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MÚSICA EN POWEPOINT (UN ÚNICO ARCHIVO)

Cómo evitar envíar un powerpoint con música sin tener que enviar los dosarchivos: el ppt y la canción por separado.¿Cómo solucionar esto? Es fácil, aunque algo laborioso.Primero: LA MÚSICA. La primera condición para que podamos ENVIARnuestra presentación sin problemas es que este fichero debe ocupar lomenos posible. Otra condición, impuesta por PowerPoint, es que el archivodebe estar en formato .wav La diferencia entre un archivo .mp3 y el formato .wav es que el formato.mp3 es que la música almacenada en formato .mp3 ocupa mucho menosespacio que en formato .wav. Lamentablemente, para que la presentaciónquede como queremos, habrá que convertir el fichero de música,generalmente .mp3 a formato .wav. Cómo? Necesitamos un programa querealice esta conversión: Audacity, o utilidades online como Media Convert.Para que un archivo .wav ocupe aún menos, podemos reducir su frecuenciade muestreo, lo que reducirá su calidad, pero también su tamaño. Serecomienda pasar el fichero .wav a mono, reducir a 16 bits por muestra y a

una frecuencia de muestreo de 22KHz. Así conseguiremos un fichero .wavcon una calidad aceptable para nuestros propósitos y con un tamaño aptopara ser enviado por correo electrónico.Supongamos ya que tenemos nuestro fichero .wav listo para incluir comomúsica de fondo en nuestra presentación en PowerPoint. ¿Qué hacer ahora?Antes de añadir el archivo a la presentación, debemos modificar cómo trataPowerPoint los archivos insertados o incrustados (que el archivo insertadose guarde dentro del propio archivo de la presentación). Así al incrustararchivos en la presentación sólo tenemos que manejar un fichero, que es loque buscamos. Para conseguir esto:PowerPoint menú Herramientas Opciones… General, seencuentra el límite de tamaño de los archivos que PowerPoint adjunta a lapresentación, indicado por Vincular archivos de sonido mayores de XXXKB. Aumentamos este valor hasta uno superior al del tamaño de nuestroarchivo de música, así onseguiremos que PowerPoint incruste el fichero deaudio en el de la presentación, permitiéndonos así trabajar con un únicoarchivo. P.e. si nuestro archivo wav pesa 3,6 mb establecemos 4000 kb.  Ya podemos insertar el archivo de audio en formato .wav en nuestrapresentación . Muy fácil. Cómo?1ª diapositiva, menú Insertar, Películas y sonidos Sonido dearchivo… archivo de audio a utilizar como música de fondo y

Aceptar.Se nos preguntará cuándo queremos que empiece el sonido: al hacer clicencima o automáticamente, siendo esta última opción la que debamosescoger.Esto habrá hecho aparecer un altavoz amarillo o azul en la primeradiapositiva. click con el botón derecho sobre el altavoz, podremosmodificar su comportamiento. En la versión 2003, en el menú que aparece,escogiendo la opción Modificar Objeto de sonido…, podemos hacer que elaltavoz no se vea en la presentación activando la casilla de verificacióncorrespondiente a Ocultar el icono de sonido durante la presentación condiapositivas. Por último, escogiendo en el menú que aparece al hacer clickcon el botón derecho la opción Personalizar animación… aparecerá unabarra a la derecha de la ventana principal de PowerPoint. Con esta barra se

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gestionan los efectos de la animación de la presentación. Aparecerá elsonido como un efecto más dentro de esta diapositiva. Haciendo click sobreel botón de la barra desplegable del evento del sonido aparecerá unmenú, en el que debemos escoger Opciones de efectos… En la nuevaventana, dentro de la pestaña Efecto, hay un apartado titulado Detener lareproducción. En él, hay tres casillas de selección, de las que debemosactivar la correspondiente a Después de XXX diapositivas, poniendo en elcuadro de texto correspondiente el número de diapositivas que queremosque dure la reproducción del sonido a partir de la primera (evidentemente, siqueremos que sea música de fondo, deberemos poner el número total dediapositivas). Clic sobre Aceptar, deberíamos comprobar que la música defondo se reproduce durante toda la presentación. Guardando ahora lapresentación, veremos cómo el archivo .ppt ocupa bastante más de lohabitual, al tener el archivo de audio incrustado. Y habremos conseguidoque, enviando el archivo de la presentación, no tengamos que preocuparnospor enviar también el archivo de audio.Truco adicional: si queremos que, al abrir la presentación, ésta sereproduzca automáticamente y no aparezca su edición en PowerPoint,

tendremos que hacer que la extensión del archivo, .ppt hasta la versión 2007de PowerPoint pase a ser .pps ( guardar como presentación condispositivas powerpoint)Otro truco: podemos reducir el tamaño del archivo de la presentación unpoco más (de hecho, muchísimo más) si comprimimos las imágenes quehayamos utilizado. PowerPoint ofrece la opción de hacer estoautomáticamente al guardar el archivo. Para ello, en el menú Archivoescogemos Guardar como… En la típica ventana para guardar el archivo,arriba a la derecha, hay un botón titulado Herramientas. Al hacer clic sobreél se despliega un menú, en el que podemos escoger Comprimir imágenes…Aparecerá una nueva ventana, en la que podemos escoger cambios arealizar sobre las imágenes: comprimirlas (para que se reduzca el tamañodel archivo de la presentación, a costa de cierta reducción de la calidad,escogiendo presentación en pantalla o en web), eliminar las áreas recortadas(de tal forma se elimina lo que no es visible en la imagen) y reducir suresolución (lo mejor es seleccionar De impresión) y probar. Recomiendoguardar con otro nombre de archivo, comparar el tamaño de los dos ficherosy la calidad resultante de las imágenes.Un consejo: cuidado con el tamaño final del archivo de la presentación, quepuede que tengamos algún conocido al que no le haga gracia recibir uncorreo electrónico con un fichero adjunto de varios megas…

Actualización: En el blog de Ángel Puente, el balcón abierto, hay unainteresante entrada en la que se explica cómo hacer pasar un fichero .mp3 por un .wav usando CDEx. Esta técnica puede ser muy útil para ponermúsica a una presentación en PowerPoint, puesto que el tamaño de unfichero .mp3 es mucho menor que el de un .wav y, al quedar incrustado, sereduciría considerablemente el tamaño final del archivo de la presentación.Quizás requiera un mayor nivel en el manejo de aplicaciones, pero elresultado merece la pena, sin duda.

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