MINISTERIO DE INDUSTRIA Resolución N° i 439 - Y COMERCIO N 1439… · y comercio por la cual se aprueba la guia denominada sistemas de gestion de documento electronico, en cumplimiento

Resolución N° i 439 - MINISTERIO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

POR LA CUAL SE APRUEBA LA GUIA DENOMINADA SISTEMAS DE GESTION DE DOCUMENTO ELECTRONICO, EN CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DEL MINISTERIO DE INDUSTRIA Y COMERCIO COMO AUTORIDAD DE APLICACIÓN Y EMANADAS DE LAS NOFtMATIVAS VIGENTES.

Asunción,03 de blt:te3-1" de 2015

VISTO: El Memorándum DGFDyCE N° 77 de fecha 04 de junio de 2015, de la Dirección General de Firma Digital y Comercio Electrónico remitido a la Subsecretaria de Estado de Comercio, en el cual solicita la Resolución que apruebe la Guía denominada Sistemas de Gestión de Documento Electrónico; y

CONSIDERANDO: La Ley N° 904/63 "Que establece las funciones del Ministerio de Industria y Comercio", modifícado y ampliado por la Ley N° 2961/06.

La Ley N° 4017/10 "De Validez Jurídica de la Firma Electrónica, Firma Digital, Los Mensajes de Datos y el Expediente Electrónico".

La Ley N° 4610/12 que amplia y modifica parcialmente la Ley N° 4017/10 "De Validez Jurídica de la Firma Electrónica, Firma Digital, Los Mensajes de Datos y el Expediente Electrónico".

Que el Artículo 38 de la referida Ley establece que el Ministerio de Industria y Comercio es la Autoridad de Aplicación de la presente Ley.

Que por Resolución N° 715 de fecha 13 de julio de 2015, se ha colfpnnado el Equipo Multisectorial de Trabajo para la socialización y análisis de las Guías relacSffladas a: Documento Electrónico, Expediente Electrónico, Sistemas de Gestión de Docurnititis y Digitalización de Documentos.

Que las recomendaciones incorporadas a esta guía ará la interoperabilidad entre los diferentes sistemas que gestionen y administren doc os en formato electrónico en las diversas instituciones públicas y privadas.

Que esta guía forma parte de una serie de documentaciones elaboradas con el propósito de impulsar las despapelización y la agilización de los procesos, implementando el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC).

Que el contenido de esta guía se sustenta y guarda coherencia con las disposiciones de los Artículos 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 17, 1 20 y 23 de la Ley N° 4017/10, el Artículo 2 del Decreto Reglamentario N° 7369/11 y los Arti os 37, 38, 39 y 49 de la Ley N° 4610/12.

El Dictamen Jurídico N° 535 de fe a 02 de setiembre de 2015, emitido por la Dirección General de Asuntos Legales, no op ne rep fin de proseguir con los trámites administrativos pertinentes para la pr

PCGIEP/prn nado General

MINISTERIO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

POR LA CUAL SE APRUEBA LA GUIA DENOMINADA SISTEMAS DE GESTION DE DOCUMENTO ELECTRONICO, EN CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DEL MINISTERIO DE INDUSTRIA Y COMERCIO COMO AUTORIDAD DE APLICACIÓN Y EMANADAS DE LAS NORMATIVAS VIGENTES.

-2-

POR TANTO, en uso de sus atribuciones legales

EL MINISTRO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

RESUELVE:

Art. P.- Aprobar la Guía denominada Sistemas de Gestión de Documento Electrónico en cumplimiento a las obligaciones del Ministerio de Industria y Comercio como Autoridad de Aplicación y emanadas de las normativas vigentes, cuyo texto se anexa y forma parte de la presente Resolución.

Art. 2°.- Disponer que el ámbito de aplicación de la presente guía se extiende a las tituciones Públicas y Privadas, quienes serán responsables de su impleme> ión efectiva conforme a sus procedimientos internos. bt

Art. 3°.- Designar a la Dirección General de Firma Digital y Comercis:ptctrónico, dependiente de la Subsecretaria de Estado de Comercio de este MinAerio, para asesorar a las Instituciones Públicas y Privadas en el proceso de impletigentación de la guía aprobada.

Art. 4°.- Comunicar a quienes corresponda y c plida, archivar.

PABLO CUEVAS GIMENEZ Ministro Sustituto

Resolución NI 439. -

PCG/EP/rmi

Fajacios yendo General


Dirección General de Firma Digital y Comercio Electrónico

Anexo de la Resolución

N° j 4.39 .— Sistemas de Gestión de Documento

Electrónico

ANEXO

INTRODUCCIÓN

La presente Guía, denominada "Guía de Sistemas de Gestión de Documento Electrónico", ha sido elaborada en el marco de la Ley N° 4017/10, "De Validez Jurídica de la Firma Electrónica, La Firma Digital, Los Mensajes de Datos y El Expediente Electrónico" y la Ley N° 4610/12 "Que modifica y amplía la Ley N° 4017/10", con el objeto de proporcionar herramientas que orienten a las instituciones hacia la creación, gestión y conservación de los documentos digitales en estado auténtico, íntegro, fiable y disponible.

Esta guía forma parte de una serie de documentaciones elaboradas con el propósito de impulsar la despapelización y la agilización de los procesos, implementando el qso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC).

oO")

La principal ventaja que aporta un sistema de gestión de docelfentos es básicamente el ahorro de tiempo y recursos (reducción de fotocopias y tinta, meliirA necesidad de material de archivo, reducción de costos de envío). Las tareas implicadas eetli gestión de documentos son entre otras: clasificación, registro, distribución, generación de ccgras, archivado y consulta.

La presente guía es el resultado de un proceso de análisis, consenso y ajustes realizados por un grupo de profesionales de la Dirección General de Firma Digital y Comercio Electrónico dependiente del Viceministerio de Comercio del Ministerio de Industria y Comercio (MIC).

1. SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO SGDEA

1.1 Definición y Contexto

Definiciones establecidas en la Ley N° 4017/10 "De Validez Jurídica de la Firma Electrónica, La Firma Digital, Los Mensajes de D °s y El Expediente Electrónico", en su Art. N° 2, y Ley N° 4610/12 "Que modifica parcial e te y amplía la Ley N° 4017/10" en el artículo 37:

Firma Electrónica: es el conjunto de a os electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónico utilizado por el signatario como su medio de identificación, que carezca de alguno de lo equisitos legal para ser considerada firma digital.

1) La documentación emergente de entre dependencias oficiales, c plena fe a todos sus efectos en

ancia, por medios electrónicos, umentación auténtica y hará

inal ansmitido.

1, Página 2


C

Dirección General de Firma Digital y Comercio Electrónico .

Anexo de la Resplución

N° l 9-3..9.— Sistemas de Gestión de Documento Electrónico

Firma Digital: es una firma electrónica certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.

Mensaje de Datos: es toda información generada, enviada, recibida, archivada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos (EDI), el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax, siendo esta enumeración meramente enunciativa y no limitativa.

Documento Digital: es un mensaje de datos que representa actos o hechos, con independencia del soporte utilizado para su creación, fijación, almacenamiento, comunicación o archivo.

Expediente Electrónico: Se entiende por "Expediente Electrónico" la serie ordenada de documentos públicos y privados, emitidos, transmitidos y registrados por vía informática para la emisión de una resolución judicial o administrativa.

t'a> 1.2. Referencia Normativa

o

,(\'‘v La Ley N° 4610/12 "Que modifica y amplia la Ley N° 4017/10"

00:1

Art. 37.-Expediente Electrónico: Se entiende por "expediente electrónico" la serie ordenada de documentos públicos y privados, emitidos, transmitidos y registrados por vía informática para la emisión de una resolución judicial o administrativa.

En la tramitación de los expedientes administrativos o judiciales, podrá utilizarse el mecanismo electrónico, la firma digital y la notificación electrónica en forma parcial o total y tendrán la misma validez jurídica y probatoria que el expediente tradicional.

Podrán utilizarse expedientes electrónicos total o parcialmente, de acuerdo con las siguientes reglas:

1) El Expediente Electrónico tendrá la misma validez jurídica y probatoria que el expediente tradicional.




N° n 14-33 7 O Sistemas de Gestión de Documento Electrónico

3) La sustanciación de actuaciones en la Administración Pública, así como los actos administrativos que se dicten en las mimas podrán realizarse por medios informáticos.

Cuando dichos trámites o actos, revestidos de carácter oficial, hayan sido redactados o extendidos por funcionarios competentes, según las formas requeridas, dentro del límite de sus atribuciones, y que aseguren su inalterabilidad por medio de la firma digital reconocida en la presente Ley, tendrán el mismo valor probatorio y jurídico que se le asigna cuando son realizados por escrito en papel.

4) Cuando la sustanciación de las actuaciones administrativas se realice por medios informáticos, las firmas autógrafas que la misma requiera podrán ser sustituidas por firmas digitales.

5) Todas las normas sobre procedimiento4ministrativo serán de aplicación a los expedientes tramitados en forma elkát ónica, en la medida en que no sean incompatibles con la naturaleza del nrso9io empleado.

6) Toda petición o recurso adminisOitivo que se presente ante la Administración, podrá realizarse por medio de docunlbtos electrónicos. A tales efectos, los mismos deberán ajustarse a los formatos ti parámetros técnicos establecidos por la autoridad normativa.

En caso de incumplimiento de dichas especificaciones, tales documentos se tendrán por no recibidos.

7) Toda vez que se presente un documento mediante transferencia electrónica, la Administración deberá expedir una constancia de su recepción. La constancia o acuse de recibo de un documento electrónico será prueba suficiente de su presentación. Su contenido será la fecha, lugar y firma del receptor.

8) La administración admitirá la prese ción de documentos registrados en papel para su utilización en un expediente e ónico. En tales casos, podrá optar entre la digitalización de dichos documentos o , a su incorporación al expediente electrónico, o la formación de una pieza separao s o una combinación de ambas, fijando como meta deseable la digitalización total de ihts documentos>/

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N° O) Sistemas de Gestión de Documento Electrónico

En caso de proceder a la digitalización del documento registrado en papel, se certificará la copia mediante la firma digital del funcionario encargado del proceso, así como la fecha y lugar de recepción.

9) Autorizarse la reproducción y almacenamiento por medios informáticos de los expedientes y demás documentos registrados sobre papel, que fueran fruto de la aplicación de la presente Ley.

10) Podrán reproducirse sobre papel los expedientes electrónicos cuando sea del caso su sustanciación por ese medio, ya sea dentro o fuera de la repartición administrativa de que se trate, o para proceder a su archivo sobre papel. El funcionario responsable de dicha reproducción certificará su autenticidad.

11) Tratándose de expedientes totalmente digitalizados, el expediente original en papel deberá radicarse en un archivo centralizado. En caso de la tramitación de un expediente parcialmente digitalizado, la pieza separada que contenga lsigkocumentos registrados en papel, se radicará en un archivo a determinar kg" repartición respectiva. En ambos casos, el lugar dispuesto propenderá a fac1/41b9ar la consulta, sin obstaculizar el trámite del expediente.

c, ,›c> 9 12) Los plazos para la sustanciación de los expedientes ft.Ictrónicos, se computarán a

partir del día siguiente de su recepción efectiva por el funcionario designado. Se entiende por "recepción efectiva" la fecha de ingreso del documento al subsistema de información al cual tiene acceso el funcionario designado a tales efectos.

13) Los sistemas de información de expedientes electrónicos deberán prever y controlar las demoras en cada etapa del trámite. A su vez, deberán permitir al superior jerárquico modificar el trámite a sortear los obstáculos detectados, minimizando demoras.

14) Los órganos administrativos utilicen expedientes electrónicos, adoptarán procedimientos y tecnologías de espaldo o duplicación, a fin de asegurar su inalterabilidad y seguridad, se estándares, técnicos establecidos por la Autoridad Normativa.

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Página S



Anexo de la Res lución

N° _9.-- 0 Sistemas de Gestión de Documento Electrónico

15) Los documentos que hayan sido digitalizados en su totalidad, a través de los medios técnicos incluidos en el artículo anterior, se conservarán de acuerdo con lo dispuesto en la presente Ley. Los originales de valor histórico, cultural o de otro valor intrínseco, no podrán ser destruidos; por lo que luego de almacenados serán enviados para su guarda a la repartición pública que corresponda, en aplicación de las normas vigentes sobre la conservación del patrimonio histórico y cultural del Estado.

16) La divulgación de la clave o contraseña personal de cualquier funcionario autorizado o documentar su actuación mediante firmas digitales, constituirá falta gravísima, aun cuando la clave o contraseña no llegase a ser utilizada.

17) Cuando los documentos electrónicos que a continuación se detallan, sean registrados electrónicamente, deberán identificarse mediante la firma digital de su autor:

• Los recursos administrativos, así como toda petición que se formule a la Administración;

• Los actos administrativos definitivos;

• Los dictámenes o asesoramientos previos a una

• Las resoluciones judiciales.

1.3. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo aplicación para la gestión de documentos electrónicos, aunque gestión de documentos físicos.

La gestión de documentos electrónicos es compleja y para poder ser implementada correctamente requiere un amplio campo de funcionalidades que cubran las actividades necesarias. Normalmente, un sistema que cumpla estos ropósitos, un SGDEA, requiere un software especializado, aunque cada vez más se incluye ciones de gestión documental en los sistemas operativos y en otras aplicaciones.

Para que los documentos puedan tener valor robatorio, se necesitan herramientas para conservarlos y hacer que estén disponibles para s ión. Lósisstomas de archivo garantizan

el mantenimiento y la conservación de ilidad y accesibilidad de los

documentos a lo largo del tiempo.

resolución definigya; y otP

oét

(SGPEA) es básicamente una tant‘tén se puede utilizar para la




N° 4 4-39 —

Sistemas de Gestión de Documento Electrónico

La norma ISO 15489-2:2006 recomienda que las organizaciones deberían definir, mantener y documentar políticas de gestión de documentos, y garantizar su implementación. Para el cumplimento de esto es importante contar con el respaldo de las autoridades de la organización, con la provisión de los recursos necesarios y la asignación de una persona responsable del sistema de gestión de documentos.

En estas políticas se definirán el modelo de gestión, las características del sistema, las funcionalidades que debe cumplir, los lineamientos, principios, la normativa, así como los requerimientos funcionales de las aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), que garanticen la normalización, correcta gestión y preservación de los documentos electrónicos de archivo durante los plazos establecidos en las Tablas de Retención Documental — TRD.

Otros requisitos, tales como almacenamiento, migración, seguridad de la información, interoperabilidad, arquitecturas de tecnologías de información, entre otros, deberán ser asumidos por las personas a cargo de la tecnología en las entidades, y articulados con la solítica y lineamientos establecidos. Para el caso de las organizaciones públicas deberán estar \edes a las

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S</‘ Cuando se desee implementar un Sistema de Gestión de Documentos El Irónicos de Archivo se

14ox recomienda tener en cuenta las siguientes consideraciones:

0 • Identificar los objetivos específicos de la organización que impulse la adquisición de un

SGDEA y seleccionar un proveedor que brinde las garantías necesarias para el sostenimiento del sistema.

• El SGDEA debe tener funcionalidades mínimas como integración y ampliación de la política de retención y conservación de documentos de archivo en otros formatos, sistemas de correo electrónico, archivos de documentos y base de datos de expedientes, así como sus capacidades de búsqueda y recuperación electrónicas.

directrices que para el efecto expida la SENATICs.

Adicionalmente para el caso de diseño y d gestión documental, se recomienda adoptar a

■ con las mejores prácticas en las fases de pl pruebas, mantenimiento; así como el asegu documentación técnica asociada.

ollo de soluciones tecnológicas orientadas a la etodología de desarrollo de software que cumpla nificación, diseño, desarrollo, implementación, amiento calidad de la solución y la

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Página 6

SGDEA SGDE 1 REGISTRO

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uidio etario General Página 7


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N° 43 - Sistemas de Gestión de Documento

Electrónico

Para la gestión de documentos en su etapa de trámite, el conjunto de soluciones de tecnología agrupados como Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos - SGDE deberán tener definidas las políticas y procedimientos en los que se evidencie su relación con los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo SGDEA, así como las competencias (funciones, responsabilidades, etcétera) de las personas y dependencias involucradas.

Trámite 4,41 Archivo o

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sz9' Ilustración 1 — Representación general de los sistemas invohilados en las gestión de documentos. on

1.4. Diferencias entre un SGDE y un SGDEA

Tabla 1 — Diferencias entre SGDE y SGDEA

PROPIEDAD SGDE SGDEA

Modificación de documento Permitido No permitido

Borrado de documento Permitido No permitido

Incorporación de nuevos documentos Permitido No permitido

Valoración de acceso Opcional Obligatorio

Normas de Conservación Opcional Obligatorio

Estructura de clasificación y de almacena ni \

to OPcional Obligatorio

Mantenimiento de Contexto Opcional Obligatorio

Orientación Documentos e ' e Documentos en archivo

. In (±51,9 A

H

Entidad Institución



a


N° .3.9.- Sistemas de Gestión de Documento

Electrónico

1.5. Requerimientos Funcionales para Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Para la gestión de los documentos de archivo, recogen recomendaciones establecidas por la Unión Europea en su modelo de requerimientos de las aplicaciones para la gestión electrónica de documentos.

CUADRO DE CLASIFICACION

CONTROLES Y SEGURIDAD

CONSERVACION Y ELIMINACION — C#1 tsG

CAPTURA Y REGISTRO DE DOCUMENTOS

REFERENCIACION

BUSQUEDA, RECUPERACION, PRESENTACION

ADMINISTRACION

Ilustración 2 — Esquema de los requerimientos funcion es obligatorios según MoReq.

Fuente: MoReq Modelo de requisitos para la admi ión de archivos electrónicos.

En lo referente a los procesos y técnicas la preservación a largo de los documentos electrónicos, se recomienda seguir el modelo la Norma ISO 14721, basado en el modelo del Open Archive Information System — OAI

Página 8

cr 'tarjo Generll

Descripción

Regist de la auditoría realizada al archivo e identificación de creación de nuevos lementos en el cuadro de clasificación.

N°

1 Aud itoría

Requisito

Copias de seguridad y recuperación: Realizar gularmente copias de seguridad de documentos y metadatos y ser capaz de ecuperarlos en cualquier momento.

2

se de ciones y/o a grupos lo que les permite e 4N ; SI S x dientes específicos del

•

Los perm 3 Acceso

Página 9



Anexo de la Re olución

N° — Sistemas de Gestión de Documento

Electrónico

A continuación se presentan los requisitos funcionales que debe contemplar para un SGDEA.

1.6. Requisitos mínimos

Tabla 2 – Cuadro de Clasificación Documental-CCD

N° Requisito Descripción

I Soportar el CCD El SGDEA tiene que soportar y ser compatible el CCD de la organización.

2 CCD jerárquico El SGDEA permitirá la utilización de un CCD en el que los expedientes se puedan organizar, como mínimo, una jerarquía de tres niveles.

3 Enunciar Cuando se configure el sistema, se deberían definir los mecanismos para nombrar los distintos elementos del CCD.

4 Creación previa del CCD Crear un CCD en el momento de la configuración, de forma que sea posible proceder a la captura o la importación de documentos electrónicos de

archivo.

5 Creación de elementos Creación de nuevas clases en cualquier posición del CCD (cuando no

existan previamente expedientes).

6 nterfaz gráfica

0).%lectrónicos

Navegación y exploración de los expedientes y de la estructura del CCD, así ***., Átomo la selección, la recuperación y la presentación de los expedientes

y su contenido por medio de tal mecanismo.

7 Reubicar s5,

,...c..e>

"0 c O' C...

Permitir la reubicación de un expediente en un lugar distinto del cuadro de clasificación, garantizando que todos los documentos electrónicos de archivo sigan vinculados con el expediente. Solo el administrador podrá realizar esta acción, dejando manifiestos los pasos seguidos de esta

reclasificación.

8 Soportar metadatos Soportar los metadatos de expedientes y los de los documentos que contiene.

Una vez se ha capturado un documento de archivo, el sistema debe permitir únicamente a los administradores la capacidad de añadir o modificar sus metadatos, en el caso que sean erróneos.

9 Identificador único y edición de título Asignar un identificador único a cada expediente. Poder editar el título del

expediente, en el caso que sea erróneo.

Tabla 3 – Controles y Seguridad

•


(0)


. Anexo de la Resolución

N° 4/1-39_- Sistemas de Gestión de Documento

Electrónico

Tabla 4 — Conservación, eliminación y transferencia.


I Tabla de Retención Documental - TRD Asociar las Tablas de Retención Documental - TRD, a los expedientes de archivo y a los documentos que los componen.

2 Comprobar y ejecutar la TRD Comprobar de manera automática los periodos de conservación asignados y poder realizar la disposición final establecida.

3 Registro de los expedientes eliminados Llevar un registro de los expedientes eliminados (actas de eliminación).

4 Modificar TRD Si la norma de conservación varía en la TRD, el administrador debe estar en

condiciones de modificar o reemplazar la norma de conservación en cualquier momento.

5 Transferencia El SGDEA incluirá un proceso de transferencia. En este proceso se deben

incluir todos los expedientes, con sus documentos y sus metadatos

asociados, sin variar, modificar o degradar el contenido o la estructura.

6 Traza Transferencia Registrar todos los elementos transferidos y generar un informe.

7 Formatos Presentar los documentos en los formatos admitidos por la política de gestión documental.

ti b

8 Expedientes mixtos Transferir documentos de archivos análogos y electro •

correspondientes a la resolución de un mismo asuÉconservados en sus

soportes nativos, manteniendo su vínculo. .c.- 9 Varias transferencias Transferir varias veces el mismo expedilli de archivo.

10 Registro de la Eliminación Prohibir en todo momento la eliminación de un expediente o cualquier parte

de su contenido, a no ser que se realice dentro del proceso de disposición final.

Tabla 5 — Captura y registro

N° Requisito Descripción 1 Captura en CCD

Garantizar que los documentos electrónicos de archivo que se capturen se asocian al cuadro de clasificación

2 Captura de metadatos Validar y controlar la entrada de los metadatos mínimos obligatorios e

incluir o o metadatos asociados a los documentos electrónicos de archivo. 3 Captura de documento Captura( el ontenido del documento electrónico de archivo, incluida la

informa ión ue determina su forma y presentación y la que define la

estructu t y e comportamiento, sin menoscabo de su integridad estructural. _....---._

4 Formatos de captura

Capturar ..711 iFfirills, • rmatos de los documentos a los formatos admitidos / N en la fs.— , e :, ...

r ., I : fi n

Página 10

Página 11



Anexo de la Res ución

N° , — Sistemas de Gestión de Documento

Electrónico

Tabla 6 — Referenciación


I Códigos de clasificación Cualquier entidad capturada debe asociarse a un código, los códigos serán únicos en

la jerarquía y formarán parte de los metadatos. Se debe permitir crear nuevos

códigos.

2 Identificadores del sistema Siempre que aparezca en el SGDEA un nuevo elemento de una de las siguientes categorías, el sistema deberá asociarlo a un identificador único

• Clase • Expediente • Volumen

• Documento de archivo

• Extracto de documento de archivo. El SGDEA debe ser capaz de almacenar los identificedores únicos como elementos de metadatos de las entidades a las que se refierenvNt

‘t%

Tabla 7 — Búsqueda, recuperación y presentación 044°'')

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N° Requisito

.... 19 Descripción

1 Búsquedas Incluir varias funciones de búsqueda que actúen sobre los metadatos asociados y en

el contenido contextual de los documentos de archivo, expedientes, etc.

2 Búsquedas

combinadas

Realizar búsquedas combinadas que actúen sobre los metadatos asociados y en el

contenido contextual de los documentos de archivo, expedientes, etc.

3 Búsquedas con comodines Realizar búsquedas con comodines, (por ejemplo "y", "o")

4 Interfaz gráfica Utilizar una interfaz gráfica o programa de visualización que permita ver los distintos niveles del Cuadro de Clasificación Documental CCD. Presentar los documentos de archivo que se hayan recuperado de una consulta.

5 Recuperación de datos Recuperar un expediente completo o parte de su contenido. Presentar el número

total de resultados de una búsqueda.

6 Revelar información En ningún caso el tado de la búsqueda presentará información que sea

necesario ocultar a troles de acceso y seguridad.

7 Recuperar al usuario público Disponer de ins os que permitan, al usuario público, acceder a los

documentos de arc e haya solicitado (siempre que sea documentación pública

y sin ninguna restr .. tn). De la misma forma se podrá obtener una lista de

resultados de una búsq a. Se llevará un control de la documentación solicitada.

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- Anexo de la Re olució n

N° 3 _— Sistemas de Gestión de Documento

Electrónico

Tabla 8 - Administración


1 Parámetros del sistema Los administradores puedan controlar, visualizar y reconfigurar parámetros del

sistema. (Por ejemplo espacio en disco e indexación).

2 Copias de seguridad Administrar instrumentos de copia de seguridad y recursos que permitan restaurar y

recuperar el sistema.

3 Administración CCD Planeación y gestión de los CCD según su nivel jerárquico.

4 Gestión de usuarios Cambios de usuarios entre las distintas áreas de una entidad. Definir perfiles y roles. Restringir el acceso de los usuarios.

5 Informes de administración Obtención de informes y estadísticas de la aplicación.

6 Auditoría Revisión y evaluación de los controles, sistemas y procedimientos.

7 Nivel de seguridad Modificar el nivel de acceso a los documentos de archivo.

8 Eliminación Eliminar los documentos, expedientes de archivo, si las TRD así lo indicavellebe

generar un registro de la acción y mantener un acta de eliminación. es(41

Tabla 9 - Otros

N° Requisito •"-

Descripción I Gestión total de expedientes Gestionar del mismo modo expedientes electrónicos, híbridos y en soporte físico.

Una gestión integrada de ambos tipos de expedientes y documentos de archivo,

incluyendo la gestión del CCD, aplicación de las TRD, TVD, metadatos, clasificación, etc.

2 Vinculación con Sistemas de

Gestión de Documentos

Electrónicos - SGDE

Estar vinculado con el SGDE, captura automática de documentos electrónicos

generados en el curso de la actividad administrativa y remitirlos al SGDEA.

3 Interactuar Interactuar con otros aplicativos informáticos asociados a su actividad, incluyendo

tratamientos de imágenes, de escáner o de flujos de tareas.

4 Copiado Copiar el contenido de un documento electrónico de archivo, para crear un

documento nuevo, garantizando la conservación íntegra del documento de archivo original.

5 Firma electrónica Conservar la informació relativa a las firmas digitales, firmas electrónicas, encriptación y los datos dilas entidades certificadoras. Facilitar la introducción distintas tecnologías de firma electrónica, digital, encriptación.

Página 12




N° /11-39 - t944» Sistemas de Gestión de Documento Electrónico

1.7. Requisitos opcionales

Tabla 10 - Cuadro de clasificación


1 CCD jerárquico multinivel El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo no restringe el número de niveles de la jerarqufa del Cuadro de Clasificación Documental.

2 Creación y gestión de varios CCD Poder crear y usar simultáneamente varios Cuadros de Clasificación

Documental. 3 CCD distribuido Usar un Cuadro de Clasificación Documental distribuido cuyo mantenimiento se

pueda realizar a través de una red desde los distintos lugares donde se archivan

documentos.

Tabla 11 - Referenciación


1 Vocabularios

controlados

Utilización de vocabularios controlados.

2 Referencias cruzadas Crear referencias cruzadas entre expedientes relacionados.

3 Entradas múltiples Entradas múltiples al mismo documento que exjzta en varios expedientes, sin duplicar fisicamente el documento electrónico 441u-chivo.

sC...-

4 Informes Obtención de informes sobre la activij del Cuadro de Clasificación

Documental. Número de expedientes, do entos, etc.

Tabla 12 - Conservación, eliminación y transferencia

N° Requisito

t . .4 vi Descripción

1 Actualizar TRD Si un documento se mueve dentro del Cuadro de Clasificación, y la Tabla de

Retención Documental es diferente en la nueva ubicación, es necesario que esta

se actualice.

Tabla 13 - Búsqueda, recuperación y presentación


I Búsquedas

Homogéneas

Instrumentos de bús eda integrados y presentados de la misma manera, para

realizar las consultas todo el CCD. De igual manera estos nstrumentos deben implemen para expedientes.

2 Ordenación de los resultados Poder configurar la is esultados de las búsquedas. Por

ejemplo, pod egir 1 andén' en ue s stran los resultados, el número de ,

resultados, etc "-i-T-7,,,, 0.4

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- Anexo de la Resolución

N° 44-39 -

Sistemas de Gestión de Documento Electrónico

Tabla 14 — Otros


1 Interactuar con otros SGDEA Que sea capaz de interactuar con otros SGDEA y con otras aplicaciones de la entidad.

1.8. Requerimientos de Preservación (DAIS)

La Norma ISO 14721:2003 Open archival information system (OAIS) - Modelo de referencia. Propone el marco reglamentario de archivos para la conservación y acceso a la información electrónica a largo plazo, planteando el modelo para el tratamiento de los objetos digitales producidos durante la fase de gestión para su conversión en documento de archivo, esto es la preparación para su transferencia, la captura, el almacenamiento, el acceso a la información y la conservación a largo plazo.

Este documento no es exhaustivo en relación con los se recomienda acudir a las normas ISO 14721 e recomienda tener en cuenta los siguientes protocolos:

Tabla 15 — Tabla de requisitos de preservación

N° Requisito GO' ejertpción

1 PIT (Paquetes de transferencia de información)

Transferir documentos desde los gestores documentales, preparación de los Paquetes de Información de Transferencia o PIT.

2 Indice electrónico Incorporará un índice electrónico de los documentos que contiene el expediente y sus metadatos.

3 Conversión La conversión de los documentos a los formatos de ficheros admitidos para su conservación permanente.

4 Captura Captura y aplicación de protocolos de comprobación de integridad y legibilidad de los documentos.

5 PIA (Paquetes de información de archivo) Registro de la captura en el sistema de producción de los Paquetes de Información de Archivo o PIA.

6 Acceso Aplicación de las políticas y protocolos de administración del sistema relativo al acceso, para garantizar el cumplimiento de la normativa de privacidad y de seguridad de acceso.

7 PIC (Paquetes de Información de Proceso de producción de los Paquetes de Información de Comuni ación o PIC, para su recuperación y consulta. 151,1)

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Aplicaci de las políticas y los procesos periódicos para comprobar que los ar hivos se puedan leer, así como las políticas de cambio de los archives a nuevos formatos que puedan aprobarse de acuerdo con la evol ción de la tecnología.

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011D) Sistema de

\..8„..macenarniento

PIA PIA

Plan de Preservación

Administración

•1-

1.8.1. Entidades Funcionales que intervienen en el Sistema:




N° . — Sistemas de Gestión de Documento

Electrónico

En la siguiente gráfíca se presentan las seis Entidades Funcionales y sus relaciones dentro del modelo OAIS. Solo se muestran los grandes movimientos de información y las líneas que conectan las entidades con el fín de identificar las rutas de comunicación sobre las que fluye la

información, en ambas direcciones.

1. Captura: por medio de esta entidad se facilitan los servicios y funciones para aceptar e ingresar en el SGDEA los Paquetes de Información de Transferencia (PIT) enviados desde las unidades de trámite: se recibe el PIT, se analiza y comprueba la calidad de los datos, se produce el Paquete de Información de Archivo (PIA) de acuerdo con el modelo de metadatos y los estándares que se adopte incorpora la información descriptiva a la Base de Datos y

el PIA al sistema de almacen

En la Ilustración 3 se representa el p oceso de transferencia o captura de los documentos desde los sitios que producen la inforin.ci en al sistema de archivo, ya en s ato de "paquete de

transferencia" y su conversión en "..!uete de archivo" xpidio Palacios

o retado General

Página 15



. - Anexo de la

Re lución N° ,

til Sistemas de Gestión de Documento Electrónico

2. Sistema de almacenamiento: mediante este módulo se facilitarán los servicios y funciones para el almacenamiento, mantenimiento y recuperación de los documentos; se gestionará la jerarquía de clasificación de los PIA en el sistema de almacenamiento, se actualizarán o se moverán a los soportes en que se guarda la información, se realizarán los chequeos de rutina para comprobar la calidad de los datos y la detección de posibles errores, y se facilitará la recuperación de datos ante desastres. Asimismo, facilitará los PIA para consulta, adaptándolos a los requerimientos de los distintos tipos de usuarios, convirtiéndolos en Paquetes de Información de Consulta (PIC).

3. Gestión de base de datos: por medio de esta entidad se proporcionan los servicios y funciones para completar, actualizar y acceder a la información descriptiva, la gestión y mantenimiento de la base de datos, las búsquedas, la generación de informes y la información administrativa para la gestión del archivo.

4. Administración: a través de entidad se realizará la operación y gestión del sistema de archivo: gestión y revisión de transferencias, mantenimiento de la configuración dz* sistema, movimiento de archivos, mantenimiento y actualización del contenido.

oS1 ¿%. 5. Plan de preservación: el plan establece las funciones y rutinas para esItiral tanto del entomo

del sistema y garantizar el acceso a los datos que se esperan conserdor un plazo frente a los avances tecnológicos que requieran nuevos programas para su leatira, mediante la evaluación del contenido del archivo y recomendar la actualización y realización de planes de cambio de los datos a nuevos formatos y la adopción de nuevos estándares. Asimismo diseña nuevos modelos de paquetes de información y su adaptación a PIT, PIA y PIC.

6. Acceso: facilita los servicios y funciones que permiten a los usuarios realizar búsquedas, identificar, localizar y solicitar información almacenada en el SGDEA, al tiempo que establece y controla los derechos de acceso a la información a usuarios y grupos de usuarios, y da respuesta a la solicitud de información de acuerdo al tipo de permiso que tenga cada usuario para acceder a los archivos.

F 1A

2. REQUISITOS DE SEGURIDAD

Dado el impacto que tiene la seguridad en Documentos Electrónicos de Archivo (SGD requisitos recomendados, lo que no exime a las

eguridad de acuerdo con los lineamientos para la

plementación de un Sistema de Gestión de este documento menciona un conjunto de

tidades de la implementación de Sistemas de lementación de la política de seguridad.

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1):1/4.111) VuidL11).,

rnt-nrin Genern )




N° liEI9,-- Sistemas de Gestión de Documento Electrónico

Las entidades deben tener la capacidad de controlar el acceso a los documentos de archivo, apoyándose y teniendo en cuenta la normativa existente, como es el caso de la Ley que reglamenta la información de carácter privado, ya que los documentos pueden contener datos de carácter

personal, oficial, etc.

Hay que destacar requisitos como la existencia de una "auditoría de los accesos" que revise cada uno de los movimientos llevados a cabo sobre los documentos de archivo en el sistema y el tipo de información que cada usuario obtiene o las actividades que se realizan en el SGDEA, con el fin de garantizar en todo momento su valor probatorio.

Otro punto a destacar es la existencia de un "plan de recuperación de desastres", en el que se incluya un plan de copias de seguridad, que permita en cualquier momento tener la posibilidad de restaurar toda la información existente en el sistema.

Las entidades tienen que controlar el acceso a los documentos de archivo, limitándolo en función al usuario o al grupo de usuarios, teniendo en cuenta temas de seguridad nacional, documentación sensible, documentos clasificados, etc. ert- \

'O o.1.413

La gestión de los accesos debe realizarla el administrador del sistema gb \

eit< N° Requisito Descripee

I Restringir acceso Restringir el acceso a los documentos de archivo, expedientes y metadatos a determinados usuarios o grupos de usuarios.

2 Perfiles Asociar a los usuarios de acuerdo a su perfil permisos de acceso y funciones

(lectura, edición, etcétera). No permitir el acceso a ciertas partes del CCD, a ciertos expedientes o a ciertos

documentos.

3 Grupos de usuario Definir grupos de usuarios. Un usuario puede pertenecer a varios grupos.

4 Mecanismo de autenticación Contar con un mecanismo de autenticación, atribuido al perfil del usuario.

5 Administración El administrador controlar á estión de usuarios y accesos.

6 Búsquedas Los resultados de las búsq tiene permiso de acceso.

ed solo mostrarán documentos de archivo a los que

7 Auditoría de acceso Registrar todos los accesos, nforme a la Política definida.

Tabla 16 — Tabla• de requisitos de seguridad

•

CO .

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-

' Anexo de la Resolución

N° I 4-59 7 Sistemas de Gestión de Documento

Electrónico

• Auditoría

La Pista de auditoría, también denominada traza o log de auditoría, es un registro de las acciones realizadas en el SGDEA. Debe cubrir a todos los usuarios del mismo, incluyendo al administrador. Esta no debe ser modificable.

Tabla 17 — Auditoría


I Inalterable Mantener una pista de auditoría inalterable, capaz de capturar y almacenar todas las acciones realizadas en el SGDEA.

2 Automático Auditoría de acción automática, sin gestión manual. 3 Contenido Reflejar todas las modificaciones realizadas en los documentos, expedientes y

estructura del CCD (captura, reclasificación, etcétera) y en los parámetros administrativos.

4 Accesibilidad Se debe poder acceder y exportar la pista de la auditorfa. Ati>

o b`b ■

La normativa existente, tanto legal como por la propia actividad de 11>ntidad, debe exigir una política y mecanismos de copias de seguridad para poder recuperar ?cualquier momento toda la información existente en el SGDEA. Estas funciones pueden estkP gestionadas desde el área de sistemas de las entidades.

Tabla 18 — Copias de seguridad

N° Req u isito Descripción

1 Automatización de copia Proceso automatizado de creación de la copia de seguridad, de manera periódica, especificando la frecuencia y el contenido de la misma,

2 Almacenamiento El almacenamiento de dicha copia se seleccionará en un sistema o lugar, distinto del original.

3 Integridad La integridad de Id tos no se alterará; Puede resultar útil contar con una identificación de "do u ntos vitales" que resulten esenciales para las entidades, a fin de especificar condici nes especiales para los mismos.

i ír,,,i ,, Restauración Poder restaurar tanto 16 cumentos como las operaciones asociadas.

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• Copias de seguridad y recuperación

l'ataLm, chrio GenerR1

Página 19


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N° 4 1.1-.919 .7- Sistemas de Gestión de Documento

Electrónico

• Transferencias

A lo largo del ciclo vital del documento, es decir, durante el tiempo en que sea necesario utilizarlo

y se requiera mantenerlo en el sistema, se producen transferencias de la documentación.

Para esto es preciso tener un instrtunento de control que permita registrar el cambio de ubicación, tanto por cuestiones normativas, como para poder acceder a la documentación.

Tabla 19 — Transferencias


1 Gestión de fondos Contar con un instrumento para controlar y registrar la ubicación y los movimientos

de los expedientes, tanto electrónicos, como los híbridos y los físicos, registrando la

fecha en la que se desplazó.

2 Acceso Poder tener acceso a los documentos transferidos, si la normativa existente así lo

requiere.

• Autenticidad

Una vez capturado e ingresado el expediente en el SGDEA, no se podrán modificar los componentes, la estructura, los metadatos ni el índice electrónico o foliado. Quedarán protegidos para siempre contra cambios deliberados o accidentales del contenido, cqntexto, estructura y apariencia con el fin de conservar su autenticidad.

Tabla 20 — Autenticidad

z

N° Requisito Des61pción C.•

1 Restringir funciones No se permite modificar ningún expkffe "ente cerrado y en fase de archivo.

• Niveles de Seguridad

La existencia de documentación de suma impo cm en las entidades, implica que no solo se controle el acceso por grupos de usuarios, sino qu también se deban aplicar niveles de seguridad

a los documentos.


Dirección General de Firma Digital y Comercio Electrónico .

Anexo de la Re lución

N° Sistemas de Gestión de Documento

Electrónico

Tabla 21 — Niveles de Seguridad


1 Niveles de seguridad Poder asignar niveles de seguridad a los expedientes y a los documentos de archivo.

2 Vetado Los usuarios no podrán acceder a documentos con un nivel de seguridad más alto del que tienen autorizado acceder.

3 Modificar Se puede modificar el nivel de seguridad por parte del administrador.

ACRONIMOS

• CCD: Cuadro de Clasificación Documental. • OAIS: Open Archive Information System. • PIA: Paquetes de Información de Archivo. • PIC: Paquetes de Información de Consulta. • PIT: Paquetes de Información de Transferenci • TRD: Tabla de Retención Documental. • TVD: Tabla de Valoración Documental.

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PCO/EP/pm

'Accispo ;21) 57.2-b

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Documents

MINISTERIO DE INDUSTRIA Resolución N° i 439 - Y COMERCIO N 1439… · y comercio por la cual se aprueba la guia denominada sistemas de gestion de documento electronico, en cumplimiento