Monitorear y Controlar Los Riesgos

GPY051 Curso de Preparacin para la Certificacin (PMI- RMP)

Sesin 08 Material de Lectura v1

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SESIN

MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

PROPSITO Y OBJETIVOS DEL PROCESO MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS FACTORES CRTICOS DE XITO DEL PROCESO

MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS HERRAMIENTAS Y TCNICAS DEL PROCESO

MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS DOCUMENTAR LOS RESULTADOS DEL PROCESO

MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS ANEXO D.6 TCNICAS, EJEMPLOS Y PLANTILLAS PARA

MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

8. MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

La efectividad de la Gestin de Riesgos del Proyecto depende de la manera en que se lleven a cabo los planes. Estos planes deben ser correctamente ejecutados, revisados, y actualizados regularmente. Si esto se realiza correctamente, el esfuerzo invertido ser recompensado y los futuros proyectos se beneficiarn de la experiencia del proyecto actual.

8.1 PROPSITO Y OBJETIVOS DEL PROCESO MONITOREAR Y CONTROLAR RIESGOS

Los objetivos primarios de monitorear y controlar los riesgos son rastrear los riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, asegurar que los planes de respuesta a riesgos se ejecuten en el momento apropiado, y evaluar su efectividad a travs del ciclo de vida del proyecto.

Adems de rastrear y gestionar las acciones de respuesta a riesgos, la efectividad de todos los procesos de Gestin de Riesgos del Proyecto se deben revisar para proveer mejoras a la gestin del proyecto actual as como de los proyectos futuros.

Para cada riesgo o conjunto de riesgos para los cuales se ha definido una respuesta de contingencia, se debe haber especificado un correspondiente conjunto de condiciones llamados disparadores (triggers). Es la responsabilidad del propietario de accin asegurar que estas condiciones sean monitoreadas efectivamente y que las acciones correspondientes se lleven a cabo como se definieron, de una manera oportuna.

Una vez que el proceso Planificar Respuestas a Riesgos se termina, todas las acciones incondicionales de respuesta que han sido aprobadas se deben incluir y definir en el actual Plan para la Direccin del Proyecto. La primera accin del monitoreo y control de riesgos es verificar si ste es el caso y tomar cualquier accin apropiada que sea necesaria, tal como invocar el proceso de gestin de cambios con respecto a cualquier accin omitida. Esto asegurar que las acciones acordadas se llevarn a cabo dentro del marco normal de ejecucin del proyecto.

Los propietarios de riesgo y los propietarios de accin de riesgo necesitan ser informados de cualquier cambio que pudiera afectar sus responsabilidades. Se necesita mantener una comunicacin efectiva entre ellos y el Director del Proyecto

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de manera que los interesados designados acepten responsabilidad por controlar los potenciales resultados de riesgos especficos, para que apliquen su mejor esfuerzo al rastreo de las condiciones llamadas disparadores (triggers) asociadas y para que lleven a cabo las respuestas acordadas de una manera oportuna.

Adems de las acciones de respuesta y las condiciones de los disparadores, el proceso Monitorear y Controlar Riesgos provee un mecanismo para medir la efectividad de la respuesta. El propietario de accin de riesgo debe mantener al propietario de riesgo informado sobre el estado de las acciones de respuesta de manera que el propietario de riesgo puede decidir si el riesgo ha sido manejado efectivamente, o si se necesita planificar e implantar acciones adicionales.

A medida que el proyecto avanza, se hace disponible informacin adicional, el ambiente del proyecto puede cambiar, as como tambin algunos riesgos pueden ocurrir, previstos o imprevistos, y otros se pueden hacer relevantes o dejar de existir. Por lo tanto el planeamiento se debe mantener actualizado y el Director del Proyecto debe asegurar que se repitan a intervalos razonables o en respuesta a eventos del proyecto (sin generar excesivo costo indirecto) las evaluaciones peridicas de riesgos, incluyendo identificacin de riesgos, anlisis, y planificacin de respuestas. Las razones tpicas para re-evaluaciones de riesgos son:

Ocurrencia de riesgos de gran magnitud o riesgos inesperados. Necesidad de analizar una solicitud de cambio compleja. Revisin de fin de fase. Re-planificacin de proyecto o elaboracin de un plan principal. Revisiones peridicas para asegurar que la informacin permanece

actualizada.

En el caso de grandes cambios organizacionales se necesita revisar el planeamiento de gestin de riesgos antes de re-evaluar los riesgos.

Adems de revisiones regulares de estado, se deben ejecutar auditoras peridicas para determinar fortalezas y debilidades en el manejo de riesgos dentro del proyecto. Esto debe implicar la identificacin de cualquier barrera a la efectividad o de claves para el xito de la gestin de riesgos, y el reconocimiento de qu es lo que puede llevar a mejoras en la gestin de riesgos del proyecto actual o proyectos futuros.

Al final del proyecto, se debe realizar un anlisis integrado del proceso de gestin de riesgos con un enfoque de mejoras a largo plazo. Este anlisis consolida los resultados de las auditoras peridicas para identificar lecciones que pueden ser aplicables en general a una gran proporcin de los proyectos de la organizacin en el futuro, tales como los niveles apropiados de recursos, el tiempo adecuado para el anlisis, el uso de herramientas, nivel de detalle, etc.

Al cierre del proyecto, el Director del Proyecto debe asegurar que se proporcione una descripcin del cierre de cada riesgo en el registro de riesgos, por ejemplo: (a) no ocurri; (b) ocurri y se invoc un plan de contingencia; (c) ocurri e impact el alcance del proyecto (o el tiempo, costo, o calidad).

Los resultados de las auditoras del proceso de gestin de riesgos se deben consolidar con informacin especfica respecto a la experiencia de riesgos ocurrida en el proyecto, y cualquier gua de aplicacin general para la organizacin debe ser resaltada y se deben proponer acciones potenciales para su aplicacin. Esto puede llevar a una actualizacin de los correspondientes activos de los procesos de la organizacin.



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En la Figura 1 se proporciona un panorama de los pasos involucrados en el proceso Monitorear y Controlar Riesgos.

Figura 1: Representacin Esquemtica del proceso Monitorear y Controlar los Riesgos.

8.2 FACTORES CRTICOS DE XITO PARA EL PROCESO MONITOREAR Y CONTROLAR RIESGOS

Los factores crticos de xito estn relacionados con mantener la consciencia de los riesgos a travs del proyecto e incluye las caractersticas y capacidades detalladas en las Secciones 8.2.1 a 8.2.3.

8.2.1 Integrar el Control y Monitoreo de Riesgos con el Control y Monitoreo y del Proyecto

Desde el inicio, el Plan para la Direccin del Proyecto debe incluir las acciones requeridas para monitorear y controlar el riesgo del proyecto. Esto se debe establecer tempranamente en el ciclo de planeamiento del proyecto, y luego ser ajustado en vista de las decisiones del planeamiento de respuesta a riesgos, adicionando por ejemplo, las acciones asociadas con el monitoreo de condiciones o mtricas especficas. Una vez que el planeamiento de respuestas a riesgos se h0a0 llevado a cabo, el cronograma del proyecto debe incluir todas las acciones acordadas que estn relacionadas con respuestas, de manera que puedan ser efectuadas como una parte normal de la ejecucin del proyecto y rastreadas adecuadamente.



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8.2.2 Monitorear Continuamente las Condiciones de los disparadores de Riesgos

El planeamiento de respuestas a riesgos definir un conjunto de acciones a ser ejecutadas como parte del cronograma del proyecto as como tambin acciones cuya ejecucin depender de condiciones de los disparadores pre-definidas. Verificar riesgos especficamente definidos que pueden disparar respuestas condicionales es la responsabilidad del propietario de accin de riesgo, en estrecha colaboracin con el propietario de riesgo y bajo la autoridad general del Director del Proyecto.

8.2.3 Mantener la Conciencia de los Riesgos

Los reportes de gestin de riesgos deben ser un tem regular en la agenda de todas las reuniones de estado para asegurar que todos los miembros de equipo permanecen conscientes de la importancia de la gestin de riesgos y para asegurar que est totalmente integrada en todas las decisiones del proyecto.

El auspiciador de alto nivel del proyecto debe requerir reportes regulares sobre los riesgos y las respuestas planeadas, para asegurar que los interesados estn conscientes de la importancia de mantener el foco en los riesgos. La retroalimentacin del auspiciador tambin motiva al equipo de proyecto demostrando el inters de la alta direccin en la Gestin de Riesgos del Proyecto.

La percepcin de los interesados sobre la efectividad de la gestin de riesgos est condicionada en parte por la manera en que se manejan los riesgos a medida que ocurren, y por la cantidad y caractersticas de estos eventos. Por lo tanto es crucial, cuando un riesgo ocurre, que la informacin acerca del evento as como sobre el progreso y efectividad de las respuestas, se comunique a intervalos regulares de una manera honesta y adaptada a las necesidades de los interesados. Esto debe ser soportado por un plan de comunicaciones bien ejecutado.

8.3 HERRAMIENTAS Y TCNICAS PARA EL PROCESO MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

En adicin a las capacidades estndar de monitoreo y control de la gestin de proyectos, el monitoreo y control de riesgos requiere un foco en la herramientas que soportarn sus factores crticos de xito para rastrear el riesgo total as como los riesgos individuales.

8.3.1 Gestionar las Reservas de Contingencia

Las reservas se pueden haber asignado separadamente para cubrir riesgos relacionados al tiempo y riesgos relacionados al costo. Se requieren tcnicas para permitir al Director del Proyecto evaluar en cualquier punto del proyecto si estas proveen el nivel requerido de confianza en el xito del proyecto.

Las herramientas para gestionar los colchones de tiempo deben estar estrechamente integradas con las tcnicas de programacin del proyecto, mientras que aquellas para gestionar costos deben ser compatibles con las prcticas financieras. Se requieren herramientas para identificar tendencias y pronosticar resultados futuros, para determinar si las reservas sern suficientes. Tambin se requieren herramientas para rastrear progreso y gastos de una manera consolidada.

8.3.2 Rastrear las Condiciones de los Disparadores (Triggers)

Las condiciones de los disparadores y sus correspondientes mtricas se definen durante el proceso Planificar Respuestas a Riesgos. Se requieren herramientas para



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evaluar y rastrear estas condiciones contra la lnea base del proyecto o umbrales especificados, basndose en el estado real del proyecto. Estas herramientas pueden escogerse para proveer informacin de riesgos relacionada con entregables, tales como rendimiento, as como tambin con caractersticas del proyecto, tales como tiempo y costo.

8.3.3 Rastrear el Riesgo Total

Se requieren herramientas para determinar, a medida que progresa el proyecto, si las respuestas estn teniendo el efecto esperado en el nivel de riesgo total del proyecto.

8.3.4 Rastrear el Cumplimiento

Para monitorear la calidad de la ejecucin de los planes y procesos relacionados a riesgos, se deben rastrear y registrar un conjunto de mtricas de calidad tales como el grado de variacin con relacin a lnea base. Estas mtricas se definirn normalmente en el Plan de Gestin de Riesgos.

8.4 DOCUMENTAR LOS RESULTADOS DEL PROCESO MONITOREAR Y CONTROLAR RIESGOS

La accin final de control de monitorear y controlar riesgos es el registro de datos reales para usos futuros. Esto incluye toda la informacin relevante relacionada a la gestin de proyectos desde el inicio hasta el final del proyecto. La definicin de qu informacin se debe incluir, as como el mecanismo de almacenamiento, debe haber sido especificada previamente en el plan de gestin de riesgos.

La meta es asegurar que la informacin significativa de gestin de riesgos se registre para proveer datos concretos al proceso de lecciones aprendidas, para inclusin en reportes o documentos de lecciones aprendidas u otros vehculos de comunicacin. La informacin tpica incluye lo siguiente:

Para cada riesgo identificado o tipo de riesgo, si este ocurri, y si fue as, cuando y cuan frecuentemente. Todos los datos relevantes se deben registrar: impacto, efectividad de la deteccin y de la respuesta, y cualquier accin adicional no planificada que se llev a cabo.

Efectividad de las acciones de evitamiento o explotacin. Efectividad de las acciones de transferencia o compartimiento. Riesgos inesperados o indocumentados que ocurrieron, y datos sobre ellos. Efectividad de las acciones de mitigacin o mejora. Ocurrencia de riesgos u oportunidades aceptadas.

Se debe proporcionar informacin consolidada sobre el nivel de esfuerzo realizado. Tambin se debe proporcionar los costos y beneficios de las actividades de gestin de riesgos.

Esta informacin necesita archivarse e indexarse de una manera que facilite la recuperacin para una fcil revisin durante el proyecto, en el cierre del proyecto, y para futuros proyectos, cuando surja la necesidad.



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8.5 ANEXO D.6 TCNICAS, EJEMPLOS Y PLANTILLAS PARA MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

Monitorear y Controlar los Riesgos proporciona la seguridad de que las respuestas a los riesgos son bien aplicadas, verifica si son efectivos y segn sea necesario inicia las acciones correctivas.

D.6.1 Tcnicas para el proceso Monitorear y Controlar los Riesgos

Tcnicas para Monitorear y Controlar los Riesgos se muestran en la Tabla D6 y D.6.1.1 hasta D.6.1.6.

TABLA D6. Ejemplo de Monitorear y Controlar los Riesgos

Tcnica Fortaleza Debilidades CSFs (Factores Crticos de xito)

para efectiva aplicacin

Cadena Critica de la Gestin del Proyecto (CCPM)

Observar Sesin 7

El uso de insercin de colchones (buffer) para desencadenar acciones tales como el ajuste de la prioridad relativa de tareas.

Reserva de Anlisis

Proporciona un medio de seguimiento sucedido y libera cantidades de contingencias como riesgos expirados; puede ser aplicado para programar las reservas del mismo modo.

Brinda alertas tempranas de la necesidad de comunicarse con el Patrocinador.

Podra conducir a un enfoque no deseado en dimensin de costo.

Atencin a todas las medidas de reduccin de reservas puede ocultar riesgos detallados.

Prioridad a la planificacin detallada de reservas.

Precisa el tamao de la reserva de contingencia de tiempo o costo en relacin con el riesgo total a la fecha de terminacin del proyecto y el presupuesto.

Auditoras de Riesgos

Proporcionar una evaluacin formal de la conformidad con el criterio especificado en el

Puede ser perjudicial para el proyecto y puede ser demasiado crtico para el

El Plan de Gestin de Riesgos bien especificado.

Sensibilidad a la



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Plan de Gestin de Riesgos.

equipo del proyecto. carga que se coloca en el equipo del proyecto.

Revaluacin de riesgos

Obliga a una revisin de los riesgos del proyecto cuando llegan a ser necesarios a fin de que el registro de riesgos de mantenga al da.

Toma tiempo y esfuerzo.

Proyecto bien mantenido y el sistema de documentacin de los riesgos.

Reuniones de estado

Proporcionar un medio para verificar la informacin sobre el estado de los riesgos (activo, ocurrido, retirado) y el mantenimiento de comprensin del equipo.

Puede parecer innecesaria para algunos participantes.

Buena preparacin de reuniones y disciplina.

Anlisis de tendencias

Proporciona un indicativo de la eficacia de las respuestas anteriores.

Puede proporcionar condiciones de disparadores (triggers) de para las respuestas

Requiere comprensin de la variacin significativa frente a la variacin no significativa.

Presentacin peridica de informes y anlisis de los valores crticos.

Anlisis de Variacin

Permite la comparacin entre las proyecciones e impactos reales de riesgo.

Puede proporcionar

No muestra relacin con datos anteriores.

Los valores se pueden tomar fuera de contexto.

Definiciones realistas previas realistas de umbrales para Variacin significativa.



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condiciones de disparadores para respuestas.

Proporciona datos para realizar el Anlisis de Valor Ganado que se pueden comparar con los resultados del anlisis cuantitativos de riesgos

D.6.1.1 Anlisis de Reserva

Una tcnica analtica para determinar las caractersticas esenciales y las relaciones de los componentes en el Plan para la Direccin del Proyecto para establecer una reserva para la duracin del cronograma, presupuesto, costo estimado, o fondos para un proyecto. El seguimiento del estado de la reserva a travs de la ejecucin del proyecto proporcionar un resumen de informacin en cuanto a la evolucin de la situacin de los riesgos correspondientes. Esta informacin puede ser til cuando se informa de la organizacin a los responsables de muchos proyectos. Adems, una vez que el riesgo correspondiente ocurre o deja de ser actual (es decir, cuando ya no pueda impactar el proyecto), la reserva correspondiente necesita ser revisada con el fin de comprobar si ste sigue ofreciendo el nivel establecido de confianza.

Colchones (Buffers) de tiempo pueden ser utilizados de dos maneras diferentes:

Para hacer frente a riesgos de cronograma aceptados, como se describi anteriormente o

Como tcnica de programacin relacionada con la gestin del proyecto de la cadena crtica. (CCPM).

En contraste con la reserva de contingencia para los riesgos identificados, los tiempos de holgura en CCPM proporcionan un mecanismo compartido para acomodar la variabilidad natural de duracin de las actividades sobre una secuencia (o cadena) de actividades. El seguimiento de la velocidad que se usa cada colchn durante la ejecucin del proyecto proporciona valiosa informacin en un punto dado en el tiempo como el nivel de riesgo del cronograma a lo largo de la cadena, y se utiliza en CCPM para adaptar el enfoque prioritario o de gestin para el anlisis adicional y como algo necesario para desencadenar otras actividades de gestin de riesgos.

No hay plantillas o ejemplos que se presentan.

D.6.1.2 Auditorias de Riesgos

Las Auditoras de riesgo se llevan a cabo con el fin de evaluar:

Son las reglas de gestin de riesgos llevadas a cabo segn lo especificado?



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Son las reglas de gestin de riesgos adecuadas para controlar el proyecto?

No hay plantillas o ejemplos que se presentan.

D.6.1.3 Reevaluacin de Riesgos

El objetivo de la revaluacin de riesgo es para asegurar que el ciclo completo de la gestin de riesgos se repite segn sea necesario para garantizar un control eficaz. Observe la Figura 2.

Figura 2: El Proceso de Reevaluacin del Riesgo.

D.6.1.4 Reuniones de Estado

Los riesgos pueden y deben estar en la agenda del da en todas las revisiones del proyecto. Por lo general, los elementos de la agenda deben cubrir lo siguiente:

Riesgos de mxima prioridad en la actualidad.

Hay algn cambio?

Los riesgos o condiciones desencadenantes (triggers) que se han producido.

Cul es el estado de las acciones?

Riesgos respondidos en el ltimo perodo.

Eficacia de las medidas adoptadas.

Hay acciones adicionales que se requieren?

Riesgos cerrados en el ltimo perodo.

Impacto en los planes.

Enseanzas que se aadirn a los Activos de los Procesos de la Organizacin.



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D.6.1.5 Anlisis de Tendencias

La evolucin de los valores de la varianza en el tiempo deben ser analizados con el fin de evaluar como el perfil del riesgo est cambiando, si las acciones anteriores estn teniendo el efecto esperado y si las acciones adicionales son requeridas. Las frmulas del valor ganado del "ndice de rendimiento hasta la conclusin " se pueden utilizar para evaluar los cambios con respecto al tiempo y coste. No hay plantillas o ejemplos que se presentan.

D.6.1.6 Anlisis de Variacin

Las frmulas en el Anlisis del Valor Ganado (CV, SV, CPI, SPI) puede ser usado para fijar los umbrales de accin, e indicar cuando el proceso de riesgo puede ser ineficaz. Los Sistemas de Gestin de Valor Ganado (EVMS) hacen uso de varianza del plan como la base de las proyecciones o extrapolaciones del costo a la terminacin. Las proyecciones hechas usando EVMS se ha demostrado por la experiencia ser fiable al principio del proyecto, por ejemplo, 20% en la ejecucin. No hay plantillas o ejemplos que se presentan.

8.6 MONITOREAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS

8.6.1 Descripcin General del Proceso

En esta Sesin, vamos a cerrar el crculo de los procesos de gestin de riesgos, cubriendo el proceso Monitorear y Controlar los Riesgos. El proceso Monitorear y Controlar los Riesgos es el proceso final del rea de Conocimiento de Gestin de Riesgo del Proyecto, y el nico proceso no planificado del grupo. Despus que la primera ola de esfuerzo de planificacin se ha completado, y la obra se pone en marcha, es el momento para monitorear los riesgos de cerca y estar alerta por nuevos riesgos. Esto incluye mantener una estrecha relacin

Como parte de este proceso, los dueos de riesgo implementarn planes de respuesta al riesgo segn sea necesario. El equipo de gestin del riesgo llevar a cabo auditoras de riesgos para garantizar que los resultados de las respuestas a los riesgos sean eficaces, y que los procesos de riesgo se lleven realmente a cabo tambin. Riesgos desconocidos y los riesgos pasivamente aceptados que se materializan se tratarn a travs del uso de soluciones. Una solucin es una respuesta planificada a un riesgo negativo que ha ocurrido.

Durante todo el ciclo de vida del proyecto, el equipo de gestin de riesgos documentar las lecciones aprendidas y documentar las versiones finales del registro de riesgos y el plan de gestin de riesgos al final del ciclo de vida. Los riesgos resultantes estn documentados en el registro de riesgos.

Tenga en cuenta que como parte de este proceso, el equipo de gestin del riesgo est realizando actividades que son comunes en otros procesos relacionados de monitoreo y control: comparando y midiendo el progreso real y planeado.



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Figura 3: Proceso de Monitoreo y Control.

8.6.2 Entradas

Hay cuatro entradas utilizadas en este proceso, dos de los cuales son nuevos en esta rea del conocimiento.

Registro de Riesgos

Registro de riesgos proporciona toda la informacin de los riesgos identificados, incluyendo sus planes de respuesta y la lista de seguimiento.

Plan para la Direccin del Proyecto

El Plan para la Direccin del Proyecto contiene el plan de gestin de riesgos, que documenta cmo el proceso se llevar a cabo. Adems de su plan, el equipo tambin tenga acceso a otros planes, as como lneas base.

Informacin de Rendimiento del Trabajo

Otra entrada es la informacin de rendimiento del trabajo, que proporciona informacin sobre el progreso del trabajo. La Informacin del desempeo del trabajo incluye los datos brutos del proyecto que proporciona informacin sobre el progreso del proyecto. Esto incluye el estado de resultados, el progreso previsto y los gastos de costos totales.

Informes de Rendimiento

Los informes de rendimiento incluyen todos los informes del proyecto, incluyendo los resultados del anlisis de varianza, datos de valor ganado, y las proyecciones del proyecto.

8.6.3 Herramientas y Tcnicas

Muchas herramientas y tcnicas se utilizan dentro de este proceso. Mientras que algunos pueden aparecer como repeticiones de otros procesos de monitoreo y control que figuran en la Gua PMBOK, tenga en cuenta que los procesos se llevan a cabo desde un punto de vista de la gestin de riesgos. La Figura 4 organiza las herramientas y tcnicas de una manera que hace que la memorizacin sea ms fcil.



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Figura 4: Organiza las Herramientas y Tcnicas de Manera ms Fcil.

Revaluacin de Riesgos

En primer lugar tenemos la reevaluacin de riesgos, que se deben regular. La revaluacin de riesgos implica la identificacin de nuevos riesgos, reevaluando los riesgos existentes, y cerrando los riesgos que ya no se consideran activos. Aqu los riesgos identificados se evalan para cualquier cambio en su estado. Recuerda la lista de vigilancia? Qu contiene los riesgos de baja prioridad? En este caso, tendremos que mantener nuestros ojos en ellos para cualquier cambio, porque en cualquier momento, el estado puede cambiar y tendremos que sacarlos de la lista de vigilancia, analizarlos y generar una respuesta. La evaluacin de riesgos tambin incluye la identificacin de cualquier nuevo riesgo.

Auditoras de Riesgos

Hay dos cosas que estamos interesados en la auditora: la eficacia de los planes de respuesta a los riesgos y la eficacia de los procesos de gestin de riesgos. En cuanto a los procesos, vamos a querer determinar lo que sali bien y lo que no sali bien, y registrar los resultados.

Cuando las auditoras de riesgos se producen, las respuestas a los riesgos se examinan para determinar si eran eficaces en el tratamiento de los riesgos identificados y sus causas, as como los resultados de las auditoras se documentan, lo mismo para examinar y documentar la eficacia de los procesos de gestin de riesgos.

La responsabilidad de garantizar que las auditoras de riesgos se realizan peridicamente o cuando sea necesario recae en el proyecto y gestores de riesgos. Por lo general, la frecuencia, el formato, los objetivos de las auditoras de riesgos se documentan en el plan de gestin de riesgos. Por lo general, las auditoras de riesgos se programarn en los puntos ms importantes del proyecto, como a los hitos del proyecto, mientras que algunos pequeos proyectos o los proyectos que no son de naturaleza compleja o repetida pasan por auditoras al final del proyecto.

En la medicin de la eficacia de las respuestas a los riesgos, el equipo de gestin del riesgo, o el equipo que participa en la auditora, podran preguntar:

Las respuestas bajaron los niveles de probabilidad e impacto de los riesgos a un nivel que sea aceptable para la organizacin?



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Fueron las respuestas eficaces para hacer frente a los riesgos globales? Cuntas reservas de contingencia se utilizaron? Basndose en las respuestas, Cunto se salv? Hubieron muchas soluciones temporales necesarias?

Y en el otro extremo, en la medicin de los procesos, las preguntas sern ms amplias y centradas alrededor de la eficacia de los procesos reales en la realizacin de actividades de gestin de riesgos.

Anlisis de Tendencias y Varianza

El anlisis de Tendencias y varianza compara los resultados previstos con los resultados reales, a continuacin, se analizan las tendencias actuales. En otras palabras, La varianza y Anlisis de Tendencias incluye analizar el progreso del proyecto existente para detectar cualquier seal de riesgo nuevo, y el impacto de los riesgos existentes. Gestin del valor ganado se puede usar cuando sea apropiado para medir el progreso del proyecto existente y previsto, y para evaluar si existe algn riesgo. Una vez ms, todos estos datos pueden revelar informacin sobre el riesgo existente o posible riesgo nuevo.

Conozca los siguientes trminos sobre EVM:

Valor Planificado es el valor estimado del trabajo a ser completado. El Valor Ganado es el valor estimado del trabajo que ya ha sido completado. El Costo Real es la cantidad de fondos gastados en el trabajo ya realizado.

TIP

Usted puede ver un mximo de dos preguntas en el examen que te piden recordar una frmula de EVM.

Basndose en esta informacin, se puede calcular lo siguiente:

Variacin del Cronograma indica si el cronograma del proyecto est adelantado o atrasado. Aqu buscamos un nmero positivo. Nmero Negativo significa un retraso del cronograma.

Variacin del Costo indica si el presupuesto del proyecto est por debajo o por encima. Del mismo modo que aqu estamos buscando un nmero positivo para indicar que estamos debajo del presupuesto.

ndice del rendimiento del Cronograma menciona cmo el proyecto est progresando de acuerdo con el cronograma. > = 1 es buena, = 1 es buena,



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Figura 5: Frmula para cada Valor de Estado EVM.

Medicin del Rendimiento Tcnico

Medicin del desempeo tcnico implica comparar los logros reales de desempeo tcnico planificado. La varianza puede revelar el riesgo tcnico o pronosticar el nivel en que el proyecto pueda cumplir con sus objetivos de alcance. Es similar al propsito del proceso Controlar el Alcance, aunque en este caso, el equipo de gestin del riesgo est interesado en esta informacin en trminos de riesgos.

A travs de esta tcnica podemos descubrir cualquier desviacin que pueda existir, tales como funcionalidades diferentes, el cual puede incluir ms o menos funcionalidad que lo planeado. A travs de este propsito, los equipos de gestin de proyectos y gestin de riesgos pueden identificar y pronosticar el grado de xito en lograr el alcance del proyecto. Si alguno de los riesgos relacionados con estos logros tcnicos existe, estos pueden ser expuestos a travs de esas acciones.

Esta informacin luego permitir al equipo de gestin de riesgos pronosticar el grado de xito en el logro del alcance del proyecto. Naturalmente, el proyecto debe mantenerse dentro del alcance para tener xito, por lo que esta es una de las herramientas y tcnicas que ayudan a asegurar que esto ocurra. Para utilizar esta tcnica, usted necesitar tener objetivos cuantificables que se puedan medir en un nivel tcnico. Los ejemplos proporcionados por la Gua PMBOK incluye:

Peso. Numero de Defectos. Y capacidad de almacenamiento.

Anlisis de Reserva

En el proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos, se guard una reserva de contingencia para afrontar la incertidumbre. Como las respuestas son implementadas, el trabajo del proyecto se pone en marcha, y los planes de contingencia tambin se ejecutan cuando se necesita, es necesario controlar las reservas utilizadas para los riesgos existentes.

A continuacin, el equipo de gestin del riesgo plantea la siguiente pregunta importante: Es suficiente la reserva para riesgos restantes? Si el equipo de gestin de riesgos no tena experiencia en el clculo de reservas de contingencia necesarios, o estaban muy lejos de la marca de trabajo por cualquier razn, usted puede imaginarse lo importante que sera realizar un anlisis de reserva para salvar el proyecto. Las reservas estn destinadas a hacer frente a los resultados de los



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riesgos emergentes, y los riesgos de alto impacto sin reservas disponibles pueden ser perjudiciales para un proyecto.

Este tipo de anlisis debe ocurrir regularmente a lo largo del proyecto.

Reuniones de Estado

A los gerentes de riesgos se les anima a participar en las reuniones de estado, y para aadir riesgo a la agenda. Esto hace que haya un uso eficiente de los tiempos del equipo del proyecto, y asegura que los riesgos estn dirigidos sobre una base regular. A menudo, las revaluaciones de riesgo se producen parcialmente a travs de estas reuniones de estado.

A menudo ms riesgos son direccionados, y ser ms fcil identificar y hacer frente a una mayor cantidad de riesgos. La gestin del riesgo est en curso, no slo trimestralmente, o algo que ocurre una o dos veces dentro de un proyecto. Desafortunadamente, eso es a menudo el caso en el mundo real. Si usted es un gerente de riesgos, es muy probable que conozca por experiencia de primera mano cmo la gestin de riesgo puede ser tratada como ignorada o como de baja prioridad. Se trata de educar al equipo del proyecto y los interesados en la importancia de la gestin de riesgos, y cmo se permite al equipo controlar el resultado del proyecto, aprovechar las oportunidades y cumplir con los objetivos de programacin y presupuesto. Reuniones de estado son una gran manera de no slo gestionar el riesgo, sino tambin educar al equipo sobre la importancia del riesgo. Todo esto, por supuesto, debe hacerse de manera eficientemente y teniendo en cuenta su audiencia.

Solucin Temporal

Aunque una solucin temporal no es una herramienta tcnica oficial, es un trmino importante para el examen. Una solucin temporal es una respuesta planificada a un riesgo negativo que ha ocurrido. Esto puede ser el resultado de un riesgo desconocido negativo que se ha materializado, sino que tambin puede ser un riesgo negativo pasivamente aceptado que se ha producido.

stos son algunos puntos y caractersticas resaltadas de soluciones temporales:

Son respuestas no planificadas a riesgos negativos Normalmente, un resultado de los riesgos desconocidos o riesgos aceptados Son implementados para hacer frente a las consecuencias del riesgo Son similares a los planes de contingencia, con la excepcin de que los

planes de contingencia son las respuestas que se han programado, mientras que las soluciones temporales no son planificadas.

Se utilizan cuando no hay otro plan de respuesta al riesgo existente Por lo general son ms costosos que las respuestas planificadas,

simplemente porque se ponen en movimiento cuando se necesita una respuesta en el lugar. Por lo tanto, puede haber menos tiempo para considerar las opciones ms baratas.

Ellos son parte del proceso monitorear y controlar los riesgos. Ellos son parte de la fase monitoreo y control del proyecto



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8.6.4 Salidas

Este proceso contiene mltiples salidas:

Actualizacin a los Registros de Riesgos

La actualizacin de registro de riesgos incluye documentacin de los resultados actuales de los riesgos y de las respuestas al riesgo, as como los resultados de las reevaluaciones, auditoras de riesgo y revisiones de riesgos. Cualquier nuevo riesgo tambin est documentado.

Solicitudes de Cambio

Las solicitudes de cambio incluyen las acciones correctivas recomendadas, como la ejecucin de planes de contingencia y soluciones temporales, acciones preventivas recomendadas.

Actualizaciones de los Activos de los Procesos de la Organizacin

Actualizaciones de los activos de los procesos de la organizacin incluyen archivo de los documentos que se pueden utilizar como plantillas (como por ejemplo, el plan de gestin de riesgo, probabilidad y matriz e impacto, registro de riesgos, y la estructura de desglose del riesgo), as como las lecciones aprendidas documentadas.

Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto incluye actualizaciones a los planes o lneas base que son necesarias como consecuencia de la realizacin de este proceso.

Actualizaciones a los Documentos de Proyecto

Incluye actualizaciones de los planes o lneas base que sean necesarios como consecuencia de la realizacin de este proceso.



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Figura 6: Registro de Riesgos.

Documents

Monitorear y Controlar Los Riesgos