Microsoft Power Point Sergio Elcunovich Herramientas Para El Manejo De La Informacion Y

Centro de Capacitación

& Formación Gerencial

1

Conferencia“Controllers 2004”

Sergio Elcunovich

Service Corporation InternationalJardin del Pilar S.R.L.



2

• SCI -Service Corporation International- es la compañía de servicios funerarios de mayor prestigio con presencia en 18 países en 4 continentes..

• Posee en el mundo 2.225 funerarias, 417 cementerios y 183 crematorios

• En nuestro país, coordina los servicios de los más reconocidos cementerios privados y cuenta con importantes casas funerarias.

Nuestro Grupo



3

Nuestros cementerios ...



4

Nuestras casas funerarias...



5

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LA CREACIÓN DEL VALOR DEL

REPORTING



6

Gestión de la información, gestión del conocimiento…

“Un gramo de información vale un kilo de datos;un gramo de conocimiento vale un kilo de información;un gramo de entendimiento vale un kilo de conocimiento;un gramo de sabiduría vale un kilo de entendimiento.”

Russell L. Ackoff, “Recreación de las Corporaciones”.



7

NECESIDAD DE NUEVAS TECNOLOGÍAS



8

Entorno

� Globalización.� Competencia agresiva � Avance tecnológico en materia de comunicaciones..� Cambio en la importancia relativa de los factores

económicos: de la tierra, capital y trabajo al capital Intelectual (conocimiento).

� Menor tiempo para la toma de decisiones.� Fusiones y Adquisiciones (volumen, desuniformidad)



9

El reporte financiero y el Rol del Departamento de Finanzas.

Desde

� una filosofía exclusivamente “desde abajo hacía arriba”

� y una relación de poder con otros departamentos de la compañía

Hacia

� una filosofía de “compartir la información para ayudar a la creación de valor”



10

Rol creciente…tareas multiplicadas

� Recopilar, comprobar, manipular datos� Presupuestación� Consolidación� Reporting� Análisis� Revisión y aprobación� Gestión de procesos� Validaciones

� …



11

… y sistemas saturados

� Cantidad creciente de información a manipular� Cambios continuos de estructura a aplicar� Los sistemas tradicionales, basados en datos extraídos de

las distintas fuentes (ERP, contabilidad, RRHH, etc) e integrados en hojas Excel no pueden responder a estas necesidades



12

Hojas de cálculo desbordadas

� Normalmente indocumentadas

� Restricción de volumen de datos

� Mantenimiento costoso (estructuras cambiantes)

� Integridad de datos escasa

� Interfaces con otros sistemas difícil

� Capacidad de análisis multidimensional limitado (tablas dinámicas)



13

El reto tecnológico

• Superar los obstáculos que hoy dificultan el trabajo– Automatizar las tareas mecánicas

• Recopilación de información segura• Consolidación rápida



14


• Y fomentar las tareas que agreguen valor– Distribución y compartimiento de la

información– Análisis profundo– Simulación de escenarios

(presupuestación, rollingforecast,…)



15


PASADO

Sistemas TransaccionalesHOY

FUTURO

Aplicaciones Analíticas



16

Respuesta tecnológica a necesidades del management

“Set de herramientas para la recolección de datos y manejo de la información, que implementa soluciones orientadas al usuario final para apoyar la toma de decisiones, aprovechando la información disponible en cualquier parte de la organización”.

=Business Intelligence



17

• Data Warehouse: Repositorio completo de datos de la empresa previo proceso de selección, depuración, transformación, organizados del modo que la empresa los utilizara.

• Data Marts: Repositorio parcial de la empresa, donde se almacenan datos tácticos y operativos.

Glosario de Business Intelligence (BI)



18

• DSS (Decision Support System): Incorporan reglas de decisión y análisis de datos no predefinidos en la posibilidades de un EIS (por qué?)

– OLAP (On Line Analytical Process): Principal componente de DSS: análisis multidimensional, volumen de datos, drill down, drill through.

– Data Mining: Técnicas de análisis de datos encaminadas a obtener información oculta en un repositorio de datos (predictivos, segmentación, descubrir sin hipótesis).

– Query and Reporting Tools: Disminución o eliminación de la dependencia de los departamentos tecnológicos.

Glosario de Business Intelligence (BI) (cont.)



19

EIS ( Executive Information System): Herramientas para proveer información a los ejecutivos de lo que quieren controlar, proveyendo visualización simultanea de diferentes indicadores, en forma amigable y sencilla.– BSC (Balance Scored Card): Herramienta para medir el

desempeño de las empresas para alcanzar sus objetivos de mediano y largo plazo desde diversas perspectivas.

Glosario de Business Intelligence (BI) (cont.)



20

Business Intelligence

DataWarehouse

OLAP DATAMINING

QUERY AND

REPORTING

TOOLS

BALANCE

SCORECARDE.I.S

EIS

DSS



21

� Análisis multidimensional de la información� Proyecciones, tendencias y simulaciones� Tiempo de respuesta� Volumen de datos� Calidad de la información� Accesibilidad� Reducción de costos operativos� Democratización de la información� …..

Algunas ventajas del BI



22

Caso SCI Argentina: Integración Gestión y Análisis de la Información



23

Antecedentes

�17 Empresas locales familiares adquiridas entre 1997 y 1999 por una Corporación Americana SEC

�Diferencias conceptuales en el manejo del Negocio

�Falta de solución tecnológica Corporativa�Políticas contables e impositivas diversas�70.000 Clientes �Permanencia de ex Accionistas en cargos

directivos



24

Antecedentes (cont.)

� Diferentes sistemas transaccionales� USGAAPs� Necesidad de manejo de la información integrada sin

perder la individualidad legal o de negocio� Información histórica poco confiable� Baja calidad de datos o ausencia de los mismos� Reporte mensual al exterior� Enfoque bottom-up



25

“El Desafio”...

Unificar la gestión de negocios



26

Limitaciones

� Restricciones contractuales� Falta de una visión común� Soportar nuevos requerimientos� Grado de madurez organizacional� Posibilidad de soluciones Corporativas para la

Región.� Presupuesto



27

EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN



28

AR - OP

Paz

Solomon

2.06

AR - OP

Memo

Cobol

AR

Gloriam

AR - OP

Campanario

AR

L.Costa

Contabilidad

Paz

Solomon

AP

Paz

Solomon

AP para todas las compañias

Solomon 2.06

Contabilidad para todas las compañias

Solomon 2.06

CRM

BUC

WEB

Telem

agic

AR - OP

Campanario

Solomon

2.06

AR - OP

Gloriam

Solomon

2.06

AR

Todas las

Funerarias

Strad – Sol 4

AP para todas las compañias

Solomon 4.01

Caja consolidada para todas las compañias

Solomon 4.01

Contabilidad para todas las compañias

Solomon 4.01

Datawarehouse Cuentas a Cobrar, Contratos y Ventas

AR - OP

Lujan

Cobol

OLAP Financiero y Ventas



29

SOLUCIONES DE BI APLICADAS



30

Base Única de Contactos (DSS/ RT)



31

CRM (DSS/ OLAP)



32

Análisis Multidimensional y Reporte (OLAP)

CogsCogsMarginMargin

Total Exp.Total Exp.ProfitProfit

TVTV

VCRVCR

JanJanFebFeb

Qtr 1Qtr 1MarMar

EastEast WestWestActualActual ActualActualBudgetBudget BudgetBudget

JanJanFebFeb

Qtr 1Qtr 1MarMar

JanJanFebFeb

MarMarAprApr

EastEast

WestWest

ActualActualBudgetBudget

VarianceVarianceForecastForecast

SalesSales MarginMarginTVTV TVTVVCRVCR VCRVCR

ActualActualBudgetBudget

VarianceVarianceForecastForecast

WestSFSF

LALADenverDenver

SalesSales

MarginMargin

CameraCameraTVTV

AudioAudioVCRVCR

FebruaryFebruary MarchMarchActualActual ActualActualBudgetBudget BudgetBudget

CameraCameraTVTV

AudioAudioVCRVCR

JanJanFebFeb

MarMarAprApr

TVTV

VCRVCR

EastEastWestWest

TotalTotalSouthSouth

EastEastWestWest

TotalTotalSouthSouth

ActualActual BudgetBudgetSalesSales SalesSalesMarginMargin MarginMargin



33

IMPACTO DE LAS SOLUCIONES



34

88.04% 91.55%87.27%

87.83%89.01%

89.89%

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

120.00%

2003 2004 2003 2004 2003 2004

4 5 6

Vencida

Final i zada s/ r etr aso

Final i zada c/ r etr aso

A Vencer

Empr esa (Todas)

Cant de Tickets

Mes de l l amada Año de l l amada

Estado

Atención de Clientes (CRM/ BUC)



35

Atención de Clientes (Cont.)

�Mejora en la comunicación: alineación de mensaje

�Eficiencia en la distribución de los recursos

�Anticipación del comportamiento de Clientes�Medición de la calidad de atención �Desarrollo de distintas estrategias con

impacto en los Clientes



36

Gestion de Clientes Morosos

Estado del Contrato ACTIVOLocalidad All LocalidadProducto All ProductoFecha_Contrato All Fecha_ContratoUbicación All UbicaciónMedio All Medio

Cantidad Saldo AlGrupo Gestion 2002-06 2003-06 2004-06MOROSOS COBRANTIA

GESTION EXTERNA 5.832 7.141 8.104GESTION INTERNA 16.493 13.503 8.341

Total MOROSOS * 22.325 20.644 16.445



37

Gestión de Clientes Morosos

16.493

13.503

8.341

5.8327.141 8.104

22.32520.644

16.445

0

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

Gestion Interna Gestion Externa Total

Jun-02

Jun-03

Jun-04



38


Contar de Cliente Campaña

Gestor SIN CAMPAÑA

CAMPAÑA BLANCA

CAMPAÑA AMARILLA

CAMPAÑA CELESTE

CAMPAÑA AZUL

CAMPAÑA ROJA

CAMPAÑA VERDE

Total general

% Sobre el Total

VIVIANA TEIXEIRA MENDEZ 36 362 223 193 20 31 4 869 12,85

SAMANTA SCHWITZKY 34 344 225 194 33 38 8 876 12,95

MARIA FERNANDA AMEZTOY 28 348 217 189 23 35 5 845 12,49

PAOLA BEATRIZ AGUILERA 43 342 218 201 30 36 5 875 12,93

DIEGO GABRIEL OLIVETO 28 347 186 156 27 20 3 767 11,34

MERCEDES ALBA LOPEZ 26 351 213 142 36 30 4 802 11,86

ANDREA C. GELVEZ RIOS 47 348 202 210 27 32 4 870 12,86

DIEGO HERNAN NOBLIA 36 351 221 185 35 28 5 861 12,73

Total general 278 2.793 1.705 1.470 231 250 38 6.765 100,00



39


Información disponible:

� Comparativo de periodos� Información en $ y cantidad de casos� Apertura por grupo de clientes (morosos, normales)� Apertura de deuda por producto� Apertura de deuda por Marca / zona geográfica� Cobranzas por segmento, etc.



40


Acciones:

� Segmentación� Controles preventivos (scoring)� Tercerización de la gestión � Reducción de costos de cobranzas� Gestión de campañas por segmento� Utilización de nuevas tecnologías (IVR)



41

Reporting, Control de Gestión

Suma de YTD JulioAGRUPAC. FIJO-VARIABLE Total04 VENTAS 100,000,00060 VARIABLES -20,000,00065 SEMI VARIABLES -2,000,00070 FIJOS -15,500,000Total general 62,500,000

Suma de YTD JulioAGRUPAC. FIJO-

VARIABLEGRUPO PRINCIPALES RUBROS Total

70 FIJOS 95 OTROS GASTOS -800,00094 GASTOS DE ENVIO Y CORRESPON -100,00093 GASTOS DE COBRANZAS -1,000,00092 GASTOS GENERALES -800,00091 PAPELERIA Y UTILES -100,00090 MARKETING -2,400,00089 MOVILIDAD Y VIATICOS -800,00088 TELEFONIA Y COMUNICACIÓN -100,00086 SEGUROS -3,000,00084 SIEMBRA Y MANT DE PARQUES -800,00083 BIENES DE USO -100,00082 GASTOS SOBRE INMUEBLES -1,000,00081 HONORARIOS -800,00075 OTROS GASTOS DEL PERSONAL -100,00074 CARGAS SOCIALES -1,000,00073 SUELDOS Y JORNALES -800,000110 OTROS INGRESOS Y EGRESOS -800,000100 GASTOS NO OPERATIVOS -1,000,000

Total 70 FIJOS -15,500,000Total general -15,500,000

Suma de YTD Julio Negocio

AGRUPAC. FIJO-VARIABLE

GRUPO PRINCIPALES RUBROSCEMENTERIOS

Y CREMATORIOS

SERVICIOS FUNERARIOS

Total general

70 FIJOS 95 OTROS GASTOS -560,000 -240,000 -800,00094 GASTOS DE ENVIO Y CORRESPON -70,000 -30,000 -100,00093 GASTOS DE COBRANZAS -700,000 -300,000 -1,000,00092 GASTOS GENERALES -560,000 -240,000 -800,00091 PAPELERIA Y UTILES -70,000 -30,000 -100,00090 MARKETING -1,680,000 -720,000 -2,400,00089 MOVILIDAD Y VIATICOS -560,000 -240,000 -800,00088 TELEFONIA Y COMUNICACIÓN -70,000 -30,000 -100,00086 SEGUROS -2,100,000 -900,000 -3,000,00084 SIEMBRA Y MANT DE PARQUES -800,000 -800,00083 BIENES DE USO -70,000 -30,000 -100,00082 GASTOS SOBRE INMUEBLES -700,000 -300,000 -1,000,00081 HONORARIOS -560,000 -240,000 -800,00075 OTROS GASTOS DEL PERSONAL -70,000 -30,000 -100,00074 CARGAS SOCIALES -700,000 -300,000 -1,000,00073 SUELDOS Y JORNALES -560,000 -240,000 -800,000110 OTROS INGRESOS Y EGRESOS -560,000 -240,000 -800,000100 GASTOS NO OPERATIVOS -700,000 -300,000 -1,000,000

Total 70 FIJOS -11,090,000 -4,410,000 -15,500,000Total general -11,090,000 -4,410,000 -15,500,000



42


65%

14%

12%

8%

61%

18%

12%

8%

67%

12%

12%

9%

57%

12%

13%

18%

55%

12%

26%

8%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Po

rcen

taje

est

ruct

ura

fij

os

GLORIAM PAZ CAMPANARIO LUJAN MEMORIAL

Sueldos y relacionados Gastos sobre inmuebles Bienes de Uso Otros



43


Ventajas:

� Optimización de recursos� Reducción de costo de auditoria externa� Cada usuario arma su set de reportes� Potencia análisis económico: por negocio, centro de

costos, sucursal, etc.� Aumenta la efectividad en la toma de decisiones.� Democratiza el control de gestión.� Disminución tiempos de análisis y gestión de

reportes� Anticipación (Prevención)



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Para Terminar...

�No existe la bala de plata �Manejar el concepto de Tecnología aplicado al

negocio�Tener visión de mediano plazo, un paso

adelante y no dos�Evitar el efecto el túnel�Buscar el mejor ROI�Evaluar la etapa de madurez organizacional�Buscar apoyo dentro de la Organización�Consultar otras experiencias



45

Fin de la presentación

Muchas gracias por su atención!

SERGIO ELCUNOVICH- SCI

[email protected]

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