Ministerio de Hacienda - San José, dd/mmm/aaaa · Web viewDentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para

Dirección General de Auditoría Interna“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

San José, 04 de noviembre de 2011INF-DGAI-025-2011

LicenciadoGerardo Bolaños AlvaradoDirector General de Aduanas

ASUNTO: Servicios de AuditoríaInforme de control interno.

Estimado señor:

Nos permitimos remitirle adjunto el INF-DGAI-025-2011 sobre la evaluación de algunos aspectos de control en la gestión de la Aduana de Limón, el cual en el apartado de resultados contiene algunos aspectos de control interno que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones que se formulan, y que deben ser incorporadas como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección.

Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de diez días hábiles posterior al recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado, y si discrepa de las mismas deberá elevar el informe al Ministro dentro del plazo indicado.

Por lo anterior, agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto en el plazo señalado; así como el plan de acción que en un plazo razonable se defina.

Atentamente,

Olman Saborío Alfaro Director General

c. Estudio N°010-2011SAI/AP/Informes de Auditoría.

INF-DGAI-025-2011

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE ALGUNOS ASPECTOS DE CONTROL EN LA GESTIÓN DE LA ADUANA DE LIMON

NOVIEMBRE, 2011



TABLA DE CONTENIDO

Resumen Ejecutivo........................................................................................................................................... i

1. Introducción..............................................................................................................................................1

1.1 Origen...................................................................................................................................................1

1.2 Objetivo................................................................................................................................................1

1.3 Alcance.................................................................................................................................................1

1.4 Comunicación oral de resultados.........................................................................................................1

1.5 Normativa relacionada con control interno..........................................................................................1

1.6 Generalidades.......................................................................................................................................2

2. Resultados..................................................................................................................................................3

2.1 Necesidad de mejorar el seguimiento a tránsitos con demoras............................................................3

2.2 Necesidad de mejorar el control en los Tránsitos Aduaneros..............................................................5

2.3 Sobre la oportunidad en la remisión de información a la Policía de Control Fiscal............................6

2.4 Aspectos a mejorar en el control de las muestras.................................................................................6

2.5 Aspectos a mejorar en el trámite de las garantías................................................................................7

2.6 Aspectos a mejorar en la administración de los bienes........................................................................9

2.7 Necesidad de mejorar la custodia de la documentación.....................................................................11

3. Conclusiones............................................................................................................................................12

4. Recomendaciones....................................................................................................................................13



RESUMEN EJECUTIVO

El estudio se realiza de conformidad con el Plan de Trabajo Anual de la Auditoría Interna para el 2011 y comprende la revisión de algunos aspectos de control en la gestión de la Aduana de Limón, en lo relacionado a la Sección Técnica Operativa (proceso de garantías, proceso de muestras, custodia valores) y la Sección Depósito proceso sobre demoras de los Tránsitos Aduaneros, Tránsitos Aduaneros Pendientes, en el periodo comprendido enero 2010 a agosto 2011, extendiéndose cuando se consideró necesario.

La Aduana de Limón de la Dirección de General de Aduanas, ha realizado algunos esfuerzos para mejorar su gestión, no obstante, en el estudio efectuado se determinaron algunos aspectos susceptibles de mejora, de conformidad con lo establecido en la normativa de control interno y aduanera, por lo que se requiere que sean incorporados en la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección.

Los aspectos determinados se refieren a:

La Sección de Depósito no ha venido dando un seguimiento adecuado para determinar el cumplimiento de lo establecido en la resolución DGA-071-2004 en cuanto a tiempo de demora de transporte, de acuerdo con la revisión de los documentos donde se establecen los roles y actividades a realizar durante el año 2010 y hasta junio del 2011, y como consecuencia en los casos de retraso no se aplica las sanciones que establece la normativa aduanera.

A pesar de los esfuerzos realizados por la Aduana de Limón en mejorar el control y seguimientos a los tránsitos aduaneros originados, para el 2008, 2009 y 2010 existen un total de tránsitos pendientes de cerrar de 954 casos, situación que podría ocasionar que sus mercancías se queden en el país y los mismos no hayan cancelado los tributos correspondientes, se minimice la sensación de riesgo ante la debilidad del control, y consecuentemente podría afectar una adecuada recaudación de tributos en detrimento del Erario Público.

El informe denominado Reporte de Vehitur que debe emitir la Aduana de Limón para ser remitido a la Policía de Control Fiscal sobre permisos de vehículos de turistas, se encontró que la Sección de Depósito no genera periódica y oportunamente ese informe, pues fue en noviembre del 2010 que se emitió el informe correspondiente a los periodos 2007 al 2010, y en agosto del 2011 se emitió el informe correspondiente de enero hasta junio de este mismo año.

En la Aduana de Limón no existe un procedimiento para el proceso de recepción, custodia y entrega de muestras, y por tanto no existe un registro claramente identificable de las muestras de mercancías entrantes y salientes, ni tampoco un inventario de muestras.

Existen aspectos relacionados con la seguridad en la custodia de garantías y la confiabilidad de la información que se maneja respecto a su ingreso, custodia y entrega.

Los bienes recién adquiridos después de la remodelación, no se les ha asignado el número de patrimonio ni han sido asignados formalmente a un funcionario responsable. Tampoco los bienes en desuso han sido destruidos, donados o trasladados a las oficinas centrales, según corresponde conforme la normativa vigente. Situación que podría generar el riesgo de pérdida o uso indebido de los mismos, así como también la afectación a los sistema de registro de bienes SIBINET del Ministerio de Hacienda, y el sistema contable.

INF-DGAI-025-2011 Pág. i de ii


En cuanto al archivo y custodia de la documentación se tiene los siguientes aspectos que se deben mejorar.

En el área de archivo del segundo piso, se observa que la documentación no está en buenas condiciones, hay documentación fuera de los estantes, documentos empolvados y desacomodados, reflejando cierto grado de deterioro y desorden, la documentación está muy cerca a la caja de conexión eléctrica, la cual presenta cables expuestos, lo cual podría ser de alto riesgo. También, existe una gotera en este segundo piso que contribuye a destruir la documentación.

En el Área de Archivo en el primer piso existe una gran cantidad de documentación antigua, emitida desde el año 1995, en lo que respecta a pólizas de exportación, tránsitos, documentos de vapores y otra documentación que no cuenta con una adecuada rotulación, también se encuentra otra que está en los pasillos obstruyendo el paso de los mismos.

Se realizan las recomendaciones correspondientes, según los aspectos determinados y presentados en el apartado de resultados del informe, en aras de que a la brevedad posible se tomen las medidas correctivas que proceden.

Este informe está sujeto al artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días posterior al recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado, y si discrepa de ellas deberá elevar el informe al Ministro.

INF-DGAI-025-2011 Pág. ii de ii



1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

El estudio se realiza de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del 2011.

1.2 Objetivo

Evaluar el sistema de control interno en la gestión de la Aduana de Limón para determinar el cumplimiento de la normativa vigente, la salvaguarda de los recursos públicos, la eficiencia en las operaciones, así como la confiabilidad y oportunidad de la información que se genera.

1.3 Alcance

Comprende la revisión de algunos aspectos de control en la gestión de la Aduana de Limón, en lo relacionado a la Sección Técnica Operativa (proceso de garantías, proceso de muestras, custodia valores) y la Sección Depósito (proceso sobre demoras de los Tránsitos Aduaneros, Tránsitos Aduaneros Pendientes), así como otros aspectos relacionados con bienes, custodia y archivo de la documentación, para el periodo comprendido de enero 2010 a agosto 2011, extendiéndose cuando se consideró necesario.

En el desarrollo del estudio se observaron las normas generales de auditoría para el Sector Público, en la medida en que las circunstancias permitieron su aplicación y las disposiciones del Decreto Nº 34573-H Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Dirección General de la Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda.

1.4 Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones de este estudio fueron presentados al Director General de Aduanas, señor Gerardo Bolaños Alvarado, el día tres de noviembre del 2011, quien realizó algunas consultas que le fueron aclaradas y en términos generales indicó estar de acuerdo con lo comentado.

1.5 Normativa relacionada con control interno

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben a continuación los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292, que regulan los deberes en materia de control interno, el trámite de informes y los plazos que deben observarse, así como las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado de esas disposiciones.

“Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

INF-DGAI-025-2011 Pág. 1 de 15


“Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. “Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. “El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.6 Generalidades

La aduana es la unidad técnico-administrativa encargada de las gestiones aduaneras y del control de las entradas, la permanencia y la salida de las mercancías objeto del comercio internacional, así como de la coordinación de la actividad aduanera con otras autoridades gubernamentales ligadas al ámbito de su competencia, que se desarrollen en su zona de competencia territorial o funcional. Su estructura administrativa está formada por la Gerencia, Departamento Técnico compuesto por Sección Técnica Operativa y Sección Depósito y el Departamento Normativo.

El presente estudio se orientó hacia el Departamento Técnico, específicamente la Sección Técnica Operativa y Sección Depósito, cuyas funciones son las siguientes, de conformidad con lo establecido en el Reglamento a la Ley General de Aduanas N° 7557, en sus artículos 36 al 38:

El Departamento Técnico tendrá entre otras las siguientes funciones: Determinar la valoración, origen y clasificación arancelaria de la mercancía decomisada y mercancía caída en abandono./ Controlar la ejecución de medidas de seguridad necesarias para prevenir incendios, sustracciones, daños o cualquier otro hecho semejante, sobre las mercancías almacenadas./. Dar seguimiento y mantener actualizado el inventario de



mercancías caídas en abandono y ejecutar la subasta pública de mercancías caídas en abandono, en coordinación con la Dirección General de Aduanas./ Realizar conteos físicos de inventarios de mercancías, con el fin de corroborar que las existencias coincidan con los registros del sistema informático e informar a la jefatura cuando se presenten irregularidades, para que se inicien los procedimientos administrativos y judiciales correspondientes./ Analizar, evaluar y dar seguimiento a la ejecución de recomendaciones contenidas en informes de órganos contralores.

La Sección de Depósito tendrá entre otras las siguientes funciones: Cotejar las especificaciones de los bultos contra los datos contenidos en los documentos a su ingreso a los recintos bajo control aduanero, cuando se requiera inspeccionar las mercancías o bultos, de acuerdo con los criterios de riesgo, selectivos o aleatorios, que establezca la Dirección de Gestión de Riesgo./ Mantener registrado y actualizado un inventario permanente de mercancías almacenadas en los recintos autorizados por la autoridad aduanera./ Controlar las mercancías decomisadas y trasladadas a los recintos autorizados por la aduana./ Realizar las investigaciones necesarias para prevenir, impedir y combatir el contrabando y la defraudación fiscal aduanera/ Informar a la Jefatura del Departamento Técnico los roles y rotación de trabajo de los funcionarios de la Sección.

La Sección Técnica Operativa tendrá entre otras las siguientes funciones: Efectuar los procesos de extracción de muestras de mercancías, asegurando su custodia, y tramitar el envío de las mismas para su análisis en el Laboratorio Aduanero./ Efectuar el control y seguimiento de las garantías aportadas por los declarantes en los diferentes regímenes aduaneros./ Llevar el control, custodia, registro, renovación, devolución o ejecución de las garantías y prendas aduaneras, que deban rendir los auxiliares de la función pública y demás entes ante la aduana, para destinar las mercancías a los regímenes aduaneros y modalidades correspondientes./ Coordinar y controlar la ejecución de medidas de seguridad necesarias para prevenir daños o sustracciones sobre mercaderías en custodia de la aduana./ Realizar los estudios pertinentes para la correcta determinación de la clasificación arancelaria, valor y origen de las mercancías cuyo levante es autorizado con rendición de una garantía./ Autorizar y renovar los permisos de importación temporal de vehículos automotores terrestres, aéreos y marítimos con fines no lucrativos./ Informar a la Jefatura del departamento los roles y rotación de trabajo de los funcionarios de la Sección.

2. RESULTADOS

La Aduana de Limón de la Dirección de General de Aduanas, ha realizado algunos esfuerzos para mejorar la gestión aduanera, no obstante, presenta algunos aspectos susceptibles de mejora, de conformidad con la normativa de control interno y aduanera, los cuales son esenciales para una exitosa administración y el mejoramiento en la recaudación, en razón de lo siguiente:

2.1 Necesidad de mejorar el seguimiento a tránsitos con demoras

La Sección de Depósito le corresponde entre otros aspectos, velar por el cumplimiento de la resolución DGA-071-2004 del 17 de junio del 2004, en lo que respecta a los tiempos totales para mercancías en tránsito (rodajes y paradas del tránsito), dependiendo de la aduana origen y destino, con el fin de determinar la demora y establecer si procede la multa de $500.00 que estable el artículo 236, inciso 8 de la Ley N° 5775, Ley General de Aduanas.

Al respecto, se determinó que esa Sección no da un seguimiento oportuno para determinar el cumplimiento de lo establecido en dicha resolución, de acuerdo con la revisión de los documentos donde se establece los roles y actividades a realizar durante año 2010 y hasta junio del 2011. En ese sentido, la MSc, Saugin



Sánchez C. Jefe Sección Depósito indicó lo siguiente: 1 "Este control se implementó recientemente, por lo cual no se tienen informes, se encuentra asignado su revisión a un rol, mediante este rol se revisan manualmente uno por uno los viajes que se encuentran en estado COM, dicha revisión es muy lenta, debido a la cantidad de viajes, y a la manera de revisar los viajes en el sistema Tic@ ya que no genera ningún reporte periódico de la demora de los viajes, en el año 2010 no se controló este proceso. Una vez determinado las demoras reales se debe realizar el cobro de la multa de $500.”

En relación con lo anterior, se tienen los siguientes viajes que presentan una mora real, cuya aduana de origen es la Aduana de Limón, donde el tiempo normal establecido es de 8 horas de conformidad con la resolución citada.

Cuadro N° 1Cuadro de viajes con demora real.

Cantidad Viaje Nota: Estado COM y código 006 para todos los casos.

Creación Demora Estimada

Demora real

1 2011276011 20/06/2011 8 18.562 2011276084 20/06/2011 8 20.163 2011276048 20/06/2011 8 12.324 2011276240 20/06/2011 8 13.335 2011276276 20/06/2011 8 16.106 2011277523 21/06/2011 8 13.237 2011279019 21/06/2011 8 19.578 2011279450 22/06/2011 8 19.119 2011279471 22/06/2011 8 9.44

10 2011279766 22/06/2011 8 13.3111 2011279824 22/06/2011 8 17.2212 2011279889 22/06/2011 8 4713 2011279927 22/06/2011 8 43.2614 2011279744 22/06/2011 8 10.4515 2011280773 22/06/2011 8 114.916 2011280800 22/06/2011 8 25.3217 2011282051 23/06/2011 8 15.3818 2011282706 23/06/2011 8 40.14

Fuente: Sección Depósito Aduana de Limón. Revisado en el Sistema Tica el 01-09-2011

La condición anterior, no estaría conforme con lo establecido en el “artículo 236.—Multa de quinientos pesos centroamericanos. Será sancionada con multa de quinientos pesos centroamericanos, o su equivalente en moneda nacional, la persona física o jurídica, auxiliar o no de la función pública aduanera, de acuerdo a lo citado en el inciso 8. Que indica lo siguiente: En su calidad de transportista aduanero, inicie el tránsito o presente los vehículos, las unidades de transporte y sus cargas, fuera del plazo establecido para el tránsito aduanero”.

1 Minuta N° 19 de fecha del 01 de setiembre del 2011



Al respecto, también la norma 4.5.1 Supervisión constante de las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitido por la Contraloría General de la República, establecen que“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos.”

Lo antes expuesto, podría generar el riesgo de que no se esté controlando, verificando y registrando el cobro de la multa de los $500,00 de conformidad a la normativa antes citada a los Auxiliares de la Función Pública, por la demora en los viajes de tránsitos, en lo que se refiere a la Aduana de Origen y a la Aduana Destino y los tránsitos internos, con lo que se estaría minimizando la sensación de riesgo de los incumplimientos en ese sentido.

2.2 Necesidad de mejorar el control en los Tránsitos Aduaneros

La Sección de Depósito le corresponde llevar el control y seguimiento de los tránsitos, de acuerdo a lo señalado en el artículo 271 del Reglamento a la Ley General de Aduanas, que indica lo siguiente: “ El tránsito se realizara por las vías habilitadas que se señalen reglamentariamente, sin desviaciones, descargas, ni estacionamientos; salvo con las paradas propias de las necesidades del transporte, según lo establezca la Dirección General mediante resolución de alcance general.”

Si bien, en la Sección de Depósitos se realiza algún tipo de control y seguimiento a los tránsitos aduaneros originados en la Aduana de Limón, el mismo no garantiza que se esté realizando una depuración continua, oportuna y efectiva en el Sistema TICA, ya que hay 485 tránsitos aduaneros sin cerrar, que mantienen esa condición desde aproximadamente 2 años, ya que algunos son del 2008 y 2009, además, hay 439 que corresponden al 2010, de acuerdo con la información suministrada por la MSc. Saugin Sánchez2 C. Jefe de la Sección de Depósito, cuya fecha de corte es 30 de junio del 2011.

Viajes pendientes Aduana de destino LimónPeriodo 2008-Junio 2011

Aduana destinoLimón

Viajes en estado SAL e INIAño 2008 Año 2009 Año 2010 Año 2011 Total

49 436 439 1179 2103Fuente de información: Sección Depósito, Datos actualizados al 01de julio del 2011

El inciso a) de la norma 6.3 Actividades de seguimiento del sistema de control, de las Normas de control interno para el Sector Público citadas, establecen “a) La comprobación durante el curso normal de las operaciones, de que se estén cumpliendo las actividades de control incorporadas en los procesos y ordenadas por la jerarquía.”

Por otra parte, el artículo 237 del Reglamento a la Ley General de Aduanas, establece sanciones ante el eventual caso que se de este tipo de situación: “Será suspendido por dos días hábiles del ejercicio de su actividad ante la autoridad aduanera, el auxiliar de la función pública aduanera que: b) Estando obligado, incumpla las disposiciones de procedimiento y control emitidas por las autoridades aduaneras, o no mantenga a disposición de esas autoridades los medios de control de ingreso, permanencia y salida de las mercancías, los vehículos y las unidades de transporte.” De no corregirse los aspectos antes señalados, podría ocasionar que las mercancías ingresen en el país sin que hayan cancelado los tributos correspondientes, consecuentemente podría afectar una adecuada

2 Minuta N°19 de fecha del 01 de setiembre del 2011



recaudación de tributos en detrimento del Erario Público. Además, esa situación podría ir en detrimento de la imagen de la Dirección General de Aduanas, en cuanto a que no presenta a los contribuyentes una sensación de riesgo en caso de que estén incumpliendo con la normativa que regula esta materia.

2.3 Sobre la oportunidad en la remisión de información a la Policía de Control Fiscal

La Sección Técnica Operativa le corresponde autorizar y renovar los permisos de importación temporal de vehículos automotores terrestres, aéreos y marítimos con fines no lucrativos. Como parte de esa labor debe realizar un informe, denominado Informe de Reporte de Vehitur para remitirlo a la Policía de Control Fiscal, en el cual se indica los vehículos con permiso vencidos en esa condición y que no han pagado los impuestos de nacionalización.

Sin embargo, dicha Sección, no genera periódicamente ese informe, sobre permisos de vehículos de turistas, ya que fue en noviembre del 2010 que se emitió el informe correspondiente a los periodos 2007 al 2010 y en agosto del 2011 se emitió el informe correspondiente de enero a junio de este año. Al Respecto la MSc, Débora Castillo García Jefe de la Sección Técnica Operativa, indicó que la situación se espera normalizarla de forma mensual a partir de agosto3.

Lo anterior, no está conforme con lo establecido en el artículo 236 de la Ley General de Aduanas que establece que será sancionada con multa de quinientos pesos centroamericanos, o su equivalente en moneda nacional, la persona física o jurídica, auxiliar o no de la función pública aduanera, que: "1. No reexporte o reimporte mercancías o las reexporte o reimporte hasta ocho días después del vencimiento del plazo legal, cuando sea obligatorio de conformidad con el régimen o la modalidad aduanera aplicado. Si se ha rendido garantía y procede su ejecución, la multa será de cien pesos centroamericanos o su equivalente en moneda nacional, salvo si no está tipificado con una sanción mayor."

Es necesario mejorar esta condición de los vehículos con permisos especiales y vencidos, pues la Policía de Control Fiscal requiere de información oportuna y expedita para sacar de circulación los vehículos amparados al Régimen de Importación Temporal que no estén a derecho, pues de lo contrario haría que los vehículos estén circulando al margen del Régimen de Importación Temporal, lo que consecuentemente se están dejando de percibir los impuestos y multas correspondientes por los permisos vencidos y minimizando el riesgo por los incumplimientos en la normativa aduanera.

En los periodos del 2007 al 2010 se determinaron 716 vehículos sin nacionalizar, por lo que tentativamente si los mismos no salieron del país, podrían haber generado multas por $500 lo que representaría un monto total de $358.000.00 según normativa antes citada, lo mismo con los 50 vehículos del 2011, que podrían haber generado multas por $500 para un monto total de $25.000.00.

2.4 Aspectos a mejorar en el control de las muestras

La Aduana de Limón a través de la Sección Técnica Operativa le corresponde llevar el control de las muestras que entregan los importadores en los casos en que se requiere para identificar claramente la clase arancelaria de las mercancías, en lo relacionado a: el envío al Laboratorio Aduanero, custodia, devolución y destrucción de las muestras. Sin embargo, presenta los siguientes aspectos a mejorar de conformidad con las sanas prácticas y la normativa de control interno y aduanera, a saber:

3 Minuta N° 16 de fecha del 30 de agosto del 2011



a) No se cuenta con un registro claramente identificable de las muestras de mercancías entrantes y salientes.

b) No se cuenta con un inventario que permita identificar las mercancías de muestras en cuanto descripción de las misma, cantidad, fecha de entrada y salida, localización de las mercancías.

c) No se cuenta con un procedimiento establecido para el proceso de recepción, custodia y entrega de muestras.

d) Hay 51 lotes de muestras por devolver a las agencias aduanales, que van de los años 2009 a 2011.e) No se cuenta con una separación adecuada de las distintas muestras dependiendo del tipo de

material.

En este sentido, la Licda. Johanna Campos Rojas, funcionaria encargada del proceso de muestras y la MSc, Débora Castillo García, Jefe Sección Técnica Operativa manifestaron lo siguiente: “//…las mismas no se han entregado debido a que la bodega de muestras no está ordenada por mercancías o agencia, por lo que se ha tomado la decisión de trasladar la bodega a un lugar más amplio para así poder acomodar las mercancías por tipo de mercancías o por agencia. Este proceso de transición de la bodega puede durar un mes aproximadamente…// de no retirarlas en el tiempo establecido de un mes se realizaría la destrucción de las mismas4…//”.

Al respecto, artículo 975.- Extracción de muestras que establece lo siguiente: …//… La muestra será devuelta al interesado sin menoscabo de ella, salvo en lo resultante del análisis a que fuera sometida. El valor de las muestras destruidas en el proceso de examen se deducirá de la base imponible de la obligación tributaria aduanera resultante. La autoridad aduanera mantendrá la muestra en su poder por el plazo necesario para realizar su análisis. La muestra se considerará en abandono en el plazo de un mes a partir de que se comunique al interesado que está a su disposición, en caso de que no sea retirada, previo pago de los tributos correspondientes según el estado en que se encuentre.”Lo antes expuesto, podría generar el riesgo de que las muestras sean sustraídas o se deterioren, con lo cual no se cumpliría a cabalidad con el objetivo de identificar la clasificación aduanera, generando a la vez atraso en determinar si corresponde realizar un ajuste en los impuestos pagados.

Asimismo, la falta de oportunidad en la devolución de muestras genera que la bodega donde se mantienen las mismas esté saturada, lo que no permita disponer de un espacio adecuado para identificar las mercancías para su respectiva devolución, y constituye una limitación para que la Aduana cuente con información sobre aquellas no retiradas y que se deben destruir.

2.5 Aspectos a mejorar en el trámite de las garantías

La Sección Técnica Operativa entre sus funciones le corresponde efectuar el control y seguimiento de las garantías aportadas por los declarantes en los diferentes regímenes aduaneros, para esos efectos realiza lo siguiente: conforma los expedientes con la documentación relacionada con las garantías bancarias, registra dichas garantías en el Sistema TICA, así como en un archivo en Excel y lleva el Libro de Control de Devoluciones de Garantías de Cumplimiento por Importación Definitiva y Temporal. Al respecto, se observaron algunos aspectos de control que deben ser subsanados, de conformidad con las sanas prácticas y la normativa que regula la materia de control interno, a saber:a) Seguridad en la custodia: Para la seguridad en la custodia de las garantías no se dispone de controles suficientes, en razón de lo siguiente:

4 Minuta N° 17 de fecha del 30 de agosto del 20115 Ley General de Aduanas.



No hay un instrumento o procedimiento formalizado sobre el uso y la custodia de las garantías. La caja fuerte no está empotrada o anclada. No se cuenta con una asignación formal del funcionario a cargo y las responsabilidades de la

utilización de la caja fuerte. La combinación de la clave de la caja fuerte no es cambiada desde el 2005.

Una sana práctica para el manejo de las cajas fuertes, es que debe contar con los controles necesarios que garanticen la seguridad, tanto de dicha caja como de los valores que contiene, en ese sentido tienen que definirse los procedimientos, responsabilidades y otros mecanismos de control.

De no corregirse esta condición se asume el riesgo de sustracción de la caja fuerte o de pérdidas de garantías o valores que en ella se sutodien, deterioro o alteración, lo cual cobra relevancia si consideramos que a la fecha hay valores en custodia por ¢ 98.377.035,71, con el agravante de que no se dispone de documento formal para establecer responsabilidad a los funcionarios en caso de que corresponda.

b) Confiabilidad de la información de las garantías: Los expedientes de las garantías bancarias, contienen copia de dichas garantías y oficios remitidos a la entidad bancaria para su cobro, entre otros. No obstante, no todos los expedientes tienen tabla de contenido y la mayoría de la documentación no está foliada, tal como se determinó a continuación:

En lo que respecta a los expedientes al periodo 2010, los 60 expedientes no disponen de tabla de contenido ni están foliadas sus respectivos folios.

Del periodo 2011 existen 19 expedientes sin tabla de contenido y sin número de folio

La norma 5.5 Archivo institucional de las Normas de control interno antes citado, establece que “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben implantar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que la institución deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico. En todo caso, deben aplicarse las regulaciones de acatamiento obligatorio atinentes al Sistema Nacional de Archivos. Lo anterior incluye lo relativo a las políticas y procedimientos para la creación, organización, utilización, disponibilidad, acceso, confidencialidad, autenticidad, migración, respaldo periódico y conservación de los documentos en soporte”.

Lo antes señalado, podría generar extravío o sustracción de documentación, así como el riesgo de repetición de documentos innecesarios, lo cual va a engrosar el expediente innecesariamente y dificultando su consulta. Es necesario destacar que esta documentación es muy sensible e importante para la toma de decisiones y el respaldo de la labor que lleva a cabo.

c) Confiabilidad de la información del registro de la devolución de las garantías. Para la devolución de garantías se utiliza el “Libro de Control de Devoluciones de Garantías de Cumplimiento por Importación Definitiva y Temporal”, donde se anota la fecha, agencia, nombre, firma de la persona que retira la garantía, el cual no se ajusta en su totalidad con la exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información en razón de lo siguiente:

Una hoja completa del registro está escrita con lápiz. Se dejan líneas en blanco entre distintas garantías devueltas. La persona autorizada que retira y firma, en algunos casos no anota su número de cedula y nombre.



La norma 5.6 calidad de la información de las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitido por la Contraloría General de la República, establece lo siguiente: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad.”

Las condiciones citadas, podrían propiciar que se esté omitiendo información relevante, por lo que consecuentemente se podría suscitar que la información no sea del todo confiable, completa y de calidad, para cumplir con los objetivos establecidos sobre las garantías, consecuentemente podría tenerse efectos en la información que se genera para la toma decisiones.

2.6 Aspectos a mejorar en la administración de los bienes

La Dirección General de Aduanas ha realizado grandes esfuerzos de inversión en lo que respecta a la remodelación de la Aduana de Limón, relacionado con infraestructura, cielos rasos, paredes, pintura, adquisición de mobiliarios nuevos (escritorios, sillas, mesas, arturitos, instalación de aire acondicionado) en las diferentes dependencias.

No obstante, algunos de los bienes recién adquiridos, no contienen el numero de patrimonio ni han sido asignados formalmente a cada funcionario responsable de los mismos. Tampoco los bienes en desuso han sido destruidos, donados o trasladados a las oficinas centrales, de acuerdo a como corresponde.

Esta condición hace que esos bienes no estén debidamente registrados y actualizados en el sistema informático Sistema de Control de Bienes del Estado (SIBINET) según corresponde con la normativa vigente, y así mismo, se afecte los registros contables de activos.

A continuación se detallan los bienes sin número de patrimonio y los que están en desuso:

a) Bienes sin número de patrimonio

Cantidad Descripción del Bien15 Aire acondicionado45 Silla de espera2 Mesa reunión ejecutiva2 Archivo móvil

30 Silla comedor5 Mesa comedor1 Estante comedor2 Mueble cocina

10 Estante metálico4 Sillón sofá8 Sillón individual4 Mesa juego de sala6 Mueble para fotocopiadora8 Archivo

72 Arturito



5 Mesa redonda reunión2 Estación de trabajo gerencial3 Estación de trabajo secretarial4 Estación de trabajo jefatura2 Estación de trabajo recepción4 Estación de trabajo atención al publico

57 Estación de trabajo operativa4 Silla ejecutiva

65 Mueble aéreo360 Total activos

Fuente de información: Aduana de Limón al 01-09-2011

b) Bienes en desuso

Cantidad Descripción del Bien 1 Abanico 6 Aire acondicionado

45 Archivos2 Banca1 Bomba de agua 8 Calculadora1 Cama2 Cama de hierro2 Cama de madera1 Catre1 Coffe Maker3 Colchón

115 Escritorio1 Estante 1 Horno microondas4 Impresora3 Inodora 2 Lavamanos 4 Locker5 Máquina de escribir 1 Mesa

21 Mesita 3 Pizarra1 Refrigeradora 1 Reloj marcador 1 Activo N° 2230201 Scanner

94 Silla 7 Silla de madera14 Sillón 11 Teléfono 363 Total Activos

INF-DGAI-025-2011 Pág. 10 de 15


Cantidad Descripción del Bien Equipo de cómputo50 CPU62 Monitor53 Mouse21 Parlantes61 Teclados247 Total activos

Fuente de información: Aduana de Limón al 01-09-2011.

La condición descrita, podría generar el riesgo que al estar los activos en desuso éstos sean susceptibles de pérdida o uso indebido, ya que no están bajo custodia sino que se encuentran en un área abierta de la aduana y cualquier persona o funcionario podría utilizarlos o manipularlos.

Al respecto, la norma 4.3 Protección y Conservación del Patrimonio, de las Normas de control interno para el Sector Público precitadas, establece que “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución”.

Asimismo, el artículo 26 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central indica lo siguiente: “Para dar de baja bienes públicos, por agotamiento, inservibilidad, rotura o desuso, la Administración debe demostrar que los bienes ya no son de utilidad. Se pueden utilizar los siguientes mecanismos para dar de baja: venta, permuta, donación, desmantelamiento, destrucción.”

2.7 Necesidad de mejorar la custodia de la documentación

Al respecto, se observaron algunas situaciones relacionadas con la custodia de la documentación, que consideramos que son susceptibles de mejorar, dentro del proceso continuo de fortalecimiento del sistema de control interno de la Aduana de Limón, en razón de lo siguiente:

a) En el área de archivo del segundo piso, se observa que la documentación no está en buenas condiciones, ya que hay documentación fuera de los estantes, están empolvados y desacomodados, reflejando cierto grado de deterioro. Además, la documentación se encuentra muy cerca de la caja de conexión eléctrica, la cual presenta cables expuestos, y podría ser de alto riesgo. También, existe una gotera que contribuye al deterioro de la documentación.

b) En el área de archivo en el primer piso existe una gran cantidad de documentación antigua, emitida desde el año 1995, en lo que respecta a pólizas exportación, tránsitos, documentos de vapores y otra documentación que no cuenta con una adecuada rotulación, también se encuentra otra documentación que está en los pasillos obstruyendo el paso de los mismos.

Al respecto, la norma 5.5 Archivo institucional de las Normas de control interno antes citado, establece que “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben implantar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que la institución deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico. En todo caso, deben aplicarse las regulaciones de acatamiento obligatorio atinentes al Sistema Nacional de Archivos. Lo anterior, incluye lo relativo a las políticas y procedimientos para la

INF-DGAI-025-2011 Pág. 11 de 15


creación, organización, utilización, disponibilidad, acceso, confidencialidad, autenticidad, migración, respaldo periódico y conservación de los documentos en soporte.”

3. CONCLUSIONES

La Aduana de Limón ha realizado esfuerzos para mejorar su gestión, no obstante, presenta algunos aspectos susceptibles de mejora, de conformidad con la normativa de control interno y aduanera, los cuales son esenciales para una exitosa administración de los procesos que les corresponde según competencia legal, en razón de lo siguiente:

3.1. La Sección de Depósito no ha venido dando un seguimiento adecuado para determinar el cumplimiento de lo establecido en la resolución DGA-071-2004 en cuanto a tiempo de demora de tránsitos, de acuerdo con la revisión de los documentos donde se establecen los roles y actividades a realizar durante el año 2010 y hasta junio del 2011, y como consecuencia en los casos de retraso no se aplica las sanciones que establece la normativa aduanera. Ver punto 2.1 del presente informe.

3.2. A pesar de los esfuerzos realizados por la Aduana de Limón en mejorar el control y seguimientos a los tránsitos aduaneros originados, para el 2008, 2009 y 2010 existen un total de tránsitos pendientes de cerrar de 954 casos, situación que podría ocasionar que sus mercancías se queden en el país y los mismos no hayan cancelado los tributos correspondientes, se minimice la sensación de riesgo ante la debilidad del control, y consecuentemente podría afectar una adecuada recaudación de tributos en detrimento del Erario Público. Ver punto 2.2 del presente informe.

3.3. El informe denominado Informe de Reporte de Vehitur sobre permisos de vehículos de turistas que no están derecho, no está siendo remitido oportunamente a la Policía de Control Fiscal, ya que fue en noviembre del 2010 que se emitió el informe correspondiente a los periodos 2007 al 2010 y en agosto del 2011 se emitió el informe correspondiente a enero hasta junio de este mismo año, con lo cual se estaría dejando de percibir ingresos tributarios o minimizando la sensación de riesgo por sanción de incumplimiento de tal beneficio. Ver punto 2.3 del presente informe.

3.4. El tratamiento de las muestras presentan los siguientes aspectos a mejorar de conformidad con las sanas prácticas y la normativa que regula la materia de control interno: falta de un registro claramente identificable de las muestras de mercancías entrantes y salientes, ausencia de inventario de muestras, así como la falta de un procedimiento para el proceso de recepción, custodia y entregas de muestras, entre otros aspectos. Ver punto 2.4 del presente informe.

3.5. Los procedimientos aplicado en el manejo de las garantías no guardan los elementos requeridos en cuanto a seguridad en la custodia de garantías, la confiabilidad de la información generada referente al ingreso, custodia y devolución de la garantía, por lo que de no adoptarse las medidas correspondientes se asume un riesgo de pérdida, sustracción o alteración de los valores que en ella se encuentra. Ver punto 2.5 del presente informe.

3.6. En el caso de los bienes adquiridos después de la remodelación de la aduana no se ha asignado el número de patrimonio, ni han sido asignados formalmente a cada funcionario responsable de su custodia. Tampoco con los bienes en desuso se ha procedido con acciones para la destrucción, donación o traslado según corresponda con la normativa vigente y sus condiciones. Esta condición podría generar el riesgo de pérdida o uso indebido de dichos activos, considerando que se encuentran en un área abierta de la aduana donde cualquier persona o funcionario podría utilizarlos o manipularlos sin la autorización respectiva. Aparte

INF-DGAI-025-2011 Pág. 12 de 15


de ello se estaría afectando el sistema institucional de registro de bienes SIBINET y el contable al no seguirse las normas establecidas institucionalmente en esta materia. Ver punto 2.6 del presente informe

3.7. El archivo y custodia de la documentación de la Aduana de Limón presenta las siguientes condiciones:

a) En el área de archivo del segundo piso, se observa que la documentación no está en buenas condiciones, ya que hay documentación fuera de los estantes empolvados y desacomodados, reflejando cierto grado de deterioro. Además, la documentación se encuentra muy cerca de la caja de conexión eléctrica, la cual presenta cables expuestos, lo cual podría ser de alto riesgo. También, existe una gotera en este segundo piso que contribuye a destruir a la documentación.

b) En el Área de Archivo en el primer piso existe una gran cantidad de documentación antigua, emitida desde el año 1995, en lo que respecta a pólizas exportación, tránsitos, documentos de vapores y otra documentación que no cuenta con una adecuada rotulación, también se encuentra otra documentación que está en los pasillo obstruyendo el paso de los mismos.

Ver punto 2.7 del presente informe.

4. RECOMENDACIONES

Al Director General de Aduanas para que ordene a la Gerencia de la Aduana de Limón lo siguiente:

4.1. Establecer la periocidad conforme se debe llevar a cabo el seguimiento sobre la verificación de los DUAS que han llegado fuera del plazo establecido en la normativa aduanera, en lo que respecta a los tiempos totales (rodajes y paradas del tránsito), el cual contiene los tiempos totales para mercancías en tránsito dependiendo de la aduana origen y destino, a fin de determinar las demoras incurridas y establecer si procede sanción o cobro de la multa correspondiente. Ver punto 3.1 del presente informe.

4.2. Revisar y subsanar lo señalado en el punto 2.2 del presente informe referente al control de los tránsitos aduaneros que se realiza en la Sección de Depósito, y se realice una programación para ir depurando la información referida a los tránsitos, especialmente en aquellos casos que tienen 2 o más años sin cerrarse. Ver punto 3.2 del presente informe.

4.3. Establecer a la Sección Técnica Operativa una periodicidad para la remisión oportuna del informe denominado Informe de Reporte de Vehitur a la Policía de Control Fiscal, en el cual se indica los vehículos con permisos de ingreso vencidos y que no han pagado los impuestos de nacionalización, para las acciones o sanciones correspondientes. Ver punto 3.3 del presente informe.

4.4. Ordenar a la Sección Técnica Operativa mejorar la forma de llevar el control de las muestras que entregan los importadores en los casos en que se requiere para identificar claramente la clase arancelaria de las mercancías, para tales efectos es necesario que se realice lo siguiente:

a) Definir un procedimiento para el proceso de recepción, custodia y entrega de muestras.b) Un registro claramente identificable de las muestras de mercancías entrantes y salientes.c) Un inventario que permita identificar las mercancías de muestras en cuanto descripción de las mismas,

cantidad, fecha de entrada y salida, localización de las mercancías. d) Una separación adecuada de las distintas muestras dependiendo del tipo de material.

INF-DGAI-025-2011 Pág. 13 de 15



4.5. Ordenar a la Sección Técnica Operativa revisar y subsanar lo señalado en el punto 2.5 del presente informe, referente a la combinación de la caja fuerte, expedientes de las garantías bancarias y Libro de Control de Devoluciones de Garantías de Importación Definitiva y Temporal, y se disponga lo siguiente:

a) Establecer un instrumento o procedimiento formalizado sobre el uso y la custodia de las garantías.b) La caja fuerte esté empotrada o anclada.c) Una asignación formal al encargo de la utilización de la caja fuerte y las responsabilidades que le

asisten.d) La práctica de que la combinación de la clave de la caja fuerte se esté cambiando periódicamente.e) La práctica de que los expedientes contengan tabla de contenido y que su documentación esté

debidamente foliada.f) Un Libro de Control de Devoluciones de Garantías de Cumplimiento por Importación Definitiva y

Temporal que no tengan registros con lápiz, que no se dejen líneas en blanco y que la persona autorizada para retirar las garantías anote su número de cedula y nombre.


4.6. Realizar las acciones correspondientes con el órgano encargado de plaquear y registrar los activos en SIBINET y de igual forma se coordine para que se realice el traslado, destrucción o donación de los activos en desuso o en mal estado, conforme con los procedimientos institucionales y la normativa que rige esta materia. Ver punto 3.6 del presente informe.

4.7 Ordenar se revise y subsane lo señalado en el punto 2.7 del presente informe, referente al Área de Archivo del primero y segundo piso, para que se mejore en los siguientes aspectos:

a) Que en el área de archivo del segundo piso, se mejore las condiciones de la documentación en estantes empolvados y desacomodados, reflejando cierto grado de deterioro, cerca la caja de conexión eléctrica. Asimismo, tomar las acciones para tapar la gotera que contribuye a destruir la documentación.

b) Se tomen las acciones que corresponden para que la documentación que está en el área de archivo en el primer piso se traslade según el plazo de vigencia al Archivo Central del Ministerio de Hacienda, mientras se finiquita esa acción se debe mejorar las condiciones de la documentación para que se cuente con una adecuada rotulación y se ordene la documentación que está en los pasillo obstruyendo el paso de personas.

Para lo anterior se debe definir un plan de acción y calendarización de actividades.


Estas recomendaciones están sujetas a lo que establece el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control, en cuanto al plazo improrrogable de diez días posterior a recibido el informe para ordenar la implantación de las mismas, o si discrepa dentro del citado plazo deberá elevar el informe al señor Ministro; por lo que debe

INF-DGAI-025-2011 Pág. 14 de 15


comunicarse la decisión que se tome al respecto, así como en un tiempo razonable el plan de acción que se defina para la implantación de las mismas.

Walter Lobo RamírezProfesional de Auditoría Interna 3

Oldemar Murillo ArceCoordinador de Auditoria Área de Ingresos

INF-DGAI-025-2011 Pág. 15 de 15

Documents

Ministerio de Hacienda - San José, dd/mmm/aaaa · Web viewDentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para