CURSO DE EXCELInstructor: Alejandro García

TEMARIO

INTRODUCCIÓN

TIPOS DE DATOS

Número.

Texto.

Fecha y hora.

CELDAS Y RANGOS

FÓRMULAS

Literales.

Referencia a valores.

Tipos de errores.

FUNCIONES BÁSICAS

Formato de una función

Argumento de una función

Algunas funciones importantes.

REFERENCIAS

A una celda.

A una hoja

Relativas.

Absolutas.

Mixtas.

OPCIONES AVANZADAS

Filtrar y Ordenar.

Resumir con tablas dinámicas.

Quitar duplicados.

Datos externos.

INTRODUCCIÓN

Excel es una aplicación de oficina que cae dentro de la categoríaconocida como hojas de cálculo, aunque no es la única ya que existenotras como Calc de OpenOffice, Excel es la más ampliamente utilizadaen el sector administrativo y contable.

Actualmente es una herramienta muy utilizada para la elaboraciónde cálculos y análisis de información.

La extensión de los archivos de Excel son los siguientes:

.xls para versiones de Excel 2003-97, la principal característica es quenos limita el tamaño de los archivos que podemos trabajar con el.

.xlsx se maneja en versiones de Excel del 2007 en adelante y presentavarias ventajas, entre ellas permite manejar mayor cantidad deinformación, los archivos tiene un menor tamaño y permite una mejorrecuperación de la información en caso de que se dañe la información.

.xlsm libro de Excel preparado para macros. Debemos tenerconfigurado el nivel de seguridad para ejecutar este tipo de archivos.

TIPOS DE DATOS

Excel nos permite trabajar con distintos tipos de datos principalmente: números, textos y fechas

NúmerosAl ingresar un dato numérico, el programa lo reconocerá y el valoraparecerá alineado a la derecha.

El uso de símbolos más, menos, multiplicar y dividir seráninterpretados como una operación si anteponemos el signo igual ala izquierda. Ej. = 100*3.5 ( si no se antepone el signo se mostraráen forma literal sin efectuar la operación.

Un número seguido del signo % será tomado como porcentaje. Alingresarlo Excel dividirá el valor entre 100, pero mostrará elnúmero ingresado seguido del signo %

TIPOS DE DATOS

TextoEste tipo de datos abarca las cadenas de caracteres alfanuméricos,

esto es el conjunto de letras, símbolos y números (nota importante,el número 1 es diferente al caracter “1” y su diferencia radica en eltipo de datos, al procesarse por Excel estos serán tomados demanera diferente. Cuando ingresamos un texto Excel lo reconoceráde manera automática y lo alineará a la izquierda.

Si ingresamos un texto que comienza con el signo igual (=) Excelinterpretará que lo que sigue es una fórmula de cálculo; por lo tanto,si queremos que sea interpretado como texto, debemos anteponerel carácter comilla simple (‘).

TIPOS DE DATOS

Fecha y horaExcel utiliza como elementos separadores de fecha la barra (/) y el

guion (-). Al ingresar dos o tres números separados con alguno deestos caracteres, el programa los interpreta como fechas. Porejemplo si ingresamos 3/5, aparecerá 03-may del año en curso. En elcaso de que sea 25-2-13, veremos 25/02/2013.

Nota importante esto siempre y cuando la celda tenga el tipo dedato Custom o Date.

CELDAS Y RANGOS

Al trabajar con los datos, estos pueden estar contenidos en unacelda o en un rango de celdas, para este fin se hace referencia a lasceldas mediante su columna identificada con un carácter y su fila

identificada con un número, Ej. C10 columna c, fila 10 y paraseleccionar un rango de celdas (área) se hará mediante una diagonalcomenzando en la celda superior izquierda y terminando en la celdainferior derecha, separadas mediante dos puntos (:), esto nos seráútil cuando trabajemos con funciones.

área B5:E11

FÓRMULAS

Siempre que vamos a escribir una fórmula, tenemos que utilizar elsigno igual (=) al inicio de la misma, para realizar operaciones, esposible utilizar los datos de dos manera con característicasespecíficas:

Literales: escribimos los números directamente dentro de lafórmula, por ejemplo: = 15+14

Referencia a valores: utilizamos los nombre de las celdas, porejemplo =A4+A5, donde A4 y A5 contienen valores numéricos.

Las operaciones en Excel, se realizan de izquierda a derecha yrespetando la jerarquía de los operadores aritméticos: signos deagrupación, división, multiplicación, suma y resta.

TIPOS DE ERRORES

Si cometemos un error al ingresar una fórmula, Excel nos devuelve un texto que informa su tipo:

#¡N/A!: indica que no es posible encontrar una coincidencia exacta con el valor que se está buscando.

#¡REF!: Referencia a una celda inválida o inexistente.

#¡NÚMERO!: expresa la existencia de un valor no numérico en una fórmula de parámetros numéricos.

#¡NOMBRE!: nombre de la función incorrecto.

#¡DIV/0!: Cuando intentamos dividir por cero.

FUNCIONES BÁSICAS

Excel tiene integrada una gran biblioteca de funciones especialmentediseñadas para hacernos la vida más fácil, para esto es importantefamiliarizarnos con ellas, una función está compuesta de la siguientemanera:

= nombre de la función(argumento1, argumento2…)

Argumento de una función son datos que requiere la función paratrabajar, por ejemplo si vamos a calcular una suma de dos números, losparámetros son los números que vamos a sumar a su vez la función nosdevolverá un resultado que será la suma de los dos números.

Es importante tomar en cuenta que cada función posee una cantidadde argumentos específica esto es que si la función posee un argumento,si intentamos pasar dos (o más) o no pasamos ni uno esta nos devolveráun error, así también es muy importante pasar el tipo de datocorrespondiente, ya que si el argumento es de tipo numérico y pasamosun dato de tipo texto, nos producirá un error.

Nota: para introducir un argumento de tipo texto este deberá irentre comillas dobles para que sea tomado como una cadena decaracteres (Texto), Ej. “Esto es un texto”.

ALGUNAS FUNCIONES IMPORTANTES

=SUMA(n argumentos)

La función suma se utiliza para sumar 2 o más números, estafunción requiere que sean pasados como argumentos los númerosque se deseen sumar, o se puede utilizar un rango, inclusive un área(matriz) de números. Por Ej. =SUM(3,4,6) , =SUM(B2: B10),=SUM(A1: D10)

=PROMEDIO(n argumentos)

Muy parecida a la fórmula anterior solo que esta fórmula en lugarde regresarnos la suma de los números nos regresa el promedio.

=HOY(sin argumentos)

Esta función nos da la fecha y hora actuales, se puede combinarcon otras funciones también de fecha por ejemplo =HOY()+5 fechaactual más 5 días, =DIA(HOY()) devuelve el día del mes actual,=MES(HOY()) devuelve el mes actual del año (número).

ALGUNAS FUNCIONESIMPORTANTES

Conocemos los operadores aritméticos, estos vienen siendo lossímbolos para las operaciones (+, -, *, =, /) los cuales nos ayudan adeterminar que operación se debe realizar.

Así también existen los llamados operadores lógicos, los cuales sonsímbolos que nos indican la comparación entre dos números uobjetos (sólo puede devolver dos resultados “falso” o “verdadero),normalmente se utilizan para fijar condiciones para la manipulaciónde información, por ejemplo encontrar todas las calificacionesmayores que 70.

=SI(“condición”,”verdadero”,”falso”)

Esta función es una de las más importantes, se le conoce en programación como tipo condicional, la función trabaja de la siguiente manera, si la condición es verdadera, ejecuta la acción del segundo argumento (“verdadero”), si es falto ejecuta la acción del tercer argumento(“falso”) y nos devuelve el resultado.

Por ejemplo:

ALGUNAS FUNCIONESIMPORTANTES

ALGUNAS FUNCIONES IMPORTANTES

=BUSCARV(“valor buscado”,”área”,”índice de la columna resp.”,FALSE)

Esta función nos permite ubicar un valor dentro de un área de datos (base de datos o tabla de datos) y nos regresara la columna indicada, es necesario cumplir con los siguientes requisitos:

1. La búsqueda siempre se hace sobre la primera columna del rango establecido y no es posible modificar ese comportamiento.

2. La función devolverá sólo un resultado y siempre será la primera coincidencia del valor buscado. No es posible hacer que la función devuelva múltiples coincidencias.

REFERENCIAS

Referencia a una celda

Sabemos que una celda puede contener datos de tipo texto,números, fechas, fórmulas y funciones. Estos datos pueden seringresados por nosotros o generarse como resultado de aplicar unafórmula o función. En este último caso, los datos harán referencia alcontenido de otra celda y serán dependientes. Al cambiar elcontenido de la celda origen, las celdas que dependan de esta seactualizarán automáticamente. Para hacer referencia a una celda,nos ubicamos en la celda dependiente, ingresamos el signo igual (=)y a continuación, seleccionamos la celda o escribimos el nombre dela celda origen.

Referencia a una hoja

Cuando se requiera hacer una referencia a una celda contenida enotra hoja, esto es posible anteponiendo a la celda origen el nombrede la hoja seguido del signo de admiración, por Ej. Si deseamoshacer referencia de la celda A1 contenida en la hoja 2 llamadaSheet2 entonces se deberá realizar de la siguiente manera

= Sheet2A1

REFERENCIAS

Referencias relativas

Una referencia relativa es aquella que se modifica al cambiar laposición de la celda dependiente (que contiene la fórmula). En estecaso, como la ubicación de la celda origen es relativa a la celdadestino, cuando cambia una, también cambia la otra. Es decir, sicopiamos y pegamos una fórmula a otra celda, cambiará la celdaorigen a la que se hace referencia

Referencias Absolutas

Una referencia absoluta siempre refiere a una celda de origendeterminada. Por eso, la utilizamos cuando queremos copiar y pegaruna fórmula a otra celda y mantener la referencia a la celda deorigen.

Para esto, debemos fijar la referencia anteponiendo el signo peso($) a la letra de la columna y/o al número de fila (Referenciasmixtas). Por ejemplo:

=$A$2, =$A2 o = A$2.

QUITAR DUPLICADOS

Cuando tenemos una base de datos, es posible que haya registrosrepetidos que no deberían estar en ella. Puede suceder, porejemplo, que un registro haya sido ingresado, por error más de unavez. El problema que esto genera es que, al realizar sumas, conteosu otras operaciones sobre los datos, los resultados pueden sererróneos.

Para eliminar los registros duplicados, ubicada en el grupo deHerramientas de datos de la ficha Datos. Al usarla,automáticamente se eliminarán las filas repetidas y además, seinforma sobre la cantidad de registros duplicados y quitados de labase de datos.

Se dice que dos filas son duplicadas cuando todas sus columnas sonidénticas.

Resumir con Tabla Dinámica

Una tabla dinámica proporciona un modo de resumir y analizarfácilmente grandes volúmenes de datos. Se llaman tablas dinámicaspor que se puede cambiar su disposición reordenando o cambiandode posición los encabezados de fila y columna, rápida y fácilmente.Las tablas dinámicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, yfiltrar información.

Ejemplo.- Al departamento de backoffice se le está solicitando querealice un reporte de los alumnos que pertenecen a la carrera deadministración, con los indicadores siguientes:

1. Clave y nombre de la materia.

2. Promedio por materia.

3. Cantidad de alumnos por materia.

RESPUESTA

Pasos para resumir mediante tabla dinámica:

1. Seleccionamos una celda que se encuentre en el área de datosde nuestra información.

2. En la pestaña de Insertar seleccionamos el botón tabla pivote ynos aparece un recuadro en donde nos indica el rango de losdatos y además si deseamos que se realice la tabla dinámica enuna hoja nueva, dejamos esta opción que es la que aparece pordefecto.

3. Nos abre una hoja nueva y en la derecha nos aparecen los campos de nuestra información, para este ejercicio en particular vamos a seleccionar, materia y lo arrastramos a las filas.

4. Calificación lo arrastramos a la sección de valores. Pero como nos están pidiendo los promedios, seleccionamos la opción de promedios.

5. Por último la cantidad de alumnos lo hacemos de la misma manera, arrastrando la matricula a valores y dejando la suma que es por defecto.

DATOS EXTERNOS

En ocasiones es necesario trabajar con datos que pueden provenir de diversas fuentes como puede ser una base de datos en Access o archivos de datos delimitados con un carácter (csv)

Excel nos permite trabajar con estos tipos de archivos, para esto hay que seguir los siguientes pasos:

1. Abrimos una hoja de Excel en blanco.

2. En la pestaña de Datos ubicamos en la sección “obtener datos externos” y seleccionamos “Desde Texto”.

3. Seleccionamos el archivo en cuestión.

4. Y nos muestra un asistente, dejamos la opción por defecto delimitado.

5. En la siguiente página, seleccionamos el carácter delimitador, en este caso “,” (coma).

6. El siguiente paso es muy importante sobre todo si estamos manejando fechas ya que si están especificadas en el formato de 4/11 (como viene en el roster) nos causará problemas por lo que debemos seleccionar el tipo de dato para estas columnas en particular.

Bibliografía

Gustavo Carballeiro. (2013). Excel 2013. Buenos Aires: Users.

https://exceltotal.com/funcion-vlookup-en-excel/

http://www.ciberaula.com/articulo/operadores_aritmeticos

https://support.office.com/es-es/article/Informaci%C3%B3n-general-sobre-f%C3%B3rmulas-en-Excel-ecfdc708-9162-49e8-b993-c311f47ca173

https://exceltotal.com/como-crear-una-tabla-dinamica/