Modificar el procedimiento relacionado con la solicitud de

“Consolidemos nuestro país marítimo” Dirección Carrera 54 No. 26-50 CAN, Bogotá, D. C.

Teléfono (1) 220 0490. Línea Anticorrupción 01 8000 911 670 Línea gratuita de Atención al Ciudadano: Nacional 01800 115 966 – Bogotá 328 6800

[email protected] - www.dimar.mil.co

CIRCULAR N° CR-20180917 Bogotá, D. C., 24 de Noviembre de 2018 PARA : Señores Subdirectores – Capitanes de Puerto – Directores de Centro de

Investigación – Coordinadores de Grupo – Comandantes Uniflotes – Intendentes Regionales – Responsables de Señalización – Jefes de Área

ASUNTO: Socialización procedimiento solicitud permisos.

1. OBJETIVO

Modificar el procedimiento relacionado con la solicitud de permisos a los que puede hacer uso el funcionario público, para ausentarse de sus labores cotidianas, de forma justificada y con aprobación de su jefe inmediato.

2. ALCANCE

Aplica a todos los empleados públicos de la planta y personal civil del Ministerio de Defensa Nacional - Dirección General Marítima y al personal militar y civil de la Armada Nacional en comisión en la Dirección General Marítima, bajo la coordinación del Grupo de Coordinación General.

3. DEFINICIONES

Permiso: Se define como la cesación temporal, no periódica de la prestación de servicios por parte del funcionario por causa determinada y autorizada por la Entidad. El funcionario previo aviso y con causa justificada puede ausentarse del trabajo con derecho a remuneración. El permiso tendrá los siguientes periodos de duración:

Permiso Corto

Es una ausencia laboral justificada, remunerada y concedida por la Entidad a un funcionario, con una duración hasta (8) horas, destinada a la realización de actividades de carácter personal, no institucional, este es autorizado por el Jefe Inmediato del funcionario.

Permiso Especial:

KtA

Z U

SX

u M

/e2

U8J

m y

K0L

2/y

g yb

0=C

opia

en

pape

l aut

éntic

a de

doc

umen

to e

lect

róni

co. L

a va

lidez

de

este

doc

umen

to p

uede

ver

ifica

rse

ingr

esan

do a

http

s://s

ervi

cios

.dim

ar.m

il.co

/SE

-tra

mite

senl

inea

Doc

umen

to fi

rmad

o di

gita

lmen

te




Es una ausencia laboral justificada, remunerada y concedida por la Entidad a un funcionario, destinada a la realización de actividades de carácter personal, no institucional, que puede tener una duración mayor a una jornada laboral (8 horas) y hasta tres (3) días, para el personal civil de Planta Dimar y ARC; este permiso puede ser autorizado o negado por el Jefe Inmediato. Para el personal militar, el Permiso Especial va desde ocho (8) horas y hasta cinco (5) días, estos permisos deben ser solicitados al Coordinador General y deben contar con el visto bueno del Jefe de Dependencia. Los permisos descritos en este procedimiento, no corresponden a los que tienen por derecho los funcionarios como: licencias de maternidad, paternidad o por luto.

Permiso Fuera de la Guarnición:

Estos permisos son autorizados por los Comandantes de las Unidades y operan únicamente para el personal militar bajo su mando, el solicitante debe diligenciar su salida previo consentimiento del Jefe de Dependencia y con el visto bueno del Maestro de Armas o Encargado de Personal. INSTRUCCIONES GENERALES 1. Los permisos deben ser elaborados en el Sistema de Gestión Electrónica de Archivos

(SGDEA), siguiendo los lineamientos indicados en el Anexo “A” y en el instructivo de diligenciamiento al respaldo del formato.

2. Los permisos fuera de la guarnición del personal militar, deben ser autorizados por el Comandante de cada unidad o por el Segundo al Mando delegado para tal fin.

3. El personal civil no requiere del trámite de permiso para salir de la guarnición, pero sí debe dejar registrada la dirección y el número telefónico del lugar a donde se dirige en la Oficina de Personal e informar al Jefe Inmediato para su conocimiento.

4. Cuando el Funcionario por alguna razón no pueda llegar a tiempo a la Unidad, debe

comunicarse a la mayor brevedad con el Jefe Inmediato, a su vez debe justificar por escrito el motivo de su retardo al término de su ausencia.

5. Todas las ausencias del puesto de trabajo deben ser justificadas documentalmente por el

trabajador. 6. Cuando el trabajador no se presente al cumplimiento de sus laborares sin justa causa, o se

disfrute indebidamente de un permiso o licencia y no se justifique adecuadamente, se iniciará el correspondiente procedimiento de deducción a la persona por el día no laborado y el descanso dominical (artículo 173 del código sustantivo del trabajo).

KtA

Z U

SX

u M

/e2

U8J

m y

K0L

2/y

g yb

0=C

opia

en

pape

l aut

éntic

a de

doc

umen

to e

lect

róni

co. L

a va

lidez

de

este

doc

umen

to p

uede

ver

ifica

rse

ingr

esan

do a

http

s://s

ervi

cios

.dim

ar.m

il.co

/SE

-tra

mite

senl

inea

Doc

umen

to fi

rmad

o di

gita

lmen

te




7. Es deber de toda persona que se encuentre laborando en la Dirección General Marítima conocer, cumplir, y hacer que se cumpla las disposiciones internas de la entidad.

8. Los Jefes de Dependencias y Comandantes de Unidades, impartirán las instrucciones necesarias y exigirán al recurso humano que labora en sus dependencias el cumplimiento de la presente orden.

Atentamente, Anexo “A” Instructivo Elaboración Permisos

KtA

Z U

SX

u M

/e2

U8J

m y

K0L

2/y

g yb

0=C

opia

en

pape

l aut

éntic

a de

doc

umen

to e

lect

róni

co. L

a va

lidez

de

este

doc

umen

to p

uede

ver

ifica

rse

ingr

esan

do a

http

s://s

ervi

cios

.dim

ar.m

il.co

/SE

-tra

mite

senl

inea

Doc

umen

to fi

rmad

o di

gita

lmen

te

Capitán de Navío Capitán de Navío HERNANDO GARCIA GOMEZ

Coordinador Grupo de Coordinación General




ANEXO “A” INSTRUCTIVO ELABORACIÓN PERMISOS

El procedimiento para solicitar permisos, inicia con el trámite a través de la plataforma SGDEA, para lo cual se deben seguir los siguientes pasos: 1. El funcionario solicitante del permiso ingresa al aplicativo SGDEA con su usuario y

contraseña.

2. En la pestaña Expedientes selecciona las opciones Señal \ Iniciar Señal

KtA

Z U

SX

u M

/e2

U8J

m y

K0L

2/y

g yb

0=C

opia

en

pape

l aut

éntic

a de

doc

umen

to e

lect

róni

co. L

a va

lidez

de

este

doc

umen

to p

uede

ver

ifica

rse

ingr

esan

do a

http

s://s

ervi

cios

.dim

ar.m

il.co

/SE

-tra

mite

senl

inea

Doc

umen

to fi

rmad

o di

gita

lmen

te




3. Se diligencian los datos correspondientes a: Dependencia originadora, Asunto (debe incluir el tipo de permiso y el nombre del solicitante), Nivel de confidencialidad, Grupo Fecha y Hora, Precedencia y posteriormente se hace clic en el botón Iniciar Señal.

4. En la ventana siguiente, se hace clic sobre la opción Cambiar Plantilla

KtA

Z U

SX

u M

/e2

U8J

m y

K0L

2/y

g yb

0=C

opia

en

pape

l aut

éntic

a de

doc

umen

to e

lect

róni

co. L

a va

lidez

de

este

doc

umen

to p

uede

ver

ifica

rse

ingr

esan

do a

http

s://s

ervi

cios

.dim

ar.m

il.co

/SE

-tra

mite

senl

inea

Doc

umen

to fi

rmad

o di

gita

lmen

te




5. El en menú contextual que se despliega, se hace doble clic sobre la opción Señal Permiso y se confirma haciendo clic en el botón Aceptar.

6. Para iniciar con la edición del documento se hace clic en la opción Editar para descargar la plantilla.

KtA

Z U

SX

u M

/e2

U8J

m y

K0L

2/y

g yb

0=C

opia

en

pape

l aut

éntic

a de

doc

umen

to e

lect

róni

co. L

a va

lidez

de

este

doc

umen

to p

uede

ver

ifica

rse

ingr

esan

do a

http

s://s

ervi

cios

.dim

ar.m

il.co

/SE

-tra

mite

senl

inea

Doc

umen

to fi

rmad

o di

gita

lmen

te




7. A continuación se descarga automáticamente la plantilla y se hace clic sobre el fichero descargado para iniciar la edición.

8. Se diligencia la información de los campos de permiso, de acuerdo con el instructivo que se encuentra en la segunda página del formato y con la estructura observada en esta guía.

KtA

Z U

SX

u M

/e2

U8J

m y

K0L

2/y

g yb

0=C

opia

en

pape

l aut

éntic

a de

doc

umen

to e

lect

róni

co. L

a va

lidez

de

este

doc

umen

to p

uede

ver

ifica

rse

ingr

esan

do a

http

s://s

ervi

cios

.dim

ar.m

il.co

/SE

-tra

mite

senl

inea

Doc

umen

to fi

rmad

o di

gita

lmen

te




9. Una vez terminada la edición, se cierra el documento y se suben los cambios a la plataforma presionando el botón Sí.

KtA

Z U

SX

u M

/e2

U8J

m y

K0L

2/y

g yb

0=C

opia

en

pape

l aut

éntic

a de

doc

umen

to e

lect

róni

co. L

a va

lidez

de

este

doc

umen

to p

uede

ver

ifica

rse

ingr

esan

do a

http

s://s

ervi

cios

.dim

ar.m

il.co

/SE

-tra

mite

senl

inea

Doc

umen

to fi

rmad

o di

gita

lmen

te




10. Cuando ya se han guardado los cambios y se ha subido el documento a la plataforma, se hace clic sobre la opción Posicionar firma.

11. Sobre la ventana desplegada se hace clic en la fecha Anterior para llevar la firma hacia la página 1.

KtA

Z U

SX

u M

/e2

U8J

m y

K0L

2/y

g yb

0=C

opia

en

pape

l aut

éntic

a de

doc

umen

to e

lect

róni

co. L

a va

lidez

de

este

doc

umen

to p

uede

ver

ifica

rse

ingr

esan

do a

http

s://s

ervi

cios

.dim

ar.m

il.co

/SE

-tra

mite

senl

inea

Doc

umen

to fi

rmad

o di

gita

lmen

te




12. En la siguiente ventana desplegada, se hace clic en la opción Página actual para posicionar la firma en la página donde se está ubicado y se finaliza haciendo clic en Guardar.

13. Al cerrar la ventana de posicionamiento de firma, se despliega la ventana de proyección del documento en la cual se deben diligenciar los siguientes campos: Tipo de señal (opción informativa), Requiere visto bueno (Si o No, dependiendo del requerimiento), Selección del usuario Firmante (autoridad que da aval al permiso) y finalmente se hace clic sobre el botón finalizar tarea.

KtA

Z U

SX

u M

/e2

U8J

m y

K0L

2/y

g yb

0=C

opia

en

pape

l aut

éntic

a de

doc

umen

to e

lect

róni

co. L

a va

lidez

de

este

doc

umen

to p

uede

ver

ifica

rse

ingr

esan

do a

http

s://s

ervi

cios

.dim

ar.m

il.co

/SE

-tra

mite

senl

inea

Doc

umen

to fi

rmad

o di

gita

lmen

te




14. Seguidamente se despliega la ventana de selección de revisor, en la cual el funcionario deberá escoger en primera instancia a su Jefe Directo quien hará la primera validación del permiso, y en segunda instancia al Maestro de Armas o Jefe de Personal de la unidad para validar los temas relacionados con servicios de guardia o disponibilidades si aplica; finalmente se hace clic en Finalizar tarea para concluir con el procedimiento por parte de quien solicita el permiso, y pasa a visto bueno de el(los) revisor(es). Si no se encuentra el nombre del funcionario que actuará como revisor, se debe hacer la solicitud al correo [email protected]

KtA

Z U

SX

u M

/e2

U8J

m y

K0L

2/y

g yb

0=C

opia

en

pape

l aut

éntic

a de

doc

umen

to e

lect

róni

co. L

a va

lidez

de

este

doc

umen

to p

uede

ver

ifica

rse

ingr

esan

do a

http

s://s

ervi

cios

.dim

ar.m

il.co

/SE

-tra

mite

senl

inea

Doc

umen

to fi

rmad

o di

gita

lmen

te




Procedimiento de revision del permiso por parte de los Revisores.

15. Para los funcionarios que fungen como revisores de documentos en el sistema

SGDEA, al momento de recibir un permiso para revisión, este ingresará a la bandeja de mis tareas en la plataforma y se identifica con un visto o marca de verificación (✓); el revisor verifica la vista preliminar del documento y evalúa su aprobación o desaprobación; o su edición en caso de ser requerido. En caso de desaprobación el documento se regresara al estado de proyección del usuario que lo inició; en caso de aprobación continuará su curso hacia el siguiente revisor o hacia el firmante.

KtA

Z U

SX

u M

/e2

U8J

m y

K0L

2/y

g yb

0=C

opia

en

pape

l aut

éntic

a de

doc

umen

to e

lect

róni

co. L

a va

lidez

de

este

doc

umen

to p

uede

ver

ifica

rse

ingr

esan

do a

http

s://s

ervi

cios

.dim

ar.m

il.co

/SE

-tra

mite

senl

inea

Doc

umen

to fi

rmad

o di

gita

lmen

te




Procedimiento de notificación del permiso autorizado.

16. Una vez el permiso ya esté firmado, ingresa a la bandeja de mis tareas en el SGDEA y se identifica con un visto o marca de verificación (✓).

17. A continuación se selecciona la pestaña Documentos, luego junto al documento marcamos la casilla de visto o marca de verificación (✓) y luego hacemos clic en el botón de Avisos y finalizamos haciendo clic en el botón Aceptar.

KtA

Z U

SX

u M

/e2

U8J

m y

K0L

2/y

g yb

0=C

opia

en

pape

l aut

éntic

a de

doc

umen

to e

lect

róni

co. L

a va

lidez

de

este

doc

umen

to p

uede

ver

ifica

rse

ingr

esan

do a

http

s://s

ervi

cios

.dim

ar.m

il.co

/SE

-tra

mite

senl

inea

Doc

umen

to fi

rmad

o di

gita

lmen

te




18. En la ventana desplegada seleccionamos: la Visibilidad y el Tipo de aviso, luego diligenciamos el Comentario para el aviso, en el cual indicamos el asunto del documento (Permiso especial, F/G, corto, y el nombre de la persona a quien se autoriza el permiso), posteriormente marcamos un visto (✓) en la opción Envío de correo electrónico y finalmente hacemos clic en el botón añadir para agregar los destinatarios del aviso. Para ampliación de la Información de envío de avisos, puede consultar la Circular CR-20180032 DIMAR-GRUCOG-AGECO del 26/02/2018 “Lineamiento del SGDEA”.

KtA

Z U

SX

u M

/e2

U8J

m y

K0L

2/y

g yb

0=C

opia

en

pape

l aut

éntic

a de

doc

umen

to e

lect

róni

co. L

a va

lidez

de

este

doc

umen

to p

uede

ver

ifica

rse

ingr

esan

do a

http

s://s

ervi

cios

.dim

ar.m

il.co

/SE

-tra

mite

senl

inea

Doc

umen

to fi

rmad

o di

gita

lmen

te




19. En el menú desplegado buscamos la dependencia donde se encuentran las personas a las cuales se les desea comunicar el aviso y se seleccionar los destinatarios del aviso.

20. Con los destinatarios del aviso ya seleccionados, hacemos clic en el botón Enviar.

KtA

Z U

SX

u M

/e2

U8J

m y

K0L

2/y

g yb

0=C

opia

en

pape

l aut

éntic

a de

doc

umen

to e

lect

róni

co. L

a va

lidez

de

este

doc

umen

to p

uede

ver

ifica

rse

ingr

esan

do a

http

s://s

ervi

cios

.dim

ar.m

il.co

/SE

-tra

mite

senl

inea

Doc

umen

to fi

rmad

o di

gita

lmen

te




21. En el menú que se despliega confirmamos el envío del aviso haciendo clic en el botón Aceptar.

22. Finalizamos el expediente haciendo clic sobre el botón Finalizar Tarea.

KtA

Z U

SX

u M

/e2

U8J

m y

K0L

2/y

g yb

0=C

opia

en

pape

l aut

éntic

a de

doc

umen

to e

lect

róni

co. L

a va

lidez

de

este

doc

umen

to p

uede

ver

ifica

rse

ingr

esan

do a

http

s://s

ervi

cios

.dim

ar.m

il.co

/SE

-tra

mite

senl

inea

Doc

umen

to fi

rmad

o di

gita

lmen

te

Documents

Modificar el procedimiento relacionado con la solicitud de