UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO
ADMINISTRACIN DE ALMACENES
MDULO N 01
ADMINISTRACIN DE MATERIALES
DOCUMENTO REPRODUCIDO CON FINES DE CAPACITACIN PROFESIONAL
CONTENIDO
COMPETENCIAS
1. PARTE I
EL CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIN DE MATERIALES (AM) OBJETIVOS DEL
CONTROL DE MATERIALES ALMACENES VALUACIN EL INVENTARIO
ADMINISTRACIN DE MATERIALES 5
MDULO N 01
ADMINISTRACIN DE MATERIALESEl presente curso proporciona a los
participantes los conceptos y herramientas de la administracin y
control de inventarios y almacenes desde un enfoque moderno,
teniendo en cuenta los nuevos conceptos de gestin, permitiendo
llevar a cabo procesos de optimizacin de los mismos a fin de
definir las acciones a seguir para lograr la rentabilidad de la
operacin de almacenamiento. Estos conceptos y lineamientos se
refieren a la disposicin fsica de los almacenes, la gestin de
stocks, los costos y controles administrativos, la planificacin del
requerimiento de materiales y la produccin justo a tiempo.Los
objetivos de dicho curso son:1. Capacitar a los participantes en el
dominio de la planificacin, organizacin y control de las
actividades propias de un almacn.
2. Proporcionar las herramientas para desarrollar e implementar
mtodos y procedimientos que contribuyan a mejorar la rentabilidad
de la operacin de almacenamiento.
3. Relevar la importancia de la funcin de almacenaje y su
interrelacin con las dems reas de la empresa.
4. Planear el requerimiento de materiales y conocer el concepto
de produccin justo a tiempo.
Dirigido aEjecutivos que se desempeen en las reas de
Operaciones, Planeamiento, Logstica, Inventarios, Suministros y
otras reas afines, as como a toda persona interesada en conocer
sobre el tema y la aplicacin de modelos que permiten optimizar
procesos y contar con el stock necesario en el punto de venta.
PARTE I
La competencia implacable en los mercados globales de hoy, la
introduccin de productos con ciclos de vida muy cortos y la
exigente expectativa de los clientes, ha impulsado a las empresas
industriales a invertir en el mejoramiento del sistema logstico. Lo
anterior, aunado con los cambios vertiginosos en las comunicaciones
(la comunicacin mvil, por ejemplo) y tecnologas de transporte (las
cuales facilitan y agilizan los desplazamientos) han motivado la
evolucin continua de la direccin y administracin de sistemas
logsticos. En dichos sistemas se producen artculos en una o ms
fbricas, desde donde son enviados a los almacenes ya sean
mayoristas, minoristas o directamente a los clientes finales. Por
lo tanto, para lograr la reduccin en el costo y mejorar los niveles
de servicio, la estrategia implementada por la logstica debe tener
en cuenta las posibles interacciones de los distintos niveles de la
cadena de suministro y la ayuda de la conexin adecuada de los
sistemas de informacin. La red logstica est conformada por
proveedores, centros de produccin o manufactura, minoristas tanto
para materia prima, inventarios de productos en proceso y productos
terminados que fluyen a travs de todas las instalaciones de la
cadena de suministro.Es as que dentro del contexto anteriormente
descrito, los autores presentarn el estado del arte de la ciencia
de la administracin logstica. Un buen comienzo para ello es
responder a la pregunta qu es la Administracin Logstica? Existen
entidades como el Consejo de Administracin Logstica o Administracin
de materiales, que la definen como el proceso de planeacin,
implementacin y control de la eficiencia, del flujo efectivo,
almacenamiento de bienes, prestacin de servicios y la informacin
relacionada desde el punto de origen al punto de consumo con el
propsito de atender y satisfacer las expectativas y requerimientos
de los clientes. Esta definicin amerita el anlisis de las
siguientes observaciones: La administracin de la logstica toma en
consideracin cada una de las instalaciones que tiene un impacto en
la efectividad del sistema y juega un papel importante en la
fabricacin del producto o en la prestacin del servicio, respetando
los requerimientos del cliente, desde los mismos proveedores, las
instalaciones de manufactura a travs de los almacenes industriales
y los centros de distribucin hasta los minoristas y tiendas. La
meta en la administracin logstica es ser eficaz y lograr un costo
eficaz en todo el sistema. El ptimo global debe ser superior o
igual al mejor ptimo local. El objetivo, entonces es minimizar los
costos del sistema, compuestos por costos de transporte, de
distribucin, de inventarios (de materiales o materia prima, trabajo
en proceso y productos terminados, devoluciones, reprocesos). As,
el nfasis no est en la simple disminucin de costos de transporte o
en reduccin de inventarios sino ms bien en un enfoque del sistema
de gestin de la logstica. Finalmente, porque adems la administracin
de la logstica contempla la planeacin, implementacin y control de
la red logstica, que abarca muchas de las actividades desde el
nivel estratgico, pasando por el nivel tctico hasta el nivel
operacional.
Los materiales que realmente forman parte del producto terminado
se conocen con el nombre de materiales directos. Los que tienen
importancia secundaria (pequeos y relativamente baratos) o que no
se convierten fsicamente en parte del producto terminado, se llaman
materiales indirectos y suministros.
Los suministros de fabricacin de oficina y de ventas son tipos
de materiales que a veces se incluyen bajo la descripcin general de
"almacn", y a medida que se utilizan, se cargan a las cuentas de
costos o gastos apropiados. Cuando se consumen, los suministros de
fabricacin se cargan a gastos generales de fabricacin, que es un
costo inventariable. Los suministros de oficinas y de ventas se
cargan a gastos generales, administrativos y de ventas, como gastos
del perodo.
1) EL CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIN DE MATERIALES (AM)Esquema
organizativo bsico Coordinacin con Produccin, Mercadeo y la
Gerencia GeneralPolticas y procedimientos, explosin de
materiales
2) OBJETIVOS DEL CONTROL DE MATERIALES
Las compras no deben comprometer los fondos de la empresa.No
deben aceptarse materiales que no han sido pedidos o que no estn de
acuerdo con las especificaciones.
Los materiales no deben aceptarse a menos que se haya llegado a
un acuerdo con el vendedor, en el caso de materiales daados o en
cantidades distintas a las solicitadas.
Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han recibido
y que se han cargado los precios adecuados en todos los gastos
incurridos.
Debe haber un control fsico adecuado sobre el almacenamiento de
las existencias.
Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre las
cantidades de materiales y suministros.
Debe haber un equilibrio adecuado entre la inversin en pesos en
inventarios y los costos incurridos en la adquisicin, utilizacin y
almacenamiento de materiales, as como las prdidas causadas por las
interrupciones en la produccin o las ventas perdidas debido a la
falta de existencias.
Debido a las diferencias en las estructuras de organizacin, las
responsabilidades por el control de materiales varan de una empresa
a otra. En muchas, la responsabilidad por las diferentes fases de
control de materiales se asigna a las siguientes funciones:
Compras.Recibo e inspeccin.Almacenes.Departamentos de produccin
de la fbrica.Planeacin de materiales.Clasificacin
Directos: si su identificacin en el producto final es fsica y
econmicamente posible.Indirectos: si su identificacin en el
producto final no es fsica ni econmicamente posible (son CIF).La
identificacin debe ser posible tanto fsica como econmicamente (en
este caso, se da la condicin fsica, pero por su significatividad o
su costo no resulta conveniente realizarla).Un material puede ser
directo para un departamento o centro, pero indirecto para el
artculo.
Sistema contable administrativo.Compras.
Los materiales conforman un proceso administrativo contable que
se inicia en el momento en que se detecta la necesidad de su
tenencia (compra, recepcin, utilizacin) en la produccin y concluye
con el pago al proveedor una vez recibidos los mismos.
De dos situaciones surge la necesidad de su
adquisicin:Reposicin: la detecta el departamento Almacn de
Materiales, cuando constata en la ficha de inventario permanente
que sus niveles de existencia se aproximan al punto de pedido. Este
nivel se calcula tomando en cuenta el consumo diario, multiplicado
por los das que normalmente demora el proveedor para el
abastecimiento.Consumo diario x perodo de abastecimiento + stock de
seguridadLos stocks de seguridad y otros que tambin son
existencias, se prevn para salvar eventuales demoras en el
aprovisionamiento, a fin de evitar que la falta de algn material
paralice la produccin, que es el peor de los costos en el que puede
incurrir una empresa y que se denomina costo de ruptura.Nuevo
material: si es un material que se va a utilizar por primera vez,
el departamento de Planeamiento y Control de la produccin es quien
debe pedir su compra porque, precisamente, su funcin es programar
la produccin. Los nuevos materiales que demanda una pieza o
producto estn identificados en los planos, pliegos de
especificaciones tcnicas, memorias descriptivas, etc.En ambos
supuestos es conveniente, a los fines del control, que el pedido se
canalice por el Almacn materiales.Para efectuar una adquisicin,
este departamento emite una solicitud de compra dirigida al
departamento Compras, quien suscribe la orden de compra dirigida al
proveedor.
El departamento de compras es responsable de la adquisicin de
materiales al precio ms bajo y segn las especificaciones
estipuladas por el departamento de pedidos. Tambin es responsable
por la planeacin de la entrega de materiales para que no se
produzcan interrupciones en el programa de produccin.La orden de
compra que se prepara en el departamento de compras y se enva al
vendedor es una autorizacin por escrito para que el proveedor
entregue la cantidad de cada tipo de material especificado de
acuerdo con los trminos estipulados y en la fecha y lugar
convenidos.Esta orden es un instrumento jurdico, que trasciende el
interior de la empresa, y que la obliga contractualmente. Por ello
es conveniente que este compromiso slo sea suscripto por
funcionarios con atribucin y responsabilidad para dicho acto.
Responsabilidades del departamento compras: Obtener cotizaciones
de precios.
Elegir entre los posibles abastecedores.
Fijar el tamao ptimo de la orden de compra.
Preparar y enviar rdenes de compra, que se preparan en mltiples
copias, con la finalidad de:
Autorizar al vendedor a realizar el envo. Notificar al
departamento de recepcin de materiales. Avisar al departamento de
planeacin. Notificar al departamento de contabilidad general.
Recepcin e inspeccin de materiales.El departamento de recepcin e
inspeccin tiene la responsabilidad de recibir los envos
autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos
adecuados y transportar los artculos a los almacenes.
Son funciones de este departamento: Recibir e inspeccionar los
artculos y verificar las cantidades con la orden de compra y el
remito.
Preparar informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y
devoluciones a los vendedores.
Preparar una gua de recepcin para distribuirla a varios
departamentos.Entregar la mercadera a los almacenes.
La gua de recepcin es un documento bsico para el control interno
de la compaa.
La copia que se enva al departamento de contabilidad sirve para
comparar las cantidades reales recibidas y las facturadas por el
proveedor.
Tambin se envan copias al almacn (para asignar el espacio
adecuado y asentar los datos en el inventario), al departamento de
compras (para el control de los pedidos colocados) y al
departamento de planeacin (para planeacin del inventario).Cuando el
proveedor enva la mercadera, acompaa a la misma con un remito, que
sirve de base para la confeccin de la factura.
3) ALMACENESEl papel que desempea el departamento de almacenes
es el siguiente: Recibe y verifica las cantidades de los artculos y
los pone en el almacn.
Asienta las entradas en el mayor de materiales.
Entrega los materiales a la fbrica.
Departamentos de produccin.El control de fbrica sobre los
materiales puede ejercerse de las siguientes maneras:
Comparando las cantidades reales de materiales empleadas por
unidad de produccin durante el perodo con los datos de perodos
anteriores. Este mtodo tiene mucha aplicacin en empresas que
producen un solo producto, sin embargo, puede conducir a resultados
engaosos si se tienen muchos productos.Fijando cantidades estndar
de materias primas para cada unidad de producto fabricado y
comparando las cantidades reales usadas con las estndar o
permitidas.
Emisin de informes de desperdicios. En las compaas en las que
los productos terminados deben ceirse a tolerancias estrictas, las
prdidas por desperdicios representan una fraccin importante del
costo total. En estos casos, cuando se desperdicia un artculo, se
prepara un informe que contiene informacin relativa al nmero de la
pieza daada, la etapa de procesamiento, el empleado responsable y
la causa del desperdicio.Contabilidad.Finalmente, el departamento
de Contadura confecciona la orden de pago, previo control con los
comprobantes: solicitud de compra, orden de compra, informe de
recepcin e inspeccin, remito y factura del proveedor.
4) VALUACIN
La RT 10 obliga a adoptar como:
Unidad de medicin, a la moneda constante u homognea.
Criterio de valuacin, el de valores corrientes.
Gestin de stock.
Es la funcin que tiene a su cargo disear y definir polticas de
abastecimiento que contribuyan a la gestin de ese elemento.
Se debe contar con planes de produccin que permitan programar el
regular abastecimiento de materiales.En general, se usan dos mtodos
para establecer los equilibrios deseados del inventario de materias
primas:Costos totales mnimos combinados de pedido y mantenimiento
del inventario:
Se incurre en dos tipos de costos en la administracin de esta
funcin: de adquisicin y mantenimiento o de tenencia.El de
adquisicin es el costo de realizar pedidos, es decir, de todo el
proceso administrativo contable (comprar, recibir, controlar,
pagar, etc.). Entre ellos se encuentran: costos de compras,
procesamiento de facturas, descuentos por cantidad y ahorros por
fletes. Tienen un comportamiento variable decreciente.Los costos de
tenencia son los que resultan de mantener las existencias, e
incluyen espacios fsicos (almacenes), manejo de materiales,
deterioro, seguridad, limpieza, estanteras, etc., y los intereses
sobre los fondos de capital invertidos en inventarios. Su
comportamiento es variable creciente: a mayor cantidad de
existencias, este costo crece.
Se calcula generalmente en trminos de tasa:Costos de tenencia /
costo de materia prima a almacenarEl tamao ptimo del inventario se
logra cuando el total de costos combinados de pedidos y
mantenimiento de inventario estn en su punto ms bajo.Para la
seleccin del sistema de compra ms conveniente, en ciertos insumos
existen restricciones que obligan a decidir sobre la base de otros
criterios. Por ejemplo: materiales perecederos, caractersticas del
mercado proveedor, cupos de importacin, etc.Para las industrias que
administran stocks con elevada variedad de piezas (cientos o
miles), no resulta operativa su aplicacin, por lo costoso y
complejo de su instrumentacin. Por ello es que slo se aplican a los
materiales cuya importancia relativa en el costo total del producto
es significativa.Para la seleccin de estos artculos, se cuenta con
el criterio ABC o grfica de Pareto que permite, frente a un nmero
importante de casos, determinar cules son los de mayor
significacin.
El ABC es un criterio emprico que define que generalmente el 20
o 30% de ciertos fenmenos provocan el 70 u 80% de los
acontecimientos. Entonces, ubicando aquellos (20 o 30%) estamos
controlando el mayor impacto (70 u 80%).Una de las decisiones en la
gestin de materiales es cunto adquirir cada vez que se formalice
una compra. Esta cantidad se denomina lote econmico (q), que es la
cantidad que conviene comprar peridicamente para optimizar los
costos de adquisicin y tenencia que demanda la gestin de
inventarios. Frmula:q =(2.Q.P/c.i)1/2Q = consumo del perodoP =
costo de adquisicinc = costo unitario de la piezai = costo de
tenencia (calculado en forma de tasa) Esta frmula se deduce de:
Costo de tenencia: (q/2) c.i, siendo q/2 el stock promedio.
Costo de adquisicin: (Q/q).P, siendo Q/q el nmero de
compras.
Costo total = costo de tenencia + costo de adquisicin
Que, precisamente, hace su punto mnimo en el mismo nivel
que:
Costo de tenencia = costo de adquisicinA partir de esta
igualdad:
(q/2).c.i = (Q/q).P
se despeja:q = q (q/c). (P/i)
A partir de este lote econmico, se puede calcular:
Nmero de compras: N = Q/q = consumo del perodo / lote
econmico
Frecuencia de compras. Fr = 365 / nmero de compras.
Coeficientes de rotacin de inventarios:Se calculan dividiendo el
costo total de cada tipo de materia prima usada durante el ao
anterior entre el costo del inventario en existencia y al final del
ao.Esta relacin tambin puede expresarse en trminos del nmero de
meses de uso representado por el inventario en existencia y un
pedido. Posiblemente, la ganancia de la compaa establecer un
coeficiente de rotacin estndar basndose en la experiencia anterior
y en su pronstico sobre sus futuras condiciones de operacin.Este
mtodo no toma en consideracin los costos de pedido, los descuentos
por compra que se obtiene con los pedidos grandes, los ahorros de
flete en los envos grandes, los costos de mantenimiento del
inventario, etc.Contingencias.El mantenimiento de materias primas
est sometido a riesgos, que inciden en sus existencias y costos,
siendo las ms frecuentes:Mermas: son las prdidas en las cantidades
de material por evaporacin, disminucin de humedad, de peso, etc.,
por el slo transcurso del tiempo. Cuando son normales, no se
consideran como diferencias de inventarios, sino que se cargan a la
produccin mediante su incidencia en los materiales. Cuando son
anormales, se calculan por separado y, a travs de una cuenta
especial, se cancelan como una prdida.Roturas: constituyen una
prdida y as se las expone en el cuadro de resultados. Es
conveniente que se contabilicen a medida que las mismas se
producen.Robos o prdidas: reciben igual tratamiento que las
roturas.Sobrantes: cuando el sobrante de un material no alcanza
para ser utilizado en otro artculo, se transforma en un rezago que
debe incidir en el costo del producto. Si el mismo puede ser
vendido al ingreso, por dicho concepto, se lo considera una
ganancia.Contabilidad de materiales.
El costo de los materiales que se usan en la produccin incluye
por lo menos el costo de factura de los materiales comprados. Otros
renglones de costo que pueden ser cargados al costo de materiales
son: los descuentos por compras, el recibo y la inspeccin y
almacenamiento.Al incluir estos costos en el costo de materiales,
se convierten en costos inventariables.
La alternativa es considerarlos como gastos del perodo en el
cual se incurrieron. Puede ser el mtodo ms sencillo. Sin embargo,
la prctica de inventarios da como resultado una cifra de ingresos
peridicos que se acerca ms al objetivo de equiparar los costos de
produccin relacionados con el ingreso de ventas del perodo. Adems,
la identificacin de estos costos como parte del costo de materiales
es ms til para la toma de decisiones.
La decisin de tratar los costos de transporte y almacenamiento
como elementos del costo de materiales va acompaada del problema de
identificar tales costos con las unidades especficas de
materiales.
Mtodos para llevar la contabilidad de los descuentos por pago al
contado sobre los materiales comprados:
Mtodo A:Se registra el precio bruto de factura en el momento de
la compra.Se reconoce el descuento por compra concedido como un
rengln de ingresos en el momento en que se hace el pago.Mtodo B:Se
registra el precio neto de factura en el momento de la compra.Se
reconocen los descuentos por compra no obtenidos como un rengln de
gasto o prdida en el momento de efectuar el pago.
Utilizacin de materiales.Puede usarse una requisicin de
materiales o una lista estndar de materiales como autorizacin o
base para la contabilidad de la emisin de materiales. Una
requisicin de materiales indica el artculo, la cantidad, costo
unitario, extensin, departamento que hace la requisicin, las
personas que la han aprobado y la cuenta de costo de trabajo a la
cual debe cargarse la requisicin. En una lista estndar de
materiales se indican las cantidades de materiales de cada tipo que
se necesitar para completar un determinado trabajo o producto.
Cuando la fbrica devuelve materiales no utilizados al almacn,
puede prepararse un informe de devolucin de materiales y asentarse
una entrada en la cuenta de control y en la subsidiaria a fin de
anular la entrada para la emisin del material.
Inventarios perpetuos, peridicos y fsicos.Bajo un sistema de
inventario perpetuo, la cifra que aparece en los libros para el
inventario final es una cifra que representa el saldo de las
cuentas, la cual puede verificarse peridicamente contando
fsicamente los artculos (inventario fsico).
Bajo un procedimiento de inventario peridico, cuando no se
mantiene un inventario perpetuo, se hace un inventario fsico cada
cierto tiempo, y el costo de los materiales empleados es la cifra
de saldo en las cuentas. En este caso, el costo de materiales
empleados podra describirse de manera exacta como el costo de los
materiales que se supone que se han utilizado. No hay ningn "rastro
de papeleo" que pueda seguirse para descubrir la causa de las
discrepancias.Para aliviar un poco la presin a fin del ejercicio
sobre el inventario fsico anual, muchas compaas usan una tcnica
llamada mtodo cclico, continuo o rotativo para hacer el inventario.
Bajo este sistema, los distintos artculos del inventario se cuentan
y verifican con el registro perpetuo cada da, semana o mes, durante
el ao.La diferencia de inventario puede cargarse o acreditarse a la
cuenta de costos indirectos de fabricacin y a una cuenta a
diferencia de inventario en el mayor subsidiario, asentando una
entrada compensadora en la cuenta de materias primas. Los registros
del mayor de materiales subsidiarios tambin deben ajustarse. Los
excesos en el inventario se registran como "recibos" y si hay
dficit bajo "emitidos" en las tarjetas apropiadas.
Mtodos de evaluacin para los materiales empleados.Cuando una
empresa utiliza slo pequeas cantidades de materiales en la
produccin, no es muy difcil etiquetar a los materiales con su
verdadero costo de factura identificable especficamente. En este
mtodo (valuacin de identificacin especfica), las etiquetas de costo
se quitan a los materiales a medida que se les enva a produccin.
Esta cifra de costo se utiliza en la contabilidad. Este mtodo puede
prestarse a objeciones debido a la facilidad con que pueden
asignarse costos arbitrarios y alterarse las utilidades. Puede ser
apropiado cuando se llevan materiales especiales para trabajos
especiales sobre pedido.
Algunos mtodos que se emplean ms frecuentemente son: P.E.P.S.
U.E.P.S Costo de promedio mvil. Costo promedio de fin de
mes.Detallista. El importe de los inventarios es obtenido valuando
las existencias a precios de venta y deducindoles los factores de
margen de utilidad bruta, para obtener el costo por grupo de
artculos. Para tener un adecuado control, deben establecerse grupos
homogneos de artculos, a los que se les asigna un precio de venta
tomando en consideracin el costo de compra y el margen de utilidad
aprobado. Es necesario cuidar los siguientes aspectos: Control y
revisin de los mrgenes de utilidad bruta.
Agrupacin de artculos homogneos.
Control de traspasos de artculos entre departamentos o
grupos.
Inventarios fsicos peridicos para verificar el saldo terico de
las cuentas. Costos identificados.Implicaciones administrativas de
los mtodos para la valuacin del inventario.Los mtodos para la
valuacin al costeo del inventario son de inters para la gerencia
porque ellos determinan la cantidad que debe invertir la empresa en
los inventarios y, adems, porque influyen en el monto de la
utilidad que declara la empresa.
Debido en gran parte a cuestiones relacionadas con los impuestos
sobre la renta y al aumento en los niveles de precios, el mtodo
UEPS ha ganado cada vez mayor aceptacin en los ltimos aos.Cuando
aumentan los precios y los costos, si la empresa contina operando,
el mtodo UEPS ofrece una cifra de utilidad real. Adems, el
inventario final se costea a un costo "ms antiguo" (y menor). Por
el contrario, si se aplica el PEPS, el inventario se costea con ms
aproximacin a los valores vigentes. El capital de trabajo (activo
circulante) se declara con ms aproximacin a la unidad monetaria
circulante bajo el PEPS que bajo el UEPS.
Debido a que las condiciones de fluctuacin de precios, ya sea en
direccin ascendente o descendente, el mtodo UEPS tiende equiparar
los valores actuales de los costos del inventario con los valores
corrientes, y a producir una fluctuacin en la utilidad declarada de
un perodo a otro.Durante perodos de inflacin, las menores
utilidades que resultan del UEPS significan una base ms baja para
los impuestos a la renta, una mayor relacin de salarios empleados
en comparacin con las utilidades de los propietarios, una menor
utilidad declarada para los propietarios y una menor relacin de
precio de venta a costo.En perodos de disminucin en los precios y
costos, el efecto de los mtodos UEPS y PEPS sobre la utilidad y los
saldos de inventario es opuesto al que se produce cuando los
precios aumentan. Cuando se aplica el PEPS y disminuyen los costos
de compra de materiales, las cantidades de utilidades declaradas
tienden a ser menores que las que se obtienen bajo el UEPS. Los
saldos de inventario bajo PEPS durante perodos de deflacin se
consideran inflados.
Regla de valuacin, costo o mercado el menor (COME).Otros
inventarios, como los de oro y ganado en pie, se llevan
tradicionalmente segn el valor en el mercado para ciertos
propsitos, es decir, a un valor de venta en el mercado.
Un mtodo adicional para asignar una cantidad monetaria a los
inventarios es el mtodo COME. Al inventario se le asigna la cifra
menor de costo o mercado. El mercado puede ser menor que el costo
cuando prevalecen algunas de las siguientes situaciones:
Los niveles de precios estn disminuyendo.Los inventarios estn
cayendo en la obsolescencia.El mtodo COME tiende a producir una
cifra menor de inventario en el balance general que los otros
mtodos. En el estado de resultados, que tiende a ser de mayor
inters para los accionistas actuales y potenciales, acreedores a
largo plazo, autoridades encargadas de impuestos, etc., el mtodo
COME puede reconocer las prdidas del inventario antes de que se
vendan los artculos.Cuando los precios fluctan, el mtodo COME
cambia de un perodo a otro de costo a mercado y viceversa. Ya que
este mtodo anticipa prdidas, pero no ganancias, tambin se lo
considera como un mtodo conservador.
Justo a Tiempo Just in Time (JIT).Una de las nuevas tcnicas para
mejorar la gestin de inventarios es la denominada Justo a
Tiempo.Trata de reducir los costos de estas existencias separando
las actividades entre las que agregan y no agregan valor, porque se
parte del principio de que una buena parte de los costos de
inventarios son fruto de stas, por lo que se organiza la empresa y
sus sistemas para trabajar con stocks mnimos casi cercanos a
cero.Salvo consideraciones de tipo estratgicas en industrias
altamente automatizadas, se puede trabajar con cantidades mnimas de
materiales, de produccin en proceso y terminados. Esto depende del
poder de la empresa frente a sus proveedores.
Qu importancia tienen los mtodos de valuacin? Mnima, porque
prcticamente no hay inventarios.En los procesos ocupa un rol
fundamental la programacin de la produccin.Adems, una nueva
disciplina, la logstica, va adquiriendo mayor relevancia para la
resolucin de un significativo nmero de problemas de la empresa,
entendida como el conjunto de estudios aptos que contribuyen a un
desarrollo ms eficiente.Asigna especial importancia a la disminucin
de tiempos de:Aprovisionamiento de materiales (para evitar sus
existencias).Procesos, con especial control de las interrupciones
de los mismos (para acortar los ciclos de la produccin).Entrega a
clientes (para minimizar inventarios de productos terminados).De la
observacin de un organigrama, surge que los departamentos
operativos (produccin, comercializacin y finanzas) realizan
actividades logsticas: ciclos de compras, inventarios,
aprovisionamientos, almacenes de materias primas y de productos
terminados, transporte y produccin, etc., y debajo de ellos, es
necesario encontrar criterios de razonamiento para el anlisis
integral de estos problemas.
El JIT pretende sincronizar las operaciones de una planta a fin
de que los materiales permanezcan en la lnea de produccin el menor
tiempo posible.
Sostiene que los costos son una responsabilidad de todos,
manteniendo un flujo continuo de produccin sin interrupciones y
evitando acumular existencias.
La funcin vital es la coordinacin paralela de:
Para ciertas explotaciones se recomienda integrar en un solo
inventario las existencias de materias primas y produccin en
proceso porque prcticamente la materia prima no pasa por almacenes,
sino que ingresa en el momento en que se la necesita y en
consecuencia se traslada directamente a los procesos. Es decir,
llega justo a tiempo para la produccin.
Como ya sabemos la Administracin de materiales Abarca todo lo
relacionado con dediciones de abastecimiento de materias primas y
componentes, inventarios de materias primas, producto en proceso,
semiterminado, producto terminado y la distribucin, administracin
de los almacenes, polticas de niveles de inventario, procedimiento
de compras, entrada y salida de los almacenes y distribucin de los
productos a almacenes mayoristas, minoristas y al cliente.La ms
importante es la de costos de materiales a comprar, ya que con las
tecnologas avanzadas se ha disminuido tanto los costos indirectos y
de mano de obra que estos quedan altos.
Impacto De Los Materiales En El Costo
Es importante tener una eficiente poltica de administracin de
las compras para la disminucin de los costos (consecuentemente: un
aumento de las ganancias).5) EL INVENTARIO
El inventario siempre es dinero inmovilizado (minutos, das,
meses, aos, eternamente).Hay que hacer todos los esfuerzos para que
su cantidad y tiempo de permanencia en la planta sea mnimo.
5.1 Clasificacin Del Inventario
El inventario abarca todos los tems que se utilizan para
realizar la produccin, el mantenimiento y distribucin al cliente.
Se lo tiene:
1. Por una decisin estratgica, planeada; por el tipo de
produccin y por la estrategia de ventas.
2. Si no es una decisin analizada, sirve para cubrir nuestra
ineficiencia.
Entonces el inventario es costo pero a su vez oportunidad. Por
lo tanto hay que determinar la cantidad conveniente.
5.2 Clases De Inventarios
Materias primas: son los materiales comprados a otras empresas,
utilizados generalmente en el inicio del ciclo productivo.
Trabajo en proceso: al salir de los almacenes el material es
transformado en sucesivas operaciones, est en proceso. La cantidad
de material entre una operacin y otra es el stock en proceso.
Ensambles semi-terminados: son los materiales materias primas
que fueron procesados o ensamblados y luego almacenados para
futuras operaciones.
Productos terminados: son los productos para ser entregados a
los clientes o enviados a centros de distribucin.
Repuestos para servicio posventa: son los repuestos del producto
vendido, para realizar las reparaciones o reemplazos.
Repuestos de mantenimiento: los componentes y equipos necesarios
para realizar el mantenimiento correctivo y preventivo de la
empresa.
5.3 Objetivos De Los Inventarios
Proteccin contra incertidumbres: si la incertidumbre es la
demanda por no tener buenos pronsticos entonces habr mayor cantidad
de producto terminado. Si es por ineficiencias propias en el
proceso productivo, habr mayor stock en proceso y si no hay un buen
cumplimientode parte de nuestros proveedores, habr mas inventario
inmovilizado en materia prima. Tanto el beneficio como las perdidas
pueden ser considerables.
Mejorar el servicio al cliente: para entregar siempre en el
instante el pedido, tendr que haber existencia del producto que
asegure un determinado nivel de cumplimiento. Utilizando la curva
de distribucin normal, se puede calcularqu nivel de inventario de
seguridad necesito para asegurar un determinado nivel de servicio a
mis clientes.
Relacin con los ciclos del negocio
En los tres ciclos del negocio hay posibilidades de disminuir
inventarios.
En el ciclo de abastecimiento, los montos se reducen con una
relacin de asociacin con el proveedor, donde ambos ganan, confiando
sus necesidades y limitaciones.
En el ciclo de transformacin, la asociacin es entre los
distintos departamentos de la propia empresa, principalmente entre
marketing y manufactura.
En el ciclo de distribucin, los inventarios y la respuesta al
cliente mejora con los pronsticos colaborativos. Se trabaja sobre
el mismo pronstico entre el cliente y el proveedor.
Demandas dependientes e independientes
En lo que hace a la reposicin y control de los inventarios es
importantedistinguir si la demanda de un componente depende o no de
la demanda de otro componente.Esta diferencia entre productos con
demanda dependiente o independiente es decisiva para definir como
conviene ordenar y controlar las partes de la produccin.Los mdulos
de MRP tienen distintas polticas de lotes para ordenar el material.
Por ejemplo: Lote por lote, Lote fijo, Periodo fijo, lote econmico,
etc.Stock de seguridad
Para una mayor confiabilidad de cumplimiento en las entregas y
en los compromisos, cuando la demanda de un producto es incierta y
tambin cuando el tiempo de reposicin puede ser incierto.
Seguimiento de los inventariosEs para saber cmo ordenar los
inventarios para tener lo que necesito en las operaciones de la
empresa.
Veamos los tipos de controles existentes: Permanente:
actualmente se realiza con sistemas computarizados. Cada entrada y
salida de material es registrada en el momento, mediante una
transaccin en el sistema, actualizando el inventario. As se puede
saber la cantidad existente en cada instante.
Peridico: no se lleva un seguimiento de cada movimiento. Cada un
tiempo se efecta una revisin y se determina las cantidades a
pedir.
Control De Los Inventarios
Se realizan controles peridicos con fines de auditoria y para
dar cumplimiento a disposiciones legales, que no ayudan a la gestin
del negocio. Su finalidad es contribuir a una gestin de alta
eficiencia y de cumplimiento con los clientes.
Efecto de la exactitud en los inventarios
Los altos stocks ocultan las consecuencias de la inexactitud y
cuando quedan pocos, se cubren los stocks de seguridad (si hay).
Aunque haya inexactitud en el inventario, se entrega mayor
proporcin de productos, por dos motivos:1. Porque varias personas
en la organizacin empiezan a correr, a expeditar.
2. Cuando existen stocks de seguridad, permiten cubrir las
cantidades pedidas que exceden el consumo normal.
Optimizacin de los Inventarios
La optimizacin de inventarios es una forma depensar quela
organizacin es ms eficiente.Los inventarios o el exceso de
inventarios son la consecuencia de uno o ms errores. Por lo cual
para optimizarlos debemos encontrar las causas que originan excesos
de inventarios tiles, faltantes de materiales o causas que
originaron material arruinado.
Hay 3 costos que impactan en la determinacin de la poltica de
los inventarios: Costos de abastecimiento: comunicaciones por
telfono, email para averiguar precios, seguimiento de los pedidos,
etc.; constituyen costos que en general son fijos por cada orden y
no varan con el tamao de la orden.
Costos de mantenimiento de los stocks: costos de espacio, de
capital inmovilizado, iluminacin, seguros, etc.
Costos por faltantes: la consecuencia es perdida de ventas,
rdenes que quedan pendientes, prdida de futuras ventas, etc.
En fin, en la mayora de los casos el exceso de inventario
protege un pobre gerenciamiento.
ANEXO
EXAMEN MDULO N I
ADMINISTRACIN DE MATERIALES
1. SUSTENTE LA DEFINICIN DE ADMNISTRACIN DE MATERIALES.
2. ETABLEZCA ALGUNOS OBJETIVOS DEL CONTROL DE MATERIALES.
3. MENCIONE LAS RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO COMPRAS.
4. MENCIONE LAS FUNCIONES DE ESTA MISMA.
5. QU PAPEL QUE DESEMPEA EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES?
6. QU ES EL INVENTARIO?
7. DESCRIBA OBJETIVOS DE LOS INVENTARIOS.
8. DESCRIBA LAS CLASES DE INVENTARIOS.
