Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL ... · Supervisar al personal técnico de la Dirección en la atención de usuarios de planta central y del servicio exterior

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

=== * === Descripciones de Puestos Dirección de Informática Puesto: Director de Informática Código: MOF-

303-1-1

Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 5

NOMBRE FUNCIONAL: Director de Informática AREA FUNCIONAL: Dirección de Informática REPORTA A: Director y Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Subdirector, Coordinadores de Unidad y Asistente del

área a su cargo. OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, organizar, dirigir, administrar y evaluar las

actividades de las Unidades de Soporte, Redes y Servidores y Desarrollo de Sistemas de la Dirección de Informática.

RELACIONES: Internas: Directores Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, embajadas, organizaciones no gubernamentales, instituciones y organizaciones de cooperación internacional, sociedad civil organizada, sector académico y sector privado en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Implementar y ejecutar las acciones derivadas de las responsabilidades y actividades que indica el Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, en el ámbito de su competencia, en el marco del plan estratégico institucional y de los planes operativos anuales. Mantener la coordinación, articulación y comunicación permanente entre el personal de la dirección y la Dirección y Subdirección General de la Cancillería. Dar apoyo técnico en los temas de su competencia a las Dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores. Preparar los informes que en el ámbito de su competencia, le corresponde elaborar al Ministerio. Dar seguimiento a los temas asignados por la Dirección General de la Cancillería. Supervisar y coordinar la ejecución de las estrategias y mecanismos de trabajo basados en las políticas propias de la Dirección. Supervisar al personal técnico de la Dirección en la atención de usuarios de planta central y del servicio exterior en todos los servicios que la Dirección presta. Asistir a reuniones para apoyar la gestión de las autoridades del Ministerio brindando asesoría en materia Informática. Coordinar las actividades que en materia de informática se realizan dentro y fuera del país en las diferentes unidades administrativas del Ministerio. Planear y dirigir el desarrollo de las mejoras necesarias en la red de datos e infraestructura tecnológica del

Ministerio. Coordinar las actividades de capacitación en materia informática al personal. Supervisar el desarrollo de los sistemas de información que se consideren necesarios.

13 Otras actividades que le sean asignadas por el Subdirector (a) y Director (a) General de la Cancillería.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Supervisar el buen funcionamiento de los sistemas informáticos del Ministerio. Supervisar soporte técnico a las distintas Direcciones de Cancillería y misiones de Guatemala en el exterior. Aprobar las requisiciones de bodega necesarias para la Dirección. Coordinar y dirigir las tareas que realiza el personal por contrato. Asistir reuniones de trabajo convocadas por la Dirección General de la Cancillería. Supervisar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo realizado al equipo de cómputo del Ministerio. Solicitar revisiones físicas de los bienes bajo custodia del personal de la Dirección. Coordinar la renovación de los servicios de telefonía móvil. Dirigir la contratación de servicios tecnológicos para el Ministerio. Formular el plan operativo, el presupuesto y la

programación anual, de la Dirección de Informática para aprobación de la autoridad inmediata superior, en coherencia con los lineamientos del Ministro, plasmados en el plan estratégico institucional. Elaborar la Memoria anual de labores de la Dirección de Informática.

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8

Elaborar proyectos de información e informática relacionados a la adquisición de equipos de cómputo y soluciones tecnológicas. Elaborar informes requeridos por la autoridad superior. Coordinar las diferentes solicitudes que los despachos superiores requieran. Coordinar actividades relacionadas con tecnología en reuniones de alto nivel propias de la institución y en eventos nacionales. Participar en Juntas de Recepción, Licitación o Cotización del Ministerio cuando se requiera. Autorizar documentos y solicitudes que la Dirección presente dentro y fuera del Ministerio. Recibir de conformidad los servicios requeridos por la Dirección de Informática para uso del Ministerio. Representar al Ministerio en las comisiones que sean asignadas.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Informáticas, preferiblemente con especialización en el área.

Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet.

Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Gerencia Pública y

negociación. Funcionamiento del Sector Público en general.

Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena comunicación y manejo de personal.

Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y buena presentación personal.

Experiencia: Cinco años de experiencia profesional en puestos directivos similares, preferiblemente en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección de Informática Puesto: Subdirector de Informática Código:

MOF-303-1-2


NOMBRE FUNCIONAL: Subdirector de Informática AREA FUNCIONAL: Dirección de Informática REPORTA A: Director de Informática SUPERVISA A: Coordinadores de Unidad y Asistente del área a su

cargo. OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, organizar, dirigir, administrar y evaluar las

actividades de las Unidades de Soporte, Redes y Servidores y Desarrollo de Sistemas de la Dirección de Informática.

RELACIONES: Internas: Directores Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, embajadas, organizaciones no gubernamentales, instituciones y organizaciones de cooperación internacional, sociedad civil organizada, sector académico y sector privado en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Supervisar que el personal técnico de la dirección cumplan con los Planes para el mantenimiento preventivo del equipo de cómputo y actualización del sistema antivirus en las computadoras de la red de Ministerio. Dar seguimiento a los temas asignados por la Dirección. Revisar el funcionamiento de los dispositivos en el data center institucional. Supervisar el montaje del equipo de computación en apoyo a las diferentes actividades dentro y fuera del Ministerio. Supervisar el funcionamiento del servicio de la central telefónica, correo electrónico, red y sistemas del ministerio. Supervisar y coordinar la ejecución de las estrategias y mecanismos de trabajo basados en las políticas propias de la Dirección. Asistir a capacitaciones para apoyar la gestión de la Dirección de Informática del Ministerio brindando asesoría en materia Informática. Dar apoyo y seguimiento a las actividades que en materia de informática que se realizan dentro y fuera del país en las diferentes unidades administrativas del Ministerio. Supervisar al personal técnico de la Dirección en la atención de usuarios de planta central y del servicio exterior en todos los servicios que la Dirección presta. Velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos por la Dirección de Informática. Otras actividades que le sean asignadas por el Director de Informática.

b) PERIÓDICOS


Supervisar el cumplimiento de los servicios técnicos, profesionales o de servicios de tecnologías contratados por la Dirección de Informática. Supervisar la realización de copias de respaldo de la información de los servidores, sistemas y bases de datos. Supervisar el mantenimiento de las listas de correo de las cuentas del personal de Planta Central y del Exterior. Supervisar y coordinar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo realizado al equipo de cómputo del ministerio. Revisar físicamente los bienes bajo custodia que están en funcionamiento para los diferentes servicios que presta la Dirección de Informática al Ministerio. Renovar los servicios de telefonía móvil. Elaborar especificaciones técnicas para contratos de servicios para el Ministerio. Brindar apoyo al Director en la elaboración del plan de compras anual y del plan operativo anual.

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2

Elaborar informes requeridos por la autoridad superior. Apoyar o coordinar las diferentes solicitudes que los despachos superiores requieran.

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Apoyar y coordinar reuniones de trabajo de alto nivel, propias de la institución y en eventos nacionales. Asistir en la logística de eventos que requiera la participación de Informática. Analizar comparativos en el mercado de equipos de cómputo, accesorios de computadora y soluciones tecnológicas. Participar en las Juntas de Recepción, Licitación o Cotización del Ministerio a las cuales sea convocado. Apoyar en la elaboración de dictámenes técnicos para equipos de cómputo o soluciones tecnológicas propias para el Ministerio. Coordinar y brindar soporte de la telefonía móvil del Ministerio, en coordinación con la empresa que proporciona este servicio. Representar al Ministerio en las comisiones que sean asignadas. Coordinar, supervisar y brindar el apoyo logistico informático en las aperturas de las nuevas sedes consulares y diplomáticas. Brindar capacitación en temas de seguridad informática, correo electronico y servicios que presta la dirección de Informática a personal de nuevo ingreso al servicio exterior. Sustituir al Director en su ausencia.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Informáticas, preferiblemente con especialización en el área.


Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Gerencia Pública y

negociación. Funcionamiento del Sector Público en general.

Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena comunicación y manejo de personal.

Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y buena presentación personal.

Experiencia: Tres años de experiencia profesiona

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

=== * === Descripciones de Puestos Dirección de Informática Puesto: Asistente de Dirección Código: MOF-303-1-3


NOMBRE FUNCIONAL: Asistente de Dirección AREA FUNCIONAL: Dirección de Informática REPORTA A: Director de Informática SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar la asistencia profesional necesaria a la

Dirección de Informática, en el seguimiento de procesos de gestión y de actividades necesarias para el cumplimiento de las funciones y metas del área.

RELACIONES: Internas: Directores Generales, Subdirectores Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, organismos internacionales, embajadas y público en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Contribuir a la eficiente realización de las funciones generales y específicas de la Dirección. Llevar la agenda, bitácora y coordina las reuniones del Director y Subdirector. Participar en sesiones de trabajo, dar seguimiento a temas y tareas. Recepcionar y registrar la correspondencia que ingresa y egresa de la Dirección. Dar seguimiento a la correspondencia interna y externa de la Dirección. Redactar los oficios y memos solicitados por el Director y Subdirector Administración y control del archivo de la Dirección de Informática. Mantener actualizada los registros de solicitudes de las diferentes direcciones del Ministerio. Reproducir, escanear y enviar correspondencia

generada en la Dirección a las diferentes direcciones así como a las misiones diplomáticas y consulares de Guatemala en el Exterior. Coordinar la agenda diaria del Director y Subdirector de Informática. Ingresar los tickets de las solicitudes de soporte técnico, equipo, videoconferencias, correo, creación de usuario, verificación de internet, códigos de teléfonos, etc., de las distintas Direcciones de la Cancillería. Proporcionar información a través de llamadas telefónicas a funcionarios de Cancillería o Instituciones con las que mantiene relación la Dirección de Informática. Coordinar la entrega de asignaciones a los técnicos de las tareas según las solicitudes de las distintas Direcciones de la Cancillería. Otras tareas que le sean asignadas por el Director y Subdirector de Informática.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7

Actualizar el cuadro de líneas móviles para la Dirección Financiera y la Unidad de Acceso a la Información Pública. Elaborar los pedidos de compra y vales de caja chica solicitados por el Director o Subdirector. Atender a las personas que visitan la Dirección y conceder citas o audiencias, llevando el control respectivo. Coordinar logística de las reuniones con el personal de la Dirección. Asistir a las reuniones de trabajo convocadas por la Dirección. Participar en los programas de capacitación que se le designen Elaborar los informes que le sean solicitados

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2 3 4

Coordinar el ingreso de personal que visita la Dirección de Informática. Elaborar series estadísticas, cuadros, gráficos solicitados a la Dirección. Elaborar informes especiales solicitados por las Autoridades Superiores. Participar en comisiones de trabajo de actividades organizadas por la Cancillería.

Quinto semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas, Jurídicas o Sociales.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y

navegación en Internet. Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena

presentación personal. Experiencia: Dos años de experiencia en puestos similares,

preferiblemente en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Soporte Técnico Puesto: Coordinador de Soporte Técnico

Código: MOF-303-2-1


NOMBRE FUNCIONAL: Coordinador de Soporte Técnico AREA FUNCIONAL: Dirección de Informática REPORTA A: Subdirector de Informática SUPERVISA A: Técnicos de Soporte OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las

operaciones de soporte técnico prestadas al personal en el manejo del equipo y sistemas informáticos del Ministerio.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento, Asistentes de Dirección y Subdirección, personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Dirigir y planificar el funcionamiento de la Unidad para optimizar sus funciones, en coordinación con las otras Unidades y la Dirección de Informática. Dirigir, controlar y coordinar el personal de su Unidad. Realizar el plan del mantenimiento preventivo y correctivo del equipo de cómputo del Ministerio. Coordinar el soporte técnico a usuarios de Cancillería en la configuración de impresoras, solución de problemas de conectividad, solución de problemas de impresión, solución de problemas con internet, instalación de aplicaciones. Llevar el registro y control de las solicitudes de soporte técnico y asignar al área que corresponda. Coordinar actividades y asignar tickets al grupo de soporte técnico. Supervisar la reparación de sistemas operativos, archivos de datos pst, bases de datos y el acceso a documentos compartidos. Elaborar los informes técnicos que le sean solicitados. Informar sobre el estado de cumplimiento de los diversos compromisos adquiridos en el ámbito de su competencia. Velar por el resguardo y control de los equipos de cómputo almacenados en la bodega de informática. Velar por el cumplimiento de los tickets asignados al personal bajo su cargo. Cumplir las demás funciones inherentes a la naturaleza de sus actividades y las que el Director le asignen.

b) PERIÓDICOS


Velar por el control de formularios de entrega de equipo. Asistir a las reuniones de trabajo convocadas por la Dirección. Supervisar la programación de videoconferencias. Supervisar y velar por la calidad del servicio del soporte técnico brindado. Elaborar el plan anual de compras correspondiente al área. Elaborar el plan operativo anual correspondiente al área en coordinación con el Director de Informática. Informar mensualmente sobre el cumplimiento de avances de lo establecido en el plan operativo anual. Elaborar el documento de especificaciones técnicas de los equipos de cómputo de escritorio a adquirir.

c) EVENTUALES


Coordinar el uso de salas virtuales para la realización de videoconferencias en distintas plataformas: POLYCOM, Skype, Webex. Brindar soporte técnico a equipos POLYCOM en los consulados y misiones en el exterior. Coordinar el soporte técnico para la configuración e instalación de equipos así como soporte técnico a usuarios en distintos eventos a nivel nacional en los que participa el Ministerio de Relaciones Exteriores. Llevar el control de los equipos de cómputo en distintos eventos a nivel nacional o en el servicio exterior en los que participa el Ministerio de Relaciones Exteriores.

5 Participar en las juntas de cotización o licitación que se le designen.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Informáticas.


Dominio de otros idiomas: Buen dominio del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena

comunicación y manejo de personal. Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y

buena presentación personal. Experiencia: Tres años de experiencia profesional en puestos

similares.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ===

* === Descripciones de Puestos Unidad de Soporte Técnico Puesto: Técnico de Soporte Código: MOF-303-2-2

Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Diciembre 2013 === * === Páginas: 5

NOMBRE FUNCIONAL: Técnico de Soporte AREA FUNCIONAL: Dirección de Informática REPORTA A: Coordinador de Soporte Técnico SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Proporcionar el soporte técnico informático necesario

a los colaboradores de las diferentes áreas que conforman el Ministerio, para el cumplimiento eficiente de sus funciones y el logro de sus objetivos.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Instalar equipo de cómputo solicitado para reuniones que se desarrollan durante el día. Asistir a usuarios que solicitan soporte técnico: Revisión de Monitores, Teclados o Mouses, Impresoras locales y en de red, problemas de conectividad o internet. Restaurar y reparar los sistemas operativos de las computadoras que presenten fallas. Revisar la conexión de carpetas compartidas en los equipos de cómputo. Recuperar los documentos perdidos o dañados en las computadoras de los usuarios. Apoyar en la conexión de los dispositivos electrónicos a la red inalámbrica del Ministerio. Mantener actualizados o defenir el estado de los tickets asignados por medio del sistema de tickets de soporte técnico. Realizar el respectivo formulario de préstamo de equipo de cómputo y entregarlo firmado por el usuario al coordinador de soporte técnico. Brindar el apoyo técnico en la configuración del correo electrónico en los equipos de cómputo, computadoras portátiles y dispositivos móviles. Apoyar al encargado de la bodega a mantener el control y resguardo del equipo en el area asignada. Apoyar al coordinador en lo que se refiere a soporte técnico. Brindar el apoyo técnico a funcionarios del servicio exterior por medio de conexión remota o via telefónica. Realizar las demás actividades relacionadas al área de su competencia asignadas por la Dirección.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 2 3 4 5 6

Realizar videoconferencias solicitadas por las autoridades de este Ministerio para atender reuniones virtuales con nuestras Embajadas, Consulados, Misiones en el exterior y/o Organismos Internaciones. Instalar y actualizar el sistema de protección contra virus en las computadoras del Ministerio. Elaborar dictámenes técnicos respecto a las especificaciones para la compra de equipo nuevo o para indicar la baja de un equipo que ya no tiene reparación, tanto para planta central como para el servicio exterior. Apoyar en la verificación del cableado estructurado para conexiones de nuevos equipos que lo requieran, tales como computadoras, impresoras, access point, entre otros. Formatear y trasladar equipos de cómputo y realizar los backup de información requeridos por los usuarios. Asistir técnicamente a las delegaciones departamentales de la Cancillería para soporte técnico y capacitación.

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2 3

Asistir a las reuniones de trabajo convocadas por la Dirección. Participar en Juntas de Licitación, Cotización o Juntas Receptoras cuando sea convocado por el Despacho Superior. Brindar asistencia técnica en la instalación de equipos de cómputo, cableado estructurado de red y conexiones de internet fuera de las instalaciones de la Cancillería, para eventos a nivel nacional.

4 5 6 7

Registrar todas las actividades realizadas en el sistema de Soporte técnico para respaldar y documentar el servicio prestado. Elaborar los informes que sean requeridos por el Coordinador, Director o Subdirector. Brindar el apoyo técnico en la instalación del equipo de cómputo, telefonía, cableado de red, instalación de cámaras de seguridad en circuito cerrado en las aperturas de nuevas sedes consulares o diplomáticas. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan en el interior y exterior del país a los que se le asigne por parte de la Dirección.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Quinto semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Informáticas.


Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y

buena presentación personal. Experiencia: Dos años de experiencia en puestos similares.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Infraestructura y Redes Puesto: Coordinador de Infraestructura

y Redes Código: MOF-303-3-1


NOMBRE FUNCIONAL: Coordinador de Infraestructura y Redes AREA FUNCIONAL: Dirección de Informática REPORTA A: Subdirector de Informática SUPERVISA A: Técnicos de Infraestructura y Redes OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las

operaciones necesarias para una eficiente administración de la infraestructura y redes informáticas del Ministerio.


2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8

Planificar y dirigir el funcionamiento de la Unidad para el cumplimiento de sus funciones, en coordinación con las otras Unidades y la Dirección de Informática. Supervisar que los servicios de infraestructura y redes funcionen correctamente. Dirigir, controlar y coordinar el personal de su Unidad. Buscar y proponer cursos de capacitación para el personal a su cargo en el campo correspondiente. Elaborar los informes técnicos que le sean solicitados. Informar sobre el estado de cumplimiento de los diversos compromisos adquiridos en el ámbito de su competencia. Velar por el uso adecuado de los recursos físicos y financieros asignados a la Unidad. Cumplir las demás funciones inherentes a la naturaleza de sus actividades y las que el Director le asignen.

b) PERIÓDICOS


Elaborar los planes de renovación y actualización de las licencias de los productos de software instalados en los servidores, en los sistemas de respaldo de energía y en los sistemas de seguridad en el Ministerio así como en las Embajadas, Consulados y Misiones en el exterior. Investigar acerca de las nuevas tendencias tecnológicas, evaluando nuevos productos de hardware y

3 4 5 6 7 8 9

software de infraestructura y redes. Planificar el crecimiento y/o modificación de la infraestructura de comunicaciones, telefonía y enlaces de comunicaciones. Elaborar planes de mantenimiento de los equipos de red, telefonía y enlaces de comunicaciones, así como el seguimiento de los mismos.

10 11 12 13 14 15 16

Definir la arquitectura en infraestructura de comunicaciones y telefonía asegurando su unificación con los servicios informáticos. Apoyar la capacitación de los especialistas y demás personal de la Dirección. Brindar apoyo a funcionarios del servicio exterior, respecto a problemas con correo electrónico por medio de conexiones remotas a la ubicación del funcionario, en los distintos consulados y embajadas de Guatemala en el mundo. Capacitar a usuarios finales en planta central y del servicio exterior en temas relacionados a redes y seguridad informática. Mantener actualizado el directorio activo con las cuentas de usuarios de red de planta central y servicio exterior. Asistir a las reuniones de trabajo convocadas por la Dirección. Coordinar y supervisar la instalación del cableado de red, dentro de las instalaciones de Cancillería, para colocación de nuevos equipos o reemplazo del cableado ya existente. Realizar las copias de respaldo de los sistemas resguardados en el sistema de almacenamiento masivo y realizar pruebas de recuperación. Coordina la creación de códigos de llamadas y extensiones digitales, análogas o virtuales para los funcionarios del Ministerio. Elaborar el documento de especificaciones técnicas de los sistemas de infraestructura, seguridad, enlaces de datos a adquirir o contratar. Brindar asesoría a las Embajadas, Consulados y Misiones en el exterior en el ámbito de su competencia. Elaborar el plan anual de compras y renovación de licencias correspondiente al área.

17 Elaborar el plan operativo anual correspondiente al área en coordinación con el Director de Informática

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2 3 4 5 6

Participar en reuniones con proveedores para conocer nuevos equipos. Elaborar los dictámenes técnicos, con respecto a especificaciones de equipos a adquirir, para planta central o en el servicio exterior. Capacitar a los funcionarios de las Embajadas, Consulados y Misiones en el uso de las herramientas desarrolladas por la Dirección de Informática. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan en el interior y exterior del país a los que se le asigne por parte de la Dirección.

Participar en la inducción al personal de nuevo ingreso en el área de informática y elaborar contenidos de dichas capacitaciones. Participar en las juntas de cotización o licitación que se le designen.



Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena



similares.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Infraestructura y Redes Puesto: Técnico de Infraestructura y

Redes Código: MOF-303-3-2


NOMBRE FUNCIONAL: Técnico de Infraestructura y Redes AREA FUNCIONAL: Dirección de Informática REPORTA A: Coordinador de Infraestructura y Redes SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Proporcionar el apoyo técnico necesario para la

eficiente administración de la infraestructura y redes informáticas del Ministerio.


2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Apoyar el funcionamiento eficiente de la Unidad para el cumplimiento de sus funciones, en coordinación con las otras Unidades y la Dirección de Informática. Monitorear los servicios de infraestructura y redes informáticos funcionen correctamente (correo electronico, red interna de datos, planta telefónica). Apoyar en el monitoreo de los enlaces de Internet contratados por el Ministerio. Velar por el buen funcionamiento del sistema de protección contra virus informáticos para evitar posibles intrusiones de virus, asi como mantener las versiones actuales en cada equipo de cómputo. Elaborar los informes técnicos que le sean solicitados, relacionados con el área de infraestructura y redes. Informar sobre el estado de cumplimiento de los diversos compromisos adquiridos en el ámbito de su competencia. Configurar accesos de red, usuarios y correo electrónico en el equipo de cómputo asignado al personal de nuevo ingreso a planta central. Velar por el uso adecuado de los recursos de red disponibles para el cumplimiento de sus funciones. Cumplir las demás funciones inherentes a la naturaleza de sus actividades y las que el Coordinador, o Director o Subdirector le asignen. Brindar apoyo a funcionarios del servicio exterior como de planta central, respecto a problemas con correo electrónico y usuarios de red. Registrar todas las actividades realizadas correspondientes de manera a respaldar y documentar el servicio prestado.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Apoyar en la ejecución de los planes de renovación y actualización de las licencias de los productos de software instalados en los servidores, en los sistemas de respaldo de energía y en los sistemas de seguridad. Apoyar o sugerir la implementación de nuevas tendencias tecnológicas, nuevos productos de hardware y software de infraestructura y redes. Apoyar en la creacón y modificación de extensiones telefónicas, codigos de llamadas y reportes a solicitud del Coordinador, Director o Subdirector. Apoyar al coordinador en la supervición del mantenimiento preventivo y correctivo a los servidores. Apoyar y sugerir el crecimiento y/o modificación de la infraestructura de comunicaciones, telefonía y enlaces de comunicaciones. Seguir las directrices establecidas en los planes de mantenimiento de los equipos de red, telefonía y enlaces de comunicaciones.

Coadyuvar en la definición de la arquitectura en infraestructura de comunicaciones y telefonía del Ministerio, asegurando su unificación con los servicios informáticos. Asistir a las reuniones de trabajo convocadas por la Dirección. Realizar la instalación del cableado de red, dentro de las instalaciones de Cancillería, donde se le designe para la instalación de nuevos equipos o reemplazo del cableado ya existente. Efectuar las copias de respaldo de los sistemas resguardados en el sistema de almacenamiento masivo.

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7

Participar en reuniones con proveedores para conocer nuevos equipos. Elaborar los dictámenes técnicos, con respecto al campo o temas de su dominio, para los funcionarios del servicio exterior. Apoyar en la elaboración de especificaciones técnicas de equipos activos de red, seguridad y servidores requeridos por el Coordinador, Director o Subdirector. Participar en Juntas de Licitación, Cotización o Juntas Receptoras cuando sea convocado por el Despacho Superior. Brindar el apoyo en la instalación de cableado de red, telefonía, servidores y cableado de cámaras de seguridad en circuito cerrado en las sedes consulares o diplomáticas donde se le designe. Elaborar los informes que sean requeridos por el Coordinador, Director o Subdirector. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan en el interior y exterior del país a los que se le asigne por parte de la Dirección.



Dominio de otros idiomas: Buen dominio del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y

buena presentación personal. Experiencia: Dos años de experiencia en puestos similares.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de

Desarrollo de Sistemas Puesto: Coordinador de Desarrollo de Sistemas Código: MOF-303-4-1


NOMBRE FUNCIONAL: Coordinador de Desarrollo de Sistemas AREA FUNCIONAL: Dirección de Informática REPORTA A: Subdirector de Informática SUPERVISA A: Técnicos de Desarrollo de Sistemas OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las

operaciones necesarias para un eficiente desarrollo de sistemas en el Ministerio.


2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6

Dirigir y planificar el funcionamiento de la Unidad para el cumplimiento de sus funciones, en coordinación con las otras Unidades y la Dirección de Informática. Dirigir, controlar y coordinar el personal de su Unidad. Elaborar los informes técnicos que le sean solicitados. Informar sobre el estado de cumplimiento de los diversos compromisos adquiridos en el ámbito de su competencia. Velar por el uso adecuado de los recursos físicos y financieros asignados a la Unidad. Cumplir las demás funciones inherentes a la naturaleza de sus actividades y las que el Director le asignen.

b) PERIÓDICOS


Realizar el documento de especificaciones, requerimientos y criterios de aceptación del software –DERCAS–, incluido el diseño del sistema y/o aplicación. Coordinar el desarrollo de sistemas nuevos para uso de las diferentes dependencias del Ministerio. Coordinar con el administrador de base de datos, la elaboración de los diagramas de entidad relación de los nuevos sistemas. Implementar los nuevos sistemas, garantizando el control de calidad adecuado de los mismos.

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Definir las plataformas para desarrollo de aplicaciones y base de datos a utilizar. Capacitar a los usuarios en los nuevos sistemas. Buscar y proponer cursos de capacitación para el personal a su cargo en el campo correspondiente. Apoyar la capacitación de los especialistas y demás personal de la Dirección. Capacitar a usuarios finales en planta central y del servicio exterior en temas relacionados. Elaborar el documento de especificaciones técnicas de los sistemas a adquirir o contratar. Elaborar el plan anual de compras y renovación de licencias correspondiente al área. Elaborar el plan operativo anual correspondiente al área en coordinación con el Director de Informática. Informar mensualmente sobre el cumplimiento de avances de lo establecido en el plan operativo anual. Asistir a las reuniones de trabajo convocadas por la Dirección.

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2 3 4 5

Participar en reuniones con proveedores para conocer nuevos sistemas. Elaborar los dictámenes técnicos, con respecto a especificaciones de sistemas a adquirir. Capacitar a los funcionarios de las Embajadas, Consulados y Misiones en el uso de las herramientas desarrolladas por la Dirección de Informática. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan en el interior y exterior del país a los que se le asigne por parte de la Dirección. Participar en la inducción al personal de nuevo ingreso en el área de informática y elaborar contenidos de dichas capacitaciones.

6 Participar en las juntas de cotización o licitación que se le designen.



Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena



similares.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de

Desarrollo de Sistemas Puesto: Técnico de Desarrollo de Sistemas Código: MOF-303-4-2


NOMBRE FUNCIONAL: Técnico de Desarrollo de Sistemas AREA FUNCIONAL: Dirección de Informática REPORTA A: Coordinador de Desarrollo de Sistemas SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Proporcionar el apoyo técnico necesario en el

desarrollo de las aplicaciones informáticas requeridas, para el eficiente desempeño de las funciones de las diferentes áreas que conforman el Ministerio.


2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Apoyar el funcionamiento de la Unidad para el cumplimiento de sus funciones, en coordinación con las otras Unidades y la Dirección de Informática. Informar sobre el estado de cumplimiento de los diversos compromisos adquiridos en el ámbito de su competencia. Apoyar el uso adecuado de los recursos asignados al área. Cumplir las demás funciones inherentes a la naturaleza de sus actividades y las que el Director le asignen. Apoyar en el monitoreo del buen funcionamiento de

los sistemas internos. Brindar el soporte a los sistemas cuando estos presenten alguna falla o sean reportados por los usuarios. Registrar todas las actividades realizadas correspondientes de manera a respaldar y documentar el servicio prestado. Monitorear el buen funcionamiento de los sistemas internos y del sitio web del ministerio Actualizar el sitio web del ministerio con el contenido que le indique el Coordinador, Subdirector o Director

b) PERIÓDICOS


Realizar la programación y elaboración del plan de trabajo para el desarrollo del sistema y/o aplicación. Participar en reuniones de trabajo para evaluar el grado de avance el desarrollo del sistema y/o aplicación.

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Realizar el desarrollo del sistema o módulo asignado por el Coordinador de Desarrollo de Sistemas. Instalar el sistema y/o la aplicación en los servidores, coordinando con el área de Infraestructura y Redes, para la realización de las pruebas correspondientes. Realizar las correcciones necesarias, para el perfecto funcionamiento y operación del sistema y/o aplicación. Efectuar la transferencia de tecnología y conocimientos al personal de la Dirección de Informática, para el posterior soporte correspondiente, y a los usuarios finales. Realizar pruebas piloto, con su correspondiente cronograma de actividades, metas y resultados esperados. Elaborar los manuales de usuario y técnico correspondientes (Modelo Conceptual, Modelo Entidad Realizar archivos de configuración, esquemas de bases de datos, diccionario de datos, etc.) Elaborar los informes técnicos que le sean solicitados. Realizar las copias de respaldo necesarias así como las pruebas de restauración respectivas de las copias de respaldo de sistemas y bases de datos.

c) EVENTUALES


Participar en reuniones con proveedores para conocer nuevos sistemas. Elaborar los dictámenes técnicos, con respecto a especificaciones de sistemas a adquirir. Capacitar a los funcionarios del Ministerio asi como de las Embajadas, Consulados y Misiones en el uso de las herramientas desarrolladas por la Dirección de Informática. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan en el interior y exterior del país a los que se le asigne por parte de la Dirección.

5 Participar en Juntas de Licitación, Cotización o Juntas Receptoras cuando sea convocado por el Despacho Superior.



Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales,

proactivo y buena presentación personal. Experiencia: Dos años de experiencia en puestos similares.

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Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL ... · Supervisar al personal técnico de la Dirección en la atención de usuarios de planta central y del servicio exterior