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Guía Rápida Intelisis 2009

SOFTWARE DEVELOPMENT F-SD-007/ V000 / 060109

Migración Aspel Intelisis

Edición #1


Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión

2009 Fecha de Emisión 17/03/2009 Elaboró Juan José Cortés Revisó Pedro Rodríguez Validó Ignacio Gómez


ÍNDICE ÍNDICE ................................................................................................................................................................................................. 4 I INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................................................ 5 II ALCANCE Y PRERREQUISITOS ................................................................................................................................................ 6

2.1 Alcance por sistema .......................................................................................................................................................... 6 2.1.1 Aspel-SAE ........................................................................................................................... 6 2.1.2 Aspel-COI ............................................................................................................................ 6

2.2 Prerrequisitos ....................................................................................................................................................................... 7 III PROCEDIMIENTO ....................................................................................................................................................................... 8

3.1 Alta de tipos de movimiento ...................................................................................................................................... 11 3.2 Configuración inicial ...................................................................................................................................................... 12 3.3 Llenado de tablas temporales .................................................................................................................................... 18 3.4 Configuración Final ........................................................................................................................................................ 19 3.5 Verificación ........................................................................................................................................................................ 21 3.6 Importación ...................................................................................................................................................................... 21 3.7 Consideraciones posteriores a la Importación ................................................................................................ 22

3.7.1 Configuración .................................................................................................................... 22 3.7.2 Actualización opcional de la base de datos: ..................................................................... 23

ANEXO 1 CAMPOS Y MOVIMIENTOS INCLUIDOS EN LA MIGRACIÓN ................................................................... 25 ANEXO 2 DIAGNÓSTICO PREVIO A LA MIGRACIÓN ..................................................................................................... 29 ANEXO 3 VALIDACIÓN DE TOTALES Y REPORTES OPCIONALES ............................................................................. 32 ANEXO 4 CAMBIOS DE CÓDIGOS ........................................................................................................................................ 33 ANEXO 5 INFORMACIÓN ÚTIL ............................................................................................................................................... 34

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CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN: No. De REVISIÓN: HOJA: GR-MAI-2009 03/02/2009 1 5 de 35

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I INTRODUCCIÓN Intelisis ha incorporado herramientas para facilitar la migración de datos desde Aspel-SAE y Aspel-COI. Aun cuando el proceso de migración creado por Intelisis es sencillo, la complejidad y volumen de la información requiere una cuidadosa planeación, configuración y ejecución por lo que se recomienda la participación activa del personal del área contable de la empresa y personal de consultoría de Intelisis-Aspel. Es importante mencionar que la migración está orientada exclusivamente a bases de datos en formato SQL por lo que será necesario llevar a cabo este proceso previo de conversión por parte del equipo dedicado a la implantación. Para que exista compatibilidad entre los movimientos de ASPEL y de Intelisis se incorporarán en forma automática algunos nuevos tipos de movimientos, mismos que serán explicados más adelante. Si durante el proceso de migración se detecta algún error que afecte la integridad de Intelisis, los registros de movimientos involucrados tendrán un tratamiento especial: Si se trata de Facturas y/o Compras, los documentos se importarán con estatus “Sin Afectar” y se guardarán en un archivo .log, mientras que si se trata de Cuentas por Cobrar/ Pagar o Inventarios, los documentos no se migrarán y también se añadirán al archivo .log. Una vez que el proceso sea exitoso, todos los movimientos procedentes de los sistemas ASPEL quedarán registrados con su consecutivo original. En el anexo 1 se describen los catálogos ASPEL y sus equivalentes de Intelisis que intervienen en la migración, así como sus campos correspondientes. En el anexo 2 se incluye la descripción del diagnóstico y mantenimiento previo de la base de datos ASPEL para garantizar una migración exitosa. En el anexo 3 se sugieren los reportes para verificar que los valores importados a intelisis coincidan con los originales procedentes de ASPEL. En el anexo 4 se describe en forma general lo que se debe hacer para cambiar códigos de CLIENTES, ARTÍCULOS, etc., antes de migrar. En el anexo 5 se comentan algunas incidencias que se pueden presentar, su explicación y probable causa y solución

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II ALCANCE Y PRERREQUISITOS

2.1 Alcance por sistema

2.1.1 Aspel-SAE

• Clientes o Datos generales y contactos o Posibilidad de convertir la clasificación de clientes en categoría, grupo y familia o Descuento por cliente (Política de precios por cliente)

• Proveedores o Datos generales

• Vendedores (Agentes) • Cuentas por cobrar y cuentas por pagar

o Documentos pendientes de pago y saldos a favor pendientes de aplicar • Artículos

o Líneas de producto o Componentes de kits (juegos) o Unidades distintas por producto o Almacenes y carga inicial de existencia en almacenes o Los 5 precios que se utilizan en Aspel-SAE o Números de serie con estatus disponible

• Histórico de facturas (movimiento estadístico) incluyendo canceladas • Histórico de compras (movimiento estadístico) • Catálogo de monedas • Todos los movimientos en su Moneda original (pesos, dólar, etc.)

Esta versión de la herramienta de migración no incluye: Desglose de opciones para productos tipo Opción (Grupos de productos en Aspel-SAE, por ejemplo para tallas y colores).

2.1.2 Aspel-COI • Catálogo de cuentas del mes más reciente (un solo catálogo para todos los períodos) • Rubros de cuentas • Pólizas en pesos de los ejercicios seleccionados • Departamentos y cuentas asociadas a departamentos (Centros de costos en intelisis) • Pólizas de cierre de los distintos ejercicios migrados

En el caso particular de Aspel-COI, esta versión de la herramienta de migración no incluye: Movimientos en moneda extranjera ni migración de Activos fijos Nota: Los movimientos de tipo estadístico no afectan a otros módulos como Cuentas por Cobrar/Pagar o Inventarios.

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2.2 Prerrequisitos

• Verificar integridad de las bases de datos Aspel. Se recomienda llevar a cabo con suficiente anticipación a la migración real, por si es necesaria la reparación de posibles problemas.

• Bases de datos en formato SQL 2005. Si el usuario no está trabajando en dicho formato, esta conversión se haría exclusivamente al momento de la migración para no interferir en la operación de la empresa (Ver guía Migración DB Aspel-SAE a SQL 2005 en carpeta 1.- REQUISITOS PREVIOS ASPEL\Prerrequisitos).

• Aspel-SAE Versión 3.0 o 4.0, Aspel-COI versión 5.0, 5.5 o 5.6

• Manejo de multialmacén en Aspel-SAE. Si la empresa no lo utiliza, se deberá hacer la

creación del almacén 1 exclusivamente al momento de la migración para no interferir en la operación de la empresa (Ver guía Creación de almacén 1 en carpeta 1.- REQUISITOS PREVIOS ASPEL\Prerrequisitos).

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III PROCEDIMIENTO Los objetos y otros documentos necesarios para llevar a cabo la migración se encuentran en un archivo Migración Aspel Intelisis.zip que se localiza en la carpeta de instalación: <Carpeta de la Versión\Instalación>

Carpeta de Instalación

Al desempacar aparecerán las siguientes carpetas:

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La preparación de intelisis consiste en tres pasos:

1) Copiar el archivo ubicado en <Carpeta de la versión \Instalacion \2.- Proceso Migracion ASPEL-INTELISIS \AddOnaspel> a la carpeta <Carpeta de la versión \AddOns>.

Carpeta AddOns

2) Desde SQL Server Management Studio se debe ejecutar el script de la ruta: <Carpeta de la versión \Instalacion \2.- Proceso Migracion ASPEL-INTELISIS \ Script> sobre la base de datos de Intelisis.

Ejecución de MigracionAspel.SQL

3) Copiar el archivo de <Carpeta de la versión \Instalacion \2.- Proceso Migracion ASPEL-INTELISIS y pegarlo en la carpeta donde se encuentra el ejecutable de Intelisis.

Carpeta de Versión (Intelisis)

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El siguiente diagrama describe los pasos del procedimiento de migración

ASPEL

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COI SAE

Conversión a formato SQL

INTELISIS

Llenado de Tablas temporales

Vaior

Importar los Datos Verificación

Registros ya existentes en Intelisis

Herramientas

Validación de totales

Configuración complementaria

Datos por omisión, Módulos, Opciones, Conceptos, Clasificación de Clientes Diagnóstico y

mantenimiento de bases de datos

Datos correctos

COI SAE

Formato nativo Paradox

Actualización de datos

Opcional cambio de códigos, cuentas contables, etc. Ver anexo 4

No

Sí

Verificación de la información que será migrada

Rubros de cuentas Tipos de póliza

Configuración final

Corregir información

Configuración inicial

Copiar el Addon aspel.xml, ejecutar script “Migración Aspel” y copiar backsql.exe

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3.1 Alta de tipos de movimiento Para comodidad del usuario, los tipos de movimiento requeridos se dan de alta automáticamente al ejecutar el script “Migración Aspel.sqwl".

Tipo de Movimiento

Nombre Clave de Afectación

Factor

Ventas SAE Factura VTAS.EST 1

Ventas SAE Devolución VTAS.EST -1

Compras SAE Compra COMS.EST 1

Compras SAE Devolución COMS.EST -1

Cuentas por cobrar SAE Cargo SAE Factura SAE Nota de cargo

CXC.F 1

Cuentas por cobrar SAE Abono SAE Nota de crédito SAE Anticipo

CXC.NC -1

Cuentas por pagar SAE Cargo SAE Compra SAE Nota de cargo

CXP.F 1

Cuentas por pagar SAE Abono SAE Nota de crédito SAE Anticipo

CXP.NC -1

Inventarios SAE Inventario INV.E 1

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3.2 Configuración inicial Acceder al menú Herramientas /Importar Datos/ Migración Aspel. Oprimir el botón CONFIGURACIÓN INICIAL

Forma importación Aspel

Después de lo anterior aparece la forma de CONFIGURACIÓN IMPORTACIÓN ASPEL

Forma de configuración importación Aspel

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Datos por omisión Ingresar los datos a los campos considerando la descripción de la siguiente tabla:

Campo

Descripción

Sucursal: Indicar el número de sucursal solo si es diferente a la matriz.

Empresa: Seleccionar la empresa de Intelisis.

Tipo: Este campo es de control interno no se debe modificar.

Observaciones: Por omisión presenta Aspel. Marca todos los registros provenientes de la migración. El texto puede ser modificado.

Moneda: Este campo es de control interno no se debe modificar. La migración incluye operaciones en pesos y en monedas extranjeras.

Usuario: Seleccionar el usuario con el que se agregarán los registros.

Opciones

Modulo Clientes

Campo

Descripción

ODBC Por omisión presenta Microsoft.Jet.OLEDB.4.0. No se debe modificar.

Tipo Base De Datos SAE: Por omisión presenta SQL. No se debe modificar.

Servidor SAE: Nombre del Servidor SQL donde existe la base de datos que será migrada.

Base De Datos SAE: Nombre base de datos SAE que será migrada.

Empresa SAE: Número de empresa correspondiente a SAE. Por omisión aparece ‘1’.

Importar COI: Por omisión presenta ‘Si’ (indica si en el mismo proceso se migrarán Aspel-SAE y Aspel-COI).

Tipo Base De Datos COI: Por omisión presenta SQL. No se debe modificar (Esta versión no incluye soporte para formato Paradox).

Servidor COI: Nombre Servidor SQL donde existe la base de datos que será migrada.

<Base De Datos COI: Nombre de la base de datos COI que será migrada.

Empresa COI: Número de empresa correspondiente a COI. Por omisión se da 1.

Base De Datos De Paso: Por omisión “Paso1”. Para uso interno, este valor no debe ser modificado.

Servidor Intelisis: Nombre del Servidor Intelisis.

Base De Datos Intelisis: Nombre de la base de datos Intelisis.

Formato Cuentas Contables: 9999-999-999; 2 estructura de las cuentas contables empleadas en Aspel COI con el formato de Intelisis.

IVA Artículo Por omisión ‘IMPU4 ‘.No se debe modificar.

IEPS Artículo Por omisión ‘IMPU1‘.No se debe modificar.

Impuesto 3 Articulo: Por omisión IMPU2+IMPU3 . No se debe modificar.

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Módulos Seleccionar de las casillas de opción múltiple los tipos de movimientos de cargo y abono para cada uno de los módulos indicados: Modulo Clientes

Campo

Descripción

Descripción: Por omisión presenta ‘Clientes’ No se debe modificar.

Módulo: Por omisión presenta ‘CXC’ No se debe modificar.

Tipo de movimiento Debe Por omisión presenta ‘SAE Cargo’. Bajo este tipo de movimiento Intelisis reconocerá los movimientos con el saldo por cobrar pendiente de clientes .

Tipo de movimiento Haber Por omisión presenta ‘SAE Saldo a favor’. Bajo este tipo de movimiento Intelisis reconocerá los movimientos con saldo a favor por aplicar de clientes.

Nota: Si se desea asignar conceptos específicos equivalentes a los originales de SAE, ir a la pestaña “Conceptos de abonos CXC” y “Conceptos de cargo CXC”, donde encontraremos tipos de movimiento por omisión. Modulo Compras

Campo

Descripción

Descripción: Por omisión presenta Compras. No se debe modificar.

Módulo: Por omisión presenta COMS. No se debe modificar.

Tipo de movimiento debe Por omisión presenta ‘SAE Compra’ (puede seleccionar otro tipo de movimiento pero se recomienda solo para casos muy particulares).

Tipo de movimiento haber Por omisión presenta ‘SAE Devolución’ (puede seleccionar otro tipo de movimiento pero se recomienda solo para casos muy particulares).

Modulo Contabilidad

Campo

Descripción

Descripción: Por omisión presenta Contabilidad. No se debe modificar.

Módulo: Por omisión presenta CONT. Dato dado por omisión. No se debe modificar.

Modulo Inventarios

Campo

Descripción

Descripción: Por omisión presenta Inventario. No se debe modificar.

Módulo: Por omisión presenta INV. No se debe modificar.

Tipo de movimiento debe: Por omisión presenta ‘SAE Inventario’. (puede seleccionar otro tipo de movimiento pero se recomienda solo para casos muy particulares).

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Modulo Proveedores

Campo

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Descripción: Por omisión presenta Proveedores. No se debe modificar.

Módulo: Por omisión presenta CXP. No se debe modificar.

Tipo de movimiento Debe: Por omisión presenta SAE Cargo. Bajo este tipo de movimiento Intelisis reconocerá los movimientos con el saldo por pagar pendiente de proveedores.

Tipo de movimiento Haber: Por omisión presenta SAE Saldo a favor. Bajo este tipo de movimiento Intelisis reconocerá los movimientos con saldo a favor por aplicar de proveedores.

Nota: Si se desea asignar conceptos específicos equivalentes a los originales de SAE, ir a la pestaña “Conceptos de abonos CXP” y “Conceptos de cargo CXP” ”, donde encontraremos tipos de movimiento por omisión. Modulo Ventas

Campo

Descripción

Descripción: Por omisión presenta ‘Ventas’. No se debe modificar.

Módulo: Por omisión presenta ‘VTAS’. No se debe modificar.

Tipo de movimiento Debe: Por omisión presenta ‘SAE Devolución’. (puede seleccionar otro tipo de movimiento pero se recomienda solo para casos muy particulares).

Tipo de movimiento Haber: Por omisión presenta ‘SAE Factura’. (puede seleccionar otro tipo de movimiento pero se recomienda solo para casos muy particulares).

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Conceptos de Abono de CxC (Los más comunes) En este apartado se seleccionan conceptos equivalentes entre Aspel SAE e Intelisis. En la columna “Campo” aparece el número de concepto original de Aspel-SAE. Concepto de abono CxC

Campo

Descripción

8 SAE Nota de Crédito.

9 SAE Nota de Cargo.

Cualquier Otro SAE Cargo.

Conceptos de Cargo de CxC (Los más comunes) Concepto de Cargo de CxC

Campo

Descripción

1 SAE factura.

2 SAE Anticipo.

Cualquier Otro SAE Saldo a favor.

Conceptos de Abono de CxP (Los más comunes) Concepto de abono CxP

Campo

Descripción

8 SAE Nota de Crédito.

9 SAE Anticipo.

Cualquier Otro SAE Saldo a favor.

Conceptos de Abono de CxC (Los más comunes) Concepto de abono CxC

Campo

Descripción

1 SAE factura Compra.

2 SAE Nota de Cargo.

Cualquier Otro SAE Cargo.

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CLASIFICACIÓN DE CLIENTES (CONVERTIR EN AGRUPADORES) En Aspel-SAE la clasificación de clientes es muy importante. Con este botón

se puede desglosar dicho campo de cinco caracteres en los agrupadores naturales de Intelisis. Por ejemplo, si en Aspel-SAE la clasificación tuviera la siguiente distribución: 1er carácter: M (Mayorista) o I (Minorista) 2º y 3er carácter: NA (nacional) o EX (Extranjero) Las clasificaciones de clientes existentes en Aspel-SAE serían: MNA, MEX, INA, IEX. De este modo, la agrupación quedaría así:

Clasificación Cliente SAE

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3.3 Llenado de tablas temporales Acceder al menú Herramientas /Importar Datos/ Migración Aspel / botón Llenar tablas temporales Esta opción consiste en la extracción de tablas desde las bases de datos de Aspel hacia una base de datos ‘de paso’, en la que será posible hacer cambios previos a la migración. Ejemplo: Cambio de claves de CLIENTES o ARTÍCULOS. Para acceder a este proceso, una vez terminada la configuración inicial se debe oprimir el botón ‘LLENAR TABLAS TEMPORALES’.

Forma importación Aspel Si el llenado de tablas temporales se realizo adecuadamente aparecerá el mensaje de Proceso terminado tal como se muestra en la figura. Después de lo anterior y si el proceso fue concluido exitosamente deberá oprimir el botón de VISOR el cual tiene por objetivo mostrar toda la información que será migrada para efectos de verificación por parte del usuario interesado.

Menú de la forma importación Aspel Desde el visor será posible revisar la información correspondiente a CLIENTES, PROVEEDORES, AGENTES, ARTÍCULOS, CUENTAS CONTABLES, VENTAS, COMPRAS, CUENTAS POR COBRAR y CUENTAS POR PAGAR. El código de los ALMACENES es visible desde la ventana de VENTAS y COMPRAS.

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Pestañas de la forma AspelvisorDetalle completa

3.4 Configuración Final Acceder al menú Herramientas /Importar Datos/ Migración Aspel / botón Configuración final Después de haber efectuado el llenado de tablas y de haber verificado tablas y tipo de movimientos que serán migrados, el siguiente paso es acceder a la configuración final, para lo cual deberá oprimir el botón que tiene como título ‘CONFIGURACIÓN FINAL’. La configuración final esta formada por dos pestañas:

Menú de la forma importación Aspel

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Tipos póliza En esta pestaña se verifica la relación entre los diferentes tipos de póliza de ASPEL-COI e Intelisis. Si se encontraron pólizas diferentes a Dr, Ig y Eg, es necesario agregar un tipo equivalente en Intelisis en la columna de Tipo de Póliza Intelisis. Al momento de guardar se dará de alta automáticamente en los tipos de movimiento de Intelisis.

Pestañas tipos de póliza correspondiente a la forma Configuración AspelRubros Configuración AspelRubros Esta pestaña se verifica y en su caso se actualiza la relación que existirá entre los rubros por omisión de Aspel-COI y la cuenta estructural de Intelisis. Si los rubros 11 y 12 no son de resultados (Por ejemplo si son “Caja, Banco e Inversiones” y “Cuentas por Cobrar”), su cuenta estructural se dejará en blanco, esto por compatibilidad con las estructuras posibles de Aspel-COI. Diagnóstico

Pestañas Configuración Aspel Rubros correspondiente a la forma Configuración AspelRubros

Configuración AspelRubros (Aspel COI – Intelisis)

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3.5 Verificación Acceder al menú Herramientas /Importar Datos/ Migración Aspel / Verificación Si bien no es requisito que la migración se haga sobre una base de datos en blanco, esta ventana tiene por objeto advertir de la existencia de registros en Intelisis para evitar duplicidad.

Forma Diagnósticos Registros Intelisis

3.6 Importación Acceder al menú Herramientas /Importar Datos/ Migración Aspel / Importación Una vez que se ha llenado las tablas temporales y se ha verificado la información por medio de la opción VISOR se procede a importar los datos, para lo cual el sistema ofrece diversas opciones de importación, tales como Importar Todo, o importar en forma independiente Clientes, Proveedores, Artículos, entre otros.

Forma Importación

El proceso se ejecutará en segundo plano y será visible el icono de Backsql en la parte inferior derecha junto al reloj. Al finalizar aparecerá el mensaje “Importación correcta”

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3.7 Consideraciones posteriores a la Importación ASPEL- SAE El procedimiento que se describe a continuación tiene por objetivo habilitar toda la información migrada desde ASPEL-SAE

3.7.1 Configuración Acceder a Configuración / Empresa / Edición / Configuración Módulo /pestaña ventas y seleccionar en la casilla de opción múltiple que tiene como título lista de precios la opción “5”

Configuración de Empresas - Módulos (Ventas)

Acceder a Configuración / Empresa / Edición / Configuración Módulo /pestaña Inventarios y seleccionar la opción “Artículo” de la casilla de opción múltiple que tiene como título Forma Costeo. En el caso que ASPEL-SAE incluya productos con número de serie, activar la casilla “Series/VIN’s Lotes/Partidas” ubicada en esta misma pestaña.

Configuración de Empresas - Módulos (Inventarios)

En el caso que en ASPEL-SAE se haya facturado con IEPS y se requiera visualizar el desglose, deberá acceder a Configuración / Empresa / Edición / Configuración Módulo /pestaña Ventas(2) y activar las casillas “Ver IVA Detalle” y “Ver IEPS Detalle”.

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Configuración de Empresas - Módulos (Ventas2)

Los productos que en SAE son “grupo de productos” pasan sin su desglose de opciones (por ejemplo “Tallas y Colores”) la cual se debe hacer manualmente desde el ARTICULO en: Cuentas / Artículos /Edición/Opciones

3.7.2 Actualización opcional de la base de datos: Herramientas/ Importar datos /Migración Aspel/ Herramientas/ Importa Dirección para factura electrónica Importa dirección para factura electrónica. Si en Aspel-SAE se utilizó factura electrónica, la dirección de los clientes se encuentra desglosada en dirección y número exterior.

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Proceso terminado (Importación Dirección FE)

Nota: Esta herramienta solo se podrá utilizar después de la migración. Herramientas/ Importar datos /Migración Aspel/ Herramientas/ Integrar la Descripción de líneas de productos Si se requiere sustituir la clave de la línea por la descripción

Proceso Terminado (Descripción de LP)

Nota: Esta herramienta solo se podrá utilizar después de la migración. ASPEL-COI

Nota1: Dado que el catálogo de cuentas de ASPEL-COI incluye un valor de “saldo inicial”, la herramienta de migración obtendrá estos montos del primer mes existente en la base de datos seleccionada y generará con ellos una póliza de saldos iniciales. Nota2: Está póliza será de tipo ‘Diario’ con el número CERO y aparecerá con status ‘Sin Afectar’ para que sea el usuario quien la registre con la fecha adecuada.

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ANEXO 1 CAMPOS Y MOVIMIENTOS INCLUIDOS EN LA MIGRACIÓN

Aspel-SAE CLIENTES.

Módulo ASPEL-SAE Clientes y cuentas por cobrar-Clientes

Módulo Intelisis Cuentas-Clientes

Campo ASPEL SAE

Campo Intelisis

Nombre, dirección, colonia, población, código postal, RFC

Nombre, dirección, colonia, población, código postal, RFC.

Clasificación Grupo, familias y/o categorías.

Página web Correo electrónico.

Días de crédito Condición pago.

Límite de crédito Regla de negocio-Política de crédito especial-Límite de crédito.

Vendedor Agente.

Contactos Contactos del cliente.

Módulo ASPEL-SAE Clientes y cuentas por cobrar-saldo general

Módulo Intelisis Procesos-Cuentas por cobrar

Campo ASPEL SAE

Campo Intelisis

Cliente Cliente.

Documento MovID (se concatena con la clave del cliente para evitar duplicados).

Concepto Movimiento (Tipo de movimiento equivalente de acuerdo a la configuración).

No. Factura Observaciones.

Fecha Aplicación Fecha de emisión.

Fecha vencimiento Fecha condición de pago.

Concepto Referencia (Se concatena la descripción del concepto con el número de documento).

Monto Importe.

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HISTÓRICOS DE FACTURAS. Módulo ASPEL-SAE Facturas y vendedores-Facturas

Módulo Intelisis Procesos-Ventas

Campo ASPEL SAE

Campo Intelisis

Cabecera Cabecera

Cliente, Fecha elab.,Vendedor, Almacén Cliente, Fecha emisión, Agente, Almacén.

Fecha de vencimiento Condición pago (fecha).

No. de factura MovID.

Descuento financiero (monto) Desc (En los totales de la factura).

Flete Servicio ‘Flete’ dentro del detalle de la factura.

IVA, IEPS (monto) Impuesto 1 y 2.

Retenciones Impuesto 3.

Partidas Detalle

Descuentos por partida (%): Desc1, Desc2, Desc3

Desc (En el detalle de la factura).

IVA, IEPS (monto) IVA,IEPS (monto).

VENDEDORES.

Módulo ASPEL-SAE Facturas y vendedores-Vendedores

Módulo Intelisis Cuentas-Agentes

Campo ASPEL SAE

Campo Intelisis

Clave,Nombre Clave,Nombre.

% comisión % (Comisión por factura).

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ARTÍCULOS:

Módulo ASPEL-SAE Inventarios-Inventarios

Módulo Intelisis Cuentas-Artículos

Campo ASPEL SAE

Campo Intelisis

Clave, Descripción, línea, Peso, volumen Clave, Descripción, línea, Peso, volumen.

Precio 1 al 5 Precio 1 al 5.

Proveedor Proveedor por omisión.

Clave alterna Código alterno.

Esquema de impuesto (desglose) %IVA, %IEPS.

Producto, servicio, Kit Tipo: Normal, servicio, Juego.

Grupo de productos Opciones Si/No.

HISTÓRICOS DE COMPRAS

Módulo ASPEL-SAE Compras-Recepciones

Módulo Intelisis Procesos-Compras

Campo ASPEL SAE

Campo Intelisis

Cabecera Cabecera

Proveedor, Fecha elab., Almacén Proveedor, Fecha emisión, Almacén.

Fecha de vencimiento Condición pago (fecha).

No. de compra Mov ID.

Descuento financiero (monto) Desc (En los totales de la compra).

Flete Servicio ‘FLETE’ dentro del detalle de la compra.

IVA, IEPS (monto) Impuestos (En los totales de la factura).

Gastos indirectos Servicio ‘INDIRECTOS’ dentro del detalle de la compra.

Partidas Detalle

Descuentos por partida (%): Desc1, Desc2, Desc3

Desc (En el detalle de la factura).

IVA, IEPS (monto) IVA,IEPS (monto).

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NÚMEROS DE SERIE Módulo ASPEL-SAE Inventarios-Números de serie

Módulo Intelisis Series/Lotes

Campo ASPEL SAE

Campo Intelisis

Número de serie, Almacén Número de serie, Almacén.

Notas: En Intelisis se requiere mantener congruencia entre las unidades con número de serie y la existencia total. A Intelisis sólo se transfieren números de serie con status “D” (Disponible). ALMACENES:

Módulo ASPEL-SAE Inventarios-Multialmacén

Módulo Intelisis Cuentas-Almacenes

ampo ASPEL SAE

Campo Intelisis

Almacén Clave, Nombre: Almacén Aspel SAE #.

INVENTARIOS:

Módulo ASPEL-SAE Movimientos al inventarios

Módulo Intelisis Inventarios

Campo ASPEL SAE

Campo Intelisis

Fecha Fecha de emisión.

No. De Concepto Movimiento.

No. Almacén Almacén.

Documento Referencia.

Existencia por almacén y por capa de costeo UEPS o PEPS si es el caso

Cantidad.

Producto Artículo.

Costo por unidad Costo.

Nota: Esta tabla describe el movimiento con el que la existencia de Aspel-SAE se transfiere a Intelisis.

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CUENTAS CONTABLES:

Módulo ASPEL-COI Catálogo de cuentas

Módulo Intelisis Cuentas-Cuentas contables-Cuentas contables

Campo ASPEL COI

Campo Intelisis

Número de cuenta, Descripción Clave, Descripción

Tipo (Acumulativa, Detalle) Tipo (Estructura, mayor, subcuenta, auxiliar)

Departamental S/N Centro de costos

PÓLIZAS CONTABLES:

Módulo ASPEL-COI Pólizas

Módulo Intelisis Contabilidad

Campo ASPEL COI

Campo Intelisis

Tipo Tipo.

Concepto (Cabecera) Observaciones.

Concepto del movimiento(partidas) Concepto.

Departamento Centro de costos.

Tipo Movimiento.

Número Referencia.

Fecha Fecha emisión, Fecha contable.

TIPOS DE MOVIMIENTO CONTABILIDAD:

Tipo de póliza Aspel-COI Tipo de movimiento Intelisis

Campo ASPEL COI

Campo Intelisis

Dr. Lg. Eg, Otros (Dar de alta) Diario, Ingresos, Egresos, Otros (Dar de alta).

ANEXO 2 DIAGNÓSTICO PREVIO A LA MIGRACIÓN

Para garantizar la integridad de la información que se va a migrar desde los sistemas Aspel hacia Intelisis, es conveniente llevar a cabo un diagnóstico previo que mostrará la congruencia de los datos en las bases de Aspel-SAE y Aspel-COI. Para ello se ha preparado un juego de reportes (*.qr2 en el caso de SAE y *.fto en el caso de COI) que se pueden ejecutar de acuerdo a las siguientes tablas. En todos los casos los reportes se ejecutarán sin asignar filtro de Fechas, Clientes o de cualquier otro tipo. Desde la presentación preliminar será posible enviar a Excel.

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ASPEL-SAE:

Problema Reporte

Sección del administrador de

reportes del módulo específico

¿Hay solución automática?

El total de una factura no coincide con la suma de sus partidas

Validatotalesf.qr2 (1), (2)

Facturas detallado No. Si se deja pasar, los totales de estas facturas no van a coincidir al comparar SAE e Intelisis.

El total de una factura no coincide con la suma de sus partidas

Validatotalesc.qr2 (1), (2)

Compras detallado No. Si se deja pasar, los totales de estas compras no van a coincidir al comparar SAE e Intelisis.

Productos con tipo de costeo PEPS o UEPS cuyas capas “vivas” no justifican la existencia

Diagnostico capas.qr2

Detalle de movimientos al inventario

No. Si no se corrige, intelisis sólo mostrará la existencia justificada por capas “vivas”

Clientes dados de baja pero presentes en facturas.

Facclinoenc.qr2 Facturas detallado Sí. Si no se corrige en SAE, en intelisis estos clientes aparecerán como “Cliente dado de baja en Aspel-SAE”

Proveedores dados de baja pero presentes en compras.

Compronoenc.qr2 Compras detallado Sí. Si no se corrige en SAE, en intelisis los proveedores aparecerán como “Proveedor dado de baja en Aspel-SAE”

Productos dados de baja pero presentes en facturas.

Facinvnoenc.qr2 Facturas detallado Sí. Si no se corrige en SAE, en intelisis los productos aparecerán como “Artículo dado de baja en Aspel-SAE”

Cuentas por cobrar con incongruencia en tipo de cambio. Si la moneda es 1 y el tipo de cambio es 1, el importe en moneda nacional debe ser igual al importe en moneda extranjera.

cxcmoneda.qr2 cxpmoneda.qr2

Estado de cuenta detallado

No. Intelisis tomará el valor de la moneda nativa del movimiento y puede haber diferencias entre SAE e Intelisis.

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Problema Reporte

Sección del administrador de

reportes del módulo específico

¿Hay solución automática?

Mensaje “inconsistencia en archivos fuente” al intentar migrar de formato paradox a SQL Cabeceras sin partida, partidas sin cabecera, número de partidas real diferente al esperado en la cabecera.

Partsincabf.qr2 Cabsinpartf.qr2 Partdsincabc.qr2 Cabsinpartc.qr2 Partidasf.qr2 Partidasc.qr2

Facturas detallado Compras detallado Facturas detallado Compras detallado

No. Si no se solucionan no se puede migrar a SQL que es el primer requisito.

Notas: (1) Dado que las diferencias pueden ser positivas o negativas, se recomienda oprimir el botón “configuración de base de

datos” , seleccionar “Validapartidas”, oprimir el botón “PROPIEDADES” y en el filtro cambiar el valor utilizando “SUMA > 0.01” y “SUMA < -0.01”. Ejecutar el reporte dos veces, una con cada valor.

(2) Los reportes están diseñados para la empresa 1. En caso de requerir el diagnóstico para la empresa 2 en adelante, será

necesario modificar la instrucción que aparece al oprimir el botón “CONFIGURACIÓN DE BASE DE DATOS” , oprimir el

botón “PROPIEDADES” y modificar el nombre de las tablas FACT01 y FA0TY1

ASPEL-COI

Problema Reporte Se agrega en ¿Hay solución automática?

El saldo inicial de las cuentas departamentales no coincide con la suma del saldo inicial de sus departamentos asociados.

Validasaldodepto.fto Administrador de reportes-Cuentas

No. En caso de no corregirse desde Aspel-COI tendrá que arreglarse en Intelisis, pues la migración genera la póliza de saldos iniciales pero no la concluye. El usuario no podrá afectarla si no se corrige este error.

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ANEXO 3 VALIDACIÓN DE TOTALES Y REPORTES OPCIONALES

Para validar la información migrada, los objetos incluidos en el AddOn (aspel.xml), así como los reportes que se incluyen, permiten llevar a cabo una comparación de los valores en Aspel y en Intelisis. Los reportes de Intelisis se encuentran en el menú <Reportes /Aspel> Nota: Es necesario dar derechos en el menú principal al usuario para ejecutarlos Configurar / Usuarios /Accesos

Valores originales (reporte Aspel-SAE)

Se compara con (reporte Intelisis)

Cuentas por cobrar-Cobranza general Cuentas por cobrar-Pagos generales Compras-Resumen de compras Ventas-Resumen de facturas Inventarios-Existencias y costos

Cuentas por cobrar-Estado de cuenta Cuentas por pagar-Estado de cuenta Compras-Resumen de compras * Ventas-Resumen de facturas * Inventarios-Existencias y costos *

* Reportes nuevos, los demás son accesos directos hacia reportes ya existentes Por otra parte dentro de este mismo menú se incluyen accesos directos a otros reportes equivalentes a los que existen en Aspel-SAE: Antigüedad de saldos, pronóstico de cobranza, kardex, ventas y utilidad, así como un reporte nuevo equivalente al reporte de Movimientos al Inventario.

Forma Movimientos al inventario

Nota: Si ambos filtros de tipo de movimiento se dejan en blanco, aparecerán todos los movimientos de entrada y salida de inventario. En el caso de Aspel-COI son comparables los reportes más comunes de la contabilidad: Balanza de comprobación, Balance General y Estado de resultados.

Seleccionar tipo de movimiento de inventarios

O escribir manualmente tipo de movimiento de ventas. Ejemplo: SAE Factura

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ANEXO 4 CAMBIOS DE CÓDIGOS En caso de requerir cambios de códigos, se ofrecen dos alternativas: 1) Macro en Excel: cambioclaves.xls. Se requiere que el cliente proporcione una tabla de

equivalencias incluyendo: Clave anterior y Clave nueva. La macro incluye su propio instructivo y

se encuentra disponible junto con otros objetos en la carpeta “3.- CAMBIO DE CATALOGOS

ASPEL-INTELISIS”

Nota: Esta macro sólo permite modificar claves de clientes y artículos. 2) Para usuarios expertos o procesos de alto volumen se incluye el script cambiodecatalogos.sql,

que tiene la misma función pero requiere importar una tabla en SQL Server con las columnas y

valores “anteriores” y “nuevos”

Nota: Este script incluye las instrucciones para modificar clave de cliente y artículo, pero se puede adaptar para clave de ALMACÉN, CUENTAS CONTABLES y CENTROS DE COSTOS

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ANEXO 5 INFORMACIÓN ÚTIL - CLAVES DE CLIENTES, PROVEEDORES y AGENTES Para mantener el orden que existía en Aspel-SAE, las claves numéricas de clientes se migran a intelisis justificadas con ceros a la izquierda, por ejemplo el cliente 1 pasará como 00001. Sin embargo, si en Aspel-SAE existen clientes con clave 01, 001 o 0001, su número se conserva en Intelisis. En el caso de que existan clientes con clave 00001, es decir con los cinco caracteres llenos y justificados con ceros, se anexará un 0 adicional a la izquierda, quedando la clave en 6 caracteres. Esto para evitar que se duplique con el cliente 1. - VENTAS y COMPRAS Sin Afectar Todas las VENTAS y COMPRAS deben pasar con estatus ‘Concluido’. En caso de encontrar documentos ‘Sin Afectar’, se recomienda intentar su afectación manual y seguramente allí se observará el error, por ejemplo: el documento trata de guardar en un almacén que no existe o la fecha de vencimiento es menor a la fecha de elaboración. -CUENTAS POR COBRAR “Por aclarar” En Aspel-SAE, sobre todo si la base de datos viene de versiones anteriores, cabe la posibilidad de que existan pagos “huérfanos”, es decir, cheques que apuntan a una Factura que no existe. Estos documentos pasarán a intelisis como saldos a favor por aplicar y en su referencia van a incluir la leyenda “Por aclarar”. - IMPORTACIÓN de alto volumen de datos El proceso de llenado de tablas temporales se ejecutará tal como se ha descrito, independientemente del volumen de registros en Aspel-SAE y Aspel-COI. Sin embargo, en el paso siguiente, si las tablas más grandes de Aspel-SAE contienen más de 250,000 registros, es probable que el proceso de migración se detenga. Esto depende tanto del tamaño de las tablas de Aspel-SAE como de la capacidad del equipo. Si es el caso, se debe restaurar el respaldo de la base de datos de intelisis y ejecutar el proceso manualmente desde SQL Server Management Studio de acuerdo a la siguiente tabla de stored procedures:

Stored procedure Se usa para

spaspelinsertatodo 1 Migrar toda la información

SAE: spaspelinsertaclientes spaspelinsertaproveedores spaspelinsertaagentes spaspelinsertaarticulos spaspelinsertaunidades spaspelinsertaventas 1 spaspelinsertacompras 1 spaspelinsertacxc 1 spaspelinsertacxp 1 spaspelinsertainventarios 1 COI:

Migrar catálogos por separado Migrar movimientos por separado

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spaspelinsertacuentas spaspelinsertapolizas 1

Migrar catálogo de cuentas Migrar histórico de pólizas

- Si hay incongruencia entre la existencia de un producto y sus números de serie disponibles, por

ejemplo que su existencia sea 4 y sus números de serie disponibles sean 2, la incongruencia pasará a intelisis. Se recomienda revisar estos casos antes de migrar.

- Originalmente los almacenes y centros de costos (departamentos en COI) pasan a Intelisis con su código original de SAE y COI.

Documents

Migración Aspel Intelisis GR-MAI-2009docs.intelisis.com/...MAI-2009GuiaRapidaMigracionAspelIntelisis.pdf · Migracion ASPEL-INTELISIS y pegarlo en la carpeta donde se encuentra el