MP-610 - PROFECO€¦ · Web viewMS Word. Clave de Identificación: Formato I-1-MP-300-02 No. de Identificación DICE DEBE ANOTARSE 1 Fecha de la solicitud: Día, mes y año de

Procedimiento para la solicitud y expedición de credenciales de Verificación

Codificación:MP-300-02

Versión:01

Vigencia:22 de junio de 2012

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Tiempo de Ejecución

60 días hábiles.

Aprobación del DocumentoFirma

Elaboró: Lic. Yuri Emiliano Cinta DomínguezDirector General de Verificación y Vigilancia

Mtro. Gerardo René Herrera HuízarDirector General de Verificación deCombustibles

Revisó: Mtro. Javier Tapia SantoyoDirector General de Programación,Organización y Presupuesto

Visto Bueno: Dr. Rubén Durán MirandaSubprocurador de Verificación

Autorizó: Lic. Tania Alejandra Rodríguez OrtizCoordinadora General de Administración

Control de las Revisiones

Revisión FechaRevisión Consideración del cambio en el documento

00 21 de junio de 2012

Procedimiento de nueva creación derivado de la implementación de medidas de seguridad a las Credenciales para Verificación, así como la administración de las formas valoradas para su impresión. Por otra parte, derivado de la delimitación de responsabilidades de las unidades administrativas involucradas para la administración de Credenciales para Verificación.

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ContenidoPágina

I. Objetivo...................................................................................................3

II. Alcance...................................................................................................3

III. Formatos Requeridos.............................................................................4

IV. Mecanismos de Control..........................................................................4

V. Políticas de Operación............................................................................5

VI. Descripción del Procedimiento...............................................................7

VII. Diagrama de Flujo..................................................................................8

VIII. Anexo......................................................................................................9





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I. Objetivo

Establecer las políticas y actividades relacionadas con las solicitudes de impresión, expedición y autorización de credenciales para el personal que desempeña funciones o actividades en materia de verificación por parte de las unidades responsables (UR) de la Procuraduría Federal del Consumidor (Profeco), con la finalidad de que cada uno de los que intervienen en la operación conozcan su responsabilidad y puedan expedirse las credenciales en tiempo y forma para que los verificadores cumplan con los objetivos y metas establecidas en cada una de sus Unidades.

II. Alcance

El presente procedimiento es de observancia obligatoria para:

El Titular de la Subprocuraduría de Verificación (SV), responsable de establecer los criterios y requisitos para la expedición de credenciales del personal que participe en diligencias de verificación y, en su caso, autorizar su expedición.

El Titular de la Dirección General de Verificación y Vigilancia y el Titular de la Dirección General de Verificación de Combustibles, responsables de autorizar la expedir, en el ámbito de su competencia, las credenciales a las y los servidores públicos de la Procuraduría que realicen funciones o actividades de verificación y vigilancia.

Los titulares de las Delegaciones, responsables de expedir las credenciales del personal de las Delegaciones y Subdelegaciones (DS) adscritas a estas, que participe en diligencias de verificación, así como para que en la operación se le dé el mejor uso y control de las mismas.

La Dirección General de Delegaciones, responsable de gestionar y validar la información de la solicitud para la impresión de credenciales del personal que desempeña funciones o actividades en materia de verificación en las Delegaciones y Subdelegaciones.

La Dirección General de Recursos Humanos (DGRH), responsable de atender las solicitudes para la impresión de credenciales del personal que desempeña funciones o actividades en materia de verificación.

La Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, (DGPOP) responsable de la custodia y la ministración a la Dirección General de Recursos Humanos de las formas originales para la impresión de credenciales del personal que desempeña funciones o actividades en materia de verificación.





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III. Formatos Requeridos

- Solicitud de Impresión de Credenciales para Verificación Formato I-1-MP-300-02

- Credencial para la verificación Anexo 1

- Acta Administrativa de Hechos Anexo 2

IV. Mecanismos de Control

Número deControl Puesto Responsabilidad Evidencia

01Director General de Delegaciones / Director de Verificación en Oficinas Centrales

Otorgar Visto Bueno a la Solicitud de Impresión

de CredencialesFormato I-1-MP-300-02

02

Director General de Verificación y Vigilancia / Director General de Verificación de Combustibles/ Delegado

Autorizar la Impresión de Credenciales Formato I-1-MP-300-02

03

Verificador / Jefe de Brigada / Director General de Verificación y Vigilancia / Director General de Verificación de Combustibles/ Delegado

Firmar las Credenciales Anexo 1

04

Director General de Verificación y Vigilancia / Director General de Verificación de Combustibles / Delegado

Destruir las credenciales vencidas Anexo 2

En los casos en que por alguna circunstancia se omita la revisión y aplicación de uno o varios de los mecanismos de control previstos en el procedimiento, el responsable de su cumplimiento deberá informar a su jefe inmediato las causas o motivos que dieron lugar al hecho y, si se le requiere, proporcionará la evidencia documental que sustente lo ocurrido debiendo registrar la excepción en la bitácora correspondiente (fecha y descripción de los mismos hechos), cuyo responsable será el servidor público que designe el titular de la unidad administrativa. La información registrada, permitirá analizar la posible adecuación y mejora del presente procedimiento.





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V. Políticas de Operación

Generales

1. La DGPOP será responsable de la custodia y la ministración a la DGRH de las formas originales para la impresión de credenciales de Verificación.

2. La SV propondrá las características y especificaciones técnicas que deben cumplir las Credenciales de Verificación, para que en su momento se pueda llevar a cabo su adquisición.

3. El Módulo de Credenciales de Verificación del Sistema Integral de Información y Procesos (SIIP), será la única herramienta para registrar al personal que desempeña funciones en materia de verificación y permitirá validar la información de las solicitudes de credencial de Verificación, que realizan los titulares de las UR.

4. En caso de robo o extravío de credenciales de verificación, de las o los servidores públicos responsables de la credencial deberá denunciar los hechos ante el Ministerio Público que le corresponda, requiriendo levantar el acta administrativa de hechos, misma que deberá precisar como mínimo, la cantidad y los nombres de las personas objetos de la denuncia, y enviar la solicitud de forma inmediata a la DGRH a través de su administrativo para la impresión de la solicitud.

5. Los verificadores serán responsables de conservar y mantener en buen estado su credencial, así como dar el uso legal para el que fue expedida.

De la impresión o reposición de credenciales

6. Los titulares de las UR, enviarán a la DGRH con 10 días hábiles de anticipación al cierre de cada trimestre, el Formato I-1-MP-300-02 “Solicitud de Impresión de Credenciales para Verificación” a efecto de imprimir las credenciales con la nueva vigencia.

7. En el caso de la expedición de credenciales para las o los servidores públicos de nuevo ingreso, o en su caso de extravió, robo o daño, deberán presentar invariablemente Formato I-1-MP-300-02 “Solicitud de Impresión de Credenciales para Verificación” y copia del acta levantada ante el M.P., con la debida anticipación a la fecha en que se pretenda ejercer las funciones.





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8. La reposición de la credencial para Verificación, únicamente aplicará en los casos que sea debidamente justificada por robo ,extravío o daño, la o el servidor público debe levantar acta administrativa ante un Ministerio Público Federal conforme a lo siguiente:

a. Las o los servidores públicos de oficinas centrales, DS deberán anexar al Formato I-1-MP-300-02 ”Solicitud de Impresión de Credenciales para Verificación, el cual se presenta ante la DGRH, copia del acta ministerial y, en caso de robo de automóvil, también entregar copia del acta correspondiente.

9. Cuando la credencial presente deterioro en el código QR (código de barras de respuesta rápida), alguna de las firmas, la fotografía o parte de la credencial que se presuma ha sido alterada, la o el servidor público de oficinas centrales y DS deberá solicitar su reposición, asimismo entregar la credencial deteriorada al titular de la Delegación respectiva, para que éste solicite a la DGRH la reposición.

De la devolución de credenciales

10. La o el servidor público que deje de prestar sus servicios en la institución, está obligado a devolver la credencial para verificación, cuando presente la renuncia al titular de la Delegación, DGVV o DGVC correspondiente. El titular de la UR o Delegación deberá exigir bajo su más estricta responsabilidad la devolución de la credencial de verificación al servidor público, según corresponda.

De la destrucción de credenciales

11. Los titulares de la DGVV y DGVC, así como los titulares de las Delegaciones, llevarán a cabo la destrucción de las credenciales de verificación, que se originen por deterioro, cancelación por baja, así como prescripción.

12. La destrucción de credenciales para verificación se llevará al cierre de cada uno de los trimestres, en la que el titular de la UR debe observar lo siguiente:

a. Levantar acta administrativa en la que se anexe, la relación de las credenciales de verificación que fueron destruidas, la que deberá contener: Nombre completo del empleado(a), Folio y Año de expedición.

b. Deberán participar en el acto de destrucción un representante de la SV para el caso de oficinas centrales, así como el Encargado Administrativo y, en su caso el responsable del área de Verificación y Vigilancia para el caso de delegaciones y subdelegaciones.

c. Deberán proporcionar una copia del acta al Órgano Interno de Control.





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VI. Descripción del Procedimiento

Unidad Responsable.- Coordinación Administrativa

1. Solicita a la DGRH la impresión de credenciales para verificar, de conformidad con el listado debidamente revisado y validado del personal adscrito a la UR que desempeña funciones o actividades en materia de verificación, capturado previamente en el Módulo de Credenciales de Verificación del SIIP.

2. Requisita el Formato I-1-MP-300-02 “Solicitud de Impresión de Credenciales para Verificar” y recaba las firmas de autorización correspondientes.

- Corresponde a una UR de oficinas centrales3. Envía Solicitud a la DGRH. Conecta con actividad 6.

- Corresponde a una Delegación4. Envía Solicitud a la DGRH con copia a la DGD para su registro y seguimiento, así

como a la DGVV o DGVC para su conocimiento.

DGRH.- Subdirección de Movimientos de Personal y Honorarios.- Titular

5. Analiza y valida la “Solicitud de Impresión de Credenciales para Verificar”.

- Si tiene observaciones o comentarios6. Realiza nota o correo electrónico indicando las posibles inconsistencias del listado.

Conecta con actividad 2.

- No tiene observaciones o comentarios7. Realiza la impresión de las credenciales para verificar y envía las formas impresas

a la UR solicitante.

Titular de Unidad Responsable.- DGVV/DGVC/Delegación8. Firma las credenciales y entrega al encargado administrativo.

Unidad Responsable.- Coordinación Administrativa9. Recaba la firma del verificador y procede a enmicarlas para su protección.

10. Entrega a los servidores públicos correspondientes y comenta las recomendaciones del buen uso de la credencial.

Fin del procedimiento.





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VII. Diagrama de Flujo





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VIII. Anexo

Formato I-1-MP-300-02

Procuraduría Federal del Consumidor Coordinación General de Administración Dirección General de Recursos Humanos

Solicitud de Impresión de Credenciales para Verificar

Fecha de la solicitud: (1)

Para: Dirección General de Recursos Humanos De: Unidad Responsable: (2)

Tipo de Trámite (3)

Expedición ( ) Renovación Trimestral ( )

Reposición ( ) Motivo:

Anexo: ( )

Datos generales del empleado (4)

Nombre (s) Apellido Paterno Apellido Materno Cargo:

(5)

Autoriza Vo. Bo.

Nombre y firma

Nombre y firma Cargo Cargo


Formato I-1-MP-610-04




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Instructivo de Llenado del Formato

Nombre del Formato: Solicitud de Impresión de Credenciales para Verificar.

Objetivo: Constar con un documento que evidencie la solicitud de credenciales.

Elaboración: Unidad Responsable.

Presentación: MS Word.

Clave de Identificación: Formato I-1-MP-300-02

No. de Identificación DICE DEBE ANOTARSE

1 Fecha de la solicitud: Día, mes y año de la solicitud.

2 Unidad responsable Nombre completo de la unidad responsable solicitante.

3 Tipo de Trámite Seleccionar el tipo de trámite.

4 Datos generales del empleado Datos completos del empleado(s).

5 Autoriza Firma, nombre y cargo del titular de la unidad responsable solicitante.

Vo. Bo. Firma, nombre y cargo del coordinador o encargado administrativo.





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Anexo 1

Anexo 1

ACTA ADMINISTRATIVA DE HECHOS QUE SE ELABORA PARA HACER CONSTAR LAS ACCIONES QUE SE REALIZARON PARA LLEVAR A CABO LA DESTRUCCIÓN DE LAS CREDENCIALES PARA VERIFICAR, QUE FUERON RECABADAS TRIMESTRALMENTE POR LA UNIDAD RESPONSABLE.

Fecha, cita y participantes (nombre y cargo).

En la Ciudad de _________(1)_________, siendo las __(2)____ horas del día __(3)__ de ________ de ____, se reunieron en las oficinas de la _______________(4)_________________ de la Procuraduría Federal del Consumidor (Profeco), sita en la __________________(5)_______________________, los C.C. _______________(6)______________, a fin de hacer constar los siguientes: --------------------------------------------------------------------------------------------- HECHOS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Descripción de los Hechos: ____________________________________(7)_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Cierre del Acta: No habiendo otro asunto que hacer constar se cierra la presente y firmándose en todas y cada una de sus fojas por los participantes mencionados.----------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Firma del Acta por los participantes.

POR LA UNIDAD RESPONSABLE

Unidad Responsable (8)

Encargado Administrativo (9)

________________________________ C. __________________________

_________________________________ C. ___________________________

Testigo

(10)

__________________________________ C. ____________________________





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Instructivo de Llenado del Formato

Nombre del Formato: Acta administrativa de hechos.

Objetivo: Constar con un documento que evidencie la destrucción de credenciales para verificar

Elaboración: Unidad Responsable.

Presentación: MS Word.

Clave de Identificación: Anexo 1

No. de Identificación DICE DEBE ANOTARSE

1 Ciudad de La ciudad o estado donde se lleva acabo el levantamiento del acta.

2 … siendo las Hora en que se levanta el acta.

3 … del día ____ de ____ de ___ Día, mes y año en que se levanta el acta.

4 la

El lugar de la unidad responsable donde se realiza el levantamiento del acta dejar el espacio en blanco ya que se van a destruir en el interior de la república (en caso de las Delegaciones) CC abreviatura junta no lleva punto.

5 sita en la Dirección completa donde se realiza el levantamiento del acta

6 … los C.C. Nombre de cada una de las personas que participan en el levantamiento de acta.

7 Descripción de los Hechos Descripción de los hechos acontecidos en la destrucción de credenciales.

8 Unidad responsable Firma, nombre y cargo del titular de la unidad responsable solicitante.

9 Encargado Administrativo Firma, nombre y cargo del coordinador o encargado administrativo.

10 Testigo Firma, nombre y cargo del testigo designado.





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Anexo 2



Documents

MP-610 - PROFECO€¦ · Web viewMS Word. Clave de Identificación: Formato I-1-MP-300-02 No. de Identificación DICE DEBE ANOTARSE 1 Fecha de la solicitud: Día, mes y año de