MOOC-SolPro-Modulo3

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Técnicas para la mejora de procesos:Técnicas para la mejora de procesos:Matriz de responsabilidades

Juan A. Marin-GarciaJulio J. Garcia-SabaterJulien Maheut

© Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Julien MaheutMaria Valero-Herrero

Objetivos

Al finalizar este vídeo seréis capaces de usarAl finalizar este vídeo seréis capaces de usar la matriz de responsabilidades para:– Mostrar lista de actividades/tareas– Asignar responsabilidades y fechasg p y– Comprobar el grado de avance del trabajo de

grupogrupo


Qué necesitamos

• Crear una lista de tareasCrear una lista de tareas– Tormenta de idea o cualquier otro método

• Nombres de las personas que pueden participarNombres de las personas que pueden participar– El equipo– Personas externas que pueden necesitarse en unPersonas externas que pueden necesitarse en un

momento dado• Elegir el formato de la tabla o matriz• Asignar personas y fechas a las tareas

– En función de capacidad y disponibilidad


Matriz de responsabilidadesActividades JRG PLG MDL FGT FechaFormación para uso de técnicas

P C C I 07/11 al 05/12

Creación de grupos C P I 14/11

Definir el proyecto de C P I

Leyenda:P: responsabilidad principal Definir el proyecto de

mejoraC P I

Toma de datos I P I 14 al 21/11

Analizar datos I C P 21/11

principal +: más que otros igualesC: colabora

Proponer alternativas I C P 21/11

Seleccionar alternativas I-C C P 28/11

Redactar documento P 05/12

I: Suministra información a los demás

Redactar documento P 05/12

Preparar presentación I P I 05/12 y 19/12

Total P 1 4 1 2


Total C 3 4 1 -

Tarea Pri Fecha Responsable Estado

Otro formato


Cierre

Ahora debéis ser capaces deAhora debéis ser capaces de – Crear una matriz de responsabilidades para

vuestros proyectos


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Técnicas para la mejora de procesos:Técnicas para la mejora de procesos:Diagrama de procesos




Objetivos

• Para qué sirve hacer diagramas de• Para qué sirve hacer diagramas de procesos

• Modalidades de diagramas de proceso• Símbolos• Símbolos• Ejemplos


Para qué sirve hacer un diagrama de procesos

• Tener una imagen facilita• Tener una imagen facilita– La comprensión– Comunicación– Análisis de las situación– Identificación de áreas de mejora (VA/NVA)

Describir lo que pasa en realidad y no lo que se– Describir lo que pasa en realidad y no lo que se supone que pasa


Tipos

• Diagrama de flujo• Diagrama de flujo• Diagrama de carriles (diagramas de uso)• Otros tipos relacionados

Diagrama de flujo de procesos– Diagrama de flujo de procesos– VSM– SICOP– Diagrama de spagueti (work-flow)


g p g ( )

Símbolos del diagrama de flujo (ANSI, American National Standards Institute)

• Inicio o fin• Inicio o fin• Actividad/tarea• Decisión• Espera (dos opciones)Espera (dos opciones)• Dirección del flujo

D t• Documento• Continua en otra página


Ejemplo curso 02-03. diagrama de flujo


Ejemplo de diagrama de flujo

© Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013) Deusa 2002)

Diagramas de carriles o diagramas de uso

• En ingles “Deployment Diagram” o “Swim• En ingles, Deployment Diagram o Swim-Lane Diagram”

• Es una combinación del diagrama de flujo clásico con una técnica de x-columnasclásico con una técnica de x columnas (departamentos, personas, fechas, tiempo)

Introduce información adicional que se puede– Introduce información adicional que se puede usar para los análisis posteriores


Un ejemplo


Fuente: http://en.wikipedia.org/wiki/Swim_lane

Otro ejemplo


Cierre

Ahora debéis ser capaces deAhora debéis ser capaces de – Crear diagramas de flujo


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Técnicas para la mejora de procesos:Técnicas para la mejora de procesos:Diagrama de flujo de procesos




Objetivos

• Diferenciar “el diagrama de flujo de• Diferenciar el diagrama de flujo de procesos” de otros diagramas de flujo

• Conocer los símbolos• Ver ejemplos• Ver ejemplos


Protocolo de trabajo común a todos los diagramas

• Identificar el proceso• Identificar el proceso• Recogida de datos sistemática

R t l d t áfi t• Representar los datos gráficamente• Comentar la representación gráfica

– Comentar el diagrama delante de todo el equipo para

• Matizar o completar fases• Ver diferentes visiones del “problema” o de la situación• Descubrir ineficiencias y marcar puntos de mejora


• Descubrir ineficiencias y marcar puntos de mejora

En qué se diferencia• Prioridad de esta representaciónp

– Lista exhaustiva de tareas o etapas– Diferenciar operaciones del resto de tipo de tareas– Cuantificar esperas (tiempo) transportes (distancia) inspeccionesCuantificar esperas (tiempo), transportes (distancia), inspecciones

(tiempo) y almacenes (piezas)– Paso previo para un VSM o un análisis VA/NVA

• Símbolos usados (ASME American Society of Mechanical Engineers)Símbolos usados (ASME -American Society of Mechanical Engineers)– Operaciones: transformación de características del producto o servicio– Espera: no se puede realizar la siguiente acción prevista por alguna causa

Transporte: d l– Transporte: se mueve o desplaza– Inspección: se examina para verificar cantidad, calidad, características– Almacén: se guarda o protege de un traslado no autorizado

C bi d


– Combinado: operación e inspección, inspección durante almacenaje

Hoja Toma de datos DFP-ASME


Toma de datos (iii)


Otro ejemplo

Fuente:Fuente:http://www.monografias.com/trabajos37/procesadora-frutas/procesadora-frutas4 shtml


frutas4.shtml

Cierre

Ahora debéis ser capaces deAhora debéis ser capaces de – Crear “diagramas de flujo de procesos”


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Técnicas para la mejora de procesos:Técnicas para la mejora de procesos:Diagrama SIPOC




Objetivos

• Diferenciar “el diagrama SIPOC” de otros• Diferenciar el diagrama SIPOC de otros diagramas de flujo

• Ver ejemplo


En qué se diferencia

• Prioridad de esta representación• Prioridad de esta representación– Añade al diagrama de flujo clásico la

i f ió l iinformación relativa a:• Proveedores• Entradas• Salidas • Clientes

• Símbolos usados (ANSI –diagrama de flujo)


Símbolos usados (ANSI diagrama de flujo)

Diagrama SICOP- Ejemplo


Cierre

Ahora debéis ser capaces deAhora debéis ser capaces de – Crear “diagramas SIPOC”


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Técnicas para la mejora de procesos:Técnicas para la mejora de procesos:Diagrama Causa-Efecto




Objetivos

• Saber en qué consiste “el diagrama causa• Saber en qué consiste el diagrama causa efecto”

• Ver ejemplo


Diagrama de espina de pescadoCategorias básicasL t•La gente

•La organización/políticas•Influencias externas•El edificio•Maquinaria•Los recursos•Procedimientos•Materiales•Dinero

TemaDinero

•Capacidad•Calidad•Tiempo


•Tiempo•Interferencias personales

Diagrama de espina de pescado


Diagrama de Causa-efecto


6 ¿Por qué?• Preguntar el porqué de lo obvioPreguntar el porqué de lo obvio• Nos ayuda a encontrar las causas últimas

(complementa al diagrama de Espina de pescado)• ¿Por qué ocurre…?

– Respuesta: B• ¿sólo por B?¿só o po• Respuesta: sí• Y ¿por qué B?

– Respuesta: por CS l C?» ¿Solo por C?

» También por D y por E» Y ¿ porqué C? » Y ¿Por qué D?


» …

Cierre

Ahora debéis ser capaces deAhora debéis ser capaces de – Crear “diagramas causa-efecto”


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Técnicas para la mejora de procesos:Técnicas para la mejora de procesos:Toma de datos




Objetivos

• Resaltar la importancia de tomar datos para• Resaltar la importancia de tomar datos para poder decidir mejor

• Ver plantillas para toma de datos


Importancia de la toma de datos

• Si no medimos solo especulamos• Si no medimos solo especulamos– Sin datos el resto de técnicas apenas son útiles

C– Cada técnica ayuda a concretar con más detalle el problema, por lo tanto, es posible que tengan que recogerse n e os datos en diferentes momentosrecogerse nuevos datos en diferentes momentos

– Recoger datos consume tiempo y recursos• Conviene hacerlo de forma progresiva para corregir los

errores o dificultades que surjan con los primeros datos.


Planificación de la toma de datos• ¿Tenemos claro por qué queremos tomar datos? ¿Qué “preguntas” nos ¿ ¿ g

van a ayudar a responder?• ¿Qué datos? (definiciones “operativas” de los datos, e indicadores a

construir con los datos: cuando médirlos, cómo, con qué unidades…)?– ¿Datos de archivo o nuevos datos?

• ¿Cómo los recogeremos? (sed creativos para hacerlo poco costoso)– Procedimiento

C á d d á i é dí /h– Cuántos datos, cada cuánto tiempo, qué días/horas– Hojas de observación, cómo vamos a anotar los datos– Cómo vamos a procesar los datos

C b d lá l till h j d ál l d d i t d i l– Comprobad que lás plantillas u hojas de cálculo donde introduciremos los datos nos permitirán hacer fácilmente los análisis que necesitamos

• Anticipad los posibles problemas y dadles alternativas de solución


Más tareas previas• ¿Quién se encargará?¿ g

– Familiarizado con el proceso– Que pueda hacerlo (máximosdedicar 15’ por turno a recoger e

introducir datos))– Que no sean penalizados por detectar defectos o mal

funcionamiento– Que sienta que estos datos serán útiles para mejorar su trabajoq p j j

• Las personas que toman datos deben formarse– Consultarles para el diseño de las plantillas de toma de datos– Practicar la toma de datos en experiencias piloto supervisadasPracticar la toma de datos en experiencias piloto supervisadas– Explicar cómo se almacenarán y procesarán (para que sepan las

consecuencias de no seguir el protocolo)• ¡¡¡ Ahora podemos tomar datos!!!


• ¡¡¡ Ahora podemos tomar datos!!!

Las hojas de control

Rama A Rama B Rama C

Día A.1

A.2

A.3

B.1

B.2

B.3

B.4

B.5

C.1

C.2

C.3

C.4


Ejemplo toma de datos (área FTT)


Cierre

Ahora debéis ser capaces deAhora debéis ser capaces de – Realizar la toma de datos para la mejora de

procesos


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Técnicas para la mejora de procesos:Técnicas para la mejora de procesos:Diagrama de pareto




Objetivos

• Mostrar el aspecto de un diagrama de• Mostrar el aspecto de un diagrama de pareto

• Saber construirlo en Excel y en GoogleDocs


Diagrama de pareto

40%45%50%Causa de insatisfacción del

Ti t 15

20%25%30%35%40%Tiempo que ta 15

Cobrarles cua 140Coste 4

0%5%

10%15%

Cobrarles Errores de Errores de Tiempo que Retrasos Desorienta

Desorientacio 10Errores de com 89Errores de for 54

Serie1 43% 27% 17% 5% 4% 3% 1%

cuando no toca

comunicación

Errores de forma

Tiempo que tarda sobre el

tiempo

Desorientacion CosteErrores de for 54

Retrasos sobr 12


Pasos generales para construirlo• Estructura de datos

que necesitamos– Las causas en la

primera columna d d dordenadas de mayor

a menor frecuencia– La frecuencia de

aparición de cadaaparición de cada causa

– El % de esa frecuencia sobre elfrecuencia sobre el total

– El % acumulado


Operativa en Excel• Partiendo de la tabla de datos ya y

ordenada– Seleccionar las columnas (CTRL

para columnas no adyacentes)para columnas no adyacentes)– Insertar gráfico de barras– Seleccionar serie de datos en %

B tó d h d tó bi l• Botón derecho de ratón y cambiar el tipo de grafíco a línea

• Formato a serie de gráficosEje secundario– Eje secundario

– Seleccionar el eje secundario• Formato del eje

Mi 0 M 1


• Min= 0; Max= 1

Operativa en Google Docs• Seleccionar la categoria y frecuencua

Grafico de barras• Grafico de barras• Edicion avanzada• Añadir intervalo (solo la columna de % sin

categorías)• GRAFICO COMBINADO para poder elegir lineasp p g• Personalizar marcar en qué eje cada serie de

datos• Para editar los límites del eje, entro en edicion

rapida, pincho en el eje y cambio los valores max y min en tanto por uno, por lo que 100% es 1y p , p q

• Para cambiar la cantidad de valores en el eje, pincho en edicion rápida en la zona del gráfico (las lineas divisorias) y marco el numero de divisiones que quiero para el eje izq y eje derecho

• Mas info: http://support.google.com/drive/bin/answer.py?hl=en&answer=2451203


Cierre

Ahora debéis ser capaces deAhora debéis ser capaces de – Realizar un diagrama de pareto


Métodos sencillos para priorizar problemas, causas, alternativas o ideas

J A M i G iJuan A. Marin-Garcia

© Juan A. Marin-Garcia (2015)

Objetivo

• En este video os voy a mostrar tres métodosEn este video os voy a mostrar tres métodos sencillos para priorizar listas de “cosas”


Como priorizar “cosas”

• Se puede aplicar a problemas, a causas, o a las ideas para i levitar las causas

• Pasos:– Identificar los criterios y las “escalas” de puntuación en cada

it icriterio– Obtener los datos para valorar cada alternativa respecto a los

criterios• Directo si valoramos intuitivamenteDirecto si valoramos intuitivamente• Consultar registros • Obtener datos que no existen en los registros• Contrastar con otras fuentes

Procesar los datos y mostrarlos de manera gráfica– Procesar los datos y mostrarlos de manera gráfica• Lista ordenada si tenemos una dimensión o resumimos múltiples criterios

en una sola dimensión• Diagrama PACE si tenemos dos dimensiones


Ejemplo de Decisión

• Priorizar esta serie de problemas indicando elPriorizar esta serie de problemas indicando el orden en el que nos interesa abordarlos:a) Errores en la administración de medicamentos)b) Gestión de turnos del personalc) A los pacientes les resulta difícil orientarse en el

difi iedificiod) No se consiguen altas antes de las 12he) Es difícil transmitir protocolos asistenciales al personale) Es difícil transmitir protocolos asistenciales al personal

no adscrito al servicio


I t i

Prioridad Actuar pronto Comprobar Eliminar

ImportanciaALTA A

DC

B

ImportanciaBAJA

E


Existe Kpi No existe Kpi

É Á¿QUÉ OCURRE SI TENGO MÁS DE DOS CRITERIOS?


Por ejemplo: estos criterios de decisión

i. Importancia del problema – 0= no importante 5= muy importante

ii. Existencia de indicadores (Kpis) asociados al problema– 0= no existe ningún indicador 5= hay al menos un indicador o

conjunto de indicadores perfectamente relacionado con el problema (siconjunto de indicadores perfectamente relacionado con el problema (si se realizan acciones o conductas que resuelven el problema el valor del indicador se modifica en el sentido adecuado).

iii. Autoridad0 l d i ió d i l t i d d d í i d di– 0= la decisión de implantar acciones no depende de mí ni de nadie cercano 5= la decisión de implantar depende exclusivamente de mí

iv. Rendimiento – 0= con mucho esfuerzo/inversión se lograrán una mejoras pequeñas

5=con poco esfuerzo/inversión se pueden lograr unas grandes mejoras.


Versión sencilla con múltiples criterios

1. Las alternativas en cada fila, los criterios de decisión en las columnas

i ii iii iv Ponderado

Alternativas % 30% 15% 20% 35% 100%

2. Se fija el peso de cada uno de los criterios 3. Se valora cada alternativa (de 0 a 5 en cada uno de los criterios)

PesoErrores en la administración de medicamentos 5x0,3 2x0,15 3x0,20 5x0,35 4,15Gestión de turnos del personal 4x0,3 3x0,15 2x0,20 2x0,35 2,75A los pacientes les resulta difícil orientarse en el edificio 2x0,3 1x0,15 0x0,20 3x0,35 1,80pNo se consiguen altas antes de las 12h 3x0,3 5x0,15 2x0,20 4x0,35 3,45

Es difícil transmitir protocolos asistenciales al personal no adscrito al servicio

3x0,3 2x0,15 3x0,20 1x0,35 2,15

L d it iLeyenda criterios:i. Importancia del problema ii. Existencia de indicadores (Kpis)iii Autoridad


iii. Autoridadiv. Rendimiento

Cierre

• En este video hemos visto:En este video hemos visto:– Cómo priorizar un conjunto de ideas cuando:

• Tenemos un único criterio• Tenemos dos criterios• Tenemos múltiples criterios y sabemos el peso que queremos

darle a cada uno de ellos en la decisión.

© Juan A. Marin-Garcia (2015) © Juan A. Marin-Garcia (2015)

Método de comparación pareada para priorizar problemas, causas, alternativas o

ideasideas

J A M i G iJuan A. Marin-Garcia


Objetivo

• En este video os voy a mostrar una de las múltiples y pversiones de comparación pareada para priorizar una listas de “cosas” (no más de 7-8)

• Cuándo tenemos múltiples criterios (pero menos de 5) y• Cuándo tenemos múltiples criterios (pero menos de 5) y no sabemos de antemano qué peso darle a cada uno de los criterios

• Usaremos:– Una versión con comparación pareada (con escala de 1 a 5)

• Hay otras versiones de escalas (por ejemplo Saaty –desde 1/9 a y (p j p y9) que son más potentes pero más complejas

– Y versiones AHP, ANP, Fuzzi… que nos permitirían valorar más cantidad de “cosas” con más cantidad de criterios


Pasos necesarios para la versión de Comparación Pareada

• En la comparación pareada en lugar de puntuar directamente (l i i l l i )(los criterios o las alternativas), que es tomar unas pocas decisiones muy complicadas o complejas cada una de ellas– lo que hacemos es comparar parejas (de criterios o de

alternativas)alternativas)• Se toman muchas decisiones, pero muy sencillas cada una de ellas

1. Llenar la matriz de comparación pareada entre criterios– 1= el criterios i es mucho MENOS importante que el criterio ii1 el criterios i es mucho MENOS importante que el criterio ii– 5= el criterios i es mucho MAS importante que el criterio ii

2. Para cada criterios de decisión llenar la matriz de comparación pareada entre alternativasp p

– 1= La “alternativa a” es, respecto al criterio, mucho peor que la “alternativa b”

– 5= La “alternativa a” es, respecto al criterio, mucho mejor que la “alternativa b”


la “alternativa b”

Ejemplo de Decisión

• Priorizar esta serie de problemas indicando elPriorizar esta serie de problemas indicando el orden en el que nos interesa abordarlos:a) Errores en la administración de medicamentos)b) Gestión de turnos del personalc) A los pacientes les resulta difícil orientarse en el

difi iedificiod) No se consiguen altas antes de las 12he) Es difícil transmitir protocolos asistenciales al personale) Es difícil transmitir protocolos asistenciales al personal

no adscrito al servicio


Usando estos criterios de decisión

i. Importancia del problema – 1= no importante 5= muy importante

ii. Existencia de indicadores (Kpis) asociados al problema– 1= no existe ningún indicador 5= hay al menos un indicador o

conjunto de indicadores perfectamente relacionado con el problema (siconjunto de indicadores perfectamente relacionado con el problema (si se realizan acciones o conductas que resuelven el problema el valor del indicador se modifica en el sentido adecuado).

iii. Autoridad1 l d i ió d i l t i d d d í i d di– 1= la decisión de implantar acciones no depende de mí ni de nadie cercano 5= la decisión de implantar depende exclusivamente de mí

iv. Rendimiento – 1= con mucho esfuerzo/inversión se lograrán una mejoras pequeñas

5=con poco esfuerzo/inversión se pueden lograr unas grandes mejoras.


Paso 1. peso de los criterios


Preferencia de las alternativas para criterio 1








Resultados


Cierre

• En este video hemos visto:– Cómo usar una escala de comparación pareada para crear

una lista ordenada de alternativas (no muchas) en función de varios criterios (más de 2 y menos de 5)

P b á ( l á lt ti á• Para saber más (valorar más alternativas o más criterios):– MARIN-GARCIA, Juan A.; ARAGONÉS BELTRÁN, Pablo;

GARCÍA MELÓN Mónica Consistencia intra e inter e al adorGARCÍA MELÓN, Mónica. Consistencia intra e inter evaluador de la comparación pareada en la evaluación de la competencia de innovación de estudiantes universitarios. WPOM-Working Papers on Operations Management, v. 5, g p p gn. 2, p. 24-46, 2014. ISSN 1989-9068. Available at: <http://polipapers.upv.es/index.php/WPOM/article/view/3220>. Date accessed: 11 Mar. 2015. doi:http://dx doi org/10 4995/wpom v5i2 3220


doi:http://dx.doi.org/10.4995/wpom.v5i2.3220.


Documents

MOOC-SolPro-Modulo3