Ministerio de Relaciones Exteriores República de Co lombia Contabilid… · Ley 1819 de 2016: Por medio de la cual se adopta una reforma tributaria estructural, se fortalecen los

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-62

NOMBRE: CONTABILIDAD MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES VERSIÓN: 1

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO

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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 30/07/2020

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

ÁNGELA CONSTANZA ACOSTA ECHEVERRIA Coordinadora del Grupo Interno de

Trabajo Financiero. 28/07/2020

PATRICIA PINEDA ALFONSO Contadora del Ministerio de Relaciones

Exteriores

28/07/2020

ANA MARIA VEGA BELTRÁN Asesor 28/07/2020

MÓNICA PAOLA ARÉVALO MORALES Técnico Administrativo 28/07/2020

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PARADA BELTRÁN Coordinadora GIT de Gestión y

Desempeño Institucional. 30/07/2020

REVISÓ CARGO FECHA

EMMANUEL ARANGO GÓMEZ Director Administrativo y Financiero 30/07/2020

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LEONARDO CARVAJAL HERNÁNDEZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 30/07/2020





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1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades para registrar todos los hechos o transacciones contables que se llevan a cabo, garantizando que la información contable sea confiable, relevante y comprensible, con el fin de reflejar de forma clara, veraz, razonable y oportuna la realidad financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores.

2. ALCANCE Este procedimiento es de responsabilidad de aplicación del Grupo Interno de Trabajo Financiero Ministerio de Relaciones Exteriores. Inicia con las actividades propias de la elaboración del conjunto de los estados financieros y finaliza con la ejecución del proceso contable público, con el propósito de que sirva para la redición de cuentas, toma de decisiones y control. 3. BASE LEGAL

Ley 1819 de 2016: Por medio de la cual se adopta una reforma tributaria estructural, se fortalecen los mecanismos para la lucha contra la evasión y la elusión fiscal, y se dictan otras disposiciones. Ley 1212 de 2008: Por medio de la cual se regulan las tasas que se cobran por la prestación de servicios del Ministerio de relaciones Exteriores con destino al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Ley 1111 de 2006: Por el cual se modifica es Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales. (Artículo 50). Ley 1066 de 2006: Por la cual se dictan las normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones. Ley 901 de 2004: Por medio de la cual se prorroga la vigencia de la ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por la ley 863 de 2003 y se modifican algunas de sus disposiciones. Ley 298 de 1996: Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia. Decreto 869 de 2016: Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones. Decreto 1625 de 2016: Por medio del cual de expide el Decreto Único Reglamentario en materia tributaria. Decreto 2200 de 2016: Por el cual se modifica el Decreto 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, para sustituir el artículo 1.4.1.6.1. del Capítulo 6, Titulo 1, Parte 4 del Libro 1 y reglamentar los artículos 525 y 550 del Estatuto Tributario. Decreto 1067 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores. Decreto 1068 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público. Decreto 1743 de 2015: Por medio del cual se modifica parcialmente las disposiciones generales de las Oficinas Consulares Honorarias, Pasaportes, Visas, de la Protección y Promoción de Nacionales en el exterior, del Retorno, del Fondo Especial para las Migraciones, de la Tarjeta de Registro Consular y





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disposiciones de Extranjería, Control y Verificación Migratoria, de que tratan los capítulos III al XI, y 13, del Título I de la parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1067 de 2015. Decreto 2974 de 2013: Por el cual se reglamentan los artículos 525 y 550 del Estatuto Tributario. Decreto 2768 de 2012: Por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores. Decreto 2674 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación. Decreto 747 de 1996: Por el cual se reglamenta el recaudo del impuesto de timbre en el exterior. Decreto 624 de 1989: Por el cual se expiden los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. Resolución 000008 de 2020: Por la cual se modifica parcialmente la Resolución No.011004 del 29 de octubre del 2018. Resolución 000027 de 2020: Por la cual se modifican los plazos definidos en el artículo 45 de Resolución 011004 del 29 de octubre de 2018, modificado y adicionado por el artículo 15 de la Resolución 000008 del 31 de enero de 2020; en el artículo 42 de la Resolución 000070 del 28 de octubre de 2019, y en el artículo 4 de las Resoluciones 9147, 9148 y 9149 de 2006, establecidos para la presentación de información tributaria y cambiaria ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. Resolución 000046 de 2020: Por la cual se modifican los plazos establecidos para la presentación de información tributaria del año gravable 2019 ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN por parte de los Grandes Contribuyentes. Resolución 000053 de 2020: Por la cual se modifican los plazos establecidos para la presentación de información tributaria del año gravable 2019 ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. Resolución 090 de 2020: Por la cual se modifica el Procedimiento contable para el registro de los recursos entregados en administración y el Catálogo General de Cuentas, del Marco Normativo para Entidades de Gobierno. Resolución 091 de 2020: Por la cual se crean, en el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno; del Marco Normativo para Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público; y del Marco Normativo para Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, o que Captan o Administran Ahorro del Público; subcuentas para el registro o reporte del Impuesto solidario por el COVID 19 y del Aporte solidario voluntario por el COVID 19. Resolución 109 de 2020: Por la cual se adiciona un formulario de reporte en los términos del artículo 7° de la Resolución No. 706 de diciembre 16 de 2016 (modificada por las resoluciones No. 043 de febrero 8 de 2017, 097 de marzo 15 de 2017 y 441 de diciembre 26 de 2019), para la presentación y reporte de la información financiera específica, correspondiente a los periodos abril - junio de 2020 y siguientes hasta que duren los impactos generados por el COVID-19 Resolución DDI-000173 de 2020: Por la cual se establecen las personas naturales, jurídicas, consorcios, uniones temporales y/o sociedades de hecho, el contenido y las características de la información que deben suministrar a la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá – DIB”. Anexo Técnico Resolución DDI-000173 del 10 de enero de 2020. Resolución DDI-008490 de 2020: Por la cual se establecen las personas naturales, jurídicas, consorcios, uniones temporales y/o sociedades de hecho, el contenido y las características de la información que deben suministrar a la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá – DIB”.





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Resolución DDI-016505 de 2020: Por la cual se modifica el artículo 3 de la Resolución DDI-008490 del 12 de marzo de 2020. “Por la cual se aclara y modifica la Resolución DDI-000173 del 10 de enero de 2020 “Por la cual se establecen las personas naturales, jurídicas, consorcios, uniones temporales y/o sociedades de hecho, el contenido y las características de la información que deben suministrar a la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá”. Resolución No 425 de 2019: Por la cual se modifican las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo para Entidades de Gobierno. Resolución No. 432 de 2019: Por la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno. Resolución No. 441 de 2019: Por la cual se incorpora a la Resolución No.706 de 2016 la Plantilla para el reporte uniforme de las notas a la Contaduría General de la Nación y la disponibilidad de Anexos de apoyo para su preparación. Resolución 000033 de 2018: Por la cual se habilita un canal de pago electrónico sin disposición de fondos para las entidades ejecutoras del Presupuesto General de la Nación Resolución 037 de 2018: Por medio de la cual se fijan los parámetros para el envío de información a la UAE Contaduría General de la Nación relacionada con el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME). Resolución 00056 de 2018: Por la cual se fija el valor de la Unidad de Valor Tributario -UVT aplicable para el año 2019. Resolución No. 156 de 2018: Por la cual se modifica la Resolución 354 de 2007, que adoptó el Régimen de Contabilidad Pública, estableció su conformación y definió su ámbito de aplicación. Resolución No. 349 de 2018: Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de representante legal. Resolución 385 de 2018: Por la cual se modifica la Norma de Proceso Contable y Sistema Documental Contable del Régimen de Contabilidad Pública para incorporar la regulación relativa a las formas de organización y ejecución del proceso contable. Resolución 523 de 2018: Por la cual se redefine la utilización de la cuenta 3145-impactos por la Transición al Nuevo Marco de Regulación para Entidades de Gobierno durante el año 2018 y el reporte de las categorías Estado de Situación Financiera de Apertura e Información Contable Pública - Convergencia, y deroga la Carta Circular 002 de 2018. Resolución 585 de 2018: Por la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno. Resolución 3102 de 2018: Por la cual se adopta el Manual de Políticas Contables del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Resolución 011004 de 2018: Por la cual se establece el grupo de obligados a suministrar información tributaria a la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, por el año gravable 2019, se señala el contenido, características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega. Resolución 0006 de 2017: Por la cual se incorpora, al Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el Procedimiento contable para el registro de las operaciones interinstitucionales y se modifica el Catálogo General de Cuentas. Resolución No. 015 de 2017: Por la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas y el Procedimiento contable para el registro de las operaciones interinstitucionales del Manual de Procedimientos, adoptado mediante Resolución 356 de 2007, del Régimen de Contabilidad Pública.

http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/c93bffe5-b784-450e-bf8f-f1e6445e9863/Res_015_2017.pdf?MOD=AJPERES&CONVERT_TO=url&CACHEID=c93bffe5-b784-450e-bf8f-f1e6445e9863





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Resolución 000060 de 2017: Por la cual se establece el grupo de obligados a suministrar información tributaria a la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, por el año gravable 2018, se señala el contenido, características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega. Resolución 097 de 2017: Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante la Resolución 356 del 5 de septiembre de 2007 y la Resolución 706 del 16 de diciembre de 2016. Resolución 182 de 2017: Por la cual se incorpora, en los procedimientos Transversales el Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la preparación de los informes financieros y contables mensuales, que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Resolución 239 de 2017: Por la cual se corrige el artículo 1° de la Resolución 182 del 19 de mayo de 2017, que incorpora, en los procedimientos Transversales el Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la preparación de los informes financieros y contables mensuales, que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Resolución 192 de 2016: Por la cual se incorpora, en la estructura del Régimen de Contabilidad Pública, el elemento Procedimientos Transversales. Resolución 193 de 2016: Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable. Resolución 421 de 2016: Por la cual se reglamenta el Sistema Consolidador de Hacienda de Información Pública – CHIP. Resolución 468 de 2016: Por medio de la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno. Resolución 469 de 2016: Por la cual se incorpora, al Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el Procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con la movilización de activos. Resolución 525 de 2016: Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, la Norma de Proceso Contable y Sistema Documental Contable. Resolución 693 de 2016: Por la cual se modifica el cronograma de aplicación del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, incorporado al Régimen de Contabilidad Pública mediante la Resolución 533 de 2015, y la regulación emitida en concordancia con el cronograma de aplicación de dicho Marco Normativo. Resolución 706 de 2016: Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación. Resolución 3279 de 2016: Por medio de la cual se delegan algunas funciones. Resolución 000112 de 2015: Por la cual se establece el grupo de obligados a suministrar a la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- por el año gravable 2016, información tributaria establecida en los artículos 623, 623-2, 623-3- 624, 625, 627, 628, 629, 629-1, 631, 631-1, 631-2, 631-3 y 633 del Estatuto Tributario, en el Decreto 1738 de 1998 y en el artículo 58 de la Ley 863 del 2003 y en el Decreto 4660 de 2007, se señala el contenido, características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega. Resolución 533 de 2015: Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones. Resolución 620 de 2015: Por la cual se incorpora el Catálogo General de Cuentas al Marco normativo para entidades de gobierno. Resolución 628 de 2015: Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el referente teórico y metodológico de la regulación contable pública, el cual define el alcance del Régimen de





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Contabilidad Pública y sirve de base para desarrollar este instrumento de normalización y regulación, en el contexto de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera. Resolución 413 de 2014: Por medio de la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. Resolución 633 de 2014: Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos Contables del Régimen de Contabilidad Pública, incorporando el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional y de los recursos que lo financian, en las entidades responsables del pasivo pensional. Resolución 634 de 2014: Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, incorporando el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con los fondos de reservas de pensiones y se dictan otras disposiciones. Resolución 635 de 2014: Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, incorporando el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con la gestión de pensiones de la UGPP y se dictan otras disposiciones. Resolución 193 de 2010: Por medio de la cual se modifica el manual de Procedimientos del régimen de Contabilidad Pública. Resolución 237 de 2010: Por medio de la cual se modifica el Régimen de Contabilidad Pública y se deroga la Resolución 192 del 27 de julio de 2010. Resolución 406 de 2010: Por medio de la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas, del Manual de Procedimientos, del Régimen de Contabilidad Pública. Resolución 357 de 2008: Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación. Resolución 248 de 2007: Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación. Resolución 354 de 2007: Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación. Resolución 355 de 2007: Por la cual se adopta el Plan General de la Contabilidad Pública. Resolución 356 de 2007: Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. Circular Externa No. 001 de 2020: Decretos expedidos por el Gobierno Nacional con ocasión de las declaratorias de Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica - Aspectos generales a tener en cuenta en cumplimiento de estos.

4. DEFINICIONES

ANÁLISIS DE ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES: Actividad que corresponde a la lectura que se hace de los estados, informes y reportes contables, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado del Ministerio de Relaciones Exteriores, desde las perspectivas financiera, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración, control y rendición de cuentas de los recursos públicos.

http://www.contaduria.gov.co/documents/20127/38126/CIRCULAR+EXTERNA+No.+001+DEL+13+DE+MAYO+DE+2020.pdf/4d53ca8b-d053-1c33-b384-ac6c1e9c5689?t=1589495380526





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ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN FNANCIERA: Conjunto de procedimientos y técnicas utilizadas para transformar la información revelada en los estados, informes y reportes contables, en indicadores, estadísticas y tendencias para ser utilizados en la toma de decisiones.

AJUSTE: Registro contable elaborado para que las cuentas revelen saldos razonables, realizado generalmente antes de la presentación de los estados, informes y reportes contables. También es conocido como asiento o registro de ajuste BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS: Comprende todas las retribuciones que la entidad proporciona a sus trabajadores a cambio de sus servicios. BIENES DE USO PERMANENTE SIN CONTRAPRESTACIÓN: Bien recibido por la entidad contable pública sin que medie el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, para ser utilizado de manera permanente en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, con independencia del plazo pactado para la restitución. Este bien se reconoce como propiedad, planta y equipo cuando la operación se realiza entre entidades del gobierno general. BOLETÍN DE DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO: Relación de las personas naturales y jurídicas que tienen acreencias a favor del ente público, cuya cuantía supera los cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) y se encuentran en mora por un período superior a seis (6) meses. CAUSACIÓN: Principio de contabilidad pública por el cual los hechos financieros, deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. CHIP: Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública, Herramienta informática a través de la cual se captura, transmite, difunde y administra la información financiera, y demás información oficial básica, producida por las entidades públicas y canalizada por este medio hacia el gobierno central, las entidades de control y la ciudadanía en general. CLASIFICACIÓN: Actividad en la que, de acuerdo con las características de la operación, se determina la ubicación en el Catálogo General de Cuentas, de acuerdo a su naturaleza. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. CONCILIACIÓN BANCARIA: Comparación entre los datos informados por una institución financiera, sobre los movimientos de una cuenta corriente o de ahorros, con los libros de contabilidad de la entidad contable pública, con explicación de sus diferencias, si las hubiere. CONSOLIDACIÓN: Proceso extracontable consistente en que a partir de la agregación de la información contable pública de un grupo de entidades, que conforman centros de consolidación, se eliminan las operaciones recíprocas con el fin de presentar la situación, actividad y flujo de recursos financieros, económicos, sociales y ambientales del grupo, como si se tratara de una sola entidad contable pública, como la Nación o el sector público, u otros niveles o sectores, a una fecha o durante un período determinado.





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CONSISTENCIA: Condición para que se cumpla la característica de la información contable pública de Comprensibilidad, que se manifiesta cuando los criterios que orientan su elaboración se aplican de manera coherente y uniforme. CONTABILIZAR: Apuntar, asentar o registrar una partida o cantidad en los libros de contabilidad, de acuerdo con criterios ya establecidos. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y DEMÁS INFORMES: Es el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados e informes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos realizados. Así mismo, deben permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación, de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos del ente público. ESTADOS FINANCIEROS: Constituyen una representación estructurada de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad, su objetivo es suministrar información que se útil a una amplia variedad de usuarios para tomar y evaluar sus decisiones económicas respecto a la asignación de recursos. También constituyen un medio de rendición de cuentas para la entidad, Los estados financieros suministran información acerca de los siguientes elementos: los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden del Ministerio de Relaciones Exteriores a una fecha determinada o durante un periodo. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA: presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera de la entidad a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos y obligaciones y la situación del patrimonio. ESTADO DE RESULTADOS: presenta las partidas de ingresos, gastos y costos de la entidad, con base en el flujo de ingresos generados y consumidos durante el periodo. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO: Presenta las variaciones de las partidas del Patrimonio en forma detallada, clasificada y comparativa entre un periodo y otro. EXTRACTO BANCARIO: Estado de cuenta que las instituciones financieras suministran a cada titular, en el cual se indica el saldo anterior, los movimientos durante el período y el saldo final. IMPUESTO: Tributo obligatorio que exige el Estado a los individuos y empresas que la ley señala como contribuyentes, con el fin de financiar sus propios gastos y la provisión de bienes y servicios públicos INGRESO: Flujo de entrada de recursos generados por la entidad contable pública, susceptible de incrementar el patrimonio público durante el periodo contable, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos, expresado en forma cuantitativa y que refleja el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carácter extraordinario.





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JURISDICCIÓN COACTIVA: Procedimiento administrativo que tiene por objeto permitirle a una entidad contable pública, sin necesidad de acudir como demandante ante los jueces ordinarios, adelantar un proceso compulsivo para hacer efectivo un crédito o título ejecutivo exigible a su favor y a cargo de otra entidad o persona. LIBRO DIARIO: Libro de contabilidad principal que presenta en los movimientos débito y crédito de las cuentas, el registro cronológico y preciso de las operaciones diarias efectuadas, con base en los comprobantes de contabilidad. LIBRO MAYOR: Libro de contabilidad principal que contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, clasificados de manera nominativa según la estructura del Catálogo General de Cuentas; las sumas de los movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han sido tomadas del libro diario; y el saldo final del mismo mes. LIBROS DE CONTABILIDAD: Estructura manual o automatizada que sistematiza de manera cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad de las entidades contables públicas. Estos libros permiten la construcción de la información contable pública y son la base para el control de los recursos, por lo cual se constituyen en soporte documental. Los libros de contabilidad se clasifican en principales y auxiliares. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS: son descripciones o desagregaciones de partidas de los estados financieros presentadas en forma sistemática. OBLIGACIÓN: Compromiso por medio del cual se reconoce una deuda o se compromete su pago en otra prestación o entrega. ORDEN DE PAGO: Instrucción dada a un banco ordenándole que pague o transfiera una suma de dinero a un beneficiario designado PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: Bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y, por tanto, no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluye los bienes de uso sin contraprestación de otras entidades del gobierno general. RAZONABILIDAD: Característica que reclama que la información contable pública refleje la situación y actividad de la entidad contable pública de manera ajustada a la realidad. RECONOCIMIENTO: proceso de incorporación, en el balance (estado de situación financiera) o en el estado de resultados (estado del resultado integral), de una partida que cumpla la definición del elemento correspondiente y que satisfaga los siguientes criterios para su reconocimiento: (a) que sea probable que cualquier beneficio





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económico asociado con la partida llegue a, o salga de la entidad, y (b) el elemento tiene un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad. RETENCIÓN EN LA FUENTE: Mecanismo de la administración tributaria para facilitar y asegurar el recaudo anticipado de diferentes impuestos. Consiste en restar de los pagos o abonos un monto, fruto de aplicar un porcentaje determinado por la ley, a cargo del beneficiario de los pagos o abonos.

SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA-SIIF: Herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS Acto Administrativo Sanciones Disciplinarias. Estatuto Tributario de la DIAN. Estatuto Tributario Distrital. Manual de operación de SIIF II. Manual de operación del CHIP. Marco Normativo Entidades de Gobierno Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. Doctrina Contable Pública Manual de Políticas Contables del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

6. REGISTROS

Archivo XML. Boletín diario de caja y bancos. Correo electrónico. Cuadro Excel. Certificación Estados Financieros. Comprobante contable SIIF. Certificación de bienes de propiedad, planta y equipo Bienes de Uso Permanente sin Contraprestación. CGN2015 001 Saldos y movimientos convergencia. CGN2015 002 Operaciones reciprocas convergencia.

CGN2016 C01 Variaciones trimestrales significativas. Conglomerado Provisiones Excel Reporte mensual consolidado para provisión de prestaciones sociales (SIAD). Comprobante de Ingreso a bancos. CO-FO-05 Control de asistencia y seguimiento a compromisos. Estado de Situación Financiera. Estado de resultado. Estado de cambios en el patrimonio. Extractos bancarios.





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Exógena pagos y retenciones. Exógena distrital. Formulario 350 Declaración Retenciones en la fuente Formulario 490 Recibo oficial de pago impuestos nacionales retención de renta y complementarios Formulario 490 Recibo oficial de pago impuestos nacionales de Retención a título de IVA GF-FO-10 Conciliación bancaria. GF-FO-118 Pago de impuestos. GJ-FO-12 Apoyo jurídico / reporte mensual de novedades de procesos litigiosos. GJ-FO-13 Reporte mensual de novedades de conciliaciones extrajudiciales. GJ-FO-16 Reporte mensual de novedades de procesos de cobro coactivo. Reporte mensual para provisión de prestaciones sociales.

Hoja Word Secretaria de Hacienda. Medio magnético. Memorando. Notas a los estados financieros. Oficio. Obligación. 018 bonificación Servicios Acumulado Excel

018 bonificación Servicios Excel 019 prima Servicios Acumulado Excel 019 prima Servicios Excel 020 prima Vacaciones Acumulado Excel 020 prima Vacaciones Excel 021 vacaciones Acumulado Excel 021 vacaciones Excel 023 bonificación Recreación Acumulado Excel 023 bonificación Recreación Excel 024 prima Navidad Acumulado Excel 024 prima Navidad Excel

Presentación de información por envío de archivos 10006 (DIAN). Reporte de operaciones reciprocas SIIF.

Reporte del SIAD Bienes de Uso Permanente sin Contraprestación

Reporte boletín de deudores morosos del Estado (BDME). Reporte de saldos y movimientos SIIF.

Reporte Global mensual consolidado para provisión de prestaciones sociales (SIAD) Relación de giro planta interna. Relación de giro planta externa. Relación de giro otros giros. Reporte consolidado de libro diario SIIF. Reporte auxiliar detallado SIIF. Reporte mensual consolidado para provisión de prestaciones sociales. Resolución de información exógena expedida por la DIAN y Secretaría de Hacienda del Distrito. Reporte mensual consolidado para provisión de prestaciones sociales (SIAD).





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Saldos y movimientos. Variaciones Trimestrales Significativas

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS

Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF II) Sistema de información contable para la administración y desarrollo de personal (SIAD).

8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

El desarrollo del procedimiento debe realizarse cada vez que se presente un ajuste o reclasificación de los registros contables, los cuales deben permitir la identificación de los derechos y obligaciones tanto de deudores como de acreedores del Ministerio de Relaciones Exteriores. Todo hecho económico y financiero que se presente debe ser registrado en la contabilidad y analizado continuamente; ya sean derechos a favor y/u obligaciones adquiridas por el Ministerio de Relaciones. Toda la información reflejada en la contabilidad debe estar debidamente soportada en documentos que respalden los registros. En lo relacionado con la transmisión del conjunto de los Estados financieros a través del sistema CHIP, el funcionario encargado debe verificar en el enlace de la página web de la Contaduría General de la Nación que la información haya sido enviada correctamente y aceptada. Para efectuar esta actividad se debe tener en cuenta los instructivos de manejo y transmisión establecidos por el sistema CHIP. Se debe tener en cuenta la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, las resoluciones e instructivos sobre el reporte de información exógena emitidos por la DIAN y la Secretaría Distrital de Hacienda.





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9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

9.1 VERIFICACIONES BOLETINES Vs. AUXILIARES BANCARIOS

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA

RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso

2 Enviar boletines a

contabilidad.

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo Financiero - Pagaduría.

Boletín diario de caja y bancos.

Se realizará máximo dos días después de la facha de cada boletín.

3 Recepcionar los boletines

de pagaduría.

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo

Financiero – Contabilidad.

4 Verificar que se encuentren

los soportes del boletín



Comprobante de Ingresos a Bancos Relación de giro planta interna.

Relación de giro planta externa.

Relación de giro otros giros

Extracto bancario diario





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9.1 VERIFICACIONES BOLETINES Vs. AUXILIARES BANCARIOS


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

5

Verificar boletín Vs reporte consolidado de libro diario

SIIF y/o reporte auxiliar detallado SIIF por número

de cuenta bancaria.



Reporte consolidado de libro diario SIIF y/o reporte auxiliar

detallado SIIF.

5.1 ¿La información es correcta?

Si

Remítase a la actividad 7.

No Remítase a la actividad 6.

6

Realizar los ajustes contables si es el caso y

verificar que se halla contabilizado

correctamente.



Comprobante contable SIIF

Reporte consolidado de libro diario SIIF y/o reporte auxiliar

detallado SIIF.

7 Finaliza proceso.





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9.2 CONCILIACIONES BANCARIAS


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso

2 Enviar Extractos Bancarios

a contabilidad.

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo Financiero - Pagaduría.

5 primeros días calendario

3 Recepcionar los Extractos Bancarios de pagaduría.



Extractos

Bancarios

4

Cruzar saldos entre extractos bancarios y

auxiliar bancario en los formatos GF-FO-113 y GF-

FO-114



GF-FO-113 Libro de bancos moneda

extranjera.

GF-FO-114 Libro de bancos moneda

nacional.





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

5

Generar informe de conciliación bancaria en el

formato GF-FO-10.

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo Financiero – Contabilidad.

GF-FO-10

conciliación bancaria.

6 Imprimir y firmar la

conciliación


7 Finalizar el proceso.

9.3 BIENES RECIBIDOS SIN CONTRAPRESTACION





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Inicio del proceso.

2

Entregar Certificación de bienes de propiedad, planta y

equipo Bienes de Uso Permanente sin

Contraprestación a

contabilidad del Ministerio de Relaciones Exteriores.


Financiero del Fondo Rotatorio – Contabilidad.

Certificación de bienes de propiedad,

planta y equipo Bienes de Uso Permanente sin

Contraprestación y medio magnético Reporte del SIAD

Bienes de Uso Permanente sin

Contraprestación.

3

Revisar que los datos de la Certificación de bienes de propiedad, planta y equipo Bienes de Uso Permanente

sin Contraprestación se encuentre acorde al

reporte del SIAD y al medio magnético.



3.1 ¿La información

es correcta? Si Remítase a la actividad 5.





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO


4

Informa al funcionario asignado de Contabilidad del Fondo Rotatorio para

que realice la verificación y ajustes a la Certificación de

bienes de propiedad, planta y equipo Bienes de

Uso Permanente sin Contraprestación



Correo electrónico

5

Registrar los movimientos en SIIF de acuerdo con la

información de la Certificación de bienes de propiedad, planta y equipo Bienes de Uso Permanente

sin Contraprestación.



Comprobante contable SIIF.

6

Verificar saldos finales Por cada una de las cuentas de propiedad planta y equipo, y depreciación del reporte



Reporte de saldos y

movimientos SIIF





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

saldos y movimientos SIIF Vs Certificación de bienes de

propiedad, planta y equipo Bienes de Uso Permanente

sin Contraprestación.

6.1

¿La información es correcta?

SI Remítase a la actividad 7.

NO Remítase a la actividad 5.

7

Conciliar entre las áreas que participan en el

proceso




del Fondo Rotatorio - Contabilidad.

CO-FO-05 Control de asistencia y seguimiento a compromisos

Mensualmente se realiza esta reunión.

8 Finaliza proceso.





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9.4 RECLASIFICACION TERCEROS RETENCIÓN EN LA FUENTE


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso.

2

Solicitar a Pagaduría mediante correo

electrónico el formato GF-FO-118 realizado para el pago de retención a título

de renta, IVA e ICA.

Pagador del Ministerio de Relaciones Exteriores

Correo electrónico

La información de retención en la fuente a título de renta e IVA se solicita mensualmente y la retención de ICA Bimensual.

3

Recibir mediante correo el formato GF-FO-118

realizado para el pago de retención a título de renta, IVA e ICA del Pagador del Ministerio de Relaciones

Exteriores

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo Financiero – Contabilidad

GF-FO-118 Pago

de impuestos

4

Generar el reporte detallado SIIF por tercero de las cuentas contables

de retención en la fuente y verificar que este acorde



Auxiliar Contable

detallado SIIF





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

con lo causado en el aplicativo. Vs formato GF-

FO-118.

4.1




5

Mediante Correo electrónico se le informa al Pagador del Ministerio de

Relaciones Exteriores para que realice la respectiva

verificación y ajuste.

Correo Electrónico

6

Realizar el comprobante contable reclasificando por

cada tercero los valores pagados por retenciones

practicas a la cuenta respectiva.




7

Verificar que se haya efectuado la reclasificación de los valores pagados por


Financiero –

Reporte de saldos y movimientos SIIF





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

cada tercero correspondiente a las

retenciones practicas a la cuenta respectiva.

Contabilidad.

7.1





9.5 REGISTRO Y CONTROL DE PROCESOS JURÍDICOS A FAVOR Y EN CONTRA DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso.

2

Recibir los procesos y conciliaciones extrajudiciales

Funcionario asignado del

Grupo Interno de Trabajo

Financiero –

Contabilidad.

GJ-FO-12 Apoyo jurídico / reporte

mensual de novedades de

procesos litigiosos.

La información se debe recibir de la Oficina Jurídica Interna en medio magnético, clasificada y cuantificada al 5° día hábil del mes siguiente (enero a noviembre) y el 10° día





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

GJ-FO-13 Reporte mensual de

novedades de conciliaciones extrajudiciales.

GJ-FO-16 Reporte mensual

de novedades de procesos de cobro

coactivo

hábil del mes siguiente para el mes de diciembre.

3

Registrar en la contabilidad, en las

cuentas correspondientes, según

la clasificación.



Comprobante contable SIIF.

Deben estar clasificadas por tipo de proceso: civil, laboral, administrativo, obligaciones fiscales etc., y clasificados en provisión contable o cuentas de orden y cobros coactivos adelantados por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

4

Verificar saldos finales Por cada una de las cuentas de litigios y

demandas y Mecanismos alternativos de Solución

de conflictos Vs la



Financiero –

Contabilidad.

Auxiliara Contable

por PCI SIIF





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

información suministrada de los procesos litigiosos por la Oficina de Jurídica

Interna.

4.1


Si Remítase a la actividad 5.


5

conciliar entre las áreas que intervienen en el

proceso.

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo de la Oficina de Jurídica

Interna. Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo


CO-FO-05 Control de asistencia y seguimiento de compromisos

La reunión se realiza mensualmente.

6 Finaliza proceso.





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9.6 BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso.

2

Recibir información de beneficios a los

empleados.



Memorando Conglomerado

Provisiones Excel Reporte mensual consolidado para

provisión de prestaciones

sociales (SIAD). Reporte Global

mensual consolidado para

provisión de prestaciones

sociales (SIAD) 018 bonificación

Servicios Acumulado Excel 018 bonificación Servicios Excel

La información debe ser remitida mediante memorando por el

funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo de Nómina





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

019 prima Servicios

Acumulado Excel 019 prima

Servicios Excel 020 prima

Vacaciones Acumulado Excel

020 prima Vacaciones Excel 021 vacaciones

Acumulado Excel 021 vacaciones

Excel 023 bonificación

Recreación Acumulado Excel 023 bonificación Recreación Excel

024 prima Navidad Acumulado Excel

024 prima Navidad Excel





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

3

Revisar que los valores se encuentren acordes ente

Conglomerado Vs los reportes del SIAD y los

archivos en Excel.




es correcta?



4

Informa al funcionario asignado de del grupo interno de trabajo de

nómina para que realice la verificación y respectivo ajuste de los valores a

provisionar por beneficios a empleados.



Correo electrónico





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

5

Elaborar cuadro en Excel con los os diferentes

conceptos y efectuar la conversión en moneda

extranjera a pesos colombianos si es del caso.



Cuadro Excel.

6

Registrar la provisión mediante comprobantes

manuales en el SIIF.




7

Verificar saldos finales Por cada una de las cuentas de beneficios a empleados Vs la información suministrada

por Grupo Interno de Trabajo de Nominas.



Financiero –

Contabilidad.


7.1








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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

8

Conciliar entre las áreas que intervienen en el

proceso.


de Nómina y Prestaciones Sociales.



CO-FO-05 Control de asistencia y seguimiento de compromisos.

La reunión se realiza mensualmente.

9 Finalizar proceso.

9.7 ANÁLISIS DE LIBROS AUXILIARES Y LIBRO MAYOR


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso.





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

2 Consultar los libros auxiliares en SIIF.



3

Analizar todas las cuentas de los estados financieros para ver la razonabilidad

de estas.



3.1 ¿Esta correcto? Si



4

Analizar las cuentas objeto de ajustes y

reclasificaciones y actualizar en el SIIF.



Comprobantes contables SIIF.

5

Listar y verificar el reporte de saldos y movimientos

(SIIF)







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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

6

Analizar nuevamente todas las cuentas de saldos y movimientos para ver la razonabilidad de estas.



6.1 ¿Esta correcto? Si



7 Entrar al sistema y corregir.



Comprobantes contables SIIF.


9.8 CIERRE CONTABLE


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO





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9.8 CIERRE CONTABLE


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso.

2

Garantizar que la información y novedades, hayan sido incluidas en el

SIIF.



Financiero –

Contabilidad.

3

Verificar que no existan saldos negativos en

ninguna de las cuentas.


4 Clasificar los saldos en

corrientes y no corrientes.



Para las actividades 2, 3, 4 y 5, se debe realizar de acuerdo con las fechas límites establecidas por los administradores del sistema SIIF, Para las actividades 2,3 y 4, se debe realizar con los cierres mensuales.





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9.8 CIERRE CONTABLE


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

5 Clasificar las operaciones

reciprocas.



Reporte de operaciones

reciprocas SIIF

6

Incluir en el cierre definitivo, las notas a los

estados financieros



Notas a los

estados financieros






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9.9 ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso.

2

Imprimir reporte de saldos y movimientos del trimestre y reporte de operaciones

reciprocas




reporte de operaciones

reciprocas SIIF

3 Verificar los saldos y

movimientos.



Verificar que los saldos iniciales a reportar correspondan a los saldos finales del periodo anterior reportados a la Contaduría General de la Nación, y los saldos finales reportados, deben corresponder a los saldos existentes en la contabilidad.

4

Diligenciar la información en los formatos

establecidos por la Contaduría General de la

Nación.



CGN2015_001 Saldos y

movimientos convergencia. CGN2015_002 Operaciones reciprocas

convergencia.





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

CGN2016C01 Variaciones trimestrales

significativas.

5 Elaborar notas a los estados financieros



Notas a los

estados financieros

Las notas a los estados financieros harán parte del conjunto completo de los estados financieros.

5.1 ¿La información diligenciada es

correcta?

Si


No Remítase a la actividad 3

6

Transmitir con la información del cierre

contable del Sistema de Información Financiera a

través del CHIP a la Contaduría General de la

Nación.



La información puede ser consultada en el enlace de la página web de la Contaduría General de la Nación





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

7

Elaborar el conjunto completo de los estados

financieros



Estados de situación

financiera. Estado de resultado.

Estado de cambios en el patrimonio Estado de Flujos

de Efectivo. Certificación

Estados Financieros

Saldos y movimientos Reporte de operaciones reciprocas

Variaciones trimestrales

Las variaciones trimestrales se realizan y reportan cada trimestre al CHIP.

8 Firmar el conjunto de estados financieros

Representante Legal del Ministerio de Relaciones

Exteriores. Funcionario asignado del

Antes de enviar los Estados Financieros para la firma del Representante Legal, estos deben llevar visto bueno de la Coordinadora





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

Grupo Interno de Trabajo Financiero – Contabilidad.

del Grupo Interno de Trabajo Financiero, del Director Administrativo y Financiero y Secretario General.

9

Solicitar mediante correo electrónico la publicación

del conjunto de los estados financieros en cartelera y pagina web del Ministerio

de Relaciones Exteriores y los quioscos.



Correo electrónico






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9.10 REPORTE BOLETÍN DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO (BDME)


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso.

2

Solicitar información de acuerdo con los

parámetros fijados para el envío de información por la Contaduría General de la

Nación a la Oficina Asesora Jurídica interna.



Correo electrónico.

Esta actividad se realiza según lo establece la Ley 901 del 14 de octubre de 2004 la información a la Contaduría General de la Nación en los 10 primeros días de junio y diciembre

3

Revisar en la contabilidad del Ministerio de

Relaciones Exteriores según corresponda, todas las personas naturales y jurídicas que cumplan las

cuantías y el plazo establecido por la

Contaduría General de la Nación.







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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

4

Recibir Correo Electrónico del funcionario asignado

del Grupo Interno de Trabajo de la Oficina de

Jurídica Interna. y elaborar archivo con las

personas naturales y jurídicas que cumplan con

los parámetros establecidos por la




Correo Electrónico

Cuadro Excel

5

Incorporar y validar la información en el CHIP de

acuerdo con los parámetros definidos por la Contaduría General de la

Nación.



Reporte Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME)


es correcta?

Si







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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

6 Corregir la inconsistencia



Realizar los pasos desde la actividad 5.

7

Transmitir información definitiva a través del

aplicativo CHIP.



Reporte Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME)

8

Consultar la página web de la Contaduría verificando que la información haya

sido aceptada.








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9.11 INFORMACIÓN EXOGENA A LA SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA Y A LA DIAN.


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso.

2

Consultar la reglamentación para conocer parámetros técnicos y cuantías a

reportar.



Resolución de información

exógena expedida por la DIAN y Secretaría de Hacienda del

Distrito.

La información correspondiente a los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores será suministrada por Dirección de Talento Humano.

3

Generar por SIIF la información con los datos

requeridos para preparar el reporte a la DIAN.


Exógena pagos y retenciones

Exógena Distrital

4

Seleccionar la información de terceros por concepto,

para consolidar de acuerdo con los parámetros

establecidos.



5

Diligenciar el formato de acuerdo con las

características técnicas establecidas.



Cuadro Excel





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

6

Validar la información anterior en el programa

(validador) establecido por la entidad solicitante.



Archivo XML


es correcta? Si



7 Efectuar las correcciones

de las inconsistencias.



8

Transmitir la información a DIAN y a la Secretaría de

Hacienda

Pagador del Ministerio de Relaciones Exteriores.



Presentación de información por

envió de archivos (DIAN)

Hoja Word

Secretaria de Hacienda

El pagador de la entidad transmite la información a la DIAN (Los archivos

planos se le envían vía e-mail) El contador transmite la información

a la Secretara de Hacienda de Bogotá.

9

Archivar documentos soporte de envío con

anexos.

Pagador del Ministerio de Relaciones Exteriores.






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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

Grupo Interno de Trabajo Financiero – Contabilidad.


9.12 PAGO POR COMPENSACIÓN RETENCIONES DIAN


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar proceso.

2

Recibir mediante correo el formato GF-FO-118 con la

información por cada concepto de retención en

la fuente para declarar mensualmente del Pagador

del Ministerio de Relaciones Exteriores



Formato GF-FO-

118 Pago de impuestos.

La información la remite el Pagador del Ministerio de Relaciones Exteriores de acuerdo con las fechas de vencimiento Dian (según último dígito del número de identificación de la entidad declarante)





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

3

Verificar en el aplicativo SIIF (EPG/Pago por compensación) si se

encuentra acorde con lo informado en el formato

GF-FO-118 por cada concepto de retención en la fuente para declarar.

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo Financiero – Contabilidad

RUTA: EPG/Pago por compensación retenciones DIAN/Elaborar.

3.1




4

Informar al Pagador del Ministerio de Relaciones

Exteriores para que realice la respectiva verificación y

ajuste.

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo Financiero – Pagador del Ministerio de Relaciones

Exteriores

Correo electrónico.

5

Realizar en el aplicativo SIIF la elaboración pago

por compensación de acuerdo con las

instrucciones impartidas por el Ministerio de



Correo electrónico





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

Hacienda y crédito Público, el SIIF arroja un

consecutivo el cual se le informa al pagador mediante correo

electrónico.

6

Recibir la Declaración con sus respectivos recibos

de pago para cada tipo de retención (Retención de

renta y complementarios, Retención a título de IVA) del pagador del Ministerio de Relaciones Exteriores.



Formulario 350 Declaración

Retenciones en la fuente PDF.

Formulario 490 Recibo oficial de pago impuestos

nacionales retención de renta y complementarios

PDF Formulario 490

Recibo oficial de pago impuestos nacionales de

Retención a título de IVA PDF.





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TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

7

Se realiza en el aplicativo SIIF la preaprobación del

pago por compensación de acuerdo con las

instrucciones impartidas por el Ministerio de

Hacienda y crédito Público, y se le informa la

transacción exitosa mediante correo

electrónico al pagador mediante correo

electrónico.



Correo Electrónico.

El pagador del Ministerio de relaciones exteriores sigue con el proceso para la aprobación del pago ante la Dirección de impuestos y aduanas nacionales DIAN.






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10. PUNTOS DE CONTROL


PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL

CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

3

Verificar que los extractos bancarios sean recibidos en los tiempos

establecidos.

Cada vez que se requiera.

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo Financiero –

Contabilidad.

Requerimiento Solicitar a pagaduría la información de los extractos bancarios.

5 Validar que las

conciliaciones bancarias estén actualizadas.

Cada vez que se presente


Contabilidad.

Conciliación bancaria

GF-FO-10

Solicitar a Pagaduría los extractos

bancarios para verificar las

conciliaciones.


PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

2

Verificar que los procesos estén clasificados en sus diferentes etapas

conforme las normas lo establecen.



Contabilidad.

Requerimiento

Requerir a la Oficina Jurídica Interna la no

conformidad del informe, para que sea

subsanado.

3

Verificar el registro de los procesos según la etapa en la que se encuentran.

Cada vez que se presente


Contabilidad.

Auxiliar Contable por PCI SIIF

Corregir la información si esta no se

encuentra debidamente clasificada.





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9.8 CIERRES CONTABLES

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

2 Incorporar toda la información en la

contabilidad.



Contabilidad.

Requerimiento

Requerir a las dependencias si se detecta información

faltante.


PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

4

Registrar debidamente la información en los

formatos al momento de digitarla.



Contabilidad.

Formatos

Verificar que el texto corresponda a la

información de los periodos presentados.

6

Verificar en el link de la página web de la Contaduría que la

información haya sido publicada

Cada vez que se requiera


Contabilidad

Información registrada en el

CHIP

Retrasmitir la información en caso

de no recibir el correo de confirmación de la






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PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

5

Retirar a las personas naturales o jurídicas que hayan efectuado acuerdo de pago o cancelado la

deuda.



Contabilidad

Registro Contable y del Boletín

Revisar y verificar la información antes de ser registrada en el

sistema de información.

9.11 INFORMACIÓN EXÓGENA A LA SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA Y A LA DIAN

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DEL


ACCIÓN FRENTE A

LA SALIDA NO

CONFORME

4

Clasificar la información conforme a la

normatividad y cuantías exigidas.

Cada vez que se presente.


Contabilidad

Formatos de la DIAN Corregir en caso de

encontrar inconsistencias.

11. ANEXOS. No aplica.





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HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del documento.

Documents

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Co lombia Contabilid… · Ley 1819 de 2016: Por medio de la cual se adopta una reforma tributaria estructural, se fortalecen los