SUBMODULO DE TECHO PRESUPUESTAL

SIGA - ML

Sistema Integrado de Gestin Administrativa Versin: 2.0.1

Manual de Usuario

LOGSTICA-ADQUISICIONES Fecha: 30/03/2005

TABLA DE CONTENIDO

3I.INTRODUCCIN

3II.ACCESO AL SISTEMA

4III.ESTNDARES DE SERVICIO

4IV.SUBMDULO ADQUISICIONES

54.1.CUADRO DE ADQUISICIN

54.1.1.CUADRO DE ADQUISICIN DE PEDIDOS PROGRAMADOS

124.1.2.ORDEN DE COMPRA / SERVICIO DE PEDIDOS PROGRAMADOS

204.1.2.1.REPORTES

214.1.3.CUADRO DE ADQUISICIN DE GASTOS GENERALES

314.1.4.ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIO

394.1.4.1 REPORTES

404.1.5.CUADRO DE ADQUISICIN DE PEDIDOS NO PROGRAMADOS

524.1.6.REPORTE DE LA ORDEN DE COMPRA / SERVICIO DE PEDIDOS NO PROGRAMADOS

I.INTRODUCCIN

El Mdulo de Logstica (SIGA ML), como parte componente del Sistema Integrado de Gestin Administrativa (SIGA), es una herramienta de ayuda para el rea de Abastecimiento, que le permitir administrar, registrar y emitir informacin para la toma de decisiones acerca de la adquisicin de Bienes y/o contratacin de servicios realizados por la Unidad Ejecutora (UE) en el marco del cumplimiento de sus metas institucionales.

El Mdulo de Logstica (SIGA-ML) contempla todos los Procesos Tcnicos del Abastecimiento como son la Programacin, Pedidos, Adquisicin, Almacenamiento y Distribucin, pudiendo la UE elaborar su Cuadro de Necesidades, el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, sus Requerimientos de Bienes y Servicios, realizar sus Procesos de Seleccin, llevar el Control de las Existencias, entre otros, continuando la idea de integridad y no de duplicidad de esfuerzos.

II.ACCESO AL SISTEMA

El Administrador del Sistema es quien registra a los Usuarios y les da los accesos a determinado(s) Mdulo(s), as como a sus Submdulos, Opciones y, Ejecutora y/o Centro de Costo.

Para ingresar al Mdulo de Logstica, el Usuario deber dar doble clic sobre el icono ubicado en el escritorio.

A continuacin, se presentar una ventana en donde se consignar el Usuario y Clave y luego se dar clic sobre el cono .

III.ESTNDARES DE SERVICIO

En el encabezado de todas las ventanas del Mdulo se mostrar la Barra de Herramientas, con los siguientes iconos activos:

A continuacin, se describen las Opciones con los que cuenta el Submdulo de Adquisiciones:

IV. SUBMDULO ADQUISICIONES

Dentro de este Submdulo de Adquisiciones se encontrarn las opciones que permitirn generar el Cuadro de Adquisiciones, las rdenes de Compra y Servicio.

4.1. CUADRO DE ADQUISICIN

En esta opcin el usuario podr realizar una afectacin preventiva (Pre-Compromiso) del Calendario de Compromisos Mensual, tanto para las rdenes de Compra como para las rdenes de Servicio, que se emitirn para atender los Pedidos Programados, los Pedidos no Programados, el Requerimiento de Gastos Generales y/o Contratos, autorizados en el Submdulo de Pedidos.

Cabe sealar que, es en el Submdulo de Pedidos donde se generan los Pedidos Programados, se les Autoriza y Consolida, para luego ser objeto del Proceso de Seleccin correspondiente y, pasar a formar parte del Cuadro de Adquisicin. Si el valor del consolidado de los Pedidos es menor a una UIT (Unidad Impositiva Tributaria), a la hora de autorizarlo el Sistema indicar que es una ASP (Adjudicacin Sin Proceso) por lo que slo mostrar la opcin de Cuadro de Adquisicin.

En el caso de los Pedidos no Programados, tambin pueden generarse los Procesos de Seleccin correspondientes hasta la adjudicacin del postor ganador para luego generar el Cuadro de Adquisicin. La otra opcin es que no se enve a proceso, sino que despus de autorizado el pedido se remita directamente al Cuadro de Adquisicin.

En el caso de los Gastos Generales se genera el pedido, se autoriza y, se enva directamente al Cuadro de Adquisicin.

4.1.1. CUADRO DE ADQUISICIN DE PEDIDOS PROGRAMADOS

Nos ubicamos en la Ventana Principal, ingresamos al Submdulo Adquisiciones Opcin Cuadro de Adquisicin.

Al ingresar, el Sistema mostrar la pantalla que visualizamos a continuacin, la misma que se encuentra dividida en dos reas:

1. rea Superior: Nos muestra los siguientes campos:

El Sistema muestra por defecto el perodo en el que nos encontramos trabajando, con la opcin de poder seleccionar otro perodo para consultar la informacin registrada en ese perodo, haciendo clic en .

Mes de Calendario, por defecto mostrar el mes actual en el que nos encontramos trabajando, con opcin de poder seleccionar otro mes.

Opcin para filtrar los Bienes o Servicios dentro del Cuadro de Adquisicin.

Tipo de Presupuesto, si es Institucional o por Encargo.Permite seleccionar si la adquisicin es para consumo de la entidad o para ser destinado a la venta.Filtra los procesos que se encuentran en Estado Pendiente, Autorizado, O/Compra, O/Servicio o Todos.

Permite seleccionar un Centro de Costo o Todos.

2. rea Inferior: Presenta la relacin de Cuadros de Adquisiciones, mostrando cada uno la siguiente informacin: N de Cuadro de Adquisicin, Fecha del Cuadro, N del Requerimiento Consolidado que di origen al Cuadro de Adquisicin, Destino de Uso (si es para Consumo de la Institucin o Para la Venta), Centro de Costo que origin el Requerimiento, Moneda (en Nuevos Soles, Dlares u otra moneda), Valor ya sea en Moneda Nacional o Extranjera, PAAC N si el Cuadro de Adquisicin proviene de un Proceso de Seleccin, Mod. Adq., es decir, el Tipo de Proceso de Seleccin (Menor Cuanta., ADS, ADSP, CP o LP), N PS referido al N de identificacin del Proceso de Seleccin, Contrato N del contrato suscrito entre la Entidad y el Proveedor (el mismo que se encuentra registrado en el Submdulo de Procesos de Seleccin - opcin Contratos), Mes del Calendario mes en el que se gener el Cuadro de Adquisicin, Aut. Cal. si se encuentra con un check indica que ya se asign el Pre-Calendario (aqullos que no muestren esta calificacin an se encuentran en estado pendiente para su autorizacin). Estado indica si se encuentran Pendientes, Autorizados, O/Compra, O/Servicio, N Orden corresponde a la identificacin de la Orden de Compra o Servicio que se le ha generado al Cuadro de Adquisicin, Fecha Compra vinculada a la fecha del documento fuente.

La funcionalidad del Cuadro de Adquisicin est referida a la asignacin de un Pre-Calendario a toda aquella Adquisicin de Bienes o Contratacin de Servicios con autorizacin para ser ejecutada, resguardando de esta forma los pactos contractuales con los proveedores.

Existen varias formas de generar los Cuadros de Adquisiciones:

1. En el caso de requerimientos consolidados que luego de ser valorizados totalizan hasta S/.3,300.00, es decir 1 UIT, se genera una Adquisicin Sin Proceso identificada con las siglas ASP, generndose automticamente el Cuadro de Adquisicin.

2. En el caso de los requerimientos para la atencin de Gastos Generales como Agua, Luz, Telfono, entre otros, el Cuadro de Adquisicin se genera automticamente.

3. Aquellos requerimientos que provienen del PAO Inicial, as como los Requerimientos No Programados que luego de ser consolidados motivaron la actualizacin del PAAC y, la realizacin de un determinado proceso de seleccin el cual origina, como en el caso de la Menores Cuantas, una Orden de Compra/Servicio o un Contrato. En el primer caso, se generar en forma automtica el Cuadro de Adquisicin y, en el segundo caso, donde el contrato genera pagos mensuales, el procedimiento es el que se detalla a continuacin con el siguiente ejemplo:

En la ventana que se muestra a continuacin dar clic en el botn derecho del mouse, para activar el Men Contextual Insertar Cuadro de Adquisicin/Eliminar Cuadro de Adquisicin. En el ejemplo se selecciona Insertar Cuadro de Adquisicin.

A continuacin el Sistema mostrar la pantalla que se presenta, la cual comprende 3 reas:

rea 1.Nos muestra campos como Ao, en el que tenemos la opcin de seleccionar otro ao para realizar alguna consulta. Luego el campo Tipo B/S, donde se consignar Bien o Servicio; el siguiente campo es Formaliz. Contrato, donde se escoger entre Contrato u Orden segn corresponda; a continuacin tendremos la posibilidad de realizar un filtro por cualquiera de las opciones como Ao, Corr., Nro. Contrato, Nro. Proceso, RUC, Proveedor y, Mes; y finalmente Destino de Uso, donde se indicar si es para Consumo Institucional o para la Venta.

rea 2.

El Sistema nos muestra la relacin de contratos en ejecucin, para los cuales se est considerando la emisin de rdenes de Compra/Servicio. Se deber marcar con un check en el recuadro ubicado al final de la lnea de registro del Contrato/Proveedor para generar el Cuadro de Adquisicin respectivo.

rea 3.

En esta Area, el Sistema muestra los tems relacionados con el Contrato/Proveedor seleccionado en el rea 2.

Seleccionado el Proveedor, se har clic en el icono , Grabar y, nuevamente clic en el icono , salir de la ventana.

Inmediatamente, el Sistema mostrar el mensaje Desea generar el Cuadro de Adquisicin para los contratos seleccionados?, damos clic en SI, con lo que el Sistema generar en forma automtica el Cuadro de Adquisicin.

En la pantalla principal, el Sistema muestra el Cuadro de Adquisicin generado, en Estado Pendiente (en color verde). Podremos ingresar al contenido del mismo dando clic en el icono .

Luego en la ventana que visualizamos a continuacin, se seleccionar el Mes Calendario dando clic en el campo correspondiente y, se registrar la fecha probable de emisin de las rdenes de Compra/Servicio.

Dar clic en el icono Grabar, presentndose el mensaje Est seguro de autorizar Calendario para este Cuadro de Adquisicin? Dar clic en S, con esta operacin se estara generando el Pre - Compromiso, con la consiguiente reserva de Calendario.

Finalmente, al dar clic en aceptar, se actualizar el saldo del Calendario Logstico y, cambiar el Estado del botn a . Mientras no se encuentre generada la Orden de Compra o de Servicio, el responsable podr desautorizar el Calendario asignado a este Cuadro de Adquisicin.

El Sistema permite hacer consultas utilizando los botones que se encuentran en la parte inferior de la pantalla como el de Detalle de los Bienes y Servicios comprendidos en el Cuadro de Adquisicin, Resumen Presupuestal y, Calendario. Para el ejemplo seleccionamos la opcin Detalle B/S.

Al dar clic al botn , el sistema mostrar la pantalla del detalle del Cuadro de Adquisicin. Haciendo clic en el icono , se acceder al detalle de los tems comprendidos en el Cuadro. En la parte inferior central se observa el campo Det. Meta, el cual tiene a su lado el icono , al dar clic al mismo se visualizar el Tipo de Operacin, la Fuente de Financiamiento, la Meta y la Cantidad autorizada.

Al dar clic en el botn , se mostrar la cadena de gasto afectada con su saldo por comprometer.

Consulta similar se podr realizar accediendo dando clic al botn, con lo que podemos observar la cadena de gasto afectada con su saldo por comprometer.

4.1.2. ORDEN DE COMPRA / SERVICIO DE PEDIDOS PROGRAMADOS

En la ventana principal nos posicionamos en el Submdulo Adquisiciones seleccionamos la opcin Orden de Compra para nuestro ejemplo.

El Sistema nos presentar una pantalla que se encuentra dividida en dos reas, en el rea superior, la cabecera principal, en la que podemos observar el Ao, por defecto el Sistema muestra el ao actual con la opcin de seleccionar otro ao en el que se desee hacer alguna consulta; Mes, el Sistema muestra por defecto el mes actual, al igual que el ao si deseamos hacer consulta de otros meses podemos acceder a ellos; Repuesta SIAF-SP en este ambiente podremos consultar aquellos Registros SIAF producto de la Interfase realizada, en la parte inferior el Sistema muestra todas las Ordenes generadas hasta ese momento.

Pare generar una nueva Orden, siguiendo el ejemplo que estamos desarrollando, dar clic en el botn derecho del mouse y, se nos presentara el Men Contextual Insertar Orden de Compra y Eliminar Orden de Compra. Para nuestro ejemplo seleccionamos Insertar Orden de Compra.

A continuacin el Sistema nos muestra una pantalla con dos pestaas, estando en la pestaa Registro O/C, con el cursor ubicado en el campo Cuadro de Adquisicin dar clic en icono con lo que se desplegar una lista con todos aquellos Cuadros de Adquisicin aprobados que se encuentran listos para generar Ordenes, lista de la cual seleccionaremos uno.

Al seleccionar el Cuadro de Adquisicin se cargan automticamente los datos como Proceso de Seleccin, Proveedor y, Nmero de Contrato. Para completar la informacin nos posicionamos en el campo Tipo de Operacin, al dar clic en el icono se desplegarn los Tipos de Operacin del SIAF-SP existentes y, se escoger aquel relacionado con la operacin que estamos realizando.

Otro dato que debe ser consignado es el Almacn en el que se desea que el proveedor entregue la mercadera, para lo cual nos posicionaremos en el campo Almacn mostrndose todos los almacenes con los que cuenta la Entidad. Debemos mencionar que stos se encuentran registrados previamente en el Submdulo Tablas/Datos Generales/Logstica/ Almacn. Luego hacer clic en el icono Grabar.

Al grabar se visualizar la pestaa donde visualizaremos algunos campos activos para completar informacin, tal como Tiempo de Entrega del tem, Condicin de Pago, Garanta. Adicionalmente, el Sistema nos permitir anexar a la Orden de Compra algn documento relacionado con ste para su impresin, ya sea en formato Excel, Word o PDB.

Asimismo, debemos ingresar la(s) marca(s) del (los) Biene(s) a ser recepcionado(s) teniendo en cuenta que en esta Fase del proceso ya existe un ganador y, s se conoce la marca de los Bienes que el proveedor deber entregar en el almacn. Para escoger la marca debemos ubicarnos en el campo Marca dar clic en el icono , con lo cual se desplegar todas las marcas que se encuentran registradas en el Sistema, de donde se seleccionar la(s) deseada(s).

A continuacin, podemos adicionar a cada tem sus especificaciones tcnicas. En caso de haberlas ingresado en la Etapa del Proceso de Seleccin, al registrar la propuesta tcnica, stas se mostrarn en esta opcin pudiendo ser ampliadas o modificadas, para lo cual nos ubicaremos en el campo E.T. y se dar clic al icono , pudiendo as ingresar la informacin requerida, para finalmente, dar clic en el icono Salir de la ventana.

Con lo que regresamos a la ventana principal de rdenes de Compra para registrar el compromiso definitivo. Seleccionamos la Orden que deseamos comprometer para lo cual debe estar en estado de Pendiente, damos clic en el botn Fase Presupuestal ubicado en la parte baja de la ventana.

A continuacin, se visualizar una pantalla conteniendo tres botones Comprometer, Descomprometer e Interfase, los dos ltimos inactivos. Siguiendo nuestro ejemplo, si se desea comprometer, se dar clic en el botn como primer paso para realizar esta operacin.

El Sistema nos presentar el Mensaje: Desea Comprometer la Orden? Se deber dar clic en SI, para aceptar esta operacin.

Con las acciones realizadas anteriormente, se asignar calendario a la Orden y, el botn Comprometer cambiar de estado y se mostrar inactivo, activndose los botones anteriormente inactivos, Descomprometer e Interfase.

En la parte inferior de la pantalla se podr observar que la columna Calendario se actualiza conforme cambia la informacin que se va actualizando en el Pre Calendario y, el saldo por comprometer.

Se dar clic al botn Interfase para migrar los datos de la Orden al ambiente SIAF-SP. Al realizar esta accin se visualizar el Mensaje: Desea realizar la Interfase a SIAF? Al dar clic en SI, se realizar la operacin.

Se requiere ingresar la clave para generar la Interfase al SIAF, sta ser asignada al responsable de Logstica. Luego de ingresar la clave correspondiente y dar clic en aceptar, en forma automtica, el responsable de la administracin del SIAF-SP lo visualizar en su ventana para la correspondiente transmisin.

Luego se dar clic en el icono , Salir de la ventana, con lo que se regresar a la ventana principal. Se observar que la Orden de Compra cambio de estado Pendiente al estado Comprometida.

4.1.2.1. REPORTES

El Sistema nos permite realizar la impresin de la(s) Orden(es) para las firmas y trmite correspondiente, as como de diversos tipos de reportes. Para proceder a la impresin se dar clic en el icono Imprimir de la barra de herramientas. A continuacin, se nos mostrar una ventana con diversas opciones, si deseamos imprimir la Orden de Compra dar clic en la opcin Formato de Orden.

Mostrar la ventana previa, del documento:

Para imprimir el reporte, dar clic en el botn Impresora ubicado en la Barra de Herramientas, luego de esto se mostrar una ventana, digitar cuntas copias se van a imprimir. Elegidas las opciones presionar el botn OK para que se imprima el pedido para la firma correspondiente. Luego si deseamos imprimir reportes proceder de la misma manera, con la ventaja adicional que contamos con filtros de seleccin con lo que podremos acceder a los reportes tales como:

4.1.3. CUADRO DE ADQUISICIN DE GASTOS GENERALES

Al seleccionar la opcin Cuadro de Adquisicin me muestra una lista de todos los Cuadros de Adquisiciones generados que pueden venir de un Pedido Programado, No Programado, Gasto General y/o Contrato. En en este caso, viene de un Gasto General que ha sido autorizado y que se ha enviado directamente al Cuadro de Adquisicin.En el campo Ao, aparece por defecto el ao en curso; en el campo Tipo B/S hacer clic en el icono , lo que nos mostrar alternativas para seleccionar si es un Bien o Servicio.

En el campo Mes Calendario, hacemos clic en el icono y seleccionamos el mes en que se trabajar.

En el campo Centro de Costo, hacer clic en el icono para visualizar todos los Centros de Costos, seleccionando uno de ellos se mostrarn los requerimientos pendientes.

En el campo Estado, hacer clic en el icono , al desplegarse observaremos 4 opciones: Pendiente, Autorizado, O/C, O/S o Todos.

Para el ejemplo, nuestro Cuadro de Adquisicin tiene el N 243, el monto es de s/.2,698.32, en el campo estado pendiente, el tipo de proceso de seleccin es una Adjudicacin sin Proceso (ASP), de acuerdo a los nuevos topes de procesos para el ao 2005, entonces el usuario se ubica en el Cuadro de Adquisicin seleccionado y, dar clic sobre el icono para ingresar y poder afectar el pre-compromiso.

En la ventana Cuadro de Adquisicin se muestra el Periodo , ao en curso; el N Cuadro , nmero que se genera automticamente y la Fecha del Cuadro ; el N de Requerimiento , corresponde al consolidado que se gener en el Submdulo de Pedido y la Fecha de Requerimiento ; el Estado , el cual se actualizar cuando demos la autorizacin; el Tipo de Proceso en el ejemplo es una Menor Cuanta; el Tipo de Presupuesto ; Valor , nos muestra el valor en soles del postor ganador; Tipo de Cambio , el Origen , en el ejemplo es un Requerimiento No Programado como tambin podra ser un Requerimiento Programado, Destino de Uso como muestra el ejemplo es por Consumo Institucional, el Tipo de Compra , Modalidad de Compra ; Centro de Costo ; Fecha Probable de la Compra , nico campo en la ventana de Cuadro de Adquisiciones en que el usuario digitar, insertada la fecha se proceder a Grabar . Finalmente, Mes Calendario , luego de lo cual se proceder a grabar y se visualizar el mes calendario a afectar.

Los botones que se muestran en la parte inferior son tanto de consulta como de actualizacin de datos.

Al pulsar sobre el botn , se mostrar la pantalla Detalle del Cuadro de Adquisicin como el tem generado, la Cadena de Gasto al cual ha sido afectado ese servicio, el Centro de Costo, la Tarea, el Valor del Servicio y la ventana de Medio de Pago.

A continuacin, dar clic sobre el botn , el cual permitir visualizar la afectacin del Medio de Pago con la Cadena de Gasto correspondiente. Adems al dar clic sobre el icono , se puede modificar la informacin.

Si con el cursor ubicado en el item se da clic sobre el icono , se podr apreciar los datos del Bien seleccionado como son: Tipo, Grupo, Clase, Familia, Cdigo del Bien, Descripcin del Bien y la Unidad de Adquisicin.

Al hacer clic sobre el botn se podr observar los rubros de Especificaciones Tcnicas del Servicio.

Al hacer clic sobre el icono de la columna Detalle de la Meta, se mostrar una ventana en donde se muestra la Meta , al dar clic en Tipo de Operacin , la Fuente de Financiamiento , el Medio de Pago de acuerdo al Calendario de Compromisos del SIAF-SP y, el valor del Servicio . Ingresada la informacin, dar clic en el botn .

Para visualizar informacin presupuestal del Cuadro de Adquisicin, se dar clic sobre el icono .

Nos permitir visualizar cuatro reas: , el , el y, el Fuente de Financiamiento, Funcin, Programa, Genrica de Gasto, Medio de Pago, Calendario Mensual, Calendario Pre Compromiso generado en logstica y Calendario Compromiso lo hacen en el SIAF - SP.

Luego de tener la conformidad de los datos visualizados, salimos de esta pantalla con el icono , y se proceder a seleccionar el botn .

Se visualizar el Mensaje: Est Seguro de Autorizar Calendario para este Cuadro de Adquisicin?

Al aceptar, dando clic en SI, el Sistema nos mostrar el mensaje: Actualizacin del Calendario realizado. Luego de dar clic en aceptar, el botn de autorizar cambiar y slo se visualizar el botn y el estado se mostrar , adems se activar el check de Autorizar Calendario de manera automtica.

Al dar clic en el botn , se verificar la afectacin del Pre Compromiso y el Saldo de Calendario.

En la pantalla Calendario Genrico se podr visualizar la Cadena afectada, el Calendario Disponible, el Pre - Compromiso de S/.2,698.32 y el saldo.

Situados en la pantalla Listado de Cuadro de Adquisicin visualizaremos el Cuadro de Adquisicin trabajado en color azul, en la columna Estado se visualizar en estado Autorizado y saldremos con la pestaa verde ubicada en la parte superior de la ventana.

4.1.4. ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIO

Dentro del Submdulo Adquisiciones, encontraremos las opciones de Cuadro de Adquisicin, Orden de Compra y Orden de Servicio, autorizados con Calendario de Pre-Compromiso en la opcin Cuadro de Adquisiciones.

Al seleccionar la opcin Orden de Servicio, se mostrar una pantalla en cuya cabecera se deber seleccionar el Ao, Mes y Tipo de Presupuesto.

Ubicar el cursor en el rea central de la pantalla y activar del Men Contextual la opcin Insertar Orden de Servicio.

El Sistema mostrar dos pestaas, en la de Registro O/S se ingresar el Nro. O/S, en nuestro caso, se consignar el .

Para el campo Cuadro de Adquisicin, se dar clic en el icono , visualizndose el nmero de los diversos Cuadros de Adquisiciones que estn pendientes de la emisin de la Orden, seleccionaremos el que corresponde a este ejemplo.

Al seleccionar el Cuadro de Adquisiciones, se carga en forma automtica , la , el , la , y el , no afecto an , el y, finalmente el campo Concepto mostrar la Glosa cargada anteriormente.

Dar clic en Proveedor , visualizndose una relacin con los Proveedores que trabajan para la Entidad, seleccionar uno. Este deber estar ingresado previamente en Tabla de Proveedores.

Al dar clic sobre el icono , nos permitir insertar un nuevo Proveedor, de no existir en el Listado de Proveedores, ingresando los datos correspondientes en los campos en blanco.

Una vez seleccionado el Proveedor, el campo se mostrar lleno, verificada la informacin, hacer clic en el icono Grabar, esto har que se active la pestaa .

Dando clic sobre la pestaa , se registrarn en los campos en blanco el Tiempo de Entrega en Das, la Condicin de Pago, el Documento de Referencia y la Garanta Dependiendo del Bien o Servicio.

Dar clic en al icono , se activar la ventana Especificacin Tcnica, pudiendo adicionar o visualizar que ya se haban generado anteriormente, luego se dar clic en el icono y, finalmente dar clic sobre el icono , para salir.

En la pantalla principal, se visualizar la Orden de Servicio generada, se dar clic sobre el botn para que la Orden afecte el Calendario del mes en el que se est trabajando, pues una Orden emitida debe ser comprometida dentro del mes de acuerdo al Calendario de la Cadena de Gasto Presupuestal.

Ingresar en la pantalla Fase Presupuestal de la Orden, se dar clic en el botn .

Una vez comprometida la Orden, el icono se mostrar inactivo y observaremos el con el Saldo disminuido por la afectacin realizada.

Se proceder entonces a realizar la Interfase del Compromiso (entre el SIGA ML y el SIAF SP). Para ello, hacer el clic en el botn , mostrndose el Mensaje: Desea realizar la Interfase al SIAF?

Enseguida, se mostrar el mensaje: Ingrese la clave para generar Interfase al SIAF , ingresada la Clave haremos clic en el botn para que se realice la Interfase al SIAF, generndose en forma automtica los datos de la Orden de Servicio u Compromiso en el SIAF - SP. Luego daremos clic en el icono para Salir.

En la ventana principal podemos visualizar la columna Estado una vez que tenemos conocimiento de la aprobacin en el SIAF hacemos clic en el botn y obtenemos el nmero del Expediente SIAF.

4.1.4.1 REPORTESUbicamos el cursor en la Orden de Servicio, al hacer clic sobre el icono se mostrar una ventana con una relacin de Reportes como el del .

En la pantalla se visualizar el formato de la Orden de Servicio como vista previa para posteriormente poderla imprimir dando clic sobre el icono Impresora.

4.1.5. CUADRO DE ADQUISICIN DE PEDIDOS NO PROGRAMADOS

Dentro del Submdulo de Adquisiciones se encontrarn las opciones que permitirn generar el Cuadro de Adquisiciones.

En la pantalla Listado de Cuadro de Adquisicin, el Cuadro de Adquisicin que se generar viene de un Proceso de Seleccin. Para obtenerlo, nos ubicamos en el rea central de la pantalla, activamos el Men Contextual, y elegimos la opcin Insertar Cuadro de Adquisicin.

Enseguida, en la pantalla Generacin del Cuadro de Adquisicin, se mostrarn los Criterios de Bsqueda:

Tipo B/S

Formalizacin del Contrato

Filtro

Destino de Uso

Seleccionar el Proveedor

El Sistema presentar el (los) item(s) que forman parte del Contrato Firmado en el Proveedor seleccionado, al dar clic sobre el icono Grabar, se mostrar el mensaje: Desea generar el Cuadro de Adquisicin para los Contratos seleccionados?

Luego, en la pantalla Listado de Cuadro de Adquisicin, se visualizar el Cuadro de Adquisicin generado en color verde, haremos clic en el icono para ingresar a completar algunos datos del mismo.

En la pantalla Cuadro de Adquisicin se mostrar el Periodo , ao en curso; el N Cuadro , nmero generado automticamente por el Sistema ; el N de Requerimiento , que corresponde al consolidado que se gener en el Submdulo de Pedido; ; el Estado , el cual se actualiza cuando damos la autorizacin; el Tipo de Proceso , en el ejemplo es una Menor Cuanta; el Tipo de Presupuesto ; el , en soles del postor ganador; el ; el Origen , en el ejemplo es un No Programado; Destino de Uso ; el Tipo de Compra ; Modalidad de Compra y Centro de costos , Fecha Probable de la Compra , nico campo en la ventana de Cuadro de Adquisiciones en que el usuario va a digitar; insertada la Fecha se proceder a grabar. Luego, se podr visualizar el mes Calendario al cual se va a afectar Mes de Calendario .

Estando en la pantalla Cuadro de Adquisicin, se dar clic sobre el botn , a continuacin se visualizar la pantalla Detalle del Cuadro de Adquisicin con los tems, la Cadena de Gasto, al cual ha sido afectado ese servicio, el Medio de Pago, el Centro de Costo, la Tarea y el Valor del servicio.

Al dar clic en el icono Detalle de la Meta, se muestra la Meta, dar clic en Tipo de Operacin ; la Fuente de Financiamiento ; el Medio de Pago y; esto por cada tem una vez ingresada la informacin solicitada dar clic en .

Seleccionamos la opcin Resumen Pptal Cuadro, donde se mostrar la afectacin del Pre Calendario.

En la pantalla Cuadro de Adquisicin Calendario Genrico, se mostrar la afectacin del Pre Calendario.

Ingresamos a la opcin Calendario para observar la afectacin del Calendario a nivel genrico.

En esta pantalla se observar el Pre-Calendario a nivel genrico afectando el Saldo del Calendario por comprometer. Luego salimos con la pestaa de color verde que se encuentra en la parte superior de la pantalla y nos vamos al Listado de Cuadro de Adquisicin para observar la Orden de Servicio en estado Comprometido.

Se observar que el Listado de Cuadro de Adquisiciones, que el mismo se encuentra en estado Autorizado.

Para el registro de las rdenes de Compra Gua de Internamiento se ingresar a la opcin Orden de Compra del Submdulo Adquisiciones. Ubicar el cursor en el rea central de la pantalla y activando el Men Contextual, seleccionar la opcin Ingresar Orden de Compra.

Situados en la pestaa Registro O/C, seleccionamos el Cuadro de Adquisicin con un clic al Cuadro de Adquisicin correspondiente.

Seleccionado el Cuadro de Adquisicin, el Sistema cargar automticamente el Tipo de Proceso de Seleccin, el Proveedor, el Nmero de Contrato y el correlativo de la ltima Orden de Compra generada.

Luego seleccionamos el Tipo de Operacin.

A continuacin, se seleccionar el Almacn al cual llegar el Bien.

Luego, ingresamos a la pestaa Detalle O/C e ingresamos los datos tales como el Tiempo de Entrega en das, Condicin de Pago, Garanta, si fuese el caso, el Documento de Referencia se cargar automticamente. Ingresamos al icono Carpeta por tem, si se desea agregar alguna especificacin tcnica en cada tem.

En esta ventana ingresamos el Detalle o Glosa. Para salir hacer clic en el icono Salir.

Al volver a la pantalla de rdenes de Compra, observamos la Orden en Estado SIAF pendiente, se dar clic sobre el botn Fase Presupuestal para comprometer la Orden.

Luego comprometemos la Orden dando clic en la opcin Comprometer.

Luego observamos el Calendario de Compromiso Comprometido y el Saldo Pendiente por Comprometer. Enseguida, seleccionar la opcin de Interfase para migrar la Orden al SIAF SP, salimos con el icono .

4.1.6. REPORTE DE LA ORDEN DE COMPRA / SERVICIO DE PEDIDOS NO PROGRAMADOS

Siguiendo el ejemplo anterior, en la ventana principal de Orden de Compra, observamos la Orden comprometida y hacemos clic en el icono Impresora.

Luego, seleccionar el Formato de Orden para visualizar la Orden antes de imprimirla.

A continuacin, observamos la pantalla preliminar de la Orden de Compra con los datos correspondientes.

Finalmente, volver a dar un clic en el icono para imprimir la Orden y salimos dando clic al icono .

Parte Inferior

rea Superior:

Criterios de Seleccin.

Para seleccionar la orden a imprimir.

Se va actualizando el Calendario al igual que el Saldo

Dar clic para registrar el Compromiso

Observamos el calendario pre-compromiso afectado y el saldo por comprometer.

Fecha probable de la O/C

Seleccionar mes del Calendario

rea 3

rea 1

rea 2

rea Superior

rea Inferior

Resumen de la informacin presupuestal del Cuadro de Adquisicin

Para imprimir la Orden

Grabar Registro

Imprimir

Recuperar Datos

Salir de la ventana

rea Inferior:

Relacin de Cuadro de Necesidades.

Parte Superior

Ministerio de Economa y Finanzas

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