Nº de Procedimiento: MPAD/SADM/013 - Órgano …...Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial”. Dependencia Judicial o Administrativa (Encargado(a) de la Fotocopiadora) 4 Lleva el

Órgano JudicialManual de Procedimientos Administrativos

Nº de Procedimiento: MPAD/SADM/013

Nombre del Procedimiento:Control de las Fotocopiadoras en las Dependencias Judiciales y Administrativas

Nº de Revisión: 03

Fecha de Rev.: 05/2010

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7.0. FORMULARIOS (FORMAS), INSTRUCTIVOS Y ANEXOS:Nº DE ANEXO: Nº DE FORMA: TÍTULO:

1 SADM/04 Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial.2 SADM/28 Control de Fotocopiadora.3 SADM/29 Reporte Mensual de la Fotocopiadora.

8.0. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD / ACCIÓN:

Unidad Responsable / Funcionario

Pasos Descripción de la Actividad / Acción

Unidad Solicitante 1 Para las Dependencias que prestan el servicio y de uso interno se procede de la siguiente manera.

Llena la Forma: SADM/04, “Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial” (Anexo N°1), (original y copia).

Coloca cinta adhesiva transparente donde se detalla la cantidad de fotocopias a reproducir, como medida de seguridad.

Obtiene firma de autorización del jefe del despacho.

Entrega el Formulario al personal encargado del manejo y utilización de la fotocopiadora.

Dependencia Judicial o Administrativa (Encargado(a) dela Fotocopiadora)

2 Mantiene un listado de firmas actualizadas de los funcionarios(as) autorizados(as) para solicitar fotocopias oficiales.

Recibe la Forma: SADM/04, “Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial”, verifica la firma autorizada y el sello de la unidad solicitante.

Revisa los documentos a fotocopiar.

Verifica si puede ofrecer el servicio, según la cantidad de fotocopias asignadas a la dependencia.









Dependencia Judicial o Administrativa (Encargado(a) de la Fotocopiadora)

2 Autoriza si tiene disponibilidad, firmando la Forma SADM/04, “Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial”,en el Vo. Bo.

De no contar con disponibilidad, justifica mediante oficio la solicitud de las fotocopias.

Reproduce las fotocopias.

Coloca la lectura inicial y final en la Forma: SADM/28,“Control de la Fotocopiadora”, (Anexo N°2), y entrega las fotocopias con sus originales a la unidad solicitante.

Unidad Solicitante 3 Verifica las fotocopias recibidas y escribe su nombre en el recibido conforme en la Forma SADM/04, Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial”.


4 Lleva el control de las fotocopias que son solicitadas, dañadas y oficiales, con su respectiva descripción y firma, ayudándose con la Forma: SADM/28,“Control de la Fotocopiadora”.

Custodia y agrupa por mes todas las fotocopias que han salido dañadas o defectuosas.

Prepara la Forma: SADM/29, “Reporte Mensual de la Fotocopiadora”(Anexo N°3), de todas las fotocopias reproducidas durante el mes, con el reporte que realiza el técnico de la compañía arrendadora o fecha de corte y firma.

Entrega el Reporte al jefe de despacho para revisión y firma.






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Dependencia Judicial o Administrativa (Jefe de Despacho)

5 Recibe la Forma SADM/29, “Reporte Mensual de la Fotocopiadora”.

Revisa y firma, si todo está correcto y que no existan errores.

Entrega el Reporte Mensual de la Fotocopiadora al encargado de la fotocopiadora.

Dependencia Judiciales(Asistentes Administrativos)

6 Remite cada mes a la Secretaría Administrativa un informe del consumo promedio de las fotocopiadoras.


7 Recibe la Forma SADM/29, “Reporte Mensual de la Fotocopiadora” y sella.

Remite mediante nota a la Secretaría Administrativa.

Archiva copia.Dependencia Judicial o Administrativa (Jefe de Despacho)

8 Para llevar el control de copias reproducidas internamente en una Dependencia Judicial o Administrativa, se procede de la siguiente manera:

Selecciona dentro del personal del despacho al funcionario (a) que será el encargado (a) del manejo y utilización de la fotocopiadora.

Instruye al encargado (a) sobre el registro diario en la Forma: SADM/28 (Anexo N°2), “Control de la Fotocopiadora”y el registro mensual en la Forma: SADM/29, (Anexo N°3), “Reporte Mensual de la Fotocopiadora”,ordena no exceder el límite establecido por el Esquema de Distribución de Equipo de Fotocopias que posee Secretaría Administrativa.






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Unidad Responsable/Funcionario 9 Lleva el control de fotocopias reproducidas en la Forma:SADM/28,“Control de la Fotocopiadora”.

Prepara la Forma: SADM/29,“Reporte Mensual de la Fotocopiadora”, de todas las fotocopias reproducidas durante el mes, con el reporte que realiza el técnico de la compañía arrendadora o fecha de corte y firma.

Remite al jefe de despacho para su revisión y firma.Dependencia Judicial o Administrativa (Jefe de Despacho)

10 Recibe, revisa y firma de visto bueno el informe y entrega al funcionario responsable.

Unidad Responsable/Funcionario 11 Recibe y remite mediante nota a la Secretaría Administrativa y a la Asistencia Administrativa la Forma: SADM/29, "Reporte Mensual de la Fotocopiadora".

Archiva copia.Secretaría Administrativa 12 Recibe el Reporte y custodia.







9.0. DIAGRAMA DE FLUJO:



















ANEXO Nº1







ANEXO Nº1

FORMA:SADM/04Fecha de Edición: Enero/2000 Nº de Revisión: 02 Fecha de Rev.: Agosto/2006

INSTRUCTIVO1.0. OBJETIVO:

Solicitar fotocopias para Uso Oficial.

2.0. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN:2.1. Nº: Asignar y anotar el número consecutivo correspondiente a la solicitud.2.2. Centro de Copiado, Secretaría Administrativa u Otra Dependencia: Seleccionar el lugar donde se

efectuarán las fotocopias.2.3. Fecha: Anotar la fecha en que se realiza la solicitud.2.4. Dependencia Judicial o Administrativa: Indicar la Dependencia que realiza la solicitud.2.5. Autorizo a: Anotar el nombre y cargo del funcionario autorizado para tramitar la solicitud.2.6. Expediente: Si es una Dependencia Judicial la que solicita las fotocopias, anotar el número del

expediente.2.7. Nombre de las partes: Indicar el nombre de las partes involucradas en el proceso.2.8. Nombre del documento: Anotar el nombre del documento a reproducir.2.9. A petición de: Indicar el nombre del solicitante por el cual se requiere el trámite.2.10. De la foja Nº y A la Nº: Indicar el número de la primera y la última foja a reproducir.2.11. Total del Original, Total de Copias y Total de Fojas a reproducir: Anotar la cantidad de fojas que

contiene el documento original o las copias a reproducir y el número total de las fojas solicitadas.

2.12. En letras: Anotar el número total de fojas solicitadas en letras.2.13. Solicitud Autorizada por: Indicar el nombre del funcionario que autoriza la solicitud y firmar.2.14. Copias Verificadas por: Anotar el nombre del funcionario que verifica las fotocopias solicitadas.2.15. Vº Bº de y Recibe conforme: Firmar el funcionario que otorga el Visto Bueno y el que recibe

conforme las fotocopias. 3.0. DISTRIBUCIÓN:3.1. ORIGINAL: Centro de Copiado.3.2. COPIA: Unidad Solicitante3.3. COPIA: Secretaría Administrativa.

4.0. DISPOSICIONES GENERALES:Los funcionarios autorizados para otorgar el Visto Bueno a la solicitud de fotocopias para Uso Oficial son: el Secretario Administrativo, Subsecretaria Administrativa y Asistentes Administrativos.













ANEXO Nº2

FORMA: SADM/28Fecha de Edición: Enero/2006 Nº de Revisión: 03 Fecha de Rev.: Mayo/2010

INSTRUCTIVO1.0. OBJETIVO: Controlar el uso diario de la fotocopiadora, anotando la información necesaria para el informe

mensual de la mismay así constatar el uso correcto.

2.0. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN:2.1. Fecha: Anotar la fecha en la que se están reproduciendo los documentos.2.2. Lectura Inicial y Final: Indicar el número de fotocopias registradas en la memoria de la

fotocopiadora antes de realizar la reproducción y anotar el número de copias indicadas por la fotocopiadora después de la misma.

2.3. Copias Blanco y Negro: Anotar en número de fotocopias blanco y negro que se hayan reproducido.

2.4. Copias a Colores: Indicar el número de fotocopias a colores que se hayan reproducido.2.5. Dañadas: Indicar el número de páginas que han salido dañadas o defectuosas.2.6. Total de Copias: Señalar la cantidad de páginas reproducidas.2.7. Descripción del Trabajo: Señalar las generales del documento que se ha reproducido.2.8. Firma responsable: Anotar el nombre del responsable de la reproducción de las copias.

3.0. DISTRIBUCIÓN:3.1. ORIGINAL: Dependencia Judicial o Administrativa.

4.0. DISPOSICIONES GENERALES:Se debe anotar cada una de las reproducciones de documentos realizadas en el transcurso del día. Al final del día se deben totalizar el Total de Copias Blanco y Negro, Copias a Colores y Copias Dañadas que deben dar el total de copias y firmar el encargado de la fotocopiadora.







ANEXO Nº3







ANEXO Nº 3

FORMA:SADM/29Fecha de Edición: Enero/2006 Nº de Revisión:03 Fecha de Revisión: Mayo/2010

INSTRUCTIVO1.0. OBJETIVO:

Informar el resultado del control mensual de la fotocopiadora.

2.0. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN:2.1. Dependencia: Indicar la Dependencia que realiza el reporte.2.2. Periodo: Anotar el periodo de tiempo cubierto por el reporte, es decir, el mes y el año.2.3. Marca, Modelo y Serie: Anotar la marca, el modelo y la serie de la fotocopiadora asignada.2.4. Lectura Inicial: Señalar el total de la lectura inicial de la fotocopiadora en el mes.2.5. Lectura anterior de copias blanco y negro : Señalar el total de la lectura inicial de las copia blanco

y negro.2.6. Lectura anterior de copias a color: Señalar el total de la lectura inicial de las copias a colores.2.7. Medidor Actual en blanco y negro: Señalar la lectura actual de las copias blanco y negro

reproducidas.2.8. Medidor Actual a color: Anotar la lectura actual de las copias a colores reproducidas.2.9. Total de Copias: Indicar el total de reproducciones realizadas en el mes.2.10. Cantidad de Copias Dañadas: Indicar el número de páginas que han salido dañadas o defectuosas.2.11. Cantidad de Copias Blanco y Negro: Anotar el número de páginas reproducidas en blanco y negro.2.12. Cantidad de Copias a Color: Señalar el número de páginas reproducidas a colores.2.13. Lectura Final: Anotar el total de la lectura final de la fotocopiadora en el mes.2.14. Total en Libro: Indicar el total de copias que refleja el control.2.15. Preparado por: Anotar el nombre del encargado de la confección del reporte.2.16. Verificado por: Indicar el nombre del Jefe del despacho.2.17. Nombre y Cargo: Anotar el nombre y cargo de quien lo verifica.2.18. Fecha: Anotar la fecha de la confección del reporte mensual.

3.0. DISTRIBUCIÓN:3.1. ORIGINAL: Secretaría Administrativa.3.2. COPIA: Dependencia Judicial y/o Administrativa.

4.0. DISPISICIONES GENERALES:No Aplica.

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Nº de Procedimiento: MPAD/SADM/013 - Órgano …...Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial”. Dependencia Judicial o Administrativa (Encargado(a) de la Fotocopiadora) 4 Lleva el