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MODELO PLAN DE COMUNICACIONES INTERNO
Objetivo:
Optimizar el manejo y flujo de información que se genere entre los diversos actores que
hacen parte de la comunicación interna, con el propósito de generar espacios de
interacción rápida, eficaz y veraz, sobre la Implementación de la Estrategia de Gobierno
en línea, en cada una de las 233 Entidades Territoriales que componen la Región 3
(Centrosur).
Objetivo General:
Desarrollar un plan de comunicaciones interno que permita definir qué, cómo, a quién y
qué recursos utilizar para transmitir la información generada para la Estrategia de
Gobierno en línea en la Entidad Territorial, haciendo uso de los diferentes medios de
comunicación de que disponga la misma. La comunicación interna se concibe bajo el
precepto de la interacción y flujos de información entre las diferentes dependencias de la
Entidad.
Objetivos Específicos
Proporcionar elementos de comunicación efectivos que permitan a las diferentes
dependencias avanzar en la misma dirección de acuerdo con las diferentes fases de
la Estrategia de Gobierno en línea.
Generar mecanismos de comunicación a nivel interno que permitan a las
dependencias interactuar de manera eficaz y eficiente.
Identificar flujos de comunicación internos que faciliten al Comité de Gobierno en
línea y/o Equipo de Asistencia Técnica, realizar control y seguimiento a lasactividades desarrolladas en el avance de las fases de la Estrategia de Gobierno en
línea en la Entidad Territorial.
Establecer horarios de atención y responsables para el manejo y uso de las
herramientas de Interacción en las diferentes dependencias de la Entidad Territorial
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para establecer comunicación entre las mismas y así facilitar su vinculación con la
Estrategia de Gobierno en línea.
Socializar a través de los medios de comunicación institucional tanto tradicional como
alternativa, los requerimientos y avances de la Estrategia de Gobierno en línea dentrode la Entidad Territorial.
Destinatarios:
Funcionarios de las Gobernaciones y/o Alcaldías de las diversas Entidades
Territoriales del Departamento, Aliados Estratégicos, Funcionarios del Programa
Agenda de Conectividad – Estrategia de Gobierno en línea, Operadores Agenda
de Conectividad – Estrategia de Gobierno en línea.
Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna:
- Contenido y mensaje a transmitir:
Debe basarse principalmente en información veraz y oportuna sobre la
Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea. Se debe tener en cuenta,
todos aquellos contenidos o hechos relevantes relacionados con el proyecto queacontezcan en cada Entidad Territorial, los cuales permitan contextualizar a todos
y cada uno de los componentes de este tipo de comunicación, sobre las
características especificas de cada Entidad Territorial, principalmente, aquellos
datos que sean requeridos posteriormente por la Interventoría y el Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el Programa Agenda de
Conectividad – Estrategia de Gobierno en línea.
Es vital generar una retroalimentación oportuna entre los Delegados y losFuncionarios de las Entidades Territoriales, para evitar reprocesos además de la
pérdida de información y fuga de la misma.
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Ejemplo: Crear un mensaje para un jefe de área o dependencia de la Entidad
Territorial, no será igual de contundente a un mensaje que se diseñe
exclusivamente para un ciudadano.
El entorno y el contexto de la población, son los elementos que determinan los
parámetros que se deben utilizar para hacer un mensaje contundente.
- Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos:
Esencialmente medios que generen una rápida interacción entre las
Gobernaciones y/o Alcaldías de las diversas Entidades Territoriales del
Departamento, Aliados Estratégicos, Funcionarios del Programa Agenda deConectividad – Estrategia de Gobierno en línea, Operadores Agenda de
Conectividad – Estrategia de Gobierno en línea, entre los cuales se pueden
encontrar los siguientes:
- Videos Institucionales
- Carteleras de la Entidad Territorial
- Cartas
- Circulares internas-Revista interna
- Memorando
- Acta
- Jornadas y encuentros
- Reuniones de información
- Boletines electrónicos
- Video Beam
- Correo electrónico institucional- Intranet
-Tablones
- Folletos
- Posters
- Volantes
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- Pendones
- Reuniones con jefes de áreas
- Evaluaciones, encuestas de actitud
- Eventos internos: aniversarios e inauguraciones, convenciones, fiesta denavidad, fiesta de fin de año.
- Recursos a invertir:
En la comunicación interna los recursos a invertir son mínimos, ya que se contará
principalmente con los recursos técnicos y tecnológicos que posea cada Entidad
Territorial, sumado a las herramientas de Interacción en línea que ofrece el
Programa Agenda de Conectividad – Estrategia de Gobierno en línea para cadauna de las Entidades a través del sitio web.
Ejemplo:
Recursos físicos y materiales de la entidad:
1 Despacho equipado con línea telefónica e Internet
1 Sala de reunión y 12 sillas
1 Televisor
Equipos oficina (2 de mesa y 2 sillas)Teléfonos fijos (2) y móviles (2)
1 PBX
1 Fax
Material impreso: Carteleras, folletos, postales, volantes, pendones, etc.
Recursos Tecnológicos
Las herramientas de interacción del Sitio Web Institucional y Aula Virtual (Foro,chat, correo electrónico, audio, vídeo, buzón de quejas y reclamos, etc.)
- Boletín o revista electrónica
- Blogs (blogger, wordpress, etc).
- Slideshow o slideshare
- SMS
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- Modem
Equipos Informáticos (2 equipos de mesa, 3 portátiles, 1 scanner y 1 video beam).
Software gratuito: Como Skype, Messenger, gif animator, gimp, open office etc.
Software licenciado: Adobe Photoshop, Corel draw, Camtasia, Adobe Mediaplayer, Illustrator, office, Flash, Dreamweaver, InDesign, Adobe Premiere, Adobe
Fireworks, etc.
Recursos Humanos
Nombre Cargo Dependencia Correo electrónico NúmeroTelefónico fijo ycelular
Tipo deVinculación
Perfilacadémico
NoPersona
Juan Pérez Jefe de prensa Oficina dePrensa [email protected]
310xxxxxxx LibreNombramiento
Comunicadorsocialespecializadoen imagenvisual
1
LuciaGómez
Secretariadespacho deprensa
Oficina dePrensa
315xxxxxxx
Contratista Técnicosecretaríaadministrativa
1
ManuelJiménez
Comunicacióny apoyologístico
Oficina dePrensa
300xxxxxxx
Contratista Periodista conénfasis enradio ytelevisión
1
Tabla 1 Recursos Humanos
Recursos Financieros
Monto asignado para los materiales POP y eventos, además la periodicidad de la
realización de estos.
No. Descripción del Articulo Evento Periodicid
ad Cantidad Tinta
s Tamaño Tipo de Papel Valor Unitario Va
Tot
1 Folletos Campaña
Gobierno en
línea
1 vez al mes
3500 3X0 Oficio Bond 75 grms $77 $27000 +
2 Volantes Campaña
Trámites y
Servicios
1 vez bimensualmente
3000 3X0 Carta Bond 75 grms $77 $23000 +
5 Encuestas Campaña Nivel de Satisfacción
ciudadanos
1 vez al cada
semestrre
70000 2X1 Oficio Bond 75 grms $56 $3.9000+iva
6 Carpetas de Campaña 1 vez 2000 4X4 Plastificad Papel tipo $1500 $3.0
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No. Descripción del Articulo Evento Periodicid
ad Cantidad Tinta
s Tamaño Tipo de Papel Valor Unitario Va
Tot
presentación Gobierno en
línea
bimensualmente
o mate
con
parcial.
Tamaño
tipo
muestra
muestra 000+iva
7 Plegables Campaña
Gobierno en
línea
1 vez cada
semestre
70000 4x2 Carta Bond 75 grms $85 $5.9000+iva
8 Ésferos tipo
lamy
Evento cierre 1 vez cada
semestre
300 Normal $8000 $24000+
9 Botones Evento cierre 1 vez cada
semestre
300 4,5 cms $1000 $3000+ iv
10 Pendones Campaña
Gobierno en
línea
1 vez al año
2 1 pliego Papel especial para
pendones
$70000 $1400+ iv
11 Mugs Campaña
Gobierno en
línea
1 vez cada
semestre
50 Normal $8500 $4250 + i
TOTAL $16565000 +
Tabla 2 Recursos Financieros (Se eligen los recursos que se vayan a utilizar de acuerdo con los que se conozca posee
la Entidad y aquellos como Software de uso libre que brinde apoyo a las actividades
planteadas. No se pretende que las Entidades Territoriales incurran en gastos, a no ser
que ellas mismas así lo dispongan).
Ejecución de la estrategia de comunicaciones interna:
- Elaboración del calendario de acciones y sus responsables:
Para la constitución de este tipo de calendario, se debe tener en cuenta la
disponibilidad horaria de los funcionarios de las Entidades Territoriales en el Ente
Territorial donde se encuentre el Delegado Territorial, según como lo estipule el
cronograma de actividades y eventos de la Entidad. Es muy importante establecer
actividades u acciones que sean ejecutables en un tiempo medible para evitardesenfocarse en dinamismos que sean etéreos.
Por cada acción a realizar se debe establecer siempre un responsable directo que
se encargue de rendir cuenta de lo ocurrido, de modo que se pueda evaluar la
eficiencia del proceso comunicativo interno.
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Los Delegados Territoriales son quienes deben abanderar los procedimientos a
cumplir durante esta Implementación y acompañamiento e instar a los
Funcionarios de las Alcaldías o Gobernaciones, ha involucrarse y apropiarse de laEstrategia de Gobierno en línea y darle continuidad.
Ejemplo Calendario de acciones internas:
Nombre delEvento oActividad oacciones
Breve descripcióndel Evento oActividad oacciones
Fecha deinicio
Fechade fin
NombreEncargado
Cargo Dependencia Correoelectrónico
Teléfofijo celula
Día de lasecretaria
Celebración Nacional para todas las
secretarias.
26-04-11 26-04-11
Todas lasdependencias
Todaslasdependencias
Todas lasdependencias
contactenos@municipio-departame
nto.gov.co
318xxxx
Día delcontador
DIA DEL CONTADOR
PUBLICO
COLOMBIANO, es la
expedición e
implicaciones que
tiene esta ley, que
contiene un apartado
sobre ajustes
institucionales, sobre
los cuales el Gobierno
mediante su
Ministerio de
Comercio, Industria y
Turismo y de manera
particular a través de
la Dirección de
Regulación ha venido
presentando varias
borradores de
proyectos de Decretos
para reglamentar la
ley.
01‐03‐11 01‐03‐
11
MilenaSarmiento
Secretaria
Contabilidad [email protected]
318xxxx
Día delperiodista
La celebración del Día
del Periodista nació el 9 de febrero de 1791, con la aparición del primer periódico de la
capital, Papel Periódico de la Ciudad
de Santafé de Bogotá,
el
cual
era
dirigido
por
el cubano Manuel del Socorro Rodríguez de
la Victoria. Desde allí escribieron algunos de
los más importantes
próceres colombianos
como Antonio Nariño, Francisco Antonio Zea, Francisco José de
09‐02‐11 09‐02‐
11
LuciaGómez
OficinadePrensa
318xxxx
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Caldas, entre otros y
las temáticas eran
diversas: la vida
cotidiana y social de
las colonias, el rescate
de valores literarios, la
actividad
militar
y
civil
de la metrópoli y sus
posesiones, los
desarrollos de la
ciencia y el saber.
Con Rodríguez de la
Victoria se inicia el ejercicio del periodismo
profesional en
Colombia, y, por tanto, el Círculo de
Periodistas de Bogotá
(CPB) ratificó la fecha
del 9 de febrero para
la celebración
tradicional del Día del Periodista Profesional, y lo consagró la
anterior Ley 51 del 18
de diciembre de 1975.
SemanaSanta
Todas lasdependencias
Todaslasdependencias
Todas lasdependencias
318xxxx
Navidad Novena de aguinaldos
celebrada por dependencias en la
Entidad.
16‐12‐11 24‐12‐
11
Todas lasdependencias
Todaslasdependencias
Todas lasdependencias
318xxxx
Campeonatode futbolTodos los años se
prepara la semana
deportiva.
10‐10‐11 18‐10‐
11
MartinRomero deportes Deportes [email protected]
311xxx
Fiesta finalde año
Todos los años se
realiza una fiesta para
despedir el año.
30‐12‐11 30‐12‐
11
Todas lasdependencias
Todaslasdependencias
Todas lasdependencias
318xxxx
El día de lamujer
El Día Internacional de
la Mujer, originalmente
llamado Día
Internacional de la
Mujer Trabajadora, se
celebra
el
día
8
de
marzo y está
reconocido por la Organización de las
Naciones Unidas, ONU. En este día se
conmemora la lucha
de la mujer por su
participación, en pie
de igualdad con el
08‐03‐11 08‐03‐
11
Todas lasdependencias
Todaslasdependencias
Todas lasdependencias
318xxxx
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hombre, en la
sociedad y en su
desarrollo integro
como persona. Es
fiesta nacional en
algunos países.
La
idea
de
un
día
internacional de la
mujer surgió al final del siglo XIX, en
plena revolución
industrial y durante el auge del movimiento
obrero. La celebración
recoge una lucha ya
emprendida en
la antigua Grecia y
reflejada
por Aristófanes en su
obra Lisístrata, que
cuenta como Lisístrata
empezó una huelga
sexual contra los
hombres para poner fin a la guerra, y que
se vio reflejada en
la Revolución
francesa: las mujeres
parisinas, que
pedían libertad, igualdad y fraternidad, marcharon
hacia Versalles para
exigir el sufragio
femenino, pero no fue
sino hasta los
primeros años
del siglo XX cuando se
comenzó a proclamar, desde diferentes
organizaciones
internacionales
de izquierda, la
celebración de una
jornada de lucha
específica para la
mujer y sus derechos.
El día delhombre
El 19 de marzo se
celebra originalmente
el Día de San José, padre de Jesús, y en
Colombia se ha
adoptado
esta
fecha
como Día del Hombre.
19‐03‐11 19‐03‐
11
Todas lasdependencias
Todaslasdependencias
Todas lasdependencias
318xxxx
El día deltrabajo
El Día Internacional de
los
Trabajadores o Primero de Mayo, es la fiesta
por antonomasia del movimiento
obrero mundial. Desde su
01‐05‐11 01‐05‐
11
Todas lasdependencias
Todaslasdependencias
Todas lasdependencias
318xxxx
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establecimiento en la
mayoría de países
(aunque la
consideración de día
festivo fue en muchos casos tardía) por
acuerdo
del
Congreso
Obrero Socialista de
la Segunda
Internacional, celebrado
en París en 1889, es
una jornada de lucha
reivindicativa y de
homenaje a
los Mártires de
Chicago. Estos sindicalistas anarquistas fueron ejecutados
en Estados Unidos por su participación en las
jornadas de lucha por
la consecución de la
jornada laboral de
ocho horas, que
tuvieron su origen en
la huelga iniciada el 1
de mayo de 1886 y su
punto álgido tres días
más tarde, el 4 de
mayo, en la Revuelta
de Haymarket. En la
actualidad es una
fiesta reivindicativa de
los derechos de los
trabajadores en
sentido general, se
celebra en muchos de
los países.
Tabla 3 Calendario acciones internas
Nota: Es importante que en este calendario se indiquen todos los Eventos o Actividades o
acciones internas programadas; es importante involucrar a todos las Dependencias o
Departamentos o áreas u oficinas responsables dentro de la Entidad: Gobierno en línea,
alta dirección, Direcciones y/o Programas de la entidad, Planeación, Gobierno, Educación,
Atención al Ciudadano, Comunicaciones y/o Prensa, Sistemas y/o Informática, Sistema de
Gestión de Calidad, Jurídica, Contabilidad y demás existentes en la misma.
- Sistemas de seguimiento y control:
En la comunicación interna es vital que se generen mecanismos de seguimiento y
control que sean socializados y establecidos en consenso entre los Delegados y
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los Funcionarios de cada Entidad Territorial. En este punto, es valioso tener
presente la puntualidad a la hora de determinar el alcance de la información
generada, es decir, velar por que cada destinatario de este tipo de comunicación,
tenga datos unificados sobre lo que se quiere transmitir.
Los Coordinadores y Profesionales de Apoyo deben brindar una oportuna asesoría
y retroalimentación en este proceso, conformando un equipo de trabajo que
mantenga los datos actualizados.
Ejemplo:
Actividad Instrumento Periodicidad
NombreEncargado
Cargo Dependencia
Correoelectrónico
Teléfonofijo ycelular
Sitio Web Reportes deseguimiento de lasherramientas deinteracción de laweb.
mensual Jefe deprensa
Oficina dePrensa
Encargadositio web
310xxxxxxx
Correoelectrónico
Reportes deusabilidad de loscorreos electrónicosinstitucionales
mensual Todas lasdependencias
Todaslasdependencias
Todas lasdependencias
310xxxxxxx
Verificacióndeldesarrollodeactividadesprogramada
s en el plandecomunicaciones
Cronograma deactividades oeventos programado
Semanal Todas lasdependencias
Todaslasdependencias
Todas lasdependencias
318xxxxxxx
Seguimientoy control deactividadesestablecidosen el plan decomunicaciones
Reuniones mensual Todas lasdependencias
Todaslasdependencias
Todas lasdependencias
318xxxxxxx
Tabla 4 Sistemas de Seguimiento y Control
Nota: Es necesario controlar y seguir cómo se van desarrollando las acciones y medir el
impacto generado con el objetivo de poder tomar decisiones y acciones de mejora para la
consecución de los objetivos del plan de comunicaciones planteado.
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- Auditorías de comunicación:
Se debe controlar y revisar el flujo de información que se efectúe entre los actores
de la comunicación interna, tratando de evitar la desinformación o peor aún, una
distorsión de la misma. Este proceso lo deben realizar en conjunto, los Delegados
y los Funcionarios de cada una las Entidades Territoriales.
Los funcionarios de la Entidad al finalizar el acompañamiento y capacitación por
parte de los delegados, deben tener los conocimientos, procesos y procedimientos
claros para garantizar la continuidad del seguimiento y/o ajustar o mejorar el plan
de comunicaciones cuando sea necesario.
Ejemplo:
COMUNICACIÓN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS
ACTOR TEMA MECANISMO FRECUENCIA
Despacho delAlcalde oGobernador
Propiciar una comunicaciónfluida que garantice laarticulación y diseño deestrategias para lograr laimplementación ysostenibilidad de la
Estrategia GELT. Proporcionaroportunamente lainformación necesaria de ladependencia para laactualización del sitio Web.
Generar informesnecesarios.
Garantizar el uso del correoinstitucional.
Participar en los talleres dela Estrategia de Gobiernoen línea.
Garantizar el cumplimientode todos los criterios de lascinco fases de la Estrategiade Gobierno en línea.
Garantizar el logro de metasy objetivos propuestossegún el modelometodológico.
Mantener comunicaciónconstante con las oficinas ydespachos de la Entidad
Presencial:
Jefes de Despacho de otrasdependencias
Reuniones de Consejo de Gobierno
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Quincenal
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COMUNICACIÓN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS
ACTOR TEMA MECANISMO FRECUENCIA
Territorial. Adelantar acciones para
implementar la Estrategiade Gobierno en línea en laEntidad Territorial.
Realizar seguimientopermanente a través decomunicaciones telefónicas,escritas o virtuales con losfuncionarios de la EntidadTerritorial en términos dever los avances de laEntidad Territorial.
Secretaría dePlaneación
Propiciar una comunicación
fluida que garantice laarticulación y diseño deestrategias para lograr laimplementación ysostenibilidad de laEstrategia GELT.
Proporcionaroportunamente lainformación necesaria de ladependencia para laactualización del sitio Web.
Generar informesnecesarios.
Garantizar el uso del correo
institucional. Participar en los talleres de
la Estrategia de Gobiernoen línea.
Garantizar el cumplimientode todos los criterios de lascinco fases de la Estrategiade Gobierno en línea.
Propiciar la generación,formulación, ajuste,seguimiento y socializacióndel plan de acción GEL dela Entidad Territorial.
Presencial:
Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho de otras
dependencias
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Quincenal
Secretaría deGobierno
Propiciar una comunicaciónfluida que garantice laarticulación y diseño deestrategias para lograr laimplementación ysostenibilidad de laEstrategia GELT.
Proporcionaroportunamente la
Presencial:
Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho de otras
dependencias
No presencial.
Comunicaciones escritas
Quincenal
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COMUNICACIÓN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS
ACTOR TEMA MECANISMO FRECUENCIA
información necesaria de ladependencia para laactualización del sitio Web.
Generar informesnecesarios.
Garantizar el uso del correoinstitucional.
Participar en los talleres dela Estrategia de Gobiernoen línea.
(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Secretaría deEducación y Salud
Propiciar una comunicaciónfluida que garantice laarticulación y diseño de
estrategias para lograr laimplementación ysostenibilidad de laEstrategia GELT.
Proporcionaroportunamente lainformación necesaria de ladependencia para laactualización del sitio Web.
Generar informesnecesarios.
Garantizar el uso del correoinstitucional.
Participar en los talleres de
la Estrategia de Gobiernoen línea.
Presencial:
Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho de otras
dependencias
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Quincenal
Secretaría deRecreaciónDeportes, Cultura y
Turismo
Propiciar una comunicaciónfluida que garantice laarticulación y diseño deestrategias para lograr laimplementación ysostenibilidad de laEstrategia GELT.
Proporcionaroportunamente lainformación necesaria de ladependencia para laactualización del sitio Web.
Generar informesnecesarios.
Garantizar el uso del correoinstitucional.
Participar en los talleres dela Estrategia de Gobierno
Presencial:
Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho de otras
dependencias
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Quincenal
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COMUNICACIÓN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS
ACTOR TEMA MECANISMO FRECUENCIA
en línea.
Oficina Jurídica
Propiciar una comunicaciónfluida que garantice laarticulación y diseño deestrategias para lograr laimplementación ysostenibilidad de laEstrategia GELT.
Proporcionaroportunamente lainformación necesaria de ladependencia para laactualización del sitio Web.
Generar informesnecesarios.
Garantizar el uso del correoinstitucional.
Participar en los talleres dela Estrategia de Gobiernoen línea.
Expedir las resolucionesnecesarias para laEstrategia de Gobierno enlínea
Lograr la publicación de lanormatividad de la EntidadTerritorial.
Lograr la publicación de losContratos en el SistemaElectrónico de ContrataciónPública SECOP- PUC.
Lograr la publicación de loscontratos en el sitio Web.
Presencial:
Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho de otrasdependencias
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, Actosadministrativos, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Quincenal
Oficina de
Contabilidad
Propiciar una comunicaciónfluida que garantice laarticulación y diseño deestrategias para lograr laimplementación ysostenibilidad de laEstrategia GELT.
Proporcionaroportunamente lainformación necesaria de ladependencia para laactualización del sitio Web.
Generar informesnecesarios.
Garantizar el uso del correoinstitucional.
Presencial:
Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho de otras
dependencias
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Quincenal
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COMUNICACIÓN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS
ACTOR TEMA MECANISMO FRECUENCIA
Participar en los talleres dela Estrategia de Gobiernoen línea.
Garantizar la publicación dela información depresupuesto en el sistemaCHIP- FUT.
Secretaría de Vías,Infraestructura yobras Públicas
Propiciar una comunicaciónfluida que garantice laarticulación y diseño deestrategias para lograr laimplementación ysostenibilidad de la
Estrategia GELT. Proporcionar
oportunamente lainformación necesaria de ladependencia para laactualización del sitio Web.
Generar informesnecesarios.
Garantizar el uso del correoinstitucional.
Participar en los talleres dela Estrategia de Gobiernoen línea.
Presencial:
Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho de otras
dependencias
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Quincenal
Oficina de ControlInterno
Propiciar una comunicaciónfluida que garantice laarticulación y diseño deestrategias para lograr laimplementación ysostenibilidad de laEstrategia GELT.
Proporcionaroportunamente lainformación necesaria de ladependencia para laactualización del sitio Web.
Generar informesnecesarios.
Garantizar el uso del correoinstitucional.
Participar en los talleres dela Estrategia de Gobiernoen línea.
Controlar y velar por elcumplimiento de todos los
Presencial:
Alcalde Jefes de Despacho de otras
dependencias
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Quincenal
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COMUNICACIÓN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS
ACTOR TEMA MECANISMO FRECUENCIA
criterios de las cinco fasesde la Estrategia deGobierno en línea.
Armonizar los sistemas deCalidad con la Estrategia deGobierno en línea.
Validar la veracidad de lainformación publicada.
Oficina Atención alCiudadano
Propiciar una comunicaciónfluida que garantice laarticulación y diseño deestrategias para lograr laimplementación ysostenibilidad de laEstrategia GELT.
Proporcionaroportunamente lainformación necesaria de ladependencia para laactualización del sitio Web.
Generar informesnecesarios.
Garantizar el uso del correoinstitucional.
Participar en los talleres dela Estrategia de Gobiernoen línea.
Lograr la publicación de lostrámites y servicios.
Presencial:
Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho de otras
dependencias
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Quincenal
Oficina de Prensa yComunicaciones
Propiciar una comunicaciónfluida que garantice laarticulación y diseño deestrategias para lograr laimplementación ysostenibilidad de laEstrategia GELT.
Proporcionaroportunamente lainformación necesaria de ladependencia para la
actualización del sitio Web. Generar informes
necesarios. Garantizar el uso del correo
institucional. Participar en los talleres de
la Estrategia de Gobiernoen línea.
Sensibilizar y socializar con
Presencial:
Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho de otras
dependencias
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Quincenal
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COMUNICACIÓN INTERNA ENTRE DEPENDENCIAS
ACTOR TEMA MECANISMO FRECUENCIA
la comunidad los beneficiosque les ofrece la Estrategiade Gobierno en línea.
Preparar y tener actualizadoel plan de comunicacionesde la Entidad Territorial.
Lograr la publicación de loscanales de interacción delsitio Web.
Lograr la publicación deexperiencias exitosas en laEntidad Territorial.
Oficina Sistemas y/oInformática
Lograr la publicación de
información en los sitiosweb.
Lograr la publicación de lainformación de trámites yservicios en el SUIT, PEC ysitio Web.
Lograr la publicación de lasencuestas.
Lograr la publicación detodos los canales del sitioWeb.
Garantizar el uso del correoinstitucional.
Inventario de Equipos de la
Entidad Territorial
Presencial:
Alcalde o Gobernador Jefes de Despacho de otras
dependencias
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Quincenal
Tabla 5 Auditorias de Comunicación
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Ilustración 1 Comunicación Interna
Nota: Se deben involucrar todas las dependencias o áreas o departamentos que
aparecen dentro del organigrama e incluir las actividades de éstas que se encuentran
contenidas en el manual de funciones de la Entidad Territorial. También es importante
agregar al plan de comunicaciones los diagramas de flujo de las dependencias según las
vías de comunicación establecidas.
- Evaluación de campañas e impacto generado:
Es un proceso que va de la mano de las auditorias de comunicación pero que se
enfoca específicamente en calificar la efectividad o no del flujo de información
interna. Debe verificarse semanalmente o después de la realización de una
dinámica comunicativa entre los actores involucrados.
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Los Coordinadores al estar encargados de cotejar las labores de los Delegados
Territoriales, podrán solicitar oportunamente alguna asesoría o soporte a los
Asesores.
Ejemplo:
Nombre de la Campaña: "Evaluación del Impacto de la Sensibilización,
Socialización y Sostenibilidad de la Estrategia de Gobierno en línea en la Entidad
Territorial”
Descripción de la Campaña:
La Entidad Territorial desarrolló en 2011 una Campaña de Evaluación del Impacto de la
Sensibilización, Socialización y Sostenibilidad de la Estrategia de Gobierno en línea en la
Entidad Territorial.
Objetivo General:
El objetivo primordial de la campaña fue estimular la participación y sensibilización de las
autoridades de la Entidad Territorial, sobre su responsabilidad de emprender iniciativas
para la sensibilización, socialización y sostenibilidad de la Estrategia de Gobierno en línea
en cada una de las Dependencias de la Entidad.
Objetivo Específico de la Campaña:
Como un seguimiento de las iniciativas realizadas por la Entidad con el comité de
Gobierno en línea y Antitrámites se realizó una Pre y Post evaluación de la Campaña que
permitiera medir el impacto de sus contenidos los cuales fueron:
Medir logros y desaciertos de la campaña.
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Medir el conocimiento del tema, mediante la diferenciación de una serie de pautas
presentadas al entrevistado entre las que se encuentran las funciones dentro de la
Estrategia y la información que maneja cada dependencia.
Lograr información acerca de la percepción y nivel de sensibilización de losentrevistados acerca de la Estrategia de Gobierno en línea en la Entidad Territorial.
Averiguar acerca de las buenas prácticas realizadas en la Entidad y los aliados
estratégicos del programa que trabajan en el tema.
Indagar acerca de las campañas de comunicación y fuentes de información.
Evaluar la disposición a participar.
Retroalimentar a las autoridades y funcionarios de las Entidades Territoriales, con
relación a las dudas e inquietudes que aún posean sobre la Implementación de la
Estrategia de Gobierno en línea.
Fecha de la campaña:
El lanzamiento de la campaña se realizó el 09/06/11 en la Sede Principal de la Entidad
Territorial y el 18/06/2011 en el Despacho del Alcalde y/o Gobernador
Metodología usada en la campaña:
La evaluación se desarrolló en dos etapas:
La primera etapa: antes del arranque de la campaña.
La segunda etapa: al finalizar la campaña. El estudio se dirigió a dos grupos de
influencia: en primer lugar estará el grupo conformado por tomadores de decisiones en la
Entidad Territorial (Jefes de dependencias, oficinas, áreas y programas) y otro grupo que
podría considerarse de menor influencia que será representado por una muestra de los
funcionarios contratistas.
En ambos casos se recopiló y procesó información para evaluar el impacto generado por
la campaña.
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Conocer si a nivel institucional existe conciencia de la importancia que tiene la Estrategia
de Gobierno en línea. Para efectos del análisis del estudio de los dos grupos se evaluaron
las siguientes variables:
Conocimiento general sobre la Estrategia de Gobierno en línea.
Percepción y nivel de sensibilización de los entrevistados sobre el tema.
Prácticas realizadas por la Entidad para sensibilizar, socializar darle sostenibilidad a
la Estrategia en cada dependencia.
Campañas de comunicación y fuentes de información.
Disposición a participar.
Resultados de la campaña:
El informe presenta de forma detallada los resultados en las áreas evaluadas, con
respecto a:
Conocimiento general sobre el Impacto de la Sensibilización, Socialización y
Sostenibilidad de la Estrategia de Gobierno en línea en la Entidad
Territorial: conocimiento de los entrevistados acerca de los conceptos, dimensiones
y responsabilidades en la Estrategia dentro de la Entidad Territorial. Con esta
variable se midió la capacidad de entendimiento de los conceptos sobre Estrategia
de Gobierno en línea de los entrevistados con el tema.
Percepción y nivel de sensibilización de los entrevistados sobre el tema : esta
variable permitió conocer si los jefes de las dependencias se preocupan por la
sostenibilidad de la Estrategia de Gobierno en línea, si este tema es relevante para el
desarrollo de las actividades y fluidez de la información.
Prácticas realizadas en la Entidad Territorial encargada del tema: con esta
variable se conoció lo que piensa cada jefe de oficina, de manera general, acerca de
las prácticas que se realizan en el marco de la Estrategia de Gobierno en línea.
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Campañas de comunicación y fuentes de información: permitió conocer a través
de circulares, boletines electrónicos, encuestas, correos electrónicos la información o
capacitación sobre la Estrategia de Gobierno en línea.
Disposición a participar: se obtuvo información sobre la participación de los grupos
meta en medidas y prácticas y sobre la disposición de los entrevistados a participar
en acciones futuras orientadas a la Estrategia de Gobierno en línea. De igual manera
se obtuvo información acerca de la cantidad de entrevistados que ha asistido a
alguna actividad relacionada con la Estrategia y la disposición de estos de participar
en actividades que tengan que ver con ésta.
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MODELO PLAN DE COMUNICACIONES EXTERNO
Objetivo:
Optimizar el manejo y flujo de información que se genere desde los componentes que
hacen parte de la comunicación interna hacia el público en general de cada Entidad
Territorial, con el propósito de fomentar espacios de interacción rápida, eficaz y veraz, en
el marco de la Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en la Región 3
(Centrosur).
Objetivo General:
Desarrollar un plan de comunicaciones externo que permita definir qué, cómo, a quién y
qué medio utilizar para transmitir la información generada para la Estrategia de Gobierno
en línea en la Entidad Territorial, usando los diferentes medios de comunicación
dispuestos por la Entidad, el Programa Agenda de Conectividad – Estrategia de Gobierno
en línea, las entidades y aliados del Departamento; dentro de este contexto se incluye la
comunicación externa bajo el entendido del conjunto de Entidades Territoriales,
instituciones, organizaciones, aliados estratégicos y demás actores vinculados con la
Entidad Territorial y cuentan con mecanismos idóneos de comunicación e interacción.
Objetivos Específicos
Proporcionar elementos de comunicación efectivos que permitan a los diferentes
actores involucrados en la Estrategia de Gobierno en línea avanzar en la misma
dirección de acuerdo con las diferentes fases.
Generar mecanismos de comunicación a nivel externo que permitan a los actores
involucrados interactuar de manera eficaz.
Identificar flujos de comunicación externos que faciliten al Comité de Gobierno en
línea y/o Equipo de Asistencia Técnica, realizar control y seguimiento a las
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actividades desarrolladas en el avance de las fases de Gobierno en línea en la
Entidad Territorial.
Establecer horarios de atención y responsables para el manejo y uso de las
herramientas de interacción en la Entidad Territorial para establecer comunicacióncon Gobernaciones, ciudades capitales, alcaldías, ciudadanía participante,
agremiaciones, empresas, aliados estratégicos, que faciliten su vinculación con la
Estrategia de Gobierno en línea.
Socializar a través de los medios de comunicación locales, regionales y nacionales,
tanto tradicionales como alternativos, los requerimientos y avances de la Estrategia
Gobierno en línea.
Destinatarios:
Gobernaciones del Departamento, Alcaldías del Departamento, Aliados Estratégicos,
Empresarios y ciudadanos que hagan parte de las diversas Entidades Territoriales que
componen la Región 3 (Centrosur).
Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Externa:
- Contenido y mensaje a transmitir:
El contenido debe estar basado específicamente en los Productos Entregables
que se hayan obtenido en cada Entidad Territorial durante la Implementación de la
Estrategia de Gobierno en línea, principalmente las Buenas Prácticas o
Experiencias Positivas que muestren el suceso que puede llegar a tener la
ejecución de la Estrategia en cada municipio.
El mensaje a transmitir, debe recalcar la importancia del uso de las nuevastecnologías por parte de los ciudadanos y empresarios, resaltando la reducción de
gastos, tiempo y esfuerzo que implica el realizar trámites y servicios en línea a
través de las páginas web de todas y cada una de las Entidades Territoriales.
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Para crear contenidos comunicativos de calidad, es importante tener en cuenta los
las preguntas clave que hacen parte del primer párrafo que compone una noticia.
Los interrogantes a resolver deben ser:
¿Qué?
¿Cuándo?
¿Quién?
¿Dónde?
¿Por qué?
Resulta vital tener en cuenta el paradigma de la comunicación, es decir, el modelo:Emisor – Mensaje – Receptor, para reconocer que la información debe ser
adecuada al contexto del receptor para que ésta sea más efectiva.
Ejemplo: Crear un mensaje para un ejecutivo en Bogotá, no será igual de
contundente a un mensaje que se diseñe exclusivamente para un ciudadano en
Choachí.
El entorno y el contexto de la población, son los elementos que determinan losparámetros de se deben utilizar para hacer un mensaje contundente.
Con el propósito de transmitir un mismo mensaje de la Estrategia de Gobierno en
Línea, toda comunicación en un medio masivo debe seguir los siguientes
ejemplos de mensajes:
MENSAJE 1: Gobierno en línea está haciendo más fácil la relación de los
colombianos con el Estado.Texto largo: Las relaciones con el Estado son cada vez más fáciles pues a través
de Gobierno en línea las personas no sólo conocen lo que está haciendo el Estado
con los recursos de los colombianos, sino que acceden a la información y a los
servicios que prestan todas las entidades públicas del país. Con el Gobierno en
línea las personas pueden obtener un mejor servicio, calidad y economía, al
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acceder de manera fácil, ágil, oportuna y cómoda a la información y servicios del
Estado a través de los medios electrónicos.
MENSAJE 2: Debe recalcarse que es una estrategia, que es liderada por elMinisterio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y sus tres
pilares: Más eficiente, más transparente y más participativo y que preste mejores
servicios.
Texto largo: Gracias al Gobierno en línea, estrategia del Gobierno Nacional
liderada por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones que contribuye a la construcción de un Estado más eficiente, más
transparente y participativo y que preste mejores servicios mediante el
aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones(TIC), la población tiene acceso a la información pública y gestión de trámites y
servicios en los sitios Web del Estado.
MENSAJE 3: Colombia es el tercer país en e-Gobierno de América Latina.
Texto largo: De acuerdo con el recientemente publicado Reporte Global de e-
Gobierno de la Universidad de Brown, que analiza 198 países en aspectos
relacionados específicamente con el Gobierno en línea, Colombia se consolida
como el tercer país de América Latina al pasar del puesto 58 al 22, después deBrasil y México, y seguido por Chile y Panamá.
MENSAJE 4: El Decreto 1151 de 2008 define los lineamientos de la Estrategia de
Gobierno en línea, que debe ser totalmente implementada por el orden nacional
para el 2010 y por el territorial para el 2012.
Texto largo: Reconociendo que el avance del Gobierno en línea en Colombia
requiere de la voluntad política del más alto nivel, el 14 de abril del año 2008, el
señor Presidente de la República firmó el Decreto 1151, el cual establece loslineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea para la República de
Colombia, convirtiéndose sin duda alguna en la principal norma en materia de
Gobierno Electrónico que se ha expedido en nuestro país. El Decreto establece las
fases y los plazos, que se deben cumplir en el año 2010 para las entidades del
orden nacional y en el 2012 para las entidades del orden territorial, y que son el
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norte de trabajo de las entidades públicas colombianas para la construcción
colectiva del Gobierno en línea a través de proceso gradual y evolutivo, donde es
importante resaltar que no es necesario terminar una fase para empezar otra.
MENSAJE 5: Con la Estrategia de Gobierno en línea en el orden territorial se han
beneficiado a 1.046 alcaldías.
Texto largo: Actualmente, mil cuarenta y seis (1,046) alcaldías han sido
beneficiadas por la Estrategia de Gobierno en línea en el orden territorial, las
cuales recibieron conectividad a través del Programa Compartel - del Ministerio de
las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - en el marco del proyecto
de Conectividad en Banda Ancha para Instituciones Públicas; así mismo, el
Programa Gobierno en línea las ha apoyado con computadores, cuentas de correoelectrónico, la plantilla para implementar su propio sitio Web (bajo el estándar
www.municipio-departamento.gov.co), y -lo más importante-, las alcaldías han
contado y continúan teniendo capacitación y acompañamiento en campo, para sus
servidores públicos de manera que generen mayores beneficios a sus
comunidades con estas herramientas.
MENSAJE 6: Colombia es líder latinoamericano en presencia de las Entidades
Territoriales en Internet.Texto largo: El reto de implementar Gobierno en línea en todo el territorio nacional
ya es una realidad, pues el 100 % de las Entidades Territoriales del país cuentan
con un sitio Web, en lo cual Colombia se destaca como el primer país de América
Latina en tener todas sus alcaldías con presencia en Internet.
MENSAJE 7: El éxito de Gobierno en línea en los Entes Territoriales requiere del
compromiso de los Alcaldes y del involucramiento de la comunidad.
Texto largo: Desde luego, el éxito de esta iniciativa requiere del compromiso delos Alcaldes en orientar el poder de estas nuevas tecnologías para darle una mejor
atención y servicio a las personas. Y también de nosotros, como ciudadanos, en
exigirles a los Alcaldes el mejoramiento continuo de sus sitios Web, siendo los más
interesados en consultar y contar con información de interés y calidad en los sitios
de nuestras alcaldías.
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MENSAJE 8: Para consultar información o gestionar un servicio en línea del
Estado, sólo es necesario ingresar al Portal www.gobiernoenlinea.gov.co.
Texto largo: Cuando hay que hacer una vuelta o trámite con una entidad pública,como el certificado judicial o el pasaporte, la gente no tiene por qué saberse cuáles
son todas las dependencias oficiales, cómo se llaman ni de qué se encarga cada
una sino tan sólo ingresar al Portal del Estado Colombiano
www.gobiernoenlinea.gov.co, el punto integrado de acceso y ubicación de toda la
información y servicios que las entidades publican en sus propios sitios Web,
donde se encuentra desde dónde acudir y qué procedimiento seguir, hasta
programas y acciones que adelantan en su beneficio. Lo que para muchos resulta
increíble es una realidad: Acceder al Estado en un solo sitio y sin tener que ir deun lugar a otro, ya sea mediante el Portal de Gobierno en línea o a través de la
línea gratuita 01 8000 952525. Lo cual en definitiva hace más fácil la relación con
el Estado y más amena la vida de los ciudadanos.
MENSAJE 9: Información puntual sobre el Departamento en el que se encuentre.
Hay que ser claros en que el apoyo que se ha venido dando corresponde a
acompañar a los Entes Territoriales en la Fase de Información en línea y por esto
se ha beneficiado al 100% de las alcaldías de dicho Departamento (HABLARSIEMPRE EN TÉRMINOS DE PORCENTAJE), ya que eran los que necesitaban
mayor apoyo. Y que a partir del próximo año el 100% de las alcaldías del
Departamento recibirán acompañamiento en el desarrollo de las Fases de
interacción y de transacción de la Estrategia de Gobierno en línea.
- Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos:
Deben ser los medios que tengan una mayor interacción con la población de cadaEntidad Territorial, dependiendo del contexto (nivel educativo, edad, costumbres,
preferencias, etc.).
Se deben tener muy en cuenta los medios de comunicación alternativos o aquellos
que no están cobijados bajo un renombre que los preceda. Generalmente en
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Entidades Territoriales alejadas de las grandes capitales, la penetración de medios
tradicionales como la radio o la tv, no ha sido tan contundente en comparación con
alternativas expresivas como las carteleras o el perifoneo.
Se sugiere utilizar los siguientes medios para realizar una efectiva comunicación externa:
- Emisoras locales: La radio, es un medio de comunicación efectivo; pues no necesit
imágenes para poder transmitir la información y por su alcance electromagnético le es m
más fácil el poder llegar a lugares lejanos.
- Canales de TV locales o comunitarios: Facilita la emisión de mensajes para públicos
amplios y diversos en una Entidad Territorial.
- Periódicos locales: Son un medio cuya principal función consiste en presentar noticias
calificado como el medio de comunicación más influyente en materia de opinión.
- Vallas: En ciudades y carreteras, los mensajes deben ser breves y concretos, para p
ser captados en pocos segundos, ideales para despertar interés y generar expectativa e
audiencia.
- Transportes públicos: Son considerados los anuncios que se mueven, se recomie
negociar paquetes o generar convenios con las empresas de transporte público.
- Anunciador o pregonero: En algunos municipios es la práctica de comunicació
publicidad más utilizada. Se recomienda que el mensaje sea claro y fácil de entender.
- Internet: No es muy popular en las Entidades Territoriales menos desarroll
tecnológicamente debido a la escasa conectividad en estas zonas. Se recomienda genproductos que permitan una rápida navegación sin complicados lenguajes de programa
En los casos donde existan café internet se propone realizar una alianza con los propiet
para establecer como fondo de pantalla mensajes alusivos a la Estrategia de Gobiern
Línea.
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- Avisos parroquiales: En algunos municipios, las misas dominicales tiene una am
convocatoria, se recomienda utilizar un lenguaje claro y sencillo apropiado con la població
- Recursos a invertir:
Se deben invertir recursos que sean viables, es decir, no utilizar un presupuesto
desfasado que ponga en peligro las finanzas de la Entidad y del Delegado
Territorial, siendo muy precisos con los montos a utilizar durante las actividades o
capacitaciones que se efectúen.
Recursos físicos y materiales de la entidad:
1 Despacho equipado con línea telefónica e Internet,
1 Televisor
Equipos oficina (2 de mesa y 2 sillas).
Teléfonos fijos (2) y móviles (2).
1 PBX
1 Fax
Material impreso: Carteleras, folletos, postales, volantes, pendones, etc.
Recursos Tecnológicos
Las herramientas de interacción del sitio Web Institucional a través de los
siguientes canales Participación Ciudadana, Información para niños y niñas,
Servicio de Información al ciudadano y Mecanismos de Interacción ciudadana
tales como (Glosario, preguntas frecuentes, ayuda, buzón de peticiones, quejas y
reclamos, mecanismos de búsqueda, suscripción a servicios de información decorreo electrónico, encuestas de opinión a través de medios electrónicos, foros y
chats, etc.)
Equipos Informáticos (2 equipos de mesa).
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Boletines o publicaciones electrónicas.
Recursos Humanos
Nombre Cargo Dependencia Correo electrónico NúmeroTelefónico fijo ycelular
Tipo deVinculación
Perfilacadémico
NoPersona
MarialiciaPinzón
Jefe Servicioal Ciudadano
Servicio alCiudadano
310xxxxxxx
LibreNombramiento
TrabajadoraSocial
1
GloriaMontenegro
SecretariaAdministrativa
Servicio alCiudadano
315xxxxxxx
Contratista Técnico desecretariado
1
EfraínMárquez
Encargado deTrámites yServicios
Servicio alCiudadano
300xxxxxxx
Contratista Técnico desistemas
1
Tabla 6 Recursos Humanos Recursos Financieros
Monto asignado para los materiales POP y eventos, además la periodicidad de la
realización de estos.
No. Descripción del Articulo
Evento Periodicid
ad Cantidad Tinta
s Tamaño Tipo de Papel Valor
Unitario Valo
Tota
1 Folletos Campaña
Gobierno en
línea
1 vez al mes
3500 3X0 Oficio Bond 75 grms $77 $270.00+ IVA
2 Volantes Campaña
Trámites y
Servicios
1 vez bimensualmente
3000 3X0 Carta Bond 75 grms $77 $230.00+ IVA
5 Encuestas Campaña Nivel de Satisfacción
ciudadanos
1 vez al cada
semestre
70000 2X1 Oficio Bond 75 grms $56 $3.900.0+ IVA
6 Carpetas de
presentación
Campaña
Gobierno en
línea
1 vez bimensual
mente
2000 4X4 Plastificado mate
con
parcial. Tamaño
tipo
muestra
Papel tipo
muestra
$1500 $3.000.0+ IVA
7 Plegables Campaña
Gobierno en
línea
1 vez cada
semestre
70000 4x2 Carta Bond 75 grms $85 $5.900.0+ IVA
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No. Descripción del Articulo Evento Periodicid
ad Cantidad Tinta
s Tamaño Tipo de Papel Valor Unitari
o Valo
Tota
8 Calendarios Evento cierre 1 vez cada
año
300 Normal $8000 $24000+ IVA
9 Botones Evento cierre 1 vez cada
semestre
300 4,5 cms $1000 $30000IVA
10 Pendones Campaña
Gobierno en
línea
1 vez al año
2 1 pliego Papel especial para
pendones
$70000 $14000i IVA
11 Llaveros Campaña
Gobierno en
línea
1 vez cada
semestre
50 Normal $8500 $42500IVA
TOTAL $16565000 +
Tabla 7 Recursos Financieros
Ejecución de la estrategia de comunicaciones externa:
- Elaboración del calendario de acciones y sus responsables:
Para la constitución de este tipo de calendario se deben tener en cuenta la
disponibilidad horaria de los funcionarios de las Entidades Territoriales y la Entidad
Territorial en la cual se encuentre el Delegado, según como lo estipule el
cronograma de actividades. Es muy importante establecer actividades u acciones
que sean ejecutables en un tiempo medible para evitar desenfocarse endinamismos que sean irrelevantes.
También se debe tener en cuenta el estilo de vida de los pobladores de cada
Entidad Territorial, en procura de ejecutar acciones que sean efectivas según los
tiempos que utilicen para el esparcimiento y que no coincidan con actividades
laborales.
Por cada acción a realizar se debe establecer siempre un responsable directo quese encargue de rendir cuenta de lo ocurrido, de modo que siempre se pueda
evaluar la eficiencia del proceso comunicativo externo.
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Los Delegados Territoriales son quienes deben abanderar los procedimientos a
cumplir e instar a los Funcionarios de las Alcaldías o Gobernaciones, ha
involucrarse y apropiarse de la Estrategia de Gobierno en línea por ser el personal
que tiene información de primera mano sobre cada una de las EntidadesTerritoriales.
Ejemplo de calendario de acciones:
NombredelEvento
Breve descripcióndel evento
Fechadeinicio
Fechade fin
NombreEncargado
Cargo Dependencia
Correoelectrónico
Teléfofijo celula
Carnaval Tiene como propósitodifundir, promocionary abrir nuevosespacios para elencuentro eintercambio a travésdel carnaval en susdiferentes géneros ymodalidades, este hatomado la iniciativadesde el año 2009.
15/09/11 15/09/11 MarthaGuzmán
Jefe deCultura yTurismo
Cultura yTurismo
318xxxx
Encuentrode Danza
Es un evento quepretende convocar atodos los artistasactivos de la danzalocal , nacional y esteaño internacional , enun solo escenario sinel apremio de lacompetencia, tan soloel ánimo de compartir, conocernos y
reconocernos en ladiversidad de visiónhacia el trabajodanzario.
05/05/2011
05/05/2011
MarthaGuzmán
Jefe deCultura yTurismo
Cultura yTurismo
320xxxx
El día delmaestro
El Día del Maestro esuna festividad en laque se celebra alos maestros,catedráticosy profesores. En elcaso de América.
LidaJuárez
Jefe deEducación
SecretariadeEducación
301xxxx
Halloween Celebración anualpara los niños.
31-10-11
31-10-11
MilenaSandoval
JefeOficinaServicio alciudadano
Servicio alciudadano
300xxxx
El día dela raza
Día de la Raza es elnombre que recibenen la mayoría de lospaíses hispanoamericanos las fiestas del 12de octubre enconmemoracióndel avistamiento detierra por elmarinero Rodrigo deTriana en 1492, luegode haber navegado
12-10-11
12-10-11
MarthaGuzmán
Jefe deCultura yTurismo
Cultura yTurismo
320xxxx
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más de dos meses almando de CristóbalColón a lo queposteriormente sedenominaría América.
El día delidioma ydel libro
El 23 de abril secelebra el Día Mundialdel Idioma Español enhonor alescritor Miguel deCervantes Saavedra,era una figuraimportante en laliteratura del idiomaespañol, que murió enese mismo día en elaño 1616. Además,ese mismo día, segúncalendario Julianomurió WilliamShakespeare.
23-04-11
23-04-11
LidaJuárez
Jefe deEducación
SecretariadeEducación
301xxxx
El día delagua
El Día Mundial delAgua se origina en la
Conferencia delas NacionesUnidas para el MedioAmbiente y elDesarrollo en Río deJaneiro, Brasil del 3-14 Junio de 1992,después de la cual, LaAsamblea General delas Naciones Unidasadoptó el 22 dediciembre de 1992 laresolución por la queel 22 de marzo decada año, fuedeclarado Día Mundialdel Agua.
03-06-11
14-06-11
MiguelRobledo
Jefe demedio
ambiente
Medioambiente
medioambiente@munici
pio-departamento.gov.co
312xxx
El día delpadre
El Día del Padre o Díade los Padres es undía conmemorativo enel cual se celebraal padre dentro dela familia
Segundodomingodel año
Segundodomingodel año
MarthaGuzmán
Jefe deCultura yTurismo
Cultura yTurismo
320xxxx
El día dela madre
El Día de laMadre o Día de lasMadres es unafestividad que secelebra en honor delas madres. Secelebra en diferentesfechas del año segúnel país. Elmoderno Día de la
Madre fue creadopor Julia Ward Howe,en 1870,originalmente como undía de madres por lapaz, que luego seconvirtió en un díapara que cada familiahonrase a su madre.Finalmente ha sidoaceptado como
Primerdomingodel año
Primerdomingodel año
MarthaGuzmán
Jefe deCultura yTurismo
Cultura yTurismo
320xxxx
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festividad en muchoslugares del mundo.
Fiestas delmunicipio
Se celebra lafundación o creacióndel municipio y serealiza una vez cadados años.
10-12-11
15-12-11
MarthaGuzmán
Jefe deCultura yTurismo
Cultura yTurismo
320xxxx
El día delniño
El Día del Niño o DíaUniversal del Niño esun día consagrado ala fraternidad y a lacomprensión entre losniños del mundo ydestinado aactividades para lapromoción delbienestar y delos derechos de losniños del mundo.
01-06-11
01-06-11
MarthaGuzmán
Jefe deCultura yTurismo
Cultura yTurismo
320xxxx
El día dela tierra
El Día de la Tierra esun día festivocelebrado en muchospaíses el 22 de abril.
Su promotor,el senador estadounidense Gaylord Nelson,instauró este día paracrear una concienciacomún a losproblemas dela superpoblación, laproduccióndescontaminación, laconservación dela biodiversidad yotras preocupacionesambientales paraproteger la Tierra.
22-04-11
22-04-11
MarthaGuzmán
Jefe deCultura yTurismo
Cultura yTurismo
culturayturismo@municipio-departament
o.gov.co
320xxxx
La fiestade lostomates
Se celebra todos losaños en elcorregimiento xxx.
10-03-11
10-03-11
MarthaGuzmán
Jefe deCultura yTurismo
Cultura yTurismo
320xxxx
El día delatecnologíay laciencia
El 10 de abril secelebra el día de laCiencia y de laTécnica.
10-04-11
10-04-11
MiguelRincón
Jefe desistemas
Sistemas [email protected]
314xxx
Tabla 8 Calendario de acciones
Nota: Es importante que en este calendario se indiquen todos los Eventos o Actividades o
acciones internas programadas; es importante involucrar a todos las Dependencias o
Departamentos o áreas o oficinas responsables dentro de la Entidad: Gobierno en línea,
alta dirección, Direcciones y/o Programas de la entidad, Planeación, Gobierno, Educación,
Atención al Ciudadano, Comunicaciones y/o Prensa, Sistemas y/o Informática, Sistema de
Gestión de Calidad, Jurídica, Contabilidad y demás existentes en la misma.
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- Sistemas de seguimiento y control:
La comunicación externa es base primordial que debe utilizar la Estrategia de
Gobierno en línea para llegar hasta los Aliados Estratégicos, Empresarios yCiudadanos de cada Entidad Territorial, por ende, es necesario efectuar un
seguimiento y control oportuno por cada actividad a ejecutar.
Es necesario generar mecanismos de control que sean perfectamente medibles y
establecidos en consenso entre los Delegados y Funcionarios de cada Alcaldía o
Gobernación, con el apoyo de cada Coordinador.
Para optimizar este proceso, los componentes que hacen parte de lacomunicación externa cuentan con las diversas herramientas de interacción como
lo son el sitio Web institucional a través del chat, el foro, preguntas frecuentes,
buzón de peticiones, quejas y reclamos, contáctenos, ayuda, mecanismos de
búsqueda, suscripción a servicios de información de correo electrónico, encuestas
de opinión, correo electrónico, etc.
Ejemplo:
Actividad Instrumento Periodicidad
NombreEncargado
Cargo Dependencia
Correoelectrónico
Teléfonofijo ycelular
Sitio Web Reportes deseguimiento de lasherramientas deinteracción de laweb.
mensual Jefe deprensa
Oficina dePrensa
Encargadositio web
310xxxxxxx
Correoelectrónicocontáctenos
Reportes deusabilidad yrespuestas delcorreo electrónicoinstitucionalcontáctenos
mensual Todas lasdependencias
Todaslasdependencias
Todas lasdependencias
310xxxxxxx
Chat Reportes de
usabilidad yrespuestas del chat
mensual Todas las
dependencias
Todas
lasdependencias
Todas las
dependencias
contactenos
@municipio-departamento.gov.co
310xxxxxxx
Foro Reportes deusabilidad yrespuestas del foro
mensual Todas lasdependencias
Todaslasdependencias
Todas lasdependencias
310xxxxxxx
Encuestasde opinión
Reportes deusabilidad de las
mensual Todas lasdependen
Todaslas
Todas lasdependencia
contactenos@municipio-
310xxxxxxx
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encuestas. cias dependencias
s departamento.gov.co
preguntasfrecuentes
Reportes deusabilidad yrespuestas de laspreguntasfrecuentes
mensual Todas lasdependencias
Todaslasdependencias
Todas lasdependencias
310xxxxxxx
buzón depeticiones,quejas yreclamos
Reportes deusabilidad yrespuestas delbuzón de peticiones,quejas y reclamos
mensual Todas lasdependencias
Todaslasdependencias
Todas lasdependencias
310xxxxxxx
Tabla 9 Seguimiento y Control
Nota: Es necesario controlar y seguir cómo se van desarrollando las acciones y medir el
impacto generado con el objetivo de poder tomar decisiones y acciones de mejora para la
consecución de los objetivos del plan de comunicaciones planteado.
- Auditorías de comunicación:
Se debe controlar y revisar el flujo de información que se efectúe entre los actores
de la comunicación externa, tratando de evitar generar desinformación o peor aún,
una distorsión de la misma. Este proceso lo deben realizar en conjunto, los
Delegados y los Funcionarios de cada una las Entidades Territoriales.
Para este proceso también es clave la retroalimentación que se reciba por parte de
la comunidad y los empresarios, en pro de desarrollar un proceso comunicativo
más eficiente en cada Entidad Territorial.
COMUNICACIÓN EXTERNA ENTRE ALCALDÍAS, GOBERNACIONES, ÁREAS METROPOLITANAS, EMPRESAS, YCIUDADANOS
ACTOR TEMA MECANISMO FRECUENCIA
Gobernaciones ySecretarios dedespacho
Propiciar una comunicación fluidaque garantice la articulación ydiseño de estrategias para lograr
la implementación ysostenibilidad de la EstrategiaGELT en estas entidadesterritoriales.
Lograr que estos entesterritoriales cumplan con loscriterios de la fase de informacióny avance en la fase deinteracción.
Presencial:
Alcaldes de todo el país
Gobernadores de todo el país Jefes de Despacho de otras
dependencias Secretarios de despacho Ciudadanos Empresarios Aliados Estratégicos Rectores de Instituciones Educativas Diputados Concejales
Mensual
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COMUNICACIÓN EXTERNA ENTRE ALCALDÍAS, GOBERNACIONES, ÁREAS METROPOLITANAS, EMPRESAS, YCIUDADANOS
ACTOR TEMA MECANISMO FRECUENCIA
Obtener la información y realizar
seguimiento del proceso deAcompañamiento y capacitación.
Evaluar y realizar control yseguimiento a las actividadesejecutadas en el proceso deAcompañamiento y Capacitaciónen las Entidades Territoriales delDepartamento.
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Alcaldes y
Secretarios dedespacho
Propiciar una comunicación fluidaque garantice la articulación ydiseño de estrategias para lograrla implementación ysostenibilidad de la EstrategiaGELT en estas entidadesterritoriales.
Lograr que estos entesterritoriales cumplan con loscriterios de la fase de informacióny avance en la fase deinteracción
Garantizar la apropiación ysostenibilidad de la EstrategiaGEL
Presencial:
Alcaldes de todo el país Gobernadores de todo el país Jefes de Despacho de otras
dependencias Secretarios de despacho Ciudadanos Empresarios Aliados Estratégicos Rectores de Instituciones Educativas Diputados Concejales
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Mensual
ContraloríasDepartamentales
Lograr la vinculación de estasinstituciones como entes facilitadorespara la implementación ysostenibilidad de la EstrategiaGobierno en línea al nivel municipal ydepartamental.
Evaluar y realizar control yseguimiento a las actividadesejecutadas en el proceso deAcompañamiento y Capacitación de laEstrategia de Gobierno en línea a lasEntidades Territoriales delDepartamento.
Presencial Gobernadores Alcaldes Asamblea Concejo
No presencial Comunicaciones escritas
(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Correo electrónico institucionalComunicaciones escritas
Llamadas telefónicas
Asambleasdepartamentales
Propiciar una comunicación fluidaque garantice la articulación ydiseño de estrategias para lograrla implementación ysostenibilidad de la EstrategiaGELT en estas entidadesterritoriales.
Presencial:
Alcaldes de todo el país Gobernadores de todo el país Jefes de Despacho de otras
dependencias Secretarios de despacho
Mensual
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COMUNICACIÓN EXTERNA ENTRE ALCALDÍAS, GOBERNACIONES, ÁREAS METROPOLITANAS, EMPRESAS, YCIUDADANOS
ACTOR TEMA MECANISMO FRECUENCIA
Lograr la vinculación de las
Asambleas para que seconviertan en facilitadores ycontroladores de laimplementación y sostenibilidadde la Estrategia Gobierno enlínea al nivel municipal.
Ciudadanos Empresarios Aliados Estratégicos Rectores de Instituciones Educativas Diputados Concejales
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Concejosmunicipales
Lograr la vinculación de los Concejospara que se conviertan enfacilitadores y controladores de laimplementación y sostenibilidad de laEstrategia Gobierno en línea al nivelmunicipal.
Presencial:
Alcaldes de todo el país Gobernadores de todo el país Jefes de Despacho de otras
dependencias Secretarios de despacho Ciudadanos Empresarios Aliados Estratégicos Rectores de Instituciones Educativas Diputados Concejales
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Mensual
Alcaldías del
Departamento
Propiciar acciones para lahabilitación y apropiación eficazde sistemas y servicios en losdepartamentos y áreasmetropolitanas, comoherramientas de apoyo a lagestión pública y para promoverla participación ciudadana.
Evaluar y realizar control yseguimiento a las actividadesejecutadas en el proceso deAcompañamiento y Capacitación
Lograr que estos entesterritoriales cumplan con loscriterios de la fase de informacióny avance en la fase deinteracción
Presencial:
Alcaldes de todo el país Gobernadores de todo el país Jefes de Despacho de otras
dependencias Secretarios de despacho Ciudadanos Empresarios
Aliados Estratégicos Rectores de Instituciones Educativas Diputados Concejales
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,
Mensual
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COMUNICACIÓN EXTERNA ENTRE ALCALDÍAS, GOBERNACIONES, ÁREAS METROPOLITANAS, EMPRESAS, YCIUDADANOS
ACTOR TEMA MECANISMO FRECUENCIA
Garantizar la apropiación y
sostenibilidad de la EstrategiaGEL
memorandos, informes, reportes, etc). Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Áreasmetropolitanas
Lograr que estos entesterritoriales cumplan con loscriterios de la fase de informacióny avance en la fase deinteracción
Garantizar la apropiación ysostenibilidad de la EstrategiaGEL
Presencial:
Alcaldes de todo el país Gobernadores de todo el país Jefes de Despacho de otras
dependencias Secretarios de despacho Ciudadanos Empresarios Aliados Estratégicos Rectores de Instituciones Educativas Diputados Concejales
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Mensual
Empresas
Vincular a la estrategia GELT lasinstituciones educativas de losentes con el fin de que apoyen lasocialización y capacitación a lacomunidad en los temasrelacionados con la EstrategiaGobierno en línea.
Lograr la publicación deinformación de empresarios enlos sitios web.
Presencial:
Alcaldes de todo el país Gobernadores de todo el país
Jefes de Despacho de otrasdependencias Secretarios de despacho Ciudadanos Empresarios Aliados Estratégicos Rectores de Instituciones Educativas Diputados Concejales
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos
Mensual
Comunidad
Socializar con la comunidad losbeneficios que les ofrece laEstrategia Gobierno en línea.
Vincular a la comunidad en losprocesos de la Estrategia deGobierno en línea territorial conel fin de convertirlos en
Presencial:
Alcaldes de todo el país Gobernadores de todo el país Jefes de Despacho de otras
dependencias Secretarios de despacho Diputados
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COMUNICACIÓN EXTERNA ENTRE ALCALDÍAS, GOBERNACIONES, ÁREAS METROPOLITANAS, EMPRESAS, YCIUDADANOS
ACTOR TEMA MECANISMO FRECUENCIA
beneficiarios, veedores y
controladores de la misma.
Concejales
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos Talleres
InstitucionesEducativasDepartamentales
Vincular a la estrategia GEL lasinstituciones educativas de los entesterritoriales con el fin de que apoyen lasocialización y capacitación a lacomunidad en los temas relacionadoscon la Estrategia Gobierno en línea.
Presencial:
Alcaldes de todo el país Gobernadores de todo el país Jefes de Despacho de otras
dependencias Secretarios de despacho Diputados Concejales
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos Talleres
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Aliados Estratégicos
Vincular a la estrategia GELT lasinstituciones educativas de los entescon el fin de que apoyen lasocialización y capacitación a lacomunidad en los temas relacionadoscon la Estrategia Gobierno en línea.
Presencial:
Alcaldes de todo el país Gobernadores de todo el país Jefes de Despacho de otras
dependencias Secretarios de despacho Diputados Concejales
No presencial.
Comunicaciones escritas(Documentos, Actas, circulares,memorandos, informes, reportes, etc).
Llamadas telefónicas Correos electrónicos Talleres
Mensual
Tabla 10 Auditorias de comunicación
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Ilustración 2 Comunicación Externa
Nota: Se deben involucrar todas las dependencias o áreas o departamentos que
aparecen dentro del organigrama e incluir las actividades de éstas que se encuentran
contenidas en el manual de funciones de la Entidad Territorial. También es importante
agregar al plan de comunicaciones los diagramas de flujo de las dependencias según las
vías de comunicación establecidas.
- Evaluación de campañas e impacto generado:
Es un proceso que va de la mano de las auditorias de comunicación pero que se
enfoca específicamente en calificar la efectividad o no del flujo de comunicación
interna. Debe efectuarse semanalmente o después de la realización de una
dinámica comunicativa entre los actores involucrados en la comunicación interna.
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Los Coordinadores Territoriales al estar encargados de verificar las labores de los
Delegados Territoriales, podrán solicitar oportunamente alguna asesoría o soporte
a los Asesores.
También se debe tener en cuenta la opinión e impresiones del público en general y
de los empresarios para medir directamente el impacto que generaron las
campañas en cada Entidad Territorial.
Ejemplo:
Nombre de la Campaña: "Evaluación del Impacto de la Campaña de la Estrategia deGobierno en línea a las Instituciones Educativas”
Descripción de la Campaña:
La Entidad Territorial desarrolló en 2011 una Campaña de Impacto de la Estrategia de
Gobierno en las Instituciones Educativas.
Objetivo General:
El objetivo primordial de la campaña fue estimular la participación, sensibilización y
capacitación de la ciudadanía en las Instituciones Educativas del municipio, con el fin de
incentivar el uso del sitio Web y de las herramientas de interacción del mismo. Además
de socializar los correos electrónicos institucionales de la Entidad para las solicitudes de
la ciudadanía y sus responsables.
Objetivos Específico de la Campaña:
Como un seguimiento de las iniciativas realizadas por la Entidad con el equipo encargado
del Plan de comunicaciones, se realizó una Pre y Post evaluación de la Campaña que
permitiera medir el impacto de sus contenidos los cuales fueron:
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Medir logros y desaciertos de la campaña.
Medir el conocimiento del tema.
Lograr información acerca de la percepción y nivel de sensibilización a los
entrevistados acerca de las herramientas de interacción. Averiguar acerca del uso y manejo del sitio Web Institucional por los estudiantes y
docentes.
Indagar acerca de las campañas de comunicación y fuentes de información.
Evaluar la disposición a participar.
Fecha de la campaña:
El lanzamiento de la campaña se realizó el 10/02/11 en la Sede Central del Colegio LaMaría y el 18/03/2010 en el Colegio La Merced y el 20/04/11 en el Colegio Los
Comuneros.
Metodología usada en la campaña:
En estas tres instituciones se dictó la conferencia sobre "El sitio Web Institucional, sus
herramientas de interacción y correos electrónicos", a cargo de la Ing. Liliana Domínguez,
egresada de la Universidad Cooperativa de Colombia y encargada del sitio Webinstitucional de la Entidad Territorial.
Para evaluar el impacto generado por la Campaña, durante los tres meses se diseñó y
remitió una “Encuestas de evaluación” a todos los participantes (Docentes, Rectores y
Estudiantes de las Instituciones), se procesaron y se enviaron los resultados de las
mismas. Algunas menciones destacadas son: excelente, buenísima campaña,
felicitaciones, comparto la campaña y todas sus acciones.
Resultados de la campaña:
El informe presenta de forma detallada los resultados en las áreas evaluadas, con
respecto a:
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Conocimiento general sobre el Impacto de la Campaña de la Estrategia de
Gobierno en línea a las Instituciones Educativas: Conocimiento de los
entrevistados acerca de los conceptos y responsabilidades en la Estrategia como
ciudadano haciendo uso y manejo de las herramientas de interacción que tiene adisposición a través del sitio Web la Entidad Territorial. Con esta variable se midió la
capacidad de entendimiento de los conceptos de los entrevistados con el tema.
Percepción y nivel sensibilización de los entrevistados sobre el tema : Esta
variable permitió conocer si los Rectores, Docentes y Estudiantes se preocupan por
usar el sitio Web Institucional de la Entidad Territorial, si este tema es relevante para
el desarrollo de las actividades y para fluidez de la información entre ciudadano -
Entidad.
Prácticas realizadas en la Entidad Territorial encargada del tema: Con esta
variable se conoció lo que piensa cada Rector, Docente, Estudiante, de manera
general, acerca de las herramientas de interacción.
Campañas de comunicación y fuentes de información: Permitió conocer a través
de, encuestas en línea, correos electrónicos la información, quejas y reclamos,
preguntas frecuentes y la capacitación sobre las herramientas del sitio Web de laEntidad Territorial tiene para la ciudadanía en general.
Disposición a participar: Se obtuvo información sobre la participación de los grupos
meta en medidas y prácticas y sobre la disposición de los entrevistados a participar
en acciones futuras orientadas a la ciudadanía en general en las herramientas de
participación ciudadana y comunicarse por medios electrónicos con la Entidad
Territorial. De igual manera se obtuvo información acerca de la cantidad de
entrevistados que ha asistido a alguna actividad relacionada con el sitio WebInstitucional y la disposición de estos de participar en actividades que tengan que
ver con éstos temas.
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Glosario
Canales o soportes: Instrumento a través del cual se transmite el mensaje.
Códigos el lenguaje que se emplea en la comunicación
Comunicación: Proceso de transmisión y recepción de ideas, información
y mensajes.
Comunicación ascendente: Esta comunicación fluye desde los
subordinados a los superiores y continúa ascendiendo por la jerarquía
organizativa.
Comunicación cruzada: La comunicación cruzada incluye el flujo
horizontal de información entre personas de niveles organizativos iguales o
similares, y el flujo diagonal entre personas en diferentes niveles que no
tienen relaciones de dependencia directa.
Comunicación descendente: Este tipo de comunicación fluye de las
personas situadas en los niveles más altos de la jerarquía organizativa
hacia las que se encuentran en los niveles inferiores.
Comunicación formal: es toda aquella comunicación fomentada por ladirección de la empresa y que fluye por los canales formalmente
establecidos.
Comunicación informal: es la comunicación que surge de forma
espontánea en las organizaciones debido a la interacción social entre sus
miembros, por lo que es tan variada, dinámica e inconstante como las
personas. Dentro de ésta se incluye al rumor.
Cuadro de mando: Herramienta de gestión que facilita la toma dedecisiones, y que recoge un conjunto coherente de indicadores que
proporcionan a la alta dirección y a las funciones responsables una visión
comprensible del negocio o de su área de responsabilidad. La información
aportada por el cuadro de mando, permite enfocar y alinear los equipos
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directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos con las
estrategias de la organización.
Documento de mejora: Documento que contiene la información relativa al
Plan de mejora existente en una entidad. Emisor: la persona (o grupo de personas) que trata de hacer partícipe a
otros de lo que él posee.
Entidad: Entiéndase por entidad un Centro, un Departamento, un Servicio o
cualquier unidad administrativa o de servicios, organizada de forma que
tenga competencias directas sobre planes o procesos.
Estrategia: Plan estructurado para lograr objetivos.
Grupo de Mejora: Conjunto de personas que pretenden alcanzarpropósitos u objetivos comunes (profesionales), tienen un sentido de
identidad compartido, ofrecen oportunidades de participación e interacción
entre sus miembros; están dotados de cohesión interna; tienen una
estructura de funcionamiento y una duración limitada y medible en el
tiempo.
Indicador: Dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la
evolución de un proceso o de una actividad.”
Mensaje: la expresión del contenido de la comunicación.
Misión: Objeto de ser de una entidad. Lo que la diferencia de otra de la
misma naturaleza.
Plan de Comunicación: Estrategias de comunicación que permiten a
través de los medios y soportes adecuados cubrir las necesidades de
comunicación que presentan los individuos y grupos que componen una
organización.
Procedimiento: conjunto de fases sucesivas de un fenómeno u operación
artificial y que se caracteriza por estar definido explicita y documentalmente.
Se trata de aquellos documentos que establecen las responsabilidades y
los criterios seguidos en las actuaciones relacionadas con la
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estandarización y la racionalización de tareas realizadas en la gestión y
prestación de servicios. Son objeto de procedimiento aquellas facetas o
conjunto de actividades que sean consideradas relevantes para una
determinada área funcional en función de: el consumo de recursos, elimpacto en la satisfacción de los usuarios, objetivos directivos u otro criterio
previamente establecido.
Proceso: conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se
encadenan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado
que satisfaga plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido.
Propietario del objetivo: Persona responsable de la realización de las
acciones y recursos necesarios, para garantizar la consecución del mismo. Propietario del proceso: Persona responsable de la gestión del proceso
asignado y por tanto de sus resultados, de su rentabilidad, y de la
organización necesaria para el óptimo funcionamiento del proceso.
Receptor: la persona o grupo de personas a quién se dirige el mensaje en
un proceso de comunicación.
Retroalimentación: el feedback, momento en el que el emisor se convierte
en receptor para captar la comprensión, o la respuesta a su mensaje. La
retroalimentación nos permite conocer el éxito de la comunicación.
Ruido: entendemos cualquier tipo de interferencia producida durante el
proceso de comunicación, que dificulta la circulación de los mensajes, o los
desvirtúa.
Tipo de comunicación Descendente: fluye desde la dirección hacia los
empleados. Se utiliza para dirigir, coordinar, informar al trabajador sobre las
tareas a realizar, los objetivos y la política empresarial, la evaluación del
desempeño, las actividades, los servicios, los beneficios que ofrecen la
empresa, la situación económica, etc. Entre sus fines está
fundamentalmente la motivación.
Tipo de comunicación Ascendente: fluye desde los empleados hacia la
dirección a través de los canales que se prevean para ello.
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Tipo de comunicación Horizontal: Los grupos de trabajo. Consiste en la
transmisión de información entre personas que están en un mismo nivel
jerárquico, o la que se produce entre personas que están en un nivel
distinto, con o sin dependencia directa y se encuentran o no en diferentesentidades.
Tipo de comunicación Informal: el rumor
Tipo de comunicación Formal: es la que se produce dentro de una
organización de forma estructurada, de acuerdo con la jerarquía establecida
y respetando determinadas normas y reglas.
