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MINISTERIO DE ENERGÍA Y MINAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VICEMINISTERIO ENCARGADO DEL ÁREA
ENERGÉTICA
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INTRODUCCION
El presente manual de procedimientos correspondiente al Despacho Viceministerial Encargado del Área Energética, del Ministerio de Energía y Minas, el cual persigue establecer un componente del sistema de control interno con el objeto de obtener información a detalle, ordenada, sistemática e integral y que contenga las instrucciones y responsabilidades sobre las principales acciones desarrolladas por el Despacho Viceministerial.
De igual forma con el manual de procedimientos se desarrolla cada una de las actividades y operaciones relacionadas con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo a las funciones que son de su competencia. El presente documento contiene una descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones, incluyendo además los puestos que intervienen en los procedimientos, precisando su responsabilidad y participación. Es importante considerar la revisión y actualización constante de los sistemas, estructuras y procedimientos de trabajo en base a las necesidades del Despacho Viceministerial, debido a que el manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer institucional y es un documento fundamental para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo.
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OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Objetivo General Establecer los distintos procedimientos que se desarrollan en el Despacho Viceministerial Encargado del Área Energética, que permitan establecer los mecanismos de seguimiento y control de las actividades a desarrollar, estableciendo las responsabilidades del personal del Despacho que permitan cumplir los objetivos del MEM. Objetivos Específicos
• Poder determinar posibles cuellos de botella en los distintos procedimientos que se desarrollan, permitiendo con ello la mejora continua de cada uno de ellos.
• Establecer mecanismos de control, sobre las actividades que se desarrollan por el personal del Despacho Viceministerial Encargado del Área Energética.
• Identificar líneas de autoridad y responsabilidad en el desempeño de los procedimientos del
Despacho.
• Estimular la responsabilidad y desarrollo de las tareas de los empleados, buscando constantemente una mejor calidad en el desarrollo de su trabajo.
• Mejorar el servicio al cliente tanto a lo interno como a lo externo del Despacho Viceministerial.
• Contar con una herramienta que sirva como guía para inducciones a personal de nuevo ingreso, así como para mejorar los procesos haciéndolos día a día más eficientes.
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MISION
Propiciar y ejecutar las acciones que permitan la inversión destinada al aprovechamiento integral de los recursos naturales, que proveen bienes y servicios energéticos y mineros, velando por los derechos de sus usuarios y de la sociedad en general.
VISION
Somos la institución rectora de los sectores energético y minero, que fomenta el aprovechamiento adecuado de los recursos naturales del país, conformamos un equipo de trabajo multidisciplinario capacitado, que cumple con la legislación y la política nacional, propiciando el desarrollo sostenible; en beneficio de la sociedad.
MARCO JURIDICO
El Viceministerio de Energía y Minas encargado del Área Energética depende directamente del Despacho Ministerial según Acuerdo Gubernativo 631-2007 el cual Reforma al Acuerdo Gubernativo 382-2006, Reglamento Orgánico Interno del MEM.
NATURALEZA Y COMPETENCIA
En su calidad de unidad administrativa del MEM, los Despachos Viceministeriales por reforma se constituyen como órganos superiores que tienen a su cargo, en forma indistinta y por designación, ejercer jurisdicción en todo el territorio nacional como funcionario auxiliar y suplente temporal del Ministro. El Despacho del Viceministro de Energía y Minas es el encargado principal del régimen interior de las Unidades de Apoyo y Direcciones Generales a su cargo, así como dirigir a otras en ausencia de algún Viceministro de distinta área por delegación del Ministro; a la vez es el coordinador de la ejecución de los programas y actividades administrativas y legales del Ministerio. Hoy día también, es el que coordina las acciones de las Unidades de Apoyo, en concordancia con lo establecido por el Despacho Superior.
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OBJETIVOS DEL VICEMINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS
ENCARGADO DEL AREA ENERGETICA
• Planificar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades técnicas y administrativas desarrolladas por las Direcciones Generales y dependencias del MEM que correspondan y dependan del Despacho Viceministerial.
• Establecer los mecanismos e instrumentos mínimos, para que las unidades administrativas
del MEM bajo su jurisdicción, puedan desarrollar con eficiencia y eficacia sus funciones.
FUNCIONES DEL VICEMINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS
ENCARGADO DEL AREA ENERGETICA De conformidad con las modificaciones realizadas con el Decreto 631-2007, de publicación en el Diario Oficial el 17 de enero de 2008, específicamente por área le corresponde las funciones y atribuciones siguientes:
a) Coordinar bajo la dirección del Ministro, la formulación de las políticas, estrategias y planes de acción del sector energético, que comprende los subsectores electricidad, energías renovables e hidrocarburos; así como en lo concerniente a las actividades de protección radiológica y gestión segura de materiales nucleares y radiactivos.
b) Firmar los acuerdos, resoluciones y providencias que emita o dicte el Ministro, así como celebrar y suscribir en nombre del Estado los contratos administrativos relativos al área energética.
c) Auxiliar al Ministro en audiencias públicas, acompañándole en las mismas, o atendiéndolas personalmente en su ausencia.
d) Proponer cuando corresponda las normas técnico – legales para promover el desarrollo ordenado y sostenible del sector energético.
e) Proponer y supervisar los planes indicativos del sector energía.
f) Preparar informes sobre el desarrollo de los planes indicativos y programas del sector de energía.
g) Dirigir, coordinar y supervisar los procesos de promoción y difusión del uso racional de energía, eficiencia energética y las energías renovables.
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h) Planificar, dirigir y supervisar proyectos vinculados al sector energético.
i) Promover la inversión privada en el sector energético.
j) Resolver sobre asuntos, expedientes y procesos administrativos en materia de energía.
k) Coordinar cuando corresponda, con las Instituciones y los Agentes del Mercado Mayorista, las acciones necesarias para fomentar la competitividad y el desarrollo ordenado de los mercados eléctricos y de hidrocarburos.
l) Supervisar las actividades del órgano regulador en materia de seguridad y protección radiológica.
m) Celebrar en representación del Estado, y por designación del Ministro, los contratos y convenios en materia de energía.
n) Ejercer las demás funciones y atribuciones que se deriven de la ley y otras disposiciones especiales.
CATEGORIA
El Despacho Viceministerial del Área Energética tiene categoría de Viceministerio, y depende directamente del Despacho Ministerial. Con el objeto de que el Despacho Viceministerial opere y funcione adecuadamente, para la realización de sus atribuciones contará con las posic iones de puestos que como mínimo le permitan cumplir con las mismas , para lo cual se integrará de la siguiente forma: a) Viceministro de Energía y Minas Encargado del Área Energética. b) Secretaria del Despacho Viceministerial. c) Asistente Administrativo del Viceministro. d) Procurador Viceministerial.
ORGANIGRAMA DEL VICEMINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS ENCARGADO DEL AREA ENERGETICA
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SIMBOLOGIA EMPLEADA
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PROCEDIMIENTOSDELDESPACHO VICEMINISTERIAL ENCARGADO DEL AREA ENERGETICA
A) Firma de Resoluciones de Trámite
B) Firma de Informes Circunstanciados en Expedientes del Area Energética
C) Firma de Contratos Administrativos
D) Validación de Solicitudes de Permiso en el Sistema de Control de Personal
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DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO
A) FIRMA DE RESOLUCIONES DE TRÁMITE
Son resoluciones de trámite en las cuales se resuelven específicamente tres asuntos:
1. Se le da trámite a recursos de revocatoria y/o reposición.
2. Se concede audiencias a la Procuraduría General de la Nación.
3. Se emiten autos para mejor fallar.
Frecuencia: Diario.
1) La Secretaría General del Ministerio de Energía y Minas (MEM) recibe el expediente dependiendo de la naturaleza del mismo, dicha papelería puede provenir de la Unidad de Asesoría Jurídica del MEM o de alguna institución externa al MEM.
2) Secretaría General revisa el expediente, emite la resolución correspondiente y envía el mismo al Asistente Administrativo del Viceministro de Energía y Minas del Área Energética.
3) El Asistente Administrativo recibe el expediente y firma hoja de control de expedientes remitida por Secretaría General, revisa que esté completo .
4) El Asistente Administrativo envía el expediente al Asesor Legal del Vicedespacho para su revisión y visto bueno.
5) El Asesor Legal revisa que las actuaciones que obran en el expediente, cumplan con los requisitos y el procedimiento establecido en la ley de lo Contencioso Administrativo y que la
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resolución que se emita para el efecto no cuente con errores de fondo o de forma, emite opinión al respecto para que pueda ser firmado por el Viceministro.
6) El Asesor Legal envía el expediente al Asistente Administrativo, si hubiera alguna observación o cambio que realizar, el Asistente Administrativo devuelve el expediente al personal de la Secretaría General para que realice los cambios que sean necesarios o solicita al interesado la papelería faltante; si no es necesario hacer cambios o cumple con todos los requerimientos, lo envía al Viceministro de Energía y Minas del Área Energética para su revisión y firma.
7) El Viceministro de Energía y Minas del Área Energética revisa y firma el expediente, luego lo traslada al Asistente Administrativo.
8) El Asistente Administrativo envía el expediente a la Secretaría General.
9) Secretaría General envía el expediente a donde corresponda.
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Resolución
No
5 min
3 días
1 día
1 día
10 min 1 día *
2 días
15 min 30 min
Si
10)
DIA MES AÑO 31 10 2012
Secretaría General Asistente Administrativo Asesor Legal Viceministro
Manual de Procedimientos
Despacho Viceministerial Área
Ministerio de Energía y Minas
Duración: 8 días, 1 hora
Nombre del Procedimiento: Firma de Resoluciones de Trámite
Recibe el expediente de parte de Asesoría
Jurídica o de alguna Institución externa
Revisa el expediente y
emite la resolución
Recibe el expediente, firma hoja de control y
revisa que esté completo
Revisa el expediente y emite opinión
Expediente cumple con
requerimientos?
Realiza los cambios o solicita la papelería al
interesado
Revisa y firma el expediente
Recibe el expediente
y traslada
Recibe el expediente y envía a donde corresponda
Inicio
Fin
• Si el interesado es externa al MEM, el proceso puede tardar
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B) FIRMA DE INFORMES CIRCUNSTANCIADOS EN EXPEDIENTES DEL AREA ENERGETICA
Cuando el MEM declara sin lugar un recurso de revocatoria o reposición y la parte recurrente no esté de acuerdo con lo actuado, plantea un proceso contencioso administrativo (demanda) ante las Salas de lo Contencioso Administrativo; dentro del trámite del mismo dichas salas solicitan al MEM remisión del expediente que contiene la resolución donde se resuelve el recurso con un informe circunstanciado.
Frecuencia: quincenal.
1) La Secretaría General del Ministerio de Energía y Minas (MEM) recibe el oficio de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Organismo Judicial.
2) Secretaría General revisa el expediente que corresponde al oficio presentado, emite el informe circunstanciado y envía el mismo con el respectivo expediente al Asistente Administrativo del Viceministro de Energía y Minas del Área Energética.
3) El Asistente Administrativo recibe el expediente con el informe y firma hoja de control de expedientes remitida por Secretaría General, revisa que esté completo y traslada al asesor legal del vicedespacho del área energética para su revisión y visto bueno.
4) El Asesor Legal revisa el informe circunstanci ado y emite opinión al respecto, devolviéndolo al asistente administrativo.
5) Si hubiera alguna observación o cambio que realizar, el Asistente Administrativo devuelve el expediente con el informe circunstanciado al personal de la Secretaría General para que realice los cambios que sean precisos; si no es necesario hacer cambios o cumple con todos los requerimientos, lo envía al Viceministro de Energía y Minas del Área Energética para su revisión y firma.
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6) El Viceministro de Energía y Minas del Área Energética revisa y firma el informe circunstanciado, luego lo traslada al Asistente Administrativo .
7) El Asistente Administrativo devuelve el expediente con el informe circunstanciado a la Secretaría General.
8) Secretaría General envía el informe circunstanciado a la Sala de lo Contencioso Administrativo del Organismo Judicial.
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Informe circunstanciado
No
15 min
2 días
1 día
10 min 4 horas
2 días
15 min 4 horas
Si
1 día
DIA MES AÑO 31 10 2012
Secretaría General Asistente Administrativo Asesor Legal Viceministro
Manual de Procedimientos
Despacho Viceministerial Área Energética
Ministerio de Energía y Minas
Duración: 6 días y 8 horas 40 minutos
Nombre del Procedimiento: Firma de Informes Circunstanciados en expedientes del Área Energética
Recibe el oficio y el expediente del
Organismo Judicial
Revisa el expediente y emite el informe
Recibe el expediente con el informe, firma
hoja de control , revisa y traslada
Revisa el informe circunstanciado y emite
opinión
Expediente cumple con
requerimientos
Realiza los cambios al informe circunstanciado
Revisa y firma el informe circunstanciado
Recibe el expediente con el informe y envía
Recibe el expediente con el informe y envía al Organismo Judicial
Inicio
Fin
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C) FIRMA DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS
1) La Unidad de Recursos Humanos envía el expediente de la persona a contratar, al Asistente Administrativo del Viceministro de Energía y Minas del Área Energética, el cual contiene la papelería juntamente con el contrato ya revisado y firmado por el interesado.
2) El Asistente Administrativo recibe el expediente y revisa que la documentación esté completa.
3) Si no está completo el expediente, el Asistente Administrativo regresa el expediente a la Unidad de Recursos Humanos, si cumple con todos lo requerimientos lo remite al Viceministro de Energía y Minas del Área Energética.
4) El Viceministro de Energía y Minas del Área Energética revisa el expediente, firma el contrato y devuelve al asistente administrativo.
5) El Asistente Administrativo recibe el expediente y lo envía a la Unidad de Recursos Humanos.
6) La Unidad de Recursos Humanos recibe el contrato ya firmado juntamente con el expediente y le da el seguimiento correspondiente.
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10 min
15 min
2 días
5 min
10 min 15 min
Si
No
DIA MES AÑO 31 10 2012
Unidad de Recursos Humanos Asistente Administrativo Viceministro
Manual de Procedimientos
Despacho Viceministerial Área Energética
Ministerio de Energía y Minas
Duración: 2 días y 50 min
Nombre del Procedimiento: Firma de Contratos Administrativos
Envía el expediente con el contrato ya firmado
por el interesado
Recibe el expediente y revisa que la
documentación esté completa
Revisa el expediente y firma el contrato
administrativo
Recibe el contrato con el expediente y lo envía
a RRHH
Recibe el contrato juntamente con el
expediente para el trámite correspondiente
Inicio
Fin
Expediente completo?
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D) VALIDACION DE SOLICITUDES DE PERMISO EN EL SISTEMA DE CONTROL DE PERSONAL
1) El personal a cargo del Vicedespacho del Área Energética realiza la solicitud del permiso (vacaciones, permisos del IGSS, 40 horas, suspensión laboral, etc.) por medio de la página Intranet del Sistema de Control de Personal, para lo cual debe ingresar a la dirección http://192.168.2.8:81/cliente/wplogin.aspx. Coloca su usuario, ingresa a la opción de solicitudes y selecciona el rango de fechas.
2) El Viceministro de Energía y Minas del Área Energética ingresa al Sistema de Control de Personal donde revisa las solicitudes de permiso.
3) Si el permiso es denegado, el Viceministro redacta una justificación del por qué fue denegada la solicitud, teniendo el solicitante la opción de hacer nuevo requerimiento.
4) Si el permiso es autorizado, la Unidad de Recursos Humanos continúa el trámite correspondiente con el interesado (empleado), según sus procedimientos internos.
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15 min
No
10 min
10 min
No
Si Si
10 min
1 día**
** Este tiempo puede ser mayor de un día, si el interesado así lo considera .
DIA MES AÑO 31 10 2012
Interesado (empleado) Viceministro Unidad de Recursos humanos
Manual de Procedimientos
Despacho Viceministerial Área Energética
Ministerio de Energía y Minas
Duración: 1 día y 45 min
Nombre del Procedimiento: Validación de solicitudes de permiso en el Sistema de Control de Personal
Revisa las solicitudes y continúa el trámite con el
interesado
Redacta una justificación de porqué fue denegado el permiso
Inicio
Realiza la solicitud de permiso en el Sistema de Control de Personal
Ingresa al Sistema de Control de Personal y
revisa las solicitudes
¿Es aprobado?
Fin
Revisa respuesta y solicita nuevamente si desea
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BIBLIOGRAFIACONSULTADA PARA LA REALIZACION DEL MANUAL
• Guía General para elaboración de Manual de Procesos y Procedimientos, Comisión
Presidencial para la reforma y Modernización del Estado –COPRE- Equipo de redireccionamiento estratégico 2006.
• Guía para la Elaboración de Manuales de Organización, Secretaría de la contraloría General,
Dirección General de Desarrollo Administrativo, Sonora México.
