MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CIENCIAS · La Dirección General de Gestión de Talento Humano, en adelante D.G.G.T.H., será la encargada de habilitar el sistema y asignar los usuarios

Dirección de Evaluación, Formación y Bienestar del Personal AdministrativoMontevideo 561 e/ Gral. Díaz y Oliva Tel.: +(595) (21) 44 92 78www.mec.gov.py/talento [email protected]ón - Paraguay

MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CIENCIAS

Dirección General de Gestión del Talento Humano

Dirección de Evaluación, Formación y Bienestardel Personal Administrativo

(Instructivo para el Evaluador Primario)

Funcionarios Permanentes y Comisionados

Año: 2.017


FICHA TÉCNICA

Abog. Enrique Riera Escudero, Ministro

Ministerio de Educación y Ciencias

Abog. Luciano Maldonado, Director General

Dirección General de Gestión del Talento Humano

Mg. Carolina Arrúa, Directora

Dirección de Evaluación, Formación y Bienestar del Personal Administrativo

Equipo Técnico del Departamento de Evaluación del Personal

Carlos Hernán Sanabria, Jefe de Departamento

Juan Arce Quevedo, Técnico

María José Appleyard, Técnica

Norma Beatriz Monges, Técnica

Equipo de Apoyo de la Dirección de Evaluación, Formación y Bienestar del PersonalAdministrativo

Verónica Lima Villasanti, Jefa de Departamento de Bienestar

Perla Verón, Jefa de Departamento de Formación y Desarrollo Humano

Roberto Fernández, Técnico de la Dirección de Evaluación, Formación y Bienestar del PersonalAdministrativo


INTRODUCCIÓN

El presente instructivo está dirigido a los Evaluadores Primarios que forman parte del

proceso de Evaluación de Desempeño del personal administrativo pertenecientes al Ministerio

de Educación y Ciencias, para facilitar la aplicación de este procedimiento, competencia de los

mismos, según lo establecido en el Reglamento correspondiente.

El objetivo de este Instructivo es unificar y socializar, a Nivel Central, las informaciones,

estrategias y procedimientos establecidos para la aplicación de la Evaluación de Desempeño

del personal de la institución; según lo establecido en el reglamento de la entidad, homologado

por Resolución SFP Nº 0656/16 POR LA CUAL SE APRUEBA EL REGLAMENTO DE

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO PARA FUNCIONARIOS PERMANENTES, COMISIONADOS

Y PERSONAL CONTRATADO DEL MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA, de fecha 18 de

Julio de 2016 y aprobado por Resolución 17006/16 POR LA CUAL SE APRUEBA EL

REGLAMENTO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO PARA FUNCIONARIOS

PERAMANENTES, PERSONAL CONTRATADO Y COMISIONADO, QUE CUMPLEN

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN ESTE MINISTERIO de fecha 05 de setiembre de 2016.


ETAPAS DEL PROCESO DE EVALUACIÓN

El proceso de Evaluación de Desempeño consta de dos etapas.

1° Etapa – Evaluación Primaria

Esta etapa incluye los siguientes aspectos:

a. Socialización de las herramientas de evaluación con todos los funcionarios/as de laInstitución.

b. Evaluación del funcionario por parte del Superior Inmediato sea este: Jefe/a, Director,Director General, Viceministro, Ministro.

c. Retroalimentación al funcionario evaluado por parte del Superior Inmediato quienrealizó la evaluación.

Observaciones:

La Dirección General de Gestión de Talento Humano, en adelante D.G.G.T.H., será laencargada de habilitar el sistema y asignar los usuarios requeridos para la aplicación de laEvaluación de Desempeño en el Sistema Integrado de Gestión de la Información del Ministeriode Educación y Ciencias SIGMEC, conforme las fechas establecidas para la evaluación de losfuncionarios en el calendario previsto.

Los evaluadores primarios tendrán un mínimo de 5 (cinco) días hábiles para realizar lasevaluaciones a los funcionarios de sus respectivos cargos y la confirmación de las calificacionesasignadas, vía web, a través del SIGMEC (Resolución MEC N° 17006/16 Punto IX -Procedimientos) y un máximo de 10 (diez) días hábiles atendiendo a lo establecido en laResolución SFP N° 328/13, “Plazos de ejecución de la evaluación” Anexo I Punto 7.

Los días habilitados para la Evaluación darán inicio a partir de la fecha señalada en elcronograma establecido por la D.G.G.T.H., para realizar la Evaluación y la confirmación de lascalificaciones asignadas vía WEB, a través del SIGMEC.

Cuando resultare imposible la evaluación por causas no imputables al funcionario,deberán ser plenamente justificadas, la misma se llevará a cabo en otra ocasión, fijándose unsolo día para todos los afectados.

2° Etapa – Evaluación Secundaria

En esta etapa se integrará una Comisión de Evaluación cuya labor se orientará a:

a) Garantizar la mayor imparcialidad y objetividad posible en la Evaluación Primaria delDesempeño mediante:

- La revisión de las puntuaciones obtenidas por los funcionarios evaluados, así como,la correcta aplicación de los instrumentos y herramientas, con el fin de dictaminar yponer a consideración de la Máxima Autoridad Institucional los resultados finales y elorden de mérito.


ESCALA DE CALIFICACIONES

La escala adoptada para comunicar los resultados de las evaluaciones son las siguientes:

1. Reprobado 2. Aceptable 3.Bueno 4.Muy Bueno 5. Sobresaliente

PASOS DE LA EVALUACION PRIMARIA

PASO 1: INGRESO A LA SECCION EVALUACION DE DESEMPEÑO EN LAPLATAFORMA SIGMEC

Ingrese al SIGMEC

Elija el MÓDULO “Evaluación de Desempeño”


Para realizar las evaluaciónes el Evaluador Primario podrá acceder de tres formasdistintas:

Observación:

El primer día de la implementación de la Evaluación del Desempeño, el evaluador primario

Ingresa al SIGMEC y luego a la Evaluación de Desempeño por “Nomina de Dependencia”, lo primero que

deberá realizar:

1. Una verificación en el Sistema de los funcionarios que aparecen en la Dependencia a su cargo.

2. En caso de que algún funcionario falte o este demás en la plataforma SIGMEC, se debe comunicar la

inconsistencia constatada en el mismo día a la Dirección General de Gestión de Talento Humano y a la

Dirección de Registro de Datos y Sistemas.

3. Esta comunicación se realizará a través de una nota a la Dirección General de Gestión del Talento

Humano con copia al Correo Institucional de la Dirección de Registro de Datos y Sistemas:

([email protected]), de tal forma a normalizar la inconsistencia observada.


Tres opciones para ingresar a la Evaluación de Desempeño

- Nómina por Dependencia (solo aparecerá la Dependencia del Evaluador Primario)

- Personal Evaluado por Dependencia (Deberá ingresar el código de Dependencia)

- Evaluación por Persona (Deberá ingresar número de cédula del funcionario/a a evaluar)

PASO 2: INGRESAR A NÓMINA DE DEPENDENCIA PARA EVALUAR

- Ingresar: Seleccionar “Nomina de Dependencia”.

- Dar clic en el “Personal Evaluado por Dependencia”

- Seleccionar “Detalle de Evaluación Desempeño”

PASO 3: INICIO DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO EN SUS DOS DIMENSIONES:

- DESEMPEÑO SEGÚN TAREAS

- FACTORES INDIVIDUALES INCIDENTES EN EL DESEMPEÑO

Observación: Para cada dimensión deberá elaborar RECOMENDACIONES Y PLANES DE MEJORA


LA DIMENSIÓN “DESEMPEÑO SEGÚN TAREAS” PRESENTA LAS SIGUIENTES VARIABLES:

- Desempeño en las Tareas de Planificación- Desempeño en la Dirección de las Personas- Desempeño en la ejecución de las actividades propias- Desempeño en el control de la evaluación

LA DIMENSIÓN “FACTORES INDIVIDUALES INCIDENTES EN EL DESEMPEÑO” PRESENTA LAS

SIGUIENTES VARIABLES:

- Capacidad para las relaciones interpersonales- Capacidad para el Trabajo en equipo- Capacidad para el análisis y el uso de la información- Capacidad de Liderazgo y Conducción- Conocimientos específicos aplicables a las tareas- Conocimientos generales para el desempeño- Responsabilidad por los resultados- Orientación al servicio público y el ciudadano

EN LA PLATAFORMA DIGITAL (SIGMEC) PODRÁ VISUALIZAR LAS TRES PESTAÑASPROPIAS DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

En el caso de la imagen, se ha procedido a dar clic a la Dimensión Desempeño Según

Tareas y como consecuencia se han desplegado, para su calificación, las Variables

correspondientes a esta Dimensión, señaladas en párrafos anteriores.


PASO 4: CALIFICACIÓN DE LAS VARIABES EN LAS DIMENSIONES DEL DESEMPEÑO:

Se procede a la calificación de las Variables de cada Dimensión.

Dimensión 1: Desempeño Según TareasDimensión 2: Factores Individuales Incidentes en el DesempeñoCada calificación asignada (entre 1 que representa la calificación más baja y 5 la calificación

más alta) será ponderadas automáticamente por el Sistema.

Las ponderaciones son diferentes para cada grupo de cargos (Grupo 1, 2, 3 o 4).

Dimensión 1: Desempeño Según Tareas

Dimensión 2: Factores Individuales Incidentes en el Desempeño


Fundamentación de las calificaciones asignadas

Cada calificación en las Variables pertenecientes a las Dimensiones señaladas deben ser

fundamentadas obligatoriamente en el propio sistema.

Confirmación de la Evaluación

Por último el evaluador primario deberá seleccionar “Confirmar Evaluación” con lo que se

finaliza el proceso de asignación de calificaciones al funcionario evaluado.


PASO 5: RECOMENDACIONES Y PLANES DE MEJORA DE LAS DIMENSIONES DELDESEMPEÑO:

Las recomendaciones y planes de mejora con el desempeño a mejorar y las acciones

propuestas para dicho fin, son campos que obligatoriamente deben llenarse teniendo en cuenta

la calificación con su fundamentación asignada a cada Variable por Dimensión.

A partir de la Evaluación realizada, según las Variables establecidas y valoradas, el

evaluador primario señalará aspectos que será necesario abordar para obtener mejores niveles

de desempeño, así como las acciones específicas propuestas para lograrlo.


Tanto los aspectos concernientes a las falencias detectadas, así como las acciones

propuestas para mejorar deben guardar relación con las calificaciones asignadas. El evaluador

primario deberá guardar especial cuidado para mantener la correspondencia requerida entre la

falencia identificada y la recomendación realizada.

Ejemplo:

Recomendaciones y Planes de Mejora

Debe Mejorar Acción Propuesta

Su desempeño en el control de la evaluación

ESTABLECER METAS ESPECIFICAS PARA SU TRABAJO Y REALIZAR

EL MONITOREO CORRESPONDIENTE ACORDE AL TIEMPO

ESTABLECIDO PARA EL LOGRO.

Conocimientos específicos aplicables a las tareas ASISTIR A LAS CAPACITACIONES GERENCIADAS POR LOS

SUPERIORES INMEDIATOS

AJUSTARSE A LA PLANIFICACIÓN DEL ÁREA Y EJERCER LAS

RESPONSABILIDADES ASIGNADAS.

Responsabilidad por resultados

Observación:

Al concluir el procedimiento de Evaluación en las dos Dimensiones más el agregado de

recomendaciones y planes de mejora, el sistema desarrollado procesará de manera automática

la Calificación Final.

PASO 6: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS (ENTREVISTA DE DEVOLUCION)

El evaluador primario o superior inmediato deberá convocar de manera formal a los

funcionarios evaluados para la entrevista de devolución de resultados, se consignará día, lugar y

hora, con un mínimo de dos días de antelación a la fecha de entrevista prevista en el calendario.

Los resultados obtenidos en la evaluación de desempeño deberán ser presentados acada evaluado en una entrevista personalizada de devolución (retroalimentación),explicado el motivo de la nota asignada en base a los indicadores y documentos respaldatorios

que fundamenten la evaluación y con los cuáles debe contar el evaluador.

El plazo de devolución de los resultados (entrevista personalizada) será de 2 (dos) días

(Resolución MEC N° 17006/16 Punto 9 - Procedimientos) y prorrogable por 10 (diez) días de

acuerdo al calendario establecido, donde el evaluado podrá manifestar su conformidad o


disconformidad con la calificación obtenida, únicamente a través del SIGMEC, con su usuario

respectivo.

Durante la entrevista interactúan el jefe o superior inmediato y el funcionario evaluado.

Pasos a tener en cuenta durante la entrevista:

a. El evaluador primario ingresara al sistema desde su usuario y expondrá los resultados de

la evaluación por cada Dimensión y Variables, con sus correspondientes justificaciones y

propuestas de planes de mejora.

b. En caso de disparidad de criterios, se recurrirá al dialogo, como herramienta para el

consenso en referencia a los resultados de la evaluación.

c. Conforme al dialogo mantenido:

-El evaluador podrá ajustar o confirmar la evaluación realizada.

-El evaluado ingresará al sistema a través de su usuario y deberá registrar su

conformidad o disconformidad con los resultados de la evaluación en forma inmediata a

la conclusión de la entrevista.

Si el evaluado no asiste en tiempo y forma para la devolución de su calificación y/o no

manifestare su conformidad o disconformidad en el plazo determinado, a través de su usuario

correspondiente, se considerara la calificación asignada por el evaluador primario en el SIGMEC.

DISTINCIÓN ENTRE NOTIFICACIÓN Y ENTREVISTA DE DEVOLUCION

NOTIFICACIÓN ENTREVISTA

Es un acto final, sobre hechos consumadosPermite entregar información del proceso, permiteidentificar estados de avance de las metas,eventuales desviaciones o corregir conductas oactitudes, lo cual posibilita mejoras.

Es unilateral, va desde la jefatura alcolaborador

Es de “ida y vuelta”, es decir, no solo consiste enentregar desde el evaluador primario al evaluado,sino también se invierten los roles, permitiendo unaprendizaje mutuo.

No retroalimenta, si se comunica solo lanota.

Expresa juicios fundados sobre el proceso, fortalezasy debilidades, desafíos y proyecciones relacionadasa las metas y objetivos institucionales


PASO 7: PROCESAMIENTO ADMINISTRATIVO DE LOS RESULTADOS EN LADIRECCION GENERAL DE GESTION DEL TALENTO HUMANO

Una vez concluida la evaluación primaria y cumplidos los plazos establecidos, la

Dirección General de Gestión de Talento Humano confeccionara la nómina de funcionarios

evaluados y no evaluados, según las distintas áreas, la cual deberá poner a disposición de la

Comisión de Evaluación para el inicio de la etapa correspondiente a la Evaluación Secundaria.


BIBILIOGRAFIA

S.F.P. Resolución N° 328 / 2013 Instructivo General de Evaluación del Desempeño e Identificacióndel Potencial para Funcionarios Públicos Permanentes y Personal Contratado de los Organismos yEntidades del Estado. Asunción. 2013

S.F.P. Resolución N° 0656 / 2016. Homologación del Reglamento de Evaluación de Desempeñopara Funcionarios Permanentes, Personal Contratado y Comisionado del Ministerio de Educacióny Cultura. Asunción. 2016

M.E.C. Resolución N° 17006 / 2016. Reglamento de Evaluación de Desempeño para FuncionariosPermanentes, Personal Contratado y Comisionado, que cumplen Funciones Administrativas en elMinisterio de Educación y Cultura. Asunción. 2016

Marchant, Hugo; Gestionando el Rendimiento Individual para el éxito Institucional. Santiago.Chile. 2016.

Dirección Nacional de Servicio Civil. Subdirección de Desarrollo de las Personas. GESTIÓN DEPERSONAS. Una Estrategia de Fortalecimiento. Santiago. Chile. 2016

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