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San José, 13 de diciembre de 2012INF-DGAI-032-2012

MásterIrene Espinoza AlvaradoContadora Nacional

Asunto: Informe de control interno, Sobre respaldo de la información contable

Estimada Irene:

Nos permitimos presentarle el informe Nº INF-DGAI-032-2012 sobre el respaldo de la información contable remitida por las unidades primarias a la Contabilidad Nacional.

En el estudio se determinaron algunos aspectos de control que se presentan en el apartado de resultados de este informe que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones que se formulan, y que deben ser implementadas como parte de la mejora continúa de esa Dirección.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado, o si discrepa de ellas debe elevar el informe a señor Ministro de Hacienda con las objeciones y soluciones alternas, según se establece en el citado artículo.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto, así como el plan de acción que se defina en un plazo razonable para el efectivo cumplimiento de lo recomendado.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

OSA/SGL/rgfc: Señor Edgar Ayales, Ministro de Hacienda

Estudio Nº 011-2012

Dirección: Av. 2da, Calle 1 y 3, diagonal al Teatro Nacional, San José, Costa Rica •Tel 2284-5242/Fax: 2222-1334 • www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/

INFORME SOBRE EL RESPALDO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE REMITIDA POR LAS UNIDADES PRIMARIAS A LA

CONTABILIDAD NACIONAL

INF-DGAI-032-2012

DIRECCION GENERAL DE AUDITORÍA INTERNADiciembre, 2012

INFORME SOBRE EL RESPALDO DE LA INFORMACIÓN CONTABLEREMITIDA POR LAS UNIDADES PRIMARIAS A LA CONTABILIDAD NACIONAL

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO.............................................................................................................................................. I

1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................................. 1

1.1 ORIGEN............................................................................................................................................................11.2 OBJETIVO..........................................................................................................................................................11.3 ALCANCE..........................................................................................................................................................11.4 COMUNICACIÓN ORAL DE RESULTADOS...................................................................................................................11.5 NORMATIVA RELACIONADA EN MATERIA DE CONTROL Y ATENCIÓN DE INFORMES.............................................................11.6 ASPECTOS GENERALES........................................................................................................................................2

2. RESULTADOS.....................................................................................................................................................3

2.1 SOBRE LA INFORMACIÓN REQUERIDA POR LA CONTABILIDAD NACIONAL........................................................................32.2 NECESIDAD DE REVISAR Y FORTALECER LA DIRECTRIZ Nº DCN-001-2011....................................................................52.3 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA DIRECTRIZ Nº DCN-001-2011..................................................................................7

3. CONCLUSIONES............................................................................................................................................. 9

4. RECOMENDACIONES.................................................................................................................................... 10



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RESUMEN EJECUTIVO

Este estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2012, con el objetivo de evaluar los controles establecidos por la Contabilidad Nacional respecto al respaldo de la información contable requerida a las unidades primarias para el registro de las operaciones financieras, a fin de determinar si los mismos son adecuados para respaldar los registros que sustentan la emisión y presentación de los estados financieros en forma confiable y oportuna.

No obstante que la CN ha venido realizando esfuerzos en la emisión de normativa contable para recopilar, registrar, procesar y controlar, en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones del sector público, al respecto, se determinaron algunos aspectos que requieren ser revisados y fortalecidos, referentes a la necesidad de definir en forma complementaria a los lineamientos emitidos por esa Dirección para el respaldo de la información contable requerida a las unidades primarias, cuál información, de la que se recibe en la CN a lo interno y externo del Ministerio de Hacienda, requiere ser presentada en forma certificada según el tipo de información y la naturaleza de ésta, así como quien debe realizar tal certificación, la necesidad de revisar y fortalecer la Directriz Nº DCN-001-2011, el seguimiento y control ejercido sobre la aplicación de la directriz de cita o normas que emite el ente rector en materia contable, entre otros aspectos.

Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado; así como al Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en el Ministerio de Hacienda, según Decreto Nº 34323-H y sus reformas.



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1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

Este estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2012.

1.2 Objetivo

Evaluar los controles establecidos por la Contabilidad Nacional respecto al respaldo de la información contable requerida a las unidades primarias para el registro de las operaciones financieras, a fin de determinar si los mismos son adecuados para respaldar los registros que sustentan la emisión y presentación de los estados financieros en forma confiable y oportuna.

1.3 Alcance

Comprende la revisión de la aplicación de la Directriz Nº DCN-001-2011 respecto a algunos requerimientos de información solicitados por la Contabilidad Nacional a las unidades primarias para el registro de sus operaciones financieras, específicamente, en lo relacionado con la información recibida de las cuentas por cobrar de los casos con fallo del Tribunal Fiscal Administrativo, los casos pendientes en cobro judicial de la Dirección General de Hacienda, el informe de bienes que le presenta la DGABCA, los estados financieros que le presentan los órganos adscritos, y las sumas pagadas de más por concepto de salarios reportados por los Ministerios y órganos adscritos.

El periodo en estudio comprende del 1 de enero al 31 de mayo del 2012, ampliándose cuando se consideró necesario.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público.

1.4 Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el 6 de diciembre de 2012, a la Máster Irene Espinoza Alvarado, Contadora Nacional, el Lic. Luigi Calvo Aguilar, Coordinador de la Unidad de Registro Patrimonial y la Licda. Lisbeth Fallas Fallas, Coordinadora de la Unidad de Registro Presupuestario.

Las observaciones realizadas por los participantes, en la medida de las circunstancias, fueron consideradas en este informe.

1.5 Normativa relacionada en materia de control y atención de informes

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en cuanto al Sistema de Control Interno y la atención de informes.

“Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la




Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.6 Aspectos generales

La Ley 8131, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, dispone en los artículos 90, 91, 93 y 94, lo siguiente:

Artículo 90. Definición. El Subsistema de Contabilidad Pública estará conformado por el conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar, en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones del sector público, expresables en términos monetarios, así como por los organismos que participan en este proceso. El objeto será proporcionar información sobre la gestión financiera y presupuestaria y servir de apoyo al Sistema de Cuentas Nacionales.

Artículo 91. Objetivos:

Proveer información de apoyo para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del sector público responsables de la gestión y evaluación financiera y presupuestaria, así como para terceros interesados.

Promover el registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación económico-financiera del sector público.

Proveer la información contable y la documentación pertinente de conformidad con las disposiciones vigentes, para apoyar las tareas de control y auditoría.

Obtener de las entidades y organismos del sector público, información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable.

Posibilitar la integración de las cifras contables del sector público en el Sistema de Cuentas Nacionales y proveer la información que se requiera para este efecto.

Artículo 93. La Contabilidad Nacional será el órgano rector del Subsistema y, como tal, tendrá los siguientes deberes y funciones:




Proponer, al Ministro de Hacienda para su aprobación, los principios y las normas generales que regirán el Subsistema de Contabilidad Pública.

Establecer procedimientos contables que respondan a normas y principios de aceptación general en el ámbito gubernamental. Dentro de este marco, definirá la metodología contable por aplicar, así como la estructura y periodicidad de los estados financieros que deberán producir las entidades.

Velar porque las instituciones del sector público atiendan los principios y las normas mencionados en el inciso anterior.

Asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público nacional, en las materias de su competencia. Llevar actualizada la contabilidad de la Administración Central. Mantener registros destinados a centralizar y consolidar los movimientos contables. Aprobar la terminología y los formularios que deban adoptar las dependencias de la Administración Central para

realizar las transacciones que generen registros contables.

Artículo 94. Obligatoriedad de atender requerimientos de información. Las entidades y los órganos comprendidos en el artículo 1 de esta Ley, estarán obligados a atender los requerimientos de información de la Contabilidad Nacional para cumplir con sus funciones.

El Reglamento a la Ley 8131, LAFRPP, establece en los artículos Nº 120, 122 y 123, el papel de órgano rector de la Contabilidad Nacional, su deber de proporcionar información sobre la gestión financiera, patrimonial y presupuestaria de la Administración Central, y consolidada del sector público, así como, del sistema contable integrado para el registro único de cada transacción.

Para el cumplimiento de los objetivos y funciones conferidas en la Ley 8131, LAFRPP, esa Dirección cuenta con la siguiente estructura organizacional, de acuerdo con lo establecido en el Decreto Ejecutivo Nº 35535-H, Reglamento de la Organización de la Dirección General de la Contabilidad Nacional1:

Dirección General Unidad de Asesoría y Estudios Especiales Unidad de Fiscalización y Control Unidad de Consolidación de Cifras del Sector Público Unidad de Análisis Contable Unidad de Registro Presupuestario Unidad de Registro Patrimonial Unidad de Archivo y Certificaciones

2. RESULTADOS

2.1 Sobre la información requerida por la Contabilidad Nacional

En razón de que los sistemas de información que utiliza la CN no se encuentran integrados para la generación automática del registro contable de las operaciones de las entidades y órganos que están bajo su rectoría, y además aún existe algún tipo de información que se maneja de manera manual, en aras de cumplir con las competencias y objetivos establecidos a esa Dirección en la Ley 8131, LAFRPP, ésta ha venido emitiendo lineamientos para presentación, el registro, y la revelación de la información contable, tales como los que se indican en el Anexo Nº 1 de este informe, que deben ser aplicados por las unidades primarias que son las que realizan las operaciones y donde se origina la información en la fuente.

Además, con el propósito de disponer de un respaldo adecuado y tener una mayor seguridad sobre la veracidad de la información que está siendo remitida por las unidades primarias a la CN para efectos del registro contable, y en atención a

1 La Gaceta Nº 201, de fecha 16 de octubre de 2009.




debilidades señaladas en informes anteriores emitidos por la Contraloría General de la República y la Dirección General de la Auditoría Interna de este Ministerio2, esa Dirección promulgó la Directriz Nº DCN-001-20113 del 18 de febrero del 2011, que establece la obligatoriedad para las entidades y los órganos comprendidos en el artículo 1, inciso a)4, de la Ley 8131, LAFRPP, de atender los requerimientos de información, en los términos indicados por la Contabilidad Nacional para cumplir con sus funciones, en el sentido de que dicha información debe presentarse en forma certificada por parte del Jerarca de la respectiva Institución.

No obstante, a la fecha de este informe la CN no ha logrado a cabalidad el propósito deseado de respaldar adecuadamente algún tipo de información de las unidades primarias, a pesar de los esfuerzos que ha venido realizando con la emisión de lineamientos y la coordinación con los encargados de esa información.

Al respecto, se determinó la necesidad de que en forma complementaria a los lineamientos emitidos en referencia, la CN disponga de una identificación y detalle de la información requerida de las unidades primarias, de manera que se pueda conocer y establecer el origen de los datos: unidad primaria donde se origina la información, el tipo de información, el nombre específico de la cuenta y los procedimientos de registro contable que se afectan, la periodicidad, el responsable del registro primario, entre otros. Insumo, que le permitiría a la CN identificar esa información, cuál requiere ser presentada en forma certificada, así como establecer nuevos requerimientos, según corresponda.

Lo anterior, se evidencia también en la Directriz Nº DCN-001-2011 por sí misma en donde se pretende solicitar la información de las unidades primarias en forma certificada, no obstante, la misma en nuestra opinión resulta escueta y poco clara sobre el tema que se pretende regular, no considera los lineamientos emitidos con anterioridad por la CN, en los que se ha requerido información a las entidades y órganos que están bajo su rectoría, le son aplicables, entre otros, según se presenta en el punto siguiente.

Se requiere contar con mayor claridad respecto a cuál es el tipo de información contable que se requiere respaldar de esa manera y los alcances de la aplicación de las directrices que se emiten, según se evidencia de lo indicado por los Coordinadores de las Unidades de la CN sobre este tema:

En consulta realizada al señor Luigi Calvo, Coordinador de la Unidad de Registro Patrimonial, sobre cuál sería la información que en la actualidad está siendo suministrada forma certificada por las unidades primarias a la CN, a partir de la vigencia de la Directriz DCN-001-2011 de cita, al respecto indicó, que es la que se elabora en forma manual por parte de estas últimas, entre las cuales menciona, la que se recibe de las cuentas por cobrar de los casos resueltos por el Tribunal Fiscal Administrativo preparada por la Dirección de Recaudación de la Dirección General de Tributación, los casos pendientes en cobro judicial que efectúa la Dirección General de Hacienda, el informe de bienes que le presenta la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, las sumas pagadas de más por concepto de salarios que suministran los Ministerios y los órganos adscritos.

Por otra parte, en relación con los estados financieros, cuadros auxiliares y anexos que respaldan la información que ahí se adjunta, que remiten los órganos desconcentrados y los poderes de la República trimestralmente, así como, los que se envían en febrero de cada año, por parte de las instituciones descentralizadas no empresariales, las empresas públicas no financieras nacionales, las entidades financieras no bancarias y las municipalidades a la CN, la Coordinadora de la Unidad de Consolidación de Cifras, señora Suyapa Gonzalez, indicó que tenía conocimiento de la Directriz DCN-001-2011, pero que los mismos no estaban siendo presentados en forma certificada, y que en su criterio, éstos deben ser presentados en forma auditada.

En consulta realizada a la Coordinadora de la Unidad de Registro Presupuestario, señora Lizbeth Fallas, si recibe alguna información de las unidades primarias para efectos de registro contable de las operaciones relacionadas con los ingresos y

2 DFOE-SAF-IF-04-2010, DFOE-SAF-IF-09-2010, INF-DGAI-032-2009, INF-DGAI-004-2011.3 Publicada en La Gaceta del Nº 69 del 07 de abril de 2011.4 La Administración Central (Poder Ejecutivo y sus dependencias).




egresos, indicó conocer la directriz citada, y que en su caso esta última no aplica, ya que la información que esa Unidad requiere la obtiene directamente de los sistemas de información que utiliza para tales efectos.

En la comunicación oral de resultados, la Contadora Nacional indicó que considera que en el caso de los estados financieros de cita, no es necesario que sean presentados en forma certificada, ya que éstos vienen firmados por el Contador y aprobado por el Director Ejecutivo o Jerarca de la Institución correspondiente, y que es prácticamente imposible que éstos sean auditados dentro de los plazos establecidos.

Conforme con lo anterior, se evidencia que esta problemática no ha sido abordada por la CN con la rigurosidad que requiere de manera que se logre identificar y definir en forma complementaria e integral para su ámbito de acción, cuáles son las diferentes fuentes de información de que se nutre el registro contable, cuál tipo de información es la que requiere ser certificada, con qué frecuencia, y a qué nivel.

Esta condición requiere ser revisada y fortalecida para el cumplimiento de las competencias y objetivos establecidos en la Ley 8131, LAFRPP, a la CN en su condición de órgano rector del Subsistema de Contabilidad Pública, para que las operaciones registradas se encuentren respaldadas adecuadamente, y que los saldos que se reflejen en las diferentes partidas que conforman los estados financieros sean confiables, oportunos, y de utilidad para la toma de decisiones por parte de los usuarios de la misma.

En la comunicación oral de resultados, la Contadora Nacional expresó que la CN ha venido trabajando en el proceso de identificar las unidades que le proveen la información para el registro contable de sus operaciones, que a la fecha, lo que se tiene identificado es lo correspondiente a lo que se recibe a lo interno del Ministerio de Hacienda, pero que se encuentra pendiente de realizar la que proviene fuera de la Institución, haciendo énfasis que de acuerdo con el recurso humano disponible y lo complicado y lento que implica el desarrollo de dicho proceso, indica que para poder lograr obtener los resultados deseados conforme a lo señalado por la Auditoría Interna sobre esta temática, estima que sería al menos a mediano plazo.

2.2 Necesidad de revisar y fortalecer la Directriz Nº DCN-001-2011

La Contabilidad Nacional emitió la Directriz Nº DCN-001-2011 que comenzó a regir en abril de 2011, cuyo objetivo es tener un respaldo adecuado y una mayor seguridad sobre la veracidad de la información suministrada por las unidades primarias para el registro contable de ciertas operaciones, en la que se dispuso que a partir de esa fecha, dicha información debe ser presentada en forma certificada por el Jerarca de la respectiva Institución De acuerdo con lo establecido en esa directriz, el ámbito de aplicación de la misma, comprende a las entidades y órganos señalados en el artículo 1, inciso a) de la Ley 8131, LAFRPP (Administración Central, constituida por el Poder Ejecutivo y sus dependencias).

Posteriormente, ese órgano rector del Subsistema de Contabilidad Pública, promulgó la Directriz N° DCN-007-20115 del 01 de agosto de 2011, mediante la cual se modifica el artículo 2 de la Directriz Nº DCN-001-2011 en referencia, en la que se dispone que por motivos prácticos resulta conveniente que sea el Director Financiero, el encargado de certificar dicha información, sin embargo, en el caso de esta última, la misma quedó sin efecto, con la Directriz N° DCN-005-20126 del 06 de setiembre de 2012, manteniéndose en vigencia los elementos consignados inicialmente en la primera directriz de cita.

Al respecto, se determinó que la Directriz DCN-001-2011 requiere ser revisada, a fin de que la misma disponga de elementos suficientes que aseguren en forma clara y concreta la información que está siendo requerida en forma certificada por la CN conforme su ámbito de competencia, para lo cual es importante que esa Dirección tome en consideración conforme su experiencia las cuentas o partidas afectas, las particularidades de las operaciones de las diferentes unidades primarias de registro, los aspectos de orden jurídico y técnico establecidos en la materia que le sean vinculantes, entre otros.

5 Publicada en La Gaceta del Nº 164 del 26 de agosto de 2011.6 Publicada en La Gaceta del Nº 205 del 24 de octubre de 2012.




Seguidamente se hace referencia de otros aspectos que en nuestra opinión podrían ser considerados para efectos de fortalecer la normativa que se emita al respecto:

a) Disponer un modelo que sirva de guía de los elementos mínimos que se deben contemplar en la certificación, dependiendo del medio que se va a utilizar para la presentación de la información, sea en forma física o electrónica, según corresponda. Lo anterior, con la finalidad de promover la estandarización de los términos en que se va a dar el respaldo de la información.

b) Datos relevantes relacionados con la información suministrada:

- Nombre y membrete de la entidad u órgano.- Especificación del tipo de certificación que se expide.- El nombre y calidades del funcionario autorizado y/o facultado para certificar la información. Al respecto es importante que se revise y valore que es lo más apropiado, desde el punto de vista de las competencias y lo que al respecto establece el marco jurídico, en cuanto a la definición de los funcionarios que estarían autorizados y/o facultados para certificar la información requerida por la CN.- Indicación si los montos de los saldos son brutos o netos.- Indicación de la fecha de corte y/o del periodo que comprende la información.- Indicación de la fuente de donde se extrae la información.- Número de folios que comprende.- En caso de que se incluyan anexos, se identifique el nombre y firma del funcionario que la certifica. - Referencias de la dirección de correo electrónico, número de teléfono. - Indicación del lugar en que se expide la certificación, sello, firma digital, según corresponda.

c) Definición de la periodicidad en que debe ser suministrada la información, así como la fecha límite en que debe ser entregada a la CN.

d) Uso de timbres, según lo dispuesto en la Ley de Creación del Timbre de Archivos No 43 del 21 de diciembre de 1934 y sus reformas, en el artículo Nº 6, según oficio DAF-2226-2012 del 17/10/12 emitido por el Departamento Administrativo Financiero del Archivo Nacional.

e) Registro de contactos en entidades u órganos para diferentes efectos.

La anterior condición requiere ser revisada y fortalecida, con el propósito de que la Contabilidad Nacional cuente con requisitos mínimos sobre la información contable que le deben remitir las unidades primarias, y disponga del respaldo adecuado de los registros que sustentan la emisión y presentación de los estados financieros en forma confiable y oportuna, a fin de expresar razonablemente la situación económica y financiera de las entidades y órganos que forman parte del Subsistema de Contabilidad Pública, como base para la toma de decisiones.

2.3 Seguimiento y control de la directriz Nº DCN-001-2011

La definición clara y con el detalle suficiente de la información que se va a requerir de las unidades primarias para el registro contable y cuál es necesaria que sea certificada, aunado a los requisitos mínimos que debe contener dicha información para asegurar en forma razonable que se va a disponer del respaldo adecuado para el registro contable, indicada en los apartados anteriores de este informe, ha limitado la implementación efectiva de dicha directriz y la labor de seguimiento y control que le corresponde ejercer a los funcionarios de esa Dirección para lograr su propósito.

Al respecto, se determinaron los siguientes aspectos:

a) Información suministrada por la DGT, DGH y DGABCA, sin certificar. A pesar de que desde abril de 2011 entró en vigencia la Directriz Nº DCN-001-2011 citada, algunas unidades primarias continúan suministrando a la CN la información




que elaboran en forma manual, sin ser certificada, y sin que la CN les comunique formalmente a esas direcciones sobre el incumplimiento de la directriz, pues no se cuenta contra que confrontar, como se indica a continuación:

El registro contable de las cuentas por cobrar de los casos con Fallo del Tribunal Fiscal Administrativo (Procedimiento #36): Corresponde al registro contable de las cuentas por cobrar de los casos con fallo del TFA, en la subcuenta Nº 1121.011.001, con base en la información que se reportaba trimestralmente a la CN hasta marzo de 2012, y posteriormente requerida en forma mensual, información que da sustento a dicho registro contable, la cual es remitida con un oficio que contiene un cuadro resumen denominado “Informe del movimiento de los fallos del Tribunal Fiscal Administrativo en las áreas de cobro administrativo por impuesto y sanciones”, que remite la Subdirección de Programación y Seguimiento de Cobro Administrativo de la Dirección de Recaudación de la DGT, para el seguimiento a la gestión del plan de cobros de los fallos del TFA con base en la información brindada por las Administraciones Tributarias.

Además de que la información correspondiente a los meses de enero a junio de 2012, se presentó hasta con un mes de atraso.

El registro contable de las Cuentas por Casos Pendientes en Cobro Judicial (Procedimiento #26): que son los casos que se trasladan a cobro judicial que surgen cuando, a pesar de las gestiones de cobro administrativo realizadas por la Dirección General de Tributación o la Dirección General de Aduanas ante el contribuyente para la recuperación de tributos dejados de pagar, este último decide no pagar, por lo que ambas direcciones proceden al traslado de los expedientes que se encuentran en esa condición al Departamento de Cobro Judicial de la Dirección General de Hacienda, para que se continúe con la gestión de recuperación de esas sumas pendientes de cobrar por parte de esa instancia. La cuenta que se afecta es la Nº 1214-001-002 “Cuentas por Cobrar Cobros Judiciales”. Esta información es remitida por la Dirección General de Hacienda.

b) El registro contable de la cuenta “Propiedad, Planta y Equipo e Intangibles (Procedimiento #42): correspondiente a los movimientos que se generan por compras, donaciones, nacimientos en el caso de los semovientes, ajustes que se realizan producto de las tomas físicas de inventarios de Propiedad, Planta y Equipo e Intangibles, en los que se reportan bienes en mal estado y/o en desuso, el registro del gasto por concepto de depreciación. Las cuentas que se afectan son la Nº 122, 123, 124, y sus cuentas complementarias, dependiendo del tipo de bien que se trate o de su depreciación, así como las cuentas 531 de gastos por depreciación.”.Esta información es remitida por la Directora General de Bienes y Contratación Administrativa.

Con base en la información que le remite la DGABCA mediante oficio, en el que esta última consigna como leyenda “hace constar” en lugar de “certifica”, en los términos siguientes: “…esta Dirección…remite a la Contabilidad Nacional en un CD, los cuadros con la información de las altas, bajas y depreciación del mes de febrero del 2012, bajo un formato y requerimientos solicitados…Asimismo, se remite la base de datos de la cual se obtiene la información de dichos cuadros./…Que la información contenida en los cuadros…se sustentan en la información generada por esta Dirección General, con base en los registros y movimientos contenidos en la base de datos del sistema SIBINET…”

c) Necesidad de respaldar las gestiones. Se evidenció que como parte de la revisión que efectúa la funcionaria de la Unidad de Registro Patrimonial, encargada del registro contable de las sumas pagadas de más por concepto de salarios, no queda evidencia de las gestiones que se realizan ante los gestores, para que se corrijan algunas inconsistencias que se presentan en la misma.

d) Sobre el cumplimiento de la directriz en los términos previstos. De la revisión selectiva de 10 de los oficios mediante los cuales las instituciones le suministraron a la CN la información correspondiente a los meses de enero a mayo de 2012, se determinó lo siguiente:

Solamente en uno de ellos, la información es certificada por un funcionario que ostenta el cargo indicado en la Directriz señalada.




En la mayoría de los casos la información fue certificada por funcionarios de Recursos Humanos, estando en vigencia el requisito de firma por parte del Director Financiero.

En 2 casos, se adjunta la información sin certificar. Falta de uniformidad en los términos en que se presenta la certificación de la información.

e) Sobre el procedimiento Nº 13 denominado “Registros de las sumas pagadas de más”, Nº 26 titulado “Registro contable del monto de los casos pendientes en cobro judicial” y Nº 36 llamado “Cuentas por cobrar de los casos con Fallo del Tribunal Fiscal Administrativo”, elaborados a junio de 2012, es necesario actualizar pues no se ha incorporado el lineamiento sobre información certificada como parte de las actividades que se describen en los procedimientos de cita.

f) Necesidad de considerar los montos exiguos como parte de la información requerida. A la fecha de este informe no se está tomando en cuenta, los montos de las resoluciones administrativas formalizadas por parte de las unidades gestoras, con las que se dan por agotadas las gestiones realizadas para recuperar las sumas acreditadas en los salarios que no corresponden, en los casos en que proceda, tomando en consideración los salarios base que para tales efectos define la Tesorería Nacional para el “Monto Exiguo Sede Administrativa” y el “Monto Exiguo Sede Judicial”, conforme a lo establecido en el Decreto Nº 34574-H Reglamento General para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden 7, dado que este tipo de información incide en el registro de las cuentas por cobrar y la respectiva estimación para incobrables.

g) La Contabilidad Nacional y la Tesorería Nacional (TN) están requiriendo a las unidades de Recursos Humanos de las instituciones respectivas, información similar sobre las sumas pagadas de más que se genera en el pago de los salarios, que en el caso de este último, se solicita de acuerdo con lo indicado en el artículo 8, inciso 7, del Reglamento General para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden, que consiste en lo siguiente:

“…a) Concepto de las sumas acreditadas que no corresponden. / b) Montos brutos y líquidos de las sumas acreditadas. / c) Sujeto receptor con sumas acreditadas que no corresponden, indicando número de cédula, área en la cual labora y el puesto que desempeña. / d) Gestión cobratoria realizada. /e) En caso de iniciar un procedimiento administrativo disciplinario y/o cobratorio a los sujetos generadores de sumas acreditadas que no correspondan indicar la etapa en la cual se encuentra; así como las acciones pendientes de realizar. /f) Informar en detalle el monto y saldo pendiente de las sumas acreditadas que no corresponden.”.

La diferencia estriba en que la CN solicita que dicha información se la presenten en forma mensual, en tanto que la TN en forma bimensual, por lo que se podría estar incurriendo en una duplicidad.

Conforme con lo anterior, se evidencia que ha transcurrido más de un año de la emisión de Directriz DCN-001-2011, sin que a la fecha ese órgano rector del Subsistema de Contabilidad Pública haya logrado la implementación y cumplimiento efectiva de la misma, por lo que se requiere fortalecer los mecanismos de coordinación y comunicación, así como el control que le corresponde ejercer a los funcionarios y Coordinadores de las Unidades de la CN que participan en el proceso de registro contable, que le permitan a esa Dirección realizar las acciones que correspondan ante las autoridades competentes para hacer cumplir la normativa, asegurar que sus gestiones de coordinación se estén respaldando, en especial, la corrección de errores y/o inconsistencias que éstas presentan.

De acuerdo con esta condición, existe el riesgo de que los procedimientos que mantiene en vigencia la CN para el registro de algunas de las operaciones citadas, no contengan los elementos de control necesarios que brinden una seguridad razonable sobre la oportunidad y confiabilidad de los saldos de las diferentes cuentas que se reflejan en los estados financieros.

3. CONCLUSIONES

3.1 Con el propósito de disponer de un respaldo adecuado y tener una mayor seguridad sobre la veracidad de la información que está siendo suministrada por las unidades primarias a la CN para el registro contable de sus operaciones, esa Dirección emitió las directrices DCN-001-2011, DCN-007-2011 y DCN-005-2012, en las que se

7 Publicado en La Gaceta Nº 122 del 25/6/08.




establece el requerimiento que la misma sea certificada y por parte de quién, sin embargo, a la fecha de este informe, la que se mantiene en vigencia es la primera, en la que se dispuso que a partir de abril de 2011, dicha información fuera certificada por el Jerarca de la respectiva Institución.

No obstante conforme el estudio efectuado, se tiene que esta directriz, por sí misma, es escueta y poco clara respecto al tema que se pretende normar, ya que no hace referencia a los lineamientos emitidos con anterioridad por la CN, en los que se han efectuado otros requerimientos a las unidades primarias, ni toma en cuenta aspectos indispensables con la materia que se pretende normar, según operaciones, cuentas y particularidades de los entes y órganos bajo su rectoría, el orden jurídico y técnico, a fin de cumplir con su propósito.

Además, no se dispone de un detalle pormenorizado en donde se identifique y defina en forma complementaria para su ámbito de acción, cuáles son las diferentes fuentes de información de que se nutre el registro contable según medios físicos o electrónicos, cuál tipo de información es la que requiere ser certificada, y a qué nivel.

Esta condición podría tener efectos adversos en el cumplimiento de las competencias y objetivos establecidos en la Ley 8131, LAFRPP, a la CN en su condición de órgano rector del Subsistema de Contabilidad Pública, de que las operaciones registradas y que sustentan los estados financieros se encuentren respaldadas adecuadamente, y que los saldos que se reflejen en las diferentes partidas que lo conforman sean confiables, oportunos, y de utilidad para la toma de decisiones por parte de los usuarios de la misma.

Ver puntos 2.1 y 2.2 de este informe.

3.2 Las condiciones señaladas en el punto anterior, constituyen parte de la problemática, del por qué, la CN no ha logrado implementar efectivamente la Directriz DCN-001-2011 de cita y cumplir el propósito de respaldar su información contable, situación que limita la labor de seguimiento y control que le corresponde ejercer a los funcionarios de esa Dirección para su efectivo cumplimiento.

Lo anterior, por cuanto de la revisión de la aplicación de la directriz bajo análisis, se evidenció que algunas dependencias del Ministerio de Hacienda que fueron seleccionadas para el estudio, a saber, Dirección General de Tributación, Dirección General de Hacienda, y Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, no están remitiendo la información en forma certificada, conforme lo requerido por la CN en la directriz citada y sus reformas, por concepto de las cuentas por cobrar de los fallos del Tribunal Fiscal Administrativo, las cuentas por cobrar por casos que se trasladan a cobro judicial, y de los movimientos contables relacionados con el rubro de propiedad, planta y equipo. Tampoco, se cumple con lo establecido en cuanto al funcionario que debe certificar la información y la uniformidad en los términos en que presenta.

Asimismo, existen otros aspectos de control que requieren ser revisados y fortalecidos, relacionados con la necesidad de respaldar las gestiones que se realizan ante las unidades primarias para que se corrijan las inconsistencias que presenta la información, de adecuar los procedimientos para el registro de las sumas pagadas de más, registro del monto de los casos pendientes en cobro judicial, las cuentas por cobrar de los casos con fallo del Tribunal Fiscal Administrativo, así como la eventual duplicación de información sobre sumas pagadas de más que se solicita de parte de la Tesorería Nacional y también la Contabilidad Nacional, entre otros.

Ver punto 2.3 de este informe.

4. RECOMENDACIONES

A la Contadora Nacional

4.1 Continuar con los esfuerzos que viene realizando esa Dirección para disponer de la identificación y definición de las diferentes fuentes de información de que se nutre el registro contable según la naturaleza y el tipo de información sea




esta física-electrónica, o requerida en forma certificada, tomando en consideración los aspectos señalados en el apartado 2.1 de este informe, así como las particularidades de los entes y órganos bajo su ámbito de acción, y se proceda con la revisión y adecuación de lineamientos y los procedimientos de registro contable que se pretende regular con la emisión de la Directriz DCN-001-2011 y emitidos con anterioridad por la CN que sean vinculantes. Lo anterior, con el fin de garantizar el respaldo adecuado de la información que sustenta los estados financieros que esa Dirección emite, en su condición de órgano rector del Subsistema de Contabilidad Pública.

Para lo anterior, se debe revisar la suficiencia y validez de los elementos considerados en la Directriz Nº DCN-001-2011, con el propósito de establecer los requisitos mínimos que se deberán aplicar en la certificación de la información que suministran las entidades y órganos que están bajo la rectoría de la Contabilidad Nacional, tomando en consideración lo establecido en el ordenamiento jurídico y técnico que regula esta materia, así como, los aspectos señalados en el apartado 2.2 de este informe, en cuanto a la estandarización del formato a utilizar, los datos requeridos, los términos en que ésta debe presentarse, los contactos, entre otros, a fin de asegurar la validez de la misma e incrementar la confiabilidad y oportunidad de la información que se presenta.

Ver punto 3.1 de este informe.

4.2 Establecer los mecanismos de control necesarios, a fin de que se realicen seguimientos periódicos sobre el cumplimiento de los lineamientos que emite la Contabilidad Nacional, en cuanto a la información requerida a las entidades y órganos que están bajo su rectoría, de manera que en caso de determinarse un incumplimiento y/o que la misma presente inconsistencias, esta situación, sea documentada y comunicada formalmente, de inmediato, así como, efectuar las gestiones que correspondan ante las instancias y/o autoridades competentes, para lo cual es importante, que también éstas sean debidamente documentadas. Ver punto 3.2 de este informe.

4.3 Establecer los mecanismos de coordinación y comunicación necesarios con la Tesorería Nacional, a fin de que se revise y valore la suficiencia de la información que en la actualidad está siendo requerida por ambas Direcciones de acuerdo con sus competencias, a las Unidades de Recursos Humanos de las respectivas instituciones, con características similares, así como, la posibilidad de que se unifique dicho requerimiento y que ésta sea suministrada mensualmente a ambas dependencias, de ser procedente, en observancia a lo establecido en la Ley Nº 8220, Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos y su reforma. Ver punto 3.2 de este informe.

Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente a la Dirección de la Contabilidad Nacional, proceder en lo que corresponda, conforme el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, y la aplicación del Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto, dentro del plazo de 10 días hábiles señalado; así como el plan de acción que se defina en un plazo razonable para la efectiva implantación de lo recomendado.

________________________________Rosibel Garro FallasProfesional de Auditoría Interna 3

Nota: Este estudio fue supervisado por la Licda. Sonia Gin Lun, Coordinadora Auditoría Área de Egresos, quien no firma por encontrarse incapacitada.




Estudio 011-2012




Anexo N° 1Lineamientos emitidos por la Contabilidad Nacional

respecto a la información requerida para cumplir con sus funciones vigentes al 7/8/12

Año Nº de Circular y/o Directriz

Nombre de la Directriz

2005 001-2005 Capitalización de partidas de bienes duraderos, registro de amortización del servicio de la deuda pública, confirmación de saldos y presentación de auxiliares.

003-2005 Información a presentar por Administración Central (Estados Financieros).002-2006 Activos y Pasivos Contingentes.

2007 002-2007 Inventarios y métodos de valuación.003-2007 Creación de cuentas Provisiones y Provisiones Contingentes.

2008 001-2008 Establecimiento de requisitos y plazos para el otorgamiento de certificaciones de los recursos ingresados a la Caja Única del Estado y de los montos de salarios devengados por los funcionarios públicos del Gobierno de la República.

2009 001-2009 Valoración, Revaluación, Depreciación de Propiedad Planta y Equipo.007-2009 Suministro de información a la Contabilidad Nacional para el registro de las

operaciones contables.2010 001-2010 Conciliación de los registros contables de la partida de bienes duraderos con los

registros en el sistema de registro y control de bienes de la administración pública SIBINET y en el sistema integrado de gestión de la administración financiera SIGAF.

002-2010 Obras en proceso003-2010 Registros contables de arrendamientos

2011 001-2011 Certificación de la información remitida a la Contabilidad Nacional002-2011 Valuadores especialistas y otros. Lineamientos para la valoración de activos.004-2011 Modificación a la Directriz 001-2008 sobre el establecimiento de requisitos y plazos

para el otorgamiento de certificaciones de los recursos ingresados a la Caja Única del Estado y de los montos de salarios devengados por los funcionarios públicos del Gobierno de la República.

005-2011 Clasificación de los Activos y Pasivos Corrientes (Circulantes o a Corto Plazo).006-2011 Complemento a las Directrices CN-001-2009 y CN- 002-2011



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