PROCESO DE DATOS Y SALIDAS EN ACCESS - CONSULTAS¿Cómo puedo procesar y organizar la información almacenada? Hasta aquí hemos aprendido a diseñar en una Base de Datos, las tablas, relaciones y formularios, objetos que nos permiten ingresar para su almacenamiento toda la información suministrada. En este punto, comenzamos a descubrir la necesidad de contar con pantallas y reportes que nos entreguen la información procesada, filtrada, y organizada a los fines de poder analizar y tomar decisiones en forma rápida y clara. El elemento fundamental que nos permite alcanzar ese objetivo se denomina Consulta. Una consulta, es un objeto de la Base de Datos, que nos permite extraer los datos de una o varias tablas, modificarlos, filtrarlos, ordenarlos, e inclusive hacer cálculos.

¿Qué pasos debo seguir para crear una consulta? Vamos a retomar el ejemplo que usamos en el módulo anterior, una base de datos donde tenemos dos tablas:Tabla Clientes con los campos NumCliente (clave principal), Apellido, Nombre y FechaInicio.Tabla Facturas con los campos NumFac (clave principal), NumCliente, Fecha e Importe.

En la ventana de Base de datos, seleccionamos el objeto Consultas, y luego presionamos el botón Diseño o hacemos doble clic en Crear una consulta en vista de Diseño. Según el camino elegido, nos aparece la ventana Nueva consulta, en la misma seleccionamos Vista Diseño, y hacemos clic en el botón Aceptar.En la siguiente ventana seleccionamos cada una de las tablas con las cuales vamos a trabajar, y hacemos clic en Agregar. Finalmente presionamos el botón Cerrar. Para nuestro ejemplo, agregamos las tablas Clientes y Facturas.

La ventana Consulta1 nos mostrará los siguientes elementos:Podemos ver las dos tablas, conectadas por la relación establecida entre los campos NumCliente de cada una de ellas.Seleccionar los campos a utilizar en la consulta. Para el diseño de la consulta, debemos seleccionar aquellos campos de cada tabla que deseamos utilizar, para ello contamos con varias opciones:-Haciendo doble clic sobre el campo seleccionado, se ubica en la primera columna vacía de la primera fila de la grilla (Fila: Campo).-Seleccionando el campo y arrastrándolo con el Mouse hasta ubicarlo en el espacio vacío de la primera fila.-Haciendo clic en la fila Campo, en una columna vacía, nos aparece la flecha para

desplegar una lista de los campos disponibles. Si la lista es muy larga, previamente podemos seleccionar la tabla en la segunda fila de la grilla.-Podemos escribir el nombre del campo en lugar deseado.-Finalmente, utilizando el asterisco que aparece en cada tabla, nos permite seleccionar todos los campos de la misma.Para nuestro ejemplo, seleccionemos los siguientes campos:De la Tabla Clientes: NumCliente, Apellido y Nombre.De la Tabla Facturas: NumFac, Fecha e Importe.Con lo cual el diseño quedaría de acuerdo a la siguiente imagen:

¿Cuál es la función de cada fila de la grilla de diseño?o Campo: se ubican los campos a utilizar en la consulta.o Tabla: indica la tabla a la cual corresponde el campo.o Orden: permite definir por cual campo o columna se ordenará la consulta, indicando si el orden es Ascendente o Descendente.

o Mostrar: podemos seleccionar aquellos campos que deseamos se visualicen o no. En algunos casos, necesitamos utilizar campos para establecer criterios o parte de cálculos, pero no queremos que se muestren en el resultado de la consulta, para ello, debemos quitar la tilde en esta fila.o Criterios: en esta fila se especifican las condiciones que deben cumplir algunos campos para filtrar la información. Podemos recordar aquí lo que vimos en Autofiltros y Filtros Avanzados en Excel. Todos los criterios de esta fila, están combinados por el operador lógico Y (AND), lo cual significa que la consulta buscará todos aquellos registros que cumplan con todos los criterios especificados en esta fila.o O: se utiliza para combinar criterios mediante operador lógico O (OR). Esto significa que la consulta buscará aquellos registros que cumplan con una de las dos condiciones asignadas al mismo campo en las dos filas.Guardemos la consulta creada y veamos los resultados. Completado el diseño de la consulta, debemos guardarla haciendo clic en el ícono de guardar de la barra de herramientas, o directamente del botón cerrar de la ventana. Si es la primera vez, nos solicita un nombre, que para nuestro ejemplo podemos asignarle Facturación.

Una vez almacenada, la consulta aparecerá como un nuevo objeto en la ventana Base de datos mientras esté seleccionada la opción Consultas. Para ver el resultado de la consulta, hacemos doble clic sobre el objeto Facturación o seleccionando dicha consulta, hacemos clic en el botón Abrir, con lo cual veremos la siguienteventana:

En la siguiente figura, podemos ver los registros ingresados a cada una de las tablas de la Base de datos, para que pueda comparar con los resultados de la consulta Facturación.

ORDENACION. FILTRO. BÚSQUEDA DE REGISTROS. Vamos a modificar el diseño de la consulta

Seleccionamos de la ventana Base de datos la consulta Facturación, y hacemos clic en el botón Diseño. Se nos habilita la ventana para diseño correspondiente a la consulta que queremos modificar. Modificar la consulta seleccionada.¿Cómo puedo ordenar la consulta? Para ordenar los registros de la consulta, de acuerdo a un campo determinado, primero nos ubicamos debajo del mismo, en la fila Orden. Haciendo clic en la flecha, seleccionamos el modo Ascendente o Descendente. Cuando necesitamos ordenar por más de un campo, algo que aprendimos en Excel, para lo cual un cuadro de diálogo nos solicitaba Ordenar por:, Luego por: y Luego por:, en las consultas de una Base de datos, tenemos algo parecido. Simplemente seleccionamos los campos por los cuales queremos ordenar y le adjudicamos el modo requerido Ascendente o Descendente. El nivel de ordenamiento, estará determinado por el orden la columna que ocupa cada campo.Por ejemplo, si queremos ordenar nuestra consulta Facturación, por el campo Apellido y luego por Fecha, deberán estar ubicado en primer orden la columna Apellido, y luego la columna Fecha, con las opciones Ascendente o Descendente

seleccionadas. De esta manera, Access ordenará primero todos los registros por Apelllido, y luego todos aquellos registros con el mismo Apellido los ordenará por Fecha.

Observe ahora el resultado de la consulta ordenada por Apellido y Fecha, y compare con el resultado obtenido anteriormente sin especificar ordenamiento.

Necesito filtrar la base de datos. Ahora, que tenemos la consulta diseñada y los registros ordenados, se presenta la necesidad de poder trabajar sólo con filas que necesitamos, para ello definimos el criterio o condición que nos permita filtrar la Base de datos. En Access, los criterios pueden ser de dos tipos:_ Criterios Fijos: se escribe la condición debajo del campo sobre el cual se aplicará, en la fila Criterios. La sintaxis es similar a la vista para Filtros Avanzados en Excel. AA1_ Criterios Variables: se indica mediante “corchetes” alguna leyenda indicativa para que el operador introduzca el o los parámetros que se desean utilizar como filtro.Filtremos mediante Criterios Fijos. Debemos colocar debajo del campo correspondiente el criterio o condición de filtrado.Por ejemplo si deseamos visualizar todos los cliente con Nombre Gomez, colocamos debajo del campo Nombre el texto =”Gomez”. Cuando la condición es de igualdad, no es necesario utilizar el signo =, quedando “Gomez”. Si deseamos, los registros con importe superior a $1.000, el criterio irá debajo del campo Importe, >1000. Cuando necesitamos filtrar entre dos valores, por ejemplo que el importe sea mayor que $1.000 y menor que $2.000, debe usar el operador lógico Y, > 1000 Y < 2000, con lo cual el registro deberá cumplir con las dos condiciones.Todos los criterios ubicados en la misma fila, están conectados con el operador lógico Y, por lo cual se obtendrán aquellos registros que cumplan con todas las condiciones especificadas en dicha fila.

Con este filtro obtenemos el siguiente resultado de la consulta, observe que solamente semuestran los registros que cumplen con la condición de Importe.

Si, necesitamos que los criterios queden unidos por el operador lógico O, debemos escribirlos en diferentes filas, por ejemplo si debajo del campo Apellido, escribimos en la fila Criterios “Gomez” y debajo “Toledo”, visualizaremos todos los registros que llevan como Apellido Gomez, o Toledo.

Ahora agreguemos criterios variables. Este tipo de criterio, permite que el usuario, decida el valor del parámetro correspondiente cada vez que utiliza la consulta. Para indicar que es variable, el parámetro (nombre del campo seguido de dos puntos) se coloca entre corchetes, y el texto indicativo que desea presentar en la ventana de ingreso entre comillas. Para el ejemplo anterior, podemos diseñar la consulta con el criterio tal que el operador ingrese el nombre del cliente que desea visualizar.

¿Podemos hacer cálculos en una consulta? En una consulta podemos hacer cálculos con los campos, por ejemplo multiplicar el valor de un campo por una constante o por el valor de otro campo, para ello necesitamos un nuevo elemento denominado campo calculado, el cual es un campo definido en una consulta que muestra el resultado de una expresión en lugar de mostrar datos almacenados. El valor se vuelve a calcular cada vez que cambia un valor de la expresión. Para realizar un cálculo personalizado, utilizando los datos de uno o más campos, necesita crear un nuevo campo calculado, directamente en la cuadrícula de diseño. Los resultados de un campo calculado no se almacenan en la tabla, y son recalculados cada vez que se ejecuta la consulta.Veamos un ejemplo, para agregar un campo que nos calcule el I.V.A. del 21% sobre el importe de la factura.1. Abra la consulta en Vista de diseño2. En la primera columna vacía escriba en la primera fila la expresión que desea, teniendo en cuenta que los nombres de los campos a utilizar deben ir entre corchetes

3. Al presionar la tecla Entrar o pasar a otra celda, automática Access nombra a esa expresión con el nombre Expr1, el cual aparece al comienzo de la expresión y va seguido de dos puntos.

4. Puede modificar el nombre de Expr1 por otro nombre más indicativo del campo, por ejemplo IVA.

5. Finalmente guarde los cambios en la consulta y verifique el resultado.

Para este ejemplo, en la consulta se eliminaron los criterios a los fines de visualizar todos los registros.¿Qué estamos modificando realmente en una consulta? Al obtener el resultado de una consulta, lo que tenemos realmente son los datos de la tabla que cumplen con los criterios especificados, de manera tal que cualquier modificación que realicemos la estaremos haciendo sobre la tabla original. Esto se aplica también cuando la consulta trabaja con tablas relacionadas. En la actividad 1, pondrá en práctica el diseño de consultas para nuestro cliente “Cosmos”.INFORMES ¿Qué me ofrece Access para presentar impresa la información? Los informes me permiten presentar la información de una tabla o una consulta en forma impresa. A diferencia de los formularios, los datos presentados no se pueden modificar, sólo podemos verlos en pantalla o imprimirlos, además de contar con la posibilidad de obtener subtotales por grupo.Cómo puedo crear Informes para visualizar o imprimir la información de mi base de datos. A los fines prácticos, en la tabla Clientes de la Base de datos Distribuidora, tomada como ejemplo para este módulo, agregamos los campos Ciudad y Provincia, ambos del tipo texto con un largo de 30 caracteres y el campo Saldo del tipo numérico, tamaño simple.

Para crear un Informe, podemos utilizar la vista de Diseño o el asistente. Aprovechemos nuevamente el Asistente para obtener un informe preliminar. En la ventana Base de datos, teniendo seleccionado Informes, hacemos doble clic sobre el ícono “Crear un informe utilizando el asistente”. Cuando necesite trabajar con campos de diferentes tablas, conviene crear previamente una consulta. En la siguiente ventana, debemos seleccionar la Tabla o consulta, haciendo clic en la flecha para visualizar una lista de las mismas. Luego seleccione los campos que necesita incluir en el informe, de manera tal que en el cuadro de la derecha aparezcan aquellos que Ud. necesita. Por ejemplo, seleccionemos los campos NumCliente, Apellido, Saldo, Ciudad y Provincia.

¿Puedo agrupar los registros?En la siguiente ventana, debemos decidir cómo queremos agrupar la información. Se puede agrupar por diferentes campos en distintos niveles. Cada agrupamiento lleva su cabecera y pie de grupo, donde pueden ir los subtotales del mismo.En nuestro ejemplo, tomamos el campo Provincia como primer nivel, y el campo Ciudad como segundo nivel, a la derecha podemos observar como queda la estructura de nuestro informe. En éste, tendremos agrupados todos los clientes que pertenecen a la misma provincia y dentro de cada provincia, se agruparán todos los clientes de una misma ciudad.

Haciendo clic en el botón Opciones de agrupamiento, podemos hacer más especificaciones referentes a los grupos. En la ventana veremos el campo que define cada nivel de grupo seleccionado, y nos da la posibilidad de modificar el intervalo de agrupamiento. Por ejemplo el grupo Provincia en Normal, tomará el nombre completo de la provincia, pero podemos especificar que tome la primera letra de cada provincia para dividir los grupos de este nivel.¿Puedo ordenar los registros agrupados? En la ventana siguiente, debemos decidir cómo queremos ordenar los registros de detalles, es decir los registros que se visualizan dentro de cada grupo. Para ello seleccionamos el o los-Añadir un nivel de agrupamiento-Modificar la prioridad del nivel de agrupamiento

-Eliminar un nivel de agrupamiento campos (hasta cuatro niveles) a tener en cuenta para el ordenamiento, y si es en forma -Ascendente o Descendente.

Para agregar una fila de totales al final de cada grupo, y al final del informe, presiono el botón Opciones de resumen…En la ventana aparece un listado con todos los campos numéricos del informe, para los cuales podemos seleccionar tildando la casilla correspondiente que nos muestre la suma, promedio, mínimo o máximo.Además, permite seleccionar visualizar los registros de detalle y el resumen o solamente el resumen para cada grupo. Activando la casilla Calcular el porcentaje del total por sumas, nos agrega un total correspondiente al porcentaje de la suma de cada resumen respecto de la suma total de todos los registros del informe.

¿Cómo puedo variar la distribución de los datos? En la siguiente ventana del asistente, debemos seleccionar la distribución de los datos en el informe. En la parte izquierda podemos visualizar las diferentes opciones que propone.

¿Y si quiero cambiar el estilo del informe? Pasemos a la siguiente ventana. En la misma tengo diferentes opciones para seleccionar un estilo que se ajuste a nuestro cliente, pudiendo ver a la izquierda el aspecto de cada uno.

En la última ventana, nos solicita ingresar un Título para el Informe. Es importante, definir un título que aclare qué información estamos visualizando en nuestro reporte. Preste especial atención a este punto, ya que los informes generalmente son destinados a terceras personas, que necesitan tomar decisiones en base a los resultados impresos

También nos da la opción de obtener una Vista previa del informe, Abrir el formulario para ver o introducir datos, o Modificar el diseño del mismo. Si seleccionamos Vista previa, veremos en pantalla el informe final, listo para imprimir. En la vista

previa, podremos descubrir algunos detalles de diseño que necesitaremos corregir. Por ejemplo algunos títulos de las columnas que no se leen bien o están incompletos. Si elegimos Modificar el diseño del informe, ingresamos a Vista de Diseño de Informes, y podremos corregir cada uno de sus elementos.Cómo puedo crear o modificar el informe sin usar el Asistente. Si bien, esta opción implica una tarea más compleja, nos permite diseñar el informe en forma personalizada y ajustarnos a las características del cliente. Cómo vimos en formularios, la forma más fácil de trabajar, es crear un informe con el asistente, que se aproxime a nuestras necesidades, y luego modificarlo con vista de diseño. Para trabajar con Vista de diseño para crear un informe nuevo, en la ventana Base de datos, manteniendo seleccionado el objeto Informes, hacemos clic en el ícono de Diseño, o doble clic en Crear informe con vista de diseño. Si deseamos modificar un informe existente, en la ventana Base de datos, seleccionamos el formulario sobre el cual queremos trabajar, y hacemos clic en el ícono Diseño.

En la pantalla se nos presenta un área de trabajo, la cual se divide en las siguientes partes:Encabezado del informe: en esta área, irán todos los objetos que aparecen al comienzo del informe.Encabezado de página: ubicamos todos los objetos que deben aparecer al comienzo de cada página.Detalle: aquí se ubican los registros a visualizar en el informe. Para el diseño, sólo se incluyen los campos de un solo registro.Pie de página: ubicamos todos los objetos que deben aparecer al final de cada página.Pie del informe: colocamos todos los objetos que deben aparecer al final del informe.Las secciones de Encabezado o Pie de página y Encabezado o Pie de informe se pueden mantener o eliminar según si está tildada la opción correspondiente en el menú Ver.Las secciones Encabezado y Pie de Provincia y Ciudad, aparecen en este informe porque hemos seleccionado agrupar los registros por esos campos,

en otros diseños pueden no aparecer si no agrupamos.Para poder definir los elementos que queremos incluir en el informe, se utilizan los Controles, éstos son objetos para visualizar datos, mostrar etiquetas o agregar elementos que mejoren la imagen del informe. Para su uso debemos utilizar el Cuadro de Herramientas, el cual se puede habilitar desde el ícono correspondiente de la barra de herramientas o desde el menú Ver, eligiendo la opción Cuadro de Herramientas. El cuadro de herramientas es similar al visto en el diseño de formularios, algunos controles, que en la siguiente figura no se marcan, es porque su uso está más destinado a los formularios.

Cómo agrego objetos a mi informe. Desde el Cuadro de Herramientas (si no está visible elija la opción desde el menú Ver) selecciono el control deseado, luego me posiciono en área del informe donde debe ubicarse, presiono el botón izquierdo de Mouse y lo arrastro hasta obtener el tamaño del control deseado. Si necesito insertar varios objetos del mismo tipo en el informe, haga doble clic sobre el ícono del control correspondiente, verá que éste queda seleccionado, luego puede insertar la cantidad que quiera sin necesidad de ir haciendo clic sobre el mismo.Cómo agrego campos a mi formulario. Para incorporar campos al informe, seleccionamos desde el menú Ver, la opción Lista de campos, con lo cual podremos arrastrar un campo al lugar deseado en el informe.Puedo mover o modificar un objeto. Para mover un objeto, coloco el Mouse sobre el mismo, y cuando aparece la manito, presiono el botón y lo arrastro a la posición deseada.Para modificar el tamaño, selecciono el objeto, luego ubico el Mouse sobre los cuadritos negros que aparecen, cuando el cursor toma la forma de una flecha doble, hago clic con el botón izquierdo, y manteniéndolo presionado lo arrastro hasta conseguir el tamaño deseado.

Ahora mi informe puede ser impreso. Como vimos para formularios, la confección del informe con Vista de diseño implica una tarea más compleja, pero permite personalizar el informe ajustando el estilo al gusto del usuario. Pida vista previa, antes de imprimir el informe para ver el resultado final, haciendo doble clic sobre el objeto correspondiente a nuestro informe en la ventana Base de datos, teniendo seleccionado previamente Informes.¿Ha comenzado a realizar las actividades? Le sugerimos hacerlo y si usted presta atenciónverá como en la actividad 2, usted podrá poner en práctica el diseño de informes para nuestrocliente “Cosmos”.

¡Mucha Suerte!