Te acaban de encargar una charla súper importante. Eres el Key Speaker en una convención sobre “innovación y el futuro del mercado”. El año pasado el CEO de la empresa fue aclamado y aplaudido como uno de los mejores expositores de la jornada, pero esta vez todo el peso recae sobre tus hom-bros. Tus charlas en el pasado

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“Imagínatelos a todos desnudos” sugerían en una conocida serie de televisión. La verdad no sé si es una broma de mal gusto de algún productor o es en reali-

dad una recomendación basada en algún experimento científi co pero todos, tarde o temprano, hemos caído en la tentación de evitar los nervios previos a toda char-

LA PREVIA

al derecho y al revés? Tus conocimien-tos pueden ser sufi cientes a nivel de tu empresa pero no para un auditorio más experto y posiblemente más enterado. Lo primero que debes hacer es una evaluación sincera y honesta contigo mismo. Eso no es tan fácil como suena, la única forma de poder evaluar cuánto sabes es midiéndolo, pero no se tratar de ponerte a hacer exámenes en este

han sido más pequeñas, al interior de la empresa, pero has demostrado haber-lo hecho bien así que ahora te pasan la posta. Este es el clásico ejemplo de una charla que “te lanza al estrellato o te estrella”. Todo lo que sabes, todo lo que eres, se defi ne en esa media hora.

1. ¿Qué tanto sabes? : Sí, claro que conoces del tema, pero ¿lo dominas

la en público, tratando diferentes trucos. A quienes todavía no lo hayan intentado, no recomendaría imaginar a nadie des-nudo durante una presentación, la razón es sencilla, sea como sea, Usted va a per-der la concentración, si su auditorio es mayoritariamente masculino, sin duda va a sentir una sensación un poco extraña en su mente… y si su auditorio es ma-yoritariamente femenino… bueno, ya se imagina porqué puede ser una mala idea en cualquiera de los dos casos (ojo, las mujeres no se salvan, imagino que el

caso sería muy similar para expositoras del sexo femenino).

En las siguientes líneas, espero poder trasmitir algunas ideas tomadas de expe-riencias reales que se pueden aplicar en casi cualquier tipo de presentación que Us-ted tenga. Pero antes de iniciar, permítame hacer una pequeña transgresión a la nor-ma de redacción tradicional. En este artícu-lo me voy a arremangar la camisa y quitar la corbata; permitirme dejar la formalidad para tratar de acercarnos lo más posible.

POR: Julio José Prado Director de Investigación IDE

jprado@ide.edu.ec twitter: @pradojj

MUERTE

POR POWERPOINT. ¿CÓMO EVITARLA?

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capacitación

punto, ni devorar libros enteros, no hay tiempo para

sabes la cantidad de veces que los expositores olvidan esa norma básica. “Pero es

ese impulso irrefrenable de comenzar a escribir en la computadora cualquier cosa que te venga a la mente. Sé que esto suena casi imposible, pero desco-néctate por un momento. Toma papel y lápiz, y comienza a escribir tus ideas en un papel, o mejor aún, si tienes a disposición una pizarra. Algunos de los mejores presentadores del mundo, incluso sugieren no escribir frases sino hacer “bocetos” imaginarios de lo que uno cree que debe contener la presen-tación. En mi caso, eso no ha funciona-do bien, pues termino con garabatos que no logro descifrar, pero quizás para alguien más “ordenado” y con mejor ca-pacidad para el dibujo sea una buena idea. De cualquier forma, has el intento de desconectarte. Imagina lo que se-ría tu presentación. Imagina los ejem-plos que utilizarás. Imagina incluso la

Parte de la habilidad es romper el esquema preconcebido que tiene el público.

Calma ese impulso de escribir lo primero que se te viene a la mente

“socialista”, y cuidar tus expresiones pues una idea mal entendida puede acabar con el ambiente y generar discusiones innece-sarias. Ten mucho cuidado con el título y la forma cómo se vende la charla, pues eso casi nunca depende del expositor pero genera expectativas en el públi-co. Si a una persona le dicen que va un seminario sobre “proyecciones econó-micas 2011”, pero al llegar el expositor tenía preparado el tema “evaluación del 2010 ”, seguro que alguien se va disgus-tar. Parte de la habilidad del expositor será romper ese esquema “preconcebi-do” para causar expectativa y atención (veremos más adelante cómo hacerlo).

4. Apaga esa computadora: Qué?... Tengo una presentación que preparar y ahora dices que no debo uti-lizar mi power point. Sí, exacto. Calma

posible reacción de la gente ante una frase, un chiste, una ironía, una cifra, y construye

tu charla en base a esas reacciones que quieres provocar. La cruda realidad es que casi todas las presentaciones son lentas, aburridas y poco memorables porque fueron creadas en forma lineal. Pero nuestro cerebro no es tan lineal… por eso, el hacer una lluvia de ideas

previa contigo mismo, es un muy buen punto de parti-da (El “waka waka”, no ayuda a la concentra-ción. Apaga el radio

de regreso a casa y verás como fl uyen las ideas en medio del tráfi co). Trata de no abandonar esta fase hasta que no encuentres un buen “hilo conductor para tu charla”, si lo logras todo lo que viene después tendrá más coherencia y enfoque.

eso. Lo aconsejable es revisar rápida-mente la literatura más reciente sobre el tema. Cuáles son los tópicos “fuertes”, cuáles son los temas recurrentes, cuá-les son las modas… Revisar un par de blogs y un par de revistas especializadas puede ser sufi ciente para una charla tí-pica, pero en ciertos casos, sí será nece-sario leer journals académicos o retor-nar a aquel libro de texto. Por supuesto, el tiempo que le dediques a esta fase va a depender del siguiente punto.

2. ¿Qué tan importante es la charla? Hay un costo asociado a tu charla. No, no me refi ero al dinero, sino a todo aquello que sacrifi cas para poder hacer una buena presentación (el famo-so costo de oportunidad). Ese sacrifi cio

debe estar nivelado con la importancia y la relevancia de la charla. Por ejemplo, si uno espera que la presenta-ción pueda ser usada más de una vez, debería ponerle mu-cho más esfuerzo y detalle

que aquella que tendrá una vida útil de pocos minutos. Las presentaciones uti-lizadas por profesores por ejemplo, de-berían ser muy detalladas, completas y además deberían actualizarse constan-temente. Pero ojo, no vayas a cometer el error de asociar “importancia” o “rele-vancia” con “duración”. Una presentación de 10 minutos puede ser tan o más importante que aquella de 1 hora, sino lo crees mira las presentaciones de TED Talks (www.ted.com).

3. ¿Cómo es mi público? Esta parece una pregunta lógica, pero no

que no me dijeron que eran empre-sarios…”, “Pero es que yo no sabía que eran chicos de colegio”, “Yo no sabía que Ustedes ya había visto esto antes…”. Si uno no hace esa sencilla pregunta, corre el riego de desenfo-car completamente la charla. Adicionalmente, es muy importante ha-cer otra pregunta en esa misma línea: Qué esperan oír? Casi siempre los asistentes van con una idea precon-cebida de lo que van a oír, así que es importante “ponerse en los zapatos del oyente”. Por ejemplo, si es una charla de economía deberías siempre analizar si se trata de un público más “liberal” o

PREPARANDO LA CHARLA

Ya conoces bien el tema. Entiendes las necesidades de tu público. Y tienes algunas ideas sobre lo que debe conte-ner tu charla. Estás listo para comenzar

a usar alguna de las tantas herramien-tas tecnológicas disponibles. Si eres un usuario típico, lo más probable es que la presentación se haga en Power Point

(PPT) de MS o Key Note (KN) de Apple, los dos son muy similares y ofrecen una interfaz sencilla de aprender y con la que todos nos identifi camos.

1) Se hacen tan complejas y tratan-do de abarcar tal cantidad de temas, que se vuelven inmanejables para el público y para el expositor. Con suer-te las personas recordarán dos o tres ideas de lo que se dijo y todo el resto de fórmulas, conceptos complejos y ejemplos pasarán inadvertidos. 2) El otro caso suele darse cuando los ex-positores tratan de simplifi car sus pre-sentaciones al máximo para no com-plicarse con conceptos y temas. “Igual no van a entender”, se suele pensar, así que mejor ni lo mencionamos. El problema es que justo lo que se deja afuera puede ser lo que las personas estaban esperando escuchar o profundizar. ¿Qué hacer?

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5. No uses las plantillas insta-ladas: Aunque las nuevas versiones de plantillas que ofrecen PPT y KN son bastante buenas, la recomendación es no usarlas. El motivo no es que sean bo-nitas o feas (las versiones anteriores al 2007 eran realmente espantosas), sino

que todo el mundo las co-noce. Es más, cualquiera

que tenga acceso a una computado-

ra posiblemente ya conoce esa plan-tilla que a ti tanto te encanta, así que si la usas, ya partes con una defi ciencia. Es más aconsejable, usar un fondo blanco o un fondo obscuro, sin ningún otro tipo de marca, y crear desde cero lo que va a ir en la presentación. Eso hará que el “contenido” de la presentación sea más importante que el “marco” y eso es justamente de lo que se trata.

6. Copy/Paste de textos: Esta es una práctica que uno pensaría está totalmente desterrada pero no es así. Basta que uno vea una diapositiva llena de texto de punta a punta, para que el concepto y la apreciación del presenta-dor, decaiga considerablemente. El tex-to que se pone en la presentación debe ser sencillo de leer y sólo un apoyo vi-sual para las personas. Jamás, repito, jamás, debe un expo-sitor recurrir al texto de las presentaciones como una muletilla para leer al pie de la letra (poner un pá-rrafo técnico o un documento legal que requiere ser leído al pie de la letra es aceptable, pero ese recurso debe li-mitarse al mínimo). Está bien utilizar los textos como guía, pero no leerlos lite-ralmente. Recuerda que el público ha venido a oírte a ti, no a ver tu presenta-ción. Si quisieran leer el texto lo pueden hacer mucho mejor en un libro.

7. Debate entre lo técnico y lo “light”: Uno de los clásicos pro-blemas al preparar una presentación es determinar qué tan profundo se debe hacer el análisis. Lo que sucede es que generalmente las presentaciones ter-minan en uno de los dos extremos:

ciones y documentos que no son buenos do-cumentos. La raíz del problema no está en los expositores sino en quienes los contratan, pues muchas veces soli-citan que se use una plantilla prefabri-cada (casi siempre horrible) y que ade-más las copias de la presentación sean distribuidas a los asistentes. El expositor inmediatamente y sin darse cuenta está atrapado por la maldición del slidecu-ment: tratar de convertir algo que está pensado para ser trasmitido verbalmen-te, como para generar emociones visua-les a través de videos, fotos y texto pero que generalmente no tienen ningún sentido en un formato impreso. Aquí no hay respuesta sencilla, la única for-ma de hacer una buena presentación es separar los slides del documento. Sí, eso va a requerir más trabajo, pero “no pain no gain”. Lo que debes hacer es uti-lizar todo el material que recopilaste y analizaste en el punto 1, trata de impri-mir o transcribir las ideas principales y ponlo en un documento corto que será entregado a los asistentes. Salvo casos especiales, tu power point no debería ser distribuido porque no signifi ca nada sin tu explicación.

Si nadie te mira a los ojos o nadie asiente con la cabeza...oops! Estás en problemas.

Conocer a tu público te permite saber qué tan profundo debes ir

El punto 3 “cómo es mi público” debe-ría eliminar gran parte de los proble-mas relacionados con la profundidad de la charla pero, si todavía persisten, quizás lo más adecuado sea ir al me-dio, es decir introducir sólo un par de conceptos complejos y hacer que el resto de la presentación sea una deri-vación de lo anterior. Sólo la práctica puede decirte cuándo una presenta-ción está demasiado técnica o dema-siado ligera, y por eso también debes ser lo sufi cientemente fl exible como para cambiar el tono, la velocidad y la profundidad de la charla según como percibas que el público está reac-cionando (una muy buena forma de percibir qué tan enganchado está el público es hacer preguntas retóricas durante la charla…si nadie te mira a los ojos o nadie asiente con la cabeza, oops estás en problemas).

8. Slidecuments: Esta palabra in-ventada por Garr Reynolds (autor del libro “Presentation Zen”), es muy útil para demostrar lo que suele pasar con las presentaciones de PPT hoy por hoy. Son una mezcla de “slides” con “docu-ments”, dando como resultado presen-taciones que no son buenas presenta-

9. No nos restrinjan: Esta es una recomendación para los organizadores o contratantes. No restrinjan o limiten el número de diapositivas que se debe usar, lo único que deben restringir es el tiempo. Recuerdo la cara de pánico de una persona que me invitó a dar una charla de 20 minutos cuando le dije que tenía casi 60 diapositivas… (he dado la misma charla con 10 diapositi-vas, así que todo depende!). Si lo que los organizadores buscan es una mala presentación, deberían asegurarse de

entregar un formato preestablecido, hacer que la persona se pare en un podio y limitar el número de diapo-

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sitivas permitidas. Matan la creatividad incluso antes de comenzar. Ah sí, y la peor de todas las peticiones es que se entregue el PPT con anterioridad, para que puedan “leer y anotar” durante la

aquello que se vea pixelado, borroso o de baja calidad. La pantalla grande no hará que esa foto se vea mejor, al con-trario. Si quieres realmente destacar, tendrás que usar ilustraciones pagadas,

exponer, convencer y vender una idea. Un expositor muy dinámico pero poco conocido en América Latina es Patrick Dixon, con sólo mirar u n par de sus videos verás lo que debe ser la defi nición de “dinamismo” en una presen-tación (posiblemente a algunos les parezca exagerado su estilo, pero sin duda atrae grandes multitudes). Larry Lessig, re-conocido abogado, durante su presen-tación en TED, dio una muy recordada

la experiencia. Aquí es dónde “queman las papas”. No hay vuelta atrás, te entre-gan el micrófono. Es tu momento…

13. Aprende de los mejores: Una de las grandes maravillas de la actualidad es el YouTube, porque no

DANDO LA CHARLA

Todo aquello que podías anticipar, lo has anticipado. Tienes un exce-lente PPT al que seguro le has dedicado varias horas de tra-bajo y has repasado algunas de las posibles preguntas que pueden surgir. Es más,

sentación y tengas una razón de peso para ponerlos, es mejor olvidarse de los sonidos prefabricados. Exactamente lo mismo sucede con las imágenes de la “galería clipart”, todo el mundo las cono-ce, así que evita usarlas o -sin importar el contenido- tu PPT va a parecer poco profesional.

12. Saca el diseñador que hay en ti: La tecnología ha puesto en nues-tras manos herramientas que antes esta-ban sólo disponibles para expertos. Hoy por hoy, todos podemos jugar a ser dise-ñadores, pero ese gran poder viene con una gran responsabilidad. Hay que tener la capacidad de discernir qué colores combinan, entender cómo se construye una buena composición visual y otros conceptos básicos de diseño. Eso toma tiempo y esfuerzo, pero el re-sultado será muy fácilmente visible en las presentaciones (hay muy buenos libros dispo-nibles en Amazon.com bajo el membrete “pre-sentation”, todo empresario y académico debería leer de esa lista al menos dos li-bros: “Presentation Zen” de Garr Reynolds

Ese efecto de “látigo” que tanto te gusta; 99% de las personas lo odian...

presentación. Si te pi-den que hagas eso, niégate rotundamente,

o será como que te cuenten que Dar-th Vader era el papá de Luke, mientras hacías la fi la para entrar al cine. En ese caso, lo mejor es recurrir al “documen-to” del punto 8 pero que lo entreguen al fi nal, a menos que vayas a hacer una referencia explícita a una fórmula o dato del documento (en ese caso es-pecífi co, sí se debería entregar apuntes durante la charla).

10. Fotografías e ilustracio-nes: Sí, excelente. Hoy por hoy el acceso a miles de fotos en Internet ha permitido que las presentaciones ga-nen mucho en la parte visual. Pero en esa misma abundancia está el riesgo. Ya no hay nada extraordinario en una

foto sacada del Internet. Lo extraordinario está

en los conceptos y en la forma en

que se usa la foto en la presentación… ahí está la ma-gia. Para comenzar, olvídate de todo

que te costarán menos de un dólar cada una, hay cientos de “image

bank” en la web (también se puede encontrar buena calidad de fotos sin pagar, busca con tranquilidad y en-contrarás. Y cuando lo hagas, por favor, compártenos el link). Ahí, el arte está en buscar el concepto adecuado y no lo primero que pasa frente a tu pantalla.

11. Efectos: A menos que te hayan contratado para dar una charla en la “aso-ciación de fanáticos del pantalón de cuero”, olvi-da ese efecto de sonido de látigo. Sí, ya sé que sue-na lindo cuando lo oyes en tu PC y que es para “despertar” a las personas, pero el 99% de los asistentes lo odian. Generalmente pasa lo mismo con otros efectos: “la batidora”, “la máquina de es-cribir”, “el sable láser” y “la bomba”. No hay

Esa fotito bajada de internet no se va a ver bien en la pantalla grande.

mucho más que decir. A menos que real-mente agreguen algo diferente a tu pre-

y “Slideology” de Nancy Duarte, pero hay varios otros de muy alta calidad según las necesidades).

estás tan seguro de tu charla y del con-tenido, que el PPT se ha convertido en un mero accesorio para apoyar tus ideas principales y reforzar visualmente

Nada mejor que ver una excelente charla, para aprender a dar un excelente charla

hay nada mejor que ver una excelente charla para aprender. Sugiero co-menzar la función, con el

inigualable Seth Godin, cualquiera de sus videos son una cátedra de cómo

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peor momento. Es en ese momento cuando se diferencia a los buenos ex-

positores, los excelentes y los malos. Llevar unos pe-queños apuntes puede salvarnos el pellejo. Se

trata sólo de tener unas pequeñas ideas, con los

ejemplos más relevantes, la idea no es hacer toda la presentación sin el apoyo del PPT, pero cubrir el tiempo en for-ma elegante y profesional hasta que el problema se resuelva. Es posible que no vayas nunca a necesitar esos apun-tes, pero el simple hecho de tenerlos, te agregará una dosis más de confi an-za y seguridad.

Casi nadie espera que una persona que ha preparado un PPT, haga una charla sin apoyarse en él, de hecho tal como hemos dicho, hay todo un componente visual que sólo pueden ser vistos con una computadora, pero vale la pena estar listo “por si acaso”.

Pies a tierra: No eres Steve Jobs, pero puedes aprender de él (salvo en la ropa)

Las personas sólo recordarán unos pocos datos ¡Quita el resto!

charla haciendo un excelente uso del Power Point (ahí podrás contrastar el estilo de Lessig con el de Dixon, total-mente opuestos, efi cientes los dos). Y lógicamente, no podemos dejar de re-comendar al que es considerado como uno de los mejores expositores de la actualidad: Steve Jobs. Recomiendo el discurso de graduación que dio Jobs en Stanford, una muestra de cómo sin PPT se puede hacer una de las charlas más memorables de todos los tiem-pos. Otros videos interesantes de Jobs son el lanzamiento del 1er Ipod (2001) y el lanzamiento de la Ma-cAir (2008), en todos estos casos podemos analizar cómo este maestro ma-neja las emociones, cons-truye una historia y usa el “minimalismo” al máximo.

14. No eres Steve Jobs, pero podrías ser Al Gore: Sí, Steve Jobs es un genio y sería muy interesan-te presentar como él. Pero hay un pro-blema: ni Tú ni Yo, somos Steve Jobs. Si aparecemos vestidos en una charla con camiseta negra, blue jean y zapatos de caucho, seguramente no seremos muy bien recibidos. Eso sólo lo puede hacer Steve Jobs. Tampoco somos dueños de

Apple, una de las marcas más conocidas, respetadas y por llamarla de alguna forma, “sexys” del mundo, así que hay que guardar las distan-cias y pisar con los pies en la tierra. Pero no todo está

por mejor documental y de paso el premio nobel. ¿Cómo lo hizo? Con-trató a Nancy Duarte, una experta en comunicación empresarial quién di-señó para él los gráfi cos y el esquema de la presentación. Mire el DVD nueva-mente (“Una verdad incómoda”), pero ahora concéntrate en el uso de la es-tadística y los gráfi cos dinámicos para comunicar una idea poderosa. Quizás puede ser muy caro crear gráfi cos de esa calidad, pero créeme, es totalmen-te posible pasar de esos gráfi cos de Ex-cel planos a algo más vistoso con un poquito de trabajo. 15. Ven esa tabla de Excel al fi nal de la página?: No te deses-pera cuando el expositor dice “bueno en este gráfi co no se ve nada pero ahí está el histórico de ventas”. Primero, si no se ve nada, para qué ponerlo? Y segundo, no hay forma de quitar algo de información para que ese gráfi co se vea mejor? En una exposición no

perdido, Al Gore, conocido por ser poco comunicativo y aburrido en sus charlas, logró hacer que todo el mundo compre su DVD en el que pasa más de una hora dando cifras. Ganó un Oscar

Hace un tiempo, tuve que dar una charla ante cerca de 800 universitarios;

es necesario poner todos los datos, todas las series y todos los años. Lo que las per-sonas van a ver es la tendencia y un par de números, nada más. Todo el resto estorba, así que quítalo. Y si es muy importante como p a r a quitarlo, pónlo en el documento es-crito en forma detallada, no en el PPT. Deja una muy mala impresión cuando se hace un Copy/Paste de una tabla de Excel que no se lee y a veces ni el mismo expositor logra descifrar lo que dice, lo cual puede convertirse en un momento de carcajada generalizado.

16. Lleva apuntes, aunque sea en una servilleta: Le ha pa-sado incluso a Steve Jobs y a Bill Gates. La tecnología simplemente falla en el

había preparado mi PPT, pero cuando llegué me anunciaron que no era en un auditorio sino que sería al aire libre y que ahí no servían los proyectores. Esas 4 ideas que había anotado en el avión “por si acaso”, sí que salvaron mi pellejo…

Al fi nal, aplausos y una charla memo-rable, todo gracias a esa servilleta. Lo cual me hace recordar que en el fon-do, el power point es sólo una herra-mienta, y que de ninguna forma es indispensable. A pesar de la tecno-logía y las computadoras, las mejores presentaciones seguirán siendo las de “carne y hueso”.