Microsoft Oficce Excel

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MICROSOFT OFICCE EXCELExcel es un programa del tipo Hoja de Clculo u hoja electrnica. Para qu sirve una hoja de clculo? Una hoja de clculo permite efectuar clculos sencillos y complejos con rapidez y precisin. Adems permite modelizar o simular situaciones con el objeto de efectuar anlisis sobre las mismas. Una hoja de clculo sustituye con grandes ventajas a las calculadoras normales, cientficas y financieras, proporcionando adems un interfaz ms adecuado para el tratamiento de problemas numricos que la simple pantalla de diez dgitos que proporcionan la mayora de las calculadoras. Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 256, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2... Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16.384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.las columnas inician con la letra A y terminan con la combinacin de las letras XFD.Para las columnas usar de la A a la Z para las 26 primeras, luego se valdr de la AA hasta la AZ para las 26 columnas siguientes, despus de la BA a la BZ, de la CA a la CZ y as hasta la ZZ; en este momento comenzar con AAA, AAB,....hasta llegar a la XFD que ser la ltima columna. En cuanto a las filas, estarn numeradas del 1 hasta el 1.048.576 lgicamente. Se deduce por tanto que para designar las celdas de una Hoja --teniendo en cuenta lo anterior--, se usar desde el A1 (primera celda de una Hoja) hasta XFD1048576 (sera la ltima celda de la Hoja).En versiones anteriores el nmero de columnas y filas cambia ejemplo en el 2003 FILAS 65536 COLUMNAS 256.

La interseccin de una columna y una fila se denominaCelda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Como ya sabrs, el lugar de interseccin de una fila con una columna, recibe el nombre de celda, y por tanto en una Hoja podremos disponer nada menos que de 17.179.869.184 celdas ( ms de diecisiete mil millones de celdas !!). Esto har que sea prcticamente imposible que puedas llenar una Hoja, pero siempre ser bueno disponer de espacio suficiente...Toda celda es susceptible de hacerle modificaciones, normalmente tiene un alto de 15,00 (20 pixeles) y un ancho de 10,71 (80 pixeles). Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Los datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos 1. Datos numricos: una vez seleccionada la celda se pueden introducir los datos numricos. Las fechas, horas y porcentajes se consideran como datos numricos por lo que se los trata como a estos. 2. Texto: Para introducir un texto se selecciona una celda y luego se introduce el texto. Un dato

tipo texto es de naturaleza alfanumrica, o sea, que puede tener como caracteres; letras, nmeros y smbolos, la cantidad mxima de caracteres es de 16.000.

3. Frmulas y funciones: las frmulas y funciones es uno de los aspectos donde Excel demuestra su potencia. Para introducir una frmulas o funcin hay que anteponer cualquiera de los signos: "=", "+" o "-", pues de lo contrario Excel interpreta que se esta introduciendo texto. Las funciones son expresiones que devuelven un resultado y se pueden aplicar sobre datos de cualquiera de los 3 tipos. Hay funciones que actan sobre textos, otras sobre valores numricos, otras sobre fechas y como estas se pueden anidar , tambin una funcin puede ser el argumento de otra.OTRO SISTEMA DE REFERENCIA PARA FILAS, COLUMNAS Y CELDAS.Hemos visto por tanto la forma en que Excel 2007 trata las filas y columnas, as como las celdas de cualquier Hoja por defecto. Sin embargo, tambin se podr hacer que Excel trabaje con el sistema F1C1, mediante el cual representa las filas con la "F" y las columnas con la "C" seguidas ambas por un nmero; para entenderlo mejor te dir que la celda que normalmente llamaramos C4, en este nuevo formato pasara a ser F4C3.

Se trata de picar en el botn de Office e ir abajo a Opciones de Excel, que nos llevara a esta pantalla: -

Aqu, tendramos que elegir en la parte izquierda el apartado Frmulas y a la derecha

activaramos la casilla Estilo de referencia F1C1; finalmente tendramos que picar sobre el botn Aceptar para que pasase a dicho sistema de Excel 2007:-

A partir de este momento, Excel pasara a designar las celdas mediante este nuevo sistema. Si quieres volver al anterior, no tendras ms que seguir los pasos explicados y en esta ocasin deseleccionar la casilla: Estilo de referencia F1C1, as de sencillo.

PRESENTACION DE LA HOJA DE CALCULO Botn de Office: Es una novedad en las versiones 2007 de Office, y adems til, por cuanto nos permitir acceder de forma rpida a partes tan interesantes como "Nuevo", "Abrir", "Guardar y Guardar como...", adems de "Imprimir", "Cerrar" y otros...Tambin podremos desde l acceder a las "Opciones de Excel". Barra de herramientas de acceso rpido: Tambin es una novedad en versiones 2007, y nos permitir colocar ah varios botones de las tareas que ms usemos, de forma que podramos decir se trata de un atajo para trabajar con partes de Excel. En este lugar podremos colocar botones por ejemplo que nos permitan "Guardar", o "Imprimir" y otras muchas acciones, lo que nos ahorrar tiempo al no tener que buscar estas herramientas en las fichas de Excel 2007. Aprenders a lo largo del curso cmo se pueden agregar botones (y/o eliminarlos) as como hacer que la barra aparezca debajo de la cinta de opciones..., lo veremos. Barra de Ttulo: Nos mostrar siempre el ttulo del Libro que tengamos activo; en principio, si no lo hemos guardado con un nombre, Excel le dar el de "Libro1, Libro2...etc.), pero en el momento en que lo hayamos guardado, aparecer el nombre que le dimos. Fichas: Son unas pestaas que contienen todas las herramientas de Excel agrupadas por categoras, as por ejemplo la ficha "Inicio" contiene unas herramientas agrupadas en las categoras de "Portapapeles", "Fuente", "Alineacin", etc...Cada una de esas categoras a su vez, contienen una serie de botones que nos permitirn realizar tareas concretas. Tanto las fichas como las categoras son sumamente intuitivas, de forma que con solo leer el enunciado nos haremos una idea de su contenido. La forma de trabajar con las fichas, es sencilla ya que se trata de hacer clic sobre ella para que nos muestre las categoras con la

tarea concreta que necesitamos realizar. Cinta de opciones: Es el grupo de botones que aparece siempre siempre debajo de las Fichas. Cada ficha contiene una serie de categoras que a su vez engloban un conjunto de tiles representados por botones. A este grupo de categoras y botones es a lo que llamamos "cinta de opciones" que es de suma importancia conocer, as como la tarea que lleva a cabo cada una. Botn de ayuda: Nos permitir en cualquier momento tener acceso a la "Ayuda de Microsoft Excel 2007". Con un clic sobre este botn, nos aparece la excelente ayuda de la aplicacin, la cual nos podr sacar de ms de un apuro. Aqu podremos realizar consulta sobre un tema del que tengamos dudas, y tendremos la respuesta de inmediato.-

Barra de frmulas: En esta ventana podremos escribir directamente frmulas y otros datos -como veremos en el curso--. En la imagen de arriba puedes ver un ejemplo, donde le ingreso una frmula (una multiplicacin), siempre con el signo "=" delante, y me dar el resultado en la celda activa en ese momento. Encabezados de fila y columna: Son las letras y nmeros que se encuentran en la parte superior y en la izquierda respectivamente, y que identificarn en todo momento una posicin (la celda activa). Son fundamentales en Excel 2007, ya que nos permiten identificar cualquier lugar dentro de una hoja, pudiendo ser una celda o un conjunto de ellas. Por ejemplo en la imagen de arriba, el resultado de la multiplicacin aparece en la celda B6, que es conde convergen ambos encabezados. rea de referencia: Es el espacio situado a la izquierda de la barra de frmulas, y tiene importancia ya que nos permite conocer en todo momento la celda en la que nos encontramos. Puedes ver en la imagen de arriba que efectivamente, nos est indicando la celda B6.

Hojas de las que consta un Libro: Tambin llamado "Fichas de Hojas" por ser el lugar en que efectivamente se encuentran las fichas que contienen las hojas de un Libro. En principio aparecen tres (nombradas por defecto como "Hoja1, Hoja2, Hoja3), pero ya veremos como se pueden ampliar con tantas hojas como necesitemos de una forma muy sencilla y como se pueden renombrar por el ttulo que nos interese; lgicamente son muy tiles para movernos sin dificultad por dichas hojas. Botones para vistas: Fcilmente se deduce que mediante estos botones podremos cambiar fcilmente de vista en nuestra hoja de clculo. Veremos en otro Tema la forma de trabajar con dichas vistas. Zoom para vista: Que nos permite ampliar o disminuir el tamao de nustra hoja mediante el deslizador situado en el centro, el cual podremos mover hacia el "+" (aumentar tamao) o hacia el "-" (disminur). En la parte izquierda nos muestra siempre el tamao de zoom en porcentaje (100% normalmente). Barras de desplazamiento: Conocidas por todos ya que aparecen en cualquier aplicacin; nos permitirn el desplazamiento por la hoja, bien hacia derecha/izquierda o bien hacia arriba/abajo.

HERRAMIENTASCOMO AGREGAR NUEVAS HOJAS, RENOMBRARLAS, ELIMINARLAS EN EXCEL 2007 Por defecto, Excel 2007 trae includas 3 Hojas de clculo, que en ocasiones pueden resultar escasas; de ocurrir as sera necesario crear nuevas Hojas, lo que es muy sencillo. Para crear una nueva Hoja en Excel, tienes que ir abajo: -

Simplemente picando sobre el icono que te indico en la imagen vers como aparece una nueva Hoja en tu Libro.

Otra forma de crear una nueva Hoja es picando con botn derecho sobre una de ellas, lo que har que te aparezca el siguiente desplegable:

No tienes ms que picar sobre Hoja de clculo en el cuadro de dilogo que aparece, para que una nueva Hoja se creeen tu Libro Excel: -

CAMBIAR NOMBRE A UNA HOJA EXISTENTE De forma igual de sencilla, podrs cambiar el nombre de una Hoja, de modo que el consabido "Hoja1", "Hoja2", etc..., tenga el nombre que desees o te interese. Para ello no tienes ms que hacer clic con botn derecho sobre la Hoja que deseas cambiar:

Ahora solo tienes que teclear el nuevo nombre (yo en el ejemplo, a la Hoja5 la cambio por Nueva): -

ELIMINAR UNA HOJA QUE YA EXISTE Si lo que queremos es que una Hoja existente desaparezca de tu Libro, tan sencillo como hacer un clic con botn derecho sobre esa Hoja y en el desplegable elijo Eliminar: -

Con lo que la llamada Nueva, habr desaparecido. -

Habrs podido comprobar de qu forma tan sencilla podrs agregar cuantas Hojas necesites en tu Libro de Excel 2007; adems puedes eliminarlas o cambiarles el nombre con tan solo unos pocos clics de ratn... COMO MOVER U OCULTAR HOJAS EN LIBRO DE EXCEL 2007 Seguimos aprendiendo ms cosas sobre las Hojas, en esta ocasin vamos a ver como podemos mover una Hoja de ubicacin, es tan sencillo como "arrastrar": -

Tendremos que "soltar" en el lugar exacto donde queramos (que nos indica la flechita negra que puedes ver arriba):

Has visto por tanto como la llamada Hoja4 ha sido movida hasta colocarla justo despus de la llamada Hoja1. DAR COLOR A UNA ETIQUETA DE HOJA Si te interesa, puedes hacer que la pestaa de etiqueta de una Hoja aparezca con un color (por ejemplo si queres hacer que destaque porque sea ms importante para t). Para ello, no tienes ms que ir a: -

Elijes color en el selector y este quedar aplicado a la pestaa.

OCULTAR UNA HOJA Tambin podrs hacer que una Hoja de tu Libro Excel quede oculta (que no eliminada). Para ello haces clic con botn derecho y elijes Ocultar: -

HACER QUE VUELVA A MOSTRARSE UNA HOJA OCULTA Y la operacin contraria, si una Hoja que tienes ocultada deseas que vuelva a mostrarse: -

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Opciones de Autorelleno Microsoft Excel dispone de numerosas herramientas y ayudas para realizar varias tareas con los datos ingresados en las hojas, una de estas son las opciones de autorelleno, por ejemplo si deseamos ingresar datos con los meses del ao, basta con escribir el primer mes enero, luego para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses, basta acercar el cursor a la parte inferior derecha de la celda donde se encuentre el mes de enero y observemos que las cruz del cursor toma una forma ms delgada, es entonces que debemos mantener oprimido el botn izquierdo del ratn y desplazarlo hacia abajo para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses una vez que soltemos el cursor, como lo podemos observar en la siguiente imagen:

De igual forma se puede hacer una prueba con los das de la semana empezando el lunes, una vez que se haya hecho el desplazamiento hasta que aparezca el da domingo, si se contina con este desplazamiento vamos a observar que aparece otra vez el da lunes, esto siempre va a suceder con este tipo de datos.MAS OPCIONES DE "AUTORELLENO": LISTAS PERSONALIZADAS EN EXCEL 2007 Hasta ahora, en las dos lecciones anteriores hemos aprendido las distintas formas de usar la opcin de autorelleno, pero sabes que puedes t preparar tu propia lista?. Efectivamente, no tienes por qu limitarte a usar las listas de Excel 2007 sino que puedes prepararte listas personalizadas para usar en determinadas ocasiones. ** Imagnate que sueles crear Hojas donde aparecen con frecuencia listas de empleados de tu empresa (para realizar facturas, listado de empleados, etc...). No sera lgico que cada vez tuvieses que teclear dichos nombres..., es ms lgico crearte una lista propia y usar autorelleno. Veamos: -

Para crear una lista personalizada de autorelleno, nos iremos a las Opciones de Excel (ver imagen de arriba); aparecer entonces: -

Si no te aparece activado Ms frecuentes en la parte izquierda, pica en esa opcin; ahora en la parte

derecha pica sobre el botn Modificar listas personalizadas...: -

Y ahora viene lo importante, en la zona central ( Entradas de lista ) debes teclear todos los nombres de los empleados (uno cada vez y ) de uno en uno hasta tenerlos todos. En el ejemplo tecleo: Antonio, Isabel, Julio, Pedro Luis, y dinalmente Begoa. Una vez escritos todos, picamos sobre el botn Agregar: -

Aceptamos ahora todos los cambios, con lo cual ya tendremos nuestra lista personalizada guardada. Ahora vamos a nuestra Hoja y donde queramos nos colocamos y tecleamos el nombre del primero ( Antonio ): -

Slo nos falta ahora proceder a "arrastrar" como ya hemos aprendido, y podrs comprobar que tu nueva lista personalizada funciona perfectamente. Vers como v colocando en cada celda los nombres de los empleados de tu empresa (puede ser en horizontal o en vertical): -

Sencillo y muy til a la vez, sin duda sabrs sacarle partido en muchas ocasiones al manejo de las listas personalizadas de autorelleno en Excel 2007NOTA: La eliminacin de una lista es muy sencilla: sigue los pasos explicados, pica en la parte izquierda (Listas personalizadas:) en la lista que deseas eliminar y ahora tan solo tienes que picar en la parte derecha en el botn Eliminar.