Microsoft Office Enterprise 2007 Product Guidedownload.microsoft.com/download/2/9/e/29e7f3c3-cb56-49cd-9b4a-… · Presentación de Microsoft Office Enterprise 2007 Bienvenidos a

Guía del producto Microsoft Office Enterprise 2007

Abril de 2006

Tabla de contenido Presentación de Microsoft Office Enterprise 2007...................................................... 4

El nuevo mundo del trabajo.............................................................................. 4 Nuevos desafíos: impacto personal en las organizaciones ...................................................... 5

Qué es Microsoft Office Enterprise 2007 ........................................................................ 6 Qué es Microsoft Office Groove 2007 ................................................................. 6 Qué es Microsoft Office OneNote 2007 ............................................................... 7 Cómo funcionan conjuntamente Office OneNote 2007 y Office Groove 2007 ........... 7 Qué otras aplicaciones incluye Office Enterprise 2007 .......................................... 8 Aplicaciones de Office Enterprise: juntas en acción .............................................. 9

Guía de Office Groove 2007................................................................................................ 10 Características de Office Groove 2007.............................................................. 10

Características para simplificar el trabajo conjunto ......................................................................... 10 Características para administrar contenido .................................................................................... 11 Características para mejorar la efectividad personal....................................................................... 11

Introducción................................................................................................. 12 Cree un área de trabajo de colaboración .......................................................... 13 Invite a los miembros del equipo a unirse a su área de trabajo ........................... 15 Agregue herramientas para satisfacer las necesidades cambiantes de su equipo ... 17

Herramienta Archivos ............................................................................................................... 17 Herramienta Archivos de SharePoint....................................................................................... 18 Herramienta Discusión ............................................................................................................. 19 Herramienta Reuniones............................................................................................................ 20 Herramienta Calendario ........................................................................................................... 20

Esté sincronizado de manera automática y eficiente .......................................... 21 Mantenga su equipo sincronizado ........................................................................................... 22 Trabaje sin esfuerzo en cualquier lugar, tanto en conexión como sin conexión.................... 22 Acostumbrarse a la sincronización .......................................................................................... 22 Manténgase sincronizado ........................................................................................................ 23

Supervise la actividad del equipo y comuníquese en tiempo real ......................... 24 Conocimiento de presencia y alertas....................................................................................... 24 Marcas de no leído ................................................................................................................... 26

Herramientas de comunicación en tiempo real .................................................. 26 Integración con Microsoft Office Communicator...................................................................... 26 Charla del área de trabajo ........................................................................................................ 27 Mensajería ................................................................................................................................ 27

Personalice sus áreas de trabajo ..................................................................... 27 Cree formularios personalizados ............................................................................................. 28 Importe un formulario de Office InfoPath 2007........................................................................ 28 Cree plantillas para su uso futuro............................................................................................. 28

Resumen ..................................................................................................... 30

www.microsoft.com/spain/office/preview/suites/enterprise/overview.mspx 2

Guía de Office OneNote 2007 ............................................................................................ 31

Características de Office OneNote 2007............................................................ 31 Características para simplificar el trabajo conjunto ......................................................................... 32 Características para mejorar la efectividad personal....................................................................... 33 Características para administrar contenido .................................................................................... 33

Introducción a Office OneNote 2007 ................................................................ 34 Anatomía de un bloc de notas de OneNote ............................................................................ 35 Fichas de una sección de un bloc de notas............................................................................. 36

Recopilación de sus notas e información en Office OneNote 2007 ........................ 37 Creación de un nuevo bloc de notas ....................................................................................... 37 Escritura de texto en Office OneNote 2007............................................................................. 38 Administración de contenedores de contenido........................................................................ 39 Impresión de información en Office OneNote 2007 ................................................................ 40 Envío de información a Office OneNote 2007 desde otros programas de Office .................. 40 Incrustar archivos de Office y mensajes de correo electrónico en Office OneNote 2007 ..... 40 Recopilación de estudios Web en Office OneNote 2007........................................................ 41 Captura de información en un dispositivo móvil basado en Windows Mobile........................ 41 Inserción de imágenes en su bloc de notas ............................................................................ 42 Escritura a mano y Office OneNote 2007................................................................................ 42 Creación de un dibujo en OneNote.......................................................................................... 43 Grabación de audio y vídeo ..................................................................................................... 43

Organización, búsqueda y administración de información ................................... 45 Panel de exploración y organización de tipo arrastrar y colocar ............................................ 45 Mantenimiento del control de su información .......................................................................... 45 Hipervínculos ............................................................................................................................ 46

Búsqueda de información ............................................................................... 46 Búsqueda de reconocimiento óptico de caracteres ................................................................ 48 Búsqueda de audio y vídeo...................................................................................................... 49 Marcas de anotación ................................................................................................................ 49 Sincronización de tareas con Office Outlook 2003 y 2007 ..................................................... 50 Exportación de contenido a otras aplicaciones de Office ....................................................... 50 Compatibilidad con varios equipos .......................................................................................... 50

Trabajo con otras personas de manera más eficaz............................................. 51 Blocs de notas compartidos ..................................................................................................... 51 Sesiones compartidas activas en Office OneNote 2007......................................................... 54 Otras formas de compartir........................................................................................................ 55 Compartir notas mediante correo electrónico.......................................................................... 55 Publicación de notas en un sitio Web o en un sitio Web de Windows SharePoint Services ................................................................................................. 56

Resumen ..................................................................................................... 56 Otros programas de Office Enterprise 2007 ................................................................ 57 Requisitos del sistema.......................................................................................................... 57


Presentación de Microsoft Office Enterprise 2007 Bienvenidos a Microsoft® Office Enterprise 2007. El propósito de esta guía es ofrecerle información general acerca del conjunto de programas Office Enterprise 2007 y que se familiarice con sus programas, características y funcionalidad únicos.

El nuevo mundo del trabajo El entorno actual de los profesionales de la información es muy distinto al de hace cinco años. Al existir software y sistemas informáticos más eficaces, conectividad inalámbrica y una proliferación de dispositivos móviles (desde equipos portátiles hasta teléfonos inteligentes pasando por dispositivos de mano), la definición de un lugar de trabajo o de un equipo de trabajo abarca ahora diversas ubicaciones, organizaciones, zonas horarias y culturas. Ahora una “oficina” puede ser cualquier lugar desde el que las personas crean, comparten y almacenan información, y colaboran con compañeros de trabajo, asociados, clientes y otras personas en proyectos y procesos comerciales.

En este nuevo mundo del trabajo donde la colaboración, la inteligencia empresarial, y el establecimiento de prioridades del escaso tiempo y atención son factores críticos para el éxito, las herramientas que los profesionales de la información utilizan deben evolucionar de forma que no agreguen nuevas complejidades a las personas que ya sienten la presión de un mundo en el que "siempre hay que estar ahí" y de las expectativas de una productividad cada vez mayor.

Nuevos desafíos: trabajo conjunto, administración de procesos y contenido

Con frecuencia, los equipos que necesitan colaborar tienen ahora dificultades para trabajar conjuntamente de manera eficiente. Estamos evolucionando hacia un mercado global diverso pero unificado, donde los clientes, asociados y proveedores trabajan conjuntamente en distintas culturas y continentes. Los trabajadores globales siempre están ahí y siempre están conectados, lo que exige nuevas herramientas que les ayuden a organizar y establecer prioridades en su trabajo.

Cuando los equipos abarcan individuos de varias oficinas y compañías, además de trabajadores móviles, deben confiar a menudo en un mosaico de aplicaciones, incluyendo correo electrónico, teléfono, correo de voz, recursos compartidos de archivos, sitios Web y herramientas de colaboración especializadas, para poder trabajar conjuntamente. Todas las aplicaciones tienen puntos fuertes para determinadas actividades, pero no se combinan para proporcionar un único entorno de trabajo persistente y contextual que sea accesible para todos los miembros del equipo en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier red.


Además, muchas de estas aplicaciones se diseñaron para realizar únicamente el trabajo interno de una empresa, por lo que los costos de infraestructura y los riesgos de seguridad aumentan cuando se utilizan para trabajar en distintas ubicaciones y organizaciones.

Nuevos desafíos: impacto personal en las organizaciones

A medida que la dinámica de los lugares de trabajo cambia, especialmente por los esfuerzos por dirigir las organizaciones de la manera más ágil posible, hay una gran presión sobre cada individuo para que trabaje de manera más eficaz y eficiente que antes. Las organizaciones saben que mejorar el impacto de cada trabajador es la clave para mejorar el rendimiento operativo de la organización. Sin embargo, un entorno de trabajo cada vez más móvil y descentralizado, combinado con un aumento en el volumen de información procedente de un número creciente de orígenes, puede hacer difícil que los individuos realicen contribuciones cada vez más valiosas.

La “sobrecarga de información" se está convirtiendo en un serio lastre para la productividad; en América del Norte, el profesional de la información típico recibe 10 veces más mensajes de correo electrónico que en 1997 y esa cifra sigue aumentando.

También es difícil que las personas encuentren la información que necesitan para realizar su trabajo. Los analistas de la industria estiman que los profesionales de la información dedican hasta el 30 por ciento de sus horas laborables buscando los datos que necesitan. Todo el tiempo que la gente dedica a hacer un seguimiento de la información, administrar y organizar documentos, y asegurarse de que sus equipos tienen los datos que necesitan podría emplearse mucho mejor en el análisis, la colaboración, la visión y otro trabajo que aporte valor.

Microsoft Office Enterprise 2007: una solución para hoy

Las personas son el centro de cualquier empresa triunfadora, y su inteligencia, su experiencia y su dedicación al éxito comercial son los elementos que abren una brecha entre una empresa y sus competidores. El trabajo de la tecnología es ayudar a que las personas saquen el máximo partido de sus talentos y capacidades.

En Microsoft, creemos que la tecnología adecuada es algo más que una herramienta; es una palanca que magnifica los esfuerzos de empleados y directivos y, en el proceso, transforma cómo funciona la empresa. Nuestro objetivo es ayudar a las empresas a ser más ágiles y productivas en la economía global, y a otorgar más poder a los trabajadores individuales proporcionándoles herramientas que mejoren su eficacia y les permita concentrarse en el trabajo del máximo valor.


Office Enterprise 2007 ayuda a las personas en el nuevo mundo del trabajo a aumentar su impacto personal y trabajar más eficazmente con otras personas equipándoles con la solución más completa para administrar la sobrecarga de información y simplificar el trabajo en equipo. Lo que es más importante, la solución proporciona estas ventajas sin necesidad de mucho soporte técnico informático, gran cantidad de tiempo de puesta en marcha para aprender nuevo software ni necesidad de tener conocimientos técnicos avanzados.

Qué es Microsoft Office Enterprise 2007 Office Enterprise 2007 es la solución de productividad más completa que Microsoft ofrece a las personas que necesitan crear y colaborar en información en el entorno de trabajo digital y virtual actual. Microsoft Office Professional Plus 2007 incluye los programas más avanzados para prosperar en el nuevo mundo del trabajo. Office Enterprise 2007 se basa en los puntos fuertes de Office Professional Plus 2007 y proporciona dos programas adicionales: Microsoft Office Groove® 2007 y Microsoft Office OneNote® 2007. Estos programas amplían el valor de Office Professional Plus 2007 ayudando a las personas a administrar mejor la información personal que recopilan y simplificando el trabajo conjunto con otras personas en los documentos que crean y los proyectos que dirigen.

Qué es Microsoft Office Groove 2007 Office Groove 2007 es un programa de colaboración basado en Microsoft Windows® que ayuda los equipos pequeños a trabajar conjuntamente de manera más eficaz. Office Groove 2007 ayuda con tareas tan sencillas como la colaboración en documentos y tan complejas como el desarrollo de un nuevo producto o la finalización de una solicitud de propuesta (RFP). Los equipos que utilizan Office Groove 2007 trabajan conjuntamente en áreas de trabajo de colaboración que colocan todos los miembros del equipo, las comunicaciones, las herramientas y la información en una única ubicación accesible desde el equipo de cada miembro. Puede crear un área de trabajo de Office Groove 2007 en cuestión de minutos, agregar las herramientas adecuadas para el trabajo al área de trabajo e invitar a cualquiera a unirse (empleados, clientes o asociados) sin preocuparse por el espacio del servidor o por la seguridad. Puesto que dedica menos tiempo a coordinar con el equipo y a buscar la información más reciente, tiene más tiempo para trabajar en sus propias contribuciones, lo que le permite tener un impacto mayor en la organización.


Qué es Microsoft Office OneNote 2007 Office OneNote 2007 es un bloc de notas digital que proporciona una manera flexible de recopilar y organizar mucho más que simplemente sus notas; es posible recopilar y organizar grabaciones de audio y vídeo, texto manuscrito, estudios Web, recortes de pantalla, dibujos, imágenes, etc. en Office OneNote 2007. Con sus notas e información en un mismo lugar, Office OneNote 2007 proporciona funciones de búsqueda eficaces para ayudarle a encontrar información donde antes no podía, como palabras habladas en grabaciones de audio y vídeo, y texto en documentos o imágenes digitalizados. Los blocs de notas compartidos, una novedad de Office OneNote 2007, ofrecen a los equipos un lugar donde recopilar notas, estudios e información relacionados con un proyecto, un cliente o una reunión. Con los blocs de notas compartidos, todos los usuarios pueden trabajar conjuntamente, con o sin conexión, y Office OneNote 2007 combina y actualiza automáticamente los cambios de todo el mundo.

En una época donde todos nosotros debemos tratar con volúmenes de información cada vez mayores, Office OneNote 2007 le ayuda a mantener sus pensamientos y su información organizados de forma que pueda trabajar más eficazmente y estar mejor preparado. Office OneNote 2007 se integra tanto con Microsoft Office Outlook® 2007 como con Microsoft Windows SharePoint® Services, por lo que es fácil de utilizar y aún más fácil dedicarse a lo importante. Office OneNote 2007 le permite centrarse en su trabajo en lugar de en administrar y organizar la información.

Cómo funcionan conjuntamente Office OneNote 2007 y Office Groove 2007 Office Groove 2007 y Office OneNote 2007 son programas de software eficaces por sí mismos pero, cuando se utilizan conjuntamente, ayudan a las personas a colaborar mejor y a administrar su información de manera más eficaz que nunca.

Office OneNote 2007 le ayuda a administrar sus notas y otra información no estructurada, y con él puede compartir blocs de notas con los miembros del equipo para recopilar muchos tipos diferentes de información en un proyecto.

Office Groove 2007 proporciona un lugar donde puede poner esa información y trabajar en el proyecto. Su equipo puede decidir qué herramientas necesita en el área de trabajo de Groove para realizar el trabajo; por ejemplo, Archivos, Discusión, Reuniones, Formularios e Imágenes. El valor de un área de trabajo de Groove reside en su flexibilidad para admitir muchos tipos de datos y para conectar los miembros del equipo dentro de su empresa y los miembros del equipo, clientes y asociados que están fuera de su empresa.


Office Groove 2007 también le brinda acceso sin conexión a sus documentos, de forma que siempre tenga la información más reciente y no tenga que preocuparse por si necesita una conexión a Internet para ser productivo. Los blocs de notas compartidos de OneNote proporcionan una función similar para las notas de su equipo que permanecen dentro de la empresa, de forma que los cambios que realice sin conexión se replicarán automáticamente en los equipos de los demás usuarios cuando vuelva a estar en conexión.

Qué otras aplicaciones incluye Office Enterprise 2007 Todas las demás aplicaciones incluidas en Office Professional Plus 2007 también se encuentran en Office Enterprise 2007. Se trata de las siguientes:

Programa de Office Enterprise 2007 Ventajas

Microsoft Office Access 2007 Organice y realice un seguimiento de información compleja de manera estructurada, incluso aunque no tenga conocimientos de programación y sus conocimientos de bases de datos sean muy limitados.

Microsoft Office Excel® 2007 Examine información utilizando eficaces herramientas analíticas y de visualización.

Microsoft Office InfoPath® 2007 Cree e implemente fácilmente soluciones de formularios electrónicos que reduzcan la necesidad de volver a introducir datos y mejoren la calidad de los datos recopilados.

Microsoft Office Outlook 2007 Simplifique la manera en que los usuarios buscan, administran, establecen prioridades y actúan sobre un volumen creciente de correo electrónico, reuniones, tareas y contactos.

Microsoft Office PowerPoint® 2007 Cree rápidamente presentaciones dinámicas y atractivas.

Microsoft Office Publisher 2007 Utilice esta herramienta completa para crear, administrar y distribuir materiales de marketing.

Microsoft Office Word 2007 Cree y publique documentos profesionales más fácilmente que nunca.


Aplicaciones de Office Enterprise: juntas en acción En el nuevo mundo del trabajo, los proyectos comienzan a menudo con un énfasis en el establecimiento de unos canales de comunicación efectivos entre los miembros del equipo ocupados y remotos, y el trabajo real empieza con un intercambio de ideas y con el planeamiento del proyecto. Puede ser difícil poner de acuerdo a todos en esta fase del ciclo del proyecto.

Con Office OneNote 2007, un responsable del equipo puede configurar un bloc de notas compartido en un sitio de Windows SharePoint Services e invitar a los demás a participar en el bloc de notas. En el bloc de notas compartido se pueden recopilar las notas de los intercambios de ideas, las actas de las reuniones y los estudios realizados en el Web. Se almacena una copia del bloc de notas en el equipo de cada miembro, por lo que todos tienen acceso a él tanto si están en conexión como si no lo están, y Office OneNote 2007 combina automáticamente sus cambios una vez que se conectan a la red.

Cuando el equipo empiece a crear planes y documentos oficiales del proyecto, el jefe de proyecto puede crear un área de trabajo de Groove que actuará como repositorio central para los documentos del equipo y que servirá para mantener a todos informados constantemente de las actualizaciones más recientes a los documentos. El área de trabajo de Groove brinda acceso a los miembros del equipo a los documentos e información relacionada del proyecto mientras están sin conexión y mantiene automáticamente al día a los miembros del equipo con las versiones más recientes. Las áreas de trabajo de Groove también transfieren información de manera segura a través de los servidores de seguridad de la empresa, por lo que los equipos pueden trabajar con seguridad y en contexto con otras personas ajenas a su organización.

Utilizando los programas disponibles en Office Enterprise 2007, es posible establecer un equipo y empezar a trabajar más eficazmente que nunca.

Para obtener más información acerca de Microsoft Office Enterprise 2007, visite www.microsoft.com/spain/office/preview/suites/enterprise/overview.mspx.

Para obtener más información acerca de Microsoft Office 2007 System, visite www.microsoft.com/spain/office/preview/default.mspx.


Guía de Office Groove 2007 Los lugares de trabajo y los equipos de trabajo de hoy en día abarcan distintos departamentos, oficinas, organizaciones, zonas horarias y culturas. Si bien esta fluidez tiene sus ventajas, como la capacidad de las organizaciones de responder rápidamente a las oportunidades comerciales, también presenta desafíos de coordinación. Los equipos que no comparten una red de oficinas común, o que simplemente trabajan fuera de su propia oficina, a menudo se ven obligados a confiar en el correo electrónico, las llamadas telefónicas y las conferencias telefónicas o las reuniones en persona para trabajar conjuntamente y comunicarse las actualizaciones importantes de los proyectos.

Office Groove 2007 puede ayudar a su equipo a trabajar conjuntamente de manera más eficaz al agrupar a todos los miembros del equipo, las herramientas y la información en un único lugar: en su equipo.

Características de Office Groove 2007 He aquí un breve resumen de algunas de las características de Office Groove 2007 que pueden ayudarle a usted y a su equipo a trabajar conjuntamente de manera más eficaz y eficiente:

Características para simplificar el trabajo conjunto

Características de Office Groove 2007 Ventajas

Áreas de trabajo de colaboración Las áreas de trabajo son fáciles de crear y conectan firmemente a los miembros del equipo con mayor seguridad independientemente de la ubicación. Los usuarios pueden invitar otros miembros del equipo al área de trabajo sin la ayuda del servicio de informática.

Integración con Microsoft Office Communicator 2005 y 2007

Puede ver los contactos de Communicator y sus estados, e iniciar sesiones de mensajería instantánea, desde Office Groove 2007.

Colaboración en documentos Todos los miembros de su equipo pueden trabajar conjuntamente en cualquier tipo de archivo informático, con una estructura organizativa de carpetas ya conocida.

Discusiones encadenadas Permite que todos los miembros de su equipo hagan un seguimiento y contribuyan a una conversación compartida y continuada sobre temas importantes.



Herramientas de reuniones y calendario

Ayude a mantener informados a todos los miembros de su equipo de los hitos, reuniones y actualizaciones importantes del proyecto.

Charla en el área de trabajo Mantenga discusiones improvisadas y espontáneas con miembros del equipo dentro de un área de trabajo.

Características para administrar contenido


Integración con SharePoint El proceso de sincronizar las bibliotecas de documentos de SharePoint con las áreas de trabajo de Groove es sencillo y eficiente, y puede publicar archivos de las áreas de trabajo de Groove en bibliotecas de documentos de SharePoint para la retención de información por parte de la organización.

Recopilación de datos estructurados

Recopile y haga un seguimiento de información estructurada entre su equipo mediante formularios personalizados de Office InfoPath 2007 o formularios de Office Groove 2007.

Características para mejorar la efectividad personal


Sincronización automática

Trabaje con o sin conexión sin tener que cargar, descargar o enviar documentos o información por correo electrónico.

Alertas Las alertas le permiten saber al instante cuándo cambian los archivos y la información en sus áreas de trabajo, y cuándo los miembros del equipo realizan actividades importantes.

Detección de presencia

Deduzca quién está trabajando en cada cosa y en qué momento, de forma que pueda asignar los miembros del equipo justo en el momento adecuado.

Compatibilidad con varios equipos Mantenga sincronizadas automáticamente copias de los archivos y la información clave del proyecto en sus equipos de escritorio y portátiles.


Introducción Lo primero que ve al iniciar Office Groove 2007 es la Barra de inicio. Esta herramienta fácil de usar le ayuda a administrar y organizar todas sus actividades de Groove, incluyendo la creación de nuevas áreas de trabajo, la invitación a otras personas a las áreas de trabajo, el envío de mensajes, la supervisión del área de trabajo y de la actividad de los contactos, y el establecimiento de sus preferencias personales de Groove.

La Barra de inicio incluye dos paneles de tareas, uno para crear y administrar sus áreas de trabajo, y otro para agregar y administrar sus contactos de Groove. Los paneles se pueden ver uno al lado del otro o verticalmente. Ambos incluyen una lista Tareas comunes que puede utilizar para tener acceso rápidamente a las funciones utilizadas con frecuencia.

Vea y abra áreas de trabajo existentes aquí.

Agregue nuevos contactos, envíe invitaciones y realice otras tareas frecuentes rápidamente.

Vea quién está conectado actualmente de la Lista de contactos.

Figura 1. La Barra de inicio de Groove


Cree un área de trabajo de colaboración En Office Groove 2007, un área de trabajo es un lugar virtual donde los equipos comparten, modifican y discuten sobre archivos en colaboración; charlan; mantienen discusiones encadenadas; administran reuniones periódicas del proyecto; crean herramientas personalizadas para realizar un seguimiento de las tareas, oportunidades y problemas; etc. Las áreas de trabajo también pueden proporcionar cualquier número de herramientas disponibles. Por ejemplo, un área de trabajo utilizada para coordinar el lanzamiento de un nuevo producto podría tener una herramienta Archivos para desarrollar los diversos materiales de marketing; una herramienta Discusión para enviar preguntas, intercambiar ideas y realizar el seguimiento de nuevos desarrollos; una herramienta Reuniones para administrar las agendas, las actas y los elementos de acción de cada reunión semanal hasta el lanzamiento; y una herramienta Formularios para hacer un seguimiento de las oportunidades de prensa y las inserciones de anuncios.

Cada área de trabajo de Groove es una ventana individual que se abre y se cierra desde la Barra de inicio según sea necesario. Los usuarios de Office Groove 2007 tienen normalmente muchas áreas de trabajo, una para cada uno de los distintos proyectos o equipos con los que trabajan. Un área de trabajo puede durar un día, una semana o varios meses.

Cualquier usuario que tenga Office Groove 2007 instalado en su equipo puede crear un área de trabajo. No se requiere ningún privilegio especial en la red ni mucho soporte técnico informático. De hecho, el proceso es tan sencillo que puede crear y personalizar un área de trabajo de Groove para su equipo con sólo unos clics con el mouse (ratón).


Office Groove 2007 incluye tres tipos de áreas de trabajo:

Un área de trabajo estándar incluye una herramienta Archivos y una herramienta Discusión. Se pueden agregar herramientas adicionales a un área de trabajo estándar para satisfacer las necesidades cambiantes de un proyecto.

Un área de trabajo de uso compartido de archivos sincroniza una carpeta de archivos de Windows seleccionada y sus archivos en los equipos de los miembros del equipo. Este tipo de área de trabajo puede ser especialmente útil para las personas que desean mantener sincronizados los archivos en sus propios equipos. Para obtener más información al respecto, vea la sección Manténgase sincronizado de esta guía.

Una plantilla le permite elegir entre una lista de plantillas de áreas de trabajo ya personalizadas diseñadas para un tipo específico de necesidad del proyecto. En el futuro, podrá conectarse a Office Online y tener acceso a otras plantillas de área de trabajo de Groove adicionales adaptadas a determinadas funciones comerciales y mercados. También puede crear plantillas en sus propias áreas de trabajo para su uso futuro. Para obtener más información al respecto, vea la sección Personalice sus áreas de trabajo.

Figura 2. El asistente "Crear un Área de trabajo nueva" de Groove


Invite a los miembros del equipo a unirse a su área de trabajo Después de crear un área de trabajo, invite manualmente a los miembros del equipo de uno en uno. De esta forma tendrá un control total sobre quién tiene acceso al área de trabajo y los datos contenidos en él. Sólo aquellas personas a las que invite al área de trabajo pueden tener acceso a la información que contiene. No hay ninguna “copia maestra” en un servidor.

Las invitaciones se pueden enviar por correo electrónico o directamente en un mensaje de Groove. Para aceptar su invitación, cada miembro del equipo debe tener Office Groove 2007 instalado en su equipo. Aquellos que no tengan instalado Office Groove 2007 recibirán la invitación por correo electrónico. Las invitaciones por correo electrónico contienen instrucciones sencillas para descargar una versión de prueba de Office Groove 2007. Cuando instalen la versión de prueba podrán aceptar la invitación de unirse al área de trabajo.

Puede asignar a cada miembro del equipo al que invite una Función (Administrador, Participante o Invitado) para ayudar a controlar lo que puede y no puede hacer dentro del área de trabajo. Se pueden cambiar las funciones y sus permisos asociados en cualquier momento. Cuando los invitados aceptan su invitación, descargan una copia exacta del área de trabajo en sus escritorios, incluyendo todos los archivos y el contenido. Si no está en conexión cuando aceptan, Groove enviará el área de trabajo a los equipos de los nuevos miembros la próxima vez que se conecte; o bien, si hay otros miembros del área de trabajo en conexión, recibirán el área de trabajo de ellos. Una vez que los invitados están en el área de trabajo, puede empezar a trabajar juntos en contexto. Es así de sencillo.


La belleza de Office Groove 2007 es que puede invitar a cualquiera a unirse a su área de trabajo incluso aunque no esté en la misma red que usted. Puede compartir un área de trabajo entre distintas oficinas con colegas remotos y entre distintas organizaciones con sus asociados, proveedores e incluso clientes, todo ello sin necesidad de servidores ni de ayuda del servicio de informática. Y no tiene que preocuparse por la seguridad de la información en sus áreas de trabajo. Office Groove 2007 integra un cifrado eficaz para ayudar a garantizar que todos los datos del área de trabajo tienen protección mejorada cuando viajan por redes con cable o inalámbricas no protegidas. Además, Office Groove 2007 cifra las áreas de trabajo estándar y basadas en plantilla directamente en su equipo, por lo que proporciona un nivel de protección adicional en caso de que se pierda su equipo portátil o lo roben.

Escriba aquí la información de contacto o la dirección de correo electrónico de la persona. Seleccione aquí

una función para la persona. La función determina lo que esa persona puede y no puede hacer en el área de trabajo.

Figura 3. Envío de una invitación en Office Groove 2007


Agregue herramientas para satisfacer las necesidades cambiantes de su equipo Office Groove 2007 es muy flexible, por lo que puede crear un área de trabajo adaptada a las necesidades concretas de cada uno de sus equipos. Puede personalizar en cualquier momento el área de trabajo agregando o quitando herramientas. Las herramientas definen el tipo de trabajo que su equipo realiza en el área de trabajo.

Aunque Office Groove 2007 incluye más de 10 herramientas de área de trabajo listas para utilizar, las cinco herramientas siguientes son las más populares:

Herramienta Archivos

Puede utilizar la herramienta Archivos para trabajar en colaboración con sus compañeros de equipo en casi cualquier tipo de archivo informático. La herramienta Archivos funciona de manera similar al Explorador de Windows en el sentido de que puede organizar los archivos en carpetas anidadas. Una de las diferencias existentes entre el Explorador de Windows y la herramienta Archivos de Groove es que todos los miembros del área de trabajo tienen acceso a esas carpetas y archivos.

Cuando agrega un archivo a la herramienta Archivos de Groove, cualquier persona a la que haya invitado al área de trabajo puede abrir ese archivo. Dependiendo de la función que tenga asignada en el área de trabajo, también puede realizar y guardar cambios en él. Cuando una persona modifica un archivo, puede volver a guardarlo en el área de trabajo y elegir entre sobrescribir el archivo existente o guardarlo como un nuevo archivo. Si dos miembros del equipo actualizan un archivo al mismo tiempo, Groove crea dos copias del archivo para que los usuarios resuelvan o combinen esos cambios.


Herramienta Archivos de SharePoint

La herramienta Archivos de SharePoint proporciona todas las funciones de la herramienta Archivos, con la ventaja adicional de la integración con bibliotecas de documentos de SharePoint. Muchos equipos y departamentos confían en las tecnologías SharePoint para organizar, compartir y publicar información y documentos.

La herramienta Archivos de SharePoint de Office Groove 2007 está integrada estrechamente tanto con Windows SharePoint Services (versión 3) como con Microsoft Office SharePoint Server 2007, por lo que usted y su equipo pueden sincronizar bibliotecas de documentos de SharePoint con su área de trabajo de Groove. Puede desproteger fácilmente documentos de una biblioteca de documentos de SharePoint en su área de trabajo de Groove y colaborar en esos documentos entre el equipo del proyecto. Cuando haya terminado, puede volver a proteger los documentos en la biblioteca de documentos de SharePoint, crear un flujo de trabajo de aprobación entre un grupo mayor o simplemente almacenarlos para que otras personas tengan acceso a ellos.

Figura 4. La herramienta Archivos de SharePoint de Groove


Herramienta Discusión

La herramienta Discusión de Groove permite a los equipos participar en un intercambio detallado de ideas en contexto del trabajo que están realizando en el área de trabajo. Se realiza un seguimiento de la conversación en una estructura cronológica de tema y respuesta. Cualquier miembro del área de trabajo puede contribuir a la discusión o revisar toda la conversación. Las funciones determinan quién puede eliminar entradas de Discusión.

Figura 5. La herramienta Discusión

de Groove


Herramienta Reuniones

Utilice la herramienta Reuniones de Groove para planear, realizar y registrar reuniones periódicas del proyecto en equipo. Con el Asistente para reuniones es fácil configurar una nueva reunión y seleccionar a los participantes del área de trabajo. Puesto que todos los miembros del área de trabajo pueden agregar información a una nueva reunión, se pueden desarrollar las agendas en colaboración en lugar de que una persona recopile la información del equipo. Durante la reunión, el secretario puede insertar la agenda en un espacio de toma de notas y registrar las actas de la reunión en tiempo real. Los participantes pueden observar cómo se toman las actas. Después de la reunión, se pueden registrar los elementos de acción y asignarlos a los miembros del equipo. Los puntos de la agenda, las actas y los elementos de acción de reuniones anteriores también se pueden copiar a reuniones futuras.

Herramienta Calendario

Puede utilizar la herramienta Calendario para generar un calendario de proyecto compartido y realizar un seguimiento de las fechas e hitos importantes del proyecto. Cuando agrega un evento Calendario, todos los miembros del equipo pueden verlo. Otras personas pueden agregar sus propios eventos y editar eventos existentes si tienen los permisos adecuados.

Las herramientas Reunión y Calendario permiten a los participantes centrarse únicamente en las tareas, eventos e hitos del proyecto o la actividad para la que se creó el área de trabajo de Groove. Los miembros individuales del equipo continúan administrando y organizando sus propios calendarios, tareas y contactos en el cliente de mensajería y colaboración Microsoft Office Outlook 2007 o en otro administrador de información personal.


Figura 6. La herramienta Calendario de Groove

Esté sincronizado de manera automática y eficiente Durante el transcurso de un proyecto de equipo que dura varias semanas o meses, los pasos manuales necesarios sólo para compartir y colaborar en archivos, y para coordinar cambios entre los miembros del equipo pueden consumir horas o días de productividad y ese tiempo se resta de la creación y mejora de contenido. Cuando los miembros del equipo están sin conexión, la productividad se reduce aún más. Las conexiones lentas y las restricciones en el tamaño de los archivos de correo electrónico hacen que sea difícil compartir archivos grandes. Los vínculos a sitios Web enviados por correo electrónico no siempre funcionan para los asociados o los empleados que trabajan fuera de la oficina. Proliferan las versiones de los archivos. Y lo que quizás es lo peor de todo, a los miembros del equipo les falta un contexto compartido de todos los cambios, entradas y comentarios, puesto que se han expandido por docenas de procesos de correo electrónico, archivos de datos adjuntos, recursos compartidos de archivos y sitios Web.


Office Groove 2007 ayuda a aliviar el esfuerzo que supone mantener los equipos alineados sincronizando o insertando los cambios en el trabajo en curso, de forma automática y eficiente, en lugar de obligar a que cada miembro del equipo envíe o cargue sus actualizaciones individuales. Puesto que los equipos dedican menos tiempo a coordinarse entre sí, tienen más tiempo para dedicar a su trabajo en equipo, lo que mejora la calidad de los resultados.

Veamos con más detalle cómo funciona la sincronización de Groove.

Mantenga su equipo sincronizado

Office Groove 2007 tiene una arquitectura descentralizada única que ayuda a simplificar la colaboración en equipo. Todos los miembros del equipo tienen una copia exacta del área de trabajo, las herramientas y los datos en sus escritorios. La sincronización automática y eficiente de Office Groove 2007 ayuda a garantizar que la copia de cada persona está actualizada, incluso aunque no haya dos miembros en conexión al mismo tiempo.

Trabaje sin esfuerzo en cualquier lugar, tanto en conexión como sin conexión

Office Groove 2007 almacena las áreas de trabajo y los datos que contienen en su equipo, no en un servidor central. Esto le permite tener acceso y actualizar la información de sus áreas de trabajo tanto si está conectado a la red como si no lo está. Cada vez que hace un cambio (actualiza un archivo, responde a una discusión o envía algún texto al área de charla del área de trabajo), Office Groove 2007 envía su cambio, y sólo el cambio, a todos los miembros de su área de trabajo. Si no está en conexión cuando realiza el cambio, Office Groove 2007 lo enviará la próxima vez que se conecte. Si los miembros del equipo no están conectados, recibirán el cambio la próxima vez que se conecten.

Acostumbrarse a la sincronización

Puesto que la sincronización de Groove funciona constantemente en segundo plano, es mejor conectarse a la red corporativa o a Internet con la mayor frecuencia posible mientras ejecuta Groove. Esto les mantiene al día a usted y a los miembros del equipo sobre la actividad del área de trabajo y los cambios. Es similar a mantener todo el día en funcionamiento el programa de correo electrónico para supervisar los mensajes entrantes.

Aunque la sincronización le ahorra tiempo, dedica unos momentos a recibir las actualizaciones la primera vez que se conecta tras estar cierto tiempo en desconexión. El tiempo de sincronización inicial depende de varios factores, incluyendo cuántas áreas de trabajo tiene, cuántos miembros del equipo hay en cada área de trabajo, cuántos cambios se realizaron desde la última vez que se conectó y la velocidad de la conexión.


Si está trabajando en una conexión lenta, o si viaja con frecuencia, puede que la sincronización automática no sea siempre práctica. Con Office Groove 2007 tiene la posibilidad de decidir la configuración más productiva para su estilo de trabajo.

Puesto que los archivos están entre los mayores tipos de datos compartidos entre un equipo, puede ajustar la configuración de descarga en la herramienta Archivos de Groove, en la herramienta Archivos de SharePoint y en las áreas de trabajo de uso compartido de archivos. La configuración de descarga le permite determinar qué archivos se sincronizarán automáticamente y cuáles desea descargar manualmente de los miembros del equipo.

Si desea detener toda la información de entrada, puede elegir trabajar sin conexión en el icono Groove de la barra de tareas de Windows. También puede decidir selectivamente qué áreas de trabajo va a sincronizar o pausar todas las comunicaciones utilizando la característica Administrador de comunicaciones de Office Groove 2007. Cuando vuelva a tener una conexión rápida, basta con reanudar todas las comunicaciones para sus áreas de trabajo y anular la selección de la característica Trabajar sin conexión.

Manténgase sincronizado

Como muchos profesionales de la información, quizás utilice más de un equipo (como un equipo doméstico y un equipo de trabajo) en su trabajo diario. No es nada eficiente dedicar su tiempo a enviarse archivos a sí mismo por correo electrónico o copiarlos a medios de almacenamiento cada vez que cambia de un equipo a otro. Además de ayudar a los equipos a estar sincronizados, la sincronización de Groove también puede ayudarle a mantener actualizados los archivos y las áreas de trabajo importantes entre los equipos que utiliza de forma cotidiana.

Cuando configura su cuenta de Groove para que se ejecute en varios equipos (por ejemplo, un equipo de escritorio y un equipo portátil), Office Groove 2007 sincroniza automáticamente las carpetas de sus áreas de trabajo en cada equipo que utiliza. No es necesario que sus equipos estén en conexión al mismo tiempo para que estén sincronizados, siempre y cuando todos ellos ejecuten Office Groove 2007. Además, puede utilizar la característica Sincronización de carpetas de Groove para sincronizar determinadas carpetas de Windows en sus equipos. Todos los archivos de estas carpetas estarán sincronizados en sus equipos.


Supervise la actividad del equipo y comuníquese en tiempo real Muchos equipos se esfuerzan por coordinar quién está trabajando en cada cosa y en qué momento. Una reunión semanal sobre el estatus no basta para tratar los cambios que se producen cada minuto, cada hora y cada día conforme avanza el trabajo del equipo. Office Groove 2007 incluye varias características que le ayudan a usted y a los miembros del equipo a supervisar la actividad del equipo (como actualizaciones de archivos) en todo momento, por lo que puede dedicar menos tiempo a coordinar y más tiempo a trabajar. Además, Office Groove 2007 proporciona un conjunto robusto de herramientas y opciones de comunicación en tiempo real para apoyar las interacciones espontáneas y deliberadas del equipo que son tan importantes para el éxito de un proyecto.

Conocimiento de presencia y alertas

Office Groove 2007 integra conocimiento de presencia y alertas, por lo que puede deducir quién está trabajando en cada cosa, incluso aunque estén en otro departamento, oficina, organización o país.

La presencia indica qué miembros están actualmente activos en un área de trabajo, cuáles están en conexión pero no trabajando activamente en un área de trabajo y cuáles están sin conexión. Con sólo ver la Barra de inicio o abrir un área de trabajo concreta, puede conocer la presencia de sus contactos y saber la actividad que realizan, sin tener que preguntar. Además, si los miembros del equipo están ejecutando Office Communicator 2005 ó 2007, al descansar el mouse sobre un contacto se muestra su estado de presencia actual.

Las alertas son ventanas emergentes de texto y sonidos audibles que le permiten saber de forma proactiva cuándo hay actividad en Groove. Cuando trabaja, Office Groove 2007 puede mostrar o hacer sonar una alerta:

• Para notificarle que hay nueva información en un área de trabajo.

• Para notificarle que hay nueva información en una herramienta de un área de trabajo determinada.

• Para notificarle los cambios realizados en una carpeta de archivos o en un archivo concretos.

• Para notificarle cuándo los contactos se ponen en conexión o cuándo entran en las áreas de trabajo.

• Para notificarle la llegada de nuevos mensajes instantáneos o invitaciones.

• Para realizar un seguimiento del estado de las invitaciones y los mensajes del área de trabajo que ha enviado o ha recibido.


Las alertas que le notifican los cambios de contenido son persistentes y contextuales. Puede hacer clic en ellas en cualquier momento, incluso aunque esté sin conexión, y Office Groove 2007 le llevará directamente al elemento de contenido que ha cambiado.

No tiene que hacer nada para recibir alertas de las áreas de trabajo básicas; Office Groove 2007 determina automáticamente las áreas de trabajo que utiliza con más frecuencia y le envía alertas en consecuencia. Pero la eficacia real de las alertas de Groove es que puede “ajustarlas” según los contactos, las áreas de trabajo, las herramientas y los archivos que sean más importantes en un momento dado.

Figura 7. Conocimiento de presencia y alertas de Groove


Marcas de no leído

Si bien las alertas le notifican cuándo se realizan cambios dentro de sus áreas de trabajo, las marcas de no leído le ayudan a encontrar contenido concreto en un área de trabajo que no ha visto todavía. En la Barra de inicio, las áreas de trabajo con contenido no leído se etiquetan con marcas de no leído con distintos niveles de intensidad, lo que indica cómo de recientes son los cambios.

Dentro de las áreas de trabajo, las marcas de no leído aparecen en las fichas Herramienta, así como en los elementos específicos que tienen contenido nuevo, como un archivo o una línea de discusión. En cuanto lea el nuevo contenido, las marcas de no leído se quitarán automáticamente. También puede quitar manualmente todas las marcas de no leído en una herramienta o en un área de trabajo.

Herramientas de comunicación en tiempo real Todo el mundo sabe que la comunicación frecuente en el equipo es fundamental para la correcta realización de la mayoría de los proyectos. Sin esa comunicación, los problemas importantes quedan a menudo sin resolver, lo que conduce a un retraso en la entrega o, lo que es todavía peor, un malentendido sobre el resultado del proyecto final. En el nuevo mundo del trabajo todavía hay equipos que no tienen a menudo la ventaja de esas conversaciones espontáneas de pasillo donde se puede intercambiar tanta información valiosa.

Office Groove 2007 proporciona a los equipos herramientas integradas de comunicación en tiempo real para facilitar el intercambio de información tanto deliberado como espontáneo. Office Groove 2007 admite varios modos de comunicación en tiempo real para ayudar a su equipo a tomar decisiones mejores y más informadas, y a acortar los ciclos del proyecto.

Integración con Microsoft Office Communicator

Con Office Groove 2007, ahora puede aprovechar las eficaces y robustas funciones de comunicaciones en tiempo real de Office Communicator directamente desde Groove. Cuando ejecuta Groove 2007 y Office Communicator 2005 ó 2007, puede ver los estados de conocimiento (por ejemplo, conectado, no disponible o ausente) de sus contactos de Communicator directamente desde la Barra de inicio de Groove o desde un área de trabajo de Groove. Cuando hay un contacto libre, un simple clic con el botón secundario del mouse le permite iniciar una charla o una llamada telefónica en tiempo real de Communicator con ese contacto directamente desde la interfaz de Groove.


Charla del área de trabajo

Charla del área de trabajo de Office Groove 2007 permite a los miembros del equipo comunicarse en tiempo real en el contexto de un área de trabajo determinada. El conocimiento de presencia del área de trabajo le ayuda a deducir el momento adecuado para comprometer un miembro del equipo y Charla del área de trabajo le permite hacerlo en el momento preciso. Puede comunicarse en Charla del área de trabajo utilizando texto o voz, dependiendo de sus necesidades. Los mensajes de voz sólo se envían a los miembros que están trabajando activamente en el área de trabajo. Las charlas de texto, por otra parte, se envían a todos los miembros, quienes reciben una alerta parpadeante que indica que alguien está intentando comunicarse con los miembros de esa área de trabajo. Al hacer clic en la alerta, se introducen en la Charla del área de trabajo con usted.

Mensajería

Si bien Office Communicator es la herramienta ideal para la mensajería en tiempo real, Office Groove 2007 incluye una función básica de mensajería que puede ser valiosa si está trabajando sin conexión y desea enviar un mensaje rápido de texto o de voz. Puede enviar un mensaje a un miembro del equipo desde la Barra de inicio o directamente desde un área de trabajo. Es posible incrustar en el texto de los mensajes vínculos a contenido del área de trabajo, lo que ayuda a llamar la atención del destinatario del mensaje sobre una tarea determinada. Los nuevos mensajes aparecen en la bandeja del sistema con las demás alertas de Groove.

Personalice sus áreas de trabajo Desde el principio, Office Groove 2007 se diseñó para ayudar a las personas a trabajar juntas rápida y eficazmente. Para algunos equipos, eso sólo significa tener un área de trabajo donde puedan compartir archivos o participar en discusiones del equipo. Otros equipos, sin embargo, pueden requerir más herramientas específicas de procesos comerciales para la colaboración. Los usuarios avanzados pueden utilizar la herramienta Formularios de Groove y la herramienta Formularios de InfoPath de Groove para crear herramientas personalizadas del área de trabajo que satisfagan sus necesidades únicas.


Cree formularios personalizados

La herramienta Formularios de Groove lleva sus datos estructurados y sus procesos comerciales al entorno de Groove. Su equipo puede crear herramientas de formularios personalizadas para introducir y actualizar datos, obtener información detallada acerca del estado de las tareas y representar flujos de trabajo sencillos. Puede que un equipo de desarrollo desee crear un formulario de Groove para hacer un seguimiento de los incidentes o errores, por ejemplo, mientras que un equipo de ventas puede crear un formulario de Groove para compartir información sobre los clientes, los clientes potenciales y las llamadas de ventas.

Puede crear formularios personalizados directamente en la interfaz de Groove utilizando el Diseñador de formularios de Groove 2007. El Diseñador de formularios es un entorno rico y flexible que permite cualquier miembro del área de trabajo que cuente con los permisos necesarios contribuya al diseño de la aplicación. Como la mayoría de las herramientas de diseño de páginas Web, el Diseñador de formularios permite crear y realizar cambios a un formulario, y obtener una vista previa del mismo antes de publicar los cambios en el área de trabajo.

Importe un formulario de Office InfoPath 2007

Office Groove 2007 también incluye una opción para importar un formulario ya existente creado con Office InfoPath 2007. Office InfoPath 2007 proporciona un entorno de desarrollo intuitivo con todos los componentes que necesita para generar un nuevo formulario o modificar uno existente. Una vez que haya integrado su formulario en Office InfoPath 2007, puede utilizar la herramienta Formularios de InfoPath de Groove para importar el formulario en el área de trabajo. Una vez importado, los miembros del equipo pueden rellenar el formulario para efectuar un seguimiento de los aspectos relevantes para el proyecto.

Figura 8. Un formulario de Office

InfoPath 2007 en un área de

trabajo de Groove

Cree plantillas para su uso futuro

Con el tiempo, la mayoría de los equipos realizan a menudo proyectos similares, por ejemplo, el lanzamiento de un producto o un nuevo


compromiso comercial. Con frecuencia es útil emplear un área de trabajo preconfigurada para estos proyectos. Una vez que ha creado un área de trabajo para un proyecto concreto, puede guardarla (o cualquier herramienta personalizada contenida en ella) como una plantilla para su uso futuro. Las plantillas de herramientas aparecen automáticamente en la lista Agregar herramienta de Groove, mientras que las plantillas del área de trabajo aparecen en la lista Área de trabajo personalizada.


Resumen En el entorno laboral cada vez más global y móvil de hoy en día, los trabajadores de distintas ubicaciones, organizaciones y zonas horarias necesitan herramientas que les permitan colaborar fácilmente con los miembros de su equipo dondequiera que estén en el mundo.

Office Groove 2007 es un programa de colaboración fácil de usar que permite a los equipos de este nuevo entorno trabajar conjuntamente de forma fácil y decidida por la consecución de sus metas y objetivos. Los equipos que utilizan Office Groove 2007 comparten áreas de trabajo en colaboración que colocan todos los miembros del equipo, las comunicaciones, las herramientas y la información en una única ubicación accesible desde el equipo de cada miembro. Si bien quizás no pueda pasar por el despacho de su colaborador para darle en mano un documento y charlar sobre su proyecto, con Office Groove 2007 puede compartir esa misma información valiosa y colaborar de esa misma manera espontánea.


Guía de Office OneNote 2007 En el mundo laboral actual, la gente tiene que enfrentarse cada vez a volúmenes mayores de información y se pide a los equipos que trabajen conjuntamente de nuevas formas y más que nunca. La gente ha carecido de una herramienta que fuera suficientemente flexible como para capturar los numerosos tipos diferentes de información con los que debe tratar todos los días y las organizaciones pierden información valiosa porque no se captura o porque se pierde en el correo electrónico. Cuando se trata de trabajar conjuntamente, los equipos utilizan de manera predeterminada el correo electrónico para compartir información y para la colaboración, y cada vez es más difícil que los equipos estén disponibles todos a la vez.

Apúntese a Microsoft Office OneNote 2007, un bloc de notas digital que le ofrece la flexibilidad de recopilar virtualmente cualquier tipo de información (desde texto escrito a máquina, audio y vídeo a notas manuscritas pasando por dibujos, gráficos técnicos y estudios del Web y otras aplicaciones), todo ello en un único lugar. Las eficaces capacidades de búsqueda le permiten encontrar fácilmente información que antes no podía, como palabras habladas en grabaciones de audio y vídeo, y texto en imágenes o documentos digitalizados. Los blocs de notas compartidos ofrecen a los equipos un lugar donde trabajar juntos, y combinar y actualizar automáticamente las contribuciones de las personas, tanto si sus cambios se realizaron en conexión como sin conexión.

Ahora puede trabajar más eficazmente y puede encontrar lo que necesita más rápidamente utilizando las funciones de bloc de notas digital que Office OneNote 2007 ofrece para recopilar, organizar y compartir sus notas y otra información.

Características de Office OneNote 2007 Office OneNote 2007 incluye numerosas mejoras que simplifican más que nunca la búsqueda, la recopilación y el trabajo conjunto en información. Ahora puede encontrar más rápidamente el contenido que necesita y buscar con facilidad información en varios tipos de contenido. Además, Office OneNote 2007 ofrece una mejor integración con otros programas de Office, como Office Outlook 2007 y Windows SharePoint Services, y permite una colaboración más estrecha entre los miembros del equipo. Ahora tiene también más control sobre su información, ya que Office OneNote 2007 admite varios blocs de notas, lo que permite a los usuarios distinguir entre sus blocs de notas personales y los blocs de notas compartidos del equipo.


Características para simplificar el trabajo conjunto

Características de Office OneNote 2007 Ventajas

Compatibilidad con varios blocs de notas

La existencia de varios blocs de notas permite a los usuarios seguir teniendo el control de su información y permite a las organizaciones configurar blocs de notas compartidos para proyectos, reuniones periódicas u otros trabajos en equipo.

Uso compartido mejorado de los blocs de notas

Los blocs de notas compartidos ofrecen a los equipos un lugar donde recopilar notas del proyecto y del equipo, así como otro contenido. Los miembros del equipo pueden trabajar simultáneamente en un bloc de notas compartido o bien en distintos momentos desde ubicaciones diferentes; las actualizaciones se realizan automáticamente en los blocs de notas de todos los miembros del equipo.

Acceso de lectura y escritura sin conexión a los blocs de notas compartidos

Los usuarios pueden realizar cambios en los blocs de notas compartidos mientras trabajan sin conexión; los cambios se combinan automáticamente cuando se vuelven a conectar.

Posibilidad de almacenar blocs de notas compartidos en sitios de Windows SharePoint Services

Los blocs de notas compartidos almacenados en sitios de Windows SharePoint Services permiten a las organizaciones digitalizar, almacenar y archivar nuevos tipos de contenido, ya que se puede buscar el contenido de los blocs de notas de OneNote en Windows SharePoint Services.


Características para mejorar la efectividad personal


Integración mejorada con Office Outlook 2007

La sincronización bidireccional de tareas entre Office OneNote 2007 y Office Outlook 2007, y la posibilidad de tomar notas en OneNote sobre cualquier elemento de Outlook simplifican el seguimiento de los elementos de acción y de otra información importante.

Integración mejorada con dispositivos basados en Windows Mobile®

Sea más productivo mientras está fuera de la oficina tomando notas, recopilando información (incluyendo fotografías tomadas con la cámara de su teléfono) y viendo sus notas mientras no está en su equipo con un dispositivo basado en Windows Mobile.

Integración mejorada con Office Communicator

Tome notas rápida y fácilmente en una conversación de Office Communicator.

Recopile muchos tipos de contenido en Office OneNote 2007

Tome decisiones más informadas recopilando toda su información no estructurada en un único lugar; Office OneNote 2007 le permite imprimir cualquier cosa en su bloc de notas, enviar páginas Web a OneNote desde Microsoft Internet Explorer, incrustar documentos de Microsoft Office y mensajes de correo electrónico en blocs de notas de OneNote, y grabar audio y vídeo.

Características para administrar contenido


Búsqueda instantánea Encuentre rápidamente lo que está buscando mediante Búsqueda instantánea, que aprovecha el motor Windows Desktop Search e indiza el contenido automáticamente en segundo plano.

Búsqueda de Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

El motor OCR de OneNote lee texto en fotografías, imágenes o documentos digitalizados, lo que le permite encontrar información que antes no podía.

Búsqueda de audio Ahorre tiempo al buscar información relevante buscando palabras habladas en grabaciones de audio y vídeo.



Nuevo panel de organización Organice la información según sus necesidades y téngala al alcance de la mano con el nuevo panel de organización, que admite funcionalidad de tipo arrastrar y colocar e hipervínculos entre secciones de su bloc de notas.

Interfaces de programación de aplicaciones (API) para importación/exportación

Reduzca los errores y evite escribir los mismos datos en varios sistemas permitiendo que Office OneNote 2007 se conecte directamente a los demás sistemas que utiliza, como CRM y sistemas de administración de documentos.

Introducción a Office OneNote 2007 Empezar a trabajar con Office OneNote 2007 es tan sencillo como abrir el programa y empezar a escribir en cualquier lugar de la página. A diferencia de Office Word 2007 u otras aplicaciones de procesamiento de documentos, Office OneNote 2007 le ofrece la flexibilidad de escribir donde desee, como haría con un bolígrafo y un bloc de notas de papel. Y, como ocurre con el bolígrafo y el papel, no hay ningún botón Guardar en Office OneNote 2007: todo se guarda automáticamente a medida que lo escribe. Incluso aunque apague el equipo o cierre el programa rápidamente, no necesita preocuparse por perder información importante: ya está guardada. Office OneNote 2007 también crea automáticamente copias de seguridad de sus blocs de notas, lo que le da tranquilidad de espíritu.


Figura 9. Una página de Office OneNote 2007

Anatomía de un bloc de notas de OneNote

Office OneNote 2007 está estructurado en gran medida como un bloc de notas de papel, con páginas individuales, fichas y secciones para organizar categorías diferentes de información dentro de sus proyectos.


Puede hacer clic en cualquier lugar de la superficie de la página de Office OneNote 2007 y empezar a escribir, dibujar o registrar información. Pero ¿qué es una página de OneNote y cuáles son sus características principales? Veamos la distinción entre las páginas y las secciones de OneNote, que son simplemente distintos tipos de contenedores para organizar información.

Figura 10. Una página de Office OneNote 2007

Un bloc de notas de Office OneNote 2007 contiene una o más secciones y las secciones contienen una o más páginas. Las secciones aparecen como fichas coloreadas en la parte superior de la superficie de la página de Office OneNote 2007. Las páginas de una sección determinada aparecen como fichas a lo largo del eje vertical de la superficie de la página de OneNote. Puede agregar un número ilimitado de páginas a cualquier sección de OneNote, por lo que nunca se quedará sin “papel” en su bloc de notas.

Fichas de una sección de un bloc de notas

Cerca de la parte superior de la página de OneNote hay fichas que representan las secciones de un bloc de notas, de forma similar a las secciones de una carpeta de tres anillas. Puede crear tantas secciones como necesite y personalizarlas asignándoles nombre según distintos proyectos, tipos de reuniones o cualquier cosa que desee. Por ejemplo, los jefes de proyecto podrían tener un bloc de notas diferente para cada proyecto, con secciones diferentes para cada componente de un proyecto (como reuniones con proveedores, reuniones con clientes y líneas de tiempo del proyecto).


Recopilación de sus notas e información en Office OneNote 2007 La mayoría de la gente no tiene un único lugar donde pueda capturar todos los fragmentos diferentes de información que utilizan en el transcurso de su trabajo. Parte de la información reside en mensajes de correo electrónico, otra está almacenada en sitios Web y algunos detalles podrían estar en una presentación de vídeo o en un taco de papel. ¿No sería estupendo si pudiera reunir en un único lugar todas las ideas y las notas de las reuniones, los estudios Web y todo lo demás que necesita para hacer su trabajo?

Eso es lo que ofrece Office OneNote 2007: darle la posibilidad de recopilar, organizar e integrar en un bloc de notas virtual toda la información que su trabajo requiere.

Creación de un nuevo bloc de notas

Para crear un bloc de notas nuevo basta con seleccionar Archivo > Nuevo bloc de notas en la barra de menús de OneNote.

Figura 11. Creación de un nuevo bloc de notas mediante el Asistente para nuevo bloc de notas


Figura 12. El Asistente para nuevo bloc de notas

Escritura de texto en Office OneNote 2007

Cuando toma notas con bolígrafo y papel, puede colocar el bolígrafo en cualquier lugar de la página y empezar a escribir. Office OneNote 2007 proporciona la misma flexibilidad. Basta con hacer clic en cualquier lugar de la superficie de la página de OneNote y puede empezar a capturar sus ideas.

Con Office OneNote 2007 puede agrupar fácilmente temas relacionados. Por ejemplo, antes de una reunión podría crear un área para notas (un “contenedor”) titulada Agenda, una segunda área titulada Asistentes y una tercera titulada Tareas pendientes, con una tabla para capturar los elementos de acción. Durante la reunión, puede agregar rápidamente información relevante a cualquiera de esas tres áreas o puede hacer clic en otro lugar de la página para iniciar un pensamiento completamente nuevo.


Administración de contenedores de contenido

Incluso puede mover contenedores enteros de notas haciendo clic en el contorno de un contenedor (que es visible cuando deja descansar el cursor sobre él) y arrastrarlo hasta otro lugar de la página. Si arrastra un contenedor a otro puede combinar en uno el contenido de ambos contenedores. Del mismo modo, si selecciona parte del contenido de un contenedor y lo arrastra fuera del contorno de ese contenedor, puede dividir un contenedor en dos. También puede cortar o copiar un contenedor y pegarlo en otra página.

Si desea trabajar con una parte del contenido, puede utilizar la herramienta Lazo de Office OneNote 2007 para dibujar un contorno de cualquier forma alrededor del texto, un dibujo o cualquier otro tipo de contenido y, a continuación, puede cortar, pegar o mover ese contenido.

Figura 13. La herramienta Lazo


Impresión de información en Office OneNote 2007

Office OneNote 2007 tiene un controlador de impresión que le permite imprimir cualquier documento en OneNote como haría en una impresora. Con esta característica, es posible guardar cualquier documento como una imagen que se puede anotar.

Figura 14. Impresión de un documento en Office OneNote 2007

Envío de información a Office OneNote 2007 desde otros programas de Office

Puede pegar en Office OneNote 2007 prácticamente todo lo que se puede capturar utilizando las características de cortar y pegar estándar del sistema operativo Windows. Por ejemplo, Office Outlook 2007 tiene un botón Enviar a OneNote para los elementos de calendario y los contactos, y Office Communicator 2007 tiene un botón Tomar notas en la ventana de Communicator. También puede pegar hipervínculos a otros archivos y sitios Web en un bloc de notas de OneNote.

Incrustar archivos de Office y mensajes de correo electrónico en Office OneNote 2007

Además de la posibilidad de cortar y pegar entre programas de Microsoft Office, puede utilizar Office OneNote 2007 para incrustar archivos en un bloc de notas de OneNote. Puede arrastrar cualquier archivo desde Windows a una página de OneNote o puede insertar el archivo en la página si va al menú Insertar y hace clic en Archivo. Si está administrando un proyecto grande, es probable que utilice tipos diferentes de documentos para realizar el seguimiento de las partes del proyecto. Ahora puede mantener estos documentos en Office OneNote 2007 junto con todo lo demás.


Recopilación de estudios Web en Office OneNote 2007

OneNote 2007 ofrece varias funciones que le ayudan a realizar estudios de forma más eficaz capturando toda la información basada en Web que necesita en un lugar. Por ejemplo, con la característica Nota al margen puede arrastrar un estudio a un bloc de notas de OneNote mientras trabaja en un explorador. (Sugerencia: haga clic con el botón secundario del mouse en el icono de OneNote en la bandeja del sistema y, después, haga clic en Abrir nueva nota al margen o presione simplemente la tecla del logotipo de Windows y n en el teclado.) La característica Recortes de pantalla le permite seleccionar partes de páginas Web u otro contenido en la pantalla y pegarlas automáticamente en Office OneNote 2007. (Sugerencia: haga clic con el botón secundario del mouse en el icono de OneNote en la bandeja del sistema y, después, haga clic en Crear recortes de pantalla o presione simplemente la tecla del logotipo de Windows y s en el teclado.) El botón Enviar a OneNote de Internet Explorer le permite enviar páginas Web con un clic del mouse. Y, por supuesto, puede copiar y pegar simplemente. Cuando copia y pega información de un sitio Web a una página de OneNote, la dirección URL de origen se inserta automáticamente con la información, por lo que puede hacer clic en el vínculo y volver rápidamente al origen de la información.

Captura de información en un dispositivo móvil basado en Windows Mobile

Office OneNote 2007 facilita más que nunca la integración de su Smartphone o Pocket PC basado en Windows Mobile en su conjunto de herramientas de recopilación de información. Puede copiar partes de un bloc de notas de OneNote en el dispositivo, de forma que tenga la información que necesita cuando sólo tiene a mano el dispositivo. Puede capturar información nueva en el dispositivo Smartphone o Pocket PC e integrarla fácilmente en el bloc de notas de OneNote. Además, las fotografías tomadas con la cámara de su Smartphone se pueden integrar en el bloc de notas de OneNote y, suponiendo que la calidad de la imagen sea suficientemente alta, cualquier texto de la fotografía se convertirá en parte del contenido en el que se puede buscar. También puede utilizar el micrófono del dispositivo para grabar notas de voz e integrarlas en su bloc de notas de OneNote.


Inserción de imágenes en su bloc de notas

Cualquier documento imprimible se puede insertar como una imagen en color en su bloc de notas de OneNote. Por ejemplo, puede insertar un curriculum vitae en OneNote antes de una entrevista o una presentación de PowerPoint antes de una reunión. Al insertar el archivo en su bloc de notas, puede anotarlo y guardar ambos tipos de información en el mismo lugar.

Figura 15. Inserción de un documento imprimible como una imagen en color

Escritura a mano y Office OneNote 2007

Si tiene un equipo Tablet PC o un dispositivo de entrada manuscrita, puede utilizar el lápiz digital para tomar notas manuscritas o dibujar imágenes y diagramas en Office OneNote 2007. Si está utilizando un equipo Tablet PC, puede convertir la escritura a mano en texto o dejarlo como está. Y, puesto que Office OneNote 2007 aprovecha el nuevo analizador de entrada manuscrita de Tablet PC, la escritura a mano en Office OneNote 2007 es mejor que nunca.

El motor de búsqueda de OneNote trata la escritura a mano introducida en un equipo Tablet PC igual que el texto. Puede utilizar las capacidades de búsqueda de Office OneNote 2007 para encontrar información introducida como manuscrita o como texto y Office OneNote 2007 encuentra la entrada en cualquier caso.


Creación de un dibujo en OneNote

Office OneNote 2007 ofrece una herramienta de dibujo para que pueda crear dibujos en una página del bloc de notas, incluso aunque no tenga un dispositivo Tablet PC.

Figura 16. Herramientas de dibujo de OneNote

Grabación de audio y vídeo

Office OneNote 2007 lleva la recopilación de información más allá de los límites tradicionales de texto y gráficos al permitirle grabar notas vinculadas de audio y vídeo. Las notas de audio y vídeo son especialmente valiosas cuando no desea perderse nada de lo que alguien dice o hace. También puede utilizar la característica de búsqueda para encontrar rápidamente determinadas palabras o frases en textos hablados de audio o vídeo grabado.1 (Vea Búsqueda de información más adelante.)

1 Esta característica está disponible en inglés, francés, alemán, español, japonés, coreano, chino tradicional y chino simplificado.


Grabación de audio

Si tiene un micrófono conectado al equipo o integrado en él, puede grabar audio haciendo clic en Insertar y, a continuación, en Grabación de audio. Esto iniciará la grabación de audio y mostrará la barra de herramientas para que pueda detener y reproducir la grabación. Office OneNote 2007 identifica cuándo comienza la grabación de audio y, a medida que toma notas en la página, sincroniza lo que ha escrito con el audio. De esta forma, Office OneNote 2007 realiza un seguimiento del audio que apareció en el momento exacto en que se escribió cada nota.

Después, si necesita clarificar una nota determinada, basta con llevar el cursor del mouse al texto en cuestión. Aparecerá un icono de un altavoz en el margen. Al hacer clic en este icono, Office OneNote 2007 reproduce el audio que grabó mientras estaba escribiendo esa línea su bloc de notas. También puede escuchar todo el audio si hace clic en el icono de altavoz situado junto a la marca de fecha del contenedor o si hace clic en el botón Reproducir de la barra de herramientas Grabación de audio y vídeo. Si el botón Ver reproducción está seleccionado en la barra de herramientas Grabación de audio y vídeo, Office OneNote 2007 resaltará lo que ha escrito a medida que progrese el audio. Si conecta el equipo a un teléfono mediante un adaptador económico, puede grabar las conferencias telefónicas y vincular también sus notas a ese audio.

Grabación de vídeo

Si tiene una cámara de vídeo digital o una cámara Web conectada al equipo, puede grabar vídeo (y audio, si tiene un micrófono) haciendo clic en Insertar y, a continuación, en Grabación de vídeo. La misma barra de herramientas de grabación de antes controla la reproducción y la detención de la grabación. Office OneNote 2007 captura la hora y la fecha en que comienza la grabación de vídeo, y sincroniza cualquier anotación que realiza con el vídeo. Si necesita clarificar algo que ha escrito, puede dejar el cursor del mouse sobre el texto en cuestión y aparecerá un icono de un altavoz. Al hacer clic en el icono, Office OneNote 2007 vuelve a reproducir el vídeo grabado cuando se realizó la anotación. También puede reproducir todo el vídeo si hace clic en el icono de altavoz situado junto a la marca de fecha del contenedor o si hace clic en el botón Reproducir de la barra de herramientas Grabación de audio y vídeo. Si el botón Ver reproducción está seleccionado en la barra de herramientas Grabación de audio y vídeo, OneNote resaltará lo que ha escrito a medida que progrese el vídeo.


Organización, búsqueda y administración de información

Panel de exploración y organización de tipo arrastrar y colocar

Office OneNote 2007 ofrece un nuevo panel de exploración que simplifica la organización y exploración de Office OneNote 2007. El panel de exploración es similar en apariencia y comportamiento al nuevo panel de exploración de Office Outlook 2007, y se puede contraer o expandir de acuerdo con sus necesidades. Al hacer clic en un icono de bloc de notas puede cambiar fácilmente entre blocs de notas abiertos. En la parte superior del área de trabajo de OneNote seguirá viendo las conocida fichas asociadas a las secciones del bloc de notas.

Si hace clic en la flecha situada en la parte superior del panel de exploración puede expandir la vista para mostrar más detalles sobre los blocs de notas y las secciones incrustadas. Puede hacer clic en una sección de un bloc de notas y saltar a esa sección, lo que facilita considerablemente el desplazamiento entre varios blocs de notas y secciones.

Office OneNote 2007 incorpora una interfaz intuitiva de tipo arrastrar y colocar, que puede utilizar para reorganizar rápidamente sus blocs de notas, secciones y páginas. Por ejemplo, puede hacer clic y mantener presionada una ficha de sección y, a continuación, arrastrarla hasta otra ubicación entre las fichas de sección.

Mantenimiento del control de su información

Puesto que Office OneNote 2007 admite varios blocs de notas, puede determinar cuáles desea compartir y cuáles desea que sean privados. Sólo comparte lo que desea con quien desea.

Puede ayudar a proteger secciones confidenciales de su bloc de notas con contraseñas. La protección de secciones de Office OneNote 2007 cifra esas secciones. Cuando intenta tener acceso a una sección protegida, debe escribir primero su contraseña para ver el contenido de la página.

Office OneNote 2007 guarda su contraseña en memoria de forma que no tenga que volver a escribirla cada vez que regrese a la sección. Si no utiliza Office OneNote 2007 durante más tiempo del período específico (el período predeterminado es 10 minutos, pero puede configurarlo en las Preferencias de OneNote), Office OneNote 2007 vuelve a bloquear las secciones protegidas y debe escribir su contraseña para poder abrir esas secciones.


Hipervínculos

Ahora puede insertar vínculos y saltar entre distintas páginas de OneNote del mismo bloc de notas o de otros blocs de notas. De hecho, ahora puede crear hipervínculos a cualquier ubicación o documento desde dentro de OneNote. También puede crear vínculos a páginas de OneNote desde cualquier otro documento o ubicación.

Figura 17. Incrustar hipervínculos en Office OneNote 2007

Office OneNote 2007 admite vínculos a determinadas partes de otros documentos, presentaciones y páginas Web. También puede insertar vínculos a contactos, mensajes de correo electrónico y elementos de calendario individuales en Office Outlook 2007, creando así una red sólida de conexiones entre todas las personas, lugares y eventos que necesita para realizar su trabajo.

Búsqueda de información Búsqueda instantánea le permite buscar en todo el contenido de sus blocs de notas de OneNote de forma que pueda encontrar la información que necesita más rápidamente que nunca.

Con la nueva y eficaz Búsqueda instantánea integrada, puede encontrar rápidamente la información que necesita, ya sea texto de recortes Web, imágenes o documentos digitalizados, palabras habladas en grabaciones de audio u otra información en todos sus blocs de notas de OneNote. Al escribir una palabra clave, Búsqueda instantánea busca rápidamente en sus datos de OneNote, resaltando las ubicaciones donde aparece ese término de búsqueda.


Figura 18. Búsqueda de una palabra o una frase en cualquier contenido de bloc de notas de OneNote

Búsqueda instantánea puede buscar en todos sus blocs de notas de OneNote, o puede especificar una búsqueda dentro de una sección determinada, un grupo de secciones o un bloc de notas concreto. Búsqueda instantánea utiliza el motor Windows Desktop Search, por lo que tendrá una experiencia de búsqueda común en Windows, Office OneNote 2007 y otros programas de Microsoft Office como Office Outlook 2007. Indiza automáticamente el contenido en segundo plano, incluyendo imágenes digitalizadas, utilizando el motor de Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Office OneNote 2007, por lo que puede encontrar rápidamente lo que está buscando.


Búsqueda de reconocimiento óptico de caracteres

Si bien Office OneNote 2007 trata como imágenes estos gráficos y copias impresas de archivos importados, también incluye un motor de OCR que digitaliza automáticamente cada imagen para convertirla en texto. Si el motor de OCR encuentra texto dentro de una imagen, asocia ese texto a esa imagen y almacena en memoria caché ese texto en el índice de la búsqueda. De esta manera, es posible buscar en el contenido de imágenes insertadas, ya sean archivos CAD con nombres de piezas, páginas Web extraídas de Internet o cualquier otro tipo de copia impresa. Si inserta una fotografía de una tarjeta de presentación y solicita a Office OneNote 2007 que busque el nombre de la empresa que aparece en la tarjeta, aparecerá un vínculo a la imagen de la tarjeta de presentación en el panel de resultados de la búsqueda.

Figura 19. Búsqueda de una palabra o una frase en cualquier contenido de bloc de notas de OneNote


Búsqueda de audio y vídeo

Además de encontrar texto en imágenes gráficas, Office OneNote 2007 puede encontrar texto dentro de archivos de audio y vídeo. Office OneNote 2007 utiliza herramientas sofisticadas de conversión de voz a texto e intenta analizar los archivos de audio y vídeo para ver si hay contenido reconocible. Por ejemplo, si graba una emisión por Web que incluye una discusión sobre el Astrodome, una búsqueda de las referencias a Astrodome produciría un vínculo al archivo de audio en el que se hablaba de Astrodome. Si hace clic en el vínculo en la ventana de resultados de la búsqueda, Office OneNote 2007 abrirá la página con el archivo de audio incrustado y empezará a reproducir la grabación en el punto donde se empezó a hablar de Astrodome.

Administración de su información

Marcas de anotación

Office OneNote 2007 ofrece un conjunto de Marcas de anotación que pueden utilizarse para marcar elementos importantes, notas urgentes o notas que requieren un seguimiento. Puede personalizar los iconos y los nombres de sus Marcas de anotación, aplicar cualquier combinación de color de fuente y resalte a una Marca de anotación, y agregar casillas de verificación junto a la nota.

Además de establecer prioridades y marcar notas, puede utilizar Marcas de anotación para organizar su información. El Panel de tareas Resumen de marcas de anotación hace que sea fácil administrar y ver todos los elementos que ha marcado con Marcas de anotación, que se pueden ver por página, por sección del bloc de notas o por todas las secciones del bloc de notas. Al hacer clic en una nota marcada en el Panel de tareas Resumen de marcas de anotación irá a esa nota en las secciones del bloc de notas. De esta manera, puede desplazarse por las notas según los indicadores. Por ejemplo, podría personalizar una Marca de anotación como un indicador de “supervisor” y, después de una reunión, recordar todos los elementos de acción que su supervisor había mencionado.


Sincronización de tareas con Office Outlook 2003 y 2007

Office OneNote 2007 ofrece una sincronización bidireccional con Office Outlook 2007. Por ejemplo, puede sincronizar las tareas marcadas entre OneNote 2007 y Outlook 2007, de forma que un elemento marcado como una tarea en OneNote 2007 aparezca automáticamente como una tarea en Outlook 2007 (y viceversa).

También puede vincular notas de reunión a citas en el calendario de Outlook o puede vincular una nota de OneNote sobre un cliente a su elemento en la lista de contactos de Outlook. Después, si necesita encontrar información sobre la reunión en el calendario o en los detalles de contacto asociados a ese cliente, puede hacer clic en el vínculo en OneNote 2007 o puede hacer clic en el vínculo en el calendario o en la lista de contactos de Office Outlook 2007 para tener acceso a la información guardada en Office OneNote 2007.

Exportación de contenido a otras aplicaciones de Office

Office OneNote 2007 le permite mover el contenido del bloc de notas a otras aplicaciones de Microsoft Office System. Por ejemplo, puede seleccionar una página del bloc de notas y enviarla a Office Word 2007 si selecciona Archivo > Enviar página a en la barra de menús.

Compatibilidad con varios equipos

Puede editar el mismo bloc de notas en sus distintos equipos. Esto es útil cuando tiene:

• Un equipo de escritorio y un equipo portátil en el trabajo.

• Varios equipos en casa conectados a la misma red doméstica.

• Un equipo portátil en casa y un equipo en el trabajo (si puede conectar el equipo portátil doméstico a su red en el trabajo).

Office OneNote 2007 sincronizará automáticamente los cambios entre sus equipos cuando esté en conexión, incluso aunque realizara los cambios mientras no estaba conectado.

Para abrir un bloc de notas en varios equipos, basta con ponerlo en una ubicación a la que pueda tener acceso cada uno de los equipos. Cuando cree un nuevo bloc de notas, elija la opción "Lo utilizaré en varios equipos" en el Asistente para nuevo bloc de notas y Office OneNote 2007 le guiará a través del proceso.


Figura 20. Selección de varios equipos en el Asistente para nuevo bloc de notas

Para ver si su bloc de notas está actualizado, compruebe el botón de la barra de herramientas o vaya a Archivo > Sincronizar. Puede hacer clic en el botón para comprobar el estado de cada bloc de notas individual.

sincronizando cambios

actualizado

trabajando sin conexión

Trabajo con otras personas de manera más eficaz

Blocs de notas compartidos

Office OneNote 2007 ha ampliado el concepto de compartir más allá de las sesiones de uso compartido en tiempo real que ofrecía OneNote 2003. Utilizando Office OneNote 2007 y un sitio de Windows SharePoint Services o un servidor de archivos estándar puede compartir blocs de notas completos en los que varios usuarios pueden trabajar juntos al mismo tiempo o en momentos diferentes.


El bloc de notas compartido de OneNote de un equipo puede incluir una gran variedad de contenido para ayudarles a trabajar más eficazmente, incluyendo:

• Notas de reuniones o proyectos.

• Ideas de intercambio de ideas de proyecto.

• Cualquier material complementario recopilado por los miembros del equipo.

• Listas de elementos de acción.

• Borradores de informes de proyecto que los miembros del equipo pueden anotar.

• Planes de proyecto.

• Estudios Web y más.

Los blocs de notas compartidos son fáciles de utilizar y le permiten trabajar con otras personas en el mismo bloc de notas al mismo tiempo (no es necesario “desproteger” o “proteger” nada) y Office OneNote 2007 combina perfectamente los cambios de todos los miembros del equipo. En las raras ocasiones en que dos personas realizan al mismo tiempo cambios en el mismo contenedor de texto, Office OneNote 2007 muestra una alerta que indica que se produjo un error en la sincronización y genera ambas versiones para que las vea.

Crear un bloc de notas compartido

Puede crear fácilmente un bloc de notas compartido si sigue estos pasos sencillos:

1) En el menú Archivo, seleccione Compartir.

2) Elija Crear bloc de notas compartido.

Figura 21. Crear un bloc de notas compartido

3) Se abrirá un asistente y le guiará por los pasos restantes.


Invitar a otros a un bloc de notas compartido

Office OneNote 2007 hace que sea muy fácil invitar a otras personas a unirse a un bloc de notas compartido creando un mensaje de correo electrónico que puede utilizar para invitar a los participantes. Si hacen clic en el vínculo que aparece en el cuerpo del mensaje de correo electrónico, las personas a las que ha invitado se pueden unir al bloc de notas compartido.

Figura 22. Compartir notas con Office OneNote 2007


Acceso sin conexión y sincronización

Los miembros del equipo pueden trabajar en el bloc de notas compartido en sus equipos, incluso aunque estén sin conexión. En cuanto vuelvan a tener acceso a la red, OneNote reconciliará las copias locales del bloc de notas con la copia maestra guardada en el servidor y combinará los cambios realizados en todas las copias del bloc de notas compartido. Esto ayuda a garantizar que cada miembro del equipo tiene una copia actual del bloc de notas, independientemente de dónde esté o de cuándo se agregó el nuevo contenido. Todos están en el mismo sitio, incluso cuando se actualiza la página.

Protección mediante contraseña

Siempre puede conservar el control de sus notas si comparte su bloc de notas o las secciones de su bloc de notas sólo cuando lo desea y con quien desea. Por ejemplo, puede conceder acceso a algunas personas sólo a determinadas secciones de sus blocs de notas con protección mediante contraseña y puede revocar el acceso siempre que sea apropiado.

Alojar blocs de notas compartidos

Un bloc de notas de OneNote se puede compartir simplemente con almacenarlo en una ubicación desde la que otros también puedan abrirlo, como un recurso compartido de carpeta en su propio equipo, un servidor de archivos o un sitio de SharePoint (utilizando Windows SharePoint Services 2.0 o posterior). Office OneNote 2007 le guiará por la configuración de una ubicación apropiada si utiliza el menú Compartir o la opción de bloc de notas compartido en el Asistente para nuevo bloc de notas.

Alojar blocs de notas compartidos en Windows SharePoint Services

Office OneNote 2007 proporciona una manera sencilla de introducir nuevos tipos de contenido valioso en el repositorio de contenido a largo plazo de una empresa, y Windows SharePoint Services aumenta la seguridad y el valor de los blocs de notas de OneNote; Windows SharePoint Services ayuda a proteger los blocs de notas de OneNote que almacena. Además, es posible buscar en el contenido almacenado en blocs de notas de OneNote como parte del repositorio de contenido de Windows SharePoint Services. Esto hace que haya nuevos tipos de contenido disponibles para la organización, como imágenes indizadas y grabaciones de audio y vídeo indizadas.

Sesiones compartidas activas en Office OneNote 2007

Otra opción de uso compartido en Office OneNote 2007 es una Sesión compartida activa. Esta característica le permite compartir una o varias páginas de notas con otros usuarios en tiempo real. Las Sesiones compartidas activas utilizan tecnología punto a punto, por lo que no se necesita ninguna infraestructura de servidor. También son fáciles utilizar y pueden configurarse con sólo unos clics del mouse. Puede crear una Sesión compartida activa o unirse a ella mediante la opción Sesión compartida activa del menú Compartir.


También puede utilizar Office OneNote 2007 para difundir sesiones de notas a otros usuarios de OneNote, de forma que pueda compartir sus notas en tiempo real sin ofrecerles la posibilidad de interactuar con sus notas. Al final de una sesión compartida, cada usuario conserva una copia de las notas compartidas como parte de su bloc de notas, por lo que no es necesario hacer un registro de lo que se discutió.

La ventaja de las Sesiones compartidas activas es que no se requiere ninguna infraestructura de servidor y que puede compartir sus notas e información con otras personas en tiempo real. La desventaja es que una vez que termina una Sesión compartida activa, ya no está compartiendo sus notas con otros. Los cambios realizados mientras está fuera de una Sesión compartida activa no se actualizan en los equipos de los demás usuarios. A este respecto, Microsoft recomienda utilizar Blocs de notas compartidos en lugar de Sesiones compartidas activas siempre que sea posible.

Otras formas de compartir

Compartir notas mediante correo electrónico

Si hacen clic en el icono de correo electrónico de la barra de herramientas Estándar (o si utilizan la opción Destinatario de correo electrónico del comando Enviar página a del menú Archivo), los usuarios de Office OneNote 2007 que trabajan con Outlook 2003 o posterior pueden compartir sus páginas de notas con otras personas. Office OneNote 2007 crea un archivo especial que consta de copias de sus páginas seleccionadas y adjunta el archivo al mensaje. También da formato automáticamente a la información de la página (incluyendo2 los gráficos) como código HTML y la coloca en el cuerpo del mensaje de correo electrónico, de forma que incluso los destinatarios que no tengan Office OneNote 2007 puedan leer la información.

Si una página tiene archivos de audio o vídeo vinculados, Office OneNote 2007 también adjunta una copia de ellos al mensaje si ha elegido hacerlo haciendo clic en Opciones en el menú Herramientas. Los destinatarios del mensaje de correo electrónico que tienen OneNote pueden hacer doble clic en los datos adjuntos y agregar esa página a sus propios blocs de notas en una sección especial denominada Secciones abiertas recientes.

Si está utilizando una versión anterior de Outlook u otros programas de correo electrónico, todavía puede enviar notas de OneNote a otros destinatarios de correo electrónico adjuntando manualmente al mensaje el archivo que contiene las páginas seleccionadas. Ninguna de las versiones anteriores de Outlook ni otros programas de correo electrónico convierten las notas de la página de Office OneNote 2007 en código HTML para su inclusión en el cuerpo del mensaje, pero todavía puede copiar y pegar sus notas en su programa de correo electrónico.

2 El texto manuscrito y los dibujos de las notas se convierten en archivos de imagen en el cuerpo del mensaje de correo electrónico, pero conservan sus características de texto manuscrito y dibujos en el archivo .one adjunto.


Publicación de notas en un sitio Web o en un sitio Web de Windows SharePoint Services

Puede compartir fácilmente información con otras personas en modo de sólo lectura si publica las notas en una página Web de un único archivo que otros puedan ver con un explorador Web o abrir y editar en Word 2007. Utilizando la opción Publicar como PDF o XPS del menú Archivo, puede crear una copia de su página de OneNote en diversos formatos, incluyendo un archivo PDF, una página Web de un único archivo, como una sección de OneNote independiente o como un archivo de Microsoft Word 2007. Puede enviar el archivo publicado a un recurso compartido de archivos, un sitio Web o un sitio Web de Windows SharePoint Services. Incluso puede enviar los archivos a otras personas como datos adjuntos de correo electrónico. Office OneNote 2007 convierte el texto manuscrito y los dibujos en imágenes cuando publica la página en formato HTML.

API de exportación

Una interfaz de programación de aplicaciones (API) completa de exportación proporciona un vínculo sencillo a los sistemas comerciales. Puede reducir los errores y evitar tener que escribir los mismos datos en varios sistemas si conecta directamente Office OneNote 2007 a los demás sistemas que utiliza.

Resumen En el mundo laboral de hoy en día, la gente necesita herramientas que les ayuden a trabajar de forma más eficaz para aumentar su impacto y trabajar más eficazmente con otras personas.

Office OneNote 2007 se encarga de recopilar, buscar y trabajar con todos los tipos de información relevante para otras personas de su empresa. Le ayuda a capturar, organizar y compartir una gran variedad de tipos de información, desde texto y gráficos a imágenes y audio. Proporciona funciones rápidas y eficaces de búsqueda y recuperación de información, incluyendo la posibilidad de digitalizar imágenes y archivos de audio para crear texto en el que se pueda buscar, por lo que puede administrar su información más eficazmente.

Al consolidar en un único lugar toda la información que usted y su equipo necesitan para realizar su trabajo, Office OneNote 2007 le permite trabajar conjuntamente de manera más sencilla y eficaz para cumplir sus objetivos.


Otros programas de Office Enterprise 2007 Para obtener más información acerca de las características de todos los demás programas de Microsoft Office incluidos en Microsoft Office Enterprise 2007, visite www.microsoft.com/spain/office/preview/default.mspx.

Requisitos del sistema Para obtener una lista completa de los requisitos del sistema, visite www.microsoft.com/spain/office/preview/beta/sysreq.mspx. Este documento ha sido elaborado antes de proceder a la fabricación del producto y, por ello, no podemos garantizar que todos los detalles que se incluyen en el presente coincidan exactamente con el producto enviado. La información que contiene este documento representa la posición actual de Microsoft Corporation acerca de los aspectos discutidos en la fecha de la publicación. Dado que Microsoft debe responder a las cambiantes condiciones del mercado, este documento no debe interpretarse como un compromiso por parte de Microsoft y Microsoft no puede garantizar la exactitud de la información presentada después de la fecha de publicación. La información representa al producto en el momento en que se imprimió el presente documento y debe utilizarse únicamente con fines de planificación. Esta información está sujeta a modificaciones sin aviso previo. El propósito de este documento es únicamente informativo. MICROSOFT NO ASUME NINGUNA GARANTÍA, EXPLÍCITA, IMPLÍCITA O REGLAMENTARIA EN ESTE DOCUMENTO.

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