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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL INVENTARIO ANUAL DE BIENES DE CONSUMO E INVERSIÓN

INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Normateca Electrónica Institucional

NORMATECA ELECTRÓNICA INSTITUCIONAL

FICHA TÉCNICA JURISSSTE

Denominación: Manual de Procedimientos para el Inventario Anual de Bienes de Consumo e Inversión Elaboró: Subdirección General de Abasto y Servicios Generales Autorización: Manual expedido por Acuerdo de la Dirección General del Instituto Fecha de expedición: 16 de noviembre de 1997 Fecha de publicación del Acuerdo de expedición en el D.O.F.: 12 de diciembre de 1997 Fecha de entrada en vigor: 13 de diciembre de 1997 Modificaciones:

La Subdirección General de Abasto y Servicios Generales, por oficio número SGASG/1859/, de fecha 16 de noviembre de 1999, remitió la versión actualizada del Manual de Procedimientos para el Inventario Anual de Bienes de Consumo e Inversión, donde se contempla la reestructuración orgánico funcional de la propia Subdirección General, derivado de las reformas al Estatuto Orgánico del ISSSTE, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 23 de agosto de 1999, por lo cual, con fecha 7 de abril del año 2000, se autorizó la Actualización del presente Manual

Fecha de expedición: 7 de abril de 2000 Fecha de entrada en vigor: 7 de abril de 2000

Viernes 12 de diciembre de 1997 DIARIO OFICIAL (Primera Sección)

INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO

ACUERDO del Director General del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, por el que se expiden los manuales que se indican.

Al margen un logotipo, que dice: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.- Dirección General.- DG.- 100/482/97.

JOSE ANTONIO GONZALEZ FERNANDEZ, Director General del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, con fundamento en los artículos 163 fracción VI, de la Ley del ISSSTE, así como 21 fracción VII, del Estatuto Orgánico, y

CONSlDERANDO

Que el “Programa de Revisión, Desregulación y Simplificación del Marco Jurídico Institucional”, el “Programa Institucional de Simplificación Administrativa” y el “Programa Institucional de Modernización Administrativa 1996-2000”, son programas prioritarios del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, cuyos avances deberán plasmarse en ordenamientos internos que promuevan la eficacia y la transparencia de su operación.

Que para fortalecer el abastecimiento institucional se requiere de procedimientos ágiles y sencillos que simplifiquen y den transparencia a la adquisición, el almacenamiento y el suministro de bienes de consumo e inversión, así como al control de medicamentos, material de curación y reactivos sujetos al régimen de caducidad, lo que coadyuvará al otorgamiento oportuno y con calidad de los servicios médicos del Instituto.

Que la Subdirección General de Abastecimientos elaboró los manuales de Procedimientos de la Unidad de Abastecimientos; para el Control de Artículos Sujetos al Régimen de Caducidad; para el Inventario Anual de Bienes de Consumo e Inversión, y de Hospitales Regionales y Generales, que fueron validados por las Subdirecciones Generales de Administración y Jurídica.

Que por acuerdos 6.1215.96, 8.1216.96 y 4.1218.96, la Junta Directiva del Instituto autorizó la constitución del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, así como de los Comités Desconcentrados de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios en las Delegaciones Estatales y Regionales, en el Centro Médico Nacional “20 de Noviembre” y en los Hospitales Regionales del Instituto, por lo que es necesario contar con el marco jurídico que sustente el funcionamiento de dichos órganos colegiados.

Que la Subdirección General de Abastecimientos elaboró los manuales de Integración y Funcionamiento de los referidos Comités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, mismos que fueron revisados por las Subdirecciones Generales de Administración y Jurídica y aprobados por el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, mediante acuerdos 130/97 y 218/97, por lo que he tenido a bien expedir el siguiente:

ACUERDO

ARTICULO PRIMERO.- Se expiden los manuales siguientes:

I.- Manual de Procedimientos de la Unidad de Abastecimientos;

II.- Manual de Procedimientos para el Control de Artículos Sujetos al régimen de Caducidad

III.- Manual de Procedimientos para el Inventario Anual de Bienes de Consumo e Inversión;

IV.- Manual de Procedimientos de Hospitales Regionales y Generales;

V.- Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios;

VI.- Manual de Integración y Funcionamiento del Comité Desconcentrado de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios en las Delegaciones Estatales y Regionales;

Viernes 12 de diciembre de 1997 DIARIO OFICIAL (Primera Sección)

VII.- Manual de Integración y Funcionamiento del Comité Desconcentrado de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Centro Médico Nacional “20 de Noviembre”, y

VIII.- Manual de Integración y Funcionamiento del Comité Desconcentrado de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios en los Hospitales Regionales ubicados en el Distrito Federal y en las entidades federativas.

ARTICULO SEGUNDO.- Los manuales indicados en el artículo anterior, formarán parte de la normatividad vigente y deberán incluirse en el “Prontuario Normativo Institucional” del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.

ARTICULO TERCERO.- A partir del 1 de enero de 1998, los manuales señalados en las fracciones I, II, III, IV y VI del artículo primero del presente Acuerdo, serán revisados por la Subdirección General de Abastecimientos, con la participación que corresponda a los delegados a través de la Coordinación General de Delegaciones, para adecuarlos, en su caso, a la estructura y atribuciones de las unidades administrativas delegacionales que se prevén en el Reglamento de las Delegaciones del Instituto, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 1 de octubre de 1997.

ARTICULO CUARTO.- El Subdirector General de Abastecimientos, con la colaboración de la Subdirección General Médica, la Coordinación General de Delegaciones y los directores de los hospitales regionales, deberán dar la publicidad necesaria a los manuales, entre los servidores públicos de las unidades administrativas centrales y delegacionales, hospitales regionales y generales, y demás centros de trabajo del Instituto relacionados, a fin de garantizar su debida aplicación y cumplimiento.

TRANSlTORlOS

PRIMERO.- Los manuales a los que se refiere este Acuerdo, entrarán en vigor al día siguiente de la publicación del presente en el Diario Oficial de la Federación.

SEGUNDO.- Se abrogan el Manual de Procedimientos de las Unidades de Abastecimientos, los manuales de Procedimientos para la Integración y Funcionamiento de los Comités Institucional y Delegacional de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios relacionados con Bienes Muebles y el Manual de Procedimientos del Comité Delegacional de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios relacionados con Bienes Muebles, así como sus instructivos y anexos, y cualquier otra disposición del mismo nivel que se oponga a los manuales expedidos mediante este Acuerdo.

TERCERO.- Los manuales expedidos estarán a disposición de los interesados, para su consulta, en la Subdirección General de Abastecimientos y en las delegaciones regionales y estatales del Instituto.

Dado en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los diecisiete días del mes noviembre de mil novecientos noventa y siete.- El Director General, José Antonio González Fernández.- Rúbrica.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL INVENTARIO ANUAL DE BIENES DE CONSUMO E INVERSION

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MANUAL MANUAL MANUAL MANUAL DE DE DE DE

PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS PARA ELPARA ELPARA ELPARA EL

INVENTARIO ANUAL DE INVENTARIO ANUAL DE INVENTARIO ANUAL DE INVENTARIO ANUAL DE BIENES DE BIENES DE BIENES DE BIENES DE CONSUMO E CONSUMO E CONSUMO E CONSUMO E INVERSIONINVERSIONINVERSIONINVERSION

7 de abril de 2000. 7 de abril de 2000. 7 de abril de 2000. 7 de abril de 2000.


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INDICE INTRODUCCIÓN OBJETIVO DEL MANUAL MARCO JURÍDICO POLÍTICAS GENERALES PROCEDIMIENTOS:

1.- PREINVENTARIO

1.1 Objetivo 1.2 Políticas de Operación 1.3 Descripción Narrativa 1.4 Diagrama de Flujo

2.- PRIMER CONTEO


3.- SEGUNDO CONTEO


4.- ACTIVIDADES POSTERIORES AL INVENTARIO



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FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO

(ANEXO SAS/MP/01)

Calendario General para la Realización del Inventario. No lleva instructivo.

(ANEXO SAS/MP/02) Marbete para Inventario. Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/03) Vale de Marbete. Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/04) Cédula de Control de Marbete del Inventario. Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/05) Cédula de Responsables de los Conteos del Inventario. Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/06) Cédula de Corte Documental Oficial. Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/07) Cédula de Control de Movimientos de Salidas Posteriores al Primer Conteo. Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/08) Cédula de Valuación del Inventario Físico. Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/09) Cédula Resumen por Sección. Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/10) Acuse de Recibo de las Cédulas. Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/11) Acta de Inicio de Inventario. Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/12) Cédula de Aclaración de Diferencias de Más del Inventario Practicado. Instructivo de llenado

(ANEXO SAS/MP/13) Cédula de Aclaración de Diferencias de Menos del Inventario Practicado. Instructivo de llenado


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(ANEXO SAS/MP/14)

Cédula Resumen de Valuación del Inventario. Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/15) Cédula de Control de Marbetes de Claves fuera de Catálogo Institucional. Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/16) Acta de Cierre de Inventario. Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/17) Acta Circunstanciada. Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/18) Volante de Control de Marbetes, Remitidos al Area de Cómputo (Jefatura de Servicios de Almacenes Generales, Departamento de Informática Delegacional). Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/19) Acta Testimonial Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/20) Cédula de Verificación de Resultados del Inventario Instructivo de llenado.

(ANEXO SAS/MP/21) Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión. Instructivo de llenado.

GLOSARIO DE TERMINOS


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INTRODUCCION

El levantamiento de inventarios físicos, permite verificar la cantidad de bienes de consumo e inversión almacenados en los lugares autorizados para su guarda y custodia, así como constatar la confiabilidad de los registros manuales y automatizados (kárdex) de los mismos. • La información resultante del inventario, permite además: • Identificar bienes de inversión que no están siendo aprovechados para reasignación posterior. • Redistribuir las claves con sobreinversión. • Evaluar la eficiencia operativa de los sistemas de registro de información. • Conciliar los registros auxiliares y contables. El propósito de este manual es que las áreas almacenarias apliquen la normatividad administrativa para cumplir con las responsabilidades de controlar las existencias y determinar la información contable de los bienes propiedad del Instituto.


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OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los lineamientos generales y específicos para la práctica del inventario de bienes de

consumo y de inversión en las unidades almacenarias del Instituto, que permitan verificar que la

cantidad de bienes almacenados coincida con el registro en kárdex mecanizado o manual y su

validación con los registros contables para su inclusión en los estados financieros consolidados del

Instituto.


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MARCO JURIDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Promulgada el 5 de febrero de 1917. LEYES Ley sobre el Contrato de Seguro. Publicada en el D.O.F., el 31 de agosto de 1935. Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros. Publicada en el D.O.F., el 31 de agosto de 1935. Ley Federal de Instituciones de Fianzas. Publicada en el D.O.F., el 29 de diciembre de 1950.

Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado B del Artículo 123 Constitucional. Publicada en el D.O.F. el 28 de diciembre de 1963. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Publicada en el D.O.F. el 29 de diciembre de 1976. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. Publicada en el D.O.F. el 31 de diciembre de 1976. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Publicada en el D.O.F. el 29 de diciembre de 1978. Ley General de Bienes Nacionales. Publicada en el D.O.F. el 8 de enero de 1982. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Publicada en el D.O.F. el 31 de diciembre de 1982. Ley de Planeación. Publicada en el D.O.F. el 5 de enero de 1983. Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. Publicada en el D.O.F. el 27 de diciembre de 1983. Ley General de Salud. Publicada en el D.O.F. el 7 de febrero de 1984.


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Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Publicada en el D.O.F. el 14 de mayo de 1986. Ley de Adquisiciones y Obras Públicas. Publicada en el D.O.F. el 30 de diciembre de 1993.

Ley Aduanera. Publicada en el D.O.F., el 15 de diciembre de 1995. Ley del Impuesto General de Importación. Publicada en el D.O.F. el 18 de diciembre de 1995. Ley Federal para el Control de Precursores Químicos, Productos Químicos Esenciales y Máquinas para Elaborar Cápsulas, Tabletas y Comprimidos. Publicada en el D.O.F., el 26 de diciembre de 1997. REGLAMENTOS Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. Publicado en el D.O.F. el 18 de noviembre de 1981. Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. Publicado en el D.O.F. el 29 de febrero de 1984. Reglamento Financiero del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. Publicado en el D.O.F. el 4 de octubre de 1985. Estatuto Orgánico del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. Publicado en el D.O.F. el 6 de junio de 1988. Reglamento de Seguridad y Vigilancia del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. Publicado en el D.O.F. el 9 de septiembre de 1988. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Publicado en el D.O.F. el 26 de enero de 1990. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con bienes muebles. Publicado en el D.O.F. el 13 de febrero de 1990.

Reglamento del Artículo 95 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, para el cobro de fianzas otorgadas a favor de la Federación, del Distrito Federal, de los Estados y de los Municipios, distintas de las que garantizan obligaciones fiscales federales a cargo de terceros. Publicado en el D.O.F. el 15 de enero de 1991.


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Reglamento de Servicios Médicos del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. Publicado en el D.O.F. el 14 de junio de 1994.

Reglamento de la Ley Aduanera. Publicado en el D.O.F., el 6 de junio de 1996. Reglamento Federal de Seguridad e Higiene y Medio Ambiente de Trabajo. Publicado en el D.O.F. el 21 de enero de 1997. Reglamento de la Comisión Interinstitucional del Cuadro Básico de Insumos del Sector Salud. Publicado en el D.O.F. el 28 de mayo de 1997. Acuerdo 22.1233.97 de la Junta Directiva, por el que se aprueba el Reglamento de las Delegaciones del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. Publicado en el D.O.F. el 1º de octubre de 1997. Reglamento de Insumos para la Salud. Publicado en el D.O.F. el 4 de febrero de 1998. OTRAS DISPOSICIONES Código Civil para el Distrito Federal en Materia Común y para toda la República en Materia Federal. Publicado en el D.O.F. el 26 de mayo de 1928. Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal. Publicado en el D.O.F. el 1° de septiembre de 1932. Código Federal de Procedimientos Civiles. Publicado en el D.O.F. el 24 de noviembre de 1943. Acuerdo por el que se dispone que el conjunto de la documentación contable, consistente en libros de contabilidad, registros contables y documentación comprobatoria o justificatoria del ingreso y del gasto público de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal constituyen el archivo contable gubernamental que deberá guardarse, conservarse y custodiarse. Publicado en el D.O.F. el 12 de noviembre de 1982. Acuerdo que establece las reglas de operación para la adquisición de medicamentos por las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Publicado en el D.O.F. el 10 de mayo de 1984.


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Lista de materias primas para la elaboración de medicamentos que, de acuerdo con el Artículo 287 Fracción II de la Ley General de Salud y sin perjuicio de las atribuciones de otras dependencias del Ejecutivo Federal, requieren autorización sanitaria de la Secretaría de Salud, para su importación. Publicado en el D.O.F. el 9 de marzo de 1987. Lista de psicotrópicos de los grupos II, III y IV, a que se refiere el artículo 245, de la Ley General de Salud, para los cuales se requiere permiso de importación. Publicado en el D.O.F. el 9 de marzo de 1987. Acuerdo que establece las bases administrativas generales respecto de las disposiciones legales, que regula la asignación y uso de los bienes y servicios que se pongan a la disposición de los servidores públicos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Publicado en el D.O.F. el 4 de enero de 1988. Oficio-Circular que fija las normas a que se sujetará la administración de los bienes muebles y el manejo de los almacenes. Publicado en el D.O.F. el 21 de junio 1988. Lista de Medicamentos que, con base en lo dispuesto por el artículo 227 de la Ley General de Salud, se determina que integran los grupos a que se refiere el artículo 226 en sus Fracciones I, II y III de dicha Ley. Publicada en el D.O.F. el 21 de octubre de 1988. Acuerdo por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal incluidas las Sociedades Nacionales de Crédito, Fideicomisos y Fondos de Fomento, en ejercicio de las atribuciones y funciones que les competen, deberán adoptar las medidas que permitan el aprovechamiento integral y óptimo de los recursos, infraestructura, equipos, bienes y materiales de oficina de que disponen. Publicado en el D.O.F. el 9 de abril de 1989. Acuerdo que tiene por objeto establecer las normas y lineamientos que deberán adoptar las dependencias y entidades, incluidas las Sociedades Nacionales de Crédito, Fideicomisos y Fondos de Fomento, con el propósito de adecuar su organización, funcionamiento y objetivos a criterios de disciplina presupuestal respecto de la autorización, asignación y utilización de los recursos de que dispongan los servidores públicos para el eficiente desempeño de las funciones encomendadas. Publicado en el D.O.F. el 20 de abril de 1989. Decreto de promulgación del Tratado de Libre Comercio de América del Norte. Publicado en el D.O.F., el 20 de diciembre de 1993.

Oficio Circular número 005, relativo a las características que deberán contener las publicaciones de los fallos de las licitaciones públicas, en materia de adquisiciones y arrendamiento de bienes muebles, prestación de servicios de cualquier naturaleza, así como de obra pública, a las que deberán sujetarse las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Publicado en el D.O.F. el 8 de abril de 1994.


HOJA 17 DE 171

Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Publicados en el D.O.F., el 2 de mayo de 1994. Oficio-Circular mediante el cual se dan a conocer los Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Publicado en el D.O.F., el 19 de agosto de 1994. Acuerdo mediante el cual se dan a conocer las reglas en materia de compras del sector público para la participación de las empresas micro, pequeña y medianas, para las reservas del Tratado de Libre Comercio de América del Norte y para la determinación del grado de integración nacional. Publicado en el D.O.F. el 24 de noviembre de 1994. Decreto por el que se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 1995-2000. Publicado en el D.O.F. el 31 de mayo de 1995. Plan Nacional de Desarrollo 1995-2000. Publicado en el D.O.F. el 31 de mayo de 1995. Oficio Circular número SP/100-429/95 que suscriben la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial, para reforzar las medidas preventivas relativas al pago oportuno de las contrataciones que realizan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en materia de adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles y de prestación de servicios de cualquier naturaleza. Publicado en el D.O.F. el 14 de agosto de 1995. Oficio Circular relativo a la clasificación por objeto del gasto que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, para la formulación e integración del Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal de 1996. Publicado en el D.O.F. el 21 de septiembre de 1995. Oficio-Circular número SP/100/010/96, dirigido a los titulares de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Publicado en el D.O.F. el 22 de enero de 1996. Programa de Reforma del Sector Salud 1995-2000. Publicado en el D.O.F. el 11 de marzo de 1996. Lineamientos para el oportuno y estricto cumplimiento del régimen jurídico de las adquisiciones, arrendamientos, prestación de servicios de cualquier naturaleza, obras públicas y servicios relacionados con éstas. Publicados en el D.O.F. el 15 de marzo de 1996. Resolución que prorroga la vigencia de las constancias de integración nacional y/o de proveedor expedidas por la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial a las empresas que se indican. Publicada en el D.O.F., el 29 de marzo de 1996.


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Decreto por el que se aprueba el programa especial de mediano plazo denominado Programa de Modernización de la Administración Pública 1995-2000. Publicado en el D.O.F. el 28 de mayo de 1996. Programa de Modernización de la Administración Pública 1995-2000. Publicado en el D.O.F. el 28 de mayo de 1996. Acuerdo que establece la Integración y Funcionamiento del Comité de Bienes Muebles e Inmuebles del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. Publicado en el D.O.F. el 18 de octubre de 1996. Acuerdo 6.1215.96 mediante el cual la Junta Directiva, expide las siguientes: políticas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos de bienes muebles y prestación de servicios de cualquier naturaleza, excepto los relacionados con obra pública del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. Publicado en el D.O.F. el 4 de junio de 1996.

Acuerdo 8.1216.96 mediante el cual se autoriza el establecimiento de Comités Desconcentrados de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios en las Delegaciones Estatales y Regionales, en el Fondo de la Vivienda, en el Sistema Integral de Tiendas y Farmacias y en el Centro Médico Nacional 20 de Noviembre. Publicado en el D.O.F., el 12 de junio de 1996.

Acuerdo número 4.1218.96 mediante el cual se autoriza la constitución de Comités Desconcentrados de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios en los hospitales regionales del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. Publicado en el D.O.F., el 8 de agosto de 1996.

Oficio-Circular por el que se dan a conocer los lineamientos y criterios para que en los procedimientos de licitación pública e invitación restringida y en lo relacionado con la ejecución y cumplimiento de los contratos de adquisiciones, obras públicas y servicios de cualquier naturaleza se observe estrictamente lo dispuesto por la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas. Publicado en el D.O.F. el 2 de octubre de 1996.

Acuerdo por el que se establece que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal que presten servicios de salud, aplicarán para el Primer Nivel de Atención Médica el Cuadro Básico de Insumos y en el Segundo y Tercer nivel el Catálogo de Insumos. Publicado en el D.O.F. el 6 de noviembre de 1996. Cuadro Básico y Catálogo de Medicamentos 1996. Publicado en el D.O.F. el 15 de noviembre de 1996. Condiciones Generales de Trabajo del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. En vigor a partir del 6 de mayo de 1997, fecha en que fueron depositadas en el Tribunal Federal de Conciliación y Arbitraje.


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Acuerdo 7.1228.97 por el que se expiden las Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamiento y Enajenación de Bienes Inmuebles, y de Enajenación de Bienes Muebles del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. Publicado en el D.O.F. el 21 de mayo de 1997. Cuadro Básico y Catálogo de Instrumental y Equipo Médico. Publicado en el D.O.F. el 30 de mayo de 1997. Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en los procedimientos de contratación de seguros de bienes patrimoniales y de personas. Publicado en el D.O.F., el 04 de agosto de 1997.

Cuadro Básico y Catálogo de Biológicos y Reactivos del Sector Salud 1997. Publicado en el D.O.F. el 29 de septiembre de 1997. Acuerdo del Director General del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, por el que se expiden los manuales que se indican. Publicado en el D.O.F., el 12 de diciembre de 1997.

Cuadro Básico y Catálogo de Material de Curación y Prótesis 1997. Publicado en el D.O.F. el 29 de diciembre de 1997. Acuerdo por el que se delega en los CC. Subdirector General Jurídico, Subdirector de lo Contencioso y Jefe de Servicios de Asuntos Administrativos y Laborales; Delegados, y en el Director, Subdirector de Administración y Gerentes Regionales del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias, todos del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, las facultades que se indican. Publicado en el D.O.F., el 17 de febrero de 1998 Acuerdo por el que se relacionan las especialidades farmacéuticas susceptibles de incorporarse al Catálogo de Medicamentos Genéricos Intercambiables y se determinan las pruebas que deberán aplicárseles. Publicado en el D.O.F. el 19 de marzo de 1998. Acuerdo por el que se determinan las cantidades o volúmenes de productos químicos esenciales, a partir de los cuales serán aplicables las disposiciones de la ley. Publicado en el D.O.F. el 27 de abril de 1998 Catálogo de medicamentos genéricos intercambiables. Publicado en el D.O.F. el 17 de agosto de 1998. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. Publicado en el D.O.F. el 25 de agosto de 1998. Lineamientos para la adquisición de equipos, programas y sistemas de cómputo, contratación de servicios para el desarrollo de programas y sistemas; así como de adquisición de accesorios y demás bienes e instrumentos que estén integrados por componentes electrónicos que controlen o tengan como referencia fecha para su operación. Publicado en el D.O.F. el 10 de septiembre de 1998.


HOJA 20 DE 171

Acuerdo 11.1246.98 mediante el cual se autoriza la creación del Comité de Revisión, Análisis y Aprobación de Modificaciones de Contratos de Bienes Muebles. Publicado en el D.O.F. el 19 de noviembre de 1998. Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal de 1999. Publicado en el D.O.F., el 31 de diciembre de 1999. Acuerdo que establece el Programa de Austeridad Presupuestaria en la Administración Pública Federal para el Ejercicio fiscal 1999. Publicado en el D.O.F. el 22 de febrero de 1999. Acuerdo por el que se expide el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. Publicado en el D.O.F. el 20 de abril de 1999. Oficio-Circular por el que se comunican las fechas límite para el proceso presupuestario. Publicado en el D.O.F. el 30 de abril de 1999.

Acuerdo por el que se aprueban las Normas, criterios y Bases Generales en materia de Racionalidad, austeridad y disciplina Presupuestaria, que se deberán observar durante el ejercicio fiscal 1999, en el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. Publicado en el D.O.F. el 11 de junio de 1999.

Acuerdo de la Directora General del ISSSTE, por el que se expide el Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Revisión, Análisis y Aprobación de Modificación de Contratos de Bienes Muebles. Publicado en el D.O.F. el 02 de septiembre de 1999. OFICIO-CIRCULAR mediante el cual se informa del procedimiento que deberá observarse en la contratación de adquisiciones, arrendamientos, obra pública y servicios, en lo relativo a la acreditación de los proveedores y contratistas de encontrarse al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. Publicado en el D.O.F., el 20 de octubre de 1999.


HOJA 21 DE 171

POLITICAS GENERALES Serán responsables de la planeación y la realización del inventario: las Delegaciones Estatales, las Delegaciones Regionales, los Almacenes y Farmacias de los Hospitales Regionales y Generales, Clínicas Hospitales y Centro Médico Nacional 20 de Noviembre. Los marbetes serán elaborados por cada Delegación, Centro Médico Nacional 20 de Noviembre, Hospital Desconcentrado y almacén Central de acuerdo a las necesidades de las Unidades Almacenarias adscritas a los mismos. La toma del inventario físico deberá entenderse como la verificación de las existencias en el almacén, a efecto de comprobar. El grado de eficiencia en los sistemas de control administrativo; el correcto manejo de los materiales; el adecuado y funcional método de almacenaje; y el aprovechamiento integral del espacio en el almacén. Para realizar el inventario total de los bienes en el Instituto, se deberá aplicar el sistema de codificación que permita uniformar la nomenclatura de los bienes que se encuentran en almacén; por lo que corresponderá a la Subdirección de Programación y Normatividad elaborar y difundir el número de catálogos necesarios para el establecimiento de grupos afines de bienes muebles, que deberán contener el universo de los bienes muebles requeridos para la operación institucional de acuerdo al tipo y clasificación de que sean objeto, características que los distingan, así como el señalamiento de las unidades administrativas a quienes podrán asignarse; con base al Catálogo de Adquisiciones de Bienes Muebles y Servicios emitido por la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo. En este contexto, para la realización de la práctica del inventario se deberán considerar los artículos que a continuación se mencionan.


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• CATALOGO INSTITUCIONAL DE INSUMOS PARA LA SALUD GRUPO DE SUMINISTRO

PARTIDA PRESUPUESTAL

010 Medicamentos

2503-Medicinas y productos farmacéuticos 2507-Vacunas

060 Material de Curación 2509-Material de Curación

070 Material radiológico 2501-Substancias químicas 2505-Materiales, accesorios y suministros de laboratorio

• CATALOGO INSTITUCIONAL DE BIENES VARIOS GRUPO DE SUMINISTRO PARTIDA PRESUPUESTAL

120 Artículos de cocina y comedor 2203-Utensilios para el servicio de alimentación

210 Uniformes 2701-Vestuario, uniformes y blancos

220 Ropa para servicios médicos 2704-Blancos y ropa hospitalaria y de estancia.

230 Prendas de protección 2702-Prendas de protección

311 Artículos de papelería 2101-Materiales y útiles de oficina

312 Artículos de escritorio 2101-Materiales y útiles de oficina

320 Formas impresas 2101-Materiales y útiles de oficina

2106-Materiales y útiles para el procesamiento en equipos y bienes informáticos.

350 Artículos de aseo 2102-Material de limpieza

360 Artículos de fotografía 2105-Materiales y útiles de impresión y reproducción

370 Artículos diversos 2105-Materiales y útiles de impresión y reproducción 2101-Materiales y útiles de oficina 2501-Substancias químicas

380 Artículos de dibujo 2103-Material didáctico y apoyo informativo 2101-Materiales y útiles de oficina 2105-Materiales y útiles de impresión y reproducción

390 Artículos de cómputo 2106-Materiales y útiles para el procesamiento en equipos y bienes informáticos


HOJA 23 DE 171

410 Refacciones, accesorios y herramientas menores

2302-Refacciones, accesorios y herramientas menores

411 Material de construcción 2401-Materiales de construcción

412 Estructuras y manufacturas 2402-Estructuras y manufacturas

414 Materiales complementarios 2403-Materiales complementarios

415 Material eléctrico 2404-Material eléctrico

416 Refacciones y Accesorios Automotrices 2302-Refacciones, accesorios y herramientas menores

• CATALOGO INSTITUCIONAL DE BIENES DE INVERSION GRUPO DE SUMINISTRO PARTIDA PRESUPUESTAL

511 Mobiliario administrativo 5101-Mobiliario

513 Mobiliario médico 5401-Equipo médico nacional

5402-Equipo médico de importación 5403-Equipo de laboratorio nacional 5404-Equipo de laboratorio de importación

515 Mobiliario de laboratorio 5101-Mobiliario

517 Mobiliario de cocina y comedor 5101-Mobiliario 5102-Equipo de administración

519 Mobiliario de salas de espera y servicios generales

5101-Mobiliario

521 Equipo administrativo 5102-Equipo de administración

522 Equipo de cómputo 5206-Bienes informáticos

523 Equipo de cocina y comedor 5102-Equipo de administración

525 Equipo de fotografía 5103-Equipo educacional y recreativo

527 Maquinaria y herramienta 5102-Equipo de administración 5202-Maquinaria y equipo industrial 5205-Maquinaria y equipo eléctrico 5207-Maquinaria y equipo diverso 5501-Herramientas y máquinas-herramienta 5502-Refacciones y accesorios mayores


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529 Equipo de servicios generales

5101-Mobiliario 5102-Equipo de administración 5103-Equipo educacional y recreativo 5202-Maquinaria y equipo industrial 5204-Equipos y aparatos de comunicaciones y telecomunicaciones 5205-Maquinaria y equipo eléctrico 5207-Maquinaria y equipo diverso

531 Equipo médico 5401-Equipo médico nacional 5402-Equipo médico de importación

533 Equipo de laboratorio 5403-Equipo de laboratorio nacional 5404-Equipo de laboratorio de importación.

535 Equipo de laboratorio 5405-Instrumental médico nacional 5406-Instrumental médico de importación.

537 Instrumental de laboratorio 5407-Instrumental de laboratorio nacional 5408-Instrumental de laboratorio de importación.

564 Equipos y aparatos de rehabilitación 5401-Equipo médico nacional. 5402-Equipo médico de importación.

590 Vehículos terrestres 5301-Vehículos y equipo terrestre

591 Vehículos auxiliares terrestres 5305-Vehículos y equipo auxiliar de transporte

Para el buen desarrollo de la toma de inventarios como aspecto importante a considerar lo representarán los planos que determinarán la distribución del espacio en el almacén, dividiéndolo por zonas a fin de facilitar la localización de los bienes por inventariar. De acuerdo con su propia naturaleza, la zonificación del almacén facilitará además, la distribución de recursos humanos y del equipo necesario. Así mismo se deberá tomar en cuenta que otro medio que simplifica la localización de los bienes en el almacén son los símbolos, ya sean numéricos o alfabéticos, coadyuvando con su utilidad a la toma de inventarios físicos en el almacén. La observancia del manual permitirá diagnosticar el estado que guardan los recursos materiales con que cuenta el Instituto, ya que su fundamento técnico estriba en llevar un riguroso control sobre las existencias con base en pruebas selectivas, la supervisión e inspección periódicas y, sobre todo, el cotejo de los requisitos contables con el recuento físico. El almacén tendrá que ser objeto de un control riguroso y programado para realizar sus actividades eficientemente, y uno de los controles más importantes, será el referido a la toma de inventarios físicos que se deberá realizar en los almacenes delegacionales, farmacias y almacenes de hospitales regionales, generales, clínicas hospitales y clínicas de medicina familiar, almacenes de bajas y destino final.


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La administración del inventario se efectuará en forma programada y de acuerdo a las disposiciones legales y reglamentarias que rijan de manera expresa el control de las existencias, por lo que será responsabilidad en el ámbito de su competencia de las Subdirecciones Generales de Abasto y Servicios Generales, de Finanzas y Médica coordinadas con la Contraloría General en el Instituto, llevar a cabo todas las acciones que requiera la práctica del inventario. Dichas Unidades Administrativas Centrales involucradas deberán definir los centros de trabajo sujetos a inventario en coordinación con las Unidades Administrativas Delegacionales, el calendario para la realización del mismo, así como los bienes susceptibles de recuento físico. En cumplimiento a las atribuciones conferidas a la Contraloría General en el Instituto y a las Unidades de Auditoría Interna, serán responsables de vigilar que las acciones que se deriven de la práctica del inventario, se realicen conforme al estricto cumplimiento de las disposiciones contenidas en el marco jurídico del presente Manual. Las funciones de planeación y supervisión del inventario anual de bienes, recaerán según el ámbito de su competencia; en la Subdirección General de de Abasto y Servicios Generales en lo correspondiente a los almacenes centrales. En la Subdirección General Médica, en lo concerniente a los almacenes y farmacias de los Hospitales Regionales, Generales y Clínicas Hospital y a las Delegaciones Estatales y Regional en lo correspondiente a los almacenes y farmacias de lo s Hospitales Regionales, Generales y Clínicas Hospitales. Corresponderá a la Subdirección General de Finanzas, de acuerdo a la disponibilidad financiera, apoyar con los recursos necesarios el desarrollo de las actividades del inventario en los almacenes regionales. Las Subdelegaciones de Administración apoyarán por su parte con los recursos que sean necesarios para realizar las actividades de supervisión en los almacenes y farmacias de las Delegaciones Estatales y Regionales; a su vez la Subdirección de Contaduría deberá apoyar con los recursos humanos necesarios para la realización de las actividades de supervisión. Los recursos presupuestales necesarios se deberán prever con antelación suficiente a la ejecución del programa, de los cuales sus rubros principales son: recursos humanos especializados, equipo adicional, horas extras laboradas, incentivos, gratificaciones y contratación de servicios. Los almacenes regionales y delegacionales deberán suministrar a los centros de trabajo con la debida anticipación a la fecha de la práctica del inventario, los dos meses de suministro programado; para lo cual los centros de trabajo enviarán sus solicitudes de reaprovisionamiento oportunamente, a efecto de que no reciban ni surtan bienes durante el período de levantamiento del inventario. Los casos de excepción deberán responder a urgencias debidamente justificadas. Las áreas adquirentes de las Unidades Administrativas Centrales y de las Unidades Administrativas Desconcentradas, deberán comunicar con 30 días de anticipación a la fecha de inicio de las actividades de preinventario, a los proveedores con pedido fincado y cuyas fechas de entrega de artículos coincidan con el periodo del levantamiento del inventario, que dichas entregas se realizarán con antelación o con posterioridad al mismo, procediendo para ello a realizar las modificaciones correspondientes.


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Los Almacenes centrales, delegacionales y Centros de Trabajo Delegacionales, deberán prever que los artículos que se reciban en el periodo dedicado a las actividades de preinventario e inventario se ubiquen en lugar distinto a las existencias sujetas a conteo. Corresponderá a los Delegados la responsabilidad de coordinar, supervisar y vigilar el estricto cumplimiento a lo estipulado en el presente manual, conjuntamente con los Subdelegados de las áreas de Administración, Médica y con el servidor público responsable del inventario designado por el Subdelegado de Administración. Será responsabilidad de la Subdirección General de Abasto y Servicios Generales y de cada Delegación (Subdelegado de Administración), realizar la impresión anticipada a la realización del inventario de: Marbetes, Vale de marbetes, Cédula de Responsabilidades de los Conteos del Inventario, Cédula de Corte Documental Oficial, Cédula de Control de Movimientos de Salidas Posteriores al Primer Conteo, Cédula Resumen de Valuación del Inventario, Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión (Anexo SAS/MP/21, Acuse de Recibo de las Cédulas, y sellos adhesivos que se utilizarán en la clausura diaria de los accesos a los almacenes en inventario, con las firmas de los responsables de auditoría y almacén. La Subdirección General de Abasto y Servicios Generales y las Delegaciones (Subdelegado de Administración) deberán elaborar los sellos de preinventario y postinventario, a efecto de que con ellos se identifiquen los documentos de entradas y salidas de bienes en los almacenes y farmacias; con el fin de establecer un adecuado corte de operaciones antes y después del inventario. Será importante considerar que los responsables de la práctica del inventario, será el Jefe de Servicios de Almacenes Generales en el Almacén Central y el servidor público responsable que designe el Subdelegado de Administración en los Almacenes Delegacionales. En el ámbito delegacional, el Subdelegado de Administración, deberá acordar con el Subdelegado Médico las fechas del levantamiento del inventario en congruencia con el calendario general establecido; de la misma manera cada Subdelegado Médico deberá informar a las Subdirecciones de Hospitales Regionales, Generales y Clínicas de Medicina Familiar, Preventiva y Programas para la Salud, según corresponda, la programación del inventario en almacenes y farmacias de los centros de trabajo delegacionales. El calendario general se actualizará anualmente, toda vez que el presente manual es de aplicación permanente. Por su parte, el Director de cada Hospital Regional o General, Clínica de Especialidades Médicas, Clínica Hospital y encargado de consultorios periféricos; deberá garantizar la existencia de insumos para la salud necesarios para la atención de los derechohabientes durante la realización del inventario. Corresponderá al servidor público responsable designado por el Subdelegado de Administración y al Coordinador de Recursos Materiales o a su homólogo en cada unidad médica, la responsabilidad de realizar, dentro de los plazos establecidos, las aclaraciones de las diferencias de más y de menos, tanto en importe como en especie, que originaron los ajustes a los registros contables y analíticos, ante la Subdelegación de Administración, indicando las causas que las provocaron.


HOJA 27 DE 171

De igual manera, corresponderá a la Subdirección de Almacenes y Suministros y a la Jefatura de Servicios de Almacenes Generales, la responsabilidad de realizar, dentro de los plazos establecidos, las aclaraciones de las diferencias de más y de menos, tanto en importe como en especie, que originaron los ajustes a los registros contables y analíticos, ante la Subdirección de Contaduría, dependiente de la Subdirección General de Finanzas. Corresponderá a la Contraloría General en el Instituto y a la Unidad de Auditoría Interna de cada Delegación, en cumplimiento de sus facultades y de acuerdo a los programas de auditoría establecidos, revisar y sancionar las aclaraciones de las diferencias que se determinen en los inventarios practicados en el sistema almacenario. Los equipos médicos e instrumentales que correspondan a pedidos de importación directa, que se encuentren en el almacén central y que no cuenten con acta administrativa de recepción, dictamen de aseguradora y alta-remisión con número de folio, deberán quedar consignados en actas administrativas para anotar el resultado utilizando el pedimento de importación, que servirá para determinar la cantidad de bienes que dice contener. En cuanto a equipo médico e instrumental, de importación indirecta (pedidos nacionales), mobiliario médico y administrativo, y equipo administrativo, se sujetarán a los procedimientos establecidos en el presente manual. Salvo los aspectos señalados, las acciones para el levantamiento del inventario físico de los bienes de inversión, se sujetarán a lo establecido para los bienes de consumo.


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DISPOSICIONES MÍNIMAS GENERALES PARA LA ORIENTACIÓN EN LA TOMA DE INVENTARIOS

FÍSICOS EN LAS AREAS ALMACENARIAS:

Comparar las listas de inventarios con las tarjetas kárdex y con la Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión (Anexo SAS/MP/21) observar que concuerden precios, cantidades e importe total; investigar y anotar los ajustes importantes a las tarjetas kárdex, ya sea por cantidades o por valores; y anotar aquellas partidas de existencias que hayan tenido poco movimiento o que sean obsoletas. Cerciorarse que todos los materiales de consumo estén en condiciones de uso. Hacer una estimación de los artículos obsoletos o de poco movimiento. Proponer en su caso, la devolución al proveedor de los artículos de poco uso. Revisar en cada almacén los informes de recepción por las mercancías en tránsito en cantidades importantes a la fecha del inventario físico. Cerciorarse de que se hayan hecho provisiones adecuadas mientras permanezca cerrado el almacén para fines de inventario físico.


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1.- PROCEDIMIENTO DE PREINVENTARIO 1.1 Objetivo 1.2 Políticas de Operación 1.3 Descripción 1.4 Diagrama del Procedimiento


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1.1 OBJETIVO Establecer las medidas previas a la toma del inventario físico, en las áreas almacenarias del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, que permitan llevar un control riguroso sobre las existencias en almacén, además de la verificación física de existencias, la supervisión e inspección física de los bienes.


HOJA 31 DE 171

1.2 POLITICAS DE OPERACION.

Como caso previo indispensable para la toma de inventarios será necesario realizar una limpieza y reacomodo de los artículos que se encuentran en el almacén. La limpieza será general y deberá comprender muros, pisos, anaqueles y materiales. Por otra parte el reacomodo deberá realizarse procurando que todos los artículos con la misma clave se encuentren localizados en un solo lugar, con el objeto de facilitar el conteo de los bienes. Será recomendable, además, que durante el reacomodo los artículos dañados u obsoletos sean separados físicamente, con el objeto de que más tarde se tomen las medidas procedentes. Cuando se suspenda el servicio de almacén, será necesario hacerlo del conocimiento de los usuarios en forma anticipada la interrupción de labores, con el fin de que tomen las medidas indicadas a cada caso y sus programas de trabajo no se vean afectados por una falta de suministro de materiales. Será conveniente que también los proveedores tengan conocimiento de dicha suspensión de actividades con el fin de que ajusten sus programas de entregas a las nuevas condiciones que se les señalen. Los medios más usados para la comunicación interna y externa sobre la suspensión de actividades del almacén serán: boletines, circulares, memoranda y oficios. El responsable del inventario físico y el jefe del almacén deberán asegurarse que se haya efectuado el corte de las operaciones del mismo, comprobando que los últimos documentos de salidas y entradas se hayan registrado en las tarjetas kardex. Los recursos humanos que se empleen en la toma de inventarios deberán reunir requisitos que hagan satisfactorio el inventario, al efecto deberán contar con: Suficiente capacidad de organización, gran conocimiento de los materiales que maneja el Instituto, amplio sentido de responsabilidad y buen conocimiento de los sistemas de control interno y administrativos. Además de las actividades señaladas será necesario precisar algunos aspectos básicos para alcanzar los objetivos del inventario, siendo los de mayor relevancia: − Establecer con anticipación el período de suspensión de actividades en el almacén.

− Programar los horarios de las operaciones para la toma de inventarios.

− Definir con todo rigor los materiales y artículos almacenados que deberán ser inventariados.

− Determinar las responsabilidades totales y parciales en la ejecución del programa de inventario.

− Asignar al personal necesario para cumplir con el programa previsto.

− Proporcionar al personal asignado las reglas de actuación dentro de la ejecución del programa, así

como las modalidades adoptadas en la capacitación y ejecución del trabajo.

− Establecer instrucciones precisas para el manejo de los bienes; Ejemplo: bienes frágiles.


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− Señalar métodos para el mantenimiento del inventario.

− Implantar reglas de control para artículos que ingresen en almacén durante la ejecución de la toma de inventario o que vayan a ser despachados.

− Dotar de criterios para la valorización de existencias en almacén.

− Fijar con precisión los mecanismos y procedimientos para recuentos, control de materiales inventariados, registro de la información de los datos proporcionados por los documentos de inventario y redacción de los informes finales.

− Incluir medidas relativas a la realización de las actividades preinventariables de limpieza, reacomodo, colocación de etiquetas de control, almacenamiento adecuado, y señalamiento de bienes y materiales que no deban ser inventariados.

En la preparación del programa de inventarios, uno de los aspectos medulares será el referido al tiempo de ejecución de cada una de las etapas del programa, en el que se deberán asentar la fecha de terminación, y el tiempo efectivo consumido en la ejecución de cada etapa. La comparación del tiempo real con el estimado servirá para auxiliar al responsable del programa para corregir diferencias y en caso necesario, modificar substancialmente la parte que estuviere fuera de programa. Corresponderá a la Subdirección de Almacenes y Suministros difundir el calendario para el levantamiento de inventario físico en sus almacenes, a las delegaciones, a las áreas almacenarias sujetas a inventario así como a los Centros de Trabajo Delegacionales dentro de las fechas establecidas en el calendario general. El servidor público responsable del inventario designado por el Subdelegado de Administración deberá informar a la Subdirección de Almacenes y Suministros y a sus centros de atención, su calendario específico, para la toma del inventario físico de cada almacén y farmacia, así como, a los hospitales desconcentrados, incluyendo información sobre: la unidad de servicio donde se practicará el inventario; la fecha de inicio y término de los conteos; la fecha de concentración de la información; nombre del responsable (de los Jefes de Almacén, del servidor público responsable del inventario designado por el Subdelegado de Administración y del Subdelegado Médico). Corresponderá al Coordinador de Recursos Materiales de los centros de atención médica adscritos a la Delegación, informar al servidor público responsable del inventario designado por el Subdelegado de Administración de la Delegación correspondiente, las fechas del inventario físico incluyendo información sobre la unidad de servicio donde se practicará el inventario, la fecha del inicio y término de los conteos, la fecha de concentración de la información y el nombre del responsable. Los Subdirectores Administrativos de los Hospitales Regionales y del Centro Médico Nacional 20 de Noviembre, deberán informar a la Subdirección de Almacenes y Suministros, las fechas en que se realizará el inventario físico, incluyendo información sobre la unidad de servicios donde se practicará el inventario, la fecha de inicio y término de los conteos, la fecha de concentración de la información y el nombre del responsable.


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Será responsabilidad de los Jefes de las áreas almacenarias institucionales elaborar y expedir los documentos e informes relativos a movimientos de existencias (de entradas y salidas), actualizando las tarjetas de control, kárdex manual y/o electrónico y la Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión (Anexo SAS/MP/21), antes del inventario, verificando que todas las existencias queden registradas, es decir, que no deberán dejarse bienes en tránsito o en depósito.

Será importante considerar que tanto los almacenes regionales, delegacionales como de los centros de trabajo sujetos a inventarios, deberán tener actualizados sus registros de acuerdo a los catálogos institucionales, entregados por la Subdirección General de Abasto y Servicios Generales, así como las inclusiones y modificaciones que hayan sufrido. Los bienes de consumo no contemplados en el catálogo respectivo serán considerados como fuera de catálogo.

Corresponderá al Jefe de Servicios de Almacenes Generales, solicitar a la Subdirección General de Abasto y Servicios Generales en el nivel central, los marbetes, vales de marbetes y las cédulas de control de marbetes del inventario, necesarios para requisitar cada una de las claves, número de inventario, o en su caso número de alta de los bienes de inversión a inventariar y acusarán de recibido en el vale de marbetes. Corresponderá al servidor público responsable del inventario designado por el Subdelegado de Administración, así como al Coordinador de Recursos Materiales, solicitar a su Delegación correspondiente a nivel desconcentrado, los marbetes, vales de marbetes y las cédulas de control de marbetes del inventario, necesarios para requisitar cada una de las claves, número de inventario, o en su caso número de alta de los bienes de inversión a inventariar y acusarán de recibido en el vale de marbetes. Corresponderá a cada Jefe de Sección de cada almacén recibir y requisitar los marbetes necesarios conforme al número de claves y/o número de inventario o número de alta, de los bienes almacenados en su sección: Registrando en la cédula de control de marbetes la numeración correspondiente a los marbetes utilizados, devueltos o cancelados y entregar al Jefe del Almacén los marbetes requisitados, sobrantes y deteriorados junto con la cédula de control de marbetes, debidamente requisitada y firmada. Se deberá considerar, que los artículos con caducidad vencida, rotos, precipitados o en mal estado, deberá promoverse de inmediato su baja, de acuerdo a la fecha de fabricación y/o caducidad, registrando antes del inventario dichos movimientos en la tarjeta de control. En caso contrario, se considerarán dentro de las existencias como artículos no disponibles.

Por lo tanto, se deberá solicitar la baja de medicamentos, material de curación y reactivos caducos y/o en mal estado a la Subdirección de Servicios Generales antes de la toma física del inventario.

Se deberán estampar sellos de preinventario a los documentos de entrada y salida de bienes en los almacenes y farmacias durante los tres días previos a la práctica del inventario.

Se deberá elaborar y colocar el plano de localización de los bienes por tipo de producto y clave en un lugar visible.

Los bienes almacenados que tengan especificación de clave, se acomodarán ordenadamente, por clave, en racks, anaqueles o estibas. Los bienes que no cuenten con esta especificación se ordenarán por número de inventario o en su defecto por número de alta, describiendo el bien y las unidades respectivas.


HOJA 34 DE 171

Será recomendable que en caso de contar con personal y tiempo, se proceda al acomodo de los bienes por clave. Será responsabilidad del Jefe de Almacén con el apoyo de sus respectivos Jefes de Sección, colocar los marbetes de cada una de las claves, cuando se trate de bienes de consumo y de bienes de inversión, de acuerdo al plano de localización. Se deberá regularizar previamente la documentación que ampara su ingreso a los almacenes para inventariar los bienes de inversión. Corresponderá al Jefe Responsable del Almacén, en presencia de las autoridades de la Contraloría General en el Instituto o de la Unidad de Auditoria Interna según corresponda, y una vez concluidas las actividades de preinventario, sellar las puertas de acceso a los almacenes. Dichos sellos se romperán y volverán a colocar al inicio y término de cada jornada de trabajo del levantamiento físico del inventario. En apoyo a las actividades de la Subdirección de Contaduría para depurar el saldo de la cuenta de remesas de bienes de consumo e inversión; será necesario que dentro de las actividades de preinventario, las Subdelegaciones de Administración depuren y validen los saldos de la referida cuenta, antes del inicio del inventario. La Contraloría General en el Instituto, con el fin de facilitar la identificación de los bienes de inversión, incorporarán la cédula descriptiva de números de inventario por clave de bienes de inversión anexo SAS/MP/21), sujeta a inventario, cuyo formato o instructivo de llenado será de observancia obligatoria.

UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PREINVENTARIO NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1

2

3

4

5

SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS.

JEFATURA DE SERVICIOS DE ALMACENES GENERALES, RESPONSABLE DEL INVENTARIO DELEGACIONAL, COORDINACION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DE LOS HOSPITALES REGIONALES, Y DEL CENTRO MEDICO NACIONA “20 DE NOVIEMBRE.

DEPARTAMENTO DE ALMACENAJE Y DISTRIBUCION REGIONAL CORRESPONDIENTE, HOSPITAL GENERAL Y CLÍNICADE MEDICINA FAMILIAR.

JEFATURA DE SERVICIOS DE ALMACENES GENERALES, RESPONSABLE DEL INVENTARIO DELEGACIONAL, COORDINACION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DE LOS HOSPITALES REGIONALES, Y DEL CENTRO MEDICO NACIONAL “20 DE NOVIEMBRE.

SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS.

Elabora el programa de inventario y difunde el calendario general para la realización del levantamiento de inventario físico (ANEXO SAS/MP/01), en los almacenes regionales y demás unidades almacenarias del Instituto.

Recibe de la Subdirección de Almacenes y Suministros el programa y calendario general para el levantamiento de inventario físico (ANEXO SAS/MP/01), y turna a las áreas almacenarias de su competencia.

Recibe el programa y calendario general para el levantamiento del inventario físico, elabora el calendario específico para la toma de inventario de cada almacén y farmacia, y lo turna al Jefe de Servicios de almacenes Generales, Responsable del Inventario Delegacional, Coordinador de Recursos Materiales y Servicios Generales del Hospital Regional y del Centro Médico “20 de Noviembre, respectivamente.

Recibe el calendario específico para la toma del inventario físico de cada almacén y farmacia, elabora consolidado, archiva documentos y envía consolidado a la Subdirección de Almacenes y Suministros.

Recibe del Jefe de Servicios de Almacenes Generales, del Responsable del Inventario Delegacional, del Coordinador de Recursos Materiales y Servicios Generales de los Hospitales Regionales y del Centro Medico Nacional “20 de Noviembre”, sus consolidados del calendario específico para la toma de inventario físico de cada almacén y farmacia, registra y archiva temporalmente, e indica se verifique el registro de existencias.


HOJA 36 DE 171

UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PREINVENTARIO NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 6 7 8 9

JEFATURA DE SERVICIOS DE ALMACENES GENERALES, RESPONSABLE DEL INVENTARIO DELEGACIONAL, COORDINACION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DE LOS HOSPITALES REGIONALES, Y DEL CENTRO MEDICO NACIONAL “20 DE NOVIEMBRE. SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES, DELEGACION ESTATAL O REGIONAL. JEFATURA DE SERVICIOS DE ALMACENES GENERALES, RESPONSABLE DEL INVENTARIO DELEGACIONAL, COORDINACION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DE HOSPITAL Y CLÍNICA.

Depura existencias y actualiza las tarjetas de control, kardex manual o electrónico de acuerdo con los Catálogos Institucionales y requisita la “Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión” (ANEXO SAS/MP/21); elabora los documentos e informes relativos a movimientos y archiva. Elabora oficio solicitud a la Subdirección General de Abasto y Servicios Generales y a la Delegación: los marbetes (ANEXO SAS/MP/02), vale de marbetes (ANEXO SAS/MP/03) y las cédulas de control de marbetes del inventario” (ANEXO SAS/MP/04), y envía. Recibe oficio de solicitud, integra paquetes y remite mediante oficio de envío al Jefe de Servicios de Almacenes Generales, al Responsable del Inventario Delegacional y a los Coordinadores de Recursos Materiales y Servicios Generales de Hospital y Clínica. Recibe y revisa oficio y documentación anexa, turna al Jefe de Sección y solicita firma de recibido en el vale de marbetes (ANEXO SAS/MP/03).


HOJA 37 DE 171

UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PREINVENTARIO NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 10 11 12 13

JEFATURA DE SECCION. JEFATURA DE ALMACEN.

Recibe documentación, firma de recibido en el vale de marbetes (ANEXO SAS/MP/03); verifica y requisita los marbetes (ANEXO SAS/MP/02), y la cédula de control de marbetes del Inventario (ANEXO SAS/MP/04). Entrega al Jefe del Almacén los marbetes requisitados, sobrantes y defectuosos junto con la cédula de control de marbetes del inventario (ANEXO SAS/MP/04). Recibe los marbetes requisitados, sobrantes y deteriorados revisa y archiva temporalmente. Extrae del archivo temporal los marbetes y los coloca en los racks, anaqueles o estibas de acuerdo al plano de localización y sella las puertas de acceso a los almacenes.

TERMINA PROCEDIMIENTO


HOJA 38 DE 171

HOJA 29 DE 170


UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS, DELEGACION, HOSPITAL Y CLINICA

1.4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: PREINVENTARIO

CALENDARIOGENERALANEXO 01

CALENDARIO GENERAL

SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS

JEFATURA DE SERVS DE ALMACENES GENERALES, RESPONSABLE DEL INVENTARIO DELEGACIONAL, COORDINACION DE REC. MAT. Y SERVS. GRALES DEL H.R. Y DEL

C.M.NAC. 20 DE NOV

DEPARTAMENTO DE ALMACENAJE Y DISTRIBUCION CORRESPONDIENTE,

HOSPITAL GENRAL Y CLÍNICADE MEDICINA FAMILIAR

INICIO

PROGRAMA

ELABORA PROGRAMAY DIFUNDE CALENDARIO

CONSOLIDADO

O

RECIBE, REGISTRA,

ARCHIVA E INDICA

CONSOLIDADO

O

PROGRAMA

PROGRAMA

RECIBE, ELABORAARCHIVA YENVIA

CALENDARIO ESPECIFICO

O

CONSOLIDADO

O

CALENDARIO ESPECIFICO

O

CALENDARIOESPECIFICO

1

4

3

2

5

A

O

O

O

O

O

PROGRAMACALENDARIOANEXO 01

O

RECIBE, ELABORAY TURNA

O

CALENDARIOGENERALANEXO 01

RECIBE DOCUMENTO Y TURNA

O

O

UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS1.4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: PREINVENTARIO


HOJA 39 DE 171


HOJA 40 DE 171

HOJA 29 DE 170




CEDULA DESCRIPTIVAANEXO 21

JEF. DE SERVS DE ALMACENES GENERALESRESPONSABLE DEL INVENTARIO DELEGACIONALCOORDINACION DE REC. MAT. Y SERVS. GRALES.

DEL H.R. Y DEL C.M.NAC. 20 DE NOV

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES, DELEGACION ESTATAL O REGIONAL

A

DEPURA EXISTENCIASACTUALIZA KARDEXELA. EXP. Y ARCH.

ELABORA OFICIOSOLICITANDO

DOCUMENTACION

MOVIMIENTOS DE EXISTENCIAS

O

OFICIO DE SOLICITUD

O Y C

VALE DE MARBETESANEXO 03

OFICIO DE ENVIO

RECIBE, INTEGRAY

REMITE

OFICIO DE SOLICITUD

O

MARBETES

O

CED. DE CONTROL DE MARBETES

ANEXO 04

B

6

7

8

O

O

O

O



HOJA 41 DE 171

HOJA 29 DE 170




JEFATURA DE SERVICIOS DE ALMACENES GENERALES, RESPONSABLE DEL INVENTARIO DELEGACIONAL, COORDINACION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DE

HOSPITAL Y CLÍNICA

JEFE DE SECCIONJEFE DE ALMACEN

B

CEDULA CONTROL DEMARBETES ANEXO 04

VALE DEMARBETES ANEXO 03

MARBETESANEXO 02

CEDULA DE CONTROLDE MARBETESANEXO 04

VALE DEMARBETESANEXO 03

MARBETESANEXO 02

RECIBE, REVISA,TURNA Y SOLICITA

FIRMA

O

OFICIO

9

O

CEDULA DE CONTROLDE MARBETESANEXO 04

MARBETESANEXO 02

RECIBE, FIRMA DERECIBIDO, VERIFICA Y

REQUISITA

O

ENTREGA DOCUMENTACION

REQUISITADA Y FIRMADA

10

11

CEDULA DE CONTROL

DE MARBETESANEXO 04 O

MARBETESANEXO 02

CEDULA DE CONTROL

DE MARBETESANEXP 04

MARBETESANEXO 02

O

RECIBE, REVISA Y ARCHIVA

MARBETES

ANEXO 02

EXTRAE Y COLOCA MARBETES Y SELLA PUERTAS DE ACCESO

FIN

12

13O

O

O Y C

O

O

O

MARBETESANEXO 02

O

O

O

O

O

O

O


CEDULA DECONTROL DEMARBETESANEXO 04

VALE DE MARBETESANEXO 03


HOJA 42 DE 171

2.- PROCEDIMIENTO DE PRIMER CONTEO 2.1 Objetivo. 2.2 Políticas de Operación. 2.3. Descripción. 2.4.Diagrama Flujo.


HOJA 43 DE 171

2.1 OBJETIVO Obtener de manera inicial información sobre las existencias físicas de los bienes almacenados.


HOJA 44 DE 171

2.2 POLITICAS DE OPERACION. Se deberá efectuar el conteo de todos los bienes que se tienen en existencia. La mercancía recibida que no tenga recibo de entrada y la mercancía con remisión hecha que no haya sido despachada, no deberá inventariarse, ya que su contabilidad provocaría diferencias en relación con los registros, salvo emergencias. Será necesario para llevar a sus últimas consecuencias la parte ejecutiva del programa de toma de inventarios, que el personal que va a intervenir posea los conocimientos y capacidad necesarios para hacer frente a las exigencias propias de la función. Al personal asignado se le proporcionará equipo y papelería en función de la clase o particularidades de los bienes a inventariar. Se deberán distribuir los recursos humanos logrando con ello uniformidad en el desarrollo de la toma de inventarios y permitiendo adoptar mecanismos de control en la ejecución del programa. Este control puede establecerse a través de un plano del almacén dividido en zonas de recuento, y al efecto lograr una evaluación permanente y sistemática de los avances obtenidos, así como para ajustar el programa con base en las modificaciones que vaya sufriendo. La señalización en un plano de almacén podrá indicar gráficamente los avances y el personal que tiene la responsabilidad en las distintas fases por la que atraviesa el desarrollo del programa. O bien para distribuir los recursos humanos con fines de inventario se podrán clasificar las existencias de almacén en función de la rotación que hayan tenido en el transcurso de un período determinado; aquellas de mayor rotación serán inventariadas en primer término y, por lo mismo, los recursos humanos se les asignarán prioritariamente. Se deberá establecer en cada nivel almacenario la estructura operativa para el desarrollo y control del levantamiento del inventario físico, de acuerdo con los siguientes lineamientos: − Se designará un SUPERVISOR OPERATIVO. En las unidades médicas se designará al

Coordinador de Recursos Materiales. En el Almacén Central esta función recaerá en el Jefe de Servicios de Almacenes Generales, y en las Delegaciones Regionales y Estatales, en el servidor público que designe el Subdelegado de Administración.

− Se designará un JEFE DE ALMACÉN que recaerá en el responsable de cada almacén (Departamento de Almacenaje y Distribución a nivel central, Jefe de Almacén Delegacional, Jefe de Almacén General de Hospitales y Jefe de Farmacia).

− EL SUPERVISOR OPERATIVO designará entre el personal a un ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL; y así mismo definirá a los AUXILIARES DE LA MESA DE CONTROL.


HOJA 45 DE 171

− Cada JEFE DE SECCION correspondiente fungirá como RESPONSABLE DE SECCION

almacenaria y se deberán conformar las CUADRILLAS DE TRABAJO con personal de la Jefatura de Servicios de Almacenes Generales y el personal de los centros almacenarios en la Delegación, respectivamente. Así mismo se deberá designar un COORDINADOR POR CADA CUADRILLA DE TRABAJO.

Corresponderá a cada SUPERVISOR OPERATIVO según el ámbito de su competencia, seleccionar, capacitar e informar debidamente al personal que se encargará del levantamiento del inventario físico de bienes de consumo e inversión. Las operaciones que se efectúen en la Cédula de Control de Marbetes de Artículos Fuera de Catálogo Institucional deberán ser validadas por el JEFE DEL ALMACEN y el SUPERVISOR OPERATIVO, según sea el caso. Las tarjetas de Control de Existencias de Bienes de Consumo, deberán ser manejadas tanto en los almacenes regionales como en los almacenes delegacionales, y de almacén general y farmacia de unidades médicas, conforme a la normatividad establecida. Corresponderá al SUPERVISOR OPERATIVO, recibir del JEFE DEL ALMACEN, el VALE DE MARBETES y las CEDULAS DE CONTROL DE MARBETES DEL INVENTARIO, revisar que los números de folio de los mismos estén correctos, que no existan números repetidos y faltantes. Supervisará que los marbetes estén debidamente colocados en los racks, estibas o anaqueles, verificando que coincidan los datos del marbete con los bienes y las claves correspondientes.


HOJA 46 DE 171

UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRIMER CONTEO NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES, DELEGACIÓN ESTATAL O REGIONAL. SUPERVISOR OPERATIVO. ENCARGADO DE MESA DE CONTROL. JEFE DE SECCION.

Imprime, integra paquetes y envía mediante oficio al SUPERVISOR OPERATIVO correspondiente la siguiente documentación: Cédula de Responsables de los Conteos del Inventario; (ANEXO SAS/MP/05); Cédula de Corte Documental Oficial (ANEXO SA/MP/06); Cédula de Control de Movimientos de Salidas Posteriores al Primer Conteo (ANEXO SAS/MP/07); Cédula de Valuación del Inventario Físico (ANEXO SAS/MP/08); Cédula Resumen por Sección (ANEXO SAS/MP/09); Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión (ANEXO SAS/MP/21) y Acuse de Recibo de las Cédulas (ANEXO SAS/MP/10). Recibe documentación mencionada, elabora y conserva el acta de Inicio de Inventario (ANEXO SAS/MP/11). Establece e instala la mesa de control, designa al encargado y a sus auxiliares, integra documentación, la entrega al encargado de la misma y gira indicaciones. Recibe documentación, firma Acuse de Recibo de las Cédulas (ANEXO SAS/MP/10), integra Cuadrillas de Trabajo y nombra a un Coordinador para cada una de ellas y requisita la Cédula de Responsables de los Conteos del Inventario (ANEXO SAS/MP/05), para efectuar el primer conteo. Conserva la Cédula de Responsables de los Conteos del Inventario” (ANEXO SAS/MP/05), para su control y elabora y entrega al Jefe de Sección del Almacén la Relación de Claves a Inventariar que estén dentro de su sección, y la Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión (ANEXO SAS/MP/21). Recibe relación de claves a inventariar y la Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión (ANEXO SAS/MP/21) y distribuye las cargas de trabajo y documentación al Coordinador de la Cuadrilla de Trabajo correspondiente para realizar el primer conteo.


HOJA 47 DE 171

UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRIMER CONTEO NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 7 8 9 10 11 12 13

COORDINADOR DE CUADRILLA DE TRABAJO. CUADRILLA DE TRABAJO COORDINADOR DE CUADRILLA DE TRABAJO. SUPERVISOR OPERATIVO

Recibe la Relación de Claves a Inventariar y la Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión (ANEXO SAS/MP/21), y revisa que coincidan con los marbetes correspondientes y supervisa que el conteo se realice de acuerdo a las unidades de presentación que se indican en el marbete. Acomoda bienes y anota datos de éstos en los marbetes. Indica a los miembros de la cuadrilla que los bienes desplazados para su conteo, sean colocados en su lugar respectivo y que anoten en el marbete (ANEXO SAS/MP/02), la cantidad disponible, no disponible y asienten sus iniciales en el campo correspondiente del Marbete y gira instrucciones. Realiza el primer conteo, anotando la cantidad obtenida por clave en el marbete correspondiente, separa el talón no. 1 del marbete del primer conteo (ANEXO SAS/MP/02), debidamente requisitado en forma secuencial en que fueron colocados y forma grupos de 25 talones. Reporta a su coordinador las irregularidades encontradas durante el primer conteo: Repetición o falta de marbetes, lotes caducos, deteriorados o en mal estado, desorganización en racks, anaqueles y estibas y entrega los marbetes o talón del primer conteo (ANEXO SAS/MP/02), requisitados. Recibe reporte de irregularidades y los grupos de 25 talones, reporta y entrega al Supervisor Operativo. Recibe reporte de irregularidades encontradas durante el primer conteo y los talones No. 1 de los “marbetes” (ANEXO SAS/MP/02) y realiza pruebas selectivas, para verificar y determinar el trabajo realizado. ¿Conteo correcto?


HOJA 48 DE 171

UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRIMER CONTEO NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

13.1

13.2 14 15 16 17 18 19

JEFE DE ALMACEN ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL SUPERVISOR OPERATIVO JEFE DE ALMACEN ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL

NO.- Corrige la cantidad anotada en el “Marbete”,

circulando la cantidad errónea y anotando la correcta, conjuntamente con el Coordinador de la Cuadrilla e informa al Jefe de Almacén las irregularidades encontradas para su solventación.

SI.- Continua en la actividad Número. 16. Recibe informe de Irregularidades, solventa según sea el caso de las correcciones realizadas, elabora y envía informe de movimientos de almacén con las correcciones realizadas. Recibe el informe de movimientos de almacén y los connserva. Entrega los talones No. 1 de los marbetes al encargado de la mesa de control. Recibe los movimientos de salidas ocurridos durante el primer conteo y le entrega la documentación que ampara los últimos cinco movimientos de entradas y salidas registradas en el control de existencias kárdex. Recibe los talones No 1, de los marbetes y requisita la Cédula de Corte Documental Oficial (ANEXO SAS/MP/06 con base en los últimos cinco movimientos registrados. Revisa que el Kárdex, manual o mecanizado esté actualizado con base en la Cédula de Corte Documental Oficial” (ANEXO SAS/MP/06) y la Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión” (ANEXO SA/MP/21), y anota en la Cédula de Valuación del Inventario (Anexo SAS/MP/08), la existencia registrada en el kárdex; archiva documentación temporalmente.



HOJA 49 DE 171


HOJA 40 DE 170

UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES YSERVICIOS, DELEGACION, HOSPITAL Y CLINICA

2.4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: PRIMER CONTEO

ACUSE DE RECIBO

CEDULA DESCRIPTIVA

CEDULA RESUMEN

CEDULA DE VALUACION

CEDULA DE CONTROL DE MOVIMIENTOS

CEDULA DE CORTEDOCUMENTAL

SUBDIRECCION GENRAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES, DELEGACION

ESTATAL O REGIONAL

INICIO

CEDULA DE RESPONSABLES

1

A

OFICIO

IMPRIME, INTEGRA PAQS. ENV. POR OF. AL SUP.

OPERATIVO

O

O

O

O

O

O

O

O

UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS2.4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: PRIMER CONTEO


HOJA 50 DE 171


HOJA 40 DE 170



ACTA ANEXO 11

SUPERVISOR OPERATIVO

AA

B

2ACUSE DE RECIBO

CEDULA DESCRIPTIVA

CEDULA RESUMEN

CEDULA DE VALUACION

CEDULA DE CONTROL DE MOVIMIENTOS



OFICIO

O

O

O

O

O

O

O

ORECIBE, ELABORA Y

CONSERVA ACTA DE INICIO DE INVENTARIO

O



HOJA 51 DE 171


HOJA 40 DE 170



ACUSE DERECIBO

CEDULA DESCRIPTIVA

CEDULA RESUMEN

CEDULA DE VALUACION


C

B

CEDULA DE CONTEODE MOVIMIENTOS


CEDULA DERESPONSABLES

ESTABLECE MESA DE CONTROIL Y ENTREGA DOCUMENTACIÓN

3

O

O

O

O

O

O

O



3


HOJA 40 DE 170



ACUSE DERECIBO


CEDULADESCRIPTIVA

CEDULARESUMEN

CEDULA DE VALUACION

ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL

D

C

CEDULA DE CONTEODE MOVIMIENTOS



RECIBE, FIRMA, INTEGRA, NOMBRA Y

REQUISITA

4

O

O

O

O

O

O

O

O



3


HOJA 40 DE 170



CEDULADESCRIPTIVA

CEDULADESCRIPTIVA

ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL JEFE DE SECCION

D

RELACION DECLAVES


CONSERVA CEDULA, EALBORA Y ENTREGARELACION Y CEDULA

DESCRIPTIVARELACION DE

CLAVES

RECIBE Y DISTRIBUYECARGAS DE TRABAJO

5

6

E

O

O

O

O

O



3


HOJA 40 DE 170



CEDULA DESCRIPTIVA

COORDINADOR DE LA CUADRILLA DE TRABAJO CUADRILLA DE TRABAJO

D

RELACION DECLAVES

RECIBE, REVISA YSUPERVISA CONTEOS

MARBETETALON NO. 1

REPORTE

REALIZA 1ER. CONTEO, SEPARA TALON Y

AGRUPA

10

F

ACOMODA BIENES Y ANOTA DATOS EN

MARBETES

INDICACOLOCACION

MARBETETALON NO. 1

REPORTAANOMALIAS YENTREGA

11

O

O

7

8

9

O

O

O



3


HOJA 40 DE 170



MARBETETALON NO. 1

REPORTE


C

MARBETETALON NO. 1

MARBETETALON NO. 1

RECIBE ANOMALIAS Y TALONES, REPORTA

Y ENTREGA MARBERTES

12

CONTINUA PROCEDIMIENTO

13

SI


¿¿CORRECTO?

CORRIGECANTIDADE INFORMA

G

RECIBE Y REALIZAPRUEBAS CORRECTIUVAS

REPORTE

NO

13.213.1

1


3


HOJA 40 DE 170



JEFE DE ALMACEN ENCARGADO DE LA MESA DECONTROL


INFORME DE MOVIMIENTOS DE

ALMACEN

REPORTE

RECIBE, SOLVENTAIRREGULARIDADES

ELABORA YENVIA

14

G

INFORME DE MOVIMIENTOS DE

ALMACEN

RECIBE Y ARCHIVA

15

MARBETETALON NO. 1

ENTREGA

16

ULTIMOS CINCOMOVIMIENTOS DEENTRADAS YSALIDAS

MOVIMIENTOS DESALIDAS

RECIBEY ENTREGA

17

H

1

2

O

O

O

O

O

O



3


HOJA 40 DE 170



CEDULA DE VALUACION DELINVENTARIO

CEDULA DESCRIPTIVA


OFICIAL

MARBETE DETALON NO, 1


H


OFICIAL

MARBETETALON NO. 1

ULTIMOS CINCOMOVIMIENTOS DEENTRADAS YSALIDAS

RECIBE Y

REQUISITA

18

REVISA, ANOTA ENCEDULA YARCHIVA

FIN

O

19

2

O

O

O

O

O

O

O



3

3.- PROCEDIMIENTO DE SEGUNDO CONTEO 3.1 Objetivo 3.2 Políticas de Operación 3.3 Descripción 3.4 Diagrama del Procedimiento


3

3.1 OBJETIVO Cotejar y comparar el resultado del primer conteo físico de las existencias del almacén, detectar discrepancias o diferencias en alguno o algunos de los artículos contados y efectuar enseguida las correcciones necesarias.


3

3.2 POLITICAS DE OPERACION. Será responsabilidad del ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL, firmar el acuse de recibo de las CEDULAS PARA LA REALIZACION DEL INVENTARIO; integrar cuadrillas de trabajo y nombrar a un coordinador para cada una de las cuadrillas y requisitar la CEDULA DE RESPONSABLES DE LOS CONTEOS DEL INVENTARIO para efectuar el SEGUNDO CONTEO. Corresponderá al ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL, entregar a cada JEFE DE SECCION del almacén la RELACION DE CLAVES que estén dentro de su sección y conservar la CEDULA DE RESPONSABLES DE LOS CONTEOS DEL INVENTARIO para su control. Cada JEFE DE SECCION deberá distribuir las cargas de trabajo (claves a inventariar), a las cuadrillas de trabajo para realizar el segundo conteo. Será responsabilidad del COORDINADOR DE LA CUADRILLA DE TRABAJO supervisar que las claves anotadas en las cédulas coincidan con los marbetes correspondientes. Verificar que el segundo conteo se realice de acuerdo a las unidades de presentación que se indican así como en el marbete. Además deberá supervisar que los bienes desplazados para su conteo sean colocados nuevamente por claves en sus respectivos racks, anaqueles o estibas y deberá revisar que los miembros de su cuadrilla anoten en el marbete la cantidad disponible y no disponible. Corresponderá al ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL, efectuar la rotación del personal para formar cuadrillas de trabajo que realizarán el segundo conteo. El mismo ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL deberá registrar en las CEDULAS DE RESPONSABLES DE LOS CONTEOS DEL INVENTARIO las cuadrillas de trabajo que efectuarán el SEGUNDO CONTEO. Corresponderá al SUPERVISOR OPERATIVO la responsabilidad de recibir del JEFE DE ALMACEN, el VALE DE MARBETES y las CEDULAS DE CONTROL DE MARBETES DEL INVENTARIO; revisará que los números de folio de los mismos estén correctos y que no existan número repetidos ni faltantes. Además el SUPERVISOR OPERATIVO deberá supervisar que los marbetes estén debidamente colocados en los racks, estibas o anaqueles verificando que coincidan los datos del marbete con los bienes y las claves correspondientes. De la misma manera, deberá contar con la siguiente documentación: • Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión. • Cédula de Responsables de los Conteos del Inventario. • Cédula de Corte Documental Oficial. • Cédula de Control de Movimientos de Salidas Posteriores al Primer Conteo. • Cédula de Valuación del Inventario.


3

• Cédula Resumen por Sección. • Acuse de Recibo de Cédulas. Deberá elaborar el ACTA DE INICIO DE INVENTARIO; establecerá la MESA DE CONTROL, designando al encargado y a sus auxiliares y entregará al ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL la documentación mencionada. Será responsabilidad de cada CUADRILLA DE TRABAJO realizar el segundo conteo anotando la cantidad obtenida por clave en el marbete correspondiente, asentando sus iniciales en el espacio asignado. LA CUADRILLA DE TRABAJO separará el talón del marbete (SEGUNDO CONTEO), debidamente requisitado, en la forma secuencial en que fueron colocados, formará grupos de 25 talones para su entrega al SUPERVISOR OPERATIVO y deberá reportar a su COORDINADOR las irregularidades encontradas durante el SEGUNDO CONTEO, (repetición o falta de marbete, claves caducas, deteriorados o en mal estado, desorganización en racks, anaqueles o estibas). Corresponderá al SUPERVISOR OPERATIVO, recibir los talones de los marbetes correspondientes al segundo CONTEO. Realizará las pruebas selectivas para cerciorarse de que el trabajo de la CUADRILLA es correcto. Cuando existan salidas posteriores al primer conteo, el ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL , deberá sumar las cantidades suministradas a los artículos encontrados en el segundo conteo, para efectos de valuación. Cuando existan diferencias, el SUPERVISOR OPERATIVO, deberá solicitar a los auxiliares de conteo que efectúen un tercer conteo para determinar cual es la cantidad correcta, aclaren y corrijan los marbetes erróneos con la participación del representante del órgano de control interno o de finanzas. En el caso de haberse realizado mal el conteo deberá corregir la cantidad anotada en el marbete circulando la cantidad errónea y anotando la correcta; y deberá entregar los talones del marbete del segundo conteo al ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL. Será responsabilidad del ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL, anotar en la CEDULA DE VALUACIÓN DE INVENTARIO las existencias contenidas en el talón No. 2 (SEGUNDO CONTEO), totalizar existencias por grupos. Sumar las cantidades de cada marbete y anexar la tira de la sumadora, incluyendo los artículos en mal estado o caducos y los de fuera del Catálogo Institucional. Corresponderá al SUPERVISOR OPERATIVO integrar el expediente del inventario con: Vale de Marbetes; Cédula de Responsables de los Conteos del Inventario; Cédula de Control de Marbetes del Inventario; Cédula de Corte Documental Oficial; Cédula de Control de Marbetes de Claves Fuera de Catálogo Institucional; Cédula Resumen por Sección; Cédula Resumen de Valuación del Inventario; Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión; Acta de Cierre de Inventario; Relación de Marbetes Utilizados y Acuse de Recibo de las Cédulas.


3

UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SEGUNDO CONTEO NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 2 3 4

SUPERVISOR OPERATIVO. ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL. SUPERVISOR OPERATIVO.

Elabora oficio, indicando la realización del inicio del segundo conteo y lo turna, junto con los talones no. 2, de los marbetes (ANEXO SAS/MP/02), Cédulas de Control de Marbetes del Inventario (ANEXO SAS/MP/04), Cédula de Responsables de los Conteos del Inventario (ANEXO SAS/MP/05), Cédula de Corte Documental Oficial (ANEXO SAS/MP/06), Cédula de Control de Movimientos de Salidas Posteriores al Primer Conteo (ANEXO SAS/MP/07), Cédula de Valuación del Inventario (ANEXO SA/MP/08), Cédula Resumen por Sección (ANEXO SAS/MP/09), Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión (ANEXO SAS/MP/21) y Acuse de Recibo de las Cédulas (ANEXO SA/MP/10), al Encargado de la Mesa de Control. Recibe del Supervisor Operativo el oficio y la documentación anexa, firma el Acuse de Recibo de las Cédulas y registra en la Cédula de Control de Marbetes del Inventario (ANEXO SAS/MP/04) los folios utilizados y los que fueron cancelados, para su control. Ordena los talones 1 y 2 de los “Marbetes” de acuerdo al número de folio y entrega al Supervisor Operativo las Cédulas de Valuación del Inventario (ANEXO SAS/MP/08), los Marbetes” de Primero y Segundo Conteo (ANEXO SAS/MP/02), la Cédula de Aclaración de Diferencias de Más del Inventario Practicado (ANEXO SAS/MP/12), Cédula de Aclaración de Diferencias de Menos del Inventario Practicado (ANEXO SAS/MP/13), Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión (ANEXO SAS/MP/21) y Cédula de Corte Documental Oficial (ANEXO SAS/MP/06). Recibe la documentación, requisita la Cédula Resumen por Sección (ANEXO SAS/MP/09), revisa que las cantidades de los artículos registrados en los dos recuentos coincidan y determina procedencia. ¿Coinciden las cantidades?


3

UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SEGUNDO CONTEO NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 4.1 4.2 5 6 7 8

ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL.

No. Solicita a los auxiliares de conteo que efectúen

un tercer conteo para determinar cual es la cantidad correcta y continua procedimiento.

SI.- Archiva los talones de No. 1 de los marbetes y

entrega al encargado de la mesa de control la cédula por sección (ANEXO SAS/MP/09), la Cédula de Valuación del Inventario (ANEXO SAS/MP/08), la Cédula de Corte Documental Oficial (ANEXO SAS/MP/06), Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión (ANEXO SAS/MP/21) y los talones No. 2 de los marbetes (ANEXO SAS/MP/02).

Recibe del Supervisor Operativo la Cédula Resumen por Sección (ANEXO SAS/MP/09), La Cédula de Valuación del Inventario (ANEXO SAS/MP/08), la Cédula de Corte Documental Oficial (ANEXO SAS/MP/06), Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión (ANEXO SAS/MP/21) y los talones No. 2 de los marbetes (ANEXO SAS/MP/02). Requisita la Cédula de Valuación del Inventario (ANEXO SAS/MP/08), con las existencias del segundo conteo y registra, en su caso, las diferencias entre el total de piezas contadas y las registradas en el kárdex.

Efectúa la valuación de los artículos, multiplicando el precio unitario uniforme por la cantidad de piezas contadas y compara el total contra las existencias registradas en la Cédula de Valuación del Inventario. Verifica que los resultados de las operaciones asentados en la Cédula de Valuación del Inventario (ANEXO SAS/MP/08), y en la Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión (ANEXO SAS/MP/21), estén correctos requisita las Cédulas Resumen por Sección (ANEXO


3

SAS/MP/09) y determina.

UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SEGUNDO CONTEO NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 8.1 8.2 9 10 11

SUPERVISOR OPERATIVO.

¿Correctos y completos? NO.- Solicita al Jefe de Almacén corrija los datos y

operaciones y continua en la actividad No. 7 SI.- Integra la documentación, adjunta la Cédula de

Control de Marbetes del Inventario (ANEXO SAS/MP/04), la Cédula de Responsables de los Conteos del Inventario (Anexo SAS/MP/05), y entrega al Supervisor Operativo.

Recibe del Encargado de la Mesa de Control la Cédula de Responsables de los Conteos del Inventario (ANEXO SAS/MP/05), la Cédula de Control de Marbetes del Inventario (ANEXO SAS/MP/21), la Cédula de Corte Documental Oficial (ANEXO SAS/MP/06), la Cédula de Valuación del Inventario Físico (Anexo SAS/MP/08), la Cédula de Control de Marbetes de Claves Fuera de Catálogo Institucional (ANEXO SAS/MP/15), la Cédula de Resumen de Valuación del Inventario (ANEXO SAS/MP/14), Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión (ANEXO SAS/MP/21), los talones, no. 2 del marbete (ANEXO SAS/MP/02), utilizados y el Acuse de Recibo de las Cédulas (ANEXO SAS/MP/10). Elabora el Acta de Cierre del Inventario (ANEXO SAS/MP/16), en original y tres copias. Conjuntamente con el Acta Circunstanciada (ANEXO SAS/MP/17), entrega una copia del Acta de Cierre del Inventario al Jefe del Almacén y Archiva temporalmente el Acta Circunstanciada (ANEXO SAS/MP/17). Integra el Expediente del Inventario y archiva temporalmente.



3


3

HOJA 56 DE 170

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL INVENTARIOANUAL DE BIENES DE CONSUMO E INVERSION

UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES YSERVICIOS , DELEGACION, HOSPITAL Y CLINICA

3.4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: SEGUNDO CONTEO

ACUSE DERECIBOANEXO 10

ACUSE DE RECIBOANEXO 10

SUPERVISOR OPERATIVO ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL

CEDULA DESCRIPTIVAANEXO 21

CEDULA RESUMENANEXO 9

CEDULA DEVALUACIONANEXO 8

CEDULA DECONTROL DE MOVIMIENTOS

ANEXO 7

CEDULA DE CORTEANEXO 6


ANEXO 5

CEDULA DECONTROL DEMARBETESANEXO 4

ANEXO-2TALON-2MARBETES

OFICIO DE INDICACIONES

ELABORAY

TURNA

INICIO

O

O

O

O

O

O

O

O

O

CEDULADESCRIPTIVAANEXO 21

RECIBE, FIRMAACUSE Y REGISTRA

FOLIOS

O

O

CEDULARESUMENANESO 9

CEDULA DE VALUACIONANEXO 8

CEDULA DECONTROL

DE MOVIMIENTOSANEXO 7

CEDULA DE CORTEANEXO 6


ANEXO 5

CEDULA DE CONTROL DEMARBETESANEXO 4

OANEXO-*2TALON-2MARBETES

OFICIO DE INDICACIONES

O

O

O

O

O

O

O

O

O

A

1

2

O

O

UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS3.4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: SEGUNDO CONTEO


3

HOJA 56 DE 170




CEDULA DESCRIPTIVA

O

CEDULA DESCRIPTIVA

CEDULA RESUMEN POR SECCION

ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL SUPERVISOR OPERATIVO

MARBETES1 Y 2

CEDULA DEVALUACION

ORDENA TALONES YENTRGA CEDULAS

O

O

O

O

3

4

A

O

O

O

O

RECIBE, REQUISITA,REVISA YDETERMINA

O

B

1

O

O

O


CEDULA DE CORTE

DOCUMENTAL

CEDULA DEACLARACIONDE MAS

CEDULA DE CORTE DOCUMENTAL

CEDULA DE ACLARACIONDE MAS

MARBETES1 Y 2

CEDULA DEVALUACION


3

HOJA 56 DE 170




MARBETETALON 2

CEDULA DESCRIPTIVA

O


B

¿COINCIDEN CANTIDADES?


MARBETESTALON NO. 1

CEDULA DEVALUACION

O

O

O


O

ARCHIVA, ENTREGADOCUMENTACION

AL ENCARGADO DE LAMESA

O

SOLICITA UN TERCERCONTEO Y DETERMINA CANTIDAD CORRECTA

4.1 4.2

NO SI

C

1



3

HOJA 56 DE 170




MARBETETALON 2

CEDULA DESCRIPTIVA

O

CEDULA DE VALUACION DELINVENTARIO


C


CEDULA DEVALUACION

O

O

O


O

RECIBEDOCUMENTACION

5

D

REQUISITAY REGISTRADIFERENCIAS

O

6



3

HOJA 56 DE 170




CEDULA RESUMEN POR EVALUACIÓN


O

CEDULA DESCRIPTIVA

O


D

CEDULA DEVALUACION DELINVENTARIO

O

CEDULA DEVALUACION DELINVENTARIO

O

VALUA LOS ARTICULOSY COMPARATOTALES

7

E

VERIFICA RESULTADOS,TOTALIZA Y DETERMINA

8



3

HOJA 56 DE 170




ACUSE DE RECIBO DELAS CEDULAS

MARBETETALON 2

O

O

CEDULA DESCRIPTIVA

O

CEDULA RES.VAL. INV.

O

CEDULA DE CONTROLDE MARBETES

F.C.O


CEDULA DE VALUACIONDE INVENTARIO

E

¿RESULTADOSCORRECTOS Y COMPLETOS?



O

O

O


O

INTEGRA, ADJUNTA, ENTREGAAL SUPERVISOR OPERATIVO

SOLICITA CORRECCIONAL JEFE DEL ALMACEN

8.1 8.2

NO SI

F



3

HOJA 56 DE 170




ACUSE DE RECIBO DELAS CEDULAS

MARBETETALON 2

O

O

CEDULA DESCRIPTIVA

O

CEDULA RES.VAL. INV.

O

CEDULA DE CONTROL DE MARBETES

F.C.

O


CEDULA DE VALUACIONDE INVENTARIO

F



O

O

O


O

RECIBE DOCUMENTACIONDEL ENCARGADODE LA MESA

9

G



3

HOJA 56 DE 170




EXPEDIENTE DELINVENTARIO

ACTA CIRCUNSTANCIADA

ACTA DE CIERREDE INVENTARIO

O Y 3

O

O


G

ELABORA ACTAS,ENTREGA COPIA ALALMACEN Y ARCHIVA

10

INTEGRAEXPEDIENTEY ARCHIVA

FIN

11



3

4.- PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES POSTERIORES AL INVENTARIO. 4.1 Objetivo. 4.2 Políticas de Operación. 4.3 Descripción. 4.4 Diagrama del Procedimiento.


3

4.1.- OBJETIVO Sistematizar los resultados obtenidos para el análisis de la información del inventario y emitir un juicio sobre la situación real de las existencias del almacén.


3

4.2 POLITICAS DE OPERACION Una vez concluidas las diferentes etapas de la toma del inventario, será conveniente que los resultados obtenidos se centralicen en una sola unidad o mesa de control para el análisis de la información. Obtener la información en forma completa y ajustada al programa establecido, permitirá que de la misma emerjan en forma fidedigna los informes de evaluación del programa de inventario. Por ello, el responsable, del control y análisis de información deberá cuidar que le sea remitida en su totalidad, y la clasificará de acuerdo al orden o sistema de recuento establecido. La presentación de los informes seguirá el criterio adoptado en la distribución de las actividades, con la finalidad de coordinar perfectamente los mecanismos de recepción y clasificación, evitando duplicidad de esfuerzos y retrasos en la información. Se deberán establecer las bases necesarias para analizar la información y emitir un juicio sobre la situación real de las existencias del almacén. El primer aspecto a considerar será el de determinar las diferencias contra los registros, tanto la cantidad de artículos, como el porcentaje; para ello podrá ser de gran utilidad elaborar una cédula de resultados cuantitativos que permitirá contemplar las diferencias por artículos en todos y cada una de las líneas de los mismos. Una vez procesada la información, se podrá determinar con precisión el origen de las diferencias contables y físicas, lo que permitirá establecer mecanismos correctivos y preventivos; éstos últimos llevarán al origen del mal y proporcionarán diferentes medidas a seguir para evitar futuros errores; los métodos correctivos solamente ajustarán las diferencias contables y físicas, estableciendo métodos de ajuste y corrección numérica. Los ajustes del inventario originarán necesariamente modificaciones en los registros contables, que pueden verse reflejados en sus asientos, al cambiar la cantidad anotada y hacer que sean iguales a los resultados del recuento físico. Simultáneamente al Acta de Cierre del Inventario deberá elaborarse el Acta Circunstanciada, donde se asienten los comentarios relativos a las diferencias resultantes, tanto de más como de menos; así como las actividades a desarrollar para que en el lapso de 45 días calendario, a partir de la fecha del Acta de Cierre, plazo que se tiene establecido para su aclaración, se obtengan resultados definitivos, especificando los nombres y puestos de los funcionarios y del personal operativo involucrado en el proceso de aclaración de diferencias. Al término del periodo marcado, se deberá levantar un Acta Testimonial de los resultados obtenidos, en caso de persistir diferencias del inventario, deberá indicarse cuales son las causas que impidieron su aclaración, mencionando los nombres de los funcionarios y del personal operativo con posible responsabilidad. En las actas mencionadas anteriormente, deberán participar el Subdelegado de Administración, el Responsable de Contabilidad, el servidor público responsable del inventario delegacional designado por el Subdelegado de Administración, el Responsable del Centro de Trabajo, el personal involucrado, y el Jefe de la Unidad de Auditoría Interna Delegacional. Debiendo incorporarlas a la información que


3

se envía a los órganos de control. Los casos evidenciados, se enviarán a la Contraloría General en el Instituto o a la Unidad de Auditoria Interna, según corresponda, para su análisis y evaluación, quienes determinarán la posible existencia de responsabilidades y decidirán el procedimiento a seguir. En su caso será responsabilidad de los titulares de la Subdirección de Almacenes y Suministros y de las Delegaciones Estatales y Regionales, de los Hospitales Regionales y del Centro Médico Nacional “20 de Noviembre”, la integración de expedientes para dar inicio al procedimiento administrativo de responsabilidades de los servidores públicos y a las actuaciones ante el ministerio público federal, a través de la Subdirección General Jurídica y de Relaciones Labores o la Unidad Jurídica en las Delegaciones, en los casos que así lo ameriten. Para aquellas diferencias aún por aclarar y que se consideren factibles de solventar técnica y administrativamente y que por su complejidad requieran mayor tiempo, previa consulta y autorización de la Contraloría General en el Instituto, se harán constar en una nueva Acta Administrativa los compromisos contraídos para su solventación y que no admiten recurso alguno para omitir su total esclarecimiento, lo que en su caso implicará fincamiento de responsabilidad al servidor público que resulte responsable. La Subdelegación de Administración recibirá el expediente que contiene los papeles de trabajo y auxiliada por su personal, revisará el expediente de cada inventario, procediendo a elaborar una Cédula de Verificación de Resultados del Inventario. En caso de ser correctas las cifras asentadas en el Acta, se anotarán los mismos importes en el área designada a Importes Correctos o en su caso, formularán el acta complementaria con los datos derivados de la revisión, remitiendo copias de dichas cédulas a la Contraloría General en el Instituto y Unidades de Auditoría Interna Delegacional, según corresponda. La Subdirección General de Finanzas y las Subdelegaciones de Administración, deberán resguardar durante 12 años los originales de las actas de inventarios y papeles de trabajo correspondientes a los almacenes localizados en el área del Distrito Federal y en las Entidades Federativas, así como el Talón no. 2 de todos los marbetes que se utilizaron en el conteo físico. Los resultados de los inventarios serán incorporados a los estados financieros a través de los documentos oficiales de registro contable. Como resultado de la comparación del inventario contra los registros en kárdex, se deberán realizar los registros siguientes:


3

1.- Diferencias de inventario contra registros contables.

a) En caso de faltantes en inventario, es decir, cuando el inventario es menor al registro. CUENTA PARTIDA PRESUPUESTAL DEBE HABER 630 2X-XX DIFERENCIAS EN INVENTARIO 10 CAPITULO 2000. 5X-XX DIFERENCIAS EN INVENTARIO CAPITULO 5000. 130 2X-XX INVENTARIO CAPITULO 2000 10 5X-XX INVENTARIO CAPITULO 5000

b) En caso de sobrantes en el inventario 130 2X-XX INVENTARIO CAPITULO 2000 10 5X-XX INVENTARIO CAPITULO 5000 630 2X-XX DIFERENCIAS EN INVENTARIO 10 CAPITULO 2000 5X-XX DIFERENCIAS EN INVENTARIO CAPITULO 5000 2. Para efectos de control, los faltantes de las diferencias se llevarán en cuentas de orden como a continuación se mencionan:

CUENTA DEBE HABER 890 DIFERENCIAS POR ACLARAR 10 990 DIFERENCIAS EN INVENTARIOS 10

c) Una vez identificado legalmente el deudor de las diferencias, se realizarán los asientos siguientes:

CUENTA DEBE HABER 890 DIFERENCIAS EN INVENTARIO 10 120 DEUDORES DIVERSOS 10 630 DIFERENCIAS EN INVENTARIOS 10 890 DIFERENCIAS DE INVENTARIO POR ACLARAR 10


3

La presentación de la aclaración de diferencias del inventario se hará a más tardar 45 días calendario después del Acta de Cierre del Inventario, utilizando invariablemente la Cédula de Aclaración de Diferencias de Más y Cédula de Aclaración de Diferencias de Menos del Inventario practicado, a efecto de homogeneizar su presentación y facilitar su posterior consolidación. Además de las cédulas aludidas, deberá de turnarse relación que contenga la descripción de las diez causas que con mayor frecuencia se tuvieron en las diferencias determinadas e informar de las medidas implantadas para evitar su recurrencia. Se deberán estampar los sellos de postinventario a los documentos de entrada y salida de bienes en los almacenes y farmacias durante los tres días posteriores a la práctica del inventario. Corresponderá a los Subdelegados de Administración de las Delegaciones Regionales y Estatales, efectuar, de acuerdo con las indicaciones de la Subdirección de Contaduría; una inmediata depuración de las partidas en conciliación e incorporar las cifras que resulten a la operación contable antes de determinar la cifra comparable con el resultado del inventario físico que se realice en el mes de noviembre.


3

UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES POSTERIORES AL INVENTARIO NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8

SUPERVISOR OPERATIVO JEFATURA DE SERVICIOS DE CÓMPUTO O DEPARTAMENTO DE INFORMATICA DELEGACIONAL. SUPERVISOR OPERATIVO ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL. SUPERVISOR OPERATIVO

Anota en los talones número 2 de los marbetes (ANEXO SAS/MP/02), la existencia de los bienes registrada en el kardex y en la Cédula Descriptiva de Números de Inventario por Clave de Bienes de Inversión (ANEXO SAS/MP/21). Agrupa los marbetes (ANEXO SAS/MP/02), en paquetes de 100 conforme a los números de folios. Elabora un Volante de Control de Marbetes (ANEXO SAS/MP/18), por la totalidad de marbetes de una misma sección, y remite al área de cómputo los volantes y marbetes utilizados, mediante oficio. Recibe oficio, Volantes de Control de Marbetes (ANEXO SAS/MP/18), y Marbetes (ANEXO SAS/MP/02), Registra los marbetes en medio magnético y emite Listados de Validación. Elabora oficio y devuelve los Volantes de Control de Marbetes (ANEXO SAS/MP/18), Marbetes (ANEXO SAS/MP/02, y Listados de Validación al Supervisor Operativo. Recibe Oficio, Volantes de Control de Marbetes, los Marbetes y Listados de Validación, y turna documentación. Recibe los Volantes de Control de Marbetes, los Marbetes, Listados de Validación, Revisa, detecta y corrige errores, marcándolos en los listados de validación. Informa y devuelve documentación al supervisor operativo. Recibe documentación, verifica las modificaciones y determina. ¿Autoriza?


3

UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES POSTERIORES AL INVENTARIO NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 8.1 8.2 9 10

10.1

10.2 11 12

JEFATURA DE SERVICIOS DE CÓMPUTO O DEPARTAMENTO DE INFORMATICA DELEGACIONAL SUPERVISOR OPERATIVO JEFATURA DE SERVICIOS DE CÓMPUTO O DEPARTAMENTO DE INFORMATICA DELEGACIONAL

NO.- Devuelve para corrección la documentación al

encargado de la mesa de Control y continúa en la actividad No. 6

SI.- Elabora oficio y turna los Listados de Validación al

Área de Cómputo para su corrección. Archiva Marbetes y Volantes de Control de Marbetes para su resguardo.

Recibe Oficio y Listados de Validación corregidos y autorizados, Captura correcciones, elabora oficio y envía Cédulas de Valuación del Inventario Físico (ANEXO SAS/MP/08) y Listados de Validación; al Supervisor Operativo. Recibe oficio, Cédulas de Valuación del Inventario Físico (ANEXO SAS/MP/08), y Listados de Validación, verifica y determina. ¿Coinciden datos?. No.- Solicita correcciones al Área de Cómputo, devuelve

documentación modificada, y continúa en actividad No. 9.

Si.- Autoriza y envía por oficio los Listados Autorizados

y Cédulas de Valuación del Inventario Físico (ANEXO SA/MP/08), solicitando emisión de listados definitivos de las Cédulas de Valuación por cada uno de los Almacenes: l Área de Cómputo.

Recibe oficio de solicitud de Cédulas de Valuación del Inventario Físico (ANEXO SAS/MP/08), y Listados de Validación. Procesa los Listados Definitivos del Inventario por cada uno de los almacenes y envía las Cédulas de Valuación del Inventario Físico (ANEXO SAS/MP/08) definitivas, mediante oficio junto con la documentación soporte, al Supervisor Operativo.


3

UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES POSTERIORES AL INVENTARIO NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 13 14 15 16 17 18

SUPERVISOR OPERATIVO SUBDIRECCION GENERAL DE FINANZAS y SUBDELEGACION DE ADMINISTRACION

Recibe oficio, Cédulas de Valuación del Inventario Físico (ANEXO SAS/MP/08) Listados de Validación y Cédula de valuación del Inventario Físico (ANEXO SAS/MP/08). Elabora el Acta de Cierre del Inventario (ANEXO SAS/MP/16), y Acta Circunstanciada (ANEXO SAS/MP/17), para aclaración de diferencias y obtención de resultados definitivos. Levanta Acta Testimonial (ANEXO SAS/MP/19), de los resultados obtenidos con diferencias en el inventario. Integra el Acta de Cierre del Inventario (ANEXO SAS/MP/16, el Acta Circunstanciada (ANEXO SAS/MP/17), y el Acta Testimonial (ANEXO SAS/MP/19), al Expediente del Inventario, y lo turna por oficio a la Subdirección General de Finanzas o a la Subdelegación de Administracion, según corresponda. Recibe Oficio y Expediente del Inventario. Revisa el expediente de cada inventario, elabora la Cédula de Verificación de Resultados del Inventario (ANEXO SAS/MP/20), anotando los importes que menciona el resultado del inventario, verifica y determina.


3

UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES POSTERIORES AL INVENTARIO NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

18.1

18.2 19

¿Cifras correctas anotadas en el Acta?. No.- Formula e integra el Acta Complementaria con los

datos derivados de la revisión y remite copia del Expediente del Inventario a la Contraloría General en el Instituto o a la Unidad de Auditoria Interna Delegacional, según corresponda. Termina procedimiento.

Si.- . Anota los mismos importes en la Cédula de

Verificación de Resultados del Inventario (ANEXO SAS/MP/20), en el campo designado a Importes Correctos.

Resguarda y archiva los originales de las actas del inventario y papeles de trabajo correspondientes a los almacenes localizados en el Distrito Federal y en las Entidades Federativas, así como el talón número 2 de todos los marbetes que se utilizaron en el conteo físico.



3

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

4.4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

UNIDAD ADMINISTRATIVA: 4.4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:


3

FORMATOS E INSTRUCTIVOS

DE LLENADO


3

CALENDARIO GENERAL PARA LA REALIZACION DEL INVENTARIO 1999

(ANEXO SA/MP/01)

No.

ACTIVIDAD

FECHA

RESPONSABLE

1.

Impresión revisión de marbetes.

del 04 al 22 de octubre

Subdirección de Almacenes y Suministros, Delegaciones y Hospitales Regionales y Generales.

2.

Difusión del calendario a los Almacenes Delegacionales y Centros de Atención Médica.


Delegaciones y Centros de Atención Médica.

3.

Los responsables del Inventario Delegacional informarán a la Subdirección de Almacenes y Suministros, y a sus Centros de Atención el Calendario específico.


Responsables del Inventario Delegacional.

4.

Distribución de Marbetes.

Del 25 al 29 de octubre

Subdirección de Almacenes y Suministros. Delegaciones Estatales.

5.

Suspensión de envío de artículos.

12 de noviembre

Almacenes Generales, oficio circular a: Delegaciones Estatales, Hospitales Regionales y Generales.

6.

Recepción Normal de artículos de proveedores antes del inventario.

12 de noviembre

Todos los Centros de Trabajo sujetos a inventario.

7.

Actividades de preinventario

Del 01 al 23 de noviembre



3

CALENDARIO GENERAL PARA LA REALIZACION DEL INVENTARIO 1999 (ANEXO SAS/MP/01)

No.

ACTIVIDAD

FECHA

RESPONSABLE

8.

Emitir el listado validado de existencias al corte documental

23 de noviembre

Almacenes Generales Delegaciones Estatales y Reg. Hospitales Regionales y Grales. Bajas y Destino Final.

9.

Efectuar conteos

24, 25 y 26 de Noviembre


10.

Entrega de cédula de valuación del Inventario a Nivel Central: a las Subdirecciones Generales de Abasto y Servicios Generales, Finanzas y a la Contraloría General en el Instituto.

De de 1999


11.

En Delegaciones, Hospitales Regionales y Generales: a sus similares en Delegaciones.

De de 1999



3


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALESSUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS

MARBETE PARA INVENTARIO (DEL AÑO QUE SE TRATE)(ANEXO SAS/MP/02)

DIA : MES : AÑO: FOLIO: DIA : MES : AÑO: FOLIO:

SEGUNDO CONTEO PRIMER CONTEO

TALON DE

IDENTIFICACION DELEGACION: LOCALIDAD: DELEGACION: LOCALIDAD:

NO. UNIDAD DE SERVICIO: CLAVE PRESUPUESTAL: UNIDAD DE SERVICIO: CLAVE PRESUPUESTAL:

MARBETE LLENESE CON TINTA LLENESE CON TINTA

PARADESCRIPCION DEL ARTICULO: DESCRIPCION DEL ARTICULO:

INVENTARIO

PRESENTACION: CLAVE DE ARTICULO: PRESENTACION: CLAVE DEL ARTICULO:

CANTIDAD DISPONIBLE: CANTIDAD DISPONIBLE:

CANTIDAD NO DISPONIBLE: CANTIDAD NO DISPONIBLE:

CANTIDAD SEGUN REGISTROS: CANTIDAD SEGUN REGISTROS:

EN CASO DE EXISTIR SALDO ROJO ANOTAR UNA R EN CASO DE EXISTIR SALDO ROJO ANOTAR UNA R

OBSERVACIONES: OBSERVACIONES:

SUBDIRECCION EN CASO DE ERROR EN CONTEO O REGISTRO TACHESE LA CIFRA EQUIVOCADA

GENERAL DEABASTO YSERVICIOS 1ER. CONTEO NOMBRE Y FIRMA 2DO. CONTEO NOMBRE Y FIRMA SUPERVISOR NOMBRE Y FIRMA 1ER. CONTEO NOMBRE Y FIRMA SUPERVISOR NOMBRE Y FIRMA

GENERALES


3


MARBETE PARA INVENTARIO (DEL AÑO DE QUE SE TRATE)(ANEXO SAS/MP/02)

21 DIA : MES : AÑO: FOLIO: DIA : MES : AÑO: FOLIO:

SEGUNDO CONTEO PRIMER CONTEO 1 2

TALON DE

IDENTIFICACION DELEGACION: LOCALIDAD: DELEGACION: 3 LOCALIDAD: 4

NO. UNIDAD DE SERVICIO: CLAVE PRESUPUESTAL: UNIDAD DE SERVICIO: 5 CLAVE PRESUPUESTAL:

6

MARBETE LLENESE CON TINTA LLENESE CON TINTA

PARADESCRIPCION DEL ARTICULO: DESCRIPCION DEL ARTICULO: 7

INVENTARIO

PRESENTACION: CLAVE DEL ARTICULO: PRESENTACION: 8 CLAVE DEL ARTICULO: 9

15 10

CANTIDAD DISPONIBLE: CANTIDAD DISPONIBLE:

16 11

CANTIDAD NO DISPONIBLE: CANTIDAD NO DISPONIBLE:

CANTIDAD SEGUN REGISTROS: 17 CANTIDAD SEGUN REGISTROS: 12

EN CASO DE EXISTIR SALDO ROJO ANOTAR UNA R EN CASO DE EXISTIR SALDO ROJO ANOTAR UNA R

OBSERVACIONES: OBSERVACIONES:18

SUBDIRECCION EN CASO DE ERROR EN CONTEO O REGISTRO TACHESE LA CIFRA EQUIVOCADA

GENERAL DEABASTO YSERVICIOS 1ER. CONTEO NOMBRE Y FIRMA 2DO. CONTEO NOMBRE Y FIRMA SUPERVISOR NOMBRE Y FIRMA 1ER. CONTEO NOMBRE Y FIRMA SUPERVISOR NOMBRE Y FIRMA

GENERALES19 20 13 14


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO

Y SERVICIOS GENERALES

NOMBRE DEL FORMATO: MARBETE PARA INVENTARIO CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/02).

INSTRUCTIVO DE LLENADO

CAMPO

NO. NOMBRE DEBE ANOTARSE 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Día, Mes, Año. Folio No. Delegación. Localidad. Unidad de Servicio. Clave Presupuestal. Descripción del artículo. Presentación. Clave del artículo.

La fecha del levantamiento del inventario. El número de folio correspondiente ya vendrá impreso en cada marbete. El nombre de la Delegación en la que se realiza el inventario o el nombre de la Jefatura de Servicios de Almacenes Generales, según corresponda. La ubicación de la Unidad de Servicios. El nombre de la Unidad de Servicio donde se practica el inventario. Clave Presupuestal

La descripción completa del artículo, sujeto a inventario, de acuerdo al Catálogo Institucional. La presentación que tiene el artículo de acuerdo al Catálogo Institucional La clave del artículo, de acuerdo al Catálogo Institucional en aquellos grupos de suministro en los que, las claves consten de menos de seis dígitos, se anotarán ceros en las primeras casillas. Ejemplos: MEDICAMENTOS CLAVE: 1 0000100001 CLAVE: 22 0000100022 CLAVE: 523 0000100253 MATERIAL DE CURACION CLAVE: 060.436.0552 0 6 0 4 3 6 0 5 5 2 MATERIAL DE CURACION CLAVE: 060.436.0552 0 6 0 4 3 6 0 5 5 2

PAPELERÍA CLAVE: 3110690026 BOCK ALBANENE TAM. CARTA 3 1 1 0 6 9 0 0 2 6


3





CAMPO

NO. NOMBRE DEBE ANOTARSE

10

11

12

13

14

15

Cantidad disponible. Cantidad no disponible. Cantidad según registro. 1er. Conteo, nombre y firma. Supervisor, nombre y firma. Cantidad disponible

FORMAS IMPRESAS MEDICAS CLAVE: 231 018 0101 ALTA VOLUNTARIA 3 2 1 0 1 8 0 1 0 1 ASEO CLAVE: 350 135 0101 DETERGENTE EN POLVO 3 5 0 13 5 0 1 0 1 La totalidad de existencias físicas resultantes del primer conteo.- Cantidad disponible. En los casos en que se tengan artículos caducos, precipitados, rotos o en mal estado, se anotará la cantidad en el renglón correspondiente a la cantidad no disponible. En el primer campo se anotará una “R” en el caso de que exista saldo rojo, en los 8 campos siguientes se anotará la cantidad existente, según registros, iniciando con ceros en caso de que la cifra sea menor a 8 dígitos, si se utiliza más de un marbete por artículo, se anotará esta cantidad en uno sólo (primer marbete de la serie por clave). Las iniciales y la firma de la persona que realizó el primer conteo. Las iniciales y la firma de las personas que realicen la supervisión al primer conteo (Supervisor Operativo y Auditor en su caso). La totalidad de existencias contadas durante el segundo conteo (cantidad disponible), incluyendo las salidas posteriores al primer conteo. En caso de que la cifra sea menor a cero dígitos se iniciará con ceros a la izquierda.


3





CAMPO


16

17

18

19

20

21

Cantidad no disponible. Cantidad según registros. Observaciones. 2do. Conteo, nombre y firma. Supervisor, nombre y firma. Localización.

La existencia no disponible que se determine al realizar el inventario. En el primer campo se anotará una “R” en el caso de que exista saldo rojo, en los siguientes 8 campos se anotará la cantidad existente según registros, iniciando con ceros en caso de que la cifra sea menor a 8 dígitos, si se utiliza más de un marbete por artículo, se anotará esta cantidad en uno sólo (primer marbete de la serie por clave). Una persona anotará las existencias según registros en el marbete del primer conteo, otra para el segundo y una tercera verificará que las cantidades estén correctas. EJEMPLO: Cantidad existente según registros 105,715. Con saldo rojo. R 0 0 1 0 5 7 1 5 Las observaciones que se juzguen pertinentes. Las iniciales y firma de la persona que realizó el segundo conteo. Las iniciales y firma de la persona que supervisó el segundo conteo. La ubicación del bien, según el plano de localización (LAY-OUT).


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS VALE DE MARBETES (ANEXO SAS/MP/03)

_____________________________ A __________ DE ___________ DE 19 ___.

RECIBI DEL C. ______________________________________________________________________________________

LOS MARBETES FOLIADOS DEL NUMERO ___________________ AL NUMERO ______________________ PARA

EFECTO DE REALIZAR LA TOMA DEL INVENTARIO EN LA UNIDAD, ___________________________________

____________________________________________________________________________________________________

CARGO:

_______________________________________________

NOMBRE Y FIRMA

_______________________________________________

_______________________________________________


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS VALE DE MARBETES (ANEXO SAS/MP/03)

_____________________________ A __________ DE ___________ DE 19 ___.

RECIBI DEL C. _____________________2________________________________________________________________

LOS MARBETES FOLIADOS DEL NUMERO ___________________ AL NUMERO ____________3_________ PARA

EFECTO DE REALIZAR LA TOMA DEL INVENTARIO EN LA UNIDAD, _______________4___________________

____________________________________________________________________________________________________

CARGO:

_______________________5_______________________

NOMBRE Y FIRMA

________________________6______________________

_______________________________________________


3



NOMBRE DEL FORMATO: VALE DE MARBETES CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/03).


CAMPO

NO. NOMBRE DEBE ANOTARSE 1 2 3 4 5 6

A

DE

DE Recibí del C. Los marbetes foliados del número al número. Toma de inventario en la Unidad. Cargo Nombre y firma

El día, mes y año en que se requisita el formato. El nombre de la persona responsable de la entrega de los marbetes. Los números de folio inicial y final de los marbetes que se reciben. El nombre del centro de trabajo al que se destinan los marbetes. El cargo que ocupa el encargado de recibir los marbetes. El nombre completo del encargado de recibir los marbetes (se recaba la firma como acuse de recibo).


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES

SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS CEDULA DE CONTROL DE MARBETES DEL INVENTARIO

(ANEXO SAS/MP/04)DIA: MES: AÑO:

INVENTARIO FISICO CONTROL DE MARBETES

UNIDAD: AREA DE TRABAJO:

MARBETES ENTREGADOS UTILIZADOS DEVOLUCIONES CANCELADOSNOMBRE Y FIRMA DEL AL TOTAL DEL AL TOTAL DEL AL TOTAL DEL AL TOTAL

ELABORO RESPONSABLE


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS

CEDULA DE CONTROL DE MARBETES DEL INVENTARIO(ANEXO SAS/MP/04) 1

DIA: MES: AÑO:INVENTARIO FISICO CONTROL DE MARBETES

UNIDAD: 2 AREA DE TRABAJO: 3


4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

17 18 19 20

ELABORO RESPONSABLE21 22


3



NOMBRE DEL FORMATO: CEDULA DE CONTROL DE MARBETES DEL CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/04). INVENTARIO


CAMPO


10

11

12

13

Día, Mes, Año. Unidad. Area. Marbetes Entregados. Nombre y firma. Del. Al. Total. Utilizados. Del. Al. Total. Devoluciones. Del. Al. Total.

La fecha de elaboración del formato. El nombre del centro de trabajo donde se realiza el recuento físico. El nombre de la sección inventariada, ejemplo: material de curación, aseo y varios, etc. El nombre completo y firma de recibido de cada persona a quien entregan los marbetes. El número de folio inicial de los marbetes que se entregan. El número de folio final de los marbetes que se entregan. El total de marbetes entregados. El número de folio inicial de los marbetes utilizados. El número de folio final de los marbetes utilizados. El total de marbetes utilizados. El número de folio inicial de los marbetes no utilizados y devueltos. El número de folio final de los marbetes no utilizados y devueltos. El total de marbetes no utilizados y devueltos.


3



NOMBRE DEL FORMATO: CEDULA DE CONTROL DE MARBETES DEL CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/04). INVENTARIO


CAMPO


14

15

16

17

18

19

20

21

22

Cancelados. Del. Al. Total. Elaboró. Responsable.

El número de folio inicial de los marbetes cancelados. El número de folio final de los marbetes cancelados. El total de marbetes cancelados. La suma de los marbetes entregados. La suma de los marbetes utilizados. La suma de los marbetes devueltos. La suma de los marbetes cancelados. El nombre y firma del responsable de la elaboración. El nombre y firma del responsable del inventario.


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALESSUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS HOJA : DE:

CEDULA DE RESPONSABLES DE LOS CONTEOS DEL INVENTARIO(ANEXO SAS/MP/05)

DIA: MES: AÑO:

INVENTARIO FISICO GRUPO O CUADRILLA RESPONSABLE DEL CONTEO.


PRIMER CONTEO SEGUNDO CONTEONOMBRE INICIAL PERSONAL DE: NOMBRE INICIAL PERSONAL DE:

ELABORADO: RESPONSABLE:


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALESSUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS HOJA : DE:

CEDULA DE RESPONSABLES DE LOS CONTEOS DEL INVENTARIO(ANEXO SAS/MP/05) 1

DIA: MES: AÑO:

INVENTARIO FISICO GRUPO O CUADRILLA RESPONSABLE DEL CONTEO.


PRIMER CONTEO SEGUNDO CONTEONOMBRE INICIAL PERSONAL DE: NOMBRE INICIAL PERSONAL DE:

4 5 6 7 5 6

ELABORADO: RESPONSABLE:

8 9


3



NOMBRE DEL FORMATO: CEDULA DE RESPONSABLES DE LOS CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/05). CONTEOS DEL INVENTARIO


CAMPO


Día, mes y año. Unidad. Area de trabajo. Nombre. Inicial. Personal de. Nombre. Elaboró. Responsable.

El día, mes y año en que se requisita el formato. El nombre de la Unidad o Centro de trabajo. El nombre de la Delegación a la que se encuentra adscrito el Centro de trabajo. El nombre completo de cada persona que participará en el primer conteo. Las iniciales que le corresponden a cada persona, del primer y segundo conteo. Nombre del área de adscripción dentro del centro de trabajo, del personal del primer y segundo conteo. El nombre completo de cada persona que participará en el segundo conteo. El nombre y firma de quien elabora la cédula. El nombre y firma del Jefe del Almacén. NOTA: ELABORAR CEDULA POR GRUPO DE SUMINISTRO


3


CEDULA DE CORTE DOCUMENTAL OFICIAL(ANEXO SAS/MP/06)

HOJA : DE:

AL DE DE 199

UNIDAD ALMACENARIA EN:

ALMACEN:

FECHA DE ULTIMO MARCACONCEPTO FOLIO OBSERVACIONES

EXPEDICION UTILIZADO SIMBOLO

ENTRADAS

ORDEN DE DESPACHO

REMISIONA 2 6

(ALMACENES CENTRALES)

TRANSFERENCIA(CP 02)

FACTURAS(COMPRA DIRECTA)

NOTA DE DEVOLUCIONDE BIENES

SALIDAS

ORDEN DE DESPACHO

DEVOLUCIONES APROVEEDORES

CP 02TRANSFERENCIA

BAJASINV. 10

FORMULO SUPERVISOR OPERATIVO JEFE DEL ALMACEN


3


CEDULA DE CORTE DOCUMENTAL OFICIAL(ANEXO SAS/MP/06)

HOJA : DE:

AL 1 DE DE 199 . 2

UNIDAD ALMACENARIA EN:

ALMACEN: 3

FECHA DE ULTIMO MARCACONCEPTO FOLIO OBSERVACIONES

EXPEDICION UTILIZADO SIMBOLO 4 5 6 7

ENTRADAS

ORDEN DE DESPACHO

REMISIONA 2 6

(ALMACENES CENTRALES)

TRANSFERENCIA(CP 02)

FACTURAS(COMPRA DIRECTA)

NOTA DE DEVOLUCIONDE BIENES

SALIDAS

ORDEN DE DESPACHO

DEVOLUCIONES APROVEEDORES

CP 02TRANSFERENCIA

BAJASINV. 10

FORMULO SUPERVISOR OPERATIVO JEFE DEL ALMACEN

8 9 10


3



NOMBRE DEL FORMATO: CEDULA DE CORTE DOCUMENTAL OFICIAL CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/06).


CAMPO


10

Al. De, De. Unidad Almacenaria en. Almacén. Fecha de expedición. Ultimo folio utilizado. Marca símbolo. Observaciones. Formuló. Supervisor Operativo. Jefe del Almacén.

La fecha en que se realiza el corte documental oficial El nombre del Centro de Trabajo donde se realiza el inventario. Indicar si se trata de: • Almacén Central • Almacén Delegacional • Almacén General (Hospitales) • Farmacia • Almacén de Conservación y Mantenimiento La fecha en que se elabora el documento. El número del último folio asignado a entradas o salidas del almacén. Las iniciales o claves de supervisión. Cualquier anotación que se considere necesario realizar. El nombre y la firma de la persona que formuló la cédula. El nombre y firma del Supervisor Operativo. El nombre y firma del titular o responsable del almacén en que se realiza el inventario.


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO SERVICIOS GENERALESSUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS CEDULA DE CONTROL DE MOVIMIENTOS DE SALIDAS POSTERIORES AL PRIMER CONTEO

(ANEXO SAS/MP/07)HOJA : DE:

UNIDAD:

AREA:

CLAVE DESCRIPCION CANTIDAD NO. DE MARBETE

FECHA: ENCARGADO DEL ALMACEN SUPERVISOR OPERATIVOO FARMACIA

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA


3


CEDULA DE CONTROL DE MOVIMIENTOS DE SALIDASSALIDAS POSTERIORES AL PRIMER CONTEO

(ANEXO SAS/MP/07)HOJA : DE:

UNIDAD: 1

AREA: 2

CLAVE DESCRIPCION CANTIDAD NO. DE MARBETE

3 4 5 6

FECHA: ENCARGADO DEL ALMACEN SUPERVISOR OPERATIVOO FARMACIA

7 8 9NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA


3



NOMBRE DEL FORMATO: CEDULA DE CONTROL DE MOVIMIENTOS DE CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/07). SALIDAS POSTERIORES AL PRIMER CONTEO


CAMPO


Unidad. Area. Clave. Descripción. Cantidad. No. de Marbete. Fecha. Encargado del Almacén o Farmacia. Supervisor Operativo.

El nombre del centro de trabajo donde se realiza el inventario físico. El nombre de la sección inventariada, ejemplo: • Material de Curación • Aseo • Varios El número de clave de cada producto que tenga movimiento de salida posterior al primer conteo. La descripción de cada producto. La cantidad que fué surtida. El número de marbete. La fecha en que se concluyó el requisitado del formato. El nombre y firma del encargado del almacén o farmacia. El nombre y firma del Supervisor Operativo.


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALESSUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS HOJA: DE:CEDULA DE VALUACION DEL INVENTARIO FISICO

(ANEXO SAS/MP/08)

DIA: MES: AÑO:

AREA: SECCION: CUENTA: SUBCUENTA: GPO. SUM.:

NO. DE EXISTENCIAS IMPORTE INVENTARIO DIFERENCIAS

MARBETE CLAVE NOMBRE GENERICO PRESENTACION UNIDAD P.U.U. FISICO KARDEX FISICO KARDEX UNIDADES VALORES

DISPONIBLE NO DISPONIBLE TOTAL (+) (-) (+) (-)

JEFE DE ALMACEN EN DELEGACIÓN SUPERVISOR OPERATIVO TITULAR DE LA JEF. DE SERV. DE ALM. TITULAR DE LA SUBD. DE ALM. Y SUMIN.RESPONSABLE DE FARMACIA TITULAR DE LA SUBDELEGACION DE ADMÓN DELEGADO ESTATAL O REGIONAL


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALESSUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS HOJA: 1 DE:CEDULA DE VALUACION DEL INVENTARIO FISICO

(ANEXO SAS/MP/08)

DIA: 2 MES: AÑO:

AREA: 3 SECCION: 4 CUENTA: 5 SUBCUENTA: 6 GPO. SUM.: 7

NO. DE EXISTENCIAS IMPORTE INVENTARIO DIFERENCIAS

MARBETE CLAVE NOMBRE GENERICO PRESENTACION UNIDAD P.U.U. FISICO KARDEX FISICO KARDEX UNIDADES VALORES

DISPONIBLE NO DISPONIBLE TOTAL (+) (-) (+) (-)

8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

24 25 26 27JEFE DE ALMACEN EN DELEGACIÓN SUPERVISOR OPERATIVO TITULAR DE LA JEF. DE SERV. DE ALM. TITULAR DE LA SUBD. DE ALM. Y SUMIN.

RESPONSABLE DE FARMACIA TITULAR DE LA SUBDELEGACION DE ADMON DELEGADO ESTATAL O REGIONAL


3



NOMBRE DEL FORMATO: CEDULA DE VALUACIÓN DEL INVENTARIO CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/08). FÍSICO


CAMPO


10

11

12

13

14

15

Hoja Núm. Día, Mes, Año. Area. Sección. Cuenta. Subcuenta. Grupo de Suministro. No. de Marbete. Clave. Nombre Genérico. Presentación. Unidad. P.U.U. Disponible. No disponible.

El número de hoja que corresponda. La fecha en que se requisita el formato. El nombre del almacén donde se practicó el inventario. La sección del almacén donde se practicó el inventario. La cuenta contable en la que se encuadran los bienes. La subcuenta contable en la que se encuadran los bienes. El Grupo de Suministro al que corresponden los bienes. NOTA: Deberá elaborarse hoja por grupo de suministro. El número de folio del marbete que ampara el artículo inventariado. La clave actual de los artículos conforme al Catálogo Institucional. La descripción conforme al Catálogo Institucional. La presentación conforme al Catálogo Institucional. La unidad de presentación conforme al Catálogo Institucional. El Precio Unitario Uniforme (P.U.U.) conforme al Catálogo Institucional. Las existencias disponibles de cada clave, registradas en el talón del segundo conteo del marbete correspondiente. Las existencias no disponibles de cada clave, registradas en el talón del segundo conteo del marbete correspondiente.


3





CAMPO


16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

Total. Kárdex. Físico. Kárdex. UNIDADES (+) (-) VALORES (+) (-) Jefe del Almacén en Delegación, Responsable de Farmacia. Supervisor Operativo. Titular de la Jefatura de Servicios de Almacenes Generales, Titular de la Subdelegación de Administración.

La suma de las columnas 14 y 15. La cantidad que se tenga anotada en kárdex a la fecha del inventario. El resultado de la multiplicación de la columna 13 por la 16. El resultado de la multiplicación de la columna 13 por la 17. Si el resultado de restar a la columna 16 la columna 17 es positivo, anotarlo en esta columna. Si no hay diferencia se deja sin registro. Si el resultado de restar a la columna 16 la columna 17 es negativo, anotarlo en esta columna. Si no hay diferencia se deja sin registro. El resultado de la multiplicación de la columna 13 por el de la columna 20. El resultado de la multiplicación de la columna 13 por el de la columna 21. El nombre y firma del Jefe del Almacén en la Delegación, Responsable de farmacia o almacén de la Unidad Médica, Jefe de almacén de residencia de Conservación y Mantenimiento. El nombre y firma del Supervisor Operativo. El nombre y firma del Titular de la Jefatura de Servicios de Almacenes Generales, Titular de la Subdelegación de Administración, Subdirector Administrativo en los hospitales.


3





CAMPO


27

Titular de la Subdirección de Almacenes y Suministros Delegado Estatal o Regional, Director de Hospital.

El nombre y firma del Titular de la Subdirección de Almacenes y Suministros, Delegado Estatal o Regional, Director del Hospital Regional o General.

NOTA: Invariablemente, deberá requisitarse con las firmas autógrafas de los

responsables.


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALESSUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS HOJA: DE:

CEDULA RESUMEN POR SECCION(ANEXO SAS/MP/09)

ALMACEN DE: DIA: MES: AÑO:

SECCION DE:

CLAVE DESCRIPCION MARBETE PRESENTA 1er. 2do. DIFERENCIA 3er. RESULTADONUM. CION CONTEO CONTEO CONTEO FINAL


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOSGENERALESSUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS HOJA: 1 DE:

CEDULA RESUMEN POR SECCION(ANEXO SAS/MP/09)

ALMACEN DE: 3 DIA: 2 MES: AÑO:

SECCION DE: 4

CLAVE DESCRIPCION MARBETE PRESENTA 1er. 2do. DIFERENCIA 3er. RESULTADONUM. CION CONTEO CONTEO CONTEO FINAL

5 6 7 8 9 10 11 12 13


3



NOMBRE DEL FORMATO: CEDULA RESUMEN POR SECCIÓN CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/09).


CAMPO


10

11

12

13

Hoja De. Día, Mes Año. Almacén de. Sección de. Clave. Descripción. Marbete No. Presentación. Primer Conteo. Segundo Conteo. Diferencia. Tercer Conteo.

El número de hoja y total de las mismas. La fecha de elaboración de la cédula. Indicar si se trata de: • Almacén Central • Almacén Delegacional • Almacén General (Hospitales) • Farmacia • Almacén de Conservación y Mantenimiento El nombre de la sección del almacén donde se practicó el inventario. La clave del artículo inventariado. La descripción de acuerdo al Catálogo Institucional. El número de folio del marbete. La presentación de acuerdo al Catálogo Institucional. La cantidad registrada en el talón No. 1 del marbete (primer conteo). La cantidad registrada en el talón No. 2 del marbete (segundo conteo). La diferencia entre el primer y segundo conteo. La cantidad reportada en el tercer conteo. El resultado final. NOTA: Si persiste la diferencia entre el primer, segundo y tercer conteo, se realizará un cuarto conteo, hasta verificar la cantidad final.


3


ACUSE DE RECIBO DE LAS CEDULAS (ANEXO SAS/MP/10)

LUGAR:

FECHA:

RECIBI DEL C: ___________ _________________________________________________________________________

CANTIDAD

NOMBRE DEL FORMATO

CARGO

________________________________________

NOMBRE Y FIRMA

________________________________________


3


ACUSE DE RECIBO DE LAS CEDULAS (ANEXO SAS/MP/10)

LUGAR: 1

FECHA: 2

RECIBI DEL C: ___________ __3_______________________________________________________________________

CANTIDAD 4

NOMBRE DEL FORMATO

CARGO

5

________________________________________

NOMBRE Y FIRMA

6

________________________________________


3



NOMBRE DEL FORMATO: ACUSE DE RECIBO DE LAS CEDULAS CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/09).


CAMPO

NO. NOMBRE DEBE ANOTARSE 1 2 3 4 5 6

Lugar. Fecha. Recibí del C. Cantidad. Cargo. Nombre y firma.

La ubicación del lugar del almacén La fecha en que se requisita esta cédula. El nombre de la persona que entrega la documentación. La cantidad de formatos que se reciben de cada una de las cédulas. El puesto de la persona que recibe la documentación. El nombre y firma del responsable.


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTOS ACTA DE INICIO DE INVENTARIO (ANEXO SA/MP/11)

EN LA CIUDAD DE _________________________________________________________, SIENDO LAS _____________

HORAS DEL DIA ________ DE ______________ DE _______________ , REUNIDOS EN EL LOCAL QUE OCUPA LAS

OFICINAS DEL ALMACEN DE _________________________________, DEPENDIENTE DEL INSTITUTO DE

SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO, SITO EN

__________________________ COLONIA ______________________________ LOS CC. _________

______________________________________________________________________JEFE DEL ALMACEN DE _______

____________________________, ____________________________________________________ EN SU CALIDAD DE

REPRESENTANTE DE LA CONTRALORIA GENERAL Y _________________________________ EN SU CALIDAD DE

REPRESENTANTE DE LA SUBDIRECCION GENERAL DE FINANZAS, TODOS DE NACIONALIDAD MEXICANA

PARA HACER CONSTAR LOS SIGUIENTES:------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------HECHOS----------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- QUE UNA VEZ

APEGADOS A LA NORMATIVIDAD QUE SEÑALA EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL INVENTARIO

ANUAL DE BIENES DE CONSUMO E INVERSION, SE PROCEDE A DAR INICIO A LA HORA SEÑALADA AL

CONTEO FISICO DE LOS BIENES DEL CITADO ALMACEN----------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

NOTA: SE ELABORARA ACTA POR CADA ALMACEN.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SIN MAS QUE AGREGAR, SE DA POR CONCLUIDA LA PRESENTE ACTA DE INICIO DE INVENTARIO DE

CONFORMIDAD CON TODOS LOS QUE EN ELLA INTERVIENEN, FIRMANDO AL MARGEN Y AL CALCE -----------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

POR EL INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS

SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO

_________________________________________________

JEFE DEL ALMACEN

POR LA CONTRALORIA GENERAL EN EL INSTITUTO

________________________________________________

POR LA SUBDIRECCION GENERAL DE FINANZAS

________________________________________________


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS ACTA DE INICIO DE INVENTARIO (ANEXO SA/MP/11)

EN LA CIUDAD DE __________________1______________________________________, SIENDO LAS ________2____

HORAS DEL DIA ___3____ DE ______3_______ DE _____________3______ , REUNIDOS EN EL LOCAL QUE

OCUPA LAS OFICINAS DEL ALMACEN DE ___________________4_____________, DEPENDIENTE DEL

INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO, SITO EN

___________5______________ COLONIA _________________6____________ LOS CC. _________

_____________________________________7________________________________JEFE DEL ALMACEN DE _______

_____________7____________, ____________________________________________________ EN SU CALIDAD DE

REPRESENTANTE DE LA CONTRALORIA GENERAL Y ________________7________________ EN SU CALIDAD DE

REPRESENTANTE DE LA SUBDIRECCION GENERAL DE FINANZAS, TODOS DE NACIONALIDAD MEXICANA

PARA HACER CONSTAR LOS SIGUIENTES:------------------------------------------------------------------------ ------------------------

---------------------------------------------HECHOS----------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- QUE UNA VEZ

APEGADOS A LA NORMATIVIDAD QUE SEÑALA EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL INVENTARIO

ANUAL DE BIENES DE CONSUMO E INVERSION, SE PROCEDE A DAR INICIO A LA HORA SEÑALADA AL

CONTEO FISICO DE LOS BIENES DEL CITADO ALMACEN----------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

NOTA: SE ELABORARA ACTA POR CADA ALMACEN.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SIN MAS QUE AGREGAR, SE DA POR CONCLUIDA LA PRESENTE ACTA DE INICIO DE INVENTARIO DE

CONFORMIDAD CON TODOS LOS QUE EN ELLA INTERVIENEN, FIRMANDO AL MARGEN Y AL CALCE -----------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

POR EL INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS

SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO

________________________8_______________________

JEFE DEL ALMACEN

POR LA CONTRALORIA GENERAL EN EL INSTITUTO

________________________10______________________

POR LA SUBDIRECCION GENERAL DE FINANZAS

________________________10______________________


3



NOMBRE DEL FORMATO: ACTA DE INICIO DE INVENTARIO CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/11).


CAMPO


10

En la ciudad de. Siendo las. Del día. Del almacén. Sito en. Colonia. Los C.C. Jefe del Almacén. Representante de la Contraloría. Representante de la Subdirección General de Finanzas.

El lugar donde se levanta el acta. La hora en que se levanta el acta. El día, mes y año. El nombre del almacén correspondiente del centro de trabajo. La calle y número de ubicación. El nombre de la colonia. Los nombres y apellidos de las personas que intervienen en el levantamiento del acta. El nombre y firma del Jefe del Almacén. El nombre y firma del representante de la Contraloría General en el Instituto o de la Unidad de Auditoria Interna Delegacional. El nombre y firma del representante de la Subdirección General de Finanzas.


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABSATO Y SERVICIOS GENERALESSUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS HOJA: 121 DE: 170CEDULA DE ACLARACION DE DIFERENCIAS DE MAS

DEL INVENTARIO PRACTICADO(ANEXO SAS/MP/12)

DELEGACION:

DIFERENCIAS RESULTANTES DE MAS ENTRE LOS REGISTROS AUXILIARES Y EL INVENTARIO FISICO DE ARTICULOS DE CONSUMO PRACTICADO.

ACLARADAS PARCIAL O TOTALMENTE. RESUMEN DELEGACIONAL (IMPORTE EN MILES DE $ )

DIFERENCIA DE MAS DIFERENCIAS ACLARADAS DIFERENCIAS PENDIENGRUPO PARTIDA UNIDADES IMPORTE PARCIALMENTE TOTALMENTE TES DE ACLARAR

PRESUPUESTAL UNIDADES IMPORTE UNIDADES IMPORTE UNIDADES IMPORTE

SUMAS:

SUBDIRECTOR DE ALMACENES JEFE DE SERVICIOS DE DELEGADO ESTATAL O SUBDELEGADO DE JEFE DE ALMACENY SUMINISTROS ALMACENES GENERALES, REGIONAL ADMINISTRACION

SUBDELEGADO MEDICO DIRECTOR DE LA UNIDAD SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALESSUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS HOJA: 122 DE: 170CEDULA DE ACLARACION DE DIFERENCIAS DE MAS

DEL INVENTARIO PRACTICADO

DELEGACION:

DIFERENCIAS RESULTANTES DE MAS ENTRE LOS REGISTROS AUXILIARES Y EL INVENTARIO FISICO DE ARTICULOS DE CONSUMO PRACTICADO.

ACLARADAS PARCIAL O TOTALMENTE. RESUMEN DELEGACIONAL (IMPORTE EN MILES DE $ 1 )

DIFERENCIA DE MAS DIFERENCIAS ACLARADAS DIFERENCIAS PENDIENGRUPO PARTIDA UNIDADES IMPORTE PARCIALMENTE TOTALMENTE TES DE ACLARAR


2 3 4 4 5 5 5 5 6 6

SUMAS: 7

SUBDIRECTOR DE ALMACENES JEFE DE SERVICIOS DE DELEGADO ESTATAL O SUBDELEGADO DE JEFE DE ALMACENY SUMINISTROS ALMACENES GENERALES REGIONAL ADMINISTRACION

8 8 8 8 8 SUBDELEGADO MEDICO DIRECTOR DE LA UNIDAD SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

(ANEXO SAS/MP/12)


3



NOMBRE DEL FORMATO: CEDULA DE ACLARACION DE DIFERENCIAS CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/12). DE MÁS DEL INVENTARIO PRACTICADO


CAMPO

NO. NOMBRE DEBE ANOTARSE 1 2 3 4 5 6 7

Delegación. Grupo. Partida Presupuestal. Diferencias en. Unidades (+) (-) Importe (+) (-) Diferencias aclaradas parcial o totalmente. UNI. IMP. UNI. IMP. (+) % (-) (+) % (-) Diferencias pendientes de aclarar. UNI. D. IMPORTE ( + ) % ( + ) ( - ) % ( - ) Suma.

El nombre de la Delegación, o Jefatura de Servicios El nombre del grupo de suministro: • PAPELERIA • MEDICAMENTOS • ASEO, ETC. La clave presupuestal que identifica los grupos correspondientes a medicamentos, material de curación, artículos diversos, impresos, artículos de aseo, etc. El importe resultante de las diferencias del inventario y existencias según registro, en unidades e importe. Se anotará en el renglón correspondiente según sea el caso, positivas o negativas. El resumen de las aclaraciones realizadas por las unidades de servicio. Los porcentajes serán el resultado de dividir las unidades de las diferencias aclaradas parcial o totalmente, entre las diferencias totales en unidades. Se anotará en el renglón correspondiente según sea el caso, positivas o negativas. Será la diferencia aritmética del importe total de las diferencias positivas y negativas, menos el importe de las diferencias aclaradas. El porcentaje será el resultado de dividir las unidades de las diferencias pendientes de aclarar entre las diferencias totales en unidades. Se anotarán en el renglón correspondiente según sea el caso, positivas o negativas. El resultado de las columnas de importe positivos o negativos.


3



NOMBRE DEL FORMATO: CEDULA DE ACLARACION DE DIFERENCIAS CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/12). DE MÁS DEL INVENTARIO PRACTICADO


CAMPO

NO. NOMBRE DEBE ANOTARSE 8

Firmas.

Las firmas de las personas según se indica: A nivel central: El Subdirector de Almacenes y Suministros El Jefe de Servicios de Almacenes Generales Delegaciones: El Delegado Estatal o Regional El Subdelegado de Administración. El Jefe del Almacén NOTAS: Elaboración: Original y 3 copias. Distribución: Original: Contraloría General Copia: Subdirección General de Finanzas Copia: Subdirección General de Abasto y Servicios Generales Copia: Area usuaria.


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALESSUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS HOJA: 125 DE: 170

CEDULA DE ACLARACION DE DIFERENCIAS DE MENOSDEL INVENTARIO PRACTICADO

(ANEXO SAS/MP/13)

DELEGACION:

DIFERENCIAS RESULTANTES DE MENOS ENTRE LOS REGISTROS AUXILIARES Y EL INVENTARIO FISICO DE ARTICULOS DE CONSUMO PRACTICADO.

ACLARADAS PARCIAL O TOTALMENTE. RESUMEN DELEGACIONAL (IMPORTE EN MILES DE $ )

DIFERENCIA DE MENOS DIFERENCIAS ACLARADAS DIFERENCIAS PENDIENGRUPO PARTIDA UNIDADES IMPORTE PARCIALMENTE TOTALMENTE TES DE ACLARAR


SUMAS:

SUBDIRECTOR DE ALMACENES JEFE DE SERVICIOS DE DELEGADO ESTATAL O SUBDELEGADO DE JEFE DE ALMACENY SUMINSTROS ALMACENES GENERALES, REGIONAL ADMINISTRACION

SUBDELEGADO MEDICO DIRECTOR DE LA UNIDAD SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO


3


CEDULA DE ACLARACION DE DIFERENCIAS DE MENOSDEL INVENTARIO PRACTICADO(ANEXO SAS/MP/13)

DELEGACION:

DIFERENCIAS RESULTANTES DE MENOS ENTRE LOS REGISTROS AUXILIARES Y EL INVENTARIO FISICO DE ARTICULOS DE CONSUMO PRACTICADO.

ACLARADAS PARCIAL O TOTALMENTE. RESUMEN DELEGACIONAL (IMPORTE EN MILES DE $ 1 )

DIFERENCIAS DE MAS DIFERENCIAS ACLARADAS DIFERENCIAS PENDIENGRUPO PARTIDA UNIDADES IMPORTE PARCIALMENTE TOTALMENTE TES DE ACLARAR


2 3 4 4 5 5 5 5 6 6

SUMAS: 7

SUBDIRECCION DE ALMACENES JEFE DE SERVICIOS DE DELEGADO ESTATAL O SUBDELEGADO DE JEFE DE ALMACENY SUMINISTROS ALMACEN ES GENERALES REGIONAL ADMINISTRACION

8 8 8 8 8 SUBDELEGADO MEDICO DIRECTOR DE LA UNIDAD SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO


3



NOMBRE DEL FORMATO: CEDULA DE ACLARACION DE DIFERENCIAS CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/13). DE MENOS DEL INVENTARIO PRACTICADO


CAMPO

NO. NOMBRE DEBE ANOTARSE 1 2 3 4 5 6 7 8

Delegación. Grupo. Partida Presupuestal. Diferencias en. Unidades (+) (-) Importe (+) (-) Diferencias aclaradas parcial o totalmente. UNI. IMP. UNI. IMP. (+) % (-) (+) % (-) Diferencias pendientes de aclarar. UNI. D. IMPORTE ( + ) % ( - ) Suma. Firmas.

El nombre de la Delegación del Sistema o Jefatura de Servicios El nombre del grupo de suministro: • PAPELERIA • MEDICAMENTOS • ASEO, ETC. La clave presupuestal que identifica los grupos correspondientes a medicamentos, material de curación, artículos diversos, impresos, artículos de aseo, etc. El importe resultante de las diferencias del inventario y existencias según registro, en unidades e importe. Se anotará en el renglón correspondiente según sea el caso, positivas o negativas. El resumen de las aclaraciones realizadas por las unidades de servicio. Los porcentajes serán el resultado de dividir las unidades de las diferencias aclaradas parcial o totalmente, entre las diferencias totales en unidades. Se anotará en el renglón correspondiente según sea el caso, positivas o negativas. Será la diferencia aritmética del importe total de las diferencias positivas y negativas, menos el importe de las diferencias aclaradas. El porcentaje será el resultado de dividir las unidades de las diferencias pendientes de aclarar entre las diferencias totales en unidades. Se anotarán en el renglón correspondiente según sea el caso, positivas o negativas. El resultado de las columnas de importe positivos o negativos. Las firmas de las personas según se indica: A nivel central: El Subdirector de Almacenes y Suministros El Jefe de Servicios de Almacenes Generales


3



NOMBRE DEL FORMATO: CEDULA DE ACLARACION DE DIFERENCIAS CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/13). DE MENOS DEL INVENTARIO PRACTICADO


CAMPO


Delegaciones: El Delegado Estatal o Regional El Subdelegado de Administración. El Jefe del Almacén NOTAS: Elaboración: Original y 3 copias. Distribución: Original: Contraloría General en el Instituto. Copia: Subdirección General de Finanzas Copia: Subdirección General de Abasto y Servicios Generales Copia: Area usuaria.


3


CEDULA RESUMEN DE VALUACION DEL INVENTARIO(ANEXO SAS/MP/14)

HOJA: 129 DE: 170

ALMACEN DE: ENTIDAD:

AREA IMPORTENO DISPONIBLE DISPONIBLE TOTAL

TOTALES

OBSERVACIONES:

FORMULO:

SUPERVISOR OPERATIVO JEFE DEL ALMACEN


3


CEDULA RESUMEN DE VALUACION DEL INVENTARIO(ANEXO SAS/MP/14)

HOJA: 130 DE: 170

ALMACEN DE: 1 ENTIDAD: 2

AREA IMPORTENO DISPONIBLE DISPONIBLE TOTAL

3 4 5 6

TOTALES: 7

OBSERVACIONES:

8

FORMULO:

9 10SUPERVISOR OPERATIVO JEFE DEL ALMACEN


3



NOMBRE DEL FORMATO: CEDULA RESUMEN DE VALUACIÓN DEL INVENTARIO CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/14).


CAMPO


10

Almacén de. Entidad. Area. No disponible. Disponible. Total. Totales. Observaciones. Supervisor del inventario. Jefe del Almacén.

El nombre del almacén en que se practicó el inventario. El nombre de la entidad a la que pertenece el almacén. El nombre del área en la que se levantó el inventario. El importe correspondiente a la cantidad no disponible obtenido en el inventario por área. El importe correspondiente a la cantidad disponible obtenido en el inventario por área. El resultado de la suma horizontal de las columnas 4 y 5. El resultado de la suma vertical de las cantidades plasmadas en las columnas 4, 5 y 6. Las observaciones que se considere pertinente anotar. El nombre y firma del Supervisor Operativo. El nombre y firma del Jefe del Almacén.


3


CEDULA DE CONTROL DE MARBETES DE CLAVES FUERA DE CATALOGO INSTITUCIONAL

(ANEXO SAS/MP/15)DIA: MES: AÑO:



SUMA

ELABORO RESPONSABLE



3


CEDULA DE CONTROL DE MARBETES DE CLAVES FUERA DE CATALOGO INSTITUCIONAL

(ANEXO SAS/MP/15)DIA: 1 MES: AÑO:



4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

SUMA 17 18 19 20

ELABORO RESPONSABLE21 22



3



NOMBRE DEL FORMATO: CEDULA DE CONTROL DE MARBETES DE CLAVES CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/15). FUERA DE CATALOGO INSTITUCIONAL


CAMPO


10

11

12

13

Fecha. Unidad. Area de trabajo. MARBETES ENTREGADOS Nombre y firma. Del. Al. Total. UTILIZADOS Del. Al. Total. DEVOLUCIONES Del. Al. Total.

El día, mes y año de requisitado. El nombre del centro de trabajo donde se realice el recuento físico. El nombre de la sección inventariada, ejemplo: • Material de Curación • Aseo • Varios El nombre completo y firma de recibido de cada persona a quien se entregan los marbetes. El número de folio inicial de los marbetes que se entregan. El número de folio final de los marbetes que se entregan. El total de marbetes entregados. El número de folio inicial de los marbetes utilizados. El número de folio final de los marbetes utilizados. El total de marbetes utilizados. El número de folio inicial de los marbetes no utilizados y devueltos. El número de folio final de los marbetes no utilizados y devueltos. El total de marbetes no utilizados y devueltos.


3



NOMBRE DEL FORMATO: CEDULA DE CONTROL DE MARBETES DE CLAVES CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/15). FUERA DE CATALOGO INSTITUCIONAL


CAMPO


14

15

16

17

18

19

20

21

22

CANCELADOS Del. Al. Total. Suma. Suma. Suma. Suma. Elaboró. Responsable.

El número de folio inicial de los marbetes cancelados. El número de folio final de los marbetes cancelados. El total de marbetes cancelados. La suma de los marbetes entregados. La suma de los marbetes utilizados. La suma de los marbetes devueltos. La suma de los marbetes cancelados. El nombre y firma del responsable de elaboración. El nombre y firma del responsable del inventario. NOTA: La columna 17 deberá contener el resultado de la suma de las columnas 18, 19 y 20.


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS ACTA DE CIERRE DE INVENTARIO (ANEXO SAS/MP/16)

EN LA CIUDAD DE _______________SIENDO LAS ______________ HORAS DEL DIA ___________ DE____________

DE 199____, SE REUNIERON EN EL LOCAL QUE OCUPAN LAS OFICINAS DE LA JEFATURA DEL

ALMACEN________________ DEPENDIENTE DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS

TRABAJADORES DEL ESTADO, SITO EN ____________ LOS CC. _________________________________________

JEFE DEL ALMACEN, EL PRIMERO Y SUPERVISORES DE LA DELEGACION, LOS SEGUNDOS, INTERVINIENDO

COMO TESTIGOS DE ASISTENCIA LOS CC. ______________________________, TODOS DE NACIONALIDAD

MEXICANA Y CON RESIDENCIA EN __________________PARA HACER CONSTAR LOS SIGUIENTES:-----------------

------------------------------------------------------------------HECHOS-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

EL RECUENTO FISICO DE LAS EXISTENCIAS DE LAS AREAS DE : ___________________________________QUE

INTEGRAN EL ALMACEN DE: ____________________________________________________ SE INICIO EN FORMA

SIMULTANEA EL DIA _______________ DE __________________________ DE 199 _____, LAS EXISTENCIAS

RESULTANTES DEL RECUENTO FISICO SE VALUARON CON BASE EN LOS PRECIOS UNITARIOS UNIFORMES

REGISTRADOS EN LA TARJETA DEL ALMACEN DE _____________________. EL INVENTARIO FUE REALIZADO

POR EL METODO DE MARBETES, DE LOS CUALES, POR HABERSE EFECTUADO UN DOBLE CONTEO, SE DEJA

EN PODER DEL JEFE DEL ALMACEN _____________________________ TALONES NUMERO 1, QUE

CORRESPONDEN A LA CANTIDAD DE MARBETES UTILIZADOS.------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- EL

IMPORTE DE LA VALUACION DE LAS EXISTENCIAS FÍSICAS DE CADA UNA DE LAS AREAS FUE COMO

SIGUE:----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

NOTA:

• CLASIFICAR EL RESULTADO DEL INVENTARIO POR CUENTA Y GRUPO DE SUMINISTRO, EN EL ORDEN QUE SE ESTABLECE EN LAS POLITICAS GENERALES, MANEJANDO IMPORTES POR CUENTA Y TOTALES HORIZONTALES Y UN VERTICAL, EJEMPLO:

CUENTA CONTABLE MEDICAMENTOS DISPONIBLE TOTAL

NO DISPONIBLE

130 INVENTARIOS

2503 MEDICAMENTOS _____________________ _____________________

2507 VACUNAS _____________________ _____________________

ETC. _____________________ _____________________

SUMA _____________________ _____________________

$ ____________________


3


SE AJUSTARA A LAS CARACTERISTICAS DE CADA ALMACEN ESTE APARTADO, YA QUE UNICAMENTE SE

PRESENTAN LOS DATOS A MANERA DE EJEMPLO:

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

EL IMPORTE TOTAL OBTENIDO EN EL RECUENTO DE LAS EXISTENCIAS FÍSICAS DEL ALMACEN EN ________

PROPIEDAD DEL INSTITUTO ASCIENDE A: $___________________________________________________.

SE EFECTUO EL CORTE DOCUMENTAL OFICIAL COMPROBATORIO DE LAS OPERACIONES REALIZADAS POR

EL ALMACEN AL : ___________________ DE ________________ DE 200____.----------------------------------------------

PARA DETERMINAR LOS ULTIMOS FOLIOS UTILIZADOS DE CONFORMIDAD CON EL ANEXO 6, EJEMPLO:---

DOCUMENTO: FECHA DE EXPEDICION:

NUMERO DE FOLIO:

REMISION A.2.6.:

ORDENES DE DESPACHO:

DEVOLUCION A PROVEEDORES:

OTROS (DETALLAR):

-----------------------------------------------------------DECLARACIONES------------------------------------------------------------------- EL

JEFE DEL ALMACEN DE ________________________________________________, MANIFIESTA QUE EFECTUO

LAS PRUEBAS QUE CONSIDERO NECESARIAS PARA CERCIORARSE DE LA VERACIDAD DE LOS RESULTADOS

OBTENIDOS Y HABER PARTICIPADO EN EL PROCEDIMIENTO DE VALUACIÓN CONFORME A LOS

LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL INVENTARIO ANUAL DE

BIENES DE CONSUMO E INVERSION, EN UNIDADES MEDICAS, BODEGAS ARRENDADAS, MERCANCIAS EN

TRANSITO (PENDIENTES DE DARSE DE ALTA A LA FECHA), ASI COMO OTROS BIENES PROPIEDAD DEL

INSTITUTO. ASIMISMO, MANIFIESTA QUE LAS EXISTENCIAS FÍSICAS DEL PRESENTE INVENTARIO SON

TODAS LAS QUE OBRAN EN SU PODER Y QUE SE ENCUENTRAN BAJO SU CUSTODIA, NO EXISTIENDO

OTRAS EN LUGAR DISTINTO DEL ALMACEN EN CUESTION. EL SUPERVISOR OPERATIVO DECLARA QUE

APLICO LOS PROCEDIMIENTOS MARCADOS EN EL CITADO MANUAL Y OTROS QUE CONSIDERO

NECESARIOS EN EL DESARROLLO DEL INVENTARIO, SIENDO CIERTOS Y CORRECTOS LOS RESULTADOS.

POR SU PARTE EL AUDITOR DECLARA QUE REALIZO LAS PRUEBAS QUE CONSIDERO NECESARIAS EN LAS

CIRCUNSTANCIAS, POR LO QUE LOS RESULTADOS SON RAZONABLEMENTE CORRECTOS.---------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


3

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


--------------------------------------------------------------CIERRE DEL ACTA--------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- LEIDA

ANTE LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON, QUIENES MANIFIESTAN ESTAR DE ACUERDO CON EL

CONTENIDO DE LA MISMA, FIRMANDO DE CONFORMIDAD Y DANDOSE POR TERMINADA A LAS ______-

HORAS DEL DIA ______________ DE SU FECHA-------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

NOMBRE

________________________________________________

JEFE DEL ALMACEN

NOMBRE

________________________________________________


AUDITOR

________________________________________________

NOMBRE Y FIRMA

TESTIGOS

________________________________________________

NOMBRE Y FIRMA

________________________________________________

NOMBRE Y FIRMA

NOTA DE DISTRIBUCION:

• ORIGINAL.- CONTABILIDAD

• 1ª. COPIA .- JEFATURA DE ALMACEN

• 2ª COPIA.- CONTRALORIA GENERAL O UNIDAD DE AUDITORIA

• 3ª COPIA.- EXPEDIENTE DE PAPELES DE TRABAJO.


3


ACTA DE CIERRE DE INVENTARIO (ANEXO SAS/MP/16)

EN LA CIUDAD DE _____1_________SIENDO LAS ______2_______ HORAS DEL DIA ___3_______ DE______4_____

DE 1999____, SE REUNIERON EN EL LOCAL QUE OCUPAN LAS OFICINAS DE LA JEFATURA DEL

ALMACEN_______5________ DEPENDIENTE DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS

TRABAJADORES DEL ESTADO, SITO EN _____6______ LOS CC. __________________7______________________

JEFE DEL ALMACEN, EL PRIMERO Y SUPERVISORES DE LA DELEGACION, LOS SEGUNDOS, INTERVINIENDO

COMO TESTIGOS DE ASISTENCIA LOS CC. _____________8________________, TODOS DE NACIONALIDAD

MEXICANA Y CON RESIDENCIA EN _________9________PARA HACER CONSTAR LOS SIGUIENTES:-----------------

------------------------------------------------------------------HECHOS-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

EL RECUENTO FISICO DE LAS EXISTENCIAS DE LAS AREAS DE : _______________10__________________QUE

INTEGRAN EL ALMACEN DE: ____________________11______________________________ SE INICIO EN FORMA

SIMULTANEA EL DIA _____12________ DE ________13________________ DE 200 _____, LAS EXISTENCIAS

RESULTANTES DEL RECUENTO FISICO SE VALUARON CON BASE EN LOS PRECIOS UNITARIOS UNIFORMES

REGISTRADOS EN LA TARJETA DEL ALMACEN DE ________14___________. EL INVENTARIO FUE REALIZADO

POR EL METODO DE MARBETES, DE LOS CUALES, POR HACERSE EFECTUADO UN DOBLE CONTEO, SE DEJA

EN PODER DEL JEFE DEL ALMACEN ____________15_______________ TALONES NUMERO 1, QUE

CORRESPONDEN A LA CANTIDAD DE MARBETES UTILIZADOS.------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- EL

IMPORTE DE LA VALUACION DE LAS EXISTENCIAS FÍSICAS DE CADA UNA DE LAS AREAS FUE COMO

SIGUE:----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

NOTA:

• CLASIFICAR EL RESULTADO DEL INVENTARIO POR CUENTA Y GRUPO DE SUMINISTRO, EN EL ORDEN QUE SE ESTABLECE EN LAS POLITICAS GENERALES, MANEJANDO IMPORTES POR CUENTA Y TOTALES HORIZONTALES Y UN VERTICAL, EJEMPLO:

CUENTA CONTABLE MEDICAMENTOS DISPONIBLE

TOTAL

NO DISPONIBLE

130 INVENTARIOS 16 17 18

2503 MEDICAMENTOS _____________________ _____________________

2507 VACUNAS _____________________ _____________________

ETC. _____________________ _____________________

SUMA _____________________ _____________________

$ _________19_________


3


SE AJUSTARA A LAS CARACTERISTICAS DE CADA ALMACEN ESTE APARTADO, YA QUE UNICAMENTE SE

PRESENTAN LOS DATOS A MANERA DE EJEMPLO:

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

EL IMPORTE TOTAL OBTENIDO EN EL RECUENTO DE LAS EXISTENCIAS FÍSICAS DEL ALMACEN EN ___20___

PROPIEDAD DEL INSTITUTO ASCIENDE A: $____________________21_____________________________.

SE EFECTUO EL CORTE DOCUMENTAL OFICIAL COMPROBATORIO DE LAS OPERACIONES REALIZADAS POR

EL ALMACEN AL : _________22________ DE _______23_______ DE 200____.----------------------------------------------

PARA DETERMINAR LOS ULTIMOS FOLIOS UTILIZADOS DE CONFORMIDAD CON EL ANEXO 6, EJEMPLO:---

DOCUMENTO: FECHA DE EXPEDICION:

NUMERO DE FOLIO:

REMISION A.2.6.:

ORDENES DE DESPACHO: 24

DEVOLUCION A PROVEEDORES:

OTROS (DETALLAR):

-----------------------------------------------------------DECLARACIONES------------------------------------------------------------------- EL

JEFE DEL ALMACEN DE __________________25____________________________, MANIFIESTA QUE EFECTUO

LAS PRUEBAS QUE CONSIDERO NECESARIAS PARA CERCIORARSE DE LA VERACIDAD DE LOS RESULTADOS

OBTENIDOS Y HABER PARTICIPADO EN EL PROCEDIMIENTO DE VALUACIÓN CONFORME A LOS

LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL INVENTARIO ANUAL DE

BIENES DE CONSUMO E INVERSION, EN UNIDADES MEDICAS, BODEGAS ARRENDADAS, MERCANCIAS EN

TRANSITO (PENDIENTES DE DARSE DE ALTA A LA FECHA), ASI COMO OTROS BIENES PROPIEDAD DEL

INSTITUTO. ASIMISMO, MANIFIESTA QUE LAS EXISTENCIAS FÍSICAS DEL PRESENTE INVENTARIO SON

TODAS LAS QUE OBRAN EN SU PODER Y QUE SE ENCUENTRAN BAJO SU CUSTODIA, NO EXISTIENDO

OTRAS EN LUGAR DISTINTO DEL ALMACEN EN CUESTION. EL SUPERVISOR OPERATIVO DECLARA QUE

APLICO LOS PROCEDIMIENTOS MARCADOS EN EL CITADO MANUAL Y OTROS QUE CONSIDERO

NECESARIOS EN EL DESARROLLO DEL INVENTARIO, SIENDO CIERTOS Y CORRECTOS LOS RESULTADOS.

POR SU PARTE EL AUDITOR DECLARA QUE REALIZO LAS PRUEBAS QUE CONSIDERO NECESARIAS EN LAS

CIRCUNSTANCIAS, POR LO QUE LOS RESULTADOS SON RAZONABLEMENTE CORRECTOS.---------------------------


3


--------------------------------------------------------------CIERRE DEL ACTA--------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- LEIDA

ANTE LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON, QUIENES MANIFIESTAN ESTAR DE ACUERDO CON EL

CONTENIDO DE LA MISMA, FIRMANDO DE CONFORMIDAD Y DANDOSE POR TERMINADA A LAS __26__-

HORAS DEL DIA _____27_______ DE SU FECHA-------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

NOMBRE

________________________28______________________

JEFE DEL ALMACEN

NOMBRE

________________________29______________________


AUDITOR

________________________30______________________

NOMBRE Y FIRMA

TESTIGOS

31

________________________________________________

NOMBRE Y FIRMA

________________________________________________

NOMBRE Y FIRMA

NOTA DE DISTRIBUCION:

• ORIGINAL.- CONTABILIDAD

• 1ª. COPIA .- JEFATURA DE ALMACEN

• 2ª COPIA.- CONTRALORIA GENERAL O UNIDAD DE AUDITORIA

• 3ª COPIA.- EXPEDIENTE DE PAPELES DE TRABAJO.


3



NOMBRE DEL FORMATO: ACTA DE CIERRE DE INVENTARIO CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/16).


CAMPO


10

11

12

13

14

15

16

17

En la Ciudad de. Siendo las. Del día. De. Del almacén. Sito en. Los C.C. Los C. C. Residencias en. Areas de. Almacén de. El día. De. Almacén de. ____________________ Disponible total. No disponible.

El lugar donde se levanta el acta. La hora en que se levanta el acta. El día correspondiente. El mes correspondiente. El nombre del almacén (central, delegacional o general) La calle y número de ubicación. Los nombres de las personas que intervienen en el levantamiento del acta. Los nombres de los testigos que intervienen en el levantamiento del acta. El nombre de la ciudad de residencia de los testigos. El nombre de las secciones inventariadas, ejemplo: Material de curación, Aseo, Varios. El nombre del almacén donde se practicó el inventario (medicamentos, varios etc.). El día correspondiente. El mes correspondiente. El nombre del almacén donde se lleva el registro de los bienes. La cantidad de talones del número 1 que se dejan bajo resguardo del Jefe del Almacén. El importe de la cantidad disponible por cuenta y grupo de suministro. El importe de la cantidad no disponible por cuenta y grupo de suministro. El importe total de la cantidad disponible o no disponible por cuenta y grupo de suministro.


3



NOMBRE DEL FORMATO: ACTA DE CIERRE DE INVENTARIO CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/16).


CAMPO


18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

No disponible. $. En. $. Al. De. Fecha de expedición. Del Almacén de. Las. Del día. Jefe de Almacén. Supervisor Operativo. Auditor. Testigos.

El importe total de la cantidad disponible o no disponible por cuenta y grupo de suministro. El importe de la cuenta y grupo de suministro en forma vertical. En el Almacén Central, Delegacional, Unidad Médica, etc. El importe monetario de las existencias. El día del corte del recuento de las existencias. El mes correspondiente. El día, mes y año de expedición de los documentos relacionados. El nombre del almacén donde se practicó el inventario. La hora en que termina el levantamiento del acta. El día en que se termina el levantamiento del acta. El nombre, apellidos y firma del Jefe del Almacén. El nombre, apellidos y firma del Supervisor Operativo. El nombre, apellidos y firma del Auditor. Los nombres, apellidos y firma de los testigos que intervienen en el levantamiento del acta.


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS ACTA CIRCUNSTANCIADA (ANEXO SAS/MP/17)

EN LA CIUDAD DE ___________________________ SIENDO LAS ___________________ HORAS DEL DIA ________

DE 200___, SE REUNIERON EN LAS OFICINAS QUE OCUPA LA SUBDELEGACION DE

_________________________________________________ DEPENDIENTE DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD Y

SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO, SITO EN LA CALLE DE _____________________

COLONIA ________________________________________ LOS CC. ___________________________________________

SUBDELEGADO DE ADMINISTRACION, JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DELEGACIONAL,

RESPONSABLE DEL INVENTARIO DELEGACIONAL, JEFE DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA,

RESPONSABLE DEL CENTRO DE TRABAJO, RESPECTIVAMENTE, TODOS DE NACIONALIDAD MEXICANA Y

CON RESIDENCIA EN ESTA CIUDAD, PARA HACER CONSTAR LOS SIGUIENTES -------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------HECHOS---------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------- EL RECUENTO DE LAS EXISTENCIAS DEL INVENTARIO AL 31 DE OCTUBRE DE 200______,

MUESTRA DIFERENCIAS CONTRA EL REGISTRO CONTABLE, FALTANTES DE $ ___________________________

_________________________________________Y SOBRANTES POR $ ___________

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

NOTAS:

− EXPONER CON PRECISION LOS HECHOS Y OMISIONES, DE LOS QUE SE PRESUME DERIVARON LAS

DIFERENCIAS DEL INVENTARIO, ANEXANDO A LA PRESENTE LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON

EL ASUNTO.

− SE ANOTARA LITERALMENTE LO QUE EXPONGA CADA UNO DE LOS INVOLUCRADOS EN EL

PROCEDIMIENTO OPERATIVO, ANEXANDO EL SOPORTE DOCUMENTAL CORRESPONDIENTE.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PARA DAR CUMPLIMIENTO AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL INVENTARIO ANUAL DE BIENES

DE CONSUMO E INVERSION, SE REALIZARON LAS MEDIDAS NECESARIAS, CONJUNTAMENTE CON EL

PERSONAL OPERATIVO, PARA ACLARAR LAS DIFERENCIAS DETERMINADAS EN EL PLAZO ESTABLECIDO

DE _________ DIAS CALENDARIO A PARTIR DE ESTA FECHA, TALES COMO ------------------------

• DESCRIBIR CLARAMENTE LAS ACCIONES A DESARROLLAR.

---------------------------------------------------------------CIERRE DEL ACTA-------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- LEIDA

QUE FUE LA PRESENTE ANTE LOS QUE EN ELLA INTERVIENEN, MANIFIESTAN ESTAR DE ACUERDO CON EL

CONTENIDO DE LA MISMA, FIRMANDO DE CONFORMIDAD Y DÁNDOSE POR TERMINADA A LAS ______

HORAS DEL DIA DE SU FECHA ------------------------------------------------------------------------------------------------


3


SUBDELEGADO DE ADMINISTRACION

________________________________________________

JEFE DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

________________________________________________

RESPONSABLE DEL INVENTARIO

DELEGACIONAL

____________________________________________

RESPONSABLE DEL CENTRO DE TRABAJO

________________________________________________

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

________________________________________________

PERSONAL OPERATIVO

________________________________________________

NOTA: DEBERAN ANOTAR LOS SIGUIENTES DATOS DE LAS PERSONAS INVOLUCRADAS:

• NOMBRE:

• R.F.C.

• DOMICILIO PARTICULAR:

• TELEFONO PARTICULAR:


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTOS Y SERVICIOS GENERALES SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS ACTA CIRCUNSTANCIADA (ANEXO SAS/MP/17)

EN LA CIUDAD DE ____________1______________-SIENDO LAS _________2_________ HORAS DEL DIA ___3____

DE 200___, SE REUNIERON EN LAS OFICINAS QUE OCUPA LA SUBDELEGACION DE

___________4____________ _________________________ DEPENDIENTE DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD Y

SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO, SITO EN LA CALLE DE ____________5_________

COLONIA _____6_________________________ LOS CC. __________________________7__________________

SUBDELEGADO DE ADMINISTRACION, JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, RESPONSABLE DEL

INVENTARIO DELEGACIONAL, JEFE DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA, RESPONSABLE DEL CENTRO

DE TRABAJO, RESPECTIVAMENTE, TODOS DE NACIONALIDAD MEXICANA Y CON RESIDENCIA EN ESTA

CIUDAD, PARA HACER CONSTAR LOS SIGUIENTES -----------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------HECHOS-------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- EL

RECUENTO DE LAS EXISTENCIAS DEL INVENTARIO AL 31 DE OCTUBRE DE 1999__, MUESTRA DIFERENCIAS

CONTRA EL REGISTRO CONTABLE, FALTANTES DE $ _______________8_________________

_________________________________________Y SOBRANTES POR $ _____________9_________________________

NOTAS:

− EXPONER CON PRECISION LOS HECHOS Y OMISIONES, DE LOS QUE SE PRESUME DERIVARON LAS

DIFERENCIAS DEL INVENTARIO, ANEXANDO A LA PRESENTE LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON

EL ASUNTO.

− SE ANOTARA LITERALMENTE LO QUE EXPONGA CADA UNO DE LOS INVOLUCRADOS EN EL

PROCEDIMIENTO OPERATIVO, ANEXANDO EL SOPORTE DOCUMENTAL CORRESPONDIENTE.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PARA DAR CUMPLIMIENTO AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL INVENTARIO ANUAL DE BIENES

DE CONSUMO E INVERSION, SE REALIZARON LAS MEDIDAS NECESARIAS, CONJUNTAMENTE CON EL

PERSONAL OPERATIVO, PARA ACLARAR LAS DIFERENCIAS DETERMINADAS EN EL PLAZO ESTABLECIDO

DE ____10___ DIAS CALENDARIO A PARTIR DE ESTA FECHA, TALES COMO -------------------------

• DESCRIBIR CLARAMENTE LAS ACCIONES A DESARROLLAR.

-----------------------------------------------------------CIERRE DEL ACTA-----------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- LEIDA

QUE FUE LA PRESENTE ANTE LOS QUE EN ELLA INTERVIENEN, MANIFIESTAN ESTAR DE ACUERDO CON EL

CONTENIDO DE LA MISMA, FIRMANDO DE CONFORMIDAD Y DANDOSE POR TERMINADA A LAS ___11_

HORAS DEL DIA DE SU FECHA --------------------------------------------------------------------------------------------------


3


12


________________________________________________


________________________________________________


DELEGACIONAL

____________________________________________


________________________________________________

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

________________________________________________

PERSONAL OPERATIVO

________________________________________________

NOTA: DEBERAN DE ANOTAR LOS SIGUIENTES DATOS DE LAS PERSONAS INVOLUCRADAS:

• NOMBRE:

• R.F.C.




3



NOMBRE DEL FORMATO: ACTA CIRCUNSTANCIADA CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/17).


CAMPO


10

11

12

En la ciudad de. Siendo las. Del día. La Subdelegación de. Sito en. Colonia. Los C.C. $. $. Plazo de. Terminada a las. Testigos.

El lugar donde se levanta el acta. La hora en que se levanta el acta. El día correspondiente. El nombre de la Subdelegación correspondiente. La calle y número de la ubicación. El nombre de la colonia. Los nombres de los servidores públicos que intervienen en el levantamiento del acta. El importe monetario por concepto de diferencias en comparación con el registro contable. El importe monetario por concepto de sobrantes. El número de días establecido para aclarar las diferencias. La hora de conclusión del acta circunstanciada. El nombre, apellidos y firma de los servidores públicos que intervienen en el levantamiento del acta.


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALESSUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS VOLANTE DE CONTROL DE MARBETES, REMITIDOS

AL AREA DE COMPUTO(ANEXO SAS/MP/18)

DELEGACION:

UNIDAD: FECHA:

CLAVE PRESUPUESTAL: NO. DE ENVIO:

POR ESTE CONDUCTO SE ENVIAN PARA SU CAPTURA Y PROCESO ELECTRONICO LOS SIGUIENTES TALONES DE MARBETES:

DE: CLAVE:

NO. DE MARBETE FOLIOS ENTREGADOS DEL: AL:

FOLIOS CANCELADOS:

AUDITOR:SUPERVISOR OPERATIVO: SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS:JEFATURA DE SERVICIOS DE ALMACENES GENERALES,

COORDINACION ALMACENES REGIONALES


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALESSUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS VOLANTE DE CONTROL DE MARBETES, REMITIDOS

AL AREA DE COMPUTO(ANEXO SAS/MP/18)

DELEGACION: 1

UNIDAD: 2 FECHA: 4

CLAVE PRESUPUESTAL: 3 NO. DE ENVIO: 5

POR ESTE CONDUCTO SE ENVIAN PARA SU CAPTURA Y PROCESO ELECTRONICO LOS SIGUIENTES TALONES DE MARBETES:

DE: 6 CLAVE: 7

NO. DE MARBETE 8 FOLIOS ENTREGADOS DEL: 9 AL: 10

FOLIOS CANCELADOS: 11

12 13 14

SUPERVISOR OPERATIVO: SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS:JEFATURA DE SERVICIOS DE ALMACENES GENERALES,

COORDINACION ALMACENES REGIONALES

AUDITOR:


3



NOMBRE DEL FORMATO: VOLANTE DE CONTROL DE MARBETES CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/18).


CAMPO


10

11

12

13

14

Delegación. Unidad. Clave Presupuestal. Fecha. No. de Envío. De. Clave. No. de Marbete. Folios entregados. Del Al Folios cancelados. Supervisor Operativo. Auditor. Subdirección de Almacenes y Servicios Generales.

El nombre de la Delegación a la que se encuentra adscrita el centro de trabajo. El nombre del centro de trabajo que envía los marbetes. La clave presupuestal del mismo. La fecha en que se envían los marbetes. El número progresivo por Delegación. Si son de medicamentos o de material de curación. El número 1 si se trata de medicamentos o bien 2 si es de material de curación. El número de marbetes que se entregan. El número de folio inicial de los marbetes. El número de folio final de los marbetes. Cada folio que fué cancelado, en caso de series anotar del folio inicial al folio final. El nombre y firma del Supervisor Operativo. El nombre y firma del Auditor. El nombre y firma del Subdirector de Almacenes y Suministros y/o Jefe de Servicios de Almacenes Generales, Coordinación Almacenes Regionales.


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS ACTA TESTIMONIAL (ANEXO SAS/MP/19)

EN LA CIUDAD DE _____________________________ SIENDO LAS ______________HORAS DEL DIA____________ DE ____________________ DE 199___, SE REUNIERON EN LAS OFICINAS QUE OCUPA LA SUBDELEGACION DE _____________________________ DEPENDIENTE DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO, SITO EN LA CALLE DE ________________ COLONIA ___________________ LOS CC. ______________________________________________________________________________________________ SUBDELEGADO DE ADMINISTRACION, JEFE DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA, RESPONSABLE DEL INVENTARIO DELEGACIONAL, CONTADOR DELEGACIONAL, JEFE DEL ALMACEN, PERSONAL OPERATIVO INVOLUCRADO, RESPECTIVAMENTE, TODOS DE NACIONALIDAD MEXICANA Y CON RESIDENCIA EN ESTA CIUDAD, PARA HACER CONSTAR LOS SIGUIENTES ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------HECHOS-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- AL TERMINO DE LOS ______________________ DIAS CALENDARIO ESTABLECIDOS PARA LA ACLARACION DE LAS DIFERENCIAS DEL INVENTARIO AL ______________________, MANIFESTAMOS HABER ACLARADO LOS IMPORTES DETERMINADOS COMO FALTANTES POR $ ___________________________________________________ Y DE LOS SOBRANTES POR $ ______________________________________ DE LO PENDIENTE DE ACLARAR, HACEMOS LAS SIGUIENTES ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------DECLARACIONES-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ASIMISMO ES CONVENIENTE SEÑALAR QUE LAS DIFERENCIAS ACLARADAS FUERON INCORPORADAS A LA CONTABILIDAD DELEGACIONAL, EMITIENDO PARA TAL EFECTO LOS VOLANTES RESPECTIVOS Y ENVIADOS A LA SUBDIRECCION DE CONTADURIA PARA SU CONOCIMIENTO Y PROCEDENCIA---------------------- POR LAS DIFERENCIAS NO ACLARADAS, LA PRESENTE CON TODOS LOS ANTECEDENTES SERA TURNADA A LA CONTRALORIA GENERAL EN EL INSTITUTO O UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA PARA SU ANÁLISIS, EVALUACION Y DICTAMEN CORRESPONDIENTE--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CIERRE DEL ACTA------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------LEIDA QUE FUE LA PRESENTE ANTE LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON, MANIFIESTAN ESTAR DE ACUERDO CON EL CONTENIDO DE LA MISMA, FIRMADO DE CONFORMIDAD Y DANDOSE POR TERMINADA A LAS __________________ HORAS DEL DIA DE SU FECHA--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


________________________________________________


________________________________________________


DELEGACIONAL

____________________________________________


________________________________________________


3


CONTADOR DELEGACIONAL

________________________________________________

PERSONAL OPERATIVO

________________________________________________

NOTA: DEBERAN ANOTAR LOS SIGUIENTES DATOS DE LAS PERSONAS INVOLUCRADAS.

• NOMBRE:

• R.F.C.




3


EN LA CIUDAD DE _____________1_______________ SIENDO LAS ______2______ HORAS DEL DIA______3_____ DE ___________4________ DE 199___, SE REUNIERON EN LAS OFICINAS QUE OCUPA LA SUBDELEGACION DE ____________5________________ DEPENDIENTE DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO, SITO EN LA CALLE DE _____6__________ COLONIA __________7________ LOS CC. ____________________________________8_________________________________________________________ SUBDELEGADO DE ADMINISTRACION, JEFE DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA, RESPONSABLE DEL INVENTARIO DELEGACIONAL, CONTADOR DELEGACIONAL, JEFE DEL ALMACEN, PERSONAL OPERATIVO INVOLUCRADO, RESPECTIVAMENTE, TODOS DE NACIONALIDAD MEXICANA Y CON RESIDENCIA EN ESTA CIUDAD, PARA HACER CONSTAR LOS SIGUIENTES ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------HECHOS--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- AL TERMINO DE LOS ________9_____________ DIAS CALENDARIO ESTABLECIDOS PARA LA ACLARACION DE LAS DIFERENCIAS DEL INVENTARIO AL __________10__________, MANIFESTAMOS HABER ACLARADO LOS IMPORTES DETERMINADOS COMO FALTANTES POR $ ________11_________________________________________ Y DE LOS SOBRANTES POR $ __________________12__________________ DE LO PENDIENTE DE ACLARAR, HACEMOS LAS SIGUIENTES --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------DECLARACIONES-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ASIMISMO ES CONVENIENTE SEÑALAR QUE LAS DIFERENCIAS ACLARADAS FUERON INCORPORADAS A LA CONTABILIDAD DELEGACIONAL, EMITIENDO PARA TAL EFECTO LOS VOLANTES RESPECTIVOS Y ENVIADOS A LA SUBDIRECCION DE CONTADURIA PARA SU CONOCIMIENTO Y PROCEDENCIA----------------------------------- POR LAS DIFERENCIAS NO ACLARADAS, LA PRESENTE CON TODOS LOS ANTECEDENTES SERA TURNADA A LA CONTRALORIA GENERAL EN EL INSTITUTO O UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA PARA SU ANÁLISIS, EVALUACION Y DICTAMEN CORRESPONDIENTE----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CIERRE DEL ACTA---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- LEIDA QUE FUE LA PRESENTE ANTE LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON, MANIFIESTAN ESTAR DE ACUERDO CON EL CONTENIDO DE LA MISMA, FIRMADO DE CONFORMIDAD Y DANDOSE POR TERMINADA A LAS ______13__________ HORAS DEL DIA DE SU FECHA--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

14


________________________________________________


________________________________________________


DELEGACIONAL



3

____________________________________________

________________________________________________


CONTADOR DELEGACIONAL

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PERSONAL OPERATIVO

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NOTA: DEBERAN DE ANOTAR LOS SIGUIENTES DATOS DE LAS PERSONAS INVOLUCRADAS.

• NOMBRE:

• R.F.C.




3



NOMBRE DEL FORMATO: ACTA TESTIMONIAL CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/19).


CAMPO


1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

En la ciudad de. Siendo las. Del día. De. La Subdelegación de. Sito en. Colonia. Los C.C. Al término de los. Diferencias al. $. $. Terminada a las. Testigos.

El lugar donde se levanta el acta. La hora en que se levanta el acta. El día correspondiente. El mes correspondiente. El nombre de la Subdelegación en la cual se efectúo la reunión para el levantamiento del acta. El nombre de la calle y número de la ubicación. El nombre de la colonia. Los nombres de los servidores públicos que intervienen en el levantamiento del acta testimonial. Los días que se establecieron en el acta circunstanciada para aclarar las diferencias del inventario. El día, mes y año del corte de la aclaración de las diferencias de inventario. El importe monetario aclarado por el concepto de faltantes. El importe monetario aclarado por el concepto de sobrantes. La hora de conclusión del acta testimonial. El nombre, apellidos y firma de los servidores públicos que intervienen en el levantamiento del acta.


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALESSUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS CEDULA DE VERIFICACION DE RESULTADOS

DEL INVENTARIO(ANEXO SAS/MP/20)

ALMACEN:

UBICADO EN:

CEDULA DE VERIFICACION DE RESULTADOS DEL INVENTARIO AL:

CUENTA SCTA/SSCTA DENOMINACION S/ACTA RESULTADOS/REVISION

INVENTARIOS130 2100 MATERIAL DE

ADMINISTRACION

2101 MATERIALES Y UTILESDE OFICINA

2102 MATERIALES DE LIMPIEZA

2103 MATERIAL DIDACTICO YDE APOYO INFORMATIVO

2105 MATERIALES Y UTILES DE IMPRESIONY REPRODUCCION

2106 MATERIALES Y UTILES PARA EL PROCESAMIENTO ENEQUIPOS Y BIENESINFORMATICOS

2200 ALIMENTOS Y UTENSILIOS

2203 UTENSILIOS PARA ELSERVICIO DEALIMENTACION

2400 MATERIALES YARTICULOS DECONSTRUCCION

2401 MATERIALES DECONSTRUCCION

2402 ESTRUCTURAS Y MANUFACTURAS

2403 MATERIALESCOMPLEMENTARIOS

2404 MATERIALELECTRICO

2500 PRODUCTOSQUIMICOS,FARMACEUTICOS Y DELABORATORIO


3



ALMACEN:

UBICADO EN:



2503 MEDICINAS Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS

2505 MATERIALES, ACCESORIOS YSUMINISTROS DE LABORATORIO

2507 VACUNAS

2509 MATERIAL DECURACION

2510 MEDICINAS Y PRODUCTOS FARMACEUTICOSSUBROGADOS

2700 VESTUARIO, BLANCOSPRENDAS DEPROTECCIONY ARTICULOSDEPORTIVOS

2701 VESTUARIOUNIFORMES Y BLANCOS

2702 PRENDAS DEPROTECCION

2704 BLANCOS Y ROPAHOSPITALARIA Y DEESTANCIA

5000 BIENES MUEBLES EINMUEBLES

5101 MOBILIARIO

5102 EQUIPO DEADMINISTRACION

5103 EQUIPO EDUCACIONALY RECREATIVO

5104 BIENES ARTISTICOSY CULTURALES


3



ALMACEN:

UBICADO EN:



5200 MAQUINARIA Y EQUIPO

AGROPECUARIO,INDUSTRIAL Y DECOMUNICACION

5202 MAQUINARIA Y EQUIPOINDUSTRIAL

5204 EQUIPOS Y APARATOSDE COMUNICACIONESY TELECOMUNICACIONES

5206 BIENES INFORMATICOS

5207 MAQUINARIA Y EQUIPODIVERSO

5300 VEHICULOS Y EQUIPODE TRANSPORTE

5301 VEHICULOS Y EQUIPO TERRESTRE

5305 VEHICULOS Y EQUIPOAUXILIAR DETRANSPORTE

5400 EQUIPO MEDICO

5401 EQUIPO MEDICO Y DELABORATORIO

5402 INSTRUMENTAL MEDICOY DE LABORATORIO

5500 HERRAMIENTOS YREFACCIONES

5501 HERRAMIENTAS YMAQUINA-HERRAMIEN-TA

5502 REFACCIONES Y ACCESORIOS MENORES


3

SUBDIRECCION GENERAL DE ABASTO Y SERVICIOS GENERALES

SUBDIRECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS CEDULA DE VERIFICACION DE RESULTADOS


ALMACEN:

UBICADO EN:



REVISO: SUPERVISOR DEL INVENTARIO:

FECHA:

NOTA:LA CLASIFICACION DE LA CUENTA CONTABLE SE REALIZO EN FUNCION DE LO DESCRITO EN EL CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO.


3



ALMACEN: 1

UBICADO EN: 2

CEDULA DE VERIFICACION DE RESULTADOS DEL INVENTARIO AL: 34 5


INVENTARIOS130 2100 MATERIAL DE 6 7

ADMINISTRACION

2101 MATERIALES DEOFICINA

2102 MATERIALES DE LIMPIEZA

2103 MATERIALESDIDACTICO

2105 MATERIALES Y UTILES DE IMPRESIONY REPRODUCCION

2106 MATERIALES Y UTILES PARA EL PROCESAMIENTO ENEQUIPOS Y BIENESINFORMATICOS

2200 ALIMENTOS Y UTENSILIOS

2203 UTENSILIOS PARA ELSERVICIO DEALIMENTACION

2400 MATERIALES YARTICULOS DECONSTRUCCION

2401 MATERIALES DECONSTRUCCION

2402 ESTRUCTURAS Y MANUFACTURAS

2403 MATERIALESCOMPLEMENTARIOS

2404 MATERIALELECTRICO

2500 PRODUCTOSQUIMICOS,FARMACEUTICOS Y DELABORATORIO


3



ALMACEN: 1

UBICADO EN: 2



2503 MEDICINAS Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS

2505 MATERIALES, ACCESORIOS YSUMINISTROS DE LABORATORIO

2507 VACUNAS

2509 MATERIAL DECURACION

2510 MEDICINAS Y PRODUCTOS FARMACEUTICOSSUBROGADOS

2700 VESTUARIO, BLANCOSPRENDAS DEPROTECCIONY ARTICULOSDEPORTIVOS

2701 VESTUARIOUNIFORMES Y BLANCOS

2702 PRENDAS DEPROTECCION

2704 BLANCOS Y ROPAHOSPITALARIA Y DEESTANCIA

5000 BIENES MUEBLES EINMUEBLES

5101 MOBILIARIO

5102 EQUIPO DEADMINISTRACION

5103 EQUIPO EDUCACIONALY RECREATIVO

5104 BIENES ARTISTICOSY CULTURALES


3



ALMACEN: 1

UBICADO EN: 2



5200 MAQUINARIA Y EQUIPOAGROPECUARIO,INDUSTRIAL Y DECOMUNICACION

5202 MAQUINARIA Y EQUIPOINDUSTRIAL

5204 EQUIPOS Y APARATOSDE COMUNICACIONESY TELECOMUNICACIONES

5206 BIENES INFORMATICOS

5207 MAQUINARIA Y EQUIPODIVERSO

5300 VEHICULOS Y EQUIPODE TRANSPORTE

5301 VEHICULOS Y EQUIPO TERRESTRE

5305 VEHICULOS Y EQUIPOAUXILIAR DETRANSPORTE

5400 EQUIPO MEDICO

5401 EQUIPO MEDICO Y DELABORATORIO

5402 INSTRUMENTAL MEDICOY DE LABORATORIO

5500 HERRAMIENTOS YREFACCIONES

5501 HERRAMIENTAS YMAQUINA-HERRAMIEN-TA

5502 REFACCIONES Y ACCESORIOS MENORES


3



ALMACEN: 1

UBICADO EN: 2



REVISO: SUPERVISOR DEL INVENTARIO:

8 9

FECHA: 10

NOTA:LA CLASIFICACION DE LA CUENTA CONTABLE SE REALIZO EN FUNCION DE LO DESCRITO EN EL CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO.


3



NOMBRE DEL FORMATO: CEDULA DE VERIFICACIÓN DE RESULTADOS CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/20). DEL INVENTARIO


CAMPO


1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

Almacén. Ubicado en. Verificación de resulta-dos del inventario al. SCTA/SSCTA. Denominación. S/ACTA. Resultados/Revisión. Revisión. Supervisor del inventario. Fecha.

El nombre del almacén. El nombre de la calle, número exterior e interior y colonia donde se encuentra ubicado el almacén. En el espacio correspondiente a la cédula de verificación de resultados del inventario, la fecha en que se realiza la misma. El número de la cuenta contable, subcuenta o subsubcuenta contable. La denominación de cuenta contable, subcuenta o subsubcuenta contable. Si el resultado se elaboró sin acta. Si el resultado se llevo a cabo sin revisión. El nombre de la persona que elaboró la revisión. El nombre del supervisor del inventario. La fecha en que se elaboró la cédula.


3


CEDULA DESCRIPTIVA DE NUMEROS DE INVENTARIOPOR CLAVE DE BIENES DE INVERSION

(ANEXO SAS/MP/21)

DIA: MES: AÑO:ALMACEN DE:SECCION DE:CLAVE:DESCRIPCION:

MARBETE NUMERO:

NUMERO DE ALTA NUMERO DE PEDIDO NUMERO DE INVENTARIO CANTIDAD TOTAL


3


CEDULA DESCRIPTIVA DE NUMEROS DE INVENTARIOPOR CLAVE DE BIENES DE INVERSION

(ANEXO SAS/MP/21)

DIA: 1 MES: AÑO:ALMACEN DE. 2SECCION DE: 3CLAVE: 4DESCRIPCION: 5

MARBETE NUMERO: 6

NUMERO DE ALTA NUMERO DE PEDIDO NUMERO DE INVENTARIO CANTIDAD TOTAL

7 8 9 10


3



NOMBRE DEL FORMATO: CEDULA DESCRIPTIVA DE NUMEROS DE CLAVE:_(ANEXO SAS/MP/20). INVENTARIO POR CLAVE DE BIENES DE INVERSIÓN


CAMPO


1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

A. De De Almacén. De Sección. De Clave. Descripción. Marbete Número. Número de Alta. Número de Pedido. Número de Inventario. Cantidad Total.

El día, mes y año en que se requisita la cédula. Nombre del almacén. Nombre de la sección. Clave del artículo descrito en el marbete de acuerdo al alta de ingreso al almacén. Descripción del artículo de acuerdo al alta de ingreso al almacén. Número de marbete. Número de alta con que ingresaron los bienes al almacén. Número de pedido registrado en el alta de ingreso. Número de inventario de cada uno de los artículos que conforman la clave. Cantidad de bienes contados por la clave, misma que se asentará en el marbete.


3

GLOSARIO DE TERMINOS


3

BIENES DE CONSUMO

Bienes que gastan o erogan en los diferentes programas de nuestra Institución.

BIENES DE INVERSION

Bienes que incrementan y/o mantienen el activo y patrimonio de la Institución.

EFICIENCIA OPERATIVA

Realización de las funciones asignadas en forma correcta y oportuna.

ESTADOS FINANCIEROS

Documento contable que refleja la situación financiera de una Entidad a una fecha determinada y que permita efectuar un análisis comparativo de la misma.

INVENTARIO Relación ordenada de bienes y existencias de la Institución a una fecha determinada.

NORMA CONTABLE

Disposición que regula las operaciones relacionadas con la técnica contable.

NORMA TECNICA Disposición relacionada con una actividad específica que regula su manejo y operación.

PREINVENTARIO Actividades que deberán realizarse antes de iniciar el conteo físico de bienes.

POSTINVENTA-RIO

Actividades que deberán realizarse posteriormente al conteo físico que se realice en los almacenes.

SOBREINVENTA-RIO

Cantidad de bienes que se encuentra en los almacenes por arriba del consumo promedio de rotación.

REASIGNACION Cambio de ubicación del destino de los bienes de consumo como de inversión, ejemplo: cuando exista sobreinversión de bienes se podrán transferir los excedentes a otros centros de trabajo para ser utilizados.

CENTROS DE TRABAJO

Unidades almacenarias dependientes de las delegaciones y hospitales que son atendidas directamente por los almacenes.

ALMACENES Instalaciones que se destinan para la adecuada guarda y custodia de los bienes de la Institución.

Documents

N Normateca ELECTRÓNICA Institucional INSTITUCIONALnormateca.issste.gob.mx/webdocs/X3/200805300944274178.pdf · manual de procedimientos para el inventario anual de bienes de consumo