Informtica Bsica eXCEL 2010

Excel Es un programa computacional que sirve como instrumento para el

procesamiento de datos, a travs de matrices que son llamadas hojas de clculo.

Es una herramienta poderosa para quienes requieren de modelos, operaciones aritmticas, labores contables, clculos, grficos y anlisis de datos.

Trminos Bsicos

Libro: conjunto de hojas de clculo. Es el archivo informtico de los programas de hojas de Clculo.

Hoja de clculo: es una matriz que permite la manipulacin de datos (numricos y alfanumricos),a travs de formulas, operaciones matemticas, etc., que est compuesta por un conjunto de filas y columnas.

Celda: Es la unidad en la hoja de calculo, todas las celdas conforman la hoja de calculo.

Es un cuadro en el que se encuentra una fila y una columna, en ellas se introducen los datos.

Se llaman con la unin de la letra que representa la columna donde est ubicada y el nmero de la fila donde se encuentra, ejemplo: A1 (verde), A2 (azul), etc.

Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. Reciben nombres de nmero, por ejemplo, Fila 1 (en azul). Fila 2 (en morado), etc.

Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. Reciben nombres de letras, por ejemplo, columna A (en azul), columna B (en morado), columna AA (en naranja), etc.

Rango: son un conjunto de celdas dentro de la hoja de clculo, son un subconjunto de la hoja de clculo y estas se llaman nombrando las esquinas del recuadro, ejemplo:(A1: D4), que corresponde al subconjunto creado por las celdas A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3, C4, D1, D2. D3. D4.

La barra de frmulas.Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.

Elementos Principales de la Pantalla Inicial

La barra de etiquetasPermite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

TIPOS DE DATOSLos datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos: texto, valores numricos y frmulas.

TextoUn dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, nmeros y smbolos), es decir, es de naturaleza alfanumrica. Un texto que no ocupe el ancho total de la celda queda alineado, por defecto, a la izquierda de sta.

NmerosDentro de esta categora se incluyen los nmeros propiamente dichos, las fechas y horas, porcentajes etc., tratndose todos ellos por igual, y quedando alineados a la derecha de la celda donde se introducen.

Un dato de tipo nmero puede incluir: Dgitos del 0 al 9, junto a cualquiera de los siguientes caracteres:

Signos + delante del nmero, indicando un valor positivo o un valor negativo -34, 34, +34.

Parntesis, que indican un valor negativo, equivale al signo -. por ejemplo (34)significa que es negativo.

Los signos "." y "," que indican la separacin entre miles y la separacindecimal, respectivamente.

Signo "/" para indicar una fraccin mixta. Su nomenclatura es la siguiente:1/2 corresponde a 0,5 7 1/2 correspondiente al 7,5.

Smbolo "%" detrs del nmero indica un porcentaje, por ejemplo 65% equivalea 0,65. (Ojo! En este caso, vemos un 65% pero en la celda tenemos un 0,65)

La letra E para indicar potencias de 10, por ejemplo 6e2 representa 6 por 10^2, lo que equivale a 600. Esta es la llamada notacin cientfica.

Si el nmero fuese ms largo que el ancho de la celda, aparecer automticamente en formato cientfico o de potencias de 10.

- Fechas y Horas:Son tratadas como nmeros, los formatos en los que se debe introducir una fecha u hora en una celda son los siguientes:

Se deben de tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir una fecha u hora:Se pueden utilizar indistintamente los signos / como separador en lasfechas. Se pueden utilizar maysculas o minsculas indistintamente. Se pueden escribir los nombres de meses con 3 caracteres o ms. Se pueden incluir la fecha seguida de la hora en una misma celda separndolas por un espacio en blanco.

FrmulasLas frmulas permiten realizar clculos, ms o menos complejos, con los datosintroducidos en la hoja de clculo.Una frmula admite un mximo de 1.024 caracteres y habitualmente est compuesta por nmeros, operadores y direcciones (referencias) de celdas.

Tambin se podrn introducir funciones (frmulas que ya vienen establecidas por Excel). Los operadores utilizados en la creacin de frmulas son los siguientes:

El orden de prioridad o preferencia de los operadores disminuye de arriba a abajo en la tabla anterior, es decir, si en una misma frmula existe un operador de suma y otro de multiplicacin, primero se efecta la multiplicacin y luego la suma.

Si varios operadores en una frmula tienen igual preferencia, stos se evalan en el orden en que se encuentren, de izquierda a derecha dentro de la frmula. Para alterar el orden de evaluacin de los operadores en una frmula se puede hacer uso de los parntesis.

Nota 1Siempre escribamos una frmula con ms de una operacin, es importanteusar los parntesis para evitar posibles errores de prioridades. Eso s, abriremos tantos como cerraremos.

Toda frmula ha de comenzar con el signo igual (=) o con el signo ms (+), de lo contrario Excel las interpretar como texto. Por ejemplo, la frmula B5+B8 est mal. Debera ser escrita =B5+B8 +B5+B8.

Las referencias a celdas en las frmulas podemos escribirlas en maysculas o minsculas indistintamente.

Los textos y fechas dentro de las frmulas deben ir entre comillas.

Nota 2Cuando en una frmula queramos operar con un valor fijo, por ejemplo calcular un descuento del 10% sobre un precio introducido en B5, evitaremos por todos los medios introducir el 10% en la frmula (=B5*10%), especificando en su lugar una celda de la hoja (Por ejemplo C20) donde introduciremos el valor del 10%. As la frmula debera quedar: =B5*C20. Esta es la tcnica correcta, ya que si deseamos cambiar el descuento a aplicar, en vez de tener que modificar la frmula, cambiaramos simplemente el contenido de la celda C20.

Cuando en una celda, el resultado numrico que exista (como resultado de una frmula por ejemplo), presente en la celda: ############ no deberemos asustarnos. Es una manera de Excel de comunicarnos que el resultado es tan ancho que no cabe en la celda y que tenemos que ampliar la anchura de la columna en la que se encuentra esa celda.

Ejercicios:

Frmulas y FuncionesUna hoja de clculo es una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Este tema es fundamental para la buena utilizacin de Excel.

FuncinEs una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.

Sintaxis: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Sintaxis: nombre_funcin(argumento1,argumento2,...,argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;) o coma (,), segn la versin de Excel.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior seraequivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

Insertar funcin con el asistente

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una funcin en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.Hacer clic en la pestaa Frmulas.Elegir la opcin Insertar funcin.

Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango.

Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

El botn Autosuma nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida, y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica),Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) oMn (obtiene el valor mnimo). Ademas de poder accesaral dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...

Utilizar Expresiones como argumentos de las FuncionesExcel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, porejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin serprimero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre elresultado de las expresiones.Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:A1 vale 1A2 vale 5A3 vale 2A4 vale 3Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo queobtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la sumaobteniendo as 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otrafuncin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas enuna simple celda.

Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta dela combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo.

Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

Funciones de fecha y horaEn varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor quenos devuelve es un "nmero de serie". Nmero de serieSe lo llama al nmero de das transcurridos desde el 01 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 01/01/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie, como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Funciones de fecha y hora

Funcin FECHALa funcin FECHA devuelve el nmero de serie secuencial que representa una fecha determinada. Por ejemplo, la frmula=FECHA(2008;7;8) devuelve 39637, el nmero de serie que representa la fecha 8/7/2008.

Funcin AoDevuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao se devuelve como nmero entero comprendido entre 1900 y 9999.

SintaxisAO(nm_de_serie)AO(40527)

?

Funcin HOYLa funcin HOY devuelve el nmero de serie de la fecha actual.Si el formato de celda era General antes de especificar la funcin, Excel cambiar el formato de celda a Fecha. Si desea ver el nmero de serie, debe cambiar el formato de celda a General o Nmero.La funcin HOY es til cuando necesita que se muestre la fecha actual en una hoja de clculo.

Veamos la sintaxis de la funcin HOY:=HOY()La sintaxis de la funcin HOY no posee argumentos

=AO(HOY())-1980 (El resultado es 30)Esta frmula usa la funcin HOY como argumento para la funcin AO para obtener la fecha actual y, a continuacin, resta 1980 y devuelve la edad de la persona.

Con fechas completas la diferencia en das entre ambas fechas y el resultado se lo divide entre 365.25. Este ltimo nmero es porque cada cuatro aos tenemos un ao con 366 das (bisiesto) por lo que 365.25 es el promedio de los cuatro aos.

Funcin SI

Nos permite realizar una pregunta lgica, la cual pueda tener dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma segn la respuesta obtenida.

SI(Pregunta lgica; Accin en caso verdadero; Accin en caso falso). Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento sern las acciones que se realizarn en caso de que la respuesta a la pregunta lgica sea verdadera o sea falsa.

Los dos primeros argumentos son los nicos obligatorios para esta funcin.

Para realizar la pregunta lgica podremos utilizar los siguientes operadores de comparacin: = para preguntar si dos valores son iguales, > para saber si un valor es mayor que otro, < para preguntar por menor, > = con este podremos conocer si es mayor o igual, < = preguntamos por menor o igual, o si deseamos mirar sin son diferente utilizaremos

Funcin SI

Ejemplo:

Imagina que en la celda A1 escribimos la edad de una persona y en la celda A2 queremos que aparezca el texto "Mayor de edad" en el caso que la edad sea igual o superior a 18, mientras que nos interesar aparezca "Menor de edad" en caso que la edad sea menor de 18.

La funcin que deberamos escribir sera:=SI(A1>=18;"Mayor de edad";"Menor de edad")

Observa que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la respuesta a la pregunta es Verdadera se realizar el segundo argumento: "Mayor de edad", en cambio si la respuesta es falsa, realizamos el tercer argumento: "Menor de edad".

Funcin SI (anidadas)

Funcin SIFECHA() Calculo de fechas con la funcin SIFECHA.La funcin SIFECHA no es propiedad de Excel por lo cual es probable que no la encuentres dentro del men de funciones, para utilizar la misma debes de escribirla.Esta funcin nos ayuda a obtener la diferencia entre dos fechas y adems nos permitir elegir el tipo (intervalo) de dato que deseamos como resultado y que pueden ser das, meses o aos. La sintaxis de la funcin SIFECHA es la siguiente:=SIFECHA(Fecha Inicial, Fecha Final, tipo)

Funcin SIFECHA()

Funcin SIFECHA()

Funcin YDevuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos se evalan como FALSO.Un uso comn de la funcin Y es expandir la utilidad de otras funciones que realizan pruebas lgicas. Por ejemplo, la funcin SI realiza una prueba lgica y, luego, devuelve un valor si la prueba se evala como VERDADERO y otro valor si la prueba se evala como FALSO. Con la funcin Y como argumento prueba_lgica de la funcin SI, puede probar varias condiciones diferentes en lugar de slo una

Sintaxis

Y(valor_lgico1; [valor_lgico2]; ...)

valor_lgico1 Obligatorio. La primera condicin que desea probar se puede evaluar como VERDADERO o FALSO.valor_lgico2, ... Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar se pueden evaluar como VERDADERO o FALSO, hasta un mximo de 255 condiciones.

Funcin Y

Ejemplo:

En la celda A1, introduciremos la edad y en la A2 la estatura de la persona medida en centmetros. En la celda A3 aparecer el texto "Puede pasar" si la edad es mayor de 16 aos y mide ms de 150.

En el caso que alguna de las dos condiciones no se cumplan, aparecer el texto "NO puede pasar". =SI(Y(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar") Observa que toda la funcin Y() se escribe dentro del primer argumento de la funcin SI().

Funcin ALEATORIO

Esta funcin nos devolver un nmero al azar entre el 0 y el

1, siempre ser mayor o igual que 0 y menor que 1.

Cada vez que se calcula la hoja de clculo se devuelve un

nmero nuevo.

El reclculo de la hoja se hace cada vez que introducimos

un cambio en la hoja lo que obliga a realizar los clculos

nuevamente o cada vez que pulsamos la tecla F9.

ALEATORIO() En esta funcin no hay argumentos.

Ejemplo:=ALEATORIO() en cualquier celda y pulsa enter. Aparecer un valor aleatorio. Si pulsas F9 irn modificando los valores.

Funcin ALEATORIO.ENTRE

Utilizando esta funcin podremos obtener un nmero aleatorio entero entre dos nmeros que especifiquemos.

Es importante hacer notar que cada vez que se calcula la hoja de clculo se devuelve un nmero nuevo.

ALEATORIO.ENTRE(Valor inferior; Valor superior)El valor inferior ser el valor del mnimo que podr conseguir nuestro nmero aleatorio y el valor superior ser el mximo que podremos obtener.

Ejemplo:=ALEATORIO.ENTRE(A1;A2)

Referencias relativas en ExcelUna referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una frmula. Por ejemplo, si la frmula de la celda D1 es la siguiente:

=C1*2

Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la frmula y la ajustar de manera que la referencia se modifique automticamente conforme va avanzando la fila.

En este ejemplo la referencia C1 de la frmula se fue incrementando automticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila

Referencias absolutas en Excel

Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la frmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dnde se copie la frmula y se definen utilizando el smbolo $. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A ser siempre fija mientras que la fila podra ajustarse automticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecer siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que ahora la frmula de la celda D1 est escrita de la siguiente manera:

Referencias absolutas en Excel

=$C$1*2

Funciones de textoExcel tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto. Estas son las funciones de texto ofrecidas por Excel.

Funciones de texto

Funciones de texto

Funciones de bsquedaEn una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajarcon las frmulas diseadas.

Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos.Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar algunainformacin de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lodesconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar queconocemos que puede tener lo que buscamos.

Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante.Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos.

Funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas:

Funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas:

Otras funciones.

Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran cantidad de funciones de diferentes categoras que nos pueden ser de gran utilidad.En este tema veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras.

Opciones de ExcelAl ingresar en Opciones de Excel, aparecer la siguiente ventana:

Desde esta ventana, se pueden configurar opciones bsicas:Nmero de hojas con que se abre un libro.Separadores de decimales y de miles.Configurar la barra de acceso rpido.Administrar los complementos de Excel y otras opciones que se describirn luego.

A continuacin explicaremos las opciones de Excel: formulas, Personalizadas y Complementos, porque consideramos que son las mas tiles en este curso bsico.

FormulasNos parece relevante explicar porque esta opcin de Excel es tan importante, muchasveces cuando se est trabajando con modelos y formulas surge un error que se conoce como CIRCULARIDAD, Excel advierte este problema cuando aparece y he aqu en esta opcin la forma de solucionarlo.

CircularidadSe dice que hay una circularidad o una referencia circular cuando un valor depende del resultado y este resultado a su vez depende de ese valor.Para ilustrar mejor el concepto de circularidad y la forma de resolverlo, analizaremos el siguiente ejemplo

- Contamos con los siguientes Datos de entrada:

- Con estos datos se nos pide realizar un Estado de Resultados

Como observamos, para calcular la utilidad neta, es necesario conocer el valor las comisiones, valor que a la vez corresponde a un porcentaje de la utilidad neta.Al intentar resolverlo en Excel, tenemos un mensaje de error de Excel en donde se advierte la existencia de Referencia Circular y la imposibilidad para realizar el clculo.

Para Resolver esto debemos configurar Excel para que realice Iteraciones, es decir, que realice un nmero determinado de clculos hasta que encuentre el valor que cumple con la relacin entre los valores.

En opciones de Excel, en el submen Frmulas, encontramos Opciones de Calculo, all habilitamos la casilla: Habilita clculo iterativo y definimos el nmero mximo de iteraciones que queremos realice Excel.

Ya habilitado el clculo iterativo, podemos resolver el problema de las comisiones y la utilidad Neta: