Natasha SanmartínDaniela Zúñiga

Lic. Natasha Sanmartín M.Lic. Daniela Zúñiga M.

Quito, 03 de julio de 2015

La digitalización como medio conservativo del patrimonio documental

histórico dentro de la Academia: Caso Área Histórica del

Centro de Información Integral Universidad Central del Ecuador.

El Centro de Información Integral viene funcionando desde el 2013, dentro de sus variadas colecciones se encuentra la del Área Histórica que actualmente conserva aproximadamente 30.000 libros perteneciente a la antigua Biblioteca General dentro de la cuál se encuentra el fondo de la biblioteca de la Universidad San Gregorio Magno de los jesuitas. Así también se salvaguardan 10.000 libros de las colecciones de las bibliotecas de las diferentes facultades de la Universidad Central del Ecuador.

La gran cantidad y calidad de los volúmenes que alberga el fondo “Universidad Central del Ecuador 1483-1960”, representa uno de los repositorios histórico-bibliográficos más importantes a nivel nacional e internacional, puesto que la historia de la biblioteca es la historia de la Universidad Central del Ecuador; es por ello que sus objetivos están enfocados hacia la investigación histórica, la conservación documental y la difusión pública de la información.

Ejes del Proyecto

Planificación

Conservación Documental e investigación

Gestión documental - Investigación

Histórica

Acceso y difusión

Cooperación institucional

e interinstitucio

nal

Revista Anales de la Universidad Central del Ecuador

REVIST A “ANALES DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR” 1883-2014

En enero de 1883 se menciona que en las actas de las Sesiones del Consejo Nacional de Instrucción Pública, de febrero de 1835, se detalla que las ideas de los órganos de dirección universitaria querían trabajar con la creación de una publicación periódica universitaria:

“[…] En seguida, propuso el Sr. Rector la fundación de un periódico oficial de la Universidad, que debería intitularse “Anales de la Universidad”, en el cual se publicarían todos los actos universitarios, el resultado de los exámenes, el estado de la enseñanza, los trabajos de los profesores y de los alumnos &.; aduciendo, en apoyo de esta proposición, que una revista semejante, además de aumentar la vitalidad y lustre de la Universidad, sería de grande estímulo y provecho para los jóvenes, y presentaría vasto campo a la inteligencia y laboriosidad de los profesores, que contarían con un medio de divulgar y dar utilidad práctica a sus importantes trabajos”. 1

1. Anales de la Universidad Central del Ecuador, vol. I-II, 2 (1883 Abril), pp. 99.

Acuerdo sobre la fundación de los “Anales de la Universidad de Quito” […] 2° El material que cada número contenga estará dividido en las secciones siguientes: I. Ciencias y Literatura; II. Leyes, decretos y resoluciones relacionados con la instrucción pública; III. Actas y acuerdos del Consejo General, Junta y Facultades Universitarias; IV. Boletín de Instrucción Pública.” 2

DÉCADA MATERIAS

1800 Historia, Jurisprudencia, Ciencias, Medicina, Literatura, Boletines

1900 Botánica, Medicina Ciencias sociales, Historia, Jurisprudencia, Arquitectura, Meteorología, Matemáticas, Biblioteca, Urbanismo, Geología, Farmacia, Química, Agricultura, Boletines

2000 Historia, Medicina, Filosofía, Artes, Ecología, Sociología, Ciencias políticas, Arqueología, Educación, Etnobotánica, Arquitectura y Urbanismo, Agricultura, Genealogía, Comunicación Social, Biología, Ciencias Económicas, Ciencias exactas y Naturales, Psicología.

La recuperación de la información: publicaciones científicas

La historia de la Revista Anales, recoge a lo largo de su existencia una invaluable a portación a la investigación en sus diferentes ramas, es así que encontramos artículos de:

Contribuciones al conocimiento de la Flora ecuatoriana, datos históricos generales, por Padre Sodiro.

Literatura: Un nuevo ideal poético, por el señor Don Remigio Crespo Toral.

El Diez de Agosto y la Academia Ecuatoriana, por el Sr. Juan León Mera Tratado de Geometría descriptiva, por Alejandrino Velasco. Antisana, Chacana, Sincholagua, Quilindaña, etc., por A. Stübel Medicina: Leyes biológicas y sus aplicaciones en Patología y

Terapéutica, por Isidro Ayora. Tratados de Higiene “El conjunto de Higiene Aplicada, contempladas

bajo el aspecto de su adaptación a las modalidades y circunstancias reales de vida en la región Andina del Ecuador”, por Dr. Pablo Arturo Suárez.

SERVICIOS DE REFERENCIA VIRTUAL ÁREA HISTÓRICA

El bibliotecario de referencia debe ser un instructor, que satisface las demandas de sus lectores, ocupándose del desarrollo de las colecciones y de la promoción de la biblioteca, para cubrir las necesidades informativas de la comunidad y brindar un mejor acceso a la información histórica, asegurando el mejor estado de conservación, preservando así la información contenida en el soporte material (papel), con la finalidad de mejorar los servicios y difundir el patrimonio documental; al igual que la información bibliográfica.

Cuadro estadístico de consultas en digital de la Revista Anales

ENE FEB MAR ABR MAY J UNTOTAL

PARCIAL

0 1 18 8 2 0 29

NÚMETO DE CONSULTAS ÁREA HISTÓRICAREVISTAS ANALES: SOPORTE FÍSICO

Cuadro estadístico de consultas en digital de la Revista Anales

ENE FEB MAR ABR MAY J UNTOTAL

PARCIAL

0 0 0 7 2 325 334

NÚMERO DE CONSULTAS ÁREA HISTÓRICAREVISTAS ANALES: SOPORTE DIGITAL

Solo una parte está en soporte digital

Cuadro estadístico de consultas en digital de la Revista Anales

SOPORTE

FISICO

SOPORTE

DIGITAL

ENE-JUN ENE-JUN29 334

REVISTAS ANALES

CONSULTAS DE USUARIOS

ÁREA HISTÓRICA

http://www.dspace.uce.edu.ec/handle/25000/257

LA DIGITALIZACIÓN, ALIADA DE LA CONSERVACION DOCUMENTAL

Al hablar de conservación documental entendemos al conjunto de medidas indirectas que aplicamos para asegurar la permanencia material de los soportes documentales (según su tipologia de producción) y por ende la información contenida en los distintos soportes.

EL PROGRAMA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Al hablar de un programa o planes de conservación y preservación documental se debe tener en cuenta las siguientes medias:

Conservación, Restauración; yPreservación por sustitución

CONSERVACIÓN:• Infraestructura, mobiliario y depósitos• Condiciones ambientales• Transporte, manipulación, almacenamiento y

elementos de protección• Normativa y capacitación

RESTAURACIÓN:• Áreas: desinfección y cuarentena,

restauración, tratamientos químicos, encuadernación.

PRESERVACION POR SUSTITUCIÓN:• Áreas: microfilmación, digitalización y

documentación

¿QUÉ SE DEBE ENTENDER POR DIGITALIZACIÓN?

• La digitalización comprende el proceso a través del cual se produce la conversión de documentos en soportes físicos a documentos en soporte digital.

• El proceso debe garantizar que el documento digital obtenido sea veraz, auténtico fiable e íntegro (documentos con carácter probatorio).

El proceso de digitalización puede aplicarse dependiendo del fin:

Como control y trámite de documentos y con fines archivísticos (no sustituye al original, baja calidad).Fines de preservación (no sustituye al original, alta calidad) y seguridad (copias)Fines de difusión (no sustituye al original, baja calidad). Digitalizacion certificada (si sustituye al original-firma electrónica, alta calidad).

El proceso de digitalización bien puede ir acompañado de un proceso de OCR que permita recuperar el contenido de la información, o por otro lado se puede generar indices de los fondos bibliográficos, encabezamiento de capitulos o ayudas de busqueda; que permitan preservar la estructura interna de los libros, publicaciones seriadas e incluso de las fuentes primarias de información; para generar enlaces entre sistemas que permitan manejar las imágenes y empatar estas con los sistemas de recuperación de información.

ETAPAS DE LA DIGITALIZACIÓN:Preparación física

Reproducción

Control de calidad (imagen)

Indización/descripción

Almacenamiento

Consulta

MEDIDAS CONSERVATIVAS DURANTE LAS ETAPAS DE DIGITALIZACIÓN:

El documento debe tener un buen estado de conservación

Manipulación de la documentación con guantes de protección y mascarilla de polvo

MEDIDAS CONSERVATIVAS DURANTE LAS ETAPAS DE DIGITALIZACIÓN:

Manipular siempre con las dos manos el documento, sin halar del lomo del mismo

En el caso de documentos de gran formato manipular si es necesario con ayuda de mas personal

No someter a ningún proceso de digitalización material con deterioro biológico (aislar el material contaminado)

Evitar someter al documento a grandes fuerzas que arriesguen la integridad física del mismo

Utilizar cintas especiales de reparación de documentos (unión de roturas, desgarros, etc.)

Retirar elementos metálicos y extraños al documento (mas aún si están oxidados)

Utilizar separadores o señaladores libres de ácido (pH neutro)

No guillotinar las encuadernaciones, utilizar personal especializado para realizar estos procedimientos

No forzar la abertura de la encuadernación durante el proceso de digitalización

Utilizar etiquetas o similares con materiales libres de ácido para codificar el material

Utilizar lápiz si se requiere realizar algún apunte en el documento y borrarlo luego de su uso

Los documentos originales deben regresar a su contenedor o repositorio una vez finalizada su digitalización

Considerar las condiciones ambientales dentro del área de digitalización para que no afecten a los documentos

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN:

Ventajas Desventajas

Acceso automático y recuperación rápida de la información.

Sustento de tecnológias para la conversión y recuperación de la información considerando los cambios a corto plazo de la tecnología.

Evita la manipulación directa de los documentos. Las imagenes digitales no se deterioran ni disminuyen su calidad con el uso.

Riesgo de los soportes físicos por la cantidad de veces que se manipulan durante el proceso.

Permite realizar ediciones y mejoramiento de las imagenes para disponer información de calidad al usuario.

El tiempo y costos invertidos para capturar imágenes de alta resolución aumenta si aumenta la calidad.

Ventajas Desventajas

Proceso efectivo para la difusión y acceso de la información.

Proceso poco efectivo para la preservación de la información a largo plazo (a menos que se aplique un plan de migración de datos según plazos definidos).

Permite obtener copias de alta calidad que pueden reemplazar para la consulta al documento físico.

La digitalización no significa cero papeles, pues no implica siempre la destrucción de la documentación física.

Recuperación de la información de manera automatizada.

Si no se produce un protocolo de selección de la documentación susceptible de digitalizar, se corre el riesgo de invertir en recursos innecesarios.

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN