

Desarrolla ejercicios utilizando las funciones bsicas.

Ordena informacin de una tabla o base de datos en Excel.

Crear autofiltros de manera eficiente.

Elabora frmulas aplicando la funcin lgica =Si sencilla e implementa operadores lgicos.

Ilustra datos de la hoja de clculo en forma de Grficos estadsticos.

Conocimiento Producto Desempeo Producto Desempeo Producto Producto y Desempeo

Excel Unidad 2

UNIDAD 2

1 MICROSOFT EXCEL

FDH. FORMADOR DICE Y HACE

1.1 HOJA DE CLCULO MICROSOFT EXCEL

En una nueva interfaz de usuario orientada a los resultados, Microsoft Office Excel 2010 proporciona herramientas y funciones eficaces que puede utilizar para analizar compartir y administrar los datos con facilidad. Una de las aplicaciones informticas ms frecuentemente utilizadas en las empresas son las hojas de clculo, que permiten al usuario emplear cualquier informacin y administrarla segn a sus necesidades empresariales.

1.2 GENERALIDADES

Una hoja de clculo es una matriz distribuida en filas y columnas. La interseccin entre ellas forma una celda. Cada uno de los datos se ingresa en una celda. Los datos pueden ser de tipo numrico o alfanumrico; se pueden tambin crear frmulas calculando un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la misma hoja de clculo de otra hoja de clculo del mismo libro o de otro libro. El objetivo bsico de las hojas de clculo es proporcionar un entorno simple y uniforme, para generar tablas de nmeros, y a partir de ellos obtener nuevos valores mediante frmulas y/o funciones. Las hojas de clculo permiten a los usuarios manipular grandes tablas de datos de forma sencilla y eficiente permitiendo, clculos financieros, estadsticos, matemticos y de desarrollo a travs de Aplicaciones Visual Basic. El rea de aplicacin ms importante ha sido hasta ahora el anlisis profesional para desarrollar modelos de gestin, entre los que se puede citar la planificacin y el anlisis financiero, el anlisis contable, el control de balances, la gestin de personal, etc. En cualquier caso, los lmites de este tipo de aplicaciones dependen de la imaginacin del usuario. Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las necesidades Particulares. El usuario puede decidir lo que desea hacer aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de clculo, con lo que se convierte en una herramienta de investigacin aplicada, de especial inters para economistas, directivos, ingenieros o incluso para el hogar. Las mayores posibilidades de aprovechamiento aparecen cuando el anlisis que se desea est compuesto por clculos sistemticos. ste suele ser el caso del anlisis

financiero y contable, donde se repiten cada mes, trimestre o ao los mismos clculos y las mismas relaciones entre sus elementos.

1.3 IDENTIFICACIN Y MANEJO DE EXCEL

1.3.1 Descripcin de la pantalla La descripcin del ambiente de trabajo de Excel est orientada a 3 objetos: Fichas, grupos, botones de comando.

1. Barra de herramientas de acceso rpido: Aparece de forma predeterminada

en la parte superior, a la izquierda de la barra de ttulo y proporciona un acceso rpido a las herramientas y a los comandos.

2. Cinta de Opciones: Est compuesto por fichas, grupos, comandos y el men archivo.

3. Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa y permite ir a una

posicin especfica de la hoja.

4. Barra de frmulas: En ella se muestra la informacin que se ha registrado en

cada celda, en la medida en que se desplace el cursor. Desde la barra de

1

13 12

5

6

4

2 3

8

7

9

10

11 15

14

frmulas se puede editar cualquier informacin que se registre, no solamente frmulas.

5. Columnas: Son ordenamientos en sentido vertical en una hoja de clculo, se identifican con letras y permiten organizar los campos de una base de datos.

6. Filas: Son ordenamientos en sentido horizontal en una hoja de clculo, se

identifican con nmeros ordenados y permiten organizar los registros de una base de datos.

7. Celdas: Es la interseccin entre una columna y una fila. Las celdas se

identifican por el nombre de la columna y la fila a la que pertenece. 8. Etiquetas de hojas: Cada hoja est formada por una matriz organizada en las

columnas y filas que ya se han definido. Un libro puede estar formado por una o ms hojas de clculo, de forma predeterminada el libro tiene 3.

9. Libro: Son los archivos que se crean con Microsoft Excel 2010. Un libro puede

estar formado por una o ms hojas, como ya se dijo de forma predeterminada el libro inserta 3 hojas.

10. Barra de desplazamiento vertical: Permite un rpido desplazamiento entre

filas. 11. Barra de desplazamiento horizontal: Permite un rpido desplazamiento entre

columnas. 12. Vistas: Los comandos de las vistas permiten acceder rpidamente a 3 vistas, la

vista normal que es la vista predeterminada, vista de diseo de pgina que muestra cmo quedara la impresin de la hoja y la vista de salto de pgina para mostrar y manipular manualmente los saltos de pginas entre columnas y entre filas.

13. Zoom: Permite visualizar la hoja en un porcentaje mayor o menor para tener un

acercamiento de la ventana o en caso contrario alejar la imagen para tener mayor cobertura de visualizacin.

14. Botones de desplazamiento: Los botones que se encuentran al lado izquierdo

de la barra en donde se identifican las hojas, permiten deslizar la misma, para poder activar una hoja que se desea utilizar y que no se est visualizando. Esto ocurre cuando se han insertado ms hojas en el libro y su vista no es completa.

15. Barra de estado: Es la ltima barra de la ventana de Excel, en donde se

presenta una lnea de ayuda sobre el comando o botn seleccionado. Adems, presenta el clculo establecido por defecto para la opcin expandida de autosuma, y una serie de indicadores que le ayudan a identificar el estado de algunas teclas y funciones especficas utilizadas en Excel.

1.3.2 Cinta de opciones

La cinta de opciones fue diseada para encontrar rpidamente las herramientas que en versiones como Excel 2003 y anteriores se encontraban en las barras de herramientas, o en la barra de men. La cinta de opciones de Microsoft Excel 2010 est compuesta por 4 elementos bsicos:

Ficha Inicio

Se encuentran los grupos Grupo portapapeles (cortar, copiar, copiar formato y pegar) Grupo fuente (tipo, tamao, color y estilo de fuente, sombreado, bordes) Grupo alineacin (alineacin de texto, sangra, ajustar texto, combinar y centrar) Grupo nmero (formato nmero, moneda, porcentual, aumentar y disminuir decimales) Grupo estilos (formato condicional, formato de tabla, estilos de celda) Grupo celdas (insertar, eliminar, celdas)

Grupo modificar (funciones, series, ordenar, filtrar y buscar y reemplazar)

Ficha insertar

Encuentra los siguientes grupos: Grupo de tablas, grupo de ilustraciones, grupo de grficos, grupo de vnculos (hipervnculos) y los grupos de texto.

Ficha diseo de pgina

Encuentra los siguientes grupos:

4

2

3

1

Grupo de temas (hace referencia a colores, fuentes y efectos), grupo de configuracin de pgina, grupo de Ajustar rea de impresin, grupo opciones de la hoja, grupo organizar (hace referencia al manejo de objetos)

Ficha frmulas

Esta ficha categoriza las funciones y contiene algunas herramientas complemento: Grupo biblioteca de funciones (hace referencia a las funciones lgicas, financieras, texto entre otras) Grupo nombres definidos (hace referencia a la administracin de nombres de rango y seleccin)

Ficha datos

Esta ficha contiene los grupos y botones del manejo y administracin de tablas de datos, Grupo Conexiones, grupo ordenar y filtrar, grupo herramientas de datos (hace referencia al manejo de la informacin texto a columnas, quitar duplicados validacin, consolidacin y anlisis), grupo Esquema (hace referencia al manejo de subtotalizar datos y agrupar)

Ficha revisar

Esta ficha contiene los grupos y botones de verificacin, variaciones y notas.

Grupo revisin (hace referencia a ortografa, sinnimos).

Grupo Idioma (para realizar traducciones)

Grupo comentarios (hace referencia a notas y propiedades de la misma). Grupo cambios (hace referencia a Proteccin de hojas, libros y control de cambios)

Ficha vista Grupo vistas del libro (hace referencia a las diferentes formas de observar la hoja y sus caractersticas) Grupo Zoom (hace referencia a las formas de acercar y alejar la informacin de la hoja de clculo) Grupo ventana (hace referencia al manejo de ventanas, reas de trabajo y pneles) Grupo de Macros (hace referencia al manejo de aplicaciones y desarrollo de tareas automticas)

1.3.2.1 Agregar Fichas a la cinta de opciones

La versin 2010 de Microsoft Excel permite adicionar nuevas fichas y grupos a la cinta de opciones as como modificar el orden preestablecido para tener a la mano los comandos usados frecuentemente. Pasos:

1. Clic en el men Archivo 2. Seleccionar Opciones del men 3. En la ventana Opciones de Excel seleccionar Personalizar lista

A la derecha de la ventana Opciones de Excel muestra el listado de Fichas principales. El signo ms y menos permite expandir o contraer los elementos de la ficha o grupo. Dar clic al botn Nueva Pestaa. Se crea una nueva ficha con nombre Nueva pestaa

4. (personalizada) y contiene un grupo llamado nuevo grupo (personalizada). 5. Cambiar el nombre de la ficha dando clic en el botn Cambiar nombre.

Escribir el nombre de la ficha y clic en Aceptar. Cambiar nombre de la misma manera para el grupo.

6. Agregar comandos al grupo. Seleccionar el comando de comandos disponibles y dar clic en el botn agregar.

7. Si se quiere cambiar el orden de los comandos o fichas, seleccionarlo y clic en los botones bajar o subir segn sea el caso.

8. Clic en el botn Aceptar.

NOTA: No es posible modificar los comandos de cada una de las fichas preestablecidas por esta razn lo muestra inactivo (gris); es decir, Microsoft Excel, permite agregar grupos a una ficha nueva o existente y agregar comandos a dicho grupo pero no permite modificar un grupo predeterminado de Excel.

1.3.3 Barra de herramientas de acceso rpido Para agregar botones a la Barra de herramientas de acceso rpido, se debe

1. Hacer clic en la flecha desplegable de la barra 2. Hacer clic sobre el botn ms comandos. 3. Seleccionar de la lista la opcin Barra de herramientas de acceso rpido 4. seleccionar un comando de la lista y hacer clic en agregar, repetir la accin

tantas veces se necesite. 5. Hacer clic en Aceptar.

De esta forma se pueden agregar varios botones de diferentes comandos disponibles y personalizar el ambiente de trabajo.

Tambin podemos cambiar la posicin de la barra de herramientas de acceso rpido, para ello tengamos en cuenta los siguientes pasos:

1. Hacer clic en la flecha desplegable de la barra 2. Seleccionar la opcin Mostrar debajo de la cinta de opciones

2

1

4

3

5

1.3.4 Aplicaciones de la hoja de clculo La cinta de opciones La cinta de Opciones tiene como caracterstica brindar el espacio para almacenar dentro de las fichas los grupos, se puede minimizar la cinta de opciones.

Ejemplo: minimizar la cinta de opciones

1. Hacer clic derecho de Mouse sobre una de las fichas. 2. Seleccionar minimizar la cinta de opciones.

Tambin puede minimizar/restaurar oprimiendo las teclas + Mtodos abreviados de teclado Si se desea manejar algunas opciones de teclado en Excel 2007 este es la excepcin. Oprimir la tecla y dirigir el puntero del Mouse hacia una de las fichas y aparecern pequeos cuadros de letras con el mtodo abreviado que se podr utilizar para cada uno de los botones.

2

1

Interfaz de usuario La interfaz de usuario de Excel 2010 as como en la versin 2007 desplaza las barras de herramientas expuesta en anteriores versiones, esta nueva versin, orientada a tareas que contienen grupos lgicos de comandos, pero incluyeron el men Archivo que contiene las opciones para la administracin de archivos. Muchos cuadros de dilogo fueron reemplazados por galeras desplegables que muestran las opciones disponibles, adems se ofrece informacin descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo. Tambin en algunos grupos a la derecha de l aparecen unos lanzadores que activan las cajas de dilogo como se mostraban en las versiones 2003 y anteriores.

1. Lanzador 2. Galera desplegable

1.3.5 Hoja de clculo

Microsoft Excel 2010 admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja de clculo, ofrecindole mayor capacidad de manejo en tablas de datos y volumen de informacin. Para visualizar la ltima celda de una hoja siga os siguientes pasos:

1. Ubicarse en cualquier celda de una hoja sin datos 2. Presionar las teclas + 3. Presionar las teclas +

1

2

1.3.6 Compatibilidad con versiones anteriores de Excel

Se puede comprobar un libro de Office Excel 2010 para ver si contiene funciones o formatos que no son compatibles con una versin anterior de Excel y poder llevar a cabo los cambios necesarios para obtener una mejor compatibilidad con versiones anteriores. En versiones anteriores de Excel, se pueden instalar actualizaciones y convertidores que le ayudarn a abrir un libro de Office Excel 2010 para poder modificarlo, guardarlo y abrirlo de nuevo en Office Excel 2007 sin perder ninguna funcionalidad o funcin especficas de Office Excel 2010.

Para comprobar que un libro de la versin 2010 no tiene problemas de compatibilidad se puede ejecutar el comprobador de compatibilidad, si encuentra posibles problemas de compatibilidad l entrega un informe para resolverlo.

1. Abrir el libro que se quiere comprobar.

2. Activar el Men Archivo

3. Seleccionar la categora Informacin

4. Clic en Comprobar si hay problemas y seleccionar la opcin Comprobar compatibilidad.

Si no se han encontrado problemas de compatibilidad Microsoft Excel lo mostrar en una caja de dilogo como se muestra a continuacin.

Si encuentra problemas de compatibilidad los muestra en un mensaje como este:

Fila

1.4 CONCEPTOS BSICOS

1.4.1 Hoja de clculo

Es una matriz conformada por un conjunto de filas y de columnas, que le permiten al usuario ingresar informacin ordenadamente. Cada libro tiene de forma predeterminada 3 hojas de clculo y es posible insertar hasta 255 hojas.

1.4.2 Columna Se reconocen de forma vertical en la hoja de clculo, se identifican con letras que van desde A hasta XFD, para un total de 16384 columnas.

1.4.3 Fila Se reconocen de forma horizontal en la hoja de clculo, se identifican con nmeros que van desde 1 hasta 1.048.576 filas.

1.4.4 Celda Es la interseccin entre una columna y una fila para registrar informacin. Cada celda tiene una identificacin dada por combinacin de la letra de columna y el nmero de fila en donde se encuentra.

1.4.5 Rango Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas horizontal o verticalmente. Con frecuencia, se escogen rangos de informacin cuando se desea aplicar una operacin (por ejemplo, cambiar el tipo de letra, obtener un resultado mediante una funcin: suma, promedio), la cual afecta el conjunto de celdas seleccionadas. Cuando se selecciona un rango, la celda inicial del mismo, queda en blanco.

1.4.6 Libro Los Archivos de Excel se denominan libros, el cual se guarda en un espacio del disco duro, estos nuevos archivos tendrn una extensin .xlsx, a diferencia de las versiones anteriores, esta nueva versin soporta las extensiones de los archivos anteriores y sus formatos, mas no en forma viceversa; el libro para que sea compatible debe guardarse en un formato compatible para que en versiones anteriores se abran los archivos especficos, un libro est compuesto por hojas, se pueden trabajar los libros de forma simultnea siempre y cuando no exceda la memoria disponible.

El libro para que sea compatible debe guardarse en un formato compatible para que en versiones anteriores se abran los archivos especficos.

Un libro est compuesto por una o ms hojas de clculo

Se pueden trabajar varios libros de forma simultnea siempre y cuando no exceda la memoria disponible.

Para crear nuevos libros se deben seguir los siguientes pasos:

1. Activar el men Archivo 2. Dar clic en la opcin Nuevo 3. Se activa un listado de plantillas guardadas en el equipo en el grupo

plantillas disponibles y un listado de plantillas que se cargan en lnea en el grupo Plantillas de office.com para crear libros con modelos especficos. Seleccionar Libro en blanco.

4. Clic en el botn Crear.

1.4.7 Hojas Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro. La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, para ubicarse en cada una de ellas, de forma predeterminada Excel maneja 3 pero, se puede manejar las hojas que se necesiten siempre y cuando no exceda la memoria que est disponible los cuales pueden contener modelos matemticos, grficos y macros, se pueden insertar dando un clic sobre el botn que se encuentra al lado derecho de la hoja 3.

1.5 CMO TRABAJAR EN EL ENTORNO DE EXCEL?

El entorno bsico de Excel es un archivo de libro de trabajo que puede contener una o ms hojas de clculo.

Con Microsoft Excel, es fcil la introduccin de informacin dentro de una hoja de clculo y el poder cambiar, suprimir o aadir datos a dicha informacin.

Entrada a Excel

1. Abrir el men inicio 2. Dar clic en Todos los programas 3. Seleccionar Microsoft Office 4. Seleccionar Microsoft Office 2010

Una vez seleccionado el icono de Microsoft Excel 2010, se abre la ventana mientras se carga el programa. Esperar hasta que termine de cargar.

Desde el cuadro buscar archivos y programas

1. Abrir el men inicio

2. En el cuadro buscar archivos y programas, escribir el nombre de la aplicacin (Excel)., Cada vez que se escribe un caracter Windows 7 se encargar de buscar todas las aplicaciones que comiencen por E o que comiencen por la cadena de caracteres ingresada en el cuadro de texto, hasta encontrar la aplicacin que se quiere abrir.

3. Seleccionar Microsoft Excel 2010 de la lista

1.5.1 Tipos de datos

Numrica: Corresponde a cualquier nmero. Este tipo de informacin puede ser utilizado para realizar clculos.

Carcter: Corresponde a las letras o smbolos. No puede ser utilizada en clculos.

Fecha / Hora: Corresponde a la informacin donde se deba ingresar horas, minutos y segundos y da, mes y ao.

1.5.2 Desplazamientos del cursor

Mover el cursor dentro de la hoja de clculo a sitios estratgicos de la misma, es posible si se utiliza el mtodo correcto. En Excel, se pueden utilizar diferentes tipos de desplazamientos para ir a los extremos de la hoja en forma rpida o ir a una celda especfica, esto se puede hacer:

Utilizando el teclado Realiza el desplazamiento entre celdas Realiza el desplazamiento a la ltima columna de la fila actual. Realiza el desplazamiento a la primera columna de la fila actual. Realiza el desplazamiento a la ltima fila de la columna actual. Realiza el desplazamiento a la primera fila de la columna actual. Desplaza el cursor a la celda A1. Realiza desplazamiento entre hojas Desplaza el cursor a la celda especificada

Ctrl +

Ctrl +

Ctrl +

Ctrl + Inicio

Ctrl +

Ctrl +

Utilizando el Mouse

Otra forma de desplazamiento dentro de la hoja de clculo es haciendo clic en las barras de desplazamiento (vertical u horizontal), ubicadas en la parte derecha e inferior de la hoja.

1. Flecha que desplaza la pantalla hacia arriba 2. Flecha que desplaza la pantalla hacia abajo 3. Flecha que desplaza la pantalla hacia la derecha 4. Flecha que desplaza la pantalla hacia la izquierda

F5

3

2

1

4

Punteros de Mouse

Dependiendo de la posicin en que se encuentre el Mouse se presentan diferentes formas de punteros as:

Para activar una celda diferente a la actual, iniciar una seleccin de rango o para seleccionar toda la hoja de clculo. Esta presentacin se muestra en la hoja de clculo.

Para seleccionar completamente Columnas. Para seleccionar completamente Filas.

Para Mover el contenido de la celda a otra celda. El puntero aparece sobre el borde de la celda activa.

Para Copiar el contenido de la celda sobre las siguientes celdas ubicadas en cualquier direccin de la celda (a la derecha, a la izquierda, arriba o abajo de la celda activa). Esta cruz aparece si se ubica el puntero del mouse en la parte inferior derecha de la celda activa.

Para ampliar o reducir el ancho de una Columna. Aparece cuando se ubica el Mouse en la lnea de divisin entre Columnas.

Para ampliar o reducir el ancho de una Fila. Aparece cuando se ubica el Mouse en la lnea de divisin entre Filas.

El puntero de texto se muestra en la celda que se est editando, o sobre la barra de frmulas para hacer cambios o modificacin en la informacin.

1.5.3 Seleccin

Para seleccionar algn elemento en Excel con Ratn, debe verificar que el puntero tenga forma de cruz blanca.

Celdas Puede seleccionar varias celdas oprimiendo el botn principal del Ratn y arrastrndolo seleccionar as el conjunto de celdas que necesite.

Columnas Puede seleccionar una o ms columnas haciendo clic en el encabezado de la columna que necesita seleccionar o clic sostenido si son varias columnas.

Filas Puede seleccionar una o ms filas haciendo clic en el encabezado de la fila que necesita seleccionar o clic sostenido si son varias filas.

Formas de seleccin

Oprimiendo la tecla + flechas de desplazamiento de teclado

Otra de las formas para seleccionar es con la tecla , esta tecla almacena

seleccin.

Oprimiendo la tecla funcional + flechas de desplazamiento de teclado,

oprimir de nuevo con la tecla para cancelar el rea de seleccin

Ejemplo de seleccin discontinua:

Si se quiere seleccionar varias celdas en forma no continua, se deben realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar el rea A5:B10

2. Oprimir la tecla +

3. Con las flechas del teclado desplazarse hasta la celda a12 y seleccionar el

rango C12:E18

4. Oprimir las teclas +

De esta forma se seleccionaron varias celdas en forma no continua

Seleccin hojas de clculo

Se pueden seleccionar hojas de clculo de 2 formas: 1. Ubicarse en la celda A1

2. A la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila nmero 1, se

encuentra un objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto hacer clic.

1.5.4 Operaciones de edicin (copiar, cortar, pegar, deshacer)

Cortar Con esta operacin el usuario puede trasladar informacin bien sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o programas.

Copiar Con esta operacin el usuario puede duplicar informacin bien sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o programas.

Nota: Para duplicar un rango de informacin o el contenido de una sola celda dentro de una misma hoja basta con ubicar el puntero del Mouse en el extremo inferior derecho de la celda se visualizar una cruz, se debe hacer clic sostenido y el contenido de la celda se copiar en el rango marcado.

Pegar Con esta operacin el usuario puede colocar informacin en una hoja de clculo, en un libro, o en otro archivo. Pasos para cortar y pegar 1. Seleccionar el rango de celdas que desea cortar

2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en cortar.

3. Ubicarse en la celda.

4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.

Pasos para copiar y pegar 1. Seleccionar el rango de celdas que se deseen copiar.

2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en copiar.

3. Ubicarse en la celda.

4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.

5. Ubicarse en otra celda y de nuevo hacer clic en pegar.

4

3

1

2

Copiar formato: Con esta operacin se copian los formatos de una o ms celdas a otras que no lo tienen.

El proceso a seguir es: 1. Ubicarse en la celda que tiene el formato a copiar.

2. Hacer clic al botn Copiar formato

3. El puntero del Mouse queda con la brocha indicando que trae un formato, se debe entonces hacer clic sostenido sobre las celdas o clic sobre la celda a la cual se le quiere pegar el formato.

3 1

2

4

3 1

2

Pegado especial: Cuando se ha copiado un rango de celdas en el portapapeles, puede pegarse directamente con el botn Pegar, o establecer opciones adicionales con el comando Pegado especial del men contextual sobre una celda, o del men Edicin.

De esta caja de dilogo pueden establecerse cinco partes plenamente identificables: El cuadro Pegar contiene siete botones de seleccin, de los cuales debe seleccionarse el que se adapte a los datos que se desean pegar, dependiendo si son formatos, valores, frmulas, u otras caractersticas del rango seleccionado. El cuadro Operacin es el que permite efectuar operaciones entre el rango fuente y el rango destino, teniendo en cuenta que los datos quedarn en el rango sobre el cual se est pegando la informacin, reemplazando los anteriores. La casilla de verificacin Saltar blancos permite ignorar las celdas en blanco que hayan sido copiadas del rango original. Si esta casilla est en blanco, las celdas destino sern reemplazadas por las del rango origen, incluso si se encuentran en blanco. La casilla Transponer hace que el rango original sea transpuesto en el rango destino, es decir, que las filas se conviertan en columnas, y viceversa. El botn Pegar vnculos establece un vnculo entre el rango origen y el destino, de tal forma que si el rango original es actualizado, los cambios se reflejan en el rango destino, sin importar que este ltimo se encuentre en otra hoja u otro libro. Si el origen no proviene de un rango de una hoja de Excel, la caja de dilogo que se presenta, vara de acuerdo con la aplicacin servidora de los datos. Por ejemplo, si los datos provienen de un documento de Word, la caja de dilogo presentar opciones para pegar como objeto de Word, como imagen o texto, mientras que si el

origen es un recorte de Paint, se tienen las opciones para pegar como objeto de Paint, como imagen o como mapa de bits.

Opciones de rellenar Se puede utilizar el comando Rellenar, para rellenar datos en las celdas de una hoja de clculo. Tambin se puede configurar Excel para que contine automticamente una serie de nmeros, combinaciones de nmeros y texto, fechas o perodos de tiempo, en funcin de un modelo establecido. Sin embargo, para rellenar rpidamente varios tipos de series de datos, seleccionar las celdas y arrastrar el controlador de relleno. Microsoft Excel identifica los datos que se han introducido en la celda. Si son de tipo fecha, l permite trabajar series de fecha, si es informacin de tipo numricos se activan las series Para datos de tipo numrico de la misma manera con la informacin de tipo texto se activan otras series de datos. Ver los siguientes ejemplos: Ejemplo 1: Informacin de tipo fecha

1. Ubicarse en la Hoja2 en la celda A1

2. Ingresar la fecha 05/02/2007

3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vrtice inferior derecho,

cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido arrastrar en la

direccin deseada.

4. Se activa una etiqueta al final de la seleccin, dar un clic sobre ella y muestra

las siguientes opciones

Copiar celdas: Rellena las celdas con la misma fecha y el mismo formato de la celda origen. Serie de relleno: Rellena las celdas con fechas incrementadas de un da en un da. Rellenar formatos solo: Copia en las celdas destino el formato de la celda inicialmente seleccionada. Rellenar sin formato: Rellena las celdas con la misma fecha de la celda origen Rellenar das: Auto rellena segn das laborales y no laborales Rellenar das de la semana: Auto rellena solo das laborales Rellenar meses: Auto-rellena en meses del ao Rellenar-aos: Auto-rellena en aos

Ejemplo 2: Informacin de tipo nmero

1. Ubicarse en la Hoja3 en la celda A1

2. Ingresar la fecha 1250000

3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vrtice inferior derecho,

cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido arrastrar en la

direccin deseada.

4. Se activa una etiqueta al final de la seleccin, dar un clic sobre ella y muestra

las siguientes opciones

Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y e mismo formato de la celda origen. Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la ltima celda seleccionada Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente seleccionada a las celdas destino. Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin formato

Ejemplo 3: Informacin de tipo texto 1. Ubicarse en la Hoja4 en la celda A1

2. Ingresar el texto Lunes

3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vrtice inferior derecho,

cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido arrastrar en la

direccin deseada.

4. Se activa una etiqueta al final de la seleccin, dar un clic sobre ella y muestra

las siguientes opciones:

Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y e mismo formato de la celda origen. Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la ltima celda seleccionada Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente seleccionada a las celdas destino. Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin formato Rellenar das: Auto rellena segn das laborales y no laborales es decir de lunes a domingo. Rellenar das de la semana: Auto rellena solo das laborales es decir de lunes a viernes.

Para la informacin de tipo texto solo existen series de datos para los das de la semana y los meses del ao. Si se quieren crear series con otro tipo de informacin se deben crear listas personalizadas.

1.5.5 Trabajar con hojas de clculo Para organizar el libro de la manera ms conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, Protegerlas y darles un color de etiqueta como lo muestra para dar una vista diferente. Para observar cada una de estas caractersticas, se deben seguir los siguientes pasos:

Insertar hojas Se pueden insertar hojas de varias formas. Por la cinta de opciones, con el men contextual o con el botn Insertar Hoja de clculo. Desde la cinta de opciones

1. Seleccionar la ficha Inicio 2. En el grupo Celdas seleccionar la opcin Insertar 3. Seleccionar la opcin Insertar hoja

1

3

2

Con el Men contextual

1. Sobre la etiqueta de la hoja de clculo, hacer clic derecho del Mouse. 2. Hacer clic en insertar. 3. En la pestaa general, hacer clic en hoja de clculo 4. Hacer clic en aceptar.

Botn Insertar hoja de clculo

Dar clic en el botn Insertar hoja de clculo que se encuentra a la derecha de las etiquetas de las hojas o presionar el mtodo abreviado + F11

Eliminar hojas

Desde la cinta de opciones 1. Seleccionar la ficha Inicio 2. En el grupo Celdas seleccionar la opcin Eliminar 3. Seleccionar la opcin Eliminar hoja

Con el Men contextual

1. Sobre la etiqueta de la hoja de clculo, hacer clic derecho del Mouse. 2. Hacer clic en Eliminar.

1

Mayusc

3. Si la hoja de clculo contiene informacin se presentar un mensaje de confirmacin. Clic en Eliminar

Cambiar nombre hoja

Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la etiqueta y escribir el nuevo nombre.

Mover hojas Para mover una hoja a otra posicin del libro de trabajo se debe:

1. Ubicar el puntero del mouse sobre la hoja que se quiere mover 2. Arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecer un tringulo

que indica dnde se va a insertar la hoja. Una vez en la posicin deseada, se suelta el botn del ratn, con lo cual la hoja se mover a la nueva posicin.

Se puede mover ms de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrndolas a la posicin deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posicin sern insertadas una al lado de la otra. Tener en cuenta los siguientes pasos: 1. Seleccionar varias hojas manteniendo la tecla Ctrl. Clic derecho del Mouse

sobre la etiqueta y seleccionar mover o copiar.

4

2. Seleccionar de la caja de dilogo mover o copiar El libro al que se movern las hojas. Definir en qu posicin del libro se mover seleccionando la hoja en el listado de a ventana Antes de la hoja haciendo clic a donde se desee mover.

3. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Nota: Si se quieren copiar hojas se siguen los mismos pasos activando la casilla de verificacin

Ocultar hojas

Se pueden ocultar una o varias hojas de la siguiente forma:

1. Si se quiere ocultar una hoja, hacer clic derecho del Mouse sobre la etiqueta de

la hoja que se desee ocultar, pero si se quieren ocultar varias hojas

simultneamente se deben seleccionar (oprimiendo la tecla ctrl mantenido)

todas las hojas a ocultar y hacer clic con el botn derecho del Mouse.

2. En el men contextual, seleccionar Ocultar.

Desde la cinta de opciones tambin podemos ocultar hojas.

1. Seleccionar la hoja o las hojas a ocultar 2. Dar activar la ficha inicio 3. En el grupo celdas, dar clic a la lista desplegable de la opcin Formato. 4. En el grupo visibilidad seleccionar la opcin Ocultar y mostrar 5. Dar clic en la opcin Ocultar

6. Hoja

Mostrar hojas

Al ocultar hojas se activa la opcin Mostrar hoja. Se pueden mostrar todas las hojas de un libro, una a una y no de forma simultnea. Para realizarlo se deben seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la ficha inicio.

2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botn

formato.

3. Del Men desplegable seleccionar ocultar y mostrar, del grupo Visibilidad

4. l mostrar un submen, hacer clic sobre la opcin mostrar hoja.

5. Se activa una caja de dilogo Mostar, seleccionar la hoja que se quiere mostrar

6. Hacer clic en Aceptar.

Otra de las formas para mostrar hojas ocultas es ubicarse sobre una de las etiquetas de la hoja, hacer clic derecho del Mouse y seleccionar mostrar.

Otra forma de seleccionar una hoja de clculo es oprimir las teclas + +

Color de etiqueta Se pueden aplicar color de etiqueta a una o varias hojas utilizando la tecla 1. Hacer clic en la ficha de inicio.

2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botn

formato.

3. Del Men desplegable seleccionar color de etiqueta, el mostrar un submen,

hacer clic sobre un color de ellos.

Otra forma:

1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la hoja a la que se desee dar color.

2. Seleccionar del men contextual color de etiqueta y seleccionar de la paleta de

colores uno de ellos.

Desde la cinta de opciones 1. Hacer clic en la ficha de inicio.

2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botn formato.

3. Del Men desplegable seleccionar color de etiqueta, el mostrar un submen,

hacer clic sobre un color de ellos.

Cambiar el Alto de la fila

Se pueden modificar el ancho de una fila bien sea con el puntero del Mouse o por el grupo celdas. 1. Seleccionar las filas a las que se les modificar el alto.

2. En la ficha de inicio,

3. grupo celdas, hacer clic sobre el botn formato,

4. aparecer un men desplegable, seleccionar alto de la fila.

5. En la caja de dilogo alto de fila muestra el valor actual, escribir el valor

correspondiente.

Ancho de columna 1. Seleccionar las filas a las que se les modificar el alto.

2. En la ficha de inicio

3. grupo celdas, hacer clic sobre el botn formato,

4. aparecer un men desplegable, seleccionar alto de la fila.

5. En la caja de dilogo alto de fila muestra el valor actual, escribir el valor

correspondiente

Ocultar filas

1. Seleccionar las filas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar filas continuas o discontinuas. Para seleccionar filas discontinuas se debe hacer la seleccin de la primera fila, presionar la tecla y seleccionar las otras filas.

2. Activar la ficha de inicio

3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botn formato.

4. En el men, seleccionar ocultar y mostrar

5. Hacer clic en ocultar filas.

Ocultar columnas 1. Seleccionar las columnas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar columnas

continuas o discontinuas. Para seleccionar columnas discontinuas se debe hacer la seleccin de la primera columna, presionar la tecla y seleccionar las otras columnas.

2. Activar la ficha de inicio 3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botn formato. 4. En el men, seleccionar ocultar y mostrar 5. Hacer clic en ocultar columnas.

Existen mtodos abreviados para la administracin de la hoja de clculo as:

Ocultar columnas 1. Seleccionar la o las columnas a ocultar 2. + 0

Ocultar filas 1. Seleccionar la o las filas a ocultar 2. + 9

Mostrar columnas 1. Seleccionar las columnas anteriores y siguientes a la columna oculta. 2. + May + )

Mostrar filas 1. Seleccionar las columnas anteriores y siguientes a la columna oculta. 2. + May + (

1.5.6 Manejo de archivos

Abrir Dispone de varias opciones para abrir un archivo. Se puede abrir el archivo original para su modificacin, abrir una copia o abrir el archivo en modo de slo lectura, que impide guardarlo a menos que se haga con otro nombre. Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Activar el men Archivo 2. Seleccionar la opcin Abrir 3. Se abre la caja de dilogo Abrir. Seleccionar del panel izquierdo la ubicacin del

archivo. Por ejemplo, Escritorio, Disco local C:, Red, Documentos, etc. 4. Seleccionar la carpeta si el archivo est dentro de una carpeta especfica y

abrirla con doble clic. 5. Seleccionar el archivo que se quiere abrir 6. Clic al botn Abrir. Nota: Se puede mostrar el cuadro de dilogo abrir oprimiendo las teclas + A

Descripcin Caja de dilogo Abrir

1. Atrs: Est activo si se ha cambiado de carpeta de bsqueda permitiendo ir a la anterior.

2. Adelante: Est activo solo si se ha utilizado el botn atrs y permite volver a la carpeta de bsqueda siguiente.

3. Ruta: Permite ver la ubicacin actual o cambiar de ubicacin. 4. Filtro de bsqueda: Permite buscar el listado de los archivos o carpetas

segn una cadena de caracteres 5. Panel de navegacin: Permite seleccionar posiciones especficas del Pc

activando as otra ruta de archivos. 6. Panel de contenido: muestra el listado de archivos y carpetas segn la

carpeta o unidad de disco seleccionada en el panel de navegacin. Tambin puede mostrar el listado de archivos o carpetas especificados en la bsqueda.

7. Nombre del archivo: Aqu se puede escribir el nombre del archivo, despus de indicar su ubicacin en la unidad de disco. Al seleccionar un archivo del panel de contenido se muestra en esta caja de texto.

8. Todos los archivos de Excel: Esta opcin despliega una lista de los tipos de archivos que Excel puede leer, se debe seleccionar el deseado y automticamente mostrar los archivos que existen de ese tipo.

9. Herramientas: Permite conectarse a unidades de red, o de sitios web para usarlo como almacn de informacin.

10. Abrir: Este botn permite abrir el libro seleccionado.

11. Cancelar: Cierra la caja de dilogo Abrir.

Nueva carpeta Crea una carpeta o un directorio nuevo en el lugar en el que se est ubicado. Vistas: Permite ver el listado de archivos y carpetas del panel de contenido de varias maneras.

Panel Vista previa: permite activar o desactivar el panel de vista previa permitiendo ver el contenido del archivo seleccionado.

Cerrar Libros Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por ltima vez y no se desea volver a utilizar, este puede cerrarse sin ningn contratiempo. Es recomendable siempre cerrar un archivo que no se vaya a utilizar ms, ya que si permanece abierto se puede desaprovechar memoria innecesariamente.

Guardar libros Si se guarda un libro con otro formato de archivo, no se conservarn los formatos y las caractersticas exclusivas de Microsoft Office Excel 2010; De forma predeterminada, algunos formatos de archivo guardan nicamente la hoja activa y algunos formatos de archivo (como el formato de pgina Web) guardan todas las hojas de clculo del libro. Si se desea guardar slo hojas de clculo especficas, se puede ocultar las hojas de clculo que no se desean guardar. Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Activar el men Archivo 2. Seleccionar la opcin Guardar 3. Se abre la caja de dilogo Guardar. Seleccionar en el panel izquierdo la carpeta

en donde se va a guardar. Por ejemplo, Escritorio, Disco local C:, Red, Documentos, etc. Seleccionar la carpeta especfica en la que se guardar el archivo. Seleccionarla del panel de contenido.

4. Dar nombre al archivo 5. Definir el tipo de archivo con el que se quiere guardar. La opcin predeterminada

Libro Excel lo guardar en la versin 2010. 6. Clic al botn Guardar.

1.5.7 Formatos

En la cinta de opciones en la ficha inicio existen 3 grupos orientados exclusivamente para darle formato a un conjunto de celdas seleccionadas el grupo Fuente, Alineacin y Nmero. Una caracterstica de Excel 2010 es la vista previa de los formatos sobre la hoja de clculo. A medida que vamos por las distintas opciones de formato sugeridos en la herramienta se va mostrando en la hoja de clculo. Los formatos se pueden aplicar antes o despus de ingresar la informacin.

1.5.7.1 Grupo Fuente

1. Fuente

2. Tamao de fuente

3. Aumentar tamao

4. Disminuir tamao

5. Negrita

6. Cursiva

7. Subrayado

8. Bordes

9. Color de relleno

10. Color de fuente

Para asignar cualquier formato primero se debe seleccionar las celdas a las que se

les va a aplicar. Se mostrarn algunos ejemplos prcticos para asignar formatos.

Fuente

Se puede cambiar el estilo de la letra en el rango de celdas o palabras seleccionadas. 1. Seleccionar las celdas a las que se le quiere cambiar el estilo de la letra

2. Hacer clic en la ficha de inicio

3. En el grupo fuente, seleccionar flecha desplegable del botn fuente Calibri

4. Seleccionar de la lista el estilo de la letra.

A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse

exactamente en el borde inferior del botn fuente con un clic sostenido izquierdo

puede variar el tamao de ese desplegable.

Tamao de fuente

Se puede Cambiar el tamao de la letra, en el rango de celdas o palabras seleccionadas:

1. Seleccionar las celdas a las que se les cambiar el tamao de la letra

2. Hacer clic en la ficha de inicio

3. En el grupo fuente, seleccionar la flecha desplegable tamao de fuente.

4. Seleccionar de la lista el tamao deseado.

A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse exactamente en el borde inferior del botn tamao de fuente con un clic sostenido izquierdo puede variar el tamao de ese desplegable.

Aumentar o disminuir tamao de la fuente

Aumentar el tamao de la fuente se realiza de 2 puntos en 2 puntos, mostrando el tamao que se desea. Ejemplo: 1. Seleccionar las celdas a las que se quiere cambiar el tamao de la fuente.

2. Hacer clic en la ficha de inicio

3. En el grupo fuente, de nuevo hacer doble clic en el botn Aumentar tamao

de la fuente

4. Hacer clic en el botn Disminuir tamao de la fuente

Color de fuente El color de la fuente en Excel 2010 al igual que el color de relleno basta con pasar el puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de colores, y automticamente lo actualiza en la seleccin. Ejemplo:

1. De nuevo Seleccionar las celdas a las que se les modificar el color.

2. Clic en la ficha de inicio.

3. En el grupo fuente, buscar el botn color de fuente y dar clic en la

lista desplegable.

4. Esperar que despliegue la paleta de colores y desplazar el puntero del

Mouse lentamente por una fila de colores. Se mostrar la vista previa en la

hoja de clculo segn el color. Seleccionar el color deseado.

Negrilla, Cursiva y Subrayado

Aplica el formato negrita, cursiva y subrayado, a las celdas o textos seleccionados. Ejemplo: 1. Seleccionar las celdas a quienes se aplicar el formato.

2. Hacer clic en la ficha de inicio, en el grupo fuente, hacer clic sobre los botones:

Negrilla

Cursiva

Subrayado

Tambin se pueden realizar utilizando los mtodos abreviados:

Negrilla +

Cursiva +

Subrayado +

Bordes

En la lista desplegable de bordes aparece una serie de modelos que se aplicarn a las celdas seleccionadas.

1. Seleccionar Las celdas a las que se les quiere aplicar borde. 2. Activar la ficha inicio.

3. En el grupo fuente, buscar el botn bordes y activar la lista desplegable.

4. Seleccionar el modelo de bordes segn el modelo deseado.

Es posible dibujar los bordes. Dibujar bordes, permite al usuario la rapidez de aplicar bordes en un rango de celdas.

Dibujar cuadrculas de borde

1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botn bordes.

2. Abrir la flecha desplegable, seleccionar el estilo y grosor de la lnea.

3. En las mismas opciones de borde hacer clic en la opcin dibujar cuadrcula de

borde.

4. El puntero del Mouse cambia a un lpiz, seleccionar un rango de celdas

5. Oprimir la tecla ESC para deshabilitar el modo lpiz de la hoja de clculo.

Con la opcin dibujar borde solo se dibuja un borde externo. Para aplicar diferentes estilos de bordes, se deben seguir los siguientes pasos: 1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botn bordes.

2. Desplegar la flecha desplegable y hacer clic en dibujar estilo de la lnea.

3. El puntero del Mouse cambia a un lpiz, de nuevo seleccionar un rango de

celdas.

4. Oprimir la tecla para deshabilitar el modo lpiz de la hoja de clculo.

Color de relleno

El color de relleno en Excel 2010 a diferencia de las versiones anteriores, aplicaba el color despus de dar un clic en aceptar, ahora basta con pasar el puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de colores. 1. Seleccionar Las celdas a las que se aplicar el color de relleno

2. Activar la ficha inicio

3. En el grupo fuente, dar clic en la lista desplegable del botn color de relleno.

4. En la paleta de colores desplazar el puntero del Mouse lentamente por una fila

de colores. Seleccionar el color deseado como color de fondo.

Se puede agregar este botn a la barra de herramientas de acceso rpido

dando un clic derecho del Mouse sobre l.

1.5.7.2 Grupo Alineacin

1. Alinear en la parte superior Alineacin con respecto al alto de la fila. 2. Alinear en el medio

3. Alinear en la parte inferior

4. Orientacin

5. Alinear texto a la izquierda Alineacin con respecto al ancho de la

columna 6. Alinear texto a la derecha

7. Alinear texto a la derecha

8. Disminuir sangra Formatos utilizados en informacin

alineada a la izquierda. Aumenta o

disminuye el espacio entre el borde de la

celda y el texto

9. Aumentar sangra

10. Ajustar texto

11. Combinar y centrar Convierte un conjunto de celdas

Alineacin de texto La alineacin de texto lo realiza Excel de forma vertical ajustndolo en la celda:

Seleccionar las celdas a las que se les quiere cambiar la alineacin.

Hacer clic sobre la ficha inicio

En el grupo alineacin, seleccionar el botn correspondiente alinear en el

medio

En la misma ficha de inicio, grupo alineacin, botn centrar

La alineacin se puede realizar de la siguiente forma:

Ajuste de texto Cuando se ajusta el texto, Excel adapta el contenido de la celda al ancho de columna y al alto de la celda. Ejemplo:

1. Seleccionar la celda que se quiere ajustar

2. Hacer clic en la ficha de inicio

3. En el grupo alineacin, dar clic en el botn ajustar texto.

Otra forma de realizarlo es con las teclas +

Alinear en la parte superior

coloca el texto en la parte superior de la celda

Alinear en el medio coloca el texto en la parte central de

la celda

Alinear en la parte Inferior coloca el texto en la parte inferior de

la celda

Alinear el texto a la izquierda

Desplaza el texto hacia la izquierda de la celda

centrar Desplaza el texto hacia el centro de la

celda

Alinear el texto a la derecha

Desplaza el texto hacia la derecha de la celda

Combinar y centrar

Es un botn de Excel que permite unir varias celdas seleccionadas formando una sola celda con mayor tamao y centrando el contenido.

1. Seleccionar las celdas que se quieren combinar y centrar.

2. Hacer clic en la ficha de inicio

3. En el grupo alineacin, dar clic en el botn Combinar y centrar.

Ejemplo:

1. Ubicarse en la celda A1

2. Oprimir los botones + (para Seleccionar una fila)

3. Oprimir los botones + (para insertar una fila)

4. De nuevo ubicarse en la celda a1, escribir Lista de contactos

5. Seleccionar las celdas A1:H1

6. En la flecha Inicio, grupo alineacin, hacer clic sobre el botn combinar y

centrar.

1.5.7.3 Grupo nmero

Permite mostrar los valores de una celda en formatos de porcentaje, moneda, fecha y hora ETC.

Formato de moneda 1. Seleccionar el rango de celdas a las que se le asignar el formato moneda.

2. Hacer clic en la ficha Inicio

3. En el grupo Nmero, dar clic en el botn Combinar y centrar.

4. En la ficha de inicio, grupo nmero, hacer clic sobre el botn formato nmero, seleccionar moneda.

Estilo millares, aumentar reducir decimales

Aplica a la celda o rango de celdas un formato separador de miles:

1. Seleccionar el rango de celdas a las que se les aplicar el formato Millares.

2. En la ficha de inicio

3. En el grupo nmero, hacer clic sobre el botn estilo millares.

4. Hacer tantos clic sobre el botn aumentar decimales como decimales quiera

5. Hacer tantos clics sobre el botn reducir decimales como decimales quiera.

1.5.8 Frmulas

Una frmula permite operar matemticamente entre dos o ms celdas. Para crear una frmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a continuacin:

Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.

Digitar el signo igual.

Hacer clic al primer valor o componente de la frmula, Excel insertar la direccin de la celda. Ejemplo: B11.

Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).

Hacer clic al segundo valor o componente de la frmula y pulsar . Al crear frmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:

1. Parntesis ( ) 2. Exponencial ^ 3. Multiplicacin y divisin *, / 4. Suma y resta +, -

Nota: Se deben utilizar parntesis para asociar operaciones en caso de construir una frmula que as lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-D10)/B8.

Editar frmula Para Editar Frmulas o el contenido de una celda en especial se puede Recurrir a varias Opciones: Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de funcin . Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecer el cursor o puntero de texto dentro de la celda. Hacer clic en la barra de frmulas y realizar el cambio correspondiente. Hacer clic al botn modificar frmula de la barra de frmulas.

Copiar frmula Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que contenga una frmula, un valor o texto, se presenta una pequea cruz, que permite copiar la informacin que contiene la celda. El proceso se hace desplazando el puntero del Mouse en la direccin de copiado que se desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera llenar. Si se trata de una frmula o funcin que se puede generar automticamente para un rango de valores con doble clic Excel llenar las celdas con la frmula inicial hasta donde deje de encontrar valores a la izquierda. Si por el contrario la frmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar dentro de la hoja o del archivo se debe realizar esta operacin utilizando la opcin Pegado especial que se explic anteriormente.

Eliminar frmula

Una frmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido de una celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se pulsa la tecla .

Posiciones relativas y absolutas Una referencia identifica una celda dentro de una frmula; dicha referencia puede ser relativa o absoluta. La diferencia se puede constatar mediante la operacin de copiar y/o mover.

Posiciones relativas: Forman parte de una frmula y cuando sta es copiada se ajusta de acuerdo con la nueva posicin, es decir, que la posicin cambia de acuerdo con la fila o columna en donde se copie. Ejemplo: Si la celda D1 contiene la frmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la frmula quedar (B2*C2).

Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda referenciada dentro de una frmula, no vare en el momento de copiarla. Se indica colocando el signo $ antes de la letra o antes del nmero referencial de la celda. Puede hacerse que sea constante slo la fila, slo la columna o ambos segn sea el caso.

Ejemplos: (B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1. (B1*$C1) = Permanece constante slo la columna C en el momento de copiar la frmula en forma vertical, variando la fila de esa referencia. (B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la frmula en forma horizontal y variando la columna C.

En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser constante, se presiona la tecla y se convierte en referencia absoluta, Excel inserta en forma automtica el signo $ para fijar completamente la columna y la fila. Debe presionarse varias veces si se desea convertir slo la fila o slo la columna en constante.

Ejemplo: En la figura se puede observar un tpico caso del uso de referencias absolutas y relativas. Si el cursor se encuentra ubicado en la celda F8, para calcular el valor del Descuento (columna F), se debe multiplicar el total (columna E). Ubicar el puntero del mouse en el extremo inferior derecho de la celda F8 y dar clic sostenido hacia abajo para hallar el descuento de todas las ventas. La celda E8 por ser relativa variar de celda en celda al ser copiada, de manera que mostrar el total de cada producto vendido. La celda $B$5 por ser absoluta permanecer constante al ser copiada.

En la celda F8 se puede crear una frmula as: =F4*B1. Sin embargo, al copiar esta frmula la celda G5, tendr la frmula =F5*B2, la frmula cambiar las posiciones. Si se analiza, la posicin G5 corresponde al subtotal y B2 est en blanco. Entonces es necesario mantener absoluta la celda del % IVA, para que al copiar la frmula todos los subtotales se multipliquen por B1.

1.5.9 Validacin de datos La validacin de datos permite crear una restriccin de entrada de datos a una celda, la principal funcin de la validacin de datos es evitar errores al momento de introducir los datos, esta opcin permite tener informacin ms confiable en las organizaciones.

Es posible crear una validacin de datos a un rango de celdas vacas o un rango de celdas con datos y detectar posteriormente los datos que no cumplen la condicin Para crear una validacin de datos se debe definir el tipo de dato y el criterio que debe cumplir al momento de introducir informacin

1. Seleccionar las celdas a validar. 2. En la ficha datos en el grupo herramientas de datos, hacer clic en el botn

validacin de datos 3. Muestra la ventana de dialogo Validacin de datos en la que se configura de

la siguiente forma:

1.5.9.1 Configuracin

En esta opcin se define el tipo de dato y criterios que debe cumplir el usuario al momento de ingresar la informacin.

Nmero entero: Permite introducir nmeros enteros nicamente, una vez seleccionada la opcin Nmero entero Excel muestra la opcin datos en la que es posible configurar la condicin que debe cumplir el nmero digitado.

Decimal: Permite introducir nmeros enteros y decimales. Lista: Crea una lista de opciones para que el usuario pueda elegir, en la opcin origen se puede introducir la lista de dos formas.

1. De forma directa separando cada opcin con punto y coma ( o el separador de lista del computador)

2. Desde un nombre de rango definido previamente, para es necesario anteponer el signo igual y el nombre del rango pulsar f3 y elegirlo.

Fecha: Valida que el dato introducido sea una fecha, tambin es posible configurar restricciones. Hora: Configura restriccin para horas, el formato de horas es hora:minutos:segundos ejemplos : 10:45:20 - 13:50:00 - 1:30:45 pm

Longitud de texto: Permite ingresar un nmero determinado de caracteres en la celda.

Personalizada: Permite introducir valores en la celda dependiendo del contenido de otra. En el siguiente ejemplo solo se permite ingresar un ahorro voluntario para ingresos mayores a $5.000.000

1.5.9.2 Mensaje de entrada

Esta opcin permite crear un mensaje para indicar al usuario las restricciones existentes como debe introducir los datos. El mensaje de entrada tiene un ttulo y un mensaje.

1.5.9.3 Mensaje de error

Esta opcin permite definir y personalizar un mensaje de respuesta para cuando el usuario introduce datos con error.

Los mensajes de error pueden ser de tres tipos:

Detener: nicamente acepta los datos de la validacin. Advertencia: Genera un error pero proporciona la opcin de aceptar el dato, la integridad de los datos para esta opcin queda condicionada a la persona que ingresa la informacin.

Informacin: Genera un error para informar al usuario pero introduce el dato en la celda.

Editar celda con validacin

Es posible cambiar, eliminar o buscar celdas con validacin

Buscar celdas con validacin

1. Hacer clic en la ficha inicio, grupo modificar y la opcin buscar y seleccionar y a continuacin Ir a directamente con la tecla F5

2. Pulsar el botn especial del cuadro de dialogo Ir a 3. Seleccionar la opcin Celdas con validacin de datos (es posible elegir todas

las similares a la validacin de la celda actual)

Modificar validacin de una celda

1. Seleccionar la celda con validacin 2. Ficha Datos grupo herramientas de datos y a continuacin Validacin de datos. 3. Cambiar la validacin actual. 4. Para aplicar el cambio a otras celdas con la misma validacin, seleccionar la

opcin Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma validacin en la pestaa configuracin.

Eliminar una validacin

1. Seleccionar la celda con validacin 2. Ficha Datos grupo herramientas de datos y a continuacin Validacin de datos. 3. Pulsar el botn Borrar todos de la pestaa configuracin