Miembros del Equipo de Crisis

una guía sobre la definición de roles para afrontar crisis dentro de AFS

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Esta guía ofrece un pequeño esbozo descriptivo de los integrantes del Equipo de Crisis de AFS. El equipo principal está conformado por personal del Staff de la Oficina Nacional de Bogotá; sin embargo, se hace necesario y urgente que cada Comité Local implemente un plan de acción que abarque la mayor cantidad de situaciones posibles y que defina roles durante una crisis.Con el fin de ofrecer una guía para definir estos roles, fue creado este manual. Por favor, léalo, estudie su caso particular y comience a planear un plan de acción adecuado a sus necesidades locales y posibles amenazas.

Líder del Equipo (LE):

El Líder del Equipo es responsable de coordinar las reuniones y las actividades de los varios miem-bros del Equipo de Manejo de Crisis. El LE debería permanecer informado sobre las acciones de cada miembro del equipo y, estando en situaciones de Nivel II o III, debe estar listo a reportar la situación a las autoridades de AFS apropiadas, tales como los Directores Nacionales de los países socios (si no están actuando como LE), la Junta de los países socios (si el Director Nacional del país socio está actuando como el LE), y al LE o cualquier otra persona que se considere apropiada en AFS Internac-ional.

Documentador (DOCU):

El DOCU es responsable de mantener el archivo de la crisis y asegurarse que los registros necesarios están siendo tomados. Otro rol importante es el de mantener informados a los miembros del equipo sobre la evolución de la información, tal como las preguntas que necesitan ser respondidas o la infor-mación que necesita ser aclarada. En algunos casos, este rol puede ser desempeñado por el Miembro Interno del Equipo (INT), pero una crisis de mayor magnitud requerirá una persona que se dedique exclusivamente a registrar los eventos sujetos a rápido y constante cambio.En cualquier punto, el DOCU debería estar en capacidad de responder con detalles las siguientes preguntas:

1. ¿Quién está involucrado?2. ¿Qué acciones ha implementado la Organización hasta el momento?3. ¿Qué acciones está implementando la Organización en este momento?

Miembro Interno del Equipo (INT):

El INT es el contacto para individuos directa-mente afectados o involucrados en la crisis. El INT enfoca su trabajo en corregir o contener la situación o en traer de vuelta a la normalidad las relaciones que se dan dentro del mundo de AFS. El INT es la persona que, durante la crisis, se encarga de realizar, de forma inmediata, las llamadas a los Socios que se consideren ap-ropiados, a AFS Internacional, a las familias, al Staff y/o a los voluntarios. Es trabajo del INT ser el ente conductor hacia las personas relacionadas con AFS que están involucradas directamente en la crisis y también actuar como tal desde los involucrados y hacia AFS. Si se necesita llevar a cabo más llamadas que las que el INT pueda manejar, su trabajo también incluirá la administración de “redes de teléfono”.

Miembro Externo del Equipo (EXT):

El EXT llama y coordina la respuesta con las partes que se encuentran fuera del mundo AFS. Esto puede incluir a las autoridades como la policía o los oficiales de salud. El EXT también responde a los interrogantes sobre la crisis, provenientes de las partes externas en cuestión. El EXT debería ser la fuente oficial de información que fluye hacia AFS Internacional y hacia los socios. Su trabajo debería ser el de asegu-rarse de que todas las personas que están manejando la crisis dentro de AFS están trabajando tanto como sea posible al mismo tiempo y con la misma información. El EXT debería ser también la fuente de información externa para la persona encargada de los medios de comunicación, o directamente con los medios de comunicación (si la persona encargada de los medios de comunicación no fuera necesaria en tal crisis).

Contacto de Medios de Comunicación (CMC):

El CMC responde a las demandas de información de todas las manifestaciones de medios de comunicación, tales como la televisión, la prensa escrita, la radio, las entrevistas o el internet. Todo contacto con los medios de comunicación debe es-tar canalizado a través de esta persona. El trabajo de esta persona también con-siste en estar disponible y atento a los medios de comunicación, así como tam-bién, para representar AFS en una manera hábil e informada. El CMC trabaja con información de AFS proveniente de el kit de medios de comunicación, así como con la información proveniente del EXT y el LE.

Miembro Legal del Equipo (Legal):

El Legal es responsable por la identificación de cualquier asunto legal asociado con la crisis, la coordinación del trabajo de otros abogados involucrados, la re-visión de los documentos creados por el DOCU y de la consejería del LE cuando se considere apropiado.

Coordinador de Viajes (CV):

El CV dará aviso al equipo de crisis sobre todos los aspectos relacionados con viajes y que tengan que ver con una situación específica (como una evacuación). El CV será responsable por el trabajo con los demás socios afectados y con AFS Internacional para coordinar la compra o cambio de todos los tiquetes en caso de que tales desplazamientos sean necesarios.

Miembro de Comunicaciones y Tecnología (TEC):

El TEC es responsable por el trabajo con el LE para asegurar la continuidad de recursos informáticos y tecnológicos que se necesiten en un evento de crisis. En particular, el TEC se asegurará que otros recursos, tales como direcciones de email alternas o acceso re-moto a internet, estén disponibles para los miembros del equipo de manejo de crisis en caso que la Oficina Nacional se encuentre cerrada. El TEC usará varios recursos para

asegurarse de que los cambios en la situación de la Oficina Nacional y en los pro-cesos de contacto sean informados a los demás socios afectados y a AFS Inter-nacional.

Miembro del Equipo de Recursos Humanos (RH):

El RH es responsable del trabajo con el LE para asegurar la continuidad de la cobertura del Staff en una crisis a larga escala. Esta labor puede incluir la organización y el establecimiento de un cuadro de distribución de labores que cubra las 24 horas del día, en caso de que la crisis lo amerite. El RH también coordinará los asuntos del Staff si una crisis requiere una evacu-ación o salida inmediata del lugar de trabajo. El RH mantendrá copias múl-tiples y actualizadas de la información de contacto del Staff (tantas como sean necesarias para ser distribuidas a los miembros de la Junta y al equipo de trabajo en situaciones de crisis).

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No olvide:

Si necesita información adicional, contacte a su Comité Local o

directamente a la Oficina Nacional de AFS.

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